Sachkonten

Der Kontenplan ist die Liste aller Buchungskonten — der Sachkonten —, auf die dein Betrieb bucht. Hier legst du Konten an, ordnest sie in Kontenklassen und Kontogruppen ein, markierst die täglich gebrauchten als Favoriten und liest einen kompletten Kontenplan aus einer Datei ein. Überall, wo du im Alltag ein Konto auswählst — auf einer Rechnungsposition, auf einer Eingangsrechnung, an einer Buchungsvorlage —, kommt die Auswahlliste aus genau dieser Seite. Sie gehört zu den Allgemeinen Einstellungen.

Kopfzeile

Oben links steht der Bereichstitel Kontenplan, rechts liegen vier Schaltflächen:

• Neue Kontenklasse — legt die oberste Ebene an.
• Alle expandieren und Alle einklappen — öffnen bzw. schließen den ganzen Baum auf einen Schlag.
• Konten importieren — liest einen Kontenplan aus einer CSV- oder Excel-Datei ein.

Nur für Administratoren. Der gesamte Einstellungsbereich und damit auch der Kontenplan ist Benutzern mit Administratorrecht vorbehalten. Wer es nicht hat, sieht den Menüpunkt nicht und kommt auch über einen geteilten Link nicht auf die Seite. Wer Administrator ist, legst du in der Benutzerverwaltung und über die Rollen fest.

Alle und Favoriten

Unter der Kopfzeile liegen zwei Reiter:

• Alle zeigt den vollständigen Kontenplan als aufklappbaren Baum.
• Favoriten zeigt nur die als Favorit markierten Konten als flache Liste, in der du die Reihenfolge per Ziehen änderst. Die Zahl in Klammern nennt, wie viele es sind. Ist noch keines markiert, steht dort „Noch keine Favoriten".

Über dem Baum liegt ein Suchfeld mit dem Platzhalter Buchungskonten durchsuchen. Es filtert schon beim Tippen über Nummer und Bezeichnung — und zwar auf allen drei Ebenen: Trifft ein Konto zu, bleibt es mitsamt seiner Kontogruppe und Kontenklasse stehen; trifft eine Gruppe zu, bleiben alle ihre Konten sichtbar.

Die Suche hält nur bis zur nächsten Aktualisierung. Sobald der Kontenplan neu geladen wird — nach dem Speichern, nach dem Löschen, nach dem Setzen eines Favoriten oder weil eine Kollegin gerade etwas geändert hat — steht wieder der komplette Baum da, obwohl im Suchfeld noch dein Suchbegriff steht. Tippe dann ein Zeichen nach oder weg, dann greift der Filter erneut.

Favoriten gelten für den ganzen Betrieb. Der Stern ist keine persönliche Merkliste: Was du markierst und wie du die Favoriten sortierst, sehen alle Benutzer. Der Nutzen zeigt sich beim Kontieren — in jedem Auswahlfeld für Konten steht ein Zweig Favoriten ganz oben, noch vor der ersten Kontenklasse.

Der Kontenbaum

Der Kontenplan hat drei Ebenen, von oben nach unten:

Ebene	Was sie ist	Nummer
Kontenklasse	die gröbste Einteilung, z. B. „Anlagevermögen" oder „Betriebliche Erträge"	genau eine Ziffer
Kontogruppe	die Untergliederung innerhalb der Klasse, z. B. „Waren"	bis zu 10 Zeichen
Konto	das Buchungskonto selbst, auf das gebucht wird	bis zu 10 Zeichen

Jede Zeile zeigt „Nummer – Bezeichnung". Innerhalb ihrer Ebene sind die Einträge numerisch nach Nummer sortiert, 2 steht also vor 10. Beim Öffnen der Seite ist der Baum vollständig aufgeklappt; welche Zweige du danach zuklappst, bleibt auch dann erhalten, wenn sich der Kontenplan zwischendurch von selbst aktualisiert.

