Artikelkategorien

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-05

Artikelkategorien sind das Ordnungsgerüst für deinen Artikelstamm. Weil jede Kategorie eine übergeordnete Kategorie bekommen kann, entsteht daraus ein beliebig tiefer Baum — etwa „Handys" mit der Unterkategorie „Smartphones" und darunter „Android Smartphones". Auf dieser Seite pflegst du nur die Kategorien selbst; zugeordnet werden die Artikel in der Artikelliste und in den Artikeldetails, und ein Artikel darf dabei in mehreren Kategorien gleichzeitig liegen. Kategorien sind reine Ordnung: Preis, Steuersatz und Erlöskonto hängen am Artikel selbst und ändern sich durch eine Zuordnung nicht.

Die Seite liegt in den Allgemeinen Einstellungen und ist damit Administratoren vorbehalten. Zum Anlegen, Ändern und Löschen braucht dein Benutzer zusätzlich das Recht, Artikel zu bearbeiten; welche Rolle das mitbringt, siehst du in der Rollenverwaltung.

Artikelkategorien als aufgeklappter Baum mit Suchfeld und Zeilenmenü

Kopfzeile und Suche

Oben steht der Titel „Artikelkategorien", rechts daneben die einzige Schaltfläche der Seite: Neu. Direkt über der Liste liegt ein Suchfeld mit dem Platzhalter „Kategorien durchsuchen". Es filtert den Baum, während du tippst, und zeigt jede Kategorie, deren Name den eingetippten Text enthält. Leerst du das Feld wieder, steht der ganze Baum zurück.

Die Suche arbeitet auf dem geladenen Baum. Die Seite holt beim Öffnen bis zu 250 Kategorien auf einmal und hat deshalb keine Blätterfunktion. Solange du darunter bleibst, findet das Suchfeld alles; darüber hinaus wären die restlichen Kategorien gar nicht erst geladen.

Der Kategorienbaum

Die Liste hat eine einzige Spalte, Name, und rechts an jeder Zeile ein Menü. Vor jedem Namen steht ein Pfeil, sobald die Kategorie Unterkategorien hat — damit klappst du den Ast auf und zu. Beim Öffnen der Seite ist der ganze Baum aufgeklappt.

Das Zeilenmenü enthält zwei Einträge:

Bearbeiten — öffnet die Kategorie im Bearbeiten-Dialog.
Löschen — fragt nach und entfernt die Kategorie samt ihrem Ast.

Wo eine Kategorie im Baum steht, entscheidet allein ihre übergeordnete Kategorie. Eine Kategorie ohne übergeordnete Kategorie ist eine Hauptkategorie und steht ganz links; jede andere hängt unter genau einer übergeordneten Kategorie. Eine Grenze für die Schachtelungstiefe gibt es nicht — du kannst also so fein untergliedern, wie es dein Sortiment verlangt. Eine Kategorie kann aber immer nur an einer Stelle im Baum hängen; dieselbe Unterkategorie an zwei Hauptkategorien gibt es nicht.

Dialog „Neue Artikel-Kategorie erstellen"

Ein Klick auf Neu öffnet den Dialog mit zwei Feldern.

Dialog mit den Feldern Name und Übergeordnete Kategorie

Name — Pflichtfeld und alles, was der Anwender später von der Kategorie sieht. Mehr als 50 Zeichen nimmt flinkest nicht an.
Übergeordnete Kategorie — ein Auswahlbaum mit eigenem Suchfeld und dem Platzhalter „Übergeordnete Kategorie auswählen (optional)". Wählst du hier nichts aus, entsteht eine Hauptkategorie. Über das Kreuz im Feld nimmst du eine getroffene Auswahl wieder zurück.

Oben rechts im Dialog liegen Schließen und Speichern. Nach dem Speichern bestätigt flinkest mit „Artikelkategorie wurde gespeichert", der Dialog schließt sich und der Baum lädt neu.

