Bankkonto-Details

Hier landest du, wenn du unter Einstellungen → Buchhaltung → Bankkonten auf eine Zeile klickst: die Akte eines einzelnen Bankkontos mit seinen Umsätzen und dem Monatsverlauf. Die eigentliche Buchhaltung — einen Umsatz einem Beleg zuordnen (von Hand oder automatisch), auf ein Sachkonto buchen oder mehrere Umsätze auf einmal als erledigt markieren — passiert bewusst nicht hier, sondern gesammelt für alle Konten in der Buchhaltungs-Übersicht; diese Seite liefert dafür die Vorarbeit und einen Überblick zum Nachschlagen; ist die automatische Zuordnung nach der Synchronisation eingeschaltet, startet sie zusätzlich im Hintergrund, siehe Synchronisieren. Die Bankregeln, die wiederkehrende Umsätze automatisch vorsortieren, gelten firmenweit und werden deshalb auf einer eigenen Seite gepflegt — hier stößt du sie nur nach einer Synchronisierung für dieses Konto an. Wie der Rest der Einstellungen ist diese Seite nur für Benutzer mit der Rolle Administrator erreichbar.

Kopfzeile: Aktionen für dieses Konto

Rechts oben liegen, wenn dein Benutzer Bankkonten bearbeiten darf, mehrere Schaltflächen für das gesamte Konto; reicht der Platz nicht, wandern die selteneren davon automatisch in ein „…"-Menü. Ganz links im Breadcrumb führt Bankkonten zurück zur Liste, ein Eintrag im „Zuletzt besucht"-Panel merkt sich diese Kontoakte zusätzlich.

Synchronisieren

Ganz rechts, farblich hervorgehoben als grüner Hauptknopf, sitzt Synchronisieren — sobald das Konto einmal mit einer Bank verbunden wurde. Es holt die neuesten Umsätze direkt von FinAPI. Ist dafür eine erneute Bestätigung in einem Bankfenster nötig, öffnet es sich automatisch; blockiert der Browser das Fenster, weist flinkest darauf hin, Pop-ups zu erlauben.

Regeln nach dem Abholen. Ist die Abholung durch, fragt flinkest Sollen jetzt alle aktiven Regeln ausgeführt werden? Bestätigst du, laufen alle aktiven Bankregeln, die für dieses Konto gelten — firmenweite ebenso wie die auf dieses Konto eingeschränkten —, in einem einzigen Durchgang über alle offenen Transaktionen dieses Kontos, nicht nur über die gerade abgeholten. Danach zeigt flinkest einen Bericht: je Regel, die etwas bewirkt hat, wie viele der geprüften Transaktionen sie verändert hat, und darunter diese Umsätze; dabei vermerkt flinkest, ob ein Konto zugewiesen (Konto zugewiesen) oder die Transaktion als erledigt markiert wurde — andere Wirkungen wie ein zugewiesener Kontakt oder ein Kommentar stehen dort nicht eigens. Regeln ohne Treffer tauchen im Bericht nicht auf; hat keine einzige Regel etwas verändert, erscheint statt des Berichts nur der Hinweis Keine Regel hat auf eine Transaktion zugetroffen. Eine firmenweite Regel lässt dieses Konto allerdings aus, solange es archiviert ist oder in den Buchhaltungs-Einstellungen unter Von der Vollständigkeitsprüfung ausgeschlossene Bankkonten steht.

