Artikel

Die Artikelliste ist dein Stammdaten-Katalog: Hier findest du alle Artikel und Dienstleistungen, die du auf Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und Arbeitsberichten verwendest. Ein Artikel wird genau einmal gepflegt — Name, Einheit, EK/VK-Preise, Steuersatz und die Vorkontierung (Erlöskonten, Kostenstelle) wandern danach automatisch in jede Belegposition, du wählst dort nur noch den Artikel aus. Die Liste dient drei Aufgaben: Finden über Sofortsuche, Filter und Kategorienbaum, Pflegen im Anlegen-/Bearbeiten-Dialog sowie per Duplizieren und Löschen, und Massenpflege, sobald ein Import oder Sortimentsumbau viele Artikel auf einmal betrifft. Diese Seite ist entlang genau dieser Funktionen gegliedert.

Liste, Navigation und Anzeige

Die Artikelliste anzeigen

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile vier Spalten:

Spalte	Inhalt
#	die Artikelnummer
Artikel	der Name
Einheit	die Mengeneinheit als Chip (z. B. Stück, Stunde, Meter)
Preis	der Netto-Verkaufspreis

Welche Spalten das sind, lässt sich für den ganzen Betrieb umstellen — siehe „Spalten der Liste festlegen" weiter unten. Standardmäßig zeigt die Liste 50 Artikel pro Seite, umstellbar auf 10, 20, 100 oder 200. Ist noch kein einziger Artikel angelegt, erscheint statt Zeilen der Hinweis „Noch keine Produkte angelegt." mit der Aufforderung, einen ersten Artikel anzulegen — der Einstieg für den Aufbau deines Katalogs. Zum Öffnen der Liste brauchst du die Berechtigung, Artikel zu sehen — ohne sie landest du statt der Liste auf einer Hinweisseite, dass dir der Zugriff fehlt.

Zur Artikeldetailseite springen

Ein Klick auf die Artikelnummer oder den Namen öffnet die Artikeldetails — die vollständige Artikelakte mit Bildern, Bestand, Umsatz und Belegen. Ein Klick auf die übrigen Zellen einer Zeile navigiert bewusst nicht: Die Zeile bleibt so frei für das Ziehen auf eine Kategorie (siehe weiter unten) und für die Mehrfachauswahl, ohne dass ein Fehlklick versehentlich einen Artikel öffnet.

Deine Ansicht bleibt erhalten

Suche, Filter, ausgewählte Kategorie, Sortierung und Seitenzahl merkt sich flinkest in deinem Browser. Kommst du von einem Artikel zurück oder lädst die Seite neu, steht die Liste genau so da wie vorher — du kannst also eine gefilterte Liste Artikel für Artikel abarbeiten. Die Liste aktualisiert sich außerdem von selbst: Legt eine Kollegin einen Artikel an, ändert einen bestehenden oder verschiebt einen Artikel in eine andere Kategorie, lädt die Liste bei dir automatisch nach, ohne dass du die Seite neu laden musst — praktisch, wenn parallel ein Import läuft.

Kategorien-Sidebar auf schmalen Bildschirmen

Auf großen Bildschirmen ist der Kategorienbaum links von Anfang an sichtbar, auf schmaleren Bildschirmen (Tablet-Breite und darunter) zunächst ausgeblendet, damit die Liste selbst genug Platz hat; nach einer Kategoriewahl klappt er dort automatisch wieder zu. Über den Schalter Kategorien in der Werkzeugleiste blendest du ihn jederzeit selbst ein oder aus.

