Buchungsvorlagen

Eine Buchungsvorlage ist eine Abkürzung für Buchungszeilen, die du in der Buchhaltung immer wieder gleich schreibst — Bankspesen, Skonto, Privatanteil. Du hinterlegst hier einmal einen Namen und optional das Buchungskonto, den Steuercode, einen Umsatzsteuersatz, eine Kostenstelle oder einen Kostenschlüssel und die Felder für den Buchhaltungsexport dazu. In der Buchhaltungs-Übersicht steht die Vorlage danach als Schaltfläche bereit und füllt dir beim Kontieren einer Banktransaktion mit einem Klick eine neue Buchungszeile aus — ohne Vorlage müsstest du bei jeder wiederkehrenden, nicht beleggebundenen Buchung erneut das richtige Konto und den richtigen Steuercode suchen, und die Kontierung bliebe über die Zeit uneinheitlich, was besonders beim Buchhaltungsexport an die Kanzlei auffällt. Du findest diese Seite unter Einstellungen › Buchhaltung › Buchungsvorlagen; sie ist die einzige Pflegestelle für Buchungsvorlagen — im Cockpit selbst lässt sich keine anlegen oder ändern, nur verwenden.

Wer diese Seite sieht. Anlegen, Ändern und Löschen einer Vorlage darf nur ein Administrator — wie im gesamten Einstellungsbereich, der ohne Administratorrechte gar nicht erreichbar ist. Lesen und Benutzen darf dagegen jeder, der in der Buchhaltungs-Übersicht arbeiten darf, auch ohne Administratorrechte — sonst könnten Nicht-Administratoren die Schaltflächen im Cockpit nicht sehen und nutzen.

Die Liste der Buchungsvorlagen

Name und Konto in der Liste

Die Liste hat zwei Spalten: Name — genau dieser Text steht später auf der Schaltfläche in der Buchhaltungs-Übersicht und wird als Buchungstext in die Zeile geschrieben — und Konto, das hinterlegte Buchungskonto mit Nummer und Bezeichnung. Ist keines hinterlegt, zeigt die Spalte statt eines leeren Felds die Warnung Kein Konto zugewiesen in Signalfarbe — ein sichtbarer Hinweis, dass diese Vorlage im Cockpit noch kein Konto vorbelegt und vor dem Einsatz nachgetragen werden sollte. Sechs Vorlagen sind von Haus aus da: Privatanteil, Bankspesen, Skonto, Rundungsdifferenz, Zinsanteil und Tilgungsanteil. Das Buchungskonto wird dabei nur gesetzt, wenn dein Kontenplan ein dazu passendes Konto enthält — sonst steht bei der Vorlage Kein Konto zugewiesen, und du trägst das Konto nach. Die Konten selbst pflegst du unter Sachkonten.

Reihenfolge per Drag-and-drop ändern

Zieh eine Zeile am Griff links an die gewünschte Stelle — flinkest speichert die neue Reihenfolge sofort und bestätigt mit Reihenfolge der Buchungsvorlagen gespeichert. Diese Reihenfolge ist die Reihenfolge der Schaltflächen in der Buchhaltungs-Übersicht und im Kanzlei-Portal — die am häufigsten gebrauchte Vorlage gehört also nach oben. Eine neue oder duplizierte Vorlage landet dabei immer am Ende der Zieh-Reihenfolge, unabhängig davon, wo das Original stand.

Nach Name sortieren

Ein Klick auf die Spaltenüberschrift Name sortiert die Liste stattdessen alphabetisch; ein weiterer Klick dreht die Richtung um. Konto lässt sich nicht anklicken — die Spalte zeigt eine Verknüpfung und eignet sich nicht als Sortierkriterium. Diese Sortierung gilt nur für dich persönlich und geht der Zieh-Reihenfolge von oben vor — für die Reihenfolge der Schaltflächen im Cockpit zählt aber weiterhin ausschließlich die Zieh-Reihenfolge, unabhängig davon, wie die Liste bei dir gerade angezeigt wird. Solange du selbst noch nicht sortiert hast, kann ein Administrator im Zahnrad-Dialog eine mandantenweite Standardsortierung nach Name hinterlegen, die dann für alle greift, die die Liste noch nicht selbst sortiert haben.

Liste bleibt aktuell

Legt jemand anderes eine Vorlage an oder löscht eine — etwa ein zweiter Administrator oder deine Kanzlei im Taxportal, da beide auf demselben Bestand arbeiten (siehe „Die Kanzlei sieht dieselben Vorlagen") —, lädt sich die Liste beim nächsten Aufruf der Seite automatisch neu. Ein Reload-Symbol rechts der Blätterleiste lädt zusätzlich manuell neu.

