Regalbetreuung

Die Regalbetreuung ist die schnelle Erfassungsmaske für Ware, die du beim Kunden ins Regal stellst. Du wählst den Kunden oder seinen Standort, scannst oder suchst die Artikel, prüfst die Mengen — und flinkest legt daraus einen Lieferschein-Entwurf an. Die Seite trägt oben den Titel Regalbetreuung und darunter den Satz „Beim Kunden ins Regal eingeschlichtete Artikel erfassen"; sie ist mit großen Bedienelementen gebaut, damit sie auch am Handy oder Tablet direkt vor dem Regal funktioniert.

Kopfzeile

Links stehen Titel und der erklärende Satz darunter, rechts die Schaltfläche Zurücksetzen. Sie erscheint erst, sobald etwas eingegeben oder ausgewählt ist, und leert Empfänger, Suchfelder und Artikelliste in einem Zug. Sind schon Artikel erfasst, fragt flinkest vorher nach: „Formular zurücksetzen? Alle gepickten Artikel werden verworfen."

Wie du hierher kommst. Im Hauptmenü steht die Regalbetreuung nicht von Haus aus. Ein Administrator kann sie unter Menüs als eigenen Menüpunkt einhängen; sonst rufst du sie über ein Lesezeichen auf ihre Seitenadresse auf. Öffnen darf sie nur, wer Lieferscheine bearbeiten darf, und zusätzlich braucht dein Benutzer Leserecht auf mindestens eine Belegart. Ein eigenes Modul muss dafür nicht freigeschaltet sein.

Kunde oder Standort wählen

Das erste Feld heißt „Kunde oder Standort suchen (Name, Adresse, PLZ)". Ab zwei Zeichen startet die Suche etwa eine halbe Sekunde nach der letzten Eingabe von selbst — und zwar gleichzeitig in zwei Beständen:

• Kunden — gefunden über Name, Kundennummer, PLZ und Ort.
• Standorte — die weiteren Adressen eines Kunden, also Filialen, Baustellen oder reine Lieferadressen. Gefunden werden sie über Name, Straße, PLZ, Ort und Ansprechpartner. Gepflegt werden sie in den Kundendetails.

Die Trefferliste zeigt zuerst die Kunden, dann die Standorte, zusammen höchstens 20 Einträge. Jede Zeile trägt ein Symbol (Personen-Symbol für den Kunden, Ortsmarke für den Standort), den Namen und darunter Straße, PLZ und Ort; bei einem Standort steht der Kundenname vorn und der Standortname dahinter. Gibt es nichts zu finden, steht dort „Keine Ergebnisse gefunden".

Ein Klick übernimmt den Treffer. Wählst du einen Standort, holt flinkest den zugehörigen Kunden automatisch dazu — die beiden bilden später Belegadresse und Lieferadresse des Lieferscheins. Klappt das nicht, meldet flinkest „Kunde konnte nicht geladen werden". Der gewählte Empfänger steht danach als eine Zeile da, rechts daneben Ändern.

Kundenwechsel verwirft die Liste. Wählst du einen anderen Empfänger oder klickst auf Ändern, während schon Artikel erfasst sind, fragt flinkest: „Kundenwechsel verwirft die bereits gepickten Artikel. Fortfahren?" Der Grund liegt bei den Preisen — Rabatte und Steuersatz hängen am Kunden, eine gemischte Liste könnte es also nicht geben.

Berechtigung. Die Kundensuche braucht das Recht, Kunden zu sehen. Fehlt es, bleibt die Trefferliste leer, obwohl es den Kunden gibt.

Artikel erfassen

Das zweite Feld heißt „Artikel suchen und hinzufügen". Es ist blass und gesperrt, solange kein Kunde gewählt ist. Danach genügen wieder zwei Zeichen.

