Arbeitszeitmodelle

Ein Arbeitszeitmodell hält fest, wie viele Stunden an welchem Wochentag zu arbeiten sind — die Soll-Stunden. Aus ihnen ermittelt flinkest in der Zeiterfassung die Soll-Stunden des Monats, den Monatssaldo und den Übertrag in den nächsten Monat. Auf dieser Seite legst du die Modelle deines Betriebs an; welche Person nach welchem Modell arbeitet, entscheidest du danach je Benutzer unter Benutzer.

Du erreichst die Seite über Allgemeine Einstellungen → Zeiterfassung → Arbeitszeitmodelle. Der ganze Einstellungsbereich ist Administratoren vorbehalten: Ohne Administrationsrechte lässt sich die Seite nicht öffnen.

Kopfzeile

Ganz oben steht der Bereichstitel „Arbeitszeitmodelle", rechts daneben die Schaltfläche Neu. Sie öffnet den Dialog Arbeitszeitmodell hinzufügen mit einem leeren Modell, in dem alle sieben Tageswerte auf 0 stehen und das Kästchen Aktiv gesetzt ist.

Die Liste

Die Liste zeigt alle Modelle auf einer Seite, aufsteigend nach Namen sortiert — aktive und inaktive gemeinsam. Es gibt hier kein Suchfeld und keine Filter.

Spalte	Inhalt
Name	die Bezeichnung des Modells, etwa „5-Tage-Woche (Vollzeit)"
Wochenstunden	die Summe der sieben Tageswerte, auf zwei Dezimalstellen gerundet und mit „h"
Status	Aktiv in Grün oder Inaktiv in Rot

Ein Klick auf den Namen öffnet das Modell zum Bearbeiten. Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen. Unten links neben der Blätterleiste findest du das Download-Symbol für den Listen-Export und — als Administrator — das Zahnrad für die Spalten.

Ist noch kein Modell angelegt, steht statt Zeilen „Keine Arbeitszeitmodelle gefunden." mit dem Hinweis „Erstellen Sie Arbeitszeitmodelle, um wöchentliche Arbeitszeitvorlagen für Mitarbeiter zu definieren."

Immer aktuell. Legt jemand anderes ein Modell an, ändert oder löscht es, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Was „Inaktiv" bewirkt — und was nicht. Ein inaktives Modell wird für die Berechnung der Soll-Stunden nicht mehr verwendet. Es verschwindet dadurch aber weder aus der Liste noch aus der Auswahl im Benutzer-Formular: Ein inaktives Modell lässt sich weiterhin zuweisen. Und für alle Personen, denen es schon zugewiesen ist, rechnet flinkest den Monatssaldo ab sofort mit dem ältesten noch aktiven Modell — auch wenn das ganz andere Stunden vorsieht. Deaktivieren ist deshalb kein sauberer Weg, ein Modell außer Dienst zu stellen; weise den betroffenen Personen vorher ein anderes Modell zu.

Der Dialog „Arbeitszeitmodell hinzufügen"

Anlegen und Bearbeiten benutzen denselben Dialog; beim Bearbeiten heißt er Arbeitszeitmodell bearbeiten. Er hat drei Abschnitte.

• Details — Name ist Pflicht und darf höchstens 100 Zeichen lang sein; darunter liegt ein Beschreibungsfeld für eine kurze Erläuterung. Doppelte Namen weist flinkest nicht ab, du kannst dasselbe Modell also versehentlich zweimal anlegen.
• Wochenstunden — sieben Felder, eines je Wochentag, jeweils zwischen 0 und 24 Stunden und mit dem Zusatz „h". Darunter zeigt Summe laufend mit, wie viele Wochenstunden dabei herauskommen.
• Einstellungen — das Kästchen Aktiv.

Unten liegen Schließen und Speichern. Speichern bleibt grau, solange kein Name eingetragen ist. Hast du etwas geändert und klickst auf Schließen, fragt flinkest vorher „Sie haben ungespeicherte Änderungen. Wenn Sie jetzt schließen, gehen Ihre Änderungen verloren." — Ja, Änderungen verwerfen wirft sie weg, Zurück zur Bearbeitung bringt dich zum Formular zurück. Nach dem Speichern meldet flinkest „Arbeitszeitmodell wurde erfolgreich gespeichert" und der Dialog schließt sich.

Die Beschriftungen im Dialog sind derzeit nicht übersetzt. Das Beschreibungsfeld heißt „Description", die sieben Tagesfelder heißen „Monday", „Tuesday", „Wednesday", „Thursday", „Friday", „Saturday" und „Sunday" — in dieser Reihenfolge von Montag bis Sonntag.

