Audit-Protokoll

Fast jede Detailseite in flinkest — Kunden, Lieferanten, Belege, Arbeitsberichte, Benutzer und viele mehr — hat einen letzten Reiter mit einem Uhr-Symbol statt einem Textnamen. Dahinter steckt das Audit-Protokoll: eine chronologische Aufzeichnung, wer diesen Datensatz wann angelegt, geändert oder mit welcher Aktion bearbeitet hat. Welche Vorgänge dabei erfasst werden — und welche wenigen nicht —, steht unten unter „Was protokolliert wird".

Wo du es findest

Öffne eine Detailseite (z. B. einen Kunden oder eine Rechnung) und klicke ganz rechts in der Reiterleiste auf das Uhr-Symbol. Beim Fahren über das Symbol zeigt ein Tooltip „Änderungsprotokoll" an. Gibt es zu einem Datensatz noch keinen Eintrag, steht dort „Keine Protokolleinträge vorhanden".

Was protokolliert wird

Das Protokoll führt zwei Arten von Einträgen zusammen, neuester zuerst:

• Automatische Änderungen: Anlegen, Ändern und Löschen des Datensatzes. Beim Anlegen siehst du die Startwerte der Felder, bei einer Änderung je geändertem Feld den Alten Wert und den Neuen Wert nebeneinander. Unveränderte Felder tauchen nicht auf — nur echte Änderungen erzeugen einen Eintrag. Speicherst du einen Datensatz mehrmals hintereinander, erscheint jede Änderung genau einmal.
• Aktionen: Ereignisse, die mehr sind als eine reine Feldänderung — eine Rechnung wird finalisiert oder storniert, ein Beleg per E-Mail versendet, ein Arbeitsbericht unterschrieben, eine Abwesenheit genehmigt, eine Rolle geändert. Jede Aktion zeigt die dazu passenden Details (z. B. bei einem E-Mail-Versand: Empfänger und Betreff).

Zu jedem Eintrag stehen Datum, Uhrzeit und die Person, die ihn ausgelöst hat. Bei mehr Einträgen, als auf einen Blick passen, lädst du mit Mehr laden die nächsten nach.

Leere Felder. Auch das erstmalige Befüllen eines bisher leeren Feldes und das Leeren eines Feldes gelten als Änderung — die Spalte für den leeren Wert zeigt dann einen Strich „–" oder bleibt leer. Bleibt ein Feld dagegen leer (etwa von „nichts eingetragen" zu einem leeren Text), entsteht kein Eintrag.

Gegenkonto-IBAN bei Bankbuchungen. Das nachträgliche Ergänzen der IBAN des Gegenkontos bei bereits importierten Bankbuchungen erzeugt keinen Eintrag.

Auch Anmeldungen an einem Benutzerkonto — erfolgreich wie fehlgeschlagen — und Änderungen an Berechtigungen laufen über dasselbe Protokoll, erscheinen aber auf der Detailseite des jeweiligen Benutzers bzw. der jeweiligen Rolle, nicht global.

Passwörter und Zugriffsschlüssel bleiben geschützt

Ändert sich ein Passwort, ein Zugriffsschlüssel oder ein ähnlich sensibles Feld, taucht das im Protokoll auf — aber nie mit dem tatsächlichen Wert. Statt des alten oder neuen Inhalts steht dort immer ***. So bleibt nachvollziehbar, dass sich etwas geändert hat, ohne dass der Wert selbst irgendwo einsehbar wäre.

Was das Protokoll nicht ist

Das Audit-Protokoll ist eine reine Aufzeichnung — Einträge lassen sich nicht bearbeiten, löschen oder kommentieren. Es ersetzt auch keine Benachrichtigung: Wer über eine Änderung informiert werden will, muss die Seite selbst aufsuchen, es gibt keinen automatischen Alarm bei einem neuen Eintrag.

Verwandte Seiten

• Login, Passwort vergessen & Sitzung
• Berechtigungen — Grundlagen
• E-Mail-Verlauf

Häufige Fragen

Wer kann das Audit-Protokoll sehen? Jede Person, die die jeweilige Detailseite selbst öffnen darf. Es gibt keine gesonderte Berechtigung nur für das Protokoll — wer den Kunden oder den Beleg sehen darf, sieht auch dessen Verlauf; wer etwa nur Rechnungen sehen darf, sieht den Verlauf einer Gutschrift nicht. Eine Ausnahme: Den Verlauf eines Benutzerkontos (Anmeldungen, Passwortänderungen) sehen nur Personen mit Administratorrechten — wie die Benutzerdetails selbst.

Kann ich einen Eintrag im Protokoll löschen oder korrigieren? Nein. Das Protokoll ist absichtlich unveränderlich — sonst wäre es als Nachweis wertlos.

Warum sehe ich beim Passwortfeld nur *** statt des Werts? Passwörter, Zugriffsschlüssel und ähnlich sensible Felder werden im Protokoll grundsätzlich maskiert. Es ist erkennbar, dass sich etwas geändert hat, aber nie, was genau der Wert war.

Erscheint jede Kleinigkeit im Protokoll? Nur echte Änderungen an gespeicherten Feldern — dazu zählt auch, wenn ein bisher leeres Feld zum ersten Mal befüllt wird — sowie ausgewählte Aktionen (Finalisieren, Versenden, Genehmigen und Ähnliches). Reines Ansehen einer Seite erzeugt keinen Eintrag, ebenso wenig das nachträgliche Ergänzen der Gegenkonto-IBAN an bereits importierten Bankbuchungen.

Ich sehe keinen Uhr-Reiter auf einer Seite — ist das ein Fehler? Nicht unbedingt. Nicht jede Seite in flinkest hat eine eigene Detailansicht mit diesem Aufbau — nur Datensätze mit einer eigenen Detailseite bekommen das Protokoll.