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Rechnungsdetails

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-04

Die Rechnungsdetails zeigen eine einzelne Ausgangsrechnung von allen Seiten: das fertige PDF, die Kopf- und Adressdaten, die Positionen, die zugeordneten Zahlungen und die Mahnungen dazu. Von hier aus stornierst du die Rechnung, änderst ihren Bezahlstatus, verschickst sie per E-Mail, lädst sie herunter oder machst einen Folgebeleg daraus. Du landest hier aus der Rechnungsliste mit einem Klick auf die Belegnummer oder den Kundennamen.

Rechnungsdetails mit PDF-Vorschau, Übersichtskarte und Reitern

Kopfzeile

Links steht „Rechnung" mit der Belegnummer, bei einem noch nicht abgeschlossenen Beleg stattdessen „Entwurf". Darunter können Kennzeichen stehen: ein rotes storniert, ein rotes fällig: seit … mit dem Rückstand in Tagen, sobald die Zahlungsfrist überschritten und die Rechnung nicht bezahlt ist, und ein blaues Per E-Mail versendet. Auf das Versand-Kennzeichen kannst du klicken — dann öffnet sich der E-Mail-Verlauf zu dieser Rechnung. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen.

Rechts liegen die Schaltflächen. Bei einer abgeschlossenen Rechnung sind das Rechnung stornieren, Bezahlstatus ändern, Download, Duplizieren und, etwas abgesetzt, per e-mail senden. Was nicht mehr in die Zeile passt, rutscht in ein Menü mit drei Punkten — im Bild oben ist das Duplizieren. Dort findest du außerdem Folgebeleg erstellen und — mit dem Recht auf das E-Mail-Protokoll — E-Mail Historie. Ein Entwurf zeigt stattdessen Rechnung abschließen und Bearbeiten, im Drei-Punkte-Menü Löschen. Ist die Rechnung überfällig, noch nicht gemahnt und darfst du mahnen, kommt Mahnen dazu, mit den beiden Mahnstufen aus den Einstellungen als Untereinträge.

Belegnummer. Ein Entwurf trägt nie eine Nummer — vergeben wird sie genau einmal, beim Abschließen. Aufbau, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen. Der Zähler berücksichtigt abgeschlossene und stornierte Rechnungen: Eine Nummer, die einmal vergeben war, kommt nie ein zweites Mal heraus — so verlangt es § 11 des Umsatzsteuergesetzes für die fortlaufende Rechnungsnummer. Eine stornierte Rechnung verbraucht also ihre Nummer dauerhaft, und das ist Absicht; eine Lücke im Nummernkreis wäre der Fehler, nicht das Storno. Damit auch bei gleichzeitigem Arbeiten mehrerer Benutzer keine Nummer doppelt vergeben wird, sperrt flinkest die Vergabe für den Moment der Nummerierung.

Übersichtskarte

Rechts neben den Reitern steht eine Karte mit den wichtigsten Zahlen zur Rechnung:

Zeile Inhalt
Belegnummer die Nummer, bei Entwürfen „Entwurf"
Status der Bezahlstatus — bezahlt, teilweise bezahlt oder offen; ist ein Bezahldatum hinterlegt, steht es dahinter in Klammern. Rot, sobald die Rechnung überfällig ist. Nur bei abgeschlossenen Rechnungen, nicht bei Proforma-Rechnungen
Menge trotz der Beschriftung der Gesamtbetrag der Rechnung (brutto)
Bezahlt die Summe, die über zugeordnete Bankumsätze auf dieser Rechnung liegt
Differenz der offene Rest; ist er kleiner als ein Cent, steht dort stattdessen grün Vollständig bezahlt
Datum das Belegdatum
fällig am die Zahlungsfrist, rot hervorgehoben wenn überschritten
Empfänger der Kundenname als Link auf die Kundendetails, darunter die Anschrift
Lieferadresse nur, wenn sie von der Rechnungsadresse abweicht

