Zeiten freigeben

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-05

Hier stehen alle Zeiteinträge deiner Mitarbeiter, die noch auf eine Freigabe warten: abgeschlossene Stempelzeiten, die noch niemand geprüft hat. Du hakst an, was in Ordnung ist, und gibst die ganze Auswahl mit einem Klick frei. Mit der Freigabe ist ein Eintrag erledigt — er verschwindet aus dieser Liste und ist für den Mitarbeiter danach schreibgeschützt.

Die Liste der freizugebenden Zeiteinträge, nach Mitarbeitern gruppiert

Wer die Seite sieht und wie du sie findest

Die Seite hat keinen eigenen Eintrag in der Seitenleiste. Du erreichst sie über die Kachel Zur Freigabe in der Zeiterfassung der Abteilung — die Zahl auf dieser Kachel ist genau die Anzahl der Zeilen hier. Der Pfad oberhalb der Seite führt über Zeiterfassung und Abteilungsübersicht wieder zurück.

Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, Abteilungs-Zeiteinträge zu genehmigen. Fehlt sie, erscheint statt der Liste eine 403-Seite mit dem Hinweis „Not allowed.". Welche Rolle diese Berechtigung mitbringt, richtest du in den Einstellungen ein; in der Standardausstattung bündelt sie die Rolle Abteilungsleiter.

Wessen Zeiten du hier siehst. Der Umfang der Liste hängt an den Abteilungen, in denen du als Leiter eingetragen bist — deine eigenen Abteilungen und alle darunterliegenden. Wer das weitergehende Recht hat, alle Zeiteinträge zu genehmigen, oder Administrator ist, sieht die offenen Einträge des ganzen Betriebs. Ohne Eintrag als Abteilungsleiter bleibt die Liste leer, auch wenn die Berechtigung vorhanden ist.

Diese Seite entscheidet ausschließlich über gearbeitete Zeit. Über Urlaub, Zeitausgleich und Krankenstand derselben Mitarbeiter entscheidest du nicht hier, sondern unter Abwesenheiten verwalten.

Kopfzeile und Werkzeugleiste

Ganz oben steht der Titel des Bereichs, Freizugebende Einträge. Darunter liegt links ein Auswahlfeld für die Gruppierung und daneben ein Zähler, wie viele Zeilen du gerade angehakt hast — zum Beispiel „7 ausgewählt". Rechts liegt die Schaltfläche Ausgewählte freigeben; sie bleibt ausgegraut, solange nichts angehakt ist.

Für die Gruppierung stehen vier Möglichkeiten zur Wahl:

Gruppierung	Wirkung
Nach Mitarbeiter	Voreinstellung: eine Zwischenzeile je Person, die Spalte Mitarbeiter fällt dafür weg
Nach Tag	eine Zwischenzeile je Datum, die Spalte Datum fällt weg
Nach KW	eine Zwischenzeile je Kalenderwoche, zum Beispiel „KW 32 / 2026"
Keine Gruppierung	eine durchgehende Liste; Mitarbeiter und Datum stehen beide als Spalte

Ein Wechsel der Gruppierung leert die Auswahl. Weil die Zeilen dabei neu einsortiert werden, setzt flinkest die Häkchen zurück — entscheide dich also erst für eine Gruppierung und hake dann an.

Die Liste

Ganz links in jeder Zeile sitzt ein Auswahlkästchen; das Kästchen in der Kopfzeile hakt alle Zeilen auf einmal an. Daneben stehen diese Spalten:

Spalte	Inhalt
Mitarbeiter	Vor- und Nachname — nur sichtbar, wenn nicht nach Mitarbeiter gruppiert wird
Datum	Tag des Eintrags, zweistelliges Jahr — nur sichtbar, wenn nicht nach Tag gruppiert wird
Zeit	Beginn und Ende in deiner lokalen Zeit
Typ	die Zeitart als Schild in ihrer Farbe
Standort	der beim Stempeln gewählte Arbeitsort
Dauer	Ende minus Beginn minus Pause, mit einer Dezimalstelle und einem „h", zum Beispiel „7.8h"

Innerhalb einer Gruppe sind die Einträge nach Beginn aufsteigend sortiert, die ältesten stehen also oben. Ist nichts freizugeben, zeigt die Seite statt der Tabelle ein Haken-Symbol mit dem Text „Keine Einträge zur Freigabe".

