Beleg-Einstellungen

Hier legst du die Grundlagen fest, mit denen jeder neue Beleg startet: welche Nummer er bekommt, welcher Text oben und unten steht, was in der Versand-E-Mail steht und welche belegtyp-eigenen Regeln gelten — vom Angebot über den Lieferschein bis zur Rechnung. Jede Einstellung wirkt dabei als Kopie: Sie wandert beim Anlegen in den neuen Beleg hinein und lässt bereits bestehende Belege unangetastet. Wie ein Beleg dagegen aussieht — Schrift, Farben, sichtbare Spalten —, regelt die Nachbarseite Belegdesign; die konkreten Zahlungsfristen und Skonti pflegst du bei den Zahlungszielen. Diese Seite ist entlang ihrer sieben Reiter gegliedert: jede Überschrift erklärt eine Fähigkeit und wie du sie einstellst.

Zugriff und Navigation

Die Seite mit sieben Reitern öffnen

Du erreichst die Beleg-Einstellungen im Einstellungsmenü unter Belege → Belege. Oben steht der Bereichstitel Einstellungen für Belege, rechts daneben ein einziger Knopf Speichern — er gilt für die ganze Seite, nicht nur für den gerade offenen Reiter. Darunter liegen sieben Reiter: Allgemein sowie je einer für Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften — ein einziges Formular statt sieben Einzelseiten, weil Nummernkreis, Absenderzeile, Texte und Mail-Vorlage bei allen sechs Belegarten strukturell gleich aufgebaut sind. Nur die belegtyp-eigenen Zusatzblöcke (Angebotsverfolgung, Rechnungslauf, Lieferschein-Optionen) unterscheiden sich. Nur Administratoren erreichen die Seite; wer keine Administratorrechte hat, landet nach dem Öffnen automatisch wieder auf dem Dashboard.

Direkt zu einem Reiter verlinken

Jeder Reiterwechsel spiegelt sich in der URL (z. B. …/settings/receipts#invoices für Rechnungen), und beim Öffnen eines solchen Links springt die Seite direkt zum passenden Reiter — praktisch für einen Direktlink, etwa aus dem Rechnungslauf-Bereich zu den zugehörigen Rechnungslauf-Einstellungen.

Allgemein — für alle Belegarten gemeinsam

Rundungsstellen für Mengen, Summen und Steuer

Im Reiter Allgemein legst du fest, wie viele Nachkommastellen flinkest bei Mengen, Summen und der Umsatzsteuer auf jedem Beleg anzeigt. Das wirkt auf Anzeige und Druck, nicht rückwirkend auf gespeicherte Werte — praktisch etwa, wenn Mengenangaben bei Schüttgut oder Flüssigkeiten mehr als zwei Nachkommastellen brauchen. Wird danach ein bestehender Beleg neu als PDF erzeugt, zeigt er trotzdem die dann aktuelle Einstellung.

Barcode-Scan-Icon im Beleg-Editor

Der Schalter Icon für den Barcode-Scan-Support beim Erstellen eines Beleges anzeigen blendet im Beleg-Editor jedes Belegs den Umschalter für den Scan-Modus ein oder aus — Mandanten ohne Handscanner blenden ihn damit aus, statt ein nutzloses Symbol stehen zu lassen.

Scan-Formate anlegen, typisieren und entfernen

Darunter pflegst du die Liste der Scan-Formate, die flinkest beim Scannen erkennt — dieselbe Liste nutzen der Wareneingang, die Regalbetreuung, die Kommissionierung und die Positionserfassung im Lieferschein. Beim Scannen wird jedes aktive Format der Reihe nach probiert, das erste passende gewinnt — ein Mandant kann so mehrere Scanner- oder Etikettenformate gleichzeitig unterstützen. Über Format hinzufügen legst du eine neue Zeile an und wählst je Zeile den Typ:

