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Berechtigungen — Grundlagen

Zuletzt aktualisiert: 2026-11-01

„Warum sehe ich diese Schaltfläche nicht?" oder „Warum darf ich das nicht ändern?" hat fast immer dieselbe Ursache: Berechtigungen. Diese Seite erklärt das Grundprinzip dahinter und listet danach jede einzelne Berechtigung mit ihrer tatsächlichen Wirkung auf — die Verwaltungsoberfläche selbst findest du unter Rollen.

Rollen und Berechtigungen

Jede Berechtigung (z. B. „Rechnungen bearbeiten") gehört zu einer oder mehreren Rollen. Ein Benutzerkonto bekommt nicht einzelne Berechtigungen direkt, sondern eine oder mehrere Rollen zugewiesen — und damit automatisch alle Berechtigungen, die zu diesen Rollen gehören. Jedes Konto hat immer mindestens die Basisrolle, die den grundlegenden Zugang sichert; diese lässt sich nicht entfernen.

Manche Berechtigungen setzen andere voraus — „Rechnungen bearbeiten" etwa „Rechnungen ansehen", weil sich eine Rechnung nicht sinnvoll bearbeiten lässt, die man nicht sehen darf. Diese Abhängigkeit wirkt in beide Richtungen: Bekommt eine Rolle ein Recht, erhält sie dessen Voraussetzungen automatisch dazu; verliert sie eine Voraussetzung, verliert sie auch alle Rechte, die darauf aufbauen. Wie das in der Rechteverwaltung aussieht, steht unter Rollendetails. Im Audit-Protokoll der Rolle steht dabei jedes automatisch mitvergebene oder mitentzogene Recht als eigener Eintrag — so bleibt nachvollziehbar, welche Rechte eine Rolle durch eine einzige Änderung insgesamt gewonnen oder verloren hat.

Welche Berechtigung andere voraussetzt

Eine Berechtigung setzt eine andere voraus, wenn sie ohne diese nichts nützt — die Maske lädt nicht, ein Auswahlfeld bleibt leer oder die Aktion wird abgelehnt. Zwei Grundsätze ziehen sich dabei durch:

  • Wer mit Kunden arbeitet, sieht Kunden. Wer Angebote, Kostenvoranschläge, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften, Arbeitsberichte (auch nur die eigenen), Projekte, Wartungsverträge, Bestellungen oder Kalkulationen bearbeiten darf, bekommt Kunden ansehen automatisch dazu — ohne sie ließe sich im Formular kein Kunde auswählen. Dasselbe gilt für Belege per E-Mail versenden, Belege unterschreiben lassen, Mahnungen erstellen und per E-Mail senden, die Sichtbarkeit der Shop-Kategorien und den Kundenzone-Zugang.
  • Wer Positionen erfasst, sieht Artikel. Die Bearbeiten-Berechtigungen aller Ausgangsbelege (Angebote bis Gutschriften), der Bestellungen und der Arbeitsberichte bringen Artikel ansehen mit, ebenso Kundenpreise bearbeiten, Lager ansehen und Kostenkalkulationen ansehen.

Daneben gilt: Wer einen Beleg stornieren darf, darf ihn auch sehen — Stornieren und Sofortstorno bringen das Ansehen des Belegs mit, das Sofortstorno zusätzlich das normale Stornieren. Weitere Voraussetzungen im Überblick:

Das hat eine Kehrseite beim Entziehen: Nimmst du einer Rolle „Kunden anzeigen", verliert sie alle oben genannten Bearbeiten-Berechtigungen, die darauf aufbauen; „Artikel ansehen" nimmt Lager, Kundenpreise, Kalkulationen und die Bearbeitung aller Ausgangsbelege und Arbeitsberichte mit. Bevor das passiert, zeigt die Rollendetails-Seite eine Rückfrage mit der Liste aller Berechtigungen, die mitfallen — erst nach Bestätigung wird entzogen.

Eine Voraussetzung gibt es nur, wenn sie immer nötig ist. Genügt eines von mehreren Rechten — etwa bei Zahlungen verwalten, wofür Rechnungen oder Eingangsrechnungen genügen —, bringt die Berechtigung keines davon automatisch mit. Auch reines Ansehen von Belegen oder Arbeitsberichten setzt „Kunden anzeigen" nicht voraus. Die Ausnahme ist Buchhaltung ansehen: Dort ordnest du Bankbuchungen Belegen zu, kontierst und exportierst — ohne Bank, Kassa, Belege, Kontakte und Verträge zu sehen, bliebe die Übersicht in weiten Teilen leer.

Die Elternrolle erbt von der Rolle, nicht umgekehrt

Jede Rolle kann eine Elternrolle haben — das Feld dafür steht in ihrer Detailansicht. Die Richtung ist dabei gegen die Intuition: Nicht die Rolle erbt die Rechte ihrer Elternrolle, sondern die Elternrolle bekommt zusätzlich alle Rechte der Rolle, der du sie zugewiesen hast.

Trägst du bei der Rolle „Abteilungsleiter" als Elternrolle „admin" ein, bekommt admin dadurch zusätzlich die Rechte von „Abteilungsleiter" — nicht umgekehrt. „Abteilungsleiter" selbst hat weiterhin ausschließlich die Rechte, die du ihr direkt angehakt hast. Das lässt sich nutzen, um eine gemeinsame Rolle nachträglich um die Rechte einer spezielleren Rolle zu erweitern, ohne sie doppelt zu vergeben — nicht, um eine neue Rolle auf einer bestehenden aufzubauen. Wer eine Rolle bauen will, die alle Rechte einer anderen zusätzlich zu eigenen bekommt, trägt die bestehende Rolle bei der neuen Rolle als Elternrolle ein.

Die Rolle „admin"

Es gibt eine besondere Rolle, die grundsätzlich alles darf und von den üblichen Einschränkungen ausgenommen ist — unter anderem lässt sich aus dieser Rolle keine Berechtigung entfernen, und das allererste angelegte Benutzerkonto kann sie nie verlieren. Das verhindert, dass sich ein Unternehmen versehentlich komplett aus der eigenen Rollenverwaltung aussperrt.

Alle Berechtigungen im Detail

Jede Berechtigung gehört zu einer Gruppe — genau diese Gruppen siehst du auch, wenn eine Person mit Administratorrechten unter Rollen einer Rolle Berechtigungen zuweist. Bei den meisten Berechtigungen sagt der Name schon alles; wo eine Berechtigung etwas Überraschendes tut oder mit einer anderen zusammenspielt, steht das hier dabei. Jede Berechtigung hat hier eine eigene Überschrift und lässt sich damit direkt verlinken.

Gruppe Allgemein

Die Suche verwenden

Schaltet die globale Suche (Lupe in der Kopfleiste) komplett ein oder aus — ohne diese Berechtigung ist weder das Suchfeld noch ein Suchergebnis erreichbar. Innerhalb der Suche filtert danach jeder einzelne Treffertyp zusätzlich nach der jeweils passenden „Ansehen"-Berechtigung — siehe Globale Suche.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Suche verwenden".

