Zeiten freigeben
Zuletzt aktualisiert: 2026-09-15
Ist für einen Mitarbeiter „Zeiteinträge erfordern Freigabe" eingeschaltet, bleibt sein Zeiteintrag nach dem Gehen im Status „Zur Freigabe" stehen, statt automatisch als genehmigt zu gelten. Diese Seite ist die Arbeitsliste, mit der eine Führungskraft diese hängengebliebenen Einträge abarbeitet, bevor sie zur Grundlage der Lohnverrechnung werden — ein einmal manuell freigegebener Eintrag ist danach für den Mitarbeiter gesperrt. Anders als Zeiterfassung der Abteilung, die den laufenden Team-Status zeigt, ist diese Seite eine reine Abarbeitungsliste, zugeschnitten auf das Freigeben vieler Einträge auf einmal.
Zugriff und Sichtbarkeitsbereich
Wer die Seite sieht und welche Einträge
Die Seite verlangt die Berechtigung, Abteilungs-Zeiteinträge zu genehmigen. Ohne jede Freigabeberechtigung landest du beim direkten Aufruf der Adresse auf der Fehlerseite. Mit Administrator-Rechten oder der Berechtigung, alle Zeiteinträge zu genehmigen, zeigt die Warteschlange die offenen Einträge aller Mitarbeiter des Mandanten, abteilungsunabhängig. Bist du dagegen nur berechtigt, die Zeiteinträge der eigenen Abteilung zu genehmigen — typischerweise als Abteilungsleitung —, siehst du ausschließlich die Einträge von Mitarbeitern deiner geführten Abteilung(en); ohne eine geführte Abteilung bleibt die Liste leer. Dieser Bereich wirkt dabei rekursiv über Unterabteilungen: Eine mehrstufige Organisationsstruktur zwingt dich nicht, jede Unterabteilung eigens einzutragen. Angezeigt werden ausschließlich abgeschlossene Einträge (mit Kommen und Gehen), die weder bereits genehmigt sind noch gerade laufen — ein laufender Eintrag hat schließlich noch keine feststehende Dauer.
Gruppierung und Darstellung
Nach Mitarbeiter, Tag oder Kalenderwoche gruppieren
Über das Dropdown oben wählst du zwischen Keine Gruppierung, Nach Mitarbeiter (voreingestellt), Nach Tag und Nach KW. Je nach deinem Freigabe-Rhythmus ist das praktisch: Bei wenigen Mitarbeitern gruppierst du nach Person, arbeitest du einen bestimmten Stichtag ab, nach Tag, für die Lohnperiode nach Kalenderwoche. Der Gruppenkopf zeigt je nach Modus den Mitarbeiternamen, das Datum oder „KW {Nummer} / {Jahr}". Redundante Spalten entfallen automatisch: Bei Gruppierung nach Mitarbeiter fehlt die Spalte „Mitarbeiter" (der Name steht bereits im Gruppenkopf), bei Gruppierung nach Tag die Spalte „Datum". Innerhalb einer Gruppe erscheinen die Einträge chronologisch nach Beginn. Ein Wechsel der Gruppierung setzt deine aktuelle Auswahl zurück, da sie sich sonst auf eine jetzt aufgelöste Gruppierung beziehen würde; die Gruppierungswahl selbst merkt sich flinkest nicht — jeder Aufruf der Seite startet wieder bei „Nach Mitarbeiter".
Spalten der Warteschlange
Jede Zeile zeigt die Zeitspanne als „HH:mm – HH:mm" (immer mit Ende, weil nur abgeschlossene Einträge hier auftauchen), den Typ als farbige Pille, die Dauer rechtsbündig in Dezimalstunden (z. B. „7.5h", nicht Stunden:Minuten wie in deiner eigenen Zeiterfassung) sowie den Standort. Der Standort steht in seiner internen, unübersetzten Schreibweise — „office", „homeoffice" und so weiter, statt Büro/Homeoffice mit Symbol wie sonst in der Software üblich. Die Liste lädt vollständig auf einmal, ohne Seitenblättern: Ein Freigabe-Rückstand soll komplett auf einen Blick sichtbar sein, statt sich seitenweise zu verstecken.
Auswahl und Sammel-Freigabe
Mehrere Einträge auf einmal auswählen
Vor jeder Zeile liegt ein Kästchen, im Kopf zusätzlich ein Kästchen für „alle auswählen". Neben dem Gruppierungs-Dropdown zeigt ein Zähler „N ausgewählt" sofort, wie viele Einträge die nächste Aktion betrifft.
