Regalbetreuung

Wer beim Kunden direkt Ware ins Regal einschlichtet — Getränke beim Gastronomen, Nachschub beim Einzelhändler, Konsignationsware in einem Lager, das der Kunde selbst führt —, will dafür keinen vollständigen Beleg von Hand anlegen, sondern nur festhalten, was gerade physisch abgelegt wurde. Genau dafür ist die Regalbetreuung da: Du wählst den Empfänger, scannst oder suchst die Artikel, prüfst die Mengen, und flinkest legt daraus in einem Schritt einen Lieferschein-Entwurf an — ohne dass vorher ein Auftrag existieren muss. Die Maske ist bewusst groß und einfach gebaut, damit sie auch auf einem Handy oder Tablet direkt vor dem Regal funktioniert.

Empfänger wählen

Kunde oder Standort suchen

Das erste Feld „Kunde oder Standort suchen (Name, Adresse, PLZ)" fragt ab zwei eingegebenen Zeichen — etwa eine halbe Sekunde nach der letzten Eingabe — gleichzeitig zwei Bestände ab: Kunden über Name, Kundennummer, PLZ und Ort, und deren Standorte (Filialen, Baustellen, reine Lieferadressen, gepflegt in den Kundendetails) zusätzlich über Straße, PLZ, Ort und Ansprechpartner. Der Grund für die gemeinsame Suche: Ein Lieferant kennt vor Ort oft nur „der Kunde in der Bahnhofstraße", nicht die exakte Kundennummer. Die Trefferliste zeigt zuerst die Kunden, dann die Standorte, zusammen höchstens 20 Einträge, jede Zeile mit Symbol, Name und darunter Adresse; bei einem Standort steht der Kundenname vorn. Angeboten werden dabei ausschließlich Standorte von Kunden — die Standorte deiner Lieferanten erscheinen in dieser Suche nie.

Standort wählt den Kunden automatisch dazu

Ein Klick auf einen Kunden-Treffer übernimmt ihn direkt. Wählst du stattdessen einen Standort, lädt flinkest den zugehörigen Kunden automatisch nach, weil ein Standort — eine Baustelle, eine Filiale — rechtlich kein eigener Vertragspartner ist: Der Kunde wird zur Rechnungs-, der Standort zur Lieferadresse des künftigen Lieferscheins. Klappt das Nachladen nicht, meldet flinkest „Kunde konnte nicht geladen werden" — dann über Ändern erneut auswählen. Der gewählte Empfänger steht danach als eine Zeile da, mit Ändern daneben.

Empfänger wechseln

Sind noch keine Artikel erfasst, wechselt ein Klick auf einen anderen Treffer oder auf Ändern den Empfänger sofort, ohne Rückfrage. Sind schon Artikel erfasst, fragt flinkest erst „Kundenwechsel verwirft die bereits gepickten Artikel. Fortfahren?", weil Rabatt und Steuersatz jeder Position aus dem gewählten Kunden abgeleitet werden — eine Liste mit gemischten Kundenpreisen könnte es also nicht geben.

Artikel suchen und hinzufügen

Artikel über den Lagerbestand suchen

Das zweite Feld „Artikel suchen und hinzufügen" bleibt blass und gesperrt, bis ein Empfänger gewählt ist — ohne Kunde kennt flinkest weder Preis noch Rabatt für die Position. Danach genügen wieder zwei Zeichen. Gesucht wird nicht im Artikelstamm, sondern im Lagerbestand über alle Lager hinweg, in Artikelname, Artikelnummer, Chargennummer und Lagername: Angeboten wird nur, was tatsächlich vorrätig ist — jede Kombination aus Artikel, Lager und Charge mit einem Bestand über null, höchstens 30 Treffer, sortiert nach Artikelnummer und Lagername. Ein Artikel, der in drei Lagern liegt, erscheint deshalb dreimal, mit dem jeweiligen Lagernamen und dem dort verfügbaren Bestand als Kennzeichen — du entscheidest mit dem Klick, aus welchem Lager tatsächlich geliefert wird. Jeder Treffer zeigt zusätzlich Charge (oder „Keine Charge erforderlich"), Einheit und, falls hinterlegt, das Mindesthaltbarkeitsdatum.

