Abteilungen

Unter Abteilungen bildest du die Struktur deines Betriebs ab — Büro, Werkstatt, Montage, beliebig tief verschachtelt. Jeder Benutzer gehört genau einer Abteilung an, und diese Zuordnung ist keine reine Beschriftung: Sie entscheidet, welche Pausen- und Standortregeln in der Zeiterfassung für ihn gelten und wessen Zeiten und Abwesenheiten eine Abteilungsleitung sehen und freigeben darf.

Den Bereich erreichst du in den Allgemeinen Einstellungen unter Benutzer & Berechtigungen. Sichtbar ist er nur für Administratoren — ohne dieses Recht ist der gesamte Einstellungsbereich gesperrt; Anlegen, Ändern und Löschen von Abteilungen ebenfalls.

Kopfzeile

Oben steht der Titel „Abteilungen", rechts daneben drei Schaltflächen:

• Neue Abteilung — öffnet den Dialog Neue Abteilung erstellen.
• Alle expandieren und Alle einklappen — beide sind derzeit ohne Wirkung. Der Baum öffnet ohnehin immer vollständig aufgeklappt; einzelne Äste klappst du mit dem Dreieck vor dem Namen zu.

Der Abteilungsbaum

Die Liste ist keine gewöhnliche Tabelle, sondern ein Baum mit zwei Spalten:

Spalte	Inhalt
Abteilung	der Name; untergeordnete Abteilungen hängen eingerückt darunter, das Dreieck davor klappt sie zu und wieder auf
Leiter	die Person, die als Abteilungsleiter hinterlegt ist. Ist keine hinterlegt, steht dort kursiv „Kein Leiter zugewiesen"

Über der Tabelle liegt ein Suchfeld mit dem Platzhalter „Abteilungen durchsuchen". Tippen schränkt auf Abteilungsnamen ein; solange gefiltert wird, stehen die Treffer flach untereinander, ohne Über- und Unterordnung. Leerst du das Feld, ist der Baum wieder da.

Am rechten Rand jeder Zeile liegen zwei Bedienelemente: das runde Plus Unterabteilung hinzufügen öffnet den Anlegen-Dialog mit dieser Abteilung als übergeordneter, daneben führt ein Menü zu Bearbeiten und Löschen.

Immer aktuell. Legt jemand anderes eine Abteilung an oder ändert sie, lädt sich die Liste von selbst nach — auch die Auswahllisten an anderer Stelle, etwa im Benutzer-Dialog.

„Lade Abteilungen…" heißt nicht immer, dass etwas hängt. Findet deine Suche keinen Treffer — oder gibt es noch gar keine Abteilung —, zeigt die Seite statt einer leeren Tabelle diesen Text. Leere das Suchfeld, dann erscheint der Baum wieder.

Der Dialog „Neue Abteilung erstellen"

Über Neue Abteilung, über das runde Plus in einer Zeile oder über Bearbeiten öffnet sich immer derselbe Dialog; beim Bearbeiten heißt er Abteilung bearbeiten. Speichern bleibt so lange grau, bis du etwas geändert hast. Schließt du mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest „Sie haben ungespeicherte Änderungen. Wenn Sie jetzt schließen, gehen Ihre Änderungen verloren." — Ja, Änderungen verwerfen wirft sie weg, Zurück zur Bearbeitung bringt dich in den Dialog zurück.

Allgemeine Informationen. Abteilungsname ist Pflicht und darf höchstens 100 Zeichen lang sein; fehlt er, lehnt flinkest das Speichern ab und schreibt den Hinweis direkt unter das Feld. Beschreibung ist ein Textfeld mit Formatierung — eine reine Notiz für euch selbst, sie erscheint weder in der Liste noch sonst irgendwo in der Software.

