Arbeitszeitmodelle

Ein Arbeitszeitmodell hält fest, wie viele Stunden an welchem Wochentag zu arbeiten sind — die Soll-Stunden. Aus ihnen ermittelt flinkest in der Zeiterfassung die Soll-Stunden des Monats, den Monatssaldo und den Übertrag in den nächsten Monat, und nach ihnen richtet sich auch, wie viele Urlaubstage eine Abwesenheit kostet. Auf dieser Seite legst du die Modelle deines Betriebs an; welche Person nach welchem Modell arbeitet, entscheidest du danach je Benutzer unter Benutzer. Die Seite liegt wie Zeitarten und Pausenregeln unter „Zeiterfassung" in den Allgemeinen Einstellungen — alle drei sind Stammdaten, die die tägliche Zeiterfassung erst auswertbar machen, ohne selbst Zeiteinträge zu enthalten.

Zugriff und Liste

Nur für Administratoren mit Zeiterfassungsberechtigung zugänglich

Die Seite ist wie der gesamte Einstellungsbereich Administratoren vorbehalten: Ohne diese Rolle führt der Aufruf auf die Seite „Nicht erlaubt.". Anlegen, Ändern und Löschen eines Modells verlangen zusätzlich die Berechtigung, die Zeiterfassung zu verwalten, die jede Administratorin und jeder Administrator automatisch besitzt. Lesen der Modell-Liste ist dagegen für jeden angemeldeten Benutzer offen.

Die Liste anzeigen

Die Liste zeigt alle Modelle auf einer Seite, aufsteigend nach Namen sortiert — aktive und inaktive gemeinsam, ohne Suchfeld oder Filter:

Spalte	Inhalt
Name	die Bezeichnung des Modells, etwa „5-Tage-Woche (Vollzeit)"
Wochenstunden	die Summe der sieben Tageswerte, auf zwei Dezimalstellen gerundet und mit „h"
Status	Aktiv in Grün oder Inaktiv in Rot

Ein Klick auf den Namen öffnet das Modell zum Bearbeiten. Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen. Auf schmalen Fenstern blendet flinkest zuerst die Spalte „Wochenstunden" aus. Ist noch kein Modell angelegt, steht statt Zeilen „Keine Arbeitszeitmodelle gefunden." mit dem Hinweis, welche zu erstellen.

Die Spalte „Wochenstunden" lässt sich nicht anklicken, um zu sortieren — anders als Name und Status wird sie aus den sieben Tagesfeldern berechnet und ist kein eigenes gespeichertes Feld, nach dem sortiert werden könnte.

Immer aktuell. Legt jemand anderes ein Modell an, ändert oder löscht es, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Was „Inaktiv" bewirkt — und was nicht. Ein inaktives Modell wird für die Berechnung der Soll-Stunden und für das Zählen der Urlaubstage nicht mehr verwendet. Es verschwindet dadurch aber weder aus der Liste noch aus der Auswahl im Benutzer-Formular: Ein inaktives Modell lässt sich weiterhin zuweisen. Und für alle Personen, denen es schon zugewiesen ist, rechnet flinkest den Monatssaldo ab sofort mit dem ältesten noch aktiven Modell — auch wenn das ganz andere Stunden vorsieht, und ohne jede Warnung. Deaktivieren ist deshalb kein sauberer Weg, ein Modell außer Dienst zu stellen; weise den betroffenen Personen vorher ein anderes Modell zu.

Arbeitszeitmodell anlegen und bearbeiten

Modell anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog Arbeitszeitmodell hinzufügen mit vier Abschnitten.

• Details — Name ist Pflicht und darf höchstens 100 Zeichen lang sein; darunter liegt das Feld Beschreibung für eine kurze Erläuterung. Doppelte Namen weist flinkest nicht ab, du kannst dasselbe Modell also versehentlich zweimal anlegen.
• Wochenstunden — sieben Felder, eines je Wochentag (Montag bis Sonntag), jeweils zwischen 0 und 24 Stunden mit dem Zusatz „h", Dezimalwerte erlaubt. Darunter zeigt Summe laufend mit, wie viele Wochenstunden dabei herauskommen — bei krummen Werten wie 6,67 Stunden entstehen sichtbare Rundungsreste (3 × 6,67 ergibt 20,01 statt 20).
• Gleitzeit — ein Schalter mit den drei Optionen Gleitzeit, Fest und Schicht (Zeitmodell), dazu vier Uhrzeitfelder: Gleitzeitrahmen Beginn, Gleitzeitrahmen Ende, Kernzeit Beginn und Kernzeit Ende.
• Einstellungen — das Kästchen Aktiv.

