Lieferscheine

Die Lieferscheinliste zeigt alle Lieferscheine deines Unternehmens — den Beleg über tatsächlich gelieferte Ware, der ausweist, was geliefert wurde, nicht was es kostet. Von hier aus findest du bestehende Lieferscheine über Schnellfilter, Suche und Filter wieder, siehst auf einen Blick, wie weit ihre Verrechnung ist, und startest die nächsten Schritte in der Belegkette — Rechnung, Gutschrift, Versand. Diese Seite ist entlang genau dieser Fähigkeiten gegliedert: jede Überschrift erklärt eine Funktion der Liste und wie du sie bedienst. Was mit einem einzelnen Lieferschein passiert — Finalisieren, Unterschreiben, Stornieren, PDF —, steht in den Lieferscheindetails.

Liste, Navigation und Anzeige

Die Lieferscheinliste anzeigen

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile:

Spalte	Inhalt
Nr.	die Lieferscheinnummer, bei einem Entwurf stattdessen der Chip „Entwurf" — vergeben wird die Nummer erst beim Finalisieren
Fakturierungsstatus	wie weit die Verrechnung dieses Lieferscheins ist (siehe unten)
Kunde	Name des Kunden, ein hinterlegter Alias-Name klein daneben, darunter die Anschrift
Belegdatum	das Datum des Lieferscheins
Lieferadresse	Name der Lieferadresse sowie Straße, PLZ, Ort und Land
Summe	der Bruttowert der gelieferten Ware — reine Innensicht, auf dem Lieferschein-PDF selbst stehen keine Preise

Welche Spalten das sind, ist nicht fest verdrahtet — siehe „Spalten konfigurieren" weiter unten. Die Liste zeigt ausschließlich Lieferscheine; jede andere Belegart hat ihre eigene, gleich aufgebaute Liste, damit sich die Belegarten nie vermischen. Ohne eigene Sortierung steht der neueste Lieferschein oben (siehe „Sortierung der Liste"); vorgegeben sind 20 Zeilen pro Seite.

Sortieren per Spaltenkopf. Auf Nr., Fakturierungsstatus, Kunde, Belegdatum und Summe kannst du klicken, um die Liste danach zu sortieren — ein weiterer Klick auf dieselbe Spalte dreht die Richtung um. Nur nach Lieferadresse lässt sich so nicht sortieren, weil sie aus mehreren Feldern zusammengesetzt ist.

Fakturierungsstatus in der Liste

Diese Spalte gibt es nur bei Lieferscheinen — sie zeigt getrennt vom Zahlungsstatus, ob für diesen Lieferschein noch eine Rechnung nötig ist:

• Fakturierung ausstehend — der Lieferschein ist noch Entwurf.
• Bereit zur Fakturierung — finalisiert und wartet auf eine Rechnung.
• Fakturiert — es gibt bereits eine verknüpfte Rechnung oder Gutschrift.
• Nicht erforderlich — der Lieferschein ist vollständig bar/Karte bezahlt oder wurde ausdrücklich von der Verrechnung ausgenommen.

flinkest setzt den Status selbst, sobald du einen Lieferschein abschließt (Details dazu bei den Lieferscheindetails): Steht beim Kunden die Fakturierungsart „Sofort nach Lieferschein", legt flinkest automatisch einen Rechnungsentwurf an, finalisiert und versendet ihn — der Lieferschein springt direkt auf Fakturiert. Bei „Monatliche Sammelrechnung" und „Manuell" bleibt er stattdessen Bereit zur Fakturierung, bis du ihn von Hand über „Zu Rechnung weiterführen" bzw. „Zu Gutschrift weiterführen" weiterführst oder er im Rechnungslauf der Rechnungen abgerechnet wird — in beiden Fällen wechselt er ebenfalls auf Fakturiert. Eine vollständige Bar- oder Kartenzahlung springt direkt auf Nicht erforderlich; nimmst du sie wieder zurück, fällt der Status auf Bereit zur Fakturierung zurück, außer du hast den Lieferschein zwischenzeitlich ausdrücklich ausgenommen. So findest du über diese eine Spalte jederzeit, welche Lieferscheine noch auf eine Rechnung warten, ohne jeden einzelnen öffnen zu müssen.

Zur Detailansicht springen

Ein Klick auf die Nummer oder den Kundennamen öffnet die Lieferscheindetails — dort finalisierst, unterschreibst, stornierst und versendest du den einzelnen Beleg. Am rechten Rand jeder Zeile liegt außerdem ein Menü mit den Aktionen zu genau diesem Lieferschein (siehe „Duplizieren" weiter unten) — es erscheint nur, wenn du Lieferscheine bearbeiten darfst.

