Arbeitsberichte

Ein Arbeitsbericht hält fest, was ein Mitarbeiter bei einem Kunden geleistet hat: Arbeitszeiten, verbrauchtes Material, vermietete Geräte (Ressourcen) und gefahrene Strecken — dokumentiert, bevor daraus ein Beleg wird. Jeder Bericht durchläuft drei Stufen: Entwurf (frei änderbar, noch ohne Nummer) → abgeschlossen (bekommt seine Berichtsnummer und ist ab dann inhaltlich gesperrt) → archiviert (aus der täglichen Arbeitsliste genommen). Zurück zum Entwurf führt nur das Wiedereröffnen, und nur solange der Bericht nicht verrechnet ist. Diese Liste ist die Schaltzentrale zwischen Leistung und Abrechnung: Hier legst du neue Berichte an, siehst auf einen Blick, was noch offen und was schon verrechnet ist, schließt mehrere Entwürfe gemeinsam ab und machst aus fertigen Berichten eines Kunden in einem Schritt eine Rechnung oder einen Lieferschein.

Liste, Navigation und Anzeige

Wer die Liste sieht

Den Menüpunkt Arbeitsberichte und diese Liste siehst du, wenn dein Benutzer mindestens eine von zwei Berechtigungen hat:

• Mit Alle Arbeitsberichte ansehen siehst du jeden Arbeitsbericht des Betriebs.
• Mit der schwächeren Berechtigung Eigene Arbeitsberichte einsehen zeigt die Liste nur Berichte, die du selbst angelegt hast oder bei denen du im Feld „Zuweisen an“ als Mitarbeiter eingetragen bist. Alle anderen Berichte bleiben unsichtbar — in der Liste, beim Export und auch dann, wenn jemand die Adresse eines fremden Berichts direkt aufruft. Gedacht ist diese Stufe etwa für Mitarbeiter, die nur ihre eigenen Einsätze sehen sollen.

Hat dein Benutzer keine der beiden Berechtigungen, fehlt der Menüpunkt; wer die Adresse trotzdem direkt aufruft, landet auf einer Seite mit dem Hinweis „Nicht erlaubt.“ Daneben hängt der ganze Bereich am Modul Arbeitsberichte: Die Liste gibt es nur, solange das Modul Arbeitsberichte unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist (ab Werk ist es eingeschaltet). Ist das Modul ausgeschaltet, verschwindet der Menüpunkt, und wer mit Berechtigung die Adresse aufruft, landet auf der Seite „Modul ausgeschaltet“ — Administratoren finden dort den Knopf Zu den Moduleinstellungen. Die Berichte selbst werden dabei nicht gelöscht. Fehlt die Berechtigung, erscheint immer zuerst „Nicht erlaubt.“ — unabhängig vom Modul. Auch über die Schnittstelle — etwa aus den Apps — lassen sich Arbeitsberichte bei ausgeschaltetem Modul weder abrufen noch erfassen; flinkest antwortet mit „Das Modul Arbeitsberichte ist ausgeschaltet“ — dort unabhängig von der Berechtigung.

Zum Ändern braucht es eine weitere Berechtigung: Arbeitsberichte bearbeiten für jeden Bericht — sie bringt automatisch das Ansehen aller Berichte mit — oder Eigene Arbeitsberichte bearbeiten nur für Berichte, die du angelegt hast oder die dir zugewiesen sind. Ohne beide fehlen der Knopf Neu, das Zeilenmenü und fast alle Sammelaktionen. Mit der Berechtigung für die eigenen Berichte hast du den Knopf Neu; das Zeilenmenü sowie Archivieren, Löschen und Abschließen in der Leiste gibt es nur für deine eigenen Berichte, und Beleg erstellen fehlt ganz. Berechtigungen vergibst du über Rollen, die du in den Einstellungen unter Benutzer zuweist.

Die Liste anzeigen

Jede Zeile steht für einen Arbeitsbericht, die neuesten stehen ohne eigene Sortierung oben. Ab Werk zeigt die Tabelle diese Spalten:

Spalte	Inhalt
#	Bei abgeschlossenen und archivierten Berichten die Berichtsnummer in der Form, die dein Nummernkreis vorgibt (je nach Nummernkreis etwa „42“ oder „AB-2026-0042“); bei Entwürfen statt einer Nummer die orange Markierung Entwurf
Kunde	Der Name des Kunden; ist im Bericht noch keiner gewählt, steht dort „Kein Kunde ausgewählt“
Datum	Der Leistungszeitraum von–bis — er ergibt sich aus den erfassten Arbeitszeiten des Berichts, ohne Arbeitszeiten aus Ressourcen, Fahrten und Artikeln; nur ohne jede Position bleibt die Zelle leer
Neu angelegt	Wann der Bericht angelegt wurde, etwa „erstellt am 03. Okt 2026“
Projekt	Das zugeordnete Projekt, falls eines hinterlegt ist

Unter dem Kundennamen stehen kleine Markierungen: archiviert bei archivierten Berichten und der Name des zugewiesenen Mitarbeiters. Ist dieser Mitarbeiter inzwischen deaktiviert, steht neben seinem Namen zusätzlich Inaktiv. Der Bericht bleibt davon unberührt; nur eine neue Zuweisung an einen bereits deaktivierten Mitarbeiter lehnt flinkest beim Speichern mit „Benutzer ist deaktiviert“ ab.

Auf schmaleren Bildschirmen blendet die Tabelle Spalten aus, damit Nummer und Kunde lesbar bleiben: zuerst Projekt, dann Neu angelegt, zuletzt Datum.

Ein Klick auf die Nummer oder den Kundennamen öffnet die Detailansicht des Berichts. Unten wählst du, wie viele Zeilen eine Seite zeigt (10, 20, 50, 100 oder 200; ab Werk 20), und blätterst zwischen den Seiten.

Auf dem Handy: Karten statt Tabelle

Auf einem schmalen Bildschirm, etwa am Handy, zeigt die Liste statt der Tabelle eine Karte je Bericht: oben Nummer bzw. Entwurf, darunter fett der Kunde, dann der Leistungszeitraum mit Kalendersymbol, das Projekt und die Markierungen archiviert und Mitarbeiter. Ein Tippen irgendwo auf die Karte öffnet die Detailansicht — so trifft man mit dem Daumen auch ohne genaues Zielen. Das Zeilenmenü bleibt auch auf der Karte erreichbar.

Leerer Zustand und Ladefehler

Findet eine Suche, ein Filter oder eine andere Ansicht als Alle nichts, zeigt die Liste „Keine Ergebnisse gefunden“ mit dem Hinweis „Keine Arbeitsberichte passen zu Ihrer Suche oder Ihrem Filter. Passen Sie Suche oder Filter an, um andere Arbeitsberichte zu sehen.“ Ist die Ansicht Alle ohne Suche und Filter leer, steht dort „Noch keine Arbeitsberichte erstellt.“ mit „Erstellen Sie Arbeitsberichte, um durchgeführte Arbeiten zu dokumentieren.“ (archivierte Berichte zeigt nur die Ansicht „archiviert“). Scheitert dagegen das Laden selbst — etwa bei einem Verbindungsproblem —, erscheint stattdessen ein Warnsymbol mit „Laden fehlgeschlagen“ und „Arbeitsberichte konnten nicht geladen werden. Bitte später erneut versuchen.“ So hältst du einen Ladefehler nie für eine wirklich leere Liste.

Liste bleibt aktuell

Ändert jemand anderes einen Arbeitsbericht — legt einen an, schließt einen ab, archiviert oder verrechnet ihn, auch aus den Apps für iPhone und Android heraus —, lädt deine Liste automatisch neu. Du musst die Seite nicht selbst aktualisieren, um den aktuellen Stand zu sehen.

