Arbeitsberichte

Ein Arbeitsbericht dokumentiert einen Einsatz beim Kunden: geleistete Arbeitszeiten, verbrauchtes Material, vermietete Geräte und gefahrene Kilometer. Er durchläuft dabei genau drei Stufen, ohne zurückzuspringen: Entwurf → abgeschlossen (erhält dabei seine Berichtsnummer und wird inhaltlich gesperrt) → archiviert. Diese Liste ist die Steuerungszentrale zwischen Leistungserbringung und Abrechnung: Du legst hier neue Berichte an, filterst nach Kunde, Mitarbeiter oder Zeitraum und rechnest fertige Berichte in einem Schritt zu einer Rechnung oder einem Lieferschein ab.

Liste, Navigation und Anzeige

Wer die Liste sieht

Diesen Bereich siehst du, wenn dein Benutzer mindestens eine von zwei Berechtigungen hat. Mit Alle Arbeitsberichte ansehen siehst du wie gewohnt jeden Arbeitsbericht des Betriebs. Daneben gibt es eine zweite, schwächere Berechtigung, die die Liste — und ihren Export — auf die Berichte einschränkt, die du selbst angelegt hast oder die dir als Mitarbeiter zugewiesen sind; alle anderen Berichte bleiben unsichtbar. Ohne eine der beiden Berechtigungen ist der Bereich weder in der Liste noch im Menü sichtbar. Der Button Neu in der Kopfzeile erscheint nur, wenn dein Benutzer außerdem Arbeitsberichte bearbeiten darf. Eingerichtet wird das in der Benutzerverwaltung.

Die Liste anzeigen

Ohne eigene Einstellung steht jede Zeile für einen Arbeitsbericht:

Spalte	Inhalt
Nummer	abgeschlossene Berichte tragen ihre Berichtsnummer, Entwürfe stattdessen die Markierung Entwurf
Kunde	der Name des Kunden; ist noch keiner gewählt, steht dort „Kein Kunde ausgewählt"
Datum	der Arbeitszeitraum von–bis
Neu angelegt	wann der Bericht angelegt wurde
Projekt	das verknüpfte Projekt, falls eines hinterlegt ist

Unter dem Kundennamen stehen zwei Zusatzmarkierungen: archiviert bei entsprechendem Status sowie der Name des zugewiesenen Mitarbeiters. Ist dieser Mitarbeiter inzwischen deaktiviert, steht daneben zusätzlich die Markierung Inaktiv — der Bericht selbst bleibt davon unberührt, nur eine erneute Zuweisung an einen bereits deaktivierten Mitarbeiter wird beim Speichern abgelehnt.

Ein Klick auf die Nummer oder den Kundennamen öffnet die Detailansicht.

Leerer Zustand und Ladefehler

Ist noch kein Bericht angelegt oder liefert ein Filter keinen Treffer, zeigt die Liste den Hinweis „Noch keine Arbeitsberichte erstellt." mit der Handlungsaufforderung, Berichte anzulegen. Scheitert dagegen das Laden selbst — etwa bei einem Verbindungsproblem —, zeigt die Liste stattdessen „Laden fehlgeschlagen" mit dem Hinweis „Arbeitsberichte konnten nicht geladen werden. Bitte später erneut versuchen." — zwei unterschiedliche Meldungen für zwei unterschiedliche Ursachen.

Liste bleibt aktuell

Ändert jemand anderes einen Arbeitsbericht — auch aus der iPhone- oder Android-App heraus —, aktualisiert sich deine Liste automatisch. Arbeitsberichte lassen sich in diesen Apps erfassen, bearbeiten und unterschreiben, sogar ohne Internetverbindung; sobald wieder Verbindung besteht, tauchen sie hier auf.

