Mahnungseinstellungen

Auf dieser Seite legst du fest, wie deine Mahnungen heißen, was sie kosten und was in ihnen steht: ein Nummernkreis für die Mahnungsnummer und bis zu vier Mahnstufen mit Frist, Mahngebühr, Zinssatz sowie den Texten für das PDF und die E-Mail. Alles hier sind Vorlagen — sie belegen eine neue Mahnung vor. Gemahnt wird dadurch nichts: Eine Mahnung entsteht immer erst dann, wenn du sie auf einer überfälligen Rechnung auslöst. Du findest die Seite in den Allgemeinen Einstellungen in der Gruppe Belege unter Mahnungen und musst dafür Administrator sein.

Nummernkreis für Mahnungen

Nummernkreis bearbeiten

Der oberste Abschnitt Prozesssteuerung gilt für alle Mahnstufen gemeinsam und enthält nur ein Feld: den Nummernkreis für die Mahnungsnummer, voreingestellt MA-{number}. Der Nummernkreis der Mahnungen ist von dem der Rechnungen unabhängig und hat einen eigenen Zähler.

Platzhalter verwenden

Rechts im Feld sitzt ein kleines Symbol. Ein Klick darauf öffnet am rechten Rand die Liste Platzhalter: mit {number} (fortlaufende Nummer, Pflichtfeld), {year} (aktuelles Jahr), {month} (aktueller Monat) und {day} (aktueller Tag). Ein Klick auf einen Platzhalter kopiert ihn in die Zwischenablage, von wo du ihn in das Feld einfügst. MA-{year}-{number} ergibt also zum Beispiel MA-26-14.

Nummernkreis ohne {number} nicht speicherbar

Die Vorlage muss den Platzhalter {number} enthalten. Lässt du das Feld leer oder entfernst du {number} aus der Vorlage, verweigert flinkest das Speichern: Das Feld färbt sich rot, und darunter erscheint „Mahnungs-Nummernkreis muss den Platzhalter {number} enthalten". Der Grund: Ohne {number} würden alle künftigen Mahnungen dieselbe, für Menschen lesbare Nummer tragen — die eigentliche, eindeutige Zählung im Hintergrund bliebe zwar unberührt, die sichtbare Nummer auf dem PDF wäre dann aber nicht mehr aussagekräftig. Enthält der Nummernkreis keinen gültigen Platzhalter, bricht Speichern für die gesamte Seite ab, ohne dass irgendetwas geschrieben wird — auch nicht die Änderungen an den Mahnstufen.

Mahnungsnummer entsteht erst beim Finalisieren

Solange eine Mahnung Entwurf ist, trägt sie keine Nummer — genau wie ein Belegentwurf. Erst wenn du die Mahnung abschließt, setzt flinkest den Nummernkreis ein und schreibt die Nummer fest; auf dem PDF erscheint sie danach rechts oben als Nummer.

Was die Mahnung aus der Stufe übernimmt

Beim Anlegen einer Mahnung übernimmt flinkest aus der gewählten Mahnstufe deren Namen, die Mahngebühr, den Zinssatz und — über das Tagefeld der Stufe — die Zahlungsfrist der Mahnung, gerechnet ab dem Tag des Anlegens. Grundlage für Mahnbetrag und Zinsen ist dabei nicht zwingend der volle Rechnungsbetrag, sondern der noch offene Restbetrag der Rechnung: Wurde bereits ein Teil bezahlt, sinkt die Berechnungsgrundlage entsprechend; bei einer bislang unbezahlten Rechnung ist das derselbe Betrag wie die Rechnungssumme. Die Verzugszinsen entstehen dabei tagesgenau nach der Formel offener Betrag × Zinssatz × Tage seit Fälligkeit ÷ 360; bei 1.000 € offenem Betrag, 8,62 % und 30 Tagen Verzug sind das 7,18 €. Alle Werte lassen sich im Mahnungsentwurf ohnehin noch von Hand ändern.

Mahnstufe 1

Mahnstufe 1 ist immer aktiv

Die erste Stufe ist immer vorhanden und lässt sich nicht abschalten — anders als Mahnstufe 2 bis 4 hat sie kein Kästchen aktiv.

Felder der Mahnstufe 1

Sie hat dieselben Felder wie alle weiteren Stufen:

• Name — die Bezeichnung der Stufe, zum Beispiel „Zahlungserinnerung". Dieser Name ist überall sichtbar: als Eintrag im Menü Mahnen auf der Rechnung, als Überschrift rechts oben auf dem Mahnungs-PDF, in der Navigationsleiste der Mahnungsdetails und im Dateinamen des E-Mail-Anhangs.
• Tage bis zur nächsten Mahnung — die Zahl der Tage, die dem Kunden ab dem Anlegen der Mahnung bleiben. Daraus entsteht die Zahlungsfrist auf dem Mahnungs-PDF.
• Mahngebühr — der Betrag, der als eigene Zeile auf die Mahnung kommt. Bei dieser ersten Stufe lässt sich hier kein negativer Betrag mehr eintragen.
• Zinssatz — der Jahres-Zinssatz in Prozent, aus dem die Verzugszinsen gerechnet werden. Steht dort 0, weist die Mahnung keine Zinsen aus.
• Betreff und Mail Text — die Vorlage für die E-Mail, mit der du die Mahnung verschickst.
• Einleitungstext und Abschlusstext — zwei Textfelder mit Formatierung. Sie stehen auf dem Mahnungs-PDF über beziehungsweise unter der Betragsaufstellung. Bleiben sie leer, entfällt der jeweilige Block ersatzlos.