Das Hauptmenü sehen

Blendet die linke Hauptnavigation komplett ein oder aus.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Hauptmenü sehen".

Die Kopfleiste sehen

Blendet die obere Kopfleiste (Suche, Benachrichtigungen, Benutzermenü) komplett ein oder aus.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Topleiste sehen".

Absender ändern

Erlaubt im Mail-Dialog (Rechnungen, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Kostenkalkulationen und mehr), das sendende Postfach selbst zu wählen, statt automatisch das hinterlegte Standardkonto zu verwenden. Die Auswahl erscheint nur, wenn unter E-Mail-Konten mehr als ein aktives Konto verbunden ist — bei genau einem oder keinem aktiven Konto gibt es keine Auswahl. Standardmäßig bei jeder Rolle und jedem Benutzerkonto bereits aktiv.

Gruppe Kunden

Kunden ansehen

Gilt auch für die Mitarbeiter eines Lieferanten: Der Reiter „Mitarbeiter" auf einer Lieferantenseite hängt an dieser Berechtigung, nicht an Lieferanten ansehen.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Kunden anzeigen".

Kunden bearbeiten

Blendet zusätzlich die Option „Kundenstammdaten aktualisieren" beim Ändern einer Rechnungsadresse in Rechnungen ein — ohne diese Berechtigung wird eine geänderte Adresse nur auf dem Beleg übernommen, nicht auf den Kunden zurückgeschrieben.

Kundenpreise bearbeiten

Eigenständige Berechtigung für die kundenspezifischen Sonderpreise (Kundendetails → „Preise") — unabhängig von Kunden bearbeiten. Sie gilt fürs Ansehen genauso wie fürs Ändern: Ohne sie sind die Sonderpreise eines Kunden auch nicht lesbar.

Dieselbe Berechtigung pflegt auch die Einkaufspreise beim Lieferanten — die Preise, zu denen ein Lieferant einen Artikel liefert. Ansehen lassen sich diese Einkaufspreise zusätzlich schon mit Lieferanten ansehen.

Mitarbeiter bearbeiten

Gilt für Mitarbeiter bei Kunden und Lieferanten gemeinsam, inklusive dem Versenden einer Shop-Einladung an einen Mitarbeiter.

Kundenstandorte ansehen

Der Reiter „Standorte" auf der Kundenseite erscheint nur, wenn mehrere Standorte je Kontakt in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet sind und du diese Berechtigung hast. Auch die Standortlisten und die Standortsuche zeigen nur Kundenstandorte, wenn du sie hast — Lieferantenstandorte hängen an der eigenen Berechtigung Lieferantenstandorte ansehen. Ohne sie fehlt außerdem die Standortauswahl beim Kunden in Belegen, Arbeitsberichten und Terminen.

Kundenstandorte bearbeiten

Steuert Anlegen/Ändern/Löschen von Standorten bei Kunden.

Als Mitarbeiter im Shop einloggen

Erzeugt einen zeitlich begrenzten Zugangslink zum Shop im Namen eines Mitarbeiters. Der Button dafür erscheint nur, wenn in den Shop-Einstellungen Shop-System aktivieren eingeschaltet ist und der Mitarbeiter bereits ein Shop-Konto hat.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Mitarbeiter im Shop verkörpern".

Shop-Kategorien-Sichtbarkeit bearbeiten

Eigenständige Berechtigung dafür, welche Shop-Kategorien ein Kunde im B2B-Shop sieht (Sichtbarkeit der Shop-Kategorien, erreichbar über die Kundendetails) — unabhängig von Kundenpreise bearbeiten, das auf denselben Kategorien ausschließlich die kundenspezifischen Rabatte steuert. Die Seite gibt es nur, solange das Modul Shop unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Geprüft wird zuerst die Berechtigung: Fehlt sie, landest du auf der Hinweisseite „403"; hast du sie, ist aber das Modul Shop ausgeschaltet, landest du auf der Seite „Modul ausgeschaltet".

In der Rollenverwaltung heißt sie „Sichtbarkeit der Shop-Kategorien bearbeiten".

UID-Nummer prüfen

Die Prüfung einer UID-Nummer gegen das EU-Register ist keine eigene Berechtigung. Sie gibt es mit Kunden bearbeiten, mit Lieferanten bearbeiten und mit dem Bearbeiten-Recht jeder Ausgangsbelegart: Angebote bearbeiten, Kostenvoranschläge bearbeiten, Auftragsbestätigungen bearbeiten, Lieferscheine bearbeiten, Rechnungen bearbeiten und Gutschriften bearbeiten. Wählst du in einem Beleg einen Kunden, prüft flinkest dessen UID-Nummer und zeigt bei einer ungültigen Nummer nur einen Hinweis — gespeichert wird dabei nichts.

Gruppe Lieferanten

Lieferanten ansehen

Blendet auch die Lieferanteninfo auf der Detailseite eines Rohstoffs mit ein. Dazu lassen sich damit die Einkaufspreise beim Lieferanten ansehen; ändern lassen sie sich nur mit Kundenpreise bearbeiten.

Lieferanten bearbeiten

Wird zusätzlich gebraucht, um bei einem Lieferanten ein Standard-Buchungskonto für die automatische Zuordnung von Eingangsrechnungen zu hinterlegen — dieser Speichern-Dialog in der Buchhaltung prüft die Berechtigung erst beim Klick, nicht vorher.

Lieferantenstandorte ansehen

Wie bei Kundenstandorte ansehen: Den Reiter „Standorte" auf der Lieferantenseite gibt es nur mit eingeschalteter Einstellung und dieser Berechtigung, und Standortlisten und Standortsuche zeigen Lieferantenstandorte nur mit ihr.

Lieferantenstandorte bearbeiten

Steuert Anlegen/Ändern/Löschen von Standorten bei Lieferanten.

Gruppe Artikel

Artikel ansehen

Zugriff auf die Artikelliste und Artikeldetails.

Artikel bearbeiten

Deckt zusätzlich die Verwaltung von Artikelkategorien und Artikeleinheiten mit ab — beide Einstellungsseiten liegen aber ohnehin nur mit Administratorrechten offen. Der CSV-Massenimport von Artikeln braucht davon unabhängig immer Administratorrechte.

Gruppe Lager

Lager ansehen

Zugriff auf Lagerorte, Bestände und Chargen-Rückverfolgung. Blendet außerdem den Reiter „Inventar" auf der Kundendetailseite ein, sofern das Inventar dort in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist.

Lager bearbeiten

Neben den Lagerorten selbst (z. B. einen neuen Lagerort anlegen) auch zuständig für das Anlegen, Ändern und Löschen von Inventareinträgen bei einem Kunden — das Buchen von Wareneingängen und -ausgängen bleibt weiterhin die eigene Berechtigung Lagerbewegungen bearbeiten.

Chargenrückruf bearbeiten

Eigene, enger gefasste Berechtigung: Sie erlaubt ausschließlich das Erzeugen einer Rückruf-Liste und das Versenden der Rückruf-E-Mail auf der Chargenrückverfolgung — keine allgemeinen Bearbeitungsrechte.

