Lieferscheine

Die Lieferscheinliste zeigt alle Lieferscheine deines Unternehmens. Ein Lieferschein ist der Beleg über tatsächlich gelieferte Ware — er weist aus, was geliefert wurde, nicht was es kostet. Von hier legst du neue Lieferscheine an, findest bestehende über Schnellfilter, Suche und Filter wieder und springst in die Detailansicht. Der Lieferschein ist die einzige Belegart in flinkest, die beim Finalisieren Lagerbestand ausbucht — und der Beleg, aus dem später die Rechnung entsteht.

Kopfzeile

Ganz oben steht der Bereichstitel „Lieferscheine", rechts daneben die Schaltfläche Neu. Sie legt einen neuen Lieferschein an und erscheint nur, wenn dein Benutzer die Berechtigung hat, Lieferscheine zu bearbeiten. Ohne dieses Recht kannst du die Liste ansehen und Lieferscheine öffnen, aber nichts anlegen oder ändern. Die Liste selbst öffnet nur, wer mindestens eine Belegart sehen darf; Belegarten ohne Leserecht blendet flinkest generell aus.

Schnellfilter, Suche und Filter

Direkt unter der Kopfzeile liegt die Werkzeugleiste:

• Kästchen für Mehrfachauswahl — blendet Auswahlkästchen in der Liste ein.

• Schnellfilter — die Umschaltleiste mit Alle, Entwurf, unterschrieben und nicht unterschrieben. „unterschrieben" zeigt alle Lieferscheine, zu denen ein unterschriebenes Dokument hinterlegt ist, „nicht unterschrieben" alle übrigen — auch Entwürfe. Diese beiden Schnellfilter sind immer da, unabhängig davon, ob die Unterschriften-Funktion in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet ist.

• Suchfeld — „Nach Nummer, Kunde, Lieferung oder Betrag filtern …". Die Suche startet etwa eine Sekunde nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht Lieferscheinnummer, Kundenname sowie Name, PLZ und Ort der Lieferadresse; ein Teil des Wortes genügt. Sieht die Eingabe wie ein Betrag aus (auch in deutscher Schreibweise, z. B. 1.234,56), sucht flinkest zusätzlich nach Lieferscheinen mit genau diesem Netto- oder Bruttobetrag.

• Filter & Sortierung (Trichter-Symbol) — öffnet ein Panel am rechten Rand mit den ausführlichen Filtern in drei Abschnitten:

  • Basisdaten: Belegnummer (Text), Belegdatum, Belegstatus (Entwurf, Beleg, Storniert), Kunde, Erstellt von und „Per E-Mail versendet".
  • Beträge: Nettosumme, Gesamtsumme, Steuerbetrag.
  • Lieferung: Leistungszeitraum von/bis, Lieferadresse Name, Lieferort und Lieferland.

  Im Reiter Sortierung legst du fest, wonach sortiert wird; mehrere Sortierfelder lassen sich per Ziehen in die gewünschte Reihenfolge bringen. Eine Filterkombination, die du öfter brauchst, speicherst du unter einem Namen und wählst sie später wieder aus.

Gesetzte Filter und Sortierungen erscheinen als Leiste „Aktive Filter & Sortierungen" oberhalb der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln oder auf einen Schlag entfernen. Ohne eigene Sortierung steht der neueste Lieferschein oben. Schnellfilter, Filter, Sortierung, Suchbegriff und Seitenzahl merkt sich flinkest getrennt je Belegart: Kommst du von einem Lieferschein zurück, steht die Liste genau so da wie vorher.

Die Liste

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile einen Lieferschein:

Spalte	Inhalt
Nr.	die Lieferscheinnummer. Entwürfe haben noch keine Nummer — dort steht stattdessen der Hinweis „Entwurf"
Kunde	Name des Kunden, ein hinterlegter Alias-Name klein daneben, darunter die Anschrift
Belegdatum	das Datum des Lieferscheins
Lieferadresse	Name der Lieferadresse sowie Straße, PLZ, Ort und Land
Summe	der Bruttowert der gelieferten Ware

Die Spalte Summe ist reine Innensicht: Auf dem Lieferschein-PDF selbst werden keine Preise gedruckt. Der Betrag dient dir zur Orientierung und ist die Grundlage für die spätere Rechnung.

