Abteilungen

Unter Abteilungen bildest du die Struktur deines Betriebs ab — Büro, Werkstatt, Montage, beliebig tief verschachtelt. Jeder Benutzer gehört genau einer Abteilung an, und diese Zuordnung ist keine reine Beschriftung: Sie entscheidet, welche Pausen- und Standortregeln in der Zeiterfassung für ihn gelten und wessen Zeiten und Abwesenheiten eine Abteilungsleitung sehen und freigeben darf. Den Bereich erreichst du in den Allgemeinen Einstellungen unter Benutzer & Berechtigungen; sichtbar ist er nur für Administratoren — ohne diese Rolle bleibt der gesamte Einstellungsbereich gesperrt.

Der Abteilungsbaum

Abteilungsbaum anzeigen, durchsuchen und ein-/ausklappen

Die Liste ist keine gewöhnliche Tabelle, sondern ein Baum mit zwei Spalten:

Spalte	Inhalt
Abteilung	der Name; untergeordnete Abteilungen hängen eingerückt darunter, das Dreieck davor klappt sie zu und wieder auf
Leiter	die Person, die als Abteilungsleiter hinterlegt ist. Ist keine hinterlegt, steht dort kursiv „Kein Leiter zugewiesen"

Beim ersten Öffnen der Seite ist der Baum komplett aufgeklappt; einzelne Äste klappst du daneben jederzeit über das Dreieck vor dem Namen ein und aus, dein Auf-/Zu-Zustand bleibt dabei über Speichern und Löschen hinweg erhalten. Oben rechts klappen Alle expandieren und Alle einklappen den gesamten Baum mit einem Klick auf.

Über der Tabelle liegt ein Suchfeld mit dem Platzhalter „Abteilungen durchsuchen". Es findet Abteilungen über ihren Namen oder über den Vor- bzw. Nachnamen der Leitung und reagiert auf jeden Tastendruck. Solange gefiltert wird, stehen die Treffer flach untereinander, ohne Über- und Unterordnung — ein Treffer tief in einem eingeklappten Ast würde sonst unsichtbar bleiben. Leerst du das Feld, ist der hierarchische Baum wieder da. Findet die Suche nichts — oder gibt es noch gar keine Abteilung —, zeigt die Seite statt einer leeren Tabelle den Hinweis „Lade Abteilungen…"; das ist also nicht zwingend ein Ladeproblem, sondern oft schlicht „kein Treffer".

Zum Anlegen gibt es zwei Startpunkte: Neue Abteilung oben in der Kopfzeile öffnet den Dialog ohne vorbelegte übergeordnete Abteilung (eine neue Hauptabteilung), das runde Plus am rechten Rand einer Zeile öffnet denselben Dialog mit dieser Zeile bereits als übergeordneter Abteilung vorbefüllt — praktisch für „neue Unterabteilung von X", ohne sie im Dialog erst suchen zu müssen. Daneben führt das Menü „…" zu Bearbeiten und Löschen.

Immer aktuell. Legt jemand anderes eine Abteilung an oder ändert sie, lädt sich die Liste von selbst nach — auch die Auswahllisten an anderer Stelle, etwa im Benutzer-Dialog.

Eine deaktivierte Leitung bleibt eingetragen, aber gekennzeichnet. Wird der hinterlegte Abteilungsleiter später deaktiviert, entfernt flinkest ihn nicht automatisch aus dem Feld — neben seinem Namen erscheint stattdessen die rote Markierung „Inaktiv". Um die Leitung zu wechseln, öffne Bearbeiten und wähle eine andere Person; die Auswahlliste dort zeigt ohnehin ausschließlich aktive Benutzer.

Abteilungen anlegen und bearbeiten

Über Neue Abteilung, über das runde Plus in einer Zeile oder über Bearbeiten im Zeilenmenü öffnet sich immer derselbe Dialog; beim Bearbeiten heißt er Abteilung bearbeiten, beim Anlegen Neue Abteilung erstellen. Speichern bleibt so lange grau, bis du wirklich etwas geändert hast — ein unveränderter Datensatz wird also gar nicht erst neu geschrieben. Der Dialog lässt sich nicht per Escape oder Klick daneben schließen, nur über die Buttons „Schließen"/„Speichern", und er ist vergrößerbar für das vierteilige Formular auf kleinen Bildschirmen.

