Auftragsbestätigungen

Mit einer Auftragsbestätigung sagst du deinem Kunden schriftlich zu, einen Auftrag in genau diesem Umfang und zu genau diesen Preisen auszuführen — der Übergang von der Verhandlung in die Erfüllung. Sie steht in der Mitte der Belegkette: Aus einem Angebot oder einem Kostenvoranschlag wird die Auftragsbestätigung, aus ihr der Lieferschein und schließlich die Rechnung. Anders als das Angebot kennt sie keine Verhandlungsstatus-Maschine mehr, ist aber wie Lieferschein und Rechnung nummeriert und nach dem Finalisieren gesperrt. Eine Zahlung lässt sich an ihr nicht erfassen — dafür ist erst die daraus entstehende Rechnung da —, deshalb hat diese Liste weder einen Zahlstatus noch einen Zahlungsfilter.

Liste, Navigation und Anzeige

Die Auftragsbestätigungsliste anzeigen

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile eine Auftragsbestätigung, das neueste Belegdatum oben:

Spalte	Inhalt
Nr.	die Belegnummer, bei Entwürfen das Kennzeichen „Entwurf" statt einer Nummer
Kunde	Name des Kunden, ein hinterlegter Alias-Name klein daneben, darunter die Rechnungsadresse
Belegdatum	das Datum der Auftragsbestätigung
Lieferadresse	Straße, PLZ, Ort und Land der Lieferadresse
Summe	der Bruttobetrag

Ganz oben steht der Bereichstitel „Auftragsbestätigungen", rechts daneben die Schaltfläche Neu — sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Auftragsbestätigungen bearbeiten darf. Die Liste selbst öffnet nur, wer Auftragsbestätigungen ansehen darf; ohne dieses Recht bleibt der Aufruf auf /403 stehen. Ein fest verdrahteter Pflichtfilter auf den Belegtyp sorgt dafür, dass in dieser Liste nie eine andere Belegart erscheint.

Der Entwurf-Chip statt Belegnummer

Anders als beim Angebot, das seine Nummer schon beim ersten Speichern bekommt, ist der Entwurf hier der normale Startzustand jeder neuen Auftragsbestätigung: In der Spalte Nr. steht dann statt einer Nummer das Kennzeichen „Entwurf". Die eigentliche Nummerierung und Sperre passieren erst mit Auftragsbestätigung finalisieren auf der Detailseite — dafür gibt es in dieser Liste keinen eigenen Weg.

Belegnummer. Vergeben wird sie genau einmal, beim Finalisieren. Aufbau der Nummer, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen. Auftragsbestätigungen haben einen eigenen Nummernkreis und zählen nicht in den Angebots-, Lieferschein- oder Rechnungsnummern mit. Der Zähler berücksichtigt finalisierte und stornierte Belege, damit eine einmal vergebene Nummer nie ein zweites Mal herauskommt; Entwürfe zählen nicht mit, sonst hinterließe ihr Löschen eine Lücke. Damit auch bei gleichzeitigem Arbeiten mehrerer Benutzer keine Nummer doppelt vergeben wird, sperrt flinkest die Vergabe für den Moment der Nummerierung — anders als bei Rechnungen darf das Belegdatum dabei frei gewählt werden, es gibt keine Regel, dass es nicht vor dem zuletzt ausgestellten Beleg liegen darf.

Zur Detailseite springen

Ein Klick auf die Nummer oder den Kundennamen öffnet die Details der Auftragsbestätigung — Positionen, PDF, Status und alle Aktionen zu genau diesem Beleg. Unter dem Kundennamen kann zusätzlich ein blaues Kennzeichen Per E-Mail versendet stehen; ein Klick darauf öffnet den E-Mail-Verlauf zu diesem Beleg, ohne die Liste zu verlassen. Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, das E-Mail-Protokoll einzusehen.

Kunde und Lieferadresse in der Liste

Die Kundenzelle zeigt neben Name und Alias auch die Rechnungsadresse, eine eigene Spalte daneben die Lieferadresse. Das ist kein Zufall: Anders als beim Angebot, das noch vor jeder Logistikplanung steht und deshalb keine eigene Lieferadress-Spalte zeigt, ist die Lieferadresse ab der Auftragsbestätigung fachlich relevant — der Auftrag ist bestätigt, jetzt wird geplant, wohin geliefert wird. Lässt du die Lieferadresse beim Anlegen leer, übernimmt flinkest die Anschrift des Kunden.