Nächtlicher Abruf. Damit du nicht jeden Morgen selbst synchronisieren musst, kann flinkest die Umsätze auch nachts abholen — aber nur, wenn in den Buchhaltungs-Einstellungen Bankkonten jede Nacht synchronisieren eingeschaltet ist; ab Werk ist das aus. Der Abruf läuft dann einmal pro Nacht in einer festen Nachtstunde zwischen 2 und 5 Uhr (je nach Betrieb) über alle verbundenen, nicht archivierten Bankkonten. Konten, bei denen die Bank gerade eine erneute Bestätigung verlangt (starke Kundenauthentifizierung, kurz SCA), überspringt er; verlangt die Bank sie erst während des nächtlichen Abrufs, bleibt das Konto auf Erneute Anmeldung erforderlich stehen. Diese Bestätigung kann nur ein Mensch geben — über Synchronisieren hier (bzw. Erneut anmelden im Reiter Übersicht). Ohne die Einstellung kommen neue Umsätze nur über diese Schaltfläche oder Jetzt synchronisieren in der Buchhaltungs-Übersicht.

Automatisch zuordnen nach der Synchronisation. Ist für dieses Konto im Bearbeiten-Dialog Eingeschaltet gewählt — oder steht das Feld dort leer und ist in den Buchhaltungs-Einstellungen Nach jeder Bank-Synchronisation automatisch zuordnen eingeschaltet (ab Werk aus) —, startet flinkest nach jedem Abruf mit neuen Umsätzen — von Hand oder nachts — im Hintergrund dieselbe automatische Zuordnung wie in der Buchhaltungs-Übersicht, nur ohne deren Dialog. Anders als die Regeln nach dem Abholen nimmt sie sich ausschließlich die gerade neu abgeholten, noch offenen Transaktionen vor; Transaktionen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode lässt sie aus. Für ein Konto, das in den Buchhaltungs-Einstellungen unter Bankkonten von der Vollständigkeitsprüfung ausnehmen steht, läuft sie nicht.

Bankkonto verbinden

Solange das Konto noch mit keiner Bank verbunden ist, steht an derselben Stelle stattdessen Bankkonto verbinden — es startet denselben FinAPI-Anmeldevorgang wie beim Neuanlegen eines Kontos über die Liste, nur für dieses bereits bestehende Konto. Hast du schon eine Bank verbunden, deren weitere Konten noch keinem Konto in flinkest zugeordnet sind, bietet flinkest diese zuerst im Dialog Bankkonto auswählen an: Ein Klick auf ein Konto verknüpft es mit diesem Konto, Andere Bank verbinden führt stattdessen zum Anmeldeformular einer weiteren Bank. Der Umweg ist nötig, weil FinAPI eine zweite Anmeldung mit denselben Bankzugangsdaten ablehnt. Das ist der Weg, um ein manuell angelegtes Konto nachträglich mit einer echten Bank zu verbinden, ohne es neu anzulegen. Bei einer fehlgeschlagenen oder abgelaufenen Verbindung stößt Erneut anmelden im Reiter Übersicht denselben Vorgang erneut an.

Konto bearbeiten

Über Bearbeiten in der Kopfzeile.

Der Dialog Bearbeiten zeigt die Felder Name, Buchhaltungskonto — die Zuordnung im Kontenplan für den Buchhaltungsexport; bei Einnahmen-Ausgaben-Rechnern wird dieses Konto für die Banktransaktionen verwendet —, Buchungssymbol, Automatisch zuordnen nach Synchronisation und Kontostand zu Beginn. Speichern übernimmt die Änderungen. Der Kontostand zu Beginn lässt sich hier nur dauerhaft ändern, solange das Konto nicht mit einer Bank verbunden ist — bei einer laufenden Verbindung überschreibt die nächste Synchronisierung einen Handeintrag wieder mit dem von der Bank gemeldeten Wert. Bei einer Kassa oder einem Bankomat-Konto zeigt derselbe Dialog zusätzlich das Feld Zugewiesen an: Trägst du hier einen Mitarbeiter ein, darf nur er in diese Kassa buchen, leer bleibt sie für alle geteilt nutzbar — solche Konten verwaltest du im Alltag aber besser direkt unter Einstellungen → Kassen, wo sie eine eigene Übersicht haben. IBAN, BIC, Bankname und der Kontotyp selbst sind hier nicht änderbar — sie kommen entweder direkt von FinAPI oder sind seit der Anlage fixiert.