Allgemeine Informationen

Abteilungsname ist Pflicht und darf höchstens 100 Zeichen lang sein; wie bei allen Formularen in flinkest prüft das ausschließlich das Backend beim Speichern, nicht das Formular während der Eingabe — fehlt der Name, lehnt flinkest das Speichern mit 422 ab und schreibt den Hinweis direkt unter das Feld sowie als Toast. Beschreibung ist ein Textfeld mit Formatierung (fett, kursiv, Listen, Links) — eine reine Notiz für euch selbst, sie erscheint weder in der Liste noch sonst irgendwo in der Software. Zwei Abteilungen dürfen dabei identisch heißen, der Name ist nicht auf Eindeutigkeit geprüft.

Organisationsstruktur

Übergeordnete Abteilung wählst du aus einem durchsuchbaren Baum-Auswahlfeld; bleibt das Feld leer, entsteht eine Hauptabteilung auf oberster Ebene. Die Auswahl bietet dir beim Bearbeiten die Abteilung selbst und alle ihre eigenen Unterabteilungen nicht an — so lässt sich über den Dialog keine Schleife anlegen; eine zusätzliche Prüfung im Backend lehnt eine Selbstreferenz oder einen mehrstufigen Kreis auch bei einem direkten Schreibzugriff ab. Ein kleines X neben der Auswahl leert das Feld wieder, auch bei einer bereits gesetzten übergeordneten Abteilung — so machst du aus einer Unterabteilung jederzeit wieder eine Hauptabteilung. Sortierreihenfolge ist eine Zahl zwischen 0 und 9999; niedrigere Zahlen stehen weiter oben, und zwar innerhalb der jeweiligen Ebene — eine Sortierung per Klick auf die Spaltenüberschrift gibt es auf dieser Seite bewusst nicht, die Reihenfolge folgt ausschließlich dieser gepflegten Zahl.

Was die Hierarchie bewirkt — und was nicht. Wer eine Abteilung leitet, ist automatisch auch für deren Unterabteilungen zuständig, über beliebig viele Stufen hinweg (siehe „Was die Abteilungsleitung darf" unten). Die Zeiterfassungs-Einstellungen wandern dagegen nicht nach unten: Pausenmodus und erlaubte Standorte gelten ausschließlich für Benutzer, die genau dieser Abteilung zugeordnet sind. Eine Unterabteilung braucht ihre eigenen Häkchen, sonst gelten für sie die Standardwerte.

Leitung und Status

Abteilungsleiter ist eine durchsuchbare Auswahlliste aller aktiven Benutzer; die kleine Schaltfläche ich daneben trägt dich selbst sofort ein, ohne dich erst suchen zu müssen. Das Feld ist optional.

Für eine neu gesetzte oder geänderte Zuweisung prüft flinkest serverseitig, dass die gewählte Person aktiv ist — in der Praxis kaum erreichbar, weil die Auswahlliste von vornherein nur aktive Benutzer anbietet. Eine unveränderte Bestandszuweisung an einen inzwischen deaktivierten Leiter bleibt dagegen beim Speichern anderer Felder ohne Weiteres bestehen: Ein Mitarbeiter, der während seiner aktiven Zeit zum Abteilungsleiter ernannt wurde, verliert diese historische Zuordnung nicht rückwirkend durch eine spätere Deaktivierung. Im Abteilungsbaum erscheint ein so „übrig gebliebener" inaktiver Leiter mit der roten Markierung „Inaktiv" neben seinem Namen.

