Standortdetails

Ein Standort ist eine weitere Adresse eines Kunden — eine Filiale, ein Lager, eine Baustelle. Diese Seite ist die Akte zu genau einem solchen Standort: oben Name und Anschrift, darunter die Termine an dieser Adresse und alle Belege, die dorthin geliefert werden. Du kommst hierher, indem du in den Kundendetails den Reiter Standorte öffnest und auf einen Namen klickst.

Kopfbereich

Ganz oben stehen Symbol und Name des Standorts, rechts daneben zwei Schaltflächen:

• Beleg erstellen — ein Auswahlmenü mit Angebot erstellen, Kostenvoranschlag erstellen, Auftragsbestätigung erstellen, Lieferschein erstellen, Rechnung erstellen und Gutschrift erstellen. Der neue Beleg bekommt diesen Standort gleich als Lieferadresse mit.
• Bearbeiten — öffnet den Dialog Standort bearbeiten, der weiter unten unter „Aktionen" beschrieben ist.

Über der Kopfzeile führt der Pfad zurück: Kunden, der Kunde selbst, dann „Standorte" und der Name dieses Standorts. Hat der Standort keinen Namen, steht dort PLZ und Ort.

Standorte müssen eingeschaltet sein. Der ganze Standort-Bereich erscheint erst, wenn in den Kontakt-Einstellungen das Kästchen Standorte aktivieren gesetzt ist. Der Schalter gilt für Kunden und Lieferanten gemeinsam; Lieferantenstandorte sehen genauso aus und liegen unter der Lieferantenakte.

Wer die Seite öffnen darf. Zum Ansehen braucht dein Benutzer das Recht, Kundenstandorte zu sehen, zum Ändern zusätzlich das Recht, Kundenstandorte zu bearbeiten — für Lieferantenstandorte gibt es dieselben Rechte noch einmal getrennt. Fehlt das Leserecht, bleibt die Seite leer und flinkest meldet, dass du diese Aktion nicht ausführen darfst. Wer welches Recht hat, steht in der Benutzerverwaltung.

Der Standort muss zum Kunden in der Adresse passen. flinkest prüft beim Öffnen, ob der Standort wirklich zu dem Kunden gehört, dessen Nummer in der Adresszeile steht. Passt das nicht zusammen — etwa nach einem von Hand zusammengebauten Link —, erscheint die Meldung „Location not found" und die Seite bleibt leer. Diese eine Meldung ist noch nicht übersetzt und erscheint deshalb auf Englisch.

Übersicht

Der erste Reiter fasst die Stammdaten in zwei Blöcken zusammen:

Allgemein — die Art des Standorts als Kennzeichen, darunter Telefon und E-Mail, sofern hinterlegt, und zu Handen. Das Feld „zu Handen" steht immer da, auch wenn es leer ist.

Adresse — Straße, Postleitzahl, Ort und Land.

Die Art ist eine reine Kennzeichnung. Zur Wahl stehen Niederlassung/Filiale, Lager und Produktion. flinkest wertet die Art nirgends aus: Sie steuert weder Preise noch Belege noch Lagerbewegungen und taucht in keiner Auswertung auf. Sie hilft nur beim Auseinanderhalten, wenn ein Kunde viele Adressen hat.

Ist die Anschrift mit Straße, Postleitzahl und Ort vollständig, zeigt flinkest darunter den Bereich Karte mit einer Landkarte zu dieser Adresse. Fehlt eines der drei Felder, bleibt der Bereich weg.

Termine

Hier stehen alle Termine, die gleichzeitig an diesem Kunden und an diesem Standort hängen — die neuesten zuerst, zehn je Seite, mit Name und Zeitraum. Über das Plus-Symbol rechts über der Liste legst du einen neuen Termin an: flinkest schlägt die nächste volle Stunde als Beginn und eine halbe Stunde Dauer vor und trägt Kunde und Standort schon ein. Ein Klick auf einen Termin öffnet ihn zur Ansicht, über das Zeilenmenü bearbeitest oder löschst du ihn.

