Benutzerdetails

Die Benutzerdetails sind die Akte zu einem einzelnen Zugang: oben Name und die Schaltflächen für Passwort und Anmeldung, darunter Reiter für die Stammdaten, die Rollen und die daraus abgeleiteten Berechtigungen, die Urlaubsansprüche und das Änderungsprotokoll. Hierher kommst du, indem du in der Benutzerliste auf einen Namen klickst. Wie die ganze Benutzerverwaltung sieht diese Seite nur, wer Administrator ist.

Kopfbereich

Ganz oben stehen Vor- und Nachname des Benutzers, rechts daneben die Schaltflächen:

• Bearbeiten — öffnet den Stammdaten-Dialog. Es ist derselbe Dialog wie beim Anlegen in der Benutzerliste; dort sind alle Felder beschrieben. Hier änderst du also E-Mail, Namen, Abteilung, Zeiterfassung, das Menü und die übrigen Angaben — und über das Häkchen Benutzer ist aktiv aktivierst oder deaktivierst du den Zugang.
• Passwort zurücksetzen — vergibt direkt im Dialog ein neues Passwort für diesen Benutzer.
• Passwort-zurücksetzen Link senden — schickt dem Benutzer stattdessen eine E-Mail, über die er sich selbst ein neues Passwort setzt.
• Impersonisieren — meldet dich für die Arbeit vorübergehend als diesen Benutzer an. Erscheint nur, wenn du das Recht dazu hast, und nie beim eigenen Konto.
• Weitere Aktionen (Punkte-Symbol) — enthält Löschen.

Ist ein Benutzer als gelöscht markiert, steht statt alldem ein roter Hinweis „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert". Die Reiter und alle Schaltflächen bleiben dann ausgeblendet — der Datensatz ist nur noch zum Nachschauen da.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes diesen Benutzer, seine Rollen oder eines seiner Geräte, laden sich die betroffenen Bereiche von selbst nach. Du musst die Seite nicht neu laden.

Übersicht

Der erste Reiter fasst die wichtigsten Stammdaten zusammen: Vorname, Nachname, Email, ob der Zugang Aktiv ist, die zugeordnete Abteilung (als Link zu den Abteilungen), ob die Zeiterfassung für ihn eingeschaltet ist und ob seine Zeiteinträge eine Freigabe erforderlich machen. Geändert werden diese Werte nicht hier, sondern über Bearbeiten oben.

Rolle, Berechtigung und Abteilung sind drei verschiedene Dinge. Die Abteilung ist eine organisatorische Zuordnung — sie steuert, wessen Zeiten und Abwesenheiten eine Abteilungsleitung sieht, verleiht aber selbst keine Rechte. Eine Rolle ist ein Bündel von Rechten, das du dem Benutzer im Reiter Rollen zuweist. Die einzelnen Berechtigungen sind die konkreten Rechte, die sich aus seinen Rollen ergeben; sie stehen im Reiter Berechtigungen und werden dort nur angezeigt, nicht einzeln vergeben.

Rollen

Dieser Reiter zeigt, welche Rollen dem Benutzer zugewiesen sind — mit dem Namen der Rolle und dem Datum, seit dem sie Zugewiesen ist. Der Zähler am Reiter nennt die Anzahl.

Über das Plus-Symbol oben öffnest du Benutzer eine Rolle zuweisen, wählst im Feld Rolle eine aus und speicherst. Über das Zeilenmenü einer Rolle entfernst du sie wieder (Rollenzuweisung entfernen), nach einer Rückfrage.

Was eine Rolle mitbringt. Weist du eine Rolle zu, gelten sofort alle Rechte, die in dieser Rolle stecken — du musst sie nicht einzeln freischalten. Manche Rechte setzen andere voraus; diese abhängigen Rechte trägt flinkest bei der Zuweisung automatisch mit ein.

Zwei Rollen lassen sich nicht entfernen. Die Grundrolle, die jeder Benutzer trägt, bleibt fest — der Versuch, sie zu entfernen, endet mit dem Hinweis „Die 'Benutzerrolle' kann nicht entfernt werden". Und die Administratorrolle lässt sich dem allerersten Benutzer — üblicherweise dem Administrator aus der Einrichtung — nicht wegnehmen; dann erscheint „Admin-Rolle kann von diesem Benutzer nicht entfernt werden". So bleibt immer mindestens ein Administrator im System.

Berechtigungen

Dieser Reiter zeigt, welche Einzelrechte der Benutzer tatsächlich hat und woher sie kommen. Die Rechte sind nach Bereichen gruppiert; über die Suche filterst du nach einem Stichwort, mit Alle ausklappen und Alle einklappen öffnest und schließt du alle Gruppen auf einmal.