Lagerbewegungen bearbeiten

Deckt sowohl Artikel- als auch Rohstoff-Lagerbewegungen ab, also auch die Bestandsbuchungen im Foods-Bereich, nicht nur die im Artikel-Lager.

Gruppe Bestellungen

Bezieht sich ausschließlich auf Kundenbestellungen aus dem angebundenen B2B-Shop, nicht auf interne Aufträge.

Bestellungen ansehen

Öffnet den Bereich Bestellungen — aber nur, solange das Modul Shop unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Geprüft wird zuerst die Berechtigung: Fehlt sie, landest du auf der Hinweisseite „403"; hast du sie, ist aber das Modul Shop ausgeschaltet, landest du auf der Seite „Modul ausgeschaltet".

Bestellungen bearbeiten

Ebenfalls nur bei eingeschaltetem Modul Shop wirksam. Neue Bestellungen entstehen ausschließlich über den Shop selbst, nie direkt in flinkest. Das Umwandeln einer Bestellung in einen Lieferschein oder eine Rechnung braucht diese Berechtigung nicht — dafür genügt aktuell Lieferscheine bearbeiten oder Rechnungen bearbeiten allein, unabhängig davon, welcher Belegtyp dabei tatsächlich erzeugt wird.

Gruppe Arbeitsberichte

Alle Arbeitsberichte ansehen

Ohne diese Berechtigung und ohne die schwächere Zwischenstufe Eigene Arbeitsberichte einsehen (nächster Absatz) sind Arbeitsberichte komplett unsichtbar — auch die eigenen. Mit der vollen Berechtigung siehst du wie gewohnt die Arbeitsberichte aller Mitarbeitenden, inklusive globaler Suche und E-Mail-Versand.

Es gibt daneben eine abgeschwächte Zwischenstufe, die ausschließlich Arbeitsberichte zeigt, die die angemeldete Person selbst angelegt hat oder denen sie als Mitarbeiter zugewiesen ist — in der Liste, der Einzelansicht, beim Export und in der globalen Suche jeweils automatisch auf diese Berichte gefiltert. Der Versand per E-Mail bleibt davon ausgenommen. Bearbeiten ist damit allein nicht möglich — dafür kommt entweder Eigene Arbeitsberichte bearbeiten dazu (nur diese Berichte) oder Arbeitsberichte bearbeiten, das automatisch die volle Sichtbarkeit mitbringt.

Die volle Berechtigung setzt Formulare ansehen voraus und bringt sie automatisch mit — Formulare an einem Arbeitsbericht gehören zum Bericht, wer den Bericht sieht, soll auch die ausgefüllten Formulare sehen.

Arbeitsberichte bearbeiten

Zum Abrechnen eines Arbeitsberichts als Rechnung oder Lieferschein ist zusätzlich die jeweils passende Belegberechtigung nötig (Rechnungen bearbeiten bzw. Lieferscheine bearbeiten) — ohne sie verschwindet der entsprechende Abrechnen-Button einfach, ohne Fehlermeldung.

Setzt Formulare ausfüllen voraus und bringt sie automatisch mit: Wer einen Arbeitsbericht bearbeitet, muss auch die daran hängenden Formulare ausfüllen können. Umgekehrt gilt deshalb auch: Entziehst du einer Rolle „Formulare ausfüllen", verliert sie damit auch „Arbeitsberichte bearbeiten".

Eigene Arbeitsberichte bearbeiten

Das Gegenstück zur eingeschränkten Sicht auf die eigenen Arbeitsberichte, gedacht etwa für Techniker im Außendienst: Wer es hat, legt Arbeitsberichte an und bearbeitet nur die, die er selbst angelegt hat oder denen er unter „Zuweisen an" zugewiesen ist — Kopfdaten, Arbeitszeiten, Montage-Partien, Artikel, Fahrten, Ressourcen, Fotos und Formulare, dazu Abschließen, Unterschreiben lassen, Archivieren, Duplizieren, Folgebericht und das Löschen eines Entwurfs. Berichte anderer bleiben schreibgeschützt: Die Knöpfe zum Ändern fehlen dort, und auch ein direkter Aufruf wird abgelehnt.

Was als „eigener" Bericht gilt, entscheidet der gespeicherte Stand — sich in einem fremden Bericht selbst unter „Zuweisen an" einzutragen, ist deshalb nicht möglich. Verrechnen (Beleg erstellen, als verrechnet markieren) bleibt Arbeitsberichte bearbeiten vorbehalten.

Setzt die eingeschränkte Sicht auf die eigenen Arbeitsberichte (siehe Alle Arbeitsberichte ansehen) und Formulare ausfüllen voraus und bringt beide automatisch mit, dazu Kunden, Artikel und Ressourcen (siehe Welche Berechtigung andere voraussetzt). In der Rollenverwaltung heißt die Zwischenstufe zum Ansehen „Eigene Arbeitsberichte einsehen". Zusammen mit „Alle Arbeitsberichte ansehen" vergeben, sieht die Person alle Berichte, ändert aber weiterhin nur die eigenen.

Arbeitsberichte wieder öffnen

Holt einen abgeschlossenen Arbeitsbericht zurück in den Entwurf. Die Berechtigung allein reicht dafür nicht: Das Wieder-Öffnen muss zusätzlich in den Arbeitsberichts-Einstellungen erlaubt sein — ab Werk ist es das nicht, dann bleibt jeder abgeschlossene Bericht gesperrt, egal wer welche Rechte hat.

Ein wieder geöffneter Arbeitsbericht verliert seine Unterschrift und seine Belegnummer; bei erneutem Abschluss bekommt er eine neue, höhere Nummer — die ursprüngliche Nummer bleibt dauerhaft unbenutzt. Nicht wieder öffnen lassen sich archivierte Berichte und Berichte, die schon verrechnet oder als verrechnet markiert sind — sie müssen so bleiben, wie sie abgerechnet wurden. Nach dem Storno der Rechnung ist der Bericht wieder frei.

Artikel auf Garantie buchen

Ohne diese Berechtigung fehlt beim Erfassen eines Artikels im Arbeitsbericht lediglich das Kästchen „Garantie" — alles andere am Arbeitsbericht bleibt nutzbar. Auch über die Schnittstelle lehnt flinkest eine Garantie-Buchung ohne die Berechtigung ab.

Artikel ohne Verrechnung buchen

Wie bei Artikel auf Garantie buchen, nur für das Kästchen „verrechnungsfrei" statt „Garantie".

Arbeitsstunden auf Garantie buchen

Blendet das Kästchen „Garantie" bei einem Arbeitszeit-Eintrag ein. Ist auch nur eine von mehreren am selben Tag zusammengefassten Zeiten als Garantie markiert, wird die daraus berechnete Überstunden-Position automatisch ebenfalls als Garantie eingestuft.

Arbeitsstunden ohne Verrechnung buchen

Wie bei Arbeitsstunden auf Garantie buchen, für das Kästchen „verrechnungsfrei" — mit derselben Übertragung auf abgeleitete Überstunden-Positionen desselben Tages.