Artikel per Klick hinzufügen

Ein Klick auf einen Treffer übernimmt ihn mit der Menge 1 an die Spitze der erfassten Liste, damit der zuletzt gepickte Artikel ohne Scrollen sichtbar bleibt. Klickst du denselben Treffer noch einmal an, legt flinkest eine weitere, eigene Zeile mit erneut der Menge 1 an, statt die Menge der ersten Zeile hochzuzählen — anders als beim Scannen prüft der Klick nicht, ob Artikel, Lager und Charge schon in der Liste stehen. Willst du die Menge einer bestehenden Zeile erhöhen, nutze dort direkt den Stepper oder das Eingabefeld.

Artikel scannen

Barcode-Erfassung im Suchfeld

Der Handscanner tippt in genau dasselbe Artikel-Suchfeld. Welche Codeformate dabei erkannt werden, legt dieselbe Formatliste in den Beleg-Einstellungen fest wie in der Kommissionierung: im Auslieferungszustand der Rahmen #Artikelnummer Chargennummer# (Charge optional). Anders als im Lieferschein-Editor musst du das Scannen hier nicht erst einschalten — es ist in der Regalbetreuung immer aktiv, unabhängig vom allgemeinen Schalter für die Barcode-Erkennung. Rund eine drittel Sekunde nach dem letzten Tastendruck wertet flinkest den eingetippten Code aus und leert danach das Feld, damit kein Rest in den nächsten Scan hineinläuft; manuell getippter Suchtext bildet nie einen solchen Rahmen und wird deshalb nie versehentlich als Scan gedeutet. Passt zum gescannten Code kein Bestand, erscheint „Kein Bestand für gescannten Code gefunden" mit dem gescannten Code.

GS1-Codes erkennen

Zusätzlich zum Standardformat lässt sich in den Beleg-Einstellungen GS1 aktivieren: Ein GS1-Code trägt keine Artikelnummer, sondern eine GTIN (eine international eindeutige Produktkennung). Ist das Format aktiviert, löst flinkest die gescannte GTIN über die am Artikel hinterlegte EAN zu einem Artikel auf und sucht danach genauso weiter wie bei jedem anderen Scan. Findet sich zu der EAN kein Artikel, erscheint „Kein Bestand für gescannten Code gefunden" mit der gescannten EAN statt einer Artikelnummer.

Erneuter Scan erhöht die Menge

Ist dieselbe Kombination aus Artikel, Lager und Charge schon in der Liste, zählt ein erneuter Scan ihre Menge um eins hoch und schiebt die Zeile an die Spitze, statt eine zweite Zeile anzulegen — so bleibt der zuletzt gescannte Artikel immer oben sichtbar. Ein dabei neu bekanntes Mindesthaltbarkeitsdatum übernimmt flinkest dabei auf die bestehende Zeile. Diese Zusammenführung gilt nur für Scans; ein zweiter Klick auf denselben Suchtreffer legt dagegen immer eine neue Zeile an.

Menge und Zeilen bearbeiten

Menge ändern

Jede Zeile lässt sich über −, ein Eingabefeld und + anpassen, geklemmt zwischen 1 und dem verfügbaren Bestand: „−" ist bei Menge 1 deaktiviert, „+" am Maximum. Eine höhere Zahl im Eingabefeld setzt flinkest automatisch auf den verfügbaren Bestand zurück, eine Zahl unter 1 oder negativ auf 1. Ist die Menge beim Bestand angelangt, steht darunter der Hinweis „Auf verfügbaren Bestand begrenzt" mit der Höchstmenge — kein Fehler, nur eine Erklärung, warum sich nicht mehr eintragen lässt. Der zugrunde liegende Bestand ist dabei eine Momentaufnahme vom Zeitpunkt des Hinzufügens und wird danach nicht laufend nachgeladen; bucht währenddessen jemand anderes denselben Posten aus, kann die zugelassene Menge beim späteren Finalisieren des Lieferscheins nicht mehr gedeckt sein.

Zeile entfernen

Das Papierkorb-Symbol an jeder Zeile entfernt sie sofort, ohne Rückfrage — praktisch, um einen Fehlklick beim Scannen oder Suchen direkt zu korrigieren. Solange keine Zeile erfasst ist, steht dort „Noch keine Artikel hinzugefügt".