Jede Zeile nennt die Berechtigung, den Status — Erteilt, wenn der Benutzer das Recht hat, sonst Fehlt —, den Ursprung und den technischen Namen. Beim Ursprung siehst du, aus welcher Rolle das Recht stammt; die Rolle ist verlinkt, sodass du direkt zu ihrer Definition springst.

Diese Liste ist eine Anzeige, kein Schalter. Rechte werden hier bewusst nicht einzeln an- oder abgehakt — sie ergeben sich immer aus den Rollen. Willst du ändern, was ein Benutzer darf, weist du ihm im Reiter Rollen eine passende Rolle zu oder entfernst eine; was die einzelnen Rollen dürfen, legst du unter Rollen fest.

Urlaubsansprüche

Diesen Reiter siehst du nur, wenn du Urlaubsansprüche verwalten darfst. Er zeigt pro Jahr, wie viele Tage dem Mitarbeiter je Abwesenheitsart zustehen und wie viele davon schon verbraucht oder beantragt sind. Über die Auswahl oben wechselst du das Jahr.

Jede Zeile nennt den Abwesenheitstyp, den Jahresanspruch (die vertraglichen Tage), Zusatztage (einmaliger Bonus nur für dieses Jahr), den Übertrag aus dem Vorjahr, die bereits verbrauchten und beantragten Tage und daraus den verbleibenden Rest. Anspruch, Zusatztage und Übertrag trägst du direkt in der Zeile ein und speicherst sie über das Häkchen rechts. Verbrauchte und beantragte Tage kannst du nicht von Hand setzen — sie rechnet flinkest aus den Abwesenheiten dieses Mitarbeiters, die du als Administrator unter Abwesenheiten verwalten im Blick hast. Mit Neu berechnen stößt du diese Berechnung erneut an; der Übertrag bleibt dabei unangetastet, er wird zum Jahreswechsel automatisch gefüllt.

Secrets

Dieser Reiter erscheint nur, wenn die Anmeldung per Secret in den Allgemeinen Einstellungen freigeschaltet ist. Ein Secret verknüpft ein mobiles Gerät fest mit diesem Zugang, sodass es sich künftig ohne Passwort anmeldet. Über Gerät verknüpfen rufst du auf dem Gerät eine kurze Web-Adresse auf, gibst den dort angezeigten sechsstelligen Code ein und vergibst einen Namen. Ein Secret wird genau einmal im Klartext angezeigt — danach nur noch verkürzt. Über das Zeilenmenü löschst du ein Secret wieder; das verknüpfte Gerät verliert damit sofort seinen Zugang.

Änderungsprotokoll

Ganz rechts in der Reiterleiste liegt ein Reiter mit Uhr-Symbol. Er zeigt als Zeitstrahl, wer wann was an diesem Benutzer geändert hat — bei der Neuanlage die Startwerte, danach die geänderten Felder mit altem und neuem Wert. Ältere Einträge lädst du über eine Schaltfläche am Ende nach.

Aktionen

Stammdaten ändern oder Zugang deaktivieren. Klicke oben rechts auf Bearbeiten. Nimmst du im Dialog das Häkchen bei Benutzer ist aktiv heraus und speicherst, ist der Zugang sofort gesperrt — auch bereits angemeldete Geräte werden abgewiesen — und der Lizenzplatz wird frei; alle Daten bleiben erhalten. Den eigenen Zugang kannst du nicht deaktivieren; flinkest meldet dann „Deaktivierung des eigenen Accounts ist nicht erlaubt".

Passwort direkt setzen. Über Passwort zurücksetzen öffnet sich ein Dialog mit Neues Passwort und Neues Passwort wiederholen. Eine Checkliste prüft die Anforderungen live mit; erst wenn sie erfüllt sind, lässt sich mit Neues Passwort speichern speichern.

Passwort-Link verschicken. Über Passwort-zurücksetzen Link senden bekommt der Benutzer eine E-Mail mit einem Link, über den er sich selbst ein Passwort vergibt. Der Link ist eine Stunde gültig; ist er abgelaufen, schickst du einfach einen neuen. Versand und Zurücksetzen werden protokolliert.

Als anderer Benutzer arbeiten. Über Impersonisieren und die Rückfrage „Möchten Sie sich als dieser Benutzer anmelden?" übernimmst du dessen Sicht — nützlich, um ein Problem aus seiner Perspektive nachzuvollziehen. Am oberen Rand zeigt ein Band, dass du gerade in fremder Sicht arbeitest; darüber kehrst du wieder zu deinem eigenen Konto zurück. Die Übernahme funktioniert nur bei aktiven Benutzern, ist zeitlich begrenzt und wird protokolliert.

