Arbeitsbericht bearbeiten

Im Arbeitsbericht-Editor hältst du fest, was bei einem Einsatz beim Kunden angefallen ist: für wen und wo gearbeitet wurde, wer wie lange gearbeitet hat, welches Material verbraucht wurde, welche Fahrten und gemieteten Geräte dazugehören, dazu Notizen, Formulare und Fotos. Ein Arbeitsbericht ist damit der Leistungsnachweis gegenüber dem Kunden und gleichzeitig die Grundlage, aus der später die Rechnung oder der Lieferschein entsteht. Am Ende prüfst du das fertige PDF und schließt den Bericht ab — je nach Einstellung mit einer Unterschrift des Kunden direkt am Gerät. Bearbeiten lässt sich immer nur ein Entwurf; einen abgeschlossenen Bericht verwaltest du in der Arbeitsbericht-Detailansicht, die Übersicht aller Berichte findest du unter Arbeitsberichte.

Zugriff und Grundgerüst

Wer den Editor öffnet

Den Editor erreichst du nur, wenn drei Dinge zusammenkommen, und flinkest prüft sie in dieser Reihenfolge:

1. Dein Benutzer darf Arbeitsberichte überhaupt sehen — alle oder zumindest die eigenen. Fehlt beides, landest du auf der Hinweisseite für fehlende Berechtigungen.
2. Das Modul Arbeitsberichte ist unter Einstellungen → Module eingeschaltet. Ist das Modul Arbeitsberichte ausgeschaltet, landest du auf der Seite „Modul ausgeschaltet"; die Menüpunkte verschwinden, die Daten bleiben erhalten.
3. Dein Benutzer hat die Berechtigung Arbeitsberichte bearbeiten — sie schließt das Ansehen aller Berichte automatisch mit ein — oder Eigene Arbeitsberichte bearbeiten. Wer nur ansehen darf, wird beim Aufruf der Bearbeiten-Adresse sofort auf die Hinweisseite umgeleitet — unabhängig vom Status des Berichts. Mit der Berechtigung für die eigenen Berichte öffnet sich der Editor nur für Berichte, die du angelegt hast oder die dir zugewiesen sind. Einen fremden Bericht kannst du mit „Eigene Arbeitsberichte einsehen“ gar nicht öffnen; darfst du zusätzlich alle Arbeitsberichte ansehen, meldet flinkest „Sie dürfen nur Arbeitsberichte bearbeiten, die Sie angelegt haben oder die Ihnen zugewiesen sind“ und schickt dich in die Detailansicht.

Welche Rechte eine Rolle enthält, legst du unter Rollen fest.

Wege in den Editor

Ein Arbeitsbericht beginnt immer als Entwurf, und es gibt mehrere Stellen, an denen einer entsteht. Danach öffnet sich jedes Mal dieser Editor:

• Neu in der Liste Arbeitsberichte legt sofort einen leeren Entwurf an, der dir zugewiesen ist — noch ohne Kunden.
• In den Kundendetails startest du nach der Rückfrage einen Bericht, in dem der Kunde und seine Anschrift als Leistungsadresse schon eingetragen sind. In den Projektdetails sind zusätzlich das Projekt und sein Referenztext übernommen, als Leistungsadresse die Adresse des Projekts.
• Im Kalender legt Arbeitsbericht erstellen an einem Termin einen Entwurf mit Kunde, Adresse und — außer bei ganztägigen Terminen — je einer Arbeitszeit pro Teilnehmer an. Der Bericht merkt sich den Termin: Danach bietet derselbe Termin Arbeitsbericht … öffnen (bei einem Entwurf Arbeitsbericht-Entwurf öffnen) statt eines zweiten Berichts an.
• In der Zeiterfassung fragt flinkest beim Ausstempeln mit Kunde, beim Entfernen oder Wechseln des Kunden an der laufenden Zeit „Möchten Sie einen Arbeitsbericht erstellen?". Bei Ja entsteht ein Entwurf mit Kunde, Projekt und einer Arbeitszeit über den erfassten Zeitraum. Bist du in diesem Zeitraum schon auf einem anderen Arbeitsbericht gebucht, bietet flinkest statt eines neuen Entwurfs an, diesen Bericht zu öffnen („Bereits gebucht“, Arbeitsbericht öffnen); darfst du ihn nicht sehen, weist flinkest nur darauf hin und legt keinen Entwurf an. Die Rückfrage kommt nur, wenn du Arbeitsberichte bearbeiten darfst und das Modul Arbeitsberichte eingeschaltet ist.
• Folgearbeitsbericht erstellen in der Arbeitsbericht-Detailansicht übernimmt Kunde, Leistungsadresse samt Standort, Projekt und Objekt aus dem ursprünglichen Bericht — Arbeitszeiten, Artikel und Notizen nicht. Zugewiesen bist du selbst.

Gerundet auf das Raster. Übernimmt flinkest eine Zeit aus der Zeiterfassung oder aus einem Termin, dehnt es sie auf das Abrechnungsintervall aus den Arbeitsberichts-Einstellungen aus: Der Beginn wird abgerundet, das Ende aufgerundet — bei 15 Minuten wird aus 07:21–07:52 also 07:15–08:00.

Aufbau des Editors

Links steht eine schmale Abschnittsleiste, rechts der jeweils gewählte Abschnitt. Die Abschnitte in der Reihenfolge der Leiste: Allgemein · Notizen · Arbeitszeiten · Artikel · Logistik · Ressourcen · Formulare · Dokumente · Prüfen und Abschließen.

• Solange dem Bericht kein Kunde zugeordnet ist, zeigt die Leiste nur Allgemein. Erst mit Kunde erscheinen alle anderen Abschnitte — ohne Empfänger lassen sich Zeiten, Material und Fahrten niemandem zuordnen, und Standorte, Projekte und Inventar hängen am Kunden.
• Ressourcen erscheint nur, wenn Ressourcen in den Arbeitsberichts-Einstellungen aktiviert sind und das Modul Ressourcen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.
• Formulare erscheint nur, wenn mindestens ein aktives Formular in den Arbeitsberichts-Einstellungen für Arbeitsberichte zugewiesen ist oder am Bericht ein vollständig ausgefülltes Formular hängt, das im Formular-Generator inzwischen deaktiviert oder gelöscht wurde. Fehlen darin noch Pflichtangaben, ist der Eintrag rot und zeigt ihre Zahl (siehe Formulare).
• Der letzte Eintrag heißt Prüfen & Unterschreiben, wenn die Unterschriften-Funktion in den Arbeitsberichts-Einstellungen aktiv ist, sonst Prüfen und Abschließen.

Der geöffnete Abschnitt steht in der Adresse der Seite. Ein geteilter Link oder ein Neuladen öffnet also wieder denselben Abschnitt; ohne Angabe startet der Editor bei Allgemein.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes denselben Bericht — am Computer oder aus den mobilen Apps für iPhone und Android —, laden sich Kopfdaten, Arbeitszeiten, Montage-Partien, Artikel, Ressourcen, Fahrten und Fotos im geöffneten Editor von selbst nach.

Speichern und ungespeicherte Änderungen

Kein Speichern-Knopf für alles. Jeder Dialog speichert für sich, sobald du darin auf Speichern klickst; eine Umsortierung per Ziehen wird sofort gespeichert. Schließt du einen Dialog mit Schließen, obwohl du etwas geändert hast, fragt flinkest mit „Ungespeicherte Änderungen" nach: Ja, Änderungen verwerfen schließt ohne Speichern, Zurück zur Bearbeitung bringt dich zurück in den Dialog. Ohne Änderung schließt der Dialog sofort.

Auch beim Verlassen der Seite. Am Handy ist die Zurück-Geste schnell passiert, und eine halb erfasste Arbeitszeit oder Position wäre dann einfach weg. Verlässt du den Editor, während ein Bearbeiten-Dialog mit Änderungen offen ist — etwa mit der Zurück-Taste bzw. Zurück-Geste im Browser, auch am Handy —, stellt flinkest dieselbe Frage „Ungespeicherte Änderungen": „Sie haben ungespeicherte Änderungen. Wenn Sie die Seite jetzt verlassen, gehen Ihre Änderungen verloren." Zurück zur Bearbeitung lässt dich auf der Seite, der Dialog bleibt mit deinen Eingaben offen; Ja, Änderungen verwerfen verlässt die Seite ohne zu speichern. Lädst du die Seite neu oder schließt den Browser-Tab, fragt stattdessen der Browser mit seiner eigenen Meldung nach. Das gilt für die Dialoge in Allgemein, Notizen, Arbeitszeiten (auch für Zeiten einer Montage-Partie), Artikel, Logistik und Ressourcen. Ist der Dialog offen, aber unverändert, verlässt du die Seite ohne Rückfrage. Der Abschnitt Formulare fragt nicht nach — seine Felder speichern sich, sobald du ein Feld verlässt.

Abgeschlossen heißt gesperrt

Ein abgeschlossener oder unterschriebener Bericht ist der verbindliche Nachweis gegenüber deinem Kunden — er wird deshalb nicht mehr verändert. Rufst du die Bearbeiten-Adresse eines solchen Berichts auf, meldet flinkest „Dieser Arbeitsbericht wurde bereits abgeschlossen. Bearbeiten ist nicht möglich" und öffnet stattdessen die Arbeitsbericht-Detailansicht. Ein archivierter Bericht gilt dabei genauso als abgeschlossen.

Die Sperre gilt nicht nur für den Kopf, sondern für jede Zeile: Arbeitszeiten, Montage-Partien, Artikel, Ressourcen und Fahrten lassen sich an einem abgeschlossenen Bericht weder anlegen noch ändern noch löschen — auch nicht aus den mobilen Apps. flinkest antwortet dann mit „Speichern nicht möglich, dieser Arbeitsbericht ist bereits abgeschlossen" bzw. „Löschen nicht möglich, dieser Arbeitsbericht ist bereits abgeschlossen". Fahrten eines abgeschlossenen Berichts lassen sich nur noch stornieren.

Zurück in den Entwurf kommt ein Bericht nur über Wiedereröffnen in der Detailansicht — und nur, wenn das in den Einstellungen erlaubt ist, dein Benutzer die Berechtigung dafür hat und der Bericht noch nicht verrechnet ist. Dabei verliert er Nummer und Unterschrift. Ein archivierter Bericht muss vorher entarchiviert werden.