Wenn du mit ungespeicherten Änderungen schließt. Hast du im Dialog etwas geändert und klickst auf Schließen, fragt flinkest unter der Überschrift „Ungespeicherte Änderungen" nach: „Sie haben ungespeicherte Änderungen. Wenn Sie jetzt schließen, gehen Ihre Änderungen verloren." Mit Ja, Änderungen verwerfen wirfst du sie weg, mit Zurück zur Bearbeitung kommst du in den Dialog zurück. Hast du nichts geändert, schließt der Dialog ohne Rückfrage.

Beim Bearbeiten heißt derselbe Dialog „Artikelkategorie bearbeiten". Er hat dieselben zwei Felder — du benennst eine Kategorie also um oder hängst sie an eine andere Stelle im Baum, indem du die übergeordnete Kategorie änderst. Alle zugeordneten Artikel wandern dabei mit, denn sie hängen an der Kategorie, nicht an ihrer Position. Das Auswahlfeld bietet dir allerdings auch die Kategorie an, die du gerade bearbeitest, und flinkest prüft nicht, ob dabei ein Kreis entsteht — hängst du eine Kategorie unter sich selbst oder unter eine ihrer eigenen Unterkategorien, stellt der Baum sie danach nicht mehr sinnvoll dar.

Wo die Kategorien wirken

Angelegt werden sie hier, benutzt überall dort, wo Artikel ausgewählt oder ausgewertet werden:

Artikelliste — links lässt sich über den Schalter Kategorien der Kategorienbaum einblenden. Ein Klick auf eine Kategorie zeigt nur noch deren Artikel; über „Alle" ganz oben kommst du zur vollständigen Liste zurück. Du kannst Artikel aus der Liste per Maus auf eine Kategorie ziehen, um sie zuzuordnen, und ein Artikel, den du bei ausgewählter Kategorie neu anlegst, landet automatisch in dieser Kategorie.
Filter der Artikelliste — unter „Artikelkategorien" wählst du mehrere Kategorien aus und entscheidest zwischen In beliebiger Kategorie und Nicht in Kategorien. Beim Export der Artikelliste steht die Kategoriezuordnung als eigene Spalte zur Verfügung.
Artikeldetails — der Reiter Kategorien zeigt denselben Baum mit je einem Schalter pro Kategorie. Umlegen genügt, gespeichert wird sofort.
Artikelauswahl in Belegen und Arbeitsberichten — der Artikel-Katalog beim Bearbeiten einer Rechnung oder eines Arbeitsberichts hat denselben Kategorienbaum an der Seite, damit du dich zum gesuchten Artikel durchklicken kannst statt zu tippen.
Arbeitsberichts-Einstellungen — dort schränkst du über Kategorien ein, welche Artikel in einem Arbeitsbericht überhaupt auswählbar sind: entweder nur die Artikel bestimmter Kategorien oder alle außer diesen.
Umsatzbericht — die Auswertung nach Artikeln lässt sich auf eine Kategorie einschränken.

Eine Kategorie zieht ihre Unterkategorien nicht mit. Wählst du in der Artikelliste, in der Suche oder im Umsatzbericht eine Kategorie aus, siehst du genau die Artikel, die dieser Kategorie zugeordnet sind — Artikel, die nur in einer ihrer Unterkategorien liegen, sind nicht dabei. Wenn du willst, dass ein Artikel auch unter der Hauptkategorie auftaucht, ordne ihn beiden zu; das ist ausdrücklich erlaubt.

Shop-Kategorien sind etwas anderes. Die Navigation im Web-Shop läuft über eine eigene Liste von Shop-Kategorien, die getrennt gepflegt und getrennt zugeordnet wird. Änderungen an den Artikelkategorien wirken sich nicht auf den Shop aus.

Aktionen

Kategorie anlegen. Klicke oben rechts auf Neu, trage einen Namen ein und wähle bei Bedarf eine übergeordnete Kategorie. Speichern legt sie an; sie erscheint sofort an ihrer Position im Baum und steht damit auch in allen Auswahlfeldern und Bäumen der anderen Bereiche zur Verfügung.

