Buchungsvorlagen

Eine Buchungsvorlage ist eine Abkürzung für Buchungszeilen, die du immer wieder gleich schreibst — Bankspesen, Skonto, Privatanteil. Du hinterlegst hier einmal einen Namen und das Buchungskonto dazu, das dabei bebucht werden soll. In der Buchhaltungs-Übersicht steht die Vorlage danach als Schaltfläche bereit und füllt dir eine neue Buchungszeile mit einem Klick aus. Du findest die Liste unter Einstellungen › Buchhaltung › Buchungsvorlagen.

Kopfzeile

Oben steht der Bereichstitel Buchungsvorlagen, rechts daneben Neu — die einzige Schaltfläche dieser Seite. Sie öffnet den Dialog Neue Buchungsvorlage.

Vorlagen anlegen, ändern und löschen darf nur, wer Administrator ist — wie im gesamten Einstellungsbereich, der ohne Administratorrechte gar nicht erreichbar ist. Benutzen darf die Vorlagen dagegen jeder, der in der Buchhaltungs-Übersicht arbeiten darf.

Die Liste

Die Liste hat zwei Spalten:

• Name — der Name der Vorlage. Genau dieser Text steht später auf der Schaltfläche in der Buchhaltungs-Übersicht und wird als Buchungstext in die Zeile geschrieben.
• Konto — das hinterlegte Buchungskonto mit Kontonummer und Bezeichnung. Ist keines hinterlegt, steht dort Kein Konto zugewiesen — im selben neutralen Grau wie die anderen Zusatzangaben der Liste, nicht als Warnung hervorgehoben.

Die Reihenfolge bestimmst du selbst: Zieh eine Zeile an die gewünschte Stelle, flinkest speichert die neue Reihenfolge sofort und bestätigt mit Reihenfolge der Buchungsvorlagen gespeichert. Diese Reihenfolge ist die Reihenfolge der Schaltflächen in der Buchhaltungs-Übersicht — die am häufigsten gebrauchte Vorlage gehört also nach oben.

Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten, Duplizieren und Löschen. Unten blätterst du durch die Seiten; links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und ein Zahnrad für die Spalten. Über das Zahnrad wählst du Spalten ab und zu, änderst ihre Reihenfolge oder setzt auf den Standard zurück. Diese Auswahl gilt für den ganzen Betrieb, nicht nur für dich, bedienen darf sie nur ein Administrator — und andere Benutzer sehen die geänderten Spalten erst, wenn sie die Seite neu laden.

Sechs Vorlagen sind schon da. flinkest bringt Privatanteil, Bankspesen, Skonto, Rundungsdifferenz, Zinsanteil und Tilgungsanteil von Haus aus mit. Das Buchungskonto wird dabei nur dann automatisch gesetzt, wenn dein Kontenplan ein dazu passendes Konto enthält — sonst steht bei der Vorlage Kein Konto zugewiesen, und du trägst das Konto nach. Die Konten selbst pflegst du unter Sachkonten.

Der Dialog „Neue Buchungsvorlage"

Der Dialog hat zwei Abschnitte und ist derselbe fürs Anlegen und fürs Bearbeiten — beim Bearbeiten heißt er Buchungsvorlage bearbeiten.

Allgemein. Name ist ein Pflichtfeld; ohne Namen speichert flinkest nicht und weist direkt unter dem Feld darauf hin. Darunter das Konto: Das Feld Buchungskonto auswählen durchsucht deinen Kontenplan während des Tippens, das Symbol daneben öffnet die große Kontoauswahl mit Kontenbaum und Detailanzeige. Das Konto ist nicht Pflicht — eine Vorlage ohne Konto ist erlaubt und sinnvoll, wenn du zwar den Buchungstext immer gleich brauchst, das Konto aber von Fall zu Fall wählst.

