Auftragsbestätigungen

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-04

Mit einer Auftragsbestätigung sagst du deinem Kunden schriftlich zu, einen Auftrag in genau diesem Umfang und zu genau diesen Preisen auszuführen. In dieser Liste legst du neue Auftragsbestätigungen an, findest bestehende über Schnellfilter, Suche und Filter wieder und führst eine bestätigte Auftragsbestätigung mit einem Klick in einen Lieferschein oder eine Rechnung weiter. Sie steht damit in der Mitte der Belegkette: Aus einem Angebot oder einem Kostenvoranschlag wird die Auftragsbestätigung, aus ihr der Lieferschein und schließlich die Rechnung.

Liste der Auftragsbestätigungen mit Nummer, Kunde, Belegdatum, Lieferadresse und Summe

Kopfzeile

Ganz oben steht der Bereichstitel „Auftragsbestätigungen", rechts daneben die Schaltfläche Neu. Sie legt eine neue Auftragsbestätigung an und erscheint nur, wenn dein Benutzer die Berechtigung hat, Auftragsbestätigungen zu bearbeiten. Ohne dieses Recht kannst du die Liste ansehen und Belege öffnen, aber nichts anlegen, ändern oder löschen. Die Liste selbst öffnet nur, wer Auftragsbestätigungen sehen darf.

Schnellfilter, Suche und Filter

Direkt unter der Kopfzeile liegt die Werkzeugleiste:

Kästchen für Mehrfachauswahl — blendet Auswahlkästchen in der Liste ein.
Schnellfilter — die Umschaltleiste mit Alle und Entwurf. Mehr Stufen braucht es hier nicht: Eine Auftragsbestätigung kennt nur den Entwurf und den fertigen, finalisierten Beleg.
Suchfeld — „Filtern nach Belegnummer, Kundenname oder Betrag…". Die Suche startet etwa eine Sekunde nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht Belegnummer und Kundenname; ein Teil des Wortes genügt. Sieht die Eingabe wie ein Betrag aus (auch in deutscher Schreibweise, z. B. 1.234,56), sucht flinkest zusätzlich nach Belegen mit genau diesem Netto- oder Bruttobetrag.
Filter & Sortierung (Trichter-Symbol) — öffnet ein Panel am rechten Rand mit den ausführlichen Filtern in drei Abschnitten:
- Basisdaten: Belegnummer (Text), Belegdatum, Belegstatus (Entwurf, Beleg, Storniert), Kunde, Erstellt von und „Per E-Mail versendet".
- Beträge: Nettosumme, Gesamtsumme, Steuerbetrag.
- Lieferung: Lieferadresse Name, Lieferort und Lieferland.
Im Reiter Sortierung legst du fest, wonach sortiert wird. Eine Filterkombination, die du öfter brauchst, speicherst du mit Filter speichern unter einem Namen und wählst sie oben unter Gespeicherte Filter wieder aus.

Gesetzte Filter und Sortierungen erscheinen als Leiste oberhalb der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln oder auf einen Schlag entfernen. Schnellfilter, Filter, Sortierung, Suchbegriff und Seitenzahl merkt sich flinkest: Kommst du von einer Auftragsbestätigung zurück, steht die Liste genau so da wie vorher. Diese gemerkte Einstellung gilt nur für die Auftragsbestätigungen — die übrigen Belegarten haben ihren eigenen Stand.

Die Liste

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile eine Auftragsbestätigung, das neueste Belegdatum oben:

Spalte	Inhalt
Nr.	die Belegnummer. Entwürfe haben noch keine — dort steht stattdessen das Kennzeichen „Entwurf"
Kunde	Name des Kunden, ein hinterlegter Alias-Name klein daneben, darunter die Anschrift
Belegdatum	das Datum der Auftragsbestätigung
Lieferadresse	Straße, PLZ, Ort und Land der Lieferadresse
Summe	der Bruttobetrag

Unter dem Kundennamen können Kennzeichen stehen: ein rotes storniert und ein blaues Per E-Mail versendet. Auf das Versand-Kennzeichen kannst du klicken — dann öffnet sich der E-Mail-Verlauf zu diesem Beleg. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll zu sehen.