Suchen, Filtern und Sortieren

Sofortsuche

Das Suchfeld in der Mitte der Werkzeugleiste durchsucht deinen Artikelbestand über einen eigenen Suchindex nach Artikelnummer, Name und Beschreibung — sie startet automatisch kurz nach dem letzten Tastendruck, du musst nichts bestätigen. Gefunden werden auch Wortteile im Artikelnamen: „Therme“ findet „Gas-Brennwerttherme“, ab drei Zeichen je Suchwort. Eine exakt getroffene Artikelnummer steht dabei immer ganz oben, gefolgt von Treffern in Name und Beschreibung, danach Artikel, deren Name den Begriff nur als Wortteil enthält; Tippfehler werden bis zu einem gewissen Grad toleriert, aber nur, wenn die exakten Treffer nichts liefern — eine fast exakte Artikelnummer zieht also nicht automatisch benachbarte Nummern mit ein bis zwei abweichenden Ziffern in die Trefferliste. Hast du zusätzlich eine Kategorie im Baum ausgewählt, sucht flinkest nur innerhalb dieser Kategorie. Ein neuer Suchbegriff beginnt immer auf Seite 1, und zusätzlich eingeblendete Spalten (siehe „Spalten der Liste festlegen"), bleiben auch in der Trefferliste gefüllt. Eine eigene Sortierung, die du über einen Spaltenkopf gewählt hast, bleibt auch während der Suche erhalten, statt stillschweigend auf die Trefferrelevanz umzuschalten.

Suche und Filter schließen einander aus

Solange mindestens ein Filter aus dem Panel Filter & Sortierung aktiv ist, ist das Suchfeld gesperrt — zu erkennen daran, dass es ausgegraut ist. Wendest du umgekehrt einen Filter an, werden Suchbegriff und Kategorieauswahl zurückgesetzt und die Liste springt auf Seite 1. Grund: Ohne Suchbegriff filtert und sortiert die Liste direkt in der Datenbank, mit Suchbegriff läuft sie über den Suchindex — zwei technisch getrennte Abfragewege, die sich nicht kombinieren lassen. Eine ausgewählte Kategorie ist davon ausgenommen: Sie wirkt weiterhin auch während einer laufenden Suche.

Filterpanel

Das Trichter-Symbol in der Werkzeugleiste öffnet das Panel Filter & Sortierung mit vier Gruppen: Basisdaten (Artikelnummer, Name, Beschreibung, Artikelart Artikel/Dienstleistung, Artikelkategorien), Preise und Steuer (VK, EK und Umsatzsteuersatz jeweils als Zahlenbereich), Buchhaltung (die hinterlegten Erlöskonten für Inland, EU, Ausland und Bauleistung) und Meta (Ersteller und Erstelldatum). So grenzt du zum Beispiel „alle Dienstleistungen ohne Erlöskonto EU" vor einem Buchhaltungsexport ein, oder „EK größer 0 und VK gleich 0" als Kalkulationslücken-Check. Gesetzte Filter erscheinen als eigene Chip-Leiste oberhalb der Tabelle und lassen sich dort einzeln oder komplett entfernen — so siehst du immer, warum die Liste gerade kürzer ist.

Gespeicherte Filter

Eine wiederkehrende Filter- und Sortierkombination musst du nicht jedes Mal neu zusammenstellen: Im Panel Filter & Sortierung speicherst du die aktuelle Auswahl unter einem Namen und rufst sie später mit einem Klick wieder ab. Gespeicherte Filter sind persönlich — Kolleginnen und Kollegen sehen nur ihre eigenen; Administratoren sehen zusätzlich die gespeicherten Filter aller Benutzer und können sie löschen.

Sortierung der Liste

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift (# oder Artikel) sortiert sofort danach und schaltet bei erneutem Klick zwischen auf- und absteigend um. Im Reiter Sortieren desselben Filterpanels legst du stattdessen mehrere Sortierfelder samt Reihenfolge explizit fest. Hat noch niemand im Browser selbst sortiert, greift die mandantenweite Standardsortierung aus dem Zahnrad-Dialog „Spalten der Liste festlegen"; ist auch dort nichts hinterlegt, stehen die Artikel nach Artikelnummer aufsteigend. Deine eigene Sortierung — ob per Spaltenkopf oder Filterpanel — bleibt auch während einer laufenden Suche wirksam und schlägt die reine Trefferrelevanz.

Artikelnummern sortieren natürlich

flinkest liest die Zahlenteile einer Artikelnummer als Zahlen, egal ob per Spaltenkopf-Klick oder über die Standardsortierung sortiert wird: 2 steht vor 10, A2 vor A10, und ART-9 vor ART-10. Ein gemischter Bestand aus reinen Zahlen und Nummern mit Buchstaben oder Bindestrichen sortiert damit richtig, ohne dass du dafür etwas einstellen musst.