Allgemein

Kunde und Leistungsadresse

Der Abschnitt Allgemein zeigt die Kopfdaten in einer Box. Solange kein Kunde gewählt ist, steht dort die Schaltfläche Kunde auswählen; danach zeigt die Box Kunde, Leistungsadresse, Objekt, den zugewiesenen Mitarbeiter und das Projekt. Ein Klick auf die Box oder auf das Stift-Symbol öffnet den Dialog „Allgemein".

• Kunde — wähle den Kunden, für den gearbeitet wurde; angeboten werden nur Kontakte vom Typ Kunde. Wählst du einen Kunden, übernimmt flinkest dessen Straße, PLZ, Ort und Land als Leistungsadresse und leert eine vorher gewählte Standort-Zuordnung. Entfernst du den Kunden mit dem Löschen-Symbol im Feld, werden Adresse und Standort ebenfalls geleert — ein falsch gewählter Kunde hinterlässt so keine fremde Adresse.
• Leistungsadresse — der Ort, an dem die Arbeit erbracht wurde („Diese Adresse ist der Ort der Leistungserbringung"). Das ist oft nicht die Rechnungsadresse: eine Filiale, ein Objekt des Kunden, eine Wohnung eines Mieters. Die Felder Straße, Postleitzahl, Stadt und Land kannst du jederzeit überschreiben. Beim Tippen in Straße schlägt flinkest passende Adressen vor; übernimmst du einen Vorschlag, füllen sich PLZ, Stadt und Land mit.

Wo Kunde und Leistungsadresse wirken. Auf dem Arbeitsbericht-PDF steht oben links unter „Empfänger" Name und Anschrift des Kunden, darunter unter „Adresse der Leistungserbringung" die Leistungsadresse. Rechnest du den Bericht einzeln ab (Beleg erstellen in der Detailansicht), wird der Kunde zum Belegempfänger und die Leistungsadresse zur Lieferadresse des Belegs. Fehlen beim Kunden Teile der Anschrift, nimmt flinkest für die Rechnungsanschrift die Leistungsadresse. Auf dem Rechnungs-PDF und in der Übersichtskarte der Beleg-Detailansicht erscheint die Lieferadresse nur, wenn sie von der Rechnungsanschrift abweicht — dafür reicht schon ein abweichender Name, etwa die Bezeichnung eines Standorts an der Firmenadresse des Kunden. Auf dem Lieferschein-PDF steht sie immer. Beim gemeinsamen Abrechnen mehrerer Berichte in der Liste ist die Lieferadresse dagegen die Anschrift des Kunden. Die Leistungsadresse ist außerdem das Ziel des Kilometer-Vorschlags im Abschnitt Logistik.

Kunde ist die Voraussetzung für alles Weitere. Gespeichert werden kann der Kopf auch ohne Kunden — aber erst mit Kunde erscheinen die übrigen Abschnitte, und erst dann lässt sich der Bericht prüfen und abschließen.

Standort des Kunden übernehmen

Hat dein Kunde mehrere Standorte, musst du die Adresse nicht jedes Mal abtippen. Sind Standorte bei Kunden in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet, hat die Gruppe Leistungsadresse zusätzlich:

• das Feld Standort-Bezeichnung — der Name des Standorts, zum Beispiel „Filiale Nord";
• rechts neben den Adressfeldern ein Listen-Symbol mit dem Hinweis Aus Standorten auswählen. Es öffnet seitlich eine Liste der Standorte dieses Kunden mit Name, Ansprechperson und Anschrift. Ein Klick übernimmt Bezeichnung, Straße, PLZ, Stadt und Land und verknüpft den Bericht mit dem Standort. Ohne gewählten Kunden steht dort „Bitte zuerst einen Kunden auswählen", hat der Kunde keine Standorte, „Keine Standorte für diesen Kunden gefunden". Die Liste wird beim Öffnen geladen und nach einem Kundenwechsel neu geholt. Das Listen-Symbol erscheint nur mit der Berechtigung Kundenstandorte ansehen; ohne sie trägst du die Adresse direkt in die Felder ein.

Wirkung. Die Standort-Bezeichnung steht fett über der Leistungsadresse — in der Box und auf dem PDF. Beim Einzelbeleg übernimmt flinkest den verknüpften Standort als Lieferstandort und die Standort-Bezeichnung (ohne eigene Bezeichnung den Namen des verknüpften Standorts) als Namen der Lieferadresse; er steht über der Anschrift, hervorgehoben wie der Empfängername.

Objekt

Das Feld Objekt benennt genauer, woran gearbeitet wurde — ein Gebäudeteil, eine Anlage, eine Maschine, eine Wohnungsnummer. Bei Kunden mit mehreren Anlagen an derselben Adresse ist das oft die entscheidende Angabe. Ohne Eintrag zeigt die Box „Kein Objekt angegeben".

Ob das Feld ausgefüllt sein muss, bestimmt die Einstellung „Objekt-Feld als Pflichtfeld festlegen" in den Arbeitsberichts-Einstellungen. Ist sie aktiv, ist das Feld mit einem Stern als Pflicht markiert. Gebraucht wird das Objekt erst zum Abschließen und Unterschreiben: Den Entwurf kannst du ohne Objekt anlegen und speichern — auch aus einem Termin, aus der Zeiterfassung oder über Neu in der Liste —, und das Objekt nachtragen, sobald du es kennst. Fehlt es noch, ist im Abschnitt Prüfen und Abschließen Abschließen bzw. Unterschreiben und Abschließen gesperrt (siehe Abschließen). Ein Objekt nur aus Leerzeichen zählt als leer.

Wirkung. Das Objekt steht auf dem PDF oben rechts in der Datenbox; auf den Beleg wird es nicht übertragen. Ein Folgearbeitsbericht übernimmt es.

Mitarbeiter zuweisen

In der Gruppe Mitarbeiter legt Zuweisen an fest, wem der Bericht gehört — wer sich um diesen Einsatz kümmert. Beim Anlegen über Neu bist das du selbst; dein eigener Name ist in der Auswahl mit „(ich)" gekennzeichnet. Angeboten werden nur aktive Mitarbeiter.

Wirkung. Die Zuweisung steuert, wer den Bericht sieht: Benutzer, die nur ihre eigenen Arbeitsberichte sehen dürfen, sehen genau die Berichte, die sie angelegt haben oder die ihnen zugewiesen sind. In der Liste Arbeitsberichte findet der Schnellfilter „mir zugewiesen" deine Berichte. Auf PDF und Beleg erscheint die Zuweisung nicht.

Deaktivierte Mitarbeiter. Wird der zugewiesene Mitarbeiter später deaktiviert, bleibt die Zuweisung bestehen und die Box zeigt neben dem Namen Inaktiv. Neu zuweisen kannst du einen deaktivierten Mitarbeiter nicht; flinkest würde das mit „Benutzer ist deaktiviert" ablehnen.

Projekt zuordnen

Gehört der Einsatz zu einem laufenden Projekt, ordnest du es in der Gruppe Projekt zu. Das Feld erscheint nur, wenn dein Benutzer Projekte sehen darf und ein Kunde gewählt ist; angeboten werden nur aktive Projekte dieses Kunden, sonst steht dort „Keine aktiven Projekte gefunden für diesen Kunden".

Wirkung. Die Arbeitszeiten zählen dann in den Projektdetails zur Projektzeit. Auf dem PDF stehen in der Datenbox Projektnummer, „Ihre Projektnummer" und „Ihre Referenznummer" aus dem Projekt. Der Einzelbeleg übernimmt das Projekt; ein gemeinsamer Beleg mehrerer Berichte nur, wenn alle zum selben Projekt gehören. E-Mails zum Bericht werden ebenfalls mit dem Projekt verknüpft.

Karte der Leistungsadresse

Ist eine Straße eingetragen, zeigt flinkest unter der Box eine Karte mit der Leistungsadresse — zur Orientierung bei Anfahrt und Planung. Sie aktualisiert sich nach dem Speichern einer neuen Adresse.

Notizen

Notiz und interne Notiz

Der Abschnitt Notizen hat zwei Boxen, beide mit Formatierung:

• Notiz — die Beschreibung des Einsatzes für den Kunden („Notiz hier einfügen", solange sie leer ist).
• Interne Notiz — Absprachen nur für euch, etwa Zugangscodes oder offene Punkte („Interne Notiz hier einfügen").

Ein Klick auf eine der Boxen öffnet den Dialog „Notizen" mit den Reitern Beschreibung und Interne Notiz und springt gleich auf den passenden Reiter. Gespeichert werden beide Texte zusammen mit Speichern.

Wo die Notiz wirkt. Die Notiz steht auf dem Arbeitsbericht-PDF direkt unter der Überschrift „Arbeitsbericht". Beim Einzelbeleg wird sie zum Kopftext des Belegs. Beim gemeinsamen Beleg mehrerer Berichte steht sie bei der Überschrift des jeweiligen Berichts bzw. in seiner Gruppe. Ein Folgearbeitsbericht übernimmt sie nicht.

Die interne Notiz bleibt intern. Sie erscheint weder auf dem PDF noch auf einem Beleg, sondern nur in der Detailansicht unter „Beschreibung (intern)".

Textbausteine einfügen. Wiederkehrende Formulierungen — etwa ein Standardsatz zur Übergabe oder zu Sicherheitshinweisen — musst du nicht jedes Mal tippen. Im Dialog „Notizen" (Reiter Beschreibung und Interne Notiz), in den Details einer Arbeitszeit und in der Beschreibung bei Artikel und Ressource öffnet das Textbaustein-Symbol in der Formatierungsleiste ein Popover mit den passenden Textbausteinen: allen mit Bereich Arbeitsberichte und allen mit Bereich Allgemein. Ein Klick fügt den Baustein an der Cursorposition ein. Das Symbol erscheint, sobald es mindestens einen solchen Baustein gibt oder du eigene Textbausteine anlegen darfst.

Arbeitszeiten

Einzelne Arbeitszeit erfassen

Der Abschnitt sammelt, wer wie lange gearbeitet hat. Mitarbeiter hinzufügen oben rechts öffnet einen neuen Eintrag, in dem du als Mitarbeiter und die Standard-Tätigkeit vorbelegt sind.

Der Dialog Arbeitszeiten enthält:

• Mitarbeiter — Pflichtfeld. Angeboten werden aktive Mitarbeiter, du selbst mit „(ich)".
• Arbeitszeiten — Pflichtfeld, Beginn und Ende (mehr dazu im nächsten Absatz).
• Tätigkeit — die Tätigkeit dieser Zeit. Das Feld erscheint nur, wenn mehr als eine Tätigkeit für Arbeitsberichte angelegt ist; sonst gilt automatisch die Standard-Tätigkeit.
• Details (optional) — ein formatierter Text zu genau dieser Zeit, zum Beispiel was in dieser Stunde erledigt wurde.
• Unter Sonstiges (optional): Inventar (optional) verknüpft die Zeit mit einem Gerät beim Kunden — nur, wenn Inventar bei Kunden in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist und du die Berechtigung Lager ansehen hast. Dazu die Kästchen Garantie und verrechnungsfrei (siehe unten).

