Zeitarten

Eine Zeitart ist die Kategorie, die beim Stempeln ausgewählt wird — zum Beispiel „Normale Arbeit", „Bereitschaft" oder „Arzt". Auf dieser Seite legst du fest, welche Zeitarten es im Betrieb gibt, welche Farbe jede im Kalender hat und welche davon als Arbeitszeit zählen. Gestempelt und ausgewertet wird nicht hier, sondern in der Zeiterfassung; diese Seite gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und liegt wie Arbeitszeitmodelle und Pausenregeln unter „Zeiterfassung" — die drei Seiten zusammen sind die Stammdaten, die die tägliche Zeiterfassung erst konfigurierbar machen, ohne selbst Zeiteinträge zu enthalten.

Zugriff und Liste

Nur für Administratoren mit Zeiterfassungsberechtigung zugänglich

Eine falsch gepflegte Zeitart wirkt sich auf die Gleitzeit- und Saldo-Rechnung aller Mitarbeiter aus — deshalb ist die ganze Seite wie der übrige Einstellungsbereich der Administratorrolle vorbehalten; ein direkter Aufruf ohne diese Rolle landet auf der Seite „Nicht erlaubt.". Anlegen, Ändern und Löschen verlangen zusätzlich die Berechtigung, die Zeiterfassung zu verwalten — sie liegt standardmäßig automatisch bei jedem Administrator-Konto. Lesen darf dagegen jeder angemeldete Benutzer: Ohne das könnte niemand beim Stempeln eine Zeitart auswählen.

Die Zeitartenliste anzeigen

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile vier Angaben:

Spalte	Inhalt
(ohne Titel)	ein farbiger Punkt — die Farbe dieser Zeitart
Name	die Bezeichnung, die beim Stempeln zur Auswahl steht, daneben bei Bedarf das Kennzeichen Standard
Zählt als Arbeit	Ja oder Nein — ob diese Zeit in Arbeitszeit und Saldo einfließt
Status	Aktiv oder Inaktiv — ob die Zeitart beim Stempeln angeboten wird

Ein Klick auf den Namen öffnet die Zeitart zum Bearbeiten. Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten, Als Standard setzen/Standard entfernen (siehe „Standard-Zeitart festlegen") und Löschen. Auf schmalen Fenstern blendet flinkest zuerst die Spalte „Zählt als Arbeit" aus, Name und Status bleiben sichtbar. Ist noch keine Zeitart angelegt, steht statt Zeilen der Hinweis „Keine Zeitarten gefunden." mit einer Aufforderung, welche anzulegen.

Die Reihenfolge ist die Anlage-Reihenfolge. Eine neue Zeitart hängt flinkest hinten an, und in genau dieser Reihenfolge erscheinen die Zeitarten später auch in den Auswahllisten beim Stempeln. Ein Feld dafür gibt es im Dialog nicht — wer eine andere Reihenfolge braucht, legt die Zeitarten in der gewünschten Folge neu an.

Zeitartenliste sortieren

Ein Klick auf eine Spaltenüberschrift (Name/Zählt als Arbeit/Status) sortiert die Liste sofort danach und schaltet bei erneutem Klick zwischen auf- und absteigend um. Diese Sortierung gilt nur für deine Ansicht, bis du die Seite neu lädst; danach greift wieder die Anlage-Reihenfolge.

Liste bleibt automatisch aktuell

Ändert jemand anderes eine Zeitart — legt sie an, bearbeitet oder löscht sie —, lädt sich die Liste von selbst nach. Das gilt auch für deine eigene Änderung: Nach dem Speichern oder Löschen im Dialog musst du die Seite nicht neu laden.

Erfassung

Zeiterfassung nur an Zeiterfassungsterminals

Manche Betriebe wollen belegen, dass die Arbeitszeit vor Ort erfasst wurde: Gestempelt wird am Tablet beim Eingang, nicht von unterwegs oder vom Sofa aus. Dafür liegt über der Liste der Block Erfassung mit dem Schalter Zeiterfassung nur an Zeiterfassungsterminals. Der Schalter speichert sofort, einen eigenen Speichern-Schritt gibt es nicht. Eingeschaltet meldet flinkest „Die Zeiterfassung ist jetzt nur noch an Zeiterfassungsterminals möglich", ausgeschaltet „Die Zeiterfassung ist wieder überall möglich". Die Einstellung gilt für den ganzen Betrieb.

