Standortdetails

Ein Standort ist eine weitere Adresse eines Kunden — eine Filiale, ein Lager, eine Baustelle mit eigener Anschrift, eigenem Ansprechpartner und eigener Vorkontierung. Diese Seite ist die Akte zu genau einem solchen Standort: oben Name und Anschrift, darunter die Termine an dieser Adresse und alle Belege, die dorthin geliefert werden. Du kommst hierher, indem du in den Kundendetails den Reiter Standorte öffnest und auf einen Namen klickst.

Kopfbereich und Navigation

Standortakte öffnen

Ganz oben stehen Symbol und Name des Standorts. Über der Kopfzeile führt der Pfad zurück: Kunden, der Kunde selbst, „Standorte" und der Name dieses Standorts. Hat der Standort keinen Namen, steht dort Postleitzahl und Ort.

Zuletzt besucht. Jeder Aufruf dieser Seite wird in deiner persönlichen Liste der zuletzt besuchten Datensätze vermerkt, damit du schnell zurückfindest.

Standorte müssen eingeschaltet sein

Der ganze Standort-Bereich erscheint erst, wenn in den Kontakt-Einstellungen das Kästchen Standorte aktivieren gesetzt ist. Der Schalter gilt für Kunden und Lieferanten gemeinsam; Lieferantenstandorte sehen genauso aus und liegen unter der Lieferantenakte. Schaltest du ihn wieder aus, bleiben bereits erfasste Standorte gespeichert und sind nach dem erneuten Einschalten unverändert da.

Wer die Seite öffnen darf

Zum Ansehen braucht dein Benutzer das Recht Kundenstandorte ansehen — für Lieferantenstandorte gibt es dasselbe Recht noch einmal getrennt. Fehlt es, öffnet sich die Seite gar nicht erst: flinkest prüft die Berechtigung schon beim Navigieren zur Adresse und schickt dich direkt auf eine eigene, knappe „Nicht erlaubt"-Seite mit einem Link zurück zur Startseite, bevor überhaupt Standortdaten geladen werden. Wer welches Recht hat, steht in der Benutzerverwaltung.

Ein Standort, den es nicht mehr gibt

Diese eigene 404-Ansicht mit dem Hinweis „Standort mit ID … nicht gefunden" siehst du in zwei Fällen: Die Standortnummer in der Adresszeile gehört zu keinem (mehr) existierenden Standort — etwa weil er inzwischen gelöscht wurde —, oder der Standort gehört zu einem anderen Kunden als dem in der Adresse, etwa nach einem von Hand zusammengebauten oder veralteten Link. Beide Fälle zeigen die Standortseite selbst statt der Standortdaten, mit einem Link zurück zur Startseite — das ist eine andere Ansicht als die „Nicht erlaubt"-Seite bei fehlendem Leserecht oben. Gibt es auch den Kunden aus der Adresse nicht mehr, weil er endgültig gelöscht wurde, kann dieselbe Ansicht stattdessen „Kontakt mit ID … nicht gefunden" melden. Ein nur als gelöscht markierter Kunde ist dagegen kein solcher Fall — seinen Standort kannst du weiter ansehen (siehe nächster Abschnitt).

Gelöschter Kunde: nur noch lesbar

Ist der Kunde, zu dem der Standort gehört, bereits als gelöscht markiert, bleibt die Standortakte nachvollziehbar, wird aber nicht mehr fortgeschrieben. Ganz oben steht dann — wie in den Kundendetails — der rote Hinweis „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert". Kopfbereich und alle Reiter bleiben sichtbar, geändert werden kann aber nichts mehr: Bearbeiten und Beleg erstellen verschwinden aus dem Kopfbereich; im Reiter Termine fehlen die Schaltfläche für einen neuen Termin und das Zeilenmenü zum Bearbeiten und Löschen der Termine; im Reiter Belege fehlen das Kästchen für die Mehrfachauswahl und das komplette Zeilenmenü; in den Aktivitäten und Dokumenten rechts fehlen das Anlegen einer Aufgabe bzw. der Datei-Upload.