Spalten konfigurieren

Über das Zahnrad unten neben der Blätterleiste wählst du Spalten zu- und ab, änderst ihre Reihenfolge oder setzt auf den Standard zurück — wählbar sind auch Felder, die die Liste von sich aus nicht zeigt, etwa Steuersatz %, Buchcode oder Belegnr. Diese Auswahl gilt „für diese Liste für alle Benutzer" — eine betriebsweite, keine persönliche Einstellung, bedienen darf sie nur ein Administrator, und andere Benutzer sehen die geänderte Auswahl sofort, ohne die Seite neu laden zu müssen.

Liste exportieren

Über das Download-Symbol unten neben der Blätterleiste öffnest du den Export-Dialog: Format (Excel, CSV, PDF oder JSON) und Spalten frei wählbar, darunter auch Felder, die die Liste selbst nicht anzeigt. Praktisch, um die Kontierungsregeln zu dokumentieren oder an die Kanzlei zu übergeben.

Buchungsvorlage anlegen und bearbeiten

Neue Buchungsvorlage anlegen

Klicke oben rechts auf Neu — der Dialog Neue Buchungsvorlage öffnet sich mit dem Haken Steuercode vom Konto bereits gesetzt (der häufigste Fall), alle übrigen Felder leer. Name ist das einzige Pflichtfeld; lässt du es leer und speicherst, erscheint die Fehlermeldung direkt unter dem Feld. Eine neu gespeicherte Vorlage landet automatisch am Ende der aktuellen Zieh-Reihenfolge, auch eine duplizierte — zieh sie danach an die gewünschte Stelle.

Buchungskonto wählen

Das Feld Buchungskonto auswählen durchsucht deinen Kontenplan während des Tippens; das Symbol daneben öffnet die große Kontoauswahl mit Kontenbaum und Detailvorschau, bei einem Nulltreffer direkt mit einem Link, das gesuchte Konto neu anzulegen. Anders als etwa die Standardkonten in den Buchhaltungs-Einstellungen ist die Auswahl hier nicht auf eine Kontenklasse eingeschränkt — Buchungsvorlagen decken bewusst alle Klassen ab, Bankspesen und Zinsen sind Aufwand, Privatanteil ist Eigenkapital, Tilgungsanteil eine Verbindlichkeit. Das Konto ist zudem nicht Pflicht: Eine Vorlage ohne Konto ist erlaubt und sinnvoll, wenn der Buchungstext immer gleich ist, das Konto aber von Fall zu Fall gewählt wird (siehe „Name und Konto in der Liste").

USt % und Steuercode

Im Abschnitt Steuercode trägst du optional den Umsatzsteuersatz ein (etwa 20 oder 10, begrenzt auf 0 bis 100), mit dem diese Vorlage arbeitet. Der Wert übernimmt flinkest unverändert ins Feld USt % einer neuen Buchungszeile; die Umsatzsteuer selbst berechnet die Software daraus automatisch erst beim Speichern der Zeile. Lässt du das Feld leer, bleibt USt % in der neuen Buchungszeile zunächst leer; beim Speichern übernimmt die Zeile dann den Standard-Steuersatz ihres Buchungskontos, sofern dort einer hinterlegt ist, und berechnet daraus die Umsatzsteuer. Ein hier eingetragener Satz über 0 % hat Vorrang vor dem des Kontos. Der Haken Steuercode vom Konto ist bei einer neuen Vorlage gesetzt: Der Steuercode kommt dann aus dem gewählten Buchungskonto. Nimmst du den Haken weg, erscheint darunter Steuercode überschreiben mit der Auswahl der Steuercodes (etwa 1 - Umsatzsteuer oder 2 - Vorsteuer) — der dort gewählte Code gilt dann unabhängig vom Konto. Diese Entscheidung wird beim Anwenden der Vorlage im Cockpit neu getroffen, nicht beim Speichern der Vorlage: Hat sich der Steuercode am Konto seither geändert, zählt der aktuelle Kontostand, es sei denn, du hast ihn hier überschrieben.

Exportfelder: Buchcode und Symbol

Im Abschnitt Buchhaltungsexport trägst du optional Buchcode (max. 2 Zeichen) und Symbol (max. 4 Zeichen) ein — dieselben Felder, die auch der Buchhaltungsexport kennt. Buchcode siehst du nur, solange in den Buchhaltungs-Einstellungen das Exportformat BMD NTCS eingestellt ist: Beim Exportformat RZL gibt es keinen Buchcode, RZL ergibt die Buchungsseite aus dem Vorzeichen des Betrags. Das Symbol übernimmt RZL als Belegkreis mit höchstens drei Zeichen. Beide sind frei befüllbar und ohne Pflicht; was sie bei einer aus der Vorlage entstandenen Buchungszeile bewirken, steht unter „Eine Vorlage im Cockpit anwenden".

