Arbeitsbericht bearbeiten

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-04

Im Arbeitsbericht-Editor trägst du alles zusammen, was bei einem Einsatz angefallen ist: Kunde und Leistungsadresse, Arbeitszeiten der Mitarbeiter, verbrauchtes Material, Anfahrt und vermietete Geräte, dazu Notizen und Fotos. Am Ende prüfst du den fertigen Bericht als PDF und schließt ihn ab — je nach Einstellung mit einer Unterschrift des Kunden. Bearbeiten lässt sich immer nur ein Entwurf; ein abgeschlossener Bericht ist gesperrt.

Arbeitsbericht-Editor: links die Abschnittsleiste, rechts der Abschnitt Allgemein mit Kunde und Leistungsadresse

Zum Öffnen und Speichern braucht dein Benutzer das Recht auf Arbeitsberichte. Eine Rolle, die nur die eigenen Berichte sehen darf, kann hier nichts speichern.

Aufbau des Editors

Der Bildschirm ist zweigeteilt: Links steht eine schmale Navigationsleiste mit den Abschnitten des Berichts, rechts der jeweils gewählte Abschnitt. Über der Seite zeigt dir der Pfad, in welchem Bericht du bist — Arbeitsberichte › Entwurf – Kundenname › Bearbeiten.

Die Abschnitte in der Reihenfolge der Leiste:

Allgemein · Notizen · Arbeitszeiten · Artikel · Logistik · Ressourcen · Dokumente · Prüfen und Abschließen

Solange noch kein Kunde gewählt ist, steht in der Leiste nur Allgemein — alle weiteren Abschnitte erscheinen erst, wenn der Bericht einem Kunden zugeordnet ist. Ressourcen siehst du nur, wenn Ressourcen in den Arbeitsberichts-Einstellungen eingeschaltet sind. Der letzte Eintrag heißt Prüfen & Unterschreiben, wenn die Unterschriften-Funktion aktiv ist, sonst Prüfen und Abschließen.

Einen Speichern-Knopf für den ganzen Bericht gibt es nicht: Jeder Dialog speichert für sich, sobald du auf Speichern klickst. Schließt du einen Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest nach, ob die Änderungen verworfen werden sollen.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes denselben Bericht — auch aus der iPhone- oder Android-App heraus — aktualisieren sich die Listen im Editor von selbst.

Abgeschlossen heißt gesperrt. Rufst du die Bearbeiten-Adresse eines bereits abgeschlossenen Berichts auf, weist flinkest dich mit einem Hinweis ab und bringt dich in die Detailansicht. Auch einzelne Zeilen lassen sich dann nicht mehr speichern oder löschen. Zurück in den Entwurf kommst du nur über Wiedereröffnen in der Detailansicht — und nur, wenn das in den Einstellungen erlaubt ist und dein Benutzer die Berechtigung dafür hat.

Allgemein

Hier stehen die Kopfdaten des Berichts in einer Box. Ein Klick auf die Box oder auf das Stift-Symbol öffnet den Dialog Allgemein:

Kunde — Pflichtfeld. Erst mit einem Kunden werden die übrigen Abschnitte freigeschaltet. Wählst du einen Kunden, übernimmt flinkest dessen Straße, PLZ, Ort und Land als Leistungsadresse.
Leistungsadresse — die Adresse, an der die Arbeit erbracht wurde („Diese Adresse ist der Ort der Leistungserbringung"). Beim Tippen in das Straßenfeld schlägt flinkest passende Adressen vor und füllt PLZ, Ort und Land mit aus. Sind beim Kunden Standorte eingeschaltet, kannst du über Aus Standorten auswählen einen hinterlegten Standort anklicken und die Adresse samt Standort-Bezeichnung übernehmen.
Objekt — freies Feld für die Anlage, die Maschine oder den Ort des Einsatzes. Ob das Feld ausgefüllt sein muss, legst du in den Arbeitsberichts-Einstellungen fest; ist es Pflicht, lässt sich der Bericht ohne Objekt nicht speichern. Ohne Eintrag steht in der Box „Kein Objekt angegeben".
Zuweisen an — der Mitarbeiter, dem der Bericht gehört. Beim Anlegen bist das du selbst.
Projekt — verknüpft den Bericht mit einem Projekt des Kunden. Das Feld erscheint nur, wenn dein Benutzer Projekte sehen darf und ein Kunde gewählt ist; angeboten werden nur aktive Projekte dieses Kunden.

