Vertrag im Detail

Diese Seite zeigt einen einzelnen Vertrag aus der Liste Verträge — also eine deiner laufenden Zahlungsverpflichtungen wie Miete, Leasing, Versicherung oder ein Software-Abo. Neben den Stammdaten siehst du hier vor allem, welche Banktransaktionen flinkest diesem Vertrag bereits zugeordnet hat, und du kannst Belege zum Vertrag ablegen. Du kommst hierher über einen Klick auf den Vertragsnamen in der Vertragsliste. Diese Seite beschreibt, was die Detailakte gegenüber der Liste zusätzlich bietet — die Felder des Bearbeiten-Dialogs selbst stehen ausführlich bei den Verträgen.

Kopf und Navigation

Die Vertragsakte öffnen

Die Adresse ist direkt aufrufbar — als Lesezeichen, aus einer Lieferanten-Detailseite oder per Klick auf den Vertragsnamen in der Vertragsliste. Der Breadcrumb oben „Verträge / ‹Vertragsname›" führt mit dem ersten Teil zurück zur Liste.

Kopfzeile mit Vertragsname und Kennzahlen

Oben steht der Name des Vertrags als Titel. Direkt darunter liegen bis zu zwei kleine Kennzahlen: die Vertragsnummer, sofern du eine erfasst hast, und immer das Zahlungsintervall — Monatlich, Quartalsweise, Halbjährlich oder Jährlich —, damit du auf einen Blick siehst, in welchem Rhythmus dieser Vertrag beim automatischen Bankabgleich erneut zuschlagen darf.

Rechts stehen zwei Schaltflächen: Bearbeiten und, rot umrandet, Löschen. Beide erscheinen nur, wenn dein Benutzer Verträge bearbeiten darf. Ohne dieses Recht kannst du die Seite ansehen, aber nichts ändern; fehlt dir sogar das Leserecht auf Verträge, wirst du beim Aufruf direkt auf die Hinweisseite „403" umgeleitet, noch bevor der Vertrag lädt. Vergeben werden beide Rechte bei den Benutzern.

Vier Reiter mit eigenem Link

Details, Zahlungen, Dokumente und das Änderungsprotokoll liegen als eigene Reiter nebeneinander. Welcher Reiter gerade offen ist, steht in der Adresszeile — ein Link auf #payments öffnet die Seite also direkt mit dem Zahlungen-Reiter, praktisch für einen Deep-Link etwa aus einer Benachrichtigung.

Seite bleibt aktuell

Ändert jemand anderes denselben Vertrag — auch der automatische Bankabgleich zählt dazu, sobald er eine neue Zahlung zuordnet —, lädt sich die Seite von selbst nach, samt dem Reiter Zahlungen. Neu laden musst du nicht.

Auch am schmalen Bildschirm nutzbar

Wird das Fenster schmal, wird die Reiterleiste horizontal scrollbar und zeigt einen Pfeil statt die hinteren Reiter abzuschneiden; das Feld Aktivitäten wandert unter den Hauptinhalt und lässt sich dort einklappen.

Reiter „Details"

Der erste Reiter fasst die Stammdaten in bis zu drei Blöcken zusammen. Leere Felder werden weggelassen: Was du nicht erfasst hast, taucht hier gar nicht erst auf — nur Name, Betrag und Zahlungsintervall sind immer da.

Block „Vertrag": die Stammdaten

Name, Vertragsnummer (nur wenn erfasst), Betrag (der Betrag je Zahlung), Zahlungsintervall, Buchungstext und Buchungskonto (beide nur wenn erfasst).

Buchungstext und Buchungskonto sind die beiden Felder, an denen der automatische Abgleich hängt: Kommt der Buchungstext irgendwo im Verwendungszweck einer Banktransaktion vor, erkennt flinkest den Vertrag; stimmt zusätzlich der Betrag auf den Cent (ein Cent Abweichung ist erlaubt), wird die Transaktion ohne Rückfrage auf das Buchungskonto gebucht und abgeschlossen. Weicht der Betrag ab, erscheint der Vertrag nur als Vorschlag in der Buchhaltungs-Übersicht. Fehlt das Buchungskonto, wird die Transaktion zwar mit dem Vertrag verknüpft, aber keine Buchung erzeugt: Sie gilt danach als erledigt, ihre Kontierung bleibt trotzdem offen — deshalb bekommt sie sofort den Status Differenz mit dem vollen Betrag als offenem Rest, statt kommentarlos zu verschwinden. Ausführlich steht das bei den Verträgen.