Am rechten Rand jeder Zeile liegen die Bedienelemente:

• Kontenklasse — ein Plus (Neue Kontogruppe hinzufügen) und ein Menü mit Bearbeiten und Löschen.
• Kontogruppe — ein Plus (Neues Konto hinzufügen) und dasselbe Menü.
• Konto — ein Stern (Als Favorit markieren bzw. Aus Favoriten entfernen) und dasselbe Menü.

Ist noch gar nichts angelegt, steht statt des Baums der Hinweis „Noch keine Konten angelegt.".

Ob ein Konto aktiv ist, siehst du im Baum nicht. Der Kontenplan zeigt aktive und stillgelegte Konten gleich aussehend nebeneinander; das Häkchen Ist aktiv siehst du erst, wenn du das Konto zum Bearbeiten öffnest. Suchst du also ein Konto, das im Auswahlfeld beim Kontieren nicht auftaucht, ist das der erste Ort zum Nachsehen.

Immer aktuell — und auf 900 Einträge je Ebene begrenzt. Ändert jemand anderes ein Konto, eine Gruppe oder eine Klasse, lädt sich der Baum von selbst nach. Geladen werden dabei je Ebene bis zu 900 Einträge; eine Blätterleiste gibt es nicht. Ein sehr großer Kontenplan mit mehr als 900 Konten wäre auf dieser Seite also nicht vollständig zu sehen.

Aktionen

Neues Konto anlegen. Klicke in der Zeile der gewünschten Kontogruppe auf das Plus. Es öffnet sich der Dialog Neues Konto erstellen mit der Gruppe bereits vorbelegt, dem Häkchen Ist aktiv gesetzt und Ist Sollkonto offen. Speichern legt das Konto an und meldet „Konto wurde gespeichert".

Die Felder eines Kontos. Der Dialog ist in drei Abschnitte geteilt:

Feld	Bedeutung
Kontierungskonto	die Kontonummer, Pflichtfeld — „Eindeutige Kontonummer nach österreichischem Kontenrahmen (z.B. 2500, 4120)"
Kontoname	die Bezeichnung, Pflichtfeld
Kontogruppe	die Einordnung in den Baum, Pflichtfeld
Ist aktiv	steuert, ob das Konto beim Kontieren angeboten wird
Ist Sollkonto	Pflichtfeld; Soll- oder Habenkonto
Beschreibung	im Abschnitt Anweisung für Kontenzuordnung
BMD Steuercode	im Abschnitt BMD Integration

Jede Kontonummer gibt es nur einmal. Ist sie schon vergeben, wird nicht gespeichert, sondern gemeldet: „Nummer „5108" wird bereits verwendet." Weitere Meldungen aus demselben Feld: „Nummer darf nicht leer sein." und „Nummer darf maximal 10 Zeichen enthalten."

Was „Ist aktiv" bewirkt. Nur aktive Konten erscheinen in den Auswahlfeldern, in denen du im Alltag kontierst. Nimmst du das Häkchen weg, bleiben alle bisherigen Buchungen auf diesem Konto unangetastet — es wird nur nicht mehr zur Auswahl angeboten. Das ist der saubere Weg, ein Konto stillzulegen, ohne es zu löschen.

Was „Ist Sollkonto" bewirkt. Der Hinweis am Feld sagt es selbst: „Musst du normalerweise nicht ändern – der Wert ist je nach Kontoart passend voreingestellt. Faustregel: anhaken bei Konten für Vermögen oder Ausgaben (z. B. Bank, Kassa, Wareneinkauf); nicht anhaken bei Einnahmen und Schulden (z. B. Umsatzerlöse, Lieferantenverbindlichkeiten)."

Die Beschreibung ist eine Anweisung an die Belegerkennung. Der Abschnitt heißt nicht ohne Grund Anweisung für Kontenzuordnung: Was du hier hinterlegst, bekommt die automatische Kontierung elektronischer Eingangsrechnungen mitgeliefert — „Büromaterial immer auf dieses Konto" wirkt also wirklich. Berücksichtigt werden dabei nur Konten, die aktiv und Sollkonto sind; auf einem Ertragskonto bleibt der Text folgenlos. Eine Anweisung, die für alle Belege eines bestimmten Lieferanten gelten soll, gehört stattdessen an den Lieferanten selbst — siehe Lieferantendetails.

