Berechtigungen — Grundlagen

„Warum sehe ich diese Schaltfläche nicht?" oder „Warum darf ich das nicht ändern?" hat fast immer dieselbe Ursache: Berechtigungen. Diese Seite erklärt das Grundprinzip dahinter und listet danach jede einzelne Berechtigung mit ihrer tatsächlichen Wirkung auf — die Verwaltungsoberfläche selbst findest du unter Rollen.

Rollen und Berechtigungen

Jede Berechtigung (z. B. „Rechnungen bearbeiten") gehört zu einer oder mehreren Rollen. Ein Benutzerkonto bekommt nicht einzelne Berechtigungen direkt, sondern eine oder mehrere Rollen zugewiesen — und damit automatisch alle Berechtigungen, die zu diesen Rollen gehören. Jedes Konto hat immer mindestens die Basisrolle, die den grundlegenden Zugang sichert; diese lässt sich nicht entfernen.

Die Elternrolle erbt von der Rolle, nicht umgekehrt

Jede Rolle kann eine Elternrolle haben — das Feld dafür steht in ihrer Detailansicht. Die Richtung ist dabei gegen die Intuition: Nicht die Rolle erbt die Rechte ihrer Elternrolle, sondern die Elternrolle bekommt zusätzlich alle Rechte der Rolle, der du sie zugewiesen hast.

Trägst du bei der Rolle „Abteilungsleiter" als Elternrolle „admin" ein, bekommt admin dadurch zusätzlich die Rechte von „Abteilungsleiter" — nicht umgekehrt. „Abteilungsleiter" selbst hat weiterhin ausschließlich die Rechte, die du ihr direkt angehakt hast. Das lässt sich nutzen, um eine gemeinsame Rolle nachträglich um die Rechte einer spezielleren Rolle zu erweitern, ohne sie doppelt zu vergeben — nicht, um eine neue Rolle auf einer bestehenden aufzubauen. Wer eine Rolle bauen will, die alle Rechte einer anderen zusätzlich zu eigenen bekommt, trägt die bestehende Rolle bei der neuen Rolle als Elternrolle ein.

Die Rolle „admin"

Es gibt eine besondere Rolle, die grundsätzlich alles darf und von den üblichen Einschränkungen ausgenommen ist — unter anderem lässt sich aus dieser Rolle keine Berechtigung entfernen, und das allererste angelegte Benutzerkonto kann sie nie verlieren. Das verhindert, dass sich ein Unternehmen versehentlich komplett aus der eigenen Rollenverwaltung aussperrt.

Alle Berechtigungen im Detail

Jede Berechtigung gehört zu einer Gruppe — genau diese Gruppen siehst du auch, wenn eine Person mit Administratorrechten unter Rollen einer Rolle Berechtigungen zuweist. Bei den meisten Berechtigungen sagt der Name schon alles; wo eine Berechtigung etwas Überraschendes tut oder mit einer anderen zusammenspielt, steht das hier dabei. Jede Berechtigung hat hier eine eigene Überschrift und lässt sich damit direkt verlinken.

Gruppe Allgemein

Die Suche verwenden

Schaltet die globale Suche (Lupe in der Kopfleiste) komplett ein oder aus — ohne diese Berechtigung ist weder das Suchfeld noch ein Suchergebnis erreichbar. Innerhalb der Suche filtert danach jeder einzelne Treffertyp zusätzlich nach der jeweils passenden „Ansehen"-Berechtigung — siehe Globale Suche.

Das Hauptmenü sehen

Blendet die linke Hauptnavigation komplett ein oder aus.

Die Kopfleiste sehen

Blendet die obere Kopfleiste (Suche, Benachrichtigungen, Benutzermenü) komplett ein oder aus.

Absender ändern

Erlaubt im Mail-Dialog (Rechnungen, Lieferscheine, Eingangsrechnungen, Kostenkalkulationen und mehr), das sendende Postfach selbst zu wählen, statt automatisch das hinterlegte Standardkonto zu verwenden. Die Auswahl erscheint nur, wenn unter E-Mail-Konten mehr als ein aktives Konto verbunden ist — bei genau einem oder keinem verbundenen Konto bleibt der Dialog unverändert. Standardmäßig bei jeder Rolle und jedem Benutzerkonto bereits aktiv.

Gruppe Kunden

Kunden ansehen

Gilt auch für die Mitarbeiter eines Lieferanten: Der Reiter „Mitarbeiter" auf einer Lieferantenseite hängt an dieser Berechtigung, nicht an Lieferanten ansehen.

