Regalbetreuung

Wer beim Kunden direkt Ware ins Regal einschlichtet — Getränke beim Gastronomen, Nachschub beim Einzelhändler, Konsignationsware in einem Lager, das der Kunde selbst führt —, will dafür keinen vollständigen Beleg von Hand anlegen, sondern nur festhalten, was gerade physisch abgelegt wurde. Genau dafür ist die Regalbetreuung da: Du wählst den Empfänger, scannst oder suchst die Artikel, prüfst die Mengen, und flinkest legt daraus in einem Schritt einen Lieferschein-Entwurf an — ohne dass vorher ein Auftrag existieren muss. Die Maske ist bewusst groß und einfach gebaut, damit sie auch auf einem Handy oder Tablet direkt vor dem Regal funktioniert.

Du öffnest die Regalbetreuung über die Schaltfläche Regalbetreuung im Kopf der Lieferscheinliste, links neben Neu; ist das Fenster zu schmal, steckt sie im „…"-Menü daneben. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer Lieferscheine bearbeiten darf — dasselbe Recht verlangt die Regalbetreuung selbst. Einen eigenen Menüpunkt hat sie ab Werk nicht; ein Administrator kann ihr aber in den Menüs einen anlegen.

Wie streng die Maske mit dem Lagerbestand umgeht, bestimmt die Einstellung Artikel muss auf Lager liegen im Reiter Lieferscheine der Beleg-Einstellungen — kurz: die Lagerpflicht. Ist sie eingeschaltet, bietet die Regalbetreuung nur vorrätige Ware an und begrenzt jede Menge auf den Bestand. Ist sie aus (die Voreinstellung), darf ein Lieferschein den Bestand ins Minus ziehen — dann bietet die Maske auch leere Lagerplätze an und begrenzt keine Menge. Die einzelnen Abschnitte unten nennen jeweils, was sich dadurch ändert.

Empfänger wählen

Kunde oder Standort suchen

Das erste Feld „Kunde oder Standort suchen (Name, Adresse, PLZ)" fragt ab zwei eingegebenen Zeichen — etwa eine halbe Sekunde nach der letzten Eingabe — gleichzeitig zwei Bestände ab: Kunden über Name, Kundennummer, PLZ und Ort, und deren Standorte (Filialen, Baustellen, reine Lieferadressen, gepflegt in den Kundendetails) zusätzlich über Straße, PLZ, Ort und Ansprechpartner. Der Grund für die gemeinsame Suche: Ein Lieferant kennt vor Ort oft nur „der Kunde in der Bahnhofstraße", nicht die exakte Kundennummer. Die Trefferliste zeigt zuerst die Kunden, dann die Standorte, zusammen höchstens 20 Einträge, jede Zeile mit Symbol, Name und darunter Adresse; bei einem Standort steht der Kundenname vorn. Angeboten werden dabei ausschließlich Standorte von Kunden — die Standorte deiner Lieferanten erscheinen in dieser Suche nie. Standorte findest du nur, wenn dein Benutzer Kundenstandorte ansehen darf; fehlt das Recht, zeigt die Liste nur Kunden.

Standort wählt den Kunden automatisch dazu

Ein Klick auf einen Kunden-Treffer übernimmt ihn direkt. Wählst du stattdessen einen Standort, lädt flinkest den zugehörigen Kunden automatisch nach, weil ein Standort — eine Baustelle, eine Filiale — rechtlich kein eigener Vertragspartner ist: Der Kunde wird zur Rechnungs-, der Standort zur Lieferadresse des künftigen Lieferscheins. Der gewählte Empfänger steht danach als eine Zeile da, mit Ändern daneben. Klappt das Nachladen nicht — etwa weil der Kunde inzwischen gelöscht wurde —, erscheint eine Fehlermeldung (ohne Begründung vom Server: „Kunde konnte nicht geladen werden"), und das Suchfeld bleibt offen, damit du den Empfänger erneut suchen kannst.

