Bankkonto-Details

Hier landest du, wenn du unter Einstellungen → Buchhaltung → Bankkonten auf eine Zeile klickst: die Akte eines einzelnen Bankkontos mit seinen Umsätzen, dem Monatsverlauf und den Regeln, die neue Umsätze automatisch vorsortieren. Die eigentliche Kontierung — ein Umsatz einem Beleg zuordnen oder auf ein Sachkonto buchen — passiert bewusst nicht hier, sondern gesammelt für alle Konten in der Buchhaltungs-Übersicht; diese Seite liefert dafür die Vorarbeit und einen Überblick zum Nachschlagen. Wie der Rest der Einstellungen ist diese Seite nur für Benutzer mit der Rolle Administrator erreichbar.

Kopfzeile: Aktionen für dieses Konto

Rechts oben liegen, wenn dein Benutzer Bankkonten bearbeiten darf, mehrere Schaltflächen für das gesamte Konto; reicht der Platz nicht, wandern die selteneren davon automatisch in ein „…"-Menü. Ganz links im Breadcrumb führt Bankkonten zurück zur Liste, ein Eintrag im „Zuletzt besucht"-Panel merkt sich diese Kontoakte zusätzlich.

Synchronisieren

Ganz rechts, farblich hervorgehoben als grüner Hauptknopf, sitzt Synchronisieren — sobald das Konto einmal mit einer Bank verbunden wurde. Es holt die neuesten Umsätze direkt von FinAPI. Ist dafür eine erneute Bestätigung in einem Bankfenster nötig, öffnet es sich automatisch; blockiert der Browser das Fenster, weist flinkest darauf hin, Pop-ups zu erlauben. Nach einer erfolgreichen Abholung fragt flinkest Sollen jetzt alle aktiven Regeln ausgeführt werden? — bestätigst du das, laufen alle aktiven Regeln des Kontos der Reihe nach über die neu angekommenen offenen Transaktionen, mit einer Erfolgsmeldung je Regel und einem abschließenden Regel-Bericht: einer Liste je Regel mit den betroffenen Transaktionen und was sich dabei geändert hat, oder dem Hinweis, dass keine Transaktion geändert wurde. flinkest ruft die Umsätze verbundener Konten auch von selbst regelmäßig im Hintergrund über FinAPI ab — ein manuelles Synchronisieren ist also kein Muss, sondern vor allem dann sinnvoll, wenn du sofort aktuelle Daten brauchst. Braucht eine Verbindung dabei Aufmerksamkeit, informiert flinkest zusätzlich per E-Mail die aktiven Administratoren.

Bankkonto verbinden

Solange das Konto noch mit keiner Bank verbunden ist, steht an derselben Stelle stattdessen Bankkonto verbinden — es startet denselben FinAPI-Anmeldevorgang wie beim Neuanlegen eines Kontos über die Liste, nur für dieses bereits bestehende Konto. Das ist der Weg, um ein manuell angelegtes Konto nachträglich mit einer echten Bank zu verbinden, ohne es neu anzulegen. Bei einer fehlgeschlagenen oder abgelaufenen Verbindung stößt Erneut anmelden im Reiter Übersicht denselben Vorgang erneut an.

Konto bearbeiten

Über Bearbeiten in der Kopfzeile.

Der Dialog Bearbeiten zeigt die Felder Name, Buchhaltungskonto — das Sachkonto, auf das dieses Bankkonto für den BMD-Export gebucht wird; bei Einzelunternehmen wird darüber auch der Kontostand selbst verbucht — und Kontostand zu Beginn. Speichern übernimmt die Änderungen. Der Kontostand zu Beginn lässt sich hier nur dauerhaft ändern, solange das Konto nicht mit einer Bank verbunden ist — bei einer laufenden Verbindung überschreibt die nächste Synchronisierung einen Handeintrag wieder mit dem von der Bank gemeldeten Wert. Bei einer Kassa oder einem Bankomat-Konto zeigt derselbe Dialog zusätzlich das Feld Zugewiesen an: Trägst du hier einen Mitarbeiter ein, darf nur er in diese Kassa buchen, leer bleibt sie für alle geteilt nutzbar — solche Konten verwaltest du im Alltag aber besser direkt unter Einstellungen → Kassen, wo sie eine eigene Übersicht haben. IBAN, BIC, Bankname und der Kontotyp selbst sind hier nicht änderbar — sie kommen entweder direkt von FinAPI oder sind seit der Anlage fixiert.