Fahrten ohne Verrechnung buchen

Das Gegenstück für Fahrten: Fährst du für einen Arbeitsbericht zum Kunden, landet die Fahrt normalerweise auf der Rechnung. Mit dieser Berechtigung erscheint im Formular einer Fahrt das Kästchen „verrechnungsfrei" — etwa für eine Nachbesserung, die du dem Kunden nicht verrechnen willst. Das Kästchen gibt es nur bei Fahrten, die einem Arbeitsbericht zugeordnet sind, nicht bei Fahrten im Fahrtenbuch ohne Arbeitsbericht. Löst du die Fahrt später vom Arbeitsbericht, verliert sie die Markierung wieder.

Die Berechtigung braucht es nur zum Setzen der Markierung. Eine Fahrt, die schon verrechnungsfrei ist, bleibt auch für Kolleginnen und Kollegen ohne diese Berechtigung bearbeit- und stornierbar, und das Häkchen wieder zu entfernen ist immer erlaubt. Fehlt die Berechtigung, lehnt flinkest das Setzen mit der Meldung „Sie haben keine Berechtigung, Fahrten verrechnungsfrei zu buchen" ab. Die Berechtigung haben automatisch alle Rollen bekommen, die bei ihrer Einführung schon Arbeitsstunden ohne Verrechnung buchen hatten.

Arbeitsbericht duplizieren

Keine eigene Berechtigung, aber die fünf Buchungsberechtigungen oben wirken auch hier: Duplizierst du einen Arbeitsbericht, übernimmt die Kopie die Markierungen „Garantie" und „verrechnungsfrei" von Arbeitszeiten, Artikeln und Fahrten nur, wenn du die jeweils passende Berechtigung hast — Artikel auf Garantie buchen, Artikel ohne Verrechnung buchen, Arbeitsstunden auf Garantie buchen, Arbeitsstunden ohne Verrechnung buchen bzw. Fahrten ohne Verrechnung buchen. Fehlt sie, ist die betreffende Zeile in der Kopie verrechenbar. Beim Duplizieren gilt damit dieselbe Regel wie beim Erfassen: Eine Markierung, die du selbst nicht setzen darfst, entsteht auch über eine Kopie nicht.

Gruppe Angebote

Angebote ansehen

Zugriff auf die Angebotsliste und Angebotsdetails.

Angebote bearbeiten

Anlegen und Ändern von Angeboten — inklusive der Schnellaktion „Angebot erstellen" aus Kunden-, Standort- und Suchmaske heraus.

Gruppe Kostenvoranschläge

Kostenvoranschläge ansehen

Zugriff auf die Liste und Details der Kostenvoranschläge.

Kostenvoranschläge bearbeiten

Anlegen und Ändern von Kostenvoranschlägen.

Gruppe Foods

Rezepte ansehen

Zugriff auf die Rezeptliste im Foods-Bereich und auf die berechneten Werte der Rezeptseite — Nährstoffe, Wiegeparameter und Allergene. Den Reiter „Kosten" gibt es nur zusätzlich mit Rohstoffe ansehen, weil die Kosten aus den Einkaufspreisen der Rohstoffe berechnet werden.

Rezepte bearbeiten

Anlegen und Ändern von Rezepten.

Rohstoffe ansehen

Zugriff auf die Rohstoffliste im Foods-Bereich. Den Reiter „Lagerbewegungen" mit dem Bestand je Lager auf der Rohstoffseite gibt es nur zusätzlich mit Lager ansehen.

Rohstoffe bearbeiten

Anlegen und Ändern von Rohstoffen.

Gruppe Auftragsbestätigungen

Auftragsbestätigungen ansehen

Zugriff auf die Liste und Details der Auftragsbestätigungen.

Auftragsbestätigungen bearbeiten

Anlegen und Ändern von Auftragsbestätigungen.

Auftragsbestätigungen stornieren

Erlaubt, eine abgeschlossene Auftragsbestätigung zu stornieren — unabhängig von Auftragsbestätigungen bearbeiten.

Auftragsbestätigungen sofort stornieren

Erlaubt das Sofortstorno: Eine gerade erst abgeschlossene Auftragsbestätigung geht zurück auf Entwurf und gibt ihre Belegnummer wieder frei — ohne Storno-Vermerk. Bewusst getrennt von Auftragsbestätigungen stornieren, weil Sofortstorno keinen Storno-Beleg hinterlässt: Ein Betrieb kann das normale Storno erlauben, ohne automatisch auch das Sofortstorno freizugeben. Ohne diese Berechtigung führt das Stornieren direkt zum normalen Storno — außer bei der Wurzel eines Abrechnungsvorgangs, dort erklärt ein Dialog, warum kein Storno möglich ist.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Sofortstorno von Auftragsbestätigungen".

Gruppe Lieferschein

Lieferscheine ansehen

Steuert zusätzlich, ob auf einer Lieferantenseite der Reiter mit dessen Lieferscheinen erscheint.

Lieferscheine bearbeiten

Nötig, um eine Bestellung in einen Lieferschein umzuwandeln — siehe die Anmerkung unter Bestellungen bearbeiten: aktuell genügt dafür diese Berechtigung allein, unabhängig vom tatsächlich gewählten Zieltyp.

Lieferscheine stornieren

Vollständig unabhängig von Lieferscheine bearbeiten — eine Person kann Lieferscheine stornieren dürfen, ohne sie sonst bearbeiten zu können, und umgekehrt.

Gruppe Abwesenheiten

Eigene Abwesenheiten genehmigen

Erlaubt, eigene Abwesenheitsanträge selbst zu genehmigen — aber nur bei Abwesenheitsarten, die ohnehin keine Genehmigung durch jemand anderen verlangen. Verlangt die Abwesenheitsart eine Genehmigung durch Vorgesetzte oder Administratoren (etwa beim Urlaub), hilft diese Berechtigung nicht — den eigenen Urlaub genehmigen dann nur Administratoren oder wer Alle Abwesenheiten bearbeiten hat. Sie ist nicht mehr Teil der Standardrolle; eine Rolle, die dein Betrieb selbst angelegt und mit diesem Recht versehen hat, behält es.

Abwesenheiten der Abteilung genehmigen

Wirkt nur, wenn die Person im Team tatsächlich als Abteilungsleitung eingetragen ist — die Berechtigung allein reicht ohne diese Zuordnung nicht aus.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Abteilungs-Abwesenheiten genehmigen".

Abwesenheiten der Abteilung bearbeiten

Dieselbe Voraussetzung wie bei Abwesenheiten der Abteilung genehmigen: nur wirksam für Abteilungen, die diese Person tatsächlich leitet.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Abteilungs-Abwesenheiten bearbeiten".

Alle Abwesenheiten bearbeiten

Hebt die Abteilungs-Einschränkung komplett auf — Zugriff auf die Abwesenheiten aller Mitarbeitenden. Ohne jede dieser drei Berechtigungen sieht eine Person trotzdem immer ihre eigenen Abwesenheiten — die Einschränkung betrifft ausschließlich die Abwesenheiten anderer.

Gruppe Rechnung

Rechnungen ansehen

Steuert zusätzlich, ob die Umsatz-Kachel auf dem Dashboard erscheint.

