Lieferschein bearbeiten

Im Beleg-Editor baust du einen Lieferschein-Entwurf inhaltlich auf, bevor er zu einem rechtlich bindenden Beleg wird: Empfänger, Lieferdatum, Positionen, Kopf- und Fußtext. Denselben Editor benutzt flinkest auch für Angebote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen — diese Seite beschreibt, was am Lieferschein anders ist. Fachlich unterscheidet er sich an genau einer Stelle grundlegend: Finalisieren bewegt echten Lagerbestand. Während eine Rechnung beim Abschließen nur eine Nummer bekommt, bucht ein Lieferschein zusätzlich für jede lagergeführte Position einen Abgang — der Editor ist damit neben der Kommissionierung einer von zwei Wegen, wie im System tatsächlich Ware aus dem Lager gebucht wird.

Zugriff und Status des Entwurfs

Wer den Editor öffnen darf

Den Editor öffnet nur, wer Lieferscheine bearbeiten darf — ohne dieses Recht kommst du gar nicht erst hinein, und dieselbe Berechtigung braucht jede Änderung an einer Position. Für die Schaltfläche Unterschreiben (bei eingeschalteter Unterschriften-Funktion, siehe weiter unten) brauchst du zusätzlich die eigene Berechtigung zum Unterschreiben von Lieferscheinen.

Wie du in den Editor kommst

Über das Zeilenmenü der Lieferscheinliste oder über die Schaltfläche Bearbeiten in den Lieferscheindetails — beide erscheinen nur bei Entwürfen. Direkt beim Anlegen eines neuen Lieferscheins landest du ebenfalls sofort hier. Ein Lieferschein aus der Kommissionierung landet dagegen nie in diesem Editor: Er entsteht bereits fertig und nummeriert, mit eigener Absicherung gegen gleichzeitige Bearbeitung durch mehrere Geräte. Die Regalbetreuung erzeugt dagegen einen Entwurf, den du hier vor dem Abschließen nacharbeitest — der übliche Weg, um gescannte Mengen zu prüfen.

Ein Lieferschein-Entwurf kann außerdem aus einem Auftrag heraus entstehen — das geht nur, solange das Modul Shop unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist: Er kopiert Kontakt, Lieferdaten und Positionen des Auftrags 1:1 in einen neuen, nummernlosen Entwurf, ohne dabei selbst schon Bestand zu buchen. Diesen Auftragsbezug kannst du in diesem Editor nicht setzen oder ändern — nur der beschriebene Backend-Weg darf das.

Nach dem Finalisieren ist der Editor zu

Das ist der wichtigste Unterschied zum Angebot, das dauerhaft bearbeitbar bleibt: Ein Lieferschein ist nach dem Finalisieren ein ausgestellter Beleg mit Nummer und mit Wirkung auf den Lagerbestand. Rufst du die Bearbeiten-Adresse eines bereits finalisierten oder stornierten Lieferscheins trotzdem auf, meldet flinkest „Dieser Beleg wurde bereits finalisiert oder storniert. Bearbeiten ist nicht mehr möglich“ und bringt dich stattdessen in die Detailansicht — ein stornierter Lieferschein behält seine Nummer (§ 11 Abs. 1 Z 3 UStG) und bleibt deshalb genauso schreibgeschützt wie ein finalisierter. Löschen ist dann ebenfalls vorbei: „Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden“. Ist inhaltlich etwas falsch, stornierst du den Lieferschein stattdessen in der Detailansicht (dabei lassen sich die Lagerbewegungen zurücksetzen) und legst bei Bedarf einen neuen an. Wie das Stornieren abläuft, steht bei den Lieferscheinen.

Beleg aufbauen: Empfänger, Details und Texte

Belegvorschau ohne Preise und mit dem Wasserzeichen „Entwurf“

Der Schalter Belegvorschau anzeigen unter der Kopfzeile teilt den Bildschirm: links das Formular, rechts das echte Beleg-PDF, das nach jeder gespeicherten Änderung neu erzeugt wird. Wie die Vorschau grundsätzlich arbeitet, ist bei Angebot bearbeiten beschrieben; am Lieferschein sind zwei Dinge anders: Auf dem PDF werden keine Preise gedruckt — kein Einzelpreis, kein Rabatt, keine Umsatzsteuer, kein Summenblock —, und solange der Beleg Entwurf ist, trägt das Dokument zusätzlich das Wasserzeichen Entwurf. Preise, Rabatte und Steuerbeträge erfasst und speichert flinkest trotzdem — sie sind die Innensicht, füllen die Spalte Summe der Lieferscheinliste und sind die Grundlage der Rechnung, die später aus dem Lieferschein entsteht. Weil ein Entwurf noch keine Nummer hat, setzt flinkest den Dateinamen beim Herunterladen aus Belegart, dem Zusatz „Entwurf“ und dem Kundennamen zusammen.

Empfänger und Lieferadresse festlegen

Der erste Block zeigt links unter Adresse die Empfängeranschrift und rechts die Lieferadresse. Ein Klick öffnet den Dialog Empfänger definieren mit Kundenauswahl, Adressfeldern und dem Haken Abweichende Lieferadresse; die Felder im Einzelnen sind bei Angebot bearbeiten beschrieben.