Zeiterfassungs-Einstellungen je Abteilung

Über diesem Block steht der Hinweis „Zeiterfassungsregeln für diese Abteilung konfigurieren. Diese Einstellungen überschreiben die globalen Standardwerte." Pausen-Einstellungen enthalten das Feld Pausenmodus mit drei Schaltflächen: Automatisch, Manuell und Konfigurierbar — Erklärung darunter: „Auto: Pausen werden automatisch berechnet. Manuell: Benutzer erfassen Pausen. Konfigurierbar: Benutzer wählen." Voreingestellt ist Automatisch. Nur bei Automatisch greift flinkest beim Ausstempeln ein: Liegt die erfasste Pause unter der Pflichtpause für die gearbeitete Dauer, wird sie auf diesen Wert angehoben; wie lange diese Pflichtpause ist, legen die Pausenregeln fest — dieser Schalter entscheidet nur, ob nachgerechnet wird. Bei Manuell und Konfigurierbar bleibt stehen, was der Mitarbeiter selbst gestempelt hat; eine bereits längere Pause kürzt flinkest in keinem Modus.

Standort-Einstellungen sind fünf Häkchen — Büro, Homeoffice, Dienstreise, Beim Kunden und Sonstiges —, ab Werk alle gesetzt. Sie bestimmen, welche Standorte die Mitarbeiter dieser Abteilung beim Kommen und Gehen in der Zeiterfassung überhaupt zur Auswahl bekommen. Ein abgewähltes Standort verschwindet aus der Kachelreihe im Stempel-Dialog, und auch die mobilen Apps können ihn nicht mehr buchen — die Prüfung passiert am Server, nicht nur in der Anzeige. Nimmst du zum Beispiel für die Werkstatt das Häkchen bei Homeoffice heraus, kann dort niemand mehr Homeoffice stempeln, während es für das Büro weiterhin möglich bleibt.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Schließt du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest „Sie haben ungespeicherte Änderungen. Wenn Sie jetzt schließen, gehen Ihre Änderungen verloren." — Zurück zur Bearbeitung bringt dich mit den Werten unverändert in den Dialog zurück, Ja, Änderungen verwerfen wirft sie weg.

Abteilung löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen. flinkest fragt unter der Überschrift „Löschen bestätigen": „Sind Sie sicher, dass Sie diese Abteilung löschen möchten? Dies wirkt sich auch auf alle Unterabteilungen und Benutzer aus." Bestätigst du mit Ja, löschen, prüft flinkest zuerst, ob der Abteilung noch Benutzer zugeordnet sind.

Ist niemand mehr zugeordnet, ist die Abteilung sofort weg. flinkest entfernt sie endgültig — es gibt keinen Papierkorb — und bestätigt mit „Abteilung wurde gelöscht." Unterabteilungen bleiben dabei erhalten: Sie verlieren nur ihre übergeordnete Abteilung und rücken auf die oberste Ebene. Kostenstellen verlieren ebenfalls nur den Verweis auf die Abteilung, sie bleiben sonst unverändert bestehen.

Hängen noch Benutzer an der Abteilung, bleibt sie stehen. Anders als der Bestätigungstext nahelegt, löscht flinkest dabei keine Benutzer mit: Ist der Abteilung noch mindestens ein Benutzer zugeordnet, lehnt flinkest das Löschen ab und zeigt dir das als Fehlermeldung an — mit der (noch nicht auf Deutsch übersetzten) Meldung „This department still has users assigned. Reassign them to another department first." Weise die betroffenen Mitarbeiter zuerst in den Benutzer-Einstellungen einer anderen Abteilung zu; danach lässt sich die Abteilung löschen.

Was die Abteilungsleitung darf

Der Eintrag als Abteilungsleiter allein gibt noch keine Rechte — er sagt nur, für wen jemand zuständig ist. Erst zusammen mit den passenden Berechtigungen entsteht daraus etwas; in der Standardausstattung bündelt die Rolle Abteilungsleiter genau diese Rechte. Wer beides hat, bekommt Zugriff auf:

• Zeiterfassung der Abteilung — Wochen- und Monatsübersicht aller aktiven Mitarbeiter der Abteilung mit Ist-Stunden, Soll-Stunden und Saldo, und die Möglichkeit, deren Zeiteinträge zu korrigieren.
• Zeiten freigeben — die Liste der noch nicht freigegebenen Zeiteinträge dieser Mitarbeiter. Ein freigegebener Eintrag ist für den Mitarbeiter anschließend gesperrt.
• Abwesenheiten verwalten — Urlaube und andere Abwesenheiten der Abteilung genehmigen, ablehnen und bearbeiten.