Nach Speichern meldet flinkest „Arbeitszeit wurde gespeichert" und die Zeile erscheint in der Liste. Ist noch nichts erfasst, steht dort „Keine Arbeitszeiten erfasst".

Tätigkeiten müssen existieren. Ist in den Einstellungen keine einzige Tätigkeit angelegt, meldet der Abschnitt „Keine Tätigkeiten in den Einstellungen definiert".

Was auf PDF und Beleg landet. Auf dem PDF steht jede Einzelzeit mit Mitarbeitername, Dauer, Zeitraum und darunter dem Text aus Details; die Tätigkeit erscheint als eigene Spalte, wenn „Tätigkeitsspalte im Arbeitsbericht anzeigen" in den Arbeitsberichts-Einstellungen aktiv ist. Ist in den Einstellungen der alternative Anzeigename aktiv, steht statt des Klarnamens der Anzeigename des Benutzers oder, falls keiner hinterlegt ist, der allgemeine Ersatzname — auf dem PDF und, solange der Beleg Mitarbeiternamen andruckt (siehe nächster Absatz), auch dort. Beim Abrechnen wird aus der Zeit eine Position mit den Stunden als Menge und dem Artikel der Tätigkeit — hat der Mitarbeiter einen eigenen „Artikel für Stundensatz", geht dieser vor.

Positionstext auf dem Beleg. Ab Werk enthält der Text der Position den Mitarbeiternamen mit Datum und Uhrzeit, darunter den Text aus Details. Wie viel davon wirklich auf dem Beleg steht, legt der Block Positionstexte auf der Rechnung in den Arbeitsberichts-Einstellungen fest: Arbeitszeit: Datum und Uhrzeit mit den Stufen Datum und Uhrzeit, Nur Datum oder Ohne Datum und Uhrzeit, dazu Mitarbeiternamen andrucken und Notizen der Zeitbuchungen andrucken. Der Block wirkt trotz seines Namens auf jeden Beleg aus dem Bericht, auch auf den Lieferschein. So lässt sich der Positionstext bis auf Artikel und Menge kürzen, während der Arbeitsbericht selbst alle Details behält — das PDF des Berichts ändert sich dadurch nicht, und Menge und Preis bleiben immer gleich. Bei Nach Tag gruppieren fehlt das Datum in der Zeile, weil es schon in der Tagesüberschrift steht (siehe Was auf dem Beleg landet).

Das Berichtsdatum rechnet sich selbst. Nach jedem Speichern oder Löschen einer Arbeitszeit setzt flinkest das Datum des Berichts neu auf die früheste und späteste erfasste Zeit. Eintragen musst du es nirgends. Hat der Bericht gar keine Arbeitszeit — etwa nur Material oder nur eine Fahrt —, ergibt sich das Datum aus den übrigen Positionen: den Zeiträumen der Ressourcen und der dienstlichen, nicht stornierten Fahrten sowie dem Tag, an dem Artikel erfasst wurden. Erst ein Bericht ganz ohne Positionen hat kein Datum. Dieses Datum bestimmt auch, in welchem Zeitraum des Nummernkreises der Bericht beim Abschließen seine Nummer bekommt — bei einem monatlich oder jährlich neu startenden Zähler zählt also der Arbeitstag, nicht der Tag des Abschließens.

Überstunden und Zuschläge. Im Editor trägst du nur die tatsächlichen Zeiten ein. Überstunden und Zuschläge für Abend, Samstag, Sonn- und Feiertage berechnet flinkest erst beim Abrechnen aus den Regeln in den Arbeitsberichts-Einstellungen; jeder Zuschlag wird dort zu einer eigenen zusätzlichen Position.

Zeitraum im Raster wählen

Arbeitszeiten werden in einem festen Takt abgerechnet, dem Abrechnungsintervall aus den Arbeitsberichts-Einstellungen. Damit keine krummen, nicht abrechenbaren Zeiten entstehen, wählst du den Zeitraum nicht frei, sondern im Raster:

• Ein Klick auf das Feld oder auf das Uhr-Symbol Zeitraum auswählen öffnet eine Auswahl mit den Uhrzeiten im Takt des Intervalls und einem Kalender (mit Kalenderwochen) für den Tag. Ein erster Klick auf eine Uhrzeit setzt den Beginn, ein zweiter das Ende.
• Ist der gewählte Mitarbeiter zu einer Uhrzeit schon gebucht — auch in einem anderen Arbeitsbericht —, ist sie durchgestrichen und lässt sich nicht wählen; der Hinweis beim Darüberfahren nennt die Buchung, etwa „Bereits gebucht von … bis … (Arbeitsbericht 12)“. Als Ende gesperrt sind auch Uhrzeiten, bei denen der Zeitraum über eine Buchung reichen würde. Das gilt nur, solange die Doppelbuchungsprüfung eingeschaltet ist (siehe Doppelbuchung verhindern).
• Unter „Ausgewählter Bereich" siehst du Tag, Beginn → Ende und mit ∑ die Dauer. übernehmen trägt den Zeitraum ein, abbrechen verwirft die Auswahl.
• Ist das Intervall auf 1 Minute gestellt, erscheint stattdessen ein Kalender mit Uhrzeit für Beginn und Ende.

Gerundet wird beim Speichern nicht. Passt die Minute von Beginn oder Ende nicht zum Intervall — bei 15 Minuten also :00, :15, :30 oder :45 —, lehnt flinkest die Zeit ab: „Die Minute des Datums muss durch das Abrechnungsintervall von 15 Minuten teilbar sein." Das gilt für jede Arbeitszeit, auch für eine aus den mobilen Apps. Liegt das Ende nicht nach dem Beginn, kommt „„Bis" muss nach „Von" liegen.".

Montage-Partie erfassen

Arbeiten mehrere Mitarbeiter gemeinsam an derselben Tätigkeit, fasst eine Montage-Partie sie zu einem Team-Block zusammen. Die Schaltfläche Montage-Partie hinzufügen erscheint nur, wenn „Unterstützung für Montage-Partien aktivieren" in den Arbeitsberichts-Einstellungen eingeschaltet ist.

Ein Klick legt die Partie sofort an („Montage-Partie hinzugefügt") — mit der Tätigkeit, die als Standard markiert ist. Solange mindestens eine Tätigkeit angelegt ist, gibt es immer eine Standard-Tätigkeit: flinkest lässt die einzige Tätigkeit nicht abwählen und gibt die Markierung beim Abwählen oder Löschen an eine andere weiter (siehe Tätigkeiten für Arbeitsberichte). Gibt es noch gar keine Tätigkeit, meldet flinkest „Keine Standard-Tätigkeit festgelegt“ und legt nichts an. Der Block mit dem Titel Montage-Partie enthält:

• eine Tätigkeitsauswahl (nur bei mehr als einer hinterlegten Tätigkeit); eine Änderung wird sofort gespeichert und gilt für alle Zeiten der Partie;
• das rote Löschen-Symbol für die ganze Partie, mit der Rückfrage „Montage-Partie löschen" / „Soll dieser Eintrag wirklich gelöscht werden?";
• eine eigene Schaltfläche Mitarbeiter hinzufügen für die Zeiten innerhalb der Partie — der Dialog ist derselbe wie bei Einzelzeiten, nur ohne das Feld Tätigkeit: Eine Zeit in einer Partie hat keine eigene Tätigkeit, sie wird immer mit der Tätigkeit der Partie gespeichert.

Die Partien stehen in der Liste oben, darunter die Einzelzeiten.

Stunden einer Partie. Die Stunden der Partie sind die Summe der Zeiten ihrer Mitarbeiter geteilt durch die Zahl der beteiligten Mitarbeiter — also die Einsatzdauer des Teams, nicht die aufsummierten Mannstunden. Ohne Zeiten steht die Partie auf 0.

Wirkung auf PDF und Beleg. Auf dem PDF erscheint die Partie als Block „Montage-Partie" mit ihrer Gesamtzeit und den einzelnen Mitarbeiterzeiten als Unterpositionen; die Namen stehen dort nur, wenn „Namen der Mitarbeiter in der Montage-Partie anzeigen" aktiv ist. Beim Abrechnen wird die Partie zu einer Position mit dem Partie-Artikel der Tätigkeit und der Einsatzdauer als Menge. Sind einzelne Zeiten der Partie als Garantie oder verrechnungsfrei gekennzeichnet, rechnet flinkest sie heraus: Die Position bekommt nur die übrigen Stunden, wieder geteilt durch die Zahl aller Mitarbeiter der Partie. Bei drei Mitarbeitern mit je 4 Stunden, davon eine Zeit auf Garantie, sind das (4 + 4) / 3 = 2,67 Stunden. Die gekennzeichneten Stunden fehlen auf der Rechnung — oder stehen, wenn nicht verrechenbare Arbeitszeiten laut Einstellungen mit 0 € angezeigt werden, als eigene Partie-Position mit Vermerk und 0 € dahinter, im Beispiel 4 / 3 = 1,33 Stunden. Zusammen ergeben die Positionen wieder die Stunden der Partie. Überstunden und Zuschläge entstehen trotzdem je Mitarbeiter: Seine Zeiten in der Partie zählen dafür wie Einzelzeiten, solange Überstunden und Zuschläge auch für Montage-Partien eingeschaltet ist — eine als Garantie oder verrechnungsfrei gekennzeichnete Zeit zählt dabei wie eine so gekennzeichnete Einzelzeit.

Garantie und verrechnungsfrei

Nacharbeit im Garantiefall oder Kulanz soll im Bericht sichtbar sein, dem Kunden aber nicht verrechnet werden. Dafür gibt es in Sonstiges (optional) die Kästchen Garantie und verrechnungsfrei. Du siehst jedes Kästchen nur, wenn dein Benutzer die jeweilige Berechtigung hat — ohne sie lehnt flinkest einen gesetzten Haken auch beim Speichern ab („Sie haben keine Berechtigung, Arbeitsstunden auf Garantie zu buchen" bzw. „… kostenlos zu buchen"). Gebraucht wird das Recht nur zum Setzen eines Hakens: Eine Zeit, die schon auf Garantie oder verrechnungsfrei steht, kannst du auch ohne Recht bearbeiten, und den Haken herausnehmen darfst du immer. Duplizierst du eine solche Zeit ohne Recht, startet die Kopie ohne Haken. Die Rechte gibt es getrennt für Arbeitszeiten und für Artikel, also vier unabhängige Rechte für optisch gleiche Kästchen; für Fahrten kommt ein fünftes dazu (siehe „Fahrt verrechnungsfrei markieren").

