Sachkonten

Der Kontenplan ist das Sachkonten-Stammdatenregister deines Betriebs — die Liste aller Konten, auf die im ganzen System gebucht werden kann. Praktisch jeder Buchhaltungsvorgang zeigt am Ende auf ein Sachkonto: Rechnungspositionen, Eingangsrechnungspositionen, Bankregeln und -Buchungszeilen, Bankkonten, Wartungsverträge und Buchungsvorlagen. Ohne einen gepflegten, in Kontenklassen strukturierten Kontenplan könnten weder die Buchhaltungs-Übersicht noch der Buchhaltungsexport sinnvoll arbeiten — beide lesen hier nur, ändern aber nie etwas. Diese Seite gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und ist Administratoren vorbehalten.

Zugriff, Überblick und Aktualität

Nur für Administratoren zugänglich

Ein falsch gepflegter Kontenplan verzerrt Bilanz und Steuerexport für den gesamten Mandanten — deshalb gibt es dafür kein eigenes, feiner vergebbares Recht wie bei den meisten anderen Stammdaten, sondern ausschließlich die Rolle Administrator. Wer sie nicht hat, sieht den Menüpunkt nicht und kommt auch über einen geteilten Link nicht auf die Seite: Ein direkter Aufruf endet auf der Fehlerseite „403" mit dem Hinweis „Nicht erlaubt." Dasselbe gilt für das Anlegen von Konten außerhalb dieser Seite: Findet die Suche in einem Konto-Auswahlfeld beim Kontieren nichts, steht dort „Kein Konto gefunden für" mit deinem Suchbegriff — den Link Konto anlegen dahinter sehen nur Administratoren. Wer Administrator ist, legst du in der Benutzerverwaltung und über die Rollen fest.

Nur bei eingeschaltetem Modul Buchhaltung

Der Kontenplan ist Teil der Buchhaltung in flinkest. Die Seite gibt es deshalb nur, solange das Modul Buchhaltung unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Ist das Modul ausgeschaltet, fehlt in den Einstellungen der ganze Bereich Buchhaltung samt dem Menüpunkt Konten; rufst du die Adresse der Seite direkt auf, landest du auf der Seite „Modul ausgeschaltet" (mit dem Knopf Zu den Moduleinstellungen). Deine Konten und Kontenklassen bleiben dabei gespeichert und stehen nach dem Einschalten unverändert wieder da. Wer kein Administrator ist, landet unabhängig vom Modul auf der Fehlerseite „403".

Kontenanzahl auf einen Blick

Die Kopfzeile Kontenplan zeigt rechts daneben sofort, wie groß dein Kontenplan gerade ist, etwa „312 Konten in 9 Klassen" — ohne dass du dafür scrollen oder zählen musst.

Der Kontenplan lädt sich vollständig, ohne feste Obergrenze

Kontenklassen und Konten werden seitenweise geladen; ist der Kontenplan größer, als auf eine Serverseite passt, holt flinkest die restlichen Seiten automatisch nach, bis alles da ist — eine feste Obergrenze gibt es nicht mehr. Eine Blätterleiste gibt es trotzdem nicht, weil sich ein Baum nicht sinnvoll blättern lässt; wie viele Konten und Klassen insgesamt geladen sind, zeigt die Zahl über dem Baum.

Bleibt automatisch aktuell

Ändert jemand anderes ein Konto oder eine Klasse — auch eine Buchhaltungskanzlei im Kanzlei-Portal, die am selben Kontenstamm arbeitet —, lädt sich der Baum von selbst nach, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Kontenbaum: Struktur und Suche

Zwei Ebenen: Kontenklasse und Konto

Der Kontenplan hat zwei Ebenen, von oben nach unten:

Ebene	Was sie ist	Nummer
Kontenklasse	die gröbste Einteilung, z. B. „Anlagevermögen" oder „Betriebliche Erträge" — bestimmt den Kontotyp (siehe unten) für die Bilanzgliederung	genau eine Ziffer
Konto	das eigentliche Buchungskonto, auf das gebucht wird	bis zu 10 Zeichen

Jede Zeile zeigt „Nummer – Bezeichnung", innerhalb ihrer Ebene numerisch nach Nummer sortiert (2 steht also vor 10). Beim Öffnen der Seite ist der Baum vollständig aufgeklappt; welche Zweige du danach zuklappst, bleibt auch dann erhalten, wenn sich der Kontenplan zwischendurch von selbst aktualisiert. Ist noch gar nichts angelegt, steht statt des Baums der Hinweis „Noch keine Konten angelegt."; findet eine Suche keinen Treffer, steht dort „Keine Ergebnisse gefunden".