Belege automatisch zuweisen

Sucht unter allen offenen Transaktionen dieses Kontos nach passenden Belegen: Ein- und Ausgangsrechnungen sowie Gutschriften mit übereinstimmendem Betrag, bei denen zusätzlich entweder die Belegnummer im Verwendungszweck vorkommt oder der Name der Gegenseite passt — ein Betrag allein reicht nie als Vorschlag. Findet sich nichts, meldet flinkest Keine passenden Kandidaten gefunden; sonst öffnet sich ein Fenster mit jeder offenen Transaktion und ihren Kandidaten zur Auswahl, dazu die Option Überspringen - Nicht zuweisen. Ein Kandidat mit exaktem Betrag und übereinstimmender Belegnummer oder Gegenseite ist bereits vorausgewählt, alle anderen nicht. Zuordnungen übernehmen verknüpft die ausgewählten Kandidaten und markiert die jeweilige Transaktion sofort als erledigt — mit dem vollen Betrag des Belegs als Zuordnungsbetrag, unabhängig davon, ob die Transaktion diesen Betrag tatsächlich deckt. Ein Beleg gilt dabei als bezahlt, sobald die Summe seiner Zuordnungsbeträge seine Belegsumme erreicht; das ist eine eigene Rechnung, die von der Zuordnung hier ausgelöst, aber nicht auf dieser Seite geführt wird. Dafür genügt dieselbe Berechtigung wie fürs Öffnen des Dialogs — Bankkonten bearbeiten.

Exportieren

Exportieren in der Kopfzeile öffnet den Dialog Transaktionen exportieren: Du wählst einen Zeitraum (aktueller Monat, letzter Monat, vor zwei Monaten oder ein selbst gewählter Bereich) und über Belege einschließen bzw. Dokumente einschließen, ob verknüpfte Belege und Dokumente mit ins Paket sollen. Export starten erzeugt daraus ein ZIP-Archiv mit einer Excel-Liste und einem PDF der Transaktionen dieses Zeitraums, ergänzt um die eingeschlossenen Belege und Dokumente — gedacht für Prüfung oder Steuerberater, unabhängig vom reinen Tabellen-Export im Reiter Transaktionen.

Archivieren oder reaktivieren

Im ⋮-Menü. Ein nicht mehr genutztes Konto soll aus der aktiven Kontenauswahl verschwinden, ohne seine Historie zu verlieren — die Alternative zum (ggf. blockierten) Löschen. Ausführlich beschrieben bei den Bankkonten.

Konto löschen

Ebenfalls im ⋮-Menü, mit Sicherheitsabfrage (Kontoname im Dialogtitel). Ist kein Umsatz des Kontos mit einem Beleg verknüpft, wird es vollständig entfernt und du landest zurück auf der Liste. Hängt bereits ein Beleg an einem Umsatz dieses Kontos, verweigert flinkest das Löschen — auch das ist bei den Bankkonten genauer erklärt.

Reiter Übersicht: Saldo, Details und Bankverbindung

Einnahmen & Ausgaben im Monatsverlauf

Ganz oben zeigt ein Balkendiagramm Einnahmen & Ausgaben je Monat, grün gegen rot, für bis zu zwölf Monate inklusive dem laufenden — ein schneller Trendüberblick, bevor du dich durch die Einzeltransaktionen arbeitest. Ohne Umsätze in diesem Zeitraum bleibt das Diagramm ausgeblendet.

Saldo und Kontostand zu Beginn

Im Block Allgemein stehen der Anfangssaldo (in flinkest beschriftet mit demselben Feldnamen wie im Bearbeiten-Dialog, hier aber mit einem kleinen Tippfehler versehen) und der aktuelle Saldo, grün bei einem positiven, rot bei einem negativen Betrag. Der Saldo ist die Summe aus dem Anfangssaldo und allen abgeholten Umsätzen, unabhängig davon, ob sie schon einem Beleg zugeordnet sind. Bei einem verbundenen Konto zieht flinkest den Anfangssaldo nach jeder erfolgreichen Synchronisierung automatisch aus dem von der Bank gemeldeten Kontostand nach — ein Handeintrag im Bearbeiten-Dialog überlebt eine solche Synchronisierung also nicht.

Details: Bank, IBAN, BIC, Kontonummer

Der Block Details zeigt read-only Name der Bank, IBAN, BIC und Kontonummer — Änderungen daran gehen nur über eine echte FinAPI-Verbindung, nicht über diese Seite.