Wirkung. In der Zeile erscheinen die Kennzeichen als Garantie bzw. verrechnungsfrei. Auf dem PDF bleibt die Zeit stehen und trägt dasselbe Abzeichen — der Kunde bestätigt die geleistete Arbeit, ob verrechnet oder nicht. Auf der Rechnung fehlt sie; ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen eingestellt, dass nicht verrechenbare Arbeitszeiten mit 0 € angezeigt werden, erscheint sie dort als Position zu 0 € mit Vermerk.

Zeiten bearbeiten, duplizieren, löschen und sortieren

Jede Zeile zeigt Zeitraum und Dauer, den Mitarbeiter, die Kennzeichen, eine Vorschau der Details und gegebenenfalls das verknüpfte Inventar mit Seriennummer. Rechts liegen drei Symbole:

• Bearbeiten (Stift) — öffnet den Dialog mit den gespeicherten Werten; ein Klick auf die Zeile selbst tut dasselbe.
• Duplizieren — öffnet eine vorausgefüllte Kopie im Dialog. Weil derselbe Mitarbeiter zur selben Zeit nicht zweimal gebucht sein kann, setzt flinkest die Kopie in den nächsten freien Zeitraum gleicher Länge nach der Vorlage — aus 08:00–12:00 wird 12:00–16:00, und ist der Mitarbeiter ab 12:00 schon anderswo gebucht, rückt die Kopie dahinter. Angelegt wird sie erst mit Speichern; schließt du den Dialog, entsteht keine Kopie.
• Löschen — nach der Rückfrage „Arbeitszeiten löschen" / „Soll der Eintrag für die Arbeitszeiten gelöscht werden?" mit Ja, löschen.

Montage-Partien und Einzelzeiten sortierst du jeweils für sich per Ziehen am Anfasser links, auch die Zeiten innerhalb einer Partie. flinkest speichert die Reihenfolge sofort („Reihenfolge gespeichert") und druckt sie genau so auf das PDF.

Doppelbuchung verhindern

Ein Mitarbeiter kann nicht gleichzeitig an zwei Orten arbeiten. Überschneidet sich eine neue oder geänderte Arbeitszeit mit einer bestehenden Zeit desselben Mitarbeiters — auch in einem anderen Arbeitsbericht —, lehnt flinkest das Speichern ab: „Der Mitarbeiter ist von … bis … bereits gebucht." Genannt wird der Zeitraum der bereits vorhandenen Zeit. Angrenzende Zeiten (Ende gleich Anfang) gelten nicht als Überschneidung. Damit du gar nicht erst in diese Meldung läufst, zeigt die Zeitauswahl die gebuchten Zeiten des Mitarbeiters gesperrt an, und Duplizieren setzt die Kopie in den nächsten freien Zeitraum. Innerhalb einer Partie gilt die Prüfung für jede einzelne Mitarbeiterzeit.

Die Prüfung ist standardmäßig aktiv. Mit „Doppelbuchung von Mitarbeitern in überlappenden Zeiträumen verhindern" in den Arbeitsberichts-Einstellungen lässt sie sich abschalten; dann darf derselbe Mitarbeiter zur selben Zeit auf mehreren Berichten stehen.

Artikel

Artikel aus dem Katalog oder manuell anlegen

Hier erfasst du das verbrauchte Material und verkaufte Teile. Oben rechts:

• Aus dem Katalog — öffnet den Dialog „Artikel auswählen" mit Kategorien, der Suche „Nach Produktnamen filtern...", Filter & Sortierung und Blätterleiste. Preise zeigt er bewusst nicht — die Preisfindung passiert erst beim Abrechnen. Welche Artikelkategorien angeboten werden, kannst du in den Arbeitsberichts-Einstellungen auf bestimmte Kategorien beschränken oder einzelne ausschließen; eine Oberkategorie gilt dabei samt ihren Unterkategorien. Auch ein Klick auf eine Kategorie im Dialog zeigt die Artikel ihrer Unterkategorien mit. Ein Klick auf einen Artikel öffnet den Dialog vorausgefüllt mit Menge 1; angelegt wird die Position erst mit Speichern.
• Manuelle Eingabe — für Material ohne Artikelstamm, etwa ein einmalig zugekauftes Teil.

Der Dialog Artikel hinzufügen oder anpassen enthält:

• Menge — Pflichtfeld, mit Plus/Minus und bis zu zwei Nachkommastellen (zum Beispiel 2,5).
• Bei einem Katalogartikel Einheit, Name und Artikelnummer — aus dem Artikelstamm, nicht änderbar. Bei einer manuellen Position gibst du Einheit und Name selbst ein; beide sind dann Pflicht.
• Beschreibung — freier Text zu dieser Position, etwa Einbauort oder Farbe.
• Arbeitszeit-Zuordnung (optional) mit Zeitposition (optional) — siehe nächste Fähigkeit.
• Sonstiges (optional) mit Inventar (optional), Garantie und verrechnungsfrei — siehe unten.

Nach Speichern meldet flinkest „Artikel wurde erfasst". Ist noch nichts erfasst, steht dort „Keine Artikel hinzugefügt".

Kein Lagerabgang. Ein Arbeitsbericht bucht keinen Lagerbestand ab — das Material hier ist eine Leistungsaufstellung. Bestände bewegt erst ein Lieferschein, etwa wenn du den Bericht als Lieferschein abrechnest.

Was auf PDF und Beleg landet. Auf dem PDF stehen Menge mit Einheit, Name und Beschreibung im Abschnitt „Material". Beim Abrechnen holt flinkest Name, Artikelnummer, Einheit, Preis und Rabatt aus dem Artikelstamm bzw. aus den Preisen des Kunden, die Steuer aus dem Artikel (bei steuerbefreiten Kunden ohne Steuer). Eine manuelle Position kommt mit Preis 0 und dem Standard-Steuersatz auf den Beleg — den Preis trägst du dort nach. Ist „Gleiche Artikel summieren" in den Einstellungen aktiv, fasst flinkest gleiche Artikel auf dem Beleg zu einer Position zusammen.

Artikel einer Arbeitszeit zuordnen

Unter Arbeitszeit-Zuordnung ordnet Zeitposition (optional) das Material einer der erfassten Arbeitszeiten zu; die Auswahl zeigt Mitarbeiter und Zeitraum. Das dokumentiert, wann das Material verbaut wurde — und es entscheidet über die Gruppierung auf der Rechnung: Ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen „Nach Tag gruppieren" gewählt, landet der Artikel in der Tagesgruppe dieses Tages, gemeinsam mit den Arbeitszeiten, Fahrten und Ressourcen desselben Tages. Ohne Zuordnung steht er beim Arbeitstag des Berichts, wenn alle Arbeitszeiten des Berichts am selben Tag beginnen; bei Arbeitszeiten an mehreren Tagen oder ohne Arbeitszeit hat er kein Datum und steht als eigene Position nach allen Tagesgruppen der Rechnung. Auf dem PDF erscheint die Zuordnung nicht.

Inventar, Garantie und verrechnungsfrei bei Artikeln

• Inventar (optional) verknüpft die Position mit einem Gerät beim Kunden — etwa dem Ersatzteil, das in genau diese Anlage eingebaut wurde. Das Feld erscheint nur, wenn Inventar bei Kunden eingeschaltet ist und du Lager ansehen darfst. Auf dem PDF steht unter dem Artikel der Name des Inventars und „Seriennummer: …" — der einzige Weg, eine Seriennummer auf den Bericht zu bringen. Auf den Beleg wird das Inventar nicht übertragen.
• Garantie und verrechnungsfrei funktionieren wie bei den Arbeitszeiten, aber mit eigenen Berechtigungen — wer Zeit auf Garantie buchen darf, darf das bei Material noch lange nicht. Ohne Recht ist das Kästchen unsichtbar und ein gesetzter Haken wird abgelehnt („Sie haben keine Berechtigung, Produkte auf Garantie zu buchen" bzw. „… kostenlos zu buchen"). Wie dort braucht es das Recht nur zum Setzen: Einen schon markierten Artikel kannst du ohne Recht bearbeiten, den Haken herausnehmen geht immer, und eine Kopie ohne Recht startet ohne Haken. Auf dem PDF bleibt der Artikel mit Abzeichen stehen, auf der Rechnung entfällt er; mit der Einstellung, nicht verrechenbare Artikel mit 0 € anzuzeigen, erscheint er dort zu 0 € mit dem Vermerk „Garantie" bzw. „verrechnungsfrei".

Artikel bearbeiten, duplizieren, löschen und sortieren

Jede Zeile zeigt „Menge × Bezeichnung", die Kennzeichen, die Einheit, die Artikelnummer, das verknüpfte Inventar mit Seriennummer und eine Vorschau der Beschreibung. Rechts liegen Bearbeiten, Duplizieren und Löschen:

• Duplizieren legt die Kopie nicht sofort an, sondern öffnet sie vorausgefüllt im Dialog — erst Speichern legt die zweite Zeile an.
• Löschen fragt mit „Artikel entfernen?" / „Soll der Artikel vom Arbeitsbericht entfernt werden?" nach.

Per Ziehen am Anfasser links änderst du die Reihenfolge; sie wird sofort gespeichert und gilt für das PDF.

Logistik

Kilometer-Vorschlag übernehmen

Die Anfahrt ist oft eine eigene Verrechnungsposition. Der Abschnitt Logistik verwendet dafür dieselben Fahrten wie das Fahrtenbuch — eine Fahrt hier ist ein ganz normaler Fahrtenbuch-Eintrag, nur zusätzlich mit diesem Bericht verknüpft.