Steuercode. Der Haken Steuercode vom Konto ist bei einer neuen Vorlage gesetzt: Der Steuercode kommt dann aus dem gewählten Buchungskonto, du musst dich um nichts kümmern. Nimmst du den Haken weg, erscheint darunter Steuercode überschreiben mit der Auswahlliste der Steuercodes (etwa 1 - Umsatzsteuer oder 2 - Vorsteuer). Der dort gewählte Code gilt dann für diese Vorlage — unabhängig davon, was am Konto hinterlegt ist.

Oben rechts im Dialogkopf, neben dem Titel, liegen Schließen und Speichern. Nach dem Speichern bestätigt flinkest mit Buchungsvorlage wurde gespeichert. Hast du etwas geändert und klickst Schließen, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach: Ja, Änderungen verwerfen wirft deine Eingaben weg, Zurück zur Bearbeitung bringt dich in den Dialog zurück.

Wo eine neue Vorlage landet. Am Ende der Reihenfolge — auch eine duplizierte. Zieh sie anschließend an die Stelle, an der du sie haben willst.

Wo eine Buchungsvorlage greift

Eine Buchungsvorlage wirkt an genau einer Stelle: im Transaktions-Detail der Buchhaltungs-Übersicht. Unter dem Raster der Buchungszeilen liegt dort eine Leiste mit Buchung hinzufügen, Konto vorschlagen und Aus Belegen neu erzeugen — und dazwischen steht für jede Vorlage eine Schaltfläche mit ihrem Namen, in der Reihenfolge dieser Liste.

Von Hand, nie automatisch. Ein Klick auf so eine Schaltfläche öffnet eine neue, noch nicht gespeicherte Buchungszeile und füllt sie vor:

• Text — der Name der Vorlage.
• Konto — das in der Vorlage hinterlegte Buchungskonto.
• Steuercode — der Code des Kontos oder, wenn du ihn überschrieben hast, der Code aus der Vorlage.
• Betrag — der Betrag, der an dieser Bankbuchung noch offen ist.

Gespeichert ist damit noch nichts: Die Zeile entsteht erst, wenn du Zeile hinzufügen klickst. Bis dahin kannst du jeden vorbelegten Wert überschreiben. Hat die Vorlage kein Konto, bleibt die Kontoauswahl leer — dann lässt sich die Zeile erst hinzufügen, wenn du ein Konto wählst.

flinkest erkennt nicht von selbst, dass eine Vorlage passt. Es gibt kein Merkmal, über das eine Vorlage greifen würde — weder Text noch Betrag noch Gegenkonto. Automatisch zugeordnet und gebucht wird ausschließlich über Regeln zu einem Bankkonto und über Verträge; beides ist in der Buchhaltungs-Übersicht beschrieben. Die Buchungsvorlage ist die Handarbeit daneben — für alles, was zu selten oder zu unregelmäßig ist, um eine Regel dafür zu bauen.

An Belegen und im Export greift sie nicht. Eingangs- und Ausgangsbelege werden nicht über Buchungsvorlagen kontiert; dort setzt du das Konto an der Belegposition. Und der Buchhaltungsexport liest ausschließlich die fertigen Buchungszeilen — von Vorlagen weiß er nichts.

Ändern und Löschen wirken nur nach vorne. Eine Vorlage wird beim Klick abgeschrieben, nicht verknüpft: Konto, Steuercode und Text stehen danach in der Buchungszeile selbst. Änderst du die Vorlage später oder löschst sie ganz, bleiben alle bereits gebuchten Zeilen unverändert — in der Buchhaltungs-Übersicht wie im Export. Willst du eine schon gebuchte Zeile korrigieren, machst du das in der Zeile selbst; die Vorlage anzupassen ändert daran nichts.

Die Kanzlei sieht dieselben Vorlagen. Übernimmt deine Buchhaltungskanzlei die Kontierung und arbeitet über den Kanzlei-Zugang aus den Buchhaltungs-Einstellungen in ihrem eigenen Portal, stehen ihr dort dieselben Schaltflächen zur Verfügung. Gepflegt wird die Liste aber nur hier bei dir.

