Gutschrift anlegen

Eine Gutschrift ist der Ausgangsbeleg, mit dem du einem Kunden Geld zurückgibst. Wie bei der Rechnung beginnt sie beim Empfänger: Erst wenn ein Kunde gewählt und gespeichert ist, entsteht der Gutschrift-Entwurf — vorher gibt es nichts, woran Kopfdaten, Positionen oder Texte hängen könnten. Diese Seite beschreibt den Weg von der Schaltfläche Neu bis zum ersten gespeicherten Entwurf und zeigt, was flinkest dabei von selbst ausfüllt. Alles danach — Positionen erfassen, Texte anpassen, abschließen — steht unter Gutschrift bearbeiten.

Hierher kommst du so

Es gibt genau einen Weg: in den Gutschriften oben rechts auf Neu. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer Gutschriften bearbeiten darf — ohne dieses Recht landest du auch beim direkten Aufruf der Adresse auf der Fehlerseite. Anders als bei der Rechnung bietet die Suche oben im Fenster keinen Eintrag an, über den sich eine Gutschrift anlegen ließe.

Die freie Gutschrift ist der Sonderfall. Der übliche Weg beginnt nicht hier, sondern bei der Rechnung, die korrigiert werden soll: In den Rechnungsdetails erzeugst du über Folgebeleg erstellen → Gutschrift erstellen eine Gutschrift, die Empfänger, Umsatzart und alle Positionen der Rechnung mitbringt. Nur so entsteht die Verkettung, die beide Belege in ihren Detailansichten als Vor- beziehungsweise Folgebeleg zeigt. Eine über Neu angelegte Gutschrift steht dagegen frei: Sie hat keinen Bezug zu einer Rechnung, und nachträglich lässt sich dieser Bezug nicht mehr setzen. Nimm diesen Weg also für Gutschriften, die zu keiner einzelnen Rechnung gehören — eine Jahresvergütung etwa oder eine Erstattung, die mehrere Belege betrifft.

Der noch leere Beleg

Oben steht Neue Gutschrift — und sonst nichts. Die Schaltflächen Entwurf löschen und Gutschrift finalisieren, die du aus Gutschrift bearbeiten kennst, erscheinen erst, wenn die Gutschrift existiert: Vor dem ersten Speichern gibt es nichts zu löschen und nichts abzuschließen.

Darunter liegt der Schalter Belegvorschau anzeigen. Er ist eingeschaltet, und rechts steht bereits der Bereich Vorschau — nur bleibt er leer. Das Beleg-PDF entsteht erst mit dem ersten Speichern; vorher gibt es kein Dokument, das sich anzeigen ließe. Schaltest du die Vorschau aus, bekommt das Formular die volle Breite; die Trennlinie zwischen beiden Hälften lässt sich verschieben. Auf Tablets und Handys ist die Vorschau von vornherein ausgeblendet.

Links siehst du nur den Block Empfänger mit der Überschrift Adresse und einer Schaltfläche auswählen. Details, Einleitungstext, Positionen und Abschlusstext fehlen noch — sie hängen alle am Beleg, und den gibt es erst nach dem Speichern.

Empfänger definieren

Ein Klick auf den Empfänger-Block oder auf auswählen öffnet den Dialog Empfänger definieren. Das ist das einzige Formular, das du auf diesem Bildschirm ausfüllst.

Bestehender Kunde ist das Pflichtfeld und der einzige Eintrag, ohne den es nicht weitergeht. Die Auswahlliste zeigt zunächst 100 Kunden, jeweils mit Kundennummer und Anschrift; tippst du in das Suchfeld, sucht flinkest eine halbe Sekunde nach der letzten Eingabe in Kundenname, Kundennummer, Postleitzahl und Ort. Gibt es mehr Treffer als geladen, weist die Liste unten auf die übrigen hin und bittet, den Filter zu benutzen — durch Scrollen kommst du an sie nicht heran. Über das Symbol rechts neben der Liste legst du einen Kunden an, den es noch nicht gibt: Der Dialog Neuen Kunden anlegen speichert ihn und setzt ihn sofort in die Gutschrift ein. Dieses Symbol erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst.

Die Kundensuche braucht ein eigenes Recht. Gutschriften bearbeiten zu dürfen genügt für diesen Bildschirm, für die Kundenliste im Dialog aber nicht — dafür muss dein Benutzer auch Kunden sehen dürfen. Fehlt das, bleibt die Auswahl leer, ohne dass eine Meldung erscheint. Eingerichtet wird beides in der Benutzerverwaltung.