Kostenstelle oder Kostenschlüssel

Soll eine wiederkehrende Buchung in der Kostenrechnung deiner Kanzlei immer im selben Bereich landen — etwa die Bankspesen in der Verwaltung —, wählst du im selben Abschnitt eine Kostenstelle aus. Soll sie stattdessen nach einem Schlüssel auf mehrere Bereiche verteilt werden, wählst du einen Kostenschlüssel. Beides sind Auswahlfelder aus den Verzeichnissen, die du unter Kostenstellen pflegst; angeboten werden nur aktive Einträge. Gibt es keine aktive Kostenstelle, zeigt das Feld Keine Kostenstellen verfügbar, und Kostenstellen verwalten öffnet die Verwaltung in einem neuen Tab.

Eine Buchung trägt entweder eine Kostenstelle oder einen Kostenschlüssel, nie beides: Wählst du in einem der beiden Felder einen Wert, leert flinkest das andere. Beide Felder sind optional — ohne Auswahl bekommt die Buchungszeile weder Kostenstelle noch Kostenschlüssel, und du kannst sie dort von Hand wählen.

Was im Buchhaltungsexport ankommt. Der Buchhaltungsexport liest die Zuordnung aus der fertigen Buchungszeile, nicht aus der Vorlage. Beim Exportformat BMD geht die Kostenstelle in das Kostenstellen-Feld und der Kostenschlüssel in ein eigenes Feld für den Kostenschlüssel. RZL kennt nur die Kostenstelle: Eine Zeile mit Kostenschlüssel geht ohne ihn hinaus und bekommt den Hinweis Kostenschlüssel kann nicht nach RZL exportiert werden. Welche Nummer dabei ausgegeben wird und was RZL bei der Kostenstelle verlangt, steht unter Kostenstellen.

Belegnr-Platzhalter

Im selben Abschnitt Buchhaltungsexport liegt außerdem Belegnr (max. 60 Zeichen) — anders als die übrigen Exportfelder kein fixer Text, sondern eine Vorlage für die Belegnummer, die erst beim Anwenden der Buchungsvorlage im Cockpit zusammengesetzt wird. Das Symbol neben dem Feld öffnet links eine Leiste mit den verfügbaren Platzhaltern:

Platzhalter	Löst auf zu
{transaction_date}	Datum der Bankbuchung
{transaction_number}	Transaktionsnummer der Bankbuchung
{year}	aktuelles Jahr (Moment des Klicks, nicht das Datum der Bankbuchung)
{month}	aktueller Monat (Moment des Klicks)
{day}	aktueller Tag (Moment des Klicks)

Ein Klick auf einen Platzhalter setzt ihn an der Cursorposition ein. Trägst du zum Beispiel PE-{transaction_number} ein, wird daraus beim Klick auf die Vorlage im Cockpit etwa PE-2500123 — mit der Nummer der gerade bearbeiteten Bankbuchung. Lässt du das Feld leer, bekommt die neue Buchungszeile keine vorbelegte Belegnummer.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Oben rechts im Dialogkopf liegen Schließen und Speichern. Hast du nichts geändert, schließt Schließen den Dialog sofort. Hast du etwas geändert, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach: Ja, Änderungen verwerfen wirft deine Eingaben weg, Zurück zur Bearbeitung bringt dich in den Dialog zurück. Nach dem Speichern bestätigt flinkest mit Buchungsvorlage wurde gespeichert.

Buchungsvorlage bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — flinkest lädt die Vorlage frisch vom Server und zeigt denselben Dialog wie beim Anlegen, jetzt unter dem Titel Buchungsvorlage bearbeiten, mit allen gespeicherten Werten. Eine Änderung wirkt ausschließlich auf Buchungszeilen, die du danach mit dieser Vorlage anlegst — siehe „Änderungen und Löschen wirken nur nach vorne".

Buchungsvorlage duplizieren

Im Zeilenmenü auf Duplizieren — es öffnet sich der Anlegen-Dialog mit sämtlichen Werten der Quellvorlage vorbefüllt, außer der ID. Der Name wird dabei nicht unverändert übernommen: flinkest hängt automatisch (Kopie) an, damit im Cockpit nicht zwei gleich beschriftete Schaltflächen entstehen — den Zusatz kannst du vor dem Speichern jederzeit wieder entfernen oder anpassen. Praktisch, wenn du dasselbe Konto zweimal brauchst, einmal mit dem Steuercode des Kontos und einmal mit einem überschriebenen.