Ob ein Konto aktiv ist, siehst du im Baum nicht. Aktive und stillgelegte Konten stehen gleich aussehend nebeneinander; das Häkchen Ist aktiv siehst du erst, wenn du das Konto zum Bearbeiten öffnest — siehe „Ist aktiv steuert die Sichtbarkeit beim Kontieren" weiter unten.

Alle Konten durchsuchen

Über dem Baum liegt ein Suchfeld mit dem Platzhalter Buchungskonten durchsuchen. Es filtert schon beim Tippen über Nummer und Bezeichnung, auf beiden Ebenen: Trifft ein Konto zu, bleibt es mitsamt seiner Kontenklasse stehen; trifft eine Klasse zu, bleibt sie sichtbar, zeigt darunter aber nur die Konten, die ebenfalls zum Suchbegriff passen. Du musst also nicht wissen, in welcher Klasse ein Konto liegt, um es zu finden.

Die Suche bleibt beim Aktualisieren stehen. Wird der Kontenplan neu geladen — nach dem Speichern, nach dem Löschen, nach dem Setzen eines Favoriten oder weil eine Kollegin gerade etwas geändert hat —, baut flinkest den Baum mit deinem Suchbegriff neu auf: Du siehst weiter nur die Treffer, auch ein gerade angelegtes oder geändertes Konto, sofern es zum Suchbegriff passt.

Baum auf einen Schlag auf- und zuklappen

Oben rechts liegen dafür zwei eigene Schaltflächen: Alle expandieren öffnet jede Kontenklasse auf einen Schlag, Alle einklappen schließt sie wieder. Einzelne Klassen lassen sich daneben weiterhin per Klick auf ihre Zeile einzeln auf- oder zuklappen — dieser individuelle Zustand bleibt, wie oben beschrieben, über ein Neuladen hinweg erhalten.

Direktlink zu einem Konto mit fehlendem Steuercode

Meldet der Buchhaltungsexport oder die Buchhaltungs-Übersicht für ein Konto einen fehlenden Steuercode, führt der Link von dort direkt hierher: Das betroffene Konto öffnet sich automatisch im Bearbeiten-Dialog, und das Steuercode-Feld wird kurz farblich hervorgehoben und in den sichtbaren Bereich gescrollt — du musst das Konto also nicht erst selbst im Baum suchen.

Favoriten

Konto als Favorit markieren

Ein Kontenplan hat oft über 100 Einträge, im Alltag werden aber meist dieselben Konten (Portokassa, Bürobedarf) wiederholt gebraucht. Klicke dafür in der Kontozeile auf den Stern — flinkest meldet „Konto wurde zu Favoriten hinzugefügt" und hängt das Konto ans Ende der Favoritenliste an. Ein zweiter Klick nimmt es wieder heraus; im Reiter Favoriten geht das zusätzlich über Aus Favoriten entfernen im Zeilenmenü.

Favoriten sortieren

Der Reiter Favoriten zeigt die markierten Konten als flache, per Drag-and-drop frei sortierbare Liste statt eines Baums — eine feste, selbst gewählte Reihenfolge lässt sich im Alltag schneller scannen als eine alphabetische Baumsuche. Ziehe dafür einen Eintrag an die gewünschte Stelle; flinkest speichert nur die tatsächlich verschobenen Positionen und meldet „Favoriten-Reihenfolge gespeichert". Die Zahl in Klammern im Reitertitel nennt, wie viele Favoriten es gibt; ist noch keiner markiert, steht dort „Noch keine Favoriten".

Favoriten wirken system-weit, nicht nur hier

Der Stern ist keine persönliche Merkliste: Was du markierst und wie du die Favoriten sortierst, gilt für den ganzen Betrieb und sehen alle Benutzer. Der eigentliche Nutzen zeigt sich beim Kontieren — in jedem Auswahlfeld für Konten im System (Belegpositionen, Eingangsrechnungen, Einstellungen) steht ein eigener Zweig Favoriten ganz oben, noch vor der ersten Kontenklasse, allerdings nur mit Konten, die dort auch aktiv sind und zum jeweiligen Kontotyp-Filter passen.

