Rechnungsdetails

Die Rechnungsdetails sind die Belegakte einer einzelnen Ausgangsrechnung: das fertige PDF, alle Stammdaten, Positionen, zugeordneten Zahlungen und Mahnungen an einem Ort. Nach dem Abschließen ist der Inhalt der Rechnung selbst eingefroren (§ 11 UStG) — diese Seite ist ab dann der einzige Ort, an dem noch mit dem Beleg gearbeitet wird: Zahlungen erfassen, mahnen, stornieren, versenden oder einen Folgebeleg daraus machen. Du landest hier aus der Rechnungsliste mit einem Klick auf die Belegnummer oder den Kundennamen. Diese Seite ist entlang genau dieser Funktionen gegliedert.

Zugriff, Kopf und Navigation

Rechts in der Kopfzeile liegen die Aktionen zu diesem Beleg — bei einer abgeschlossenen, noch nicht vollständig bezahlten Rechnung Rechnung stornieren, Zahlungseingang, Download, Duplizieren und per e-mail senden; ist die Rechnung bereits vollständig bezahlt, entfällt Zahlungseingang zugunsten von Folgebeleg erstellen. Wie du eine Rechnung stornierst, steht ausführlich unter „Stornieren" weiter unten, wie du eine Zahlung erfasst unter „Zahlungserfassung".

Die Belegakte öffnen

Du öffnest die Rechnungsdetails aus der Rechnungsliste mit einem Klick auf die Belegnummer oder den Kundennamen, oder direkt über einen Link von einem anderen Beleg. flinkest lädt dabei Beleg, Positionen, Mahnungen und Zahlungen gemeinsam, damit die Seite mit allen Angaben auf einmal steht. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, Rechnungen zu sehen — ohne sie landest du sofort auf der Fehlerseite.

Entwurf ist auf den ersten Blick erkennbar

Solange die Rechnung noch kein abgeschlossener Beleg ist, steht oben „Rechnung Entwurf" statt einer Nummer, und über die gesamte PDF-Vorschau legt sich ein Wasserzeichen „Entwurf". So ist auf einen Blick klar: Dieser Beleg ist noch nicht rechtlich bindend und kann jederzeit verändert oder verworfen werden.

Kopf-Chip bei Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnung

Ist diese Rechnung Teil eines Abrechnungsvorgangs — eine Teilrechnung, Anzahlungsrechnung oder Schlussrechnung zu einer Auftragsbestätigung oder einem angenommenen Angebot —, steht in der Kopfzeile statt „Rechnung #…" ein Chip mit der genauen Art, etwa „1. Teilrechnung" oder „Schlussrechnung". Ein Klick darauf führt zurück zum zugehörigen Auftrag. Was diese Belegarten sind und wie sie entstehen, steht ausführlich unter Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung — diese Detailseite beschreibt nur ihren eigenen Ausschnitt: diesen Chip, die Storno-Sperre und den Zahlungs-Freeze bei aktiver Schlussrechnung sowie, dass Duplizieren und Folgebeleg den Abrechnungsbezug zurücksetzen (siehe unten).

Rechnung bearbeiten (nur Entwurf)

Solange die Rechnung Entwurf ist, öffnet Bearbeiten den Editor — dort änderst du Empfänger, Kopfdaten und Positionen. Sobald die Rechnung abgeschlossen ist, verschwindet diese Schaltfläche: Der Inhalt ist dann gesperrt. Dafür brauchst du die Berechtigung, Rechnungen zu bearbeiten.

Rechnung abschließen

Rechnung abschließen ist bei einem Entwurf die primäre Schaltfläche in der Kopfzeile — vorausgesetzt, mindestens eine Position ist erfasst. flinkest fragt vorher nach („Soll der Beleg finalisiert werden? Der Beleg kann danach nicht mehr bearbeitet werden.") und vergibt danach die Belegnummer aus dem Nummernkreis; Bearbeiten und Löschen verschwinden ab diesem Moment. Ist dieser Entwurf gerade die aktive Vorlage einer Serienrechnung, fehlt die Schaltfläche bewusst: Eine Vorlage muss dauerhaft Entwurf bleiben, sonst würde sie beim ersten Cron-Lauf ihre eigene Nummer verbrauchen, statt periodisch neue Entwürfe zu erzeugen.

Belegnummer. Vergeben wird sie genau einmal, beim Abschließen. Aufbau, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen. Der Zähler berücksichtigt abgeschlossene und stornierte Rechnungen: Eine Nummer, die einmal vergeben war, kommt nie ein zweites Mal heraus — so verlangt es § 11 des Umsatzsteuergesetzes für die fortlaufende Rechnungsnummer. Eine stornierte Rechnung verbraucht ihre Nummer also dauerhaft, und das ist Absicht. Damit auch bei gleichzeitigem Arbeiten mehrerer Benutzer keine Nummer doppelt vergeben wird, sperrt flinkest die Vergabe kurz für den Moment der Nummerierung.

