Lieferanten-Lieferschein

Diese Seite ist der fachliche Endpunkt des Wareneingangs: Hier prüfst du, was laut Lieferschein ankommen sollte, und buchst mit Wareneingang durchführen den tatsächlichen Bestandszugang — war er falsch, hebst du ihn mit Wareneingang stornieren per Gegenbuchung wieder auf. Wichtig zur Einordnung: Das ist die Gegenrichtung zum Lieferschein an Kunden — hier kommt Ware von einem Lieferanten herein, statt an einen Kunden hinauszugehen. Der Lieferanten-Lieferschein ist deshalb ein reines internes Wareneingangs-Dokument ohne eigenen Nummernkreis und ohne umsatzsteuerliche Bedeutung. Damit der Wareneingang möglichst ohne Handarbeit läuft, ordnet flinkest jede Position über den Lieferantenartikel zu — die Artikelnummer, unter der dein Lieferant die Ware verkauft, samt Gebinde und Einkaufspreis. So wird aus „2 Kartons" automatisch die richtige Stückzahl in deinem Lager, und der Einkaufspreis steht schon da. Du kommst hierher, indem du im Reiter Lieferscheine der Lieferantendetails auf eine Lieferscheinnummer klickst.

Kopfbereich, Navigation und Zustände

Die Lieferschein-Detailseite öffnen

Ganz oben steht der Titel „Lieferanten-Lieferschein: ‹Nummer›". Rechts daneben liegen die Kopf-Aktionen — welche davon sichtbar sind, hängt von deinen Rechten ab (siehe die einzelnen Aktionen weiter unten). Ansehen darf die Seite, wer Lieferanten sehen darf; ohne dieses Recht landest du auf einer Hinweisseite, dass der Bereich für dich gesperrt ist.

Der Lieferschein passt immer zum aufgerufenen Lieferanten

Die Adresse der Seite trägt sowohl die Lieferanten- als auch die Lieferschein-Nummer. Gehört der aufgerufene Lieferschein zu einem anderen Lieferanten als dem in der Adresse genannten — etwa weil ein Link veraltet ist —, zeigt flinkest „Lieferschein mit ID ‹Nummer› nicht gefunden" statt versehentlich die Daten eines fremden Lieferanten anzuzeigen.

Überblick in der KPI-Box

Rechts neben dem Inhalt fasst eine Box die Kerndaten zusammen: Lieferscheinnummer, Datum, Anzahl der Produkte und ein Link auf den Lieferanten, der direkt zu dessen Lieferantendetails springt.

Zwischen den vier Reitern wechseln

Die Seite gliedert sich in Dokument, Details, Positionen (mit der Anzahl als Badge) und Lagerbewegungen (ebenfalls mit Badge). Den Reiter Lagerbewegungen gibt es nur, solange das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Welcher Reiter offen ist, merkt sich flinkest in der Adresse der Seite — ein Link kann also direkt auf einen bestimmten Reiter zeigen, und ein Neuladen der Seite bleibt auf demselben Reiter stehen.

Änderungsverlauf im Reiter mit dem Uhr-Symbol

Ganz rechts in der Reiterleiste liegt ein Reiter mit Uhr-Symbol. Er zeigt als Zeitstrahl, wer wann was an diesem Lieferschein geändert hat — etwa eine korrigierte Lieferscheinnummer. Mehr zum Mechanismus dahinter: Audit-Protokoll.

Die Seite bleibt automatisch aktuell

Ändert sich der Lieferschein oder entstehen neue Lagerbuchungen — etwa weil du selbst gerade einen Wareneingang durchführst oder eine Kollegin parallel an demselben Beleg arbeitet —, laden sich die betroffenen Bereiche von selbst nach. Das Badge am Reiter Lagerbewegungen springt so unmittelbar nach einem abgeschlossenen Wareneingang auf die neue Anzahl, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Zuletzt besucht

Jeder Aufruf dieser Seite wird in deiner persönlichen Liste der zuletzt besuchten Datensätze vermerkt, damit du schnell zu einem gerade bearbeiteten Lieferschein zurückfindest.

