Lieferanten-Lieferschein

Diese Seite ist der fachliche Endpunkt des Wareneingangs: Hier prüfst du, was laut Lieferschein ankommen sollte, und buchst mit Wareneingang durchführen den tatsächlichen Bestandszugang. Wichtig zur Einordnung: Das ist die Gegenrichtung zum Lieferschein an Kunden — hier kommt Ware von einem Lieferanten herein, statt an einen Kunden hinauszugehen. Der Lieferanten-Lieferschein ist deshalb ein reines internes Wareneingangs-Dokument ohne eigenen Nummernkreis und ohne umsatzsteuerliche Bedeutung. Du kommst hierher, indem du im Reiter Lieferscheine der Lieferantendetails auf eine Lieferscheinnummer klickst.

Kopfbereich, Navigation und Zustände

Die Lieferschein-Detailseite öffnen

Ganz oben steht der Titel „Lieferanten-Lieferschein: ‹Nummer›". Rechts daneben liegen die Kopf-Aktionen — welche davon sichtbar sind, hängt von deinen Rechten ab (siehe die einzelnen Aktionen weiter unten). Ansehen darf die Seite, wer Lieferanten sehen darf; ohne dieses Recht landest du auf einer Hinweisseite, dass der Bereich für dich gesperrt ist.

Der Lieferschein passt immer zum aufgerufenen Lieferanten

Die Adresse der Seite trägt sowohl die Lieferanten- als auch die Lieferschein-Nummer. Gehört der aufgerufene Lieferschein zu einem anderen Lieferanten als dem in der Adresse genannten — etwa weil ein Link veraltet ist —, zeigt flinkest „Lieferschein mit ID ‹Nummer› nicht gefunden" statt versehentlich die Daten eines fremden Lieferanten anzuzeigen.

Überblick in der KPI-Box

Rechts neben dem Inhalt fasst eine Box die Kerndaten zusammen: Lieferscheinnummer, Datum, Anzahl der Produkte und ein Link auf den Lieferanten, der direkt zu dessen Lieferantendetails springt.

Zwischen den vier Reitern wechseln

Die Seite gliedert sich in Dokument, Details, Positionen (mit der Anzahl als Badge) und Lagerbewegungen (ebenfalls mit Badge). Welcher Reiter offen ist, merkt sich flinkest in der Adresse der Seite — ein Link kann also direkt auf einen bestimmten Reiter zeigen, und ein Neuladen der Seite bleibt auf demselben Reiter stehen.

Änderungsverlauf im Reiter mit dem Uhr-Symbol

Ganz rechts in der Reiterleiste liegt ein Reiter mit Uhr-Symbol. Er zeigt als Zeitstrahl, wer wann was an diesem Lieferschein geändert hat — etwa eine korrigierte Lieferscheinnummer. Mehr zum Mechanismus dahinter: Audit-Protokoll.

Die Seite bleibt automatisch aktuell

Ändert sich der Lieferschein oder entstehen neue Lagerbuchungen — etwa weil du selbst gerade einen Wareneingang durchführst oder eine Kollegin parallel an demselben Beleg arbeitet —, laden sich die betroffenen Bereiche von selbst nach. Das Badge am Reiter Lagerbewegungen springt so unmittelbar nach einem abgeschlossenen Wareneingang auf die neue Anzahl, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Zuletzt besucht

Jeder Aufruf dieser Seite wird in deiner persönlichen Liste der zuletzt besuchten Datensätze vermerkt, damit du schnell zu einem gerade bearbeiteten Lieferschein zurückfindest.

Auf Tablet und Handy

Auf schmalen Bildschirmen rutschen KPI-Box und Aktivitäten unter den Inhalt. Von den Kopf-Aktionen bleiben Download und Bearbeiten direkt sichtbar, Wareneingang durchführen und Löschen sammeln sich im „…"-Menü. Praktisch, denn ein Wareneingang wird oft direkt am Lager-Handy oder -Tablet erfasst, während gerade die Ware ankommt.