Die Lieferadresse trägt hier mehr Gewicht als sonst: Sie steht auf dem gedruckten Beleg und ist gleichzeitig eine Filtermöglichkeit in der Lieferscheinliste. Sind beim Kunden Standorte eingeschaltet und darfst du Kundenstandorte ansehen, wählst du unter Standorte dieses Kunden einen hinterlegten Standort aus, statt die Anschrift zu tippen. Das ist nicht nur bequemer: Nur ein so gewählter Standort bleibt mit dem Kundenstandort verknüpft — und nur dann kann flinkest das fertige PDF nach dem Finalisieren automatisch an die dort hinterlegte Lieferschein-E-Mail-Adresse schicken (siehe „Automatischer PDF-Versand an den Lieferort“ weiter unten). Tippst du dieselbe Anschrift von Hand ein, sieht der Lieferschein optisch identisch aus, aber diese Verknüpfung — und damit der automatische Versand — entfällt.

Lieferdatum statt Leistungszeitraum

Die Box Details fasst Belegdatum und Lieferdatum zusammen, dazu Projekt, Referenz und Steuerbefreiung/Reverse Charge, sofern gesetzt. An der Stelle, an der die Rechnung ihren „Leistungszeitraum“ zeigt, steht beim Lieferschein die Beschriftung Lieferdatum — dieselben Felder (Zeitraum von/bis oder ein einzelnes Datum, mit der Schnellwahl Heute/Gestern/Dieser Monat/Letzter Monat), aber sprachlich präzisiert: Beim Lieferschein ist es das tatsächliche Datum, an dem geliefert wurde oder wird, nicht ein abstrakter Abrechnungszeitraum wie bei der Rechnung. Das Datum wird auf den Lieferschein gedruckt.

Belegdatum. Pflichtfeld, ohne Untergrenze — ein Lieferschein lässt sich auch nachtragen. Ist im Nummernkreis ein monatlicher oder jährlicher Neustart eingestellt, richtet sich dieser nach dem Belegdatum: Ein nachgetragener Lieferschein bekommt seine Nummer aus dem Zeitraum des Belegdatums, nicht des heutigen Tages, siehe Beleg-Einstellungen.

Unter Buchhaltung legst du außerdem die Umsatzart fest — Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU), Ausfuhrlieferung (Drittland) oder Bauleistung (Reverse Charge, Inland); jede davon macht den gesamten Beleg steuerfrei. Am Lieferschein ist die Angabe wichtiger, als sie aussieht: Sie wandert unverändert in die Rechnung, die später daraus entsteht.

Kein Zahlungsziel am Lieferschein

Der Block mit „zahlbar bis“, Tagen netto und Skonto fehlt im Lieferschein-Editor mit Absicht — ein Lieferschein fordert kein Geld im Sinne einer Zahlungsfrist ein, das entsteht erst mit der Rechnung, die später daraus wird. Bei der Zustellung tatsächlich kassiertes Geld (z. B. Nachnahme) ist davon unabhängig: Das erfasst du beim Finalisieren oder Unterschreiben als sofortige Zahlung, nicht als Zahlungsfrist — siehe „Lieferschein finalisieren: Zahlung bei Übergabe erfassen“ weiter unten.

Kopf- und Fußtext für diesen Lieferschein anpassen

Über und unter den Positionen liegen die Boxen Header-Text und Footer-Text. Beide sind aus den Beleg-Einstellungen für die Belegart Lieferschein vorbelegt; ist beim Kunden ein eigener Lieferschein-Text hinterlegt, gewinnt dieser. Ein Klick öffnet jeweils einen Editor-Dialog nur für diesen einen Lieferschein; beide Texte werden auf das PDF gedruckt, auch wenn Preise und Summen dort fehlen.

Positionen erfassen

Positionen anlegen, bearbeiten und sortieren

Der mittlere Bereich ist die Positionsliste mit dem Umschalter Kompakt/Erweitert, drei Symbol-Schaltflächen je Zeile — Bearbeiten, Duplizieren, Löschen —, dem Anfasser zum Sortieren und darunter der Leiste Katalog, Manuell und „Weitere Optionen“ (Gruppe, Überschrift, Textposition, Von anderem Beleg importieren). Diese Mechanik ist für alle Belegarten gleich und bei Angebot bearbeiten ausführlich beschrieben — hier zählt nur, was am Lieferschein anders ist: das Lager, Charge/MHD/Seriennummer und der fehlende Buchhaltungsblock, siehe unten.

Alternativposition. Im Dialog Belegposition bearbeiten gibt es unter „weitere Optionen“ den Haken Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt — siehe „Position aus der Summe herausnehmen“ weiter unten.

Positionen per Barcode-Scanner erfassen

Ist der Barcode-Scanner in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet, steht neben den Hinzufügen-Schaltflächen zusätzlich der Umschalter Barcodescanner an/Barcodescanner aus. Solange er an ist, nimmt der Beleg alle Tastatureingaben als Scan entgegen — tippen kannst du in dieser Zeit nur in einem geöffneten Dialog, etwa im Positionsdialog. Welches Format erkannt wird, konfigurierst du ebenfalls in den Beleg-Einstellungen, dieselbe Formatliste wie in der Kommissionierung und im Wareneingang; mehrere Formate lassen sich gleichzeitig aktivieren. Zusätzlich zum eigenen Textformat lässt sich GS1 aktivieren: Ein GS1-Code trägt keine Artikelnummer, sondern eine GTIN — flinkest findet den Artikel darüber über seine hinterlegte EAN und liest Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum direkt aus demselben Code in die Positionsfelder ein.