Termine ohne Standort erscheinen hier nicht. Wurde beim Anlegen kein Standort ausgewählt, gehört der Termin nur dem Kunden und steht deshalb ausschließlich in den Kundendetails und im Kalender.

Belege

Der Reiter Belege zeigt jeden Beleg, dessen Lieferadresse dieser Standort ist — Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften gemeinsam in einer Liste. Am Reiter steht die Anzahl. Die Spalten sind Nr., Typ, Datum und Summe.

Ein Klick auf die Nummer öffnet ein Infofenster mit den Eckdaten zu dieser Belegart — bei Rechnungen etwa Zahlungsstatus und Fälligkeit. Ein Beleg ohne Nummer ist ein Entwurf und wird als Entwurf gekennzeichnet; eine Nummer bekommt er erst beim Finalisieren. Über das Kennzeichen in der Spalte Typ springst du in den Beleg selbst.

Der Reiter erscheint nur, wenn du mindestens eine Belegart sehen darfst. Ein Zeilenmenü gibt es hier nicht — geändert werden Belege in ihren eigenen Listen. Weder die Belege noch die Termine haben auf dieser Seite einen Export oder eine Spaltenauswahl; beides gibt es nur in den Listen der Kundendetails.

Woran es liegt, wenn ein Beleg fehlt. In diese Liste kommt ein Beleg nur, wenn beim Anlegen wirklich dieser Standort als Lieferadresse ausgewählt wurde. Eine von Hand eingetippte Lieferadresse mit demselben Wortlaut genügt nicht — die Verknüpfung entsteht erst über die Auswahl aus den Standorten. Automatisch verknüpft sind Belege, die du hier über Beleg erstellen anlegst, ein Lieferschein aus einer Bestellung mit dieser Lieferadresse, ein Beleg aus einem Arbeitsbericht mit diesem Standort sowie eine Rechnung, die im Rechnungslauf aus solchen Lieferscheinen entsteht.

Aktivitäten und Dokumente

Rechts neben den Reitern stehen zwei feste Bereiche. Aktivitäten sammelt die Aufgaben zu diesem Standort; über das Symbol in der Kopfzeile legst du eine neue an, im Reiter Bevorstehend stehen die offenen, unter durchgeführt die erledigten. Ist noch nichts erfasst, steht dort „noch keine Aktivitäten". Anrufe werden am Kunden erfasst, nicht am Standort — dafür gibt es hier kein Symbol.

Dokumente nimmt Dateien zu diesem Standort auf: Zieh sie in das Feld oben oder klick es an. Jede Zeile zeigt Name, Größe und Datum; über das Zeilenmenü öffnest du Bearbeiten, per E-Mail senden, Download und Löschen. Die Dateien hängen am Standort, nicht am Kunden.

Auf schmalen Bildschirmen rutschen beide Bereiche unter die Reiter und lassen sich dort auf- und zuklappen.

Änderungsprotokoll

Ganz rechts in der Reiterleiste liegt ein Reiter mit Uhr-Symbol. Er zeigt als Zeitstrahl, wer wann was an diesem Standort geändert hat: bei der Neuanlage die Startwerte, danach jedes geänderte Feld mit altem und neuem Wert. Ältere Einträge lädst du über eine Schaltfläche am Ende nach.

Aktionen

Standort bearbeiten. Klicke oben rechts auf Bearbeiten. Es öffnet sich der Dialog Standort bearbeiten mit fünf Abschnitten.

• Allgemein — Name und Typ.
• Adresse — zu Handen, Straße, Postleitzahl, Stadt und Land. Beim Tippen in das Straßenfeld schlägt flinkest passende Adressen vor und füllt Postleitzahl, Stadt und Land gleich mit aus.
• Kommunikation — E-Mail und Telefon.
• Belege — Lieferschein-E-Mail.
• Buchhaltung — Kostenstelle und Kostenschlüssel.

Speichern übernimmt die Änderung, flinkest meldet „Standort wurde erfolgreich gespeichert" und der Dialog schließt sich. Schließen verwirft sie; hast du schon etwas geändert, fragt flinkest unter der Überschrift „Ungespeicherte Änderungen" nach, ob du wirklich verwerfen willst. Beides braucht das Recht, Kundenstandorte zu bearbeiten.