Organisationsstruktur. Übergeordnete Abteilung wählst du aus dem Abteilungsbaum; bleibt das Feld leer, entsteht eine Hauptabteilung auf oberster Ebene („Leer lassen für Hauptabteilung"). Die Auswahl bietet dir die Abteilung selbst und alle ihre Unterabteilungen nicht an — so kann keine Schleife entstehen. Sortierreihenfolge ist eine Zahl zwischen 0 und 9999; niedrigere Zahlen stehen weiter oben, und zwar innerhalb der jeweiligen Ebene.

Was die Hierarchie bewirkt — und was nicht. Wer eine Abteilung leitet, ist automatisch auch für deren Unterabteilungen zuständig, über beliebig viele Stufen hinweg. Die Einstellungen wandern dagegen nicht nach unten: Pausenmodus und erlaubte Standorte gelten ausschließlich für Benutzer, die genau dieser Abteilung zugeordnet sind. Eine Unterabteilung braucht ihre eigenen Häkchen, sonst gelten für sie die Standardwerte.

Leitung & Status. Abteilungsleiter ist eine durchsuchbare Auswahlliste aller Benutzer; die kleine Schaltfläche ich daneben trägt dich selbst ein. Das Feld ist optional.

Was die Abteilungsleitung darf. Der Eintrag allein gibt noch keine Rechte — er sagt nur, für wen jemand zuständig ist. Erst zusammen mit den passenden Berechtigungen entsteht daraus etwas; in der Standardausstattung bündelt die Rolle Abteilungsleiter genau diese Rechte. Wer beides hat, bekommt Zugriff auf:

• Zeiterfassung der Abteilung — Wochen- und Monatsübersicht aller aktiven Mitarbeiter der Abteilung mit Ist-Stunden, Soll-Stunden und Saldo, und die Möglichkeit, deren Zeiteinträge zu korrigieren.
• Zeiten freigeben — die Liste der noch nicht freigegebenen Zeiteinträge dieser Mitarbeiter. Ein freigegebener Eintrag ist für den Mitarbeiter anschließend gesperrt.
• Abwesenheiten verwalten — Urlaube und andere Abwesenheiten der Abteilung genehmigen, ablehnen und bearbeiten.

Zuständig ist die Leitung dabei immer für ihre eigenen Abteilungen plus deren Unterabteilungen. Ohne Eintrag als Leiter bleiben diese Listen leer, auch wenn die Berechtigung vorhanden ist. Wer dagegen das Recht hat, alle Zeiten oder alle Abwesenheiten zu bearbeiten, sieht ohnehin den ganzen Betrieb — für den spielt die Abteilung keine Rolle. Unabhängig von der Leitung zeigt der Abteilungskalender in den Abwesenheiten allen dafür berechtigten Personen die genehmigten Abwesenheiten der eigenen Abteilung; Krankenstände bleiben dort ausgespart.

Zeiterfassungs-Einstellungen. Über diesem Block steht der Hinweis „Zeiterfassungsregeln für diese Abteilung konfigurieren. Diese Einstellungen überschreiben die globalen Standardwerte."

Pausen-Einstellungen enthalten das Feld Pausenmodus mit drei Schaltflächen. Sie sind noch nicht übersetzt und heißen deshalb Automatic, Manual und Configurable; darunter steht die Erklärung „Auto: Pausen werden automatisch berechnet. Manuell: Benutzer erfassen Pausen. Konfigurierbar: Benutzer wählen." Voreingestellt ist Automatic.

Was der Pausenmodus wirklich ändert. Nur bei Automatic greift flinkest beim Ausstempeln ein: Liegt die erfasste Pause unter der Pflichtpause für die gearbeitete Dauer, wird sie auf diesen Wert angehoben. Wie lange diese Pflichtpause ist, steht nicht hier, sondern in den Pausenregeln — dieser Schalter entscheidet nur, ob nachgerechnet wird. Bei Manual und Configurable bleibt stehen, was der Mitarbeiter selbst gestempelt hat. Eine bereits längere Pause kürzt flinkest in keinem Modus.

