Artikel

Die Artikelliste ist dein Stammdaten-Katalog: Hier findest du alle Artikel und Dienstleistungen, die du auf Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen oder Arbeitsberichten verwendest. Du legst hier neue Artikel an, suchst bestehende über Nummer oder Name und springst von dort in die Detailansicht. Jeder Artikel trägt seine Nummer, Einheit, Preise und den Steuersatz — genau die Werte, die später automatisch in deine Belege übernommen werden.

Kopfzeile

Oben steht der Bereichstitel Artikel. Rechts daneben liegt der Button Neu, mit dem du einen Artikel anlegst. Er erscheint nur, wenn dein Benutzer die Berechtigung hat, Artikel zu bearbeiten — sonst ist die Liste für dich nur lesbar. Zum Öffnen der Liste brauchst du die Berechtigung, Artikel zu sehen; ohne sie liefert auch die Suche keine Ergebnisse.

Ist das Zusatzmodul für QR-Etiketten für deinen Mandanten aktiv, findest du in der Kopfzeile zusätzlich den Eintrag QR-Etiketten. Darüber druckst du Etiketten mit QR-Codes für deine Artikel.

Kategorien, Suche und Filter

Direkt unter der Kopfzeile liegt die Werkzeugleiste:

• Kategorien (Schalter links) blendet den Kategorienbaum an der linken Seite ein oder aus. Auf großen Bildschirmen ist er von Anfang an sichtbar, auf schmalen Bildschirmen zunächst ausgeblendet.
• Suchfeld (Mitte) durchsucht deinen Artikelbestand nach Artikelnummer, Name und Beschreibung. Die Suche startet automatisch kurz nach dem letzten Tastendruck — du musst nichts bestätigen.
• Filter-Symbol (rechts) öffnet den Bereich Filter & Sortierung.

Klickst du im Kategorienbaum eine Kategorie an, zeigt die Liste nur noch deren Artikel. Ein erneuter Klick hebt die Auswahl wieder auf. Über das Stift-Symbol in der Überschrift des Kategorienbaums kommst du direkt zur Pflege der Artikelkategorien.

Im Filterbereich kannst du eingrenzen nach:

• Basisdaten: Artikelnummer, GLN, Name, Beschreibung, Artikelart (Artikel oder Dienstleistung) und Artikelkategorien
• Preise und Steuer: VK, EK und Umsatzsteuersatz — jeweils als Zahlenbereich
• Buchhaltung: die hinterlegten Erlöskonten (Inland, EU, Ausland, Bauleistung)
• Meta: Ersteller und Erstelldatum

Im selben Bereich stellst du auch die Sortierung der Liste ein. Aktive Filter erscheinen als Leiste oberhalb der Tabelle und lassen sich dort einzeln oder komplett entfernen.

Wichtig: Suche und Filter schließen einander aus. Solange ein Filter aktiv ist, ist das Suchfeld gesperrt; wendest du umgekehrt einen Filter an, werden Suchbegriff und Kategorieauswahl zurückgesetzt.

Wie die Suche arbeitet. Sie läuft über einen eigenen Suchindex und nicht als einfache Textfilterung. Eine exakt getroffene Artikelnummer steht immer ganz oben, danach kommen Treffer in Nummer, Name und Beschreibung; Tippfehler werden bis zu einem gewissen Grad toleriert. Hast du zusätzlich eine Kategorie ausgewählt, sucht flinkest nur innerhalb dieser Kategorie.

Sortierung ohne eigene Vorgabe. Hast du im Filterbereich keine Sortierung gesetzt, sortiert flinkest nach der Standardsortierung aus deinen Artikel-Einstellungen — nach Artikelnummer, Name oder Erstelldatum. Damit Artikelnummern in der richtigen Reihenfolge stehen (1, 2, 10 statt 1, 10, 2), musst du dort zusätzlich einstellen, ob deine Artikelnummern rein numerisch oder alphanumerisch sind.

Die Artikelliste

Ohne eigene Einstellung zeigt die Tabelle pro Zeile:

Spalte	Inhalt
#	die Artikelnummer — ein Klick öffnet die Detailansicht
Artikel	der Artikelname — ebenfalls ein Link in die Detailansicht
Einheit	die Mengeneinheit des Artikels (z. B. Stück, Stunde, Meter)
Preis	der Netto-Verkaufspreis

Welche Spalten das sind, lässt sich für den ganzen Betrieb umstellen — siehe Spalten der Liste festlegen weiter unten.