Kunden bearbeiten

Blendet zusätzlich die Option „Kundenstammdaten aktualisieren" beim Ändern einer Rechnungsadresse in Rechnungen ein — ohne diese Berechtigung wird eine geänderte Adresse nur auf dem Beleg übernommen, nicht auf den Kunden zurückgeschrieben.

Kundenpreise bearbeiten

Eigenständige Berechtigung nur für die kundenspezifischen Sonderpreise (Kundendetails → „Preise") — unabhängig von Kunden bearbeiten. Das reine Ansehen der Preisliste braucht keine eigene Berechtigung.

Mitarbeiter bearbeiten

Gilt für Mitarbeiter bei Kunden und Lieferanten gemeinsam, inklusive dem Versenden einer Shop-Einladung an einen Mitarbeiter.

Kundenstandorte ansehen

Der Standorte-Reiter selbst blendet sich weiterhin über eine Einstellung ein, unabhängig von dieser Berechtigung — er bleibt also sichtbar, auch ohne dieses Recht. Fehlt die Berechtigung, scheitert aber das Öffnen eines einzelnen Standorts aus der Liste: Der Klick auf einen Eintrag führt dann auf die Hinweisseite „403".

Kundenstandorte bearbeiten

Steuert Anlegen/Ändern/Löschen von Standorten bei Kunden.

Als Mitarbeiter im Shop einloggen

Erzeugt einen zeitlich begrenzten Zugangslink zum Shop im Namen eines Mitarbeiters. Der Button dafür erscheint nur, wenn der Shop-Zugang für das Unternehmen aktiv ist und der Mitarbeiter bereits ein Shop-Konto hat.

Shop-Kategorien-Sichtbarkeit bearbeiten

Eigenständige Berechtigung dafür, welche Shop-Kategorien ein Kunde im B2B-Shop sieht (Kundendetails → „Shop") — unabhängig von Kundenpreise bearbeiten, das auf denselben Kategorien ausschließlich die kundenspezifischen Rabatte steuert. Wirkt nur, wenn für das Unternehmen zusätzlich der Shop-Zugang aktiviert ist.

⚠️ In der Rollenverwaltung trägt diese Berechtigung aktuell eine fehlende Übersetzung und erscheint deshalb englisch.

Gruppe Lieferanten

Lieferanten ansehen

Blendet auch die Lieferanteninfo auf der Detailseite eines Rohstoffs mit ein.

Lieferanten bearbeiten

Wird zusätzlich gebraucht, um bei einem Lieferanten ein Standard-Buchungskonto für die automatische Zuordnung von Eingangsrechnungen zu hinterlegen — dieser Speichern-Dialog in der Buchhaltung prüft die Berechtigung erst beim Klick, nicht vorher.

Lieferantenstandorte ansehen

Wie bei Kundenstandorte ansehen: Der Reiter selbst bleibt über eine Einstellung gesteuert, unabhängig von dieser Berechtigung — erst das Öffnen eines einzelnen Standorts aus der Liste verlangt sie und führt sonst auf die Hinweisseite „403".

Lieferantenstandorte bearbeiten

Steuert Anlegen/Ändern/Löschen von Standorten bei Lieferanten.

Gruppe Artikel

Artikel ansehen

Zugriff auf die Artikelliste und Artikeldetails.

Artikel bearbeiten

Deckt zusätzlich die Verwaltung von Artikelkategorien und Artikeleinheiten mit ab — beide Einstellungsseiten liegen aber ohnehin nur mit Administratorrechten offen. Der CSV-Massenimport von Artikeln braucht davon unabhängig immer Administratorrechte.

Gruppe Lager

Lager ansehen

Zugriff auf Lagerorte, Bestände und Chargen-Rückverfolgung. Blendet außerdem den Reiter „Inventar" auf der Kundendetailseite ein, sofern das Inventar dort in den Kontakt-Einstellungen eingeschaltet ist.

Lager bearbeiten

Neben den Lagerorten selbst (z. B. einen neuen Lagerort anlegen) auch zuständig für das Anlegen, Ändern und Löschen von Inventareinträgen bei einem Kunden — das Buchen von Wareneingängen und -ausgängen bleibt weiterhin die eigene Berechtigung Lagerbewegungen bearbeiten.

Chargenrückruf bearbeiten

Eigene, enger gefasste Berechtigung: Sie erlaubt ausschließlich das Erzeugen einer Rückruf-Liste und das Versenden der Rückruf-E-Mail auf der Chargenrückverfolgung — keine allgemeinen Bearbeitungsrechte.