Auf Tablet und Handy

Auf schmalen Bildschirmen rutschen KPI-Box und Aktivitäten unter den Inhalt. Kopf-Aktionen, die nicht mehr in die Zeile passen, wandern ins „…"-Menü, zu den Einträgen, die dort ohnehin stehen (Wareneingang stornieren bzw. Löschen). Praktisch, denn ein Wareneingang wird oft direkt am Lager-Handy oder -Tablet erfasst, während gerade die Ware ankommt.

Kopf-Aktionen

Das Lieferschein-Dokument ansehen und herunterladen

Wurde beim Erfassen ein Dokument hochgeladen (siehe Lieferantendetails, Reiter Lieferscheine), zeigt der Reiter Dokument eine eingebettete Vorschau — so prüfst du den Lieferschein-Inhalt, ohne die Datei herunterzuladen. Ohne Dokument steht dort „Kein Dokument verfügbar". Ist ein Dokument vorhanden, erscheint zusätzlich oben rechts die Schaltfläche Download, die die Originaldatei in einem neuen Tab öffnet.

Kopfdaten des Lieferscheins korrigieren

Die Schaltfläche Bearbeiten — nur sichtbar, wenn du Lieferanten bearbeiten darfst — öffnet den Dialog Lieferschein bearbeiten mit genau zwei Feldern: der Lieferscheinnummer und dem Datum. Bewusst keine Positionen: Die werden ausschließlich beim Wareneingang bestätigt, damit eine Tippfehlerkorrektur an Nummer oder Datum den dort schon vorbereiteten Zuordnungs- und Matching-Zustand nicht durcheinanderbringt. Nach dem Speichern bestätigt ein Toast „Der Lieferschein wurde gespeichert", und Titel sowie KPI-Box aktualisieren sich sofort. Versuchst du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen zu schließen, fragt flinkest vorher nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Änderungen verwerfen") — Schutz vor versehentlichem Datenverlust.

Wareneingang stornieren

Ist ein Wareneingang falsch gebucht — falscher Lieferschein, falsches Lager, die Lieferung wurde zurückgeschickt —, hebst du ihn als Ganzes auf, statt jede Buchung einzeln zu suchen. Lagerbewegungen werden dabei nie gelöscht: flinkest bucht zu jeder noch offenen Bewegung dieses Lieferscheins eine Gegenbuchung, die Historie bleibt vollständig nachvollziehbar.

Im „…"-Menü liegt dafür Wareneingang stornieren. Den Menüpunkt gibt es, solange auf dem Lieferschein noch mindestens eine Bewegung liegt, die nicht zurückgebucht ist, und nur mit dem Recht, Lagerbewegungen zu bearbeiten. Die Rückfrage Wareneingang stornieren erklärt: „Alle noch nicht zurückgebuchten Lagerbewegungen dieses Lieferscheins werden zurückgebucht. Der Lieferschein bleibt erhalten." Nach dem Bestätigen meldet ein Toast „Wareneingang storniert: ‹Anzahl› Lagerbewegungen zurückgebucht", und im Reiter Lagerbewegungen tragen die Buchungen ihre Kennzeichen „Zurückgebucht mit #…" bzw. „Gegenbuchung zu #…" (siehe unten).

Storniert wird immer alles oder nichts: Bewegungen, die schon einzeln zurückgebucht wurden, bleiben unberührt; zu einer Bundle-Buchung werden ihre Bestandteile mit zurückgebucht. Scheitert eine der Gegenbuchungen an einer Bestandsprüfung — etwa weil die Ware schon wieder verkauft ist und der Bestand sonst unzulässig ins Minus ginge —, wird gar nichts gebucht. Ist inzwischen nichts mehr offen, etwa weil eine Kollegin den Wareneingang gerade storniert hat, erscheint „Auf diesem Lieferschein ist kein Wareneingang mehr zu stornieren".

Der Lieferschein selbst bleibt stehen — er ist der Beleg der Buchungen und der Gegenbuchungen. Musst du die Ware danach doch einbuchen, führst du den Wareneingang erneut durch.