PDF herunterladen

Download öffnet das Rechnungs-PDF zum Speichern, sobald die Rechnung abgeschlossen oder storniert ist. Die Datei heißt nach der Belegnummer; ein Entwurf hat noch keine — deshalb bekommt sein Download stattdessen einen sprechenden Namen aus Belegart, dem Zusatz „Entwurf" und dem Kundennamen, damit mehrere Entwürfe im Download-Ordner unterscheidbar bleiben.

Rechnung duplizieren

Duplizieren legt aus einer abgeschlossenen oder stornierten Rechnung eine neue Kopie als Entwurf an und öffnet sie sofort im Editor — praktisch bei einer wiederkehrenden Leistung, die du nicht komplett neu erfassen willst, oder um eine stornierte Rechnung „richtig neu zu machen". Vorher fragt ein kurzer Dialog: Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen. Bleibt der Haken aus (Standard), übernimmt die Kopie alle Positionen samt Rabatten unverändert. Setzt du ihn, rechnet flinkest jede Artikelposition gegen den aktuellen Verkaufspreis und die aktuellen Preisvereinbarungen des Kunden neu; bei einer manuellen Position ohne Artikel wird nur der generelle Kundenrabatt frisch angewendet, der Einzelpreis bleibt unverändert. Belegdatum, Zahlungsbedingung und Fälligkeit werden bei der Kopie neu gesetzt; liegt bereits eine jüngere Rechnung vor, schiebt flinkest das Belegdatum so weit vor, dass die Reihenfolge stimmt. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn du Rechnungen bearbeiten darfst.

Folgebeleg erstellen

Aus einer abgeschlossenen oder stornierten Rechnung machst du über Folgebeleg erstellen direkt den nächsten Beleg der Kette — je nach deinen Rechten Lieferschein erstellen, Gutschrift erstellen oder In Angebot umwandeln. Passt die Schaltfläche nicht mehr in die Kopfzeile, findest du sie im Drei-Punkte-Menü. Jeder Eintrag zeigt zuerst denselben Dialog wie beim Duplizieren mit dem Haken Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen — Wirkung wie oben beschrieben. Danach legt flinkest einen neuen Entwurf mit denselben (oder neu berechneten) Positionen an und verknüpft ihn mit dieser Rechnung: Im Reiter „Details" taucht er anschließend als Folgebeleg-Verweis auf, und umgekehrt zeigt der neue Beleg einen Vorgänger-Verweis auf diese Rechnung zurück.

Trägt die Rechnung Alternativpositionen, macht Lieferschein erstellen dabei eine Ausnahme: Der Dialog zeigt zusätzlich eine Auswahl-Sektion mit einer Checkbox je Alternativposition, standardmäßig unausgewählt — nicht angehakte Alternativpositionen werden nicht in den Lieferschein übernommen. Bei Gutschrift erstellen und In Angebot umwandeln gibt es diese Auswahl nicht, dort werden immer alle Positionen vollständig kopiert; ein finaler Lieferschein soll dagegen nur bewusst gewählte Alternativpositionen enthalten.

Auch bei einer stornierten Rechnung bleiben Download, Duplizieren und Folgebeleg erstellen möglich.

Bei einer Teil-, Anzahlungs- oder Schlussrechnung. Sowohl Duplizieren als auch jeder Folgebeleg erzeugen daraus eine normale Rechnung ohne Bezug zum ursprünglichen Abrechnungsvorgang — die Kopie zählt nicht mehr zum Auftrag der Ursprungsrechnung. Einzige Ausnahme ist eine daraus erstellte Gutschrift: Sie bleibt Teil des Vorgangs und gibt die verrechnete Menge am Auftrag wieder frei. Mehr dazu unter Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung.

Mahnen

Ist die Rechnung überfällig, noch nicht gemahnt, und darfst du mahnen, erscheint in der Kopfzeile das Menü Mahnen — mit jeder in den Mahnungseinstellungen aktivierten Stufe als Eintrag: Stufe 1 immer, Stufe 2 bis 4 zusätzlich, sobald sie eingeschaltet sind. Ein Klick öffnet den Mahnungs-Dialog mit vorbefüllter Mahngebühr, Zinssatz und Fälligkeitsvorschlag aus den Einstellungen der gewählten Stufe — anpassbar für den Einzelfall. Nach dem Speichern entsteht eine eigene Mahnung mit eigener Nummer, und du landest auf ihrer Detailseite; an der Rechnung selbst erscheint danach der Reiter „Mahnungen". Mehr zum Mahnwesen unter Mahnungen.

