Artikelkategorien

Artikelkategorien sind das Ordnungsgerüst für deinen Artikelstamm: ein Baum aus beliebig tief verschachtelbaren Kategorien — etwa „Handys" mit der Unterkategorie „Smartphones" und darunter „Android Smartphones" —, über den du Artikel einordnest. Auf dieser Seite pflegst du nur den Baum selbst, also anlegen, umbenennen, verschachteln, löschen; zugeordnet werden Artikel stattdessen in der Artikelliste und in den Artikeldetails. Ein Artikel darf dabei in mehreren Kategorien gleichzeitig liegen. Diese Seite ist entlang der Fähigkeiten des Baums gegliedert: jede Überschrift erklärt eine Bedienhandlung und warum es sie gibt.

Baum anzeigen, navigieren und durchsuchen

Der Kategorienbaum

Die Seite lädt beim Öffnen bis zu 250 Kategorien auf einmal und zeigt sie als Baum mit einer einzigen Spalte, Name — Hauptkategorien zuerst, jede Unterkategorie direkt unter ihrer übergeordneten Kategorie. Vor jedem Namen steht ein Pfeil, sobald die Kategorie Unterkategorien hat; damit klappst du den Ast auf und zu. Beim Öffnen der Seite ist der ganze Baum aufgeklappt, sodass du die gesamte Warengruppenstruktur auf einen Blick siehst, statt dich erst durchzuklicken.

Rechts an jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen — sofern dein Benutzer das Recht hat, Artikel zu bearbeiten; sonst bleibt die Spalte leer. Die Seite liegt in den Allgemeinen Einstellungen und ist damit ohnehin nur für Administratoren erreichbar. Zum Anlegen, Ändern und Löschen braucht dein Benutzer zusätzlich das Recht, Artikel zu bearbeiten; welche Rolle das mitbringt, siehst du in der Rollenverwaltung. Fehlt dieses Recht, blendet flinkest die Schaltfläche Neu und das Zeilenmenü komplett aus — ein Administrator ohne dieses Recht sieht dann nur den Baum, ohne ihn bearbeiten zu können.

Von der Artikelliste kommst du über das Stift-Symbol in der Überschrift des dort eingeblendeten Kategorienbaums direkt hierher — die beiden Seiten sind bewusst arbeitsteilig: Struktur pflegst du hier, Artikel ordnest du dort zu.

Baum durchsuchen

Direkt über der Liste liegt ein Suchfeld mit dem Platzhalter „Kategorien durchsuchen". Es filtert den bereits geladenen Baum, während du tippst, und zeigt jede Kategorie, deren Name den eingetippten Text enthält; Elternkategorien der Treffer bleiben dabei sichtbar, damit der Baum seine Struktur behält. Leerst du das Feld wieder, steht der ganze Baum zurück.

Die Suche arbeitet auf dem geladenen Baum, nicht auf dem Server. Solange dein Bestand unter den geladenen 250 Kategorien bleibt, findet das Suchfeld alles; darüber hinaus wären die restlichen Kategorien gar nicht erst geladen und damit auch nicht auffindbar. Eine Blätterfunktion gibt es auf dieser Seite nicht.

Kategorien anlegen und bearbeiten

Neue Kategorie anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog Neue Artikel-Kategorie erstellen mit zwei Feldern: Name — Pflichtfeld, mehr als 50 Zeichen nimmt flinkest nicht an — und Übergeordnete Kategorie (siehe „Kategorie verschachteln" unten). Speichern legt die Kategorie an; sie erscheint sofort an ihrer Position im Baum und steht danach auch in allen Auswahlfeldern und Bäumen der anderen Bereiche zur Verfügung — flinkest lädt dafür den betriebsweiten Kategorien-Cache hart neu, damit zum Beispiel das Eltern-Auswahlfeld selbst und das Artikelformular sofort den aktuellen Stand zeigen.

Validierung beim Speichern. Der Name ist Pflicht und darf höchstens 50 Zeichen lang sein; beides prüft flinkest ausschließlich beim Speichern, nicht schon während der Eingabe — lässt du das Feld leer oder tippst mehr als 50 Zeichen, erscheint der Fehler erst nach einem Speicherversuch direkt am Feld. Namen dürfen doppelt vorkommen: Zwei Kategorien mit identischem Namen an verschiedenen Stellen im Baum sind erlaubt, lassen sich in Auswahlfeldern aber kaum unterscheiden — bei feiner Untergliederung lohnen sich deshalb sprechende Namen wie „Samsung Tablets" statt „Samsung".