Auch der Server sperrt. Ansehen lässt sich der Standort eines gelöschten Kunden weiterhin, Änderungen an ihm nimmt flinkest aber auch über andere Wege nicht mehr an.

Die Seite bleibt aktuell

Ändert jemand anderes diesen Standort — etwa eine Umbenennung —, aktualisiert sich Kopfbereich und Änderungsprotokoll von selbst, ohne dass du die Seite neu laden musst. Scheitert im Hintergrund nur das Laden der Belege, bleibt der Rest der Seite trotzdem nutzbar — lediglich der Belege-Reiter bleibt leer, statt dass die ganze Seite scheitert.

Aktionen im Kopfbereich

Beleg für diesen Standort erstellen

Über Beleg erstellen öffnest du ein Auswahlmenü mit Angebot erstellen, Kostenvoranschlag erstellen, Auftragsbestätigung erstellen, Lieferschein erstellen, Rechnung erstellen und Gutschrift erstellen — im Menü stehen nur die Arten, für die du das Recht hast, sie zu bearbeiten. flinkest trägt den Kunden als Empfänger und diesen Standort als Lieferadresse ein, setzt das Belegdatum auf heute — außer im System gibt es zu dieser Belegart schon einen später datierten, finalisierten Beleg, dann übernimmt der neue Beleg dieses spätere Datum — und ermittelt das Zahlungsziel der Reihe nach: zuerst aus den Zahlungsbedingungen des Kunden, sonst aus der Standard-Zahlungsbedingung, sonst „30 Tage netto". Kopf- und Fußtexte kommen aus den Beleg-Einstellungen; hat der Kunde eigene Texte hinterlegt, gehen diese vor. Steht die Umsatzart des Kunden auf „Erlöse Ausland" oder „Bauleistung", wird das im Beleg vermerkt; bei „Erlöse EU" nur, wenn der Kunde eine UID-Nummer hinterlegt hat. Angebot und Kostenvoranschlag entstehen als fertiger Beleg, die übrigen Belegarten als Entwurf — und werden sofort zur Bearbeitung geöffnet.

Die Schaltfläche Bearbeiten daneben öffnet den Dialog Standort bearbeiten — beschrieben bei „Standort bearbeiten" im Reiter Übersicht.

Tab Übersicht

Stammdaten ansehen

Der erste Reiter fasst die Stammdaten in zwei Blöcken zusammen. Allgemein zeigt unter Typ die Art des Standorts als Kennzeichen, darunter — sofern hinterlegt — GLN, Telefon, E-Mail und zu Handen (das Feld „zu Handen" steht immer da, auch leer). Adresse zeigt Straße, Postleitzahl, Ort und Land.

Die Art ist eine reine Kennzeichnung. Du trägst sie frei ein — etwa „Baustelle" oder „Außenlager"; vorgeschlagen werden Niederlassung/Filiale, Lager, Produktion und alle Arten, die in deinem Betrieb schon verwendet wurden. Die Art steuert weder Preise noch Belege noch Lagerbewegungen; sie hilft vor allem beim Auseinanderhalten, wenn ein Kunde viele Adressen hat. Einzige Ausnahme ist der Standardwert für Im Shop sichtbar bei importierten Standorten.

GLN. Die GLN (Global Location Number) ist eine 13-stellige GS1-Nummer, die diesen Standort weltweit eindeutig identifiziert — etwa für den elektronischen Belegaustausch mit Handelspartnern. Sie ist optional und erscheint hier nur, wenn sie hinterlegt ist.

Adresse und Karte ansehen

Ist die Anschrift mit Straße, Postleitzahl und Ort vollständig, zeigt flinkest darunter den Bereich Karte mit einer Landkarte zu dieser Adresse; fehlt eines der drei Felder, bleibt der Bereich weg. Ein Pin-Symbol daneben öffnet dieselbe Adresse zusätzlich in einem großen, eigenständigen Kartendialog — praktisch für die Navigation am Tablet unterwegs zum Einsatz.