• Benutzerdefiniert — ein frei wählbares Muster mit bis zu vier Platzhaltern: {artnr} (Pflicht), {charge}, {ean} und {mhd} (alle drei optional). Nach dem letzten Platzhalter muss mindestens ein festes Zeichen stehen, sonst könnte flinkest nicht erkennen, wann ein Scan zu Ende ist — fehlt es, erscheint eine Warnung direkt am Feld.
• GS1 — das genormte Format aus GS1-QR-, DataMatrix- und GS1-128-Codes. Eine GS1-Zeile hat kein eigenes Textmuster; der Scanner muss stattdessen so konfiguriert sein, dass er Enter als Suffix sendet, damit flinkest weiß, wann der Code zu Ende ist.

Ein nicht mehr gebrauchtes Format entfernst du über den Papierkorb neben der jeweiligen Zeile.

Speichern prüft die Formate nicht. Bis zu einem Fix im September 2026 (#3375) wurde ein leeres oder ungültiges Format anstandslos gespeichert, obwohl eine Warnung sichtbar war — seither lehnt das Backend ein nicht-GS1-Format ohne gültiges Muster beim Speichern mit einer Fehlermeldung ab, statt es stillschweigend zu übernehmen.

Scan-Format sofort testen

Mit Scanner testen prüfst du ein Format, ohne einen echten Beleg zu öffnen: Tippe einen Code ein oder scanne ihn, direkt darunter zeigt flinkest, welches der aktuell im Formular stehenden Formate greift — auch ein noch nicht gespeichertes — und was daraus gelesen wird (Artikelnummer, GTIN, Charge, Mindesthaltbarkeitsdatum). Passt keines, erscheint „Noch kein konfiguriertes Format passt."

Angebote

Nummernkreis für Angebote

Im Reiter Angebote legst du den Nummernkreis als freien Text mit Platzhaltern fest (Auslieferungszustand AG-{number}), dazu die Startnummer und Zähler zurücksetzen (Nie, Jährlich, Monatlich) für einen periodisch neu beginnenden Zähler. Anders als bei den übrigen fünf Belegarten bekommt ein Angebot seine Nummer nicht beim Finalisieren, sondern schon beim ersten Speichern — Angebote kennen keinen Entwurfszustand und keinen eigenen Finalisieren-Schritt.

Absenderzeile für Angebote

Absenderzeile bestimmt, ob über der Empfängeradresse auf dem PDF eine kleine Zeile für Fensterkuverts erscheint: die hinterlegte Firmenadresse, gar keine, oder ein selbst eingetragener Text bei Benutzerdefiniert.

Angebotsverfolgung: Gültigkeitsdatum und Erinnerung

Unter Angebotsverfolgung aktivierst du Gültigkeitsdatum Pflicht — anders als der Name vermuten lässt, blockiert der Schalter das Anlegen nicht: Fehlt beim Speichern eines Angebots oder Kostenvoranschlags ein Gültigkeitsdatum, trägt flinkest automatisch Belegdatum plus die dann sichtbare Standard-Gültigkeit in Tagen (Vorgabe 14) nach. Mit Erinnerung Tage vor Ablauf legst du fest, wie viele Tage vor dem Ablaufdatum flinkest an ein auslaufendes Angebot erinnert. Alle drei Felder gelten gemeinsam für Angebote und Kostenvoranschläge — der Reiter Kostenvoranschläge hat dafür keine eigenen Felder.

Mail-Vorlage für den Angebotsversand

Betreff und Nachricht sind die Vorbelegung für den Versand-Dialog auf der Angebots-Detailseite, mit einer Liste der verfügbaren Platzhalter (Belegnummer, Kundenname, Gültigkeitsdatum, Summen …) direkt darunter — ein unbekannter oder falsch geschriebener Platzhalter wird nicht gemeldet, sondern bleibt wörtlich in der Mail stehen. Kopie des Beleges senden schickt jede versendete Angebots-Mail zusätzlich als Blindkopie an feste, hier hinterlegte Adressen — praktisch für interne Ablage oder Kontrolle, ohne dass diese Adressen im Mailkopf sichtbar werden.

