Projekt-Einstellungen

Hier legst du fest, wie die eigenen Projektnummern deines Betriebs aufgebaut sind. Die Seite hat genau eine Einstellung: den Nummernkreis — das Namensschema, nach dem flinkest die Nummer eines neu angelegten Projekts zusammensetzt, sofern du sie nicht von Hand einträgst. Anders als eine Beleg- oder Kundennummer ist eine Projektnummer keine gesetzlich vorgeschriebene, einmalig zu vergebende Nummer — Projekte sind eine reine interne Klammer über Arbeitsberichte, Belege und Eingangsrechnungen eines Kunden über einen längeren Zeitraum. Entsprechend schlank fällt diese Seite im Vergleich zu den Beleg-Einstellungen aus: Dort gibt es zusätzlich eine Startnummer und einen periodischen Zähler-Reset, weil ein Rechnungs- oder Angebotsnummernkreis mit dem Kalenderjahr mitlaufen muss — bei Projekten reicht ein einziges, dauerhaft monoton steigendes Schema.

Wer diese Seite sieht. Nur Administratoren — ohne dieses Recht ist der gesamte Einstellungsbereich nicht erreichbar, und auch das Speichern lehnt flinkest ab. Für die Projekte selbst gelten andere Rechte: Sehen und Anlegen hängt an den Projektberechtigungen, nicht am Administratorrecht.

Das Nummernkreis-Schema

Das Nummernkreis-Feld

Der einzige Abschnitt heißt Projektnummer, mit dem Erklärtext, dass du hier das Namensschema für die eigene Projektnummer festlegst und beim Anlegen eines Projekts wählen kannst, ob die Nummer automatisch danach vergeben oder von Hand eingetragen wird. Rechts liegt das Eingabefeld Nummernkreis — freier Text, den du auch ganz ohne Platzhalter eintragen kannst; weder das Formular noch das Backend erzwingen ein bestimmtes Format. Diese Freiheit hat eine Kehrseite, siehe „Warum {number} im Schema stehen muss" weiter unten. Oben rechts liegt die einzige Schaltfläche der Seite, Speichern — es gibt keine Reiter und keine zweite Schaltfläche.

Platzhalter einfügen

Am rechten Rand des Feldes sitzt eine kleine Schaltfläche. Sie öffnet von rechts eine Leiste mit der Überschrift „Platzhalter:" und vier anklickbaren Bausteinen:

Baustein	Beschriftung in der Leiste	Löst auf zu
{number}	fortlaufende Nummer, Pflichtfeld	laufende Nummer ohne Auffüllung, z. B. 7; mit angehängter Stellenzahl {number:4} mit Nullen aufgefüllt, z. B. 0007
{year}	aktuelles Jahr	zweistelliges Jahr, z. B. 26 — für die vierstellige Schreibweise (2026) tippst du {Year} mit großem Y von Hand, das steht nicht in der Leiste, funktioniert aber
{month}	aktueller Monat	zweistellig, z. B. 08
{day}	aktueller Tag	zweistellig, z. B. 05

Ein Klick auf einen Baustein setzt ihn mit einem vorangestellten Bindestrich ins Feld ein: Steht der Cursor gerade im Feld, landet er an der Cursorposition beziehungsweise vor dem nächsten Bindestrich; ist das Feld nicht fokussiert, hängt flinkest ihn hinten an und markiert den eingefügten Text. Ein Schema wie P{Year}-{number:4} ergibt damit „P2026-0001", PR{year}{month}-{number} ergibt „PR2608-1". Alles, was du sonst noch ins Feld schreibst, bleibt wörtlich stehen — ein falsch geschriebener Platzhalter wird deshalb nicht ersetzt, sondern erscheint im Klartext in der Projektnummer.

Warum {number} im Schema stehen muss

Nur {number} macht jede Projektnummer eindeutig — Datum-Bausteine allein reichen nicht, weil an einem Tag mehrere Projekte entstehen können. Ein Schema ohne {number} lässt sich zwar speichern, flinkest warnt beim Speichern des Schemas nicht davor: Das erste automatisch angelegte Projekt bekommt noch eine Nummer, jedes weitere ergibt denselben Text und scheitert beim Anlegen mit der Meldung „The project number must be unique." — auch in der deutschen Oberfläche in dieser englischen Form. Ist dir das bei einem bestehenden Mandanten begegnet: Zuerst dieses Schema prüfen, ob {number} fehlt.

Ohne eigenes Schema gilt ein Standard

Lässt du das Feld leer und speicherst, greift beim Anlegen eines Projekts das eingebaute Standardschema P{Year}-{number:4} — also zum Beispiel „P2026-0001". Dasselbe gilt für einen Mandanten, in dem nie ein eigenes Schema eingetragen wurde.