Kunde und Lieferadresse in der Zeile

Die Kundenzelle zeigt neben dem Namen einen hinterlegten Alias-Name klein daneben sowie darunter die Rechnungsanschrift; die Lieferadresse steht in einer eigenen Spalte. Beide unterscheiden sich im Geschäftskundenalltag oft — Rechnungsanschrift der Zentrale, Lieferadresse einer Baustelle oder Filiale —, deshalb zeigt die Liste beide auf einen Blick, statt dich für die Lieferadresse erst in die Details klicken zu lassen.

Kennzeichen unter dem Kundennamen

Unter dem Kundennamen können zwei Kennzeichen stehen: ein rotes storniert, sobald der Lieferschein storniert wurde — er bleibt dabei mit seiner Nummer in der Liste stehen, damit er nicht versehentlich noch einmal verrechnet wird —, und ein blaues Per E-Mail versendet, sobald das PDF verschickt wurde. Auf Letzteres kannst du klicken: Es öffnet, ohne die Liste zu verlassen, den E-Mail-Verlauf zu genau diesem Lieferschein — dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen; ohne sie bleibt das Kennzeichen sichtbar, ist aber nicht anklickbar.

Neuen Lieferschein anlegen

Klicke oben rechts auf Neu — die Schaltfläche erscheint nur, wenn du Lieferscheine bearbeiten darfst. Du landest im Lieferschein-Anlegen-Formular, wo du Kunde, Lieferadresse, Belegdatum und Positionen erfasst. Nicht jeder Lieferschein in dieser Liste entsteht so: Ein Lieferschein kann auch aus der Regalbetreuung (Entwurf per Scan), per Duplizieren, aus einer Auftragsbestätigung als Folgebeleg oder — nur mit aktiviertem Shop-Modul — direkt aus der Kommissionierung eines Auftrags entstehen; im letzten Fall ist er von Anfang an fertig nummeriert und bucht sofort Lagerbestand aus. Diese Liste ist der gemeinsame Sammelpunkt für alle diese Wege.

Leerer Zustand

Ist noch kein Lieferschein angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen den Hinweis „Noch keine Belege vorhanden." mit dem Untertext „Hier erscheinen die von Ihnen erstellten Lieferscheine." Derselbe Hinweis erscheint auch, wenn eine Suche oder ein Filter keinen Treffer findet.

Liste bleibt aktuell

Ändert jemand anderes einen Lieferschein, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden. Gerade beim Kommissionieren im Lager ist das praktisch: Ein am Handy erzeugter Lieferschein erscheint ohne Zutun in deiner Liste.

Ansicht auf schmalen Bildschirmen

Auf schmalen Bildschirmen wechselt die Liste auf ein Karten-Layout: Nummer bzw. Entwurf-Chip, Kunde mit Alias-Name, Lieferadresse, Belegdatum, die Kennzeichen storniert/per E-Mail versendet und die Summe stehen dabei untereinander statt in Spalten, das Zeilenmenü bleibt erhalten.

Paginierung

Unten blätterst du mit Erste/Vorherige/Nächste/Letzte Seite durch die Liste. „Zeilen pro Seite" legt fest, ob 10, 20, 50, 100 oder 200 Lieferscheine auf einer Seite stehen — die Vorgabe sind 20.

Liste merkt sich deinen Stand

Suche, Schnellfilter, Filter, Sortierung und Seitenzahl bleiben erhalten: Kommst du aus einem Lieferschein zurück, steht die Liste genau so da wie vorher — praktisch, um eine gefilterte Liste Beleg für Beleg abzuarbeiten. Jede Belegart merkt sich dabei ihren eigenen Stand getrennt.

Suchen, Filtern und Sortieren

Sofortsuche

Das Suchfeld durchsucht Lieferscheinnummer, Kundenname, Kundennummer sowie Name, PLZ und Ort der Lieferadresse — praktisch, wenn am Telefon nur „die Lieferung an Kundennummer 4711" bekannt ist. Ein Teil des Wortes genügt, die Suche startet etwa eine Sekunde nach der letzten Eingabe von selbst. Sieht die Eingabe wie ein Betrag aus (auch in deutscher Schreibweise, z. B. 1.234,56), findet flinkest zusätzlich Lieferscheine mit genau diesem Netto- oder Bruttobetrag — ein Beleg ist oft nur über den Betrag vom Kontoauszug oder Anruf identifizierbar.