Suchen, Filtern, Sortieren, Spalten und Export

Status-Schnellfilter

Der Ansichts-Umschalter neben dem Suchfeld beantwortet die wichtigste Frage des Tages: Was ist noch zu tun, was kann abgerechnet werden? Er bietet sechs Ansichten, immer ist genau eine aktiv:

• Alle — alle Berichte außer den archivierten.
• Entwürfe — nur Berichte, die noch nicht abgeschlossen sind.
• nicht verrechnet — alle nicht archivierten Berichte, die weder auf einem gültigen Beleg stehen noch als verrechnet markiert sind. Entwürfe zählen hier bewusst mit, denn auch ein Entwurf ist noch nicht abgerechnet. Die Ansicht ist damit deine Liste „Das muss noch auf eine Rechnung“.
• verrechnet — Berichte, die auf einer Rechnung oder einem Lieferschein stehen, der nicht storniert ist — ein Lieferschein reicht dafür schon aus —, und Berichte, die in ihrer Detailansicht über Als verrechnet markieren als anderweitig abgerechnet gekennzeichnet wurden, etwa weil sie pauschal oder noch im alten System abgerechnet sind.
• mir zugewiesen — Berichte, bei denen du im Feld „Zuweisen an“ als Mitarbeiter eingetragen bist, ohne archivierte. Wer den Bericht angelegt hat, spielt hier keine Rolle. Das ist deine persönliche Arbeitsliste.
• archiviert — ausschließlich die archivierten Berichte.

Wann ein Bericht wieder als nicht verrechnet gilt. Wird der Beleg, auf dem ein Bericht steht, storniert oder gelöscht, ist der Bericht wieder frei: Er wandert zurück in die Ansicht nicht verrechnet und lässt sich neu abrechnen. Dasselbe gilt, wenn jemand die Markierung „verrechnet“ in der Detailansicht wieder entfernt. Dieselbe Regel gilt auch für die gleichnamigen Ansichten im Reiter Arbeitsberichte der Projektdetails.

Archivierte Berichte finden

Alle Ansichten außer archiviert blenden archivierte Berichte aus — auch die Ansicht Alle, auch nicht verrechnet. Ein archivierter Bericht, der nie abgerechnet wurde, taucht deshalb in keiner Arbeitsliste mehr auf. Wer einen Bericht vermisst, schaltet zuerst auf archiviert um. Die Ansichten wirken außerdem zusätzlich zu Suche und Filterpanel: Ein im Panel gewählter Status „archiviert“ bringt in der Ansicht Alle keine Treffer — erst die Ansicht archiviert zeigt sie.

Sofortsuche

Das Suchfeld „Filtern nach Kundenname, Nummer oder Beschreibung...“ durchsucht die Berichtsnummer (die reine Zahl und die formatierte Nummer aus dem Nummernkreis), die Beschreibung, den Kundennamen sowie Vor- und Nachnamen des zugewiesenen Mitarbeiters — es reicht ein Teil des Wortes. So findest du „den Bericht von letzter Woche bei Familie Berger“ über den Kunden oder „alles, was Thomas gemacht hat“ über den Mitarbeiter. Nicht durchsucht werden die einzelnen Zeit-, Material- und Fahrtzeilen eines Berichts. Die Suche startet automatisch kurz nachdem du aufgehört hast zu tippen, springt auf die erste Seite und gilt zusätzlich zur gewählten Ansicht.

Das Filterpanel

Für feinere Fragen — „alle Berichte von Mitarbeiterin X im August“, „alles für Projekt Y“ — öffnet das Filter-Symbol rechts neben dem Suchfeld das Panel Filter & Sortierung. Am Computer gleitet es von rechts herein, am Handy erscheint es als Fenster. Es hat zwei Reiter.

Im Reiter Filter liegen zwei aufklappbare Bereiche:

• Basisdaten (aufgeklappt):
  • Status — Entwurf, Arbeitsbericht (also abgeschlossen) oder archiviert; auch mehrere zugleich.
  • Kunde — ein bestimmter Kunde.
  • Projekt — ein bestimmtes Projekt. Diesen Filter siehst du nur, wenn dein Benutzer Projekte ansehen darf.
  • Zugewiesener Mitarbeiter — wer im Bericht unter „Zuweisen an“ steht.
• Datumsangaben (zugeklappt): Arbeitsdatum von, Arbeitsdatum bis und Erstellt am. Arbeitsdatum meint den Leistungszeitraum des Berichts (aus den Arbeitszeiten, ohne Arbeitszeiten aus Ressourcen, Fahrten und Artikeln), Erstellt am den Tag, an dem der Bericht angelegt wurde.

Im Reiter Sortieren stehen unter Aktive Sortierungen die Kriterien, nach denen die Liste gerade sortiert ist, mit ihrer Rangfolge (#1, #2 …). Über den Griff links ziehst du ein Kriterium nach oben oder unten — das erste entscheidet zuerst —, das Kreuz rechts entfernt es. Darunter fügst du ein weiteres Kriterium hinzu: Feld wählen (Status, Kunde, Straße, Postleitzahl, Stadt oder Land — Straße, Postleitzahl, Stadt und Land beziehen sich auf die Leistungsadresse des Berichts), mit dem Schalter Aufsteigend / Absteigend die Richtung festlegen und mit dem Plus übernehmen. Wählst du ein Feld, das schon in der Liste steht, ändert sich nur seine Richtung. Kunde sortiert alphabetisch nach dem Kundennamen, Land nach dem Namen des Landes. Beim Land zählt der international (englisch) geführte Name, deshalb kann die Reihenfolge leicht von der deutschen Schreibweise abweichen — Österreich steht etwa als „Austria“ weit vorne.

Unten im Panel übernimmt Anwenden alles und schließt das Panel; die Liste springt auf die erste Seite. Alle Filter entfernen leert Filter und Sortierung im Panel — die gewählte Ansicht oben und ein eingetippter Suchbegriff bleiben davon unberührt. Aktive Filter und Sortierungen zeigt die Liste danach als Chips unter dem Suchfeld, getrennt in die Zeilen Filter: und Sortierung:. Jeder Chip nennt das Feld mit seiner Beschriftung aus dem Panel und den Wert in Worten — etwa „Zugewiesener Mitarbeiter ist …“ mit dem Namen der Mitarbeiterin oder „Projekt ist …“ mit dem Projektnamen, nicht eine interne Nummer. Kommst du über einen Drilldown aus dem Report-Builder hierher, stehen dessen Filter ebenfalls als Chips da — ein Monat oder Zeitraum auf dem Arbeitsdatum als „Arbeitsdatum zwischen 01.09.2026 - 30.09.2026“, die Verrechnung als „Verrechnet = Nein“ bzw. „Verrechnet = Ja“; die Ansicht oben steht dabei auf Alle. Das Kreuz an einem Chip entfernt genau diesen, Alle entfernen alle zusammen. Eine Zahl am Filter-Symbol verrät, wie viele Filter und eigene Sortierungen gerade wirken. Die betriebsweite Standardsortierung (siehe unten) erscheint nicht als Chip und zählt nicht mit; Alle entfernen kehrt zu ihr zurück.

Gespeicherte Filter

Wer jede Woche dieselbe Auswertung braucht — etwa „abgeschlossene Berichte von Mitarbeiter X, nach Kunde sortiert“ —, speichert die Kombination: Filter im Panel setzen, unten Filter speichern wählen (erst möglich, wenn mindestens ein Filter einen Wert hat), im Fenster Filter speichern unter Filtername einen Namen vergeben und Speichern. Gespeichert werden die Filter und die Sortierung, nicht die Ansicht oben und nicht der Suchbegriff.

Beim nächsten Mal wählst du die Kombination oben im Panel unter Gespeicherte Filter aus („Gespeicherten Filter wählen“) — das füllt Filter und Sortierung im Panel; erst Anwenden lädt die Liste damit. Das Papierkorb-Symbol daneben löscht den gerade ausgewählten gespeicherten Filter. Deine gespeicherten Filter sind für andere Benutzer nicht sichtbar — Administratoren sehen allerdings die gespeicherten Filter aller Benutzer. Daneben können dort betriebsweit vorgegebene Filter stehen, die jeder sieht.