Textbausteine in den Mahntexten

In jedem der vier Textfelder lässt sich über das Textbaustein-Symbol ein vorgefertigter Baustein einfügen oder als neuer Baustein speichern — praktisch, wenn du dieselbe Formulierung über mehrere Mahnstufen oder Belegarten hinweg wiederverwendest.

Gebühr und Zinsen ändern die Rechnung nicht

Sie werden nicht auf die Forderung aufgeschlagen, sondern gehören zur Mahnung: Deren Aufstellung zeigt unter Summe der Rechnung den offenen Betrag der Rechnung, darunter — sofern nicht null — Mahngebühr und Zinssatz als eigene Zeilen und darunter den zu zahlenden Betrag. Die Rechnung selbst behält ihren Betrag und ihren offenen Rest; auch der Bezahlstatus verändert sich durch eine Mahnung nicht. Umsatzsteuer weist eine Mahnung nicht aus, weil Gebühr und Zinsen Schadenersatz sind.

Kopf- und Fußzeile kommen aus den allgemeinen Einstellungen

Das Mahnungs-PDF verwendet Absenderzeile, Logo, Kopf- und Fußzeile aus den Allgemeinen Einstellungen. Das Belegdesign gilt nur für Belege und wirkt auf Mahnungen nicht — Einleitungs- und Abschlusstext sind daher die einzigen frei gestaltbaren Textblöcke einer Mahnung.

Mahnstufen 2 bis 4

Weitere Mahnstufen aktivieren

Die weiteren Stufen tragen oben ein Kästchen aktiv. Ist es nicht angehakt, bleiben die übrigen Felder der Stufe verborgen. Die Stufen bauen dabei aufeinander auf: Mahnstufe 3 erscheint überhaupt erst, wenn Stufe 2 aktiv ist, und Mahnstufe 4 erst, wenn Stufe 3 aktiv ist. Inhaltlich unterscheiden sich die Stufen nur durch die Werte, die du einträgst — Feldsatz und Wirkung sind bei allen gleich wie bei Mahnstufe 1.

Deaktivieren kaskadiert auf die höheren Stufen

Nimmst du den Haken bei Stufe 2 wieder weg, schaltet flinkest die Stufen 3 und 4 sofort mit ab — eine Eskalationskette darf keine Lücke haben. Aktivierst du Stufe 2 danach wieder, bleiben Stufe 3 und 4 zunächst inaktiv; du musst sie bei Bedarf bewusst erneut anhaken, flinkest stellt sie nicht automatisch wieder her. Deaktivierst du nur Stufe 3, schaltet analog nur Stufe 4 mit ab.

Frist-Bezeichnung bei Mahnstufe 4

Eine Ausnahme gibt es bei der Beschriftung: Bei Mahnstufe 4 heißt das Tagefeld Tage bis zum finalen Zahlungsziel statt „Tage bis zur nächsten Mahnung" — sie ist die letzte Eskalationsstufe vor weiteren Schritten wie einem Inkasso und hat kein „nächstes Mahndatum" mehr, sondern die finale Zahlungsfrist.

Wo die Stufen im Mahnprozess verwendet werden

Auf einer überfälligen, noch nicht gemahnten Rechnung erscheint in den Rechnungsdetails die Schaltfläche Mahnen mit Stufe 1 und jeder weiteren aktivierten Stufe als Untereinträgen — beschriftet mit den Namen, die du hier vergibst. Ist eine Mahnung abgeschlossen und ihre eigene Zahlungsfrist verstrichen, bietet sie selbst eine Schaltfläche an, mit der du die jeweils nächsthöhere, aktivierte Stufe daraus erzeugst (bis maximal Stufe 4); sie heißt „Name der nächsten Stufe erstellen". Zu jeder Rechnung kann es pro Stufe nur eine Mahnung geben.

Einstellungen speichern

Speichern

Oben rechts, und es gibt nur diese eine Schaltfläche: Sie schreibt den gesamten Seiteninhalt in einem Zug weg und bestätigt mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert". Es gibt keine Rückfrage und kein Verwerfen — verlässt du die Seite ohne zu speichern, sind die Änderungen weg.