Lagerbewegungen bearbeiten

Deckt sowohl Artikel- als auch Rohstoff-Lagerbewegungen ab, also auch die Bestandsbuchungen im Foods-Bereich, nicht nur die im Artikel-Lager.

Gruppe Bestellungen

Bezieht sich ausschließlich auf Kundenbestellungen aus dem angebundenen B2B-Shop, nicht auf interne Aufträge.

Bestellungen ansehen

Wirkt nur, wenn für das Unternehmen zusätzlich der Shop-Zugang aktiviert ist — ohne aktiven Shop bleibt der Bereich auch mit dieser Berechtigung leer.

Bestellungen bearbeiten

Ebenfalls an einen aktiven Shop-Zugang gebunden. Neue Bestellungen entstehen ausschließlich über den Shop selbst, nie direkt in flinkest. Das Umwandeln einer Bestellung in einen Lieferschein oder eine Rechnung braucht diese Berechtigung nicht — dafür genügt aktuell Lieferscheine bearbeiten oder Rechnungen bearbeiten allein, unabhängig davon, welcher Belegtyp dabei tatsächlich erzeugt wird.

Gruppe Arbeitsberichte

Alle Arbeitsberichte ansehen

Ohne diese Berechtigung und ohne die schwächere Zwischenstufe (nächster Absatz) sind Arbeitsberichte komplett unsichtbar — auch die eigenen. Mit der vollen Berechtigung siehst du wie gewohnt die Arbeitsberichte aller Mitarbeitenden, inklusive globaler Suche und E-Mail-Versand.

Es gibt daneben eine abgeschwächte Zwischenstufe, die ausschließlich Arbeitsberichte zeigt, die die angemeldete Person selbst angelegt hat oder denen sie als Mitarbeiter zugewiesen ist — in der Liste, der Einzelansicht und beim Export jeweils automatisch auf diese Berichte gefiltert. Globale Kopfzeilensuche und der Versand per E-Mail bleiben davon ausgenommen. Bearbeiten ist damit ebenfalls nicht möglich — dafür ist weiterhin Arbeitsberichte bearbeiten nötig, das automatisch die volle Sichtbarkeit mitbringt.

Arbeitsberichte bearbeiten

Zum Abrechnen eines Arbeitsberichts als Rechnung oder Lieferschein ist zusätzlich die jeweils passende Belegberechtigung nötig (Rechnungen bearbeiten bzw. Lieferscheine bearbeiten) — ohne sie verschwindet der entsprechende Abrechnen-Button einfach, ohne Fehlermeldung.

Arbeitsberichte wieder öffnen

Ein wieder geöffneter Arbeitsbericht verliert seine Unterschrift und seine Belegnummer; bei erneutem Abschluss bekommt er eine neue, höhere Nummer — die ursprüngliche Nummer bleibt dauerhaft unbenutzt. Funktioniert nur bei noch nicht archivierten Berichten, und lässt sich zusätzlich über eine unternehmensweite Einstellung generell sperren.

Artikel auf Garantie verbuchen

Ohne diese Berechtigung fehlt beim Erfassen eines Artikels im Arbeitsbericht lediglich das Kästchen „Garantie" — alles andere am Arbeitsbericht bleibt nutzbar.

Artikel unentgeltlich verbuchen

Wie bei Artikel auf Garantie verbuchen, nur für das Kästchen „Kostenlos" statt „Garantie".

Arbeitszeit auf Garantie verbuchen

Blendet das Kästchen „Garantie" bei einem Arbeitszeit-Eintrag ein. Ist auch nur eine von mehreren am selben Tag zusammengefassten Zeiten als Garantie markiert, wird die daraus berechnete Überstunden-Position automatisch ebenfalls als Garantie eingestuft.

Arbeitszeit unentgeltlich verbuchen

Wie bei Arbeitszeit auf Garantie verbuchen, für „Kostenlos" — mit derselben Übertragung auf abgeleitete Überstunden-Positionen desselben Tages.

Gruppe Angebote

Angebote ansehen

Zugriff auf die Angebotsliste und Angebotsdetails.

Angebote bearbeiten

Anlegen und Ändern von Angeboten — inklusive der Schnellaktion „Angebot erstellen" aus Kunden-, Standort- und Suchmaske heraus.

Gruppe Kostenvoranschläge

Kostenvoranschläge ansehen

Zugriff auf die Liste und Details der Kostenvoranschläge.