Sortierung per Spaltenkopf

Die Spalte Neu angelegt sortierst du direkt per Klick auf ihren Kopf, erkennbar am Pfeil daneben; ein zweiter Klick dreht die Richtung um. Die übrigen Spalten sortieren nicht per Kopf — nach Status, Kunde oder Adresse sortierst du im Reiter Sortieren des Panels.

Welche Reihenfolge ohne eigene Sortierung gilt. Hast du selbst nichts sortiert, greift die Standardsortierung, die ein Administrator im Dialog Spalten konfigurieren für den ganzen Betrieb festgelegt hat — auch wieder, nachdem du deine eigene Sortierung entfernt hast. Ist auch dort nichts eingestellt, stehen die zuletzt angelegten Berichte oben.

Die Liste merkt sich deinen Stand

Ansicht, Suchbegriff, Filter, Sortierung, Seite und Seitengröße bleiben in deinem Browser gespeichert. Kommst du aus einem Bericht zurück oder öffnest die Liste am nächsten Tag wieder, steht sie genau so da wie zuletzt. Wirkt die Liste deshalb einmal überraschend leer, ist meist noch eine Ansicht, ein Filter oder ein Suchbegriff von früher aktiv.

Spalten konfigurieren

Unten links neben der Seitennummerierung liegt neben dem Export-Symbol ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren — sichtbar nur für Administratoren bzw. für Benutzer mit der Berechtigung Listenspalten konfigurieren (in der Rollenverwaltung derzeit englisch als „Configure List Columns“ bezeichnet). Wozu? Ein Betrieb, der viel nach Einsatzort arbeitet, blendet zum Beispiel Straße und Ort der Leistungsadresse oder das Objekt ein; ein anderer braucht die interne Notiz oder den Bearbeiter.

Links unter Verfügbare Spalten findest du unter Listen-Spalten die Spalten der Liste und unter Weitere Felder alles, was ein Arbeitsbericht sonst noch hat, auch Felder verknüpfter Datensätze; das Suchfeld „Spalten durchsuchen…“ hilft beim Finden. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du die Spalten in die gewünschte Reihenfolge — sie ist zugleich die Spaltenfolge der Tabelle. Standard-Spalten setzt die Auswahl im Dialog auf die ausgelieferten Spalten zurück (übernommen wird sie erst mit Speichern); Auf Standard zurücksetzen — nur sichtbar, wenn die Liste angepasst ist — verwirft die betriebsweite Einstellung sofort. Unter Standardsortierung legst du fest, wie die Liste sortiert ist, solange ein Benutzer nicht selbst sortiert hat („Gilt für alle Benutzer, die die Liste nicht selbst sortiert haben.“).

Die Einstellung gilt für diese Liste und für alle Benutzer des Betriebs, nicht nur für dich („Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer.“). Speicherst du eine neue Auswahl, sehen Kolleginnen und Kollegen, die die Liste gerade geöffnet haben, sie sofort — ohne die Seite neu zu laden. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden; er verhält sich hier gleich.

Liste exportieren

Für die Monatsübersicht an die Buchhaltung oder eine Liste der offenen Einsätze für den Kunden öffnet das Export-Symbol unten links („Liste exportieren“) den Export. Du wählst:

• Format — Excel (xlsx), CSV, PDF oder JSON.
• Umfang — Aktuelle Seite oder Alle Datensätze, jeweils mit der Anzahl in Klammern.
• Gewählte Spalten — aus Verfügbare Felder frei zusammengestellt, auch Felder, die die Liste selbst nicht zeigt, etwa Adressfelder oder die interne Notiz. Mehrere Spalten lassen sich zu einer zusammenfassen und umbenennen.

Der Export übernimmt genau das, was du gerade siehst: die gewählte Ansicht, Suchbegriff, Filter und Sortierung („Die aktiven Filter werden auf den Export angewendet.“). Wer wirklich alles exportieren will, setzt vorher Filter und Suche zurück — und denkt daran, dass archivierte Berichte nur in der Ansicht archiviert dabei sind. Siehst du wegen deiner Berechtigung nur deine eigenen Berichte, exportierst du auch nur diese. Ausführlich beschrieben ist der Export bei den Kunden.

Sammelaktionen

Mehrfachauswahl aktivieren

Das Kontrollkästchen ganz links vor dem Ansichts-Umschalter („Mehrfachauswahl aktivieren“) blendet vor jeder Zeile ein Auswahlkästchen ein, dazu im Tabellenkopf eines für alle Zeilen der Seite. Sobald mindestens ein Bericht markiert ist, erscheint über der Liste eine Leiste mit der Anzahl („3 ausgewählt“) und den Aktionen, die zur Auswahl passen. Welche Knöpfe erscheinen, hängt vom Status der markierten Berichte ab:

Aktion	erscheint, wenn …	gesperrt, wenn …	Berechtigung
Archivieren	alle markierten abgeschlossen sind	—	Arbeitsberichte bearbeiten (oder Eigene Arbeitsberichte bearbeiten, wenn alle markierten deine eigenen sind)
Wiedereröffnen	die Einstellung „Arbeitsberichte dürfen wieder geöffnet werden“ aktiv ist	nicht alle abgeschlossen sind oder einer verrechnet ist	Arbeitsberichte wieder öffnen
Löschen	alle markierten Entwürfe sind	—	Arbeitsberichte bearbeiten (oder Eigene Arbeitsberichte bearbeiten, wenn alle markierten deine eigenen sind)
Abschließen	alle markierten Entwürfe sind — oder die Unterschriften-Funktion aktiv ist	die Unterschriften-Funktion aktiv ist	Arbeitsberichte bearbeiten (oder Eigene Arbeitsberichte bearbeiten, wenn alle markierten deine eigenen sind)
Beleg erstellen	alle markierten abgeschlossen sind, zum selben Kunden gehören und keiner verrechnet ist	—	Arbeitsberichte bearbeiten plus Rechnungen bzw. Lieferscheine bearbeiten

Passt eine Aktion nicht zur Auswahl, fehlt ihr Knopf einfach — mischst du etwa Entwürfe und abgeschlossene Berichte, bleiben nur die Aktionen übrig, die für alle gelten. Nach einer erfolgreichen Sammelaktion ist die Auswahl wieder leer.

Die Auswahl gilt immer für das, was du gerade siehst. Wechselst du die Ansicht, gibst einen neuen Suchbegriff ein oder änderst die Filter, ist sie wieder leer — so trifft eine Sammelaktion nie Berichte, die gar nicht mehr in der Liste stehen. Beim Blättern, beim Umsortieren und wenn sich die Liste selbst aktualisiert, bleiben nur die markierten Berichte ausgewählt, die danach noch zu sehen sind, und zwar mit ihrem aktuellen Stand.

Sammel-Archivieren

Am Monatsende nimmst du fertige Berichte gesammelt aus der täglichen Sicht: Berichte markieren, Archivieren, die Rückfrage „Sollen wirklich {count} ausgewählte Arbeitsberichte archiviert werden?“ mit Ja bestätigen. Der Knopf erscheint nur, wenn alle markierten Berichte abgeschlossen sind; Entwürfe lassen sich nicht archivieren. Die Berichte werden nacheinander archiviert, danach meldet flinkest „Der Arbeitsbericht wurde archiviert“.

Was Archivieren bewirkt. Ein archivierter Bericht behält seine Nummer, bleibt gesperrt und verschwindet aus allen Ansichten außer archiviert — auch aus nicht verrechnet. Archiviere deshalb erst, wenn ein Bericht abgerechnet ist oder sicher nicht mehr abgerechnet wird, sonst geht er leicht vergessen. Aus dieser Liste lässt sich ein archivierter Bericht weder verrechnen noch wiedereröffnen. Zurückholen geht über Entarchivieren in seiner Detailansicht; danach ist er wieder ein abgeschlossener Bericht mit seiner alten Nummer.

