Kostenvoranschläge

Die Liste der Kostenvoranschläge zeigt alle unverbindlichen Preisschätzungen, die du deinen Kunden gelegt hast — typisch für Reparatur- und Werkleistungen, bei denen der Endpreis vor Arbeitsbeginn noch nicht feststeht. Von hier legst du neue Kostenvoranschläge an, verfolgst über den Status, welcher noch offen, angenommen, abgelehnt oder abgelaufen ist, und führst einen angenommenen Kostenvoranschlag mit einem Klick in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung weiter. Angebote funktionieren strukturell genauso, haben aber eine eigene Liste und einen eigenen Nummernkreis.

Liste, Navigation und Anzeige

Die Kostenvoranschlagsliste anzeigen

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile einen Kostenvoranschlag:

Spalte	Inhalt
Nr.	die Kostenvoranschlagsnummer
Kunde	Name des Kunden, ein hinterlegter Alias-Name klein daneben, darunter die Anschrift
Kostenvoranschlagsdatum	das Belegdatum des Kostenvoranschlags
Gültig bis	das Datum, bis zu dem der Kostenvoranschlag gilt. Bleibt leer, wenn keines gesetzt ist
Status	der Status als farbiges Kennzeichen: offen (blau), angenommen (grün), abgelehnt (rot), abgelaufen (gelb)
Summe	der Bruttobetrag

Unter dem Kundennamen kann ein blaues Per E-Mail versendet stehen, sobald der Kostenvoranschlag mindestens einmal per E-Mail verschickt wurde. Darauf kannst du klicken — dann öffnet sich der E-Mail-Verlauf zu diesem Kostenvoranschlag; dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll einzusehen, das Kennzeichen selbst ist immer sichtbar. Welche Spalten die Liste insgesamt zeigt, ist nicht fest verdrahtet — siehe „Spalten der Liste konfigurieren" weiter unten. Ist noch kein Kostenvoranschlag angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen den Hinweis „Noch keine Belege vorhanden." — derselbe Hinweis erscheint auch, wenn eine Suche oder ein Filter keinen Treffer findet.

Zur Kostenvoranschlagsdetailseite springen

Ein Klick auf die Nummer oder den Kundennamen öffnet die Kostenvoranschlagsdetails — dort siehst du das PDF, änderst den Status, versendest den Kostenvoranschlag per E-Mail und erstellst Folgebelege.

Neuen Kostenvoranschlag anlegen

Rechts oben in der Kopfzeile liegt die Schaltfläche Neu. Sie erscheint nur, wenn dein Benutzer die Berechtigung hat, Kostenvoranschläge zu bearbeiten; ohne dieses Recht kannst du die Liste ansehen und Kostenvoranschläge öffnen, aber nichts anlegen, ändern oder löschen. Die Liste selbst öffnet nur, wer Kostenvoranschläge ansehen darf. Der Klick führt auf die leere Maske Kostenvoranschlag anlegen, wo du zuerst den Empfänger wählst. Kostenvoranschläge lassen sich auch direkt von der Kundendetailseite aus anlegen — dieser Weg überspringt die Empfängerabfrage — und, wenn das Zusatzmodul Kostenkalkulation aktiv ist, aus einer Kostenkalkulation heraus.

Auf einem schmalen Bildschirm

Passt die Tabelle nicht mehr auf die Breite, wechselt die Liste in ein Karten-Layout: Jede Zeile wird zu einer eigenen Karte mit Beschriftung/Wert-Paaren, das Zeilenmenü bleibt über ein Kebab-Symbol je Karte erreichbar. Die Schaltflächen der Kopfzeile wandern dabei in ein „..."-Menü.

Liste merkt sich deinen Stand

Schnellfilter, Filter, Sortierung, Suchbegriff und Seitenzahl merkt sich flinkest: Kommst du von einem Kostenvoranschlag zurück, steht die Liste genau so da wie vorher.

Liste bleibt aktuell

Ändert jemand anderes einen Kostenvoranschlag, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden. Das gilt im Mehrbenutzer-Betrieb: Was eine Kollegin gerade anlegt oder ändert, erscheint bei dir ohne Zutun.

Suchen, Filtern und Sortieren

Sofortsuche

Das Suchfeld „Nach Nummer, Kunde suchen…" startet etwa eine Sekunde nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht im Hintergrund mehr, als der kurze Platzhaltertext verrät: Belegnummer, Kundenname und Kundennummer; ein Teil des Wortes genügt. Ist am Telefon nur die Kundennummer bekannt, findest du darüber alle Kostenvoranschläge dieses Kunden. Sieht die Eingabe wie ein Betrag aus (auch in deutscher Schreibweise, z. B. 1.234,56), sucht flinkest zusätzlich nach Kostenvoranschlägen mit genau diesem Netto- oder Bruttobetrag.