Kostenvoranschläge bearbeiten

Anlegen und Ändern von Kostenvoranschlägen.

Gruppe Foods

Rezepte ansehen

Zugriff auf die Rezeptliste im Foods-Bereich.

Rezepte bearbeiten

Anlegen und Ändern von Rezepten.

Rohstoffe ansehen

Zugriff auf die Rohstoffliste im Foods-Bereich.

Rohstoffe bearbeiten

Anlegen und Ändern von Rohstoffen.

Gruppe Auftragsbestätigungen

Auftragsbestätigungen ansehen

Zugriff auf die Liste und Details der Auftragsbestätigungen.

Auftragsbestätigungen bearbeiten

Anlegen und Ändern von Auftragsbestätigungen.

Gruppe Lieferschein

Lieferscheine ansehen

Steuert zusätzlich, ob auf einer Lieferantenseite der Reiter mit dessen Lieferscheinen erscheint.

Lieferscheine bearbeiten

Nötig, um eine Bestellung in einen Lieferschein umzuwandeln — siehe die Anmerkung unter Bestellungen bearbeiten: aktuell genügt dafür diese Berechtigung allein, unabhängig vom tatsächlich gewählten Zieltyp.

Lieferscheine stornieren

Vollständig unabhängig von Lieferscheine bearbeiten — eine Person kann Lieferscheine stornieren dürfen, ohne sie sonst bearbeiten zu können, und umgekehrt.

Gruppe Abwesenheiten

Eigene Abwesenheiten genehmigen

Erlaubt, den eigenen Abwesenheitsantrag selbst zu genehmigen — ohne dass dafür eine Abteilung geleitet werden muss. Diese Berechtigung ist Teil der Standardrolle jedes Benutzerkontos; in der Oberfläche gibt es dafür aber keinen eigenen Button — genutzt wird sie faktisch nur von Personen, die ohnehin schon über Abwesenheiten der Abteilung genehmigen oder Alle Abwesenheiten bearbeiten Zugriff auf die Genehmigungs-Übersicht haben.

Abwesenheiten der Abteilung genehmigen

Wirkt nur, wenn die Person im Team tatsächlich als Abteilungsleitung eingetragen ist — die Berechtigung allein reicht ohne diese Zuordnung nicht aus.

Abwesenheiten der Abteilung bearbeiten

Dieselbe Voraussetzung wie bei Abwesenheiten der Abteilung genehmigen: nur wirksam für Abteilungen, die diese Person tatsächlich leitet.

Alle Abwesenheiten bearbeiten

Hebt die Abteilungs-Einschränkung komplett auf — Zugriff auf die Abwesenheiten aller Mitarbeitenden. Ohne jede dieser drei Berechtigungen sieht eine Person trotzdem immer ihre eigenen Abwesenheiten — die Einschränkung betrifft ausschließlich die Abwesenheiten anderer.

Gruppe Rechnung

Rechnungen ansehen

Steuert zusätzlich, ob die Umsatz-Kachel auf dem Dashboard erscheint.

Rechnungen bearbeiten

Diese Berechtigung — nicht Rechnungslauf ausführen — steuert auch die Einrichtung der wiederkehrenden Rechnungen (welche Verträge/Kunden automatisch abgerechnet werden, in welchem Rhythmus). Außerdem nötig, um eine Eingangsrechnung an einen Lieferanten in eine eigene Rechnung umzuwandeln.

Rechnungen stornieren

Vollständig unabhängig von Rechnungen bearbeiten — genau wie bei Lieferscheine stornieren.

Rechnungslauf ausführen

Löst ausschließlich den Rechnungslauf selbst aus (offene Lieferscheine in Rechnungen umwandeln). Wer welche Verträge in einem Rechnungslauf abrechnet, wird über Rechnungen bearbeiten konfiguriert, nicht hier.

Belege per E-Mail versenden

Eine einzige, gemeinsame Berechtigung für alle Belegarten (Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, …) — nicht pro Belegart getrennt. Für Mahnungen gilt sie nicht: Deren Versand braucht die eigene Berechtigung Mahnungen per E-Mail versenden.

Belege unterschreiben lassen

Unterschrieben wird vom Kunden (z. B. auf einem Tablet bei der Zustellung) — diese Berechtigung erlaubt einer internen Person, diesen Unterschriften-Vorgang auszulösen bzw. entgegenzunehmen, nicht selbst zu unterschreiben. Aktuell nur bei Lieferscheinen verfügbar, u. a. genutzt in der Tourenansicht.

