Gutschrift anlegen

Eine Gutschrift ist der Ausgangsbeleg, mit dem du einem Kunden Geld zurückgibst. Wie bei der Rechnung beginnt sie beim Empfänger: Erst wenn ein Kunde gewählt und gespeichert ist, entsteht der Gutschrift-Entwurf — vorher gibt es nichts, woran Kopfdaten, Positionen oder Texte hängen könnten. Diese Seite beschreibt den Weg von der Schaltfläche Neu bis zum ersten gespeicherten Entwurf und zeigt, was flinkest dabei von selbst ausfüllt. Alles danach — Positionen erfassen, Texte anpassen, abschließen — steht unter Gutschrift bearbeiten.

Zugriff und Leerzustand

Wie du hierher kommst

Am häufigsten in den Gutschriften oben rechts auf Neu. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer Gutschriften bearbeiten darf — ohne dieses Recht landest du auch beim direkten Aufruf der Adresse auf der Fehlerseite. Steht der Kunde schon fest, geht es ohne diesen Bildschirm schneller: Auf der Kundendetailseite legt Beleg erstellen → Gutschrift erstellen die Gutschrift sofort für diesen Kunden an, meldet „Beleg wurde erstellt" und öffnet sie direkt im Gutschrift-Editor — der Empfänger-Dialog dieser Seite wird dabei übersprungen. Dasselbe bietet die Suche oben im Fenster bei einem gefundenen Kunden über Beleg erstellen → Gutschrift. Auch diese Wege verlangen das Recht, Gutschriften zu bearbeiten.

Die freie Gutschrift ist der Sonderfall. Der übliche Weg beginnt nicht hier, sondern bei der Rechnung oder dem Lieferschein, der bzw. die korrigiert werden soll: In den Rechnungsdetails erzeugst du über Folgebeleg erstellen → Gutschrift erstellen eine Gutschrift, die Empfänger, Umsatzart und alle Positionen des Ursprungsbelegs mitbringt. Nur so entsteht die Verkettung, die beide Belege in ihren Detailansichten als Vor- beziehungsweise Folgebeleg zeigt. Eine über Neu oder über die Kundendetailseite angelegte Gutschrift steht dagegen frei: Sie hat keinen Bezug zu einer Rechnung, und nachträglich lässt sich dieser Bezug nicht mehr setzen. Nimm diesen Weg also für Gutschriften, die zu keinem einzelnen Ursprungsbeleg gehören — eine Jahresvergütung etwa oder eine Erstattung, die mehrere Belege betrifft.

Der leere Bildschirm

Oben steht Neue Gutschrift — und sonst nichts. Die Schaltflächen Entwurf löschen und Gutschrift finalisieren, die du aus Gutschrift bearbeiten kennst, erscheinen erst, wenn die Gutschrift existiert: Vor dem ersten Speichern gibt es nichts zu löschen und nichts abzuschließen.

Darunter liegt der Schalter Belegvorschau anzeigen. Ab Werk ist er eingeschaltet, und rechts steht bereits der Bereich Vorschau — nur bleibt er leer. Das Beleg-PDF entsteht erst mit dem ersten Speichern; vorher gibt es kein Dokument, das sich anzeigen ließe. Schaltest du die Vorschau aus, bekommt das Formular die volle Breite; die Trennlinie zwischen beiden Hälften lässt sich verschieben. Deine Wahl merkt sich flinkest für deinen Benutzer in diesem Browser: Sie gilt nach dem ersten Speichern auch im Editor weiter und beim nächsten Beleg, den du öffnest — egal welcher Belegart —, bis du den Schalter wieder umlegst. Auf Tablets und Handys ist die Vorschau von vornherein ausgeblendet.

Links siehst du nur den Block Empfänger mit der Überschrift Adresse und einer Schaltfläche auswählen. Details, Einleitungstext, Positionen und Abschlusstext fehlen noch — sie hängen alle am Beleg, und den gibt es erst nach dem Speichern.

Keine Proforma-Gutschrift

Eine „Proforma-Gutschrift" gibt es nicht: Anders als beim Angebot oder der Rechnung wirkt sich ein Proforma-Kennzeichen auf einer Gutschrift nicht aus, es gibt dafür kein Bedienelement und keine deutsche Beschriftung. Eine Gutschrift ist ohnehin nur mit Belegnummer rechtsverbindlich, ein zusätzlicher unverbindlicher Vorab-Zustand ergibt hier fachlich keinen Sinn.

Empfänger definieren

Kunden auswählen

Ein Klick auf den Empfänger-Block oder auf auswählen öffnet den Dialog Empfänger definieren. Das ist das einzige Formular, das du auf diesem Bildschirm ausfüllst.