Solange noch keine Fahrt verknüpft ist, zeigt flinkest oben die Box Vorschlag: links die Firmenadresse aus den Allgemeinen Einstellungen, ein Pfeil, rechts die Leistungsadresse, darunter die berechnete Strecke und Fahrdauer mit übernehmen. Dafür muss bei der Firmenadresse ein Land hinterlegt sein. Ein Klick auf übernehmen öffnet das Fahrt-Formular mit der auf ganze Kilometer aufgerundeten Strecke als Distanz. Das Fahrzeug wählst du noch aus: Dann füllt flinkest Kilometerstand von aus dem letzten Eintrag des Fahrzeugs und setzt Kilometerstand bis um die Strecke weiter. Wechselst du das Fahrzeug, rechnet sich der Endstand neu, solange du ihn nicht selbst geändert hast. Auch 0 km ist ein gültiges Ergebnis, etwa wenn Firmen- und Leistungsadresse gleich sind.

Löst du später alle Fahrten wieder vom Bericht, erscheint der Vorschlag nach dem erneuten Öffnen des Abschnitts wieder. Eine stornierte Fahrt bleibt dagegen verknüpft und in der Liste — mit ihr kehrt der Vorschlag nicht zurück.

Fahrt hinzufügen oder verknüpfen

Hinzufügen oben rechts öffnet den Dialog Fahrt hinzufügen. Oben steht Neue Fahrt anlegen, darunter deine fünf letzten Dienstfahrten, bei denen du selbst Fahrer warst — mit Fahrzeug, Zeitraum, Kennzeichen und Kilometern. Angeboten werden nur Dienstfahrten, die weder gesperrt noch storniert und noch mit keinem Arbeitsbericht verknüpft sind — weder mit diesem noch mit einem anderen.

• Verknüpfen: Hast du die Fahrten schon im Fahrtenbuch erfasst, markierst du sie per Kontrollkästchen — auch mehrere, etwa Hinfahrt und Rückfahrt — und klickst Link. flinkest meldet „Fahrten wurden verknüpft"; an den Fahrten selbst ändert sich nichts. Eine Fahrt, die schon an einem anderen Bericht hängt, steht nicht in der Liste; willst du sie hier verknüpfen, löst du sie zuerst im anderen Bericht. Die Liste zeigt immer deine eigenen Fahrten, unabhängig davon, wem der Bericht zugewiesen ist; gibt es keine, steht dort „Keine kürzlich erfassten Fahrten gefunden.".
• Neue Fahrt anlegen zeigt im selben Dialog das vollständige Fahrt-Formular mit Zurück und Speichern („Fahrt wurde gespeichert").

Das Fahrt-Formular ist dasselbe wie im Fahrtenbuch, nur ist die Kategorie fest auf dienstlich gesetzt und ausgeblendet:

• Fahrzeug und Fahrer — beide Pflicht; als Fahrer bist du vorbelegt (siehe „Kollegen als Fahrer eintragen").
• Gruppe Fahrtzeit mit Von und Bis — beide Pflicht. Für eine neue Fahrt ist Bis auf jetzt und Von auf 30 Minuten davor gesetzt; im Kalender gibt es die Schnellwahl Heute und Gestern. Dazu Berechnen (siehe unten).
• Gruppe Kilometerstand mit Kilometerstand von und Kilometerstand bis — beide Pflicht; darunter zeigt flinkest die Distanz. Ein Kilometerstand bis unter dem Kilometerstand von wird abgelehnt.
• Gruppe Details mit Von (Ort), Nach (Ort), Verwendungszweck, Kontakt und Beschreibung, mit dem passenden Recht dazu das Kästchen verrechnungsfrei (siehe „Fahrt verrechnungsfrei markieren").

Wirkung auf PDF und Beleg. Auf dem PDF stehen die Fahrten im Abschnitt „Anfahrt" mit Distanz, Dauer, Zeitraum und Beschreibung — außer stornierten, verrechnungsfreien und nicht dienstlichen Fahrten. Beim Abrechnen entsteht aus den Kilometern eine Position mit dem Kilometer-Artikel, dazu je nach Einstellung eine Anfahrtspauschale; im Text stehen ab Werk die tatsächlichen Fahrtzeiten und darunter die Beschreibung der Fahrt. Ist „Fahrzeit ist Arbeitszeit" in den Arbeitsberichts-Einstellungen aktiv, wird jede verrechenbare, dienstliche, nicht stornierte Fahrt zusätzlich als Arbeitszeit des Fahrers mit dem Text „Fahrzeit" verrechnet — die Stunden folgen dem Abrechnungsintervall (Rechenregel unter Fahrzeit als Arbeitszeit werten), der Text zeigt ab Werk Fahrer und tatsächliche Fahrtzeiten; Überstunden und Zuschläge gelten dafür nur mit „Zuschläge auch auf die Fahrzeit anwenden".

Positionstexte der Fahrten. Wie ausführlich diese Texte sind, stellst du im Block Positionstexte auf der Rechnung ein. Für Kilometer-Position und Anfahrtspauschale gelten Fahrten: Datum und Uhrzeit (Datum und Uhrzeit, Nur Datum oder Ohne Datum und Uhrzeit) und Notizen der Fahrten andrucken. Die Fahrzeit-Position zählt dagegen als Arbeitszeit: Ihr Zeitraum richtet sich nach Arbeitszeit: Datum und Uhrzeit, der Fahrer nach Mitarbeiternamen andrucken; das Wort „Fahrzeit" steht immer da. Mengen und Preise ändern sich durch diese Einstellungen nicht.

Fahrtzeit berechnen

Die Anfahrt endet meist genau dann, wenn die Arbeit beginnt. Damit du Von und Bis nicht aus den Arbeitszeiten ableiten musst, steht in der Gruppe Fahrtzeit die Schaltfläche Berechnen mit dem Hinweis „Endet bei Arbeitsbeginn (hh:mm)". Sie setzt Bis auf den Beginn der frühesten Arbeitszeit dieses Berichts — über alle Mitarbeiter, bei mehrtägigen Berichten also am ersten Tag — und Von um die Fahrzeit davor. Als Fahrzeit nimmt flinkest die berechnete Fahrdauer aus dem Kilometer-Vorschlag, sonst die Dauer, die gerade im Formular steht, und sonst 30 Minuten. Beispiel: Arbeitsbeginn 11:30, 30 Minuten Fahrt → Fahrt von 11:00 bis 11:30. Gespeichert wird erst mit Speichern.

Die Schaltfläche gibt es beim Übernehmen des Vorschlags, beim Bearbeiten und Duplizieren einer Fahrt und unter Hinzufügen → Neue Fahrt anlegen — aber nur, wenn am Bericht schon eine Arbeitszeit erfasst ist und die Fahrt nicht gesperrt oder storniert ist.

Uhrzeit direkt eintippen

Statt eine Uhrzeit aus den Vorschlägen zu suchen, tippst du sie bei Von und Bis in das Feld Zeit neben dem Kalender: „11:30", „1130", „11.30" oder einfach „9" für 9:00. Enter oder Anwenden übernimmt die Zeit am gewählten Tag; eine ungültige Eingabe wird markiert und nicht übernommen. Gerundet wird dabei nichts — das Fahrtenbuch hält die tatsächlichen Zeiten fest.

Kollegen als Fahrer eintragen

Oft fährt nicht der, der den Bericht schreibt. Deshalb darfst du bei den Fahrten eines Arbeitsberichts auch einen Kollegen als Fahrer eintragen, ohne die Berechtigung zu haben, Fahrer zuzuweisen — allerdings nur die Mitarbeiter dieses Berichts: den zugewiesenen Mitarbeiter, den Ersteller und alle, die am Bericht eine Arbeitszeit haben. Genau diese bietet das Fahrerfeld beim Übernehmen des Vorschlags, beim Bearbeiten, Duplizieren und unter Hinzufügen → Neue Fahrt anlegen an; vorbelegt bist du selbst. Als Fahrzeug darfst du dann auch den Dienstwagen dieses Kollegen wählen. Trägst du jemanden ein, der nicht zum Bericht gehört, lehnt flinkest das mit „Der Fahrer ist kein Mitarbeiter dieses Arbeitsberichts" ab. Eine solche Kollegen-Fahrt kannst du auch wieder vom Bericht lösen. Wer die Berechtigung hat, Fahrer zuzuweisen, kann jeden Mitarbeiter wählen. Private Fahrten der Kollegen bleiben in jedem Fall unsichtbar.

Fahrt verrechnungsfrei markieren

Nicht jede Fahrt soll der Kunde bezahlen — etwa eine zweite Anfahrt, weil ein Teil im Lager vergessen wurde. Dafür hat das Fahrt-Formular in der Gruppe Details das Kästchen verrechnungsfrei. Du siehst es beim Übernehmen des Vorschlags, unter Hinzufügen → Neue Fahrt anlegen, beim Bearbeiten und Duplizieren — aber nur, wenn dein Benutzer das Recht Fahrten ohne Verrechnung buchen hat. Ohne dieses Recht lehnt flinkest einen gesetzten Haken beim Speichern ab („Sie haben keine Berechtigung, Fahrten verrechnungsfrei zu buchen"). Eine schon verrechnungsfreie Fahrt kann ein Kollege ohne das Recht trotzdem bearbeiten, sortieren und stornieren; das Kennzeichen bleibt dabei erhalten. Duplizierst du ohne das Recht, ist die Kopie wieder verrechenbar. Bei einer gesperrten oder stornierten Fahrt und in einem abgeschlossenen Bericht lässt sich das Kästchen nicht mehr ändern.

Das Kennzeichen gibt es nur für Fahrten eines Arbeitsberichts — im eigenständigen Fahrtenbuch fehlt das Kästchen. Löst du eine Fahrt vom Bericht, verliert sie das Kennzeichen.

Wirkung. In der Zeile erscheint das Kennzeichen verrechnungsfrei. Auf dem PDF fehlt die Fahrt im Abschnitt „Anfahrt". Beim Abrechnen wird sie nicht verrechnet; ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen Verrechnungsfreie Logistik-Positionen mit 0 EUR anzeigen aktiv, erscheint sie dort mit 0 € und Vermerk. Als Fahrzeit bei „Fahrzeit ist Arbeitszeit" zählt eine verrechnungsfreie Fahrt nie.