Empfänger wechseln

Während ein Empfänger gewählt ist, ist die Suche ausgeblendet; über Ändern kommst du zu ihr zurück. Sind noch keine Artikel erfasst, geschieht das sofort, ohne Rückfrage. Sind schon Artikel erfasst, fragt flinkest erst „Kundenwechsel verwirft die bereits gepickten Artikel. Fortfahren?" — bestätigst du, leert flinkest Empfänger und Artikelliste. Der Grund: Rabatt und Steuersatz jeder Position werden aus dem gewählten Kunden abgeleitet — eine Liste mit gemischten Kundenpreisen könnte es also nicht geben.

Artikel suchen und hinzufügen

Artikel über den Lagerbestand suchen

Das zweite Feld „Artikel suchen und hinzufügen" bleibt blass und gesperrt, bis ein Empfänger gewählt ist — ohne Kunde kennt flinkest weder Preis noch Rabatt für die Position. Danach genügen wieder zwei Zeichen. Gesucht wird nicht im Artikelstamm, sondern im Lagerbestand über alle Lager hinweg, in Artikelname, Artikelnummer, Chargennummer und Lagername. Jeder Treffer ist eine Kombination aus Artikel, Lager und Charge, höchstens 30 Treffer, sortiert nach Artikelnummer und Lagername. Ein Artikel, der in drei Lagern liegt, erscheint deshalb dreimal — du entscheidest mit dem Klick, aus welchem Lager tatsächlich geliefert wird. Jeder Treffer zeigt Charge (oder „Keine Charge erforderlich"), falls eindeutig hinterlegt das Mindesthaltbarkeitsdatum, Lager, Einheit und unter Bestand die Menge, die dort gerade liegt.

Welche Kombinationen angeboten werden, hängt an der Lagerpflicht:

• Lagerpflicht eingeschaltet: nur, was tatsächlich vorrätig ist — ein Bestand über null.
• Lagerpflicht ausgeschaltet: auch Lagerplätze mit null oder negativem Bestand, weil der Lieferschein den Bestand dann ins Minus ziehen darf. Je Artikel stehen die Lager mit Ware vor den leeren, damit du zuerst siehst, wo wirklich etwas liegt.

In beiden Fällen erscheint nur eine Kombination, für die in diesem Lager schon einmal eine Lagerbewegung gebucht wurde; ein Artikel, der noch nie eingelagert war, ein gelöschter Artikel oder ein gelöschtes Lager taucht nicht auf.

Artikel per Klick hinzufügen

Ein Klick auf einen Treffer übernimmt ihn mit der Menge 1 an die Spitze der erfassten Liste, damit der zuletzt gepickte Artikel ohne Scrollen sichtbar bleibt. Klickst du denselben Treffer noch einmal an, legt flinkest eine weitere, eigene Zeile mit erneut der Menge 1 an, statt die Menge der ersten Zeile hochzuzählen — anders als beim Scannen prüft der Klick nicht, ob Artikel, Lager und Charge schon in der Liste stehen. Willst du die Menge einer bestehenden Zeile erhöhen, nutze dort direkt + oder das Eingabefeld.

Pflicht-Mindesthaltbarkeitsdatum nachtragen

Manche Artikel dürfen nur mit Mindesthaltbarkeitsdatum auf einen Lieferschein, etwa Lebensmittel. Ist das am Artikel als Pflicht hinterlegt und kennt die gewählte Bestandszeile kein eindeutiges Datum, legt flinkest die Zeile nicht sofort an. Stattdessen öffnet sich das Fenster „Mindesthaltbarkeitsdatum erforderlich", in dem du das Datum vom Etikett einträgst. Hinzufügen übernimmt den Artikel mit diesem Datum in die Liste und ist erst aktiv, wenn ein Datum gewählt ist. Abbrechen verwirft den Artikel. Das gilt für den Klick auf einen Treffer genauso wie für einen Scan, der kein Datum mitbringt. Liefert der Scan ein Datum mit, etwa ein GS1-Code, oder hat die Bestandszeile schon eines, fragt flinkest nicht nach.