Bankverbindungsstatus

Der Block Bankverbindung zeigt den Status der Anbindung an FinAPI, unseren Open-Banking-Partner (ausführlich erklärt bei den Bankkonten):

• Nicht verbunden, solange kein Bankkonto ausgewählt wurde. Das gilt auch für ein Bankkonto, das über Konto manuell anlegen eingetragen wurde und noch nie mit einer echten Bank verbunden war.
• Verbunden (grün) bei einer laufenden Verbindung, dazu das verbundene Konto und der Zeitpunkt der letzten Synchronisierung.
• Transaktionen werden synchronisiert..., während eine Abholung läuft.
• Fehler (rot), mit der Fehlermeldung der Bank darunter und einer Schaltfläche Try again — diese Beschriftung fehlt bislang in der Übersetzung und erscheint deshalb auf Englisch.
• Erneute Anmeldung erforderlich, wenn die Bank eine erneute Bestätigung verlangt, mit einer Schaltfläche Erneut anmelden.
• Bankdaten möglicherweise veraltet, wenn die letzte erfolgreiche Abholung der Bank zu lange zurückliegt, dazu der Zeitpunkt der letzten Bank-Aktualisierung und Synchronisierung.
• Kontostand noch nicht abgeglichen, wenn eine Abholung zwar durchgelaufen ist, der von der Bank gemeldete Kontostand aber (noch) nicht mit dem in flinkest berechneten übereinstimmt — beide Beträge stehen daneben.

Live-Verifizierung der Verbindung

Zeigt der gespeicherte Status Verbunden, prüft flinkest beim Öffnen der Seite zusätzlich live bei FinAPI, ob dieses System tatsächlich noch Zugriff auf die Verbindung hat — kurz erscheint Verbindung wird geprüft…. Schlägt die Prüfung fehl, etwa nach dem Einspielen eines Datenbankstands aus einer anderen Umgebung, steht dort Nicht verbunden (kein Zugriff in dieser Umgebung), obwohl der gespeicherte Status „Verbunden" meldet — der gespeicherte Status allein wird also nicht blind vertraut.

Reiter Transaktionen: suchen, filtern, bearbeiten

Nach Status filtern

Die Toolbar bietet, außer auf dem Smartphone, links einen Umschalter Alle / Offen / Erledigt — offene Transaktionen sind die eigentliche Arbeitsliste, dieser Schnellfilter springt direkt dorthin.

Volltextsuche

Daneben durchsucht ein Suchfeld Auftraggeber/Empfänger und Verwendungszweck, schon während du tippst.

Erweiterte Filter

Rechts öffnet ein Trichter-Symbol die Filterleiste Filter & Sortierung mit Feldern für Betrag, Buchungsdatum, Transaktionstyp, Transaktionsnummer, Auftraggeber/Empfänger und BMD-Export-Datum. Gesetzte Filter erscheinen darunter als Chips mit Alle löschen.

Der Reiter Sortieren in dieser Filterleiste wirkt sich auf nichts aus — weder er noch ein Klick auf eine Spaltenüberschrift ändert die Reihenfolge der Liste; sie bleibt fest nach Buchungsdatum, neueste zuerst, sortiert.

Mehrere Transaktionen auf einmal als erledigt markieren

Ganz links liegt zusätzlich ein Kontrollkästchen, das eine Mehrfachauswahl einschaltet: Sobald du Zeilen ankreuzt, erscheint darüber eine Leiste mit der Anzahl der Auswahl und Als erledigt markieren — die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn alle ausgewählten Transaktionen noch offen sind.

Einzelne Transaktion als erledigt oder offen markieren

Jede Zeile zeigt links einen Schalter, mit dem du eine einzelne Transaktion direkt als erledigt oder wieder als offen markierst; beim Markieren als erledigt fragt flinkest zur Sicherheit noch einmal nach. Daneben stehen Auftraggeber/Empfänger mit dem Verwendungszweck darunter, das Buchungsdatum und rechts der Betrag — grün bei einer Gutschrift, rot bei einer Abbuchung.

Transaktions-Detailleiste öffnen

Ein Klick auf eine Zeile öffnet rechts eine Detailleiste mit Betrag, Datum, Status (Offen/Erledigt), dem Verwendungszweck, weiteren Angaben wie Transaktionstyp und — bei einer Fremdwährungstransaktion — Originalbetrag und Wechselkurs, sowie den bereits verknüpften Belegen und Buchungszeilen. Diese Leiste zeigt nur an, sie hat bewusst keine Bedienelemente zum Zuordnen oder Kontieren: Alles Editierbare lebt ausschließlich in der Buchhaltungs-Übersicht. Ein Klick auf einen verknüpften Beleg öffnet ihn in einem neuen Tab, je nach Art in den Rechnungsdetails oder im Eingangsbeleg im Detail.