Der BMD Steuercode. Er ordnet dem Konto einen Steuerschlüssel für den Buchhaltungsexport zu. Der Hinweis im Dialog erklärt die Wirkung: „Der BMD-Steuercode ordnet diesem Konto einen Steuerschlüssel in BMD zu (z. B. 1 = Umsatzsteuer, 2 = Vorsteuer). Beim BMD-Export werden Direktbuchungen auf dieses Konto mit dem Bruttobetrag und diesem Code übergeben; BMD berechnet daraus beim Import die Steuer. Ohne Steuercode kann BMD die Steuer nicht ermitteln und die Buchung muss manuell korrigiert werden."

Der Steuercode wirkt nicht rückwirkend. Er wird in dem Moment in die Buchungszeile geschrieben, in dem die Buchungszeile entsteht. Änderst du ihn später am Konto, behalten bereits gebuchte Zeilen ihren alten Code — der Export bleibt also stabil, aber eine Korrektur muss an der Buchungszeile selbst passieren, in der Buchhaltungs-Übersicht. Meldet der Buchhaltungsexport für ein Konto einen fehlenden Steuercode, führt der Link BMD-Steuercode setzen direkt hierher: Das betroffene Konto öffnet sich im Bearbeiten-Dialog und das Feld ist kurz hervorgehoben.

Konto zum Favoriten machen. Klicke in der Kontozeile auf den Stern. flinkest meldet „Konto wurde zu Favoriten hinzugefügt" und hängt das Konto ans Ende der Favoritenliste. Ein zweiter Klick nimmt es wieder heraus. Im Reiter Favoriten ziehst du die Einträge in die Reihenfolge, in der sie beim Kontieren erscheinen sollen; danach erscheint „Favoriten-Reihenfolge gespeichert".

Kontogruppe anlegen oder ändern. Über das Plus in der Zeile einer Kontenklasse oder über Bearbeiten im Zeilenmenü. Der Dialog Neue Kontogruppe erstellen verlangt Gruppennummer (beschriftet ist das Feld mit „Gruppenummer"), Gruppenname, Kontoklasse, Kontotyp und Ist Sollkonto; die Beschreibung ist freiwillig.

Wofür der Kontotyp gut ist. Er steuert, wo ein Konto im Alltag überhaupt angeboten wird. Zur Auswahl stehen Aktivkonto, Passivkonto, Eigenkapital, Ertragskonto, Aufwandskonto und Gemischt. Beim Erfassen von Rechnungen und Artikelerlösen blendet flinkest nur Konten aus Gruppen mit dem Typ Ertragskonto ein, bei Eingangsrechnungen und Verträgen nur solche mit Aufwandskonto. Konten in einer Gruppe vom Typ Gemischt erscheinen deshalb im aufklappbaren Feld gar nicht — über die Schaltfläche Konto auswählen rechts neben dem Feld öffnest du das große Auswahlfenster und schaltest dort auf Alle Konten um.

Kontenklasse anlegen oder ändern. Über Neue Kontenklasse oben rechts oder über Bearbeiten im Zeilenmenü einer Klasse.

Der Dialog verlangt Klassennummer (genau eine Ziffer), Klassenname, Kontotyp und Ist Sollkonto; die Beschreibung ist freiwillig.

Kontenklassen lassen sich zurzeit nur ansehen. Der Versuch, eine Klasse anzulegen oder zu ändern, endet mit der Meldung „Seite nicht gefunden.", und der Dialog bleibt offen; Löschen einer Klasse bleibt ohne jede Reaktion. Der verlässliche Weg zu einer fehlenden Klasse führt über Konten importieren: Der Import legt Kontenklassen und Kontogruppen selbst an, wenn sie noch fehlen. Kontogruppen und Konten selbst lassen sich normal anlegen, ändern und löschen.