Kategorien-Baum und Zuordnung per Ziehen

Kategorienbaum anzeigen und navigieren

Der Kategorienbaum links zeigt deine Warengruppen hierarchisch, mit einem „Alle"-Knoten ganz oben, der zum Gesamtstamm zurückführt. Ein Klick auf eine Kategorie filtert die Liste auf deren Artikel und beginnt wieder auf Seite 1; die URL wird dabei zu ?category_id=<id> — ein Deep-Link, den du an Kollegen weitergeben kannst. Ein erneuter Klick auf die aktive Kategorie hebt die Auswahl wieder auf. Über das Stift-Symbol in der Kopfzeile des Baums kommst du direkt zur Pflege der Artikelkategorien — Anlegen, Umbenennen und Verschieben von Kategorien selbst passiert dort, nicht auf dieser Liste.

Artikel per Ziehen zuordnen

Jede Zeile hat links einen Zieh-Griff (das Punkteraster). Ziehst du damit einen Artikel auf eine Kategorie im Baum, bleibt die Zeile in der Liste stehen, ein kompakter Vorschau-Chip folgt der Maus, und die Kategorie unter dem Zeiger wird hervorgehoben. Beim Loslassen wird der Artikel der Kategorie zusätzlich zugeordnet — bestehende Zuordnungen bleiben erhalten, auf den „Alle"-Knoten lässt sich nichts ablegen. Ist der Artikel schon in dieser Kategorie, passiert nichts Schlimmes: Die vorhandene Zuordnung wird still übersprungen, es entsteht kein Duplikat und keine Fehlermeldung. Ist die Mehrfachauswahl aktiv und der gezogene Artikel Teil der Auswahl, gilt das Ablegen für die gesamte Auswahl.

Ein Sonderfall, wenn du gerade nach einer Kategorie filterst und einen Artikel auf eine andere Kategorie ziehst: flinkest fragt „Verschieben oder hinzufügen?" — Verschieben entfernt die Zuordnung zur gerade gefilterten Kategorie und fügt die neue hinzu, Zusätzlich hinzufügen behält beide, das X bricht ab. Das Zuordnen per Ziehen braucht die Berechtigung, Artikel zu bearbeiten.

Artikel anlegen und bearbeiten

Neuen Artikel anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Er erscheint nur, wenn dein Benutzer die Berechtigung hat, Artikel zu bearbeiten — sonst ist die Liste für dich nur lesbar. Es öffnet sich der Dialog Neuen Artikel anlegen mit einem festen Kopf und Reitern darunter: Oben, unabhängig vom gewählten Reiter immer sichtbar, liegen die Basisfelder Artikelart (Artikel oder Dienstleistung), Name, Einheit, Artikelnummer sowie die Preise EK netto, EK brutto, VK netto, VK brutto und Umsatzsteuer in Prozent. Darunter liegen die Reiter Allgemein (EAN, Standard-Lieferant), Details (mit den zwei Unter-Reitern Beschreibung und interne Notiz), Lager, Buchhaltung und — abhängig vom Modul Shop — Shop — Details zu diesen Reitern stehen in den folgenden Abschnitten. Nach Speichern landest du direkt in den Artikeldetails des neuen Artikels; hast du im Kategorienbaum eine Kategorie ausgewählt, ordnet flinkest den neuen Artikel ihr automatisch zu und bestätigt das mit einer eigenen Meldung.

Ist die Artikelart „Artikel" gewählt und Lagerführung noch nicht aktiviert, wird die Umsatzsteuer mit dem in deinen Firmeneinstellungen hinterlegten Standardsatz vorbelegt, die Erlöskonten mit den Standardkonten aus deinen Buchhaltungs-Einstellungen — der Regelfall braucht dadurch null Zusatzklicks.

