Häufige Fragen

Entweder fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Dashboards zu sehen — dann erscheint eine Hinweisseite —, oder in deinem Benutzerprofil ist eine Weiterleitungsadresse hinterlegt, die dich direkt in einen anderen Bereich schickt.

Nein. Es gibt genau eine Startseite pro Unternehmen, das Layout ist für alle gleich — entfernt jemand eine Kachel, ist sie auch bei den anderen weg. Persönlich bleiben nur die Inhalte der Kacheln, die auf den angemeldeten Benutzer filtern. Wenn du woanders starten möchtest, lass dir in deinem Benutzerprofil eine Weiterleitungsadresse eintragen.

Es gibt keinen. Jede Verschiebung, Größenänderung und jedes Hinzufügen oder Entfernen wird sofort gespeichert; die Bestätigung „Dashboard wurde gespeichert“ zeigt dir das an. Kacheln verdrängen einander übrigens nicht — ist das Zielfeld belegt, verschiebe zuerst die Kachel, die dort liegt.

Das Diagramm summiert ausschließlich fertige, nicht stornierte Rechnungen mit ihrem Bruttobetrag und ordnet sie nach Belegdatum ein. Entwürfe fehlen, und Gutschriften werden nicht gegengerechnet.

Dann fehlt noch mindestens eine Pflichtangabe. Geprüft werden Umsatzsteuer-Satz, Währung, Firmenname, E-Mail-Adresse des Unternehmens, Straße, Postleitzahl, Ort, Land und die Unternehmensart. Die Liste „Noch zu ergänzen" im Dialog zeigt genau die Felder, die noch offen sind — sie hakt sich ab, während du tippst.

Wahrscheinlich steht im Reiter Unternehmen eine IBAN oder BIC in einem ungültigen Format. Speichern schickt immer alle vier Reiter gemeinsam ab; scheitert die Prüfung von IBAN oder BIC, wird der ganze Speichervorgang abgebrochen. Korrigiere den Wert und speichere erneut.

Das steuert im Reiter Unternehmen die Einstellung „Position des Währungszeichens". Sie gilt bewusst für alle PDF-Dokumente gleichzeitig, damit Belege, Mahnungen und Bankauszüge dieselbe Schreibweise verwenden.

Der Satz ist nur eine Voreinstellung für neue Belegpositionen und neue Artikel. Bereits erfasste Positionen behalten ihren Steuersatz; das ist Absicht, damit ein bestehender Beleg sich nicht nachträglich verändert.

Mein Logo erscheint nicht auf dem PDF, obwohl ich die Höhe eingestellt habe. Höhe und Position wirken nur, wenn überhaupt eine Logodatei hinterlegt ist. Die Datei lädst du unter Logo hoch — danach zeigt die Vorschau im Reiter Pdfs sie sofort an.

Die Test-E-Mail-Schaltfläche ist nicht da. Sie erscheint nur, wenn als Mailversand-Methode „Über eigenen SMTP-Server senden" gewählt ist. Beim Versand über den flinkest-Server oder über ein verbundenes E-Mail-Konto gibt es sie nicht.

Der gesamte Einstellungsbereich ist Administratoren vorbehalten. Ohne dieses Recht ist die Seite nicht erreichbar — auch nicht lesend.

Der Katalog blendet aus, wofür dir die Berechtigung fehlt: Die Rechnungs-Kacheln brauchen das Recht, Rechnungen zu sehen, die Angebots-Kachel das Recht auf Angebote. Wer bei euch Berechtigungen vergibt, kann sie ergänzen.

Ich kann eine Kachel nicht an die gewünschte Stelle ziehen. Kacheln verdrängen einander nicht. Ist das Zielfeld schon belegt, verschiebe oder verkleinere zuerst die Kachel, die dort liegt.

Fast immer ist noch ein Filter oder ein Suchbegriff aus deinem letzten Besuch aktiv — flinkest merkt sich den Zustand jeder Liste. Schau in die Leiste über der Liste und entferne dort die aktiven Filter. Beachte außerdem, dass die Suchfelder nur bestimmte Felder durchsuchen: bei Kunden zum Beispiel Name und Kundennummer, aber nicht Ort oder E-Mail-Adresse. Wonach du sonst noch suchen kannst, steht im Filter-Panel hinter dem Trichter-Symbol.

Unten links neben der Seitenblätterung liegt das Export-Symbol. Im Dialog wählst du Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), Umfang und Spalten; die Spalten lassen sich in die gewünschte Reihenfolge ziehen. Der Export übernimmt immer deine aktiven Filter und den Suchbegriff — exportiert wird also genau die Auswahl, die du gerade siehst. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Dahinter stecken zwei mögliche Gründe. Entweder fehlt deinem Benutzer die passende Berechtigung — dann kannst du den Bereich meist ansehen, aber nichts anlegen oder ändern. Oder das zugehörige Modul ist für dein Unternehmen nicht aktiviert; dann fehlt der Menüpunkt ganz. Beides klärt die Person, die bei euch Benutzer und Module verwaltet.

Sobald ein Kunde, Artikel oder Lager bereits irgendwo verwendet wurde — auf einem Beleg, in einem Auftrag oder in einer Lagerbewegung —, wird er beim Löschen nur ausgeblendet statt wirklich entfernt. Das ist Absicht: Deine Belege müssen ihren Empfänger und ihre Positionen behalten, damit sie nachvollziehbar bleiben. In alten Belegen taucht der Eintrag deshalb weiterhin auf.

Das steuert die Umsatzart des Kunden. Bei „Erlöse EU“ mit hinterlegter UID-Nummer und bei „Bauleistung“ wird ohne Umsatzsteuer gerechnet, weil die Steuerschuld auf den Empfänger übergeht. Auch die Kleinunternehmer-Einstellung deines Unternehmens wirkt so.