Bestehender Kunde ist das Pflichtfeld und der einzige Eintrag, ohne den es nicht weitergeht. Die Auswahlliste lädt beim Öffnen bis zu 100 Kunden, jeweils mit Kundennummer und Anschrift. Hat dein Betrieb nicht mehr als das, filtert die Liste beim Tippen sofort und rein am Bildschirm, nach Kundenname, Namenszusatz, Kundennummer, Straße, Postleitzahl und Ort. Gibt es mehr als 100 Kunden, fragt flinkest bei jeder Eingabe stattdessen mit kurzer Verzögerung erneut beim Server nach — dieselben Felder, zusätzlich fehlertolerant beim Namen; die Liste weist dann unten auf verbleibende, noch nicht geladene Treffer hin und bittet, den Filter enger zu fassen — durch Scrollen kommst du an sie nicht heran.

Die Kundensuche braucht ein eigenes Recht. Gutschriften bearbeiten zu dürfen genügt für diesen Bildschirm, für die Kundenliste im Dialog aber nicht — dafür muss dein Benutzer auch Kunden sehen dürfen. Fehlt das, bleibt die Auswahl leer, ohne dass eine Meldung erscheint. Eingerichtet wird beides in der Benutzerverwaltung.

Sobald ein Kunde gewählt ist, übernimmt flinkest dessen Anschrift und zeigt sie als Kästchen unter dem Feld. Hat der Kunde eine UID-Nummer hinterlegt und lehnt das EU-Register sie ab, erscheint darunter erst nach dem ersten Speichern der Hinweis „Die UID-Nummer dieses Kunden ist nicht gültig" — er blockiert nichts und ändert an der Besteuerung nichts.

Neuen Kunden anlegen

Über das Symbol rechts neben der Kundenliste legst du einen Kunden an, den es noch nicht gibt: Es öffnet das volle Kundenformular in einem eigenen Dialog, beschriftet Neuen Kunden anlegen — dieselbe Anlage wie bei den Kunden selbst, mit allen Buchhaltungsfeldern, die eine Gutschrift wie jeder andere Beleg braucht. Speichern setzt den neuen Kunden sofort als Empfänger dieser Gutschrift ein. Dieses Symbol erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst.

Rechnungsadresse anpassen

• Rechnungsadresse ändern — blendet Name, „zu Handen", Straße, Postleitzahl, Stadt und Land zum Bearbeiten ein. Der Hinweis dazu lautet: „Änderungen an der Rechnungsadresse betreffen nur diesen Beleg, nicht den Kundenstammsatz".
• Kundenstammsatz aktualisieren — schreibt die geänderte Anschrift zusätzlich in die Kundendetails zurück. Übernommen werden dabei nur Straße, Postleitzahl, Ort und Land, nicht der Name. Das Kästchen erscheint nur, wenn du Kunden bearbeiten darfst.

Abweichende Lieferadresse festlegen

Die Checkbox Abweichende Lieferadresse öffnet eigene Felder für die Lieferanschrift. Von der Rechnungsadresse übernehmen füllt sie mit einem Klick. Sind beim Kunden Standorte eingeschaltet und darfst du Kundenstandorte ansehen, wählst du unter Standorte dieses Kunden eine hinterlegte Anschrift aus, statt sie zu tippen; gibt es keine, steht dort „Keine Standorte für diesen Kunden gefunden". Mehr dazu unter Standortdetails.

Speichern bleibt gesperrt, solange kein Kunde gewählt ist — das ist die einzige Bedingung. Schließen verwirft den Dialog; hast du schon etwas eingetragen, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach, ob die Eingaben verloren gehen dürfen.

Erstes Speichern

Was beim Speichern automatisch gesetzt wird

Speichern im Empfänger-Dialog ist der Moment, in dem die Gutschrift entsteht. flinkest legt einen Entwurf an und belegt ihn in einem Zug vor:

Angabe	Womit sie vorbelegt wird
Belegstatus	Entwurf — eine Belegnummer gibt es noch nicht
Belegdatum	der heutige Tag; anders als bei einer Rechnung gibt es keine Untergrenze, weil Gutschriften einen eigenen Nummernkreis haben
Umsatzart	die beim Kunden hinterlegte Erlösart, sofern sie steuerfrei ist: Ausfuhrlieferung (Drittland) und Bauleistung (Reverse Charge, Inland) immer, Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU) nur, wenn beim Kunden zusätzlich eine UID-Nummer hinterlegt ist
Einleitungs- und Abschlusstext	die Vorlagen für die Belegart Gutschrift aus den Beleg-Einstellungen; ist beim Kunden ein eigener Gutschriftstext hinterlegt, gewinnt dieser
Lieferadresse	die Empfängeranschrift, wenn du keine eigene erfasst hast
Summen	null — Positionen kommen erst danach
Zahlungsstatus	offen

Kein Zahlungsziel, kein Leistungszeitraum. Beide Felder legt eine Gutschrift bewusst nicht an, und der spätere Dialog Beleg Details zeigt sie deshalb gar nicht erst — eine Gutschrift fordert kein Geld, sondern gibt welches zurück.