Die Liste zeigt bewusst alles auf einmal: Es gibt keine Blätterleiste, keinen Filter, keine Suche und keine Zeitgrenze — auch Einträge, die Monate alt sind, stehen noch hier. Bei vielen offenen Einträgen wird die Seite dadurch lang.

Der Standort steht in seiner internen Schreibweise. In dieser Spalte erscheinen die Werte „office", „homeoffice", „business_trip", „at_customer" und „other". Gemeint sind dieselben Standorte, die in der Zeiterfassung Büro, Homeoffice, Dienstreise, Beim Kunden und Sonstiges heißen.

Welche Einträge hier landen. Ein Eintrag steht in dieser Liste, sobald er beendet ist — also ausgestempelt — und noch nicht freigegeben wurde. Beim Ausstempeln entscheidet die Freigabepflicht des Mitarbeiters: Ist keine eingerichtet (das ist die Voreinstellung), markiert flinkest den Eintrag sofort als freigegeben, ohne Freigeber, und er erscheint hier nie. Ist eine Freigabepflicht eingerichtet, kommt jede ausgestempelte Zeit hierher. Unabhängig davon landen hier immer: nachgetragene Zeiten, Einträge, die eine der Apps nachgereicht hat, und abgelehnte Einträge. Laufende Einträge fehlen bewusst — solange jemand eingestempelt ist, gibt es nichts freizugeben.

Die Liste lädt sich nicht von selbst nach. Stempelt jemand aus, während du auf dieser Seite stehst, erscheint der neue Eintrag erst, wenn du die Seite neu lädst. Nach einer Freigabe lädt flinkest die Liste selbst neu.

Aktionen

Zeiten freigeben. Hake die Einträge an, die du freigeben willst, und klicke auf Ausgewählte freigeben. Es erscheint die Rückfrage Freigabe bestätigen mit dem Text „7 Zeiteinträge freigeben?" — bestätige mit Ausgewählte freigeben oder brich mit Abbrechen ab. Danach meldet flinkest zum Beispiel „7 Einträge freigegeben", lädt die Liste neu und leert die Auswahl.

Was eine Freigabe bewirkt. flinkest hält am Eintrag fest, dass er freigegeben ist, wer ihn freigegeben hat und wann. Für den Mitarbeiter ist er damit schreibgeschützt: In seiner Zeiterfassung trägt der Eintrag ein Schloss, „Bearbeiten" und „Löschen" sind ausgegraut. Ändern darf ihn dann nur noch, wer das Recht hat, alle Zeiteinträge zu bearbeiten. An den Stunden ändert die Freigabe nichts — Soll, Ist und Saldo im Zeitkonto zählen einen Eintrag schon vorher mit. Eine Benachrichtigung an den Mitarbeiter verschickt flinkest nicht; seine Zeiterfassung aktualisiert sich aber ohne Neuladen.

Wenn nicht alles durchgeht. flinkest arbeitet die Auswahl Zeile für Zeile ab; ein Fehlschlag stoppt die übrigen nicht. Ist mindestens einer nicht durchgegangen, erscheint zusätzlich der Hinweis „2 Einträge konnten nicht freigegeben werden". Die häufigsten Gründe: Der Eintrag wurde in der Zwischenzeit von jemand anderem freigegeben, oder er gehört zu einem Mitarbeiter, für den du nicht zuständig bist. Welche Zeile betroffen war, nennt die Meldung nicht — nach dem Neuladen stehen die verbliebenen Einträge wieder da.

Eine Freigabe zurücknehmen. Auf dieser Seite gibt es dafür keine Schaltfläche. Öffne die Zeiterfassung der Abteilung, such den Eintrag in der Zeile des Mitarbeiters und klicke dort auf Ablehnen. Die Rückfrage Eintrag ablehnen sagt, was passiert: Der Eintrag wird auf den Status „Bearbeitet" zurückgesetzt. Danach ist er für den Mitarbeiter wieder änderbar — und er steht wieder in dieser Freigabeliste. Ablehnen darf nur, wer auch freigeben darf.