Ist die Artikelnummer bzw. EAN unbekannt, erscheint eine Fehlermeldung mit dem gescannten Wert, und es wird nichts angelegt. Gibt es die Kombination aus Artikel und Charge im Lieferschein schon, erhöht flinkest nur die Menge dieser Position um 1 — bringt der Scan ein Mindesthaltbarkeitsdatum mit, das die Position noch nicht hatte, übernimmt flinkest es nachträglich, ein Scan ohne Datum lässt ein bereits erfasstes unangetastet. Zwei Scans innerhalb einer Sekunde wertet flinkest als Doppelscan und ignoriert den zweiten. Ein gescannter Lagerartikel bekommt sein Standardlager; hat er keins, öffnet sich der Dialog Belegposition bearbeiten mit dem Fehler am Feld Lager — siehe „Lager an der Position auswählen“ gleich unten.

Lager an der Position auswählen

Ist der Artikel lagergeführt, zeigt der Dialog Belegposition bearbeiten die Gruppe Lager mit einem Pflicht-gekennzeichneten Auswahlfeld — beim Anlegen aus dem Katalog ist das Standardlager des Artikels vorbelegt. Genau dieses Lager wird beim Finalisieren belastet. Das Lager ist schon beim Speichern Pflicht, auch im Entwurf: Ein Warenausgang ohne Lager würde den Bestand nicht verändern, und der Lieferschein würde etwas ausweisen, das nie gebucht wurde. Solange das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist, lässt sich eine Position mit lagergeführtem Artikel deshalb nicht ohne Lager speichern — der Dialog bleibt offen, und am Feld Lager steht „Bitte ein Lager für diesen Lagerartikel auswählen“. Ausgenommen ist nur das Verschieben einer gespeicherten Position: Umsortieren und das Neunummerieren nach dem Löschen einer anderen Position gehen immer. Ist das Modul Lager ausgeschaltet, entfällt die Pflicht, und eine Position ohne Lager bucht beim Abschließen einfach keinen Bestand.

Woher das Lager kommt. In der Regel musst du nichts tun: Die Auswahl aus dem Katalog, der Barcode-Scan und die mobilen Apps belegen das Standardlager des Artikels vor, und du kannst es je Position überschreiben. Von anderem Beleg importieren setzt bei Positionen, die aus der Quelle ohne Lager kommen (etwa aus einem Angebot), ebenfalls das Standardlager. Nur wenn der Artikel kein Standardlager hat, musst du selbst entscheiden: Ein Scan öffnet dann den Dialog Belegposition bearbeiten mit dem Fehler am Feld Lager, dort wählst du das Lager und speicherst. Beim Import wird eine solche Position übersprungen — die übrigen werden übernommen, flinkest meldet „… Positionen konnten nicht importiert werden“, und der Import-Dialog bleibt offen.

Warum „Kein Lager gewählt für Lagerartikel an Position …“ erscheint. Einen Entwurf, den flinkest selbst angelegt hat, trifft die Speicher-Pflicht nicht: Etwa beim Umwandeln eines Angebots, einer Auftragsbestätigung oder einer Rechnung in einen Lieferschein, beim Duplizieren eines Lieferscheins, beim Lieferschein aus einem Auftrag und beim Verrechnen von Arbeitsberichten als Lieferschein setzt flinkest bei Lagerartikeln ohne Lager das Standardlager — hat ein Artikel keins, bleibt die Position ohne Lager im Entwurf. Ebenso kann eine Position ohne Lager in älteren Entwürfen stehen oder in solchen, die gespeichert wurden, während das Modul Lager ausgeschaltet war oder bevor der Artikel auf lagergeführt umgestellt wurde. Solange das Modul Lager eingeschaltet ist, prüft flinkest deshalb beim Finalisieren zuerst alle Positionen. Trägt eine Position mit lagergeführtem Artikel kein Lager, bricht das Finalisieren mit dieser Meldung samt den betroffenen Positionsnummern ab, bevor irgendetwas gebucht wird. Der Lieferschein bleibt Entwurf und bekommt keine Nummer. Dasselbe gilt, wenn du über Unterschreiben abschließt, denn dabei wird zuerst finalisiert. Abhilfe: Öffne die genannten Positionen, wähle ein Lager und schließe erneut ab. Bis dahin verlangt jede Änderung an einer solchen Position (etwa an der Menge) zuerst das Lager; nur das Umsortieren geht ohne. Ist das Modul Lager ausgeschaltet, entfällt die Prüfung: Der Lieferschein lässt sich abschließen, eine Position ohne Lager bucht dann einfach keinen Bestand.

Charge, Mindesthaltbarkeitsdatum und Seriennummer können Pflicht werden

Unter Sonstiges erfasst du bei jedem Katalogartikel zusätzlich Chargennummer, Mindesthaltbarkeitsdatum und Seriennummer — auch bei einem Artikel ohne Lagerführung, etwa die Seriennummer eines verkauften Geräts, die damit auf dem Beleg dokumentiert ist. Nur das Lagerfeld und die Auswahl aus dem Lagerbestand (siehe unten) bleiben lagergeführten Artikeln vorbehalten. Ist beim Artikel eine Chargenpflicht hinterlegt, verlangt flinkest die Chargennummer ausschließlich im Lieferschein — auf Angebot, Auftragsbestätigung und Rechnung bleibt sie freiwillig; dieselbe Regel gilt getrennt für das Mindesthaltbarkeitsdatum bei Artikeln, die es verlangen, und für die Seriennummer bei Artikeln mit Seriennummernpflicht. Wie beim Lager blockiert diese Pflicht das Speichern: Fehlt eine verlangte Angabe, lässt sich die Position nicht sichern, und der Fehler steht direkt am Feld.