Woher die laufende Nummer kommt

Die automatische Vergabe greift ausschließlich beim Anlegen eines Projekts, und nur, solange dort keine eigene Nummer eingetragen ist — dafür sorgt der Schalter Auto im Anlegen-Dialog eines Projekts, siehe Projekte. Die laufende Nummer selbst ist ein fortlaufender Zähler: die bisher höchste vergebene Nummer plus eins. Drei Folgen daraus:

• Kein Startwert, kein periodischer Reset. Anders als bei Belegnummern gibt es kein Feld für eine Startnummer und keinen jährlichen oder monatlichen Neustart des Zählers — ein Schema mit Jahresplatzhalter zählt über den Jahreswechsel hinweg durch, aus „P2026-0043" wird im Januar darauf „P2027-0044".
• Gelöschte Projekte hinterlassen meist eine Lücke. Projekte werden endgültig gelöscht, es gibt keinen Papierkorb. Nur wenn ausgerechnet das zuletzt automatisch nummerierte Projekt gelöscht wird, ist seine Nummer beim nächsten automatisch angelegten Projekt wieder frei — die Nummer eines an anderer Stelle gelöschten Projekts bleibt dauerhaft unbesetzt.
• Die Einstellung wirkt nur auf neue Projekte. Bereits angelegte Projekte behalten ihre Nummer — sie ist am Projekt gespeichert und wird nicht neu berechnet. Ein Schemawechsel ändert deshalb weder die Projektliste noch die Nummern, die auf Belegen, in Arbeitsberichten oder in den Projektdetails auftauchen. Nicht zu verwechseln mit dieser eigenen Projektnummer ist die Projektnummer des Kunden: die Nummer, die der Kunde für dasselbe Vorhaben verwendet, immer von Hand erfasst und von diesem Schema nicht berührt.

Schema speichern

Trage den Nummernkreis ein — von Hand oder über die Platzhalter-Leiste — und klicke oben rechts auf Speichern. flinkest bestätigt mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert". Geschrieben wird dabei nur dieser eine Wert; Einstellungen aus anderen Bereichen bleiben unberührt, und eine andere geöffnete Sitzung lädt die Änderung von selbst nach. Enter im Feld speichert nichts — nur ein Klick auf die Schaltfläche löst das Speichern aus, und ein Verlassen der Seite ohne zu speichern verwirft deine Eingabe kommentarlos, ohne Rückfrage.

Verwandte Seiten

• Projekte
• Projektdetails
• Allgemeine Einstellungen
• Beleg-Einstellungen
• Arbeitsberichte

Häufige Fragen

Ich habe das Schema für Projektnummern geändert — bekommen die alten Projekte jetzt neue Nummern? Nein. Die Projektnummer wird einmalig beim Anlegen gebildet und danach am Projekt gespeichert. Ein geändertes Schema greift erst beim nächsten Projekt, das automatisch nummeriert wird. Bestehende Nummern bleiben überall unverändert, auch auf Belegen und in Arbeitsberichten.

Kann ich die Projektnummer eines bestehenden Projekts nachträglich ändern? Nein. Das Feld ist im Bearbeiten-Dialog eines Projekts schreibgeschützt, sobald das Projekt einmal gespeichert wurde. Änderbar ist die Projektnummer nur, solange du ein Projekt neu anlegst.

Warum fängt die Nummerierung im neuen Jahr nicht wieder bei 1 an? Weil die laufende Nummer aus einem fortlaufenden Zähler gebildet wird und nicht aus einem Jahreszähler. Ein Projekt nach „P2026-0043" heißt im Januar darauf „P2027-0044". Einen jährlichen Neustart des Zählers gibt es für Projektnummern nicht — anders als bei Belegnummern.

Kann ich einen Startwert festlegen, damit die Projektnummern bei 500 beginnen? Nein, für Projektnummern gibt es kein Feld für eine Startnummer. Der Zähler zählt immer von der bisher höchsten vergebenen Nummer weiter. Wenn eine bestimmte Nummer nötig ist, trägst du sie am einzelnen Projekt von Hand ein: Schalter Auto aus, Nummer eintippen.

Wie bekomme ich führende Nullen in die Projektnummer? Schreibe hinter den Platzhalter für die laufende Nummer einen Doppelpunkt und die gewünschte Stellenzahl: {number:4} macht aus 7 die 0007. Ohne diese Angabe steht die Nummer ohne Auffüllung da.

Ich finde die Seite nicht. Der gesamte Einstellungsbereich ist Administratoren vorbehalten. Ohne dieses Recht ist die Seite nicht erreichbar, auch nicht lesend. Die Projekte selbst kannst du trotzdem sehen und anlegen, wenn dein Benutzer die entsprechenden Berechtigungen hat.