Benutzerdetails

Die Benutzerdetails sind die Akte zu einem einzelnen Zugang: oben Name und die Schaltflächen für Passwort und Anmeldung, darunter Reiter für die Stammdaten, die Rollen und die daraus abgeleiteten Berechtigungen, die Urlaubsansprüche, den passwortlosen Login und das Änderungsprotokoll. Hierher kommst du, indem du in der Benutzerliste auf einen Namen klickst. Wie die ganze Benutzerverwaltung sieht diese Seite nur, wer Administrator ist.

Kopfbereich und Navigation

Kopfzeile lesen

Ganz oben stehen Vor- und Nachname des Benutzers. Ist der Benutzer als gelöscht markiert, erscheint zusätzlich ein auffälliger roter Hinweis „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert" — siehe „Löschen als Soft-Delete" weiter unten. Die Reiter bleiben dabei sichtbar und lassen sich weiterhin ansehen; nur die schreibenden Aktionen verschwinden oder werden deaktiviert.

Immer aktuell

Ändert jemand anderes diesen Benutzer, seine Rollen oder eines seiner Geräte, laden sich die betroffenen Bereiche von selbst nach. Du musst die Seite nicht neu laden.

Kopf-Aktionen

Stammdaten bearbeiten

Bearbeiten öffnet denselben Dialog wie beim Anlegen in der Benutzerliste — dort sind alle Felder samt der Reiter „Zeiterfassung", „Lizenz", „Sicherheit", „Url Jail", „Arbeitsberichte" und „Sonstiges" beschrieben. Hier änderst du also E-Mail, Namen, Abteilung, Zeiterfassung, Lizenztyp, Geräte-PIN und die übrigen Angaben — und über das Häkchen Benutzer ist aktiv aktivierst oder deaktivierst du den Zugang (siehe „Deaktivieren gegenüber Löschen" unten). Anders als beim Anlegen fehlt hier das Passwortfeld — ein bestehendes Passwort änderst du über die beiden folgenden Schaltflächen.

Passwort direkt setzen

Passwort zurücksetzen öffnet den Dialog Passwort zurücksetzen mit den Feldern Neues Passwort und Neues Passwort wiederholen. Eine Checkliste prüft die Anforderungen live mit; erst wenn sie erfüllt sind, lässt sich mit Neues Passwort speichern speichern.

Passwort-Link verschicken

Passwort-zurücksetzen Link senden schickt dem Benutzer eine E-Mail mit einem Link, über den er sich selbst ein Passwort vergibt. Der Link ist eine Stunde gültig; ist er abgelaufen, schickst du einfach einen neuen. Versand und Zurücksetzen werden protokolliert.

Als anderer Benutzer arbeiten

Über Impersonisieren und die Rückfrage „Möchten Sie sich als dieser Benutzer anmelden?" übernimmst du dessen Sicht — nützlich, um ein Problem aus seiner Perspektive nachzuvollziehen. Am oberen Rand zeigt ein Band, dass du gerade in fremder Sicht arbeitest; darüber kehrst du wieder zu deinem eigenen Konto zurück. Die Schaltfläche erscheint nur, wenn du die nötige Berechtigung hast, nie beim eigenen Konto und nur bei einem aktiven Zugang — die Übernahme ist zeitlich begrenzt und wird protokolliert.

Benutzer löschen

Im Menü der weiteren Aktionen auf Löschen und die Rückfrage „Möchten Sie diesen Benutzer wirklich löschen?" bestätigen. Der Zugang ist danach sofort gesperrt und der Lizenzplatz frei, und der Benutzer verschwindet aus der Benutzerliste und aus allen Kalendern, in denen er als Teilnehmer stand. Was mit seinem Datensatz selbst passiert, steht bei „Löschen als Soft-Delete für jeden Benutzer". Der erste Benutzer im System lässt sich grundsätzlich nicht löschen.