Sobald ein Kunde gewählt ist, übernimmt flinkest dessen Anschrift und zeigt sie als Kästchen unter dem Feld. Darunter stehen die Möglichkeiten, davon abzuweichen:

• Rechnungsadresse ändern — blendet Name, „zu Handen", Straße, Postleitzahl, Stadt und Land zum Bearbeiten ein. Der Hinweis dazu lautet: „Änderungen an der Rechnungsadresse betreffen nur diesen Beleg, nicht den Kundenstammsatz".
• Kundenstammsatz aktualisieren — schreibt die geänderte Anschrift zusätzlich in die Kundendetails zurück. Übernommen werden dabei nur Straße, Postleitzahl, Ort und Land, nicht der Name. Das Kästchen erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst.
• Abweichende Lieferadresse — öffnet eigene Felder für die Lieferanschrift. Von der Rechnungsadresse übernehmen füllt sie mit einem Klick. Sind beim Kunden Standorte eingeschaltet, wählst du unter Standorte dieses Kunden eine hinterlegte Anschrift aus, statt sie zu tippen; gibt es keine, steht dort „Keine Standorte für diesen Kunden gefunden". Mehr dazu unter Standortdetails.

Speichern bleibt gesperrt, solange kein Kunde gewählt ist — das ist die einzige Bedingung. Schließen verwirft den Dialog; hast du schon etwas eingetragen, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach, ob die Eingaben verloren gehen dürfen.

Was beim ersten Speichern passiert

Speichern im Empfänger-Dialog ist der Moment, in dem die Gutschrift entsteht. flinkest legt einen Entwurf an und belegt ihn in einem Zug vor:

Angabe	Womit sie vorbelegt wird
Belegstatus	Entwurf — eine Belegnummer gibt es noch nicht
Belegdatum	der heutige Tag
Umsatzart	die beim Kunden hinterlegte Erlösart, sofern es eine steuerfreie ist (innergemeinschaftliche Lieferung, Exportlieferung, Bauleistung)
Einleitungs- und Abschlusstext	die Vorlagen für die Belegart Gutschrift aus den Beleg-Einstellungen; ist beim Kunden ein eigener Gutschriftstext hinterlegt, gewinnt dieser
Lieferadresse	die Empfängeranschrift, wenn du keine eigene erfasst hast
Summen	null — Positionen kommen erst danach
Zahlungsstatus	offen

Danach wechselt die Adresse in der Adresszeile auf die Bearbeiten-Ansicht dieses Entwurfs. Der Bildschirm zeigt jetzt zusätzlich die Blöcke Details, Header-Text, Positionen und Footer-Text, oben rechts kommen Entwurf löschen und Gutschrift finalisieren dazu. Gleichzeitig erzeugt flinkest das Beleg-PDF und zeigt es rechts in der Vorschau — mit dem Wasserzeichen „Entwurf", solange die Gutschrift nicht abgeschlossen ist.

Der Zurück-Pfeil des Browsers führt von hier auf den leeren Anlegen-Bildschirm zurück, nicht auf den eben angelegten Entwurf. Der steht ab sofort in den Gutschriften unter dem Schnellfilter Entwurf.

Das Belegdatum darfst du frei wählen. Bei einer Rechnung lehnt flinkest ein Datum vor der zuletzt ausgestellten Rechnung ab; für Gutschriften gilt diese Untergrenze nicht, weil sie einen eigenen Nummernkreis haben. Ändern kannst du das Datum anschließend im Dialog Beleg Details. Legst du eine Gutschrift in den ersten Stunden nach Mitternacht an, kann als Belegdatum noch der Vortag stehen — ein Blick in Beleg Details lohnt sich dann. Denk außerdem daran: Ist im Nummernkreis ein monatlicher oder jährlicher Neustart eingestellt, richtet sich die spätere Nummer nach dem Belegdatum, nicht nach dem heutigen Tag.

Kein Zahlungsziel, kein Leistungszeitraum. Beide Felder legt eine Gutschrift bewusst nicht an, und der Dialog Beleg Details zeigt sie deshalb gar nicht erst. Eine Gutschrift fordert kein Geld, sondern gibt welches zurück — ein „zahlbar bis" gäbe es also nichts zu setzen.