Woher „Bezahlt" kommt. Die Zeilen Bezahlt und Differenz erscheinen nur, wenn dieser Rechnung mindestens ein Bankumsatz zugeordnet ist und dein Benutzer Bankkonten sehen darf. Der bezahlte Betrag ist dabei nicht einfach die Summe der zugeordneten Umsätze: Je Zuordnung zählt flinkest den kleineren der beiden Beträge — den Betrag des Bankumsatzes oder den Anteil, der dieser Rechnung zugewiesen wurde. Dadurch zählt eine Sammelüberweisung, die mehrere Rechnungen auf einmal begleicht, nur mit dem Anteil dieser Rechnung mit, und mehrere Teilzahlungen addieren sich sauber, statt sich gegenseitig hochzurechnen. Zugeordnet werden die Umsätze in der Buchhaltungs-Übersicht.

Reiter „Beleg"

Der erste Reiter zeigt das Rechnungs-PDF in einer Vorschau, in der du blättern, zoomen, suchen und drucken kannst. Es ist dasselbe Dokument, das der Kunde bekommt.

Das PDF. flinkest legt zu jeder Rechnung ein PDF im Belegarchiv ab und erzeugt es bei jeder inhaltlichen Änderung neu. Reine Statusänderungen — Bezahlstatus, Bezahldatum, interne Notiz oder das Versand-Kennzeichen — lösen bewusst keine Neuerzeugung aus: Das archivierte PDF soll genau so bleiben, wie es beim Abschließen ausgesehen hat. Ein Entwurf trägt das Wasserzeichen „Entwurf", eine stornierte Rechnung das Wasserzeichen „storniert". Fehlt die Datei im Archiv einmal ganz, erzeugt flinkest sie beim Öffnen der Seite still neu. Aussehen und Aufbau steuerst du im Belegdesign — auch, ob der Zahlungs-QR-Code gedruckt wird; er erscheint nur auf Rechnungen mit einem Betrag über null und nur, wenn Firmenname, IBAN und BIC hinterlegt sind.

Reiter „Details"

Hier stehen die Angaben des Belegs in vier Blöcken:

  • Zahlung — Status mit Bezahldatum, Summe und Fälligkeit.
  • Empfänger — der Kunde als Link auf seine Kundendetails, die Rechnungsadresse und, falls hinterlegt, die Lieferadresse.
  • Allgemein — Belegdatum, Erstellt am, Erstellt von und, bei unterschriebenen Belegen, der Name des Unterzeichners. Ist die Rechnung storniert, stehen hier zusätzlich storniert am, storniert von und der Storno-Grund. Verknüpfungen erscheinen als Links: eine Bestellung, der Vorgängerbeleg (meist ein Lieferschein), ein Folgebeleg und ein zugeordnetes Projekt mit seinem Status.
  • Interne Notizen — nur vorhanden, wenn eine Notiz erfasst wurde. Sie steht nie auf dem PDF und geht nie an den Kunden.

Reiter „Positionen"

Der Reiter listet alle Zeilen der Rechnung in der Reihenfolge des Belegs, mit Positionsnummer, Menge, Einheit, Artikelnummer, Bezeichnung, Einzelpreis, Rabatt, Zeilensumme und Steuersatz. Gruppen und Untergruppen lassen sich auf- und zuklappen, über der Tabelle kannst du in Artikelnummer und Bezeichnung suchen. Ein Klick auf eine Artikelposition führt zum Artikel. Unter der Tabelle steht die Summenaufstellung: Netto, die Steuerbeträge je Steuersatz und der Gesamtbetrag. Trägt die Rechnung keine Umsatzsteuer — etwa bei Reverse Charge oder einer steuerfreien Ausfuhr —, entfällt die Steueraufstellung.