Artikelnummer-Vorschlag

flinkest schlägt dir automatisch die nächste freie Artikelnummer nach der Nummernvorlage aus den Artikel-Einstellungen vor (Platzhalter {number}, {year}, {month}, {day}) — im Auslieferungszustand ist die Vorlage nur {number}, du kannst dort aber ein Präfix sowie Jahr, Monat und Tag festlegen (etwa ART-{year}-{number}). Gezählt werden dabei nur Artikelnummern, die zu dieser Vorlage passen: der Text rund um {number} muss gleich lauten (Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle), Jahr, Monat und Tag mit dem heutigen Datum, und der Zählteil darf nur aus Ziffern bestehen. Kommt {number} in der Vorlage mehrmals vor (etwa ART-{number}-{number}), steht an jeder dieser Stellen dieselbe Zahl — vorgeschlagen wird dann zum Beispiel ART-7-7 —, und mitgezählt werden nur vorhandene Nummern, bei denen alle diese Stellen übereinstimmen. Von den passenden Nummern nimmt flinkest den höchsten Zählteil plus eins — auch bereits gelöschte Artikel zählen mit, damit eine Nummer, die schon einmal im Umlauf war, nicht erneut vergeben wird. Enthält die Vorlage Jahr, Monat oder Tag, läuft der Zähler deshalb je Zeitraum getrennt; wechselst du die Vorlage, zählen nur noch Nummern im neuen Format — gibt es davon noch keine, beginnt der Zähler bei 1. Der Vorschlag ist frei überschreibbar und reserviert die Nummer nicht — bei einer Kollision weist flinkest dich beim Speichern darauf hin. Derselbe Vorschlag mit derselben Nummernvorlage erscheint auch im Duplizieren-Dialog.

Netto und Brutto sind gekoppelt

Netto- und Bruttofeld sind für EK und VK jeweils gekoppelt: Trägst du einen Preis netto ein, rechnet flinkest den Bruttopreis mit dem eingetragenen Steuersatz sofort mit, und umgekehrt. Leerst du eines der beiden Felder, wird auch das Gegenstück geleert — so bleibt kein alter Preis unbemerkt stehen und wird mitgespeichert. Änderst du den Steuersatz, werden beide Bruttofelder neu berechnet, die Nettowerte bleiben stehen. Gespeichert und auf einem Beleg als Einzelpreis verwendet wird immer der Nettopreis — die Bruttofelder sind eine reine Eingabehilfe.

Pflichtfelder und Validierung

Name, Artikelnummer, Einheit, VK netto, Umsatzsteuer und Artikelart sind Pflicht. Lässt du eines davon leer und speicherst, erscheint die Fehlermeldung direkt am Feld — alle Validierungsregeln leben im Backend, das Formular spiegelt sie nur. Die Artikelnummer muss über alle Artikel eindeutig sein — ausdrücklich auch gegenüber als gelöscht markierten (archivierten) Artikeln, denn die hängen weiter an alten Belegen, Lagerbewegungen und Arbeitsberichten, und Auswertungen oder Exporte nach Artikelnummer müssen eindeutig bleiben. Vergibst du eine Nummer, die schon ein anderer Artikel trägt, auch ein archivierter, weist dich der Dialog beim Speichern am Feld Artikelnummer darauf hin.

EAN prüfen

Die EAN ist der Barcode, der auf dem Artikel selbst aufgedruckt ist — sie identifiziert den Artikel eindeutig als Produkt und macht ihn im Beleg-Editor und in den mobilen Apps per Scan auffindbar. Trägst du eine EAN ein, sind 13 oder 14 Ziffern mit gültiger Prüfziffer erlaubt; eine 14-stellige EAN mit führender Null wird beim Speichern automatisch auf ihre 13-stellige Form gekürzt, jede andere führende Ziffer bleibt unverändert stehen, weil sie dann eine echte, andere Verpackungseinheit kennzeichnet. Die EAN darf außerdem nicht schon bei einem anderen Artikel hinterlegt sein — ausdrücklich auch nicht bei einem bereits gelöschten. Das Feld ist nicht Pflicht und darf leer bleiben.