Unten liegen Schließen und Speichern. Speichern bleibt gesperrt, solange kein Name eingetragen ist. Hast du etwas geändert und klickst auf Schließen, fragt flinkest vorher „Sie haben ungespeicherte Änderungen. Wenn Sie jetzt schließen, gehen Ihre Änderungen verloren." — Ja, Änderungen verwerfen wirft sie weg, Zurück zur Bearbeitung bringt dich zum Formular zurück. Nach dem Speichern meldet flinkest „Arbeitszeitmodell wurde erfolgreich gespeichert" und der Dialog schließt sich.

Soll-Stunden zählen nur nach Wochentag, nicht nach Uhrzeit. Ob jemand seine acht Stunden am Vormittag oder am Abend leistet, ist für Soll-Stunden und Saldo ohne Bedeutung — dafür zählt ausschließlich der Tageswert aus dem Abschnitt Wochenstunden. Ein Tag mit 0 Stunden ist ein freier Tag. So entstehen die Soll-Stunden eines Monats: flinkest geht jeden Tag des Kalendermonats durch und zählt den Wert zusammen, den das Modell für diesen Wochentag vorsieht. Gesetzliche Feiertage des Landes aus deiner Firmenadresse zählen dabei mit 0 Stunden — eine 5-Tage-Woche mit 8 Stunden ergibt in einem Monat mit 22 Wochentagen, von denen einer ein Feiertag ist, also 168 Stunden. Das gilt gleichermaßen für die Kachel Soll-Stunden der Zeiterfassung, das Balkendiagramm „Tägliche Stunden", die Wochenübersicht und die Zeiterfassung der Abteilung. Im laufenden Monat zählen Kachel und Monatssaldo das Soll nur bis heute, denn die Ist-Stunden der restlichen Tage gibt es ja noch nicht; die Tagesbalken zeigen dagegen den ganzen Monat. Alles, was über die Soll-Stunden hinaus erfasst wird, landet im Monatssaldo; eine Aufteilung eines einzelnen Tages in Normal- und Überstunden gibt es in der Zeiterfassung nicht. Die Überstunden-Zuschläge, mit denen Arbeitsberichte verrechnet werden, haben mit dem Arbeitszeitmodell nichts zu tun — die stehen in den Arbeitsberichts-Einstellungen.

Was das Modell bei Abwesenheiten bewirkt. Eine genehmigte Abwesenheit, deren Abwesenheitsart als Arbeitszeit gilt, wird für den Saldo mit den Stunden des betroffenen Wochentags bewertet: Bei einer 4-Tage-Woche mit 10 Stunden ist ein Urlaubstag am Montag 10 Stunden wert, ein Urlaubstag am Freitag 0; ein Feiertag innerhalb der Abwesenheit bringt ebenfalls keine Stunden. Auch das Kontingent zählt flinkest nach dem Modell: Eine mehrtägige Abwesenheit kostet so viele Urlaubstage, wie sie Arbeitstage des Modells enthält — also Wochentage mit mehr als 0 Stunden, ohne die Feiertage des Landes aus deiner Firmenadresse. Bei einer 4-Tage-Woche mit freiem Freitag kostet ein Urlaub von Montag bis Freitag deshalb vier Tage. Bei einer eintägigen Abwesenheit gilt der im Antrag gewählte Tagesanteil. Gezählt wird beim Anlegen oder Ändern eines Antrags; wer einem Mitarbeiter später ein anderes Modell zuweist, ändert damit die bereits gespeicherten Anträge nicht.

Nur der Gleitzeitrahmen hat derzeit einen sichtbaren Effekt. Er bestimmt im Reiter Kalender der Zeiterfassung das hervorgehobene Zeitfenster an den Arbeitstagen des Modells; trägst du hier nichts ein, verwendet flinkest ersatzweise 08:00 bis 17:00. Zeitmodell (Gleitzeit/Fest/Schicht) und die beiden Kernzeit-Felder werden zwar gespeichert und über die Schnittstelle ausgeliefert, fließen aber in keine Berechnung und keine weitere Anzeige ein — unabhängig vom gewählten Wert ändert sich an Soll-Stunden, Saldo oder sonstigen Auswertungen nichts.