Am unteren Rand steuerst du die Blätterung. Standardmäßig zeigt die Liste 50 Artikel pro Seite; du kannst auf 10, 20, 100 oder 200 umstellen. Links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Export und ein Zahnrad für die Spalten.

Am rechten Ende jeder Zeile öffnet das Menü-Symbol die Zeilenaktionen Bearbeiten und Löschen. Beide siehst du nur mit der Berechtigung, Artikel zu bearbeiten.

Deine Ansicht bleibt erhalten. Filter, Sortierung, Seitenzahl, Suchbegriff und ausgewählte Kategorie werden gemerkt. Öffnest du einen Artikel und gehst zurück, steht die Liste wieder genauso da wie vorher.

Die Liste aktualisiert sich selbst. Legt ein Kollege einen Artikel an, ändert einen bestehenden oder verschiebt einen Artikel in eine andere Kategorie, lädt die Liste bei dir automatisch nach — ohne dass du die Seite neu laden musst.

Aktionen

Artikel anlegen — Klick auf Neu. Es öffnet sich ein Dialog mit mehreren Abschnitten:

• Allgemein: Artikelart (Artikel oder Dienstleistung), Name, Einheit, Artikelnummer, GLN und Standard-Lieferant. Die GLN (Global Location Number) ist eine weltweit eindeutige 13-stellige Nummer für ein Unternehmen oder einen Standort.
• Details: Beschreibung (erscheint auf Belegen) und interne Notiz (nur für dein Team).
• Preise: EK netto und EK brutto, VK netto und VK brutto sowie die Umsatzsteuer in Prozent. Netto und Brutto sind gekoppelt — änderst du einen der beiden Werte, rechnet flinkest den anderen sofort mit dem eingetragenen Steuersatz um. Dasselbe passiert, wenn du den Steuersatz änderst.
• Lager: Mit Aktivieren stellst du den Artikel unter Lagerführung. Erst dann erscheinen Standardlager sowie die Schalter für Chargennummer erforderlich, Seriennummer erforderlich und eindeutige Seriennummer. Was das für Bestände bedeutet, steht unter Lager.
• Buchhaltung: Erlöskonten für Inland, EU, Ausland und Bauleistung sowie Kostenstelle oder Kostenschlüssel. Kostenstelle und Kostenschlüssel schließen einander aus — wählst du das eine, wird das andere geleert.
• Lebensmittel: nur mit aktivem Lebensmittel-Modul sichtbar; hier verknüpfst du ein Rezept.
• Shop: nur mit aktivem Shop-Modul und eingeschaltetem Shop sichtbar; hier legst du fest, ob der Artikel nur bei ausreichendem Lagerbestand bestellbar ist.

Nach Speichern landest du direkt in der Detailansicht des neuen Artikels.

Pflichtfelder und Eindeutigkeit. Name, Artikelnummer, Einheit, VK netto, Umsatzsteuer und Artikelart sind Pflicht. Die Artikelnummer muss über alle Artikel eindeutig sein — vergibst du eine schon vorhandene Nummer, weist der Dialog dich beim Speichern darauf hin.

Vorbelegung beim Neuanlegen. flinkest schlägt dir automatisch die nächste freie Artikelnummer vor: die höchste bereits vergebene numerische Artikelnummer plus eins. Auch schon gelöschte Artikel zählen dabei mit, damit keine Nummer doppelt vergeben wird. Der Steuersatz wird mit dem in deinen Firmeneinstellungen hinterlegten Standardsatz vorbelegt, die Erlöskonten mit den Standardkonten aus deinen Buchhaltungs-Einstellungen. Hast du im Kategorienbaum eine Kategorie ausgewählt und legst dann einen neuen Artikel an, ordnet flinkest ihn dieser Kategorie automatisch zu und bestätigt das mit einer Meldung.

GLN-Prüfung. Trägst du eine GLN ein, muss sie aus exakt 13 Ziffern bestehen und die Prüfziffer muss stimmen. Ansonsten bekommst du beim Speichern eine Fehlermeldung. Das Feld darf leer bleiben.

Preise werden netto gespeichert. Der Nettopreis ist der maßgebliche Wert. Die Brutto-Felder im Dialog sind eine Eingabehilfe: Sie werden aus Netto und Steuersatz berechnet und rechnen umgekehrt auf Netto zurück, wenn du brutto tippst. Auf einer Rechnung landet immer der Nettopreis als Einzelpreis.

Artikel bearbeiten — im Zeilenmenü Bearbeiten. Es öffnet sich derselbe Dialog mit den gespeicherten Werten. Schließt du ihn mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest vorher nach.