Ja. Schalte im Kundendialog neben dem Feld „Kundennummer“ den Schalter Auto aus und trage deine Nummer ein. Ist sie bereits vergeben, weist flinkest dich darauf hin und verlinkt den Kunden, der sie hat. Das Schema für die automatischen Nummern legst du in den Kontakt-Einstellungen fest.

Das Suchfeld durchsucht Name, Alias-Name, Vorname, Nachname und Kundennummer — nicht aber Ort, Straße oder E-Mail-Adresse. Danach suchst du über Filter & Sortierung. Prüfe außerdem, ob noch eine Buchstabengruppe oder ein alter Filter aktiv ist: Die Liste merkt sich deinen letzten Stand.

Setze zuerst Suche und Filter in der Liste, öffne dann den Export über das Download-Symbol und wähle als Umfang „Alle Datensätze". Der Export übernimmt Filter und Suche unverändert — der Dialog blendet dazu einen Hinweis ein.

Dann fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Kunden zu bearbeiten. Ansehen darfst du die Liste trotzdem. Auch die Einträge „Bearbeiten" und „Löschen" im Zeilenmenü sowie die Mehrfachauswahl blendet flinkest dann aus.

Diese drei Bereiche sind Zusatzfunktionen und werden einzeln freigeschaltet. Du aktivierst sie in den Kontakt-Einstellungen. Für das Inventar brauchst du zusätzlich das Recht, Lagerdaten zu sehen.

Ja. Der aktive Reiter steht in der Adresszeile des Browsers. Öffne den gewünschten Reiter und kopiere die Adresse — beim Öffnen landet dein Gegenüber genau dort.

Das Suchfeld durchsucht Belegnummer, Empfängername, PLZ, Ort und die Positionen. Prüfe außerdem, ob oben links noch ein Filter auf eine Belegart gesetzt ist. Entwürfe haben noch keine Belegnummer und sind daher über die Nummer nicht auffindbar.

Sobald ein Kunde Belege oder Termine hat, bleibt er im Hintergrund erhalten und wird nur aus der Liste genommen. Seine Rechnungen und Lieferscheine müssen ihren Empfänger behalten.

Ein Standort ist eine weitere Adresse des Kunden — Filiale, Baustelle, Lieferadresse. Ein Mitarbeiter ist eine Person beim Kunden, also ein Ansprechpartner. Beide lassen sich miteinander verknüpfen: Ein Mitarbeiter kann einen Standort als Standard-Lieferadresse hinterlegt haben.

Wenn die Nummer nach der Prüfung noch einmal geändert wurde — etwa durch einen Import — verwirft flinkest das alte Prüfergebnis. Es würde sich sonst auf eine Nummer beziehen, die es so nicht mehr gibt. Prüfe die Nummer im Bearbeiten-Dialog einfach erneut.

Sie hängen am Kunden und sind für alle sichtbar, die diesen Kunden öffnen dürfen. In den Shop gelangen sie nicht; verschicken kannst du sie einzeln über per E-Mail senden im Zeilenmenü.

Weil solche Belege an Kunden gehen. Das Zeilenmenü eines Lieferanten bietet deshalb nur „Bearbeiten" und „Löschen" an. Rechnungen, die du von einem Lieferanten bekommst, erfasst du als Eingangsrechnung; gelieferte Ware erfasst du als Lieferschein oder Lagerbewegung in den Lieferantendetails.

Sie ist die Nummer, unter der dein Unternehmen bei diesem Lieferanten geführt wird. Trifft eine elektronische Rechnung ein, deren UID-Nummer zu keinem Lieferanten passt, versucht flinkest die Zuordnung über diese Nummer, bevor es Name und PLZ vergleicht.

Sobald Belege, Termine oder Lagerbewegungen auf ihn verweisen, bleibt er im Hintergrund erhalten und verschwindet nur aus der Liste. Anders würden Eingangsrechnungen und Chargen ihre Herkunft verlieren.

Trage im Lieferanten-Dialog im Abschnitt Buchhaltung das Buchungskonto ein. Danach übernehmen alle Positionen eines Eingangsbelegs dieses Lieferanten dieses Konto.

Das Suchfeld durchsucht Name, Alias-Name, Vorname, Nachname und Lieferantennummer — nicht Ort, Straße oder E-Mail-Adresse. Danach suchst du über Filter & Sortierung. Prüfe außerdem, ob noch eine Buchstabengruppe oder ein Filter aus einem früheren Besuch aktiv ist.

Ja, aber als zwei getrennte Einträge: Die Kundenliste und die Lieferantenliste zeigen jeweils nur ihre eigene Kontaktart, und beide haben eigene Nummernkreise und eigene Felder.

Bestellungen entstehen ausschließlich im Shop-Portal, wenn ein Kunde dort bestellt. In flinkest siehst, filterst und bearbeitest du sie — anlegen kannst du sie nicht. Willst du selbst einen Beleg schreiben, nimm dafür ein Angebot, einen Lieferschein oder eine Rechnung.

Sobald der Lieferschein zu dieser Bestellung unterschrieben wird, setzt flinkest die Bestellung automatisch auf „Erledigt“.

Beim Erzeugen der Rechnung aus einer Bestellung rechnet flinkest die Positionen mit den aktuell hinterlegten Kundenkonditionen neu. Haben sich Preise oder Rabatte seit der Bestellung geändert, unterscheidet sich die Summe von der Bestellsumme.

Der Bereich ist nur erreichbar, wenn das Shop-Modul für deinen Mandanten aktiv ist und dein Benutzer die Berechtigung hat, Bestellungen zu sehen. Fehlt eines von beidem, landest du auf der „403"-Hinweisseite.

Klicke unten links bei der Seitenblätterung auf das Export-Symbol, wähle die Spalten und das Format. Exportiert wird immer der gerade gefilterte Stand, nicht nur die sichtbare Seite.