Neue Auftragsbestätigung anlegen

Klicke oben rechts auf Neu — du landest im leeren Formular für Kunde, Belegdatum, Lieferadresse, Positionen und Texte; Details dazu stehen unter Auftragsbestätigung anlegen. Denselben Weg gibt es über Beleg erstellen in den Kundendetails — dann ist der Kunde schon gesetzt.

Leere Liste und Erstnutzer-Führung

Ist noch keine Auftragsbestätigung angelegt, zeigt die Liste statt Zeilen den Hinweis „Noch keine Belege vorhanden." mit dem Zusatztext „Hier erscheinen die von Ihnen erstellten Auftragsbestätigungen." Derselbe Hinweis erscheint auch, wenn eine Suche oder ein Filter keinen Treffer findet.

Liste bleibt aktuell

Ändert jemand anderes eine Auftragsbestätigung — legt sie an, finalisiert oder löscht sie —, lädt sich die Liste von selbst nach. Du musst die Seite dafür nicht neu laden; das gilt auch, wenn eine Kollegin gerade im selben Moment per API oder über einen anderen Arbeitsplatz einen Beleg anlegt.

Ansicht auf schmalen Bildschirmen

Auf einem schmaleren Fenster blendet flinkest zunächst hintere Spalten aus; auf Handy-Breite wechselt die Liste ganz auf ein Karten-Layout mit Label/Wert-Paaren untereinander. Das Zeilenmenü bleibt dabei als „…"-Menü erhalten.

Die Liste merkt sich deinen Stand

Suche, Schnellfilter, Filter, Sortierung und Seitenzahl bleiben erhalten: Kommst du von einer Auftragsbestätigung zurück, steht die Liste genau so da wie vorher — praktisch, um eine gefilterte Liste Beleg für Beleg abzuarbeiten. Diese Ansicht ist von den anderen Belegarten-Listen getrennt gemerkt.

Suchen, Filtern und Sortieren

Sofortsuche

Das Suchfeld trägt den Hinweis „Nach Nummer, Kunde suchen…". Die Suche startet rund eine Sekunde nach der letzten Eingabe von selbst und durchsucht Belegnummer, Kundenname und Kundennummer — ein Teilstück des Wortes genügt. Ist am Telefon nur die Kundennummer bekannt, findest du darüber alle Auftragsbestätigungen dieses Kunden. Sieht die Eingabe wie ein Betrag aus, auch in deutscher Schreibweise (z. B. 1.234,56), sucht flinkest zusätzlich nach Belegen mit genau diesem Netto- oder Bruttobetrag.

Schnellfilter Alle und Entwurf

Direkt unter der Werkzeugleiste liegt die Umschaltleiste Alle / Entwurf. Mehr Stufen braucht es hier nicht: Eine Auftragsbestätigung kennt im Alltag nur zwei Zustände — den Entwurf und den fertigen, finalisierten Beleg. Anders als bei Rechnungen oder Lieferscheinen gibt es hier keinen eigenen Schnellfilter „storniert", und anders als beim Angebot auch keinen Verhandlungsstatus-Filter.

Filter & Sortierung

Das Trichter-Symbol in der Werkzeugleiste öffnet ein Panel am rechten Rand mit den ausführlichen Filtern in drei Abschnitten:

• Basisdaten: Belegnummer (Text), Belegdatum, Belegstatus (Entwurf, Beleg, Storniert), Kunde, Erstellt von und „Per E-Mail versendet".
• Beträge: Nettosumme, Gesamtsumme, Steuerbetrag.
• Lieferung: Lieferadresse Name, Lieferort und Lieferland — konsistent mit der eigenen Lieferadress-Spalte dieser Liste.

Gesetzte Filter und Sortierungen erscheinen als eigene Leiste über der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln oder auf einen Schlag entfernen — der technisch immer aktive Pflichtfilter auf den Belegtyp zählt dabei nicht mit.

Gespeicherte Filter

Im Reiter Filter desselben Panels speicherst du eine Filterkombination, die du öfter brauchst, unter einem Namen und rufst sie oben unter Gespeicherte Filter mit einem Klick wieder ab. Gespeicherte Filter sind persönlich und getrennt von denen der Kunden- und anderer Belegarten-Listen.