Schnellfilter Entwurf, unterschrieben, nicht unterschrieben

Direkt unter der Kopfzeile liegt die Umschaltleiste mit Alle, Entwurf, unterschrieben und nicht unterschrieben. „unterschrieben" zeigt alle Lieferscheine mit hinterlegtem unterschriebenem Dokument, „nicht unterschrieben" alle übrigen — auch Entwürfe, weil die naturgemäß nie unterschrieben sein können. Diese beiden Schnellfilter stehen unabhängig davon zur Verfügung, ob die Unterschriften-Funktion überhaupt eingeschaltet ist.

Filter & Sortierung

Das Trichter-Symbol öffnet das Panel Filter & Sortierung in drei Bereichen: Basisdaten (Belegnummer, Belegdatum, Belegstatus, Kunde, Erstellt von, Per E-Mail versendet), Beträge (Netto-, Gesamt- und Steuersumme) und Lieferung (Leistungszeitraum von/bis, Lieferadresse-Name, -Ort und -Land). Der Leistungszeitraum ist dabei mehr als ein Suchfeld: Er steuert später, welcher Abrechnungsperiode eine daraus entstehende Rechnung zugeordnet wird. Im Reiter Sortierung desselben Panels legst du zusätzlich eine Mehrfachsortierung fest.

Gespeicherte Filter

Eine Filterkombination, die du öfter brauchst — etwa „alle stornierten des Monats" —, speicherst du oben im Panel unter einem Namen und wählst sie später mit einem Klick wieder aus. Gespeicherte Filter sind persönlich und je Belegart getrennt: Ein für Lieferscheine gespeicherter Filter taucht bei den Rechnungen nicht auf.

Aktive Filter anzeigen und entfernen

Gesetzte Filter und Sortierungen erscheinen als eigene Leiste „Aktive Filter & Sortierungen" über der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln oder auf einen Schlag entfernen — so siehst du immer, warum die Liste gerade kürzer ist. Der technisch immer aktive Pflichtfilter auf die Belegart Lieferschein zählt dabei nicht mit.

Sortierung der Liste

Drei Ebenen greifen ineinander: Ein Klick auf eine sortierbare Spaltenüberschrift sortiert sofort danach und schaltet bei erneutem Klick zwischen auf- und absteigend um — das geht immer vor. Im Reiter Sortierung desselben Filterpanels legst du stattdessen mehrere Sortierfelder samt Reihenfolge fest. Hat noch niemand in diesem Browser selbst sortiert, greift eine mandantenweite Standardsortierung, die im Zahnrad-Dialog „Spalten konfigurieren" hinterlegt werden kann; ist keine gesetzt, zeigt die Liste die Lieferscheine nach Belegdatum, dann Nummer, dann ID absteigend — der neueste Lieferschein also oben.

Duplizieren und Weiterführen

Das Zeilenmenü passt sich dem Status des Lieferscheins an: Ein Entwurf bietet Duplizieren, Bearbeiten und Löschen, ein finalisierter Lieferschein Duplizieren, Zu Rechnung weiterführen und Zu Gutschrift weiterführen, ein stornierter nur noch Duplizieren. Ohne die Berechtigung, Lieferscheine zu bearbeiten, erscheint das Menü gar nicht erst.

Duplizieren

Im Zeilenmenü auf Duplizieren — verfügbar in jedem Status, auch bei stornierten Lieferscheinen. Es öffnet sich zuerst ein Dialog mit dem Haken Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen: Lässt du ihn unverändert (aus), übernimmt flinkest die Positionen exakt so, wie sie im Ursprungsbeleg stehen; setzt du ihn, berechnet flinkest jede Artikelposition gegen die aktuellen Preise und Rabatte des Kunden neu. Nach der Bestätigung legt flinkest die Kopie als eigenständigen Entwurf mit dem heutigen Belegdatum an, öffnet sie zur Bearbeitung und bucht beim eigenen Finalisieren erneut Lager aus — sie ist mit dem Original nicht verknüpft. Praktisch für wiederkehrende Lieferungen an denselben Kunden oder um einen stornierten Beleg „richtig neu zu machen".