Kontenklassen anlegen, bearbeiten und löschen

Kontenklasse anlegen

Über Neue Kontenklasse oben rechts öffnet sich der Dialog Neue Kontenklasse erstellen: Klassennummer (Pflicht, genau eine Ziffer), Klassenname (Pflicht), Kontotyp (Pflicht — Aktivkonto, Passivkonto, Eigenkapital, Ertragskonto, Aufwandskonto oder Gemischt), das Häkchen Ist Sollkonto und eine freiwillige Beschreibung. Speichern legt die Klasse an; eine bereits vergebene Klassennummer wird mit einem Validierungsfehler abgelehnt statt gespeichert, weil zwei Klassen mit derselben Nummer die Kontenrahmen-Gliederung mehrdeutig machen würden. Alle Pflichtfeld-Regeln liegen ausschließlich im Backend — das Formular spiegelt sie nur.

Wofür der Kontotyp gut ist

Der Kontotyp wird ausschließlich an der Kontenklasse gepflegt, nicht am einzelnen Konto, und steuert, wo ein Konto im Alltag überhaupt zur Auswahl angeboten wird. Beim Erfassen von Rechnungen und Artikelerlösen blendet flinkest nur Konten aus Klassen vom Typ Ertragskonto ein, bei Eingangsrechnungen und Verträgen nur solche mit Aufwandskonto. Konten in einer Klasse vom Typ Gemischt, Aktivkonto, Passivkonto oder Eigenkapital erscheinen im aufklappbaren Auswahlfeld an diesen Stellen deshalb gar nicht — über die Schaltfläche Konto auswählen daneben öffnest du das große Auswahlfenster und schaltest dort auf Alle Konten um. Im mitgelieferten österreichischen Kontenrahmen betrifft das insbesondere die Klasse 8 (Finanzerträge und Finanzaufwendungen), die als „Gemischt" eingestuft ist.

Kontenklasse bearbeiten

Über Bearbeiten im Zeilenmenü einer Klasse öffnet sich derselbe Dialog wie beim Anlegen, mit allen Werten vorbefüllt.

Kontenklasse löschen

Über Löschen im Zeilenmenü. Die Rückfrage nennt die Bedingung bereits vorab: „Möchten Sie diese Kontoklasse wirklich löschen? Das ist nur möglich, solange ihr keine Konten zugeordnet sind." Enthält die Klasse noch mindestens ein Konto, meldet flinkest „Diese Kontenklasse wird noch von Konten verwendet und kann nicht gelöscht werden." — die zugeordneten Konten musst du vorher einzeln entfernen oder einer anderen Klasse zuordnen. Ohne dieses Löschschutz würde ein Konto ohne Klasse aus der Bilanzgliederung herausfallen.

Neues Konto direkt aus der Klasse anlegen

Das Plus-Symbol am rechten Rand jeder Klassenzeile öffnet Neues Konto erstellen direkt mit dieser Klasse vorbelegt, ohne sie im Formular erneut aus einem Dropdown wählen zu müssen — siehe „Neues Konto anlegen" im nächsten Abschnitt.

Konten anlegen, bearbeiten und löschen

Neues Konto anlegen

Über das Plus in der Zeile der gewünschten Kontenklasse öffnet sich Neues Konto erstellen mit der Klasse bereits vorbelegt, dem Häkchen Ist aktiv gesetzt und Ist Sollkonto so, wie es an der Kontenklasse steht. Der Dialog ist in drei Abschnitte geteilt — Konto-Details, Anweisung für Kontenzuordnung und Buchhaltungsexport:

Feld	Bedeutung
Sachkontonummer	die Kontonummer, Pflichtfeld, max. 10 Zeichen — „Eindeutige Kontonummer nach österreichischem Kontenrahmen (z. B. 2500, 4120)"
Kontoname	die Bezeichnung, Pflichtfeld
Kontoklasse	die Einordnung in den Baum, Pflicht-Dropdown
Ist aktiv	steuert, ob das Konto beim Kontieren angeboten wird
Ist Sollkonto	Pflichtfeld; Soll- oder Habenkonto
Beschreibung	freies Notizfeld im Abschnitt Konto-Details, ohne Wirkung auf die Kontierung
KI-Anweisungen	im Abschnitt Anweisung für Kontenzuordnung — steuert die automatische Kontierung, siehe unten
Steuercode	im Abschnitt Buchhaltungsexport — siehe unten
Standard-Steuersatz	ebenfalls im Abschnitt Buchhaltungsexport, in Prozent — siehe unten
Steuercode nicht erforderlich	im Abschnitt Buchhaltungsexport, direkt unter dem Standard-Steuersatz — siehe unten

Speichern legt das Konto an und meldet „Konto wurde gespeichert".