Rechnungen bearbeiten

Diese Berechtigung — nicht Rechnungslauf ausführen — steuert auch die Einrichtung der wiederkehrenden Rechnungen (welche Verträge/Kunden automatisch abgerechnet werden, in welchem Rhythmus). Außerdem nötig, um eine Eingangsrechnung an einen Lieferanten in eine eigene Rechnung umzuwandeln.

Rechnungen stornieren

Vollständig unabhängig von Rechnungen bearbeiten — genau wie bei Lieferscheine stornieren.

Rechnungen sofort stornieren

Erlaubt das Sofortstorno: Eine gerade erst abgeschlossene Rechnung, die noch niemand gesehen hat, geht zurück auf Entwurf und gibt ihre Belegnummer wieder frei — ohne Storno-Vermerk, ohne Gegenbeleg. Bewusst getrennt von Rechnungen stornieren: Ein Betrieb kann das normale Storno erlauben, ohne automatisch auch das Sofortstorno freizugeben. Ohne diese Berechtigung führt Rechnung stornieren direkt zum normalen Storno.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Sofortstorno von Rechnungen".

Rechnungslauf ausführen

Löst ausschließlich den Rechnungslauf selbst aus (offene Lieferscheine in Rechnungen umwandeln). Wer welche Verträge in einem Rechnungslauf abrechnet, wird über Rechnungen bearbeiten konfiguriert, nicht hier.

Belege per E-Mail versenden

Eine einzige, gemeinsame Berechtigung für alle Belegarten (Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, …) — nicht pro Belegart getrennt. Für Mahnungen gilt sie nicht: Deren Versand braucht die eigene Berechtigung Mahnungen per E-Mail senden.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Belege per E-Mail senden".

Belege unterschreiben lassen

Unterschrieben wird vom Kunden (z. B. auf einem Tablet bei der Zustellung) — diese Berechtigung erlaubt einer internen Person, diesen Unterschriften-Vorgang auszulösen bzw. entgegenzunehmen, nicht selbst zu unterschreiben. Aktuell nur bei Lieferscheinen verfügbar, u. a. genutzt in der Tourenansicht.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Belege signieren".

Gruppe Mahnungen

Mahnungen ansehen

Zugriff auf die Mahnliste und Mahnungsdetails.

Mahnungen erstellen

Es gibt bewusst keine eigene „Mahnungen bearbeiten"-Berechtigung — Ändern einer bereits erstellten Mahnung ist über die Oberfläche ohnehin nicht vorgesehen.

Mahnungen per E-Mail senden

Eigene Berechtigung ausschließlich für den E-Mail-Versand einer Mahnung — unabhängig von Belege per E-Mail versenden, das alle anderen Belegarten abdeckt, aber nicht Mahnungen. Setzt automatisch Mahnungen ansehen voraus.

Gruppe Gutschrift

Gutschriften ansehen

Zugriff auf die Liste und Details der Gutschriften.

Gutschriften bearbeiten

Anlegen und Ändern von Gutschriften.

Gutschriften stornieren

Erlaubt, eine abgeschlossene Gutschrift zu stornieren — unabhängig von Gutschriften bearbeiten.

Gutschriften sofort stornieren

Erlaubt das Sofortstorno einer gerade erst abgeschlossenen Gutschrift — zurück auf Entwurf, Belegnummer wieder frei. Es gelten dieselben Voraussetzungen wie bei Rechnungen, und auch hier ist das Sofortstorno bewusst von Gutschriften stornieren getrennt.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Sofortstorno von Gutschriften".

Gruppe Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen ansehen

Steuert zusätzlich den Eingangsrechnungen-Reiter auf Fahrzeug- und Lieferantenseiten.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Eingangsbelege ansehen".

Eingangsrechnungen bearbeiten

Deckt nicht das Weiterleiten/Umwandeln einer Eingangsrechnung in eine eigene Rechnung ab — dafür ist unabhängig davon Rechnungen bearbeiten nötig.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Eingangsbelege bearbeiten".

Gruppe Wartungsverträge

Wartungsverträge ansehen

In der Oberfläche aktuell ohne eigenes Sichtbarkeits-Gate — die Seite lässt sich öffnen, einzelne Abrufe scheitern ohne die Berechtigung im Hintergrund.

Wartungsverträge bearbeiten

Anlegen und Ändern von Wartungsverträgen — unabhängig von Wartungsverträge abrechnen.

Wartungsverträge abrechnen

Rechnung aus einem Wartungsvertrag erzeugen, Vorschau und Versand. Braucht nicht automatisch Wartungsverträge bearbeiten — eine Person kann Wartungsverträge abrechnen dürfen, ohne sie sonst ändern zu können, und umgekehrt. Weil beim Abrechnen eine Rechnung entsteht, bringt die Berechtigung Rechnungen bearbeiten automatisch mit.

Gruppe Berichte

Berichte ansehen

In der Rollenverwaltung „Reports ansehen". Öffnet den Bereich Berichte: Vorlagen und gespeicherte Reports ansehen, im Report-Builder auswerten und exportieren. Welche Daten ein Report zeigt, hängt zusätzlich an den Ansehen-Berechtigungen der jeweiligen Bereiche — wer keine Rechnungen sehen darf, bekommt auch keine Umsatz-Auswertung. Der Umsatzbericht braucht deshalb zusätzlich Rechnungen ansehen; ohne sie fehlt auf der Seite Berichte auch der Knopf Umsatzbericht.

Berichte bearbeiten

In der Rollenverwaltung „Reports bearbeiten". Nötig, um eigene Reports zu speichern, zu ändern und zu löschen. Ohne sie lassen sich Vorlagen und gespeicherte Reports trotzdem öffnen und auswerten.

Reports teilen

Erlaubt, einen gespeicherten Report für das ganze Unternehmen sichtbar zu machen. Ohne diese Berechtigung bleibt ein gespeicherter Report privat. Wer einen geteilten Report öffnet, sieht darin trotzdem nur die Daten, die er selbst sehen darf. Setzt Berichte bearbeiten voraus und bringt sie automatisch mit.

Gruppe Benutzer

Urlaubskontingente verwalten

Bewusst getrennt von der Gruppe Abwesenheiten: Diese Berechtigung verwaltet die Kontingente/Tages-Guthaben (wie viele Urlaubstage jemand hat) sowie die Liste der Abwesenheitsarten selbst — nicht einzelne Urlaubsanträge. Erscheint deshalb auch auf der Benutzer-Detailseite, nicht im Abwesenheiten-Modul.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Urlaube verwalten".

Gruppe Kassen

Getrennt von der Gruppe Bankkonten, damit sich Kassenrechte vergeben lassen, ohne automatisch auch Bankkonten freizugeben — beide Bereiche laufen technisch über dieselbe Verwaltung, lediglich nach Kontoart gefiltert (Kassa statt echtes Bankkonto).

Kassen ansehen

Zugriff auf die Kassenverwaltung unter den Einstellungen. Wer stattdessen Bankkonten ansehen hat, kommt ebenfalls hinein — beide Berechtigungen sind hier gleichwertige Alternativen.