Zu Rechnung weiterführen

Nur bei finalisierten Lieferscheinen und nur mit der Berechtigung, Rechnungen zu bearbeiten — der Kernschritt von der Lieferung zur Abrechnung. Zuerst fragt derselbe Dialog wie beim Duplizieren nach der Preisneuberechnung. Hat der Lieferschein Alternativpositionen (optionale Positionen, die meist schon beim Wandeln aus einem Angebot entstehen), zeigt der Dialog zusätzlich eine Auswahl-Sektion: Du hakst einzeln an, welche davon auf die Rechnung sollen — standardmäßig ist keine ausgewählt, nicht angehakte Positionen fehlen auf der neuen Rechnung. Das gilt nur hier, nicht bei „Zu Gutschrift weiterführen" oder „Duplizieren": Eine Rechnung ist ein finales Zieldokument, in das Alternativpositionen nur bewusst übernommen werden sollen. Mit Rechnungsentwurf erstellen legt flinkest den Rechnungsentwurf an, verknüpft beide Belege, und der Lieferschein wechselt auf den Fakturierungsstatus Fakturiert.

Zu Gutschrift weiterführen

Ebenfalls nur bei finalisierten Lieferscheinen und nur mit der Berechtigung, Gutschriften zu bearbeiten — für die Rückabwicklung einer bereits gelieferten Leistung. Auch hier fragt zuerst derselbe Dialog nach der Preisneuberechnung, aber ohne Alternativpositionen-Auswahl: Bei einer Gutschrift werden immer alle Positionen übernommen. Mit Gutschriftsentwurf erstellen legt flinkest den Entwurf an und verknüpft beide Belege; der Lieferschein wechselt ebenfalls auf Fakturiert.

Bearbeiten

Nur bei Entwürfen: Im Zeilenmenü auf Bearbeiten öffnet die Lieferschein-Bearbeitung, wo du Positionen und Kopfdaten änderst. Sobald ein Lieferschein finalisiert ist, verschwindet dieser Menüpunkt — der Beleg trägt dann eine Nummer und ist inhaltlich eingefroren.

Löschen

Ebenfalls nur bei Entwürfen: Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage „Soll der Beleg wirklich gelöscht werden?" bestätigen. Ein finalisierter oder stornierter Lieferschein lässt sich hier nicht löschen — beide tragen bereits eine Nummer. Schlägt das Löschen im Hintergrund fehl, meldet flinkest den Grund per Fehler-Toast, und der Lieferschein bleibt unangetastet in der Liste stehen.

Mehrfachauswahl und Massenaktionen

Mehrfachauswahl aktivieren

Schalte das Kästchen oben links in der Werkzeugleiste ein — jede Zeile bekommt ein eigenes Auswahlkästchen, dazu ein Kopf-Kästchen für die ganze Seite. Sobald mindestens ein Lieferschein angehakt ist, erscheint darüber eine Leiste mit der Anzahl und den Massenaktionen.

Massenlöschen

Die Schaltfläche Löschen in dieser Leiste — sichtbar nur mit der Berechtigung, Lieferscheine zu bearbeiten — ist nur aktiv, solange ausschließlich Entwürfe ausgewählt sind; sobald ein finalisierter oder stornierter Lieferschein dabei ist, bleibt sie gesperrt, weil sich diese nicht löschen lassen. Nach der Rückfrage „Sollen wirklich … Belege gelöscht werden? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden." arbeitet flinkest die ausgewählten Entwürfe nacheinander ab und meldet am Ende in einer Sammel-Rückmeldung, wie viele gelöscht wurden und aus welchem Grund einzelne fehlgeschlagen sind — ein nicht löschbarer Lieferschein bricht die übrigen also nicht ab.

Mehrere Lieferscheine per E-Mail versenden

Hake die gewünschten Lieferscheine an und klicke in der Leiste auf per e-mail senden — sichtbar nur mit der Berechtigung, Belege per E-Mail zu versenden, und gesperrt, solange ein Entwurf in der Auswahl ist oder keiner der gewählten Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat; der Hinweis am Knopf nennt jeweils den Grund. Im Dialog listet flinkest alle Empfänger mit Lieferscheinnummer auf, weist auf Lieferscheine ohne E-Mail-Adresse hin, die automatisch übersprungen werden, und warnt gesondert, wenn stornierte Lieferscheine dabei sind — die werden bewusst nicht ausgeschlossen, etwa um einen Kunden aktiv über eine Stornierung zu informieren. Betreff (Pflichtfeld) und Nachricht sind mit den Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt und lassen sich anpassen. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Versand, jeder Lieferschein wird einzeln als erfolgreich oder fehlgeschlagen gemeldet und erfolgreich versendete erhalten anschließend das Kennzeichen „Per E-Mail versendet".