Kontonummer ist betriebsweit eindeutig

Jede Sachkontonummer darf im ganzen Kontenplan nur einmal vorkommen, quer über alle Kontenklassen — zwei Konten mit derselben Nummer würden Buchungen und Buchhaltungsexport dem falschen Sachkonto zuordnen. Ist sie schon vergeben, wird nicht gespeichert, sondern gemeldet: „Nummer „5108" wird bereits verwendet." Weitere Meldungen aus demselben Feld: „Nummer darf nicht leer sein." und „Nummer darf maximal 10 Zeichen enthalten."

Ist aktiv steuert die Sichtbarkeit beim Kontieren

Nur aktive Konten erscheinen in den Auswahlfeldern, in denen du im Alltag kontierst. Nimmst du das Häkchen weg, bleiben alle bisherigen Buchungen auf diesem Konto unangetastet — es wird nur nicht mehr zur Auswahl angeboten. Das ist der saubere Weg, ein Konto stillzulegen, ohne es zu löschen und ohne seine Buchungshistorie zu gefährden.

Ist Sollkonto: Soll- oder Habenkonto

Der Hinweis am Feld sagt es selbst: „Müssen Sie normalerweise nicht ändern – der Wert ist je nach Kontoart passend voreingestellt. Faustregel: anhaken bei Konten für Vermögen oder Ausgaben (z. B. Bank, Kassa, Wareneinkauf); nicht anhaken bei Einnahmen und Schulden (z. B. Umsatzerlöse, Lieferantenverbindlichkeiten)." Ein neues Konto übernimmt das Häkchen Ist Sollkonto seiner Kontenklasse — im mitgelieferten Kontenrahmen gesetzt bei Vermögens- und Aufwandsklassen sowie der gemischten Klasse 8, nicht gesetzt bei Erlösen, Verbindlichkeiten und Eigenkapital. Bei einer gemischten Klasse prüfe das Häkchen deshalb am einzelnen Konto. Wichtig ist das vor allem für Aufwandskonten: Der KI-Vertragsvorschlag und das Auslesen eines Vertrags aus einem PDF bieten als Buchungskonto nur aktive Sollkonten an.

KI-Anweisungen steuern die automatische Kontierung

Was du im Feld KI-Anweisungen hinterlegst, bekommt die automatische Kontierung mitgeliefert — „Büromaterial immer auf dieses Konto" wirkt also wirklich. Das Feld wirkt an zwei Stellen unterschiedlich weit: Beim automatischen Zuordnen elektronischer Eingangsrechnungen werden nur Konten berücksichtigt, die aktiv und Sollkonto sind — auf einem Ertragskonto bleibt der Text hier folgenlos. Bei KI-Vorschlag an den Buchungszeilen einer Bankbuchung in der Buchhaltungs-Übersicht gilt diese Einschränkung nicht: Dort gehen alle aktiven Konten in den Vorschlag ein, auch Ertragskonten. Dasselbe Feld pflegt eine Kanzlei auch im Kanzlei-Portal parallel unter KI-Anweisungen — es ist ein Feld mit zwei Pflegeorten, nicht zwei Feldern. Eine Anweisung, die nur für einen bestimmten Lieferanten gelten soll, gehört stattdessen an den Lieferanten selbst — siehe Lieferantendetails.