Kostenstelle, Kostenschlüssel und Fahrzeug stehen nicht in diesem Block. Hast du am Vertrag eine Kostenstelle, einen Kostenschlüssel oder ein Fahrzeug hinterlegt, bekommt jede Vertragsbuchung sie mit (das Kennzeichen des Fahrzeugs geht in die BMD-Datei des Buchhaltungsexports) — sehen und ändern kannst du sie aber nur im Bearbeiten-Dialog, Bereich „Auto-Matching"; das Feld Fahrzeug gibt es dort nur bei eingeschaltetem Modul Fahrzeuge. Wie das genau wirkt, steht bei den Verträgen unter Kostenstelle oder Kostenschlüssel und Fahrzeug.

Das Zahlungsintervall bremst nur Wiederholungen, wählt aber nichts aus. Ob eine Transaktion überhaupt zum Vertrag passt, entscheiden weiterhin ausschließlich Buchungstext und Betrag. Seine Wirkung setzt erst danach ein: Hat der Vertrag schon einmal automatisch abgeschlossen, schlägt er eine Weile lang nicht noch einmal automatisch zu — wie lange, richtet sich nach dem eingestellten Intervall. Eine an sich passende Abbuchung, die zu früh in diesen Zeitraum fällt, erscheint stattdessen nur als Vorschlag in der Buchhaltungs-Übersicht. Ausführlich steht das bei den Verträgen. Laufzeit, Enddatum, Kündigungsfrist und Status kennt ein Vertrag trotzdem nicht — es gibt dazu weder Felder noch Erinnerungen; wer eine Frist im Blick behalten will, nutzt dafür Aktivitäten oder die Beschreibung unten.

Block „Einzieher": zum Lieferanten springen

Das Feld Lieferant mit dem Namen dessen, der das Geld einzieht. Ein Klick darauf öffnet die Lieferantendetails. Der Block fehlt komplett, wenn kein Lieferant hinterlegt ist, statt leer angezeigt zu werden.

Block „Beschreibung": Freitext-Notizen

Der formatierte Freitext aus dem Vertrag. Weil ein Vertrag keine Fristenüberwachung hat, ist dieses Feld der übliche Ort für Notizen wie Kündigungsfrist oder Ansprechpartner. Der Block entfällt ohne eingetragenen Text.

Reiter „Zahlungen"

Die zugeordneten Banktransaktionen ansehen

Hier stehen die Banktransaktionen, die diesem Vertrag zugeordnet wurden — die Zahl auf dem Reiter selbst sagt, wie viele es insgesamt sind, nicht nur auf der aktuell geladenen Seite. Der Reiter erscheint nur, wenn dein Benutzer Bankkonten sehen darf — ein eigenständiges Recht, unabhängig davon, ob er Verträge sehen oder bearbeiten darf, weil hier Bankdaten offengelegt werden.

Drei Spalten: TRANSAKTION mit dem Text aus dem Kontoauszug (steht dort nichts, erscheint kursiv „kein Text"), darunter klein der Verwendungszweck; DATUM mit dem Buchungstag; und rechtsbündig die SUMME, grün bei einem Eingang und rot bei einer Abbuchung. Bereits erledigte Transaktionen sind in der Zeile abgesetzt dargestellt.

Zur Transaktion springen. Bist du Administrator, öffnet ein Klick auf eine Zeile die Transaktion in ihrem Bankkonto: Die Bankkonto-Seite öffnet sich im Reiter Transaktionen, und die angeklickte Transaktion steht gleich in der Seitenleiste. Für alle anderen sind die Zeilen keine Links — die Bankkonto-Seiten liegen in den Einstellungen, die nur Administratoren öffnen dürfen. Dann kommst du über die Buchhaltungs-Übersicht zur Transaktion.

Zuordnen und Lösen passiert woanders. Auf dieser Seite lässt sich keine Zahlung hinzufügen oder entfernen. Beides machst du in der Buchhaltungs-Übersicht: Transaktion öffnen, Reiter Verträge, dann Vertrag zuordnen oder die bestehende Zuordnung lösen. Beim Lösen kannst du die Transaktion wieder in die Liste der offenen Posten zurückschicken — das geschieht aber nur, wenn sie an keinem anderen Vertrag und an keinem Beleg mehr hängt. Die Buchung, die der Vertrag auf dieser Transaktion erzeugt hat, verschwindet beim Lösen mit, sofern kein zweiter Vertrag an ihr hängt.

Zahlungen blättern

Wie jede andere Liste blättert auch diese: 25 Zahlungen je Seite, weitere erreichst du über die Blätterleiste unten — auch bei einem langjährigen Monatsvertrag mit vielen Zuordnungen siehst du so alle, nicht nur die jüngsten. Die Liste zeigt dabei ausschließlich Zahlungen dieses einen Vertrags, ohne Vermischung mit denen anderer Verträge.

