Kostenvoranschläge

Die Liste der Kostenvoranschläge zeigt alle Kostenvoranschläge — unverbindliche Preisschätzungen, die du einem Kunden vorlegst, bevor er den Auftrag erteilt. Inhaltlich funktioniert ein Kostenvoranschlag wie ein Angebot, er ist aber eine eigene Belegart mit eigener Liste, eigenem Nummernkreis und eigenen Textvorlagen. Von hier legst du neue an, verfolgst über den Status, wer schon zugesagt hat, und führst einen angenommenen Kostenvoranschlag in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung weiter.

Kopfzeile

Ganz oben steht der Bereichstitel „Kostenvoranschläge", rechts daneben die Schaltfläche Neu. Die Liste selbst öffnet nur, wer Kostenvoranschläge sehen darf.

Berechtigungen. Ob Neu angezeigt wird, entscheidet historisch bedingt das Bearbeitungsrecht für Angebote — angelegt, geändert und gelöscht werden Kostenvoranschläge aber mit dem eigenen Bearbeitungsrecht für Kostenvoranschläge. Wer nur Angebote bearbeiten darf, sieht die Schaltfläche also, landet nach dem Klick aber auf einer Hinweisseite ohne Zugriff. Fehlen dir beide Rechte, kannst du die Liste ansehen und Kostenvoranschläge öffnen, aber nichts anlegen oder ändern.

Schnellfilter, Suche und Filter

Direkt unter der Kopfzeile liegt die Werkzeugleiste:

• Kästchen für Mehrfachauswahl — blendet Auswahlkästchen in der Liste ein.
• Schnellfilter — die Umschaltleiste mit Alle, offen, angenommen, abgelehnt, abgelaufen und Entwurf. Die ersten fünf filtern nach dem Status, den der Kunde bestimmt. Entwurf filtert nach etwas anderem: nach dem Belegzustand, also nach Kostenvoranschlägen, die noch nicht als fertiges Dokument gelten. Diesen sechsten Schalter gibt es nur hier, die Angebotsliste kennt ihn nicht.
• Suchfeld — „Filtern nach Belegnummer, Kundenname oder Betrag…". Die Suche startet etwa eine Sekunde nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht Belegnummer und Kundenname; ein Teil des Wortes genügt. Sieht die Eingabe wie ein Betrag aus (auch in deutscher Schreibweise, z. B. 1.234,56), sucht flinkest zusätzlich nach Belegen mit genau diesem Netto- oder Bruttobetrag.
• Filter & Sortierung (Trichter-Symbol) — öffnet ein Panel am rechten Rand mit den ausführlichen Filtern: Belegnummer, Belegdatum, Status, Gültig bis, Kunde, Erstellt von und „Per E-Mail versendet", dazu Abschnitte für Beträge, Kundenadresse und Lieferadresse. Es ist dasselbe Panel wie bei den Angeboten — das Statusfeld heißt darin Angebotsstatus, gemeint ist der Status deines Kostenvoranschlags. Im Reiter Sortierung legst du die Reihenfolge fest, mit Filter speichern sicherst du eine Kombination unter einem Namen und wählst sie später unter Gespeicherte Filter wieder aus.

Der Filter Gültig bis ist der schnellste Weg zu einer Wiedervorlage: Setze ihn auf die nächsten Tage, und du siehst genau die Kostenvoranschläge, bei denen sich ein Anruf noch lohnt.

Gesetzte Filter und Sortierungen erscheinen als Leiste oberhalb der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln oder auf einen Schlag entfernen. Schnellfilter, Filter, Sortierung, Suchbegriff und Seitenzahl merkt sich flinkest getrennt von den anderen Belegarten: Kommst du von einem Kostenvoranschlag zurück, steht die Liste genau so da wie vorher.