Buchungsvorlage löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen, mit Sicherheitsabfrage, die den Namen der Vorlage im Titel trägt. Das Löschen ist endgültig — es gibt kein Wiederherstellen. Bereits gebuchte Zeilen, die einmal mit dieser Vorlage angelegt wurden, bleiben davon unberührt (siehe nächster Abschnitt).

Wo und wie eine Buchungsvorlage wirkt

Eine Vorlage im Cockpit anwenden

Im Transaktions-Detail der Buchhaltungs-Übersicht steht in der Leiste unter den Buchungszeilen für jede Vorlage eine Schaltfläche mit ihrem Namen, in der Reihenfolge dieser Liste — rechts neben Buchung hinzufügen und Konto vorschlagen, links von Buchungen neu zuweisen. Passen nicht alle Vorlagen in die Leiste, lässt sie sich waagrecht verschieben; Pfeile am Rand zeigen, dass links oder rechts weitere Vorlagen liegen. Ein Klick öffnet von Hand eine neue, noch nicht gespeicherte Buchungszeile und füllt sie vor — nie automatisch, es gibt kein Merkmal (Text, Betrag, Gegenkonto), über das eine Vorlage selbstständig greifen würde:

• Text — der Name der Vorlage.
• Konto — das in der Vorlage hinterlegte Buchungskonto (kann leer sein).
• Steuercode und USt % — wie unter „USt % und Steuercode" beschrieben.
• Belegnr — nur, wenn du bei der Vorlage eine Belegnummer mit Platzhaltern hinterlegt hast, gegen die gerade bearbeitete Bankbuchung aufgelöst.
• Belegdatum — bei jeder Verwendung automatisch mit dem Datum der Bankbuchung vorbelegt, unabhängig davon, ob die Vorlage selbst eine Belegnummer trägt.
• Kostenstelle / -schlüssel — die Kostenstelle oder der Kostenschlüssel der Vorlage, sichtbar in der gleichnamigen Spalte der Buchungszeile und dort auch änderbar.
• Betrag — der an dieser Bankbuchung noch offene Betrag.
• Buchcode und Symbol — werden übernommen, sofern hinterlegt, haben in der Buchungszeile aber keine eigenen Felder; gespeichert werden sie trotzdem mit der Zeile und stehen im Buchhaltungsexport zur Verfügung. Startest du eine Zeile stattdessen direkt über Buchung hinzufügen ohne Vorlage, bleiben Buchcode und Symbol leer, und in der Buchhaltungs-Übersicht kannst du sie auch nachträglich nicht eintragen. Belegnr, Belegdatum und Kostenstelle / -schlüssel sind dort dagegen gewöhnliche Spalten, die du an jeder Zeile selbst ausfüllst.

Gespeichert ist damit noch nichts: Die Zeile entsteht erst, wenn du Zeile hinzufügen klickst. Bis dahin lässt sich jeder vorbelegte Wert überschreiben. Hat die Vorlage kein Konto, bleibt die Kontoauswahl leer und die Zeile lässt sich erst hinzufügen, wenn du eines wählst.

An Belegen und im Export greift eine Vorlage nicht. Eingangs- und Ausgangsbelege werden nicht über Buchungsvorlagen kontiert, dort setzt du das Konto an der Belegposition. Der Buchhaltungsexport liest ausschließlich die fertigen Buchungszeilen — von Vorlagen weiß er nichts.

Änderungen und Löschen wirken nur nach vorne

Eine Vorlage wird beim Klick abgeschrieben, nicht dauerhaft verknüpft: Konto, Steuercode, USt-Satz, Kostenstelle oder Kostenschlüssel, Belegnummer-Vorlage und Text stehen danach in der Buchungszeile selbst. Änderst du die Vorlage später oder löschst sie ganz, bleiben alle bereits gebuchten Zeilen unverändert — in der Buchhaltungs-Übersicht wie im Export. Willst du eine schon gebuchte Zeile korrigieren, machst du das in der Zeile selbst; die Vorlage anzupassen ändert daran nichts.

Die Kanzlei sieht dieselben Vorlagen

Übernimmt deine Buchhaltungskanzlei die Kontierung und arbeitet über den Kanzlei-Zugang aus den Buchhaltungs-Einstellungen in ihrem eigenen Portal, stehen ihr dort dieselben Schaltflächen zur Verfügung — ein gemeinsamer Bestand, keine getrennte Kopie. Je nach Berechtigung kann sie die Liste dort auch selbst anlegen, ändern und löschen; eine hier angelegte oder geänderte Vorlage steht ihr sofort zur Verfügung und umgekehrt. Auch der Bearbeiten-Dialog im Kanzlei-Portal enthält Buchcode, Symbol, Kostenstelle bzw. Kostenschlüssel und die Belegnummer-Vorlage.

