Pausenregeln

Eine Pausenregel sagt: „Wer mindestens so lange gearbeitet hat, muss so viele Minuten Pause haben." Auf dieser Seite legst du fest, welche solchen Regeln im Betrieb gelten. Beim Ausstempeln prüft flinkest sie und ergänzt fehlende Pausenminuten von selbst — gestempelt und ausgewertet wird nicht hier, sondern in der Zeiterfassung. Die Seite liegt wie Zeitarten und Arbeitszeitmodelle unter „Zeiterfassung" in den Allgemeinen Einstellungen und ist damit ihre Standard-Landeseite: Ruft man „Zeiterfassung" in den Einstellungen ohne weitere Auswahl auf, landet man direkt hier.

Zugriff und Liste

Nur für Administratoren mit Zeiterfassungsberechtigung zugänglich

Die Seite ist wie der gesamte Einstellungsbereich Administratoren vorbehalten; ohne diese Rolle lässt sie sich nicht öffnen. Anlegen, Ändern und Löschen einer Regel verlangen zusätzlich die Berechtigung, die Zeiterfassung zu verwalten, die jede Administratorin und jeder Administrator automatisch besitzt. Lesen der Regel-Liste ist dagegen für jeden angemeldeten Benutzer offen.

Die Liste anzeigen

Oben steht der Titel Pausenregeln, rechts daneben die Schaltfläche Neu. Darunter liegt ein Hinweisband, das die Wirkungsweise zusammenfasst: „Pausenregeln werden beim Ausstempeln automatisch angewendet. Sobald die Netto-Arbeitszeit den konfigurierten Schwellenwert erreicht, stellt das System sicher, dass die Gesamtpause mindestens dem Regelwert entspricht. Bereits genommene Pausen werden angerechnet — nur fehlende Minuten werden ergänzt (es zählt der höhere Wert aus genommener oder erforderlicher Pause). Nur aktive und verpflichtende Regeln werden automatisch abgezogen; optionale Regeln dienen nur zur Information."

Darunter stehen alle Regeln, ohne Suchfeld oder Filter:

Spalte	Inhalt
Name	die Bezeichnung der Regel, darunter das Schild Pflicht (grün) oder Optional (grau)
Min. Arbeitsstunden	ab wie vielen Stunden die Regel greift, mit dem Zusatz „Stunden"
Pausendauer	wie viele Minuten Pause die Regel verlangt, mit dem Zusatz „Minuten"
Status	Aktiv (grün) oder Inaktiv (rot)

Ein Klick auf die Zeile öffnet die Regel zum Bearbeiten. Am rechten Rand liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen. Auf schmalen Fenstern blendet flinkest zuerst „Pausendauer", dann „Min. Arbeitsstunden" aus. Unten links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und das Zahnrad Spalten konfigurieren (siehe „Spalten konfigurieren" und „Liste exportieren" weiter unten).

Immer aktuell. Legt jemand anderes eine Regel an, ändert oder löscht sie, lädt sich die Liste von selbst nach.

Liste sortieren

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift (Name/Min. Arbeitsstunden/Pausendauer/Status) sortiert die Liste sofort danach, ein erneuter Klick kehrt die Richtung um — das überschreibt die Standardsortierung nach Sortierreihenfolge, bis du die Seite neu lädst. Über die Anzeige-Reihenfolge selbst entscheidet nicht die Liste, sondern das Feld Sortierreihenfolge im Bearbeiten-Dialog (siehe „Regel anlegen") — sie wirkt sich ausschließlich auf die Darstellung aus, nicht darauf, welche Regel beim Ausstempeln tatsächlich greift.

Wie eine Regel beim Ausstempeln wirkt

Automatischer Pausenabzug beim Ausstempeln

Der Ablauf beim Klick auf Gehen:

1. flinkest rechnet die Netto-Arbeitszeit aus: die Zeit zwischen Kommen und Gehen, abzüglich der Pausen, die schon gestempelt wurden.
2. Aus allen Regeln, die aktiv und als Pflicht gekennzeichnet sind, sucht flinkest die mit der höchsten Mindestarbeitszeit, die diese Netto-Arbeitszeit nicht überschreitet.
3. Von deren Pausendauer und der bereits genommenen Pause gilt der höhere Wert. Fehlende Minuten trägt flinkest nach, mehr genommene Pause bleibt unangetastet.

Es greift immer nur eine Regel. Die Regeln addieren sich nicht. Bei „ab 6 Stunden 30 Minuten" und „ab 9 Stunden 45 Minuten" bekommt jemand nach 9,5 Stunden 45 Minuten Pause — nicht 75. Baue die Staffel deshalb so, dass jede Stufe die vollständige Pause für ihren Bereich nennt.