Gruppe Mahnungen

Mahnungen ansehen

Zugriff auf die Mahnliste und Mahnungsdetails.

Mahnungen erstellen

Es gibt bewusst keine eigene „Mahnungen bearbeiten"-Berechtigung — Ändern einer bereits erstellten Mahnung ist über die Oberfläche ohnehin nicht vorgesehen.

Mahnungen per E-Mail versenden

Eigene Berechtigung ausschließlich für den E-Mail-Versand einer Mahnung — unabhängig von Belege per E-Mail versenden, das alle anderen Belegarten abdeckt, aber nicht Mahnungen. Setzt automatisch Mahnungen ansehen voraus.

Gruppe Gutschrift

Gutschriften ansehen

Zugriff auf die Liste und Details der Gutschriften.

Gutschriften bearbeiten

Anlegen und Ändern von Gutschriften.

Gruppe Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen ansehen

Steuert zusätzlich den Eingangsrechnungen-Reiter auf Fahrzeug- und Lieferantenseiten.

Eingangsrechnungen bearbeiten

Deckt nicht das Weiterleiten/Umwandeln einer Eingangsrechnung in eine eigene Rechnung ab — dafür ist unabhängig davon Rechnungen bearbeiten nötig.

Gruppe Wartungsverträge

Wartungsverträge ansehen

In der Oberfläche aktuell ohne eigenes Sichtbarkeits-Gate — die Seite lässt sich öffnen, einzelne Abrufe scheitern ohne die Berechtigung im Hintergrund.

Wartungsverträge bearbeiten

Anlegen und Ändern von Wartungsverträgen — unabhängig von Wartungsverträge abrechnen.

Wartungsverträge abrechnen

Rechnung aus einem Wartungsvertrag erzeugen, Vorschau und Versand. Braucht nicht automatisch Wartungsverträge bearbeiten — eine Person kann Wartungsverträge abrechnen dürfen, ohne sie sonst ändern zu können, und umgekehrt.

Gruppe Berichte

Berichte ansehen

Zugriff auf den Umsatzbericht — den bislang einzigen Bericht in diesem Bereich.

Berichte bearbeiten

Aktuell ohne Wirkung — kein Bericht im Bestand nutzt diese Berechtigung.

Gruppe Benutzer

Urlaubskontingente verwalten

Bewusst getrennt von der Gruppe Abwesenheiten: Diese Berechtigung verwaltet die Kontingente/Tages-Guthaben (wie viele Urlaubstage jemand hat) sowie die Liste der Abwesenheitsarten selbst — nicht einzelne Urlaubsanträge. Erscheint deshalb auch auf der Benutzer-Detailseite, nicht im Abwesenheiten-Modul.

Gruppe Kassen

Getrennt von der Gruppe Bankkonten, damit sich Kassenrechte vergeben lassen, ohne automatisch auch Bankkonten freizugeben — beide Bereiche laufen technisch über dieselbe Verwaltung, lediglich nach Kontoart gefiltert (Kassa/Karte statt echtes Bankkonto).

Kassen ansehen

Zugriff auf die Kassenverwaltung unter den Einstellungen. Wer stattdessen Bankkonten ansehen hat, kommt ebenfalls hinein — beide Berechtigungen sind hier gleichwertige Alternativen.

Kassen bearbeiten

Anlegen, Ändern, Löschen und Archivieren von Kassen — ebenfalls gleichwertig zu Bankkonten bearbeiten nutzbar.

Gruppe Zahlungen

Zahlungen verwalten

Die alleinige Berechtigung, um auf einer Rechnung, einer Gutschrift oder einer Eingangsrechnung eine Zahlung über den Dialog „Zahlung erfassen" zu erfassen oder wieder zu entfernen (Bankkonto, Bargeld oder Karte). Je nach gewählter Zahlungsart braucht es zusätzlich Kassen ansehen (bar oder Karte) oder Bankkonten ansehen (Überweisung), dazu die Bearbeiten-Berechtigung des jeweiligen Belegtyps.

Gruppe Kalender

Kalender ansehen

Zugriff auf den Kalender.

Alle Termine sehen

Ohne diese Berechtigung siehst du standardmäßig nur deine eigenen Termine, keine leere Ansicht — betrifft nur die „Alle Termine"-Option des Dashboard-Termin-Widgets, nicht den Kalender selbst. Ressourcen-/Raumbuchungen sind für alle sichtbar, unabhängig von dieser Berechtigung.

