Beleg-Einstellungen

Die Beleg-Einstellungen legen fest, wie deine Belege entstehen: mit welcher Nummer sie anfangen, welche Texte oben und unten stehen, was in der Versand-E-Mail steht und welche Regeln beim Anlegen gelten. Vieles davon wirkt still im Hintergrund — wer sich wundert, warum eine Rechnung als Entwurf entsteht oder ein Angebot ohne Gültigkeitsdatum nicht fertig wird, findet die Antwort hier.

Aufbau der Seite

Oben steht der Bereichstitel Einstellungen für Belege, rechts daneben Speichern. Darunter liegen sieben Reiter: Allgemein und je einer für Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften.

Alles wird gemeinsam gespeichert. Es gibt einen einzigen Speichern-Knopf für die ganze Seite. Änderst du etwas in mehreren Reitern, sicherst du am Ende einmal — verlässt du die Seite vorher, sind alle Änderungen weg.

Reiter „Allgemein"

Hier stehen die Regeln, die für alle Belegarten gleichermaßen gelten:

• Nummernformate — wie viele Nachkommastellen flinkest rechnet und druckt: Nachkommastellen für Mengen, Nachkommastellen für Summen und Nachkommastellen Umsatzsteuer. Die Einstellung wirkt auf die Anzeige im Beleg-Editor und auf das PDF.
• Barcode Scanner — das Verhalten beim Erfassen von Positionen per Scanner.

Die sechs Belegart-Reiter

Alle sechs sind gleich aufgebaut. Was sie unterscheidet, steht weiter unten.

Nummernkreis. Der Aufbau der Belegnummer für diese Belegart, dazu die Startnummer — die Nummer, mit der der erste Beleg beginnt — und Zähler zurücksetzen, das festlegt, ob der Zähler monatlich, jährlich oder nie neu anfängt. Eine Nummer entsteht erst beim Finalisieren; solange ein Beleg Entwurf ist, trägt er keine.

Header & Footer Text. Der Standard-Einleitungstext und der Standard-Abschlusstext für neue Belege dieser Art. Beide landen automatisch in jedem neuen Beleg — hat der Kunde eigene Texte hinterlegt, gehen dessen Texte vor.

Mail. Was in der Versand-E-Mail steht: Absenderzeile, Betreff, Nachricht, Empfänger für Kopien und der Schalter Kopie des Beleges senden. Unter den Textfeldern listet flinkest die verfügbaren Platzhalter auf — Bausteine wie die Belegnummer oder der Kundenname, die beim Versand durch die echten Werte ersetzt werden. Ein Platzhalter ohne Wert bleibt unverändert stehen.

Was die einzelnen Reiter zusätzlich können

Angebote. Gültigkeitsdatum Pflicht verlangt, dass vor dem Fertigstellen eines Angebots ein Gültigkeitsdatum gesetzt ist — der Hinweis im Formular sagt es genau so. Unter Angebotsverfolgung stellst du mit Erinnerung Tage vor Ablauf ein, wie viele Tage vorher flinkest dich an ein auslaufendes Angebot erinnert.

Lieferscheine. Unterschriftenfunktion für Lieferscheine aktivieren schaltet frei, dass ein Lieferschein unterschrieben werden kann; ist sie aus, lehnt flinkest den Versuch ab. Artikel muss auf Lager liegen verhindert, dass unter den Bestand gebucht wird — dieselbe Prüfung greift auch bei Lagerbewegungen von Hand. Bei Lieferanten bestellen steuert den Weg zum Lieferanten, wenn Ware fehlt.

Rechnungen. Der wirkungsvollste Reiter:

Einstellung	Was sie bewirkt
Rechnungen im Entwurfsmodus erstellen	Neue Rechnungen entstehen als Entwurf und bekommen erst beim Abschließen eine Nummer
Lieferscheine gruppieren	Beim Verrechnen offener Lieferscheine werden gleiche Artikel zu einer Position zusammengefasst
Preise neu berechnen	Beim Übernehmen aus einem Vorbeleg werden die aktuellen Preise gezogen statt der ursprünglichen
Rechnungslauf	Schaltet den Rechnungslauf frei; Rechnungslauf periodisch ausführen lässt ihn automatisch laufen, nur unterschriebene beschränkt ihn auf unterschriebene Lieferscheine
Kostenstellen-Quelle	Woher die Kostenstelle einer Position kommt

Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen und Gutschriften haben Nummernkreis, Texte und Mail wie die übrigen, aber keine eigenen Sonderregeln.

Aktionen

Speichern. Über die Schaltfläche oben rechts — sie sichert alle sieben Reiter gemeinsam. Zum Ändern brauchst du Administratorrechte; ohne sie kannst du die Seite ansehen, aber nicht sichern.

Was rückwirkend gilt und was nicht. Texte, Mail-Vorlagen und Regeln wirken ab dem nächsten Beleg. Bestehende Belege bleiben unverändert — auch ihre Kopf- und Fußtexte, denn die wurden beim Anlegen hineinkopiert. Der Nummernkreis wirkt ab dem nächsten finalisierten Beleg; bereits vergebene Nummern bleiben, wie sie sind.

Das Aussehen ist woanders. Wie ein Beleg aussieht — Spalten, Reihenfolge, sichtbare Blöcke, Logo — legst du nicht hier fest, sondern im Belegdesign.

Verwandte Seiten

• Belegdesign
• Rechnungen
• Angebote
• Lieferscheine
• Zahlungsbedingungen
• Einstellungen

Häufige Fragen

Warum bekommt meine Rechnung keine Nummer? Weil sie noch ein Entwurf ist. Die Nummer vergibt flinkest erst beim Abschließen — das ist Absicht, damit keine Nummer für einen Beleg verbraucht wird, den es am Ende nicht gibt. Ob neue Rechnungen als Entwurf entstehen, steuert Rechnungen im Entwurfsmodus erstellen im Reiter Rechnungen.

Ich habe den Fußtext geändert — warum steht auf einer alten Rechnung noch der alte? Weil Kopf- und Fußtext beim Anlegen in den Beleg kopiert werden. Die Einstellung wirkt nur auf neue Belege; in einem bestehenden änderst du den Text im Beleg selbst.

Mein Angebot lässt sich nicht fertigstellen, es fehle ein Gültigkeitsdatum. Dann ist im Reiter Angebote Gültigkeitsdatum Pflicht eingeschaltet. Trage im Angebot ein Gültigkeitsdatum ein — oder schalte die Pflicht hier ab, wenn du sie nicht brauchst.

Ein Lieferschein lässt sich nicht unterschreiben. Dann ist die Unterschriftenfunktion im Reiter Lieferscheine nicht aktiviert. Schalte sie ein und speichere; danach steht die Unterschrift in der Lieferschein-Detailansicht zur Verfügung.

Wie ändere ich das Aussehen meiner Rechnung? Nicht hier. Spalten, Reihenfolge, Logo und Farben liegen im Belegdesign — diese Seite regelt nur Inhalte und Abläufe.

Kann ich die Belegnummer neu bei 1 starten lassen? Ja, über Startnummer und Zähler zurücksetzen im Nummernkreis der jeweiligen Belegart. Beachte, dass eine Belegnummer nur einmal vergeben werden darf — ein Rücksetzen auf einen bereits verwendeten Bereich führt beim Finalisieren zu einem Konflikt.