Lieferschein bearbeiten

Im Beleg-Editor baust du einen Lieferschein inhaltlich auf: Empfänger, Lieferadresse, Lieferdatum und die Positionen der Lieferung. Links arbeitest du am Beleg, rechts daneben liegt die Vorschau auf das fertige PDF. Bearbeiten lässt sich dabei immer nur ein Entwurf — sobald der Lieferschein finalisiert ist, ist der Editor für ihn gesperrt, denn dann trägt er eine Lieferscheinnummer und hat Lagerbestand bewegt. Denselben Editor benutzt flinkest auch für Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen; diese Seite beschreibt die Lieferschein-Sicht.

Kopfzeile

Ganz oben steht Lieferschein bearbeiten, rechts daneben zwei Schaltflächen:

• Entwurf löschen — löscht den Entwurf nach einer Rückfrage und bringt dich zurück in die Lieferscheinliste.
• Lieferschein finalisieren — schließt den Lieferschein ab: flinkest bucht das Lager aus, vergibt die Lieferscheinnummer und führt dich in die Lieferscheindetails.

Nach dem Finalisieren ist der Editor zu. Das ist der wichtigste Unterschied zum Angebot, das dauerhaft bearbeitbar bleibt: Ein Lieferschein ist ein ausgestellter Beleg mit Nummer und mit Wirkung auf den Lagerbestand. Rufst du die Bearbeiten-Adresse eines finalisierten Lieferscheins trotzdem auf, erscheint „Dieser Beleg wurde bereits finalisiert. Bearbeiten ist nichtmehr möglich" und flinkest bringt dich in die Detailansicht. Löschen ist dann ebenfalls vorbei — „Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden". Ist inhaltlich etwas falsch, stornierst du den Lieferschein in der Detailansicht (dabei kannst du die Lagerbewegungen zurücksetzen lassen) und legst einen neuen an. Wie das Stornieren abläuft, steht bei den Lieferscheinen.

Wie du hierher kommst. Über das Zeilenmenü der Lieferscheinliste oder über die Schaltfläche Bearbeiten in den Lieferscheindetails — beide erscheinen nur bei Entwürfen. Ein Lieferschein aus der Kommissionierung landet nie in diesem Editor: Er entsteht bereits fertig und nummeriert. Die Regalbetreuung erzeugt dagegen einen Entwurf, den du hier nacharbeitest, bevor du ihn abschließt.

Berechtigungen. Den Editor öffnet nur, wer Lieferscheine bearbeiten darf — ohne dieses Recht kommst du gar nicht erst hinein. Dasselbe Recht braucht jede Änderung an einer Position.

Belegvorschau

Der Schalter Belegvorschau anzeigen unter der Kopfzeile teilt den Bildschirm: links das Formular, rechts das echte Beleg-PDF, das nach jeder gespeicherten Änderung neu erzeugt wird. Wie die Vorschau arbeitet und warum sie kurz leer bleibt, ist bei Angebot bearbeiten ausführlich beschrieben.

Zwei Dinge sind am Lieferschein anders: Auf dem PDF werden keine Preise gedruckt — kein Einzelpreis, kein Rabatt, keine Umsatzsteuer, kein Summenblock —, und solange der Beleg Entwurf ist, trägt das Dokument das Wasserzeichen Entwurf. Weil ein Entwurf noch keine Nummer hat, setzt flinkest den Dateinamen beim Herunterladen aus Belegart, dem Zusatz „Entwurf" und dem Kundennamen zusammen. Welche Spalten und Blöcke überhaupt gedruckt werden, legst du im Belegdesign fest.

Empfänger

Der erste Block zeigt links unter Adresse die Empfängeranschrift und rechts die Lieferadresse. Ein Klick öffnet den Dialog Empfänger definieren mit Kundenauswahl, Adressfeldern und dem Haken Abweichende Lieferadresse; die Felder im Einzelnen sind bei Angebot bearbeiten beschrieben.