Abgrenzung zu Regeln und Verträgen

flinkest kennt drei verschiedene Wege, eine Banktransaktion zu kontieren, und sie werden regelmäßig verwechselt:

• Regel (zu einem Bankkonto, siehe Bankregeln) — hat Bedingungen (Absender, Verwendungszweck, Betrag), läuft automatisch beim Auto-Matching, kann mehrere Buchungszeilen mit prozentualer Aufteilung erzeugen und die Transaktion sogar abschließen.
• Vertrag — greift automatisch, wenn der Buchungstext des Vertrags im Verwendungszweck vorkommt und der Betrag passt.
• Buchungsvorlage (diese Seite) — greift nie von selbst. Sie ist ein Knopf, den ein Mensch drückt, und spart genau das Tippen von Text, Konto, Steuercode, USt-Satz, Belegnummer und Exportfeldern.

Wer denselben Vorgang jeden Monat gleich bucht, ist mit einer Regel oder einem Vertrag besser bedient als mit einer Vorlage; wer eine seltene, unregelmäßige Buchung wiederkehrend gleich beschriften will, mit einer Vorlage.

Verwandte Seiten

• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Sachkonten
• Kostenstellen
• Buchhaltungsexport
• Bankkonten
• Bankregeln
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Wann greift eine Buchungsvorlage? Beim Kontieren einer Bankbuchung. Im Transaktions-Detail der Buchhaltungs-Übersicht steht jede Vorlage als Schaltfläche unter den Buchungszeilen; ein Klick öffnet eine neue Buchungszeile mit Text, Konto, Steuercode, USt-Satz, Belegnr, Belegdatum, Kostenstelle oder Kostenschlüssel und dem noch offenen Betrag. An Eingangs- oder Ausgangsbelegen und beim Buchhaltungsexport greift eine Vorlage nicht.

Wird eine Buchungsvorlage automatisch angewendet? Nein. Eine Vorlage wird immer von Hand angeklickt, und die Buchungszeile entsteht erst, wenn du sie mit Zeile hinzufügen bestätigst. flinkest prüft nicht, ob Text, Betrag oder Gegenkonto zu einer Vorlage passen. Automatisch buchen lassen kannst du nur über Regeln zu einem Bankkonto oder über einen Vertrag.

Was passiert mit schon gebuchten Zeilen, wenn ich eine Vorlage ändere oder lösche? Nichts. Die Vorlage wird beim Klick abgeschrieben — Konto, Steuercode, USt-Satz, Kostenstelle oder Kostenschlüssel, Belegnummer-Vorlage und Text stehen danach in der Buchungszeile selbst und haben keine Verbindung mehr zur Vorlage. Eine geänderte Vorlage wirkt deshalb nur auf Zeilen, die du danach anlegst. Auch eine gelöschte Vorlage reißt nichts mit.

Warum steht bei einer Vorlage „Kein Konto zugewiesen"? Weil ihr kein Buchungskonto zugeordnet ist — meist, weil dein Kontenplan beim Einrichten kein passendes Konto hatte. Die Vorlage funktioniert trotzdem: Sie füllt Text und Betrag vor, das Konto wählst du dann in der Buchungszeile. Trag das Konto über Bearbeiten nach, dann ist auch das erledigt.

Wozu dient das Feld „Belegnr" bei einer Buchungsvorlage, und was bedeuten die geschweiften Klammern? Es legt fest, welche Belegnummer eine aus dieser Vorlage entstandene Buchungszeile bekommt — als Vorlage mit Platzhaltern wie {transaction_number} statt als fixer Text, weil sich die tatsächliche Nummer erst beim Anwenden aus der jeweiligen Bankbuchung ergibt. Über die Leiste neben dem Feld fügst du einen Platzhalter ein, ohne ihn selbst tippen zu müssen.

Ich habe eine Vorlage angelegt, sehe sie in der Buchhaltungs-Übersicht aber nicht. Die Schaltflächen werden beim Öffnen der Buchhaltungs-Übersicht einmal geladen. Lade die Seite neu, dann ist die neue Vorlage da. Hast du viele Vorlagen, steht eine neue am Ende der Leiste — verschiebe die Leiste dann über den Pfeil am rechten Rand. Bleibt sie auch danach weg, prüf, ob du sie wirklich gespeichert hast — sie muss in dieser Liste stehen.