Steuercode zuordnen

Er ordnet dem Konto eine Steuerart für den Buchhaltungsexport zu. Das Feld heißt Steuercode, die Auswahl zeigt den Platzhalter Steuercode auswählen und lässt sich per Freitext filtern. Der Hinweis im Abschnitt Buchhaltungsexport erklärt die Wirkung: „Der Steuercode ordnet dieses Konto einer Steuerart zu (BMD-Steuercode, z. B. 1 = Umsatzsteuer, 2 = Vorsteuer; der RZL-Export wandelt ihn in USt-Schlüssel und USt-Code um). Direktbuchungen auf dieses Konto werden mit dem Bruttobetrag und diesem Code exportiert. Ohne Steuercode kann die Steuer nicht ermittelt werden und die Buchung muss händisch korrigiert werden." Du pflegst also immer den BMD-Steuercode — auch wenn deine Kanzlei mit RZL arbeitet, denn welches Exportformat gilt, stellst du in den Buchhaltungs-Einstellungen ein.

Der Steuercode wirkt nicht rückwirkend. Er wird in dem Moment in die Buchungszeile geschrieben, in dem die Buchungszeile entsteht. Änderst du ihn später am Konto, behalten bereits gebuchte Zeilen ihren alten Code — der Export bleibt also stabil, aber eine Korrektur muss an der Buchungszeile selbst passieren, in der Buchhaltungs-Übersicht.

Standard-Steuersatz hinterlegen

Der Steuercode sagt, welche Steuerart eine Buchung hat — aber nicht, mit wie viel Prozent. Bei Buchungen aus Rechnungen und Eingangsrechnungen kommt der Satz von der Belegposition; bei Buchungen, die du direkt an einer Banktransaktion anlegst, fehlt er dagegen, solange niemand ihn einträgt. Genau dafür gibt es das Feld Standard-Steuersatz (in Prozent, mit bis zu zwei Nachkommastellen): „Wird von manuellen Buchungen, Regel- und Vertragsbuchungen auf dieses Konto ohne eigenen Steuersatz übernommen; der Steuerbetrag wird daraus berechnet. Nötig für den RZL-Export (USt-Schlüssel)."

So wirkt er:

• Legst du in der Buchhaltungs-Übersicht eine Buchungszeile auf dieses Konto an — von Hand oder über eine Buchungsvorlage — und hat die Zeile keinen eigenen Steuersatz, übernimmt sie beim Speichern den Standard-Steuersatz und berechnet daraus den Steuerbetrag. Dasselbe gilt für Buchungszeilen, die flinkest automatisch über eine Bankregel oder über einen Vertrag anlegt, und für Korrekturzeilen auf Barbelegen.
• Ein eigener Satz über 0 % an der Zeile hat Vorrang; ein leerer Satz oder 0 % beim Anlegen gilt als „kein eigener Satz".
• Hängst du eine gespeicherte Buchungszeile auf ein anderes Konto um, folgt ein Satz, der vom bisherigen Konto stammte, dem neuen Konto; einen selbst eingetragenen Satz behält die Zeile.
• Der Satz wirkt nicht rückwirkend: Bereits gespeicherte Buchungszeilen behalten ihren Satz, auch wenn du ihn hier später änderst.
• Die Buchungszeilen, die flinkest aus den Positionen von Rechnungen und Eingangsrechnungen bildet, betrifft er nicht — sie tragen den Satz ihrer Belegposition. Eine Zeile, die du am Beleg zusätzlich von Hand anlegst, übernimmt ihn dagegen wie jede andere manuelle Buchung.

Für die Übernahme in Buchungszeilen bedeutet ein leeres Feld oder 0 „kein Standard-Steuersatz" — die Zeilen bleiben dann ohne Satz. Im BMD-Export bleiben Prozentsatz und Steuerbetrag solcher Zeilen leer; mit hinterlegtem Satz stehen beide in der Datei. Der RZL-Export braucht den Satz dagegen, um den USt-Schlüssel zu bestimmen: Fehlt er, obwohl der Steuercode einen verlangt, zeigt der Buchhaltungsexport an der betroffenen Zeile die Warnung „Steuersatz fehlt bei Steuercode … – RZL braucht den Satz für den USt-Schlüssel".

Vergleich mit Positionen und Artikeln. Trägt das Konto einen Steuersatz, weisen der Rechnungs-Editor, wenn ihr selbst kontiert, und bei Ausgangsrechnungen die Buchhaltungs-Übersicht darauf hin, wenn der Steuersatz einer Position davon abweicht, die Artikel beim Konto unter Erlöse Inland. Anders als bei der Übernahme gilt beim Vergleich nur ein leeres Feld als kein Satz; eine eingetragene 0 vergleicht flinkest mit 0 %.