Von der Detailleiste in die Buchhaltung springen

Die Schaltfläche Open in accounting (auch diese Beschriftung fehlt bisher in der Übersetzung) führt direkt in die Buchhaltungs-Übersicht, mit vorausgewähltem Buchungszeitraum und dieser Transaktion — so musst du sie dort nicht erst erneut suchen.

Transaktionen exportieren

Unten links liegt ein eigenes Download-Symbol, mit dem sich nur diese Liste als CSV, Excel, PDF oder JSON exportieren lässt — zu unterscheiden von Exportieren in der Kopfzeile, das ein vollständiges Belegpaket für das ganze Konto erzeugt.

Reiter Regeln: automatische Vorsortierung

Oben links durchsucht ein Suchfeld die Regeln nach ihrem Namen, unabhängig von der Berechtigung zum Bearbeiten sichtbar. Jede Zeile der Liste zeigt den Namen der Regel (darunter der Hinweis „Markiert Transaktion als erledigt", wenn die Regel das tut), rechts daneben ihren Typ als Chip (Statische Regel oder KI-Regel), die Anzahl der hinterlegten Buchungszeilen und den Status Aktiv/Inaktiv. Fehlen Regeln ganz, steht der Hinweis „Noch keine Regeln definiert".

Regel anlegen oder bearbeiten

Rechts daneben liegt, mit der passenden Berechtigung, Regel hinzufügen; ein Klick auf eine bestehende Regel öffnet denselben Dialog zum Bearbeiten. Der Dialog Regel bearbeiten (beim Anlegen trägt derselbe Dialog den Titel Regel erstellen) zeigt Namen, einen Schalter Aktiv und die Wahl zwischen Statische Regeln und KI-Regel.

Statische Bedingungen

Bei einer statischen Regel legst du unter Konditionen eine oder mehrere Bedingungen fest, die eine Transaktion erfüllen muss — wahlweise nach Betrag, Verwendungszweck, Gegenkonto Name oder Gegenkonto IBAN, mit UND/ODER verknüpft und in beliebig vielen Gruppen zusammengefasst.

KI-Regel

Bei einer KI-Regel beschreibst du stattdessen in einem Freitextfeld, wann die Regel zutreffen soll; die KI entscheidet dann je Transaktion. Bleibt das Feld leer, bricht das Ausführen mit der Meldung „The AI rule has no description." ab — auch diese Meldung ist bislang nicht übersetzt.

Buchungszeilen bei Eigenkontierung

Bucht dein Unternehmen selbst (einstellbar in den Buchhaltungs-Einstellungen), trägst du zusätzlich Buchungszeilen ein — zu jeder Zeile Konto, Anteil in Prozent, Text, Steuercode, Steuer % sowie Buchsymbol, UID und Belegnr. für den BMD-Export; den daraus errechneten Betrag zeigt ein eigenes, schreibgeschütztes Feld Umsatzsteuer nur an, eintragen lässt er sich nicht. Bei Belegnr. öffnet ein Symbol eine Liste mit Platzhaltern (Transaktionsdatum, Transaktionsnummer, aktuelles Jahr, aktueller Monat, aktueller Tag) — trifft die Regel später auf eine Transaktion zu, ersetzt flinkest die eingesetzten Platzhalter durch die passenden Werte dieser Transaktion; bleibt das Feld leer, vergibt flinkest selbst eine Belegnummer. Die Prozentsätze müssen zusammen 100 % ergeben, sonst weist flinkest darauf hin. Führt stattdessen eine Buchhaltungskanzlei die Kontierung, entfällt dieser Abschnitt im Dialog, ohne dass bereits hinterlegte Buchungszeilen verloren gehen.

Weitere Wirkungen einer Regel

Zusätzlich kannst du Transaktion als erledigt markieren aktivieren und über Add comment to transaction einen Kommentar hinterlegen, der bei jedem Treffer an der Transaktion ergänzt wird — beides unabhängig davon, ob dein Unternehmen selbst kontiert.

Speichern und sofort ausführen

Speichern legt die Regel nur ab, Speichern & Ausführen führt sie danach sofort über die offenen Transaktionen aus und zeigt „{matched} von {total} Transaktionen zugeordnet". Schließt du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest vorher noch einmal nach.