Reiter „Dokumente"

Vertragsdokumente ablegen

Der Ablageort für alles, was zum Vertrag gehört — die unterschriebene Vertragsurkunde, ein Preisänderungsschreiben, die Kündigungsbestätigung. Du lädst Dateien per Ziehen-und-Ablegen oder Dateiauswahl hoch, öffnest sie wieder und entfernst sie. Achtung: Löschst du den Vertrag, verschwinden diese Dokumente mit.

Aktivitäten und Änderungsprotokoll

Aufgaben zum Vertrag planen

In der rechten Spalte neben den Reitern steht das Feld Aktivitäten. Dort hältst du Aufgaben zu diesem Vertrag fest — zum Beispiel „Angebot der Konkurrenz einholen" oder „bis 30.09. kündigen". Über das Symbol Neue Aufgabe rechts oben im Feld legst du eine neue Aufgabe an. Weil ein Vertrag selbst keine Frist kennt, ist das der einzige Weg, an einen Termin erinnert zu werden.

Änderungsprotokoll einsehen

Ganz rechts in der Reiterleiste sitzt zusätzlich ein Reiter mit einem Uhr-Symbol, ohne eigene Beschriftung: das Änderungsprotokoll. Es zeigt feldgenau, wer den Vertrag wann angelegt oder geändert hat — beim Anlegen alle Felder auf einmal, bei jeder späteren Änderung den alten und den neuen Wert je geändertem Feld.

Vertrag bearbeiten

Den Bearbeiten-Dialog öffnen

Oben rechts auf Bearbeiten. Es öffnet sich derselbe Dialog wie beim Anlegen in der Vertragsliste, mit denselben drei Bereichen — Vertrag, Einzieher und Auto-Matching; die Felder sind bei den Verträgen im Einzelnen beschrieben. Speichern meldet „Erfolgreich gespeichert" und aktualisiert die Seite an Ort und Stelle — du bleibst auf der Detailseite. Lässt du das Pflichtfeld Name leer und speicherst, erscheint die Fehlermeldung direkt am Feld sowie als Sammel-Hinweis. Schließen verwirft die Eingabe; hast du etwas geändert, fragt flinkest vorher unter der Überschrift Ungespeicherte Änderungen nach — Ja, Änderungen verwerfen schließt den Dialog, Zurück zur Bearbeitung bringt dich zurück ins Formular.

Was eine Änderung bewirkt. Sie gilt ab dem nächsten Abgleich. Bereits erzeugte Buchungen bleiben, wie sie sind — auch dann, wenn du das Buchungskonto, die Kostenstelle oder den Kostenschlüssel umstellst oder die Vertragsnummer änderst. Die Belegnummer, mit der eine Vertragsbuchung in den Buchhaltungsexport geht, wird beim Verknüpfen festgeschrieben und wandert bei einer späteren Änderung der Vertragsnummer nicht mit — außer du baust die Buchung über Neu aufbauen neu auf. Soll eine schon gebuchte Zahlung den neuen Stand übernehmen, öffnest du die Transaktion in der Buchhaltungs-Übersicht und klickst im Kopf ihrer Buchungszeilen auf Neu aufbauen: Ihre Vertragsbuchung wird dann mit dem aktuellen Stand des Vertrags neu aufgebaut — immer über den ganzen Transaktionsbetrag, nur für diese eine Transaktion und nicht in einer abgeschlossenen Buchungsperiode. Das klappt nur, solange sonst nichts die Transaktion bucht: Ein verknüpfter Beleg und eine passende Bankregel gehen dem Vertrag vor, und steht auf der Transaktion eine von Hand angelegte Buchungszeile, entsteht keine Vertragsbuchung. Details dazu bei den Verträgen.

Direkt nach dem Anlegen aus einem PDF

Hast du den Vertrag in der Vertragsliste aus einem PDF anlegen lassen, öffnet sich diese Seite gleich mit dem Bearbeiten-Dialog. Darin steht oben „Der Vertrag wurde aus dem PDF gelesen. Bitte die Felder prüfen." — oder, wenn das Lesen nicht geklappt hat, „Der Vertrag konnte nicht automatisch gelesen werden. Das PDF ist angehängt – bitte die Felder ausfüllen." Hat flinkest den Lieferanten aus dem PDF nicht gefunden, kommt der Hinweis „Der Lieferant „…" aus dem Vertrag wurde nicht gefunden." dazu, mit der Schaltfläche Lieferant anlegen (nur wenn du Lieferanten bearbeiten darfst): Sie öffnet den Dialog Neuen Lieferanten anlegen, vorbelegt mit den Daten aus dem PDF — angelegt wird noch nichts, du prüfst die Angaben erst. Mit Speichern im Dialog entsteht der Lieferant, steht gleich im Feld Lieferant, und der Hinweis verschwindet; Schließen legt nichts an. Gespeichert wird der Vertrag danach wie gewohnt mit Speichern. Das PDF selbst liegt bereits im Reiter „Dokumente". Lädst du die Seite neu, öffnet sich der Dialog nicht noch einmal.