Steuercode nicht erforderlich

Unter dem Standard-Steuersatz liegt das Häkchen Steuercode nicht erforderlich. Der Hinweis dazu erklärt die Wirkung: „Für dieses Konto wird in der Buchhaltungsübersicht und im Exportprotokoll kein Hinweis auf einen fehlenden Steuercode angezeigt". Setzt du es, bleibt die Warnung für dieses eine Konto aus, obwohl kein Steuercode hinterlegt ist — ohne dass du dafür künstlich einen Code vergeben musst. Ein tatsächlich gesetzter Steuercode wird davon nicht berührt und weiterhin ganz normal exportiert.

Konto bearbeiten

Über Bearbeiten im Zeilenmenü öffnet sich derselbe Dialog wie beim Anlegen, mit allen Feldern des Kontos vorbefüllt.

Konto löschen

Über Löschen im Zeilenmenü, mit der Rückfrage „Sind Sie sicher, dass Sie dieses Konto löschen möchten?". In drei Fällen lässt flinkest das Löschen nicht zu und meldet den Grund, statt still zu scheitern: Steht das Konto in einer Buchungszeile einer Bankregel, erscheint „Dieses Konto wird in einer Bankregel verwendet und kann nicht gelöscht werden. Entfernen Sie es zuerst aus der Regel." Steckt es bereits in einer Buchungszeile, etwa aus einer abgeglichenen Banktransaktion in der Buchhaltungs-Übersicht, erscheint „Dieses Konto wird in Buchungszeilen verwendet und kann nicht gelöscht werden." Hängt am Konto eine Position einer Eingangsrechnung, erscheint „Dieses Konto wird in einer Eingangsrechnungsposition verwendet und kann nicht gelöscht werden." In allen drei Fällen bleibt das Konto unverändert stehen; setze stattdessen im Bearbeiten-Dialog das Häkchen Ist aktiv zurück — dann verschwindet das Konto aus allen Auswahlfeldern, ohne die Buchungen zu gefährden.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Willst du den Anlegen- oder Bearbeiten-Dialog eines Kontos oder einer Kontenklasse mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach: „Sie haben ungespeicherte Änderungen. Wenn Sie jetzt schließen, gehen Ihre Änderungen verloren." mit den Antworten Zurück zur Bearbeitung und Ja, Änderungen verwerfen. Hast du nichts geändert, schließt der Dialog sofort ohne Rückfrage; ein Klick daneben oder Esc schließt ihn grundsätzlich nicht, nur die beiden Schaltflächen selbst.

Kontenplan aus Datei importieren

Datei hochladen

Klicke oben rechts auf Konten importieren. Der Dialog Konten importieren führt dich von oben nach unten: Zuerst Datei hochladen — CSV, XLS oder XLSX, bis 100 MB. Bei einer CSV-Datei erscheint darunter die Auswahl Trennzeichen, vorausgewählt „Semikolon (;)"; stellst du auf „Auto-Erkennung" um, nennt dir flinkest darunter unter Erkanntes Trennzeichen, was es gefunden hat. Die Zeichenkodierung wird automatisch erkannt, auch bei den Windows- und ISO-Kodierungen deutschsprachiger Exportdateien. Eine nicht unterstützte Datei wird abgelehnt.

Spalten zuordnen

Im Schritt Spalten zuordnen siehst du eine Tabelle mit Zielfeld (System), Quellspalte (Datei) und Status. Zuzuordnen sind Sachkontonummer und Kontoname (beide Pflicht) sowie freiwillig eine Soll-/Haben-Quelle, Beschreibung, Ist Sollkonto und Ist aktiv. Passende Spaltenüberschriften erkennt flinkest von selbst — „Kto-Nr", „Kontonummer", „Bezeichnung", „Soll-Konto" und Ähnliches werden automatisch verknüpft. Fehlt eine Pflichtzuordnung, steht unten „Pflichtfelder nicht zugeordnet" und Importieren bleibt gesperrt. Die Soll-/Haben-Quelle heißt im Dialog „Quelle für Soll/Haben (aktiv/passiv) – wird nicht gespeichert": Der Wert wird nur gelesen, um Ist Sollkonto abzuleiten, und danach verworfen — es gibt keine gespeicherte Kontoart-Spalte am Konto. Ein dritter Schritt Vorschau zeigt danach die ersten Zeilen so, wie sie nach der Zuordnung ankommen.