Artikel scannen

Barcode-Erfassung im Suchfeld

Der Handscanner tippt in genau dasselbe Artikel-Suchfeld. Welche Codeformate dabei erkannt werden, legt dieselbe Formatliste in den Beleg-Einstellungen fest wie in der Kommissionierung: im Auslieferungszustand der Rahmen #Artikelnummer Chargennummer# (Charge optional). Anders als im Lieferschein-Editor musst du das Scannen hier nicht erst einschalten — es ist in der Regalbetreuung immer aktiv, unabhängig vom allgemeinen Schalter für die Barcode-Erkennung. Rund eine drittel Sekunde nach dem letzten Tastendruck wertet flinkest den eingetippten Code aus und leert danach das Feld, damit kein Rest in den nächsten Scan hineinläuft; manuell getippter Suchtext bildet nie einen solchen Rahmen und wird deshalb nie versehentlich als Scan gedeutet. Ein erkannter Artikel landet ohne weiteren Klick in der Liste, flinkest bestätigt das mit „Artikel hinzugefügt". Passt zum gescannten Code keine Bestandszeile, erscheint „Kein Bestand für gescannten Code gefunden" mit dem gescannten Code.

Taste F1 auf dieser Seite. Manche Handscanner schicken die Taste F1 vor oder nach jedem Code mit. Damit dabei nicht jedes Mal die Hilfe aufspringt, ist F1 in der Regalbetreuung abgeschaltet; die Hilfe erreichst du hier über das Fragezeichen oben rechts (auf breiteren Bildschirmen; auf dem Handy ist es ausgeblendet). Sobald du die Seite verlässt, öffnet F1 die Hilfe wieder wie gewohnt.

GS1-Codes erkennen

Zusätzlich zum Standardformat lässt sich in den Beleg-Einstellungen GS1 aktivieren: Ein GS1-Code trägt keine Artikelnummer, sondern eine GTIN (eine international eindeutige Produktkennung). Ist das Format aktiviert, löst flinkest die gescannte GTIN über die am Artikel hinterlegte EAN zu einem Artikel auf und sucht danach genauso weiter wie bei jedem anderen Scan. Findet sich zu der EAN kein Artikel, erscheint „Kein Bestand für gescannten Code gefunden" mit der gescannten EAN statt einer Artikelnummer.

Scan ohne Charge

Die Artikelnummer muss genau stimmen (Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle), eine mitgescannte Charge ebenso. Bringt der Code keine Charge mit, nimmt flinkest die erste passende Bestandszeile dieses Artikels — sortiert wie in der Trefferliste nach Lagername. Bei ausgeschalteter Lagerpflicht stehen dabei die Lager mit Ware vor den leeren, sodass der Scan möglichst aus einem Lager bucht, in dem tatsächlich etwas liegt. Liegt der Artikel in mehreren Lagern, ist die erste Zeile aber nicht zwingend das Lager, aus dem du gerade entnommen hast: Wer lagergenau arbeiten muss, wählt die Zeile aus der Trefferliste aus oder kontrolliert das Lager an der erfassten Zeile.

Erneuter Scan erhöht die Menge

Ist dieselbe Kombination aus Artikel, Lager und Charge schon in der Liste, zählt ein erneuter Scan ihre Menge um eins hoch und schiebt die Zeile an die Spitze, statt eine zweite Zeile anzulegen — so bleibt der zuletzt gescannte Artikel immer oben sichtbar, die Bestätigung lautet „Artikel hinzugefügt (+1)". Bei eingeschalteter Lagerpflicht steigt die Menge dabei höchstens bis zum Bestand der Zeile, ohne Lagerpflicht ohne Obergrenze. Ein dabei neu bekanntes Mindesthaltbarkeitsdatum übernimmt flinkest auf die bestehende Zeile. Diese Zusammenführung gilt nur für Scans; ein zweiter Klick auf denselben Suchtreffer legt dagegen immer eine neue Zeile an.

Menge und Zeilen bearbeiten

Menge ändern

Jede Zeile lässt sich über −, ein Eingabefeld und + anpassen. „−" ist bei Menge 1 deaktiviert, und eine Zahl unter 1 im Eingabefeld setzt flinkest automatisch auf 1 zurück — außer bei eingeschalteter Lagerpflicht liegt der Bestand selbst unter einer Einheit (siehe nächster Abschnitt). Ob es nach oben eine Grenze gibt, hängt an der Lagerpflicht (die nächsten beiden Abschnitte). Der unter Bestand angezeigte Wert ist eine Momentaufnahme vom Zeitpunkt des Hinzufügens und wird danach nicht laufend nachgeladen.

