Pausenregeln

Eine Pausenregel sagt: „Wer mindestens so lange gearbeitet hat, muss so viele Minuten Pause haben." Auf dieser Seite legst du fest, welche solchen Regeln im Betrieb gelten. Beim Ausstempeln prüft flinkest sie und ergänzt fehlende Pausenminuten von selbst — gestempelt und ausgewertet wird nicht hier, sondern in der Zeiterfassung. Die Seite gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und ist wie der gesamte Einstellungsbereich Administratoren vorbehalten; Anlegen, Ändern und Löschen setzt zusätzlich das Recht voraus, die Zeiterfassung zu verwalten.

Kopfzeile, Hinweis und Liste

Oben steht der Titel Pausenregeln, rechts daneben die Schaltfläche Neu. Darunter liegt ein blaues Hinweisband, das die Wirkungsweise in einem Absatz zusammenfasst: „Pausenregeln werden beim Ausstempeln automatisch angewendet. Sobald die Netto-Arbeitszeit den konfigurierten Schwellenwert erreicht, stellt das System sicher, dass die Gesamtpause mindestens dem Regelwert entspricht. Bereits genommene Pausen werden angerechnet — nur fehlende Minuten werden ergänzt (es zählt der höhere Wert aus genommener oder erforderlicher Pause). Nur aktive und verpflichtende Regeln werden automatisch abgezogen; optionale Regeln dienen nur zur Information."

Darunter stehen alle Regeln. Such- und Filterfelder gibt es nicht, die Liste zeigt immer alle Einträge:

Spalte	Inhalt
Name	die Bezeichnung der Regel, darunter das Schild Pflicht (grün) oder Optional (grau)
Min. Arbeitsstunden	ab wie vielen Stunden die Regel greift, mit dem Zusatz „Stunden"
Pausendauer	wie viele Minuten Pause die Regel verlangt, mit dem Zusatz „Minuten"
Status	Aktiv (grün) oder Inaktiv (rot)

Ein Klick auf die Zeile öffnet die Regel zum Bearbeiten. Am rechten Rand liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen. Über die Spaltenköpfe kannst du die Liste umsortieren; das gilt nur für deine Ansicht und ändert nichts an der Auswertung.

Unten links, neben der Blätterleiste, liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und das Zahnrad Spalten konfigurieren. Die dort gewählten Spalten und ihre Reihenfolge gelten für diese Liste betriebsweit, nicht je Benutzer; andere Benutzer sehen eine Änderung erst, wenn sie flinkest neu laden. Bedienen darf das Zahnrad nur, wer Listen-Spalten konfigurieren darf.

Die Reihenfolge ist die Anlage-Reihenfolge. Eine neue Regel hängt flinkest hinten an. Umsortieren lässt sich hier nichts, und es ist auch nicht nötig: Welche Regel greift, entscheidet allein die Mindestarbeitszeit, nicht die Position in der Liste.

Immer aktuell. Legt jemand anderes eine Regel an, ändert oder löscht sie, lädt sich die Liste von selbst nach.

Wie eine Regel beim Ausstempeln wirkt

Der Ablauf beim Klick auf Gehen:

1. flinkest rechnet die Netto-Arbeitszeit aus: die Zeit zwischen Kommen und Gehen, abzüglich der Pausen, die schon gestempelt wurden.
2. Aus allen Regeln, die aktiv und als Pflicht gekennzeichnet sind, sucht flinkest die mit der höchsten Mindestarbeitszeit, die diese Netto-Arbeitszeit nicht überschreitet.
3. Von deren Pausendauer und der bereits genommenen Pause gilt der höhere Wert. Fehlende Minuten trägt flinkest nach, mehr genommene Pause bleibt unangetastet.

Es greift immer nur eine Regel. Die Regeln addieren sich nicht. Bei „ab 6 Stunden 30 Minuten" und „ab 9 Stunden 45 Minuten" bekommt jemand nach 9,5 Stunden 45 Minuten Pause — nicht 75. Baue die Staffel deshalb so, dass jede Stufe die vollständige Pause für ihren Bereich nennt.

Optionale Regeln ziehen nichts ab. Nimmst du bei einer Regel den Haken Pflichtpause (automatisch abgezogen) weg, wird sie beim Ausstempeln übergangen. Sie bleibt in der Liste stehen und ist als Optional gekennzeichnet, greift aber nicht in die Arbeitszeit ein.

Bereits gestempelte Pausen können die Regel aushebeln. Weil die Prüfung gegen die Netto-Arbeitszeit läuft, senkt jede gestempelte Pause den Wert, an dem gemessen wird. Wer sechseinviertel Stunden anwesend ist und davon eine halbe Stunde Pause gestempelt hat, kommt auf 5,75 Stunden Netto — die Regel „ab 6 Stunden" greift dann nicht mehr. Das ist gewollt: Die Regel soll eine fehlende Pause ergänzen, keine zweite obendrauf legen.

Ob überhaupt automatisch abgezogen wird, entscheidet die Abteilung. In den Abteilungen steht unter Pausen-Einstellungen der Pausenmodus mit den drei Möglichkeiten Auto, Manuell und Konfigurierbar. Nur im Modus Auto wendet flinkest die Pausenregeln beim Ausstempeln an; in den anderen Modi erfassen die Mitarbeiter ihre Pausen selbst und die Regeln bleiben wirkungslos. Ist an der Abteilung nichts eingestellt, gilt Auto.

Die Regeln gelten betriebsweit. Eine Pausenregel je Abteilung, je Rolle oder je Arbeitszeitmodell gibt es nicht — unterschiedlich ist nur der Pausenmodus, der über die Abteilung gesetzt wird.

