Rollendetails

Während die Rollenliste nur den Katalog verwaltet — welche Rollen es gibt und wie sie im Baum zusammenhängen —, ist diese Seite der Ort, an dem eine einzelne Rolle tatsächlich mit Inhalt gefüllt wird: welche der zahlreichen Einzelrechte sie hat und welche Benutzer sie tragen. Eine Rolle ohne diese Zuordnung ist nur ein Name; ihren Wert bekommt sie erst hier. Hierher kommst du, indem du in der Rollenliste auf einen Rollennamen klickst. Wie die gesamte Rechteverwaltung ist auch diese Seite ausschließlich für Administratoren erreichbar — ohne diese eine Seite ließe sich jede andere Berechtigung im System nicht vergeben, eine feinere Berechtigung dafür gibt es deshalb bewusst nicht.

Stammdaten und Benutzerzuordnung

Stammdaten der Rolle

Im Reiter Übersicht zeigt der Block Allgemein Titel, den internen technischen Namen sowie — falls hinterlegt — die Beschreibung der Rolle. Titel ist die überall sichtbare Bezeichnung, der technische Name entsteht einmalig beim Anlegen und bleibt danach unverändert, auch nach einer späteren Umbenennung.

Elternrolle in der Übersicht

Ist die Rolle einer anderen als Elternrolle zugeordnet, erscheint deren Titel zusätzlich im Block Allgemein. Wichtig ist die Leserichtung: Die hier gezeigte Elternrolle ist nicht die Rolle, von der diese Rolle erbt, sondern umgekehrt die Rolle, die zusätzlich zu ihren eigenen Rechten alle Rechte dieser Rolle bekommt — mehr dazu samt Beispiel unter „Rollen als hierarchischer Baum". Wer eine Rolle „Buchhaltung" mit Elternrolle „Admin" anlegt und ihr Rechte gibt, erweitert damit Admin — die Buchhaltungs-Rolle selbst hat danach nur die Rechte, die im Reiter Berechtigungen direkt angehakt sind.

Die Benutzerrolle ist ein Sonderfall

Öffnest du die mitgelieferte Basisrolle „Standardbenutzer", zeigt ein Hinweisbanner über den Stammdaten: „Diese Rolle ist jedem Benutzer zugeordnet und kann nicht gelöscht werden." Jeder Login ist an diese Rolle gebunden; deshalb lässt sich aus ihrer Benutzerliste auch niemand entfernen — das Zeilenmenü dafür fehlt bei ihr gezielt.

Zugewiesene Benutzer

Das Panel Benutzer listet alle Zugänge, denen diese Rolle direkt zugewiesen ist, mit Name, E-Mail, Abteilung, Lizenz und Status — ein Klick auf eine Zeile führt zu den Benutzerdetails. Die Spalte Lizenz zeigt, ob der Zugang eine Volle Lizenz, eine Mobile Lizenz oder Keine Lizenz trägt. Das ist beim Vergeben von Rechten nützlich: Wer Keine Lizenz hat, kann sich gar nicht anmelden — die Rechte dieser Rolle nützen ihm erst, wenn er wieder eine Lizenz bekommt; was die Lizenztypen bedeuten, steht bei den Benutzern. Die Liste zeigt nur direkte Zuweisungen: Ein Benutzer, der die Rechte dieser Rolle nur über den Rollenbaum mitbekommt (weil seine eigene Rolle als Elternrolle hier eingetragen ist), taucht hier nicht auf. Ist noch niemand zugewiesen, zeigt das Panel „Noch keine Benutzer vorhanden." mit dem Hinweis, Kolleginnen und Kollegen anzulegen, damit sie im System arbeiten können.