Buchungssymbol. Führst du mehrere Bankkonten oder Kassen, lassen sie sich im Buchhaltungsexport als eigene Journale auseinanderhalten (etwa B1, B2, K1). Dafür trägst du hier ein eigenes Buchungssymbol mit höchstens 4 Zeichen ein; die Buchungen der Transaktionen dieses Kontos tragen es dann im Export. Bleibt das Feld leer, gilt das Bank- bzw. Kassasymbol aus den Buchhaltungs-Einstellungen. Eine Buchungszeile, für die eine Bankregel oder du selbst ein anderes Symbol festgelegt hast, behält dieses. Änderst du das Symbol später, zieht flinkest die noch nicht exportierten Buchungen dieses Kontos mit dem bisherigen Symbol auf das neue nach — außer in bereits abgeschlossenen Buchungsperioden; was schon exportiert ist, bleibt, wie es an die Kanzlei ging.

Automatisch zuordnen nach Synchronisation. Hier legst du fest, ob nach jedem Abruf neuer Umsätze für dieses Konto gleich die automatische Zuordnung laufen soll: Eingeschaltet oder Ausgeschaltet gilt nur für dieses Konto; bleibt das Feld leer (angezeigt als Wie in den Buchhaltungseinstellungen), gilt die Einstellung Nach jeder Bank-Synchronisation automatisch zuordnen aus den Buchhaltungs-Einstellungen. Bei einer Kassa fehlt das Feld, weil eine Kassa nie mit einer Bank synchronisiert wird.

Exportieren

Exportieren in der Kopfzeile öffnet den Dialog Transaktionen exportieren: Du wählst einen Zeitraum (aktueller Monat, letzter Monat, vor zwei Monaten oder ein selbst gewählter Bereich) und über Belege einschließen bzw. Dokumente einschließen, ob verknüpfte Belege und Dokumente mit ins Paket sollen. Exportieren oben rechts im Dialog erzeugt daraus ein ZIP-Archiv mit einer Excel-Liste und einem PDF der Transaktionen dieses Zeitraums, ergänzt um die eingeschlossenen Belege und Dokumente — gedacht für Prüfung oder Steuerberater, unabhängig vom reinen Tabellen-Export im Reiter Transaktionen.

Archivieren oder reaktivieren

Im ⋮-Menü. Ein nicht mehr genutztes Konto soll aus der aktiven Kontenauswahl verschwinden, ohne seine Historie zu verlieren — die Alternative zum (ggf. blockierten) Löschen. Ausführlich beschrieben bei den Bankkonten.

Konto löschen

Ebenfalls im ⋮-Menü, mit Sicherheitsabfrage (Kontoname im Dialogtitel). Ist kein Umsatz des Kontos mit einem Beleg verknüpft, wird es vollständig entfernt und du landest zurück auf der Liste. War es das letzte Konto einer Bankverbindung, entfernt flinkest auch die Verbindung bei FinAPI — so lässt sich dieselbe Bank später wieder neu verbinden. Mit dem Konto verschwinden auch die Bankregeln, die ausdrücklich nur für dieses Konto gelten, samt ihren Protokolleinträgen; firmenweite Regeln bleiben bestehen und arbeiten für die übrigen Konten weiter. Hängt bereits ein Beleg an einem Umsatz dieses Kontos, verweigert flinkest das Löschen — auch das ist bei den Bankkonten genauer erklärt.

Reiter Übersicht: Saldo, Details und Bankverbindung

Einnahmen & Ausgaben im Monatsverlauf

Ganz oben zeigt ein Balkendiagramm Einnahmen & Ausgaben je Monat, grün gegen rot, für bis zu zwölf Monate inklusive dem laufenden — ein schneller Trendüberblick, bevor du dich durch die Einzeltransaktionen arbeitest. Ohne Umsätze in diesem Zeitraum bleibt das Diagramm ausgeblendet.