Das ist so gewollt. Auf dem Lieferschein-PDF blendet flinkest Einzelpreis, Rabatt, Positionsbetrag, Umsatzsteuer und den gesamten Summenblock aus — ein Lieferschein weist aus, was geliefert wurde, nicht was es kostet. Die Beträge sind trotzdem am Beleg gespeichert: Du siehst sie in der Spalte Summe der Liste, und die spätere Rechnung baut darauf auf.

Genau beim Finalisieren, nicht beim Anlegen. Ein Lieferschein-Entwurf bewegt keinen Bestand. Gebucht werden nur Positionen mit einem lagergeführten Artikel und einem ausgewählten Lager — mit Charge und Seriennummer, sofern erfasst. Kommt der Lieferschein aus der Kommissionierung, passiert beides in einem Schritt: Beleg und Lagerabgang entstehen gemeinsam.

Ich kann einen Lieferschein nicht finalisieren, es fehlt angeblich Bestand. Dann ist die Option „Artikel muss auf Lager liegen" aktiv und für die genannte Position reicht der Bestand in genau dieser Kombination aus Artikel, Lager und Charge nicht. Prüfe, ob auf der Position das richtige Lager und die richtige Charge steht, und korrigiere bei Bedarf den Bestand. Der Lieferschein bleibt so lange Entwurf, es wurde nichts gebucht.

Nur wenn du es willst. Im Storno-Dialog ist der Haken Lagerbewegungen zurückbuchen voreingestellt — dann legt flinkest zu jeder Ausbuchung eine gleich große Einbuchung mit demselben Lager, derselben Charge und derselben Seriennummer an und vermerkt Lieferscheinnummer, Benutzer und Zeitpunkt. Nimmst du den Haken heraus, bleibt der Bestand ausgebucht.

Mit der Unterschrift wird das PDF unveränderlich: Die Unterschrift steckt fest im Dokument, und flinkest erzeugt das PDF danach nicht mehr neu, damit sie nicht verloren geht. Unterschreiben lässt sich ein Lieferschein außerdem nur einmal. Ist etwas falsch, storniere den Lieferschein und erstelle einen neuen.

Dafür gibt es vier mögliche Gründe: Er ist noch Entwurf, er hat bereits einen Folgebeleg (etwa weil jemand ihn direkt zu einer Rechnung weitergeführt hat), er wurde ausdrücklich vom Rechnungslauf ausgenommen — oder die Einstellung „nur unterschriebene" ist aktiv und es fehlt die Unterschrift. Über den Schnellfilter nicht unterschrieben findest du den letzten Fall schnell.

Ja, sobald der Lieferschein zu diesem Auftrag unterschrieben wird — dann setzt flinkest den Auftrag auf „Erledigt". Ohne Unterschriften-Funktion bleibt der Auftragsstatus in deiner Hand.

Weil es das bei Angeboten nicht gibt. Ein Angebot bekommt seine Nummer schon beim ersten Speichern und ist damit fertig — der Schritt „Finalisieren" existiert nur bei Belegen, die steuerlich bindend sind, also bei Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift.

Über das Zeilenmenü in der Liste (zu Rechnung weiterführen) oder in der Angebotsdetailansicht über Folgebeleg erstellen. flinkest legt eine Rechnung als Entwurf mit allen Positionen an, verknüpft sie mit dem Angebot und setzt das Angebot auf „angenommen". Die Rechnungsnummer bekommt der neue Beleg erst beim Finalisieren.

Weil das Datum „Gültig bis" überschritten ist. flinkest setzt offene Angebote nach Ablauf einmal täglich automatisch auf „abgelaufen". Über Angebot wiedereröffnen im Zeilenmenü holst du es zurück auf „offen".

Der Benutzer, der das Angebot erstellt hat — nicht der Kunde. Die Erinnerung geht einmal je Angebot raus, und zwar die eingestellte Anzahl Tage vor dem Datum „Gültig bis".

Nein. Annehmen und Ablehnen stehen nur bei offenen Angeboten zur Wahl, Wiedereröffnen nur bei abgelehnten und abgelaufenen. Ein angenommenes Angebot bleibt angenommen — es ist ja bereits die Grundlage eines Folgebelegs.

Technisch ja: Angebote lassen sich jederzeit löschen, auch nach dem Versand. Bereits daraus erzeugte Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen bleiben dabei erhalten. Bedenke aber, dass die Angebotsnummer damit im Nummernkreis fehlt — statt zu löschen ist „Ablehnen" meist die bessere Wahl.

Kostenvoranschläge sind eine eigene Belegart mit eigener Liste und eigenem Nummernkreis. Angebotsstatus, Gültigkeitsdatum und Erinnerung funktionieren dort genauso.

Du hast versucht, einen Entwurf oder einen bereits stornierten Lieferschein zu stornieren. Ein Entwurf wird nicht storniert, sondern gelöscht — storniert wird nur, was schon eine Nummer trägt. Kommt stattdessen „Du darfst Lieferscheine nicht stornieren", fehlt deinem Benutzer die Berechtigung dafür.

In den Beleg-Einstellungen ist das Datum „Gültig bis" als Pflichtfeld eingestellt, und das Feld ist leer. Trage ein Datum ein, dann lässt sich das Angebot speichern. Wer die Pflicht generell nicht will, schaltet sie in den Beleg-Einstellungen ab.

Belegnummern werden erst beim Finalisieren vergeben. Würde flinkest sie schon für Entwürfe reservieren, entstünde beim Verwerfen eines Entwurfs eine Lücke im Nummernkreis. In der Liste steht bei Entwürfen deshalb der Hinweis „Entwurf“ statt einer Nummer. Dasselbe gilt für Arbeitsberichte: Die Berichtsnummer entsteht beim Abschließen oder Unterschreiben.