Konto, Gruppe oder Klasse löschen. Im jeweiligen Zeilenmenü auf Löschen. Die Rückfrage heißt bei einem Konto „Sind Sie sicher, dass Sie dieses Konto löschen möchten?", bei einer Gruppe „Sind Sie sicher, dass Sie diese Kontogruppe löschen möchten? Dadurch werden auch alle zugehörigen Konten gelöscht." und bei einer Klasse „Möchten Sie diese Kontenklasse wirklich löschen? Dadurch werden auch alle zugehörigen Gruppen und Konten gelöscht." Das ist wörtlich zu nehmen: Mit einer Gruppe verschwinden alle ihre Konten.

Wann ein Konto nicht gelöscht werden kann. Wird das Konto noch gebraucht, bleibt es stehen. Steht es in einer Regel eines Bankkontos, erscheint der Hinweis „This account is used in a bank rule and cannot be deleted. Remove it from the rule first." — nimm es dort zuerst aus der Regel. Hängt am Konto dagegen noch eine Position einer Eingangsrechnung, passiert schlicht nichts: keine Meldung, und nach dem nächsten Neuladen steht das Konto wieder da. Setze in dem Fall besser das Häkchen Ist aktiv zurück, statt zu löschen — dann verschwindet das Konto aus allen Auswahlfeldern, ohne die Buchungen zu gefährden.

Konten importieren. Klicke oben rechts auf Konten importieren.

Der Dialog führt dich von oben nach unten:

1. Datei hochladen — CSV, XLS oder XLSX, bis 100 MB. Bei einer CSV-Datei erscheint darunter die Auswahl Trennzeichen; vorausgewählt ist „Semicolon (;)". Stellst du auf „Auto-detect" um, nennt dir flinkest darunter unter Erkanntes Trennzeichen, was es in der Datei gefunden hat.
2. Spalten zuordnen — eine Tabelle mit Zielfeld (System), Quellspalte (Datei) und Status. Zuzuordnen sind Kontonummer und Kontoname (beide Pflicht) sowie freiwillig Kontotyp, Beschreibung und Ist Sollkonto. Passende Spaltenüberschriften erkennt flinkest von selbst — „Kto-Nr", „Kontonummer", „Bezeichnung", „Soll-Konto" und Ähnliches werden automatisch verknüpft. Fehlt eine Pflichtzuordnung, steht unten „Pflichtfelder nicht zugeordnet" und Importieren bleibt gesperrt.
3. Vorschau — die ersten Zeilen so, wie sie nach der Zuordnung ankommen.

Die Struktur entsteht aus der Kontonummer. Der Dialog sagt es selbst: „Kontoklassen und -gruppen werden automatisch anhand der Kontonummern erstellt" — „Beispiel: Konto 101 erstellt Klasse 1 und Gruppe 10, falls diese nicht existieren". Die erste Ziffer wird zur Kontenklasse, die ersten beiden Ziffern zur Kontogruppe; fehlende Ebenen legt flinkest als „Klasse 1" bzw. „Gruppe 10" an. Bringt dein Kontenplan bereits Gruppen mit Nummernbereichen wie „02-03" mit, entstehen daneben also zusätzliche zweistellige Gruppen.

Soll oder Haben muss ableitbar sein. Für jede Zeile braucht der Import entweder eine zugeordnete Spalte Ist Sollkonto (1/0) oder eine Spalte Kontotyp mit einem eindeutigen Wert — erkannt werden „aktiv", „asset", „forderung", „soll" für Sollkonten und „passiv", „liability", „verbindlichkeit", „haben" für Habenkonten. Fehlt beides oder steht dort etwas anderes, wird diese eine Zeile abgewiesen und am Ende als fehlgeschlagen gezählt.

Was der Import mit bestehenden Konten macht. Eine Kontonummer, die es schon gibt, wird aktualisiert statt doppelt angelegt — und dabei immer auf aktiv gesetzt. Ein absichtlich stillgelegtes Konto lebt nach einem erneuten Import also wieder auf. Am Ende meldet flinkest die Bilanz, etwa „Import abgeschlossen: 120 Konten erstellt, 8 Konten aktualisiert".