Die Steuerfreiheit hängt ab jetzt am Beleg. Die Umsatzart wird beim Anlegen einmalig vom Kunden übernommen. Ändert sich der Kunde später, wird diese Gutschrift dadurch nicht nachträglich anders besteuert; maßgeblich ist von hier an die Angabe im Dialog Beleg Details. Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen ein Einzelunternehmen mit Kleinunternehmerregelung hinterlegt, ist ohnehin jeder Beleg steuerfrei.

Platzhalter in den Texten. Enthalten Einleitungs- oder Abschlusstext Platzhalter, etwa für Kundenname oder Belegdatum, setzt flinkest beim Anlegen die passenden Werte ein. Ein Platzhalter ohne Wert — die Belegnummer zum Beispiel, die es beim Entwurf noch nicht gibt — bleibt zunächst stehen und wird erst beim Erzeugen des PDF aufgelöst. Der Grund für die Gutschrift gehört übrigens genau in diese beiden Texte: Sonst wird er nirgends gedruckt.

Vom Entwurf zur fertigen Gutschrift

Solange die Gutschrift Entwurf ist, hat sie keine Belegnummer — in der Liste steht bei ihr „Entwurf". Die Nummer entsteht genau einmal, beim Klick auf Gutschrift finalisieren oben rechts. Aufbau, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen und werden für Gutschriften getrennt von den Rechnungen eingestellt. Der Zähler berücksichtigt ausgestellte und stornierte Belege, damit eine einmal vergebene Nummer nie ein zweites Mal herauskommt; für den Moment der Vergabe sperrt flinkest sie gegen gleichzeitige Zugriffe. Ein Entwurf, den du wieder verwirfst, hinterlässt deshalb keine Lücke im Nummernkreis.

Nach dem Finalisieren ist Schluss. Eine abgeschlossene Gutschrift lässt sich weder bearbeiten noch löschen, und stornieren kann man sie — anders als eine Rechnung — überhaupt nicht. Prüfe sie deshalb sorgfältig, bevor du sie abschließt. Nachträglich änderbar bleiben nur die reinen Buchhaltungsangaben an den Positionen.

Die Gutschrift trägt positive Beträge. Positionen, Steuer und Gesamtsumme stehen auf einer Gutschrift genauso positiv wie auf einer Rechnung — dass es sich um eine Rückgabe handelt, steckt in der Belegart, nicht im Vorzeichen. In der Liste und im PDF siehst du also einen positiven Betrag. Der Zahlungsstatus startet auf „offen" und bleibt es: Anders als bei einer Rechnung gibt es keine Schaltfläche, die eine Gutschrift von Hand auf „bezahlt" setzt. Als ausgeglichen gilt sie erst, wenn du sie in der Buchhaltungs-Übersicht mit der Rücküberweisung verknüpfst; danach zeigt die Detailansicht den zugeordneten Betrag und „Vollständig bezahlt". Auf der Startseite zählt die Kachel Rechnungsstatus unter Offene Positionen ausschließlich Rechnungen — eine Gutschrift verringert diese Summe nicht.

Der Lagerbestand bleibt unberührt. Bestand bewegt in flinkest ausschließlich der Lieferschein, und zwar beim Abschließen. Eine Gutschrift bucht nichts zurück, auch nicht, wenn an ihren Positionen ein Lager ausgewählt ist. Kommt Ware tatsächlich zurück, erfasst du den Zugang getrennt unter Lagerbewegungen.

In der Buchhaltung zählt sie mit. Gutschriften und Rechnungen sind die beiden Ausgangsbelege, die in die Buchhaltung einfließen — sobald sie finalisiert sind, erscheinen sie in der Buchhaltungs-Übersicht und gehen in den Buchhaltungsexport. Gebucht wird Artikelposition für Artikelposition mit dem Buchungskonto, das auf der Position steht; dass es sich um eine Gutschrift handelt, hält der Export in der Belegart fest. Fehlt das Konto, vermerkt der Export das im Protokoll und die Zeile gilt als nicht buchbar. Die Konten pflegst du unter Sachkonten.

Aktionen

Gutschrift anlegen. Kunde im Dialog Empfänger definieren wählen, Speichern — fertig ist der Entwurf.

Abbrechen. Solange kein Kunde gespeichert ist, ist noch nichts entstanden: Der Bildschirm lässt sich einfach verlassen, es bleibt kein Entwurf zurück und keine Nummer wird verbraucht.

Kunde anlegen, der noch fehlt. Im Dialog Empfänger definieren über das Symbol neben der Kundenauswahl. Der neue Kunde wird gespeichert und gleich in die Gutschrift übernommen.

