Arbeitsberichte

Ein Arbeitsbericht dokumentiert einen Einsatz beim Kunden: geleistete Arbeitszeiten, verbrauchtes Material, vermietete Geräte und gefahrene Kilometer. In dieser Liste findest du alle Arbeitsberichte deines Betriebs — vom Entwurf über den abgeschlossenen (und je nach Einstellung unterschriebenen) Bericht bis zum archivierten. Von hier legst du neue Berichte an, filterst nach Kunde, Mitarbeiter oder Status und machst aus fertigen Berichten in einem Schritt eine Rechnung oder einen Lieferschein.

Den Bereich siehst du, wenn dein Benutzer die Berechtigung hat, Arbeitsberichte zu sehen — entweder alle oder nur die eigenen. Fehlt beides, landest du auf einer Hinweisseite. Eingerichtet wird das in der Benutzerverwaltung.

Kopfzeile

Ganz oben steht der Titel Arbeitsberichte und daneben der Button Neu. Ein Klick darauf legt sofort einen neuen Entwurf an — er ist dir als Mitarbeiter zugewiesen — und öffnet ihn direkt zum Bearbeiten.

Werkzeugleiste

Direkt unter der Kopfzeile steuerst du, was die Liste zeigt:

• Mehrfachauswahl aktivieren (Kontrollkästchen ganz links): blendet Auswahlkästchen in der Liste ein, damit du mehrere Berichte gemeinsam bearbeiten kannst.
• Ansichts-Umschalter in der Mitte mit sechs Ansichten:
  • Alle — alle Berichte außer den archivierten.
  • Entwürfe — nur noch nicht abgeschlossene Berichte.
  • nicht verrechnet — abgeschlossene Berichte, zu denen noch kein Beleg erzeugt wurde.
  • verrechnet — Berichte, aus denen bereits eine Rechnung oder ein Lieferschein entstanden ist.
  • mir zugewiesen — Berichte, bei denen du als Mitarbeiter hinterlegt bist (ohne archivierte).
  • archiviert — ausschließlich die archivierten Berichte.
• Suchfeld: „Filtern nach Kundenname, Nummer oder Beschreibung…". Gesucht wird in der Berichtsnummer, der Beschreibung, im Kundennamen sowie im Vor- und Nachnamen des zugewiesenen Mitarbeiters. Die Suche startet automatisch kurz nachdem du aufgehört hast zu tippen.
• Filter-Symbol rechts: öffnet Filter & Sortierung.

Im Filterpanel findest du unter Basisdaten die Filter Status (Entwurf, Arbeitsbericht, archiviert), Kunde, Projekt und Zugewiesener Mitarbeiter — den Projektfilter siehst du nur, wenn dein Benutzer Projekte sehen darf. Unter Datumsangaben filterst du nach Arbeitsdatum von, Arbeitsdatum bis und Erstellt am.

Die Liste merkt sich deinen Stand. Ansicht, Filter, Sortierung und Seite bleiben gespeichert und sind beim nächsten Öffnen wieder da.

Die Liste

Ohne eigene Einstellung steht jede Zeile für einen Arbeitsbericht:

• Nummer: abgeschlossene Berichte tragen ihre Berichtsnummer, Entwürfe stattdessen die Markierung Entwurf.
• Kunde: der Name des Kunden. Ist noch keiner gewählt, steht dort „Kein Kunde ausgewählt".
• Zusatzmarkierungen unter dem Kundennamen: archiviert sowie der Name des zugewiesenen Mitarbeiters.
• Datum: der Arbeitszeitraum von–bis.
• Erstellt: wann der Bericht angelegt wurde.
• Projekt: das verknüpfte Projekt, falls eines hinterlegt ist.

Ein Klick auf die Nummer oder den Kundennamen öffnet die Detailansicht. Über das Menü am Zeilenende stehen je nach Status Duplizieren (immer), Bearbeiten und Löschen (nur bei Entwürfen) sowie Archivieren (nur bei abgeschlossenen Berichten) zur Verfügung. Löschen und Archivieren fragen vorher nach.