Schnellfilter

Direkt unter der Kopfzeile liegt die Umschaltleiste mit Alle, offen, angenommen, abgelehnt, abgelaufen und Entwurf. Die ersten vier filtern nach dem Status: „offen" sind alle Kostenvoranschläge, auf die der Kunde noch nicht reagiert hat, „abgelaufen" jene, deren Datum „Gültig bis" überschritten ist. „Entwurf" filtert nach dem allgemeinen Belegzustand, nicht nach dem Status — bei Kostenvoranschlägen bleibt dieser Filter praktisch immer leer, denn ein Kostenvoranschlag trägt seine Nummer schon ab dem ersten Speichern und ist nie ein Entwurf (siehe unten bei „Kostenvoranschlagsnummer").

Filter & Sortierung

Das Trichter-Symbol in der Werkzeugleiste öffnet ein Panel am rechten Rand mit den ausführlichen Filtern in vier Abschnitten:

• Basisdaten: Belegnummer (Text), Belegdatum, Kostenvoranschlagsstatus (offen, angenommen, abgelehnt, abgelaufen — deckt „Entwurf" nicht ab, das läuft nur über den Schnellfilter), Gültig bis, Kunde, Erstellt von und „Per E-Mail versendet".
• Beträge: Nettosumme, Gesamtsumme, Steuerbetrag.
• Adresse: Straße, Stadt, Land des Kunden.
• Lieferadresse: Lieferadresse Name, Lieferstraße, Lieferort, Lieferland.

Gesetzte Filter und Sortierungen erscheinen als Leiste oberhalb der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln oder auf einen Schlag entfernen.

Gespeicherte Filter

Im Reiter Sortierung desselben Panels legst du fest, wonach zusätzlich sortiert wird. Eine Filterkombination, die du öfter brauchst, speicherst du mit Filter speichern unter einem Namen und wählst sie oben unter Gespeicherte Filter wieder aus.

Sortierung der Liste

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift sortiert danach; ein Pfeil neben dem Titel zeigt die Richtung, ein weiterer Klick dreht sie um. Diese Sortierung gilt nur für dich und schlägt jede andere Vorgabe. Hast du selbst noch nicht sortiert, greift zuerst eine mandantenweite Standardsortierung, falls jemand mit der Berechtigung Listenspalten konfigurieren im Spalten-Dialog eine hinterlegt hat — sonst zeigt die Liste das neueste Belegdatum oben.

Kostenvoranschlag anlegen und bearbeiten

Bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — bei Kostenvoranschlägen bleibt das dauerhaft möglich, auch nach dem Versand. Kostenvoranschlagsnummer. Die Nummer in der Spalte Nr. vergibt flinkest sofort beim ersten Speichern — anders als bei einer Rechnung gibt es bei Kostenvoranschlägen keinen gesonderten Schritt „Finalisieren", ein Kostenvoranschlag ist von Anfang an ein fertiger Beleg, bleibt dabei aber jederzeit bearbeitbar. Aufbau der Nummer, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen. Kostenvoranschläge haben einen eigenen Nummernkreis und zählen nicht in den Nummern von Angeboten, Rechnungen oder Lieferscheinen mit. Damit zwei gleichzeitig angelegte Kostenvoranschläge nicht dieselbe Nummer bekommen, sperrt flinkest die Vergabe für den Moment des Speicherns — das gilt beim Anlegen genauso wie beim Duplizieren. Details zum Editor stehen unter Kostenvoranschlag bearbeiten.

Annehmen, Ablehnen und Wiedereröffnen

Status. Ein neu angelegter Kostenvoranschlag startet auf offen. Auf angenommen kommt er entweder von Hand oder automatisch, sobald du daraus eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung erzeugst. Auf abgelehnt setzt du ihn selbst. abgelaufen vergibt flinkest automatisch. Alle drei Wechsel funktionieren nicht nur in den Kostenvoranschlagsdetails, sondern auch direkt aus dem Zeilenmenü der Liste: Solange ein Kostenvoranschlag offen ist, bietet das Menü Annehmen und Ablehnen an; bei einem abgelehnten oder abgelaufenen steht dort Wiedereröffnen, das ihn zurück auf „offen" setzt — praktisch, wenn sich ein Kunde nach Ablauf doch noch meldet. Der Wechsel läuft ohne Rückfrage, flinkest meldet „Angebotsstatus geändert" und lädt die Liste neu. Ein bereits angenommener Kostenvoranschlag lässt sich nicht mehr umstellen.