Fahrt bearbeiten, entkoppeln oder stornieren

Jede Zeile zeigt Distanz und Dauer, den Zeitraum, gegebenenfalls verrechnungsfrei, das Kennzeichen, das Fahrzeug, den Fahrer und die Beschreibung. Eine stornierte Fahrt bleibt in der Liste, trägt den Chip Storniert und ist abgeblendet — sie wird nicht verrechnet. Mit einem Arbeitsbericht verknüpfen lassen sich nur dienstliche Fahrten. Eine nicht dienstliche Fahrt, die noch von früher am Bericht hängt, steht ebenfalls in der Liste, wird aber weder verrechnet noch gedruckt. Rechts liegen drei Symbole:

• Bearbeiten öffnet den Dialog „Logistik-Eintrag bearbeiten" mit dem Fahrt-Formular; ein Klick auf die Zeile tut dasselbe. Nach Speichern meldet flinkest „Logistik-Eintrag wurde gespeichert".
• Duplizieren öffnet eine Kopie als neue Fahrt: Fahrzeug, Fahrer, Distanz und Orte werden übernommen, die Zeiten nicht — sie starten wie bei einer neuen Fahrt; mit Berechnen setzt du sie passend zum Arbeitsbeginn. Kilometerstand von und Kilometerstand bis übernimmt die Kopie nicht, die trägst du für die neue Fahrt selbst ein. Auch eine GPS-Aufzeichnung und der Verweis auf eine korrigierte Fahrt bleiben bei der Quellfahrt.
• Das dritte Symbol zeigt beim Überfahren „Verknüpfung zu diesem Arbeitsbericht entfernen (Fahrt bleibt im Fahrtenbuch bestehen)". Es löst nur den Bezug zu diesem Bericht („Verknüpfung wurde entfernt"); die Fahrt bleibt im Fahrtenbuch. Bei einer stornierten Fahrt fehlt es, weil sie sich nicht mehr ändern lässt.

Stornieren statt löschen. Fahrtenbuch-Einträge werden nie gelöscht, damit das Fahrtenbuch lückenlos bleibt. Ist eine Fahrt im Fahrtenbuch bereits gesperrt (etwa nach Ablauf der Sperrfrist aus den Fahrtenbuch-Einstellungen), zeigt Bearbeiten den Hinweis „Dieser Eintrag ist gesperrt und kann nur noch storniert, nicht mehr bearbeitet werden.", die Felder sind gesperrt und Speichern fehlt. Stattdessen gibt es den Bereich Eintrag stornieren mit Grund und Diesen Eintrag stornieren; nach der Rückfrage „Fahrt stornieren" / „Möchten Sie diese Fahrt wirklich stornieren? Das kann nicht rückgängig gemacht werden." mit Ja, Fahrt stornieren ist die Fahrt storniert. Sie bleibt in der Liste sichtbar („Dieser Eintrag ist storniert und kann nicht mehr geändert werden."), steht aber nicht mehr auf dem PDF; Kilometer und Anfahrtspauschale werden dafür nicht mehr verrechnet, und als Fahrzeit des Fahrers zählt sie auch nicht mehr.

Die Reihenfolge änderst du per Ziehen am Anfasser links; gespeichert wird je Fahrt nur die Position, Fahrer und Fahrzeug bleiben unberührt.

Zwei Berechtigungen. Fahrten anlegen, verknüpfen, bearbeiten, lösen, stornieren und sortieren braucht neben der Berechtigung für Arbeitsberichte zusätzlich die Berechtigung, das Fahrtenbuch zu bearbeiten. In den mitgelieferten Standardrollen ist beides enthalten, bei eigenen Rollen aber unabhängig vergeben. Fehlt nur die Fahrtenbuch-Berechtigung, siehst du die verknüpften Fahrten weiterhin, aber ohne Hinzufügen, ohne die Symbole am Zeilenende und ohne Anfasser; nur übernehmen beim Vorschlag bleibt, das Speichern scheitert dann an der Berechtigung. Zusätzlich gilt die Fahrzeug-Regel des Fahrtenbuchs: eigenes zugeordnetes Fahrzeug, Poolfahrzeug, der Dienstwagen eines Kollegen dieses Berichts — oder die Berechtigung, alle Fahrtenbücher zu verwalten. Welches Fahrzeug wem gehört, steht in den Fahrzeugdetails.

Nach dem Abschluss. Ist der Bericht abgeschlossen, sind seine Fahrten auch im Fahrtenbuch gesperrt: „Dieser Eintrag gehört zu einem abgeschlossenen Arbeitsbericht und kann nur noch storniert, nicht mehr bearbeitet werden." Lösen oder an einen anderen Bericht hängen geht dann nicht mehr.

Ressourcen

Ressource hinzufügen

Hier hältst du fest, welche Geräte du beim Einsatz kostenpflichtig zur Verfügung gestellt hast — etwa eine Hebebühne, ein Trocknungsgerät oder ein Gerüst. Der Abschnitt erscheint nur, wenn Ressourcen in den Arbeitsberichts-Einstellungen aktiviert sind und das Modul Ressourcen unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

Hinzufügen öffnet den Dialog „Ressource hinzufügen/bearbeiten":

• Ressource — Pflichtfeld. Angeboten werden nur Ressourcen, die als vermietbar gekennzeichnet sind; interne Ressourcen ohne Mietgebühr erscheinen hier bewusst nicht. Hat die gewählte Ressource kein Abrechnungsintervall, meldet flinkest „Für diese Ressource ist kein Abrechnungsintervall hinterlegt" — dann fehlt die Zeitauswahl.
• Menge — Pflichtfeld, ganze Stück von 1 bis 9999.
• Zeitraum — richtet sich nach dem Abrechnungsintervall der Ressource: Bei tageweiser Vermietung zwei Datumsfelder Von und bis („Datum wählen"; das Bis-Datum kann nicht vor dem Von-Datum liegen), sonst Arbeitszeiten mit derselben Raster-Auswahl wie bei den Arbeitszeiten, im Takt der Ressource.
• Beschreibung — freier Text, etwa wo das Gerät stand.

Nach Speichern meldet flinkest „Eintrag wurde gespeichert". Ist nichts erfasst, steht dort „Keine Ressourcen hinzugefügt".

Gerundet und gezählt. Beim Speichern rundet flinkest den Zeitraum auf das Intervall der Ressource: Beginn ab, Ende auf. Bei tageweiser Vermietung zählen Start- und Endtag mit — Montag bis Mittwoch sind drei Tage, ein einzelner Tag ist ein Tag. Ist eine Ressource nicht vermietbar, lehnt flinkest das Speichern ab („Die Ressource ist nicht vermietbar").

Wirkung auf PDF und Beleg. Auf dem PDF steht im Abschnitt „Ressourcen" die Gesamtmenge als Dauer mal Stückzahl (bei mehreren Stück darunter aufgeschlüsselt als Stückzahl × Dauer), dazu Name, Beschreibung und Zeitraum. Beim Abrechnen entsteht eine Position mit dem Mietartikel der Ressource und genau dieser Menge, dazu — falls an der Ressource hinterlegt — eine Einmalgebühr. Garantie oder verrechnungsfrei gibt es bei Ressourcen nicht.

Keine Überbuchung, wenn die Ressource es verbietet

Ist bei der Ressource „Überbuchung zulassen" ausgeschaltet, kann ein Gerät nicht zur selben Zeit an zwei Orten sein: Beim Speichern prüft flinkest, ob der gerundete Zeitraum einen Termin dieser Ressource im Kalender oder ihre Nutzung in einem anderen Arbeitsbericht überschneidet — egal, ob der andere Bericht noch ein Entwurf, abgeschlossen oder archiviert ist; dort war das Gerät ja im Einsatz. Bei einem Konflikt speichert flinkest nicht und zeigt die Meldung am Zeitraum: „Die Ressource {resource} ist zu dieser Zeit ({time}) bereits in einem anderen Arbeitsbericht eingetragen." bzw. „Die Ressource {resource} ist zu dieser Zeit bereits durch einen anderen Termin belegt ({time})." Genannt werden nur Ressource und belegter Zeitraum, nicht der Kunde oder der Termin. Eine Ressource hat dabei keine Kapazität — jede Überschneidung zählt, auch wenn du nur ein Stück erfasst. Tageweise vermietete Ressourcen belegen ganze Tage einschließlich des Endtags. Zeilen desselben Berichts behindern sich nicht gegenseitig; geprüft wird nur eine neue Zeile oder eine, deren Ressource oder Zeitraum du änderst. Lässt die Ressource Überbuchung zu, entfällt die Prüfung.

Ressourcen bearbeiten, duplizieren, löschen und sortieren

Jede Zeile zeigt „Menge × Ressource" und die Mietdauer — bei Tagesvermietung als Anzahl Tage mit Datumsbereich, sonst als Zeitraum mit Uhrzeit — sowie die Beschreibung. Bearbeiten und Duplizieren öffnen den Dialog (eine Kopie wird erst mit Speichern angelegt), Löschen fragt mit „Ressource entfernen" / „Soll diese Ressource vom Arbeitsbericht entfernt werden?" nach. Eine Kopie im selben Bericht löst keine Überbuchungsprüfung gegen die Originalzeile aus. Die Reihenfolge änderst du per Ziehen; sie gilt für das PDF.

Formulare

Welche Formulare am Bericht hängen

Dieser Abschnitt zeigt Formulare, die bei jedem Einsatz mit ausgefüllt werden sollen — zum Beispiel eine Prüfliste oder ein Übergabeprotokoll. Angelegt werden sie im Formular-Generator. Welche davon für Arbeitsberichte gelten, legst du nicht hier fest, sondern zentral für den ganzen Betrieb im Reiter Formulare der Arbeitsberichts-Einstellungen. Jedes dort zugewiesene, aktive Formular hängt sich automatisch an: beim Anlegen eines neuen Berichts sofort, bei einem bereits bestehenden Entwurf spätestens beim nächsten Öffnen. Es gibt kein Hinzufügen- oder Entfernen-Symbol — der Abschnitt zeigt die Formulare, die zentral für Arbeitsberichte vorgesehen sind, dazu vollständig ausgefüllte Formulare, deren Formular inzwischen deaktiviert oder gelöscht wurde (siehe unten). Ist keines zugewiesen, bleibt der ganze Abschnitt Formulare in der Navigation ausgeblendet — außer am Bericht hängt ein vollständig ausgefülltes Formular, das im Formular-Generator inzwischen deaktiviert oder gelöscht wurde (siehe unten).

Jedes Formular steht als eigene Karte mit seinem Namen und allen Feldern direkt im Abschnitt, ohne eigenen Dialog. Ändert sich an einer Formular-Ausfüllung etwas — etwa weil ein Kollege auf einem anderen Gerät speichert —, lädt flinkest die Liste der Formulare von selbst nach. Was du in einem angezeigten Formular gerade eingibst, wird dabei nicht überschrieben.