Öffne die finalisierte Rechnung und storniere sie dort mit Angabe eines Grundes. Die Rechnung wechselt in den Status „storniert“ und behält ihre Belegnummer — diese Nummer wird nie erneut vergeben. Das PDF bekommt das Wasserzeichen „storniert“. Dafür brauchst du die Berechtigung, Rechnungen zu stornieren.

Löschen ist nur bei Entwürfen möglich. Eine finalisierte oder stornierte Rechnung bleibt erhalten, damit der Nummernkreis lückenlos nachvollziehbar bleibt. In der Mehrfachauswahl ist Löschen deshalb nur aktiv, wenn ausschließlich Entwürfe angehakt sind.

Eine Rechnung darf nicht vor der jüngsten bereits finalisierten Rechnung datiert sein. Setze das Belegdatum auf das in der Meldung genannte Datum oder später.

Den Zahlstatus zeigt flinkest nur bei finalisierten Rechnungen. Entwürfe und stornierte Rechnungen bleiben in dieser Spalte leer.

Entweder ist mindestens ein Entwurf ausgewählt — Entwürfe lassen sich nicht versenden — oder keiner der gewählten Kunden hat eine E-Mail-Adresse hinterlegt. Der Hinweis am Knopf nennt den Grund. Fehlt die Schaltfläche ganz, hat dein Benutzer kein Recht, Belege zu versenden.

Tippe den Betrag ins Suchfeld — deutsche Schreibweise wie 1.234,56 funktioniert ebenso wie 1234.56. flinkest sucht dann zusätzlich nach Rechnungen mit genau diesem Netto- oder Bruttobetrag.

Rechnungsnummern werden erst beim Finalisieren vergeben. Würde flinkest sie schon für Entwürfe reservieren, entstünde beim Verwerfen eines Entwurfs eine Lücke im Nummernkreis. In der Liste steht bei Entwürfen deshalb der Hinweis „Entwurf" statt einer Nummer.

Es gibt keinen. Jeder Dialog speichert für sich: Empfänger, Details, Einleitungs- und Abschlusstext sowie jede einzelne Position werden beim Klick auf Speichern sofort in die Rechnung geschrieben. Danach rechnet flinkest die Summen neu und erzeugt das PDF frisch.

Die Positionssumme wird immer aus Menge, Einzelpreis und Rabatt gerechnet — deshalb ist das Feld gesperrt. Willst du eine feste Summe für einen Block, verwende eine Gruppe mit der Option Fixpreis (Set-Artikel): dort trägst du Preis und Umsatzsteuer direkt an der Gruppe ein.

Dann ist der ganze Beleg steuerfrei. Das passiert entweder über die Umsatzart im Dialog Beleg Details (innergemeinschaftliche Lieferung, Exportlieferung oder Bauleistung) oder weil in den Buchhaltungs-Einstellungen ein Einzelunternehmen mit Kleinunternehmerregelung hinterlegt ist. Nimmst du die Umsatzart wieder heraus, rechnet flinkest alle Positionen zurück auf ihren normalen Steuersatz.

Nein. Eine ausgestellte Rechnung darf inhaltlich nicht mehr verändert werden; der Editor führt dich mit einem Hinweis in die Detailansicht. Storniere die Rechnung und schreibe eine neue, oder erstelle eine Gutschrift. Nur Buchungskonto, Kostenstelle und Kostenschlüssel lassen sich nachträglich noch setzen.

Prüfe drei Dinge: Ist der Umschalter Barcodescanner an aktiv? Ist der Scanner so eingerichtet, dass er den Code zwischen zwei Rauten sendet? Und existiert die gescannte Artikelnummer im Artikelstamm? Bei einer unbekannten Artikelnummer meldet flinkest das ausdrücklich. Fehlt der Umschalter ganz, ist der Barcode-Scanner in den Beleg-Einstellungen nicht eingeschaltet.

Lege eine Gruppe an, ziehe die betroffenen Positionen hinein und setze in der Gruppe den Haken Zwischensumme anzeigen. Für eine Position, die angeboten, aber nicht mitgerechnet werden soll, gibt es in derselben Gruppe die Option Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt.

Ja, über Weitere Optionen → Von anderem Beleg importieren. Dort suchst du den Quellbeleg, sammelst die gewünschten Positionen unten ein und entscheidest, ob die Preise 1:1 mitkommen oder gegen den aktuellen Artikelstamm und die Preisvereinbarungen des Kunden neu gerechnet werden.

Du hast ein Belegdatum gewählt, das vor der zuletzt ausgestellten Rechnung liegt. Rechnungsnummern müssen chronologisch vergeben werden, deshalb lehnt flinkest das ab und nennt in der Meldung das früheste zulässige Datum. Trage dieses oder ein späteres Datum ein.

Weil sie Entwurf bleiben muss: Die Vorlage darf keine Belegnummer verbrauchen, sonst würde sie selbst zur ausgestellten Rechnung. Statt Rechnung abschließen steht dort Vorschau; erzwingst du es doch, meldet flinkest „Dieser Beleg ist die Vorlage einer Serienrechnung und kann nicht finalisiert werden". Die echten Rechnungen der Serie entstehen automatisch aus der Vorlage.

Die Ablage ist der Eingangskorb: Dort landet jeder hochgeladene Beleg, bis du ihn geprüft hast. Die Liste enthält die fertigen Belege. Nur Belege in der Liste gehen in den Buchhaltungsexport — Belege in der Ablage werden nicht exportiert.

Die Belegerkennung hat den Absender gelesen, aber keinen exakt passenden Lieferanten in deinen Kontakten gefunden. flinkest ordnet bewusst nur bei exakter Übereinstimmung zu — über die UID-Nummer, die Kreditorennummer oder Name plus Postleitzahl. Öffne den Beleg und wähle den Lieferanten dort aus, oder ergänze die UID-Nummer beim Lieferanten, damit es beim nächsten Mal automatisch klappt.