Änderungen wirken rückwirkend. Soll-Stunden, Monatssaldo, Tagesbalken und Wochenübersicht rechnet flinkest bei jedem Aufruf neu aus dem Modell, wie es gerade gespeichert ist — ändere einen Tageswert, und auch längst vergangene Monate ändern sich mit. Der Verlauf Monatssaldo-Trend der letzten sechs Monate und der Übertrag aus dem Vormonat kommen dagegen aus dem gespeicherten Monatsabschluss. Den rechnet flinkest jede Nacht für den laufenden und den vorigen Monat neu; ältere Monate behalten ihren gespeicherten Stand, bis in dem Monat wieder ein Zeiteintrag gespeichert wird. Wer eine Änderung sauber durchziehen will, sollte sie deshalb möglichst zu einem Monatswechsel machen. Jede Änderung wird protokolliert und ist im Änderungsverlauf nachvollziehbar.

Modell bearbeiten

Klicke auf den Namen in der Liste oder wähle im Zeilenmenü Bearbeiten — es öffnet sich derselbe Dialog mit den gespeicherten Werten, jetzt unter dem Titel „Arbeitszeitmodell bearbeiten".

Modell einer Person zuweisen

Das passiert nicht auf dieser Seite, sondern unter Benutzer: Im Benutzer-Formular gibt es zur Zeiterfassung den Schalter, sie einzuschalten, und darunter die Auswahl Arbeitszeitmodell. Ist die Zeiterfassung eingeschaltet, ist das Modell Pflicht — sonst wird der Benutzer nicht gespeichert und flinkest meldet „Arbeitszeitmodell ist erforderlich, wenn Zeiterfassung aktiviert ist." Hat ein Benutzer trotzdem kein aktives Modell, rechnet flinkest ersatzweise mit dem ältesten noch aktiven Modell; gibt es gar keines, ist das Soll null, und jede erfasste Stunde zählt als Plus im Saldo.

Arbeitszeitmodell löschen

Arbeitszeitmodell löschen

Wähle im Zeilenmenü Löschen. Die Rückfrage „Möchten Sie das ausgewählte Arbeitszeitmodell wirklich löschen?" bestätigst du mit Ja, löschen oder brichst mit Abbrechen ab. Ist dem Modell niemand mehr zugewiesen, meldet flinkest danach „Das ausgewählte Arbeitszeitmodell wurde gelöscht" — das Modell ist damit endgültig weg, ein Zurückholen gibt es nicht.

Ist noch jemand zugewiesen, verhindert flinkest das Löschen. Statt der Erfolgsmeldung erscheint der Hinweis „Diesem Arbeitszeitmodell sind noch Mitarbeiter zugewiesen. Weise sie zuerst einem anderen Arbeitszeitmodell zu." Das Modell bleibt dabei vollständig unverändert erhalten. Weise die betroffenen Personen zuerst unter Benutzer einem anderen Modell zu — danach lässt sich das alte Modell löschen. Eine Übersicht, wer einem Modell aktuell zugewiesen ist, zeigt diese Seite nicht; das musst du in der Benutzerliste prüfen.

Darstellung und Export

Spalten konfigurieren

Unten links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und — als Administrator mit der Berechtigung Listenspalten konfigurieren — das Zahnrad Spalten konfigurieren. Dort wählst du aus 15 zusätzlichen Feldern (unter anderem ID, Beschreibung, die sieben Tageswerte, Zeitmodell, Gleitzeitrahmen und Kernzeit), welche Spalten die Liste zeigt und in welcher Reihenfolge, dazu eine Standardsortierung. Die Einstellung gilt für alle Benutzer dieser Liste; Standard-Spalten holt die ausgelieferte Auswahl in den Dialog zurück, Auf Standard zurücksetzen verwirft die gespeicherte Einstellung ganz. Andere Benutzer sehen eine geänderte Spaltenauswahl sofort, auch in einer bereits geöffneten Liste, ohne die Seite neu laden zu müssen.