Lieferschein löschen

Im „…"-Menü liegt Löschen — nur mit dem Recht, Lieferanten zu bearbeiten, und nur, solange auf diesen Lieferschein noch keine Lagerbewegung gebucht wurde. Nach der Rückfrage „Möchten Sie diesen Lieferschein wirklich löschen?" verschwindet der Beleg samt hochgeladenem Dokument endgültig, ein Toast bestätigt „Der Lieferschein wurde gelöscht", und du landest zurück in den Lieferantendetails. Sinnvoll bei einem Doppel-Scan oder einer Fehlerfassung.

Sobald Wareneingang gebucht ist, bietet flinkest Löschen nicht mehr an — auch nicht, nachdem der Wareneingang storniert wurde, denn auch die Gegenbuchungen verweisen auf diesen Lieferschein. Bei einem Lieferschein, dessen Wareneingang vollständig storniert ist, stehen weder Wareneingang stornieren noch Löschen im „…"-Menü. Wer das Löschen trotzdem auf anderem Weg versucht, bekommt „Auf diesen Lieferschein sind Lagerbewegungen gebucht, er kann nicht gelöscht werden."

Details-Tab

Kernfakten im Reiter Details

Lieferscheinnummer, Datum und ein Link auf den Lieferanten — dieselben Kerndaten wie in der KPI-Box, hier noch einmal als eigener Block, falls du die Seitenleiste ausgeblendet hast oder am Handy unterwegs bist.

Absenderadresse aus dem Dokumenten-Scan

Wurde beim Hochladen eine Adresse aus dem Dokument erkannt, zeigt ein eigener Block „Adresse" Straße, PLZ, Ort und Land — als strukturierte Anzeige, wenn alle Teile vorhanden sind, sonst zeilenweise. Diese Adresse kommt bewusst direkt aus dem gescannten Papier-Lieferschein und nicht aus den Lieferanten-Stammdaten: Ein Lieferant kann von einem anderen Werk oder Lager aus versenden, als in seiner Adresse hinterlegt ist.

Positionen-Tab

Positionen des Lieferscheins prüfen

Die Liste zeigt je Position die Lieferanten-Artikelnummer, die Bezeichnung, ein Mindesthaltbarkeitsdatum als Unterzeile (falls erkannt), die Charge und die Menge samt Einheit — bewusst ohne Preisspalten, denn ein Lieferschein ist ein Warenbegleitpapier, kein Abrechnungsbeleg. So siehst du vor dem Wareneingang auf einen Blick, was laut Papier ankommen soll. Hat der Scan keine Positionen erkannt oder wurde der Lieferschein leer angelegt, steht dort „Keine Positionen gefunden". Das ist auch der Fall, wenn flinkest den Inhalt beim Hochladen gar nicht auslesen konnte: Der Lieferschein ist dann mit seinem Dokument gespeichert, aber ohne Positionen. Du musst ihn nicht erneut hochladen — erfasse die Positionen im Wareneingang von Hand.

Positionen durchsuchen

Über der Liste durchsucht ein Suchfeld Nummer und Bezeichnung der Positionen — praktisch bei einer Sammellieferung mit vielen Artikeln. Die Suche läuft direkt im Browser, ohne eine neue Anfrage an den Server.

Lagerbewegungen-Tab

Bestandsbuchungen dieses Lieferscheins einsehen

Hier liegen die tatsächlichen Lagerzugänge, die aus diesem Lieferschein entstanden sind — getrennt von der reinen Positionsliste des Papierbelegs, denn erst der Wareneingang erzeugt diese Buchungen. Die Liste zeigt je Buchung Lagerbewegungs-Nummer, Artikel, Datum mit Uhrzeit, Charge und Menge (Zugänge grün mit Plus, Abgänge rot), neueste zuerst, zehn pro Seite. Wer gebucht hat, steht klein unter Datum und Uhrzeit, das Lager klein unter der Menge — so bleibt die Liste neben der Seitenleiste lesbar. Solange noch kein Wareneingang durchgeführt wurde, steht hier „Noch keine Lagerbewegungen".