Kassen bearbeiten

Anlegen, Ändern, Löschen und Archivieren von Kassen — ebenfalls gleichwertig zu Bankkonten bearbeiten nutzbar.

Gruppe Zahlungen

Zahlungen verwalten

Die alleinige Berechtigung, um auf einer Rechnung, einer Gutschrift oder einer Eingangsrechnung eine Zahlung über den Dialog „Zahlung erfassen" zu erfassen oder wieder zu entfernen (Bankkonto, Bargeld oder Karte). Bei Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen braucht es für eine Überweisung auf ein Bankkonto zusätzlich Bankkonten ansehen; für Bargeld und Karte genügt dieses Recht. Bei einer Eingangsrechnung braucht es je nach Zahlungsart zusätzlich Kassen ansehen (bar oder Karte) oder Bankkonten ansehen (Überweisung). Eine Kassa eines Kollegen lässt sich nur mit Kassen bearbeiten buchen. Dazu kommt die Bearbeiten-Berechtigung des jeweiligen Belegtyps.

Dasselbe Recht braucht es in der Buchhaltungs-Übersicht für Verknüpfung entfernen an einem verknüpften Beleg — zusätzlich zu Buchhaltung ansehen. Das Lösen entfernt eine Zahlungszuordnung samt den Buchungszeilen, die aus dem Beleg entstanden sind; ohne dieses Recht fehlt der Knopf.

Gruppe Kalender

Kalender ansehen

Zugriff auf den Kalender.

Alle Termine sehen

Ohne diese Berechtigung siehst du nur deine eigenen Termine, keine leere Ansicht — auch im Kalender und in der Terminübersicht: In der Spur einer Kollegin oder eines Kollegen erscheinen dann deine eigenen Termine. Ressourcen-/Raumbuchungen sind für alle sichtbar, unabhängig von dieser Berechtigung.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Alle Termine ansehen".

Gruppe Termine

Termine ansehen

Öffnet die Termin-Übersicht (Menüpunkt Termine) und das Dashboard-Widget Offene Buchungsanfragen — beides nur, solange das Modul Kalender und Termine unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Die Termine im Reiter eines Kunden hängen nicht an dieser Berechtigung.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Termine anzeigen".

Gruppe Kundenzone

Buchungsseiten ansehen

Lesezugriff auf die Buchungsseiten, über die Gäste und Kunden selbst Termine buchen. Buchungsseiten liegen in den Einstellungen, die nur Personen mit Administratorrechten öffnen können, und es gibt sie nur, solange das Modul Kalender und Termine eingeschaltet ist.

Buchungsseiten bearbeiten

Anlegen, Ändern und Löschen von Buchungsseiten. Auch sie liegen in den Einstellungen, die nur Personen mit Administratorrechten öffnen können. Ohne diese Berechtigung fehlen dort Neu und Löschen, und eine geöffnete Buchungsseite lässt sich nicht speichern.

Kundenzone-Zugang verwalten

Steuert im Reiter Kundenzone der Kundendetails, ob ein Kunde einen Zugang zur Kundenzone bekommt: Zugang ein- und ausschalten, Einladung senden, PIN setzen und die Kundenzone mit den Augen des Kunden öffnen. Ohne sie ist der Schalter ausgegraut und die Schaltflächen fehlen. Kunden bearbeiten braucht es dafür nicht.

Kundenbuchungen moderieren

Nötig, um Buchungsanfragen von einer Buchungsseite mit Freigabe und Änderungswünsche von Kunden in der Seitenleiste des Termins im Kalender zu bestätigen oder abzulehnen.

Gruppe Dashboards

Dashboards ansehen

Zugriff auf das Dashboard.

Dashboards bearbeiten

Erlaubt, das gemeinsame Dashboard umzubenennen — mehr gibt es daran nicht zu bearbeiten: Es gibt nur ein einziges, unternehmensweites Dashboard, das sich nicht neu anlegen oder löschen lässt. Die Oberfläche bietet das Umbenennen derzeit nicht an; im Alltag merkst du von dieser Berechtigung deshalb nichts. Kacheln anlegen, verschieben und entfernen hängt an Widgets bearbeiten. Rollen und Benutzerkonten, denen Dashboards ansehen direkt zugewiesen war, haben diese Berechtigung automatisch dazubekommen.

Widgets bearbeiten

Das eigentliche Bearbeitungsrecht: Anlegen, Verschieben und Entfernen von Widgets auf dem Dashboard. Da es nur ein Dashboard pro Unternehmen gibt, wirkt jede Änderung sofort für alle Benutzerkonten, nicht nur für die bearbeitende Person.

Gruppe Einstellungen

Listenspalten konfigurieren

Ändert die Spalten-Voreinstellung einer Liste für das gesamte Unternehmen, nicht nur für die eigene Ansicht — jede andere Person mit Zugriff auf dieselbe Liste sieht danach dieselben Spalten. Zum Speichern genügt diese Berechtigung, Administratorrechte braucht es dafür nicht; geändert wird dabei nur die Spaltenauswahl dieser einen Liste.

E-Mail-Verlauf einsehen

Gilt sowohl für die zentrale Liste unter den Einstellungen als auch für den E-Mail-Verlauf-Button, der auf vielen Beleg- und Kontaktseiten eingeblendet wird.

In der Rollenverwaltung heißt sie „E-Mail-Protokoll ansehen".

E-Mails erneut versenden

Eine E-Mail, deren Versand fehlgeschlagen ist, im E-Mail-Verlauf mit Erneut versenden noch einmal verschicken — an dieselben Empfänger, mit demselben Text und denselben Anhängen; der fehlgeschlagene Eintrag bleibt im Verlauf. Bringt E-Mail-Verlauf einsehen automatisch mit. Standardmäßig hat keine Rolle dieses Recht, nur Administratoren können erneut versenden; du kannst es einer Rolle bei Bedarf gezielt geben.

Gruppe AI

KI-Funktionen verwenden

Gilt nicht überall dort, wo KI im Spiel ist: Der KI-Schreibassistent im Editor und der KI-Buchungsvorschlag bei neuen Bankkonten hängen an dieser Berechtigung — die KI-Frage im Hilfe-Panel und die automatische Belegerkennung bei Eingangsrechnungen brauchen sie dagegen nicht.

Gruppe Kostenkalkulationen

Kostenkalkulationen ansehen

Zugriff auf die Liste und Details der Kostenkalkulationen.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Kalkulationen ansehen".

Kostenkalkulationen bearbeiten

Anlegen und Ändern von Kostenkalkulationen; das direkte Umwandeln in einen Beleg braucht zusätzlich die passende Belegberechtigung.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Kalkulationen bearbeiten".

Gruppe Bankkonten

Bankkonten ansehen

Steuert zusätzlich, ob der Zahlungsverlauf/die verknüpften Banktransaktionen auf Rechnungen, Gutschriften, Wartungsverträgen und Eingangsrechnungen sichtbar sind — nicht nur die Bankkonten-Übersicht selbst. Auch die Kontierung einer Zahlung (auf welche Konten sie gebucht wird) liest nur, wer diese Berechtigung hat.