Saldo und Kontostand zu Beginn

Im Block Allgemein stehen der Anfangssaldo (in flinkest beschriftet mit demselben Feldnamen wie im Bearbeiten-Dialog, hier aber mit einem kleinen Tippfehler versehen) und der aktuelle Saldo, grün bei einem positiven, rot bei einem negativen Betrag. Der Saldo ist die Summe aus dem Anfangssaldo und allen Zahlungen dieses Kontos — abgeholten, importierten und von Hand erfassten —, unabhängig davon, ob sie schon einem Beleg zugeordnet sind. flinkest rechnet ihn nach jedem Anlegen, Ändern oder Löschen einer Zahlung sofort neu, er stimmt also immer mit dem aktuellen Stand überein. Bei einem verbundenen Konto zieht flinkest den Anfangssaldo nach jeder erfolgreichen Synchronisierung automatisch aus dem von der Bank gemeldeten Kontostand nach — ein Handeintrag im Bearbeiten-Dialog überlebt eine solche Synchronisierung also nicht.

Details: Bank, IBAN, BIC, Kontonummer

Der Block Details zeigt read-only Name der Bank, IBAN, BIC und Kontonummer — Änderungen daran gehen nur über eine echte FinAPI-Verbindung, nicht über diese Seite.

Bankverbindungsstatus

Der Block Bankverbindung zeigt den Status der Anbindung an FinAPI, unseren Open-Banking-Partner (ausführlich erklärt bei den Bankkonten):

• Nicht verbunden, solange kein Bankkonto ausgewählt wurde. Das gilt auch für ein Bankkonto, das über Konto manuell anlegen eingetragen wurde und noch nie mit einer echten Bank verbunden war.
• Verbunden (grün) bei einer laufenden Verbindung, dazu das verbundene Konto und der Zeitpunkt der letzten Synchronisierung.
• Transaktionen werden synchronisiert..., während eine Abholung läuft.
• Fehler (rot), mit der Fehlermeldung der Bank darunter und einer Schaltfläche Erneut versuchen. Bricht eine Synchronisierung ab, bevor sie fertig ist, springt die Anzeige ebenfalls auf Fehler, mit dem Hinweis „Die letzte Synchronisierung wurde unterbrochen. Bitte synchronisiere erneut." — dann einfach erneut synchronisieren.
• Erneute Anmeldung erforderlich, wenn die Bank eine erneute Bestätigung verlangt, mit einer Schaltfläche Erneut anmelden.
• Bankdaten möglicherweise veraltet, wenn die letzte erfolgreiche Abholung der Bank zu lange zurückliegt, dazu der Zeitpunkt der letzten Bank-Aktualisierung und Synchronisierung.
• Kontostand noch nicht abgeglichen, wenn eine Abholung zwar durchgelaufen ist, der von der Bank gemeldete Kontostand aber (noch) nicht mit dem in flinkest berechneten übereinstimmt — beide Beträge stehen daneben.

Live-Verifizierung der Verbindung

Zeigt der gespeicherte Status Verbunden, prüft flinkest beim Öffnen der Seite zusätzlich live bei FinAPI, ob dieses System tatsächlich noch Zugriff auf die Verbindung hat — kurz erscheint Verbindung wird geprüft…. Schlägt die Prüfung fehl, etwa nach dem Einspielen eines Datenbankstands aus einer anderen Umgebung, steht dort Nicht verbunden (kein Zugriff in dieser Umgebung), obwohl der gespeicherte Status „Verbunden" meldet — der gespeicherte Status allein wird also nicht blind vertraut.

Reiter Transaktionen: suchen, filtern, bearbeiten

Nach Status filtern

Die Toolbar bietet, außer auf dem Smartphone, links einen Umschalter Alle / Offen / Erledigt — offene Transaktionen sind die eigentliche Arbeitsliste, dieser Schnellfilter springt direkt dorthin.

Volltextsuche

Daneben durchsucht ein Suchfeld Auftraggeber/Empfänger und Verwendungszweck, schon während du tippst.