Ist eine Straße hinterlegt, zeigt flinkest unter der Box eine Karte mit der Leistungsadresse.

Nummer erst am Schluss. Ein Entwurf hat bewusst keine Berichtsnummer — deshalb steht im Pfad oben „Entwurf" statt einer Nummer. Erst beim Abschließen oder Unterschreiben vergibt flinkest die nächste freie Nummer.

Notizen

Zwei Textfelder, beide mit Formatierung:

Notiz — die Beschreibung des Einsatzes. Sie erscheint auf dem Arbeitsbericht und wird beim Verrechnen als Einleitungstext beziehungsweise als Text der Überschriftszeile mitgenommen.
Interne Notiz — nur für euch intern.

Ein Klick auf eine der beiden Boxen öffnet den Dialog Notizen und springt gleich auf den passenden Reiter.

Arbeitszeiten

Der Abschnitt sammelt alle geleisteten Stunden. Oben rechts liegen die Schaltflächen zum Erfassen:

Mitarbeiter hinzufügen — legt einen einzelnen Arbeitszeit-Eintrag an; als Mitarbeiter bist du vorbelegt.
Montage-Partie hinzufügen — legt einen Block für ein Team an. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn Montage-Partien in den Arbeitsberichts-Einstellungen eingeschaltet sind.

Darunter stehen zuerst die Montage-Partien als eigene Blöcke, danach die einzelnen Arbeitszeiten. Beide Listen sortierst du per Ziehen am Anfasser links; die Reihenfolge wird sofort gespeichert und genau so auf das PDF gedruckt. Jede Zeile zeigt Zeitraum, Dauer und Mitarbeiter, dazu Kennzeichen für Garantie und verrechnungsfrei sowie den verknüpften Inventargegenstand. Rechts liegen Bearbeiten, Duplizieren und Löschen. Ist noch nichts erfasst, steht dort „Keine Arbeitszeiten erfasst".

Ein Montage-Partie-Block hat eine eigene Tätigkeitsauswahl (nur bei mehr als einer hinterlegten Tätigkeit), eine Schaltfläche Mitarbeiter hinzufügen für die Zeiten innerhalb der Partie und rechts oben das Löschen der ganzen Partie. Auch innerhalb einer Partie lassen sich die Zeilen ziehen.

Der Dialog Arbeitszeiten enthält:

Mitarbeiter — Pflichtfeld.
Arbeitszeiten — Pflichtfeld, von/bis. Wie du die Zeit auswählst, hängt vom Abrechnungsintervall aus den Einstellungen ab: Bei 5, 15, 30 oder 60 Minuten beziehungsweise Tagen bekommst du eine Zeitleiste im passenden Raster, bei minutengenauer Abrechnung einen Kalender mit Uhrzeit.
Tätigkeit — erscheint nur, wenn mehr als eine Tätigkeit hinterlegt ist; sonst wird die Standard-Tätigkeit automatisch verwendet.
Details — freier Beschreibungstext zu dieser Zeit.
Inventar — verknüpft die Zeit mit einem Gerät beim Kunden. Nur sichtbar, wenn Inventar bei Kunden eingeschaltet ist.
Garantie und verrechnungsfrei — Kennzeichen für Stunden, die dem Kunden nicht verrechnet werden. Die beiden Kästchen siehst du nur, wenn dein Benutzer die jeweilige Berechtigung hat; ohne sie weist flinkest das Speichern ab. Es gibt sie getrennt für Arbeitszeiten und für Artikel.

Zeiten werden auf das Abrechnungsintervall gerundet. Die Minute einer Arbeitszeit muss zum eingestellten Intervall passen, sonst kommt eine Fehlermeldung. Fahrzeiten und Mietzeiten rundet flinkest beim Speichern selbst: der Beginn nach unten, das Ende nach oben.