Enge Bildschirme: die Schaltflächen wandern ins „…"-Menü

Passt nicht mehr jede Schaltfläche in die Kopfzeile — etwa bei einem langen Vor- und Nachnamen —, wandern die hinteren automatisch in ein Overflow-Menü. Passwort zurücksetzen bleibt dabei am ehesten sichtbar, Passwort-Link senden, Impersonisieren und Löschen landen dann im „…"-Menü.

Reiter „Übersicht"

Stammdaten auf einen Blick

Der erste Reiter fasst die wichtigsten Angaben zusammen: Vorname, Nachname, Email, ob der Zugang Aktiv ist, die zugeordnete Abteilung (als Link zu den Abteilungen), ob die Zeiterfassung für ihn eingeschaltet ist und sein Lizenz-Typ (Volle/Mobile/Keine Lizenz). Geändert werden diese Werte nicht hier, sondern über Bearbeiten oben; was der Lizenztyp außerhalb dieser Seite bewirkt, steht bei den Benutzern.

Rolle, Berechtigung, Abteilung und Lizenz sind vier verschiedene Dinge

Die Abteilung ist eine organisatorische Zuordnung — sie steuert, wessen Zeiten und Abwesenheiten eine Abteilungsleitung sieht, verleiht aber selbst keine Rechte. Der Lizenztyp entscheidet ausschließlich, ob und wie sich der Benutzer anmelden kann, ebenfalls unabhängig von Rechten. Eine Rolle ist ein Bündel von Rechten, das du dem Benutzer im Reiter Rollen zuweist. Die einzelnen Berechtigungen sind die konkreten Rechte, die sich aus seinen Rollen ergeben; sie stehen im Reiter Berechtigungen und werden dort nur angezeigt, nicht einzeln vergeben.

Reiter „Rollen"

Zugewiesene Rollen ansehen

Dieser Reiter zeigt, welche Rollen dem Benutzer zugewiesen sind — mit dem Namen der Rolle und dem Datum, seit dem sie Zugewiesen ist. Der Zähler am Reiter nennt die Anzahl.

Eine Rolle zuweisen

Über das Plus-Symbol oben öffnest du Benutzer eine Rolle zuweisen, wählst im Feld Rolle eine aus und speicherst. Was eine Rolle mitbringt: Sofort gelten alle Rechte, die in dieser Rolle stecken — du musst sie nicht einzeln freischalten. Manche Rechte setzen andere voraus; diese abhängigen Rechte trägt flinkest bei der Zuweisung automatisch mit ein. Zuweisen setzt einen aktiven Benutzer voraus: Ist dieser Zugang deaktiviert, lässt sich ihm keine neue Rolle mehr zuweisen — das Speichern bricht mit der Meldung „Benutzer ist deaktiviert" ab. Rollen, die er schon hatte, bevor er deaktiviert wurde, bleiben davon unberührt.

Eine Rolle wieder entfernen

Über das Zeilenmenü einer Rolle entfernst du sie wieder (Rollenzuweisung entfernen), nach einer Rückfrage. Zwei Rollen lassen sich nicht entfernen: Die Grundrolle, die jeder Benutzer trägt, bleibt fest — der Versuch endet mit dem Hinweis „Die 'Benutzerrolle' kann nicht entfernt werden". Und die Administratorrolle lässt sich dem allerersten Benutzer — üblicherweise dem Administrator aus der Einrichtung — nicht wegnehmen; dann erscheint „Admin-Rolle kann von diesem Benutzer nicht entfernt werden". So bleibt immer mindestens ein Administrator im System.

Rollenliste exportieren

Wie fast jede Liste in flinkest lässt sich auch diese Teilliste als Excel, CSV, PDF oder JSON exportieren — praktisch, um „welche Rollen hat Person X" an eine externe Prüfung weiterzugeben.

Reiter „Berechtigungen"

Effektive Rechte einsehen

Dieser Reiter zeigt, welche Einzelrechte der Benutzer tatsächlich hat und woher sie kommen. Die Rechte sind nach Bereichen gruppiert; über die Suche filterst du nach einem Stichwort, mit Alle ausklappen und Alle einklappen öffnest und schließt du alle Gruppen auf einmal.