Kategorie verschachteln

Im Feld Übergeordnete Kategorie wählst du über einen durchsuchbaren Auswahlbaum, unter welche Kategorie die neue oder bearbeitete Kategorie gehängt wird — wählst du nichts aus, entsteht eine Hauptkategorie. Über das Kreuz im Feld nimmst du eine getroffene Auswahl wieder zurück; die Kategorie wird dadurch zur Hauptkategorie, ihre eigenen Unterkategorien bleiben dabei unverändert an ihr hängen. Für die Schachtelungstiefe gibt es keine Grenze — du kannst also so fein untergliedern, wie es dein Sortiment verlangt. Eine Kategorie kann aber immer nur an einer Stelle im Baum hängen; dieselbe Unterkategorie unter zwei Hauptkategorien gibt es nicht, wer dieselbe Untergliederung an zwei Stellen braucht, muss sie zweimal anlegen.

Kreisschutz beim Verschachteln. Beim Bearbeiten blendet das Auswahlfeld die gerade bearbeitete Kategorie selbst und alle ihre eigenen Unterkategorien aus der Optionsliste aus — du kannst eine Kategorie über den Dialog also gar nicht erst unter sich selbst oder unter einen ihrer eigenen Nachfahren hängen.

Bestehende Kategorie bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — es öffnet sich derselbe Dialog wie beim Anlegen, mit Name und übergeordneter Kategorie vorbefüllt; der Dialogtitel wechselt zu „Artikelkategorie bearbeiten". So benennst du eine Kategorie um oder hängst sie an eine andere Stelle im Baum. Alle zugeordneten Artikel wandern dabei automatisch mit, denn sie hängen an der Kategorie selbst, nicht an ihrer Position im Baum. Die Auswahlfelder für die übergeordnete Kategorie aktualisieren sich danach überall von selbst — auch in Fenstern, die andere Benutzer gerade offen haben.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Willst du den Anlegen- oder Bearbeiten-Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest unter der Überschrift „Ungespeicherte Änderungen" nach: „Sie haben ungespeicherte Änderungen. Wenn Sie jetzt schließen, gehen Ihre Änderungen verloren." Mit Ja, Änderungen verwerfen wirfst du sie weg, mit Zurück zur Bearbeitung kommst du in den Dialog zurück. Hast du nichts geändert, schließt der Dialog ohne Rückfrage.

Kategorie löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen. flinkest ermittelt zuerst zwei Zahlen zur angeklickten Kategorie — wie viele Artikel ihr zugeordnet sind und wie viele Unterkategorien an ihr hängen — und setzt die Rückfrage daraus zusammen: Sind Artikel zugeordnet, erscheint „Diese Kategorie hat n Produkt(e) zugeordnet. Beim Löschen werden alle Produktzuordnungen entfernt."; hängen Unterkategorien daran, folgt „Diese Kategorie hat n Unterkategorie(n). Diese werden mitgelöscht, samt allen ihren Produktzuordnungen."; den Abschluss bildet immer die Frage „Soll die ausgewählte Artikelkategorie wirklich gelöscht werden?". Bei einer leeren Hauptkategorie ohne Unterkategorien bleibt nur diese Frage übrig. Mit Ja, löschen bestätigst du, mit Abbrechen brichst du ab. Danach meldet flinkest „Die Artikelkategorie wurde gelöscht".

Die beiden Zähler verhalten sich unterschiedlich. Der Artikel-Zähler zählt ausschließlich die Zuordnungen der angeklickten Kategorie selbst — ein Artikel, der nur an einer Unterkategorie hängt, steckt nicht in dieser Zahl, verliert seine Zuordnung aber trotzdem mit. Der Unterkategorien-Zähler dagegen zählt den ganzen Ast, also auch Enkel und tiefere Ebenen — er nennt deshalb mehr als nur die direkten Kinder.

Eine belegte Kategorie wird nicht geschützt, und der Ast geht mit. flinkest verhindert das Löschen nicht, es warnt nur mit den Zahlen. Die Artikel selbst bleiben dabei unverändert bestehen; Preise, Lagerstände und Belege sind nicht betroffen — es verschwindet allein ihre Zuordnung zu dieser Kategorie. Mitgelöscht werden sämtliche Unterkategorien der Kategorie samt deren Zuordnungen, über alle Ebenen hinweg. Rückgängig machen lässt sich der Löschvorgang nicht; eine versehentlich gelöschte Struktur musst du neu anlegen und die Artikel neu zuordnen. Willst du eine Kategorie nur aus dem Weg räumen, ohne Zuordnungen zu verlieren, häng sie stattdessen über „Bearbeiten" unter eine Sammelkategorie um.

Gelöschte Zuordnungen verschwinden sofort aus der Suche. Beim Löschen schreibt flinkest alle betroffenen Artikel neu in den Suchindex — auch die, die nur an einer Unterkategorie hingen. Ein Artikel taucht danach also nicht mehr unter der verschwundenen Kategorie auf, ohne dass du etwas nachziehen musst.