Unten links neben der Seitennummerierung sitzen zwei Symbole: der Export-Button und daneben ein Zahnrad für die Spalten der Liste. Der Export liefert genau das, was du gerade siehst — inklusive Ansicht, Filter und Suchbegriff — wahlweise als Excel, CSV, PDF oder JSON.

Spalten der Liste festlegen. Das Zahnrad öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links unter Verfügbare Spalten wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll — unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt, etwa der Leistungszeitraum, die interne Notiz oder wer den Bericht zuletzt geändert hat. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden; er verhält sich hier identisch.

Warum Entwürfe keine Nummer haben. Erst beim Abschließen oder beim Unterschreiben vergibt flinkest die nächste freie Berichtsnummer. Ein verworfener Entwurf reißt so keine Lücke in die Nummernfolge.

Live-Aktualisierung. Ändert jemand anderes einen Arbeitsbericht — auch aus der iPhone- oder Android-App heraus — aktualisiert sich deine Liste automatisch. Arbeitsberichte lassen sich in diesen Apps erfassen, bearbeiten und unterschreiben, sogar ohne Internetverbindung; sobald wieder Verbindung besteht, tauchen sie hier auf.

Sammelaktionen

Sobald die Mehrfachauswahl aktiv ist und du mindestens eine Zeile markiert hast, erscheint über der Liste eine Leiste mit der Anzahl der ausgewählten Berichte und den passenden Aktionen:

• Archivieren — nur wenn alle Markierten abgeschlossen sind.
• Löschen — nur wenn alle Markierten Entwürfe sind.
• Abschließen — nur für Entwürfe. Ist die Unterschriften-Funktion aktiv, ist der Button gesperrt: dann muss jeder Bericht einzeln unterschrieben werden. Der Grund steht als Hinweis am Button.
• Beleg erstellen — nur für abgeschlossene Berichte desselben Kunden; du wählst zwischen Rechnung und Lieferschein. Sind Berichte verschiedener Kunden markiert, erscheint stattdessen der Hinweis, dass diese nicht gemeinsam verrechnet werden können.

Aktionen

Neuen Bericht anlegen: Button Neu in der Kopfzeile — flinkest legt einen Entwurf an und öffnet ihn zum Bearbeiten.

Pflichtfeld Objekt. Ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen festgelegt, dass das Objekt-Feld ausgefüllt sein muss, lässt sich ein Bericht ohne Objekt nicht speichern und damit auch nicht abschließen.

Bericht duplizieren: Menü am Zeilenende → Duplizieren. Im Dialog wählst du aus, welche Arbeitszeiten, Material-/Positionszeilen, Ressourcen-Vermietungen und Fahrzeiten übernommen werden. Optional setzt du mit Alle Zeiten auf einen bestimmten Tag setzen alle kopierten Zeiten auf einen Zieltag — Uhrzeit und Dauer bleiben dabei gleich. Es entsteht immer ein neuer Entwurf, der direkt geöffnet wird.

Abschließen: über die Sammelaktion oder im einzelnen Bericht. Danach ist der Bericht inhaltlich gesperrt.

Abgeschlossen heißt gesperrt. Ein Bericht mit dem Status Arbeitsbericht lässt sich nicht mehr inhaltlich ändern. Ein erneutes Speichern wird mit dem Hinweis abgelehnt, dass der Bericht bereits abgeschlossen wurde. Nur über Wiedereröffnen in der Detailansicht wird wieder ein Entwurf daraus — das ist aber nur möglich, wenn diese Möglichkeit in den Einstellungen freigeschaltet ist und dein Benutzer die entsprechende Berechtigung hat. Beim Wiedereröffnen gehen Berichtsnummer und Unterschrift verloren, der Bericht muss danach neu unterschrieben werden.

Was beim Unterschreiben passiert. flinkest erzeugt ein unterschriebenes PDF und legt es als Dokument beim Bericht ab. Ist zusätzlich der automatische Versand aktiviert, geht der Bericht direkt an die beim Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse — fehlt dort eine Adresse, wird nichts versendet.