Weil er mit einer Bank-Transaktion verknüpft ist. Entferne die Verknüpfung zuerst bei der Transaktion — danach lässt sich der Beleg löschen.

Aus dem EZB-Referenzkurs zum Belegdatum. Er wird automatisch geladen, sobald eine andere Währung als Euro am Beleg steht, und lässt sich im Beleg manuell überschreiben. Summe und Positionen bleiben in der Belegwährung, für die Buchhaltung wird über den Kurs in Euro umgerechnet.

Weil es bereits einen früher importierten Beleg mit derselben Belegnummer und demselben Belegdatum gibt. Markiert wird immer nur der spätere Beleg. Prüfe beide und lösche den überflüssigen — die Markierung wird bei einer erneuten Analyse ohnehin neu berechnet.

Ja. Zieh einfach alle Dateien gleichzeitig ins Upload-Feld. Sie kommen in eine Warteschlange, die zwei Belege parallel abarbeitet. Du siehst pro Datei den Fortschritt und kannst fehlgeschlagene Uploads einzeln erneut starten.

Mobile Benutzer sehen ausschließlich die Belege, die sie selbst hochgeladen haben. Das ist so gewollt: Der Rest des Rechnungseingangs bleibt für sie unsichtbar.

Mobile Benutzer sehen ausschließlich die Belege, die sie selbst hochgeladen haben. Das ist so gewollt: Der Rest des Rechnungseingangs bleibt für sie unsichtbar.

Du hast eine elektronische Rechnung eingelesen, deren XML-Datei beschädigt oder unvollständig ist. Der Text hinter dem Doppelpunkt nennt die Fundstelle. Fordere die Datei beim Lieferanten neu an oder erfasse den Beleg über manuell von Hand.

Die Spalte Preis zeigt den Netto-Verkaufspreis. Im Bearbeiten-Dialog siehst du zu jedem Preis beide Werte — netto und brutto — und kannst in beiden Feldern tippen.

Dann ist in den Artikel-Einstellungen der Datentyp der Artikelnummer auf alphanumerisch gestellt. Steht dort „numerisch“, sortiert flinkest die Nummern als Zahlen und die Reihenfolge stimmt.

Weil gerade ein Filter aktiv ist. Suche und Filter schließen einander aus. Entferne den Filter über die Leiste oberhalb der Liste, dann kannst du wieder suchen.

Wähle im Kategorienbaum links zuerst die gewünschte Kategorie aus und klicke dann auf Neu. Nach dem Speichern wird der Artikel dieser Kategorie automatisch zugeordnet.

Die GLN muss aus exakt 13 Ziffern bestehen und eine gültige Prüfziffer haben. Leerzeichen oder Bindestriche sind nicht erlaubt. Wenn du keine GLN brauchst, lass das Feld einfach leer.

Die Liste ist ein Verzeichnis der Lagerorte, keine Bestandsliste. Die Mengen findest du in den Lagerdetails im Reiter Lagerbestand oder — über alle Lager hinweg — unter Lagerbewegungen und in der Lagerübersicht.

Weil beim Artikel die Lagerführung nicht eingeschaltet ist. Öffne den Artikel, aktiviere im Abschnitt Lager die Lagerführung und lege am besten gleich das Standardlager fest.

Dann ist in den Beleg-Einstellungen „Artikel muss auf Lager liegen“ aktiv und der Bestand im gewählten Lager reicht für die genannte Position nicht. Buche den fehlenden Zugang nach, wähle in der Position ein anderes Lager oder lass die Einstellung von einer Person mit Administrationsrechten ändern.

Über einen Schwellenwert für die Kombination aus Artikel und Lager. Unterschreitet der Bestand beim Ausbuchen über einen Lieferschein diesen Wert, verschickt flinkest automatisch eine E-Mail an die dort hinterlegten Benutzer.

Das entscheidest du. Ein Lager ist einfach ein Ort, auf den gebucht wird. Getrennte Lager je Fahrzeug lohnen sich, sobald du wissen willst, was tatsächlich auf welchem Fahrzeug liegt; sonst reicht ein Hauptlager.

Nein, das ist gewollt. Artikel, die schon auf einem Beleg oder in einem Auftrag verwendet wurden, werden beim Löschen nur ausgeblendet. Deine Belege bleiben dadurch vollständig und nachvollziehbar.

Ja. Über das Export-Symbol in der Fußzeile der Liste wählst du Spalten und Format. Ein aktiver Filter wird dabei berücksichtigt — exportiert wird genau die Auswahl, die du siehst.

Weil der Artikel nicht unter Lagerführung steht. Öffne Bearbeiten, gehe zum Abschnitt Lager und aktiviere die Lagerführung. Danach erscheinen der Reiter und die Bestandskachel oben rechts. Zusätzlich brauchst du das Recht, Lagerdaten zu sehen.

Beides. EK netto und VK netto sind die gespeicherten Werte, EK brutto und VK brutto rechnet flinkest daraus mit dem Standard-Steuersatz aus deinen Firmeneinstellungen hoch.

Ich kann keinen Abgang buchen — es heißt, es sei nicht genug auf Lager. Dann ist in deinen Beleg-Einstellungen die Ausgabe ohne Bestand gesperrt. Buche zuerst den Zugang, oder wähle ein Lager, in dem der Artikel tatsächlich liegt.

Weil diese Pflicht beim Artikel eingeschaltet ist. Du findest die Schalter im Bearbeiten-Dialog im Abschnitt Lager. Ist die Seriennummer zusätzlich als eindeutig eingestellt, kannst du pro Buchung nur die Menge 1 erfassen.