Kategorie umbenennen oder verschieben. Öffne im Zeilenmenü Bearbeiten und ändere Name oder übergeordnete Kategorie. Die Auswahlfelder für die übergeordnete Kategorie aktualisieren sich anschließend von selbst — auch in Fenstern, die andere Benutzer gerade offen haben.

Kategorie löschen. Öffne im Zeilenmenü Löschen. flinkest zählt zuerst, wie viele Artikel dieser Kategorie zugeordnet sind, und fragt dann unter der Überschrift „Löschen" mit dem Kategorienamen nach. Sind Artikel zugeordnet, lautet die Frage „Diese Kategorie hat 12 Produkt(e) zugeordnet. Beim Löschen werden alle Produktzuordnungen entfernt. Möchten Sie wirklich löschen?"; ist die Kategorie leer, erscheint der englische Originaltext „Do you really want to delete the selected Product Category?". Mit Ja, löschen bestätigst du, mit Abbrechen brichst du ab. Danach meldet flinkest „Die Artikelkategorie wurde gelöscht".

Eine belegte Kategorie wird nicht geschützt — und der Ast geht mit. flinkest verhindert das Löschen nicht, es warnt nur mit der Zahl. Die Artikel selbst bleiben dabei unverändert bestehen; es verschwindet allein ihre Zuordnung zu dieser Kategorie. Mitgelöscht werden aber sämtliche Unterkategorien der Kategorie samt deren Zuordnungen — und die Rückfrage zählt nur die Artikel der Kategorie, die du angeklickt hast, nicht die des ganzen Astes. Klapp den Ast deshalb vorher auf und sieh nach, was daran hängt. Rückgängig machen lässt sich der Löschvorgang nicht; eine versehentlich gelöschte Struktur musst du neu anlegen und die Artikel neu zuordnen.

Häufige Fragen

Wie ordne ich einem Artikel eine Kategorie zu? Nicht in den Artikelkategorien — dort legst du nur die Kategorien selbst an. Zugeordnet wird entweder in den Artikeldetails im Reiter Kategorien über die Schalter, oder in der Artikelliste, indem du einen Artikel mit der Maus auf eine Kategorie im Baum links ziehst. Ein Artikel kann in beliebig vielen Kategorien liegen.

Ich habe eine Hauptkategorie ausgewählt, sehe aber die Artikel der Unterkategorien nicht. Das ist so gewollt: Eine Auswahl zeigt genau die Artikel, die dieser einen Kategorie zugeordnet sind. Eine Zuordnung „vererbt" sich nicht nach oben. Soll ein Artikel auch unter der Hauptkategorie erscheinen, ordne ihn zusätzlich dieser zu.

Was passiert mit meinen Artikeln, wenn ich eine Kategorie lösche? Die Artikel bleiben vollständig erhalten — gelöscht wird nur ihre Zuordnung zu dieser Kategorie. Preise, Lagerstände und Belege sind davon nicht betroffen. Achte aber darauf, dass mit der Kategorie auch alle ihre Unterkategorien verschwinden.

Kann ich eine Kategorie mit zugeordneten Artikeln überhaupt löschen? Ja. flinkest blockiert das nicht, sondern nennt in der Rückfrage die Anzahl der betroffenen Artikel. Willst du die Kategorie nur aus dem Weg räumen, ohne Zuordnungen zu verlieren, häng sie stattdessen über Bearbeiten unter eine Sammelkategorie.

Wieso finde ich die Artikelkategorien nicht in der Navigation? Sie liegen im Einstellungsbereich, den nur Administratoren sehen. Aus der Artikelliste kommst du außerdem über das Stift-Symbol in der Überschrift des Kategorienbaums direkt hierher.

Warum kann ich eine neue Kategorie nicht speichern? Der Name ist ein Pflichtfeld und darf höchstens 50 Zeichen lang sein — steht er leer oder ist er zu lang, meldet das Feld den Fehler direkt unter der Eingabe. Fehlt dir dagegen die Berechtigung, Artikel zu bearbeiten, weist flinkest das Speichern ab, obwohl du die Seite öffnen kannst.