Rechnung per E-Mail senden

Ist die Rechnung abgeschlossen und darfst du Belege versenden, öffnet per e-mail senden den Mail-Dialog. Hat die Lieferadresse eine eigene E-Mail-Adresse, wird daraus ein kleines Menü mit beiden Zielen — Kunde oder Lieferadresse. Betreff und Nachricht sind vorbefüllt, und zwar bereits mit den aufgelösten Werten dieser Rechnung: Statt eines Platzhalters wie {number} steht dort schon die tatsächliche Rechnungsnummer — du siehst also vor dem Absenden genau den Text, den der Kunde bekommt, nicht erst danach.

Angehängt wird immer das Rechnungs-PDF; über Bestehendes Dokument wählen ergänzt du zusätzlich Dokumentvorlagen aus den Beleg-Einstellungen oder bereits am Beleg gespeicherte Dateien, gruppiert nach Quelle. Erreicht die Mail alle angegebenen Empfänger, meldet flinkest Erfolg, der Dialog schließt und die Rechnung trägt danach das Kennzeichen Per E-Mail versendet in der Kopfzeile. Erreicht sie nur einen Teil, schließt der Dialog ebenfalls, nennt dir aber zusätzlich die nicht erreichten Adressen — das Kennzeichen wird trotzdem gesetzt. Scheitert der Versand komplett, bleibt der Dialog mit deinen Eingaben offen, es wird kein Kennzeichen gesetzt, und du kannst es sofort erneut versuchen.

Kopfzeile passt sich der Fensterbreite an

Reicht der Platz in der Kopfzeile nicht für alle Schaltflächen, wandern die am wenigsten dringenden — meist Duplizieren und Folgebeleg erstellen — automatisch in ein Menü mit drei Punkten; auf einem schmalen Bildschirm bleibt dort am Ende nur noch per e-mail senden außerhalb des Menüs.

Rechnung löschen (nur Entwurf)

Solange die Rechnung Entwurf ist, findest du im Drei-Punkte-Menü Löschen. Nach einer Rückfrage entfernt flinkest den Entwurf endgültig; mit ihm verschwinden seine Positionen, und Verweise auf Vor- und Folgebelege sowie auf verknüpfte Arbeitsberichte werden gelöst — die anderen Belege selbst bleiben erhalten. Eine bereits abgeschlossene oder stornierte Rechnung lässt sich dagegen nicht löschen: flinkest lehnt das serverseitig mit „Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden" ab, unabhängig davon, ob die Schaltfläche überhaupt zu sehen war — die Belegnummer bleibt so unwiederbringlich vergeben, wie es § 11 UStG verlangt.

E-Mail-Verlauf öffnen

Sobald die Rechnung mindestens einmal per E-Mail verschickt wurde, zeigt die Kopfzeile das Kennzeichen Per E-Mail versendet — ein Klick darauf öffnet den E-Mail-Verlauf zu genau diesem Beleg. Denselben Verlauf erreichst du außerdem über E-Mail Historie im Drei-Punkte-Menü. Beides braucht die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen; ohne sie bleibt das Kennzeichen sichtbar, lässt sich aber nicht anklicken, und der Menüpunkt fehlt ganz.

Übersichtskarte

Rechts neben den Reitern liegt durchgehend eine Karte mit den wichtigsten Zahlen zu dieser Rechnung.

Die Übersichtskarte im Überblick

Zeile	Inhalt
Belegnummer	die Nummer, bei Entwürfen „Entwurf"
Betrag	der Gesamtbetrag der Rechnung (brutto)
Datum	das Belegdatum
Empfänger	der Kundenname als Link auf die Kundendetails, darunter die Rechnungsadresse als Snapshot-Text — also so, wie sie auf dem PDF steht, unabhängig von späteren Änderungen im Kundenstamm

Diese vier Zeilen zeigt die Karte immer. Bezahlstatus, „Bezahlt"/„Differenz", „fällig am" und eine abweichende Lieferadresse kommen dazu, sobald sie zutreffen — dazu die folgenden Abschnitte.

Bezahlstatus auf einen Blick

Bei einer abgeschlossenen, nicht als Proforma markierten Rechnung zeigt die Karte einen Status-Tag: offen, teilweise bezahlt oder bezahlt, mit dem Bezahldatum dahinter in Klammern, sobald eines vorliegt. Anders als die Rechnungsliste, die eine teilweise bezahlte Rechnung unter „unbezahlt" einordnet, unterscheidet diese Detailseite „teilweise bezahlt" eigenständig — hier daneben steht ohnehin der genaue Restbetrag, die feinere Unterscheidung macht also Sinn. Ist die Rechnung überfällig, erscheint der Tag zusätzlich in Rot.