Nur Stunden je Wochentag, keine Uhrzeiten. Ein Modell kennt weder Kommt- und Geht-Zeiten noch Kernzeit oder Schichten. Ob jemand seine acht Stunden am Vormittag oder am Abend leistet, ist für Soll-Stunden und Saldo ohne Bedeutung. Ein Tag mit 0 Stunden ist ein freier Tag.

So entstehen die Soll-Stunden eines Monats. flinkest geht jeden Tag des Kalendermonats durch und zählt den Wert zusammen, den das Modell für diesen Wochentag vorsieht. Eine 5-Tage-Woche mit 8 Stunden ergibt in einem Monat mit 22 Wochentagen also 176 Stunden. Zwei Hinweise dazu: In der Kachel Soll-Stunden der Zeiterfassung zählen hinterlegte Feiertage mit, im Balkendiagramm „Tägliche Stunden", in der Wochenübersicht und in der Zeiterfassung der Abteilung dagegen nicht. In einem Monat mit Feiertagen steht in der Kachel deshalb mehr, als die Tagesbalken zusammen ergeben.

Überstunden zeigt flinkest als Saldo, nicht je Tag. Alles, was über die Soll-Stunden hinaus erfasst wird, landet im Monatssaldo und wird als Gesamtsaldo in den nächsten Monat übertragen. Eine Aufteilung eines einzelnen Tages in Normal- und Überstunden gibt es in der Zeiterfassung nicht. Die Überstunden-Zuschläge, mit denen Arbeitsberichte verrechnet werden, haben mit dem Arbeitszeitmodell nichts zu tun — die stehen in den Arbeitsberichts-Einstellungen.

Was das Modell bei Abwesenheiten bewirkt. Eine genehmigte Abwesenheit, deren Abwesenheitsart als Arbeitszeit gilt, wird für den Saldo mit den Stunden des betroffenen Wochentags bewertet: Bei einer 4-Tage-Woche mit 10 Stunden ist ein Urlaubstag am Montag 10 Stunden wert, ein Urlaubstag am Freitag 0. Das Kontingent selbst zählt flinkest dagegen in Tagen und immer von Montag bis Freitag — unabhängig vom Arbeitszeitmodell. Ein Freitag verbraucht also auch bei einer 4-Tage-Woche einen Urlaubstag, obwohl er für den Zeitsaldo nichts bringt.

Der hervorgehobene Zeitrahmen im Kalender ist fest. Im Reiter Kalender der Zeiterfassung hebt flinkest die Wochentage hervor, für die das Modell mehr als 0 Stunden vorsieht, und darin das Fenster von 08:00 bis 17:00. Weil ein Modell keine Uhrzeiten kennt, ist dieses Fenster für alle Modelle gleich.

Änderungen wirken rückwirkend. Soll-Stunden, Monatssaldo, Tagesbalken und Wochenübersicht rechnet flinkest bei jedem Aufruf neu aus dem Modell, wie es gerade gespeichert ist. Änderst du einen Tageswert, ändern sich damit auch die Soll-Stunden und Salden längst vergangener Monate. Zwei Anzeigen hinken hinterher: Der Verlauf Monatssaldo-Trend der letzten sechs Monate und der Übertrag aus dem Vormonat kommen aus dem gespeicherten Monatsabschluss, und der wird nur dann neu gerechnet, wenn in dem Monat ein Zeiteintrag gespeichert wird. Bis dahin zeigen Trend und Übertrag die alten Werte. Wer eine Änderung sauber durchziehen will, sollte sie deshalb möglichst zu einem Monatswechsel machen. Jede Änderung wird protokolliert und ist im Änderungsverlauf nachvollziehbar.

Aktionen

Modell anlegen. Klicke oben rechts auf Neu, gib einen Namen und die Stunden je Wochentag ein und speichere. Das Modell steht danach sofort in der Auswahl im Benutzer-Formular.

Modell bearbeiten. Klicke auf den Namen in der Liste oder wähle im Zeilenmenü Bearbeiten. Es öffnet sich derselbe Dialog mit den gespeicherten Werten.

Modell einer Person zuweisen. Das passiert nicht hier, sondern unter Benutzer: Im Benutzer-Formular gibt es zur Zeiterfassung den Schalter, sie einzuschalten, und darunter die Auswahl Arbeitszeitmodell. Ist die Zeiterfassung eingeschaltet, ist das Modell Pflicht — sonst wird der Benutzer nicht gespeichert und flinkest meldet „Arbeitszeitmodell ist erforderlich, wenn Zeiterfassung aktiviert ist." Ohne zugewiesenes Modell bleiben Soll-Stunden und Saldo bei null.

Modell löschen. Wähle im Zeilenmenü Löschen. Die Rückfrage „Arbeitszeitmodell löschen" lautet „Möchten Sie das ausgewählte Arbeitszeitmodell wirklich löschen?"; mit Ja, löschen bestätigst du, mit Abbrechen brichst du ab. Danach meldet flinkest „Das ausgewählte Arbeitszeitmodell wurde gelöscht".