Formular-Aktionen

Formular zurücksetzen

Zurücksetzen oben rechts erscheint erst, sobald irgendein Zustand existiert — ein gewählter Empfänger, erfasste Artikel oder eine Sucheingabe. Ohne erfasste Artikel leert es die Maske sofort, mit Artikeln fragt flinkest vorher nach: „Formular zurücksetzen? Alle gepickten Artikel werden verworfen." — ein schneller Neustart für den nächsten Kunden, ohne versehentlichen Datenverlust.

Warnung beim Verlassen

Solange Artikel erfasst und noch nicht als Lieferschein abgesendet sind, warnt der Browser beim Schließen oder Neuladen des Tabs. Der Grund: Die erfasste Liste lebt ausschließlich im Browser, es gibt keinen Zwischenstand, der irgendwo gespeichert würde — ohne Bestätigung ginge die Erfassung ersatzlos verloren.

Lieferschein erstellen

Preisfindung und Steuerbehandlung

Für jede Position übernimmt flinkest den Verkaufspreis des Artikels und wendet genau eine Nachlassregel an, in dieser Rangfolge: zuerst ein für genau diesen Kunden hinterlegter Artikelpreis, danach der Rabatt der Artikelkategorie für diesen Kunden, zuletzt der allgemeine Kundenrabatt — die Regeln werden nie kombiniert. Ist beim Kunden „keine Umsatzsteuer" hinterlegt, setzt flinkest den Steuersatz jeder Position zusätzlich auf 0 %. Hat der Kunde außerdem eine Umsatzart hinterlegt — Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU), Ausfuhrlieferung (Drittland) oder Bauleistung (Reverse Charge, Inland) —, übernimmt der neue Entwurf sie in seine Kopfdaten, genau wie beim Anlegen im Lieferschein-Editor; bei „Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung" allerdings nur, wenn beim Kunden zusätzlich eine UID-Nummer hinterlegt ist — fehlt sie, bleibt der Entwurf trotz „Erlöse EU" vorerst umsatzsteuerpflichtig. Diese Umsatzart hängt dadurch am Beleg selbst, nicht nur an der einzelnen Position, und wandert automatisch in Folgebelege wie eine spätere Rechnung mit.

Lieferschein-Entwurf anlegen

Die Schaltfläche unten rechts heißt Lieferschein erstellen und zählt die Summe aller Mengen mit — etwa „Lieferschein erstellen (2 Artikel)". Aktiv wird sie erst, wenn ein Empfänger gewählt, mindestens ein Artikel erfasst ist und keine Zeile über dem verfügbaren Bestand liegt. Ein Klick legt einen Lieferschein-Entwurf mit heutigem Belegdatum an — Name und Anschrift des Kunden als Belegadresse, der gewählte Standort (ersatzweise wieder der Kunde) als Lieferadresse —, hängt die Positionen in der Reihenfolge an, in der du sie erfasst hast (die zuerst erfasste Zeile wird Position 1, obwohl sie in der Anzeige unten steht), trägt die aus den Positionen aufsummierten Kopfsummen nach und erzeugt das PDF. Anschließend meldet flinkest „Lieferschein-Entwurf erstellt" und öffnet die Lieferscheindetails des neuen Belegs — von dort lässt sich der Entwurf im Lieferschein-Editor weiter nacharbeiten, etwa um Kopf- und Fußtexte zu ergänzen.

Kein Lagerabgang, keine Nummer. Der Entwurf bewegt keinen Bestand und reserviert nichts — die während des Pickens angezeigte Bestandszahl ist eine Momentaufnahme, kein Anspruch auf die Ware. Ausgebucht wird erst beim Finalisieren des Lieferscheins, und erst dann bekommt er auch seine Lieferscheinnummer; die Buchung findest du danach unter Lagerbewegungen. Wer die Regalbetreuung benutzt, muss den entstandenen Entwurf also anschließend noch abschließen — sonst bleibt die Ware bestandsmäßig im Lager und wird nie verrechnet.

Fehlerpfad beim Anlegen

Scheitert dabei das Anlegen einer einzelnen Position — meist, weil ihr ein Pflicht-Mindesthaltbarkeitsdatum fehlt, das nirgends auf dieser Seite von Hand nachgetragen werden kann —, entfernt flinkest den gerade erst angelegten Lieferschein-Entwurf automatisch wieder, bevor die Meldung „Lieferschein konnte nicht erstellt werden" erscheint: Es bleibt kein unvollständiger Beleg in der Lieferscheinliste zurück, und deine erfasste Liste steht unverändert auf dem Bildschirm, sodass du die fehlende Angabe ergänzen und erneut absenden kannst.