Nach einem Storno oder einer Korrektur erkennst du beide Seiten an ihren Kennzeichen unter dem Artikelnamen: „Zurückgebucht mit #…" an der aufgehobenen Buchung, „Gegenbuchung zu #…" an der Gegenbuchung. Ein Klick darauf öffnet die jeweils andere Bewegung in einem neuen Tab — in den Lagerdetails ihres Lagers, gefiltert auf genau diese Bewegung. Eine Bundle-Buchung trägt das Kennzeichen „Bundle (n)" und lässt sich über den Pfeil am Zeilenanfang aufklappen; die Tabelle darunter zeigt ihre Bestandteile mit Bewegungsnummer, Artikelnummer, Artikel, Lager, Charge bzw. Seriennummer und Menge.

Fotos oder Dokumente an eine Buchung hängen

Über Anhänge im Zeilenmenü hängst du an eine einzelne Buchung ein Foto oder Dokument — etwa das Foto einer beschädigt angekommenen Lieferung als Nachweis für eine Reklamation. Ohne das Recht, Lagerbewegungen zu bearbeiten, ist Anhänge der einzige Menüpunkt, und du kannst die vorhandenen Anhänge nur ansehen.

Eine Lagerbuchung korrigieren (Bearbeiten)

Gebuchte Lagerbewegungen werden nie überschrieben und nie gelöscht. Bearbeiten im Zeilenmenü öffnet das Formular Lagerbuchung bearbeiten — dasselbe wie in den Lagerbewegungen und in den Lieferantendetails. Speicherst du geänderte Werte, bucht flinkest eine Korrektur: Die ursprüngliche Buchung bekommt eine Gegenbuchung, und eine neue Buchung mit deinen Werten kommt dazu; ein Toast bestätigt „Lagerbewegung korrigiert". Gegen- und Neubuchung hängen weiterhin an diesem Lieferschein. Machst du aus der Buchung einen Abgang, verlangt das Formular im Feld Grund einen Abgangsgrund, solange dein Betrieb Gründe für Abgänge verlangt — wie bei jedem anderen Abgang in den Lagerbewegungen. Änderst du nur die Notiz, wird nur sie gespeichert. Bereits zurückgebuchte Buchungen, Gegenbuchungen und Bundle-Bestandteile lassen nur noch die Notiz zu („Gebuchte Lagerbewegungen können nicht geändert werden. Nur die Notiz ist bearbeitbar."). Praktisch, um eine einzelne Fehlbuchung — etwa eine falsche Menge — direkt im Kontext des auslösenden Lieferscheins zu korrigieren.

Eine Lagerbuchung zurückbuchen

Willst du nur eine einzelne Buchung aufheben statt des ganzen Wareneingangs, wählst du im Zeilenmenü Zurückbuchen. Nach der Rückfrage „Es wird eine Gegenbuchung erstellt. Die ursprüngliche Bewegung bleibt in der Historie." bucht flinkest dieselbe Menge in die Gegenrichtung, ein Toast bestätigt „Lagerbewegung zurückgebucht". Bei einer Bundle-Buchung nennt die Rückfrage die Zahl der Bestandteile, die mit zurückgebucht werden. Den Menüpunkt gibt es nur bei Buchungen, die noch nicht zurückgebucht und selbst keine Gegenbuchung sind.

Korrigieren und Zurückbuchen brauchen das Recht, Lagerbewegungen zu bearbeiten — ohne es fehlt das Zeilenmenü. Beide laufen durch dieselben Bestandsprüfungen wie jede andere Buchung; scheitert eine, wird nichts gebucht.

Wareneingang durchführen (Kernvorgang)

Der eigentliche Lohn dieser Seite: Erst hier wird aus dem reinen Dokument ein gebuchter Bestandszugang. Die Trennung in zwei Schritte — Lieferschein erfassen (auf den Lieferantendetails) und getrennt davon den Wareneingang bestätigen — ist Absicht: Sie gibt dir die Gelegenheit, das automatische Zuordnungsergebnis aus dem Dokumenten-Scan zu prüfen und zu korrigieren, bevor tatsächlich Bestand gebucht wird. Bis zu diesem Schritt ist ein hochgeladener Lieferschein reine Information — er verändert deinen Lagerbestand nicht.