Im Bearbeiten-Dialog im Abschnitt Buchhaltung. In der Übersicht werden sie nicht angezeigt.

Öffne den Reiter Bundle und füge über das Plus-Symbol die Bestandteile mit ihrer Menge hinzu. Mit der ersten gespeicherten Position gilt der Artikel als Bundle. Entfernst du alle Positionen wieder, ist er wieder ein normaler Artikel.

Der Schwellenwert hat keine E-Mail ausgelöst, obwohl der Bestand darunter liegt. Die Prüfung läuft beim Finalisieren eines Lieferscheins. Buchst du einen Abgang von Hand im Reiter Lager, wird keine Meldung verschickt. Prüfe außerdem, ob der Schwellenwert auf dem Lager liegt, aus dem tatsächlich entnommen wurde, und ob bei den Empfängern eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.

Ich habe einen Artikel gelöscht, er steht aber noch auf einer alten Rechnung. Das ist gewollt. Artikel, die schon auf einem Beleg oder in einem Auftrag verwendet wurden, werden beim Löschen nur ausgeblendet, damit deine Belege vollständig bleiben.

Dafür gibt es zwei Gründe: Entweder ist das Lager-Modul für deinen Mandanten nicht aktiviert, oder deinem Benutzer fehlt die Berechtigung, Lagerstände und Lagerorte zu sehen. Beides klärst du mit der Person, die bei euch die Benutzer und Module verwaltet.

Dann hängen noch Lagerbewegungen oder Schwellenwerte daran. Das ist Absicht: Die Bewegungshistorie muss vollständig bleiben. Buche die Restbestände per Lagerkorrektur auf ein anderes Lager und lass das alte Lager stehen, oder benenne es um, damit im Alltag klar ist, dass es nicht mehr verwendet wird.

Für diesen Artikel und diesen Lieferanten existiert schon eine Preisvereinbarung, deren Zeitraum sich mit deinem überschneidet. Grenze „Gültig ab" bzw. „Gültig bis" ab, oder passe den bestehenden Eintrag an, statt einen zweiten anzulegen.

Dann ist die Zeiterfassung für deinen Benutzer nicht eingeschaltet. Das setzt eine Person mit Administrationsrechten in den Benutzer-Einstellungen; dort wird gleichzeitig das Arbeitszeitmodell zugewiesen, aus dem sich deine Soll-Stunden ergeben.

Wechsle in der Zeiterfassung in den Reiter Kalender und ziehe mit der Maus über den gearbeiteten Zeitraum. Es öffnet sich ein neuer Zeiteintrag, den du noch ergänzen kannst. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, Zeiteinträge manuell anzulegen — fehlt sie, passiert beim Ziehen nichts.

Weil flinkest beim Ausstempeln die gesetzlich hinterlegte Pflichtpause ergänzt, wenn deine erfasste Pause darunter liegt. Ab welcher Arbeitsdauer wie viel Pause fällig ist, steht in den Pausenregeln. Eine längere Pause wird nie gekürzt.

Er wurde von einer Führungskraft freigegeben. Solche Einträge sind schreibgeschützt und mit einem Schloss gekennzeichnet. Bitte die Person, die freigibt, den Eintrag abzulehnen — danach ist er wieder änderbar.

Am Saldo hängen auch genehmigte Abwesenheiten, deren Abwesenheitsart als Arbeitszeit zählt — typischerweise Urlaub. Diese Stunden erhöhen den Saldo, erscheinen aber nicht in der Kachel „Geleistete Stunden“.

Die Zeiterfassung zeigt dir nur deine eigenen Einträge. Führungskräfte mit den entsprechenden Rechten sehen die Zeiten ihrer Abteilung in eigenen Bereichen, um sie zu prüfen und freizugeben.

Die Zeiterfassung hält fest, wann du gearbeitet hast. Buchst du dabei einen Kunden, bietet flinkest beim Kundenwechsel oder beim Ausstempeln an, daraus einen Arbeitsbericht zu machen — Kunde, Projekt und Zeitraum werden übernommen, den Rest ergänzt du im Arbeitsbericht.

Sammel-Abschließen funktioniert nur für Entwürfe. Ist zusätzlich die Unterschriften-Funktion aktiv, ist der Button gesperrt — dann muss jeder Bericht einzeln unterschrieben werden, weil zu jedem Bericht eine eigene Unterschrift gehört.

Aus mehreren Berichten entsteht ein gemeinsamer Beleg — und der kann nur einen Rechnungsempfänger haben. Markiere deshalb nur Berichte desselben Kunden. Entwürfe lassen sich gar nicht verrechnen.

Öffne die Detailansicht und wähle Wiedereröffnen. Das ist nur möglich, wenn das in den Arbeitsberichts-Einstellungen erlaubt ist und du die Berechtigung dafür hast. Achtung: Berichtsnummer und Unterschrift gehen dabei verloren.

Archivierte Berichte werden in allen anderen Ansichten ausgeblendet. Wechsle im Ansichts-Umschalter auf archiviert, um sie zu sehen.

Solange ein Bericht ein Entwurf ist, bekommt er keine Nummer. Die Berichtsnummer wird erst beim Abschließen oder beim Unterschreiben vergeben.

Öffne die Detailansicht und wähle Wiedereröffnen. Das ist nur möglich, wenn das in den Arbeitsberichts-Einstellungen erlaubt ist und du die Berechtigung dafür hast. Achtung: Berichtsnummer und Unterschrift gehen dabei verloren.

Archivierte Berichte werden in allen anderen Ansichten ausgeblendet. Wechsle im Ansichts-Umschalter auf archiviert, um sie zu sehen.

Ja. Unten links neben der Seitennummerierung findest du den Export-Button. Exportiert wird genau die aktuelle Auswahl inklusive Ansicht, Filter und Suchbegriff — als Excel, CSV, PDF oder JSON.