Sammel-Löschen

Fehlerhaft angelegte Entwürfe räumst du im Block weg: Entwürfe markieren, Löschen, die Rückfrage „Sollen wirklich {count} ausgewählte Arbeitsberichte gelöscht werden? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.“ mit Ja, löschen bestätigen. Der Knopf erscheint nur, wenn ausschließlich Entwürfe markiert sind — ein abgeschlossener Bericht ist Dokumentation einer erbrachten Leistung, vielleicht vom Kunden unterschrieben und abgerechnet, und lässt sich nicht löschen; flinkest lehnt das auch dann ab, wenn es auf anderem Weg versucht wird („Nur Arbeitsberichte im Entwurf können gelöscht werden.“).

Entwürfe mit Beleg-Verweis. Auf einen Entwurf kann noch ein Beleg verweisen — etwa wenn aus dem Bericht ein Beleg erstellt, dieser danach storniert und der Bericht wiedereröffnet wurde. So ein Entwurf lässt sich nicht löschen. Ist er markiert, ist Löschen gesperrt, und das Info-Symbol daneben nennt die betroffenen Berichte: „Löschen nicht möglich: Auf {count} der ausgewählten Arbeitsberichte verweist ein Beleg (…)“. Nimm sie aus der Auswahl, dann lassen sich die übrigen löschen.

Gelöscht wird jeder Bericht für sich; für jeden erfolgreich gelöschten meldet flinkest „Arbeitsbericht wurde gelöscht“. Mit dem Bericht verschwinden auch seine Arbeitszeiten, Materialzeilen, Ressourcen, Fotos und angehängten Dokumente; verknüpfte Fahrten bleiben im Fahrtenbuch erhalten, nur ohne Bezug zum Bericht.

Sammel-Abschließen

Mehrere fertig erfasste Entwürfe schreibst du gemeinsam fest, bevor sie abgerechnet werden: Entwürfe markieren, Abschließen, die Rückfrage „Sollen wirklich {count} ausgewählte Arbeitsberichte abgeschlossen werden? Nachträgliche Änderungen sind danach nicht mehr möglich.“ mit Ja, ausführen bestätigen. Klappt es bei allen, meldet flinkest am Ende „Arbeitsberichte wurden abgeschlossen“. Danach ist die Auswahl leer, und die Liste zeigt den neuen Stand — auch wenn nicht alle abgeschlossen werden konnten.

Was beim Abschließen passiert. Jeder Bericht bekommt nacheinander die nächste freie Berichtsnummer — gebildet nach der Nummerierung aus den Arbeitsberichts-Einstellungen. Startet der Zähler jährlich oder monatlich neu, zählt dabei der Zeitraum, in dem der Bericht liegt, nicht der heutige Tag. Das PDF des Berichts wird neu erzeugt: mit Nummer, ohne das Wasserzeichen „Entwurf“. Ab jetzt sind Kopfdaten, Arbeitszeiten, Material, Ressourcen und Fahrten gesperrt; ein Speicherversuch endet mit „Der Arbeitsbericht wurde bereits abgeschlossen.“ Im Änderungsprotokoll jedes Berichts steht ein eigener Eintrag für das Abschließen. Eine E-Mail an den Kunden geht dabei nicht hinaus — den automatischen Versand gibt es nur nach dem Unterschreiben.

Gesperrt, solange unterschrieben werden muss. Ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen „Unterschreiben“-Funktion aktivieren eingeschaltet, wird ein Bericht durch die Unterschrift des Kunden abgeschlossen — und die gibt es nur je Bericht. Der Knopf Abschließen ist dann zwar sichtbar, aber gesperrt mit „Abschließen nicht möglich: Unterschriften-Funktion ist aktiv – jeder Arbeitsbericht muss einzeln unterschrieben werden“. Den Grund nennt ein Info-Symbol direkt neben dem Knopf; es lässt sich antippen und funktioniert so auch auf Tablet und Handy, wo man nicht mit der Maus darüberfahren kann. Unterschrieben wird jeder Bericht einzeln in der Detailansicht. flinkest prüft das auch selbst: Wer trotzdem ohne Unterschrift abschließen will, bekommt „Eine Unterschrift ist erforderlich: Schließen Sie den Arbeitsbericht mit einer Unterschrift ab.“

Wenn ein Bericht nicht abgeschlossen wird

Fehlendes Objekt wird vorab erkannt. Ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen das Objekt als Pflichtfeld festgelegt und fehlt es bei einem markierten Entwurf, ist Abschließen gesperrt. Das Info-Symbol daneben nennt die betroffenen Berichte: „Abschließen nicht möglich: Bei {count} der ausgewählten Arbeitsberichte fehlt das Objekt (…)“ — meist mit dem Kundennamen, weil Entwürfe noch keine Nummer haben. Trag das Objekt in diesen Berichten nach oder nimm sie aus der Auswahl. Ohne Objekt sind etwa Entwürfe, die vor dem Einschalten der Einstellung angelegt wurden, oder ein Folgebericht zu einem Bericht ohne Objekt.

Die Berichte werden der Reihe nach abgeschlossen, und ein abgelehnter Bericht hält die übrigen nicht auf. flinkest prüft vorher jeden Bericht nach denselben Regeln wie beim Speichern. So bleibt ein Bericht Entwurf, solange eines der ihm zugewiesenen Formulare noch unvollständig ist, also ein sichtbares Pflichtfeld leer ist („Die folgenden Formulare sind noch nicht abgeschlossen: …“ mit den Formularnamen). Welche Formulare an jeden Arbeitsbericht gehören, legst du im Reiter Formulare der Arbeitsberichts-Einstellungen fest; ausgefüllt werden sie in Arbeitsbericht bearbeiten. Weitere Gründe: Eine Kollegin hat ihn in der Zwischenzeit schon abgeschlossen („Nur Arbeitsberichte im Entwurf können abgeschlossen werden.“), oder er wird gerade gleichzeitig an anderer Stelle abgeschlossen („Dieser Arbeitsbericht wird gerade abgeschlossen.“). Statt einer Meldung je Bericht fasst flinkest am Ende alles in einem Hinweis zusammen: „{completed} abgeschlossen, {failed} nicht abgeschlossen: {details}“ — unter den Details steht je abgelehntem Bericht seine Nummer oder, weil ein Entwurf noch keine hat, meist der Kundenname, dahinter der Grund. Diese Berichte öffnest du einzeln, behebst den Grund und schließt sie danach ab.

Sammel-Wiedereröffnen

Wurden Berichte zu früh oder versehentlich abgeschlossen, holst du sie mit Wiedereröffnen gesammelt in den Entwurf zurück, statt jeden einzeln in der Detailansicht zu öffnen. Der Knopf erscheint nur, wenn in den Arbeitsberichts-Einstellungen Arbeitsberichte dürfen wieder geöffnet werden eingeschaltet ist (ab Werk ist das aus) und dein Benutzer die Berechtigung Arbeitsberichte wieder öffnen hat — das Recht, Arbeitsberichte zu bearbeiten, ist dafür nicht nötig.

Der Knopf bleibt dann sichtbar, ist aber gesperrt, solange die Auswahl einen Bericht enthält, der sich nicht wiedereröffnen lässt. Das Info-Symbol daneben nennt den Grund, auch per Antippen:

• „Wiedereröffnen nicht möglich: nur abgeschlossene Arbeitsberichte können wieder geöffnet werden“ — in der Auswahl steckt ein Entwurf oder ein archivierter Bericht.
• „Wiedereröffnen nicht möglich: {count} der ausgewählten Arbeitsberichte wurden bereits verrechnet“ — so viele markierte Berichte stehen auf einer Rechnung oder einem Lieferschein, der nicht storniert ist, oder wurden als verrechnet markiert. Ein verrechneter Bericht soll so bleiben, wie er abgerechnet wurde; erst nach dem Stornieren des Belegs bzw. dem Entfernen der Markierung lässt er sich wieder öffnen.

Vor dem Ausführen fragt flinkest nach: „Möchten Sie {count} ausgewählte Arbeitsberichte wirklich wieder öffnen? Sie werden wieder zu Entwürfen und verlieren Nummer und Unterschrift.“ Nach Ja werden die Berichte nacheinander wiedereröffnet. Scheitert einer — etwa weil er inzwischen verrechnet wurde („Dieser Arbeitsbericht wurde bereits verrechnet und kann nicht wieder geöffnet werden.“) —, meldet flinkest den Fehler für diesen Bericht und macht mit den übrigen weiter; am Ende nennt „{count} Arbeitsberichte wurden wieder geöffnet“ die Zahl der gelungenen.