Standort bearbeiten

Klicke oben rechts auf Bearbeiten. Es öffnet sich der Dialog Standort bearbeiten mit fünf Abschnitten:

• Allgemein — Name, Typ (Freitext mit Vorschlägen), der Schalter Im Shop sichtbar und GLN.
• Adresse — zu Handen, Straße, Postleitzahl, Stadt und Land. Beim Tippen in das Straßenfeld schlägt flinkest passende Adressen vor und füllt Postleitzahl, Stadt und Land gleich mit aus.
• Kommunikation — E-Mail und Telefon.
• Belege — Lieferschein-E-Mail, mit dem Hinweis „Lieferscheine werden an diese Adresse gesendet. Wenn die Unterschriftsfunktion aktiv ist, wird die E-Mail nach der Unterschrift verschickt. Andernfalls nach der Fertigstellung des Lieferscheins."
• Buchhaltung — Kostenstelle und Kostenschlüssel.

Speichern übernimmt die Änderung, flinkest meldet „Standort wurde erfolgreich gespeichert" und der Dialog schließt sich. Schließen verwirft sie; hast du schon etwas geändert, fragt flinkest unter der Überschrift „Ungespeicherte Änderungen" nach, ob du wirklich verwerfen willst. Beides braucht das Recht Kundenstandorte bearbeiten — ohne dieses Recht bleibt die Schaltfläche Bearbeiten unsichtbar.

Im Shop sichtbar. Nur Standorte mit eingeschaltetem Schalter kann der Kunde im Shop als Lieferadresse wählen — so tauchen etwa Lager oder Produktionsstätten, an die nie geliefert wird, dort gar nicht erst auf. Ein neu angelegter Kundenstandort startet eingeschaltet, eine Adresse, die der Kunde selbst im Shop anlegt, ist es automatisch. Den Schalter gibt es nur bei Kundenstandorten und nur, solange das Modul Shop unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Pflichtfelder. Name, Typ, Straße, Postleitzahl, Stadt und Land müssen gefüllt sein — fehlt eines, wird nicht gespeichert und der Hinweis steht unter dem betroffenen Feld. Die Lieferschein-E-Mail wird auf ein gültiges Format geprüft, die allgemeine E-Mail-Adresse unter Kommunikation dagegen nicht. Die GLN ist optional, wird bei einer Eingabe aber ebenfalls kontrolliert: Sie muss aus genau 13 Ziffern bestehen und eine gültige Prüfziffer tragen, sonst verhindert auch sie das Speichern — anders als die UID-Nummer des Kunden wird sie nicht gegen einen externen Dienst abgefragt. Die Textfelder fassen 200 Zeichen, die Postleitzahl 50.

Standort löschen findet nicht hier statt. Dafür gehst du in die Kundendetails und öffnest im Reiter Standorte das Zeilenmenü — mehr dazu in der FAQ unten.

Kostenstelle und Kostenschlüssel richtig setzen

Im Abschnitt Buchhaltung des Bearbeiten-Dialogs schließen sich Kostenstelle und Kostenschlüssel gegenseitig aus: Wählst du eine Kostenstelle, leert flinkest den Kostenschlüssel — und umgekehrt, damit die Vorkontierung nicht doppeldeutig wird. Wirksam wird die Angabe nur, wenn in den Beleg-Einstellungen die Kostenstellen-Quelle auf Vom Standort oder Vom Standort, sonst vom Kunden steht — bei Vom Kunden oder Vom Artikel bleibt sie ohne Wirkung. Dann belegt flinkest Kostenstelle und Kostenschlüssel einer neuen Position mit den Werten dieses Standorts vor, sobald er am Beleg als Lieferadresse gespeichert ist: beim Anlegen einer Position im Beleg-Editor jeder Belegart und bei den Rechnungen, die der Rechnungslauf aus Lieferscheinen erzeugt. Im Rechnungslauf trägt die Rechnung den Standort allerdings nur, wenn unter Lieferscheine gruppieren nicht Gruppieren nach Kunde eingestellt ist — eine Sammelrechnung pro Kunde hat keine Lieferadresse. Die Position behält dann bei Vom Standort Kostenstelle und Kostenschlüssel der Lieferscheinposition, bei Vom Standort, sonst vom Kunden setzt flinkest die Werte des Kunden ein, sofern dort welche hinterlegt sind. Bestehende Positionen ändert eine spätere Änderung am Standort nicht.