Deaktiviertes oder gelöschtes Formular. Wird ein Formular im Formular-Generator deaktiviert oder gelöscht, nachdem es schon an diesem Bericht hing, gilt, was hier vollständig ausgefüllt wurde: Ein vollständig ausgefülltes Formular bleibt stehen — aber nur noch zum Lesen. Die Karte zeigt die Angaben als Text mit dem Hinweis „Dieses Formular wird nicht mehr verwendet. Die vollständig ausgefüllten Angaben bleiben am Arbeitsbericht und lassen sich nicht mehr ändern." Ein noch unvollständig ausgefülltes Formular fällt dagegen weg und sperrt das Abschließen nicht mehr. Wird ein deaktiviertes Formular wieder aktiviert, ist es wieder ganz normal ausfüllbar — auch ein vorher unvollständiges ist dann wieder da.

Formular ausfüllen

Ein Formular hat keinen „Speichern"-Knopf: Verlässt du ein Feld — auch ein Datum, einen Datumsbereich oder eine Auswahl über ein Popover —, schreibt flinkest den Stand augenblicklich. Hast du nur in ein Feld geklickt, ohne etwas zu ändern, wird nichts gespeichert. Lehnt flinkest einen Wert ab, ist das betroffene Feld rot markiert und zeigt die Meldung darunter.

Ob ein Formular als vollständig gilt, ergibt sich automatisch: Alle sichtbaren Pflichtfelder sind gefüllt, und jede sichtbare wiederkehrende Gruppe mit Erforderlich hat mindestens eine Zeile — du markierst nichts selbst als abgeschlossen. Welche Felder Pflicht sind, legst du beim Bearbeiten des Formulars im Formular-Generator fest. Ist ein Formular einmal vollständig, kannst du es weiter ändern, solange der Bericht ein Entwurf ist und das Formular nicht inzwischen im Formular-Generator deaktiviert oder gelöscht wurde (siehe oben) — etwa einen Tippfehler korrigieren, ohne das Formular erst wieder freigeben zu müssen.

Wer ein Formular ausfüllen darf

Ein angehängtes Formular gehört zum Bericht, nicht zu der Person, unter der es angehängt wurde — typisch ist ein Bericht, den das Büro anlegt und den der Monteur vor Ort fertigstellt. Ausfüllen, auch Unterschriften und Datei-Uploads im Formular, darf deshalb jeder, der den Bericht bearbeiten darf, solange er ein Entwurf ist; wer den Bericht oder das Formular angelegt hat, spielt dafür keine Rolle. Diese Erlaubnis über den Bericht endet mit dem Abschließen.

Offene Pflichtfelder sperren den Abschluss

Eine Unterscheidung in Pflicht- und optionale Formulare gibt es nicht: Jedes angehängte Formular, in dem noch ein sichtbares Pflichtfeld leer ist oder eine erforderliche wiederkehrende Gruppe keine Zeile hat, blockiert den Abschluss des Berichts. Das siehst du schon in der Abschnittsleiste — der Eintrag Formulare ist dann rot und trägt eine Zahl: wie viele Pflichtangaben in allen angehängten Formularen zusammen noch fehlen — je leeres Pflichtfeld und je erforderliche wiederkehrende Gruppe ohne Zeile eine. Fehlt nichts mehr, verschwindet die Zahl.

Im Abschnitt Prüfen und Abschließen steht dazu der Hinweis „Die folgenden Formulare sind noch nicht abgeschlossen: …" mit den Namen der betroffenen Formulare, und Abschließen beziehungsweise Unterschreiben und Abschließen bleiben gesperrt. Die Schaltfläche Ausfüllen im Hinweis bringt dich direkt zu den Formularen. Serverseitig ist das zusätzlich abgesichert — ein direkter Abschluss-Versuch ohne die Oberfläche schlägt ebenfalls fehl. Nach dem Abschluss siehst du die ausgefüllten Formulare in der Detailansicht.

Formulare im PDF

Ob ein Formular zusätzlich in das Arbeitsbericht-PDF eingebettet wird, ist eine zentrale Einstellung pro Formular, nicht pro Bericht: das Kästchen Im PDF enthalten im Reiter Formulare der Arbeitsberichts-Einstellungen. Ist es an, übernimmt flinkest jedes bereits ausgefüllte Feld, auch wenn das Formular noch nicht vollständig ist. Ein Formular, in dem noch gar nichts ausgefüllt ist, erscheint dagegen nicht im PDF. Von einem inzwischen deaktivierten oder gelöschten Formular bleibt nur ein vollständig ausgefülltes im PDF, sofern Im PDF enthalten gesetzt war.

Dokumente

Fotos hochladen und verwalten

Fotos vom Einsatzort dokumentieren den Zustand vorher und nachher oder einen Schaden. Ganz oben liegt ein Ablagefeld: Zieh Fotos hinein oder klicke es an, um Dateien auszuwählen — mehrere auf einmal sind möglich. Angenommen werden Bilddateien und einfache Textdateien bis jeweils 5 MB. Ist keine passende Datei dabei, meldet flinkest „Dieser Dateityp wird nicht unterstützt"; zu große Dateien werden mit „Mindestens eine Datei überschreitet die maximale Dateigröße" abgewiesen.

Darunter erscheinen die Fotos als Kacheln; ein Klick öffnet ein Bild groß. Das rote Symbol an der Ecke löscht ein Bild nach der Rückfrage „Bild löschen" / „Soll das Bild wirklich gelöscht werden?". Als Kacheln angezeigt werden nur JPG- und PNG-Bilder; andere hochgeladene Dateien sind gespeichert, erscheinen hier aber nicht.

Wirkung. Ob die Fotos zusätzlich hinten an das Arbeitsbericht-PDF angehängt werden (Abschnitt „Dokumentation"), bestimmt „Fotos ins Arbeitsbericht-PDF aufnehmen" in den Arbeitsberichts-Einstellungen. Viele oder sehr große Fotos machen das PDF spürbar langsamer. Auf einen Beleg kommen die Fotos nie. In der Detailansicht findest du sie im Reiter Bilder.

Prüfen und Abschließen

PDF prüfen

Der letzte Abschnitt zeigt das fertige Arbeitsbericht-PDF — genau das Dokument, das dein Kunde bekommt —, mit Blättern, Zoom und Suche. Prüfe hier Zeiten, Material und Anfahrt, bevor der Bericht verbindlich wird. Die Ansicht dient nur zum Prüfen: Markieren, Kommentieren oder Unterschreiben direkt im PDF ist hier nicht vorgesehen — unterschrieben wird über Unterschreiben und Abschließen.

Das PDF ist immer frisch. Jedes Mal, wenn du diesen Abschnitt öffnest, baut flinkest das PDF aus dem aktuellen Stand neu auf. Solange der Bericht ein Entwurf ist, trägt es das Wasserzeichen „Entwurf", und die Überschrift lautet nur „Arbeitsbericht" — die Nummer kommt erst beim Abschließen dazu.

Welches Datum oben steht. Das „Datum" in der Datenbox ist das Datum, an dem das PDF erzeugt wurde — nicht der Arbeitstag. Die Arbeitstage stehen bei den einzelnen Zeiten.

Was auf dem PDF steht.

• Empfänger (Kunde), Adresse der Leistungserbringung mit Standort-Bezeichnung, Datenbox mit Datum, Objekt und Projektangaben, Überschrift und Notiz.
• „Anfahrt": alle verknüpften Fahrten außer stornierten, verrechnungsfreien und nicht dienstlichen.
• „Arbeitszeit": zuerst die Montage-Partien mit ihren Mitarbeiterzeiten, dann die Einzelzeiten, jeweils in deiner Reihenfolge. Zeiten mit Garantie oder verrechnungsfrei bleiben mit Abzeichen stehen. Einzelzeiten nennen immer den Mitarbeiter (oder seinen Anzeigenamen), bei Partien steuert das die Einstellung zu den Mitarbeiternamen. Die Beschreibung einer Einzelzeit steht in derselben Zeile direkt unter dem Mitarbeiter — so bleibt sie auch bei einem Seitenumbruch bei ihrer Zeit.
• „Material" mit Inventar und Seriennummer, „Ressourcen", die Formulare, die in den Arbeitsberichts-Einstellungen als Im PDF enthalten markiert sind (mit allen bereits ausgefüllten Feldern, siehe Formulare im PDF), und — nur mit der Foto-Einstellung — „Dokumentation".

Abschließen

Ist die Unterschriften-Funktion in den Arbeitsberichts-Einstellungen aus, steht oben rechts Abschließen. Nach der Rückfrage „Arbeitsbericht abschließen?" / „Soll der Arbeitsbericht abgeschlossen werden? Spätere Änderungen sind nicht mehr möglich" mit Ja, ausführen schließt flinkest den Bericht ab („Der Arbeitsbericht wurde abgeschlossen") und öffnet die Arbeitsbericht-Detailansicht.

Was beim Abschließen passiert. flinkest vergibt die nächste freie Berichtsnummer aus dem Nummernkreis, setzt den Bericht auf abgeschlossen, baut das PDF ohne Wasserzeichen und mit Nummer neu und hält den Vorgang im Änderungsprotokoll fest. Ab jetzt sind Kopf und alle Zeilen gesperrt. Abschließen verschickt keine E-Mail, erzeugt keine Rechnung und bucht kein Lager — abgerechnet wird danach in der Detailansicht oder gesammelt in der Liste.

Erst geprüft, dann abgeschlossen. Vorher prüft flinkest den Bericht nach denselben Regeln wie beim Speichern — und zusätzlich das Objekt, wenn „Objekt-Feld als Pflichtfeld festlegen" aktiv ist. Fehlt es, zeigt dieser Abschnitt den Hinweis „Tragen Sie zuerst das Objekt ein: Es ist zum Abschließen eines Arbeitsberichts erforderlich." mit der Schaltfläche Objekt eintragen, die dich zum Abschnitt Allgemein bringt, und Abschließen bleibt deaktiviert. Ein Abschluss an der Oberfläche vorbei — etwa aus den mobilen Apps — scheitert mit derselben Meldung: Der Bericht bleibt ein Entwurf ohne Nummer. Dasselbe gilt für Unterschreiben und Abschließen, das ohne Objekt gar nicht erst die Unterschrift abfragt.

Offene Formulare sperren den Abschluss. Solange in einem angehängten, zugewiesenen Formular noch ein sichtbares Pflichtfeld leer ist oder eine erforderliche wiederkehrende Gruppe noch keine Zeile hat, zeigt dieser Abschnitt den Hinweis „Die folgenden Formulare sind noch nicht abgeschlossen: …" mit der Schaltfläche Ausfüllen, und Abschließen bleibt deaktiviert (siehe Offene Pflichtfelder sperren den Abschluss). flinkest prüft das beim Abschließen zusätzlich selbst — ein Abschluss an der Oberfläche vorbei scheitert mit derselben Meldung.