Was beim Wiedereröffnen verloren geht. Nummer, Unterschrift und Name des Unterzeichners fallen weg, das PDF trägt wieder das Wasserzeichen „Entwurf“. Beim erneuten Abschließen oder Unterschreiben vergibt flinkest eine neue Nummer nach den dann gültigen Regeln der Nummerierung. War der Bericht nicht der zuletzt nummerierte, bleibt seine alte Nummer unbenutzt, und in der Nummernfolge entsteht eine Lücke. Ein unterschriebener Bericht muss neu unterschrieben werden.

Beleg aus mehreren Berichten erstellen

Der zentrale Schritt von der Leistung zur Abrechnung: Mehrere Einsätze beim selben Kunden landen gebündelt auf einem Beleg statt auf vielen Einzelrechnungen. Markiere die Berichte — am bequemsten in der Ansicht nicht verrechnet, gefiltert auf den Kunden —, öffne Beleg erstellen und wähle Rechnung oder Lieferschein. Während flinkest den Beleg aufbaut, steht „Belege für ausgewählte Arbeitsberichte werden erstellt ...“ am Bildschirm; danach meldet es „Rechnung wurde erstellt“ bzw. „Lieferschein wurde erstellt“ und öffnet den neuen Beleg im Entwurf, damit du ihn prüfen, ergänzen und dann versenden kannst.

Den Knopf Beleg erstellen gibt es nur, wenn alle markierten Berichte abgeschlossen sind, alle zum selben Kunden gehören und keiner schon verrechnet ist. Im Menü erscheint Rechnung nur, wenn dein Benutzer zusätzlich Rechnungen bearbeiten darf, Lieferschein nur mit dem Recht, Lieferscheine zu bearbeiten. Entwürfe und archivierte Berichte lassen sich hier nicht verrechnen. Fehlt der Knopf, obwohl du Rechnungen oder Lieferscheine bearbeiten darfst, nennt die Leiste statt seiner genau einen Grund — immer den, den du zuerst beheben musst, in dieser Reihenfolge:

1. Abgeschlossene Berichte sind mit Entwürfen oder archivierten gemischt: „Nur abgeschlossene Arbeitsberichte können verrechnet werden“.
2. Unter den markierten ist ein bereits verrechneter Bericht — einer auf einer nicht stornierten Rechnung bzw. einem Lieferschein oder einer, der in der Detailansicht als verrechnet markiert wurde: „Bereits verrechnete Arbeitsberichte können nicht erneut verrechnet werden.“
3. Die Auswahl mischt Berichte verschiedener Kunden: „Arbeitsberichte unterschiedlicher Kunden können nicht gemeinsam verrechnet werden“ — ein Beleg hat immer genau einen Empfänger.

Markierst du nur Entwürfe, steht statt des Knopfs „Entwürfe können nicht verrechnet werden. Schließen Sie die Arbeitsberichte zuerst ab.“ — abschließen kannst du sie, sofern du Arbeitsberichte bearbeiten darfst, gleich in der Leiste über Abschließen; ist die Unterschriften-Funktion aktiv, ist der Knopf gesperrt, dann wird jeder Bericht einzeln unterschrieben. Bei nur archivierten Berichten (auch gemischt mit Entwürfen) erscheint kein solcher Hinweis — das ist kein Verrechnungsversuch, die Leiste zeigt dann nur die Aktionen, die zu diesen Berichten passen. Nimmst du die betreffenden Berichte aus der Auswahl, erscheint der nächste Grund oder wieder Beleg erstellen. Einen einzelnen Bericht verrechnest du entweder hier (einen Bericht markieren) oder über Beleg erstellen in seiner Detailansicht. Die beiden Wege unterscheiden sich: Beim Beleg aus der Detailansicht wird die Leistungsadresse des Berichts zur Lieferadresse und seine Beschreibung zum Kopftext des Belegs; beim Sammelbeleg aus dieser Liste — auch mit nur einem markierten Bericht — gilt die Kundenanschrift, und die Beschreibung steht beim Bericht selbst (siehe unten).

Rechnung oder Lieferschein? Eine Rechnung geht direkt an den Kunden. Ein Lieferschein ist sinnvoll, wenn du Leistungen erst sammelst und später gemeinsam abrechnest — etwa über einen Rechnungslauf aus offenen Lieferscheinen. Für die Ansicht verrechnet zählt der Bericht schon mit dem Lieferschein als verrechnet.

Wie der Sammelbeleg aufgebaut ist. Der Beleg entsteht als Entwurf mit dem heutigen Datum. Die Berichte werden nach ihrem Arbeitsdatum eingereiht, unabhängig davon, in welcher Reihenfolge du sie markiert hast. Wie die Positionen gegliedert sind, bestimmt die Einstellung Gruppierung in den Arbeitsberichts-Einstellungen:

• Keine Gruppierung — je Bericht eine Textzeile mit Nummer und Arbeitstag, etwa „Arbeitsbericht #2026-0042 vom 03.11.2026:“, und seiner Beschreibung, darunter seine Positionen.
• Nach Tag gruppieren (ab Werk) — zuerst stehen alle Textzeilen mit Nummer, Arbeitstag und Beschreibung untereinander, danach die Positionen aller markierten Berichte. Je Kalendertag entsteht genau eine Gruppe mit Wochentag und Datum, die Tage nach dem Datum geordnet. Darin stehen alle Positionen dieses Tages aus Logistik, Arbeitszeiten, Artikeln und Ressourcen, auch wenn sie aus verschiedenen Berichten stammen. Ein Artikel, der im Bericht keiner Arbeitszeit zugeordnet ist, steht beim Arbeitstag seines Berichts, wenn alle Arbeitszeiten des Berichts am selben Tag beginnen; sonst (mehrere Tage oder gar keine Arbeitszeiten) hat er kein Datum und steht als eigene Position nach allen Tagesgruppen.
• Nach Arbeitsbericht gruppieren — je Bericht eine nummerierte Gruppe mit derselben Überschrift („Arbeitsbericht #2026-0042 vom 03.11.2026:“) und der Beschreibung, seine Positionen als Unterpunkte darunter; Berichte werden nie vermischt, auch nicht am selben Tag.

Hat ein Bericht an mehreren Tagen gearbeitet, nennt die Überschrift den Zeitraum, etwa „Arbeitsbericht #2026-0042 vom 03.11.2026 - 05.11.2026:“; nur ein Bericht ganz ohne Positionen trägt nur die Nummer („Arbeitsbericht #2026-0042:“). Ohne Arbeitszeiten gilt der Zeitraum von Ressourcen, Fahrten und Artikeln.

Die Blöcke folgen der Reihenfolge der Positionsblöcke — bei Keine Gruppierung und Nach Arbeitsbericht gruppieren innerhalb jedes Berichts, bei Nach Tag gruppieren innerhalb jeder Tagesgruppe; ab Werk zuerst Anfahrt und Kilometer, dann Arbeitszeiten, Material und Ressourcen. Ist Gleiche Artikel summieren eingeschaltet, werden gleiche Positionen zu einer Zeile zusammengefasst — innerhalb einer Gruppe bzw. der Positionen eines Berichts auch über die Blöcke hinweg; Kilometer und Anfahrtspauschale nie. Gilt laut Einstellungen die Fahrzeit als Arbeitszeit, wird jede Fahrt mit Fahrer zusätzlich wie eine Arbeitszeit des Fahrers verrechnet, mit dem Vermerk „Fahrzeit“.

Positionstexte. Wie ausführlich Arbeitszeiten und Fahrten im Text der Positionen beschrieben sind — Datum und Uhrzeit, nur Datum oder gar keine Zeitangabe, mit oder ohne Mitarbeiternamen und Notizen —, legt der Block Positionstexte auf der Rechnung in den Arbeitsberichts-Einstellungen fest. Er gilt für alle Berichte des Sammelbelegs gleich, für Rechnung wie Lieferschein, und ändert nur den Text, nie Menge oder Preis. Bei Nach Tag gruppieren steht der Tag schon in der Gruppenüberschrift; in den Zeilen darunter fehlt er deshalb. Die einzelnen Stufen erklärt die Detailansicht.