Den Wareneingangs-Dialog öffnen

Die Schaltfläche Wareneingang durchführen — nur sichtbar, wenn du Lagerbewegungen bearbeiten darfst — öffnet den Dialog Wareneingang und baut darin für jede Position eine eigene Kachel auf. Links stehen die Lieferschein-Infos (Bezeichnung, Artikelnummer des Lieferanten, Menge laut Papier), rechts die Wareneingangsdaten, die tatsächlich gebucht werden.

Beim Öffnen ordnet flinkest alle Positionen auf einmal über ihre Lieferantenartikel zu: Die Artikelnummer des Lieferanten führt zu genau einem deiner Artikel, das hinterlegte Gebinde rechnet die Menge in deine Lagereinheit um (siehe Menge erfassen), und der Einkaufspreis wird vorbelegt (siehe Einkaufspreis). Lieferantenartikel pflegst du in den Lieferantendetails im Reiter Artikel oder in den Artikeldetails im Reiter Lieferanten — oder direkt hier, wenn eine Position zum ersten Mal kommt. Eine Position ohne Treffer bleibt offen zur manuellen Zuordnung. Hat der Lieferschein keine einzige Position, öffnet sich der Dialog trotzdem sofort — praktisch für einen reinen Beleg ohne erkannte Positionen, bei dem du alles manuell hinzufügst.

Lager oder Datum für alle Positionen auf einmal setzen

Oben im Dialog legst du unter Auf alle Positionen anwenden optional ein Lager und ein Datum fest, die auf einen Klick für alle Positionen gelten sollen — nach einer Rückfrage („Möchten Sie dieses Lager wirklich auf alle Positionen anwenden?" bzw. das Gleiche für das Datum). Das beschleunigt den häufigen Fall „alles kommt ins selbe Lager, am selben Tag an", ohne bereits bewusst abweichend gesetzte Einzelwerte stillschweigend zu überschreiben — du bestätigst den Schritt jedes Mal aktiv.

Fortschritt je Position erkennen

Jede Kachel zeigt ihren Status: Aktuelle Position (gerade geöffnet), Bereit (vollständig ausgefüllt und zur Übernahme markiert), Offen (noch unvollständig) oder Übersprungen (bewusst nicht markiert). So siehst du bei vielen Positionen sofort, wo noch etwas fehlt. Positionen, die flinkest über ihren Lieferantenartikel zuordnen konnte, stehen meist schon auf Bereit; eine offene Position braucht deine Aufmerksamkeit — meist ein unbekannter Artikel oder eine fehlende Charge.

Eine Position bewusst überspringen

Über das Kästchen Diese Position importieren nimmst du eine einzelne Position aus dem Wareneingang heraus — etwa weil sie beschädigt angekommen ist und separat reklamiert wird. Die übrigen Felder der Position werden daraufhin ausgegraut, der Status wechselt auf Übersprungen, und für diese Position entsteht keine Buchung. Der restliche Wareneingang läuft davon unberührt weiter.

Artikel manuell zuordnen

Fand die Zuordnung nichts oder das Falsche, wählst du im Feld Artikel selbst den passenden Artikel. flinkest sucht daraufhin für genau diese Position noch einmal den Lieferantenartikel des Lieferanten zu diesem Artikel — führt der Lieferant ihn in mehreren Gebinden (etwa einzeln und im Karton), entscheidet die Artikelnummer auf dem Lieferschein. Gebinde-Umrechnung und Einkaufspreis kommen dann auch bei einer Handzuordnung aus dem passenden Lieferantenartikel. Führt der Lieferant den Artikel nicht, wird die Menge unverändert übernommen und das Feld EK netto bleibt leer. Trägt die Position eine Lieferanten-Artikelnummer, die bei diesem Lieferanten noch zu keinem Artikel führt, öffnet sich nach deiner Auswahl der Dialog Lieferantenartikel für den gewählten Artikel – mit der Nummer aus der Position und dem Lieferscheindatum als „Gültig ab" (siehe Den Lieferantenartikel gleich mit hinterlegen). Speicherst du ihn, ordnet flinkest diese Nummer beim nächsten Lieferschein automatisch zu. Hat die Position keine Nummer, gehört die Nummer schon zu einem Artikel oder darfst du keine Preise bearbeiten, erscheint der Dialog nicht.