Rollen zuweisen. Im Reiter Rollen über das Plus-Symbol, wie oben beschrieben.

Benutzer löschen. Im Menü der weiteren Aktionen auf Löschen und die Rückfrage „Möchten Sie diesen Benutzer wirklich löschen?" bestätigen. Der erste Benutzer im System lässt sich grundsätzlich nicht löschen. Hat der Benutzer bereits Aufträge angelegt, bleibt sein Datensatz als gelöscht markiert erhalten — so bleiben diese Aufträge vollständig nachvollziehbar. In beiden Fällen wird er aus allen Kalendern entfernt, in denen er als Teilnehmer stand.

Warum Deaktivieren fast immer die bessere Wahl ist. Nur bereits angelegte Aufträge bewahren den Datensatz auf die eben beschriebene, schonende Weise. Hängen andere Dinge am Benutzer, kann das Löschen entweder mit einer technischen Fehlermeldung abbrechen — etwa wenn ihm noch Arbeitsberichte oder Termine zugewiesen sind — oder Einträge mitnehmen, die eng an der Person hängen, darunter seine Zeiterfassung, seine Urlaubsansprüche und seine Abwesenheiten. Für einen ausgeschiedenen Mitarbeiter ist deshalb das Deaktivieren der sichere Weg: Der Zugang ist sofort gesperrt, der Lizenzplatz wird frei, und alle Auswertungen zu diesem Mitarbeiter bleiben unverändert lesbar.

Verwandte Seiten

• Benutzer
• Rollen
• Abteilungen
• Abwesenheiten
• Abwesenheiten verwalten
• Arbeitszeitmodelle
• Zeiterfassung
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Rolle, Berechtigung und Abteilung? Die Abteilung ordnet den Benutzer organisatorisch ein und steuert, wessen Zeiten und Abwesenheiten eine Abteilungsleitung sieht — Rechte verleiht sie keine. Eine Rolle ist ein Bündel von Rechten, das du im Reiter Rollen zuweist. Die Berechtigungen sind die einzelnen Rechte, die sich daraus ergeben; sie werden im Reiter Berechtigungen nur angezeigt und nicht einzeln vergeben.

Warum kann ich im Reiter Berechtigungen kein einzelnes Recht anhaken? Weil Rechte hier bewusst nur angezeigt werden. Sie ergeben sich immer aus den zugewiesenen Rollen. Ändern kannst du sie, indem du im Reiter Rollen eine Rolle hinzufügst oder entfernst.

Warum lässt sich eine Rolle nicht entfernen? Die Grundrolle, die jeder Benutzer trägt, ist fest und bleibt erhalten. Und die Administratorrolle lässt sich dem allerersten Benutzer nicht wegnehmen, damit immer ein Administrator übrig bleibt. Alle anderen Rollen kannst du über das Zeilenmenü entfernen.

Soll ich einen ausgeschiedenen Mitarbeiter löschen oder deaktivieren? In aller Regel deaktivieren: Öffne Bearbeiten und nimm das Häkchen bei Benutzer ist aktiv heraus. Der Zugang ist sofort gesperrt, der Lizenzplatz wird frei, und alle Auswertungen bleiben lesbar. Löschen ist nur schonend, wenn am Benutzer bereits Aufträge hängen — dann bleibt er als gelöscht markiert erhalten. Ohne solche Aufträge kann das Löschen abbrechen oder eng verbundene Einträge wie Zeiterfassung und Abwesenheiten mitnehmen.

Der Passwort-Link meines Mitarbeiters funktioniert nicht mehr. Er ist nur eine Stunde gültig. Öffne die Detailseite des Benutzers und schick über Passwort-zurücksetzen Link senden einen neuen — oder lass ihn sich selbst über „Passwort vergessen" auf der Anmeldeseite einen holen.

Was bewirkt „Impersonisieren"? Du arbeitest vorübergehend mit der Sicht dieses Benutzers, um ein Problem aus seiner Perspektive nachzuvollziehen. Ein Band am oberen Rand zeigt das an, und darüber kehrst du zu deinem eigenen Konto zurück. Es funktioniert nur bei aktiven Benutzern, ist zeitlich begrenzt und wird protokolliert.

Warum sehe ich den Reiter Urlaubsansprüche oder Secrets nicht? Die Urlaubsansprüche erscheinen nur, wenn du Urlaubsansprüche verwalten darfst. Der Reiter Secrets erscheint nur, wenn die Anmeldung per Secret in den Allgemeinen Einstellungen freigeschaltet ist.