Was vom Kunden kommt. Rechnungs- und Lieferadresse sind beim Sammelbeleg immer die Anschrift aus den Kundenstammdaten — nicht die Leistungsadresse der Berichte, denn mehrere Berichte können an verschiedenen Orten gelaufen sein. Zahlungsziel und Zahlungskonditionen kommen aus den Kundendaten, sonst aus der Standard-Zahlungskondition. Kopf- und Fußtext sind die der erzeugten Belegart — beim Lieferschein die Lieferschein-Texte, bei der Rechnung die Rechnungs-Texte: Hat der Kunde eigene Texte hinterlegt, gelten diese, sonst die aus den Beleg-Einstellungen. Die Beschreibung eines Berichts steht beim Sammelbeleg in seiner Textzeile bzw. Gruppe, nicht im Kopftext.

Leistungszeitraum und Referenz. Den Leistungszeitraum des Belegs — beim Lieferschein heißt das Feld Lieferdatum — setzt flinkest vom frühesten bis zum spätesten Arbeitstag aller markierten Berichte, jeweils als Kalendertag in deiner Ortszeit. Fällt alles auf einen einzigen Tag, steht nur dieses Datum da. Maßgeblich ist je Bericht der Zeitraum, den sein Kennzahlen-Kasten unter Datum zeigt (Detailansicht): der Zeitraum der Arbeitszeiten, ohne Arbeitszeiten der von Ressourcen, Fahrten und Artikeln. Nur Berichte ganz ohne Positionen zählen nicht mit; hat keiner der Berichte eine Position, bleibt das Feld leer. In den Referenztext des Belegs übernimmt flinkest die Referenzen der Berichte, mit Komma verbunden und jede nur einmal — tragen drei Berichte dieselbe Bestellnummer des Kunden, steht sie also nur einmal da. Das Feld fasst höchstens 250 Zeichen; was darüber hinausgeht, wird abgeschnitten.

Projekt und Steuer. Gehören alle markierten Berichte zum selben Projekt, wird der Beleg diesem Projekt zugeordnet und erscheint dort bei den Belegen; bei verschiedenen oder fehlenden Projekten bleibt er ohne Projekt. Läuft der Kunde ohne Umsatzsteuer — etwa mit der Umsatzart „Erlöse Ausland“ oder „Bauleistung“ —, entfällt die Steuer auf allen Positionen.

Preise. Jede Position wird mit dem für diesen Kunden gültigen Verkaufspreis gerechnet. Hat der Kunde einen individuellen Preis, etwa einen eigenen Stundensatz, entscheidet die Einstellung Anzeige individueller Kundenpreise in den Beleg-Einstellungen (beim Kunden abweichend einstellbar): Bei Normalpreis mit Rabatt steht der Normalpreis als Einzelpreis und der Unterschied als Rabatt, bei Kundenpreis als Einzelpreis direkt der Kundenpreis. Liegt der Kundenpreis über dem Normalpreis, steht er immer als Einzelpreis — ein Aufschlag wird nie als Rabatt ausgewiesen. Welcher Artikel für Arbeitszeiten, Überstunden, Zuschläge, Anfahrtspauschale und Kilometer verrechnet wird, legen die Arbeitsberichts-Einstellungen, die Tätigkeiten für Arbeitsberichte und der Stundensatz-Artikel eines Mitarbeiters unter Benutzer fest.

Garantie und verrechnungsfrei. Zeiten, Material und Fahrten, die als Garantie oder verrechnungsfrei erfasst wurden, kommen ab Werk gar nicht auf den Beleg. Ist in den Einstellungen unter Nicht verrechenbare Positionen auf Rechnung das passende Häkchen gesetzt, erscheinen sie mit 0 EUR und dem Vermerk „Garantie“ bzw. „verrechnungsfrei“ — so sieht der Kunde, was er nicht bezahlen muss. Die Regeln im Detail stehen bei den Arbeitsberichts-Einstellungen.

Danach. Jeder verrechnete Bericht wird mit dem Beleg verknüpft und rutscht in die Ansicht verrechnet; wiedereröffnen lässt er sich nicht mehr. Wird der Beleg später storniert oder gelöscht, ist der Bericht wieder frei. Auch die Sammelabrechnung von Wartungsverträgen verknüpft die Berichte, die sie abrechnet — solche Berichte erscheinen hier ebenfalls unter verrechnet.

Kein doppelter Beleg. Weil die Liste Beleg erstellen für verrechnete Berichte gar nicht erst anbietet, entsteht aus ihr kein zweiter Beleg mit denselben Positionen. Wurde ein markierter Bericht erst in der Zwischenzeit verrechnet — etwa von einer Kollegin in einem anderen Fenster —, lehnt flinkest den ganzen Vorgang mit „Arbeitsbericht #{nr} wurde bereits abgerechnet“ ab; es entsteht dann gar kein Beleg.

Wenn ein Artikel fehlt. Kann flinkest eine Position keinem Artikel zuordnen, bricht es ab, ohne einen Beleg anzulegen, und nennt den Grund. Die häufigsten Meldungen:

• „Kein Artikel für die Tätigkeit im Arbeitsbericht hinterlegt“ bzw. „Kein Artikel für die Montage-Partie der Tätigkeit im Arbeitsbericht hinterlegt“ — an der Tätigkeit fehlt der Artikel (siehe Tätigkeiten für Arbeitsberichte).
• „Eine Arbeitsbericht-Tätigkeit verweist auf einen gelöschten Artikel. Weisen Sie der Tätigkeit vor dem Verrechnen einen anderen Artikel zu.“ — der Artikel einer Tätigkeit wurde gelöscht.
• „Kein Artikel für die Überstunden-Verrechnung hinterlegt“, „Kein Artikel für den Nachtzuschlag hinterlegt“, „Kein Artikel für den Samstag-Tagzuschlag hinterlegt“, „Kein Artikel für den Samstag-Nachtzuschlag hinterlegt“, „Kein Artikel für den Sonn-/Feiertagszuschlag hinterlegt“ — in den Arbeitsberichts-Einstellungen fehlt der Artikel für Überstunden oder einen Zuschlag.
• „Kein Artikel für die Anfahrtspauschale hinterlegt“, „Kein Artikel für die Kilometer-Verrechnung hinterlegt“ bzw. „Der für die Anfahrtspauschale hinterlegte Artikel wurde gelöscht und kann nicht mehr abgerechnet werden“ und „Der für die Kilometer-Verrechnung hinterlegte Artikel wurde gelöscht und kann nicht mehr abgerechnet werden“ — im Reiter Logistik der Einstellungen.

Ist der Artikel nachgetragen, rechnest du dieselbe Auswahl erneut ab. Die Berichte bleiben in der Zwischenzeit unverändert nicht verrechnet.

Zeilenaktionen

Zeilenmenü nur mit Bearbeitungsrecht

Am Ende jeder Zeile öffnen drei Punkte das Zeilenmenü. Welche Einträge es zeigt, hängt vom Status des Berichts ab:

Status	Einträge
Entwurf	Duplizieren, Bearbeiten, Löschen
abgeschlossen	Duplizieren, Archivieren
archiviert	Duplizieren

Alle Einträge verändern Daten. Ohne Arbeitsberichte bearbeiten und ohne Eigene Arbeitsberichte bearbeiten fehlen deshalb die drei Punkte am Zeilenende, und auch der Knopf Neu fehlt. Mit Eigene Arbeitsberichte bearbeiten erscheinen die drei Punkte nur bei Berichten, die du selbst angelegt hast oder die dir zugewiesen sind. Lesen und Öffnen der Detailansicht geht trotzdem.