Jede Zeile nennt die Berechtigung, den Status — Erteilt, wenn der Benutzer das Recht hat, sonst Fehlt —, den Ursprung und den technischen Namen. Beim Ursprung siehst du, aus welcher Rolle das Recht stammt; die Rolle ist verlinkt, sodass du direkt zu ihren Rollendetails springst. Trägt ein Benutzer mehrere Rollen, die dasselbe Recht vergeben, nennt der Ursprung alle beteiligten Rollen.

Nur lesen, nicht einzeln vergeben

Diese Liste ist eine Anzeige, kein Schalter: Rechte werden hier bewusst nicht einzeln an- oder abgehakt — sie ergeben sich immer aus den Rollen. Willst du ändern, was ein Benutzer darf, weist du ihm im Reiter Rollen eine passende Rolle zu oder entfernst eine; was die einzelnen Rollen dürfen, legst du unter Rollen fest.

Reiter „Urlaubsansprüche"

Wer diesen Reiter sieht

Diesen Reiter siehst du nur, wenn du Urlaubsansprüche verwalten darfst — unabhängig davon, ob der angezeigte Benutzer selbst dieses Recht hat.

Ansprüche pro Jahr pflegen

Der Reiter zeigt pro Jahr, wie viele Tage dem Mitarbeiter je Abwesenheitsart zustehen und wie viele davon schon verbraucht oder beantragt sind. Über die Auswahl oben wechselst du das Jahr. Jede Zeile nennt den Abwesenheitstyp, den Jahresanspruch (die vertraglichen Tage), Zusatztage (einmaliger Bonus nur für dieses Jahr), den Übertrag aus dem Vorjahr, die bereits verbrauchten und beantragten Tage und daraus den verbleibenden Rest. Anspruch, Zusatztage und Übertrag trägst du direkt in der Zeile ein und speicherst sie über das Häkchen rechts, das erst aktiv wird, sobald sich in der Zeile etwas geändert hat.

Verbrauch neu berechnen

Verbrauchte und beantragte Tage kannst du nicht von Hand setzen — sie rechnet flinkest aus den Abwesenheiten dieses Mitarbeiters, die du als Administrator unter Abwesenheiten verwalten im Blick hast. Mit Neu berechnen stößt du diese Berechnung erneut an, etwa nach nachträglich erfassten oder stornierten Abwesenheiten; der Übertrag bleibt dabei unangetastet, er wird zum Jahreswechsel automatisch gefüllt.

Reiter „Secrets"

Wann dieser Reiter erscheint

Dieser Reiter erscheint nur, wenn die Anmeldung per Secret in den Allgemeinen Einstellungen freigeschaltet ist. Ein Secret verknüpft ein Gerät oder eine Anwendung fest mit diesem Zugang, sodass sich damit künftig ohne Passwort angemeldet werden kann.

Gerät verknüpfen

Über Gerät verknüpfen öffnest du den gleichnamigen Dialog: Du rufst auf dem Gerät die dort angezeigte kurze Web-Adresse auf, gibst den sechsstelligen Code ein, der dort erscheint, und vergibst einen Namen für das Gerät — das ist der Weg für ein mobiles Gerät.

Secret ohne Gerät anlegen

Über das Plus-Symbol in der Werkzeugleiste öffnest du stattdessen den Dialog Neues Secret erstellen: ganz ohne Gerät und ohne Code, nur mit einem Namen und optional einem Ablaufdatum — den Wert selbst erzeugt flinkest. Das ist der richtige Weg für ein System oder ein Skript, das kein Gerät im eigentlichen Sinn ist und keinen Code eingeben kann.

In beiden Fällen wird das Secret genau einmal im Klartext angezeigt — bei der direkten Erstellung zusätzlich mit einer Schaltfläche zum Kopieren — danach nur noch verkürzt.

Secret löschen

Über das Zeilenmenü löschst du ein Secret wieder; das verknüpfte Gerät oder die Anwendung verliert damit sofort seinen Zugang.