Verrechnen: markierte, abgeschlossene Berichte eines Kunden → Beleg erstellen → Rechnung oder Lieferschein. Der fertige Beleg wird anschließend direkt geöffnet.

Wie der Beleg entsteht. Aus den markierten Berichten wird ein Beleg im Status Entwurf. Pro Bericht wird zuerst eine Überschriftszeile mit Berichtsnummer und Beschreibung eingefügt, darunter folgen die Positionen: Anfahrt/Kilometer, Arbeitsstunden, Material und Ressourcen — in der Reihenfolge, die in den Arbeitsberichts-Einstellungen festgelegt ist. Adress- und Lieferdaten kommen vom Kunden, Zahlungsziel und Zahlungskonditionen aus den Kundendaten oder aus der Standard-Zahlungskondition. Preise werden mit den für diesen Kunden gültigen Verkaufspreisen gerechnet; ist der Kunde als steuerbefreit hinterlegt, entfällt die Steuer. Positionen, die als Gewährleistung oder kostenlos erfasst wurden, werden je nach Einstellung entweder gar nicht übernommen oder mit Betrag 0 und einem entsprechenden Vermerk ausgewiesen. Jeder verrechnete Bericht wird mit dem Beleg verknüpft und rutscht damit in die Ansicht verrechnet.

Archivieren: für abgeschlossene Berichte, die nicht mehr im Alltag auftauchen sollen. Archivierte Berichte erscheinen nur noch in der Ansicht archiviert.

Das PDF. Das Berichts-PDF wird bei Bedarf erzeugt. Entwürfe bekommen ein Wasserzeichen „Entwurf", archivierte Berichte eines mit „archiviert".

Verwandte Seiten

• Arbeitsbericht bearbeiten
• Arbeitsbericht-Details
• Einstellungen Arbeitsberichte
• Rechnungen
• Lieferscheine
• Zeiterfassung
• Projekte
• Kunden

Häufige Fragen

Warum hat mein Arbeitsbericht keine Nummer? Solange ein Bericht ein Entwurf ist, bekommt er keine Nummer. Die Berichtsnummer wird erst beim Abschließen oder beim Unterschreiben vergeben.

Warum kann ich mehrere Berichte nicht gemeinsam abschließen? Sammel-Abschließen funktioniert nur für Entwürfe. Ist zusätzlich die Unterschriften-Funktion aktiv, ist der Button gesperrt — dann muss jeder Bericht einzeln unterschrieben werden, weil zu jedem Bericht eine eigene Unterschrift gehört.

Warum lassen sich zwei Berichte nicht zusammen verrechnen? Aus mehreren Berichten entsteht ein gemeinsamer Beleg — und der kann nur einen Rechnungsempfänger haben. Markiere deshalb nur Berichte desselben Kunden. Entwürfe lassen sich gar nicht verrechnen.

Wie ändere ich einen bereits abgeschlossenen Bericht? Öffne die Detailansicht und wähle Wiedereröffnen. Das ist nur möglich, wenn das in den Arbeitsberichts-Einstellungen erlaubt ist und du die Berechtigung dafür hast. Achtung: Berichtsnummer und Unterschrift gehen dabei verloren.

Wo sind meine archivierten Berichte hin? Archivierte Berichte werden in allen anderen Ansichten ausgeblendet. Wechsle im Ansichts-Umschalter auf archiviert, um sie zu sehen.

Kann ich der Liste eine eigene Spalte hinzufügen? Ja, über das Zahnrad unten links neben dem Export-Button. Im Dialog „Spalten konfigurieren" wählst du links das Feld aus, ziehst es rechts an die gewünschte Stelle und speicherst. Die neue Spalte gilt danach für alle Benutzer, nicht nur für dich. Erscheint das Zahnrad nicht, fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Listen-Spalten zu konfigurieren.

Kann ich die Liste exportieren? Ja. Unten links neben der Seitennummerierung findest du den Export-Button. Exportiert wird genau die aktuelle Auswahl inklusive Ansicht, Filter und Suchbegriff — als Excel, CSV, PDF oder JSON.