Änderungen an Benutzerzuweisungen und Berechtigungen — auch durch eine zweite Person gleichzeitig — spiegeln sich automatisch, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Benutzer zur Rolle hinzufügen

Über Hinzufügen im Panel Benutzer öffnet sich der Dialog Benutzer zu Rolle hinzufügen. Im Feld Benutzer wählst du den gewünschten Zugang; rechts daneben trägt dich die Schaltfläche ich sofort selbst ein, ohne dass du deinen eigenen Namen eintippen musst — praktisch, wenn du eine neue Rolle zuerst an dir selbst ausprobierst, bevor du sie an Kolleginnen und Kollegen vergibst. Bestätigst du mit Benutzer zu dieser Rolle hinzufügen, ohne vorher jemanden ausgewählt zu haben, bleibt der Dialog offen und meldet stattdessen „Bitte wählen Sie einen Benutzer aus". Nach erfolgreicher Auswahl meldet flinkest „Rolle erfolgreich hinzugefügt"; der Benutzer behält dabei alle Rollen, die er bereits hatte — die neue kommt hinzu.

Benutzer aus der Rolle entfernen

Im Zeilenmenü der Benutzerliste auf Löschen. Die Rückfrage „Soll der Benutzer von dieser Rolle entfernt werden? Der Benutzer wird dabei nicht gelöscht." stellt klar, dass es sich um eine reine Rechte-Entziehung handelt, nicht um eine Konto-Löschung. Nach Ja, löschen meldet flinkest „Der Benutzer wurde von dieser Rolle entfernt"; sein Zugang und alle anderen Rollen bleiben unangetastet. Bei der Benutzerrolle selbst ist dieser Menüpunkt gar nicht vorhanden (siehe „Die Benutzerrolle ist ein Sonderfall" oben).

Rolle aus der Detailansicht bearbeiten

Oben rechts über Bearbeiten öffnest du denselben Dialog wie auf der Rollenliste — praktisch, wenn du dich gerade in der Detailansicht befindest und nicht erst zur Liste zurückspringen willst. Titel, Elternrolle und Beschreibung lassen sich hier ebenso ändern, mit denselben Regeln (interner Name bleibt stabil, zirkuläre Elternrollen werden abgelehnt, und ein Titel, den schon eine andere Rolle trägt, wird mit „Eine Rolle mit diesem Namen existiert bereits." abgelehnt — siehe „Rollenname muss eindeutig sein"). Weil der technische Name gleich bleibt, ändert sich auch die Adresse dieser Detailseite beim Umbenennen nicht — du bleibst nach dem Speichern einfach auf derselben Seite.

Rolle aus der Detailansicht löschen

Über das „…"-Menü neben Bearbeiten — sichtbar bei jeder Rolle außer Admin und Standardbenutzer, für die es aus demselben Grund wie das Löschen in der Liste keinen Sinn ergibt. Die Rückfrage lautet wie auf der Liste „Soll die Rolle wirklich gelöscht werden". Nach dem Löschen meldet flinkest „Die Rolle wurde gelöscht" und führt dich zurück zur Rollenliste, da die gerade gelöschte Rolle keine Detailseite mehr hat. Würde flinkest die Rolle nicht löschen, ist Löschen gesperrt und nennt darunter den Grund — bei Gast, Hauptbenutzer, Shop-Benutzer und Zeiterfassungsterminal „Vordefinierte Rollen können nicht gelöscht werden", bei der Rolle, die in den Allgemeinen Einstellungen als Standardrolle für neue Benutzer eingestellt ist, „Diese Rolle ist die Standardrolle für neue Benutzer. Wählen Sie zuerst unter Einstellungen > Allgemein eine andere Standardrolle.", bei einer Rolle, die noch einem Gerät zugewiesen ist, „Diese Rolle wird von 1 Gerät(en) verwendet. Weisen Sie diesen Geräten zuerst unter Einstellungen > Geräte eine andere Rolle zu." (dazu die Geräte), und bei einer Rolle mit Benutzern im Panel Benutzer etwa „Diese Rolle ist noch 1 Benutzer zugewiesen. Entfernen Sie sie zuerst bei diesem Benutzer." Entfernst du hier den letzten Benutzer aus der Rolle, wird Löschen ohne Neuladen wieder frei, sofern kein anderer Grund es sperrt.