Der Grund liegt in der Wirkung: Erst der Lieferschein bewegt tatsächlich Ware. Alle drei Angaben wandern in die Lagerbewegung, damit die Chargenverfolgung lückenlos bleibt — auf einem Angebot, wo noch gar nichts bewegt wird, wäre die Pflicht sinnlos.

Charge aus dem tatsächlichen Lagerbestand wählen

Sobald an einer lagergeführten Position ein Lager gewählt ist, erscheint neben dem Chargenfeld die Schaltfläche Aus Lagerbestand wählen. Sie öffnet den Dialog Charge wählen mit einer Kartenliste aller auf diesem Lager tatsächlich vorhandenen Charge/Mindesthaltbarkeitsdatum-Kombinationen, aufsteigend nach Mindesthaltbarkeitsdatum sortiert (älteste zuerst, unbekannte Daten zuletzt). Ein Klick auf eine Karte übernimmt Chargennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum gleichzeitig — praktisch, weil freie Texteingabe fehleranfällig ist (Tippfehler, falsches Datum), und besonders hilfreich dort, wo die Chargennummer ohnehin Pflicht ist.

Trägt eine Charge im Bestand mehrere unterschiedliche Mindesthaltbarkeitsdaten (ein Datenqualitäts-Sonderfall), zeigt der Dialog dafür mehrere Karten mit dem Hinweis, dass sich die angezeigte Menge auf die gesamte Charge bezieht, nicht exakt auf dieses Datum — flinkest gruppiert Bestand nur nach Charge, nicht nach Charge und Datum zugleich, und zeigt lieber diesen Hinweis, als eine Genauigkeit vorzutäuschen, die die Datenlage nicht hergibt. Die freie Eingabe bleibt daneben jederzeit möglich, auch für eine Charge, die im gewählten Lager noch gar nicht erfasst ist.

Kein Buchhaltungsblock am Lieferschein

Buchungskonto, Kostenstelle und Kostenschlüssel gibt es im Positionsdialog nur bei Rechnungen und bei einer Gutschrift. Am Lieferschein fehlt die Gruppe Buchhaltung ganz — kontiert wird erst der Folgebeleg. Menge, Einzelpreis, Rabatt und Summe erfasst du trotzdem wie bei jeder anderen Belegart, sie sind die Grundlage der Rechnung, die später daraus entsteht.

Position aus der Summe herausnehmen

Im Dialog Belegposition bearbeiten nimmt der Haken Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt eine Position ausschließlich aus der Summenrechnung heraus: Netto-, Steuer- und Gesamtsumme überspringen sie, sowohl in der Live-Anzeige im Editor als auch in PDF und Belegsummen; auf dem Beleg bekommt die Position zusätzlich den Namenszusatz „(optional)“. Die Position bleibt trotzdem auf dem Lieferschein sichtbar, und am Lager ändert der Haken nichts: Ist die Position lagergeführt und ein Lager gewählt, bucht flinkest sie beim Finalisieren ganz normal aus. Wer eine Position wirklich nicht ausliefern will, löscht sie — der Haken ist reine Kalkulationslogik, kein Steuerungsfeld für die Lieferung selbst.

Lieferschein finalisieren: Zahlung bei Übergabe erfassen

Zahlungserfassung ist eine Einstellung, kein Zwang

Viele Lieferungen werden bei Übergabe bar oder mit Karte bezahlt, und der Moment, in dem der Lieferschein abgeschlossen wird, ist der natürliche Zeitpunkt, das im System festzuhalten. Ob der „Lieferschein finalisieren“-Knopf dafür nach einer Zahlung fragt, entscheidet die Einstellung Zahlungserfassung am Lieferschein in den Beleg-Einstellungen — standardmäßig aus; zusätzlich braucht der Nutzer die Berechtigung Zahlungen verwalten. Opt-in, weil nicht jeder Betrieb gegen Nachnahme liefert; ohne aktive Einstellung bleibt es bei einer kurzen Sicherheitsabfrage.

Ohne Zahlungserfassung: kurze Sicherheitsabfrage

Ist die Einstellung ausgeschaltet oder fehlt dir die Berechtigung Zahlungen verwalten, öffnet ein Klick auf Lieferschein finalisieren nur die Rückfrage „Möchten Sie diesen Lieferschein wirklich abschließen? Er kann danach nicht mehr geändert werden.“ mit den Schaltflächen Ja, abschließen und Abbrechen — ohne weitere Eingabe. Die Rückfrage gibt es, weil das Finalisieren nicht rückgängig zu machen ist: Danach trägt der Lieferschein eine Nummer, hat Bestand gebucht und lässt sich nur noch stornieren. Nach Ja, abschließen meldet flinkest „Der Beleg wurde finalisiert“ und bringt dich in die Lieferscheindetails. Ein zweiter Versuch (etwa aus einem zweiten Browser-Tab) wird mit „Dieser Beleg wurde bereits abgeschlossen oder storniert.“ abgelehnt.

Der Dialog „Lieferschein finalisieren“ mit optionaler Zahlung

Ist die Einstellung eingeschaltet und hast du die Berechtigung Zahlungen verwalten, öffnet die Schaltfläche stattdessen den Dialog Lieferschein finalisieren — er ersetzt die Sicherheitsabfrage komplett, mit dem Hinweis „Dieser Lieferschein wird finalisiert – er kann danach nicht mehr geändert werden.“ und der Checkbox Zahlung erhalten.

Bleibt die Checkbox unangehakt, schließt der eine Bestätigen-Button den Lieferschein direkt ab, ganz ohne Zahlung — nicht jede Lieferung wird bar oder mit Karte kassiert, die Rechnung folgt dann separat. Hakst du sie an, erscheinen zusätzliche Felder für die Zahlung selbst, siehe unten; der Bestätigen-Button (trägt ebenfalls die Beschriftung „Lieferschein finalisieren“) schließt den Beleg dann in einem Zug ab und erfasst die Zahlung.

Betrag, Zahlungsart und Kassa. Der Betrag ist mit der Belegsumme vorbelegt; ob er sich überschreiben lässt, steuert die Einstellung Teilbeträge erlauben — manche Betriebe wollen ausschließlich den vollen Betrag als „bezahlt“ erfassen können, andere brauchen Teilzahlung (etwa eine Anzahlung bei Übergabe). Als Zahlungsart stehen Bargeld oder Karte zur Wahl; bei Bargeld kommt das Feld Kassa dazu. Zur Wahl stehen deine eigenen Kassen und alle Kassen, die niemandem zugeordnet sind — die Kassa eines Kollegen bietet der Dialog nicht an. Steht nur eine zur Wahl, ist sie bereits eingetragen. Für die Auswahl reicht die Berechtigung Zahlungen verwalten, die du zum Erfassen ohnehin brauchst — Kassen ansehen oder Bankkonten ansehen sind dafür nicht nötig. Gibt es mehrere aktive Kassen und lässt du das Feld leer, lehnt flinkest das Bestätigen ab, statt zu raten, welche gemeint war. Gehören alle aktiven Kassen Kollegen, lehnt flinkest das Bestätigen mit „Diese Kassa ist einem anderen User zugeordnet" ab — außer du darfst Kassen bearbeiten.

Berechtigung für die Zahlungserfassung

Sobald beim Finalisieren tatsächlich eine Zahlung mitgeschickt wird, prüft das Backend zusätzlich zur Berechtigung, Lieferscheine zu bearbeiten, explizit die eigene Berechtigung Zahlungen verwalten — fehlt sie, lehnt flinkest ab, bevor irgendetwas gebucht oder nummeriert wird. Ohne Zahlung im Request reicht die Bearbeiten-Berechtigung allein. Deshalb zeigt flinkest ohne die Berechtigung Zahlungen verwalten den Dialog Lieferschein finalisieren gar nicht erst an, sondern nur die kurze Sicherheitsabfrage — der Lieferschein wird dann ohne Zahlung finalisiert. Genauso verhält sich die Lieferscheindetailseite.

Finalisieren bucht den Lagerbestand

Was beim Finalisieren aus dem Lager gebucht wird

Die Lagerbuchung passiert genau hier — nicht beim Anlegen und nicht beim Speichern einer Position, ein Entwurf bewegt nie Bestand. Gebucht wird ein Abgang für jede Position mit lagergeführtem Artikel, und zwar aus dem Lager, das auf der Position steht — fehlt es, bricht das Finalisieren ab, solange das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist (siehe „Lager an der Position auswählen“ oben). Eine Position mit Menge 0 überspringt flinkest: Sie steht auf dem Lieferschein, bewegt aber keinen Bestand und bekommt keine Lagerbewegung. Lager, Charge, Mindesthaltbarkeitsdatum und Seriennummer der Position wandern mit in die Bewegung. Nachsehen kannst du danach unter Lagerbewegungen und in der Detailansicht des Lieferscheins. Fällt der Bestand des Artikels auf diesem Lager durch die Buchung unter einen hinterlegten Schwellenwert, löst flinkest die dort eingestellte Aktion aus — und zwar nur beim Unterschreiten selbst: Bleibt der Bestand danach darunter, meldet ein weiterer Lieferschein nicht erneut; erst wenn der Bestand wieder auf oder über den Schwellenwert gestiegen ist, meldet das nächste Unterschreiten wieder. Dabei zählt der gesamte Bestand des Artikels auf diesem Lager über alle Chargen. Ausgelöst wird die Meldung erst, wenn das Finalisieren gespeichert ist, und von jeder Buchung, die den Bestand senkt, nicht nur vom Lieferschein.

Gehört der Lieferschein zu einem Auftrag (siehe „Wie du in den Editor kommst“ oben), berechnet flinkest beim Finalisieren zusätzlich automatisch die Differenz zum ursprünglichen Auftrag — hinzugekommene, fehlende und in Menge, Preis oder Steuer abweichende Positionen — und speichert sie am Beleg. Aktuell zeigt kein Bildschirm diese Differenz an, weder dieser Editor noch die Detail- oder Listenansicht von Lieferschein oder Auftrag; die Daten stehen bereit, sind aber (noch) nicht ausgewertet.

Wenn der Bestand für eine Position nicht reicht

Ist in den Beleg-Einstellungen die Option „Artikel muss auf Lager liegen“ aktiv, prüft flinkest vor jeder Buchung den verfügbaren Bestand für genau diese Kombination aus Artikel, Lager und Charge. Reicht er nicht, bricht das Finalisieren mit der Meldung „nicht genug Bestand für Position #“ plus Positionsnummer ab. Der Lieferschein bleibt Entwurf, es wird nichts gebucht und keine Nummer verbraucht — das gilt auch für eine im selben Schritt geprüfte Zahlung: Sie wird zwar vorab validiert, aber erst nach der Nummernvergabe tatsächlich angelegt, damit ein misslungenes Finalisieren niemals eine bereits „verbrannte“ Belegnummer hinterlässt. Prüfe bei dieser Meldung, ob auf der genannten Position das richtige Lager und die richtige Charge stehen, und korrigiere bei Bedarf den Bestand im Lager. Ist die Option ausgeschaltet, bucht flinkest anstandslos auch in den negativen Bestand.

Eindeutige Seriennummer beim Finalisieren

Ist beim Artikel Eindeutige Seriennummer eingestellt, darf jede Seriennummer dieses Artikels höchstens einmal im Bestand sein — damit ein bestimmtes Gerät nicht zweimal ausgeliefert wird. Beim Finalisieren prüft flinkest deshalb die Seriennummer jeder lagergeführten Position: Hat die Nummer schon Lagerbewegungen, liegt aber im gewählten Lager nicht im Bestand — weil sie bereits ausgeliefert wurde oder in einem anderen Lager liegt —, bricht das Finalisieren ab. Die Meldung beginnt mit „unable to perform stock movement for“, nennt die Positionsnummer und danach den Grund „Seriennummer „…“ ist in diesem Lager nicht im Bestand.“ Der Lieferschein bleibt Entwurf, es wird nichts gebucht und keine Nummer verbraucht. Eine Seriennummer, die noch nie gebucht wurde, lässt sich dagegen ausbuchen — etwa wenn ein Gerät ohne vorherigen Wareneingang direkt mit dem Lieferschein verkauft wird. Prüfe bei dieser Meldung, ob auf der Position das richtige Lager und die richtige Seriennummer stehen.

Unterschreiben statt Finalisieren

Der Button „Unterschreiben“ ersetzt „Lieferschein finalisieren“

Ist die Unterschriften-Funktion in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet, steht oben rechts an derselben Stelle statt „Lieferschein finalisieren“ die Schaltfläche Unterschreiben — Betriebe, die den Lieferschein direkt bei Übergabe unterschreiben lassen, aktivieren dafür diese Einstellung. Ein eigenständiges Finalisieren gibt es für einen so eingestellten Lieferschein im Editor gar nicht mehr. Ein Klick auf Unterschreiben speichert selbst nichts Neues — die Positionen sind ohnehin laufend gespeichert —, sondern navigiert direkt in die Lieferscheindetails und öffnet dort automatisch den Unterschreiben-Dialog. Finalisieren und Unterschreiben laufen von dort aus als ein einziger Schritt, inklusive der dort gleichermaßen möglichen Zahlungserfassung. Den Versand des unterschriebenen PDFs und die automatische Fakturierung erledigt flinkest danach im Hintergrund, kurz nach dem Unterschreiben; wie der Dialog aussieht und was danach passiert, steht in den Lieferscheindetails unter Unterschreiben.

Ohne die Berechtigung zum Unterschreiben von Lieferscheinen erscheint an dieser Stelle gar keine Schaltfläche — kein Rückfall auf das reine Finalisieren.

Automatischer PDF-Versand an den Lieferort

Ist die Unterschriften-Funktion ausgeschaltet und trägt die verknüpfte Lieferadresse (ein ausgewählter Kundenstandort, siehe „Empfänger und Lieferadresse festlegen“ oben) eine hinterlegte Lieferschein-E-Mail-Adresse, verschickt das Finalisieren automatisch das fertige PDF dorthin. Ist die Unterschriften-Funktion dagegen aktiv, entfällt dieser automatische Versand hier — stattdessen verschickt flinkest kurz nach dem Unterschreiben im Hintergrund das unterschriebene PDF an die Lieferschein-E-Mail-Adresse des Lieferorts und an die beim Kunden für unterschriebene Lieferscheine hinterlegte Adresse; ein zweiter automatischer Versand wäre doppelt. Schlägt der Versand fehl, bleibt der Lieferschein trotzdem finalisiert; der Fehler wird nur protokolliert, und der Beleg gilt erst dann als „per E-Mail versendet“, wenn der Versand tatsächlich geklappt hat. Die häufigste Ursache für einen ausbleibenden Versand: Die Lieferanschrift wurde von Hand eingetippt statt über einen Kundenstandort ausgewählt — der Lieferschein sieht dann identisch aus, aber die Verknüpfung fehlt.

Automatische Fakturierung nach dem Finalisieren

Sofortige Rechnung bei Fakturierungsart „Sofort nach Lieferschein“

Zusätzlich zur Lagerbuchung entscheidet flinkest beim Finalisieren — sofern die Unterschriften-Funktion ausgeschaltet ist —, was fakturisch mit dem Lieferschein passiert. Trägt der Kunde unter Fakturierungsart „Sofort nach Lieferschein“, erstellt, finalisiert und verschickt flinkest automatisch eine Rechnung daraus; auf der Lieferscheindetailseite erscheint danach ein Verweis auf die neue Rechnung. Für Kunden mit sofortiger Fakturierung ist so kein zweiter manueller Schritt nötig — der Lieferschein-Abschluss selbst ist bereits der Auslöser.