Platzhalter in der Beschreibung

Wer viele ähnliche Artikel pflegt, will Angaben wie Artikelnummer oder EAN nicht in jede Beschreibung abtippen und bei einer Änderung überall nachziehen. Deshalb kann die Beschreibung im Reiter Details Platzhalter für die eigenen Felder des Artikels enthalten. Rechts neben dem Editor sitzt ein kleines Listensymbol mit dem Hinweis „Platzhalter:"; ein Klick darauf fährt eine Lade mit den möglichen Platzhaltern aus: {product.name} (Artikelname), {product.product_number} (Artikelnummer), {product.ean} (EAN), {product.unit} (Einheit), {product.selling_price} (Verkaufspreis), {product.categories} (Kategorien) und {product.supplier} (Standard-Lieferant). Ein Klick auf einen Platzhalter kopiert ihn in die Zwischenablage, von wo du ihn in die Beschreibung einfügst — etwa „Art.-Nr. {product.product_number}, EAN {product.ean}".

Im Artikel selbst bleibt der Platzhalter stehen. Erst wenn die Beschreibung in eine Belegposition übernommen und die Position gespeichert wird, setzt flinkest dort die aktuellen Werte des Artikels ein — auch auf Rechnungen und Lieferscheinen aus Arbeitsberichten, deren Positionen mit dieser Beschreibung beginnen; mehrere Kategorien erscheinen durch Komma getrennt, der Verkaufspreis als Betrag. Ist ein Feld leer, bleibt an seiner Stelle nichts stehen.

Reiter „Lager"

Mit Aktivieren stellst du den Artikel unter Lagerführung. Erst dann erscheinen das Standardlager sowie die Schalter Chargennummer erforderlich, Mindesthaltbarkeitsdatum erforderlich, Seriennummer erforderlich und eindeutige Seriennummer — sie erzwingen später bei jeder Lagerbewegung die entsprechenden Pflichtangaben (Rückverfolgbarkeit für Chargen-Rückrufe bzw. Garantiefälle). Solange das Modul Lager eingeschaltet ist, ist das Standardlager dann Pflicht: Lieferscheine aus Arbeitsberichten oder Aufträgen buchen den Artikel aus diesem Lager. Gibt es nur ein Lager, trägt flinkest es beim Speichern selbst ein. Nur Artikel mit aktivierter Lagerführung nehmen an Bestand, Lagerbewegungen und Kommissionierung teil; was das im Detail bedeutet, steht unter Lager.

Reiter „Buchhaltung"

Erlöskonten für Inland, EU, Ausland und Bauleistung sowie Kostenstelle oder Kostenschlüssel — Kostenstelle und Kostenschlüssel schließen einander aus, wählst du das eine, wird das andere geleert. Diese Vorkontierung steuert später den BMD-Export und die Kontierungsvorschläge, ohne dass jemand je Beleg eingreifen muss.

Reiter „Shop"

Der Reiter Shop erscheint nur, solange das Modul Shop unter Einstellungen → Module eingeschaltet und in den Shop-Einstellungen „Shop-System aktivieren“ angehakt ist; hier legst du fest, ob der Artikel nur bei ausreichendem Lagerbestand bestellbar ist — das verhindert Bestellungen ins Leere.

Artikel bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — es öffnet sich derselbe Dialog mit den gespeicherten Werten, vorbefüllt aus dem vollständig nachgeladenen Datensatz. Schließt du den Anlegen- oder Bearbeiten-Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest vorher nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Änderungen verwerfen") — Schutz vor versehentlichem Datenverlust bei diesem großen Formular. Anders als beim Anlegen (das direkt auf die Detailseite führt) bleibst du nach dem Bearbeiten in der Liste, die sich neu lädt.