Aktionen

Regel anlegen. Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog „Pausenregel hinzufuegen" mit dem Block Details:

Feld	Bedeutung
Name	Pflichtfeld, bis 100 Zeichen — etwa „Ab 6 Stunden"
Mindestarbeitszeit	ab wie vielen Stunden die Regel greift; voreingestellt 6, eine Nachkommastelle möglich. Der Fragezeichen-Hinweis lautet „Die Pausenregel gilt nach dieser Anzahl von Arbeitsstunden."
Pausendauer	wie viele Minuten Pause verlangt werden; voreingestellt 30, mindestens 1, nur ganze Minuten. Hinweis: „Die Pausendauer in Minuten, die abgezogen wird."
Pflichtpause (automatisch abgezogen)	angehakt = die Regel wird beim Ausstempeln angewendet. Hinweis: „Wenn aktiviert, wird die Pause automatisch von der Arbeitszeit abgezogen."
Aktiv	angehakt = die Regel wird überhaupt berücksichtigt

Beide Kästchen sind voreingestellt angehakt. Speichern bleibt gesperrt, solange kein Name eingetragen ist oder die Pausendauer unter einer Minute liegt; danach meldet flinkest „Pausenregel wurde erfolgreich gespeichert". Schließen bricht ab — hast du schon etwas eingegeben, fragt flinkest unter „Ungespeicherte Änderungen" nach und du wählst zwischen „Ja, Änderungen verwerfen" und „Zurück zur Bearbeitung".

Regel bearbeiten. Klicke auf die Zeile oder wähle im Zeilenmenü Bearbeiten. Es öffnet sich derselbe Dialog, jetzt unter dem Titel „Pausenregel bearbeiten".

Änderungen wirken nicht rückwirkend. Eine geänderte Regel greift ab dem nächsten Ausstempeln. Bereits abgeschlossene Zeiteinträge behalten die Pause, die beim damaligen Ausstempeln errechnet wurde — bis jemand den Eintrag von Hand ändert. Wer eine Pause nachträglich korrigieren muss, tut das am Zeiteintrag selbst in der Zeiterfassung.

Regel vorübergehend außer Kraft setzen. Nimm im Dialog den Haken Aktiv weg. Die Regel bleibt mit allen Werten erhalten, wird beim Ausstempeln aber nicht mehr herangezogen; in der Liste steht sie dann auf Inaktiv. Das ist der schonende Weg, verglichen mit dem Löschen.

Regel löschen. Wähle im Zeilenmenü Löschen. flinkest fragt unter „Pausenregel loeschen" mit „Moechten Sie die ausgewaehlte Pausenregel wirklich loeschen?" nach; nach Ja, löschen erscheint „Die ausgewaehlte Pausenregel wurde geloescht". Die Regel ist danach endgültig weg — es gibt keinen Papierkorb dafür. Bestehende Zeiteinträge sind davon nicht betroffen, denn sie tragen ihre abgezogene Pause als Minutenwert bei sich und verweisen nicht auf die Regel.

Liste exportieren. Klicke unten links auf das Download-Symbol und wähle im Dialog Format, Umfang und Spalten. Der Export enthält dieselben Regeln wie die Liste.

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• Arbeitszeitmodelle
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Häufige Fragen

Wann zieht flinkest eine Pause automatisch ab? Beim Ausstempeln — und nur, wenn der Pausenmodus der Abteilung auf „Auto" steht. flinkest sucht dann unter den aktiven Pflicht-Regeln diejenige mit der höchsten Mindestarbeitszeit, die von der Netto-Arbeitszeit erreicht wird, und sorgt dafür, dass die Gesamtpause mindestens deren Wert erreicht. Bereits gestempelte Pausen werden angerechnet, nur die fehlenden Minuten kommen dazu.

Addieren sich mehrere Pausenregeln? Nein. Es greift immer genau eine Regel, nämlich die mit der höchsten passenden Mindestarbeitszeit. Bei „ab 6 Stunden 30 Minuten" und „ab 9 Stunden 45 Minuten" ergibt ein Neuneinhalb-Stunden-Tag 45 Minuten Pause, nicht 75. Jede Stufe muss deshalb die vollständige Pause für ihren Bereich nennen.

Was ist der Unterschied zwischen „Pflicht" und „Optional"? Nur Regeln mit dem Haken „Pflichtpause (automatisch abgezogen)" werden beim Ausstempeln angewendet. Eine optionale Regel bleibt in der Liste sichtbar, greift aber nicht in die Arbeitszeit ein.

Ich habe eine Pausenregel geändert — werden alte Zeiteinträge neu berechnet? Nein. Die Regel wird im Moment des Ausstempelns angewendet, das Ergebnis steht danach als Pausenzeit am Zeiteintrag. Bereits abgeschlossene Tage bleiben, wie sie sind; ändern lassen sie sich nur von Hand am Zeiteintrag.

Kann ich für eine Abteilung andere Pausenregeln hinterlegen? Nein. Die Regeln selbst gelten für den ganzen Betrieb. Je Abteilung einstellbar ist nur der Pausenmodus: „Auto" wendet die Regeln an, „Manuell" und „Konfigurierbar" überlassen die Pausen den Mitarbeitern.

Warum wurde bei einem Sechs-Stunden-Tag nichts abgezogen? Weil gegen die Netto-Arbeitszeit geprüft wird — also gegen die Anwesenheit abzüglich der bereits gestempelten Pausen. Wer sechseinviertel Stunden anwesend war und eine halbe Stunde Pause gestempelt hat, kommt auf 5,75 Stunden und erreicht die Sechs-Stunden-Schwelle nicht mehr. Weitere mögliche Gründe: Die Regel steht auf „Inaktiv" oder „Optional", oder der Pausenmodus der Abteilung ist nicht „Auto".