Über der Tabelle liegt Konto / Kostenstelle setzen. Damit weist du den Positionen ein Sachkonto und eine Kostenstelle zu — auch bei einer bereits abgeschlossenen Rechnung, weil nur Buchhaltungsfelder betroffen sind und der Belegtext unverändert bleibt. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn du Rechnungen bearbeiten darfst und die Kontierung in deinem Betrieb selbst gemacht wird; übernimmt sie die Steuerberatung, ist sie ausgeblendet.

Weitere Reiter

  • Serienrechnung — nur bei Entwürfen und nur mit dem Recht, Rechnungen zu bearbeiten. Hier machst du aus dem Entwurf die Vorlage einer wiederkehrenden Abrechnung; läuft eine Serie, ist der Reiter grün markiert. Mehr dazu unter Serienrechnungen.
  • Mahnungen — erscheint erst, sobald mindestens eine Mahnung zu dieser Rechnung existiert, mit ihrer Anzahl als roter Zähler. Die Liste lässt sich wie jede andere exportieren. Details stehen unter Mahnungen.
  • Zahlungen — die Bankumsätze, die dieser Rechnung zugeordnet sind, mit Buchungstext, Datum, Bankkonto und Betrag. Ein Klick auf eine Zeile springt in die Bankkonto-Details und markiert dort den Umsatz. Weicht die Summe der Zuordnungen vom Rechnungsbetrag ab, ist der Zähler am Reiter orange. Den Reiter sieht nur, wer Bankkonten sehen darf; bei der Vorlage einer laufenden Serienrechnung fehlt er, weil es dazu keine Zahlungen gibt.
  • Änderungsprotokoll — der letzte Reiter trägt statt einer Beschriftung nur ein Uhr-Symbol; sein Name erscheint als Kurzhinweis, wenn du mit der Maus darauf zeigst. Er zeigt als Zeitleiste, wer wann was an dieser Rechnung getan hat: angelegt und geändert, dazu Vorgänge mit eigenem Namen wie das Abschließen, das Duplizieren, das Ändern des Bezahlstatus, das Stornieren und den Versand per E-Mail. Bei einer Feldänderung stehen alter und neuer Wert nebeneinander.

Rechts unter der Übersichtskarte liegen wie überall die Panels Aktivitäten (Aufgaben und Notizen zu diesem Beleg) und Dokumente (Dateien, die am Beleg hängen).

Aktionen

Rechnung abschließen. Nur bei Entwürfen: Rechnung abschließen fragt nach („Soll der Beleg finalisiert werden? Der Beleg kann danach nichtmehr bearbeitet werden.") und vergibt anschließend die Belegnummer. Danach ist der Inhalt gesperrt — Bearbeiten und Löschen verschwinden. Ausführlich beschrieben ist das Formular unter Rechnung bearbeiten.

Rechnung stornieren. Öffnet den Dialog Rechnung stornieren. Oben trägst du unter „Grund / Kommentar" ein, warum storniert wird; der Text erscheint danach im Reiter „Details" als Storno-Grund. Darunter entscheidest du über drei Kästchen:

Der Dialog „Rechnung stornieren" mit Grund, Gutschrift-Optionen und Entwurfs-Kopie

  • Eine Gutschrift erstellen — flinkest legt aus der Rechnung eine Gutschrift mit denselben Positionen an, schließt sie sofort ab und verknüpft sie mit der stornierten Rechnung. Sie bekommt eine eigene Gutschriftsnummer.
  • Gutschrift per e-mail an den Kunden versenden — erst anwählbar, wenn eine Gutschrift erzeugt wird. Empfänger, Betreff und Nachricht sind vorbelegt und lassen sich im Dialog anpassen.
  • Rechnung duplizieren und im Entwurfsmodus öffnen — legt eine Kopie der Rechnung als neuen Entwurf an und öffnet sie sofort zum Bearbeiten. Der übliche Weg, wenn du dieselbe Leistung gleich noch einmal korrekt verrechnen willst.