Suchen, Filtern und Sortieren

Status-Schnellfilter

Der Ansichts-Umschalter direkt unter der Kopfzeile bietet sechs Ansichten:

• Alle — alle Berichte außer den archivierten.
• Entwürfe — nur noch nicht abgeschlossene Berichte.
• nicht verrechnet — alle Berichte ohne Beleg; Entwürfe zählen dabei bewusst mit, denn auch ein Entwurf ist noch nicht abgerechnet.
• verrechnet — Berichte, aus denen bereits eine Rechnung oder ein Lieferschein entstanden ist.
• mir zugewiesen — Berichte, bei denen du als Mitarbeiter hinterlegt bist (ohne archivierte).
• archiviert — ausschließlich die archivierten Berichte.

Alle Ansichten außer archiviert blenden archivierte Berichte grundsätzlich aus — auch die Ansicht Alle. Wer einen Bericht vermisst, sollte zuerst auf archiviert umschalten.

Sofortsuche

Das Suchfeld „Filtern nach Kundenname, Nummer oder Beschreibung..." durchsucht die Berichtsnummer, die Beschreibung, den Kundennamen sowie Vor- und Nachname des zugewiesenen Mitarbeiters — nicht die einzelnen Zeit- oder Materialzeilen. Die Suche startet automatisch kurz nachdem du aufgehört hast zu tippen.

Filter & Sortierung

Das Filter-Symbol rechts öffnet Filter & Sortierung. Oben wählst du optional einen gespeicherten Filter — eine unter einem Namen abgelegte Kombination aus Filtern und Sortierung; das Papierkorb-Symbol daneben löscht die ausgewählte Kombination wieder. Darunter liegen zwei Reiter:

• Filter — unter Basisdaten die Filter Status (Entwurf, Arbeitsbericht, archiviert), Kunde, Projekt (den Projektfilter siehst du nur, wenn dein Benutzer Projekte sehen darf) und Zugewiesener Mitarbeiter. Unter Datumsangaben filterst du nach Arbeitsdatum von, Arbeitsdatum bis und Erstellt am.
• Sortieren — die aktiven Sortierkriterien mit ihrer Rangfolge, per Ziehen neu anzuordnen oder einzeln zu entfernen. Darunter fügst du über ein Feld und einen Auf-/Absteigend-Schalter ein weiteres Kriterium hinzu.

Unten im Panel legt Filter speichern die aktuelle Kombination aus Filtern und Sortierung unter einem Namen ab, Alle Filter entfernen setzt beides zurück (ein noch eingetippter Suchbegriff bleibt davon unberührt), Anwenden übernimmt die Auswahl und schließt das Panel.

Sortierung per Spaltenkopf

Bei der Spalte # und der Spalte Neu angelegt klickst du direkt auf den Spaltenkopf, erkennbar am Pfeil-Symbol daneben, um sofort danach zu sortieren.

Die Liste merkt sich deinen Stand

Ansicht, Filter, Sortierung, Seitengröße und Suchbegriff bleiben gespeichert und sind beim nächsten Öffnen wieder da — kommst du von einem Bericht zurück, steht die Liste genau so da wie vorher.

Spalten und Export

Spalten konfigurieren

Unten links neben der Seitennummerierung liegt neben dem Export-Button ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren — sichtbar nur, wenn dein Benutzer Listenspalten konfigurieren darf. Links unter Verfügbare Spalten wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll — unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt, etwa der Leistungszeitraum, die interne Notiz oder wer den Bericht zuletzt geändert hat. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Die Konfiguration gilt für die ganze Liste und für alle Benutzer — speicherst du eine neue Auswahl, sehen alle anderen sie sofort, auch wenn sie die Liste gerade geöffnet haben, ohne die Seite neu zu laden. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden; er verhält sich hier identisch.