Wann die Lieferschein-E-Mail des Standorts verschickt wird

Drei Dinge müssen stimmen: eine gültige Adresse im Feld Lieferschein-E-Mail, der Lieferschein trägt genau diesen Standort als Lieferadresse, und er ist fertiggestellt. Ohne eingeschaltete Unterschriftsfunktion geht die Mail sofort nach dem Fertigstellen raus, mit eingeschalteter Unterschriftsfunktion erst nach dem Unterschreiben — dann zusätzlich an die am Kunden für unterschriebene Lieferscheine hinterlegten Empfänger, Duplikate fallen dabei heraus. Verschickt wird das fertige PDF mit dem Betreff „Lieferschein #" und der Belegnummer; eine ungültige Adresse wird stillschweigend übergangen, ohne Fehlermeldung in der Oberfläche. Scheitert der Versand, bleibt der Lieferschein trotzdem fertiggestellt — das Fertigstellen selbst wird nie zurückgerollt.

Tab Termine

Termine an diesem Standort ansehen

Den Reiter gibt es nur, solange das Modul Kalender und Termine unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Er zeigt alle Termine, die gleichzeitig an diesem Kunden und an diesem Standort hängen — die neuesten zuerst, zehn je Seite, mit Name und Zeitraum. Ein Klick auf einen Termin öffnet ihn zur Ansicht mit Zeitraum, Standortadresse, Link zum Kunden, Teilnehmern, Dateien und Kommentaren; über das Zeilenmenü bearbeitest oder löschst du ihn. Termine ohne Standort erscheinen hier nicht — wurde beim Anlegen kein Standort ausgewählt, gehört der Termin nur dem Kunden und steht deshalb ausschließlich in den Kundendetails und im Kalender.

Termin anlegen

Über das Plus-Symbol rechts über der Liste legst du einen neuen Termin an: flinkest schlägt die nächste volle Stunde als Beginn vor, setzt die Dauer auf die Standarddauer aus den Termin-Einstellungen und trägt Kunde und Standort schon ein — der Monteur bekommt so sofort die richtige Filial- oder Baustellenadresse vorbefüllt, statt der allgemeinen Kundenadresse. Straße, Postleitzahl, Ort und Land des Termins übernimmt flinkest dabei direkt aus dem Standort, ohne die Rückfrage „Standort-Adresse übernehmen", die erscheint, wenn du im Termin-Dialog selbst einen Standort auswählst. Lässt du den Titel leer, meldet flinkest „Name darf nicht leer sein" direkt am Feld.

Tab Belege

Belege dieses Standorts ansehen

Der Reiter Belege zeigt jeden Beleg, dessen Lieferadresse dieser Standort ist — Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften gemeinsam in einer Liste, zehn je Seite. Am Reiter steht die Anzahl. Die Spalten sind Nr., Typ, Datum und Summe; ein Klick auf die Nummer öffnet ein Infofenster mit den Eckdaten zu dieser Belegart, etwa Zahlungsstatus und Fälligkeit bei Rechnungen. Ein Beleg ohne Nummer ist ein Entwurf und als Entwurf gekennzeichnet — eine Nummer bekommt er erst beim Finalisieren. Über das Kennzeichen in der Spalte Typ springst du in den Beleg selbst. Der Reiter erscheint nur, wenn du mindestens eine Belegart sehen darfst; anders als die Beleglisten der Kundendetails hat diese Liste keinen Export, keine Spaltenauswahl und keine Suche.

Woran es liegt, wenn ein Beleg fehlt. In diese Liste kommt ein Beleg nur, wenn beim Anlegen wirklich dieser Standort als Lieferadresse ausgewählt wurde. Eine von Hand eingetippte Lieferadresse mit demselben Wortlaut genügt nicht — die Verknüpfung entsteht erst über die Auswahl aus den Standorten. Automatisch verknüpft sind Belege, die du hier über „Beleg erstellen" anlegst, ein Lieferschein aus einer Bestellung mit dieser Lieferadresse, ein Beleg aus einem Arbeitsbericht mit diesem Standort sowie eine Rechnung, die im Rechnungslauf aus solchen Lieferscheinen entsteht.