Die Lieferadresse trägt hier mehr Gewicht als sonst. Sie steht auf dem Lieferschein und ist gleichzeitig eine Filtermöglichkeit in der Lieferscheinliste. Sind beim Kunden Standorte eingeschaltet, wählst du unter Standorte dieses Kunden einen hinterlegten Standort aus, statt die Anschrift zu tippen. Das ist nicht nur bequemer: Nur ein so gewählter Standort bleibt mit dem Kundenstandort verknüpft — und nur dann kann flinkest das fertige PDF nach dem Finalisieren automatisch an die Lieferschein-Adresse dieses Standorts schicken. Tippst du dieselbe Anschrift von Hand ein, entfällt dieser Versand.

Details

Die Box Details fasst Belegdatum und Lieferdatum zusammen, dazu Projekt, Referenz und Umsatzart, sofern gesetzt. Ein Klick öffnet den Dialog Beleg Details:

• Belegdatum — Pflichtfeld. Anders als bei einer Rechnung gibt es keine Untergrenze: Du darfst einen Lieferschein auch nachtragen. Achte dabei auf einen eingestellten monatlichen oder jährlichen Neustart des Nummernkreises, der richtet sich nach dem Belegdatum.
• Lieferdatum — an der Stelle, an der die Rechnung ihren Leistungszeitraum hat, steht beim Lieferschein das Lieferdatum. Du erfasst es als Zeitraum von/bis oder als einzelnes Datum; die Schnellwahl bietet Heute, Gestern, Dieser Monat und Letzter Monat. Das Datum wird auf den Lieferschein gedruckt.
• Projekt — ordnet den Lieferschein einem Projekt des Kunden zu.
• Buchhaltung → Exportlieferungen — die Umsatzart des Belegs (innergemeinschaftliche Lieferung, Exportlieferung oder Bauleistung). Jede davon macht den gesamten Beleg steuerfrei; was das genau bewirkt, steht bei Angebot bearbeiten. Am Lieferschein ist die Angabe wichtiger, als sie aussieht: Sie wandert in die Rechnung, die später daraus entsteht.
• Anderes → Referenz — freier Text, der am Beleg erscheint, etwa eine Bestellnummer des Kunden.
• Interne Notizen — nur für euch intern, erscheint nie auf dem PDF.

Kein Zahlungsziel. Der Block mit „zahlbar bis", Tagen netto und Skonto fehlt im Lieferschein mit Absicht — ein Lieferschein fordert kein Geld. Zahlungsfrist und Zahlungsbedingungen erfasst du erst in der Rechnung.

Positionen

Der mittlere Bereich ist die Positionsliste mit dem Umschalter Kompakt / Erweitert, drei unbeschrifteten Symbol-Schaltflächen am rechten Rand jeder Zeile — Stift zum Bearbeiten, Doppelblatt zum Duplizieren, Papierkorb zum Löschen —, dem Anfasser zum Sortieren und darunter der Leiste Katalog, Manuell und einer Schaltfläche mit drei Punkten (Gruppe, Überschrift, Textposition, Von anderem Beleg importieren); zeigst du mit der Maus darauf, erscheint der Kurzhinweis „Weitere Optionen". Diese Mechanik ist für alle Belegarten gleich und bei Angebot bearbeiten ausführlich beschrieben — hier zählt, was am Lieferschein anders ist.

Das Lager entscheidet, was ausgebucht wird. Ist der Artikel lagergeführt, zeigt der Dialog Belegposition bearbeiten die Gruppe Lager mit einem Auswahlfeld. Beim Anlegen aus dem Katalog ist das Standardlager des Artikels vorbelegt. Das Feld ist als Pflichtfeld gekennzeichnet, und praktisch ist es das auch: Genau dieses Lager wird beim Finalisieren belastet. Steht dort nichts, bewegt die Position keinen Bestand — der Lieferschein lässt sich trotzdem abschließen, der Bestand bleibt dann aber stehen.