Liste exportieren

Der Export-Button öffnet einen eigenen Dialog: Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze, die dem aktiven Filter und der Suche entsprechen) und die Spalten frei wählbar — auch solche, die die Liste selbst nicht zeigt, etwa Adressfelder oder die interne Notiz. Mehrere Spalten lassen sich zu einer zusammenfassen. Siehst du wegen deiner Berechtigung ohnehin nur deine eigenen Berichte, exportierst du auch nur diese — der Export übernimmt dieselbe Einschränkung wie die Liste. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden.

Sammelaktionen

Mehrfachauswahl aktivieren

Das Kontrollkästchen ganz links in der Werkzeugleiste blendet Auswahlkästchen in der Liste ein. Sobald du mindestens eine Zeile markiert hast, erscheint über der Liste eine Leiste mit der Anzahl der ausgewählten Berichte und den passenden Aktionen. Alle Sammelaktionen setzen Arbeitsberichte bearbeiten voraus.

Sammel-Archivieren und Sammel-Löschen

Archivieren funktioniert nur, wenn alle markierten Berichte abgeschlossen sind. Löschen funktioniert nur, wenn alle markierten Berichte Entwürfe sind; flinkest fragt vorher nach, die Aktion lässt sich nicht rückgängig machen.

Sammel-Abschließen

Abschließen funktioniert nur für Entwürfe. Sind nicht alle Markierten Entwürfe, ist der Button gesperrt mit dem Hinweis „Abschließen nicht möglich: nur Entwürfe können abgeschlossen werden". Ist zusätzlich die Unterschriften-Funktion aktiv, ist er ebenfalls gesperrt — „Abschließen nicht möglich: Unterschriften-Funktion ist aktiv – jeder Arbeitsbericht muss einzeln unterschrieben werden": Dann muss jeder Bericht einzeln in der Detailansicht unterschrieben werden. Beim Sammel-Abschließen vergibt flinkest dabei die Berichtsnummern.

Pflichtfeld Objekt. Ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen festgelegt, dass das Objekt-Feld ausgefüllt sein muss, lässt sich ein Bericht ohne Objekt nicht abschließen — schlägt ein Bericht beim Sammel-Abschließen deshalb fehl, bricht der Vorgang ab, die bereits abgeschlossenen Berichte bleiben aber abgeschlossen.

Beleg aus mehreren Berichten erstellen

Beleg erstellen funktioniert nur für abgeschlossene Berichte desselben Kunden; im aufklappenden Menü siehst du Rechnung und Lieferschein, jeweils nur, wenn du die passende Belegart zusätzlich bearbeiten darfst. Sind Berichte verschiedener Kunden markiert, erscheint statt der Schaltfläche der Hinweis „Arbeitsberichte unterschiedlicher Kunden können nicht gemeinsam verrechnet werden" — ein Beleg hat immer nur einen Empfänger.

Wie der Beleg entsteht. Aus den markierten Berichten wird ein Beleg im Status Entwurf; die Berichte werden dabei nach ihrem Arbeitsdatum eingefügt, unabhängig davon, in welcher Reihenfolge du sie markiert hast. Zu jedem Bericht gehört eine Kennzeichnung mit Berichtsnummer und Beschreibung, darunter folgen seine Positionen: Anfahrt/Kilometer, Arbeitsstunden, Material und Ressourcen — in der Reihenfolge, die in den Arbeitsberichts-Einstellungen festgelegt ist. Ob die Positionen mehrerer Berichte zusätzlich gar nicht, nach Kalendertag oder nach Arbeitsbericht gruppiert werden, legst du ebenfalls dort fest. Adress- und Lieferdaten kommen vom Kunden, Zahlungsziel und Zahlungskonditionen aus den Kundendaten oder aus der Standard-Zahlungskondition. Preise werden mit den für diesen Kunden gültigen Verkaufspreisen gerechnet; ist der Kunde als steuerbefreit hinterlegt, entfällt die Steuer. Positionen, die als Gewährleistung oder kostenlos erfasst wurden, werden je nach Einstellung entweder gar nicht übernommen oder mit Betrag 0 und einem entsprechenden Vermerk ausgewiesen — die genauen Regeln dazu, auch für als Kulanz erfasste Arbeitsstunden, stehen bei den Arbeitsberichts-Einstellungen. Jeder verrechnete Bericht wird mit dem Beleg verknüpft und rutscht damit in die Ansicht verrechnet.