Mit Lagerpflicht: Menge auf den Bestand begrenzt

Ist Artikel muss auf Lager liegen eingeschaltet, kannst du nicht mehr picken, als in diesem Lager mit dieser Charge liegt: „+" ist am Bestand deaktiviert, eine höhere Zahl im Eingabefeld setzt flinkest auf den Bestand zurück, und darunter steht der Hinweis „Auf verfügbaren Bestand begrenzt" mit der Höchstmenge — kein Fehler, nur die Erklärung, warum sich nicht mehr eintragen lässt. Brauchst du mehr, nimm denselben Artikel zusätzlich aus einem anderen Lager auf. Liegt in einem Lager weniger als eine ganze Einheit (etwa 0,5), startet die Zeile trotzdem mit der Menge 1, wird rot markiert und sperrt Lieferschein erstellen, bis du die Zeile entfernst oder ihre Menge auf den Bestand senkst — ein erneuter Scan oder eine Eingabe im Mengenfeld setzt sie auf den Bestand, z. B. 0,5. Weil der Bestand eine Momentaufnahme ist, kann eine zugelassene Menge beim späteren Finalisieren trotzdem nicht mehr gedeckt sein, wenn inzwischen jemand anderes denselben Posten ausgebucht hat.

Ohne Lagerpflicht: Menge über den Bestand hinaus

Ist Artikel muss auf Lager liegen ausgeschaltet, begrenzt die Regalbetreuung keine Menge: „+" und das Eingabefeld gehen über den angezeigten Bestand hinaus, es erscheint kein Begrenzungshinweis, und das Absenden bleibt möglich. Das passt zur Praxis am Regal — ausgeliefert wird, was physisch beim Kunden landet, auch wenn der Bestand im System (noch) nicht reicht, etwa weil ein Wareneingang erst später gebucht wird. Der Lieferschein trägt die volle Menge; beim Finalisieren bucht flinkest sie aus, und der Bestand dieses Lagers wird negativ. Unter Lagerbewegungen und im Lagerbestand siehst du danach, wo nachgebucht werden muss.

Zeile entfernen

Das Papierkorb-Symbol an jeder Zeile entfernt sie sofort, ohne Rückfrage — praktisch, um einen Fehlklick beim Scannen oder Suchen direkt zu korrigieren. Solange keine Zeile erfasst ist, steht dort „Noch keine Artikel hinzugefügt".

Formular-Aktionen

Formular zurücksetzen

Zurücksetzen oben rechts erscheint erst, sobald irgendein Zustand existiert — ein gewählter Empfänger, erfasste Artikel oder eine Sucheingabe. Es leert Empfänger, beide Suchfelder und die Artikelliste. Ohne erfasste Artikel geschieht das sofort, mit Artikeln fragt flinkest vorher nach: „Formular zurücksetzen? Alle gepickten Artikel werden verworfen." — ein schneller Neustart für den nächsten Kunden, ohne versehentlichen Datenverlust.

Warnung beim Verlassen

Solange Artikel erfasst und noch nicht als Lieferschein abgesendet sind, warnt der Browser beim Schließen oder Neuladen des Tabs. Der Grund: Die erfasste Liste lebt ausschließlich im Browser, es gibt keinen Zwischenstand, der irgendwo gespeichert würde — ohne Bestätigung ginge die Erfassung ersatzlos verloren.