Beleg-Zeilenmenü nutzen

Über die drei Punkte am rechten Zeilenrand stehen dieselben Aktionen wie in den Beleglisten der Kundendetails zur Verfügung: Duplizieren öffnet bei jedem Beleg einen Dialog, in dem du wählst, ob Preise und Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnet werden, und legt danach eine Kopie desselben Belegtyps als neuen Entwurf an; bei Entwürfen kommen Bearbeiten und Löschen dazu — bei Angeboten und Kostenvoranschlägen unabhängig vom Status; bei bereits finalisierten Belegen bietet das Menü stattdessen an, den Beleg in eine andere Belegart umzuwandeln — etwa aus einem Lieferschein eine Rechnung oder Gutschrift —, ebenfalls mit derselben Rückfrage zur Preis-/Rabatt-Neuberechnung. Beim Umwandeln zeigt der Dialog zusätzlich Referenz zum Ausgangsbeleg drucken (vorausgewählt) und Leistungszeitraum übernehmen (vorausgewählt nur, wenn eine Rechnung entsteht). Jede Aktion prüft die Bearbeitungsberechtigung der jeweils betroffenen Belegart.

Schutz vor doppelter Verrechnung. Wandelst du ein Angebot oder einen Lieferschein in eine Rechnung um, für den es schon eine Rechnung gibt — direkt, über eine Auftragsbestätigung oder einen Lieferschein dazwischen oder als Sammelrechnung aus dem Rechnungslauf —, fragt flinkest vorher nach („Angebot bereits verrechnet" bzw. „Lieferschein bereits verrechnet") und nennt die vorhandenen Rechnungen. Erst Ja, Rechnung erstellen öffnet den Umwandeln-Dialog; stornierte Rechnungen zählen dabei nicht, Entwürfe schon.

Alternativpositionen beim Umwandeln

Führt die Umwandlung zu einem Lieferschein oder einer Rechnung, zeigt derselbe Dialog zusätzlich eine Auswahl der Alternativpositionen des Ursprungsbelegs, standardmäßig abgewählt — nur angehakte Positionen landen auf dem neuen Beleg. Bei den übrigen Zielbelegarten und beim reinen Duplizieren gibt es diese Auswahl nicht, dort werden alle Positionen unverändert übernommen.

Mehrfachauswahl und Sammel-Löschen

Über das Kästchen Mehrfachauswahl aktivieren oben links bekommt jede Zeile eine eigene Checkbox; sobald du mindestens einen Beleg markiert hast, erscheint darüber eine Leiste mit einer Schaltfläche Löschen für alle markierten auf einmal — anklickbar nur, wenn wirklich jeder markierte Beleg löschbar ist. Ein einzelner bereits finalisierter Lieferschein, eine Rechnung oder eine Gutschrift in der Auswahl blockiert die Schaltfläche für alle.

Seitenpanels: Aktivitäten, Dokumente, Änderungsprotokoll

Aufgaben zum Standort anlegen

Rechts neben den Reitern sammelt Aktivitäten die Aufgaben zu diesem Standort; über das Symbol in der Kopfzeile legst du eine neue an, im Reiter Bevorstehend stehen die offenen, unter durchgeführt die erledigten. Ist noch nichts erfasst, steht dort „Noch keine Aktivität". Anrufe werden am Kunden erfasst, nicht am Standort — dafür gibt es hier kein Symbol.

Dokumente zum Standort ablegen

Dokumente nimmt Dateien zu diesem Standort auf: Zieh sie in das Feld oben oder klick es an. Jede Zeile zeigt Name, Größe und Datum; über das Zeilenmenü öffnest du Bearbeiten, Per E-Mail senden, Download und Löschen. Die Dateien hängen am Standort, nicht am Kunden — in den Kundendetails tauchen sie deshalb nicht auf.