Das Häkchen „Bestehende Konten vor Import löschen". Es steht rot umrandet ganz oben im Dialog, mit den Warnungen „Dies wird alle bestehenden Konten dauerhaft löschen", „Kontenzuordnungen in Eingangsrechnungen werden entfernt" und „Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden". Vor dem Start kommt eine zweite Rückfrage. Die Warnung greift dabei sogar zu kurz: Es hängen mehr Bereiche an den Konten als nur die Eingangsrechnungen — Belegpositionen, Buchungsvorlagen, Verträge, das Gegenkonto von Bankkonten und die bereits erzeugten Buchungszeilen. Setze das Häkchen deshalb nur bei einem frisch aufgesetzten Betrieb, in dem noch nichts gebucht wurde.

Verwandte Seiten

• Allgemeine Einstellungen
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Kostenstellen
• Buchungsvorlagen
• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungsexport
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Lieferantendetails
• Bankkonto-Details

Häufige Fragen

Warum finde ich ein Konto beim Kontieren nicht, obwohl es im Kontenplan steht? Dafür gibt es zwei übliche Gründe. Erstens: Das Häkchen Ist aktiv fehlt — inaktive Konten stehen zwar im Kontenplan, werden aber nirgends zur Auswahl angeboten. Zweitens: Der Kontotyp der Kontogruppe passt nicht zur Stelle, an der du kontierst. Auf Ausgangsbelegen erscheinen nur Konten aus Gruppen vom Typ Ertragskonto, auf Eingangsrechnungen nur solche vom Typ Aufwandskonto. Über die Schaltfläche Konto auswählen rechts neben dem Auswahlfeld öffnest du das große Auswahlfenster und schaltest dort auf Alle Konten um.

Wie bekomme ich meinen bestehenden Kontenplan in flinkest? Über Konten importieren oben rechts. Nötig sind nur zwei Spalten: Kontonummer und Kontoname. Kontenklassen und Kontogruppen entstehen automatisch aus den ersten Ziffern der Kontonummer, du musst sie nicht vorher anlegen. Zusätzlich sollte die Datei entweder eine Spalte für Soll/Haben oder eine Kontoart-Spalte enthalten, sonst wird jede Zeile abgewiesen.

Sind die Favoriten meine persönliche Merkliste? Nein. Der Stern und die Reihenfolge im Reiter Favoriten gelten für den ganzen Betrieb — alle Benutzer sehen dieselben Favoriten ganz oben in jedem Konto-Auswahlfeld.

Ich kann keine neue Kontenklasse anlegen — die Meldung lautet „Seite nicht gefunden.". Das Anlegen, Ändern und Löschen von Kontenklassen funktioniert derzeit nicht. Der Umweg: Lege über Konten importieren ein Konto mit einer Nummer aus der gewünschten Klasse an — der Import erzeugt die fehlende Kontenklasse und Kontogruppe automatisch mit. Kontogruppen und Konten selbst lassen sich normal bearbeiten.

Ich habe auf „Löschen" geklickt und es passiert nichts. Dann wird das Konto noch verwendet — typischerweise von einer Position einer Eingangsrechnung. Das Löschen bricht in dem Fall stillschweigend ab. Statt zu löschen, nimm im Bearbeiten-Dialog das Häkchen Ist aktiv heraus: Das Konto verschwindet aus allen Auswahlfeldern, die vorhandenen Buchungen bleiben unversehrt.

Was passiert, wenn ich den BMD Steuercode eines Kontos nachträglich ändere? Er gilt ab dann für neue Buchungen. Bereits erzeugte Buchungszeilen behalten den Code, mit dem sie entstanden sind — sie werden nicht rückwirkend angepasst. Willst du eine schon gebuchte Zeile korrigieren, tust du das an der Buchungszeile selbst in der Buchhaltungs-Übersicht.

Wer darf den Kontenplan bearbeiten? Der Kontenplan liegt in den Einstellungen und ist damit Administratoren vorbehalten. Andere Benutzer können Konten im Alltag auswählen, aber nicht anlegen, ändern oder löschen.