Bezahlt und Differenz

Ist der Rechnung mindestens eine Zahlung zugeordnet und darfst du Bankkonten sehen, ergänzt die Karte zwei weitere Zeilen: Bezahlt und Differenz — beziehungsweise, ist die Differenz kleiner als ein Cent, stattdessen grün Vollständig bezahlt. Der bezahlte Betrag ist dabei bewusst nicht einfach die Summe aller Zahlungen: Je Zuordnung zählt flinkest den kleineren der beiden Beträge — den Betrag der Zahlung selbst oder den Anteil, der dieser Rechnung zugewiesen wurde. Dadurch zählt eine Sammelüberweisung, die mehrere Rechnungen auf einmal begleicht, nur mit dem Anteil dieser einen Rechnung mit, und mehrere Teilzahlungen addieren sich sauber, statt sich gegenseitig hochzurechnen. Verwaltet werden die zugrunde liegenden Zahlungen im Reiter „Zahlungen" dieser Seite sowie, für importierte Bankumsätze, in der Buchhaltungs-Übersicht.

Bereits bezahlt aus einem Lieferschein. Steht auf der Karte ein Betrag, ohne dass du selbst eine Zahlung erfasst hast, kommt die Rechnung wahrscheinlich aus einem Lieferschein, der bei der Zustellung schon (teilweise) bezahlt wurde — per Folgebeleg oder über den Rechnungslauf. flinkest übernimmt eine solche Zahlung automatisch auf die neue Rechnung, statt sie zu verdoppeln; der Lieferschein selbst zeigt danach wieder „offen".

Fällig am

Bei einer abgeschlossenen Rechnung zeigt die Karte zusätzlich die Zahlungsfrist — rot und fett, sobald sie überschritten ist. Das ist die Grundlage für die Mahnung: Erst eine überfällige, unbezahlte Rechnung bekommt in der Kopfzeile das Menü Mahnen.

Lieferadresse in der Übersichtskarte

Weicht die Lieferadresse von der Rechnungsadresse ab, zeigt die Karte zusätzlich einen eigenen Lieferadresse-Block — etwa bei einer Filiale oder Baustelle, die eine andere Adresse hat als die Rechnungsadresse des Kunden.

Reiter „Beleg" (PDF-Vorschau)

Die PDF-Vorschau nutzen

Der erste Reiter zeigt das fertige Rechnungs-PDF direkt in der Seite — genau das Dokument, das auch der Kunde bekommt. Du kannst darin blättern, zoomen, suchen und drucken. Ein Entwurf trägt das Wasserzeichen „Entwurf", eine stornierte Rechnung das Wasserzeichen „storniert". Fehlt die Datei im Belegarchiv einmal ganz — etwa bei einem sehr alten oder importierten Beleg —, erzeugt flinkest sie beim Öffnen der Seite still neu. Aussehen und Aufbau der PDF steuerst du im Belegdesign, auch, ob der Zahlungs-QR-Code gedruckt wird: Er erscheint nur auf Rechnungen mit einem Betrag über null und nur, wenn Firmenname, IBAN und BIC hinterlegt sind — und entfällt zusätzlich, sobald ein Zahlungsvermerk gesetzt ist (siehe unten).

Zahlung auf dem PDF. Ist der Rechnung eine Zahlung zugeordnet, ganz oder teilweise, zeigt die Summenaufstellung auf dem PDF zwei zusätzliche Zeilen unter dem Rechnungsbetrag: Bereits bezahlt (negativ) und, fett, Restbetrag — bei voller Bezahlung „Restbetrag € 0,00". Ist die Rechnung zu 100 % bezahlt, kann zusätzlich anstelle der Zahlungsbedingungen ein eigener Zahlungsvermerk erscheinen, den du in den Beleg-Einstellungen hinterlegst.

Das PDF bleibt automatisch aktuell

Ändert jemand anderes diese Rechnung — etwa weil eine zweite Person gleichzeitig arbeitet —, lädt sich die Seite inklusive PDF von selbst nach, ohne dass du sie neu öffnen musst. flinkest erzeugt das PDF dabei bei jeder inhaltlichen Änderung neu; reine Statusänderungen wie Bezahlstatus, Bezahldatum, interne Notiz oder das Versand-Kennzeichen lösen das bewusst nicht aus, damit das archivierte Dokument genau so bleibt, wie es beim Abschließen ausgesehen hat. Eine im Reiter „Zahlungen" neu über Zahlungseingang erfasste Zahlung ist davon ausgenommen: Sie erzwingt ausdrücklich eine neue PDF, weil sich dabei die Bereits-bezahlt/Restbetrag-Zeilen ändern.