Bankkonten bearbeiten

Deckt auch den Import von Bankauszügen (z. B. als OFX-Datei) mit ab, ebenso das Anlegen, Ändern und Löschen der Kontierung einer Zahlung.

Gruppe Projekte

Projekte ansehen

Zugriff auf die Projektliste und Projektdetails.

Projekte bearbeiten

Anlegen und Ändern von Projekten, u. a. auch die Schnellanlage direkt aus der Projekt-Auswahl in einem Arbeitsbericht heraus.

Gruppe Buchhaltung

Buchhaltung ansehen

Zugriff auf die Buchhaltungs-Übersicht. Bringt die Ansehen-Rechte für Bankkonten, Kassen, Eingangsrechnungen, Rechnungen, Gutschriften, Kunden, Lieferanten und Verträge automatisch mit (siehe Welche Berechtigung andere voraussetzt); entziehst du einer Rolle eines davon, verliert sie auch die Buchhaltung samt BMD-Export und Periodenfreigabe. Um dort die Verknüpfung eines Belegs mit einer Transaktion zu lösen (Verknüpfung entfernen), brauchst du zusätzlich Zahlungen verwalten.

BMD-Export ausführen

Löst den Export in das BMD-Format aus.

Buchungsperiode freigeben

„Freigeben" ist hier eine reine informative Bestätigung an die Steuerberatung — es sperrt keine weiteren Buchungen und verhindert keine nachträgliche Änderung. Dieselbe Berechtigung steuert außerdem etwas ganz anderes: das Einladen der Steuerberatung zum Online-Zugang und das Widerrufen dieses Zugangs.

Gruppe Ressourcen

Ressourcen ansehen

Zugriff auf Ressourcen (z. B. Räume, Fahrzeuge, Geräte) und deren Gruppen.

Ressourcen bearbeiten

Anlegen und Ändern von Ressourcen und deren Gruppen.

Gruppe Textbausteine

Eigene Textbausteine bearbeiten

Betrifft ausschließlich die persönlichen Textbausteine im Editor — nicht automatisch inklusive, jedes Konto braucht diese Berechtigung explizit, auch für die eigenen Bausteine.

Alle Textbausteine bearbeiten

Betrifft die unternehmensweit geteilten Textbausteine unter den Einstellungen — diese Liste ist für jede Person mit Einstellungszugriff sichtbar, nur das Anlegen/Ändern/Löschen ist an diese Berechtigung gebunden.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Textbausteine bearbeiten".

Gruppe Zeiterfassung

Editieren und Genehmigen sind hier jeweils dreistufig gestaffelt (eigene → Abteilung → alle) — die drei Stufen sind unabhängige Berechtigungen, keine automatische Vererbung.

Zeiterfassung verwalten

Deckt Export/Neuberechnung von Zeiteinträgen sowie Pausenregeln und Zeittypen ab. Die Arbeitszeitmodelle selbst sind an keine eigene Berechtigung gebunden, sondern ausschließlich über Administratorrechte erreichbar.

Allein öffnet sie in der Abteilungsübersicht nur den Export der Zeiten, keine Teamübersicht.

Zeiteinträge manuell anlegen

Normales Ein-/Ausstempeln (aktuelle Zeit) braucht keine Berechtigung — jede Person darf das. Diese Berechtigung wird erst gebraucht, um eine Start-/Endzeit frei einzutippen, etwa nachträglich per Kalender-Auswahl oder beim Ein-/Ausstempeln mit abweichender Uhrzeit. Ein Abgleich über die mobile App läuft über einen dritten, eigenen Weg, der weder diese Berechtigung braucht noch davon betroffen ist.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Manuelle Zeiteinträge erstellen".

Eigene Zeiteinträge bearbeiten

Ohne diese Berechtigung lässt sich der eigene, noch laufende Zeiteintrag zwar weiterhin beenden, ein bereits abgeschlossener eigener Eintrag aber nicht mehr nachträglich ändern — selbst wenn Alle Zeiteinträge bearbeiten vorhanden ist, blendet die eigene Zeiterfassungs-Ansicht Bearbeiten/Löschen nur mit dieser Berechtigung ein.

Zeiteinträge der Abteilung bearbeiten

Wirkt nur, wenn die Person tatsächlich als Leitung der jeweiligen Abteilung eingetragen ist.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Abteilungs-Zeiteinträge bearbeiten".

Alle Zeiteinträge bearbeiten

Hebt die Abteilungs-Einschränkung auf und erlaubt zusätzlich, bereits genehmigte Einträge noch zu ändern — das kann sonst keine der beiden anderen Editier-Berechtigungen.

Zeiteinträge der Abteilung genehmigen

Genehmigen der eigenen laufenden Zeit passiert automatisch beim Ausstempeln (sofern keine Genehmigungspflicht aktiv ist) — eine eigene „eigene Zeit genehmigen"-Berechtigung gibt es deshalb nicht. Wirkt nur für Abteilungen, die diese Person tatsächlich leitet.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Abteilungs-Zeiteinträge genehmigen".

Alle Zeiteinträge genehmigen

Hebt die Abteilungs-Einschränkung beim Genehmigen auf.

Abteilungsübersicht

Die Abteilungsübersicht der Zeiterfassung öffnet sich mit einer von drei Berechtigungen: Zeiteinträge der Abteilung bearbeiten, Alle Zeiteinträge bearbeiten oder Zeiterfassung verwalten. Die Teamübersicht zeigt sie nur mit einer der beiden Bearbeiten-Berechtigungen; mit „Zeiterfassung verwalten" allein bietet sie nur den Export der Zeiten.

Zeiteinträge exportieren

Aktuell ohne Wirkung — der Export von Zeiteinträgen hängt an Zeiterfassung verwalten, nicht an dieser Berechtigung.

Gruppe Verträge

Verträge ansehen

Zugriff auf die Vertragsliste und Vertragsdetails.

Verträge bearbeiten

Anlegen und Ändern von Verträgen.

Gruppe Aufgaben

Alle Aufgaben bearbeiten

Die einzige Berechtigung in dieser Gruppe — ohne sie kann trotzdem jede Person ihre eigenen Aufgaben (als Ersteller oder Zuständige) uneingeschränkt anlegen, ansehen, ändern und löschen. Diese Berechtigung hebt nur die Einschränkung auf, auch die Aufgaben anderer Personen zu sehen und zu bearbeiten.

Gruppe Wartung

Nicht zu verwechseln mit Gruppe Wartungsverträge: Diese Berechtigungen betreffen einzelne Wartungseinträge an Fahrzeugen, Ressourcen und im Kunden-Inventar (z. B. eine fällige Service-Prüfung) — die zehn ältesten fälligen Einträge zeigt dafür auch das Dashboard-Widget „Anstehende Wartungen". Ein Wartungsvertrag mit dem Kunden ist davon unabhängig.

Wartungen ansehen

Zugriff auf Wartungseinträge, u. a. den Wartungs-Reiter auf Fahrzeug-/Ressourcenseiten und im Kunden-Inventar.

Wartungen bearbeiten

Anlegen, Ändern und Löschen von Wartungseinträgen.