Kein doppelter Beleg. Versuchst du es bei einem Bericht, der schon einen laufenden Beleg hat, noch einmal, lehnt flinkest die Sammelabrechnung für diese Auswahl ab, statt einen zweiten Beleg mit denselben Positionen anzulegen — nach einer Stornierung des Belegs ist der Bericht wieder frei zum Verrechnen. Ist der Artikel, der für eine Position hinterlegt ist — etwa für die Arbeitsstunden, die Anfahrtspauschale oder die Kilometer-Verrechnung —, inzwischen gelöscht oder nicht vollständig eingerichtet, lehnt flinkest die Verrechnung mit einer klaren Fehlermeldung ab, statt mit einem unklaren Serverfehler abzubrechen; ein passender Artikel muss dann erst wieder in den Arbeitsberichts-Einstellungen bzw. an der Tätigkeit hinterlegt werden.

Zeilenaktionen

Duplizieren — für jeden Status verfügbar

Über das Menü am Zeilenende steht Duplizieren bei jedem Bericht zur Verfügung, unabhängig vom Status — auch bei einem archivierten. Details zum Dialog siehe „Bericht duplizieren" weiter unten.

Bearbeiten und Löschen — nur bei Entwürfen

Bearbeiten und Löschen erscheinen im Zeilenmenü ausschließlich bei Entwürfen — ein abgeschlossener oder archivierter Bericht ist Dokumentationsgrundlage einer möglichen Abrechnung und darf nicht mehr verändert oder gelöscht werden. Löschen fragt vorher nach.

Archivieren — nur bei abgeschlossenen Berichten

Archivieren erscheint nur bei Berichten im Status „abgeschlossen" und fragt vorher nach. Archivierte Berichte erscheinen nur noch in der Ansicht archiviert. Zurückholen — Entarchivieren — geht nur einzeln in der Detailansicht, nicht von dieser Liste aus; das Zeilenmenü hier kennt kein Gegenstück.

Ohne die Berechtigung Arbeitsberichte bearbeiten bleibt das Zeilenmenü ganz leer — auch für deine eigenen Berichte.

Bericht duplizieren

Auswahl der zu kopierenden Abschnitte

Der Dialog Arbeitsbericht duplizieren lädt beim Öffnen alle Arbeitszeiten, Material-/Positionszeilen, Ressourcen-Vermietungen und Fahrzeiten des Quellberichts und wählt sie standardmäßig alle aus.

Je Abschnitt hakst du gezielt ab, was mitkopiert werden soll — etwa nur das Material erneut buchen, ohne die alten Zeiten. Hat der Bericht nichts davon zu kopieren, weist flinkest darauf hin, dass nur der Kopf übernommen wird. Bestätigen erzeugt einen neuen Entwurf ohne Nummer, Unterschrift und Belegverknüpfung, der direkt zum Bearbeiten geöffnet wird; Abbrechen verwirft die Auswahl, ohne etwas anzulegen.

Zeiten auf einen Tag verschieben

Alle Zeiten auf einen bestimmten Tag setzen ist standardmäßig aktiviert und mit dem heutigen Tag vorbefüllt — eine unveränderte 1:1-Kopie würde sonst denselben Mitarbeiter zur exakt gleichen Zeit doppelt buchen. Uhrzeit und Dauer der kopierten Zeiten bleiben dabei gleich, nur der Tag verschiebt sich. Würde eine kopierte Arbeitszeit trotzdem mit einer anderen Zeit desselben zugewiesenen Mitarbeiters überlappen — auch mit einer im selben Vorgang gerade erst kopierten Zeit —, lehnt flinkest das Duplizieren komplett ab und nennt den kollidierenden Zeitraum; es entsteht dann kein neuer Bericht. Diese Prüfung lässt sich in den Arbeitsberichts-Einstellungen abschalten; ist sie deaktiviert, entstehen die kopierten Berichte auch bei überlappenden Zeiten.