Lieferschein erstellen

Preisfindung und Steuerbehandlung

Für jede Position übernimmt flinkest den Verkaufspreis des Artikels und wendet genau eine Nachlassregel an, in dieser Rangfolge: zuerst ein für genau diesen Kunden hinterlegter Artikelpreis, danach der Rabatt der Artikelkategorie für diesen Kunden, zuletzt der allgemeine Kundenrabatt — die Regeln werden nie kombiniert. Das ist dieselbe Preisfindung wie im Rechnungs-Editor, einschließlich der Einstellung Anzeige individueller Kundenpreise: Ein individueller Kundenpreis steht auf dem Lieferschein entweder als Normalpreis mit Rabatt oder direkt als Einzelpreis — je nachdem, was beim Kunden bzw. sonst in den Beleg-Einstellungen gewählt ist. Liegt der Kundenpreis über dem Normalpreis (ein Aufschlag), steht er immer als Einzelpreis da. Ist beim Kunden „keine Umsatzsteuer" hinterlegt, setzt flinkest den Steuersatz jeder Position zusätzlich auf 0 %. Hat der Kunde außerdem eine Umsatzart hinterlegt — Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU), Ausfuhrlieferung (Drittland) oder Bauleistung (Reverse Charge, Inland) —, übernimmt der neue Entwurf sie in seine Kopfdaten, genau wie beim Anlegen im Lieferschein-Editor; bei „Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung" allerdings nur, wenn beim Kunden zusätzlich eine UID-Nummer hinterlegt ist — fehlt sie, bleibt der Entwurf trotz „Erlöse EU" vorerst umsatzsteuerpflichtig. Diese Umsatzart hängt dadurch am Beleg selbst, nicht nur an der einzelnen Position, und wandert automatisch in Folgebelege wie eine spätere Rechnung mit.

Kostenstelle je Position

Damit Lieferungen aus der Regalbetreuung in der Kostenrechnung genauso landen wie im Editor erfasste, belegt flinkest beim Absenden Kostenstelle und Kostenschlüssel jeder Position vor — nach der Kostenstellen-Quelle in den Beleg-Einstellungen, also vom Artikel, vom Kunden oder vom gewählten Standort. Wer am Regal pickt, muss dafür keine Kostenstelle kennen. Lässt sich die Vorbelegung nicht ermitteln, speichert flinkest die Position ohne Kostenstelle, statt den ganzen Lieferschein scheitern zu lassen.

Lieferschein-Entwurf anlegen

Die Schaltfläche unten rechts heißt Lieferschein erstellen und zählt die Summe aller Mengen mit — etwa „Lieferschein erstellen (2 Artikel)". Aktiv wird sie erst, wenn ein Empfänger gewählt und mindestens ein Artikel erfasst ist; bei eingeschalteter Lagerpflicht darf außerdem keine Zeile über ihrem Bestand liegen. Ein Klick legt einen Lieferschein-Entwurf mit heutigem Belegdatum an — Name und Anschrift des Kunden als Belegadresse, der gewählte Standort (ersatzweise wieder der Kunde) als Lieferadresse —, hängt die Positionen in der Reihenfolge an, in der du sie erfasst hast (die zuerst erfasste Zeile wird Position 1, obwohl sie in der Anzeige unten steht), trägt die aus den Positionen aufsummierten Kopfsummen nach und erzeugt das PDF. Anschließend meldet flinkest „Lieferschein-Entwurf erstellt" und öffnet die Lieferscheindetails des neuen Belegs — von dort lässt sich der Entwurf im Lieferschein-Editor weiter nacharbeiten, etwa um Kopf- und Fußtexte zu ergänzen.

Kein Lagerabgang, keine Nummer. Der Entwurf bewegt keinen Bestand und reserviert nichts — die während des Pickens angezeigte Bestandszahl ist eine Momentaufnahme, kein Anspruch auf die Ware. Ausgebucht wird erst beim Finalisieren des Lieferscheins, und erst dann bekommt er auch seine Lieferscheinnummer; die Buchung findest du danach unter Lagerbewegungen. Ist die Lagerpflicht eingeschaltet und reicht der Bestand bis dahin nicht mehr, bricht das Finalisieren mit „nicht genug Bestand für Position #" samt Positionsnummer ab; ohne Lagerpflicht bucht es die volle Menge aus, auch ins Minus. Wer die Regalbetreuung benutzt, muss den entstandenen Entwurf also anschließend noch abschließen — sonst bleibt die Ware bestandsmäßig im Lager und wird nie verrechnet.

Fehlerpfad beim Anlegen

Scheitert dabei das Anlegen einer einzelnen Position, entfernt flinkest den gerade erst angelegten Lieferschein-Entwurf automatisch wieder, bevor eine Fehlermeldung erscheint — die Begründung des Servers oder, ohne eine solche, „Lieferschein konnte nicht erstellt werden". Es bleibt kein unvollständiger Beleg in der Lieferscheinliste zurück, und deine erfasste Liste steht unverändert auf dem Bildschirm, sodass du die Ursache beheben und erneut absenden kannst.