Berechtigungen zuweisen

Die Rechte-Matrix nach Bereichen gruppiert

Der Reiter Berechtigungen — seine Zahl nennt, wie viele Rechte die Rolle insgesamt hat, direkte wie geerbte zusammengerechnet — listet alle Berechtigungen, die es in flinkest gibt, nicht nur die dieser Rolle. Sie sind nach fachlichen Bereichen gruppiert (etwa Abwesenheiten, Kunden, Belege), jede Gruppenzeile nennt zusätzlich, wie viele ihrer Rechte gerade aktiv sind. Ein Klick auf die Gruppenzeile klappt sie auf; was jedes einzelne Recht bewirkt, steht auf Berechtigungen — Grundlagen, hier geht es nur um die Bedienung dieses Reiters. Die umgekehrte Frage — welche Benutzer ein bestimmtes Recht tatsächlich haben — beantwortet die Seite Berechtigungen mit denselben Gruppen.

Berechtigungen durchsuchen und Gruppen ein- oder ausklappen

Oben liegen ein Suchfeld (Berechtigungen durchsuchen), das Gruppen- und Rechtenamen gleichzeitig durchsucht und Treffergruppen automatisch aufklappt, sowie Alle einklappen und Alle ausklappen für den schnellen Wechsel zwischen Überblick und Detailprüfung.

Herkunft einer Berechtigung

Jede Zeile eines Rechts zeigt vier Spalten: die Bezeichnung mit Kontrollkästchen (bei hinterlegter Erklärung zusätzlich ein Info-Symbol), den Status (Erteilt oder blass durchgestrichenes Fehlt), den Ursprung — bei einem geerbten Recht die untergeordnete Rolle, aus der es stammt, als Link dorthin, sonst ein Strich — und den technischen Namen als interne Kennung. Die Ursprungs-Spalte macht sichtbar, warum eine Rolle etwas kann, das ihr nie direkt gegeben wurde: Sie zeigt dabei nur die unmittelbare Quelle, nicht die vollständige Kette bis zur Wurzel des Baums.

Berechtigung direkt setzen oder entziehen

Ein Klick auf das Kontrollkästchen setzt oder entzieht das Recht sofort — ohne separaten Speichern-Schritt; hängen andere Rechte an einem Recht, das du entziehst, fragt flinkest vorher nach (siehe unten). flinkest bestätigt jeden Klick einzeln, etwa „‚Rechnungen bearbeiten' wurde hinzugefügt zu Abteilungsleiter" bzw. „… wurde entfernt von …". Lehnt flinkest eine Änderung ab, erscheint stattdessen eine Fehlermeldung mit dem Grund, und das Kontrollkästchen springt auf den gespeicherten Stand zurück — so zeigt die Zeile nie einen Haken, den die Rolle gar nicht hat, oder umgekehrt. Geerbte Rechte lassen sich hier nicht abwählen — ihr Kontrollkästchen ist gesperrt, weil sie aus der in der Spalte Ursprung genannten Rolle stammen; dort, und nur dort, nimmst du sie weg.

Abhängige Berechtigungen kommen automatisch mit

Manche Rechte setzen andere voraus, etwa weil eine Berechtigung ohne ihre Grundlage praktisch wirkungslos wäre. Setzt du das Häkchen bei einem solchen Recht, ergänzt flinkest die vorausgesetzten Rechte still mit — nach dem Speichern stehen also unter Umständen mehrere Zeilen zusätzlich auf Erteilt. Entziehst du später das Recht, das die Voraussetzungen mitgebracht hat, bleiben diese stehen; die musst du einzeln abwählen, wenn du sie nicht mehr willst — bewusst konservativ, weil eine mitgezogene Voraussetzung separat noch gebraucht werden könnte.