Ausgewählte freigeben
Die Schaltfläche Ausgewählte freigeben ist deaktiviert, solange nichts ausgewählt ist. Ein Klick öffnet die Rückfrage Freigabe bestätigen mit dem Text „{Anzahl} Zeiteinträge freigeben?" — eine Sammel-Freigabe wirkt auf mehrere, für die Lohnverrechnung relevante Einträge gleichzeitig und ist danach nicht mehr rückgängig zu machen (nur auf Zeiterfassung der Abteilung lässt sich ein einzelner Eintrag wieder ablehnen). Abbrechen löst keinen Aufruf aus, deine Auswahl bleibt vollständig erhalten. Bestätigst du, gibt flinkest die ausgewählten Einträge frei, lädt die Liste automatisch neu und leert die Auswahl — ein Erfolgstoast nennt die Anzahl. Ist zwischenzeitlich einer der ausgewählten Einträge nicht mehr freigebbar, etwa weil eine zweite Führungskraft ihn parallel schon bearbeitet hat, gibt flinkest trotzdem alle übrigen frei und meldet zusätzlich einen Warnhinweis mit der Anzahl der nicht freigegebenen Einträge — ein einzelner ungültiger Eintrag blockiert die restliche Sammel-Freigabe also nicht.
Leerzustand
Keine Einträge zur Freigabe
Ist die (für dich sichtbarkeitsgefilterte) Warteschlange leer, zeigt die Seite „Keine Einträge zur Freigabe" mit einem Häkchen-Symbol — eine positive Bestätigung statt einer leeren Tabelle, denn „nichts zu tun" ist für eine Freigabe-Warteschlange ein guter Zustand. Dieser Leerzustand ist dabei ausschließlich an deinen eigenen Sichtbarkeitsbereich gebunden: Für eine Abteilungsleitung kann die Liste bereits leer sein, während ein Administrator zeitgleich noch offene Einträge aus anderen Abteilungen sieht.
Navigation
Breadcrumb zur Abteilungsübersicht
Oben führt eine dreistufige Pfadanzeige zurück: Zeiterfassung verlinkt auf deine eigene Zeiterfassung, Abteilungsübersicht auf Zeiterfassung der Abteilung, „Freizugebende Einträge" ist die aktuelle Seite ohne eigenen Link. Der übliche Weg hierher führt über die Kachel „Zur Freigabe" auf der Abteilungsübersicht, die die Anzahl offener Freigaben zeigt und direkt navigiert.
Verwandte Seiten
Häufige Fragen
Warum sehe ich hier nur Einträge meiner eigenen Abteilung, ein Kollege aber alle? Das hängt von der Berechtigung ab: Mit „Alle Zeiteinträge genehmigen" oder Administratorrechten siehst du die offenen Einträge des ganzen Mandanten, mit „Abteilungs-Zeiteinträge genehmigen" nur die deiner geführten Abteilung(en) inklusive Unterabteilungen.
Kann ich hier auch einzelne Einträge ablehnen? Nein, diese Seite kennt nur die Sammel-Freigabe ausgewählter Einträge. Einen einzelnen Eintrag lehnst du stattdessen auf Zeiterfassung der Abteilung ab, wo jede Zeile eigene Genehmigen-/Ablehnen-Schaltflächen hat.
Warum steht beim Standort „office" statt „Büro"? Diese Spalte zeigt den intern gespeicherten Wert unverändert an, ohne ihn wie sonst in der Software in ein deutsches Label mit Symbol zu übersetzen. Die Bedeutung bleibt dieselbe — „office" ist Büro, „homeoffice" ist Homeoffice und so weiter.
Ich habe eine Sammel-Freigabe bestätigt, aber nicht alle Einträge sind verschwunden. Warum? Die Sammel-Freigabe arbeitet jeden ausgewählten Eintrag einzeln ab. War einer davon zwischenzeitlich nicht mehr freigebbar — etwa weil er parallel bereits bearbeitet wurde —, gibt flinkest die übrigen trotzdem frei und meldet zusätzlich, wie viele nicht freigegeben werden konnten.
Wie viele Einträge zeigt die Liste maximal? Alle offenen Einträge deines Sichtbarkeitsbereichs auf einmal, ohne Seitenblättern — ein Freigabe-Rückstand soll komplett sichtbar sein.
Häufige Fragen zu dieser Seite
Ich habe die Berechtigung, aber die Freigabeliste bleibt leer. Warum?
Weil der Umfang der Liste nicht an der Berechtigung allein hängt, sondern an der Abteilung: Sichtbar sind nur die Zeiten der Mitarbeiter aus den Abteilungen, in denen du als Leiter eingetragen bist — samt Unterabteilungen. Bist du nirgends als Abteilungsleiter hinterlegt, bleibt die Liste leer. Das ändert eine Person mit Administrationsrechten in den Abteilungen.
Wie gebe ich alle offenen Zeiten auf einmal frei?