Vertrag löschen

Einen Vertrag endgültig entfernen

Oben rechts auf Löschen und die Rückfrage bestätigen; sie ist mit Löschen von und dem Vertragsnamen überschrieben. Anschließend erscheint „Der Vertrag wurde gelöscht" und du landest wieder in der Vertragsliste. Der Vertrag ist damit endgültig weg, samt seinen Dokumenten und der Verknüpfung zu bereits erkannten Abbuchungen.

Die Vertragsbuchungen gehen mit. Die Buchungen, die dieser Vertrag auf seinen Zahlungen erzeugt hat, werden mitgelöscht — auch von Hand nachbearbeitete —, damit keine Vertragsbuchung ohne Vertrag in den Buchhaltungsexport gelangt. Hängt an einer Transaktion noch ein zweiter Vertrag, bleibt ihre Vertragsbuchung stehen. Buchungen aus Belegen, aus Bankregeln und von Hand angelegte Zeilen bleiben unberührt. War eine Transaktion ausschließlich über diesen Vertrag zugeordnet — an keinem weiteren Vertrag und keinem Beleg mehr hängend — und stand sie auf erledigt, springt sie zurück auf offen: Du findest sie danach wieder unter den offenen Transaktionen in der Buchhaltungs-Übersicht und kontierst sie neu. Hing sie noch an einem weiteren Vertrag oder Beleg, bleibt sie erledigt.

Liegt eine der Vertragsbuchungen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode, wird der Vertrag nicht gelöscht — auch keine seiner Verknüpfungen — und es erscheint „Diese Buchungsperiode ist abgeschlossen und kann nicht mehr geändert werden." Schlägt das Löschen aus diesem oder einem anderen Grund fehl, bleibst du auf der Seite und ein Fehler-Toast nennt den Grund.

Verwandte Seiten

• Verträge
• Buchhaltungs-Übersicht
• Bankkonto-Details
• Bankkonten
• Sachkonten
• Buchhaltungsexport
• Lieferantendetails
• Eingangsrechnungen
• Benutzer

Häufige Fragen

Warum sehe ich den Reiter „Zahlungen" nicht? Weil er an der Berechtigung hängt, Bankkonten zu sehen. Ohne sie zeigt die Seite nur Details, Dokumente und das Änderungsprotokoll. Wer den Reiter braucht, lässt sich das Recht in der Benutzerverwaltung geben.

Der Reiter „Zahlungen" ist leer, obwohl das Geld abgebucht wird — woran liegt das? Meist am Buchungstext des Vertrags. Er muss wörtlich im Verwendungszweck der Banktransaktion vorkommen; Platzhalter gibt es nicht, ein leeres Feld schließt den Vertrag vom Abgleich ganz aus. Sieh dir den Verwendungszweck einer echten Abbuchung an und kürze den Buchungstext auf den Teil, der jedes Mal gleich bleibt. Möglich ist auch, dass eine Regel des Bankkontos die Transaktion schon vorher abgeschlossen hat.

Kann ich hier eine Zahlung von Hand zuordnen? Nein, im Reiter „Zahlungen“ lässt sich keine Zahlung hinzufügen oder entfernen. Zuordnen und Lösen passiert in der Buchhaltungs-Übersicht: Transaktion öffnen, Reiter Verträge, Vertrag zuordnen. Danach steht die Zahlung auch hier.

Erinnert mich flinkest an die Kündigungsfrist dieses Vertrags? Von selbst nicht — ein Vertrag hat weder Laufzeit noch Frist noch Status. Wer eine Frist im Blick behalten will, legt sich im Feld Aktivitäten eine Aufgabe mit Fälligkeitsdatum an oder notiert die Frist in der Beschreibung.

Was passiert mit den Buchungen, wenn ich den Vertrag lösche? Die Buchungen, die der Vertrag erzeugt hat, werden mitgelöscht — auch von Hand nachbearbeitete —, ebenso die Verknüpfungen zu seinen Zahlungen und die am Vertrag abgelegten Dokumente. Hängt an einer Transaktion noch ein zweiter Vertrag, bleibt ihre Vertragsbuchung stehen; Buchungen aus Belegen, Regeln und von Hand angelegte Zeilen bleiben ohnehin. Eine Transaktion, an der danach kein Vertrag und kein Beleg mehr hängt, springt zurück auf offen und taucht wieder unter den offenen Transaktionen der Buchhaltungs-Übersicht auf. Liegt eine der Vertragsbuchungen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode, lässt sich der Vertrag gar nicht löschen.