Reiter „Details"

Block „Zahlung"

Der erste Block wiederholt Bezahlstatus, Summe und Fälligkeit — dieselben Angaben wie in der Übersichtskarte, hier zusätzlich im Stammdaten-Reiter griffbereit.

Block „Empfänger"

Kundenname als Link auf die Kundendetails, die Rechnungsadresse und, falls hinterlegt, die abweichende Lieferadresse.

Block „Allgemein"

Belegdatum, Erstellt am, Erstellt von und, bei einem unterschriebenen Beleg, der Name des Unterzeichners. Ist die Rechnung storniert, ergänzt derselbe Block storniert am, storniert von und den Storno-Grund aus dem Storno-Dialog.

Verknüpfungen zu Auftrag, Vorgänger-, Folgebeleg und Projekt

Im selben Block erscheinen, sofern vorhanden, bis zu vier Links: ein Auftrag #…, wenn die Rechnung aus einer B2B-Shop-Bestellung stammt; der Vorgängerbeleg mit typisiertem Label — meist ein Lieferschein, denn eine Rechnung ist oft nicht der Anfang der Belegkette, sondern entsteht per Duplizieren oder Rechnungslauf aus einem anderen Beleg; der Folgebeleg, sobald du über „Folgebeleg erstellen" einen weiteren Beleg daraus gemacht hast; und ein zugeordnetes Projekt mit seinem aktuellen Status. Jeder dieser Links führt direkt zur jeweiligen Detailseite.

Interne Notizen

Nur sichtbar, wenn eine Notiz erfasst wurde. Sie steht nie auf dem PDF und geht nie an den Kunden — reiner interner Vermerk.

Reiter „Positionen"

Die Positionsliste

Der Reiter listet alle Zeilen der Rechnung in der Reihenfolge des Belegs — Position, Menge, Einheit, Artikelnummer, Bezeichnung, Einzelpreis, Rabatt, Zeilensumme und Steuersatz —, mit der Positionsanzahl als Badge direkt am Tab-Reiter. Ein Klick auf eine Artikelposition führt zum zugehörigen Artikel.

Konto und Kostenstelle setzen

Über der Tabelle liegt Konto / Kostenstelle setzen — damit weist du den Positionen ein Sachkonto und eine Kostenstelle zu, vor dem Buchhaltungsexport an die Steuerberatung. Das funktioniert auch bei einer bereits abgeschlossenen Rechnung, weil ausschließlich Buchhaltungsfelder betroffen sind und der eigentliche Belegtext unverändert bleibt — die einzige nach dem Abschließen noch erlaubte Änderung an den Positionen. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn du Rechnungen bearbeiten darfst und die Kontierung in deinem Betrieb selbst gemacht wird; übernimmt sie die Steuerberatung, bleibt sie ausgeblendet.

Summenaufstellung und Steuersätze

Unter der Tabelle steht die Summenaufstellung: Netto, die Steuerbeträge je Steuersatz und der Gesamtbetrag. Trägt die Rechnung keine Umsatzsteuer — etwa bei Reverse Charge oder einer steuerfreien EU-Lieferung —, zeigt die Steuersatz-Spalte statt eines Prozentsatzes einen Strich, und die Steueraufstellung in der Summenzeile entfällt vollständig: Maßgeblich dafür ist der Steuerstatus des Belegkopfs, nicht die Steuersätze der einzelnen Positionen.

Reiter „Serienrechnung"

Solange die Rechnung Entwurf ist und du sie bearbeiten darfst, zeigt sie einen eigenen Reiter Serienrechnung — den Ort, an dem du aus dem Entwurf die Vorlage einer wiederkehrenden Abrechnung machst. Läuft bereits eine Serie, ist der Reiter grün markiert.

Serienrechnung einrichten

Ohne Konfiguration zeigt der Reiter zunächst einen Leerzustand mit der Schaltfläche Set up recurring invoice. Im Formular legst du fest: den Status (aktiv, pausiert oder beendet), das Abrechnungsintervall (monatlich, quartalsweise oder jährlich), den Abrechnungszeitpunkt (zu Periodenbeginn — etwa für eine Miete im Voraus — oder nach Periodenende, für eine erbrachte Leistung), Start- und Enddatum sowie den Erzeugungsmodus: Entwurf automatisch, manuell aus diesem Panel, oder automatisch finalisieren und versenden. Damit deckst du sowohl eine Kontroll- als auch eine Vollautomatik ab. Mehr zum Gesamtkonzept unter Serienrechnungen.

Offene Perioden erzeugen

Für jede fällige Periode zeigt der Reiter Vorschau (eine PDF-Vorschau ohne Datenänderung) und Entwurf erstellen. Auch im Modus „Entwurf automatisch" behältst du damit die Kontrolle statt eines reinen Autopiloten: Du siehst, was als Nächstes fällig wäre, bevor daraus ein echter Rechnungs-Entwurf entsteht.