Wenn Versand oder Erstellung scheitern. Kann die automatische Rechnung nicht verschickt werden — etwa weil der Kunde seine Rechnungen als E-Rechnung bekommt und dafür Angaben wie die Leitweg-ID fehlen —, bleibt die Rechnung trotzdem ausgestellt, geht aber nicht hinaus. Damit das nicht unbemerkt bleibt, zeigt flinkest direkt nach dem Finalisieren einen Warnhinweis, der stehen bleibt, bis du ihn schließt. Seine Überschrift lautet „Rechnung … wurde erstellt, aber nicht versendet“ (mit der Rechnungsnummer) — bei einer Proforma-Rechnung, die keine Nummer bekommt, „Die Rechnung wurde erstellt, aber nicht versendet“; ging die E-Mail nur an einen Teil der Empfänger nicht hinaus, „Rechnung … wurde nicht an alle Empfänger versendet“. Darunter nennt „E-Mail konnte nicht gesendet werden:“ je betroffener Adresse den Grund — etwa „Keine Empfänger mit gültiger E-Mail.“, wenn beim Kunden keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist, oder die Meldung zu den fehlenden E-Rechnungs-Angaben —, gefolgt von „Sie können sie in der Rechnung erneut senden.“ Die Schaltfläche Rechnung öffnen führt direkt in die Rechnungsdetails, wo du die Rechnung nach dem Ergänzen der Angaben erneut versendest. Ging die E-Mail an niemanden hinaus, trägt die Rechnung bis dahin kein Kennzeichen Per E-Mail versendet. Konnte flinkest die Rechnung gar nicht erst erstellen, lautet der Hinweis „Die Rechnung konnte nicht automatisch erstellt werden“ mit dem Zusatz „Der Lieferschein bleibt für den Rechnungslauf offen.“ — ohne Schaltfläche, der Lieferschein bleibt dann Bereit zur Fakturierung. Wurde die Rechnung erfolgreich verschickt, erscheint kein eigener Hinweis.

Bei eingeschalteter Unterschriften-Funktion. Dann fällt dieselbe Entscheidung nicht beim Finalisieren, sondern erst nach dem Unterschreiben in den Lieferscheindetails — im Hintergrund, kurz nachdem die Unterschrift gespeichert ist. Der Fakturierungsstatus und der Verweis auf die neue Rechnung erscheinen deshalb erst, wenn dieser Schritt erledigt ist. Statt des beschriebenen Warnhinweises bekommst du als angemeldeter Benutzer, der das Unterschreiben ausgelöst hat, eine Benachrichtigung — anders formuliert und ohne Gründe je Adresse. Den Wortlaut findest du in den Lieferscheindetails unter Unterschreiben.

Keine Rechnung nötig bei vollständiger Barzahlung

War der Lieferschein beim Finalisieren bereits vollständig bar oder mit Karte bezahlt (Checkbox Zahlung erhalten im Finalisieren-Dialog, siehe oben), entfällt die automatische Rechnung von vornherein — unabhängig von der Fakturierungsart des Kunden. Eine bei Zustellung kassierte Lieferung braucht keine Folgerechnung mehr; eine Teilzahlung oder eine Zahlung ohne erfasste Methode zählt dabei ausdrücklich nicht als „vollständig bezahlt“ und löst diesen Vorrang nicht aus — im Zweifel wird lieber fakturiert, als eine Rechnung fälschlich zu unterdrücken.

Sammelrechnung und manuelle Fakturierung

Bei Kunden mit der Fakturierungsart Sammelrechnung (Rechnungslauf) oder Manuell entsteht beim Finalisieren keine Rechnung — der Lieferschein bleibt Bereit zur Fakturierung und wartet auf einen Rechnungslauf, der mehrere Lieferscheine eines Kunden zu einer Rechnung bündelt. Der Unterschied liegt darin, wer ihn abholt: Kunden mit „Sammelrechnung (Rechnungslauf)“ verrechnet der automatische Rechnungslauf im Rhythmus des Kunden (zum Beispiel am Monatsende), sofern der Rechnungslauf in den Beleg-Einstellungen aktiviert ist; daneben lassen sie sich jederzeit in einem von Hand gestarteten Lauf verrechnen. Kunden mit „Manuell“ lässt der automatische Lauf stehen — ihre Lieferscheine verrechnet nur ein Lauf, den jemand auf der Seite Rechnungsläufe selbst startet, oder eine Rechnung, die du direkt aus dem Lieferschein erstellst.

Entwurf löschen

Entwurf löschen

Über Entwurf löschen oben rechts fragt flinkest erst nach „Soll der Entwurf wirklich gelöscht werden?“ und meldet danach „Der Entwurf wurde gelöscht“ — anschließend geht es zurück in die Lieferscheinliste. Mit dem Entwurf verschwinden seine Positionen; Verweise auf einen verknüpften Vor- oder Folgebeleg sowie auf einen Arbeitsbericht werden nur gelöst, die betroffenen Datensätze selbst bleiben erhalten. Weil ein Entwurf nie Lagerbestand gebucht hat, ändert sich am Bestand nichts. Ein bereits finalisierter Lieferschein lässt sich dagegen nicht mehr löschen, siehe „Nach dem Finalisieren ist der Editor zu“ oben.