Hake das Kästchen in der Kopfzeile der Tabelle an — damit sind alle Zeilen ausgewählt — und klicke auf Ausgewählte freigeben. Die Rückfrage nennt die Anzahl, bevor etwas passiert. Achtung: Es gibt keine Blätterleiste, das Kopf-Kästchen wählt also wirklich alle offenen Einträge aus, auch die von vor Monaten.
Kann ich eine Freigabe rückgängig machen?
Ja. In der Zeiterfassung der Abteilung liegt bei jedem freigegebenen Eintrag eine Schaltfläche Ablehnen. Sie setzt den Eintrag auf den Status „Bearbeitet" zurück, entfernt den Freigeber und macht den Eintrag für den Mitarbeiter wieder änderbar. Er erscheint danach wieder in der Freigabeliste.
Warum kann der Mitarbeiter seinen Eintrag nach der Freigabe nicht mehr ändern?
Das ist der Zweck der Freigabe: Sie friert die geprüfte Zeit ein. In der Zeiterfassung des Mitarbeiters steht dann ein Schloss, „Bearbeiten" und „Löschen" sind ausgegraut. Ändern kann den Eintrag nur noch, wer das Recht hat, alle Zeiteinträge zu bearbeiten — oder du nimmst die Freigabe mit Ablehnen zurück.
Ändert eine Freigabe die Stunden oder den Saldo?
Nein. Eine abgeschlossene Zeit zählt schon vor der Freigabe in Ist-Stunden, Monatssaldo und Zeitkonto. Die Freigabe hält nur fest, dass die Zeit geprüft ist, und sperrt sie gegen Änderungen.
Ein Mitarbeiter hat keine Freigabepflicht — warum stehen seine Zeiten trotzdem hier?
Weil die Freigabepflicht nur das Ausstempeln steuert. Zeiten, die nachgetragen wurden, die eine der Apps nachgereicht hat oder die schon einmal abgelehnt wurden, kommen unabhängig davon in diese Liste. Freigeben kannst du sie ganz normal.
Warum steht in der Spalte „Standort" „homeoffice" statt „Homeoffice"?
Diese Liste zeigt den Standort in seiner internen Schreibweise. „office" ist das Büro, „homeoffice" das Homeoffice, „business_trip" die Dienstreise, „at_customer" beim Kunden und „other" Sonstiges. In der Zeiterfassung und im Export stehen dieselben Werte ausgeschrieben.
Wer darf Zeiteinträge auf dieser Seite freigeben?
Deinem Benutzer muss die Berechtigung zugewiesen sein, Abteilungs-Zeiteinträge zu genehmigen — in der Standardausstattung über die Rolle Abteilungsleiter. Ohne diese Berechtigung führt der Aufruf der Seite zu einer 403-Seite mit dem Hinweis „Not allowed.". Welche Zeiten du dann tatsächlich siehst, hängt zusätzlich von deinen Abteilungen ab.
Ich habe die Berechtigung, aber sehe keine Einträge — woran liegt das?
Die Berechtigung allein reicht nicht: Sichtbar sind nur die Zeiten von Mitarbeitern aus den Abteilungen, in denen du selbst als Abteilungsleiter eingetragen bist — inklusive aller Unterabteilungen. Bist du in keiner Abteilung als Leiter hinterlegt, bleibt die Liste bewusst leer, auch mit vorhandener Berechtigung. Wer das weitergehende Recht hat, alle Zeiteinträge zu genehmigen, oder Administrator ist, sieht dagegen die offenen Einträge des ganzen Betriebs.
Welche Gruppierungen stehen für die Freigabeliste zur Verfügung?
Vier: Nach Mitarbeiter (Voreinstellung, eine Zwischenzeile je Person), Nach Tag (eine Zwischenzeile je Datum), Nach KW (eine Zwischenzeile je Kalenderwoche, z. B. „KW 32 / 2026") und Keine Gruppierung, bei der Mitarbeiter und Datum beide als eigene Spalte erscheinen. Je nach gewählter Gruppierung entfällt die passende Spalte, weil die Information dann schon in der Zwischenzeile steht.
Warum ist meine Auswahl weg, nachdem ich die Gruppierung geändert habe?
Weil ein Wechsel der Gruppierung die Zeilen neu einsortiert, setzt flinkest angehakte Auswahlen dabei automatisch zurück. Entscheide dich also erst für eine Gruppierung und hake danach an.
Warum steht in der Spalte „Standort" „homeoffice" statt „Homeoffice"?
Diese Liste zeigt den gespeicherten Standort-Wert unverändert, ohne Übersetzung. „office" ist das Büro, „homeoffice" das Homeoffice, „business_trip" die Dienstreise, „at_customer" beim Kunden und „other" Sonstiges. In der Zeiterfassung und im Zeit-Export stehen dieselben Standorte ausgeschrieben.