Weil dem Bericht noch kein Kunde zugeordnet ist. Öffne Allgemein, wähle den Kunden und speichere — danach erscheinen Notizen, Arbeitszeiten, Artikel, Logistik, Dokumente und der Abschluss-Abschnitt.

Es gibt keinen. Jeder Dialog speichert für sich: Kopfdaten, Notizen und jede einzelne Zeile werden beim Klick auf Speichern sofort geschrieben. Reihenfolge-Änderungen per Ziehen werden ebenfalls sofort gespeichert.

Prüfe drei Dinge: Ist ein Mitarbeiter gewählt? Liegt das Ende nach dem Beginn? Und passen die Minuten zum eingestellten Abrechnungsintervall — bei 15 Minuten also :00, :15, :30 oder :45? Bei den Kennzeichen Garantie und verrechnungsfrei kann außerdem die Berechtigung fehlen.

Weil in den Arbeitsberichts-Einstellungen festgelegt ist, dass das Objekt ausgefüllt sein muss. Ohne Eintrag lässt sich der Bericht nicht speichern und damit auch nicht abschließen.

Einzelne Arbeitszeiten mit dem Kennzeichen Garantie oder verrechnungsfrei werden nicht gedruckt, ebenso verrechnungsfreie Logistik-Einträge. Innerhalb einer Montage-Partie erscheinen auch gekennzeichnete Zeiten.

Der Vorschlag erscheint nur, solange in der Logistik noch kein Eintrag steht. Löschst du alle Logistik-Einträge, wird er wieder eingeblendet.

Nur über Wiedereröffnen in der Detailansicht, und auch das nur, wenn es in den Arbeitsberichts-Einstellungen erlaubt ist und du die Berechtigung hast. Dabei gehen Berichtsnummer und Unterschrift verloren.

Weil sie erst beim Abschließen oder Unterschreiben vergeben wird. Bis dahin steht im Pfad oben „Entwurf" mit dem Kundennamen. So bleibt der Nummernkreis lückenlos, auch wenn ein Entwurf am Ende doch verworfen wird.

Der Kalender zeigt nur die Mitarbeiter und Ressourcen, die in seinen Einstellungen eingetragen sind. Öffne Einstellungen, gehe auf den Reiter Benutzer und füge dich und deine Kolleginnen und Kollegen hinzu — und achte darauf, dass der Schalter Termine je Eintrag eingeschaltet ist.

Ja. Trage die betreffenden Personen in den Einstellungen deines Kalenders unter Benutzer ein und gib ihnen eine eigene Farbe. Den Kalender einer anderen Person direkt zu öffnen, ist dagegen Administratoren vorbehalten.

Nein. Im Terminfenster gibt es keine Wiederholung — wiederkehrende Termine legst du einzeln an.

Nein, flinkest verschickt zu Terminen keine Erinnerungen und keine Einladungen per E-Mail. Wenn du erinnert werden willst, verbinde deinen eigenen Kalender und lass die Erinnerung von dort kommen.

Ich habe meinen Kalender verbunden, sehe aber keine Termine daraus. Zwei Punkte: Der Abgleich läuft in Abständen im Hintergrund, direkt nach dem Verbinden ist er also noch nicht gelaufen. Und übernommene Termine haben keine Teilnehmer — sie erscheinen erst in einer der farbigen Spuren, wenn du sie öffnest und einen Mitarbeiter einträgst. Steht im Reiter Synchronisation ein Verbindungsfehler, verbinde das Konto neu.

Angezeigt werden nur genehmigte Abwesenheiten, nur von Mitarbeitern mit eingeschaltetem Schalter Urlaube und nur in den Abwesenheitsarten, die im Reiter Anzeige unter Abwesenheitstypen ausgewählt sind.

Projekte erscheinen nur, wenn sie im Reiter Anzeige eingeschaltet sind und sowohl ein Start- als auch ein Enddatum haben. Steht die Auswahl auf „nur aktive Projekte", werden abgeschlossene ausgeblendet.

Nein. Das Feld Budget am Projekt ist ein Zeitbudget in Stunden — deshalb steht auch ein „h" hinter dem Eingabefeld. In den Projektdetails wird ihm im Reiter „Zeiterfassung" die Summe der tatsächlich geleisteten Stunden gegenübergestellt. Ein Kostenbudget führst du stattdessen über eine Kalkulation.

Die Stunden eines Projekts kommen ausschließlich aus den Zeiten von Arbeitsberichten, die dem Projekt zugeordnet sind. Gestempelte Zeiten aus der Zeiterfassung zählen hier nicht mit. Prüfe also, ob die Arbeitsberichte wirklich auf das Projekt verweisen — in den Projektdetails kannst du bestehende Arbeitsberichte nachträglich verknüpfen.

Die Projektliste hat kein eigenes Suchfeld. Nutze die Suche in der oberen Leiste, sie findet auch Projekte. Alternativ öffnest du den Kunden und siehst im Reiter „Projekte" alle Projekte dieses Kunden.

Ja. Schalte im Dialog neben dem Feld „Projektnummer" den Schalter Auto aus und trage deine Nummer ein. Ist sie bereits vergeben, wird nicht gespeichert. Das Schema für die automatischen Nummern legst du in den Projekt-Einstellungen fest.

Dafür gibt es drei häufige Gründe: Im Projekt ist „aus Kalendern ausblenden" angehakt, dem Projekt fehlt ein Start- oder Enddatum, oder der Kalender selbst zeigt keine Projekte beziehungsweise nur aktive Projekte an. Die ersten beiden Punkte änderst du am Projekt, den dritten in den Einstellungen des Kalenders.

Sie bleiben erhalten und verlieren nur die Zuordnung zum Projekt. Anders ist es bei Eingangsbelegen: Ein Eingangsbeleg, der auf das Projekt verweist, wird zusammen mit dem Projekt gelöscht. Ebenfalls entfernt werden die Zuordnungen von Mitarbeitern und Ansprechpartnern zum Projekt.