Ein Klick auf Rechnung stornieren oben rechts in der Kopfzeile des Dialogs führt das Storno aus.

Was ein Storno bewirkt. Die Rechnung wird nicht gelöscht, sondern auf den Status „storniert" gesetzt und behält ihre Belegnummer, die damit dauerhaft vergeben bleibt. Grund, Benutzer und Zeitpunkt werden festgehalten, das PDF wird mit dem Wasserzeichen „storniert" neu erzeugt, und der Bezahlstatus wird nicht mehr angezeigt. Stornieren geht nur bei abgeschlossenen Rechnungen — bei einem Entwurf meldet flinkest „Nur finalisierte Belege können storniert werden.", und wer das Recht dazu nicht hat, bekommt „Du darfst Rechnungen nicht stornieren". Eingerichtet wird dieses Recht in der Benutzerverwaltung.

Bezahlstatus ändern. Öffnet den Dialog Bezahlstatus ändern mit dem Kästchen „Diese Rechnung wurde bereits bezahlt". Ist es angehakt, erscheint darunter ein Kalender für das Bezahldatum; ein Datum in der Zukunft lässt sich nicht wählen. Speichern übernimmt die Änderung, und flinkest bestätigt mit „Der Bezahlstatus wurde aktualisiert".

Der Dialog „Bezahlstatus ändern" mit Kästchen und Kalender für das Bezahldatum

Wann der Bezahlstatus von Hand gesetzt wird. Normalerweise setzt ihn flinkest selbst, sobald ein Bankumsatz der Rechnung zugeordnet wird: Erreichen die zugeordneten Beträge die Gesamtsumme, gilt sie als bezahlt, sonst als teilweise bezahlt; als Bezahldatum wird das Datum des Bankumsatzes übernommen. Die Schaltfläche ist deshalb vor allem für Barzahlungen und für Betriebe ohne Bankanbindung gedacht. Sie erscheint nur bei abgeschlossenen Rechnungen und nicht bei Proforma-Rechnungen, und das Speichern braucht die Berechtigung, den Zahlungsstatus zu ändern. Nimmst du den Haken wieder weg, setzt flinkest die Rechnung auf „offen" und löscht das Bezahldatum.

Download. Öffnet das PDF zum Speichern. Die Datei heißt nach der Belegnummer. Ein Entwurf hat noch keine — er bekommt deshalb einen sprechenden Namen aus Belegart, dem Zusatz „Entwurf" und dem Kundennamen, damit mehrere Entwürfe im Download-Ordner unterscheidbar bleiben.

Duplizieren. Legt eine Kopie dieser Rechnung als Entwurf an, übernimmt alle Positionen samt Rabatten und öffnet die Kopie sofort zur Bearbeitung. Belegdatum, Zahlungsbedingung und Fälligkeit werden dabei neu gesetzt; liegt bereits eine jüngere Rechnung vor, schiebt flinkest das Belegdatum so weit vor, dass die Reihenfolge stimmt.

Folgebeleg erstellen. Im Drei-Punkte-Menü. Je nach deinen Rechten stehen dort Lieferschein erstellen, Gutschrift erstellen und In Angebot umwandeln. Jeder Eintrag fragt nach und erzeugt dann einen neuen Entwurf mit denselben Positionen, verknüpft mit dieser Rechnung. Auch bei einer stornierten Rechnung sind Download, Duplizieren und Folgebelege weiterhin möglich.

Per E-Mail senden. Die Schaltfläche per e-mail senden öffnet den Mail-Dialog; sie erscheint nur bei abgeschlossenen Rechnungen und nur mit dem Recht, Belege zu versenden. Hat die Lieferadresse eine eigene E-Mail-Adresse, wird daraus ein kleines Menü mit beiden Empfängern. Betreff und Nachricht sind mit den Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt, Empfänger lassen sich ergänzen, und Dateien kannst du per Ziehen und Ablegen anhängen — wahlweise nur an diese Mail oder zusätzlich als Dokument am Beleg gespeichert. Betreff und Nachricht sind Pflichtfelder.