PDF ohne Preise. Auf dem Lieferschein-PDF blendet flinkest die Preisspalten fest aus: kein Einzelpreis, kein Rabatt, kein Positionsbetrag, keine Umsatzsteuer und kein Summenblock. Gedruckt werden Artikel, Menge und — je nach Belegdesign — Positionsnummer, Artikelnummer, Beschreibung, Seriennummer und Charge, dazu Kopf- und Fußtext sowie ein Unterschriftenfeld. Entwürfe tragen das Wasserzeichen „Entwurf", stornierte Belege das Wasserzeichen „storniert". Beim Herunterladen heißt die Datei nach der Lieferscheinnummer. Ein Entwurf hat noch keine — sie wird erst beim Finalisieren vergeben —, deshalb bekommt er einen sprechenden Namen aus Belegart, dem Zusatz „Entwurf" und dem Kundennamen. So bleiben mehrere Entwürfe im Download-Ordner unterscheidbar, ohne dass eine interne Nummer sichtbar wird, die man für die Belegnummer halten könnte.

Lieferscheinnummer. Ein Entwurf trägt nie eine Nummer — vergeben wird sie genau einmal, beim Finalisieren. Aufbau der Nummer, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen. Der Zähler berücksichtigt finalisierte und stornierte Lieferscheine, damit eine einmal vergebene Nummer nie ein zweites Mal herauskommt. Damit auch bei gleichzeitigem Arbeiten mehrerer Benutzer keine Nummer doppelt vergeben wird, sperrt flinkest die Vergabe für den Moment der Nummerierung.

Belegdatum. Anders als bei Rechnungen gibt es beim Lieferschein keine Regel, dass das Belegdatum nicht vor dem des jüngsten Belegs liegen darf — die Meldung „Das Belegdatum darf nicht früher sein als …" siehst du hier also nicht. Du kannst einen Lieferschein damit auch nachtragen. Achte dabei auf einen eingestellten monatlichen oder jährlichen Neustart des Nummernkreises: Der richtet sich nach dem Belegdatum.

Unter dem Kundennamen können Kennzeichen stehen: ein rotes storniert und ein blaues Per E-Mail versendet. Auf das Versand-Kennzeichen kannst du klicken — dann öffnet sich der E-Mail-Verlauf zu diesem Lieferschein. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen.

Ein Klick auf die Nummer oder den Kundennamen öffnet die Lieferschein-Detailansicht. Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit den Aktionen zu diesem Lieferschein. Unten blätterst du durch die Seiten; links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und ein Zahnrad für die Spalten der Liste. Auf schmalen Bildschirmen blendet flinkest die hinteren Spalten aus und zeigt die wichtigsten Angaben untereinander. Ist noch kein Lieferschein angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen den Hinweis „Noch keine Belege vorhanden."

Ob ein Lieferschein bereits verrechnet ist, steht nicht in der Liste — das siehst du in der Detailansicht am Folgebeleg oder in der Vorschau des Rechnungslaufs.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes einen Beleg, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden. Gerade beim Kommissionieren im Lager ist das praktisch: Neue Lieferscheine erscheinen ohne Zutun.

Mehrfachauswahl

Schaltest du oben links das Kästchen ein, bekommt jede Zeile ein Auswahlkästchen. Sobald mindestens ein Lieferschein angehakt ist, erscheint über der Liste eine Leiste mit der Anzahl und diesen Schaltflächen:

• per e-mail senden — nur sichtbar, wenn du Belege versenden darfst. Sie ist gesperrt, solange ein Entwurf ausgewählt ist oder keiner der gewählten Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat; der Hinweis am Knopf nennt den Grund.
• Löschen — nur aktiv, wenn ausschließlich Entwürfe ausgewählt sind. Finalisierte und stornierte Lieferscheine lassen sich nicht löschen.

Aktionen

Neuen Lieferschein anlegen. Klicke oben rechts auf Neu. Du landest im leeren Lieferscheinformular, wo du Kunde, Lieferadresse, Belegdatum und Positionen erfasst. Bei Artikeln mit Lagerführung wählst du je Position das Lager — und, wenn der Artikel es verlangt, Charge und Seriennummer. Genau diese Angabe entscheidet später darüber, aus welchem Lager ausgebucht wird.

Lieferadresse. Lässt du beim Anlegen alle Felder der Lieferadresse leer, übernimmt flinkest beim Speichern automatisch die Anschrift des Kunden.

Lieferschein öffnen und finalisieren. Ein Klick auf Nummer oder Kundenname führt in die Detailansicht. Dort finalisierst du den Lieferschein, lässt ihn unterschreiben, versendest ihn per E-Mail, stornierst ihn, siehst das PDF und die zugehörigen Lagerbewegungen. Ist der Beleg schon finalisiert, lehnt flinkest einen zweiten Versuch mit „Der Beleg wurde bereits finalisiert" ab.

Lagerbuchung beim Finalisieren. Das ist die Besonderheit des Lieferscheins. Beim Finalisieren geht flinkest jede Position durch und bucht dort Bestand aus, wo drei Dinge zusammenkommen: Der Artikel ist lagergeführt, auf der Position ist ein Lager ausgewählt und es ist eine Menge erfasst. Gebucht wird ein Abgang über die Positionsmenge — mit Lager, Charge und Seriennummer der Position, damit die Chargenverfolgung stimmt. Positionen ohne Lagerführung oder ohne ausgewähltes Lager bewegen nichts. Die Bewegungen findest du danach unter Lagerbewegungen und in der Detailansicht des Lieferscheins.

Wenn der Bestand nicht reicht. Ist in den Beleg-Einstellungen die Option „Artikel muss auf Lager liegen" aktiv, prüft flinkest vor jeder Buchung den verfügbaren Bestand für genau diese Kombination aus Artikel, Lager und Charge. Reicht er nicht, bricht das Finalisieren mit einer Meldung ab, die die betroffene Positionsnummer nennt — der Lieferschein bleibt Entwurf, es wird nichts gebucht und keine Nummer verbraucht. Ist die Option aus, bucht flinkest auch in den negativen Bestand.

Meldebestand. Fällt der Bestand durch die Buchung unter einen für Artikel und Lager hinterlegten Schwellenwert, löst flinkest die dort eingestellte Aktion aus — etwa eine Benachrichtigung per E-Mail an einen Benutzer. Die Schwellenwerte pflegst du unter Meldebestände.

Abweichung zum Auftrag. Gehört der Lieferschein zu einem Auftrag, hält flinkest beim Finalisieren fest, welche Positionen gegenüber dem Auftrag dazugekommen sind, welche fehlen und bei welchen Menge, Preis, Rabatt oder Steuer abweichen. So bleibt nachvollziehbar, was bestellt und was tatsächlich geliefert wurde.

PDF an den Lieferort. Ist die Unterschriften-Funktion nicht aktiv und ist beim Lieferort eine Lieferschein-E-Mail-Adresse hinterlegt, schickt flinkest das fertige PDF direkt nach dem Finalisieren an diese Adresse und markiert den Lieferschein als „Per E-Mail versendet".

Unterschreiben lassen. Ist die Unterschriften-Funktion in den Beleg-Einstellungen eingeschaltet, kannst du einen finalisierten Lieferschein in der Detailansicht unterschreiben lassen — Name des Unterzeichnenden und Unterschrift sind beide Pflicht. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, Belege zu signieren; ist die Funktion abgeschaltet, meldet flinkest „Die Unterschriften-Funktion ist nicht aktiviert". flinkest baut die Unterschrift fest in das PDF ein und legt es zusätzlich als nicht löschbares Dokument am Lieferschein ab. Danach erzeugt flinkest das PDF bei Änderungen nicht mehr neu — sonst ginge die Unterschrift verloren. Unterschreiben geht nur einmal; ein zweiter Versuch wird mit „Dieser Beleg wurde bereits unterschrieben." abgelehnt. Stammt der Lieferschein aus einem Auftrag, setzt flinkest diesen Auftrag mit der Unterschrift automatisch auf „Erledigt". Anschließend geht der unterschriebene Lieferschein per E-Mail an die beim Kunden hinterlegten Empfänger für unterschriebene Lieferscheine und an die Lieferschein-Adresse des Lieferorts; der Dateiname trägt die Lieferscheinnummer mit dem Zusatz „-unterschrieben".

Bearbeiten und Löschen. Beides steht im Zeilenmenü — aber nur bei Entwürfen. Sobald ein Lieferschein finalisiert ist, verschwinden die beiden Einträge: Der Beleg trägt dann eine Nummer und hat Lagerbestand bewegt. Versucht man es trotzdem, antwortet flinkest mit „Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden". Vor dem Löschen eines Entwurfs fragt flinkest nach. Mit dem Entwurf verschwinden auch seine Positionen; Verweise auf Vor- und Folgebelege sowie Verknüpfungen zu Arbeitsberichten werden gelöst, die betroffenen Belege und Arbeitsberichte selbst bleiben erhalten. Weil ein Entwurf noch nichts gebucht hat, bleibt der Lagerbestand unberührt.

Stornieren und zurückbuchen. Ein finalisierter Lieferschein wird nicht gelöscht, sondern storniert; das geht in der Detailansicht und braucht die Berechtigung, Lieferscheine zu stornieren — fehlt sie, meldet flinkest „Du darfst Lieferscheine nicht stornieren". Nur Belege im Status „Beleg" lassen sich stornieren; bei einem Entwurf oder einem bereits stornierten Beleg kommt „Nur finalisierte Belege können storniert werden.". Der Lieferschein behält seine Nummer, Grund, Benutzer und Zeitpunkt werden festgehalten. Im Storno-Dialog ist der Haken Lagerbewegungen zurücksetzen standardmäßig gesetzt: flinkest legt dann zu jeder Ausbuchung dieses Lieferscheins eine gleich große Einbuchung an — gleiches Lager, gleiche Charge, gleiche Seriennummer — mit einer Notiz, die Lieferscheinnummer, Benutzer und Zeitpunkt nennt. Die ursprünglichen Bewegungen bleiben stehen, die Historie bleibt also vollständig. Nimmst du den Haken heraus, wird der Beleg storniert, der Bestand bleibt aber ausgebucht.

Duplizieren. Im Zeilenmenü auf Duplizieren — flinkest legt eine Kopie als Entwurf mit dem heutigen Belegdatum an, übernimmt alle Positionen samt Rabatten und öffnet die Kopie sofort zur Bearbeitung. Die Kopie ist ein eigenständiger Lieferschein und bucht beim Finalisieren erneut Lager aus.

Zu Rechnung weiterführen. Bei finalisierten Lieferscheinen bietet das Zeilenmenü zu Rechnung weiterführen an. flinkest erzeugt daraus einen Rechnungsentwurf mit denselben Positionen und verknüpft beide Belege miteinander. Damit gilt der Lieferschein als verrechnet und taucht im Rechnungslauf nicht mehr auf. Der Eintrag erscheint nur, wenn du Rechnungen bearbeiten darfst.

Verrechnung offener Lieferscheine. Als „offen" gilt ein Lieferschein, der finalisiert ist, noch keinen Folgebeleg hat und nicht auf der Liste der ignorierten Lieferscheine steht. Ist in den Beleg-Einstellungen zusätzlich „nur unterschriebene" aktiv, fallen alle Lieferscheine ohne Unterschrift heraus. Verrechnet werden sie gesammelt über offene Lieferscheine verrechnen in der Rechnungsliste — je nach Einstellung pro Kunde oder pro Kunde und Lieferadresse gebündelt. Sobald daraus eine Rechnung entsteht, ist der Lieferschein mit ihr verknüpft und verschwindet aus dem Lauf. Einzelne Lieferscheine kannst du in der Detailansicht dauerhaft vom Rechnungslauf ausnehmen.

Zu Gutschrift weiterführen. Ebenfalls nur bei finalisierten Lieferscheinen und nur mit Gutschrifts-Berechtigung — auch hier werden die beiden Belege verknüpft.

Mehrere Lieferscheine per E-Mail versenden. Hake die Lieferscheine an und klicke auf per e-mail senden. Der Dialog listet alle Empfänger mit Lieferscheinnummer auf und weist dich darauf hin, wie viele Lieferscheine mangels E-Mail-Adresse übersprungen werden. Betreff (Pflichtfeld) und Nachricht sind mit den Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt und lassen sich hier anpassen. Während des Versands läuft ein Fortschrittsbalken; flinkest meldet jeden erfolgreich versendeten und jeden fehlgeschlagenen Lieferschein einzeln.

Liste exportieren. Klicke auf das Download-Symbol unten links. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und die Spalten. Aktive Filter und die Suche gelten auch für den Export, und der Export bleibt immer auf Lieferscheine beschränkt. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Spalten der Liste festlegen. Das Zahnrad neben dem Download-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links unter Verfügbare Spalten wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll — unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt, etwa das Erstelldatum, ein verknüpftes Projekt oder das Kennzeichen für den Versand. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Jede Belegart wird getrennt eingestellt; was du hier änderst, wirkt nicht bei den Rechnungen. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden.

Woher Lieferscheine kommen

Nicht jeder Lieferschein in dieser Liste entsteht über Neu:

• Aus der Kommissionierung. Schließt jemand die Kommissionierung eines Auftrags ab — am Bildschirm oder in den mobilen Apps —, erzeugt flinkest daraus direkt einen fertigen, nummerierten Lieferschein und bucht die gepickten Mengen in einem Zug aus dem Lager aus. Dieser Lieferschein ist nie Entwurf. Mehr dazu unter Kommissionierung.
• Aus der Regalbetreuung. Die Regalbetreuung erfasst per Scan die Artikel, die beim Kunden ins Regal gestellt werden, und legt daraus einen Lieferschein-Entwurf an, den du anschließend prüfst und finalisierst.
• Aus einem Vorbeleg. Aus einer Auftragsbestätigung lässt sich ein Lieferschein als Folgebeleg erzeugen; die beiden Belege bleiben miteinander verknüpft.

Verwandte Seiten

• Kommissionierung
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• Rechnungen
• Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf
• Auftragsbestätigungen
• Lagerbewegungen
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• Chargenverfolgung
• Kunden
• Beleg-Einstellungen

Häufige Fragen

Warum steht auf dem Lieferschein kein Preis? Das ist so gewollt. Auf dem Lieferschein-PDF blendet flinkest Einzelpreis, Rabatt, Positionsbetrag, Umsatzsteuer und den gesamten Summenblock aus — ein Lieferschein weist aus, was geliefert wurde, nicht was es kostet. Die Beträge sind trotzdem am Beleg gespeichert: Du siehst sie in der Spalte Summe der Liste, und die spätere Rechnung baut darauf auf.

Wann wird der Lagerbestand ausgebucht? Genau beim Finalisieren, nicht beim Anlegen. Ein Lieferschein-Entwurf bewegt keinen Bestand. Gebucht werden nur Positionen mit einem lagergeführten Artikel und einem ausgewählten Lager — mit Charge und Seriennummer, sofern erfasst. Kommt der Lieferschein aus der Kommissionierung, passiert beides in einem Schritt: Beleg und Lagerabgang entstehen gemeinsam.

Ich kann einen Lieferschein nicht finalisieren, es fehlt angeblich Bestand. Dann ist die Option „Artikel muss auf Lager liegen" aktiv und für die genannte Position reicht der Bestand in genau dieser Kombination aus Artikel, Lager und Charge nicht. Prüfe, ob auf der Position das richtige Lager und die richtige Charge steht, und korrigiere bei Bedarf den Bestand. Der Lieferschein bleibt so lange Entwurf, es wurde nichts gebucht.

Was bedeutet „Nur finalisierte Belege können storniert werden."? Du hast versucht, einen Entwurf oder einen bereits stornierten Lieferschein zu stornieren. Ein Entwurf wird nicht storniert, sondern gelöscht — storniert wird nur, was schon eine Nummer trägt. Kommt stattdessen „Du darfst Lieferscheine nicht stornieren", fehlt deinem Benutzer die Berechtigung dafür.

Kommt der Lagerbestand beim Stornieren zurück? Nur wenn du es willst. Im Storno-Dialog ist der Haken Lagerbewegungen zurücksetzen voreingestellt — dann legt flinkest zu jeder Ausbuchung eine gleich große Einbuchung mit demselben Lager, derselben Charge und derselben Seriennummer an und vermerkt Lieferscheinnummer, Benutzer und Zeitpunkt. Nimmst du den Haken heraus, bleibt der Bestand ausgebucht.

Warum kann ich einen unterschriebenen Lieferschein nicht mehr ändern? Mit der Unterschrift wird das PDF unveränderlich: Die Unterschrift steckt fest im Dokument, und flinkest erzeugt das PDF danach nicht mehr neu, damit sie nicht verloren geht. Ein zweiter Versuch wird mit „Dieser Beleg wurde bereits unterschrieben." abgelehnt. Ist etwas falsch, storniere den Lieferschein und erstelle einen neuen.

Warum taucht ein Lieferschein nicht im Rechnungslauf auf? Dafür gibt es vier mögliche Gründe: Er ist noch Entwurf, er hat bereits einen Folgebeleg (etwa weil jemand ihn direkt zu einer Rechnung weitergeführt hat), er wurde ausdrücklich vom Rechnungslauf ausgenommen — oder die Einstellung „nur unterschriebene" ist aktiv und es fehlt die Unterschrift. Über den Schnellfilter nicht unterschrieben findest du den letzten Fall schnell.

Warum ist „per e-mail senden" in der Mehrfachauswahl grau? Entweder ist mindestens ein Entwurf ausgewählt — Entwürfe lassen sich nicht versenden — oder keiner der gewählten Kunden hat eine E-Mail-Adresse hinterlegt. Der Hinweis am Knopf nennt den Grund. Fehlt die Schaltfläche ganz, hat dein Benutzer kein Recht, Belege zu versenden.

Wird der Auftrag automatisch erledigt? Ja, sobald der Lieferschein zu diesem Auftrag unterschrieben wird — dann setzt flinkest den Auftrag auf „Erledigt". Ohne Unterschriften-Funktion bleibt der Auftragsstatus in deiner Hand.