Gruppe Dashboards

Dashboards ansehen

Zugriff auf das Dashboard.

Dashboards bearbeiten

Aktuell ohne Wirkung — es gibt derzeit nur ein einziges, unternehmensweites Dashboard, das sich nicht neu anlegen oder löschen lässt.

Widgets bearbeiten

Das eigentliche Bearbeitungsrecht: Anlegen, Verschieben und Entfernen von Widgets auf dem Dashboard. Da es nur ein Dashboard pro Unternehmen gibt, wirkt jede Änderung sofort für alle Benutzerkonten, nicht nur für die bearbeitende Person.

Gruppe Einstellungen

Listenspalten konfigurieren

Ändert die Spalten-Voreinstellung einer Liste für das gesamte Unternehmen, nicht nur für die eigene Ansicht — jede andere Person mit Zugriff auf dieselbe Liste sieht danach dieselben Spalten.

E-Mail-Verlauf einsehen

Gilt sowohl für die zentrale Liste unter den Einstellungen als auch für den E-Mail-Verlauf-Button, der auf vielen Beleg- und Kontaktseiten eingeblendet wird.

Gruppe AI

KI-Funktionen verwenden

Gilt nicht überall dort, wo KI im Spiel ist: Der KI-Schreibassistent im Editor und der KI-Buchungsvorschlag bei neuen Bankkonten hängen an dieser Berechtigung — die KI-Frage im Hilfe-Panel und die automatische Belegerkennung bei Eingangsrechnungen brauchen sie dagegen nicht.

Gruppe Kostenkalkulationen

Kostenkalkulationen ansehen

Zugriff auf die Liste und Details der Kostenkalkulationen.

Kostenkalkulationen bearbeiten

Anlegen und Ändern von Kostenkalkulationen; das direkte Umwandeln in einen Beleg braucht zusätzlich die passende Belegberechtigung.

Gruppe Bankkonten

Bankkonten ansehen

Steuert zusätzlich, ob der Zahlungsverlauf/die verknüpften Banktransaktionen auf Rechnungen, Gutschriften, Wartungsverträgen und Eingangsrechnungen sichtbar sind — nicht nur die Bankkonten-Übersicht selbst.

Bankkonten bearbeiten

Deckt auch den Import von Bankauszügen (z. B. als OFX-Datei) mit ab.

Gruppe Projekte

Projekte ansehen

Zugriff auf die Projektliste und Projektdetails.

Projekte bearbeiten

Anlegen und Ändern von Projekten, u. a. auch die Schnellanlage direkt aus der Projekt-Auswahl in einem Arbeitsbericht heraus.

Gruppe Buchhaltung

Buchhaltung ansehen

Zugriff auf die Buchhaltungs-Übersicht.

BMD-Export ausführen

Löst den Export in das BMD-Format aus.

Buchungsperiode freigeben

„Freigeben" ist hier eine reine informative Bestätigung an die Steuerberatung — es sperrt keine weiteren Buchungen und verhindert keine nachträgliche Änderung. Dieselbe Berechtigung steuert außerdem etwas ganz anderes: das Einladen der Steuerberatung zum Online-Zugang und das Widerrufen dieses Zugangs.

Gruppe Ressourcen

Ressourcen ansehen

Zugriff auf Ressourcen (z. B. Räume, Fahrzeuge, Geräte) und deren Gruppen.

Ressourcen bearbeiten

Anlegen und Ändern von Ressourcen und deren Gruppen.

Gruppe Textbausteine

Eigene Textbausteine bearbeiten

Betrifft ausschließlich die persönlichen Textbausteine im Editor — nicht automatisch inklusive, jedes Konto braucht diese Berechtigung explizit, auch für die eigenen Bausteine.

Alle Textbausteine bearbeiten

Betrifft die unternehmensweit geteilten Textbausteine unter den Einstellungen — diese Liste ist für jede Person mit Einstellungszugriff sichtbar, nur das Anlegen/Ändern/Löschen ist an diese Berechtigung gebunden.

Gruppe Zeiterfassung

Editieren und Genehmigen sind hier jeweils dreistufig gestaffelt (eigene → Abteilung → alle) — die drei Stufen sind unabhängige Berechtigungen, keine automatische Vererbung.

Zeiterfassung verwalten

Deckt Export/Neuberechnung von Zeiteinträgen sowie Pausenregeln und Zeittypen ab. Die Arbeitszeitmodelle selbst sind an keine eigene Berechtigung gebunden, sondern ausschließlich über Administratorrechte erreichbar.