Was beim Löschen wirklich passiert. Das Modell wird endgültig entfernt, nicht nur ausgeblendet — es gibt kein Zurückholen. Ein Modell wird auch dann gelöscht, wenn noch Personen darauf verweisen; bei diesen ist die Zuordnung anschließend leer. Bis du ihnen ein neues Modell gibst, rechnet flinkest ihre Soll-Stunden mit dem ältesten noch aktiven Modell, und beim nächsten Speichern eines solchen Benutzers verlangt flinkest die Auswahl eines Modells. Erfasste Zeiten bleiben unberührt, nur ihre Bewertung gegen das Soll ändert sich.

Liste exportieren. Klicke unten links auf das Download-Symbol. Im Dialog wählst du Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), Umfang und Spalten. Weil diese Liste keine Filter hat, enthält der Export immer alle Modelle.

Spalten der Liste festlegen. Rechts neben dem Download-Symbol liegt ein Zahnrad; es öffnet Spalten konfigurieren. Dort wählst du aus, welche Spalten die Liste zeigt und in welcher Reihenfolge. Die Einstellung gilt für alle Benutzer dieser Liste, nicht nur für dich — der Dialog weist mit „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." darauf hin. Standard-Spalten holt die ausgelieferte Auswahl in den Dialog zurück, Auf Standard zurücksetzen verwirft die gespeicherte Einstellung ganz. Andere sehen eine geänderte Spaltenauswahl erst, wenn sie flinkest das nächste Mal laden. Das Zahnrad erscheint nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf.

Verwandte Seiten

• Zeiterfassung
• Zeiterfassung der Abteilung
• Zeitarten
• Pausenregeln
• Benutzer
• Abwesenheiten
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Wie weise ich einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter ein Arbeitszeitmodell zu? Nicht in der Liste der Arbeitszeitmodelle, sondern in den Benutzer-Einstellungen. Öffne dort den Benutzer, schalte die Zeiterfassung ein und wähle darunter das Arbeitszeitmodell. Solange die Zeiterfassung eingeschaltet ist, ist die Auswahl Pflicht: Ohne Modell wird der Benutzer nicht gespeichert.

Ich habe die Stunden eines Modells geändert — gelten die auch für vergangene Monate? Ja. Soll-Stunden, Monatssaldo und die Tagesauswertungen werden bei jedem Aufruf neu aus dem aktuellen Modell gerechnet, auch für längst abgeschlossene Monate. Nur der Verlauf „Monatssaldo-Trend" und der Übertrag aus dem Vormonat stammen aus dem gespeicherten Monatsabschluss und zeigen die alten Werte, bis in dem Monat wieder ein Zeiteintrag gespeichert wird.

Warum stehen im Dialog englische Beschriftungen wie „Monday"? Weil die Feldbeschriftungen dieses Dialogs derzeit nicht übersetzt werden. „Monday" bis „Sunday" sind Montag bis Sonntag, „Description" ist die Beschreibung. Auf die Berechnung hat das keinen Einfluss.

Was passiert, wenn ich ein Modell auf „Inaktiv" stelle? Es wird für die Berechnung nicht mehr benutzt, bleibt aber in der Liste und in der Auswahl im Benutzer-Formular stehen. Alle Personen, denen es zugewiesen ist, werden ab sofort gegen das älteste noch aktive Modell gerechnet — deren Soll-Stunden ändern sich damit unbemerkt. Weise ihnen deshalb erst ein anderes Modell zu und deaktiviere danach.

Warum ist die Kachel „Soll-Stunden" höher als die Summe der Tagesbalken? Weil die Kachel jeden Wochentag mit hinterlegten Stunden mitzählt, auch wenn er ein Feiertag ist, während das Balkendiagramm „Tägliche Stunden" und die Wochenübersicht Feiertage auslassen. Die Differenz entspricht genau den Feiertagen des Monats.

Verbraucht ein Urlaubstag bei einer 4-Tage-Woche weniger Urlaub? Nein. Das Urlaubskontingent wird in Tagen geführt und immer von Montag bis Freitag gezählt, unabhängig vom Arbeitszeitmodell. Für den Zeitsaldo zählt der Tag allerdings mit den Stunden, die das Modell für diesen Wochentag vorsieht — an einem Tag mit 0 Stunden also mit null.

Kann ich Kernzeit oder Gleitzeit hinterlegen? Nein. Ein Arbeitszeitmodell besteht ausschließlich aus den Stunden je Wochentag. Der im Kalender hervorgehobene Zeitrahmen von 08:00 bis 17:00 ist für alle Modelle gleich und lässt sich nicht einstellen.