Gruppe Fahrtenbuch

Regelt das Fahrtenbuch — anders als bei den meisten anderen Modulen sehen und erfassen Mitarbeitende hier standardmäßig nur einen eingeschränkten Ausschnitt; die Einschränkung sitzt nicht in einer eigenen „nur eigene"-Berechtigung, sondern ist der Normalfall der beiden Basis-Berechtigungen selbst.

Fahrtenbuch ansehen

Ohne Alle Fahrtenbücher verwalten siehst du nur Fahrten, die du selbst gefahren bist, dazu alle Fahrten auf Fahrzeugen, die dir zugewiesen sind, und auf Pool-Fahrzeugen — nicht die Fahrten anderer Mitarbeitender auf deren zugewiesenen Fahrzeugen.

Fahrtenbuch bearbeiten

Dieselbe fahrzeugbezogene Einschränkung wie beim Ansehen gilt auch fürs Erfassen und Ändern von Fahrten. Der Fahrer eines neuen Eintrags ist dabei immer die eingeloggte Person selbst — eine andere Person als Fahrer einzutragen braucht zusätzlich Fahrer zuweisen.

Alle Fahrtenbücher verwalten

Hebt die Fahrzeug-Einschränkung komplett auf: Sehen und Bearbeiten von Fahrten auf jedem Fahrzeug, auch auf einem, das einer anderen Person zugewiesen ist.

Fahrer zuweisen

Eng gefasste Zusatz-Berechtigung: Sie erlaubt ausschließlich, bei einem Fahrtenbuch-Eintrag eine andere Person als Fahrer einzutragen als die, die den Eintrag anlegt — z. B. für eine Person ohne eigenen flinkest-Zugang. Getrennt von Alle Fahrtenbücher verwalten vergebbar — eine Person kann die eine Berechtigung ohne die andere haben. Wer aber bereits „Alle Fahrtenbücher verwalten" hat, darf automatisch auch einen anderen Fahrer eintragen, auch ohne diese Berechtigung zusätzlich zu besitzen.

In der Rollenverwaltung heißt sie „Fahrtenbuch-Fahrer zuweisen".

Gruppe Formulare

Formulare sind eigene Vorlagen — etwa eine Checkliste oder ein Prüfprotokoll —, die dein Betrieb unter Formulare in den Einstellungen anlegt und die am Arbeitsbericht ausgefüllt werden. Ein Formular an einem Arbeitsbericht gehört zum Bericht, nicht der Person, die es angelegt hat: Sehen darf es, wer den Bericht sehen darf, und ausfüllen, wer den Bericht bearbeiten darf, solange er noch ein Entwurf ist. Deshalb bringen Alle Arbeitsberichte ansehen, Arbeitsberichte bearbeiten und Eigene Arbeitsberichte bearbeiten die passende Formular-Berechtigung automatisch mit.

Formulare ansehen

Zeigt alle ausgefüllten Formulare, egal wer sie ausgefüllt hat. Ohne diese Berechtigung siehst du nur deine eigenen und die an Arbeitsberichten, die du sehen darfst.

Formulare bearbeiten

Anlegen, Ändern und Löschen der Formularvorlagen. Die liegen in den Einstellungen, die nur Personen mit Administratorrechten öffnen können. Dazu darf, wer diese Berechtigung hat, jedes ausgefüllte Formular ändern und löschen, auch das einer anderen Person.

Formulare ausfüllen

Formulare ausfüllen und die eigenen ausgefüllten Formulare weiter bearbeiten; löschen lässt sich ein eigenes Formular nur, solange es ein Entwurf ist. Diese Berechtigung gehört standardmäßig auch zur Basisrolle.

Gruppe ohne Zuordnung

Als andere Person einloggen (Impersonation)

Ausschließlich Teil der Rolle „admin" und in der Rollenverwaltung deshalb nicht auf eine andere Rolle übertragbar. Es gibt keine Einschränkung, welche Zielperson man so anmelden kann — auch eine andere Person mit Administratorrechten lässt sich damit anmelden, nur die eigene Person nicht. Jede Nutzung erscheint im Audit-Protokoll der betroffenen Person, inklusive wer sie ausgelöst hat.

Berechtigungen ohne aktuelle Wirkung

Zwei Berechtigungen lassen sich zwar einer Rolle zuweisen, ändern aber in der Oberfläche im Moment nichts — falls du eine davon vergibst und „nichts passiert", ist das kein Fehler: Dashboards bearbeiten (das Umbenennen des Dashboards bietet die Oberfläche nicht an) und Zeiteinträge exportieren.

Rollen- und Benutzerverwaltung

Neue Rollen anlegen, Rollen zuweisen oder Rechte ändern ist keine eigene Berechtigung aus der Liste oben — das ist grundsätzlich der Rolle „admin" vorbehalten und lässt sich nicht an eine andere Rolle delegieren.

Warum siehst du etwas nicht

Fehlt dir eine Schaltfläche, ein Menüpunkt oder ganzer Bereich, liegt es in aller Regel daran, dass keine deiner Rollen die passende Berechtigung enthält — nicht an einem Fehler. Wende dich in dem Fall an eine Person mit Administratorrechten in deinem Unternehmen; sie sieht unter Rollen, welche Berechtigung fehlt, und kann sie ergänzen oder dir eine zusätzliche Rolle zuweisen.

Wo Rollen zugewiesen werden

Welche Rollen ein Konto hat, wird auf der Detailseite des jeweiligen Benutzers verwaltet, nicht hier. Änderungen an Rollen und Zuweisungen sind ausschließlich mit Administratorrechten möglich und erscheinen im Audit-Protokoll des jeweiligen Benutzers bzw. der jeweiligen Rolle.

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Häufige Fragen

Ich habe eine neue Berechtigung gebraucht — wie lange dauert es, bis sie wirkt? Serverseitig sofort, sobald eine Person mit Administratorrechten sie ergänzt hat. Deine bereits geöffnete Oberfläche — Menüpunkte, Schaltflächen, ganze Bereiche — richtet sich aber nach dem Stand beim Laden der Seite: Lade die Seite einmal neu oder melde dich neu an, dann zieht sie mit.

Kann ich mir selbst zusätzliche Rechte geben? Nein. Rollen und Berechtigungen lassen sich ausschließlich mit Administratorrechten ändern — auch nicht für das eigene Konto.

Was passiert, wenn ich eine Rolle lösche, die noch zugewiesen ist? Die Personen, die diese Rolle hatten, verlieren die damit verbundenen Berechtigungen. Die eingebauten Basis- und Administratorrollen lassen sich nicht löschen.

Warum kann ich der Administratorrolle keine Berechtigung entziehen? Diese Rolle ist bewusst vollständig — sie dient als Absicherung, damit ein Unternehmen sich nie versehentlich selbst aussperrt.

Warum finde ich eine Berechtigung nicht in der Liste oben? Die Liste spiegelt den Stand zum Zeitpunkt der letzten Aktualisierung dieser Seite — neue Berechtigungen kommen laufend dazu. Die verbindliche, tagesaktuelle Liste sieht eine Person mit Administratorrechten immer direkt unter Rollen.