Standard-Kopf- und Fußtext für Angebote

Vertragstext, Präambel oder ein AGB-Verweis, der bei einem neuen Angebot automatisch vorausgefüllt wird. Anders als bei den übrigen fünf Belegarten gibt es hier keinen Schalter „vom Vorbeleg übernehmen": Ein Angebot ist der Anfang der Belegkette, es gibt also nie einen Vorbeleg, aus dem etwas übernommen werden könnte.

Kostenvoranschläge

Nummernkreis, Absenderzeile und Vorbeleg-Übernahme für Kostenvoranschläge

Der Reiter Kostenvoranschläge ist wie die Angebote aufgebaut (Nummernkreis, Auslieferungszustand KV-{number}, Startnummer, Zähler zurücksetzen, Absenderzeile), bringt aber zusätzlich die Schalter Header-Text vom Vorbeleg übernehmen und Footer-Text vom Vorbeleg übernehmen: Ein Kostenvoranschlag kann aus einem Angebot heraus entstehen, und mit aktivem Schalter wandert dessen Text unverändert mit.

Mail-Vorlage und Standardtexte für Kostenvoranschläge

Betreff, Nachricht, Kopie-Versand per Blindkopie sowie Standard-Kopf- und Fußtext funktionieren identisch zu den Angeboten (siehe „Mail-Vorlage für den Angebotsversand" und „Standard-Kopf- und Fußtext für Angebote").

Angebotsverfolgung gilt auch für Kostenvoranschläge

Gültigkeitsdatum-Pflicht, Standard-Gültigkeit und Erinnerungstage lassen sich hier nicht eigens einstellen — sie gelten automatisch mit, sobald sie im Reiter Angebote gesetzt sind.

Auftragsbestätigungen

Nummernkreis, Absenderzeile und Vorbeleg-Übernahme für Auftragsbestätigungen

Nummernkreis (Auslieferungszustand AB-{number}), Startnummer, Zähler zurücksetzen, Absenderzeile und die beiden Schalter Header-/Footer-Text vom Vorbeleg übernehmen — eine Auftragsbestätigung entsteht typischerweise aus einem angenommenen Angebot, die Vorbeleg-Übernahme spart dir dabei, Kopf- und Fußtext erneut einzutragen.

Mail-Vorlage und Standardtexte für Auftragsbestätigungen

Betreff, Nachricht, Kopie-Versand per Blindkopie sowie Standard-Kopf- und Fußtext — aufgebaut wie bei den Angeboten (siehe oben).

Lieferscheine

Artikel muss auf Lager liegen

Dieser Schalter verhindert, dass ein Lieferschein Positionen enthält, die am gewählten Lager nicht vorrätig sind — Schutz vor Zusagen, die dein Lager nicht deckt. Dieselbe Prüfung greift auch bei Lagerbewegungen von Hand; ist der Schalter aus, sind negative Bestände zugelassen (die Voreinstellung).

Zahlungserfassung am Lieferschein

Zahlungserfassung am Lieferschein schaltet frei, dass beim Finalisieren oder Unterschreiben eines Lieferscheins ein Schritt zur Zahlungserfassung erscheint — etwa für Barzahlung bei Zustellung oder B2B-Vorkasse. Ist der Schalter aus, lässt sich an einem Lieferschein gar keine Zahlung erfassen, auch nicht über die Schnittstelle direkt: Das Backend weist einen solchen Versuch serverseitig ab, nicht nur die Oberfläche.