Automatischer Ablauf und Erinnerung. Einmal täglich prüft flinkest alle offenen Kostenvoranschläge mit einem Datum „Gültig bis": Liegt das Datum in der Vergangenheit, wechselt die Spalte Status auf abgelaufen. Nähert sich das Datum, schickt flinkest dem Benutzer, der den Kostenvoranschlag erstellt hat, eine Erinnerungs-E-Mail mit Nummer, Kunde, Betrag und Restlaufzeit — und zwar genau einmal je Kostenvoranschlag. Wie viele Tage vorher erinnert wird, stellst du in den Beleg-Einstellungen ein; im einzelnen Kostenvoranschlag kannst du davon abweichen. Ohne Datum „Gültig bis" gibt es weder Ablauf noch Erinnerung. Automatische Vorbelegung des Gültigkeitsdatums. Ist in den Beleg-Einstellungen ein Gültigkeitsdatum als Pflichtfeld eingestellt und lässt du „Gültig bis" beim Speichern leer, lehnt flinkest den Kostenvoranschlag deswegen nicht ab: Er trägt automatisch die dort hinterlegte Anzahl Tage (ohne eigene Einstellung 14) ab dem Belegdatum ein. Ein selbst gesetztes Datum überschreibt flinkest dabei nie.

Duplizieren

Im Zeilenmenü auf Duplizieren — zuvor öffnet ein Dialog mit dem Kästchen Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen: Bleibt es unangehakt (Standard), übernimmt die Kopie alle Positionen samt Rabatten unverändert vom Kostenvoranschlag, einschließlich sämtlicher Alternativpositionen; hakst du es an, rechnet flinkest jede Artikelposition gegen den aktuellen Verkaufspreis und die aktuellen Preisvereinbarungen des Kunden neu. Die Auswahl-Sektion für Alternativpositionen erscheint hier nicht — sie gilt nur beim Weiterführen in einen Lieferschein oder eine Rechnung, siehe unten. Nach dem Bestätigen vergibt flinkest sofort eine neue Kostenvoranschlagsnummer (kein Entwurf) und öffnet die Kopie zur Bearbeitung. Das Original bleibt unverändert, die beiden Kostenvoranschläge sind nicht miteinander verknüpft. Die Kopie startet immer wieder auf offen, auch wenn das Original schon angenommen war.

In einen Folgebeleg weiterführen

Bei Kostenvoranschlägen bietet das Zeilenmenü zu Auftragsbestätigung weiterführen, zu Lieferschein konvertieren und zu Rechnung weiterführen an — je nachdem, ob du zusätzlich Auftragsbestätigungen bearbeiten, Lieferscheine bearbeiten beziehungsweise Rechnungen bearbeiten darfst. Zuerst öffnet sich derselbe Dialog wie beim Duplizieren mit dem Kästchen Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen. Hat der Kostenvoranschlag Alternativpositionen und führst du ihn zu einem Lieferschein oder einer Rechnung weiter, zeigt der Dialog zusätzlich eine Auswahl-Sektion mit einem Kästchen je Alternativposition — standardmäßig abgewählt. Nur die dort angehakten Alternativpositionen landen auf dem neuen Beleg, alle anderen fehlen. Für zu Auftragsbestätigung weiterführen entfällt diese Auswahl: Dort wandern alle Positionen inklusive der Alternativpositionen unverändert mit, weil eine Auftragsbestätigung kein endgültiger Beleg ist.

Nach dem Bestätigen legt flinkest daraus eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung als Entwurf mit allen (bzw. den ausgewählten) Positionen an, verknüpft sie mit dem Kostenvoranschlag und öffnet sie sofort zur Bearbeitung — der Kostenvoranschlag selbst wird dabei automatisch auf angenommen gesetzt. Der neue Beleg bekommt Kunde, Adressen, Positionen mit Preisen und Rabatten — unverändert oder neu berechnet, je nachdem, ob du im Dialog davor den Haken gesetzt hast — sowie, je nach Einstellung, die Kopf- und Fußtexte des Kostenvoranschlags oder die Vorlagen der Zielbelegart. Als Belegdatum setzt flinkest den heutigen Tag. Entsteht eine Rechnung, wird das Datum bei Bedarf so weit nach vorn geschoben, dass die Rechnungsnummerierung lückenlos bleibt. Zahlungsziel und Zahlungskonditionen einer entstehenden Rechnung kommen vom Kunden, sonst aus der Standard-Zahlungskondition. Kostenvoranschlag und Folgebeleg verweisen anschließend aufeinander, sodass du den Weg vom Kostenvoranschlag bis zur Rechnung nachvollziehen kannst.

Löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen. Vor dem Löschen fragt flinkest nach. Löschen ist auch bei einem bereits nummerierten, „fertigen" Kostenvoranschlag möglich — anders als bei einer Rechnung gibt es keinen Entwurfsstatus, der das einschränken könnte. Mit dem Kostenvoranschlag verschwinden auch seine Positionen; bereits daraus erstellte Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen bleiben erhalten und verlieren nur den Verweis auf den gelöschten Kostenvoranschlag.

Mehrfachauswahl und Massenaktionen

Mehrfachauswahl und Massenlöschen

Schaltest du oben links das Kästchen ein, bekommt jede Zeile ein Auswahlkästchen samt Kopf-Kästchen für die ganze Seite und einem Zähler „n Belege ausgewählt". Sobald mindestens ein Kostenvoranschlag angehakt ist, erscheint über der Liste eine Leiste mit Löschen — nur sichtbar, wenn du Kostenvoranschläge bearbeiten darfst. Löschen ist für Kostenvoranschläge immer möglich, egal wie alt sie sind; die Rückfrage „Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden" nennt die Anzahl. flinkest arbeitet die Kostenvoranschläge nacheinander ab und meldet danach, wie viele gelöscht wurden und welche nicht — inklusive Begründung je Kostenvoranschlag. Ein einzelner nicht löschbarer Kostenvoranschlag bricht die übrigen also nicht ab.

Mehrere Kostenvoranschläge per E-Mail versenden

Hake die Kostenvoranschläge an und klicke auf per e-mail senden — nur sichtbar, wenn du die Berechtigung Belege per E-Mail versenden hast; der Hinweis am Knopf nennt den Grund, wenn die Schaltfläche gesperrt ist. Der Dialog listet alle Empfänger mit Kostenvoranschlagsnummer auf und weist dich darauf hin, wie viele mangels E-Mail-Adresse übersprungen werden. Betreff (Pflichtfeld) und Nachricht sind mit den Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt und lassen sich hier anpassen. Während des Versands läuft ein Fortschrittsbalken; flinkest meldet jeden erfolgreich versendeten und jeden fehlgeschlagenen Kostenvoranschlag einzeln. Belege per E-Mail versenden ist dabei eine einzige, gemeinsame Berechtigung für alle Belegarten — es gibt kein eigenes Versandrecht nur für Kostenvoranschläge.

Was beim Versand mitgeht. Angehängt wird das Kostenvoranschlags-PDF unter der Kostenvoranschlagsnummer als Dateiname. Platzhalter in Betreff und Text — etwa {number}, {contact_name}, {valid_until} oder {total} — ersetzt flinkest je Kostenvoranschlag durch die passenden Werte erst beim Absenden; bis dahin stehen sie im Dialog noch als Platzhalter, ein Platzhalter ohne Wert bleibt unverändert stehen. Sind in den Beleg-Einstellungen Kopie-Empfänger hinterlegt, erhalten sie automatisch eine Blindkopie. Nach dem Versand ist der Kostenvoranschlag als „Per E-Mail versendet" gekennzeichnet — dieses Kennzeichen kannst du auch als Filter verwenden.

Export und Spalten

Liste exportieren

Für die Weitergabe der Liste — an die Buchhaltung, für ein Reporting oder einen Abgleich — klickst du auf das Download-Symbol unten links neben der Blätterleiste. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON) und die gewünschten Spalten. Aktive Filter und die Suche gelten dabei mit, der Belegtyp-Pflichtfilter auf Kostenvoranschläge natürlich immer — so exportierst du gezielt nur ein Segment, etwa alle offenen Kostenvoranschläge eines Kunden.

Spalten der Liste konfigurieren

Das Zahnrad neben dem Download-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links unter Verfügbare Spalten wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll — unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt, etwa das Erstelldatum, der Nettobetrag oder ein verknüpftes Projekt. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Unten im Dialog legst du zusätzlich die Standardsortierung fest — welche Spalte und Richtung für alle gilt, die die Liste nicht selbst sortiert haben; zur Auswahl stehen nur Spalten, nach denen sich tatsächlich sortieren lässt. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listenspalten konfigurieren darf. Ändert das jemand, übernimmt deine geöffnete Liste die neue Spaltenauswahl sofort von selbst — du musst dafür die Seite nicht neu laden. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Jede Belegart wird getrennt eingestellt; was du hier änderst, wirkt nicht bei den Angeboten. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden.