Kopf-Aktionen

Das Lieferschein-Dokument ansehen und herunterladen

Wurde beim Erfassen ein Dokument hochgeladen (siehe Lieferantendetails, Reiter Lieferscheine), zeigt der Reiter Dokument eine eingebettete Vorschau — so prüfst du den Lieferschein-Inhalt, ohne die Datei herunterzuladen. Ohne Dokument steht dort „Kein Dokument verfügbar". Ist ein Dokument vorhanden, erscheint zusätzlich oben rechts die Schaltfläche Download, die die Originaldatei in einem neuen Tab öffnet.

Kopfdaten des Lieferscheins korrigieren

Die Schaltfläche Bearbeiten — nur sichtbar, wenn du Lieferanten bearbeiten darfst — öffnet den Dialog Lieferschein bearbeiten mit genau zwei Feldern: der Lieferscheinnummer und dem Datum. Bewusst keine Positionen: Die werden ausschließlich beim Wareneingang bestätigt, damit eine Tippfehlerkorrektur an Nummer oder Datum den dort schon vorbereiteten Zuordnungs- und Matching-Zustand nicht durcheinanderbringt. Nach dem Speichern bestätigt ein Toast „Der Lieferschein wurde gespeichert", und Titel sowie KPI-Box aktualisieren sich sofort. Versuchst du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen zu schließen, fragt flinkest vorher nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Änderungen verwerfen") — Schutz vor versehentlichem Datenverlust.

Lieferschein löschen

Im „…"-Menü liegt Löschen — ebenfalls nur mit dem Recht, Lieferanten zu bearbeiten. Nach der Rückfrage „Möchten Sie diesen Lieferschein wirklich löschen?" verschwindet der Beleg endgültig, ein Toast bestätigt „Der Lieferschein wurde gelöscht", und du landest zurück in den Lieferantendetails. Sinnvoll bei einem Doppel-Scan oder einer Fehlerfassung — solange noch kein Wareneingang dazu gebucht wurde, denn gelöscht wird nur der Beleg selbst, bereits gebuchte Lagerbewegungen bleiben davon unberührt stehen.

Details-Tab

Kernfakten im Reiter Details

Lieferscheinnummer, Datum und ein Link auf den Lieferanten — dieselben Kerndaten wie in der KPI-Box, hier noch einmal als eigener Block, falls du die Seitenleiste ausgeblendet hast oder am Handy unterwegs bist.

Absenderadresse aus dem Dokumenten-Scan

Wurde beim Hochladen eine Adresse aus dem Dokument erkannt, zeigt ein eigener Block „Adresse" Straße, PLZ, Ort und Land — als strukturierte Anzeige, wenn alle Teile vorhanden sind, sonst zeilenweise. Diese Adresse kommt bewusst direkt aus dem gescannten Papier-Lieferschein und nicht aus den Lieferanten-Stammdaten: Ein Lieferant kann von einem anderen Werk oder Lager aus versenden, als in seiner Adresse hinterlegt ist.

Positionen-Tab

Positionen des Lieferscheins prüfen

Die Liste zeigt je Position die Lieferanten-Artikelnummer, die Bezeichnung, ein Mindesthaltbarkeitsdatum als Unterzeile (falls erkannt), die Charge und die Menge samt Einheit — bewusst ohne Preisspalten, denn ein Lieferschein ist ein Warenbegleitpapier, kein Abrechnungsbeleg. So siehst du vor dem Wareneingang auf einen Blick, was laut Papier ankommen soll. Hat der Scan keine Positionen erkannt oder wurde der Lieferschein leer angelegt, steht dort „Keine Positionen gefunden".

Positionen durchsuchen

Über der Liste durchsucht ein Suchfeld Nummer und Bezeichnung der Positionen — praktisch bei einer Sammellieferung mit vielen Artikeln. Die Suche läuft direkt im Browser, ohne eine neue Anfrage an den Server.