Pflichtfelder. Name, Typ, Straße, Postleitzahl, Stadt und Land müssen gefüllt sein — fehlt eines, wird nicht gespeichert und der Hinweis steht unter dem betroffenen Feld. Sowohl die E-Mail-Adresse als auch die Lieferschein-E-Mail werden auf ein gültiges Format geprüft. Die Textfelder fassen 200 Zeichen, die Postleitzahl 50.

Lieferschein-E-Mail: wann sie wirklich verschickt wird. Der Hinweis am Feld sagt es: „Lieferscheine werden an diese Adresse gesendet. Wenn die Unterschriftsfunktion aktiv ist, wird die E-Mail nach der Unterschrift verschickt. Andernfalls nach der Fertigstellung des Lieferscheins." Verschickt wird der fertige Lieferschein als PDF-Anhang mit dem Betreff „Lieferschein #" und der Belegnummer; danach gilt der Lieferschein als per E-Mail versendet. Ausgelöst wird das nur bei Lieferscheinen, die diesen Standort als Lieferadresse tragen — und nur, wenn hier eine gültige Adresse steht. Ist die Unterschriftsfunktion eingeschaltet, kommt diese Adresse zusätzlich zu den Adressen, die am Kunden für unterschriebene Lieferscheine hinterlegt sind; dieselbe Adresse bekommt die Mail trotzdem nur einmal.

Kostenstelle und Kostenschlüssel: immer nur eines von beiden. Wählst du eine Kostenstelle, leert flinkest den Kostenschlüssel — und umgekehrt. Wirksam wird die Angabe ausschließlich im Rechnungslauf, also beim automatischen Erzeugen von Rechnungen aus Lieferscheinen, und auch dort nur, wenn in den Beleg-Einstellungen die Kostenstellen-Quelle auf Vom Standort oder Vom Standort, sonst vom Kunden steht. Steht sie auf Vom Kunden oder Vom Artikel, bleibt die Angabe am Standort ohne Wirkung. Übernommen wird dabei die Kostenstelle des Standorts; den Kostenschlüssel holt flinkest in jedem Fall vom Kunden.

Beleg für diesen Standort erstellen. Öffne Beleg erstellen und wähle die Belegart. flinkest trägt den Kunden als Empfänger und diesen Standort als Lieferadresse ein, setzt das Belegdatum auf heute und ermittelt das Zahlungsziel der Reihe nach: zuerst aus den Zahlungsbedingungen des Kunden, sonst aus der Standard-Zahlungsbedingung, sonst „30 Tage netto". Kopf- und Fußtexte kommen aus den Beleg-Einstellungen; hat der Kunde eigene Texte hinterlegt, gehen diese vor. Angebot und Kostenvoranschlag entstehen als fertiger Beleg, die übrigen Belegarten als Entwurf — und werden sofort zur Bearbeitung geöffnet.

Das Menü richtet sich nicht nach deinen Rechten. Alle sechs Belegarten stehen darin, unabhängig davon, welche du anlegen darfst. Wählst du eine, für die dir das Recht fehlt, bricht flinkest ab und meldet, dass du das nicht darfst. In den Kundendetails blendet dasselbe Menü die Einträge dagegen aus — dort siehst du also von vornherein nur, was geht.

Bei EU- und Auslandskunden die Exportlieferung nachtragen. Wird ein Beleg von hier aus angelegt, übernimmt er die Umsatzart des Kunden nicht mit: Die Kennzeichnung als innergemeinschaftliche Lieferung oder Ausfuhrlieferung fehlt, und der Beleg wird zunächst mit Umsatzsteuer gerechnet. Setze im Beleg im Abschnitt Buchhaltung das Feld Exportlieferungen von Hand — oder leg den Beleg gleich über die Kundenliste oder die Kundendetails an, dort trägt flinkest die Kennzeichnung selbst ein.