Liste exportieren

Der Export daneben bietet Excel, CSV, PDF oder JSON, den Umfang „Aktuelle Seite" oder „Alle Datensätze" und eine Spaltenauswahl aus 18 verfügbaren Feldern (die berechnete Spalte „Wochenstunden" ausgenommen) — praktisch für die Übergabe der Stammdaten an eine Lohnverrechnung oder einen Steuerberater.

Verwandte Seiten

• Zeiterfassung
• Zeiterfassung der Abteilung
• Zeitarten
• Pausenregeln
• Benutzer
• Abwesenheiten
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Wie weise ich einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell zu? Nicht in der Liste der Arbeitszeitmodelle, sondern in den Benutzer-Einstellungen. Öffne dort den Benutzer, schalte die Zeiterfassung ein und wähle darunter das Arbeitszeitmodell. Solange die Zeiterfassung eingeschaltet ist, ist die Auswahl Pflicht: Ohne Modell wird der Benutzer nicht gespeichert.

Ich habe die Stunden eines Modells geändert — gelten die auch für vergangene Monate? Ja. Soll-Stunden, Monatssaldo und die Tagesauswertungen werden bei jedem Aufruf neu aus dem aktuellen Modell gerechnet, auch für längst abgeschlossene Monate. Der Verlauf „Monatssaldo-Trend" und der Übertrag stammen aus dem gespeicherten Monatsabschluss: Den laufenden und den vorigen Monat rechnet flinkest in der folgenden Nacht nach, ältere Monate zeigen die alten Werte, bis in dem Monat wieder ein Zeiteintrag gespeichert wird.

Was passiert, wenn ich ein Modell auf „Inaktiv" stelle? Es wird für die Berechnung nicht mehr benutzt, bleibt aber in der Liste und in der Auswahl im Benutzer-Formular stehen. Alle Personen, denen es zugewiesen ist, werden ab sofort ohne Warnung gegen das älteste noch aktive Modell gerechnet — deren Soll-Stunden ändern sich damit unbemerkt. Weise ihnen deshalb erst ein anderes Modell zu und deaktiviere danach.

Warum ist die Kachel „Soll-Stunden" im laufenden Monat niedriger als die Summe der Tagesbalken? Weil die Kachel im laufenden Monat das Soll nur bis heute zählt — die Ist-Stunden der restlichen Tage gibt es ja noch nicht. Das Balkendiagramm „Tägliche Stunden" zeigt dagegen das Soll für jeden Tag des Monats. Feiertage lassen beide gleichermaßen aus. Für abgeschlossene Monate stimmen Kachel und Summe der Tagesbalken überein, solange dem Benutzer ein aktives Modell zugewiesen ist und es keine Stunden am Samstag oder Sonntag vorsieht.

Kostet eine Urlaubswoche bei einer 4-Tage-Woche weniger Urlaubstage? Ja, bei mehrtägigen Abwesenheiten: flinkest zählt nur die Arbeitstage des Arbeitszeitmodells, also Wochentage mit mehr als 0 Stunden, und lässt Feiertage aus. Ein Urlaub von Montag bis Freitag kostet bei freiem Freitag deshalb vier Tage. Bei einem einzelnen Tag gilt der im Antrag gewählte Tagesanteil.

Kann ich im Arbeitszeitmodell eine Kernzeit oder einen Gleitzeitrahmen hinterlegen? Teilweise. Im Abschnitt Gleitzeit des Dialogs trägst du ein Zeitmodell (Gleitzeit, Fest oder Schicht), einen Gleitzeitrahmen und eine Kernzeit ein. Ausgewertet wird davon nur der Gleitzeitrahmen: Er bestimmt das hervorgehobene Zeitfenster im Reiter Kalender der Zeiterfassung. Zeitmodell und Kernzeit speichert flinkest zwar, sie fließen aber in keine Berechnung und keine weitere Anzeige ein.

Warum lässt sich ein Arbeitszeitmodell nicht löschen? Weil ihm noch mindestens eine Person zugewiesen ist. flinkest bricht den Löschvorgang dann ab und zeigt die Meldung „Diesem Arbeitszeitmodell sind noch Mitarbeiter zugewiesen. Weise sie zuerst einem anderen Arbeitszeitmodell zu." Weise den betroffenen Personen unter Benutzer ein anderes Modell zu, danach lässt sich das alte Modell löschen.