Bereits gestempelte Pausen können die Regel aushebeln. Weil die Prüfung gegen die Netto-Arbeitszeit läuft, senkt jede gestempelte Pause den Wert, an dem gemessen wird. Wer sechseinviertel Stunden anwesend ist und davon eine halbe Stunde Pause gestempelt hat, kommt auf 5,75 Stunden Netto — die Regel „ab 6 Stunden" greift dann nicht mehr. Das ist gewollt: Die Regel soll eine fehlende Pause ergänzen, keine zweite obendrauf legen.

Ob überhaupt automatisch abgezogen wird, entscheidet die Abteilung. In den Abteilungen steht unter „Pausen-Einstellungen" der Pausenmodus mit den drei Möglichkeiten Automatisch, Manuell und Konfigurierbar. Nur im Modus Automatisch wendet flinkest die Pausenregeln beim Ausstempeln an; in den anderen Modi erfassen die Mitarbeiter ihre Pausen selbst und die Regeln bleiben wirkungslos. Ist an der Abteilung nichts eingestellt, gilt Automatisch. Die Regeln selbst gelten dabei für den ganzen Betrieb — eine Pausenregel je Abteilung, je Rolle oder je Arbeitszeitmodell gibt es nicht, unterschiedlich einstellbar ist nur der Pausenmodus.

Häufigste Ursache für „es wurde nichts abgezogen". Prüfe in dieser Reihenfolge: Erstens, ob wirklich die Netto-Arbeitszeit die Schwelle erreicht — 6 Stunden 15 Minuten Anwesenheit minus 30 Minuten gestempelte Pause ergibt netto nur 5 Stunden 45 Minuten, die Regel „ab 6 Stunden" greift dann nicht mehr. Zweitens, ob die Regel auf Inaktiv steht. Drittens, ob sie auf Optional statt Pflicht steht (siehe „Optionale Regeln"). Viertens, ob der Pausenmodus der Abteilung wirklich Automatisch ist.

Pausenregel anlegen und bearbeiten

Regel anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog Pausenregel hinzufügen mit dem Block Details:

Feld	Bedeutung
Name	Pflichtfeld, bis 100 Zeichen — etwa „Ab 6 Stunden"
Mindestarbeitszeit	ab wie vielen Stunden die Regel greift; voreingestellt 6, eine Nachkommastelle möglich
Pausendauer	wie viele Minuten Pause verlangt werden; voreingestellt 30, mindestens 1, nur ganze Minuten
Sortierreihenfolge	eine ganze Zahl für die Reihenfolge in der Liste; voreingestellt die Anzahl bereits vorhandener Regeln, sodass eine neue Regel automatisch ans Ende rückt
Pflichtpause (automatisch abgezogen)	angehakt = die Regel wird beim Ausstempeln angewendet
Aktiv	angehakt = die Regel wird überhaupt berücksichtigt

Beide Kästchen sind voreingestellt angehakt. Werte unterhalb des erlaubten Minimums klemmt das Feld beim Verlassen automatisch auf den Minimalwert (Mindestarbeitszeit auf 0, Pausendauer auf 1), statt einen Fehler zu zeigen. Speichern bleibt gesperrt, solange kein Name eingetragen ist; danach meldet flinkest „Pausenregel wurde erfolgreich gespeichert". Schließen bricht ab — hast du schon etwas eingegeben, fragt flinkest unter „Ungespeicherte Änderungen" nach und du wählst zwischen „Ja, Änderungen verwerfen" und „Zurück zur Bearbeitung". Zwei Regeln dürfen denselben Namen tragen, es gibt keine Eindeutigkeitsprüfung.

Der Haken „Pflichtpause (automatisch abgezogen)" trennt „Regel existiert zur Information" von „Regel wird tatsächlich automatisch vom Arbeitszeitkonto abgezogen" — nur ein automatischer Abzug, der die real genommene Pause nie unterschreitet, ist unproblematisch; eine rein informative Regel greift dagegen nie ein (siehe „Optionale Regeln" weiter unten).

Die Sortierreihenfolge steuert nur die Anzeige, nicht die Auswertung beim Ausstempeln — welche Regel dort greift, entscheidet ausschließlich die Mindestarbeitszeit (siehe oben). Ein Admin, der zwei Regeln über dieses Feld umsortiert, ändert damit nur, in welcher Reihenfolge sie in der Liste erscheinen.

Regel bearbeiten

Klicke auf die Zeile oder wähle im Zeilenmenü Bearbeiten — es öffnet sich derselbe Dialog, jetzt unter dem Titel „Pausenregel bearbeiten". Änderungen wirken nicht rückwirkend: Eine geänderte Regel greift ab dem nächsten Ausstempeln. Bereits abgeschlossene Zeiteinträge behalten die Pause, die beim damaligen Ausstempeln errechnet wurde, bis jemand den Eintrag von Hand ändert. Wer eine Pause nachträglich korrigieren muss, tut das am Zeiteintrag selbst in der Zeiterfassung.

Regel vorübergehend außer Kraft setzen. Nimm im Dialog den Haken Aktiv weg. Die Regel bleibt mit allen Werten erhalten, wird beim Ausstempeln aber nicht mehr herangezogen; in der Liste steht sie dann auf Inaktiv.

Optionale Regeln

Regeln ohne den Haken „Pflichtpause" werden beim Ausstempeln übergangen. Sie bleiben in der Liste sichtbar und mit Optional gekennzeichnet, greifen aber nirgends in die Arbeitszeit ein — praktisch etwa für eine Empfehlung, die nicht automatisch durchgesetzt werden soll.

Pausenregel löschen

Pausenregel löschen

Wähle im Zeilenmenü Löschen. flinkest fragt unter „Pausenregel löschen" mit „Soll die ausgewählte Pausenregel wirklich gelöscht werden?" nach; nach Ja, löschen erscheint „Die ausgewählte Pausenregel wurde gelöscht". Die Regel ist danach endgültig weg, es gibt keinen Papierkorb dafür — anders als bei den Zeitarten gibt es dabei keine Sperre durch bereits erfasste Zeiteinträge: Ein Zeiteintrag verweist nicht auf die Regel, die einmal errechnete Pause steht als reiner Minutenwert am Eintrag. Löschen ist deshalb immer sofort möglich, auch für eine Regel, nach der schon lange gestempelt wurde.

Darstellung und Export

Spalten konfigurieren

Das Zahnrad unten links neben der Blätterleiste öffnet Spalten konfigurieren: Verfügbare Zusatzfelder wie ID, Sortierreihenfolge oder Erstellt/Geändert am/von lassen sich in „Angezeigte Spalten" übernehmen, entfernen und per Ziehen umordnen, dazu eine Auswahl für die Standardsortierung. Die Einstellung gilt für alle Benutzer dieser Liste, nicht nur für dich; bedienen darf das Zahnrad nur, wer Listen-Spalten konfigurieren darf.

Liste exportieren

Das Download-Symbol daneben bietet Excel, CSV, PDF oder JSON, den Umfang „Aktuelle Seite" oder „Alle Datensätze" und eine Spaltenauswahl aus elf verfügbaren Feldern — praktisch für eine Übergabe der Pausenregeln an eine Lohnverrechnung.

Verwandte Seiten

• Zeiterfassung
• Zeitarten
• Arbeitszeitmodelle
• Abteilungen
• Zeiten freigeben
• Zeiterfassung der Abteilung
• Allgemeine Einstellungen
• Benutzer

Häufige Fragen

Wann zieht flinkest eine Pause automatisch ab? Beim Ausstempeln — und nur, wenn der Pausenmodus der Abteilung auf „Automatisch" steht. flinkest sucht dann unter den aktiven Pflicht-Regeln diejenige mit der höchsten Mindestarbeitszeit, die von der Netto-Arbeitszeit erreicht wird, und sorgt dafür, dass die Gesamtpause mindestens deren Wert erreicht. Bereits gestempelte Pausen werden angerechnet, nur die fehlenden Minuten kommen dazu.

Addieren sich mehrere Pausenregeln? Nein. Es greift immer genau eine Regel, nämlich die mit der höchsten passenden Mindestarbeitszeit. Bei „ab 6 Stunden 30 Minuten" und „ab 9 Stunden 45 Minuten" ergibt ein Neuneinhalb-Stunden-Tag 45 Minuten Pause, nicht 75. Jede Stufe muss deshalb die vollständige Pause für ihren Bereich nennen.

Was ist der Unterschied zwischen „Pflicht" und „Optional"? Nur Regeln mit dem Haken „Pflichtpause (automatisch abgezogen)" werden beim Ausstempeln angewendet. Eine optionale Regel bleibt in der Liste sichtbar, greift aber nicht in die Arbeitszeit ein.

Kann ich die Reihenfolge der Regeln in der Liste ändern? Ja, über das Feld „Sortierreihenfolge" im Bearbeiten-Dialog — eine kleinere Zahl bringt die Regel weiter nach oben. Das wirkt sich nur auf die Anzeige aus; welche Regel beim Ausstempeln greift, hängt allein von der Mindestarbeitszeit ab, nicht von der Position in der Liste.

Kann ich für eine Abteilung andere Pausenregeln hinterlegen? Nein. Die Regeln selbst gelten für den ganzen Betrieb. Je Abteilung einstellbar ist nur der Pausenmodus: „Automatisch" wendet die Regeln an, „Manuell" und „Konfigurierbar" überlassen die Pausen den Mitarbeitern.

Warum wurde bei einem Sechs-Stunden-Tag nichts abgezogen? Weil gegen die Netto-Arbeitszeit geprüft wird — also gegen die Anwesenheit abzüglich der bereits gestempelten Pausen. Wer sechseinviertel Stunden anwesend war und eine halbe Stunde Pause gestempelt hat, kommt auf 5,75 Stunden und erreicht die Sechs-Stunden-Schwelle nicht mehr. Weitere mögliche Gründe: Die Regel steht auf „Inaktiv" oder „Optional", oder der Pausenmodus der Abteilung ist nicht „Automatisch".