Duplizieren und Löschen

Artikel duplizieren

Im Zeilenmenü auf Duplizieren. Im Dialog Artikel duplizieren schlägt flinkest sofort die nächste freie Artikelnummer vor (derselbe Vorschlag wie beim Neuanlegen), der Name bekommt den Zusatz „(Kopie)". Unter „Was soll kopiert werden?" wählst du per Häkchen, was zusätzlich zu den Stammdaten mitkommt: Kategorien, Shop-Kategorien (nur bei eingeschaltetem Modul Shop sichtbar), Mindestbestände, Ampel (die eigenen Ampel-Grenzen je Lager, nach denen die Kachel des Artikels in der Lagerübersicht rot oder orange wird — gepflegt in den Artikeldetails), Bilder (kopiert auch die eigentlichen Bilddateien, nicht nur die Verweise darauf) und Set-Zusammensetzung (nur sichtbar, wenn der Ausgangsartikel selbst ein Bundle ist) — alle standardmäßig angehakt. So startet eine Variante gleich mit denselben Lager-Warnstufen wie ihr Vorbild. Einzige Ausnahme: Kundenindividuelle Preise ist voreingestellt aus, weil ein für den alten Artikel vereinbarter Kundenpreis selten unverändert auch für den neuen, eigenständigen Artikel gelten soll. Setzt du das Häkchen, übernimmt die Kopie auch die Lieferantenpreise — aber ohne die Artikelnummer des Lieferanten, denn die gehört zum Ausgangsartikel. Mit Duplikat erstellen legst du die Kopie an.

Die EAN wird dagegen nie mitkopiert — sie muss über alle Artikel eindeutig sein und würde sonst beim Speichern der Kopie einen Fehler auslösen. Lagerbestände, Lagerbewegungen, Belegpositionen und Arbeitsberichte kopiert flinkest grundsätzlich nie; der neue Artikel startet immer ohne eigene Historie. Nach dem Bestätigen springt flinkest direkt in die Detailansicht des neuen Artikels.

Artikel löschen und Archiv-Schutz

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage bestätigen. Wurde der Artikel bereits auf einem Beleg, in einer Bestellung (sofern das Modul Shop genutzt wird), in einem Arbeitsbericht — als Material oder als Artikel einer ausgeblendeten Tätigkeit — oder in einer Preisvereinbarung mit einem Kunden oder Lieferanten verwendet, oder gibt es zu ihm auch nur eine einzige Lagerbewegung, wird er nicht wirklich entfernt, sondern nur als gelöscht markiert und aus Liste und Suche ausgeblendet: Deine bestehenden Belege, Arbeitsberichte und Preisvereinbarungen bleiben vollständig und unverändert, und die Bewegungshistorie des Lagers bleibt lückenlos — Lagerbewegungen werden in flinkest nie gelöscht, auch nicht mit ihrem Artikel. Über die Artikeldetails bleibt ein so markierter Artikel weiterhin einsehbar, nur schreibgeschützt mit einem roten Hinweis. Seine Artikelnummer bleibt dabei vergeben: Ein neuer Artikel kann sie nicht erneut bekommen, damit eine Nummer auf alten Belegen nie plötzlich zu zwei Artikeln gehört. Wurde er noch nirgends verwendet und nie gebucht, wird er wirklich entfernt. In beiden Fällen werden zusätzlich die Artikelbilder, die Kategoriezuordnungen, die Schwellenwerte (Mindestbestände) und — ist der Artikel selbst ein Bundle — seine Bundle-Zusammensetzung gelöscht.

Manche Verwendungen verweigern das Löschen komplett, auch als Archivierung: Der Artikel dient als Mietgebühr oder einmalige Gebühr einer Ressource, er ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen als Abrechnungsartikel hinterlegt — etwa für einen Überstundenzuschlag, die Anfahrtspauschale oder das Kilometergeld — oder er ist bei einer Arbeitsbericht-Tätigkeit als Artikel oder als Artikel für Montage-Partie hinterlegt. Für einen solchen Artikel bietet das Zeilenmenü Löschen gar nicht an. Nimm ihn zuerst aus der jeweiligen Stelle heraus, dann erscheint der Eintrag wieder — bei einer ausgeblendeten Tätigkeit, die sich nicht mehr bearbeiten lässt, erst, wenn die Arbeitsberichte verrechnet sind, deren Arbeitszeiten oder Montage-Partien sie noch verwenden. Das gilt auch in der Trefferliste, wenn du einen Suchbegriff eingegeben hast.