Warum „Das Belegdatum darf nicht früher sein als …" erscheint. Eine Rechnung darf kein Datum tragen, das vor dem der jüngsten fertiggestellten Rechnung liegt. Weil dieser Weg immer das heutige Datum einsetzt, schlägt Rechnung erstellen mit dieser Meldung fehl, sobald schon eine Rechnung mit einem späteren Datum fertig ist. Leg die Rechnung dann über die Kundendetails oder direkt in den Rechnungen an — dort setzt flinkest das früheste zulässige Datum von selbst ein.

Standort löschen. Nicht hier, sondern in den Kundendetails im Reiter Standorte über das Zeilenmenü. Ein Standort wird dabei wirklich entfernt: Bestehende Belege behalten ihre Lieferanschrift als Text, verlieren aber die Verknüpfung zum Standort und verschwinden damit aus dieser Liste. Termine verlieren die Standortangabe ebenfalls; Arbeitsberichte, Projekte und Inventareinträge, die an diesem Standort hängen, werden mitgelöscht. Auch beim Löschen des ganzen Kunden verschwinden seine Standorte mit.

Verwandte Seiten

• Kundendetails
• Kunden
• Kontakt-Einstellungen
• Inventareintrag
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Beleg-Einstellungen
• Arbeitsbericht bearbeiten
• Kalender

Häufige Fragen

Wozu brauche ich überhaupt einen Standort? Ein Standort ist eine zweite, dritte, zehnte Adresse desselben Kunden — Filiale, Lager, Baustelle. Du wählst ihn beim Empfänger eines Belegs als Lieferadresse, im Arbeitsbericht als Ort der Leistung, beim Termin und beim Inventareintrag. Der Vorteil gegenüber einer getippten Adresse: Der Beleg bleibt mit dem Standort verknüpft, taucht in dessen Belegliste auf, und der Standort kann eine eigene Lieferschein-E-Mail-Adresse und eine eigene Kostenstelle haben.

Warum bekommt der Standort keine Lieferschein-E-Mail? Drei Dinge müssen stimmen: Im Standort muss unter Belege eine gültige E-Mail-Adresse stehen, der Lieferschein muss genau diesen Standort als Lieferadresse tragen, und er muss fertiggestellt sein — bei eingeschalteter Unterschriftsfunktion geht die Mail erst nach dem Unterschreiben raus. Eine ungültige Adresse wird stillschweigend übergangen.

Warum steht im Reiter Belege nichts, obwohl der Kunde Rechnungen hat? Der Reiter zeigt nur Belege, die diesen Standort als Lieferadresse haben. Belege an die Hauptanschrift des Kunden oder an eine von Hand eingetippte Adresse gehören keinem Standort und stehen deshalb nur in den Kundendetails.

Die Art des Standorts steht auf „Lager" — legt flinkest damit ein Lager an? Nein. Die Art ist eine reine Beschriftung und hat keinerlei Wirkung: kein Lagerbestand, keine Bewegung, keine Auswertung. Echte Lager mit Beständen sind etwas anderes und werden getrennt geführt.

Wo trage ich die Kostenstelle eines Standorts ein und wann wirkt sie? Im Dialog Standort bearbeiten ganz unten unter Buchhaltung. Wirksam wird sie nur im Rechnungslauf und nur, wenn in den Beleg-Einstellungen die Kostenstellen-Quelle auf „Vom Standort" oder „Vom Standort, sonst vom Kunden" steht. Beim Anlegen einzelner Belege von Hand greift sie nicht.

Ich habe „Standorte aktivieren" ausgeschaltet — sind meine Standorte weg? Nein. Der Schalter in den Kontakt-Einstellungen blendet den Standort-Bereich und alle Standort-Felder nur aus. Die erfassten Standorte bleiben gespeichert und sind nach dem Wiedereinschalten unverändert da.

Wieso sehe ich beim Öffnen nur „Location not found"? Dann gehört der Standort nicht zu dem Kunden, dessen Nummer in der Adresszeile steht — typischerweise nach einem von Hand zusammengesetzten oder veralteten Link. Geh über die Kundendetails in den Reiter Standorte und öffne den Standort von dort.