Häufigster Grund ist der fehlende Name — er ist das einzige Pflichtfeld. Wird eine Projektnummer beanstandet, ist sie bereits an ein anderes Projekt vergeben. Bleibt das Speichern ganz ohne Feldmeldung erfolglos, fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Projekte zu bearbeiten.

Weil in den Einstellungen ein bilanzierendes Unternehmen hinterlegt ist. Die Übersicht arbeitet derzeit auf Basis der Geldbewegungen und ist damit auf die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ausgelegt. Stell die Unternehmensform in den Einstellungen um, wenn dort versehentlich der falsche Wert steht.

Zwei häufige Gründe: Das Bankkonto ist in den Einstellungen von der Buchhaltung ausgeschlossen oder archiviert — dann zählt es nirgends mit. Oder die letzte Synchronisierung deckt den Zeitraum nicht ab; das siehst du an der Kachel Sync-Status und behebst es dort mit Jetzt synchronisieren.

Auf mindestens einer Buchungszeile fehlt das Buchungskonto, oder auf dem verwendeten Konto ist kein Steuercode hinterlegt. Öffne die Transaktion und setz das fehlende Konto in der Buchungszeile beziehungsweise an der Belegposition. Fehlt der Steuercode, gehört er auf das Sachkonto.

Die Summe aus Belegen und Buchungszeilen deckt den Betrag der Bankbuchung nicht vollständig ab. Typische Ursachen sind Skonto, Bankspesen oder eine Teilzahlung. Ergänze im Detail eine zusätzliche Buchungszeile für den Restbetrag — der offene Rest ist beim Anlegen bereits vorbelegt.

Weil er zwei Umsatzsteuersätze enthält. Ein Steuersatz gehört immer auf eine eigene Zeile; die Spalte mit dem Umsatzsteuersatz zeigt dir den Unterschied. Das ist gewollt und kein doppelter Eintrag.

Entweder liegt er noch in der Ablage — dann trägt er das Etikett In Ablage und wird nicht exportiert — oder er hat noch keine Buchungszeilen. Öffne ihn, kontiere die Positionen und lass die Zeilen bei Bedarf über Aus Beleg neu erzeugen neu aufbauen.

Nein, und das ist Absicht. Im Stapel kannst du Buchungen nur als erledigt markieren. Buchungskonten werden immer je Buchungszeile im Detail gesetzt, damit die exportierten Zeilen nachvollziehbar bleiben.

Nur in zwei Fällen, die du selbst eingerichtet hast: eine Regel, die auf „als erledigt markieren" steht, und ein Vertrag, dessen Betrag exakt passt. Alles, was die System- und die E-Mail-Suche findet, ist ein Vorschlag, den du bestätigen musst.

In den Buchhaltungs-Einstellungen. Kontiert deine Kanzlei, blendet die Übersicht das Buchungszeilen-Raster und die Kontoauswahl an den Positionen aus und zeigt dir stattdessen die Aktionen, um das Belegpaket an die Kanzlei zu übergeben.

Die Seite wurde ohne Zeitraum aufgerufen — meist über einen unvollständig kopierten Link. Wähle über die Pfeile in der Kopfzeile einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr, dann laden Kennzahlen und Liste wieder.

Weil es im gewählten Zeitraum keine offenen Transaktionen gibt — dann hat der Lauf nichts zu tun. Sobald offene Buchungen vorhanden sind, startet der Dialog von selbst und der Knopf wechselt auf Läuft ….

Nein. Beim Anlegen vergibst du selbst ein Passwort. Damit sich der Benutzer sein eigenes setzen kann, öffnest du danach seine Detailseite und klickst auf Passwort-zurücksetzen Link senden — er bekommt dann eine E-Mail mit einem Link, der eine Stunde gültig ist.

In der Regel deaktivieren: Der Zugang ist sofort gesperrt, der Lizenzplatz wird frei, und alle Auswertungen zu diesem Mitarbeiter bleiben unverändert lesbar. Gelöscht wird ein Benutzer nur dann wirklich aus dem System, wenn keine Aufträge an ihm hängen; sonst bleibt er ohnehin als gelöscht markiert erhalten.

Häufigster Grund: Die Zeiterfassung ist aktiviert, aber kein Arbeitszeitmodell ausgewählt. Die Meldung steht direkt beim Feld. Zweithäufigster Grund beim Anlegen: Das Passwort erfüllt die Anforderungen der Checkliste nicht.

Das ist Absicht. Ein Benutzer mit gesetzter mobiler Lizenz sieht ausschließlich Termine, an denen er selbst teilnimmt, und nur die Eingangsbelege, die er selbst fotografiert hat. Wenn er mehr sehen soll, nimm das Häkchen Mobile Lizenz heraus; der mobile Platz wird dadurch frei. In der Kachel App-Benutzer war er ohnehin schon mitgezählt — dort stehen alle aktiven Zugänge.

Nicht in diesem Dialog, sondern über Rollen: Öffne den Benutzer, wechsle in den Reiter Rollen und weise ihm eine Rolle zu. Was die einzelnen Rollen dürfen, definierst du unter Rollen. Der Reiter Berechtigungen zeigt anschließend, welche Rechte sich daraus ergeben und woher sie kommen.

Ich finde einen Benutzer nicht in der Liste. Die Liste zeigt nur Zugänge zur Web-Anwendung und zu den mobilen Apps. Shop-Zugänge deiner Kunden und der Zugang deiner Steuerkanzlei werden an anderer Stelle verwaltet. Gelöschte Benutzer erscheinen ebenfalls nicht mehr — deaktivierte dagegen schon, sie stehen mit dem Status Inaktiv in der Liste.