Was beim Versand passiert. Angehängt wird das Rechnungs-PDF unter der Belegnummer als Dateiname. Platzhalter in Betreff und Text — etwa {number}, {contact_name}, {due_date}, {total} oder {period_label} — ersetzt flinkest durch die Werte dieser Rechnung; ein Platzhalter ohne Wert bleibt unverändert stehen. Sind in den Beleg-Einstellungen Kopie-Empfänger hinterlegt, bekommen sie eine Blindkopie. Danach trägt die Rechnung das Kennzeichen Per E-Mail versendet.

Löschen. Nur bei Entwürfen, im Drei-Punkte-Menü, und nach einer Rückfrage. Eine abgeschlossene oder stornierte Rechnung lässt sich nicht löschen — flinkest lehnt das mit „Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden" ab. Mit dem Entwurf verschwinden auch seine Positionen; Verweise auf Vor- und Folgebelege sowie Verknüpfungen zu Arbeitsberichten werden gelöst, die betroffenen Belege selbst bleiben erhalten.

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Häufige Fragen

Bekommt eine stornierte Rechnung ihre Nummer wieder frei? Nein. Die stornierte Rechnung behält ihre Belegnummer, und der Zähler zählt sie mit — dieselbe Nummer wird nie ein zweites Mal vergeben. Das verlangt § 11 des Umsatzsteuergesetzes: Die Rechnungsnummer muss einmalig vergeben sein. Wer nach einem Storno eine Lücke im Nummernkreis erwartet, sucht also einen Fehler, der keiner ist. Die Gutschrift, die du beim Stornieren erzeugen lassen kannst, bekommt eine eigene Nummer aus dem Gutschriften-Kreis.

Warum erscheint „Nur finalisierte Belege können storniert werden."? Du versuchst, einen Entwurf zu stornieren. Ein Entwurf hat noch keine Belegnummer und ist steuerlich nie in Umlauf gewesen — er wird nicht storniert, sondern gelöscht. Storniert wird nur, was bereits abgeschlossen ist.

Warum stimmt „Bezahlt" nicht mit der Summe der Bankumsätze überein? Weil flinkest je Zuordnung nur den Anteil zählt, der auf diese Rechnung entfällt. Bei einer Sammelüberweisung über mehrere Rechnungen ist der Betrag des Bankumsatzes größer als der Anteil dieser Rechnung — gezählt wird der kleinere der beiden Werte. Bleibt trotzdem ein Rest, steht er als Differenz in Rot, und der Reiter „Zahlungen" bekommt einen orangen Zähler.

Warum kann ich den Bezahlstatus nicht ändern? Entweder ist die Rechnung noch ein Entwurf oder bereits storniert — dann gibt es die Schaltfläche nicht —, oder es ist eine Proforma-Rechnung, die keinen Bezahlstatus führt. Fehlt dir außerdem die Berechtigung, den Zahlungsstatus zu ändern, wird das Speichern abgelehnt.

Warum sehe ich den Reiter „Zahlungen" nicht? Er ist an das Recht gebunden, Bankkonten zu sehen, weil er Bankumsätze zeigt. Ohne dieses Recht fehlen auch die Zeilen Bezahlt und Differenz in der Übersichtskarte. Bei der Vorlage einer laufenden Serienrechnung fehlt der Reiter grundsätzlich, denn zu einer Vorlage gibt es keine Zahlungen.

Kann ich eine abgeschlossene Rechnung noch ändern? Inhaltlich nicht — dafür gibt es das Storno mit Gutschrift und, wenn du willst, eine korrigierte Kopie als neuen Entwurf. Buchhaltungsangaben sind davon ausgenommen: Konto und Kostenstelle darfst du im Reiter „Positionen" auch nachträglich setzen, weil sie den Belegtext nicht verändern.