Sortierung der Liste

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift (Nr., Kunde, Belegdatum, Summe) sortiert sofort danach; ein weiterer Klick dreht die Richtung um. Diese Sortierung gilt nur für dich und schlägt jede andere Vorgabe. Im Reiter Sortieren desselben Filterpanels legst du stattdessen mehrere Sortierfelder samt Reihenfolge explizit fest. Hast du selbst noch nicht sortiert, greift zuerst eine mandantenweite Standardsortierung, falls jemand mit der Berechtigung Listenspalten konfigurieren im Spalten-Dialog eine hinterlegt hat — sonst zeigt die Liste das neueste Belegdatum oben.

Belegkette: Duplizieren und Weiterführen

Das Zeilenmenü ist zustandsabhängig: Ein Entwurf bietet Duplizieren, Bearbeiten und Löschen, eine finalisierte Auftragsbestätigung Duplizieren, zu Lieferschein konvertieren und zu Rechnung weiterführen. Ohne die Berechtigung, Auftragsbestätigungen zu bearbeiten, gibt es gar kein Zeilenmenü. Anders als beim Angebot oder bei der Rechnung gibt es hier kein drittes Ziel „in Angebot umwandeln" oder „zu Gutschrift" — eine Auftragsbestätigung läuft nur vorwärts in Richtung Warenausgang oder Rechnung.

Duplizieren

Im Zeilenmenü auf Duplizieren öffnet sich der Dialog Duplizieren mit dem Kästchen Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen. Lässt du es unangehakt (Standard), übernimmt flinkest jede Position exakt so, wie sie im Ursprungsbeleg steht — einschließlich sämtlicher Alternativpositionen. Hakst du es an, berechnet flinkest die Preise und Rabatte anhand der heute gültigen Kundendaten neu. Nach dem Bestätigen legt flinkest die Kopie als eigenständigen Entwurf mit dem heutigen Belegdatum an, unverknüpft mit dem Original, und öffnet sie sofort zur Bearbeitung; ihre Nummer bekommt sie erst beim eigenen Finalisieren. Das geht bei jedem Status des Ursprungsbelegs, auch bei einem Entwurf.

Zu Lieferschein oder Rechnung weiterführen

Bei finalisierten Auftragsbestätigungen bietet das Zeilenmenü zu Lieferschein konvertieren und zu Rechnung weiterführen an — beides unabhängig voneinander möglich, etwa ein Lieferschein für die Ware und später zusätzlich eine Rechnung für eine Dienstleistung ohne Warenlieferung. Jeder Eintrag erscheint nur, wenn du zusätzlich Lieferscheine bearbeiten beziehungsweise Rechnungen bearbeiten darfst; bei einem Entwurf fehlen beide. Zuerst öffnet sich derselbe Dialog wie beim Duplizieren mit dem Kästchen Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen. Hat die Auftragsbestätigung Alternativpositionen — optionale Positionen, die meist schon beim Wandeln aus einem Angebot entstehen —, zeigt der Dialog dabei zusätzlich eine Auswahl-Sektion: Für jede Alternativposition hakst du einzeln an, ob sie mit auf den neuen Beleg soll; standardmäßig ist keine ausgewählt, nicht angehakte Positionen fehlen auf dem neuen Beleg. Diese Auswahl gibt es nur hier — beim Duplizieren in eine weitere Auftragsbestätigung wandern alle Positionen inklusive sämtlicher Alternativpositionen immer unverändert mit, weil eine Auftragsbestätigung selbst noch kein Endpunkt der Belegkette ist. Nach dem Bestätigen legt flinkest den neuen Beleg als Entwurf mit allen (bzw. den ausgewählten) Positionen an, verknüpft ihn mit der Auftragsbestätigung und öffnet ihn sofort zur Bearbeitung. Findest du die Einträge im Zeilenmenü nicht, öffne den Beleg — in der Detailansicht steht dafür Folgebeleg erstellen, ebenfalls mit demselben Dialog.