Die Steuerfreiheit hängt ab jetzt am Beleg. Die Umsatzart wird beim Anlegen einmalig vom Kunden übernommen. Fehlt bei „Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU)" die UID-Nummer, bleibt die Gutschrift zunächst umsatzsteuerpflichtig, auch wenn beim Kunden weiterhin die EU-Umsatzart eingetragen ist. Ändert sich der Kunde später, wird diese Gutschrift dadurch nicht nachträglich anders besteuert — maßgeblich ist von hier an das Feld Steuerbefreiung / Reverse Charge im Dialog Beleg Details, dort lässt sie sich auch nachträglich von Hand setzen. Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen die Kleinunternehmerregelung eingeschaltet, ist ohnehin jeder Beleg steuerfrei — gleich, welche Rechtsform dort eingetragen ist.

Platzhalter in den Texten. Enthalten Einleitungs- oder Abschlusstext Platzhalter, etwa für Kundenname oder Belegdatum, setzt flinkest beim Anlegen die passenden Werte ein. Ein Platzhalter ohne Wert — die Belegnummer zum Beispiel, die es beim Entwurf noch nicht gibt — bleibt zunächst stehen und wird erst beim Erzeugen des PDF aufgelöst. Der Grund für die Gutschrift gehört übrigens genau in diese beiden Texte: Der Kopf des PDFs nennt, falls ausgefüllt, die Referenz, aber keinen Grund.

Danach wechselt die Adresse in der Adresszeile auf die Bearbeiten-Ansicht dieses Entwurfs, und der Bildschirm zeigt zusätzlich die Blöcke Details, Einleitungstext, Positionen und Abschlusstext. Der Zurück-Pfeil des Browsers führt von hier auf den leeren Anlegen-Bildschirm zurück, nicht auf den eben angelegten Entwurf — den findest du stattdessen in den Gutschriften unter dem Schnellfilter Entwurf.

Weiterarbeiten im Editor

Positionen erfassen, Texte anpassen, das Belegdatum nachträglich ändern und die Gutschrift finalisieren — all das steht ab hier im Gutschrift-Editor. Dort steht auch, warum eine Gutschrift immer mit positivem Betrag geführt wird, dass sie keinen Lagerbestand bewegt und wie sie in die Buchhaltung einfließt. Was du mit einer bereits fertigen Gutschrift tun kannst — versenden, Zahlungen nachvollziehen —, beschreiben die Gutschriftdetails.

Verwandte Seiten

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• Beleg-Einstellungen
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Benutzerverwaltung

Häufige Fragen

Warum kann ich beim Anlegen einer Gutschrift nichts außer dem Empfänger ausfüllen? Weil die Gutschrift noch nicht existiert. Positionen, Kopfdaten und Texte gehören zu einem Beleg und brauchen einen, an dem sie hängen können. Erst das Speichern im Dialog Empfänger definieren legt den Entwurf an — danach erscheinen Details, Einleitungstext, Positionen und Abschlusstext im Editor.

Wie hänge ich eine Gutschrift an eine bestimmte Rechnung? Indem du sie von der Rechnung aus erzeugst: in den Rechnungsdetails über Folgebeleg erstellen → Gutschrift erstellen. Nur so entsteht die Verkettung, die in beiden Detailansichten als Vor- beziehungsweise Folgebeleg sichtbar ist, und nur so kommen die Positionen der Rechnung mit. Eine über Neu oder über die Kundendetailseite angelegte Gutschrift bleibt ohne Bezug — nachträglich lässt sich die Verkettung nicht setzen.

Warum hat meine neue Gutschrift keine Belegnummer? Ein Entwurf bekommt nie eine Nummer. Vergeben wird sie genau einmal, beim Finalisieren im Editor. In der Liste steht bei Entwürfen deshalb das Kennzeichen „Entwurf".

Welches Belegdatum trägt eine frisch angelegte Gutschrift? Den heutigen Tag. Anders als bei einer Rechnung gibt es keine Untergrenze — du darfst eine Gutschrift auch auf ein früheres Datum setzen, weil Gutschriften einen eigenen Nummernkreis haben. Geändert wird das Datum anschließend im Editor, im Dialog Beleg Details.

Der Kunde steht nicht in der Auswahlliste — was tun? Tippe in das Suchfeld — es durchsucht Kundenname, Namenszusatz, Kundennummer, Straße, Postleitzahl und Ort, egal ob dein Betrieb bis zu 100 Kunden hat (lokale Filterung) oder mehr (Server-Suche mit kurzer Verzögerung). Gibt es den Kunden wirklich noch nicht, legst du ihn über das Symbol rechts neben der Auswahl direkt hier an. Bleibt die Liste ganz leer, fehlt deinem Benutzer vermutlich das Recht, Kunden zu sehen.

Ich habe den Bildschirm verlassen, ohne zu speichern — ist jetzt ein halber Entwurf da? Nein. Vor dem Speichern im Empfänger-Dialog ist noch nichts angelegt. Erst dieses Speichern erzeugt den Entwurf; ab da findest du ihn in der Gutschriftenliste unter dem Schnellfilter Entwurf.