Auch unterwegs

Dieses Formular hat in den mobilen Apps (iOS/Android) eine vollwertige Entsprechung: Der Tab Lieferscheine legt Lieferscheine offline an, mit Barcode-Scan (falls aktiviert), Chargen-/Seriennummer-Erfassung und Unterschrift. Bis zur Server-Finalisierung bleibt der Beleg auch dort editierbar. Preise und Rabatte zeigt die App nie an.

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Häufige Fragen

Warum kann ich meinen Lieferschein nicht mehr bearbeiten? Weil er finalisiert oder storniert ist. Ein finalisierter Lieferschein trägt eine Nummer und hat Lagerbestand bewegt; ein stornierter behält seine Nummer und bleibt aus demselben Grund gesperrt. flinkest meldet beim Öffnen „Dieser Beleg wurde bereits finalisiert oder storniert. Bearbeiten ist nicht mehr möglich“ und führt dich in die Detailansicht. Löschen geht dann ebenfalls nicht mehr. Ist etwas falsch, storniere den Lieferschein und lege bei Bedarf einen neuen an — nur Angebote und Kostenvoranschläge bleiben dauerhaft bearbeitbar.

Warum sehe ich statt „Lieferschein finalisieren“ den Button „Unterschreiben“? Weil in den Beleg-Einstellungen die Unterschriften-Funktion eingeschaltet ist. Mit ihr gibt es kein eigenständiges Finalisieren mehr im Editor — Unterschreiben und Finalisieren laufen zusammen auf der Lieferscheindetailseite, die der Button automatisch mit geöffnetem Unterschreiben-Dialog aufruft. Ohne die Berechtigung zum Unterschreiben von Lieferscheinen siehst du an dieser Stelle gar keine Schaltfläche, auch keine Ausweichmöglichkeit zum reinen Finalisieren.

Warum werde ich beim Finalisieren nach einer Zahlung gefragt? Weil in den Beleg-Einstellungen die Zahlungserfassung am Lieferschein eingeschaltet ist — gedacht für Betriebe, die bei der Zustellung kassieren, etwa per Nachnahme. Die Checkbox Zahlung erhalten im Dialog ist freiwillig: Bleibt sie unangehakt, wird der Lieferschein ganz normal ohne Zahlung finalisiert. Ist die Einstellung ausgeschaltet oder fehlt dir die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten, erscheint statt des Zahlungsdialogs nur eine kurze Sicherheitsabfrage, ob du den Lieferschein wirklich abschließen willst.

Warum verlangt der Lieferschein eine Chargennummer, das Angebot aber nicht? Weil erst der Lieferschein tatsächlich Ware bewegt. Ist beim Artikel eine Chargenpflicht hinterlegt, ist die Chargennummer im Lieferschein ein Pflichtfeld, das das Speichern blockiert — bei Seriennummernpflicht entsprechend die Seriennummer, bei Mindesthaltbarkeitspflicht das Mindesthaltbarkeitsdatum. Alle drei Angaben werden in die Lagerbewegung übernommen, damit später nachvollziehbar bleibt, welche Charge an welchen Kunden gegangen ist. Beim Erfassen hilft der Dialog Charge wählen, der zeigt, was auf dem gewählten Lager tatsächlich vorhanden ist, statt die Nummer abzutippen.

Für welche Kunden erstellt flinkest nach dem Finalisieren automatisch eine Rechnung? Nur für Kunden mit der Fakturierungsart „Sofort nach Lieferschein“ — beim Finalisieren aber nur, wenn die Unterschriften-Funktion ausgeschaltet ist. Ist sie eingeschaltet, entsteht die Rechnung kurz nach dem Unterschreiben im Hintergrund. War der Lieferschein bereits vollständig bar oder mit Karte bezahlt, entfällt die Rechnung von vornherein. Bei „Sammelrechnung (Rechnungslauf)“ oder „Manuell“ wartet der Lieferschein auf einen Rechnungslauf.

Ich habe an einer Position kein Lager ausgewählt — was passiert? Solange das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist, lässt sich die Position mit einem lagergeführten Artikel gar nicht erst speichern — auch nicht im Entwurf: Der Dialog Belegposition bearbeiten bleibt offen, und am Feld Lager steht „Bitte ein Lager für diesen Lagerartikel auswählen“. Wähle das Lager und speichere erneut. Die Meldung „Kein Lager gewählt für Lagerartikel an Position …“ beim Finalisieren trifft typischerweise Entwürfe, die flinkest selbst angelegt hat — etwa aus einem Angebot, einer Auftragsbestätigung, einer Rechnung, einem Auftrag, aus Arbeitsberichten oder beim Duplizieren —, wenn der Artikel kein Standardlager hat, außerdem ältere Entwürfe und solche, die bei ausgeschaltetem Modul Lager oder vor dem Umstellen des Artikels auf lagergeführt gespeichert wurden. Dann trägst du das Lager hier im Editor bei den genannten Positionen nach und schließt erneut ab. Ist das Modul Lager ausgeschaltet, gibt es beide Prüfungen nicht, und die Position ohne Lager bucht keinen Bestand.