Einzeln freigeben. Willst du nicht sammeln, sondern einzelne Zeiten prüfen und dabei auch korrigieren, ist die Zeiterfassung der Abteilung der bessere Ort: Dort liegt neben jedem Eintrag ein Häkchen zum Freigeben und ein Stift zum Bearbeiten. Diese Seite hier ist für den Stapel gedacht.

Warum „Fehler beim Laden der freizugebenden Einträge" erscheint. Diese Meldung kommt, wenn die Liste nicht geholt werden konnte — etwa weil die Verbindung abgebrochen ist oder deine Anmeldung abgelaufen ist. Lade die Seite neu; bleibt es dabei, melde dich ab und wieder an. Beim Freigeben lautet die entsprechende Meldung „Fehler beim Freigeben der Einträge". Lade die Seite dann neu: Die Liste zeigt danach, was noch offen ist. Bei einem sehr großen Stapel kann die Freigabe zu lange dauern — schick sie in diesem Fall in kleineren Portionen ab.

Häufige Fragen

Ich habe die Berechtigung, aber die Freigabeliste bleibt leer. Warum? Weil der Umfang der Liste nicht an der Berechtigung allein hängt, sondern an der Abteilung: Sichtbar sind nur die Zeiten der Mitarbeiter aus den Abteilungen, in denen du als Leiter eingetragen bist — samt Unterabteilungen. Bist du nirgends als Abteilungsleiter hinterlegt, bleibt die Liste leer. Das ändert eine Person mit Administrationsrechten in den Abteilungen.

Wie gebe ich alle offenen Zeiten auf einmal frei? Hake das Kästchen in der Kopfzeile der Tabelle an — damit sind alle Zeilen ausgewählt — und klicke auf Ausgewählte freigeben. Die Rückfrage nennt die Anzahl, bevor etwas passiert. Achtung: Es gibt keine Blätterleiste, das Kopf-Kästchen wählt also wirklich alle offenen Einträge aus, auch die von vor Monaten.

Kann ich eine Freigabe rückgängig machen? Ja. In der Zeiterfassung der Abteilung liegt bei jedem freigegebenen Eintrag eine Schaltfläche Ablehnen. Sie setzt den Eintrag auf den Status „Bearbeitet" zurück, entfernt den Freigeber und macht den Eintrag für den Mitarbeiter wieder änderbar. Er erscheint danach wieder in der Freigabeliste.

Warum kann der Mitarbeiter seinen Eintrag nach der Freigabe nicht mehr ändern? Das ist der Zweck der Freigabe: Sie friert die geprüfte Zeit ein. In der Zeiterfassung des Mitarbeiters steht dann ein Schloss, „Bearbeiten" und „Löschen" sind ausgegraut. Ändern kann den Eintrag nur noch, wer das Recht hat, alle Zeiteinträge zu bearbeiten — oder du nimmst die Freigabe mit Ablehnen zurück.

Ändert eine Freigabe die Stunden oder den Saldo? Nein. Eine abgeschlossene Zeit zählt schon vor der Freigabe in Ist-Stunden, Monatssaldo und Zeitkonto. Die Freigabe hält nur fest, dass die Zeit geprüft ist, und sperrt sie gegen Änderungen.

Ein Mitarbeiter hat keine Freigabepflicht — warum stehen seine Zeiten trotzdem hier? Weil die Freigabepflicht nur das Ausstempeln steuert. Zeiten, die nachgetragen wurden, die eine der Apps nachgereicht hat oder die schon einmal abgelehnt wurden, kommen unabhängig davon in diese Liste. Freigeben kannst du sie ganz normal.

Warum steht in der Spalte „Standort" „homeoffice" statt „Homeoffice"? Diese Liste zeigt den Standort in seiner internen Schreibweise. „office" ist das Büro, „homeoffice" das Homeoffice, „business_trip" die Dienstreise, „at_customer" beim Kunden und „other" Sonstiges. In der Zeiterfassung und im Export stehen dieselben Werte ausgeschrieben.