Die Liste

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile einen Kostenvoranschlag:

Spalte	Inhalt
Nr.	die Kostenvoranschlagsnummer
Kunde	Name des Kunden, ein hinterlegter Alias-Name klein daneben, darunter die Anschrift
Kostenvoranschlagsdatum	das Belegdatum
Gültig bis	das Datum, bis zu dem der Kostenvoranschlag gilt. Bleibt leer, wenn keines gesetzt ist
Status	als farbiges Kennzeichen: offen (blau), angenommen (grün), abgelehnt (rot), abgelaufen (orange)
Summe	der Bruttobetrag

Ein Klick auf die Nummer oder den Kundennamen öffnet die Kostenvoranschlagsdetails. Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit den Aktionen zu diesem Beleg. Unten blätterst du durch die Seiten; links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export (Excel, CSV, PDF oder JSON — aktive Filter und die Suche gelten dabei mit) und ein Zahnrad für die Spalten der Liste. Auf schmalen Bildschirmen blendet flinkest die hinteren Spalten aus und zeigt die wichtigsten Angaben untereinander. Ist noch nichts angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen den Hinweis „Noch keine Belege vorhanden."

Die Nummer entsteht beim Anlegen. Das ist der wichtigste Unterschied zu Lieferschein, Auftragsbestätigung und Rechnung: Dort bekommt der Beleg seine Nummer erst beim Finalisieren, vorher ist er ein nummernloser Entwurf. Ein Kostenvoranschlag dagegen bekommt seine Nummer schon beim allerersten Speichern — auch ein Entwurf trägt also bereits eine. Aufbau der Nummer, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen, Reiter Kostenvoranschläge. Der Nummernkreis gehört allein den Kostenvoranschlägen und zählt nicht in die Angebots-, Lieferschein- oder Rechnungsnummern hinein.

Finalisieren gibt es hier nicht. Kostenvoranschläge und Angebote lassen sich nicht finalisieren — der Schritt existiert für sie schlicht nicht, und ein Versuch darüber wird abgewiesen. Im Formular findest du deshalb statt eines Abschluss-Knopfs nur den Weg in die Vorschau und den Versand. Ein neu angelegter Kostenvoranschlag ist mit dem gewöhnlichen Speichern fertig: Er hat seine Nummer, sein PDF und seinen Status. Genauso läuft später jeder Statuswechsel — als normales Speichern des Belegs, nicht über einen Sonderweg.

Status. Ein neu angelegter Kostenvoranschlag startet auf offen. Auf angenommen kommt er entweder von Hand oder automatisch, sobald du daraus eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung erzeugst. Auf abgelehnt setzt du ihn selbst. abgelaufen vergibt flinkest automatisch. Anders als in der Angebotsliste bietet das Zeilenmenü hier keine Statusbefehle an — annehmen, ablehnen und wiedereröffnen erledigst du in der Detailansicht.

Automatischer Ablauf und Erinnerung. Einmal täglich prüft flinkest alle offenen Kostenvoranschläge mit einem Datum Gültig bis: Liegt es in der Vergangenheit, wechselt der Status auf abgelaufen. Nähert sich das Datum, geht an den Benutzer, der den Beleg erstellt hat, eine Erinnerungs-E-Mail — genau einmal je Beleg. Wie viele Tage vorher erinnert wird, kommt aus den Beleg-Einstellungen; dort steht die Einstellung beim Reiter Angebote und gilt für Kostenvoranschläge mit. Im einzelnen Beleg kannst du davon abweichen. Ohne Datum Gültig bis gibt es weder Ablauf noch Erinnerung.

Woher Entwürfe kommen. Ein Kostenvoranschlag, den du über Neu anlegst, ist sofort ein fertiges Dokument. Als Entwurf entsteht dagegen jede Kopie, die aus Duplizieren hervorgeht. Ein solcher Entwurf sieht in der Liste aus wie jeder andere Eintrag — Nummer, Status und Summe stehen da —, ist aber vom Sammelversand per E-Mail ausgenommen, und sein Zeilenmenü bietet die Weiterführung in Folgebelege nicht an. Über den Schnellfilter Entwurf findest du diese Belege gezielt wieder.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes einen Kostenvoranschlag, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Mehrfachauswahl