Erweiterte Filter

Rechts öffnet ein Trichter-Symbol die Filterleiste Filter & Sortierung mit Feldern für Betrag, Buchungsdatum, Transaktionstyp, Transaktionsnummer, Auftraggeber/Empfänger und Buchhaltungsexport-Datum. Gesetzte Filter erscheinen darunter als Chips mit Alle löschen.

Der Reiter Sortieren in dieser Filterleiste wirkt sich auf nichts aus — weder er noch ein Klick auf eine Spaltenüberschrift ändert die Reihenfolge der Liste; sie bleibt fest nach Buchungsdatum, neueste zuerst, sortiert.

Einzelne Transaktion als erledigt oder offen markieren

Jede Zeile zeigt links einen Schalter, mit dem du eine einzelne Transaktion direkt als erledigt oder wieder als offen markierst; beim Markieren als erledigt fragt flinkest zur Sicherheit noch einmal nach. Daneben stehen Auftraggeber/Empfänger mit dem Verwendungszweck darunter, das Buchungsdatum und rechts der Betrag — grün bei einer Gutschrift, rot bei einer Abbuchung. Eine Mehrfachauswahl gibt es in dieser Liste nicht — mehrere Transaktionen auf einmal erledigst du in der Buchhaltungs-Übersicht.

Transaktions-Detailleiste öffnen

Ein Klick auf eine Zeile öffnet rechts eine Detailleiste mit Betrag, Datum, Status (Offen/Erledigt), dem Verwendungszweck, weiteren Angaben wie Transaktionstyp und — bei einer Fremdwährungstransaktion — Originalbetrag und Wechselkurs, sowie den bereits verknüpften Belegen und Buchungszeilen. Diese Leiste zeigt nur an, sie hat bewusst keine Bedienelemente zum Zuordnen oder Kontieren: Zugeordnet und kontiert wird in der Buchhaltungs-Übersicht. Ein Klick auf einen verknüpften Beleg öffnet ihn in einem neuen Tab, je nach Art in den Rechnungsdetails oder im Eingangsbeleg im Detail.

Von der Detailleiste in die Buchhaltung springen

Die Schaltfläche In der Buchhaltung öffnen führt direkt in die Buchhaltungs-Übersicht, mit vorausgewähltem Buchungszeitraum und dieser Transaktion — so musst du sie dort nicht erst erneut suchen.

Transaktionen exportieren

Unten links liegt ein eigenes Download-Symbol, mit dem sich nur diese Liste als CSV, Excel, PDF oder JSON exportieren lässt — zu unterscheiden von Exportieren in der Kopfzeile, das ein vollständiges Belegpaket für das ganze Konto erzeugt.

Bankregeln für dieses Konto

Eine Bankregel erkennt wiederkehrende Umsätze an Merkmalen wie Betrag, Verwendungszweck oder Name und IBAN der Gegenseite und nimmt dir die immer gleiche Nacharbeit ab: Buchungszeilen anlegen, einen Kontakt zuweisen, die Transaktion als erledigt markieren, einen Kommentar hinterlegen. Einen Beleg ordnet eine Regel nie zu — Belege verknüpfst du in der Buchhaltungs-Übersicht oder am Beleg selbst.

Angelegt und gepflegt werden Regeln nicht in den Kontodetails, sondern unter Einstellungen → Buchhaltung → Bankregeln. Dort legst du je Regel fest, ob sie für alle Bankkonten gilt oder nur für ein bestimmtes, und dort steht auch das Protokoll, welche Regel wann welche Transaktion verändert hat. In den Kontodetails stößt du die Regeln nur noch an — nach einer Synchronisierung, für die offenen Transaktionen dieses Kontos.