Duplizieren — für jeden Status verfügbar

Duplizieren steht bei jedem Bericht im Zeilenmenü, egal ob Entwurf, abgeschlossen oder archiviert. Ein alter Bericht ist die schnellste Vorlage für einen ähnlichen Folgeeinsatz beim selben Kunden — die regelmäßige Wartung, die nächste Reinigung, der zweite Termin einer Montage. Das Duplikat ist immer ein neuer Entwurf, unabhängig vom Status des Originals. Was dabei kopiert wird, wählst du im Dialog, siehe Bericht duplizieren.

Bearbeiten — nur bei Entwürfen

Bearbeiten gibt es nur bei Entwürfen; es öffnet den Bericht in der Erfassungsmaske Arbeitsbericht bearbeiten. Ein abgeschlossener oder archivierter Bericht ist gesperrt — er ist die Grundlage einer Abrechnung und darf sich nicht mehr nachträglich ändern. Musst du doch etwas ändern, geht das nur über Wiedereröffnen (siehe Sammel-Wiedereröffnen bzw. die Detailansicht), solange der Bericht nicht verrechnet ist.

Löschen — nur bei Entwürfen

Löschen gibt es ebenfalls nur bei Entwürfen — und nicht bei einem Entwurf, auf den noch ein Beleg verweist; dort fehlt der Eintrag. flinkest fragt nach („Soll der Arbeitsbericht wirklich gelöscht werden?“, Ja, löschen), dann verschwindet der Bericht mit seinen Arbeitszeiten, Materialzeilen, Ressourcen und Fotos, verknüpfte Fahrten bleiben im Fahrtenbuch; flinkest meldet „Arbeitsbericht wurde gelöscht“. Abgeschlossene Berichte werden nicht gelöscht, sondern archiviert.

Archivieren — nur bei abgeschlossenen Berichten

Archivieren erscheint nur bei abgeschlossenen Berichten und fragt vorher nach („Soll der Arbeitsbericht wirklich archiviert werden?“, Ja). Danach meldet flinkest „Der Arbeitsbericht wurde archiviert“, und der Bericht ist nur noch in der Ansicht archiviert zu sehen; im Zeilenmenü bleibt nur Duplizieren. Zurückholen — Entarchivieren — geht ausschließlich einzeln in der Detailansicht; das Zeilenmenü dieser Liste hat dafür keinen Eintrag. Was Archivieren sonst bewirkt, steht unter Sammel-Archivieren.

Bericht duplizieren

Auswahl der zu kopierenden Abschnitte

Der Dialog Arbeitsbericht duplizieren lädt beim Öffnen („Lädt…“) alle Einträge des Quellberichts und zeigt sie unter „Welche Positionen sollen kopiert werden?“ in bis zu vier Abschnitten, jeder mit der Anzahl in Klammern, dazu gegebenenfalls den Abschnitt für die Formulare (siehe unten):

• Arbeitszeiten — je Zeile Mitarbeiter und Tätigkeit, dahinter Tag und Uhrzeit; Zeiten aus einer Montage-Partie stehen mit dem Vorsatz „Montage-Partie:“.
• Material / Positionen — Menge × Artikel, dahinter die Beschreibung.
• Ressourcen-Verleih — das vermietete Gerät mit Zeitraum.
• Fahrzeiten — Fahrzeug, Zeitraum und Kilometer. Stornierte Fahrten stehen nicht zur Auswahl: Sie bleiben im Original als Nachweis der Stornierung und werden nie kopiert.

Ab Werk sind alle Zeilen angehakt (zum Formular-Kästchen siehe unten). Je Abschnitt hakst du gezielt ab, was nicht mit soll — etwa nur das Material erneut buchen, ohne die alten Zeiten. Das Kästchen in der Abschnittszeile wählt den ganzen Abschnitt an oder ab. Leere Abschnitte erscheinen gar nicht. Hat der Quellbericht weder Zeiten, Material, Ressourcen und Fahrten noch zugewiesene Formulare, steht dort „Es wird nur der Kopf kopiert“ mit dem Hinweis „Dieser Arbeitsbericht hat keine Zeiten, Material- oder Fahrteinträge zum Kopieren.“ — das ist kein Fehler, das Duplikat übernimmt dann nur Kunde, Adresse und die übrigen Auftragsdaten des Kopfs.

Was immer kopiert wird. Vom Kopf übernimmt das Duplikat die Auftragsdaten: Kunde, Leistungsadresse und Standort, Objekt, Projekt, Referenz, Beschreibung, interne Notiz, Übernachtungen und den zugewiesenen Mitarbeiter. Nicht übernommen wird alles, was nur zum Original gehört: Berichtsnummer, Unterschrift, Belegverknüpfung, die Markierung „verrechnet“, Archiv-Vermerk und der Bezug auf einen vorherigen Arbeitsbericht. Gehört eine angehakte Arbeitszeit zu einer Montage-Partie, wird die Partie mitkopiert.

Was eine kopierte Fahrt mitnimmt. Fahrzeug, Fahrer, Strecke und gefahrene Kilometer bleiben, nicht aber die Kilometerstände bei Start und Ende und keine GPS-Aufzeichnung: Die Kopie ist eine neue, manuell erfasste Fahrt; die Kilometerstände des Originals gehören zu dessen Fahrt im Fahrtenbuch.

Ausgefüllte Formulare übernehmen

Hängen am Quellbericht Formulare, die in den Arbeitsberichts-Einstellungen für Arbeitsberichte zugewiesen sind, zeigt der Dialog zusätzlich den Abschnitt Ausgefüllte Formulare übernehmen mit den Namen dieser Formulare. Ist das Kästchen angehakt, bekommt das Duplikat diese Formulare mit den Werten des Originals; sind damit alle sichtbaren Pflichtfelder eines Formulars gefüllt, ist es im Duplikat sofort vollständig. Hochgeladene Dateien und Unterschriften kopiert flinkest nie — eine Unterschrift gehört zu dem Bericht, auf dem sie geleistet wurde; diese Felder sind im Duplikat leer. Das Info-Symbol erklärt: „Hochgeladene Dateien und Unterschriften werden nicht kopiert. Ohne diese Option bekommt die Kopie die zugewiesenen Formulare leer.“ Ohne Häkchen bekommt das Duplikat also die zugewiesenen Formulare leer, wie jeder neue Bericht. Ob das Kästchen beim Öffnen angehakt ist, legst du in den Arbeitsberichts-Einstellungen fest, ab Werk ist es aus. Übernommen werden nur Formulare, die gerade zugewiesen und aktiv sind: Ein Formular, dessen Zuweisung inzwischen entfernt oder das im Formular-Generator deaktiviert wurde, zeigt der Dialog nicht und übernimmt es auch nicht. Am Quellbericht selbst bleibt ein Formular, dessen Zuweisung entfernt wurde, in den Arbeitsbericht-Details weiter sichtbar; ein deaktiviertes nur, wenn es dort vollständig ausgefüllt ist.

Zeiten auf einen Tag verschieben

Alle Zeiten auf einen bestimmten Tag setzen ist beim Öffnen eingeschaltet und mit dem heutigen Tag vorbefüllt; über das Datumsfeld („Tag wählen“) wählst du einen anderen. Das Info-Symbol erklärt: „Verschiebt den Beginn jeder kopierten Zeit auf diesen Tag. Uhrzeit und Dauer bleiben gleich.“ Das gilt für Arbeitszeiten, Ressourcen und Fahrten gleichermaßen; der Leistungszeitraum des neuen Berichts ergibt sich danach aus den verschobenen Zeiten. Schaltest du die Option aus, behalten die Kopien die Original-Tage.

Warum die Option ab Werk an ist. Eine unveränderte 1:1-Kopie würde denselben Mitarbeiter zur exakt gleichen Zeit ein zweites Mal buchen. Ist in den Arbeitsberichts-Einstellungen Doppelbuchung von Mitarbeitern in überlappenden Zeiträumen verhindern eingeschaltet (ab Werk an), prüft flinkest jede kopierte Arbeitszeit gegen alle anderen Zeiten desselben Mitarbeiters — berichtsübergreifend und auch gegen die Zeiten, die im selben Vorgang gerade kopiert werden. Überschneidet sich eine, bricht das Duplizieren ganz ab, es entsteht kein neuer Bericht, und die Meldung „Der Mitarbeiter ist von … bis … bereits gebucht.“ nennt den kollidierenden Zeitraum. Zeiten, die direkt aneinander anschließen, gelten nicht als Überschneidung. Abhilfe: einen anderen Tag wählen oder die kollidierende Zeit abhaken.