Standort-Einstellungen sind fünf Häkchen: Büro, Homeoffice, Dienstreise, Beim Kunden und Sonstiges. Ab Werk sind alle gesetzt.

Was die Standort-Häkchen bewirken. Sie bestimmen, welche Standorte die Mitarbeiter dieser Abteilung beim Kommen und Gehen in der Zeiterfassung überhaupt zur Auswahl bekommen. Ein abgewählter Standort verschwindet aus der Kachelreihe im Stempel-Dialog, und auch die mobilen Apps können ihn nicht mehr buchen — die Prüfung passiert am Server, nicht nur in der Anzeige. Nimmst du zum Beispiel für die Werkstatt das Häkchen bei Homeoffice heraus, kann dort niemand mehr Homeoffice stempeln, während es für das Büro weiterhin möglich bleibt.

Abteilung, Rolle oder Benutzer — was regelt was?

Die drei werden leicht verwechselt, sie beantworten aber verschiedene Fragen:

	beantwortet die Frage	wirkt sich aus auf
Abteilung	Wo im Betrieb hängt jemand?	Pausenmodus und erlaubte Standorte in der Zeiterfassung; Zuständigkeitsbereich der Abteilungsleitung
Rolle	Was darf jemand?	alle Berechtigungen — welche Bereiche sichtbar sind, was bearbeitet und freigegeben werden darf
Benutzer	Wer darf sich anmelden?	der Zugang selbst; dort wird die Abteilung zugewiesen — sie ist ein Pflichtfeld, kein Benutzer bleibt ohne

Wichtig ist die Grenze in die andere Richtung: Eine Abteilung ist keine Sichtwand für Geschäftsdaten. Kunden, Belege, Artikel, Projekte und Lager sieht jeder so, wie es seine Rolle erlaubt — die Abteilung schränkt dort nichts ein. Sie wirkt ausschließlich in der Zeiterfassung und bei den Abwesenheiten.

Nicht zu verwechseln ist der Abteilungsleiter außerdem mit dem Feld Vorgesetzter, das direkt am Benutzer hängt: Für die Abteilungslisten und Freigaben zählt allein, wer hier als Leiter der Abteilung eingetragen ist.

Neben Benutzern und Zeiterfassung taucht die Abteilung noch an zwei Stellen auf: als Etikett in der Benutzerliste und als optionales Feld an einer Kostenstelle.

Aktionen

Abteilung anlegen. Klicke oben rechts auf Neue Abteilung, vergib mindestens einen Namen und speichere. flinkest bestätigt mit „Abteilung wurde gespeichert" und die neue Abteilung erscheint sofort im Baum.

Unterabteilung anlegen. Klicke in der Zeile der künftigen Elternabteilung auf das runde Plus. Der Dialog öffnet sich mit bereits gesetzter übergeordneter Abteilung — den Rest füllst du wie gewohnt aus.

Abteilung verschieben. Öffne sie über Bearbeiten und ändere die Übergeordnete Abteilung. Damit wandert der ganze Ast mit allen Unterabteilungen an die neue Stelle, und der Zuständigkeitsbereich der beteiligten Leitungen verschiebt sich entsprechend.

Abteilung löschen. Im Zeilenmenü auf Löschen. flinkest fragt unter der Überschrift „Löschen bestätigen": „Sind Sie sicher, dass Sie diese Abteilung löschen möchten? Dies wirkt sich auch auf alle Unterabteilungen und Benutzer aus." Erst Ja, löschen führt es aus, danach erscheint „Abteilung wurde gelöscht."