Struktur entsteht automatisch aus der Kontonummer

Der Dialog sagt es selbst: „Kontoklassen werden automatisch anhand der Kontonummern angelegt" — „Beispiel: Konto 101 legt Klasse 1 an, falls sie noch nicht existiert". Die erste Ziffer der Kontonummer wird zur Kontenklasse; fehlt die passende Klasse noch, legt flinkest sie automatisch an. Ein importierter Kontenplan muss also nicht erst händisch in Klassen vorstrukturiert werden.

Soll oder Haben muss ableitbar sein

Für jede Zeile braucht der Import entweder eine zugeordnete Spalte Ist Sollkonto (1/0) oder eine Soll-/Haben-Quelle mit einem eindeutigen Wert — erkannt werden „aktiv", „asset", „forderung", „soll" für Sollkonten und „passiv", „liability", „verbindlichkeit", „haben" für Habenkonten. Fehlt beides oder steht dort etwas anderes, wird diese eine Zeile abgewiesen und am Ende als fehlgeschlagen gezählt — genauso wie eine Zeile, deren Spaltenanzahl nicht zur Kopfzeile passt. Der Rest des Imports läuft trotzdem weiter, der ganze Vorgang bricht nicht ab. Damit das gar nicht erst passiert, erinnert der Dialog über dem Datei-Upload daran: „Jedes Konto braucht Soll oder Haben: Ordnen Sie die Spalte „Ist Sollkonto“ oder „Quelle für Soll/Haben (aktiv/passiv)“ zu – sonst schlägt die Zeile fehl."

Bestehende Konten werden aktualisiert, nicht doppelt angelegt

Eine Kontonummer, die es schon gibt, wird aktualisiert statt doppelt angelegt. Ordnest du in der Spaltenzuordnung Ist aktiv zu, übernimmt der Import auch diesen Wert; ohne diese Zuordnung bleibt der Aktiv-Status eines bestehenden Kontos unangetastet, ein neu angelegtes Konto ist immer aktiv. Läuft jede Zeile durch, meldet flinkest am Ende die Bilanz, etwa „Import abgeschlossen: 120 Konten erstellt, 8 Konten aktualisiert" — nur Kategorien mit mindestens einem Treffer erscheinen —, und schließt den Dialog.

Fehlgeschlagene Zeilen werden mit Grund aufgelistet

Ist auch nur eine Zeile fehlgeschlagen, willst du wissen, welche und warum — sonst müsstest du die ganze Datei auf Verdacht durchsuchen. Deshalb erscheint die Bilanz dann als Fehlermeldung mit der Überschrift „Import mit Fehlern abgeschlossen", etwa „Import abgeschlossen: 118 Konten erstellt, 2 Konten fehlgeschlagen", und der Dialog Konten importieren bleibt offen. Über dem Datei-Upload steht dann eine rote Liste mit einem Eintrag je fehlgeschlagener Zeile in der Form „Zeile 3: …" mit dem Grund dahinter — etwa dass Soll oder Haben fehlt, Kontonummer oder Bezeichnung leer sind oder die Spaltenanzahl nicht zur Kopfzeile passt („Die Zeile hat 5 Spalten, die Kopfzeile 4 – die Zeile wurde übersprungen.“). Die Zahl hinter „Zeile" ist immer die Zeile in deiner Datei, so wie Excel sie zählt: Die Kopfzeile ist Zeile 1, das erste Konto steht in Zeile 2 — du findest die betroffene Zeile also direkt wieder. Die übrigen Zeilen sind trotzdem importiert, und der Kontenplan im Hintergrund lädt sich schon neu. Korrigiere die betroffenen Konten in deiner Datei — fehlt Soll oder Haben oder ist der Wert dafür unbekannt, nennt der Grund die Kontonummer, etwa „Konto 0998: …" — und importiere sie erneut: Bereits angelegte Konten werden dabei nur aktualisiert, nicht doppelt angelegt. Öffnest du den Dialog später neu, ist die Liste wieder leer.