Ist der Schalter an, stempeln deine Mitarbeiter nur noch am gekoppelten Zeiterfassungsterminal. Gesperrt sind dann alle anderen Wege:

• Die Stempeluhr in der Kopfleiste verschwindet für alle (siehe Zeiterfassung).
• Die Zeiterfassungs-Kachel verschwindet von der Startseite und aus dem Katalog der Kacheln.
• In den Apps ist das Stempeln gesperrt, auch das Nachsenden offline gestempelter Zeiten. flinkest lehnt diese Wege mit „Die Zeiterfassung ist nur an Zeiterfassungsterminals möglich." ab.
• Den eigenen laufenden Eintrag ändert dann nur noch, wer ein Recht zum Bearbeiten von Zeiteinträgen hat (eigene, die der Abteilung oder alle). Sonst ließe sich über das Bearbeiten am Terminal vorbei ausstempeln.

Möglich bleiben die Arbeiten, die kein Stempeln sind. Wer die Berechtigung hat, Zeiteinträge manuell anzulegen, trägt vergessene Zeiten weiterhin nach. Berechtigte korrigieren Einträge wie bisher, und Führungskräfte geben unter Zeiten freigeben frei. Das Terminal selbst bucht ganz normal weiter.

Schaltest du die Einstellung wieder aus, ist alles wie vorher: Stempeluhr und Kachel sind zurück, und gestempelt werden kann wieder überall.

Zeitart anlegen und bearbeiten

Zeitart anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog Zeitart hinzufügen mit drei Blöcken: unter Details das Pflichtfeld Name und das Kästchen Aktiv, unter Farbe ein Farbwähler und unter Arbeitszeit das Kästchen Zählt als Arbeitszeit. Voreingestellt sind beide Kästchen angehakt, die Farbe ein Standardblau. Speichern bleibt gesperrt, solange kein Name eingetragen ist; danach meldet flinkest „Zeitart wurde erfolgreich gespeichert". Zwei Zeitarten dürfen denselben Namen tragen — es gibt keine Eindeutigkeitsprüfung; in den Auswahllisten sind sie dann nur an der Farbe zu unterscheiden. Schließen bricht ab — hast du schon etwas eingegeben, fragt flinkest unter „Ungespeicherte Änderungen" nach und du wählst zwischen „Ja, Änderungen verwerfen" und „Zurück zur Bearbeitung".

Die Farbe färbt den Block im Kalender und das Schild in der Spalte „Typ" der Zeiteinträge-Liste; sie wird direkt aus der Zeitart gelesen, eine Farbänderung wirkt sich deshalb auch auf bereits erfasste Einträge aus.

Der Haken „Zählt als Arbeitszeit" ist die einzige Eigenschaft einer Zeitart mit rechnerischer Wirkung. Ein Arztbesuch oder eine Bereitschaftszeit soll typischerweise nicht wie normale Arbeitszeit in den Gleitzeitsaldo einfließen, ist aber trotzdem dokumentationspflichtig — genau das trennt dieser Haken. Ohne ihn bleiben Einträge sichtbar, erhöhen aber nirgends die Arbeitszeit. Er wirkt auf die Kachel Geleistete Stunden sowie Monatssaldo und Gesamtsaldo in der Zeiterfassung, auf die Balken „Tägliche Stunden", die Standortverteilung und die Wochenübersicht im Reiter „Übersicht" sowie auf die geleisteten Stunden und den Saldo in der Zeiterfassung der Abteilung. Es fließen dabei nur abgeschlossene Zeiteinträge ein — ein noch laufender Eintrag zählt erst nach dem Ausstempeln. Genehmigte Abwesenheiten laufen über eine eigene Abwesenheitsart in den Saldo und haben mit den Zeitarten nichts zu tun; ebenso arbeiten Arbeitsberichte nicht mit Zeitarten, sondern mit Tätigkeiten. Ein Stundensatz, ein Zuschlag oder eine Unterscheidung zwischen bezahlt und unbezahlt lässt sich an einer Zeitart nicht hinterlegen.

Der Haken wirkt rückwirkend. Nimmst du ihn nachträglich weg, fallen alle bisher mit dieser Zeitart erfassten Stunden aus der Arbeitszeit heraus — und umgekehrt kommen sie hinzu, wenn du ihn setzt. Die Kennzahlen des Monats, den jemand gerade ansieht, rechnet flinkest bei jedem Aufruf neu. Die gespeicherten Monatssalden zieht flinkest jede Nacht für den laufenden und den vorigen Monat nach; ältere Monate behalten ihren gespeicherten Saldo, bis in dem betroffenen Monat wieder ein Zeiteintrag geändert wird. Setze den Haken deshalb möglichst, bevor mit einer Zeitart gestempelt wird.