Gesucht wird nicht im Artikelstamm, sondern im Lagerbestand über alle Lager hinweg: in Artikelname, Artikelnummer, Chargennummer und Lagername. Angeboten wird nur, was tatsächlich da ist — jede Kombination aus Artikel, Lager und Charge mit einem Bestand über null, höchstens 30 Treffer, sortiert nach Artikelnummer und Lagername. Ein Artikel, der in drei Lagern liegt, erscheint deshalb dreimal; du entscheidest mit dem Klick, aus welchem Lager geliefert wird.

Jeder Treffer zeigt „Artikelnummer — Artikelname" und darunter Kennzeichen: Charge (oder den Hinweis „Keine Charge erforderlich"), Lager, Einheit und Bestand. Ein Klick übernimmt ihn mit der Menge 1 in die Liste.

Scannen. Der Barcode-Scanner tippt in genau dieses Feld. Erkannt wird der Rahmen #Artikelnummer Chargennummer#, ohne Charge auch #Artikelnummer#. Kurz nachdem der Scanner fertig getippt hat, wertet flinkest den Rahmen aus, leert das Feld und legt den passenden Bestand als Zeile an — anders als im Lieferschein-Editor musst du das Scannen hier nicht erst einschalten. Ist dieselbe Kombination aus Artikel, Lager und Charge schon in der Liste, zählt flinkest sie um eins hoch und schiebt sie nach oben, damit der zuletzt gescannte Artikel immer obenauf liegt. Passt zum Code kein Bestand, erscheint „Kein Bestand für gescannten Code gefunden" samt dem gescannten Code.

Berechtigung. Die Artikelsuche greift auf den Lagerbestand zu und braucht deshalb das Recht, das Lager zu sehen. Fehlt es, bleibt die Trefferliste leer, obwohl Bestand vorhanden ist.

Die erfassten Artikel

Unter dem Suchfeld steht die Liste, der zuletzt erfasste Artikel oben. Solange nichts drin ist, steht dort „Noch keine Artikel hinzugefügt".

Jede Zeile zeigt Artikelnummer und Name, die Kennzeichen Charge, Lager, Einheit und Bestand sowie rechts die Mengensteuerung: −, ein Eingabefeld und +, daneben ein Papierkorb-Symbol zum Entfernen der Zeile. Die Menge lässt sich nicht unter 1 und nicht über den verfügbaren Bestand stellen — tippst du eine höhere Zahl ein, setzt flinkest sie auf den Bestand zurück. Ist die Menge beim Bestand angelangt, steht darunter der Hinweis „Auf verfügbaren Bestand begrenzt" mit der Höchstmenge.

Preise. Ein Lieferschein braucht Preise, auch wenn er sie später nicht druckt. flinkest nimmt den Verkaufspreis des Artikels und rechnet den Nachlass des Kunden ein, in dieser Reihenfolge: ein für genau diesen Kunden hinterlegter Artikelpreis geht vor, danach kommt der Rabatt der Artikelkategorie, zuletzt der allgemeine Kundenrabatt. Ist beim Kunden „keine Umsatzsteuer" hinterlegt, setzt flinkest den Steuersatz der Position auf 0 %.

Aktionen

Lieferschein erstellen. Die Schaltfläche unten rechts heißt Lieferschein erstellen und zählt mit — etwa „Lieferschein erstellen (2 Artikel)". Die Zahl ist die Summe aller Mengen, nicht die Zahl der Zeilen. Aktiv wird die Schaltfläche erst, wenn ein Kunde gewählt und mindestens ein Artikel erfasst ist und keine Zeile über dem verfügbaren Bestand liegt.

flinkest legt daraus einen Lieferschein-Entwurf mit dem heutigen Belegdatum an: Name und Anschrift des Kunden als Belegadresse, der gewählte Standort als Lieferadresse — ohne Standort steht dort ebenfalls die Anschrift des Kunden. Die Positionen werden in der Reihenfolge nummeriert, in der du sie erfasst hast: Der zuerst erfasste Artikel ist Position 1, obwohl er in der Liste ganz unten steht. Anschließend erzeugt flinkest das PDF, meldet „Lieferschein-Entwurf erstellt" und öffnet die Lieferscheindetails. Geht dabei etwas schief, bleibt deine Liste stehen und flinkest meldet „Lieferschein konnte nicht erstellt werden".

