Häufige Fragen

Fast immer ist noch ein Filter oder ein Suchbegriff aus deinem letzten Besuch aktiv — flinkest merkt sich den Zustand jeder Liste. Schau in die Leiste über der Liste und entferne dort die aktiven Filter. Beachte außerdem, dass die Suchfelder nur bestimmte Felder durchsuchen: bei Kunden zum Beispiel Name und Kundennummer, aber nicht Ort oder E-Mail-Adresse. Wonach du sonst noch suchen kannst, steht im Filter-Panel hinter dem Trichter-Symbol.

Unten links neben der Seitenblätterung liegt das Export-Symbol. Im Dialog wählst du Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), Umfang und Spalten; die Spalten lassen sich in die gewünschte Reihenfolge ziehen. Der Export übernimmt immer deine aktiven Filter und den Suchbegriff — exportiert wird also genau die Auswahl, die du gerade siehst. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Dahinter stecken zwei mögliche Gründe. Entweder fehlt deinem Benutzer die passende Berechtigung — dann kannst du den Bereich meist ansehen, aber nichts anlegen oder ändern. Oder das zugehörige Modul ist für dein Unternehmen nicht aktiviert; dann fehlt der Menüpunkt ganz. Beides klärt die Person, die bei euch Benutzer und Module verwaltet.

Sobald ein Kunde, Artikel oder Lager bereits irgendwo verwendet wurde — auf einem Beleg, in einem Auftrag oder in einer Lagerbewegung —, wird er beim Löschen nur ausgeblendet statt wirklich entfernt. Das ist Absicht: Deine Belege müssen ihren Empfänger und ihre Positionen behalten, damit sie nachvollziehbar bleiben. In alten Belegen taucht der Eintrag deshalb weiterhin auf.

Belegnummern werden erst beim Finalisieren vergeben. Würde flinkest sie schon für Entwürfe reservieren, entstünde beim Verwerfen eines Entwurfs eine Lücke im Nummernkreis. In der Liste steht bei Entwürfen deshalb der Hinweis „Entwurf“ statt einer Nummer. Dasselbe gilt für Arbeitsberichte: Die Berichtsnummer entsteht beim Abschließen oder Unterschreiben.

Öffne die finalisierte Rechnung und storniere sie dort mit Angabe eines Grundes. Die Rechnung wechselt in den Status „storniert“ und behält ihre Belegnummer — diese Nummer wird nie erneut vergeben. Das PDF bekommt das Wasserzeichen „storniert“. Dafür brauchst du die Berechtigung, Rechnungen zu stornieren.

Löschen ist nur bei Entwürfen möglich. Eine finalisierte oder stornierte Rechnung bleibt erhalten, damit der Nummernkreis lückenlos nachvollziehbar bleibt. In der Mehrfachauswahl ist Löschen deshalb nur aktiv, wenn ausschließlich Entwürfe angehakt sind.

Eine Rechnung darf nicht vor der jüngsten bereits finalisierten Rechnung datiert sein. Setze das Belegdatum auf das in der Meldung genannte Datum oder später.

Den Zahlstatus zeigt flinkest nur bei finalisierten Rechnungen. Entwürfe und stornierte Rechnungen bleiben in dieser Spalte leer.

Entweder ist mindestens ein Entwurf ausgewählt — Entwürfe lassen sich nicht versenden — oder keiner der gewählten Kunden hat eine E-Mail-Adresse hinterlegt. Der Hinweis am Knopf nennt den Grund. Fehlt die Schaltfläche ganz, hat dein Benutzer kein Recht, Belege zu versenden.

Tippe den Betrag ins Suchfeld — deutsche Schreibweise wie 1.234,56 funktioniert ebenso wie 1234.56. flinkest sucht dann zusätzlich nach Rechnungen mit genau diesem Netto- oder Bruttobetrag.

Das steuert die Umsatzart des Kunden. Bei „Erlöse EU“ mit hinterlegter UID-Nummer und bei „Bauleistung“ wird ohne Umsatzsteuer gerechnet, weil die Steuerschuld auf den Empfänger übergeht. Auch die Kleinunternehmer-Einstellung deines Unternehmens wirkt so.

Ja. Schalte im Kundendialog neben dem Feld „Kundennummer“ den Schalter Auto aus und trage deine Nummer ein. Ist sie bereits vergeben, weist flinkest dich darauf hin und verlinkt den Kunden, der sie hat. Das Schema für die automatischen Nummern legst du in den Kontakt-Einstellungen fest.

Die Ablage ist der Eingangskorb: Dort landet jeder hochgeladene Beleg, bis du ihn geprüft hast. Die Liste enthält die fertigen Belege. Nur Belege in der Liste gehen in den Buchhaltungsexport — Belege in der Ablage werden nicht exportiert.

Die Belegerkennung hat den Absender gelesen, aber keinen exakt passenden Lieferanten in deinen Kontakten gefunden. flinkest ordnet bewusst nur bei exakter Übereinstimmung zu — über die UID-Nummer, die Kreditorennummer oder Name plus Postleitzahl. Öffne den Beleg und wähle den Lieferanten dort aus, oder ergänze die UID-Nummer beim Lieferanten, damit es beim nächsten Mal automatisch klappt.

Weil er mit einer Bank-Transaktion verknüpft ist. Entferne die Verknüpfung zuerst bei der Transaktion — danach lässt sich der Beleg löschen.

Aus dem EZB-Referenzkurs zum Belegdatum. Er wird automatisch geladen, sobald eine andere Währung als Euro am Beleg steht, und lässt sich im Beleg manuell überschreiben. Summe und Positionen bleiben in der Belegwährung, für die Buchhaltung wird über den Kurs in Euro umgerechnet.

Weil es bereits einen früher importierten Beleg mit derselben Belegnummer und demselben Belegdatum gibt. Markiert wird immer nur der spätere Beleg. Prüfe beide und lösche den überflüssigen — die Markierung wird bei einer erneuten Analyse ohnehin neu berechnet.

Ja. Zieh einfach alle Dateien gleichzeitig ins Upload-Feld. Sie kommen in eine Warteschlange, die zwei Belege parallel abarbeitet. Du siehst pro Datei den Fortschritt und kannst fehlgeschlagene Uploads einzeln erneut starten.

Mobile Benutzer sehen ausschließlich die Belege, die sie selbst hochgeladen haben. Das ist so gewollt: Der Rest des Rechnungseingangs bleibt für sie unsichtbar.