Was der Folgebeleg übernimmt

Der neue Beleg bekommt Kunde, Rechnungs- und Lieferadresse sowie die Positionen mit Preisen und Rabatten — unverändert oder neu berechnet, je nachdem, ob du im Dialog davor den Haken Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen gesetzt hast — sowie, je nach Beleg-Einstellungen, die Kopf- und Fußtexte der Auftragsbestätigung oder die Vorlagen der Zielbelegart. Als Belegdatum setzt flinkest den heutigen Tag. Entsteht eine Rechnung, wird das Datum bei Bedarf so weit nach vorn geschoben, dass die Rechnungsnummerierung lückenlos bleibt, und Zahlungsziel sowie Zahlungskonditionen kommen vom Kunden, sonst aus der Standard-Zahlungskondition. Beide Belege verweisen anschließend aufeinander, sodass der Weg von der Auftragsbestätigung bis zur Rechnung nachvollziehbar bleibt.

Bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — nur bei Entwürfen. Es öffnet sich dasselbe Formular wie beim Anlegen, mit allen Feldern vorbefüllt. Sobald eine Auftragsbestätigung finalisiert ist, verschwindet dieser Eintrag: Der Beleg ist dann inhaltlich gesperrt, auch das Speichern einzelner Positionen wird abgelehnt. Details zum Formular stehen unter Auftragsbestätigung bearbeiten.

Löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen, mit der Rückfrage „Soll der Beleg wirklich gelöscht werden?" — auch das nur bei Entwürfen. Finalisierte Auftragsbestätigungen sind unlöschbar; ein Versuch wird mit „Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden" abgelehnt. Mit dem gelöschten Entwurf verschwinden auch seine Positionen; Verweise auf Vor- und Folgebelege werden dabei nur gelöst, die anderen Belege selbst bleiben erhalten. Schlägt das Löschen im Hintergrund fehl, zeigt flinkest einen Fehler-Toast, und der Beleg bleibt unverändert in der Liste stehen.

Mehrfachauswahl und Massenaktionen

Mehrfachauswahl aktivieren

Schalte das Kästchen für Mehrfachauswahl in der Werkzeugleiste ein — jede Zeile bekommt ein Auswahlkästchen, dazu ein Kopf-Kästchen für die ganze Seite. Sobald mindestens eine Auftragsbestätigung angehakt ist, erscheint über der Liste eine Leiste mit der Anzahl „n Belege ausgewählt" und den Massenaktionen.

Massenlöschen

Klick auf Löschen in der Auswahlleiste — aktiv nur, wenn alle ausgewählten Belege noch Entwürfe sind; ist auch nur ein finalisierter Beleg dabei, bleibt die Schaltfläche gesperrt. Das verhindert schon im UI den Fehler, den ein Löschversuch bei einem nummerierten Beleg auslösen würde. Die Rückfrage „Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden" nennt die Anzahl; flinkest arbeitet die Belege danach nacheinander ab und meldet, wie viele gelöscht wurden.

Mehrere Auftragsbestätigungen per E-Mail versenden

Hake die gewünschten Belege an und klicke auf per e-mail senden — nur sichtbar, wenn du die Berechtigung Belege per E-Mail versenden hast, und nur aktiv, wenn kein Entwurf ausgewählt ist und mindestens einer der gewählten Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat; der Hinweis am Knopf nennt sonst den Grund. Der Dialog listet alle Empfänger mit Belegnummer auf und weist darauf hin, wie viele Belege mangels E-Mail-Adresse übersprungen werden. Betreff (Pflichtfeld) und Nachricht sind mit den Vorlagen aus den Beleg-Einstellungen vorbelegt und lassen sich hier anpassen. Während des Versands läuft ein Fortschrittsbalken; flinkest meldet jeden erfolgreich versendeten und jeden fehlgeschlagenen Beleg einzeln.

Was beim Versand mitgeht. Angehängt wird das PDF unter der Belegnummer als Dateiname. Platzhalter in Betreff und Text — etwa {number}, {contact_name}, {receipt_date} oder {total} — ersetzt flinkest je Beleg durch die passenden Werte; ein Platzhalter ohne Wert bleibt unverändert stehen. Sind in den Beleg-Einstellungen Kopie-Empfänger hinterlegt, erhalten sie automatisch eine Blindkopie. Nach dem Versand ist der Beleg als „Per E-Mail versendet" gekennzeichnet — dieses Kennzeichen kannst du auch als Filter verwenden.