Verwandte Seiten

• Lieferscheine
• Lieferscheindetails
• Lieferschein bearbeiten
• Kommissionierung
• Kunden
• Kundendetails
• Kundenpreise
• Artikel
• Lager
• Lagerbewegungen
• Chargenverfolgung
• Menüs
• Beleg-Einstellungen

Häufige Fragen

Warum kann ich in der Regalbetreuung keine Artikel suchen? Weil noch kein Empfänger gewählt ist. Das Artikelfeld bleibt blass und gesperrt, bis ein Kunde oder ein Standort ausgewählt ist — erst dann kennt flinkest die Preise und Rabatte, mit denen die Positionen angelegt werden.

Wird beim Erstellen des Lieferscheins Lagerbestand ausgebucht? Nein. Die Regalbetreuung erzeugt einen Lieferschein-Entwurf, und ein Entwurf bewegt keinen Bestand und reserviert auch nichts. Ausgebucht wird erst, wenn der Lieferschein finalisiert wird — dann bekommt er auch seine Lieferscheinnummer. Bis dahin kann jemand anderes dieselbe Ware verplanen.

Warum finde ich einen Artikel in der Regalbetreuung nicht? Gesucht wird hier nicht im Artikelstamm, sondern im Lagerbestand: Angeboten wird nur, was mit einem Bestand über null in einem Lager liegt. Ein Artikel ohne Bestand taucht deshalb nicht auf, ebenso wenig ein gelöschter Artikel oder ein gelöschtes Lager. Bleibt die Liste ganz leer, fehlt deinem Benutzer möglicherweise das Recht, das Lager zu sehen.

Was bedeutet „Kein Bestand für gescannten Code gefunden"? Beim gewohnten Format: Der Scan wurde erkannt, aber zu dieser Artikelnummer — und, wenn mitgescannt, zu dieser Charge — liegt in keinem Lager Bestand über null. Bei einem GS1-Scan: Zur gescannten GTIN gibt es keinen Artikel mit passender EAN. Der gescannte Code steht in der Meldung mit dabei.

Zählt ein zweiter Klick auf denselben Artikel die Menge der ersten Zeile hoch? Nein. Ein Klick auf einen Suchtreffer legt immer eine neue, eigene Zeile mit der Menge 1 an — auch wenn genau diese Kombination aus Artikel, Lager und Charge schon in der Liste steht. Nur das Scannen erkennt eine bereits erfasste Kombination und zählt ihre Menge hoch.

Muss ich das Scannen in der Regalbetreuung erst aktivieren? Nein — anders als im Lieferschein-Editor ist die Barcode-Erkennung hier immer aktiv, unabhängig vom allgemeinen Schalter in den Beleg-Einstellungen. Welche Codeformate dabei erkannt werden (das Standardformat oder zusätzlich GS1), legt trotzdem dieselbe Formatliste in den Beleg-Einstellungen fest.

Der Kunde hat mehrere Filialen — wie liefere ich an die richtige? Suche nicht den Kunden, sondern den Standort und wähle ihn aus. flinkest ergänzt den Kunden automatisch dazu und trägt den Standort als Lieferadresse in den Lieferschein ein. Wählst du nur den Kunden, geht die Lieferung an dessen Hauptanschrift.

Was passiert mit meiner erfassten Liste, wenn ich die Seite versehentlich schließe? Solange Artikel erfasst und noch nicht abgesendet sind, warnt der Browser vorher. Ein Grund dafür: Die Liste lebt ausschließlich im Browser, ohne Bestätigung ist die Erfassung nach dem Schließen verloren und muss neu begonnen werden.

Warum lässt sich die Menge nicht höher stellen als angezeigt? Jede Zeile ist auf den beim Hinzufügen verfügbaren Bestand genau dieser Kombination aus Artikel, Lager und Charge begrenzt; darüber setzt flinkest die Eingabe zurück und zeigt „Auf verfügbaren Bestand begrenzt". Brauchst du mehr, nimm denselben Artikel zusätzlich aus einem anderen Lager auf — er erscheint in der Trefferliste je Lager einmal.