Sobald ein Artikel gewählt ist, übernimmt flinkest dessen hinterlegtes Standardlager automatisch in das Feld Lager dieser Position; du kannst es weiterhin ändern. Arbeitest du an einem gekoppelten Gerät mit eigenem Standardlager — etwa dem Tablet an der Warenannahme —, ist dieses Lager bei jeder Position vorbelegt, solange der Artikel kein eigenes Standardlager mitbringt.

Eine unbekannte Position als neuen Artikel anlegen

Liefert ein Lieferant etwas zum ersten Mal, kennt flinkest die Artikelnummer noch nicht — die Position bleibt offen. Statt den Wareneingang abzubrechen und den Artikel erst unter Artikel anzulegen, legst du ihn direkt hier an: Rechts neben dem Feld Artikel liegt, solange noch kein Artikel gewählt ist, eine Schaltfläche mit Paket-Symbol und dem Hinweis „Neuen Artikel anlegen“; sie öffnet den Dialog Neuen Artikel anlegen. Der Name ist mit der Bezeichnung vom Lieferschein vorbelegt, und die Lagerführung ist bereits eingeschaltet, damit der Artikel gleich eingebucht werden kann. Nach dem Speichern ist der neue Artikel in der Position gewählt, und es öffnet sich der Dialog Lieferantenartikel (nächster Abschnitt).

Die Schaltfläche gibt es nur, wenn du Artikel und Preise bearbeiten darfst — ohne eines der beiden Rechte kannst du nur einen bestehenden Artikel auswählen.

Den Lieferantenartikel gleich mit hinterlegen

Direkt nach dem Anlegen – und ebenso, wenn du einer Position mit neuer Lieferanten-Artikelnummer von Hand einen bestehenden Artikel zuordnest – fragt der Dialog Lieferantenartikel: „Hinterlegen Sie Artikelnummer, Gebinde und Preis dieses Lieferanten - der nächste Lieferschein wird dann automatisch zugeordnet." Genau das ist sein Zweck — der Lieferantenartikel ist das Gedächtnis für künftige Lieferungen. Artikel und Lieferant sind fest eingetragen, die Artikelnummer kommt aus der Position, Gültig ab ist das Datum des Lieferscheins. Du ergänzt die Menge je Lieferanten-Einheit (etwa 6, wenn der Lieferant im 6er-Karton liefert) und den Preis einer solchen Einheit.

Speichern legt den Lieferantenartikel an, ein Toast bestätigt „Der Lieferantenartikel wurde gespeichert", und flinkest ordnet die Position sofort neu zu: Gebinde-Umrechnung und EK netto erscheinen in der Kachel. Beim nächsten Lieferschein dieses Lieferanten mit derselben Nummer wird die Position dann automatisch zugeordnet, samt Umrechnung und Einkaufspreis. Überspringen schließt den Dialog ohne Lieferantenartikel — der Artikel bleibt gewählt (ein eben angelegter auch angelegt), die Menge wird unverändert übernommen, und du kannst den Lieferantenartikel später in den Artikeldetails nachtragen. Zum Speichern brauchst du das Recht, Preise zu bearbeiten.

Eine Artikelnummer gehört je Lieferant zu genau einem Artikel. Ist sie schon vergeben, meldet der Dialog „Die Lieferanten-Artikelnummer ‹Nummer› ist bereits dem Artikel ‹Name› zugeordnet."

Menge erfassen: Gebinde-Umrechnung über den Lieferantenartikel

Ein Lieferschein nennt oft eine andere Einheit, als dein Lager führt — der Lieferant liefert Kartons, dein Artikel wird in Stück geführt. Ohne Umrechnung wäre der Bestand nach jedem Wareneingang um den Faktor falsch. Hat der Lieferantenartikel eine Menge je Lieferanten-Einheit ungleich 1, zeigt die Position deshalb zwei Eingaben: die Lieferantenmenge in der Einheit vom Lieferschein und die Lagermenge in der Einheit deines Artikels, darunter den Hinweis Einheiten-Umrechnung aktiv mit dem Faktor, etwa „1 KRT = 6 Stk". Beide Felder rechnen sich gegenseitig nach — korrigierst du die gelieferten Kartons, stimmt die Stückzahl sofort, und umgekehrt. Gebucht wird die Lagermenge.

