Zeiten freigeben

Ist für einen Mitarbeiter „Zeiteinträge erfordern Freigabe" eingeschaltet, bleibt sein Zeiteintrag nach dem Gehen im Status „Zur Freigabe" stehen, statt automatisch als genehmigt zu gelten. Diese Seite ist die Arbeitsliste, mit der eine Führungskraft diese hängengebliebenen Einträge abarbeitet, bevor sie zur Grundlage der Lohnverrechnung werden — ein einmal manuell freigegebener Eintrag ist danach für den Mitarbeiter gesperrt. Anders als Zeiterfassung der Abteilung, die den laufenden Team-Status zeigt, ist diese Seite eine reine Abarbeitungsliste, zugeschnitten auf das Freigeben vieler Einträge auf einmal.

Zugriff und Sichtbarkeitsbereich

Wer die Seite sieht und welche Einträge

Die Seite verlangt eine der beiden Freigabeberechtigungen — Abteilungs-Zeiteinträge genehmigen oder alle Zeiteinträge genehmigen; eine davon genügt. Ohne jede Freigabeberechtigung landest du beim direkten Aufruf der Adresse auf der Fehlerseite. Mit Administrator-Rechten oder der Berechtigung, alle Zeiteinträge zu genehmigen, zeigt die Warteschlange die offenen Einträge aller Mitarbeiter des Mandanten, abteilungsunabhängig. Bist du dagegen nur berechtigt, die Zeiteinträge der eigenen Abteilung zu genehmigen — typischerweise als Abteilungsleitung —, siehst du ausschließlich die Einträge von Mitarbeitern deiner geführten Abteilung(en); ohne eine geführte Abteilung bleibt die Liste leer. Dieser Bereich wirkt dabei rekursiv über Unterabteilungen: Eine mehrstufige Organisationsstruktur zwingt dich nicht, jede Unterabteilung eigens einzutragen. Deine eigenen Einträge gibst du über das Abteilungsrecht nur frei, wenn über dir niemand freigeben kann: Gibt es die Leitung einer übergeordneten Abteilung mit Freigaberecht oder einen Vorgesetzten mit der Berechtigung, alle Zeiteinträge zu genehmigen (oder mit Administrator-Rechten), fehlen deine eigenen Einträge in dieser Liste und im Zähler der Kachel „Zur Freigabe" — freigeben muss sie dann diese Person. Angezeigt werden ausschließlich abgeschlossene Einträge (mit Kommen und Gehen), die weder bereits genehmigt sind noch gerade laufen — ein laufender Eintrag hat schließlich noch keine feststehende Dauer.

Gruppierung und Darstellung

Nach Mitarbeiter, Tag oder Kalenderwoche gruppieren

Über das Dropdown oben wählst du zwischen Keine Gruppierung, Nach Mitarbeiter (voreingestellt), Nach Tag und Nach KW. Je nach deinem Freigabe-Rhythmus ist das praktisch: Bei wenigen Mitarbeitern gruppierst du nach Person, arbeitest du einen bestimmten Stichtag ab, nach Tag, für die Lohnperiode nach Kalenderwoche. Der Gruppenkopf zeigt je nach Modus den Mitarbeiternamen, das Datum oder „KW {Nummer} / {Jahr}". Redundante Spalten entfallen automatisch: Bei Gruppierung nach Mitarbeiter fehlt die Spalte „Mitarbeiter" (der Name steht bereits im Gruppenkopf), bei Gruppierung nach Tag die Spalte „Datum". Innerhalb einer Gruppe erscheinen die Einträge chronologisch nach Beginn. Ein Wechsel der Gruppierung setzt deine aktuelle Auswahl zurück, da sie sich sonst auf eine jetzt aufgelöste Gruppierung beziehen würde; die Gruppierungswahl selbst merkt sich flinkest nicht — jeder Aufruf der Seite startet wieder bei „Nach Mitarbeiter".

Spalten der Warteschlange

Jede Zeile zeigt die Zeitspanne als „HH:mm – HH:mm" (immer mit Ende, weil nur abgeschlossene Einträge hier auftauchen), den Typ als farbige Pille, die Dauer rechtsbündig in Dezimalstunden (z. B. „7.5h", nicht Stunden:Minuten wie in deiner eigenen Zeiterfassung) sowie den Standort — mit Symbol und als Büro, Homeoffice, Dienstreise, Beim Kunden oder Sonstiges, genau wie in deiner eigenen Zeiterfassung. Die Liste lädt vollständig auf einmal, ohne Seitenblättern: Ein Freigabe-Rückstand soll komplett auf einen Blick sichtbar sein, statt sich seitenweise zu verstecken.