Charge und Seriennummer können Pflicht werden. Unter Sonstiges erfasst du Chargennummer und Seriennummer. Ist beim Artikel eine Chargenpflicht hinterlegt, verlangt flinkest die Chargennummer nur im Lieferschein; dasselbe gilt für die Seriennummer bei Artikeln mit Seriennummernpflicht. In allen anderen Belegarten bleiben beide Felder freiwillig. Der Grund liegt in der Wirkung: Beide Angaben wandern in die Lagerbewegung, damit die Chargenverfolgung lückenlos bleibt.

Preise erfasst du trotzdem. Menge, Einzelpreis (netto), Rabatt und Summe stehen im Positionsdialog wie bei jeder anderen Belegart, und flinkest rechnet die Belegsummen mit. Gedruckt werden sie nicht — sie sind die Innensicht: Sie füllen die Spalte Summe der Lieferscheinliste und sind die Grundlage der Rechnung, die später aus dem Lieferschein entsteht.

Kein Buchhaltungsblock. Buchungskonto, Kostenstelle und Kostenschlüssel gibt es im Positionsdialog nur bei Rechnungen und Gutschriften. Am Lieferschein fehlt die Gruppe Buchhaltung ganz; kontiert wird erst der Folgebeleg.

Aktionen

Es gibt kein globales „Speichern". Jeder Dialog speichert für sich — Empfänger, Details, Texte und jede einzelne Position. Schließt du einen Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach, ob sie verworfen werden sollen.

Lieferschein finalisieren. Schaltfläche oben rechts. Nach der Rückfrage „Soll der Beleg finalisiert werden? Der Beleg kann danach nichtmehr bearbeitet werden." läuft alles in einem Zug: flinkest leitet die Steuersätze aller Positionen noch einmal frisch her, bucht das Lager aus, vergibt die Lieferscheinnummer, setzt den Status auf Beleg und meldet „Der Beleg wurde finalisiert". Danach landest du in den Lieferscheindetails. Ein zweiter Versuch wird mit „Der Beleg wurde bereits finalisiert" abgelehnt.

Die Lagerbuchung passiert genau hier. Nicht beim Anlegen und nicht beim Speichern einer Position — ein Entwurf bewegt nie Bestand. Gebucht wird ein Abgang für jede Position, bei der drei Dinge zusammenkommen: Der Artikel ist lagergeführt, auf der Position steht ein Lager und es ist eine Menge erfasst. Lager, Charge und Seriennummer der Position wandern mit in die Bewegung. Nachsehen kannst du danach unter Lagerbewegungen und in der Detailansicht des Lieferscheins.

Warum „not enough on stock for pos #" erscheint. Ist in den Beleg-Einstellungen die Option „Artikel muss auf Lager liegen" aktiv, prüft flinkest vor jeder Buchung den verfügbaren Bestand für genau diese Kombination aus Artikel, Lager und Charge. Reicht er nicht, bricht das Finalisieren mit dieser Meldung ab; dahinter steht die Positionsnummer. Der Lieferschein bleibt Entwurf, es wird nichts gebucht und keine Nummer verbraucht. Prüfe, ob auf der Position das richtige Lager und die richtige Charge steht, und korrigiere bei Bedarf den Bestand im Lager. Ist die Option aus, bucht flinkest auch in den negativen Bestand.

Was noch am Finalisieren hängt. Fällt der Bestand unter einen für Artikel und Lager hinterlegten Schwellenwert, löst flinkest die dort eingestellte Aktion aus. Gehört der Lieferschein zu einem Auftrag, hält flinkest fest, welche Positionen gegenüber dem Auftrag dazugekommen sind, welche fehlen und wo Menge oder Preis abweichen. Und ist die Unterschriften-Funktion nicht eingeschaltet, geht das fertige PDF direkt an die Lieferschein-Adresse des gewählten Lieferorts, sofern dort eine hinterlegt ist.