Ein Klick auf die Nummer oder den Kundennamen öffnet die Details der Auftragsbestätigung. Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit den Aktionen zu diesem Beleg. Unten blätterst du durch die Seiten; links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und ein Zahnrad für die Spalten der Liste. Auf schmalen Bildschirmen blendet flinkest die hinteren Spalten aus und zeigt die wichtigsten Angaben untereinander. Ist noch keine Auftragsbestätigung angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen den Hinweis „Noch keine Belege vorhanden."

Belegnummer. Ein Entwurf trägt nie eine Nummer — vergeben wird sie genau einmal, beim Finalisieren. Aufbau der Nummer, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen. Auftragsbestätigungen haben einen eigenen Nummernkreis und zählen nicht in den Angebots-, Lieferschein- oder Rechnungsnummern mit. Der Zähler berücksichtigt finalisierte und stornierte Belege, damit eine einmal vergebene Nummer nie ein zweites Mal herauskommt. Damit auch bei gleichzeitigem Arbeiten mehrerer Benutzer keine Nummer doppelt vergeben wird, sperrt flinkest die Vergabe für den Moment der Nummerierung.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes eine Auftragsbestätigung, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Mehrfachauswahl

Schaltest du oben links das Kästchen ein, bekommt jede Zeile ein Auswahlkästchen. Sobald mindestens ein Beleg angehakt ist, erscheint über der Liste eine Leiste mit der Anzahl und diesen Schaltflächen:

per e-mail senden — nur sichtbar, wenn du Belege versenden darfst. Sie ist gesperrt, solange ein Entwurf ausgewählt ist („Entwürfe können nicht per E-Mail versendet werden") oder keiner der gewählten Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat („Keine Belege mit gültigen E-Mail-Adressen"); der Hinweis am Knopf nennt den Grund.
Löschen — nur aktiv, wenn ausschließlich Entwürfe ausgewählt sind. Finalisierte Auftragsbestätigungen lassen sich nicht löschen. Vor dem Löschen fragt flinkest nach und nennt die Anzahl.

Aktionen

Neue Auftragsbestätigung anlegen. Klicke oben rechts auf Neu. Du landest im leeren Formular, wo du Kunde, Belegdatum, Lieferadresse, Positionen und Texte erfasst; Details dazu stehen unter Auftragsbestätigung anlegen. Denselben Weg gibt es über Beleg erstellen in den Kundendetails — dann ist der Kunde schon gesetzt. Lässt du die Lieferadresse leer, übernimmt flinkest beim Speichern die Anschrift des Kunden.

Auftragsbestätigung öffnen und finalisieren. Ein Klick auf Nummer oder Kundenname führt in die Detailansicht. Solange der Beleg ein Entwurf ist, steht dort Auftragsbestätigung finalisieren; nach einer Rückfrage bekommt der Beleg seine Nummer und wechselt in den Status „Beleg". Danach ist er inhaltlich gesperrt: Positionen und Texte lassen sich nicht mehr ändern. Ein zweiter Versuch wird mit „Der Beleg wurde bereits finalisiert" abgelehnt.

Was das Finalisieren nicht tut. Anders als beim Lieferschein bewegt eine Auftragsbestätigung keinen Lagerbestand, und anders als bei der Rechnung entsteht daraus kein Umsatz in der Buchhaltung. Sie hält fest, was vereinbart ist — gebucht wird erst mit den Folgebelegen.