Auswahl und Sammel-Freigabe

Mehrere Einträge auf einmal auswählen

Vor jeder Zeile liegt ein Kästchen, im Kopf zusätzlich ein Kästchen für „alle auswählen". Neben dem Gruppierungs-Dropdown zeigt ein Zähler „N ausgewählt" sofort, wie viele Einträge die nächste Aktion betrifft.

Ausgewählte freigeben

Die Schaltfläche Ausgewählte freigeben ist deaktiviert, solange nichts ausgewählt ist. Ein Klick öffnet die Rückfrage Freigabe bestätigen mit dem Text „{Anzahl} Zeiteinträge freigeben?" — eine Sammel-Freigabe wirkt auf mehrere, für die Lohnverrechnung relevante Einträge gleichzeitig und ist danach nicht mehr rückgängig zu machen (nur auf Zeiterfassung der Abteilung lässt sich ein einzelner Eintrag wieder ablehnen). Abbrechen löst keinen Aufruf aus, deine Auswahl bleibt vollständig erhalten. Bestätigst du, gibt flinkest die ausgewählten Einträge frei, lädt die Liste automatisch neu und leert die Auswahl — ein Erfolgstoast nennt die Anzahl. Ist zwischenzeitlich einer der ausgewählten Einträge nicht mehr freigebbar, etwa weil eine zweite Führungskraft ihn parallel schon bearbeitet hat, gibt flinkest trotzdem alle übrigen frei und meldet zusätzlich den Warnhinweis „{Anzahl} Einträge konnten nicht freigegeben werden" — ein einzelner ungültiger Eintrag blockiert die restliche Sammel-Freigabe also nicht. Über Details anzeigen klappt der Hinweis auf und nennt zu jedem nicht freigegebenen Eintrag Datum, Mitarbeiter und Grund: „Bereits genehmigt", „Eintrag existiert nicht mehr", „Keine Berechtigung für diesen Mitarbeiter" oder bei einem Speicherfehler die konkrete Begründung des Servers. So musst du nicht raten, welcher der ausgewählten Einträge hängen geblieben ist.

Leerzustand

Keine Einträge zur Freigabe

Ist die (für dich sichtbarkeitsgefilterte) Warteschlange leer, zeigt die Seite „Keine Einträge zur Freigabe" mit einem Häkchen-Symbol — eine positive Bestätigung statt einer leeren Tabelle, denn „nichts zu tun" ist für eine Freigabe-Warteschlange ein guter Zustand. Dieser Leerzustand ist dabei ausschließlich an deinen eigenen Sichtbarkeitsbereich gebunden: Für eine Abteilungsleitung kann die Liste bereits leer sein, während ein Administrator zeitgleich noch offene Einträge aus anderen Abteilungen sieht.

Navigation

Breadcrumb zur Abteilungsübersicht

Oben führt eine dreistufige Pfadanzeige zurück: Zeiterfassung verlinkt auf deine eigene Zeiterfassung, Abteilungsübersicht auf Zeiterfassung der Abteilung, „Freizugebende Einträge" ist die aktuelle Seite ohne eigenen Link. Der übliche Weg hierher führt über die Kachel „Zur Freigabe" auf der Abteilungsübersicht, die die Anzahl offener Freigaben zeigt und direkt navigiert.

Verwandte Seiten

• Zeiterfassung
• Zeiterfassung der Abteilung
• Abwesenheiten verwalten
• Pausenregeln
• Zeitarten

Häufige Fragen

Warum sehe ich hier nur Einträge meiner eigenen Abteilung, ein Kollege aber alle? Das hängt von der Berechtigung ab: Mit „Alle Zeiteinträge genehmigen" oder Administratorrechten siehst du die offenen Einträge des ganzen Mandanten, mit „Abteilungs-Zeiteinträge genehmigen" nur die deiner geführten Abteilung(en) inklusive Unterabteilungen.

Kann ich hier auch einzelne Einträge ablehnen? Nein, diese Seite kennt nur die Sammel-Freigabe ausgewählter Einträge. Einen einzelnen Eintrag lehnst du stattdessen auf Zeiterfassung der Abteilung ab, wo bei Mitarbeitern, deren Einträge du freigeben darfst, eigene Genehmigen- bzw. (bei genehmigten Einträgen) Ablehnen-Schaltflächen liegen.

Ich habe eine Sammel-Freigabe bestätigt, aber nicht alle Einträge sind verschwunden. Warum? Die Sammel-Freigabe arbeitet jeden ausgewählten Eintrag einzeln ab. War einer davon zwischenzeitlich nicht mehr freigebbar — etwa weil er parallel bereits bearbeitet wurde —, gibt flinkest die übrigen trotzdem frei und meldet zusätzlich, wie viele nicht freigegeben werden konnten.

Wie viele Einträge zeigt die Liste maximal? Alle offenen Einträge deines Sichtbarkeitsbereichs auf einmal, ohne Seitenblättern — ein Freigabe-Rückstand soll komplett sichtbar sein.