Der Arbeitszeitraum rechnet sich selbst. Das Datum von–bis am Bericht wird nach jeder Änderung an den Arbeitszeiten neu aus der frühesten und spätesten erfassten Zeit gebildet. Du musst es nirgends eintragen.

Stunden einer Montage-Partie. Die Partie führt die Summe der Stunden ihrer Mitarbeiter geteilt durch die Anzahl der beteiligten Mitarbeiter — also die Einsatzdauer der Partie, nicht die aufsummierten Mannstunden.

Tätigkeiten müssen existieren. Ohne mindestens eine hinterlegte Tätigkeit meldet der Abschnitt Arbeitszeiten einen Fehler. Eine Montage-Partie lässt sich zudem nur anlegen, wenn eine Tätigkeit als Standard markiert ist.

Artikel

Hier erfasst du das verbrauchte Material. Oben rechts:

Aus dem Katalog — öffnet die Artikelauswahl mit Kategorien, Suche und Blätterleiste. Welche Kategorien angeboten werden, kannst du in den Arbeitsberichts-Einstellungen einschränken. Ein Klick auf einen Artikel legt die Position mit Menge 1 an und öffnet sie sofort zum Bearbeiten.
Manuelle Eingabe — legt eine freie Position an, die keinen Artikel aus dem Stamm braucht.
SHT LS — lädt Positionen aus einem Lieferschein des Großhändlers. Nur mit aktivem Plugin sichtbar.

Jede Zeile zeigt „Menge × Bezeichnung", die Einheit, die Artikelnummer, einen verknüpften Inventargegenstand sowie die Kennzeichen Garantie und verrechnungsfrei. Auch diese Liste sortierst du per Ziehen. Ist nichts erfasst, steht dort „Keine Artikel hinzugefügt".

Im Dialog Artikel hinzufügen oder anpassen stehen:

Menge — Pflichtfeld, mit Plus/Minus und bis zu zwei Nachkommastellen.
Einheit, Name, Artikelnummer — bei Katalogartikeln fest vorgegeben und nicht änderbar. Bei einer manuellen Position gibst du Einheit und Name selbst ein, beide sind Pflicht.
Beschreibung — freier Text zu dieser Position.
Arbeitszeit-Zuordnung → Zeitposition (optional) — ordnet das Material einer der erfassten Arbeitszeiten zu. Die Auswahl zeigt Mitarbeiter und Zeitraum.
Inventar, Garantie, verrechnungsfrei — wie bei den Arbeitszeiten.

Ein Arbeitsbericht bucht übrigens keinen Lagerbestand ab: Das Material hier ist eine Leistungsaufstellung. Bestände bewegt erst der Lieferschein.

Logistik

Der Abschnitt hält Anfahrt und Fahrzeiten fest. Solange noch kein Eintrag existiert, blendet flinkest oben den Vorschlag ein: die Firmenadresse, ein Pfeil, die Leistungsadresse und darunter die berechnete Strecke samt Fahrdauer. Ein Klick auf übernehmen legt einen neuen Eintrag mit dieser Kilometerzahl an — aufgerundet auf ganze Kilometer. Löschst du später alle Einträge wieder, erscheint der Vorschlag erneut.

Über Hinzufügen legst du einen Eintrag von Hand an. Jede Zeile zeigt die Kilometer, den Zeitraum, Kennzeichen, Kennzeichen-Schild und Namen des Fahrzeugs sowie den Fahrer; sortieren, bearbeiten, duplizieren und löschen funktioniert wie in den anderen Abschnitten.

Der Dialog für den Logistik-Eintrag enthält:

Distanz — Pflichtfeld in Kilometern, höchstens 9999.
Fahrzeit — Pflichtfeld, im selben Abrechnungsintervall wie die Arbeitszeiten.
Fahrzeug — Pflichtfeld, aus den hinterlegten Fahrzeugen.
Fahrer — Pflichtfeld. Ist genau ein Fahrzeug auf dich zugewiesen, trägt flinkest es beim Wählen eines Fahrers automatisch ein.
verrechnungsfrei — Fahrt wird dem Kunden nicht verrechnet.
Beschreibung — freier Text.