Statt frei anzulegen: von der Rechnung ausgehen. Gehört die Gutschrift zu genau einer Rechnung, ist Folgebeleg erstellen → Gutschrift erstellen in den Rechnungsdetails der bessere Weg — die Positionen kommen mit, und beide Belege bleiben miteinander verkettet.

Weiterarbeiten. Nach dem Speichern bist du im Beleg-Editor. Artikel aus dem Katalog oder manuelle Positionen, Gruppen, Überschriften, Texte, die Zuordnung zu einem Projekt und das Finalisieren stehen unter Gutschrift bearbeiten; was du mit der fertigen Gutschrift tun kannst, unter Gutschriftdetails.

Verwandte Seiten

• Gutschriften
• Gutschrift bearbeiten
• Gutschriftdetails
• Rechnungen
• Rechnung anlegen
• Rechnungsdetails
• Kunden
• Kundendetails
• Standortdetails
• Beleg-Einstellungen
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungsexport
• Lagerbewegungen
• Benutzerverwaltung

Häufige Fragen

Warum kann ich beim Anlegen einer Gutschrift nichts außer dem Empfänger ausfüllen? Weil die Gutschrift noch nicht existiert. Positionen, Kopfdaten und Texte gehören zu einem Beleg und brauchen einen, an dem sie hängen können. Erst das Speichern im Dialog Empfänger definieren legt den Entwurf an — danach erscheinen Details, Einleitungstext, Positionen und Abschlusstext.

Wie hänge ich eine Gutschrift an eine bestimmte Rechnung? Indem du sie von der Rechnung aus erzeugst: in den Rechnungsdetails über Folgebeleg erstellen → Gutschrift erstellen. Nur so entsteht die Verkettung, die in beiden Detailansichten als Vor- beziehungsweise Folgebeleg sichtbar ist, und nur so kommen die Positionen der Rechnung mit. Eine über Neu angelegte Gutschrift bleibt ohne Bezug — nachträglich lässt sich die Verkettung nicht setzen.

Warum hat meine neue Gutschrift keine Belegnummer? Ein Entwurf bekommt nie eine Nummer. Vergeben wird sie genau einmal, beim Finalisieren. Würde flinkest schon Entwürfe nummerieren, entstünde beim Verwerfen eines Entwurfs eine Lücke im Nummernkreis. In der Liste steht bei Entwürfen deshalb das Kennzeichen „Entwurf".

Welches Belegdatum trägt eine frisch angelegte Gutschrift? Den heutigen Tag. Anders als bei einer Rechnung gibt es keine Untergrenze — du darfst eine Gutschrift auch auf ein früheres Datum setzen, weil Gutschriften einen eigenen Nummernkreis haben. Geändert wird das Datum im Dialog Beleg Details. Achte dabei auf einen eingestellten monatlichen oder jährlichen Neustart des Zählers: Der richtet sich nach dem Belegdatum.

Warum steht auf meiner Gutschrift ein positiver Betrag? Weil Gutschriften genauso geführt werden wie Rechnungen — die Richtung steckt in der Belegart, nicht im Vorzeichen. Positionen, Steuerbetrag und Gesamtsumme sind deshalb positiv, in der Liste ebenso wie auf dem PDF und in der Buchhaltung.

Bucht eine Gutschrift den Lagerbestand zurück? Nein. Bestand bewegt ausschließlich der Lieferschein, und zwar beim Abschließen. Eine Gutschrift verändert den Bestand nicht — auch dann nicht, wenn an ihren Positionen ein Lager ausgewählt ist. Kommt die Ware wirklich zurück, erfasse den Zugang getrennt bei den Lagerbewegungen.

Der Kunde steht nicht in der Auswahlliste — was tun? Tippe in das Suchfeld: Gesucht wird in Kundenname, Kundennummer, Postleitzahl und Ort, geladen werden 100 Treffer auf einmal. Gibt es den Kunden wirklich noch nicht, legst du ihn über das Symbol rechts neben der Auswahl direkt hier an. Bleibt die Liste ganz leer, fehlt deinem Benutzer vermutlich das Recht, Kunden zu sehen.

Ich habe den Bildschirm verlassen, ohne zu speichern — ist jetzt ein halber Entwurf da? Nein. Vor dem Speichern im Empfänger-Dialog ist noch nichts angelegt. Erst dieses Speichern erzeugt den Entwurf; ab da findest du ihn in der Gutschriftenliste unter dem Schnellfilter Entwurf.