Lagerbewegungen-Tab

Bestandsbuchungen dieses Lieferscheins einsehen

Hier liegen die tatsächlichen Lagerzugänge, die aus diesem Lieferschein entstanden sind — getrennt von der reinen Positionsliste des Papierbelegs, denn erst der Wareneingang erzeugt diese Buchungen. Solange noch kein Wareneingang durchgeführt wurde, steht hier „Noch keine Lagerbewegungen".

Eine Lagerbuchung nachträglich korrigieren oder löschen

Im Zeilenmenü einer Buchung liegen Bearbeiten und Löschen — dasselbe Formular (Artikel, Menge, Datum, Richtung, Lieferant, Einkaufspreis, Lager, Charge, Seriennummer, Notiz), das auch in den Lagerbewegungen und in den Lieferantendetails verwendet wird. Praktisch, um eine Fehlbuchung direkt im Kontext des auslösenden Lieferscheins zu korrigieren, statt sie erst in der allgemeinen Lagerbewegungsliste zu suchen. Beide Aktionen brauchen das Recht, Lagerbewegungen zu bearbeiten.

Rohstoff-Buchungen separat ausweisen

Ist das Food-Modul aktiv, erscheinen Rohstoff-Buchungen als eigener Abschnitt unterhalb der Artikel-Buchungen. Der Grund: Rohstoffe haben im Lebensmittelbereich eine eigene Chargen- und Rückverfolgungslogik, die von fertigen Artikeln getrennt gehalten wird.

Wareneingang durchführen (Kernvorgang)

Der eigentliche Lohn dieser Seite: Erst hier wird aus dem reinen Dokument ein gebuchter Bestandszugang. Die Trennung in zwei Schritte — Lieferschein erfassen (auf den Lieferantendetails) und getrennt davon den Wareneingang bestätigen — ist Absicht: Sie gibt dir die Gelegenheit, das automatische Zuordnungsergebnis aus dem Dokumenten-Scan zu prüfen und zu korrigieren, bevor tatsächlich Bestand gebucht wird. Bis zu diesem Schritt ist ein hochgeladener Lieferschein reine Information — er verändert deinen Lagerbestand nicht.

Den Wareneingangs-Dialog öffnen

Die Schaltfläche Wareneingang durchführen — nur sichtbar, wenn du Lagerbewegungen bearbeiten darfst — baut für jede Position eine eigene Kachel auf. Dabei versucht flinkest jede Position automatisch zuzuordnen: zuerst gegen deine Rohstoffe (nur mit aktivem Food-Modul), dann gegen deine Artikel — beides anhand der Lieferanten-Artikelnummer, die du bei Lieferanten im Reiter Artikel hinterlegst. Eine Position ohne Treffer bleibt offen zur manuellen Zuordnung. Hat der Lieferschein keine einzige Position, öffnet sich der Dialog trotzdem sofort — praktisch für einen reinen Beleg ohne erkannte Positionen, bei dem du alles manuell hinzufügst.

Lager oder Datum für alle Positionen auf einmal setzen

Oben im Dialog legst du optional ein Lager und ein Datum fest, die auf einen Klick für alle Positionen gelten sollen — nach einer Rückfrage („Möchten Sie dieses Lager wirklich auf alle Positionen anwenden?" bzw. das Gleiche für das Datum). Das beschleunigt den häufigen Fall „alles kommt ins selbe Lager, am selben Tag an", ohne bereits bewusst abweichend gesetzte Einzelwerte stillschweigend zu überschreiben — du bestätigst den Schritt jedes Mal aktiv.

Fortschritt je Position erkennen

Jede Kachel zeigt ihren Status: Aktuelle Position (gerade geöffnet), Bereit (vollständig ausgefüllt und zur Übernahme markiert), Offen (noch unvollständig) oder Übersprungen (bewusst nicht markiert). So siehst du bei vielen Positionen sofort, wo noch etwas fehlt — etwa bei einem Lieferschein mit „Zement CEM II 32,5 R, 25 kg Sack" als aktuell geöffneter Position und „Baustahlmatte Q188A, 2x5m" noch offen darunter.