Schaltest du oben links das Kästchen ein, bekommt jede Zeile ein Auswahlkästchen. Sobald mindestens ein Beleg angehakt ist, erscheint über der Liste eine Leiste mit der Anzahl und diesen Schaltflächen:

• per e-mail senden — nur sichtbar, wenn du Belege versenden darfst. Der Hinweis am Knopf nennt den Grund, wenn die Schaltfläche gesperrt ist: Entwürfe lassen sich so nicht versenden, und ohne hinterlegte E-Mail-Adresse beim Kunden gibt es keinen Empfänger.
• Löschen — für Kostenvoranschläge immer möglich, egal wie alt sie sind. flinkest fragt vorher nach.

Aktionen

Neuen Kostenvoranschlag anlegen. Klicke oben rechts auf Neu. Du landest im leeren Formular, wo du Kunde, Belegdatum, das Datum Gültig bis, Positionen und Texte erfasst. Details dazu stehen unter Kostenvoranschlag anlegen.

Warum „Vor dem Finalisieren eines Angebots muss ein Gültigkeitsdatum gesetzt sein." erscheint. In den Beleg-Einstellungen lässt sich beim Reiter Angebote einstellen, dass ohne Gültig bis nicht gespeichert werden darf — diese Pflicht gilt für Kostenvoranschläge mit. Ist sie aktiv und du lässt das Feld leer, lehnt flinkest das Speichern mit dieser Meldung am Feld ab. Dass darin von einem Angebot die Rede ist, liegt an der gemeinsamen Einstellung; gemeint ist dein Kostenvoranschlag. Trage ein Datum ein — oder nimm die Pflicht in den Einstellungen wieder heraus.

Öffnen. Ein Klick auf Nummer oder Kundenname führt in die Detailansicht. Dort siehst du das PDF, nimmst den Kostenvoranschlag an oder lehnst ihn ab, versendest ihn per E-Mail und erstellst Folgebelege. Zu jedem Kostenvoranschlag legt flinkest ein PDF ab und erzeugt es bei jeder inhaltlichen Änderung neu; eine reine Notiz oder das Versand-Kennzeichen lösen keine Neuerzeugung aus.

Bearbeiten. Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — das bleibt dauerhaft möglich, auch nach dem Versand. Ein Kostenvoranschlag ist kein steuerlich bindender Beleg, deshalb sperrt ihn flinkest nie. Wie es im Formular weitergeht, steht unter Kostenvoranschlag bearbeiten.

In einen Folgebeleg weiterführen. Das Zeilenmenü bietet zu Auftragsbestätigung weiterführen, zu Lieferschein konvertieren und zu Rechnung weiterführen an. Jeder Eintrag erscheint nur, wenn du die Zielbelegart bearbeiten darfst — und nur bei einem fertigen Kostenvoranschlag, nicht bei einem Entwurf. flinkest legt den neuen Beleg als Entwurf mit allen Positionen, Preisen und Rabatten an, verknüpft ihn mit dem Kostenvoranschlag und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung. Als Belegdatum setzt flinkest den heutigen Tag; die Kopf- und Fußtexte kommen je nach Einstellung aus dem Kostenvoranschlag oder aus den Vorlagen der Zielbelegart. Der Kostenvoranschlag selbst wird dabei automatisch auf angenommen gesetzt. Entsteht eine Rechnung, bekommt sie ihre Nummer erst beim Finalisieren.

Duplizieren. Im Zeilenmenü auf Duplizieren — flinkest legt eine Kopie mit allen Positionen samt Rabatten an, vergibt ihr sofort eine neue Kostenvoranschlagsnummer und öffnet sie zur Bearbeitung. Das Original bleibt unverändert, die beiden Belege sind nicht miteinander verknüpft. Die Kopie ist ein Entwurf und startet wieder auf offen, auch wenn das Original schon angenommen war.