Verwandte Seiten

• Lieferscheine
• Lieferscheindetails
• Lieferschein bearbeiten
• Kommissionierung
• Kunden
• Kundendetails
• Kundenpreise
• Artikel
• Lager
• Lagerbewegungen
• Chargenverfolgung
• Menüs
• Beleg-Einstellungen

Häufige Fragen

Wo finde ich die Regalbetreuung? In der Lieferscheinliste: Im Kopf der Liste steht links neben Neu die Schaltfläche Regalbetreuung (bei schmalem Fenster im „…"-Menü). Sie erscheint nur, wenn du Lieferscheine bearbeiten darfst. Einen eigenen Menüpunkt gibt es ab Werk nicht, ein Administrator kann aber einen im Menü anlegen.

Warum kann ich in der Regalbetreuung keine Artikel suchen? Weil noch kein Empfänger gewählt ist. Das Artikelfeld bleibt blass und gesperrt, bis ein Kunde oder ein Standort ausgewählt ist — erst dann kennt flinkest die Preise und Rabatte, mit denen die Positionen angelegt werden.

Wird beim Erstellen des Lieferscheins Lagerbestand ausgebucht? Nein. Die Regalbetreuung erzeugt einen Lieferschein-Entwurf, und ein Entwurf bewegt keinen Bestand und reserviert auch nichts. Ausgebucht wird erst, wenn der Lieferschein finalisiert wird — dann bekommt er auch seine Lieferscheinnummer. Bis dahin kann jemand anderes dieselbe Ware verplanen.

Warum finde ich einen Artikel in der Regalbetreuung nicht? Gesucht wird hier nicht im Artikelstamm, sondern im Lagerbestand. Ist in den Beleg-Einstellungen „Artikel muss auf Lager liegen" eingeschaltet, erscheint nur, was mit einem Bestand über null in einem Lager liegt. Ist die Einstellung aus, erscheinen auch leere Lagerplätze — aber nur, wenn für den Artikel in diesem Lager schon einmal eine Lagerbewegung gebucht wurde. Ein Artikel, der noch nie eingelagert war, ein gelöschter Artikel oder ein gelöschtes Lager taucht in keinem Fall auf.

Was bedeutet „Kein Bestand für gescannten Code gefunden"? Beim gewohnten Format: Der Scan wurde erkannt, aber zu dieser Artikelnummer — und, wenn mitgescannt, zu dieser Charge — gibt es keine passende Bestandszeile. Mit eingeschalteter Lagerpflicht heißt das: in keinem Lager liegt Bestand über null; ohne Lagerpflicht: der Artikel war mit dieser Charge noch nie in einem Lager gebucht. Bei einem GS1-Scan kann es auch heißen, dass es zur gescannten GTIN keinen Artikel mit passender EAN gibt. Der gescannte Code steht in der Meldung mit dabei.

Kann ich in der Regalbetreuung mehr erfassen, als auf Lager ist? Das hängt an der Einstellung „Artikel muss auf Lager liegen" in den Beleg-Einstellungen. Ist sie eingeschaltet, ist jede Zeile auf den Bestand genau dieser Kombination aus Artikel, Lager und Charge begrenzt, und es erscheint „Auf verfügbaren Bestand begrenzt" — brauchst du mehr, nimm denselben Artikel zusätzlich aus einem anderen Lager auf. Ist sie aus (die Voreinstellung), gibt es keine Obergrenze: Der Lieferschein trägt die volle Menge, und beim Finalisieren wird der Bestand negativ.

Muss ich das Scannen in der Regalbetreuung erst aktivieren? Nein — anders als im Lieferschein-Editor ist die Barcode-Erkennung hier immer aktiv, unabhängig vom allgemeinen Schalter in den Beleg-Einstellungen. Welche Codeformate dabei erkannt werden (das Standardformat oder zusätzlich GS1), legt trotzdem dieselbe Formatliste in den Beleg-Einstellungen fest.

Der Kunde hat mehrere Filialen — wie liefere ich an die richtige? Suche nicht den Kunden, sondern den Standort und wähle ihn aus. flinkest ergänzt den Kunden automatisch dazu und trägt den Standort als Lieferadresse in den Lieferschein ein. Wählst du nur den Kunden, geht die Lieferung an dessen Hauptanschrift.