Zeitart bearbeiten

Klicke auf den Namen in der Liste oder wähle im Zeilenmenü Bearbeiten — es öffnet sich derselbe Dialog, jetzt unter dem Titel „Zeitart bearbeiten", mit allen Feldern der Zeitart vorbefüllt. Eine Umbenennung wirkt überall: Auch bereits erfasste Zeiteinträge zeigen danach den neuen Namen, denn sie verweisen auf die Zeitart und tragen keine eigene Kopie ihrer Bezeichnung.

Standard-Zeitart und Löschen

Standard-Zeitart festlegen

Im Zeilenmenü Als Standard setzen hinterlegt die gewählte Zeitart als betriebsweite Vorauswahl im Dialog Kommen und beim Nachtragen eines neuen Zeiteintrags — flinkest meldet „Standard-Zeitart festgelegt", und die Zeile bekommt in der Liste das Kennzeichen Standard. Standard entfernen macht die Vorauswahl wieder rückgängig; danach muss beim Stempeln jedes Mal von Hand gewählt werden. Es gibt nur eine Standard-Zeitart für den ganzen Betrieb; setzt du eine andere, verliert die vorherige automatisch das Kennzeichen. Die Vorauswahl greift nur, solange die Zeitart aktiv ist — deaktivierst du die aktuelle Standard-Zeitart, bleibt der gespeicherte Verweis stehen, aber in den Stempel-Dialogen ist wieder nichts vorausgewählt.

Im Dialog Gehen steht dagegen nicht die Standard-Zeitart, sondern die Zeitart, mit der der laufende Eintrag begonnen wurde. Du kannst sie dort noch ändern, und der abgeschlossene Eintrag übernimmt die geänderte Zeitart. Zur Auswahl stehen dabei, wie überall beim Stempeln, nur aktive Zeitarten. Ebenso behält ein bestehender Zeiteintrag beim Bearbeiten seine eigene Zeitart.

Dieselbe Vorauswahl greift auch, wenn über die macOS- oder iPhone-App oder eine Offline-Synchronisierung ohne ausgewählten Typ eingestempelt wird: Der Server verwendet dafür denselben hier gesetzten Wert. Ist keine Standard-Zeitart gesetzt oder zeigt sie auf eine inzwischen deaktivierte Zeitart, verwendet flinkest ersatzweise die zuerst angelegte aktive Zeitart. Löschst du die aktuell als Standard hinterlegte Zeitart, hebt flinkest die Vorauswahl automatisch mit auf — die Einstellung bleibt nicht auf eine nicht mehr vorhandene Zeitart stehen.

Zeitart löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage „Soll die ausgewählte Zeitart wirklich gelöscht werden?" bestätigen; danach meldet flinkest „Die ausgewählte Zeitart wurde gelöscht". Zeitarten werden hart gelöscht, es gibt keinen Papierkorb dafür.

Eine benutzte Zeitart lässt sich nicht löschen. Sobald auch nur ein Zeiteintrag auf die Zeitart verweist, verweigert die Datenbank das Löschen und der Versuch endet in einer allgemeinen Fehlermeldung statt einem sprechenden Hinweis — die Zeitart bleibt dabei unangetastet bestehen. Der vorgesehene Weg, eine Zeitart aus dem Betrieb zu nehmen, ist deshalb das Deaktivieren im Bearbeiten-Dialog (Haken Aktiv entfernen): Sie verschwindet danach aus allen Auswahllisten und aus dem Typ-Filter der Zeiterfassung, bestehende Zeiteinträge behalten aber Name, Farbe und ihre Wirkung auf die Arbeitszeit. Wirklich löschen lässt sich nur eine Zeitart, mit der noch nie gestempelt wurde. Ohne mindestens eine aktive Zeitart kann niemand mehr einstempeln, da das Feld beim Stempeln Pflicht ist.

Darstellung und Export

Spalten konfigurieren

Unten links, neben der Blätterleiste, liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und das Zahnrad für die Spalten. Das Zahnrad öffnet den Dialog Spalten konfigurieren: Links unter „Verfügbare Spalten" stehen zusätzliche Felder wie ID, Sortierreihenfolge oder Erstellt/Geändert am/von, rechts unter „Angezeigte Spalten" die aktuelle Auswahl samt Reihenfolge per Ziehen änderbar, dazu eine Auswahl für die Standardsortierung. Die Konfiguration gilt für alle Benutzer dieser Liste, nicht nur für dich; Standard-Spalten holt die ausgelieferte Auswahl zurück, Auf Standard zurücksetzen verwirft die gespeicherte Einstellung ganz. Bedienen darf das Zahnrad nur, wer Listen-Spalten konfigurieren darf.