Aktivitäten, Dokumente und Änderungsprotokoll

Rechts neben den beiden Reitern liegen dieselben zwei Panels wie auf jeder anderen Detailseite: Aktivitäten für Aufgaben zu diesem Bankkonto (mit den Reitern Bevorstehend und durchgeführt) und Dokumente zum Ablegen von Dateien, die zum Konto gehören, aber selbst kein Umsatz oder Beleg sind. Ganz rechts in der Reiterleiste sitzt außerdem, nur mit einem Uhr-Symbol statt einer Beschriftung, das Änderungsprotokoll — eine Zeitleiste, wer das Konto angelegt oder geändert hat.

Verwandte Seiten

• Bankkonten
• Bankregeln
• Buchhaltungs-Übersicht
• Sachkonten
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Buchhaltungsexport
• Rechnungsdetails
• Eingangsbeleg im Detail

Häufige Fragen

Warum ist eine Rechnung schon als bezahlt markiert, obwohl ich sie noch nicht kontiert habe? Sie wurde einer Transaktion zugeordnet – etwa in der Buchhaltungs-Übersicht über die automatische Zuordnung oder am Beleg selbst über Zahlung erfassen. Der Zahlungsstatus hängt nur an dieser Zuordnung, nicht an der Kontierung: Erreichen die zugeordneten Zahlungen die Belegsumme, gilt die Rechnung als bezahlt; deckt die Transaktion nur einen Teil, steht sie auf teilweise bezahlt.

Warum kann ich eine Transaktion hier nicht direkt einem Beleg zuordnen oder kontieren? Diese Seite zeigt Transaktionen nur an. Zugeordnet und kontiert wird zentral für alle Bankkonten in der Buchhaltungs-Übersicht — die Detailleiste einer Transaktion führt dich über In der Buchhaltung öffnen direkt dorthin.

Wie markiere ich mehrere Transaktionen auf einmal als erledigt oder ordne Belege automatisch zu? Beides geht in der Buchhaltungs-Übersicht, nicht in den Bankkonto-Details: Dort wählst du in der Transaktionsliste mehrere Buchungen aus und erledigst sie gemeinsam, und die automatische Zuordnung schlägt passende Belege vor; ist die automatische Zuordnung nach der Synchronisation eingeschaltet, startet sie zusätzlich im Hintergrund, siehe Synchronisieren. Hier markierst du Transaktionen von Hand nur einzeln über den Schalter in ihrer Zeile; wiederkehrende Umsätze erledigt eine Bankregel mit Transaktion als erledigt markieren automatisch.

Wo sind die Reiter Regeln und Protokoll aus den Kontodetails hin? Beide gibt es hier nicht mehr. Bankregeln gelten jetzt firmenweit — wahlweise eingeschränkt auf ein einzelnes Konto — und werden samt ihrem Protokoll unter Einstellungen → Buchhaltung → Bankregeln gepflegt. In den Kontodetails laufen sie nur noch auf Nachfrage nach einer Synchronisierung über die offenen Transaktionen dieses Kontos.

Warum ändert sich der von mir eingetragene Anfangssaldo von selbst wieder? Bei einem verbundenen Konto berechnet flinkest den Anfangssaldo nach jeder erfolgreichen Synchronisierung neu aus dem von der Bank gemeldeten Kontostand. Ein Handeintrag im Bearbeiten-Dialog bleibt deshalb nur bei einem nicht verbundenen Konto dauerhaft erhalten.

Warum wirkt der Reiter Sortieren in der Filterleiste der Transaktionen nicht? Die Transaktionsliste ist derzeit fest nach Buchungsdatum sortiert; weder der Reiter Sortieren noch ein Klick auf eine Spaltenüberschrift ändert daran etwas.

Wer ist FinAPI, und sieht flinkest meine Bankdaten? FinAPI ist unser Open-Banking-Partner für die Bankanbindung — ein in Deutschland von der BaFin zugelassener Kontoinformationsdienst. Die Verbindung zu deiner Bank und das Abholen der Umsätze laufen technisch über FinAPI; deine Online-Banking-Zugangsdaten sieht flinkest dabei nie. Mehr dazu bei den Bankkonten.