Abrechnungshistorie

Jeder erzeugte oder versuchte Beleg erscheint in der Abrechnungshistorie mit Zeitraum, Status (ausstehend, Entwurf, abgeschlossen, versendet oder Fehler) und einem Link zum erzeugten Beleg — so siehst du auf einen Blick, was der Automatismus bereits produziert hat.

Serienrechnung entfernen

Serienrechnung entfernen beendet die Konfiguration nach einer Rückfrage, ohne bereits erzeugte Rechnungen anzutasten — sie bleiben unverändert bestehen.

Reiter „Mahnungen"

Der Reiter erscheint erst nach der ersten Mahnung

Bevor zu dieser Rechnung eine Mahnung existiert, gibt es diesen Reiter nicht — der einzige Einstieg ist dann das Menü „Mahnen" in der Kopfzeile. Sobald mindestens eine Mahnung erstellt wurde, erscheint der Reiter mit ihrer Anzahl als rotem Zähler.

Die Mahnungsliste am Beleg

Der Reiter listet alle Mahnungen zu dieser Rechnung mit Nummer, Name, Fälligkeitsdatum, Mahndatum und Summe; ein Klick auf eine Zeile führt zur jeweiligen Mahnungs-Detailseite. Die Liste hat einen eigenen Export (Excel, CSV, PDF oder JSON) und eine eigene Spaltenkonfiguration, unabhängig von der allgemeinen Mahnungsliste.

Reiter „Zahlungen"

Der Reiter zeigt alle Zahlungen, die dieser Rechnung zugeordnet sind — egal ob importierter Bankumsatz oder selbst über Zahlungseingang erfasst. Bei der Vorlage einer laufenden Serienrechnung fehlt er, weil es zu einer Vorlage keine Zahlungen gibt.

Wer den Reiter sieht

Den Reiter siehst du nur, wenn du Bankkonten sehen darfst — dieselbe Berechtigung, die auch die Zeilen Bezahlt und Differenz in der Übersichtskarte freischaltet. Fehlt sie, bleibt der Rest der Seite unverändert, auch die Schaltfläche Zahlungseingang; nur die Detailauswertung der Zahlungen selbst ist dann nicht einsehbar.

Die Zahlungstabelle lesen

Jede Zeile zeigt Transaktion, Datum, Quelle und Betrag. Die Spalte Quelle unterscheidet Bankkonto, Bargeld und Karte — ein Strich steht dort, wenn eine Zahlung ganz ohne Kontobezug erfasst wurde. Weicht die Summe der Zuordnungen vom Rechnungsbetrag ab, ist der Zähler am Reiter orange markiert.

Zu einem Bankumsatz springen

Ein Klick auf eine Zeile mit Bankkonto-Bezug führt zu den Bankkonto-Details und markiert dort den zugehörigen Umsatz — die Rückverfolgung zum tatsächlichen Kontoauszug.

Eine Zahlung entfernen

Über das Menü am Zeilenende entfernst du eine Zahlung wieder — die Beschriftung richtet sich danach, was dahintersteckt: Zahlung löschen für eine über den Dialog erfasste Zahlung (sie verschwindet vollständig), Verknüpfung entfernen für einen importierten Bankumsatz (die Transaktion selbst bleibt erhalten und taucht wieder unter den offenen Umsätzen auf). Danach leiten sich Bezahlstatus und Bezahldatum der Rechnung automatisch aus den verbleibenden Zuordnungen neu ab; bleibt keine übrig, springt die Rechnung zurück auf „offen". Entfernen braucht zusätzlich zum Bearbeiten-Recht der Rechnung die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten.

Zahlungserfassung

Über Zahlungseingang in der Kopfzeile öffnest du den Dialog Zahlung erfassen — er erscheint, solange die Rechnung noch nicht vollständig bezahlt ist, und braucht neben dem Bearbeiten-Recht der Rechnung zusätzlich die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten. Der Dialog legt dabei ausschließlich eine neue Zahlung an oder verknüpft eine bereits importierte, noch offene Banktransaktion — er ändert oder ersetzt nie eine bestehende Zahlung; das läuft ausschließlich über den Reiter „Zahlungen".

Betrag erfassen

Erhaltener Betrag ist mit dem noch offenen Restbetrag vorbelegt — bei einer bereits teilweise bezahlten Rechnung also nicht mehr der volle Rechnungsbetrag — und lässt sich frei nach unten ändern. Eine Teilzahlung ist damit direkt erfassbar, ohne einen Umweg über eine Sondereinstellung: Anders als beim Lieferschein gibt es für Rechnungen keine Einstellung, die Teilzahlungen sperrt.