Entwurf löschen. Schaltfläche oben rechts. Nach der Rückfrage „Soll der Entwurf wirklich gelöscht werden?" meldet flinkest „Der Entwurf wurde gelöscht" und bringt dich zurück in die Lieferscheinliste. Mit dem Entwurf verschwinden seine Positionen; Verweise auf Vor- und Folgebelege sowie Verknüpfungen zu Arbeitsberichten werden gelöst, die betroffenen Belege selbst bleiben erhalten. Weil ein Entwurf noch nichts gebucht hat, bleibt der Lagerbestand unberührt.

Verwandte Seiten

• Lieferscheine
• Lieferschein anlegen
• Lieferscheindetails
• Angebot bearbeiten
• Rechnung bearbeiten
• Kommissionierung
• Regalbetreuung
• Lagerbewegungen
• Chargenverfolgung
• Schwellenwerte
• Artikel
• Kunden
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign

Häufige Fragen

Warum kann ich meinen Lieferschein nicht mehr bearbeiten? Weil er finalisiert ist. Ein Lieferschein trägt danach eine Nummer und hat Lagerbestand bewegt — deshalb meldet flinkest beim Öffnen „Dieser Beleg wurde bereits finalisiert. Bearbeiten ist nichtmehr möglich" und führt dich in die Detailansicht. Löschen geht dann ebenfalls nicht mehr („Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden"). Ist etwas falsch, storniere den Lieferschein und lege einen neuen an. Nur Angebote und Kostenvoranschläge bleiben dauerhaft bearbeitbar.

Was bedeutet „not enough on stock for pos #3"? Für die Position mit dieser Nummer reicht der Bestand in genau dieser Kombination aus Artikel, Lager und Charge nicht, und in den Beleg-Einstellungen ist „Artikel muss auf Lager liegen" aktiv. Das Finalisieren bricht ab, der Lieferschein bleibt Entwurf, es wurde nichts gebucht und keine Nummer verbraucht. Öffne die genannte Position, prüfe Lager und Charge und korrigiere gegebenenfalls den Bestand.

Ich habe an einer Position kein Lager ausgewählt — was passiert? Die Position wird geliefert und gedruckt, bewegt aber keinen Bestand. Das Feld Lager ist als Pflichtfeld gekennzeichnet, blockiert das Speichern aber nicht: Gebucht wird beim Finalisieren nur dort, wo ein lagergeführter Artikel, ein ausgewähltes Lager und eine Menge zusammenkommen. Wenn der Abgang stimmen soll, trage das Lager vor dem Abschließen nach.

Warum verlangt der Lieferschein eine Chargennummer, das Angebot aber nicht? Weil erst der Lieferschein tatsächlich Ware bewegt. Ist beim Artikel eine Chargenpflicht hinterlegt, ist die Chargennummer im Lieferschein ein Pflichtfeld — bei Seriennummernpflicht entsprechend die Seriennummer. Beide Angaben werden in die Lagerbewegung übernommen, damit später nachvollziehbar bleibt, welche Charge an welchen Kunden gegangen ist. In Angeboten und Rechnungen bleiben die Felder freiwillig.

Warum erfasse ich im Lieferschein Preise, wenn keine gedruckt werden? Weil die Beträge am Beleg gespeichert bleiben, auch wenn das PDF sie ausblendet. Sie erscheinen in der Spalte Summe der Lieferscheinliste und sind die Grundlage der Rechnung, die später aus dem Lieferschein entsteht. Wer sie leer lässt, verrechnet später eine Lieferung ohne Werte.

Wo trage ich das Lieferdatum ein? Im Dialog Beleg Details unter Lieferdatum. Du kannst einen Zeitraum von/bis oder ein einzelnes Datum erfassen; die Schnellwahl bietet Heute, Gestern, Dieser Monat und Letzter Monat an. An derselben Stelle steht bei einer Rechnung der Leistungszeitraum. Ein Zahlungsziel gibt es im Lieferschein nicht — das gehört in die Rechnung.