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• Kostenvoranschlag anlegen
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• Kostenvoranschlagsdetails
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• Kostenkalkulationen
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• Kundendetails
• Beleg-Einstellungen
• Berechtigungen — Grundlagen

Häufige Fragen

Warum kann ich einen Kostenvoranschlag nicht finalisieren? Weil ein Kostenvoranschlag diesen Schritt nicht braucht. Er bekommt seine Nummer schon beim ersten Speichern und ist damit fertig. Den gesonderten Schritt „Finalisieren" gibt es nur bei Belegen, die steuerlich bindend sind — Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift.

Wie markiere ich einen Kostenvoranschlag direkt in der Liste als angenommen oder abgelehnt? Solange der Kostenvoranschlag „offen" ist, bietet das Zeilenmenü Annehmen und Ablehnen an — der Status wechselt sofort, ohne dass du erst die Kostenvoranschlagsdetails öffnen musst. Ein abgelehnter oder abgelaufener Kostenvoranschlag lässt sich über denselben Weg wieder auf „offen" zurückholen; ein bereits angenommener nicht mehr.

Wie wird aus einem Kostenvoranschlag eine Rechnung? Über das Zeilenmenü in der Liste (zu Rechnung weiterführen) oder in der Kostenvoranschlagsdetailansicht. flinkest legt eine Rechnung als Entwurf mit allen Positionen an, verknüpft sie mit dem Kostenvoranschlag und setzt den Kostenvoranschlag auf „angenommen". Die Rechnungsnummer bekommt der neue Beleg erst beim Finalisieren.

Warum steht mein Kostenvoranschlag plötzlich auf „abgelaufen"? Weil das Datum „Gültig bis" überschritten ist. flinkest setzt offene Kostenvoranschläge nach Ablauf einmal täglich automatisch auf „abgelaufen". Über das Zeilenmenü oder die Kostenvoranschlagsdetails holst du ihn wieder zurück auf „offen".

Warum bleibt der Schnellfilter „Entwurf" bei Kostenvoranschlägen leer? Weil ein Kostenvoranschlag nie ein Entwurf ist: Er bekommt seine Nummer bereits beim ersten Speichern, nicht erst bei einem gesonderten Finalisieren-Schritt. Der Filter ist Teil einer Werkzeugleiste, die sich Kostenvoranschläge mit anderen Belegarten teilen, bei denen ein Entwurf sehr wohl vorkommt.

Was passiert mit Alternativpositionen, wenn ich einen Kostenvoranschlag zu Lieferschein oder Rechnung weiterführe? Hat der Kostenvoranschlag Alternativpositionen, zeigt der Dialog vor dem Weiterführen zu Lieferschein oder Rechnung eine zusätzliche Auswahl-Sektion mit einem Kästchen je Alternativposition — standardmäßig abgewählt. Nur die angehakten Alternativpositionen landen auf dem neuen Beleg, alle anderen fehlen. Beim Weiterführen „zu Auftragsbestätigung" und beim reinen Duplizieren entfällt diese Auswahl: Dort wandern alle Positionen einschließlich sämtlicher Alternativpositionen unverändert mit.

Darf ich einen Kostenvoranschlag löschen, der schon beim Kunden ist? Technisch ja: Kostenvoranschläge lassen sich jederzeit löschen, auch nach dem Versand. Bereits daraus erzeugte Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen bleiben dabei erhalten. Bedenke aber, dass die Kostenvoranschlagsnummer damit im Nummernkreis fehlt — in den Kostenvoranschlagsdetails auf „abgelehnt" zu setzen ist meist die bessere Wahl.

Kann ich die Kostenvoranschlagsliste anders sortieren, und gilt das für alle? Klicke auf eine Spaltenüberschrift — das sortiert nur für dich, ein weiterer Klick dreht die Richtung um. Soll die Reihenfolge für alle im Unternehmen gelten, legt eine Person mit der Berechtigung, Listenspalten zu konfigurieren, im Zahnrad-Dialog eine Standardsortierung fest; die greift nur bei allen, die noch nicht selbst sortiert haben.

Kann ich beim Duplizieren die Preise auf den aktuellen Stand bringen, statt die alten zu übernehmen? Ja. Sowohl beim Duplizieren als auch beim Weiterführen in eine Auftragsbestätigung, einen Lieferschein oder eine Rechnung fragt flinkest vorher im Dialog nach: Setzt du das Kästchen Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen, rechnet flinkest jede Artikelposition gegen den aktuellen Verkaufspreis und die aktuellen Preisvereinbarungen des Kunden neu. Lässt du es aus, übernimmt der neue Beleg die Positionen exakt so, wie sie im Kostenvoranschlag stehen.