Das PDF. Zu jeder Auftragsbestätigung legt flinkest ein PDF im Belegarchiv ab und erzeugt es bei jeder inhaltlichen Änderung neu; reine Vermerke wie eine interne Notiz oder das Versand-Kennzeichen lösen keine Neuerzeugung aus. Entwürfe tragen das Wasserzeichen „Entwurf", stornierte Belege das Wasserzeichen „storniert". Welche Blöcke und Spalten gedruckt werden — Positionsnummer, Artikelnummer, Beschreibung, Steuersatz —, kommt aus dem Belegdesign. Den Zahlungs-QR-Code druckt flinkest ausschließlich auf Rechnungen. Beim Herunterladen heißt die Datei nach der Belegnummer; ein Entwurf hat noch keine und bekommt deshalb einen sprechenden Namen aus Belegart, dem Zusatz „Entwurf" und dem Kundennamen.

Bearbeiten und Löschen. Beides steht im Zeilenmenü — aber nur bei Entwürfen. Sobald eine Auftragsbestätigung finalisiert ist, verschwinden die beiden Einträge; versucht man es trotzdem, antwortet flinkest mit „Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden". Mit einem gelöschten Entwurf verschwinden auch seine Positionen. Verweise auf Vor- und Folgebelege werden dabei gelöst, die betroffenen Belege selbst bleiben erhalten. Mehr zum Formular steht unter Auftragsbestätigung bearbeiten.

Duplizieren. Im Zeilenmenü auf Duplizieren — flinkest legt eine Kopie als Entwurf mit dem heutigen Belegdatum an, übernimmt alle Positionen samt Rabatten und öffnet die Kopie sofort zur Bearbeitung. Die Kopie ist ein eigenständiger Beleg und nicht mit dem Original verknüpft; ihre Nummer bekommt sie erst beim Finalisieren.

In einen Folgebeleg weiterführen. Bei finalisierten Auftragsbestätigungen bietet das Zeilenmenü zu Lieferschein konvertieren und zu Rechnung weiterführen an. Jeder Eintrag erscheint nur, wenn du die Zielbelegart bearbeiten darfst; bei einem Entwurf fehlen beide. flinkest legt den neuen Beleg als Entwurf mit allen Positionen an, verknüpft ihn mit der Auftragsbestätigung und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung. Findest du die Einträge im Zeilenmenü nicht, öffne den Beleg — in der Detailansicht steht dafür Folgebeleg erstellen.

Was der Folgebeleg übernimmt. Der neue Beleg bekommt Kunde, Adressen und alle Positionen mit Preisen und Rabatten sowie — je nach Beleg-Einstellungen — die Kopf- und Fußtexte der Auftragsbestätigung oder die Vorlagen der Zielbelegart. Als Belegdatum setzt flinkest den heutigen Tag. Entsteht eine Rechnung, wird das Datum bei Bedarf so weit nach vorn geschoben, dass die Rechnungsnummerierung lückenlos bleibt, und Zahlungsziel sowie Zahlungskonditionen kommen vom Kunden, sonst aus der Standard-Zahlungskondition. Beide Belege verweisen anschließend aufeinander, sodass der Weg vom Angebot bis zur Rechnung nachvollziehbar bleibt.

Mehrere Auftragsbestätigungen per E-Mail versenden. Hake die Belege an und klicke auf per e-mail senden. Der Dialog listet alle Empfänger mit Belegnummer auf und weist dich darauf hin, wie viele Belege mangels E-Mail-Adresse übersprungen werden. Betreff (Pflichtfeld) und Nachricht sind mit den Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt und lassen sich hier anpassen. Während des Versands läuft ein Fortschrittsbalken; flinkest meldet jeden erfolgreich versendeten und jeden fehlgeschlagenen Beleg einzeln.

Was beim Versand mitgeht. Angehängt wird das PDF unter der Belegnummer als Dateiname. Platzhalter in Betreff und Text — etwa {number}, {contact_name}, {receipt_date} oder {total} — ersetzt flinkest je Beleg durch die passenden Werte; ein Platzhalter ohne Wert bleibt unverändert stehen. Sind in den Beleg-Einstellungen Kopie-Empfänger hinterlegt, erhalten sie automatisch eine Blindkopie. Nach dem Versand ist der Beleg als „Per E-Mail versendet" gekennzeichnet — dieses Kennzeichen kannst du auch als Filter verwenden. Versenden darf nur, wer das Recht hat, Belege zu versenden.