Eine Position bewusst überspringen

Über das Kästchen Diese Position importieren nimmst du eine einzelne Position aus dem Wareneingang heraus — etwa weil sie beschädigt angekommen ist und separat reklamiert wird. Die übrigen Felder der Position werden daraufhin ausgegraut, der Status wechselt auf Übersprungen, und für diese Position entsteht keine Buchung. Der restliche Wareneingang läuft davon unberührt weiter.

Artikel oder Rohstoff manuell zuordnen

Fand das automatische Matching nichts oder das Falsche, wählst du über ein Suchfeld selbst den passenden Artikel oder — mit aktivem Food-Modul und dem Umschalter Typ — Rohstoff. Sobald ein Artikel gewählt ist, übernimmt flinkest dessen hinterlegtes Standardlager automatisch in das Feld Lager dieser Position; du kannst es weiterhin ändern.

Menge erfassen: automatische Umrechnung bei Rohstoffen

Ein Lieferschein nennt oft eine andere Einheit als dein Lager führt — der Lieferant schreibt „Karton", dein Lager führt „kg". Für Rohstoffe rechnet flinkest das automatisch um, sofern beim Lieferanten eine passende Liefereinheit hinterlegt ist: Statt eines einzelnen Mengenfelds erscheint dann ein Doppel-Eingabefeld „Lieferantenmenge"/„Lagermenge" mit wechselseitiger automatischer Umrechnung, dazu ein Hinweis „1 ‹Liefereinheit› = ‹Faktor› ‹Lagereinheit›". Änderst du eine der beiden Zahlen, rechnet flinkest die andere sofort mit.

Menge erfassen bei Artikeln: Warnhinweis statt Umrechnung

Für Artikel gibt es diese automatische Umrechnung bewusst nicht — Artikelpreise sind anders als Rohstoffe nicht mit einer Liefereinheiten-Konfiguration je Lieferant hinterlegt. Weicht die Lieferschein-Einheit von der Einheit des gewählten Artikels ab, zeigt flinkest stattdessen nur einen optischen Hinweis „Einheiten stimmen nicht überein" mit beiden Einheiten im Vergleich. Die eingegebene Zahl wird dabei unverändert in der Artikel-Einheit gebucht — prüfe die Menge in diesem Fall also selbst, bevor du den Wareneingang abschließt.

Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum

Das Feld Charge ist nur dann Pflicht, wenn der gewählte Artikel eine Chargenpflicht trägt — eine Eigenschaft, die am Artikel selbst hinterlegt wird (siehe Artikeldetails), etwa für Lebensmittel oder eine gesetzlich geforderte Losverfolgung. Fehlt die Charge bei einem solchen Artikel, bleibt die Schaltfläche Wareneingang durchführen unten im Dialog gesperrt. Das Mindesthaltbarkeitsdatum daneben ist immer optional.

Lagerbewegungsdatum je Position

Jede Position trägt ihr eigenes Buchungsdatum, mit Schnellauswahl „Heute", „Gestern", „Vor 2 Tagen" oder „Vor 1 Woche" und dem heutigen Tag als Vorgabe. Anders als eine manuell in den Lagerbewegungen angelegte Buchung — die immer den Zeitpunkt des Speicherns trägt — übernimmt der Wareneingang aus einem Lieferschein das von dir gewählte, auch zurückliegende Datum unverändert. So bildest du einen Lieferschein ab, der ein paar Tage im Ablagekorb lag, ohne den tatsächlichen Liefertag zu verlieren.

Eine Position manuell hinzufügen

Unten in der Positionsliste fügt Position manuell hinzufügen eine leere Kachel ohne Bezug zum gescannten Lieferschein hinzu — für Ware, die zwar mitgeliefert, aber nicht auf dem (unvollständigen oder falsch gescannten) Papier-Lieferschein aufgeführt war. Die neue Position öffnet sich automatisch und verlangt dieselben Angaben wie eine gescannte Position.