Teilbeträge bei der Zahlungserfassung erlauben

Teilbeträge erlauben wirkt nur zusammen mit dem Schalter oben: Ist die Zahlungserfassung aktiv, entscheidet er zusätzlich, ob ein Betrag unter der vollen Belegsumme zulässig ist (Anzahlung) — ohne ihn muss der erfasste Betrag genau der Summe entsprechen. Auch diese Regel gilt serverseitig, nicht nur als Oberflächen-Sperre.

Text bei erhaltener Zahlung auf dem Lieferschein

Sobald am Lieferschein tatsächlich eine Zahlung erfasst wurde, druckt flinkest diesen Text zusätzlich auf das Lieferschein-PDF — mit eigenen Platzhaltern für den erhaltenen Betrag und das Zahldatum. Bleibt das Feld leer, ändert sich am PDF nichts. Nicht zu verwechseln mit dem gleichnamigen Feld im Reiter Rechnungen: gleiche Beschriftung, anderer Reiter, andere Wirkung.

Bei Lieferanten automatisch bestellen

Bei Lieferanten bestellen aktiviert, dass flinkest für Positionen eines Lieferscheins automatisch je Lieferant eine eigene Bestell-Mail zusammenstellt — die Lücke zwischen Verkauf und Einkauf schließt sich damit, ohne dass jemand von Hand nachbestellen muss, wenn Ware nicht selbst am Lager ist.

Nummernkreis, Absenderzeile und Vorbeleg-Übernahme für Lieferscheine

Nummernkreis (Auslieferungszustand LS-{number}), Startnummer, Zähler zurücksetzen, Absenderzeile und Vorbeleg-Übernahme — ein Lieferschein entsteht oft aus einer Auftragsbestätigung oder direkt aus einem Auftrag heraus.

Mail-Vorlage und Standardtexte für Lieferscheine

Betreff, Nachricht, Kopie-Versand per Blindkopie sowie Standard-Kopf- und Fußtext für die Zustellbenachrichtigung bzw. den Lieferavis.

Unterschriftenfunktion aktivieren

Unterschriftenfunktion für Lieferscheine aktivieren schaltet die digitale Unterschrift bei Zustellung frei — eine Kernanforderung im Liefergeschäft für die Empfangsbestätigung. Ist der Schalter aus, lehnt flinkest jeden Unterschriftsversuch ab, auch aus den mobilen Apps.

Rechnungen

Nummernkreis, Absenderzeile und Vorbeleg-Übernahme für Rechnungen

Nummernkreis (Auslieferungszustand RE-{number}), Startnummer, Zähler zurücksetzen, Absenderzeile und Vorbeleg-Übernahme. Anders als bei Angeboten und Kostenvoranschlägen bekommt eine Rechnung ihre Nummer erst beim Finalisieren — ein Entwurf trägt noch keine, § 11 UStG verlangt eine einmalig und fortlaufend vergebene Nummer.

Mail-Vorlage für den Rechnungsversand

Betreff und Nachricht der Versand-Mail, mit zusätzlichen Platzhaltern gegenüber den übrigen Belegarten ({delivery_note_number}, {payment_date}), dazu Kopie per Blindkopie.

Text bei erhaltener Zahlung und Text bei erhaltener Zahlung (aus Lieferschein)

Ist eine Rechnung zu 100 % bezahlt, ersetzt flinkest den sonst gedruckten Zahlungsbedingungen-Block durch einen Dank-Text. Welcher der beiden Texte greift, hängt davon ab, ob die Rechnung aus einem Lieferschein entstanden ist: Ja → Text bei erhaltener Zahlung (aus Lieferschein erstellt) (im Auslieferungszustand vorbefüllt mit „Betrag mit Lieferschein {delivery_note_number} am {payment_date} dankend erhalten"); sonst → das allgemeine Text bei erhaltener Zahlung (im Auslieferungszustand leer). Bleibt das jeweils zuständige Feld leer, ändert sich am gedruckten Beleg nichts — es gibt keinen Rückfall auf das andere Feld. Eine über den Shop und Stripe bezahlte Bestellung hat immer Vorrang und verwendet ihren eigenen Text aus den Shop-Zahlungseinstellungen. Details zur Rangfolge: Rechnungsdetails.