Regel ausführen

Ausführen im Zeilenmenü prüft eine bestehende Regel sofort gegen alle offenen Transaktionen des Kontos und meldet, wie viele davon zugetroffen haben — mit derselben Rückfrage „Diese Regel auf alle offenen Transaktionen anwenden?" vorab.

Regel löschen

Löschen im Zeilenmenü, danach die Rückfrage bestätigen (mit dem Regelnamen im Dialogtitel). Bereits ausgeführte Zuordnungen bleiben dabei unangetastet, nur die Regel selbst verschwindet.

Regelliste exportieren

Auch diese Liste hat unten links ihr eigenes Export-Symbol, unabhängig vom Transaktions- oder Protokoll-Export.

Reiter Protokoll: was eine Regel wann verändert hat

Zeigt, sobald du den Reiter öffnest, jede bisherige tatsächliche Änderung — nicht jeden Lauf — einer Regel dieses Kontos: den Regelnamen mit Zeitpunkt darunter, die betroffene Transaktion und rechts, was die Regel dabei verändert hat — Konto zugewiesen und/oder als erledigt markiert. Eine Regel, die bei einem Lauf keine einzige Transaktion trifft, erzeugt bewusst keinen Protokolleintrag.

Von einem Protokolleintrag weiterspringen

Ein Klick auf den Regelnamen öffnet die Regel zum Bearbeiten, ein Klick auf die betroffene Transaktion ihre Detailleiste im Reiter Transaktionen.

Protokoll exportieren

Auch das Protokoll lässt sich unabhängig von den anderen Listen dieser Seite exportieren, sobald mindestens ein Eintrag geladen ist.

Aktivitäten, Dokumente und Änderungsprotokoll

Rechts neben den vier Reitern liegen dieselben zwei Panels wie auf jeder anderen Detailseite: Aktivitäten für Aufgaben zu diesem Bankkonto (mit den Reitern Bevorstehend und durchgeführt) und Dokumente zum Ablegen von Dateien, die zum Konto gehören, aber selbst kein Umsatz oder Beleg sind. Ganz rechts in der Reiterleiste sitzt außerdem, nur mit einem Uhr-Symbol statt einer Beschriftung, das Änderungsprotokoll — eine Zeitleiste, wer das Konto angelegt oder geändert hat.

Verwandte Seiten

• Bankkonten
• Buchhaltungs-Übersicht
• Sachkonten
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Rechnungsdetails
• Eingangsbeleg im Detail
• KI-Einstellungen

Häufige Fragen

Warum ist eine Rechnung schon als bezahlt markiert, obwohl ich sie noch nicht kontiert habe? Wahrscheinlich wurde sie über Belege automatisch zuweisen einer Transaktion zugeordnet. Dabei trägt flinkest immer den vollen Rechnungsbetrag als Zuordnungsbetrag ein, auch wenn die tatsächliche Transaktion abweicht — erreicht die Summe der Zuordnungsbeträge die Belegsumme, gilt der Beleg als bezahlt.

Warum kann ich eine Transaktion hier nicht direkt einem Beleg zuordnen oder kontieren? Diese Seite zeigt Transaktionen nur an. Zugeordnet und kontiert wird zentral für alle Bankkonten in der Buchhaltungs-Übersicht — die Detailleiste einer Transaktion führt dich über Open in accounting direkt dorthin.

Warum ändert sich der von mir eingetragene Anfangssaldo von selbst wieder? Bei einem verbundenen Konto berechnet flinkest den Anfangssaldo nach jeder erfolgreichen Synchronisierung neu aus dem von der Bank gemeldeten Kontostand. Ein Handeintrag im Bearbeiten-Dialog bleibt deshalb nur bei einem nicht verbundenen Konto dauerhaft erhalten.

Warum wirkt der Reiter Sortieren in der Filterleiste der Transaktionen nicht? Die Transaktionsliste ist derzeit fest nach Buchungsdatum sortiert; weder der Reiter Sortieren noch ein Klick auf eine Spaltenüberschrift ändert daran etwas.

Wozu dient das Feld „Belegnr." bei den Buchungszeilen einer Regel? Es legt fest, mit welcher Belegnummer die von der Regel angelegte Buchungszeile später im BMD-Export erscheint. Du kannst dort feste Zeichen mit Platzhaltern mischen, etwa „PE-{transaction_number}" — trifft die Regel zu, setzt flinkest die Platzhalter durch die Werte der jeweiligen Transaktion ein. Bleibt das Feld leer, vergibt flinkest selbst eine Belegnummer.

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