Neu anlegen

Neuen Arbeitsbericht anlegen

Der Button Neu in der Kopfzeile legt sofort einen neuen Entwurf an — er ist dir als Mitarbeiter zugewiesen — und öffnet ihn direkt zum Bearbeiten; du bleibst dabei anders als bei Kunden oder Projekten nicht auf der Liste stehen.

Auch unterwegs

Arbeitsberichte lassen sich auch in den mobilen Apps (iOS/Android) im Tab Arbeitsberichte anlegen, bearbeiten, mit dem Finger unterschreiben und abschließen — vollständig offline, inklusive Fotos und Fahrten. Preise, Rabatte und Abrechnungsstatus zeigt die App bewusst nicht an.

Verwandte Seiten

• Arbeitsbericht bearbeiten
• Arbeitsbericht-Details
• Einstellungen Arbeitsberichte
• Berechtigungen — Grundlagen
• Rechnungen
• Lieferscheine
• Zeiterfassung
• Projekte
• Kunden

Häufige Fragen

Warum hat mein Arbeitsbericht keine Nummer? Solange ein Bericht ein Entwurf ist, bekommt er keine Nummer. Die Berichtsnummer wird erst beim Abschließen oder beim Unterschreiben vergeben.

Sehe ich hier nur meine eigenen Arbeitsberichte oder die aller Kolleginnen und Kollegen? Das hängt von deiner Berechtigung ab. Mit Alle Arbeitsberichte ansehen siehst du die Berichte des ganzen Betriebs — im Ansichts-Umschalter kannst du zusätzlich auf mir zugewiesen wechseln, um innerhalb dieser vollen Liste nur deine eigenen herauszufiltern. Hast du stattdessen nur die schwächere Berechtigung für die eigenen Berichte, zeigt dir die Liste von vornherein ausschließlich Berichte, die du selbst angelegt hast oder die dir zugewiesen sind — das gilt auch für den Export. Ohne eine der beiden Berechtigungen ist der Bereich für dich gar nicht sichtbar.

Warum kann ich mehrere Berichte nicht gemeinsam abschließen? Sammel-Abschließen funktioniert nur für Entwürfe. Ist zusätzlich die Unterschriften-Funktion aktiv, ist der Button gesperrt — dann muss jeder Bericht einzeln unterschrieben werden, weil zu jedem Bericht eine eigene Unterschrift gehört.

Warum lassen sich zwei Berichte nicht zusammen verrechnen? Aus mehreren Berichten entsteht ein gemeinsamer Beleg — und der kann nur einen Rechnungsempfänger haben. Markiere deshalb nur Berichte desselben Kunden. Entwürfe lassen sich gar nicht verrechnen.

Entsteht ein zweiter Beleg, wenn ich „Beleg erstellen" versehentlich zweimal anklicke? Bei der Sammelabrechnung aus dieser Liste nicht: flinkest merkt sich, welcher Bericht schon einen laufenden Beleg hat, und lehnt einen erneuten Versuch für diesen Bericht ab, statt eine zweite Rechnung oder einen zweiten Lieferschein mit denselben Positionen anzulegen. Frei zum erneuten Verrechnen wird ein Bericht erst wieder, wenn der bestehende Beleg storniert wurde.

Wo sind meine archivierten Berichte hin? Archivierte Berichte werden in allen anderen Ansichten ausgeblendet. Wechsle im Ansichts-Umschalter auf archiviert, um sie zu sehen. Zurückholen lässt sich ein archivierter Bericht über Entarchivieren in seiner Detailansicht.