Rechnungslauf aktivieren und konfigurieren

Der Schalter Rechnungslauf: Aktiviere die Rechnungslauf-Funktion schaltet die Sammelverrechnung frei, die offene Lieferscheine zu Sammelrechnungen bündelt — Details zum Ablauf selbst: Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf. Ist er aktiv, erscheinen mehrere Folgeeinstellungen:

Einstellung	Was sie bewirkt
nur unterschriebene	Nur unterschriebene Lieferscheine werden verrechnet
Entwurf: Rechnungen im Entwurfsmodus erstellen	Vom Lauf erzeugte Rechnungen bleiben Entwurf statt sofort finalisiert und versendet zu werden — gilt ausschließlich für den Lauf, nicht für manuell angelegte Rechnungen
Lieferscheine gruppieren	Fasst mehrere offene Lieferscheine desselben Kunden — wahlweise nur bei gleicher Lieferadresse — zu einer gemeinsamen Rechnung zusammen
Preise neu berechnen	Nur für den Lauf: zieht die tagesaktuellen Artikelpreise statt der Preise, die beim Anlegen des jeweiligen Lieferscheins galten

Der Lauf verrechnet einen Kunden auf zwei Wegen: von Hand, über den Kopf-Button offene Lieferscheine verrechnen in der Rechnungsliste bzw. auf der Seite Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf, oder automatisch, nach einem Rhythmus, den du hier als Standard-Rhythmus des Rechnungslaufs festlegst (Monatsende, Monatsanfang oder zweimal monatlich zum 1./16. bzw. 15./Monatsende) — der automatische Lauf prüft zweimal täglich (06:00 und 22:00 Uhr), ob für einen der Rhythmen etwas fällig ist. Dieser Standard-Rhythmus gilt für jeden Kunden, der selbst keinen eigenen Rhythmus hinterlegt hat (einstellbar am Kunden im Reiter „Shop & Rechnungslauf"); nur Kunden mit der Fakturierungsart Sammelrechnung nimmt der automatische Lauf überhaupt mit — bei Sofort entsteht die Rechnung schon beim Finalisieren des Lieferscheins, bei Manuell ausschließlich über den Knopf von Hand. Unter Zusammenfassung E-Mail-Adresse hinterlegst du eine oder mehrere (mit Komma/Semikolon getrennte) Adressen, die nach jedem automatischen Lauf eine Zusammenfassung erhalten — bei einem rein manuell ausgeführten Lauf verschickt flinkest keine solche Mail.

Unabhängig vom Rechnungslauf gilt: Eine manuell angelegte Rechnung startet immer als Entwurf und bekommt ihre Nummer erst beim Finalisieren, unabhängig von den Rechnungslauf-Einstellungen.

Kostenstellen-Quelle festlegen

Kostenstellen-Einstellungen legt fest, woher die Kostenstelle einer neuen Position kommt: Vom Artikel, Vom Kunden, Vom Standort, sonst vom Kunden oder Vom Standort — wichtig, damit Belege später in der Buchhaltungs-Übersicht und im Steuerberater-Export ohne Nacharbeit der richtigen Kostenstelle zugeordnet sind.

Gutschriften

Nummernkreis, Absenderzeile und Vorbeleg-Übernahme für Gutschriften

Nummernkreis (Auslieferungszustand GS-{number}), Startnummer, Zähler zurücksetzen, Absenderzeile und Vorbeleg-Übernahme — eine Gutschrift entsteht meist über „zu Gutschrift weiterführen" an einer Rechnung, die Vorbeleg-Übernahme spart dir dabei erneutes Eintippen der Texte.

Mail-Vorlage und Standardtexte für Gutschriften

Betreff, Nachricht, Kopie-Versand per Blindkopie sowie Standard-Kopf- und Fußtext für die Rückabwicklungs-Kommunikation.