Zeiteinträge manuell anlegen

Normales Ein-/Ausstempeln (aktuelle Zeit) braucht keine Berechtigung — jede Person darf das. Diese Berechtigung wird erst gebraucht, um eine Start-/Endzeit frei einzutippen, etwa nachträglich per Kalender-Auswahl oder beim Ein-/Ausstempeln mit abweichender Uhrzeit. Ein Abgleich über die mobile App läuft über einen dritten, eigenen Weg, der weder diese Berechtigung braucht noch davon betroffen ist.

Eigene Zeiteinträge bearbeiten

Ohne diese Berechtigung lässt sich der eigene, noch laufende Zeiteintrag zwar weiterhin beenden, ein bereits abgeschlossener eigener Eintrag aber nicht mehr nachträglich ändern — selbst wenn Alle Zeiteinträge bearbeiten vorhanden ist, blendet die eigene Zeiterfassungs-Ansicht Bearbeiten/Löschen nur mit dieser Berechtigung ein.

Zeiteinträge der Abteilung bearbeiten

Wirkt nur, wenn die Person tatsächlich als Leitung der jeweiligen Abteilung eingetragen ist.

Alle Zeiteinträge bearbeiten

Hebt die Abteilungs-Einschränkung auf und erlaubt zusätzlich, bereits genehmigte Einträge noch zu ändern — das kann sonst keine der beiden anderen Editier-Berechtigungen.

Zeiteinträge der Abteilung genehmigen

Genehmigen der eigenen laufenden Zeit passiert automatisch beim Ausstempeln (sofern keine Genehmigungspflicht aktiv ist) — eine eigene „eigene Zeit genehmigen"-Berechtigung gibt es deshalb nicht. Wirkt nur für Abteilungen, die diese Person tatsächlich leitet.

Alle Zeiteinträge genehmigen

Hebt die Abteilungs-Einschränkung beim Genehmigen auf.

Zeiteinträge exportieren

Aktuell ohne Wirkung — der Export von Zeiteinträgen hängt an Zeiterfassung verwalten, nicht an dieser Berechtigung.

Gruppe Verträge

Verträge ansehen

Zugriff auf die Vertragsliste und Vertragsdetails.

Verträge bearbeiten

Anlegen und Ändern von Verträgen.

Gruppe Aufgaben

Alle Aufgaben bearbeiten

Die einzige Berechtigung in dieser Gruppe — ohne sie kann trotzdem jede Person ihre eigenen Aufgaben (als Ersteller oder Zuständige) uneingeschränkt anlegen, ansehen, ändern und löschen. Diese Berechtigung hebt nur die Einschränkung auf, auch die Aufgaben anderer Personen zu sehen und zu bearbeiten.

Gruppe Wartung

Nicht zu verwechseln mit Gruppe Wartungsverträge: Diese Berechtigungen betreffen einzelne Wartungseinträge an Fahrzeugen, Ressourcen und im Kunden-Inventar (z. B. eine fällige Service-Prüfung) — die zehn ältesten fälligen Einträge zeigt dafür auch das Dashboard-Widget „Anstehende Wartungen". Ein Wartungsvertrag mit dem Kunden ist davon unabhängig.

Wartungen ansehen

Zugriff auf Wartungseinträge, u. a. den Wartungs-Reiter auf Fahrzeug-/Ressourcenseiten und im Kunden-Inventar.

Wartungen bearbeiten

Anlegen, Ändern und Löschen von Wartungseinträgen.

Gruppe Fahrtenbuch

Regelt das Fahrtenbuch — anders als bei den meisten anderen Modulen sehen und erfassen Mitarbeitende hier standardmäßig nur einen eingeschränkten Ausschnitt; die Einschränkung sitzt nicht in einer eigenen „nur eigene"-Berechtigung, sondern ist der Normalfall der beiden Basis-Berechtigungen selbst.

Fahrtenbuch ansehen

Ohne Alle Fahrtenbücher verwalten siehst du nur Fahrten, die du selbst gefahren bist, dazu alle Fahrten auf Fahrzeugen, die dir zugewiesen sind, und auf Pool-Fahrzeugen — nicht die Fahrten anderer Mitarbeitender auf deren zugewiesenen Fahrzeugen.