Vor dem Löschen die Benutzer umhängen. Die Rückfrage meint das wörtlich: Benutzer, die noch dieser Abteilung zugeordnet sind, werden mit ihr entfernt — samt ihren Zeiteinträgen und Abwesenheiten. Hängen an ihnen bereits Belege oder Arbeitsberichte, bricht der Vorgang stattdessen mit einer technischen Fehlermeldung ab und die Abteilung bleibt stehen. Weise die Mitarbeiter deshalb zuerst in den Benutzer-Einstellungen einer anderen Abteilung zu. Unterabteilungen dagegen bleiben erhalten: Sie verlieren nur ihre übergeordnete Abteilung und rücken auf die oberste Ebene. Kostenstellen verlieren ebenfalls nur den Verweis.

Verwandte Seiten

• Benutzer
• Rollen
• Zeiterfassung
• Zeiterfassung der Abteilung
• Zeiten freigeben
• Abwesenheiten
• Abwesenheiten verwalten
• Pausenregeln
• Kostenstellen
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Was bringt mir eine Abteilung überhaupt? Zwei Dinge. Erstens legt sie für ihre Mitarbeiter fest, welche Standorte sie beim Stempeln wählen dürfen und ob flinkest beim Ausstempeln automatisch die Pflichtpause ergänzt. Zweitens definiert sie den Zuständigkeitsbereich: Die eingetragene Abteilungsleitung sieht mit den passenden Rechten die Zeiten und Abwesenheiten genau dieser Abteilung und aller Unterabteilungen — und niemandes sonst.

Ich habe jemanden als Abteilungsleiter eingetragen, er sieht aber keine Zeiten seiner Abteilung. Der Eintrag als Leiter ist nur die eine Hälfte. Es fehlen die Berechtigungen, Zeiten der eigenen Abteilung zu bearbeiten und freizugeben. Weise ihm dafür eine Rolle zu, die diese Rechte enthält — in der Standardausstattung ist das die Rolle „Abteilungsleiter". Beides zusammen ist nötig: ohne Eintrag als Leiter bleiben die Listen leer, ohne Rechte kommt er gar nicht erst auf die Seiten.

Warum heißen die drei Schaltflächen beim Pausenmodus englisch? Weil für diese drei Beschriftungen noch keine Übersetzung hinterlegt ist; in der Oberfläche stehen deshalb Automatic, Manual und Configurable. Gemeint sind automatische Berechnung, manuelle Erfassung durch den Mitarbeiter und die Variante, bei der der Mitarbeiter selbst wählt. Der erklärende Satz direkt darunter ist deutsch.

Erbt eine Unterabteilung die Einstellungen ihrer übergeordneten Abteilung? Nein. Pausenmodus und Standort-Häkchen gelten nur für die Benutzer, die genau dieser Abteilung zugeordnet sind. Trage sie in jeder Abteilung ein, in der sie abweichen sollen — ohne eigene Angabe greifen die Standardwerte, also automatische Pausenberechnung und alle fünf Standorte erlaubt.

Kann ich über Abteilungen steuern, wer welche Kunden oder Rechnungen sieht? Nein. Dafür sind ausschließlich Rollen und Berechtigungen zuständig. Die Abteilung wirkt nur in der Zeiterfassung und bei den Abwesenheiten.

Ich kann eine Abteilung nicht löschen — was tun? Dann hängen daran noch Benutzer, an denen ihrerseits Belege oder Arbeitsberichte hängen. Öffne die betroffenen Mitarbeiter unter Benutzer und ordne sie einer anderen Abteilung zu; danach lässt sich die Abteilung löschen. Umgekehrt gilt: Löschst du eine Abteilung, in der noch Benutzer stehen, verschwinden diese Zugänge mitsamt ihren Zeitdaten — deshalb immer zuerst umhängen.

Die Schaltflächen „Alle expandieren" und „Alle einklappen" tun nichts. Das stimmt, sie sind derzeit ohne Funktion. Der Baum ist beim Öffnen der Seite ohnehin vollständig aufgeklappt; einzelne Zweige schließt du mit dem Dreieck vor dem Abteilungsnamen.