Aktivitäten und Dokumente

Aufgabe zum Benutzer anlegen

Im Seitenbereich Aktivitäten legst du über das Symbol oben rechts eine neue Aufgabe zu diesem Benutzer-Datensatz an, etwa „Zeugnis ausstellen bis …" — dasselbe generische Werkzeug wie bei Kunden oder Projekten. Anders als dort fehlt hier die Option, direkt einen Anruf zu protokollieren.

Dokumente ablegen

Im Bereich Dokumente hängst du per Drag & Drop oder Dateiauswahl Unterlagen an den Benutzer-Datensatz, etwa einen unterschriebenen Dienstvertrag oder ein Zeugnis. Bei einem gelöschten (read-only) Datensatz lässt sich in beiden Bereichen nichts mehr hinzufügen.

Änderungsprotokoll

Jede Änderung nachvollziehen

Ganz rechts in der Reiterleiste liegt ein Reiter mit Uhr-Symbol. Er zeigt als Zeitstrahl, wer wann was an diesem Benutzer geändert hat — bei der Neuanlage die Startwerte, danach die geänderten Felder mit altem und neuem Wert. Ältere Einträge lädst du über eine Schaltfläche am Ende nach.

Sensible Werte bleiben verborgen

Bei Feldern wie Passwort oder Zugriffstoken zeigt das Protokoll nie den tatsächlichen Wert — weder den alten noch den neuen. An ihrer Stelle steht ***, sichtbar bleibt nur, dass sich das Feld geändert hat.

Deaktivieren gegenüber Löschen

Zugang deaktivieren

Nimmst du im Bearbeiten-Dialog das Häkchen bei Benutzer ist aktiv heraus und speicherst, ist der Zugang sofort gesperrt — auch bereits angemeldete Geräte werden abgewiesen — und der Lizenzplatz wird frei; alle Daten bleiben erhalten. Den eigenen Zugang kannst du nicht deaktivieren; flinkest meldet dann „Deaktivierung des eigenen Accounts ist nicht erlaubt". Setzt du das Häkchen später wieder, prüft flinkest erneut, ob ein Platz frei ist — ist die Lizenz ausgeschöpft, bricht das Speichern ab (siehe Benutzerliste). Anders als bei einem gelöschten Datensatz bleiben auf dieser Seite alle Reiter bedienbar, auch Bearbeiten, Passwort setzen und Rollen zuweisen — nur eine neue Rollenzuweisung schlägt am Server fehl (siehe „Eine Rolle zuweisen").

Löschen als Soft-Delete für jeden Benutzer

Löschen setzt für jeden Benutzer denselben „als gelöscht markiert"-Zustand, den auch andere Datensätze im System kennen: Sein Datensatz bleibt vollständig erhalten und als gelöscht markiert — Zeiterfassung, Urlaubsansprüche, Abwesenheiten und alle von ihm angelegten Belege bleiben vollständig nachvollziehbar. Ruft man seine Detailseite danach direkt auf, bleiben alle Reiter sichtbar und lesbar; der rote Hinweis „Dieser Eintrag ist als gelöscht markiert" steht darüber, und Bearbeiten, Passwort setzen, Impersonisieren, Rollen zuweisen/entfernen und Löschen sind ausgeblendet oder deaktiviert.

Warum Deaktivieren trotzdem oft die vorsichtigere Wahl ist

Löschen und Deaktivieren sperren den Zugang beide sofort und geben den Lizenzplatz beide sofort frei — der Unterschied liegt in der Rückholbarkeit. Einen deaktivierten Zugang aktivierst du über Bearbeiten und das Häkchen bei Benutzer ist aktiv jederzeit wieder, und er bleibt bis dahin ganz normal in der Benutzerliste sichtbar und bearbeitbar. Für einen gelöschten Benutzer gibt es in der Oberfläche dagegen keine entsprechende Schaltfläche. Solange nicht sicher ist, dass ein Zugang endgültig nicht mehr gebraucht wird, ist Deaktivieren deshalb der vorsichtigere erste Schritt.