Speichern

Alle sieben Reiter gemeinsam speichern

Der Knopf Speichern oben rechts sichert immer alle sieben Reiter auf einmal — es gibt keinen Speichern-Knopf je Reiter. Änderst du etwas in mehreren Reitern, genügt ein Klick am Ende; verlässt du die Seite vorher oder wechselst nur den Reiter, ohne zu speichern, gehen ungespeicherte Änderungen beim Verlassen der Seite verloren, ohne dass flinkest vorher nachfragt. Was rückwirkend gilt und was nicht: Texte, Mail-Vorlagen und Regeln wirken erst ab dem nächsten neuen bzw. finalisierten Beleg — bestehende Belege behalten ihre beim Anlegen hineinkopierten Werte unverändert.

Verwandte Seiten

• Belegdesign
• Zahlungsziele
• Rechnungen
• Rechnungsdetails
• Angebote
• Kostenvoranschläge
• Lieferscheine
• Lieferscheindetails
• Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Warum bekommt meine neue Rechnung keine Nummer? Weil sie als Entwurf angelegt wird. Eine manuell erstellte Rechnung startet immer als Entwurf — die Nummer vergibt flinkest erst beim Finalisieren, damit keine Nummer für einen Beleg verbraucht wird, den es am Ende nicht gibt. Angebote und Kostenvoranschläge sind die Ausnahme: Sie bekommen ihre Nummer schon beim ersten Speichern, weil sie keinen Entwurfszustand kennen.

Ich habe den Fußtext geändert — warum steht auf einer alten Rechnung noch der alte? Weil Kopf- und Fußtext beim Anlegen in den Beleg kopiert werden. Die Einstellung wirkt nur auf neue Belege; einen bestehenden änderst du im Beleg selbst.

Muss ich bei aktivierter Gültigkeitsdatum-Pflicht jedes Angebot manuell befüllen? Nein. Lässt du „Gültig bis" beim Anlegen leer, ergänzt flinkest automatisch das Belegdatum plus die hinterlegte Standard-Gültigkeit in Tagen — das Anlegen wird dadurch nicht blockiert. Du kannst das Datum danach jederzeit ändern. Dasselbe gilt für Kostenvoranschläge, die dieselbe Einstellung nutzen.

Warum kann ich an einem Lieferschein keine Zahlung erfassen? Weil im Reiter Lieferscheine der Schalter „Zahlungserfassung am Lieferschein" aus ist. Aktiviere ihn und speichere — danach erscheint beim Finalisieren oder Unterschreiben eines Lieferscheins ein Schritt zur Zahlungserfassung. „Teilbeträge erlauben" direkt darunter entscheidet zusätzlich, ob dabei auch ein Betrag unter der vollen Belegsumme eingetragen werden darf.

Läuft der Rechnungslauf automatisch, oder muss ich ihn jedes Mal von Hand starten? Beides ist möglich. Über „offene Lieferscheine verrechnen" startest du ihn jederzeit von Hand. Zusätzlich prüft ein automatischer Lauf zweimal täglich, ob nach dem hier hinterlegten Standard-Rhythmus (oder einem am Kunden abweichend gesetzten) etwas fällig ist — das betrifft aber nur Kunden mit der Fakturierungsart „Sammelrechnung".

Was ist der Unterschied zwischen den Scan-Formaten „Benutzerdefiniert" und „GS1"? „Benutzerdefiniert" folgt einem selbst festgelegten Muster mit bis zu vier Platzhaltern: Artikelnummer (Pflicht), Charge, EAN und Mindesthaltbarkeitsdatum. „GS1" ist das genormte Format aus GS1-QR-, DataMatrix- und GS1-128-Codes und erkennt Chargennummer und Mindesthaltbarkeitsdatum automatisch aus dem Code; der Scanner muss dafür Enter als Suffix senden.