Entziehst du eine Voraussetzung, gehen abhängige Rechte mit

Die Abhängigkeit gilt auch in die andere Richtung: Nimmst du einer Rolle ein Recht weg, das andere Rechte voraussetzen, entzieht flinkest diese abhängigen Rechte gleich mit — über die ganze Kette. Entfernst du etwa den Haken bei „Rechnungen ansehen", verliert die Rolle auch „Rechnungen bearbeiten" und damit wiederum „Rechnungslauf ausführen". So bleibt keine Rolle mit einem Recht zurück, das ohne seine Grundlage nicht nutzbar ist. Weil davon schnell viele Rechte betroffen sind — auf „Kunden anzeigen" etwa bauen alle Bearbeiten-Rechte für Ausgangsbelege, Arbeitsberichte und Projekte auf —, fragt flinkest vorher nach: Die Rückfrage Recht entziehen listet jedes Recht, das mitfallen würde („Wenn Sie „…" entziehen, werden auch diese Rechte entzogen, weil sie es voraussetzen:"). Erst mit Alle entziehen wird entzogen; Abbrechen lässt alles, wie es war, und das Häkchen bleibt gesetzt. Hängt nichts an dem Recht, entfällt die Rückfrage. Die Bestätigungsmeldung danach nennt nur das Recht, das du angeklickt hast; die mitentfernten Zeilen springen ohne Neuladen auf Fehlt. Betroffen sind nur Rechte, die direkt an dieser Rolle angehakt sind — was sie von einer untergeordneten Rolle erbt, bleibt stehen — samt seiner Voraussetzung, die es von derselben Rolle mitbekommen hat. Ein abhängiges Recht ohne seine Voraussetzung gibt es damit nicht: Setzt du den Haken bei einem mitentfernten Recht wieder, bekommt die Rolle auch die Voraussetzung zurück.

Der Administratorrolle lässt sich nichts entziehen

Ein Entzugsversuch bei der Administratorrolle endet mit „Bei der Admin-Rolle dürfen keine Berechtigungen entfernt werden", und das Kontrollkästchen ist sofort wieder gesetzt. Das ist Absicht: Wer die Administratorrolle trägt, kommt ohnehin an alles heran, unabhängig davon, welche Haken gesetzt sind — sie ist eine Alles-oder-nichts-Entscheidung. Feinere Abstufungen baust du in eigenen Rollen.

Wann eine Rechteänderung wirkt

Serverseitig gilt eine Änderung sofort: Ein entzogenes Recht wird beim nächsten Aufruf abgewiesen, ein neues gilt ohne erneute Anmeldung. Was ein betroffener Benutzer in seiner bereits geöffneten Oberfläche sieht — Menüpunkte, Schaltflächen, ganze Bereiche —, richtet sich dagegen nach dem Stand beim Laden der Seite. Er muss die Seite also einmal neu laden oder sich neu anmelden, damit die Oberfläche mitzieht.

Änderungsprotokoll

Was im Änderungsprotokoll einer Rolle erscheint

Der dritte Reiter — nur mit einem Symbol beschriftet, „Änderungsprotokoll" beim Überfahren — zeigt als Zeitstrahl, neueste zuerst, was mit genau dieser Rolle passiert ist: ihr Anlegen (mit der damals gewählten Elternrolle), jede spätere Aktualisierung, jedes hinzugefügte oder entfernte Recht sowie das Zuweisen eines Benutzers („Rolle dem Benutzer zugewiesen") und sein Entfernen aus der Rolle („Rolle vom Benutzer entfernt"), beide mit Rolle und Benutzer — jeweils mit Zeitpunkt und der handelnden Person. Rollenrechte sind sicherheitskritisch, deshalb bleibt lückenlos nachvollziehbar, wer wann welche Rechte vergeben hat. Nimmt das Entziehen eines Rechts abhängige Rechte mit, steht jedes davon als eigener Eintrag „Berechtigung von Rolle entfernt" im Protokoll. Umgekehrt genauso: Setzt flinkest beim Anhaken eines Rechts Voraussetzungen mit, die die Rolle noch nicht hatte, bekommt jede davon einen eigenen Eintrag „Berechtigung zur Rolle hinzugefügt" — so ist auch ein still mitgesetztes Recht im Protokoll nachvollziehbar. Anlegen, Bearbeiten und Löschen der Rolle selbst hinterlassen dabei zusätzlich einen zweiten, technischeren Eintrag mit den einzelnen geänderten Feldern (altem und neuem Wert); die Berechtigungs- und Benutzer-Einträge stehen dagegen allein.