Ohne Umrechnung gibt es nur ein Mengenfeld mit der Einheit des Artikels. Weicht die Einheit auf dem Lieferschein dann von der Einheit des Artikels ab, zeigt flinkest den Hinweis „Einheiten stimmen nicht überein" mit beiden Einheiten im Vergleich. Er blockiert nichts — gebucht wird die eingegebene Zahl in der Einheit des Artikels. Prüfe die Menge in diesem Fall selbst, oder hinterlege für den Lieferanten einen Lieferantenartikel mit der passenden Menge je Lieferanten-Einheit; ab dann rechnet flinkest um.

Einkaufspreis (EK netto) vorbelegt aus dem Lieferantenartikel

Jede Position hat ein Feld EK netto. Hat der Lieferantenartikel einen Preis, der am Datum des Lieferscheins gilt, ist das Feld mit dem Preis je Stück vorbelegt — der Preis einer Lieferanten-Einheit geteilt durch die Menge je Einheit, bei 12,00 € für einen 6er-Karton also 2,00 €. Du kannst ihn ändern, etwa wenn die Lieferung zu einem Sonderpreis kam. Der Einkaufspreis wird mit der Lagerbewegung gebucht, sodass jede Buchung festhält, zu welchem Preis genau diese Lieferung eingekauft wurde — ohne Abtippen aus der Rechnung. Ohne passenden Lieferantenartikel, bei einem prozentualen Lieferantenpreis oder außerhalb der Preis-Gültigkeit bleibt das Feld leer; du kannst den Preis dann von Hand eintragen.

Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum

Das Feld Charge ist nur dann Pflicht, wenn der gewählte Artikel eine Chargenpflicht trägt — eine Eigenschaft, die am Artikel selbst hinterlegt wird (siehe Artikeldetails), etwa für Lebensmittel oder eine gesetzlich geforderte Losverfolgung. Fehlt die Charge bei einem solchen Artikel, bleibt die Schaltfläche Wareneingang durchführen gesperrt. Das Mindesthaltbarkeitsdatum (Feld MHD) ist Pflicht, wenn der Artikel es verlangt (Häkchen Mindesthaltbarkeitsdatum erforderlich am Artikel). Die Schaltfläche bleibt dabei zwar aktiv, fehlt das Datum aber, lehnt flinkest die Buchung mit einer Fehlermeldung ab. Hat der Scan beim Hochladen ein gültiges Mindesthaltbarkeitsdatum erkannt, ist es bei der Position bereits eingetragen; ließ sich der erkannte Wert nicht als Datum lesen, bleibt das Feld leer.

Lagerbewegungsdatum je Position

Jede Position trägt ihr eigenes Buchungsdatum mit Uhrzeit, mit Schnellauswahl „Heute", „Gestern", „Vor 2 Tagen" oder „Vor 1 Woche" und dem heutigen Tag (0:00 Uhr) als Vorgabe. Der Wareneingang übernimmt das gewählte, auch zurückliegende Datum unverändert als Buchungsdatum. So bildest du einen Lieferschein ab, der ein paar Tage im Ablagekorb lag, ohne den tatsächlichen Liefertag zu verlieren — wichtig etwa für einen Bestand zu einem Stichtag.

Eine Position manuell hinzufügen

Unten in der Positionsliste fügt Position manuell hinzufügen eine leere Kachel ohne Bezug zum gescannten Lieferschein hinzu — für Ware, die zwar mitgeliefert, aber nicht auf dem (unvollständigen oder falsch gescannten) Papier-Lieferschein aufgeführt war. Die neue Position öffnet sich automatisch und verlangt dieselben Angaben wie eine gescannte Position.