Aktionen

• Neu — oben rechts. Öffnet Neue Buchungsvorlage; die fertige Vorlage landet am Ende der Reihenfolge.
• Bearbeiten — im Zeilenmenü. Öffnet denselben Dialog mit den gespeicherten Werten.
• Duplizieren — im Zeilenmenü. Übernimmt Name, Konto und Steuercode-Einstellung in einen neuen Dialog, den du anpasst und speicherst. Praktisch, wenn du dasselbe Konto zweimal brauchst, einmal mit dem Steuercode des Kontos und einmal mit einem überschriebenen.
• Löschen — im Zeilenmenü, mit Sicherheitsabfrage, die den Namen der Vorlage im Titel trägt. Ja, löschen entfernt sie endgültig; bereits gebuchte Zeilen bleiben davon unberührt.
• Reihenfolge ändern — Zeile ziehen und fallen lassen.
• Liste exportieren — Download-Symbol unten neben der Blätterleiste.

Wann eine neue Vorlage in der Buchhaltungs-Übersicht auftaucht. Die Schaltflächen dort werden beim Öffnen der Buchhaltungs-Übersicht einmal geladen. Hast du die Übersicht in einem anderen Fenster offen, während du hier eine Vorlage anlegst oder umbenennst, lade die Übersicht einmal neu — dann steht die Vorlage bereit.

Verwandte Seiten

• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Sachkonten
• Buchhaltungsexport
• Bankkonten
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Wann greift eine Buchungsvorlage? Beim Kontieren einer Bankbuchung. Im Transaktions-Detail der Buchhaltungs-Übersicht steht jede Vorlage als Schaltfläche unter den Buchungszeilen; ein Klick öffnet eine neue Buchungszeile mit Text, Konto, Steuercode und dem noch offenen Betrag. An Eingangs- oder Ausgangsbelegen und beim Buchhaltungsexport greift eine Vorlage nicht.

Wird eine Buchungsvorlage automatisch angewendet? Nein. Eine Vorlage wird immer von Hand angeklickt, und die Buchungszeile entsteht erst, wenn du sie mit Zeile hinzufügen bestätigst. flinkest prüft nicht, ob Text, Betrag oder Gegenkonto zu einer Vorlage passen. Automatisch buchen lassen kannst du nur über Regeln zu einem Bankkonto oder über einen Vertrag.

Was passiert mit schon gebuchten Zeilen, wenn ich eine Vorlage ändere oder lösche? Nichts. Die Vorlage wird beim Klick abgeschrieben — Konto, Steuercode und Text stehen danach in der Buchungszeile selbst und haben keine Verbindung mehr zur Vorlage. Eine geänderte Vorlage wirkt deshalb nur auf Zeilen, die du danach anlegst. Auch eine gelöschte Vorlage reißt nichts mit.

Warum steht bei einer Vorlage „Kein Konto zugewiesen"? Weil ihr kein Buchungskonto zugeordnet ist — meist, weil dein Kontenplan beim Einrichten kein passendes Konto hatte. Die Vorlage funktioniert trotzdem: Sie füllt Text und Betrag vor, das Konto wählst du dann in der Buchungszeile. Trag das Konto über Bearbeiten nach, dann ist auch das erledigt.

Wann brauche ich „Steuercode überschreiben"? Nur dann, wenn für diesen einen Buchungsfall ein anderer Steuercode gelten soll als der, der am Buchungskonto hinterlegt ist. Im Normalfall lässt du den Haken Steuercode vom Konto stehen — dann bleibt der Code auch dann richtig, wenn du ihn später am Konto änderst.

Ich habe eine Vorlage angelegt, sehe sie in der Buchhaltungs-Übersicht aber nicht. Die Schaltflächen werden beim Öffnen der Buchhaltungs-Übersicht einmal geladen. Lade die Seite neu, dann ist die neue Vorlage da. Bleibt sie auch danach weg, prüf, ob du sie wirklich gespeichert hast — sie muss in dieser Liste stehen.