Liste exportieren. Klicke auf das Download-Symbol unten links. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang und die Spalten. Aktive Filter und die Suche gelten auch für den Export. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Spalten der Liste festlegen. Das Zahnrad neben dem Download-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll — auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt, etwa das Erstelldatum, den Nettobetrag oder ein verknüpftes Projekt. Rechts ziehst du die gewählten Spalten in die gewünschte Reihenfolge; sie ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur bei Benutzern, die Listen-Spalten konfigurieren dürfen. Andere Benutzer sehen die geänderte Spaltenauswahl erst, nachdem sie die Seite neu geladen haben. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Jede Belegart wird dabei getrennt eingestellt: Was du hier änderst, wirkt nicht bei den Angeboten oder Rechnungen. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden.

Welche Rechte wofür. Die Liste sehen und Belege öffnen darf, wer Auftragsbestätigungen sehen darf; Anlegen, Bearbeiten, Duplizieren und Löschen brauchen das Bearbeitungsrecht für Auftragsbestätigungen. Für zu Lieferschein konvertieren brauchst du zusätzlich das Bearbeitungsrecht für Lieferscheine, für zu Rechnung weiterführen das für Rechnungen. Der Mailversand hat ein eigenes Recht, ebenso der E-Mail-Verlauf und das Spalten-Zahnrad. Eingerichtet wird das alles in der Benutzerverwaltung.

Häufige Fragen

Warum hat meine Auftragsbestätigung keine Nummer? Weil sie noch ein Entwurf ist. Die Belegnummer vergibt flinkest erst beim Finalisieren — würde sie schon für Entwürfe reserviert, entstünde beim Verwerfen eines Entwurfs eine Lücke im Nummernkreis. In der Liste steht bei Entwürfen deshalb das Kennzeichen „Entwurf" statt einer Nummer.

Wie wird aus einer Auftragsbestätigung ein Lieferschein oder eine Rechnung? Über das Zeilenmenü in der Liste (zu Lieferschein konvertieren oder zu Rechnung weiterführen) oder in der Detailansicht über Folgebeleg erstellen. flinkest legt den Folgebeleg als Entwurf mit allen Positionen an und verknüpft beide Belege miteinander. Beides geht erst, wenn die Auftragsbestätigung finalisiert ist, und nur, wenn du die Zielbelegart bearbeiten darfst.

Warum kann ich eine Auftragsbestätigung nicht mehr bearbeiten? Weil sie finalisiert ist. Mit dem Finalisieren bekommt der Beleg seine Nummer und ist inhaltlich gesperrt — die Einträge Bearbeiten und Löschen verschwinden dann aus dem Zeilenmenü. Brauchst du eine geänderte Fassung, dupliziere den Beleg und arbeite in der Kopie weiter.

Warum erscheint „Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden"? Gelöscht werden dürfen nur Entwürfe. Sobald eine Auftragsbestätigung finalisiert ist, trägt sie eine Nummer aus dem laufenden Nummernkreis und bleibt erhalten. In der Mehrfachauswahl ist Löschen deshalb nur aktiv, wenn ausschließlich Entwürfe angehakt sind.

Bucht eine Auftragsbestätigung Lagerbestand aus? Nein. Bestand bewegt in flinkest nur der Lieferschein, und zwar beim Finalisieren. Eine Auftragsbestätigung hält nur fest, was vereinbart wurde.

Warum ist „per e-mail senden" in der Mehrfachauswahl grau? Entweder ist mindestens ein Entwurf ausgewählt — Entwürfe lassen sich nicht versenden — oder keiner der gewählten Kunden hat eine E-Mail-Adresse hinterlegt. Der Hinweis am Knopf nennt den Grund. Fehlt die Schaltfläche ganz, hat dein Benutzer kein Recht, Belege zu versenden.