Den Wareneingang abschließen

Die Schaltfläche Wareneingang durchführen oben rechts im Dialog bleibt gesperrt, solange mindestens eine zur Übernahme markierte Position unvollständig ist — etwa eine fehlende Charge oder ein fehlendes Lager. Sind alle Angaben vollständig, entsteht pro übernommener Position eine Zugangsbuchung in den Lagerbewegungen — mit Lieferant, Bezug auf diesen Lieferschein, Charge, Mindesthaltbarkeitsdatum und Einkaufspreis —, ein Toast bestätigt „Wareneingang erfolgreich durchgeführt", und der Dialog schließt sich von selbst. Sind alle Positionen übersprungen, meldet flinkest stattdessen „Keine Positionen für den Import ausgewählt" und bucht nichts. Schlägt die Buchung im Hintergrund fehl, bleibt der Dialog offen und ein Fehler-Toast informiert dich. Möchtest du den Dialog vorher über Schließen verlassen, fragt flinkest bei bereits eingetragenen Daten vorher nach — derselbe Schutz wie beim Bearbeiten der Kopfdaten.

Verwandte Seiten

• Lieferantendetails
• Lieferanten
• Lagerbewegungen
• Lagerdetails
• Lieferscheindetails
• Artikeldetails
• Artikel
• Geräte
• Audit-Protokoll

Häufige Fragen

Warum sehe ich beim Bearbeiten des Lieferscheins keine Positionen? Der Dialog Lieferschein bearbeiten korrigiert bewusst nur Lieferscheinnummer und Datum. Die Positionen bestätigst oder korrigierst du ausschließlich im Dialog Wareneingang, den die Schaltfläche Wareneingang durchführen öffnet — getrennt gehalten, damit eine Tippfehlerkorrektur am Kopf den dort bereits vorbereiteten Zuordnungszustand nicht durcheinanderbringt.

Der Lieferant liefert in Kartons, mein Lager zählt Stück — rechnet flinkest das um? Ja, sobald für den Lieferanten ein Lieferantenartikel mit der passenden Menge je Lieferanten-Einheit hinterlegt ist (bei einem 6er-Karton also 6). Der Wareneingang zeigt dann Lieferantenmenge und Lagermenge nebeneinander, etwa „1 KRT = 6 Stk", und bucht die Lagermenge. Ohne Lieferantenartikel erscheint bei abweichenden Einheiten nur der Hinweis „Einheiten stimmen nicht überein", und die eingegebene Zahl wird unverändert gebucht.

Wie erreiche ich, dass der nächste Lieferschein automatisch zugeordnet wird? Hinterlege zu jeder Artikelnummer des Lieferanten einen Lieferantenartikel — in den Lieferantendetails im Reiter Artikel, in den Artikeldetails im Reiter Lieferanten oder direkt im Wareneingang: Legst du dort für eine unbekannte Position einen neuen Artikel an oder ordnest ihr einen bestehenden zu, fragt der Dialog Lieferantenartikel gleich Artikelnummer, Menge je Lieferanten-Einheit und Preis ab. Ab dann ordnet flinkest die Nummer automatisch zu, rechnet die Menge um und belegt den Einkaufspreis vor.

Wie mache ich einen falsch gebuchten Wareneingang rückgängig? Im „…"-Menü des Lieferscheins auf Wareneingang stornieren und die Rückfrage bestätigen. flinkest bucht zu jeder noch offenen Lagerbewegung dieses Lieferscheins eine Gegenbuchung — gelöscht wird nichts, die Historie bleibt vollständig. Der Lieferschein selbst bleibt als Beleg stehen.

Warum kann ich diesen Lieferschein nicht löschen? Löschen gibt es nur, solange auf den Lieferschein noch keine Lagerbewegung gebucht wurde. Ab der ersten solchen Buchung ist er der Beleg dieser Lagerbewegungen und bleibt für immer — auch nach einem Storno, weil die Gegenbuchungen ebenfalls an ihm hängen.

Warum lässt sich der Wareneingang nicht abschließen — der Button bleibt grau? Mindestens eine zur Übernahme markierte Position ist noch unvollständig, meist eine fehlende Charge bei einem chargenpflichtigen Artikel oder ein nicht gewähltes Lager. Öffne die betroffene Position und ergänze die fehlende Angabe, oder nimm die Position über das Kästchen aus dem Import heraus.