Artikel löschen — im Zeilenmenü Löschen. Du musst den Löschvorgang in einem Sicherheitsdialog bestätigen.

Löschen ist nicht immer endgültig. Wurde der Artikel bereits auf einem Beleg oder in einem Auftrag verwendet, wird er nur aus der Liste ausgeblendet — deine bestehenden Belege bleiben vollständig und unverändert. Wurde er noch nirgends verwendet, wird er wirklich entfernt. In beiden Fällen werden die Artikelbilder, die Kategoriezuordnungen und die Lagerdatensätze des Artikels gelöscht. Dient der Artikel als Mietgebühr oder einmalige Gebühr einer Ressource, verweigert flinkest das Löschen mit einem Hinweis — nimm ihn zuerst aus der Ressource heraus.

Liste exportieren — das Export-Symbol in der Fußzeile der Liste. Im Dialog wählst du die gewünschten Spalten und das Format. Der Export übernimmt den gerade aktiven Filter, du bekommst also genau das, was du auf dem Bildschirm siehst.

Spalten der Liste festlegen — das Zahnrad neben dem Export-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links unter Verfügbare Spalten wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll; unter Weitere Felder stehen auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt — etwa die Beschreibung, der EK-Preis, die GLN oder ein Erlöskonto. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle, und diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden; er verhält sich hier identisch.

Artikel importieren — das läuft nicht über diese Seite, sondern über die Artikel-Einstellungen. Dort lädst du eine CSV-Datei hoch und ordnest die Spalten den Artikelfeldern zu.

Verwandte Seiten

• Artikeldetails
• Artikelkategorien
• Artikel-Einstellungen
• Lager
• Lagerbewegungen
• Rechnungen

Häufige Fragen

Warum ist das Suchfeld ausgegraut? Weil gerade ein Filter aktiv ist. Suche und Filter schließen einander aus. Entferne den Filter über die Leiste oberhalb der Liste, dann kannst du wieder suchen.

Ich habe einen Artikel gelöscht, er steht aber noch auf einer alten Rechnung. Ist das ein Fehler? Nein, das ist gewollt. Artikel, die schon auf einem Beleg oder in einem Auftrag verwendet wurden, werden beim Löschen nur ausgeblendet. Deine Belege bleiben dadurch vollständig und nachvollziehbar.

Sind die Preise in der Liste netto oder brutto? Die Spalte Preis zeigt den Netto-Verkaufspreis. Im Bearbeiten-Dialog siehst du zu jedem Preis beide Werte — netto und brutto — und kannst in beiden Feldern tippen.

Warum stehen meine Artikelnummern in der falschen Reihenfolge (1, 10, 2)? Dann ist in den Artikel-Einstellungen der Datentyp der Artikelnummer auf alphanumerisch gestellt. Steht dort „numerisch", sortiert flinkest die Nummern als Zahlen und die Reihenfolge stimmt.

Wie ordne ich einen neuen Artikel gleich einer Kategorie zu? Wähle im Kategorienbaum links zuerst die gewünschte Kategorie aus und klicke dann auf Neu. Nach dem Speichern wird der Artikel dieser Kategorie automatisch zugeordnet.

Meine GLN wird nicht angenommen — warum? Die GLN muss aus exakt 13 Ziffern bestehen und eine gültige Prüfziffer haben. Leerzeichen oder Bindestriche sind nicht erlaubt. Wenn du keine GLN brauchst, lass das Feld einfach leer.

Ich kann einen Artikel nicht löschen, er hänge an einer Ressource. Dann ist er als Mietgebühr oder einmalige Gebühr einer Ressource hinterlegt. Öffne die betreffende Ressource, nimm den Artikel dort heraus — danach lässt er sich löschen.

Kann ich der Artikelliste eine eigene Spalte hinzufügen, etwa den EK-Preis? Ja, über das Zahnrad unten neben dem Export-Symbol. Im Dialog „Spalten konfigurieren" findest du ihn unter Weitere Felder, ziehst ihn nach rechts an die gewünschte Stelle und speicherst. Die neue Spalte gilt danach für alle Benutzer, nicht nur für dich. Erscheint das Zahnrad nicht, fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Listen-Spalten zu konfigurieren.

Kann ich die Artikelliste exportieren? Ja. Über das Export-Symbol in der Fußzeile der Liste wählst du Spalten und Format. Ein aktiver Filter wird dabei berücksichtigt — exportiert wird genau die Auswahl, die du siehst.