Auf schmalen Bildschirmen rutschen Aktivitäten und Dokumente unter die Reiter und lassen sich dort auf- und zuklappen.

Änderungsprotokoll ansehen

Ganz rechts in der Reiterleiste liegt ein Reiter mit Uhr-Symbol. Er zeigt als Zeitstrahl, wer wann was an diesem Standort geändert hat: bei der Neuanlage die Startwerte, danach jedes geänderte Feld mit altem und neuem Wert. Ältere Einträge lädst du über eine Schaltfläche am Ende nach.

Verwandte Seiten

• Kundendetails
• Kunden
• Kontakt-Einstellungen
• Inventareintrag
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Rechnungslauf
• Beleg-Einstellungen
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Kalender
• Berechtigungen — Grundlagen

Häufige Fragen

Wozu brauche ich überhaupt einen Standort? Ein Standort ist eine zweite, dritte, zehnte Adresse desselben Kunden — Filiale, Lager, Baustelle. Du wählst ihn beim Empfänger eines Belegs als Lieferadresse, im Arbeitsbericht als Ort der Leistung, beim Termin und beim Inventareintrag. Der Vorteil gegenüber einer getippten Adresse: Der Beleg bleibt mit dem Standort verknüpft, taucht in dessen Belegliste auf, und der Standort kann eine eigene Lieferschein-E-Mail-Adresse und eine eigene Kostenstelle haben.

Wie lösche ich einen Standort? Nicht auf dieser Seite, sondern in den Kundendetails im Reiter Standorte über das Zeilenmenü. Ein Standort wird dabei wirklich entfernt, es gibt keinen Papierkorb. Alles, was an ihm hängt, verliert dabei nur die Verknüpfung und bleibt selbst erhalten: Bestehende Belege behalten ihre Lieferanschrift als Text und verschwinden aus dieser Liste, Termine verlieren die Standortangabe, und auch Arbeitsberichte, Projekte und Inventareinträge bleiben bestehen, nur ohne den Standort. Wird der ganze Kunde endgültig gelöscht, verschwinden seine Standorte mit — die daran hängenden Datensätze bleiben auch dann erhalten. Wird er dagegen nur als gelöscht markiert, weil schon Belege, Termine oder andere Bezüge an ihm hängen, bleiben seine Standorte unverändert bestehen.

Warum steht im Reiter Belege nichts, obwohl der Kunde Rechnungen hat? Der Reiter zeigt nur Belege, die diesen Standort als Lieferadresse haben. Belege an die Hauptanschrift des Kunden oder an eine von Hand eingetippte Adresse gehören keinem Standort und stehen deshalb nur in den Kundendetails.

Die Art des Standorts steht auf „Lager" — legt flinkest damit ein Lager an? Nein. Die Art ist eine frei wählbare Beschriftung und steuert weder Preise noch Belege noch Lagerbewegungen — es entsteht kein Lagerbestand und keine Bewegung. Echte Lager mit Beständen sind etwas anderes und werden getrennt geführt.

Warum kann mein Kunde einen Standort im Shop nicht als Lieferadresse wählen? Im Shop stehen nur Standorte zur Wahl, bei denen im Dialog Standort bearbeiten der Schalter Im Shop sichtbar eingeschaltet ist. Schalte ihn dort ein, dann erscheint die Adresse bei der nächsten Bestellung.

Ich habe „Standorte aktivieren" ausgeschaltet — sind meine Standorte weg? Nein. Der Schalter in den Kontakt-Einstellungen blendet den Standort-Bereich und alle Standort-Felder nur aus. Die erfassten Standorte bleiben gespeichert und sind nach dem Wiedereinschalten unverändert da.

Wieso zeigt die Seite „Standort mit ID … nicht gefunden"? Dann gehört der Standort nicht zu dem Kunden, dessen Nummer in der Adresszeile steht, oder er existiert gar nicht mehr — typischerweise nach einem von Hand zusammengesetzten oder veralteten Link. Geh über die Kundendetails in den Reiter Standorte und öffne den Standort von dort.