Löschen. Im Zeilenmenü auf Löschen. Vor dem Löschen fragt flinkest nach. Mit dem Kostenvoranschlag verschwinden auch seine Positionen; bereits erstellte Folgebelege bleiben erhalten und verlieren nur den Verweis auf ihn. Bedenke, dass die Nummer damit im Nummernkreis fehlt — statt zu löschen ist „ablehnen" meist die bessere Wahl.

Spalten der Liste festlegen. Das Zahnrad neben dem Download-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links unter Verfügbare Spalten wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll — unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt, etwa das Erstelldatum, den Nettobetrag oder ein verknüpftes Projekt. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf, und andere Benutzer sehen die neue Auswahl erst nach dem Neuladen der Seite. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Jede Belegart wird getrennt eingestellt: Was du hier änderst, wirkt nicht bei den Angeboten.

Verwandte Seiten

• Kostenvoranschlag anlegen
• Kostenvoranschlag bearbeiten
• Kostenvoranschlagsdetails
• Angebote
• Angebotsdetails
• Angebot bearbeiten
• Auftragsbestätigungen
• Auftragsbestätigung bearbeiten
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Kunden
• Beleg-Einstellungen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Kostenvoranschlag und Angebot in flinkest? Technisch arbeiten beide gleich: gleicher Statuskreislauf (offen, angenommen, abgelehnt, abgelaufen), gleiches Gültigkeitsdatum, gleiche Erinnerung, gleiche Folgebelege. Getrennt sind sie in der Liste, im Nummernkreis, in den Textvorlagen und in den Berechtigungen. Du entscheidest also allein nach dem Sprachgebrauch deiner Branche, welche der beiden Belegarten du verwendest.

Warum kann ich einen Kostenvoranschlag nicht finalisieren? Weil er diesen Schritt nicht braucht. Anders als Rechnung, Lieferschein oder Auftragsbestätigung bekommt er seine Nummer schon beim ersten Speichern und ist damit ein fertiges Dokument. Der Schritt „Finalisieren" existiert für Kostenvoranschläge und Angebote nicht; ein Versuch darüber wird abgewiesen.

Hat ein Entwurf schon eine Kostenvoranschlagsnummer? Ja. Bei Kostenvoranschlägen vergibt flinkest die Nummer bereits beim Anlegen, unabhängig vom Belegzustand. Das ist der Unterschied zu Rechnungen und Lieferscheinen, bei denen ein Entwurf nummernlos bleibt, bis er finalisiert wird.

Was bedeutet der Schnellfilter „Entwurf" in der Liste der Kostenvoranschläge? Er zeigt die Kostenvoranschläge, die noch nicht als fertiges Dokument gelten — in der Praxis die Kopien, die beim Duplizieren entstehen. Solche Belege lassen sich nicht im Sammelversand per E-Mail verschicken, und ihr Zeilenmenü bietet die Weiterführung in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung nicht an.

Wo nehme ich einen Kostenvoranschlag an oder lehne ihn ab? In der Detailansicht des Belegs. Öffne ihn über die Nummer oder den Kundennamen; dort stehen „annehmen" und „ablehnen" bei offenen Belegen und das Wiedereröffnen bei abgelehnten oder abgelaufenen. Das Zeilenmenü der Liste enthält diese Befehle — anders als bei den Angeboten — nicht.

Wo stelle ich das Pflicht-Gültigkeitsdatum und die Erinnerung für Kostenvoranschläge ein? In den Beleg-Einstellungen beim Reiter Angebote. Beide Einstellungen sind für Angebote und Kostenvoranschläge gemeinsam; im Reiter Kostenvoranschläge stehen dafür Nummernkreis, Startnummer, Kopf- und Fußtexte sowie die E-Mail-Vorlagen eigenständig zur Verfügung.

Warum steht mein Kostenvoranschlag plötzlich auf „abgelaufen"? Weil das Datum „Gültig bis" überschritten ist. flinkest setzt offene Kostenvoranschläge nach Ablauf einmal täglich automatisch auf „abgelaufen". In der Detailansicht holst du ihn mit dem Wiedereröffnen zurück auf „offen".