Bestehende Konten vor dem Import löschen

Das Häkchen Bestehende Konten vor Import löschen steht rot umrandet ganz oben im Dialog. Sobald du es aktivierst, prüft flinkest live den aktuellen Kontenplan — dieselbe Klassifizierung, die der Löschvorgang später tatsächlich ausführt, kann deshalb nie von der Vorschau abweichen. Kurz steht „Bestehende Konten werden geprüft…", danach die tatsächliche Zahl, etwa „87 von 92 Konten werden dauerhaft gelöscht." Konten, die noch in einer Buchungszeile oder einer Bankregel stehen, werden dabei nicht gelöscht — eine zweite Zeile nennt sie, etwa „5 Konten, die noch in Buchungszeilen verwendet werden, bleiben erhalten." Darunter listet flinkest, was zusätzlich seine Kontozuordnung verliert, sofern betroffen: Verträge, Buchungsvorlagen, Bankkonto-Zuordnungen, Zahlungsvorschläge, Bankregel-Ausführungsprotokolle und Eingangsrechnungspositionen. Vor dem eigentlichen Import erscheint dieselbe Meldung noch einmal als Rückfrage; die Aktion lässt sich danach nicht rückgängig machen. Setze das Häkchen deshalb nur bei einem frisch aufgesetzten Betrieb, in dem noch möglichst wenig gebucht wurde.

Verwandte Seiten

• Allgemeine Einstellungen
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Kostenstellen
• Buchungsvorlagen
• Buchhaltungs-Übersicht
• Buchhaltungsexport
• Eingangsbeleg bearbeiten
• Lieferantendetails
• Bankregeln

Häufige Fragen

Warum finde ich ein Konto beim Kontieren nicht, obwohl es im Kontenplan steht? Dafür gibt es zwei übliche Gründe. Erstens: Das Häkchen Ist aktiv fehlt — inaktive Konten stehen zwar im Kontenplan, werden aber nirgends zur Auswahl angeboten. Zweitens: Der Kontotyp der Kontenklasse passt nicht zur Stelle, an der du kontierst. Auf Ausgangsbelegen erscheinen nur Konten aus Klassen vom Typ Ertragskonto, auf Eingangsrechnungen nur solche vom Typ Aufwandskonto. Über die Schaltfläche Konto auswählen rechts neben dem Auswahlfeld öffnest du das große Auswahlfenster und schaltest dort auf Alle Konten um.

Wie bekomme ich meinen bestehenden Kontenplan in flinkest? Über Konten importieren oben rechts. Pflicht in der Spaltenzuordnung sind nur Kontonummer und Kontoname. Kontenklassen entstehen automatisch aus der ersten Ziffer der Kontonummer, du musst sie nicht vorher anlegen. Zusätzlich braucht jedes Konto Soll oder Haben: Ordne dafür die Spalte Ist Sollkonto (1/0) oder eine Soll-/Haben-Quelle mit Werten wie „aktiv" und „passiv" zu — fehlt beides, schlägt jede Zeile fehl.

Sind die Favoriten meine persönliche Merkliste? Nein. Der Stern und die Reihenfolge im Reiter Favoriten gelten für den ganzen Betrieb — alle Benutzer sehen dieselben Favoriten ganz oben in jedem Konto-Auswahlfeld.

Ich habe auf „Löschen" geklickt und bekomme eine Fehlermeldung. Dann wird das Konto noch verwendet — in einer Bankregel, in einer Buchungszeile oder auf einer Position einer Eingangsrechnung. flinkest lehnt das Löschen in diesen Fällen mit einer klaren Meldung ab, statt es stillschweigend zu behalten. Statt zu löschen, nimm im Bearbeiten-Dialog das Häkchen Ist aktiv heraus: Das Konto verschwindet aus allen Auswahlfeldern, die vorhandenen Buchungen bleiben unversehrt.

Was passiert, wenn ich den Steuercode eines Kontos nachträglich ändere? Er gilt ab dann für neue Buchungen. Bereits erzeugte Buchungszeilen behalten den Code, mit dem sie entstanden sind — sie werden nicht rückwirkend angepasst. Willst du eine schon gebuchte Zeile korrigieren, tust du das an der Buchungszeile selbst in der Buchhaltungs-Übersicht.

Wer darf den Kontenplan bearbeiten? Der Kontenplan liegt in den Einstellungen und ist damit Administratoren vorbehalten. Andere Benutzer können Konten im Alltag auswählen, aber nicht anlegen, ändern oder löschen.