Nur ein Entwurf, nur einmal. Ein bereits abgeschlossener Bericht wird mit „Nur Arbeitsberichte im Entwurf können abgeschlossen werden." abgewiesen. Kommt gleichzeitig ein zweiter Abschluss desselben Berichts, wartet die zweite Anfrage, bis die erste fertig ist. Hat die erste den Bericht abgeschlossen, wird die zweite ebenso abgewiesen — der Bericht wird nur einmal abgeschlossen; ist die erste gescheitert, etwa an einer fehlenden Pflichtangabe, läuft die zweite ganz normal. Gewartet wird höchstens 30 Sekunden auf diesen Bericht und höchstens 120 Sekunden auf die Nummernvergabe, die für alle Berichte des Betriebs gemeinsam läuft; reicht die Zeit nicht, kommt stattdessen „Dieser Arbeitsbericht wird gerade abgeschlossen.".

Mit Unterschriften-Funktion geht es nur mit Unterschrift. Ist die Unterschriften-Funktion aktiv, lehnt flinkest jedes Abschließen ohne Unterschrift ab — auch aus den mobilen Apps und über die Sammelaktion der Liste: „Eine Unterschrift ist erforderlich: Schließen Sie den Arbeitsbericht mit einer Unterschrift ab."

Unterschreiben und Abschließen

Ist die Unterschriften-Funktion an, steht oben rechts Unterschreiben und Abschließen. Damit gibt der Kunde den Bericht direkt am Gerät frei — wie früher mit der Unterschrift auf dem Papier-Rapportzettel. Es öffnet sich der Dialog „Unterschreiben" in zwei Schritten:

1. „Bitte geben Sie den Vornamen und Nachnamen der Unterschreibenden Person ein." — ins Feld Name der unterschreibenden Person. Weiter wird erst mit einem Namen aktiv.
2. „, bitte unterschreiben Sie im nachfolgenden Feld." — der Kunde unterschreibt mit Finger, Stift oder Maus. Das rote Papierkorb-Symbol leert das Feld, Zurück führt zum Namen zurück, Unterschreiben wird aktiv, sobald eine Unterschrift erfasst ist („Unterschrift wurde erfasst.").

Danach meldet flinkest „Erfolgreich unterschrieben" und öffnet die Detailansicht.

Erst die Formulare, dann die Unterschrift. Auch Unterschreiben und Abschließen bleibt deaktiviert, solange eines der angehängten Formulare unvollständig ist (siehe Offene Pflichtfelder sperren den Abschluss). flinkest prüft das nach dem Absenden von Name und Unterschrift zusätzlich selbst; fehlt dann noch etwas, wird nicht unterschrieben, und der Bericht bleibt ein Entwurf.

Was beim Unterschreiben passiert. flinkest vergibt die Berichtsnummer, setzt den Bericht auf abgeschlossen und erzeugt ein PDF mit dem Unterschriftsbild und darunter „ am <Datum, Uhrzeit>". Dieses PDF legt es als Dokument „Arbeitsbericht #… - unterschrieben von .pdf" beim Bericht ab; es lässt sich nicht löschen und wird später nie überschrieben. Unterschreiben geht nur aus dem Entwurf („Nur Arbeitsberichte im Entwurf können unterschrieben werden."); ein unterschriebener Bericht lässt sich nicht noch einmal unterschreiben. Kommt gleichzeitig eine zweite Unterschrift desselben Berichts, wartet sie, bis die erste fertig ist. Hat die erste den Bericht unterschrieben, wird die zweite mit „Arbeitsbericht #… ist bereits unterschrieben." abgewiesen, und ein zweites Dokument entsteht nicht; ist die erste gescheitert und der Bericht noch ein Entwurf, wird die zweite ganz normal verarbeitet. Gewartet wird höchstens 30 Sekunden auf diesen Bericht und höchstens 120 Sekunden auf die betriebsweite Nummernvergabe; reicht die Zeit nicht, kommt stattdessen „Eine Signatur für diesen Arbeitsbericht wird bereits verarbeitet.".

Automatischer Versand. Ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen zusätzlich der automatische Versand nach der Unterschrift aktiv, geht der unterschriebene Bericht sofort an die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse. Betreff und Text kommen aus den Einstellungen; die Platzhalter {number}, {date} (das Anlagedatum des Berichts) und {contact_name} werden ersetzt. Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, wird nichts versendet — der Bericht bleibt trotzdem unterschrieben. Versendet wird über das verbundene E-Mail-Konto deines Betriebs: Ist keines verbunden, zeigt der Dialog „Unterschreiben“ oben in Rot „Dieser Arbeitsbericht wird nach der Unterschrift nicht an den Kunden gemailt: Es ist kein E-Mail-Konto verbunden. Verbinden Sie eines unter Einstellungen → Konnektoren → E-Mail-Konten.“ Unterschreiben kannst du trotzdem — der Bericht wird abgeschlossen, nur die Mail bleibt aus. Die Mail erscheint in der E-Mail-Historie des Berichts, des Kunden und des Projekts.

Navigation

Zurück zur Liste oder in die Detailansicht

Über dem Editor zeigt der Pfad, in welchem Bericht du bist: Arbeitsberichte › Entwurf - Kundenname › Bearbeiten. Arbeitsberichte führt zurück zur Liste Arbeitsberichte, der mittlere Eintrag öffnet die Detailansicht dieses Entwurfs. „Entwurf" steht dort statt einer Nummer, weil ein Entwurf bewusst noch keine Berichtsnummer hat. Wählst du den Kunden erst im Editor, aktualisiert sich der Pfad von selbst.

Verwandte Seiten

• Arbeitsberichte
• Arbeitsbericht-Details
• Arbeitsberichts-Einstellungen
• Tätigkeiten für Arbeitsberichte
• Formulare
• Formular bearbeiten
• Fahrtenbuch
• Fahrtenbuch-Einstellungen
• Fahrzeuge
• Fahrzeugdetails
• Ressourcen
• Zeiterfassung
• Kalender
• Kunden
• Kundendetails
• Standortdetails
• Inventareintrag
• Kontakt-Einstellungen
• Projekte
• Artikel
• Artikelkategorien
• Rechnungen
• Lieferscheine
• Module
• Textbausteine
• Berechtigungen — Grundlagen

Häufige Fragen

Warum sehe ich im Arbeitsbericht nur den Abschnitt „Allgemein"? Weil dem Bericht noch kein Kunde zugeordnet ist. Öffne Allgemein, wähle den Kunden und speichere — danach erscheinen Notizen, Arbeitszeiten, Artikel, Logistik, Dokumente, gegebenenfalls Ressourcen und Formulare und der Abschluss-Abschnitt.

Wo ist der Speichern-Knopf für den ganzen Arbeitsbericht? Es gibt keinen. Jeder Dialog speichert für sich: Kopfdaten, Notizen und jede einzelne Zeile werden beim Klick auf Speichern sofort geschrieben, eine Umsortierung per Ziehen ebenfalls. Formulare sind dabei ein Sonderfall: Sie haben gar keinen Dialog und keinen Speichern-Knopf — jedes Feld sichert sich selbst, sobald du es verlässt.

Warum lässt sich meine Arbeitszeit nicht speichern? Prüfe vier Dinge: Ist ein Mitarbeiter gewählt? Liegt das Ende nach dem Beginn? Passen die Minuten zum Abrechnungsintervall — bei 15 Minuten also :00, :15, :30 oder :45? Und überschneidet sich der Zeitraum mit einer bereits gebuchten Zeit desselben Mitarbeiters, auch in einem anderen Arbeitsbericht? Hast du bei Garantie oder verrechnungsfrei gerade einen Haken gesetzt, kann außerdem die Berechtigung dafür fehlen.

Stehen Garantie- und verrechnungsfreie Stunden auf dem Arbeitsbericht-PDF? Ja. Sie bleiben auf dem PDF stehen und tragen das Abzeichen „Garantie" bzw. „verrechnungsfrei" — der Kunde bestätigt die geleistete Arbeit. Auf der Rechnung fehlen sie, oder sie erscheinen dort zu 0 €, wenn das in den Arbeitsberichts-Einstellungen so eingestellt ist.

Bucht ein Arbeitsbericht Material vom Lager ab? Nein. Die Artikel im Arbeitsbericht sind eine Leistungsaufstellung. Lagerbestände bewegt erst ein Lieferschein — etwa wenn du den Bericht in der Detailansicht als Lieferschein abrechnest.

Ich habe den Bericht abgeschlossen und muss noch etwas ändern — geht das? Nur über Wiedereröffnen in der Detailansicht, und nur, wenn das in den Arbeitsberichts-Einstellungen erlaubt ist, du die Berechtigung hast und der Bericht noch nicht verrechnet ist. Dabei gehen Berichtsnummer und Unterschrift verloren. Einen archivierten Bericht musst du dafür zuerst entarchivieren.

Warum sehe ich keinen Abschnitt „Formulare“, obwohl ich Formulare im Formular-Generator angelegt habe? Ein Formular erscheint hier erst, wenn es aktiv ist und zusätzlich im Reiter Formulare der Arbeitsberichts-Einstellungen zugewiesen ist — das Anlegen allein im Formular-Generator reicht nicht.

Warum kann ich den Arbeitsbericht nicht abschließen, obwohl ich das Formular gar nicht brauche? Jedes Formular, das zentral für Arbeitsberichte zugewiesen ist, hängt sich an jeden Bericht an und sperrt das Abschließen und Unterschreiben, solange eines seiner sichtbaren Pflichtfelder leer ist oder eine erforderliche wiederkehrende Gruppe noch keine Zeile hat — eine Unterscheidung in Pflicht- und optionale Formulare gibt es nicht. Fülle die fehlenden Felder aus bzw. lege in einer erforderlichen Gruppe eine Zeile an; welche Formulare betroffen sind, nennt der Hinweis im Abschnitt Prüfen und Abschließen, und Ausfüllen bringt dich direkt dorthin. Welche Formulare überhaupt zugewiesen sind, legst du im Reiter Formulare der Arbeitsberichts-Einstellungen fest.

Muss ich ein Formular erst abschließen, bevor es im PDF erscheint? Nein. Sobald ein Formular zentral als „Im PDF enthalten" markiert ist, übernimmt flinkest jedes bereits ausgefüllte Feld — auch wenn noch Pflichtfelder offen sind. Nur ein Formular, in dem gar nichts ausgefüllt ist, bleibt außen vor.