Zahlungsart wählen

Unter Zahlungsart stehen Bankkonto, Bargeld und Karte — jeweils nur, wenn du das passende Sichtrecht hast (Bankkonten bzw. Kassen sehen). Hast du keines von beiden, entfällt die Auswahl ganz, und es bleibt bei Betrag und Datum. Ist kein aktives Bankkonto hinterlegt, weist ein Hinweistext statt eines Dropdowns darauf hin, dass die Zahlung ohne Kontobezug erfasst wird — auch ein kleiner Betrieb ohne hinterlegtes Konto kann damit eine Zahlung eintragen.

Kassa bei mehreren Kassenkonten

Bei Bargeld wählst du zusätzlich eine Kassa. Gibt es nur eine aktive, wählt flinkest sie automatisch vor; bei mehreren Kassenkonten — etwa je Filiale — musst du eine davon explizit auswählen, sonst lehnt das Speichern mit einer entsprechenden Fehlermeldung ab.

Bestehende Banktransaktion verknüpfen

Bei Bankkonto zeigt der Dialog unterhalb der Kontowahl zusätzlich Bestehende Transaktion verknüpfen (optional) — eine kurze Liste der noch nicht zugeordneten Umsätze dieses Kontos. Wählst du eine aus, übernimmt flinkest automatisch deren Datum in den Kalender und sperrt das Feld dafür, mit dem Hinweis „Das Zahldatum wurde auf das Datum der ausgewählten Transaktion aktualisiert" — ein zweites Symbol daneben macht die Auswahl wieder rückgängig. Praktisch, wenn ein Bankumsatz bereits importiert ist und du ihn direkt dieser Rechnung zuordnen willst, statt eine zweite, künstliche Zahlung anzulegen.

Zahlungsdatum

Ein Kalenderfeld, ein Datum in der Zukunft lässt sich nicht wählen. Ohne ausgewählte Transaktion steht standardmäßig das heutige Datum.

Speichern legt immer eine neue Zahlung an

Speichern meldet „Zahlung wurde gespeichert" und leitet Bezahlstatus sowie Bezahldatum der Rechnung automatisch aus allen ihr zugeordneten Zahlungen ab — du setzt beides nirgends direkt. Passt eine bereits erfasste Zahlung nicht mehr (falscher Betrag, falsche Zahlungsart), korrigierst du sie nicht in diesem Dialog, sondern entfernst sie im Reiter „Zahlungen" und erfasst danach die richtige neu. Genau deshalb bietet sich Zahlungseingang auch nicht mehr an, sobald die Rechnung vollständig bezahlt ist — ab diesem Punkt läuft die Verwaltung ausschließlich über den Reiter Zahlungen.

Stornieren

Rechnung stornieren öffnet den gleichnamigen Dialog — nur bei einer abgeschlossenen Rechnung und nur mit der Berechtigung, Rechnungen zu stornieren.

Grund und Kommentar

Oben trägst du unter Grund / Kommentar ein, warum storniert wird. Der Text ist kein Pflichtfeld, erscheint danach aber im Reiter „Details" als Storno-Grund — für die Nachvollziehbarkeit die wichtigste Angabe im Dialog, weil sie als einziger Freitext festhält, warum eine Belegnummer verbraucht wurde.

Gutschrift automatisch erstellen

Die Checkbox Eine Gutschrift erstellen legt beim Bestätigen automatisch eine Gutschrift mit denselben Positionen an und schließt sie sofort ab — anders als die einzelne Aktion „Folgebeleg erstellen" → Gutschrift erstellen, die nur einen Entwurf anlegt. Storno und Rückabwicklung passieren also in einem Schritt, weil beim Stornieren fast immer eine Gutschrift dazugehört.

Gutschrift per E-Mail versenden

Gutschrift per e-mail an den Kunden versenden lässt sich erst anhaken, sobald „Eine Gutschrift erstellen" aktiv ist. Empfänger, Betreff und Nachricht sind aus den Vorlagen der Beleg-Einstellungen vorbelegt und im Dialog anpassbar — der Kunde bekommt die Gutschrift damit ohne separaten Versandschritt sofort.

Rechnung duplizieren und im Entwurfsmodus öffnen

Unabhängig von der Gutschrift-Option legt Rechnung duplizieren und im Entwurfsmodus öffnen eine Kopie der Rechnung als neuen Entwurf an und öffnet sie sofort im Editor — der übliche Weg, wenn ein Storno auf einem Fehler beruhte und du dieselbe Leistung sofort korrekt neu erfassen willst, ohne danach noch extra „Duplizieren" zu klicken.