Wie wähle ich alle offenen Zeiten auf einmal aus?
Hake das Kästchen in der Kopfzeile der Tabelle an — es wählt wirklich alle Zeilen aus, nicht nur eine Seite, denn die Liste hat keine Blätterleiste. Auch Einträge von vor Monaten werden dabei mit ausgewählt.
Was passiert, wenn ich auf „Ausgewählte freigeben" klicke?
Es erscheint zuerst die Rückfrage „Freigabe bestätigen" mit der Anzahl der angehakten Einträge, zum Beispiel „7 Zeiteinträge freigeben?". Bestätigst du mit „Ausgewählte freigeben", meldet flinkest anschließend zum Beispiel „7 Einträge freigegeben", lädt die Liste neu und leert die Auswahl. Mit „Abbrechen" passiert nichts, die Auswahl bleibt erhalten.
Was, wenn nicht alle ausgewählten Einträge freigegeben werden konnten?
flinkest arbeitet die Auswahl Zeile für Zeile ab; ein Fehlschlag stoppt die übrigen nicht. Ist mindestens einer nicht durchgegangen, erscheint zusätzlich zur Erfolgsmeldung der Hinweis „{Anzahl} Einträge konnten nicht freigegeben werden". Die häufigsten Gründe: Der Eintrag wurde in der Zwischenzeit von jemand anderem freigegeben, oder er gehört zu einem Mitarbeiter, für den du nicht zuständig bist. Nach dem automatischen Neuladen stehen die verbliebenen Einträge wieder in der Liste.
Kann ich eine Freigabe rückgängig machen?
Ja, aber nicht auf dieser Seite. Öffne die Zeiterfassung der Abteilung, such den Eintrag in der Zeile des Mitarbeiters und klicke dort auf „Ablehnen". Das setzt den Eintrag auf den Status „Bearbeitet" zurück — er ist danach für den Mitarbeiter wieder änderbar und erscheint wieder in dieser Freigabeliste. Ablehnen darf nur, wer für diesen Mitarbeiter auch freigeben darf.
Warum kann der Mitarbeiter seinen Eintrag nach der Freigabe nicht mehr ändern?
Das ist der Zweck der Freigabe: Sie friert die geprüfte Zeit ein. In der Zeiterfassung des Mitarbeiters trägt der Eintrag danach ein Schloss, „Bearbeiten" und „Löschen" sind ausgegraut. Ändern kann ihn nur noch, wer das Recht hat, alle Zeiteinträge zu bearbeiten — oder eine berechtigte Person nimmt die Freigabe über „Ablehnen" zurück.
Ändert eine Freigabe die gearbeiteten Stunden oder den Saldo?
Nein. Eine abgeschlossene Zeit zählt schon vor der Freigabe in Ist-Stunden, Monatssaldo und Zeitkonto mit. Die Freigabe ist ausschließlich ein Prüfvermerk mit Schreibschutz, sie verändert an den Zahlen selbst nichts.
Kann ich einzelne Zeiten prüfen statt sie gesammelt freizugeben?
Dafür ist diese Seite nicht gedacht — sie hat keine Zeile-für-Zeile-Aktion und keinen Bearbeiten-Zugriff. In der Zeiterfassung der Abteilung liegt neben jedem Eintrag ein eigenes Häkchen zum Einzel-Freigeben und ein Stift zum Bearbeiten; dort lässt sich eine einzelne Zeit vor der Freigabe auch noch korrigieren.
Gibt es auf dieser Seite einen Filter, eine Suche oder einen Export?
Nein. Die Freigabeliste zeigt bewusst alles auf einmal, ohne Blätterleiste, Filter, Suche, Export oder einstellbare Spalten. Wer nach Zeitraum oder Mitarbeiter eingrenzen oder Daten exportieren will, arbeitet stattdessen in der Zeiterfassung der Abteilung.
Wird die Liste automatisch aktualisiert, wenn jemand aussstempelt?
Nein, die Liste lädt sich nicht von selbst nach. Stempelt jemand aus, während du auf dieser Seite stehst, erscheint der neue Eintrag erst nach einem Neuladen der Seite. Nach einer eigenen Freigabe lädt flinkest die Liste dagegen automatisch neu.
Was passiert, wenn Laden oder Freigeben fehlschlägt?
In beiden Fällen zeigt flinkest eine allgemeine Fehlermeldung, keine auf diese Seite zugeschnittene. Schlägt das Laden fehl, bleibt die Liste leer — meist hilft ein Neuladen der Seite, hält es an, ist die Anmeldung abgelaufen. Schlägt die Sammelfreigabe komplett fehl, etwa weil ein sehr großer Stapel zu lange braucht, lade die Seite danach neu, um zu sehen, was schon durchgegangen ist, und schick den Rest in kleineren Portionen ab.
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