Zuständig ist die Leitung dabei immer für ihre eigenen Abteilungen plus deren Unterabteilungen, über beliebig viele Stufen. Ohne Eintrag als Leiter bleiben diese Listen leer, auch wenn die Berechtigung vorhanden ist. Wer dagegen das Recht hat, alle Zeiten oder alle Abwesenheiten zu bearbeiten, sieht ohnehin den ganzen Betrieb — für den spielt die Abteilung keine Rolle. Unabhängig von der Leitung zeigt der Abteilungskalender in den Abwesenheiten allen dafür berechtigten Personen die genehmigten Abwesenheiten der eigenen Abteilung; Krankenstände bleiben dort ausgespart.

Den eigenen Abwesenheitsantrag genehmigt die Leitung nicht über ihre Abteilung. Steht ein Abteilungsleiter selbst in der Abteilung, die er leitet, gilt sein Genehmigungsrecht nur für die Anträge der anderen. Seinen eigenen Urlaub genehmigt die Leitung einer übergeordneten Abteilung (mit dem Recht, Abwesenheiten der eigenen Abteilung zu genehmigen), ein Administrator oder jemand mit dem Recht, alle Abwesenheiten zu bearbeiten. Ohne Administratorrecht und ohne das Recht, alle Abwesenheiten zu bearbeiten, kann er einen eigenen Antrag nur dann selbst genehmigen, wenn die Abwesenheitsart keine fremde Genehmigung verlangt und er die Berechtigung hat, eigene Abwesenheiten zu genehmigen.

Eigene Zeiteinträge gibt die Leitung nur frei, wenn niemand darüber steht. Beim Freigeben von Zeiten gilt eine ähnliche Regel: Ein Abteilungsleiter, der nur Zeiten seiner Abteilung freigeben darf, kann seine eigenen Zeiteinträge nur dann freigeben oder ablehnen, wenn über ihm niemand sitzt, der sie freigeben könnte. Als „darüber" zählt die aktive Leitung einer Abteilung oberhalb der obersten Abteilung, die er selbst leitet — sofern sie Zeiten der eigenen Abteilung oder alle Zeiten freigeben darf —, und sein persönlicher Vorgesetzter, wenn dieser aktiv ist und alle Zeiten freigeben darf. Gibt es so jemanden, tauchen seine eigenen Einträge in seiner Freigabeliste und im Zähler gar nicht erst auf, und ein Freigabeversuch endet mit der Meldung „Ihre eigenen Zeiteinträge muss eine übergeordnete Person freigeben". Wer alle Zeiten freigeben darf oder Administrator ist, ist von dieser Sperre nicht betroffen — und die Leitung der obersten Abteilung ohne übergeordnete Freigabeperson gibt ihre Zeiten weiterhin selbst frei.

Abteilung, Rolle oder Benutzer — was regelt was?

Die drei werden leicht verwechselt, sie beantworten aber verschiedene Fragen:

	beantwortet die Frage	wirkt sich aus auf
Abteilung	Wo im Betrieb hängt jemand?	Pausenmodus und erlaubte Standorte in der Zeiterfassung; Zuständigkeitsbereich der Abteilungsleitung
Rolle	Was darf jemand?	alle Berechtigungen — welche Bereiche sichtbar sind, was bearbeitet und freigegeben werden darf
Benutzer	Wer darf sich anmelden?	der Zugang selbst; dort wird die Abteilung zugewiesen — sie ist ein Pflichtfeld, kein Benutzer bleibt ohne

Wichtig ist die Grenze in die andere Richtung: Eine Abteilung ist keine Sichtwand für Geschäftsdaten. Kunden, Belege, Artikel, Projekte und Lager sieht jeder so, wie es seine Rolle erlaubt — die Abteilung schränkt dort nichts ein. Sie wirkt ausschließlich in der Zeiterfassung und bei den Abwesenheiten. Nicht zu verwechseln ist der Abteilungsleiter außerdem mit dem Feld Vorgesetzter, das direkt am Benutzer hängt: Für die Abteilungslisten und Freigaben zählt allein, wer hier als Leiter der Abteilung eingetragen ist. Der Vorgesetzte spielt nur bei der Frage mit, ob ein Abteilungsleiter seine eigenen Zeiteinträge selbst freigeben darf.

Neben Benutzern und Zeiterfassung taucht die Abteilung noch an zwei Stellen auf: als Etikett in der Benutzerliste und als optionales Feld an einer Kostenstelle.

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Häufige Fragen

Was bringt mir eine Abteilung überhaupt? Zwei Dinge. Erstens legt sie für ihre Mitarbeiter fest, welche Standorte sie beim Stempeln wählen dürfen und ob flinkest beim Ausstempeln automatisch die Pflichtpause ergänzt. Zweitens definiert sie den Zuständigkeitsbereich: Die eingetragene Abteilungsleitung sieht mit den passenden Rechten die Zeiten und Abwesenheiten genau dieser Abteilung und aller Unterabteilungen — und niemandes sonst.

Ich habe jemanden als Abteilungsleiter eingetragen, er sieht aber keine Zeiten seiner Abteilung. Der Eintrag als Leiter ist nur die eine Hälfte. Es fehlen die Berechtigungen, Zeiten der eigenen Abteilung zu bearbeiten und freizugeben. Weise ihm dafür eine Rolle zu, die diese Rechte enthält — in der Standardausstattung ist das die Rolle „Abteilungsleiter". Beides zusammen ist nötig: ohne Eintrag als Leiter bleiben die Listen leer, ohne Rechte kommt er gar nicht erst auf die Seiten.

Warum kann ich als Abteilungsleiter meine eigenen Zeiten nicht freigeben? Weil über dir jemand steht, der sie freigeben kann: die aktive Leitung einer übergeordneten Abteilung mit Freigaberecht oder ein Vorgesetzter, der alle Zeiten freigeben darf. Dann fehlen deine eigenen Einträge in deiner Freigabeliste, und ein Freigabeversuch zeigt „Ihre eigenen Zeiteinträge muss eine übergeordnete Person freigeben". Gibt es niemanden darüber, gibst du deine Zeiten weiterhin selbst frei.

Erbt eine Unterabteilung die Einstellungen ihrer übergeordneten Abteilung? Nein. Pausenmodus und Standort-Häkchen gelten nur für die Benutzer, die genau dieser Abteilung zugeordnet sind. Trage sie in jeder Abteilung ein, in der sie abweichen sollen — ohne eigene Angabe greifen die Standardwerte, also automatische Pausenberechnung und alle fünf Standorte erlaubt.

Kann ich über Abteilungen steuern, wer welche Kunden oder Rechnungen sieht? Nein. Dafür sind ausschließlich Rollen und Berechtigungen zuständig. Die Abteilung wirkt nur in der Zeiterfassung und bei den Abwesenheiten.

Ich kann eine Abteilung nicht löschen — was tun? Dann sind ihr noch Benutzer zugeordnet. flinkest löscht diese nicht automatisch mit, sondern lehnt das Löschen ab, solange auch nur einer der Abteilung zugeordnet ist. Öffne die betroffenen Mitarbeiter unter Benutzer und ordne sie einer anderen Abteilung zu; danach lässt sich die Abteilung löschen.

Der eingetragene Abteilungsleiter wurde deaktiviert — was bedeutet das für die Abteilung? Er bleibt zunächst als Leiter eingetragen, flinkest entfernt ihn nicht automatisch aus dem Feld. Im Abteilungsbaum siehst du das sofort an der roten Markierung „Inaktiv" neben seinem Namen. Öffne Bearbeiten und wähle eine andere Leitung — die Auswahlliste zeigt dort ohnehin nur aktive Benutzer.

Kann ich eine bereits verschachtelte Abteilung wieder zu einer Hauptabteilung machen? Ja. Öffne sie über Bearbeiten und klicke im Feld „Übergeordnete Abteilung" auf das kleine X — die Abteilung rückt dann selbst auf die oberste Ebene, ihre eigenen Unterabteilungen bleiben ihr dabei zugeordnet und wandern mit.