Verwandte Seiten

• Benutzer
• Rollen
• Rollendetails
• Abteilungen
• Abwesenheiten
• Abwesenheiten verwalten
• Arbeitszeitmodelle
• Zeiterfassung
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Rolle, Berechtigung, Abteilung und Lizenztyp? Die Abteilung ordnet den Benutzer organisatorisch ein und steuert, wessen Zeiten und Abwesenheiten eine Abteilungsleitung sieht — Rechte verleiht sie keine. Der Lizenztyp entscheidet allein, ob und wie sich der Benutzer anmelden kann. Eine Rolle ist ein Bündel von Rechten, das du im Reiter Rollen zuweist. Die Berechtigungen sind die einzelnen Rechte, die sich daraus ergeben; sie werden im Reiter Berechtigungen nur angezeigt und nicht einzeln vergeben.

Warum kann ich im Reiter Berechtigungen kein einzelnes Recht anhaken? Weil Rechte hier bewusst nur angezeigt werden. Sie ergeben sich immer aus den zugewiesenen Rollen. Ändern kannst du sie, indem du im Reiter Rollen eine Rolle hinzufügst oder entfernst.

Warum lässt sich eine Rolle nicht entfernen? Die Grundrolle, die jeder Benutzer trägt, ist fest und bleibt erhalten. Und die Administratorrolle lässt sich dem allerersten Benutzer nicht wegnehmen, damit immer ein Administrator übrig bleibt. Alle anderen Rollen kannst du über das Zeilenmenü entfernen.

Beim Rollenzuweisen erscheint „Benutzer ist deaktiviert" — was bedeutet das? Der Benutzer, dem du die Rolle geben willst, ist deaktiviert. Eine neue Rolle lässt sich nur einem aktiven Zugang zuweisen. Öffne Bearbeiten und setze das Häkchen bei Benutzer ist aktiv wieder, falls der Mitarbeiter tatsächlich weiterarbeiten soll — Rollen, die er schon vorher hatte, waren davon nie betroffen.

Soll ich einen ausgeschiedenen Mitarbeiter löschen oder deaktivieren? In aller Regel deaktivieren: Öffne Bearbeiten und nimm das Häkchen bei Benutzer ist aktiv heraus. Der Zugang ist sofort gesperrt und der Lizenzplatz frei, und du kannst ihn über dieselbe Schaltfläche jederzeit wieder aktivieren. Löschen sperrt den Zugang und gibt die Lizenz ebenso frei — sein Datensatz bleibt vollständig erhalten, Zeiterfassung, Urlaubsansprüche und Abwesenheiten gehen nicht verloren —, aber es gibt in der Oberfläche keinen Weg zurück. Solange du dir nicht sicher bist, ist Deaktivieren deshalb die vorsichtigere Wahl.

Der Passwort-Link meines Mitarbeiters funktioniert nicht mehr. Er ist nur eine Stunde gültig. Öffne die Detailseite des Benutzers und schick über Passwort-zurücksetzen Link senden einen neuen — oder lass ihn sich selbst über „Passwort vergessen" auf der Anmeldeseite einen holen.

Was bewirkt „Impersonisieren"? Du arbeitest vorübergehend mit der Sicht dieses Benutzers, um ein Problem aus seiner Perspektive nachzuvollziehen. Ein Band am oberen Rand zeigt das an, und darüber kehrst du zu deinem eigenen Konto zurück. Es funktioniert nur bei aktiven Benutzern — die Schaltfläche erscheint deshalb auch nur für einen aktiven Zugang —, ist zeitlich begrenzt und wird protokolliert.

Warum sehe ich den Reiter Urlaubsansprüche oder Secrets nicht? Die Urlaubsansprüche erscheinen nur, wenn du Urlaubsansprüche verwalten darfst. Der Reiter Secrets erscheint nur, wenn die Anmeldung per Secret in den Allgemeinen Einstellungen freigeschaltet ist.