Was beim Bestätigen passiert

Ein Klick auf Rechnung stornieren oben rechts im Dialog führt das Storno aus: Die Rechnung wird nicht gelöscht, sondern auf den Status „storniert" gesetzt und behält ihre Belegnummer dauerhaft. Grund, Benutzer und Zeitpunkt werden festgehalten, das PDF wird mit dem Wasserzeichen „storniert" neu erzeugt, und der Bezahlstatus wird nicht mehr angezeigt. Bei einem Entwurf geht das nicht — flinkest meldet „Nur finalisierte Belege können storniert werden.", denn ein Entwurf war nie steuerlich in Umlauf und wird stattdessen gelöscht, nicht storniert.

Storno-Sperre bei Teil- und Anzahlungsrechnungen

Gehört diese Rechnung zu einem laufenden Abrechnungsvorgang und ist die zugehörige Schlussrechnung bereits ausgestellt, lehnt flinkest das Storno ab: „Diese Rechnung gehört zu einem abgeschlossenen Abrechnungsvorgang – zuerst die Schlussrechnung stornieren". Die Rechnung bleibt dabei unverändert abgeschlossen. Erst wenn die Schlussrechnung selbst storniert ist, lässt sich diese Teil- oder Anzahlungsrechnung stornieren. Ebenso lässt sich die Zahlung einer bereits in einer Schlussrechnung angerechneten Anzahlungsrechnung nicht mehr entfernen, solange die Schlussrechnung aktiv ist. Alles Weitere zu Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen — wie sie entstehen, der Kopf-Chip mit der genauen Art, die vier Kennzahlen am Auftrag — steht unter Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung.

Verwandte Seiten

• Rechnungen
• Rechnung bearbeiten
• Rechnung anlegen
• Gutschriften
• Mahnungen
• Serienrechnungen
• Lieferscheine
• Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung
• Kundendetails
• Bankkonto-Details
• Buchhaltungs-Übersicht
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign
• Mahnungseinstellungen

Häufige Fragen

Bekommt eine stornierte Rechnung ihre Nummer wieder frei? Nein. Die stornierte Rechnung behält ihre Belegnummer, und der Zähler zählt sie mit — dieselbe Nummer wird nie ein zweites Mal vergeben. Das verlangt § 11 des Umsatzsteuergesetzes: Die Rechnungsnummer muss einmalig vergeben sein. Die Gutschrift, die du beim Stornieren erzeugen lassen kannst, bekommt eine eigene Nummer aus dem Gutschriften-Kreis.

Warum stimmt „Bezahlt" nicht mit der Summe der Zahlungen überein? Weil flinkest je Zuordnung nur den Anteil zählt, der auf diese Rechnung entfällt. Bei einer Sammelüberweisung über mehrere Rechnungen ist der Betrag der Zahlung größer als der Anteil dieser Rechnung — gezählt wird der kleinere der beiden Werte. Bleibt trotzdem ein Rest, steht er als Differenz in Rot, und der Reiter „Zahlungen" bekommt einen orangen Zähler.

Warum sehe ich keine Schaltfläche „Zahlungseingang"? Entweder ist die Rechnung noch ein Entwurf, bereits storniert oder eine Proforma-Rechnung — dann gibt es die Schaltfläche grundsätzlich nicht —, oder sie ist bereits vollständig bezahlt: Ab „bezahlt" verwaltest du Zahlungen ausschließlich im Reiter „Zahlungen". Fehlt dir außerdem die Berechtigung, Zahlungen zu verwalten, bleibt die Schaltfläche ebenfalls weg.

Warum sehe ich den Reiter „Zahlungen" nicht? Er ist an das Recht gebunden, Bankkonten zu sehen, weil er auch Bankumsätze zeigt. Ohne dieses Recht fehlen auch die Zeilen „Bezahlt" und „Differenz" in der Übersichtskarte. Bei der Vorlage einer laufenden Serienrechnung fehlt der Reiter grundsätzlich, denn zu einer Vorlage gibt es keine Zahlungen.

Kann ich eine abgeschlossene Rechnung noch ändern? Inhaltlich nicht — dafür gibt es das Storno mit Gutschrift und, wenn du willst, eine korrigierte Kopie als neuen Entwurf. Buchhaltungsangaben sind davon ausgenommen: Konto und Kostenstelle darfst du im Reiter „Positionen" auch nachträglich setzen, weil sie den Belegtext nicht verändern.

Warum kann ich diese Teilrechnung nicht stornieren? Wahrscheinlich ist der zugehörige Auftrag bereits mit einer Schlussrechnung abgeschlossen. Solange die Schlussrechnung aktiv ist, lässt sich keine ihrer Teil- oder Anzahlungsrechnungen mehr stornieren — zuerst muss die Schlussrechnung selbst storniert werden. Mehr dazu unter Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung.