Bestellungen

Die Bestellliste zeigt alle Bestellungen, die über dein Shop-Portal hereingekommen sind — von der ganz neuen Bestellung bis zur erledigten Lieferung. Von hier aus öffnest du eine Bestellung im Detail, grenzt die Liste nach Status, Kunde, Zeitraum oder Betrag ein und exportierst dir den aktuellen Auszug. Anlegen kannst du eine Bestellung hier nicht: Sie entsteht, wenn ein Kunde im Shop-Portal bestellt.

Wann der Bereich sichtbar ist

Die Bestellungen gibt es nur, solange das Modul Shop unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist — ab Werk ist es ausgeschaltet. Zusätzlich braucht dein Benutzer die Berechtigung, Bestellungen zu sehen. Fehlt die Berechtigung, landest du auf der Hinweisseite „403". Hast du die Berechtigung, ist aber das Modul Shop ausgeschaltet, fehlt der Menüpunkt, und die direkte Adresse zeigt die Seite „Modul ausgeschaltet“ — Administratoren finden dort den Knopf „Zu den Moduleinstellungen“.

Kopfzeile

Ganz oben steht der Titel Bestellungen, daneben die Anzahl der Bestellungen, die zur aktuellen Filterung passen. Einen Knopf zum Anlegen findest du hier bewusst nicht — Bestellungen kommen aus dem Shop, nicht aus der Web-Anwendung.

Schnellfilter und Suche

Direkt über der Liste liegen fünf Schnellfilter: Alle, Neu, In Bearbeitung, Erledigt und Storniert. Ein Klick schaltet die Liste sofort auf den gewählten Bestellstatus um, Alle nimmt die Statuseinschränkung wieder heraus. Die übrigen Status — Kommissionierung, Kommissioniert, Versendet und Zurückgestellt — erreichst du über den Filterdialog.

Ein Schnellfilter tauscht nur den Bestellstatus aus. Ein Suchbegriff und die übrigen Einstellungen aus dem Filterdialog bleiben dabei aktiv; nur einen dort gewählten Bestellstatus ersetzt der Schnellfilter. So kannst du etwa erst nach einem Kunden suchen und dann zwischen seinen neuen und erledigten Bestellungen hin- und herschalten.

Daneben liegt das Suchfeld. Es durchsucht Bestellnummer und Kundenname gleichzeitig, Teiltreffer genügen. Die Liste aktualisiert sich etwa eine Sekunde nach dem letzten Tastendruck — mit der Eingabetaste sofort.

Filter und Sortierung

Das Trichter-Symbol am rechten Rand der Leiste öffnet den Filter- und Sortierdialog mit drei Bereichen:

• Basisdaten — Bestellnummer (exakte Eingabe), Bestelldatum, Bestellstatus (alle acht Status), Zahlungseingang (Offen, Teilweise, Bezahlt), Zahlungsmethode (Rechnung, Online, Vorauskasse) und Kunde.
• Beträge — Nettosumme, Gesamtsumme und Steuerbetrag, jeweils als Bereich.
• Lieferung — Liefername, Ort, Straße, Postleitzahl und Land der Lieferadresse.

Im selben Dialog stellst du die Sortierung ein. Gesetzte Filter erscheinen als Leiste über der Liste und lassen sich dort einzeln oder auf einen Schlag entfernen.

flinkest merkt sich deine Einstellungen: Filter, Suchbegriff, Schnellfilter, Sortierung, Seite und Seitengröße stehen beim nächsten Besuch wieder so da, wie du sie verlassen hast.

Die Liste

Ohne eigene Einstellung zeigt die Liste diese Spalten von links nach rechts:

Spalte	Inhalt
#	Bestellnummer — ein Klick öffnet die Bestellung
Kunde	Name des Bestellers, ebenfalls verlinkt
Status	Bestellstatus als farbige Markierung
Lieferadresse	Straße, Postleitzahl und Ort der Lieferung
Bestelldatum	Datum und Uhrzeit des Bestelleingangs
Summe	Bruttobetrag der Bestellung

Die neueste Bestellung steht oben, angezeigt werden 20 Zeilen pro Seite. Die Farbe der Statusmarkierung ist eine schnelle Orientierung: Gelb für neue Bestellungen, Blau während der Bearbeitung und Kommissionierung, Grau für kommissionierte, Grün für erledigte und Rot für zurückgestellte oder stornierte Bestellungen.

Welche Spalten das sind, lässt sich für den ganzen Betrieb umstellen — siehe Spalten der Liste festlegen weiter unten. Wird der Platz knapp, blendet die Liste zuerst das Bestelldatum und dann die Lieferadresse aus; auf schmalen Bildschirmen zeigt sie die Bestellungen als kompakte Karten. Solange noch keine Bestellung eingegangen ist, steht dort „Noch keine Bestellungen vorhanden."

Woher die Bestellungen kommen. Bestellt ein Kunde im Shop-Portal, legt flinkest die Bestellung mit fortlaufender Bestellnummer, Rechnungs- und Lieferadresse und allen Positionen an. Preise, Rabatte und Steuersätze werden dabei so festgehalten, wie sie zum Zeitpunkt der Bestellung für diesen Kunden gegolten haben.

Die Liste hält sich selbst aktuell. Ändert sich eine Bestellung — weil jemand anderes den Status umstellt, weil eine neue Bestellung eingeht oder weil eine Kommissionierung abgeschlossen wird — lädt die Liste automatisch neu. Du musst die Seite nicht aktualisieren.

Bestellstatus

Von Hand stellst du den Status auf der Detailseite um — dort stehen alle acht Status zur Auswahl, jede Umstellung wird noch einmal abgefragt. Automatisch passiert das an drei Stellen: Beim Start der Kommissionierung springt die Bestellung auf Kommissionierung, nach dem Abschluss auf Kommissioniert, und sobald der zugehörige Lieferschein unterschrieben wird, auf Erledigt. Kommissionierte Bestellungen verteilst du in der Tourenübersicht auf die Fahrten.

Aktionen

Bestellung öffnen — klicke auf die Bestellnummer oder den Kundennamen. Auf der Detailseite siehst du Positionen, Adressen, Zahlungsinformationen und alle Belege, die zu dieser Bestellung gehören.

Liste exportieren — das Export-Symbol unten links bei der Seitenblätterung öffnet den Export-Dialog. Dort wählst du die gewünschten Spalten aus und ziehst sie in die Reihenfolge, die die Datei haben soll; als Format stehen Excel, CSV, PDF und JSON zur Verfügung. Exportiert wird genau das, was der aktive Filter zeigt, in der eingestellten Sortierung. Sehr große Auszüge laufen im Hintergrund weiter, du bekommst eine Meldung, sobald die Datei bereit steht.

Im Report-Builder auswerten — ebenfalls unten bei der Seitenblätterung liegt ein Auswertungs-Symbol. Es öffnet den Report-Builder mit den Bestelldaten und übernimmt dabei die Filter, die gerade in der Liste aktiv sind — praktisch, wenn du aus der gefilterten Liste etwa Umsätze je Kunde oder Monat zusammenfassen willst. Das Symbol erscheint nur, wenn dein Benutzer Berichte sehen darf.

Spalten der Liste festlegen — neben dem Export-Symbol liegt ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren, in dem du bestimmst, welche Spalten die Bestellliste zeigt und in welcher Reihenfolge. Links unter Verfügbare Spalten stehen unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt — etwa die Rechnungsadresse, eine Bestellnotiz oder der gewünschte Liefertermin. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden; er verhält sich hier identisch.

Kommissionieren — das passiert nicht in dieser Liste, sondern im eigenen Bereich Kommissionierung. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, Bestellungen zu bearbeiten.

Die Kommissionierung erzeugt den Lieferschein. Beim Abschluss entsteht in einem Zug ein fertiger Lieferschein mit eigener Belegnummer, und bei bestandsgeführten Artikeln wird die gepickte Menge — samt Charge, wenn eine erfasst wurde — aus dem Lager ausgebucht. Jede Lagerbewegung trägt Bestell- und Lieferscheinnummer als Notiz, damit später nachvollziehbar bleibt, wohin die Ware gegangen ist. Das Lieferschein-PDF entsteht dabei im Hintergrund, damit niemand beim Kommissionieren darauf warten muss; ist es beim Öffnen noch nicht fertig, erstellt flinkest es sofort beim Abruf.

Sofort-Rechnung nach dem Kommissionieren. Hat der Kunde die Fakturierungsart „Sofort nach Lieferschein" und ist die Unterschriftenfunktion in den Beleg-Einstellungen ausgeschaltet, erstellt und versendet flinkest beim Abschluss der Kommissionierung gleich auch die Rechnung. Geht sie nicht hinaus oder kann sie gar nicht erstellt werden, zeigt die Kommissionierung im Browser denselben stehenbleibenden Warnhinweis wie das Finalisieren eines Lieferscheins — Wortlaut und weiteres Vorgehen stehen bei den Lieferscheindetails. Ist die Unterschriftenfunktion eingeschaltet, fällt die Entscheidung über die Rechnung erst beim Unterschreiben des Lieferscheins.

Doppelte Lieferscheine sind ausgeschlossen. Schickt ein Gerät denselben Kommissionierlauf noch einmal — etwa nach einem Verbindungsabbruch — bekommt es den bereits erzeugten Lieferschein zurück. Es entsteht kein zweiter Beleg und keine zweite Lagerbuchung. Weicht der zweite Lauf inhaltlich ab, obwohl die Bestellung schon abgeschlossen ist, wird er abgelehnt mit dem Hinweis, die Liste neu zu laden.

Warum „Nicht genug Bestand für …" beim Kommissionieren erscheint. Reicht der Bestand nicht, nennt flinkest den betroffenen Artikel samt benötigter und verfügbarer Menge — etwa „Nicht genug Bestand für … Benötigt: 5, verfügbar: 2" bzw. mit Charge „Nicht genug Bestand für …, Charge … Benötigt: …, verfügbar: …" — und bucht gar nichts: Der komplette Lauf wird zurückgenommen, damit kein halb gebuchter Zustand entsteht. Die Kommissionier-Clients bieten in dem Fall eine Bestandskorrektur an; alternativ korrigierst du den Bestand über Lagerbewegungen und startest den Lauf neu.

Abweichungen werden festgehalten. Wird ein Lieferschein zu einer Bestellung finalisiert, vergleicht flinkest die gelieferten mit den bestellten Positionen und hält zusätzliche, fehlende und in Menge oder Preis geänderte Positionen fest.

Rechnung und Lieferschein aus der Bestellung. Auf der Detailseite kannst du aus einer Bestellung direkt eine Rechnung oder einen Lieferschein erzeugen. Beide entstehen als Entwurf: Adressen, Positionen, Mengen sowie Kopf- und Fußtexte werden übernommen, ein gewünschtes Lieferdatum wird als Lieferdatum eingetragen. Die Preise berechnet flinkest dabei mit den Konditionen, die heute für diesen Kunden hinterlegt sind. Eine Belegnummer bekommt der Entwurf erst beim Finalisieren. War die Bestellung online bezahlt, ist die erzeugte Rechnung sofort als bezahlt gekennzeichnet. Für die Rechnung braucht dein Benutzer die Berechtigung, Rechnungen zu bearbeiten, für den Lieferschein die für Lieferscheine.

Löschen oder Mehrfachauswahl gibt es in dieser Liste nicht.

Wenn eine Bestellung im Portal scheitert

Diese Meldungen bekommt nicht du zu sehen, sondern dein Kunde im Shop-Portal — nützlich, wenn er deswegen anruft:

• „Diese Zahlungsart ist deaktiviert" bzw. „Diese Zahlungsart ist für diesen Benutzer deaktiviert" — die gewählte Zahlungsart ist im Shop generell abgeschaltet oder für genau diesen Portal-Benutzer gesperrt. Beides stellst du beim Kunden bzw. in den Shop-Einstellungen um.

• „Nicht genug Bestand für … Benötigt: …, verfügbar: …" — der Bestand eines bestellten Artikels reicht nicht; die Meldung nennt bestellte und noch verfügbare Menge. Die Bestellung wird gar nicht erst angelegt.

• Liefertage. Ist in den Lieferarten-Einstellungen eine Liefertag-Auswahl eingestellt, prüft flinkest den gewünschten Liefertag. Bei der Auswahl „Nach Postleitzahl" gilt:

  • „Eine Lieferung ist frühestens ab morgen möglich" — der Kunde hat heute oder ein vergangenes Datum gewählt.
  • „Für die Postleitzahl … in … sind keine Liefertage hinterlegt" — für diese Postleitzahl in diesem Land gibt es keine Liefertag-Regel. Ergänze sie in den Lieferarten-Einstellungen, sonst kann der Kunde mit dieser Lieferadresse keinen Liefertag wählen.
  • „Der gewählte Liefertag ist für die Postleitzahl … nicht zulässig" — für diese Postleitzahl wird an diesem Wochentag nicht geliefert.
  • „Der gewählte Liefertag ist ein Feiertag" — erscheint nur, wenn „Feiertage können nicht als Liefertag ausgewählt werden" eingeschaltet ist.
  • „Für eine Lieferung am nächsten Werktag muss die Bestellung bis … Uhr eingegangen sein" (und die gleichlautende Meldung für den übernächsten Werktag) — die Annahmeschluss-Zeit von heute ist überschritten. „Nächster" und „übernächster Werktag" meinen dabei den ersten und zweiten Tag, an dem die Regel nach heute überhaupt liefert: Liefert eine Regel nur montags und dienstags, gilt bei einer Bestellung am Freitag für den Montag der Annahmeschluss für den nächsten Werktag. Ist für die Regel keine Uhrzeit eingetragen, gibt es keinen Annahmeschluss.

  Passt der Liefertag-Modus nicht zur Prüfung — etwa weil die Liefertag-Auswahl auf „Keine Liefertag-Auswahl" steht —, meldet flinkest „Liefertage sind nicht aktiviert".

Verwandte Seiten

• Bestelldetails
• Kommissionierung
• Tourenübersicht
• Lieferscheine
• Lieferscheindetails
• Rechnungen
• Angebote
• Kunden
• Artikel
• Lagerbewegungen
• Report-Builder

Häufige Fragen

Warum kann ich hier keine Bestellung anlegen? Bestellungen entstehen ausschließlich im Shop-Portal, wenn ein Kunde dort bestellt. In der Web-Anwendung siehst, filterst und bearbeitest du sie — anlegen kannst du sie nicht. Willst du selbst einen Beleg schreiben, nimm dafür ein Angebot, einen Lieferschein oder eine Rechnung.

Warum komme ich nicht in die Bestellungen hinein? Der Bereich ist nur erreichbar, wenn das Modul Shop unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist und dein Benutzer die Berechtigung hat, Bestellungen zu sehen. Fehlt die Berechtigung, landest du auf der „403"-Hinweisseite; ist nur das Modul ausgeschaltet, zeigt flinkest stattdessen die Seite „Modul ausgeschaltet“. Einschalten kann das Modul ein Administrator.

Wieso steht eine Bestellung plötzlich auf „Erledigt", obwohl ich nichts umgestellt habe? Sobald der Lieferschein zu dieser Bestellung unterschrieben wird, setzt flinkest die Bestellung automatisch auf „Erledigt".

Mein Kunde meldet „Der gewählte Liefertag ist für die Postleitzahl … nicht zulässig". Für diese Postleitzahl ist der gewünschte Wochentag als Liefertag nicht hinterlegt. Der Kunde muss einen anderen Tag wählen — oder du ergänzt den Tag in den Liefertagen. Diese Prüfung gibt es nur, wenn in den Lieferarten-Einstellungen die Liefertag-Auswahl „Nach Postleitzahl" eingestellt ist.

Ich finde eine Bestellung nicht, obwohl es sie gibt. Prüfe die Filterleiste über der Liste und das Suchfeld: Vermutlich ist noch ein Suchbegriff, ein Status- oder ein Zeitraumfilter aktiv. Ein Klick auf Alle nimmt die Statuseinschränkung heraus, den Suchbegriff löschst du im Suchfeld, Filter aus dem Filterdialog entfernst du in der Filterleiste. Die Suche findet Bestellungen nur über Bestellnummer und Kundenname — nach einem Artikel kannst du hier nicht suchen.

Wie bekomme ich die Liste nach Excel? Klicke unten links bei der Seitenblätterung auf das Export-Symbol, wähle die Spalten und das Format. Exportiert wird immer der gerade gefilterte Stand, nicht nur die sichtbare Seite.

Warum weicht die Rechnung im Betrag von der Bestellung ab? Beim Erzeugen der Rechnung aus einer Bestellung rechnet flinkest die Positionen mit den aktuell hinterlegten Kundenkonditionen neu. Haben sich Preise oder Rabatte seit der Bestellung geändert, unterscheidet sich die Summe von der Bestellsumme.