Ressourcen

Hier hältst du fest, welche Geräte du beim Einsatz vermietet hast. Der Abschnitt erscheint nur, wenn Ressourcen in den Arbeitsberichts-Einstellungen eingeschaltet sind.

Hinzufügen öffnet den Dialog Hinzufügen/Bearbeiten einer Resource:

Ressource — Pflichtfeld. Angeboten werden nur Ressourcen, die als vermietbar gekennzeichnet sind. Hat die gewählte Ressource kein Abrechnungsintervall hinterlegt, meldet flinkest das und der Eintrag lässt sich nicht sinnvoll speichern.
Menge — Pflichtfeld, ganze Stück, mindestens 1.
Zeitraum — bei tageweiser Vermietung zwei Datumsfelder Von und Bis (das Bis-Datum darf nicht vor dem Von-Datum liegen), sonst eine Zeitleiste im Intervall der Ressource.
Beschreibung — freier Text.

Jede Zeile zeigt „Menge × Ressource" und die Mietdauer — bei Tagesvermietung als Anzahl Tage, sonst als Zeitraum mit Uhrzeit. Ist nichts erfasst, steht dort „Keine Ressourcen hinzugefügt".

Dokumente

Ganz oben liegt ein Ablagefeld: Zieh Fotos hinein oder klicke es an, um Dateien auszuwählen. Mehrere Dateien auf einmal sind möglich. Darunter erscheinen die Bilder als Vorschaukacheln; ein Klick öffnet sie groß, das rote Symbol an der Ecke löscht ein Bild nach einer Rückfrage.

Angezeigt werden hier die Bilder des Berichts (JPG und PNG). Ob die Fotos zusätzlich hinten an das Arbeitsbericht-PDF angehängt werden, stellst du in den Arbeitsberichts-Einstellungen ein — viele oder sehr große Fotos machen das PDF spürbar langsamer.

Prüfen und Abschließen

Der letzte Abschnitt zeigt das fertige Arbeitsbericht-PDF — genau das Dokument, das dein Kunde bekommt. Solange der Bericht ein Entwurf ist, trägt es das Wasserzeichen „Entwurf".

Oben rechts steht je nach Einstellung eine von zwei Schaltflächen:

Abschließen — wenn die Unterschriften-Funktion aus ist. Nach der Rückfrage „Soll der Arbeitsbericht abgeschlossen werden? Spätere Änderungen sind nicht mehr möglich" wird der Bericht abgeschlossen, bekommt seine Nummer und öffnet sich in der Detailansicht.
Unterschreiben und Abschließen — wenn die Unterschriften-Funktion an ist. Es öffnet sich ein Feld, in dem der Kunde mit Finger oder Maus unterschreibt und seinen Namen einträgt.

Das PDF wird bei Bedarf neu erzeugt. Jedes Mal, wenn du diesen Abschnitt öffnest, baut flinkest das PDF aus dem aktuellen Stand neu auf — deshalb siehst du hier immer den letzten Stand.

Was im PDF landet. Einzelne Arbeitszeiten, die als Garantie oder verrechnungsfrei markiert sind, werden auf dem Arbeitsbericht nicht gedruckt; innerhalb einer Montage-Partie erscheinen sie sehr wohl. Verrechnungsfreie Logistik-Einträge werden ebenfalls nicht gedruckt. Ob Mitarbeiternamen im Klartext oder als Platzhalter erscheinen, steuerst du in den Arbeitsberichts-Einstellungen.

Was beim Unterschreiben passiert. flinkest setzt den Bericht auf abgeschlossen, vergibt die Nummer, erzeugt ein unterschriebenes PDF und legt es als Dokument beim Bericht ab. Dieses Dokument lässt sich nicht löschen. Ist zusätzlich der automatische Versand aktiviert, geht der unterschriebene Bericht sofort an die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse; fehlt dort eine Adresse, wird nichts versendet. Betreff und Text stammen aus den Arbeitsberichts-Einstellungen.

Aktionen

Kunde setzen oder wechseln. Abschnitt Allgemein → Box anklicken → Kunde wählen → Speichern. Erst danach sind die übrigen Abschnitte da.