Mehrfachauswahl und Massenaktionen

Mehrfachauswahl aktivieren

Aktiviere das Kästchen ganz links in der Werkzeugleiste, um vor jeder Zeile ein Auswahlkästchen einzublenden — dafür brauchst du dieselbe Berechtigung wie zum Bearbeiten von Artikeln. Im Tabellenkopf erscheint ein Kästchen, das alle Artikel der aktuellen Seite auf einmal markiert, samt Zähler „n ausgewählt". Sobald mindestens ein Artikel ausgewählt ist, erscheint darunter eine Aktionsleiste mit den Massen-Aktionen. Deaktivierst du die Mehrfachauswahl wieder, wird die Auswahl geleert. Dasselbe passiert, sobald du einen neuen Suchbegriff eingibst, eine andere Kategorie wählst oder einen Filter anwendest — eine Massen-Aktion soll nie auf Artikel wirken, die du gerade gar nicht mehr siehst.

Mehrere Artikel einer Kategorie zuordnen

In der Aktionsleiste öffnet Kategorien ein Menü mit Zu Kategorie hinzufügen und Von Kategorie entfernen. Beides führt zu einem Dialog mit dem Kategorienbaum direkt im Fenster — mit Häkchen für die Mehrfachauswahl der Zielkategorien und einem Filterfeld zum schnellen Finden. Bestätigst du mit Hinzufügen bzw. Entfernen, wird die Zuordnung für alle ausgewählten Artikel angewendet; ein Fortschrittsbalken zeigt den Stand, die Artikel werden nacheinander gespeichert. Bereits vorhandene Zuordnungen zählen beim Hinzufügen als Erfolg und werden übersprungen, es entstehen keine Duplikate; Entfernen löscht nur genau die Zuordnungen zu den gewählten Kategorien, alle anderen Kategorien der Artikel bleiben unberührt. Bei eingeschaltetem Modul Shop bietet Shop-Kategorien dasselbe Menü für die getrennte Kategorien-Hierarchie deines B2B-Shops.

Felder mehrerer Artikel auf einmal ändern

In der Aktionsleiste öffnet Felder bearbeiten einen Dialog, der die wichtigsten Artikelfelder in drei Gruppen zusammenfasst: Allgemein (Artikelart, Umsatzsteuersatz, Einheit, Standard-Lieferant), Lager (Lagerführung, Standardlager, Chargennummer erforderlich, Mindesthaltbarkeitsdatum erforderlich, Seriennummer erforderlich und eindeutig) und Shop (nur bei Lagerbestand bestellbar, nur bei eingeschaltetem Modul Shop). Jede Zeile hat links ein eigenes Kästchen: Nur angehakte Felder werden übernommen — alles andere bleibt bei jedem ausgewählten Artikel exakt auf seinem bisherigen Wert. So setzt du zum Beispiel für fünfzig Artikel auf einmal die Chargen- und die Mindesthaltbarkeitsdatum-Pflicht, ohne ihre Preise oder Einheiten anzufassen.

Wenn einzelne Artikel nicht gespeichert werden können. Schlägt eine der Einzelaktionen innerhalb einer Massen-Aktion fehl, macht flinkest mit den übrigen weiter und meldet am Ende „… Vorgänge fehlgeschlagen" mit der Anzahl. Die erfolgreichen Änderungen bleiben bestehen.

Liste exportieren und Spalten konfigurieren

Liste exportieren

Das Download-Symbol unten links neben der Blätterleiste öffnet den Export-Dialog: Du wählst das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und die gewünschten Spalten aus mehreren wählbaren Feldern samt Reihenfolge — darunter auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt, wie Beschreibung, EK-Preis oder EAN. Aktive Filter gelten auch für den Export — so exportierst du gezielt nur ein Segment, etwa alle Artikel einer Kategorie mit gesetzter Kategorie-Filterung; ohne aktive Suche/Filter übernimmt der Export dagegen den vollen Bestand laut gewähltem Umfang.