Kein Lagerabgang, keine Nummer. Der Entwurf bewegt keinen Bestand und reserviert nichts — die Bestandszahl in der Regalbetreuung ist eine Momentaufnahme, kein Anspruch auf die Ware. Ausgebucht wird erst beim Finalisieren des Lieferscheins, und erst dann bekommt er auch seine Lieferscheinnummer. Die Buchungen findest du danach unter Lagerbewegungen. Bis dahin kannst du den Entwurf im Lieferschein-Editor nacharbeiten — Positionen ergänzen, Preise ändern, Kopf- und Fußtexte setzen.

Alles verwerfen. Zurücksetzen oben rechts leert die ganze Maske; mit erfassten Artikeln kommt vorher die Rückfrage. Einzelne Zeilen wirfst du mit dem Papierkorb-Symbol hinaus.

Warnung beim Verlassen. Solange Artikel erfasst und noch nicht übernommen sind, warnt dich der Browser beim Schließen oder Neuladen des Tabs. Die Liste lebt nur im Browser — es gibt keinen Zwischenstand, der gespeichert würde.

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• Chargenverfolgung
• Menüs

Häufige Fragen

Warum kann ich in der Regalbetreuung keine Artikel suchen? Weil noch kein Empfänger gewählt ist. Das Artikelfeld bleibt blass und gesperrt, bis ein Kunde oder ein Standort ausgewählt ist — erst dann kennt flinkest die Preise und Rabatte, mit denen die Positionen angelegt werden. Wähle also zuerst oben den Kunden aus.

Wird beim Erstellen des Lieferscheins Lagerbestand ausgebucht? Nein. Die Regalbetreuung erzeugt einen Lieferschein-Entwurf, und ein Entwurf bewegt keinen Bestand und reserviert auch nichts. Ausgebucht wird erst, wenn der Lieferschein finalisiert wird — dann bekommt er auch seine Lieferscheinnummer. Bis dahin kann jemand anderes dieselbe Ware verplanen.

Warum finde ich einen Artikel in der Regalbetreuung nicht? Gesucht wird hier nicht im Artikelstamm, sondern im Lagerbestand: Angeboten wird nur, was mit einem Bestand über null in einem Lager liegt. Ein Artikel ohne Bestand taucht deshalb nicht auf, ebenso wenig ein gelöschter Artikel oder ein gelöschtes Lager. Bleibt die Liste ganz leer, fehlt deinem Benutzer möglicherweise das Recht, das Lager zu sehen.

Was bedeutet „Kein Bestand für gescannten Code gefunden"? Der Scan wurde erkannt, aber zu dieser Artikelnummer — und, wenn mitgescannt, zu dieser Charge — liegt in keinem Lager Bestand über null. Prüfe, ob der Barcode zur richtigen Artikelnummer gehört und ob die Charge noch vorrätig ist. Der gescannte Code steht in der Meldung mit dabei.

Warum lässt sich die Menge nicht höher stellen? Jede Zeile ist auf den verfügbaren Bestand genau dieser Kombination aus Artikel, Lager und Charge begrenzt; darüber setzt flinkest die Eingabe zurück und zeigt „Auf verfügbaren Bestand begrenzt" mit der Höchstmenge. Brauchst du mehr, nimm denselben Artikel zusätzlich aus einem anderen Lager auf — er erscheint in der Trefferliste je Lager einmal.

Der Kunde hat mehrere Filialen — wie liefere ich an die richtige? Suche nicht den Kunden, sondern den Standort und wähle ihn aus. flinkest ergänzt den Kunden dazu und trägt den Standort als Lieferadresse in den Lieferschein ein. Wählst du nur den Kunden, geht die Lieferung an dessen Hauptanschrift.