Eintrag anlegen. In jedem Abschnitt über die Schaltflächen oben rechts. Der Dialog speichert die neue Zeile sofort.

Eintrag bearbeiten. Stift-Symbol in der Zeile — oder die Zeile selbst anklicken.

Eintrag duplizieren. Kopier-Symbol in der Zeile. flinkest öffnet eine Kopie im Dialog, die du anpasst und dann speicherst.

Eintrag löschen. Papierkorb-Symbol, mit Rückfrage. Beim Löschen einer Montage-Partie fragt flinkest gesondert nach.

Reihenfolge ändern. Zeile am Anfasser links an ihren neuen Platz ziehen. Das gilt für Montage-Partien, Arbeitszeiten (auch innerhalb einer Partie), Artikel, Logistik und Ressourcen. Die neue Reihenfolge wird sofort gespeichert und bestimmt die Reihenfolge im PDF.

Bericht abschließen. Abschnitt Prüfen und Abschließen → Abschließen beziehungsweise Unterschreiben und Abschließen.

Aus der Zeiterfassung heraus. Beendest du in der Zeiterfassung einen Kundeneinsatz — beim Ausstempeln oder wenn du den Kunden von der laufenden Zeit entfernst — fragt flinkest, ob daraus ein Arbeitsbericht werden soll. Sagst du ja, entsteht ein Entwurf mit Kunde, Projekt und einer Arbeitszeit über den erfassten Zeitraum, und dieser Editor öffnet sich direkt. Die Rückfrage kommt nur, wenn du Arbeitsberichte bearbeiten darfst.

Häufige Fragen

Warum sehe ich nur den Abschnitt „Allgemein"? Weil dem Bericht noch kein Kunde zugeordnet ist. Öffne Allgemein, wähle den Kunden und speichere — danach erscheinen Notizen, Arbeitszeiten, Artikel, Logistik, Dokumente und der Abschluss-Abschnitt.

Wo ist der Speichern-Knopf für den ganzen Bericht? Es gibt keinen. Jeder Dialog speichert für sich: Kopfdaten, Notizen und jede einzelne Zeile werden beim Klick auf Speichern sofort geschrieben. Reihenfolge-Änderungen per Ziehen werden ebenfalls sofort gespeichert.

Warum lässt sich meine Arbeitszeit nicht speichern? Prüfe drei Dinge: Ist ein Mitarbeiter gewählt? Liegt das Ende nach dem Beginn? Und passen die Minuten zum eingestellten Abrechnungsintervall — bei 15 Minuten also :00, :15, :30 oder :45? Bei den Kennzeichen Garantie und verrechnungsfrei kann außerdem die Berechtigung fehlen.

Warum steht mein Objekt-Feld auf Pflicht? Weil in den Arbeitsberichts-Einstellungen festgelegt ist, dass das Objekt ausgefüllt sein muss. Ohne Eintrag lässt sich der Bericht nicht speichern und damit auch nicht abschließen.

Warum fehlen einzelne Stunden auf dem Arbeitsbericht-PDF? Einzelne Arbeitszeiten mit dem Kennzeichen Garantie oder verrechnungsfrei werden nicht gedruckt, ebenso verrechnungsfreie Logistik-Einträge. Innerhalb einer Montage-Partie erscheinen auch gekennzeichnete Zeiten.

Der Kilometer-Vorschlag ist verschwunden — wie bekomme ich ihn zurück? Der Vorschlag erscheint nur, solange in der Logistik noch kein Eintrag steht. Löschst du alle Logistik-Einträge, wird er wieder eingeblendet.

Warum hat mein Entwurf keine Berichtsnummer? Weil sie erst beim Abschließen oder Unterschreiben vergeben wird. Bis dahin steht im Pfad oben „Entwurf" mit dem Kundennamen. So bleibt der Nummernkreis lückenlos, auch wenn ein Entwurf am Ende doch verworfen wird.

Ich habe den Bericht abgeschlossen und muss noch etwas ändern — geht das? Nur über Wiedereröffnen in der Detailansicht, und auch das nur, wenn es in den Arbeitsberichts-Einstellungen erlaubt ist und du die Berechtigung hast. Dabei gehen Berichtsnummer und Unterschrift verloren.