Was rückwirkend gilt und was nicht

Beträge und Fristen wirken ab der nächsten Mahnung: Gebühr, Zinssatz und Frist werden beim Anlegen in die Mahnung hineinkopiert und bleiben dort stehen. Einleitungstext, Abschlusstext und der Name der Stufe werden dagegen nicht kopiert, sondern jedes Mal frisch aus diesen Einstellungen gelesen, wenn flinkest das Mahnungs-PDF erzeugt — und das geschieht bei jedem Speichern der Mahnung, also auch beim Finalisieren und beim Versand. Ansonsten kommt das PDF unverändert aus dem Archiv. Betreff und Mail Text landen bei jedem Öffnen des Mail-Dialogs neu darin.

Wer die Seite bedienen darf. Die Einstellungen insgesamt sind Administratoren vorbehalten. Mahnungen anlegen, bearbeiten und löschen darf getrennt davon, wer die Berechtigung dafür hat; zum reinen Ansehen genügt das Leserecht auf Mahnungen. Beides richtest du in der Benutzerverwaltung ein. Ein zusätzliches Modul braucht das Mahnwesen nicht.

Verwandte Seiten

• Mahnungen
• Mahnungsdetails
• Rechnungsdetails
• Rechnungen
• Allgemeine Einstellungen
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign
• Benutzer
• Buchhaltungs-Übersicht

Häufige Fragen

Mahnt flinkest von selbst, wenn eine Rechnung überfällig wird? Nein. Es gibt keinen automatischen Mahnlauf: Keine Mahnung entsteht, ohne dass jemand sie auslöst, und keine Mahnung wird verschickt, ohne dass jemand sie verschickt. Der Weg ist immer derselbe — überfällige Rechnung öffnen, Mahnen anklicken, Mahnstufe wählen, den Entwurf prüfen, abschließen und per E-Mail senden. Die Mahnungseinstellungen bestimmen nur, wie diese Mahnung dann aussieht.

Wie viele Mahnstufen gibt es, und worin unterscheiden sie sich? Vier. Die erste ist immer aktiv, die Stufen 2 bis 4 schaltest du einzeln über das Kästchen aktiv frei, wobei jede Stufe die vorherige voraussetzt. Technisch sind alle vier gleich aufgebaut — sie unterscheiden sich nur durch die Werte, die du einträgst: Name, Frist, Mahngebühr, Zinssatz und die Texte für PDF und E-Mail. Üblich ist, die erste Stufe ohne Gebühr und Zinsen als freundliche Zahlungserinnerung zu halten und ab der zweiten Stufe Gebühr und Verzugszinsen anzusetzen.

Wird die Mahngebühr automatisch auf die offene Forderung aufgeschlagen? Nein. Gebühr und Verzugszinsen erscheinen als eigene Zeilen auf der Mahnung und ergeben dort den zu zahlenden Betrag. Die Rechnung selbst bleibt unverändert — ihr Betrag, ihr offener Rest und ihr Bezahlstatus rühren sich nicht. Buchhalterisch ist die Mahnung also kein Beleg über eine zusätzliche Forderung, sondern eine Aufforderung.

Was passiert, wenn ich eine Mahnung anlege? flinkest legt einen Mahnungsentwurf zur Rechnung an, erzeugt sofort ein PDF mit dem Wasserzeichen „Entwurf" und öffnet die Mahnung. Dort kannst du Frist, Gebühr, Zinssatz und eine interne Notiz noch ändern oder den Entwurf löschen. Erst mit Mahnung finalisieren wird die Mahnungsnummer vergeben und der Inhalt gesperrt; danach kannst du die Mahnung per E-Mail senden. Die Mahnung hängt dabei an der Rechnung und taucht dort im Reiter „Mahnungen" auf; am Kunden entsteht kein eigener Datensatz. Erst der E-Mail-Versand wird zusätzlich im E-Mail-Verlauf des Kunden festgehalten.

Warum meldet flinkest „Zu diesem Beleg gibt es auf dieser Stufe bereits eine Mahnung"? Weil je Rechnung und Mahnstufe nur eine Mahnung existieren darf. Du hast dieselbe Stufe ein zweites Mal ausgelöst. Öffne die vorhandene Mahnung über den Reiter „Mahnungen" der Rechnung — ist sie noch Entwurf, kannst du sie dort bearbeiten oder löschen; ist sie abgeschlossen, ist die nächsthöhere Stufe der richtige Weg.

Wirken geänderte Mahntexte auch auf bestehende Mahnungen? Teilweise. Einleitungstext, Abschlusstext und der Name der Stufe stehen nicht in der Mahnung, sondern werden bei jedem Erzeugen des PDFs aus diesen Einstellungen gelesen — eine ältere Mahnung kann also mit neuen Texten herauskommen, sobald sie wieder gespeichert wird. Beträge und Fristen dagegen wurden beim Anlegen übernommen und bleiben, wie sie waren. Eine bereits verschickte Mahnung korrigierst du am saubersten über die nächsthöhere Mahnstufe.