Fahrtenbuch bearbeiten

Dieselbe fahrzeugbezogene Einschränkung wie beim Ansehen gilt auch fürs Erfassen und Ändern von Fahrten. Der Fahrer eines neuen Eintrags ist dabei immer die eingeloggte Person selbst — eine andere Person als Fahrer einzutragen braucht zusätzlich Fahrer zuweisen.

Alle Fahrtenbücher verwalten

Hebt die Fahrzeug-Einschränkung komplett auf: Sehen und Bearbeiten von Fahrten auf jedem Fahrzeug, auch auf einem, das einer anderen Person zugewiesen ist.

Fahrer zuweisen

Eng gefasste Zusatz-Berechtigung: Sie erlaubt ausschließlich, bei einem Fahrtenbuch-Eintrag eine andere Person als Fahrer einzutragen als die, die den Eintrag anlegt — z. B. für eine Person ohne eigenen flinkest-Zugang. Getrennt von Alle Fahrtenbücher verwalten vergebbar — eine Person kann die eine Berechtigung ohne die andere haben. Wer aber bereits „Alle Fahrtenbücher verwalten" hat, darf automatisch auch einen anderen Fahrer eintragen, auch ohne diese Berechtigung zusätzlich zu besitzen.

Gruppe ohne Zuordnung

Als andere Person einloggen (Impersonation)

Ausschließlich Teil der Rolle „admin" und in der Rollenverwaltung deshalb nicht auf eine andere Rolle übertragbar. Es gibt keine Einschränkung, welche Zielperson man so anmelden kann — auch eine andere Person mit Administratorrechten lässt sich damit anmelden, nur die eigene Person nicht. Jede Nutzung erscheint im Audit-Protokoll der betroffenen Person, inklusive wer sie ausgelöst hat.

Berechtigungen ohne aktuelle Wirkung

Drei Berechtigungen lassen sich zwar einer Rolle zuweisen, haben aber im Moment keinen messbaren Effekt — falls du eine davon vergibst und „nichts passiert", ist das kein Fehler: Dashboards bearbeiten, Zeiteinträge exportieren und Berichte bearbeiten.

Rollen- und Benutzerverwaltung

Neue Rollen anlegen, Rollen zuweisen oder Rechte ändern ist keine eigene Berechtigung aus der Liste oben — das ist grundsätzlich der Rolle „admin" vorbehalten und lässt sich nicht an eine andere Rolle delegieren.

Warum siehst du etwas nicht

Fehlt dir eine Schaltfläche, ein Menüpunkt oder ganzer Bereich, liegt es in aller Regel daran, dass keine deiner Rollen die passende Berechtigung enthält — nicht an einem Fehler. Wende dich in dem Fall an eine Person mit Administratorrechten in deinem Unternehmen; sie sieht unter Rollen, welche Berechtigung fehlt, und kann sie ergänzen oder dir eine zusätzliche Rolle zuweisen.

Wo Rollen zugewiesen werden

Welche Rollen ein Konto hat, wird auf der Detailseite des jeweiligen Benutzers verwaltet, nicht hier. Änderungen an Rollen und Zuweisungen sind ausschließlich mit Administratorrechten möglich und erscheinen im Audit-Protokoll des jeweiligen Benutzers bzw. der jeweiligen Rolle.

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• Rollen
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• E-Mail-Konten

Häufige Fragen

Ich habe eine neue Berechtigung gebraucht — wie lange dauert es, bis sie wirkt? Sobald eine Person mit Administratorrechten die Berechtigung ergänzt hat, wirkt sie sofort — ein erneutes Anmelden ist nicht nötig.

Kann ich mir selbst zusätzliche Rechte geben? Nein. Rollen und Berechtigungen lassen sich ausschließlich mit Administratorrechten ändern — auch nicht für das eigene Konto.

Was passiert, wenn ich eine Rolle lösche, die noch zugewiesen ist? Die Personen, die diese Rolle hatten, verlieren die damit verbundenen Berechtigungen. Die eingebauten Basis- und Administratorrollen lassen sich nicht löschen.

Warum kann ich der Administratorrolle keine Berechtigung entziehen? Diese Rolle ist bewusst vollständig — sie dient als Absicherung, damit ein Unternehmen sich nie versehentlich selbst aussperrt.

Warum finde ich eine Berechtigung nicht in der Liste oben? Die Liste spiegelt den Stand zum Zeitpunkt der letzten Aktualisierung dieser Seite — neue Berechtigungen kommen laufend dazu. Die verbindliche, tagesaktuelle Liste sieht eine Person mit Administratorrechten immer direkt unter Rollen.