Export und Spalten

Liste exportieren

Klicke auf das Download-Symbol unten links neben der Blätterleiste. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und aus rund 50 wählbaren Feldern — darunter die Lieferadresse als zusammengesetzte Spalte — die gewünschten Spalten samt Reihenfolge. Aktive Filter und die Suche gelten auch für den Export, ebenso der Pflichtfilter auf den Belegtyp. Sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Spalten konfigurieren

Das Zahnrad neben dem Download-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll — auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt, etwa Erstelldatum, Nettobetrag oder ein verknüpftes Projekt. Rechts ziehst du die gewählten Spalten in die gewünschte Reihenfolge; sie ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle, darunter legst du zusätzlich die Standardsortierung fest. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer" — es ist also keine persönliche Ansicht, deshalb erscheint das Zahnrad nur mit der Berechtigung Listenspalten konfigurieren, standardmäßig nur bei Administratoren. Ändert das jemand, übernimmt deine geöffnete Liste die neue Spaltenauswahl automatisch, sobald du eine zusätzliche Spalte aufrufst, die neue Daten braucht — das kann sich als kurzer zweiter Ladevorgang zeigen. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Jede Belegart wird getrennt eingestellt — was du hier änderst, wirkt nicht bei den Angeboten oder Rechnungen; ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden.

Verwandte Seiten

• Auftragsbestätigung anlegen
• Auftragsbestätigung bearbeiten
• Details der Auftragsbestätigung
• Angebote
• Angebot bearbeiten
• Kostenvoranschläge
• Lieferscheine
• Rechnungen
• Kunden
• Beleg-Einstellungen
• Berechtigungen — Grundlagen

Häufige Fragen

Warum hat meine Auftragsbestätigung keine Nummer? Weil sie noch ein Entwurf ist. Die Belegnummer vergibt flinkest erst beim Finalisieren — würde sie schon für Entwürfe reserviert, entstünde beim Verwerfen eines Entwurfs eine Lücke im Nummernkreis. In der Liste steht bei Entwürfen deshalb das Kennzeichen „Entwurf" statt einer Nummer.

Wie wird aus einer Auftragsbestätigung ein Lieferschein oder eine Rechnung? Über das Zeilenmenü in der Liste (zu Lieferschein konvertieren oder zu Rechnung weiterführen) oder in der Detailansicht über Folgebeleg erstellen. Zuerst fragt flinkest im Dialog, ob die Preise und Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnet werden sollen; danach legt flinkest den Folgebeleg als Entwurf mit allen Positionen an und verknüpft beide Belege miteinander. Beides geht erst, wenn die Auftragsbestätigung finalisiert ist, und nur, wenn du die Zielbelegart bearbeiten darfst.

Warum kann ich eine Auftragsbestätigung nicht mehr bearbeiten? Weil sie finalisiert ist. Mit dem Finalisieren bekommt der Beleg seine Nummer und ist inhaltlich gesperrt — die Einträge Bearbeiten und Löschen verschwinden dann aus dem Zeilenmenü. Brauchst du eine geänderte Fassung, dupliziere den Beleg und arbeite in der Kopie weiter.

Bucht eine Auftragsbestätigung Lagerbestand aus oder erzeugt sie Umsatz in der Buchhaltung? Nein, beides nicht. Bestand bewegt in flinkest nur der Lieferschein, und zwar beim Finalisieren; Umsatz entsteht erst mit der Rechnung. Eine Auftragsbestätigung hält nur fest, was vereinbart wurde — gebucht wird erst mit den Folgebelegen.

Warum landen nicht alle Positionen auf dem Lieferschein oder der Rechnung, die aus meiner Auftragsbestätigung entsteht? Weil die Auftragsbestätigung Alternativpositionen enthält, die du im Dialog vor dem Wandeln nicht angehakt hast. Der Dialog zeigt diese Auswahl-Sektion nur beim Wandeln in einen Lieferschein oder eine Rechnung — standardmäßig ist keine Alternativposition ausgewählt. Beim Duplizieren in eine weitere Auftragsbestätigung gibt es diese Auswahl nicht, dort wandern alle Positionen unverändert mit.

Warum ist „per e-mail senden" in der Mehrfachauswahl grau? Entweder ist mindestens ein Entwurf ausgewählt — Entwürfe lassen sich nicht versenden — oder keiner der gewählten Kunden hat eine E-Mail-Adresse hinterlegt. Der Hinweis am Knopf nennt den Grund. Fehlt die Schaltfläche ganz, hat dein Benutzer kein Recht, Belege zu versenden.