Liste exportieren

Der Export daneben bietet Excel, CSV, PDF oder JSON, den Umfang „Aktuelle Seite" oder „Alle Datensätze" und eine Spaltenauswahl aus zehn verfügbaren Feldern — praktisch, um die Zeitarten-Stammdaten an eine Lohnverrechnung oder einen Steuerberater weiterzugeben.

Verwandte Seiten

• Zeiterfassung
• Arbeitszeitmodelle
• Pausenregeln
• Zeiterfassungsterminal
• Zeiten freigeben
• Zeiterfassung der Abteilung
• Abwesenheiten
• Arbeitsberichte
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Wie stelle ich ein, dass nur noch am Terminal gestempelt wird? Öffne Einstellungen → Zeiterfassung → Zeitarten und schalte im Block „Erfassung" über der Liste Zeiterfassung nur an Zeiterfassungsterminals ein. Die Einstellung gilt für den ganzen Betrieb und wirkt sofort. Danach gibt es keine Stempeluhr in der Kopfleiste und keine Zeiterfassungs-Kachel auf der Startseite mehr, und in den Apps ist das Stempeln gesperrt. Gestempelt wird nur noch am gekoppelten Zeiterfassungsterminal. Nachtragen mit der Berechtigung für manuelle Zeiteinträge, Korrekturen durch Berechtigte und Freigaben funktionieren weiter.

Wozu sind Zeitarten gut? Eine Zeitart ist die Kategorie eines Zeiteintrags — etwa „Normale Arbeit", „Bereitschaft" oder „Arzt". Sie gibt dem Eintrag eine Farbe im Kalender und entscheidet über den Haken „Zählt als Arbeitszeit", ob die Stunden als Arbeitszeit gelten. Angelegt und geändert werden Zeitarten in den Einstellungen unter „Zeiterfassung"; ausgewählt wird eine Zeitart beim Ein- und Ausstempeln.

Was bedeutet die Spalte „Zählt als Arbeit"? Sie zeigt, ob die Stunden dieser Zeitart in die Arbeitszeit einfließen. Steht dort „Ja", erhöhen die Einträge die geleisteten Stunden und damit den Monats- und Gesamtsaldo. Steht dort „Nein", erscheinen die Einträge zwar mit Dauer und Farbe in Kalender und Liste, bleiben in den Auswertungen aber außen vor.

Warum lässt sich eine Zeitart nicht löschen? Weil schon Zeiteinträge damit erfasst sind. Diese Einträge müssen ihre Zeitart behalten, deshalb wird das Löschen abgelehnt und die Zeitart bleibt bestehen. Nimm im Bearbeiten-Dialog den Haken „Aktiv" weg: Die Zeitart wird dann nicht mehr zur Auswahl angeboten, und die alten Einträge bleiben unverändert.

Wie ändere ich die Zeitart, die beim Stempeln vorausgewählt ist? Öffne in den Einstellungen die Zeitarten und wähle im Menü am rechten Rand der gewünschten Zeile „Als Standard setzen". Die Vorauswahl gilt für alle Benutzer und wirkt sofort — auch in der macOS- und der iPhone-App. Ohne Standard-Zeitart muss beim Einstempeln jedes Mal von Hand ein Typ gewählt werden, denn ohne Zeitart lässt sich kein Zeiteintrag speichern. Beim Ausstempeln ist die Zeitart des laufenden Eintrags vorbelegt und lässt sich dort noch ändern.

Ich habe eine Zeitart deaktiviert — was passiert mit den alten Einträgen? Nichts. Sie behalten Name und Farbe und zählen weiter genauso in die Arbeitszeit wie vorher. Die Zeitart wird nur nicht mehr zur Auswahl angeboten und verschwindet aus dem Typ-Filter der Zeiteinträge-Liste.

Kann ich pro Zeitart einen Zuschlag oder einen Stundensatz hinterlegen? Nein. Eine Zeitart kennt nur Name, Farbe, „Aktiv" und „Zählt als Arbeitszeit". Zuschläge, Stundensätze und eine Unterscheidung zwischen bezahlt und unbezahlt gibt es hier nicht, und über die Zeitart wird auch nichts verrechnet.