Ähnlich bei Ressourcen ohne Überbuchung — unabhängig von dieser Einstellung. Ist bei einer Ressource „Überbuchung zulassen“ ausgeschaltet, darf sich ihre Kopie weder mit einem Termin dieser Ressource noch mit ihrer Nutzung in einem anderen Arbeitsbericht überschneiden — und dazu zählt auch der Originalbericht. Eine unverschobene Kopie stößt deshalb immer auf das Original. Auch dann bricht das Duplizieren ganz ab, und die Meldung nennt Ressource und belegten Zeitraum: „Die Ressource {resource} ist zu dieser Zeit ({time}) bereits in einem anderen Arbeitsbericht eingetragen.“ bzw. „Die Ressource {resource} ist zu dieser Zeit bereits durch einen anderen Termin belegt ({time}).“ Abhilfe wie oben: einen anderen Tag wählen oder die Ressource abhaken.

Duplikat erstellen oder abbrechen

Duplikat erstellen legt den neuen Entwurf an, meldet „Arbeitsbericht dupliziert“ und öffnet ihn sofort in Arbeitsbericht bearbeiten — du kannst direkt weiterarbeiten. Scheitert es, nennt flinkest den Grund, sonst „Der Arbeitsbericht konnte nicht dupliziert werden“. Abbrechen schließt den Dialog, ohne etwas anzulegen; beim nächsten Öffnen sind wieder alle Zeilen angehakt, und Ausgefüllte Formulare übernehmen steht wieder so, wie in den Arbeitsberichts-Einstellungen vorgegeben.

Neu anlegen

Neuen Arbeitsbericht anlegen

Der Knopf Neu oben rechts legt sofort einen leeren Entwurf an, trägt dich im Feld „Zuweisen an“ als Mitarbeiter ein und öffnet ihn direkt in Arbeitsbericht bearbeiten. Anders als bei Kunden oder Projekten gibt es keinen Zwischendialog: Kunde, Zeiten und Material erfasst du in der Erfassungsmaske. Sind in den Arbeitsberichts-Einstellungen Formulare für Arbeitsberichte zugewiesen, hängt flinkest sie dem neuen Entwurf gleich an. Den Knopf siehst du nur mit der Berechtigung Arbeitsberichte bearbeiten oder Eigene Arbeitsberichte bearbeiten. Willst du den Bericht einem Kollegen geben, änderst du dort „Zuweisen an“ — das steuert, in wessen Ansicht mir zugewiesen der Bericht erscheint und wer ihn mit der Berechtigung für die eigenen Berichte sieht.

Weitere Wege zu einem Bericht. Oft entsteht ein Bericht gar nicht hier, sondern dort, wo die Arbeit ohnehin schon steht — mit bereits ausgefüllten Daten:

• aus den Kundendetails im Reiter Arbeitsberichte, mit dem Kunden und seiner Adresse als Leistungsadresse;
• aus den Projektdetails, mit Kunde, Projekt und dem Standort samt Adresse des Projekts — hat das Projekt weder Standort noch Adresse, mit der Adresse des Kunden;
• aus einem Termin im Kalender über Arbeitsbericht erstellen, mit Standort und Adresse des Termins — hat der Termin keine, mit der Adresse des Kunden — und einer Arbeitszeit je Teilnehmer;
• aus der Zeiterfassung beim Ausstempeln oder Kundenwechsel, mit Kunde, Projekt, der erfassten Zeit und der Leistungsadresse wie aus den Projektdetails, ohne Projekt der Adresse des Kunden;
• aus einem abgeschlossenen Bericht über Folgearbeitsbericht erstellen in der Detailansicht.

Auf jedem dieser Wege bist du, wer den Bericht anlegt, im Feld „Zuweisen an“ eingetragen — wie beim Knopf Neu. Kommt ein Standort mit, steht auch sein Name als Standort-Bezeichnung über der Leistungsadresse. Alle diese Berichte erscheinen danach hier in der Liste.

Auch unterwegs

In den Apps für iPhone und Android gibt es einen eigenen Bereich Arbeitsberichte: Mitarbeiter legen dort Berichte an, bearbeiten Entwürfe, lassen den Kunden mit dem Finger unterschreiben oder schließen ab — auch ohne Internetverbindung; sobald wieder Verbindung besteht, werden die Berichte übertragen und erscheinen hier. Es gelten dieselben Berechtigungen und Einstellungen wie in der Web-Anwendung, auch die Unterschriftspflicht.

Verwandte Seiten

• Arbeitsbericht bearbeiten
• Arbeitsbericht-Details
• Arbeitsberichts-Einstellungen
• Tätigkeiten für Arbeitsberichte
• Rechnungen
• Lieferscheine
• Kunden
• Kundendetails
• Projekte
• Projektdetails
• Zeiterfassung
• Kalender
• Benutzer
• Module
• Berechtigungen — Grundlagen

Häufige Fragen

Warum hat mein Arbeitsbericht keine Nummer? Solange ein Bericht ein Entwurf ist, hat er keine Nummer — die Liste zeigt dann die Markierung „Entwurf“. Die Berichtsnummer vergibt flinkest erst beim Abschließen oder Unterschreiben, nach dem Nummernkreis aus den Arbeitsberichts-Einstellungen. Wird ein Bericht wiedereröffnet, verliert er seine Nummer und bekommt beim nächsten Abschluss eine neue.

Sehe ich hier nur meine eigenen Arbeitsberichte oder die aller Kolleginnen und Kollegen? Das hängt von deiner Berechtigung ab. Mit „Alle Arbeitsberichte ansehen“ siehst du die Berichte des ganzen Betriebs; die Ansicht „mir zugewiesen“ filtert daraus die, bei denen du als Mitarbeiter eingetragen bist. Hast du nur „Eigene Arbeitsberichte einsehen“, zeigt die Liste von vornherein nur Berichte, die du angelegt hast oder die dir zugewiesen sind — auch im Export. Ohne beide Berechtigungen siehst du den Bereich gar nicht.

Bekommt der Kunde eine Mail, wenn ich Berichte in der Liste abschließe? Nein. Beim Abschließen über die Liste vergibt flinkest die Berichtsnummern und erzeugt die PDFs neu, verschickt aber nichts. Den automatischen Versand an den Kunden gibt es nur nach dem Unterschreiben in der Detailansicht, wenn er in den Arbeitsberichts-Einstellungen eingeschaltet ist.

Kann ich einen abgeschlossenen Arbeitsbericht wieder bearbeiten? Nur über „Wiedereröffnen“ — einzeln in der Detailansicht oder gesammelt in der Mehrfachauswahl dieser Liste. Voraussetzung sind die Einstellung „Arbeitsberichte dürfen wieder geöffnet werden“ und die Berechtigung „Arbeitsberichte wieder öffnen“. Steht der Bericht auf einem nicht stornierten Beleg oder ist er als verrechnet markiert, bleibt er gesperrt. Beim Wiedereröffnen verliert er Nummer und Unterschrift.

Warum lassen sich zwei Berichte nicht zusammen verrechnen? Aus mehreren Berichten entsteht ein gemeinsamer Beleg — und der hat genau einen Empfänger. Markiere deshalb nur abgeschlossene Berichte desselben Kunden, die noch nicht verrechnet sind. Entwürfe und archivierte Berichte lassen sich in der Liste nicht verrechnen.

Wo sind meine archivierten Berichte hin? Archivierte Berichte blendet jede Ansicht außer „archiviert“ aus, auch „Alle“. Wechsle im Ansichts-Umschalter auf „archiviert“. Zurückholen lässt sich ein archivierter Bericht über „Entarchivieren“ in seiner Detailansicht; er behält dabei seine Nummer.