Wo Artikelkategorien sonst wirken

Angelegt werden sie hier, benutzt überall dort, wo Artikel ausgewählt oder ausgewertet werden:

• Artikelliste — links lässt sich über den Schalter Kategorien der Kategorienbaum einblenden. Ein Klick auf eine Kategorie zeigt nur noch deren Artikel; über „Alle" ganz oben kommst du zur vollständigen Liste zurück. Du kannst Artikel per Maus auf eine Kategorie ziehen, um sie zuzuordnen, und ein Artikel, den du bei ausgewählter Kategorie neu anlegst, landet automatisch in dieser Kategorie.
• Filter der Artikelliste — unter „Artikelkategorien" wählst du mehrere Kategorien aus und entscheidest zwischen In beliebiger Kategorie und Nicht in Kategorien. Beim Export der Artikelliste steht die Kategoriezuordnung als eigene Spalte zur Verfügung.
• Artikeldetails — der Reiter Kategorien zeigt denselben Baum mit je einem Schalter pro Kategorie; Umlegen genügt, gespeichert wird sofort.
• Artikelauswahl in Belegen und Arbeitsberichten — der Artikel-Katalog beim Bearbeiten einer Rechnung oder eines Arbeitsberichts hat denselben Kategorienbaum an der Seite, damit du dich zum gesuchten Artikel durchklicken kannst statt zu tippen.
• Arbeitsberichts-Einstellungen — dort schränkst du über Kategorien ein, welche Artikel in einem Arbeitsbericht überhaupt auswählbar sind: entweder nur die Artikel bestimmter Kategorien oder alle außer diesen.
• Umsatzbericht — die Auswertung nach Artikeln lässt sich auf eine Kategorie einschränken.

Eine Kategorie zieht ihre Unterkategorien nicht mit. Wählst du in der Artikelliste, in der Suche oder im Umsatzbericht eine Kategorie aus, siehst du genau die Artikel, die dieser Kategorie zugeordnet sind — Artikel, die nur in einer ihrer Unterkategorien liegen, sind nicht dabei. Willst du, dass ein Artikel auch unter der Hauptkategorie auftaucht, ordne ihn beiden zu; das ist ausdrücklich erlaubt.

Shop-Kategorien sind etwas anderes. Die Navigation im Web-Shop läuft über eine eigene Liste von Shop-Kategorien, die getrennt gepflegt und getrennt zugeordnet wird. Änderungen an den Artikelkategorien wirken sich nicht auf den Shop aus.

Verwandte Seiten

• Artikel
• Artikeldetails
• Artikel-Einstellungen
• Shop-Kategorien
• Allgemeine Einstellungen
• Arbeitsberichts-Einstellungen
• Umsatzbericht

Häufige Fragen

Wie ordne ich einem Artikel eine Kategorie zu? Nicht auf dieser Seite — hier pflegst du nur die Kategorien selbst. Zugeordnet wird entweder in den Artikeldetails im Reiter Kategorien über die Schalter, oder in der Artikelliste, indem du einen Artikel mit der Maus auf eine Kategorie im Baum links ziehst. Ein Artikel kann in beliebig vielen Kategorien liegen.

Ich habe eine Hauptkategorie ausgewählt, sehe aber die Artikel der Unterkategorien nicht. Das ist so gewollt: Eine Auswahl zeigt genau die Artikel, die dieser einen Kategorie zugeordnet sind. Eine Zuordnung „vererbt" sich nicht nach oben. Soll ein Artikel auch unter der Hauptkategorie erscheinen, ordne ihn zusätzlich dieser zu.

Was passiert mit meinen Artikeln, wenn ich eine Kategorie lösche? Die Artikel bleiben vollständig erhalten — gelöscht wird nur ihre Zuordnung zu dieser Kategorie. Preise, Lagerstände und Belege sind davon nicht betroffen. Achte aber darauf, dass mit der Kategorie auch alle ihre Unterkategorien verschwinden; wie viele das sind, nennt dir die Rückfrage vor dem Löschen.

Kann ich eine Kategorie mit zugeordneten Artikeln überhaupt löschen? Ja. flinkest blockiert das nicht, sondern nennt in der Rückfrage die Anzahl der betroffenen Artikel. Willst du die Kategorie nur aus dem Weg räumen, ohne Zuordnungen zu verlieren, häng sie stattdessen über Bearbeiten unter eine Sammelkategorie.

Wieso finde ich die Artikelkategorien nicht in der Navigation? Sie liegen im Einstellungsbereich, den nur Administratoren sehen. Aus der Artikelliste kommst du außerdem über das Stift-Symbol in der Überschrift des Kategorienbaums direkt hierher.

Warum kann ich eine neue Kategorie nicht speichern? Der Name ist ein Pflichtfeld und darf höchstens 50 Zeichen lang sein — steht er leer oder ist er zu lang, meldet das Feld den Fehler direkt unter der Eingabe. Fehlt dir dagegen die Berechtigung, Artikel zu bearbeiten, siehst du die Schaltfläche Neu gar nicht erst — dann fehlt dir das Recht, nicht der Name.