Export und Spalten

Liste exportieren

Klicke auf das Download-Symbol unten links neben der Blätterleiste. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und die gewünschten Spalten. Aktive Filter und die Suche gelten auch für den Export, und der Export bleibt immer auf Lieferscheine beschränkt. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Spalten konfigurieren

Das Zahnrad neben dem Download-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren — sichtbar nur mit der Berechtigung, Listenspalten zu konfigurieren, standardmäßig ausschließlich bei Administratoren. Links unter „Verfügbare Spalten" stehen alle Felder, die du hinzufügen kannst — auch unter „Weitere Felder" versteckte Angaben wie das Erstelldatum oder ein verknüpftes Projekt. Rechts unter „Angezeigte Spalten" siehst du die aktuelle Auswahl und ziehst sie in die gewünschte Reihenfolge — das ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Darunter legst du optional die Standardsortierung fest.

Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht, sondern eine betriebsweite Einstellung, die sofort bei dir und beim nächsten Laden bei allen anderen greift — jede Belegart wird dabei getrennt eingestellt, eine Änderung an den Lieferscheinen wirkt sich nicht auf die Rechnungen aus. Standard-Spalten holt die ausgelieferte Auswahl zurück, ohne zu speichern; Auf Standard zurücksetzen verwirft die gespeicherte Einstellung inklusive Standardsortierung ganz. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden.

Auch unterwegs

Lieferscheine lassen sich auch in den mobilen Apps (iOS/Android) im Tab Lieferscheine anlegen, bearbeiten und abschließen — offline, inklusive Barcode-Scan und Unterschrift. Preise und Rabatte werden dort bewusst nicht angezeigt.

Verwandte Seiten

• Lieferscheindetails
• Lieferschein anlegen
• Lieferschein bearbeiten
• Bei Lieferanten bestellen
• Regalbetreuung
• Rechnungen
• Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf
• Auftragsbestätigungen
• Kunden
• Beleg-Einstellungen

Häufige Fragen

Was bedeutet der Fakturierungsstatus in der Liste? Er zeigt, wie weit ein Lieferschein mit der Rechnungsstellung ist: Fakturierung ausstehend heißt Entwurf, Bereit zur Fakturierung heißt finalisiert und wartet auf eine Rechnung, Fakturiert heißt, es gibt bereits eine verknüpfte Rechnung oder Gutschrift, und Nicht erforderlich heißt, der Lieferschein ist vollständig bar/Karte bezahlt oder wurde ausdrücklich von der Verrechnung ausgenommen. Bei Kunden mit der Fakturierungsart „Sofort nach Lieferschein" überspringt flinkest „Bereit zur Fakturierung" meist ganz.

Wonach durchsucht das Suchfeld die Lieferscheinliste? Lieferscheinnummer, Kundenname, Kundennummer sowie Name, PLZ und Ort der Lieferadresse — ein Teil des Wortes genügt. Sieht deine Eingabe wie ein Betrag aus, findet flinkest zusätzlich Lieferscheine mit genau diesem Netto- oder Bruttobetrag.

Warum sehe ich bei einem Lieferschein kein „Bearbeiten" oder „Löschen" im Zeilenmenü? Beide Einträge gibt es nur bei Entwürfen. Sobald ein Lieferschein finalisiert ist, trägt er eine Nummer und hat Lagerbestand bewegt — er lässt sich dann nur noch stornieren, nicht mehr löschen oder inhaltlich ändern.

Kann ich mehrere Lieferscheine auf einmal löschen? Ja, über die Mehrfachauswahl — aber nur, solange ausschließlich Entwürfe angehakt sind. Ist ein finalisierter oder stornierter Lieferschein dabei, bleibt die Schaltfläche Löschen gesperrt. Nach dem Löschen meldet flinkest, wie viele erfolgreich waren und warum einzelne fehlgeschlagen sind.

Was passiert, wenn ich einen Lieferschein mit Alternativpositionen zu einer Rechnung weiterführe? Der Dialog zeigt zusätzlich eine Auswahl, welche Alternativpositionen mit übernommen werden sollen — standardmäßig ist keine angehakt. Nur die angehakten landen auf der neuen Rechnung. Bei „Zu Gutschrift weiterführen" und „Duplizieren" gibt es diese Auswahl nicht.

Warum taucht ein Lieferschein nicht in der Verrechnung auf, obwohl er finalisiert ist? Prüfe seinen Fakturierungsstatus: Steht er auf Fakturiert, gibt es bereits einen Folgebeleg; auf Nicht erforderlich, ist er bar/Karte bezahlt oder ausdrücklich ausgenommen. Nur Lieferscheine mit Bereit zur Fakturierung werden im Rechnungslauf der Rechnungen berücksichtigt.