Rolle und Recht stehen mit technischem Namen im Protokoll

Wo die Rechteliste weiter oben die sprechende Bezeichnung zeigt, nennt das Änderungsprotokoll denselben Vorgang mit der internen Kennung — derselben, die auch in der Spalte Technischer Name im Reiter Berechtigungen steht.

Verwandte Seiten

• Rollen
• Benutzer
• Benutzerdetails
• Abteilungen
• Berechtigungen
• Berechtigungsdetails
• Berechtigungen — Grundlagen

Häufige Fragen

Erbt eine Rolle die Rechte ihrer Elternrolle? Nein, es ist andersherum. Die Elternrolle ist die Rolle, die im Rollenbaum darüber steht, und sie bekommt die Rechte der untergeordneten Rolle dazu. Eine neu angelegte Rolle hat deshalb zunächst gar keine Rechte, egal welche Elternrolle du gewählt hast — du hakst sie im Reiter Berechtigungen einzeln an.

Kann ich den Titel oder die Elternrolle einer bestehenden Rolle direkt hier ändern? Ja, über Bearbeiten oben rechts — derselbe Dialog wie auf der Rollenliste. Titel, Beschreibung und Elternrolle lassen sich anpassen; Speichern übernimmt die Änderung sofort. Nur der interne technische Name bleibt dabei unverändert, er entsteht ausschließlich beim ersten Anlegen der Rolle.

Was sehe ich im Änderungsprotokoll einer Rolle? Eine Zeitleiste mit Datum, Uhrzeit und handelnder Person: wann die Rolle angelegt wurde, jede spätere Bearbeitung, jedes hinzugefügte oder entfernte Recht (auch jedes automatisch mitgesetzte oder mitentfernte als eigener Eintrag), jedes Zuweisen und Entfernen eines Benutzers und zuletzt ihr Löschen. Rolle und Recht stehen dabei mit ihrem technischen Namen, nicht mit dem im Reiter Berechtigungen angezeigten Titel.

Ich habe ein Recht angehakt — warum ändert sich für den Benutzer nichts? Serverseitig gilt es sofort. Die Oberfläche des betroffenen Benutzers richtet sich aber nach dem Stand beim Laden der Seite. Er muss einmal neu laden oder sich neu anmelden, dann zieht sie mit.

Warum lässt sich ein Häkchen nicht entfernen? Weil das Recht geerbt ist. In der Spalte Ursprung steht die Rolle, aus der es stammt; dort nimmst du es weg. Bei der Administratorrolle lässt sich grundsätzlich kein Recht entfernen.

Was passiert mit den Benutzern, wenn ich die Rolle lösche? Solange die Rolle noch Benutzern direkt zugewiesen ist, lässt sie sich nicht löschen — Löschen bleibt gesperrt, bis du sie im Panel Benutzer bei allen entfernt hast. Benutzer verlieren beim Löschen also keine direkt zugewiesene Rolle. Hat die Rolle eine Elternrolle, verlieren deren Benutzer aber die Rechte, die sie von dieser Rolle geerbt haben. Gib ihnen vorher bei Bedarf eine andere Rolle, damit sie an ihre Bereiche weiter herankommen.