Spalten der Liste festlegen

Das Zahnrad neben dem Export-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links unter Verfügbare Spalten wählst du zusätzliche Felder aus — unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt, etwa die Beschreibung, den EK-Preis oder die EAN. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die gewünschte Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Unterhalb der Spaltenauswahl legst du zusätzlich die Standardsortierung fest, wählbar nur aus den gerade angezeigten Spalten. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." — es ist also keine persönliche Ansicht, sondern eine betriebsweite Einstellung, die sofort bei dir und bei allen anderen greift, auch in bereits geöffneten Listen ohne Neuladen; deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listenspalten konfigurieren darf. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung inklusive Standardsortierung wieder. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden; er verhält sich hier identisch.

Artikel importieren. Das läuft nicht über diese Liste, sondern über die Artikel-Einstellungen. Dort lädst du eine CSV-Datei hoch und ordnest die Spalten den Artikelfeldern zu.

Verwandte Seiten

• Artikeldetails
• Artikelkategorien
• Artikel-Einstellungen
• Lager
• Lagerbewegungen
• Rechnungen
• Arbeitsberichte

Häufige Fragen

Warum ist das Suchfeld ausgegraut? Weil gerade ein Filter aktiv ist. Suche und Filter schließen einander aus. Entferne den Filter über die Leiste oberhalb der Liste, dann kannst du wieder suchen.

Ich habe einen Artikel gelöscht, er steht aber noch auf einer alten Rechnung. Ist das ein Fehler? Nein, das ist gewollt. Artikel, die schon auf einem Beleg, in einer Bestellung, in einem Arbeitsbericht oder in einer Preisvereinbarung verwendet wurden oder Lagerbewegungen haben, werden beim Löschen nur ausgeblendet. Deine Belege, Arbeitsberichte und die Lagerhistorie bleiben dadurch vollständig und nachvollziehbar, und der Artikel selbst lässt sich über seine Detailseite weiterhin schreibgeschützt ansehen.

Sind die Preise in der Liste netto oder brutto? Die Spalte Preis zeigt den Netto-Verkaufspreis. Im Anlegen-/Bearbeiten-Dialog siehst du zu jedem Preis beide Werte — netto und brutto — und kannst in beiden Feldern tippen.

In welcher Reihenfolge stehen die Artikel, wenn ich nichts einstelle? Nach Artikelnummer aufsteigend, und zwar natürlich sortiert — 2 vor 10, A2 vor A10. Ein Administrator kann über das Zahnrad unterhalb der Liste eine andere Reihenfolge für den ganzen Betrieb festlegen; deine eigene Sortierung über den Filterbereich oder einen Spaltenkopf schlägt beides.

Wie ordne ich einen neuen Artikel gleich einer Kategorie zu? Wähle im Kategorienbaum links zuerst die gewünschte Kategorie aus und klicke dann auf Neu. Nach dem Speichern wird der Artikel dieser Kategorie automatisch zugeordnet.

Meine EAN wird nicht angenommen — warum? Die EAN muss aus 13 oder 14 Ziffern mit gültiger Prüfziffer bestehen. Leerzeichen oder Bindestriche sind nicht erlaubt, und sie darf nicht schon bei einem anderen Artikel eingetragen sein. Brauchst du das Feld nicht, lass es einfach leer.

Warum fehlt bei einem Artikel „Löschen“ im Zeilenmenü? Dann hängt er an einer Stelle, die ihn braucht: als Mietgebühr oder einmalige Gebühr einer Ressource, als Abrechnungsartikel in den Arbeitsberichts-Einstellungen oder als Artikel bzw. Artikel für Montage-Partie einer Tätigkeit. Nimm ihn dort heraus — danach lässt er sich löschen; bei einer ausgeblendeten Tätigkeit erst, wenn die Arbeitsberichte verrechnet sind, deren Arbeitszeiten oder Montage-Partien sie noch verwenden.

Wie setze ich für viele Artikel auf einmal die Chargen- oder Mindesthaltbarkeitsdatum-Pflicht? Aktiviere die Mehrfachauswahl über das Kästchen links in der Werkzeugleiste, wähle die Artikel aus und klicke in der Aktionsleiste auf Felder bearbeiten. Hake dort die gewünschten Felder an — etwa „Chargennummer erforderlich" und „Mindesthaltbarkeitsdatum erforderlich" — und bestätige mit Anwenden. Nur die angehakten Felder werden geändert, alles andere bleibt unangetastet.