Den Wareneingang abschließen

Die Schaltfläche Wareneingang durchführen im Dialog-Fußbereich bleibt gesperrt, solange mindestens eine zur Übernahme markierte Position unvollständig ist — etwa eine fehlende Charge oder ein fehlendes Lager. Sind alle Angaben vollständig, entsteht pro übernommener Position eine Bestandsbuchung (bei Artikeln in Lagerbewegungen, bei Rohstoffen als eigene Rohstoff-Buchung), ein Toast bestätigt „Wareneingang erfolgreich durchgeführt", und der Dialog schließt sich von selbst. Sind alle Positionen übersprungen, meldet flinkest stattdessen „Keine Positionen für den Import ausgewählt" und bucht nichts. Schlägt die Buchung im Hintergrund fehl, bleibt der Dialog offen und ein Fehler-Toast informiert dich, ohne dass eine Teilbuchung entsteht. Möchtest du den Dialog vorher über Schließen verlassen, fragt flinkest bei bereits eingetragenen Daten vorher nach — derselbe Schutz wie beim Bearbeiten der Kopfdaten.

Verwandte Seiten

• Lieferantendetails
• Lieferanten
• Lagerbewegungen
• Artikeldetails
• Audit-Protokoll

Häufige Fragen

Warum sehe ich beim Bearbeiten des Lieferscheins keine Positionen? Der Dialog Lieferschein bearbeiten korrigiert bewusst nur Lieferscheinnummer und Datum. Die Positionen bestätigst oder korrigierst du ausschließlich im Dialog Wareneingang durchführen — getrennt gehalten, damit eine Tippfehlerkorrektur am Kopf den dort bereits vorbereiteten Zuordnungszustand nicht durcheinanderbringt.

Was passiert mit meinem Lagerbestand beim Wareneingang? Bis zum Klick auf Wareneingang durchführen ist ein Lieferschein reine Information — er verändert den Bestand nicht. Erst wenn du im Dialog Artikel, Lager, Menge und Charge je Position bestätigst und die Buchung abschließt, entsteht pro übernommener Position eine echte Bestandsbuchung.

Warum wird bei einem Rohstoff die Menge automatisch umgerechnet, bei einem Artikel aber nicht? Rohstoffe können pro Lieferant eine Liefereinheit hinterlegt haben (z. B. „1 Karton = 5 kg") — findet flinkest sie, rechnet es automatisch um. Für Artikel gibt es diese Konfiguration nicht; flinkest zeigt bei abweichenden Einheiten nur einen Warnhinweis und bucht die eingegebene Zahl unverändert in der Artikel-Einheit.

Kann ich einen Wareneingang rückwirkend erfassen? Ja. Jede Position im Wareneingangs-Dialog trägt ein eigenes Datum mit Schnellauswahl „Heute", „Gestern", „Vor 2 Tagen" oder „Vor 1 Woche" — anders als bei einer manuell angelegten Lagerbewegung übernimmt flinkest hier auch ein zurückliegendes Datum unverändert als Buchungsdatum.

Was passiert, wenn eine Position beim Hochladen nicht erkannt wurde? Eine solche Position bleibt im Wareneingangs-Dialog offen zur manuellen Zuordnung: Du wählst über die Suche selbst den passenden Artikel oder Rohstoff. Ohne Zuordnung lässt sich die Position nicht übernehmen — sie muss entweder zugeordnet oder bewusst übersprungen werden.

Warum lässt sich der Wareneingang nicht abschließen — der Button bleibt grau? Mindestens eine zur Übernahme markierte Position ist noch unvollständig, meist eine fehlende Charge bei einem chargenpflichtigen Artikel oder ein nicht gewähltes Lager. Öffne die betroffene Position und ergänze die fehlende Angabe, oder nimm die Position über das Kästchen aus dem Import heraus.