Zeitarten

Eine Zeitart ist die Kategorie, die beim Stempeln ausgewählt wird — zum Beispiel „Normale Arbeit", „Bereitschaft" oder „Arzt". Auf dieser Seite legst du fest, welche Zeitarten es im Betrieb gibt, welche Farbe jede im Kalender hat und welche davon als Arbeitszeit zählen. Gestempelt und ausgewertet wird nicht hier, sondern in der Zeiterfassung; diese Seite gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und ist wie der gesamte Einstellungsbereich Administratoren vorbehalten.

Kopfzeile und Liste

Oben steht der Titel „Zeitarten", rechts daneben die Schaltfläche Neu. Darunter stehen alle Zeitarten. Such- und Filterfelder gibt es hier nicht, die Liste zeigt immer alle Einträge:

Spalte	Inhalt
(ohne Titel)	ein farbiger Punkt — die Farbe dieser Zeitart
Name	die Bezeichnung, die beim Stempeln zur Auswahl steht
(ohne Titel)	das Kennzeichen Standard bei der vorausgewählten Zeitart
Zaehlt als Arbeit	Ja oder Nein — ob diese Zeit in Arbeitszeit und Saldo einfließt
Status	Aktiv oder Inaktiv — ob die Zeitart beim Stempeln angeboten wird

Ein Klick auf den Namen öffnet die Zeitart zum Bearbeiten. Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten, Als Standard setzen und Löschen; bei der Zeitart, die schon Standard ist, heißt der mittlere Eintrag stattdessen Standard entfernen.

Die Reihenfolge ist die Anlage-Reihenfolge. Eine neue Zeitart hängt flinkest hinten an, und in genau dieser Reihenfolge erscheinen die Zeitarten später auch in den Auswahllisten beim Stempeln. Umsortieren lässt sich hier nicht — wer eine andere Reihenfolge braucht, legt die Zeitarten in der gewünschten Folge neu an.

Unten links, neben der Blätterleiste, liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und das Zahnrad für die Spalten. Das Zahnrad öffnet den Dialog „Spalten konfigurieren". Die dort gewählten Spalten und ihre Reihenfolge gelten für diese Liste betriebsweit, nicht je Benutzer; andere Benutzer sehen eine Änderung erst, wenn sie flinkest neu laden. Bedienen darf das Zahnrad nur, wer Listen-Spalten konfigurieren darf — sonst ist es gar nicht da.

Immer aktuell. Legt jemand anderes eine Zeitart an, ändert oder löscht sie, lädt sich die Liste von selbst nach.

Was eine Zeitart steuert

Die Auswahl beim Stempeln. Aktive Zeitarten stehen im Feld Typ der Dialoge Kommen, Gehen, Zeiteintrag bearbeiten und Neuer Zeiteintrag zur Verfügung — in der Web-Anwendung genauso wie in der macOS- und der iPhone-App, die dieselbe Liste laden. Eine Zeitart ist dabei Pflicht: Ohne Auswahl lässt sich ein Zeiteintrag nicht speichern. Auch der Filter Typ über der Zeiteinträge-Liste in der Zeiterfassung bietet nur aktive Zeitarten an.

Die Farbe. Sie färbt den Block im Kalender und das Schild in der Spalte Typ der Zeiteinträge-Liste. Änderst du die Farbe, färben sich auch alle bereits erfassten Einträge dieser Zeitart um.

Der Haken „Zaehlt als Arbeitszeit". Er entscheidet, ob die Stunden dieser Zeitart als Arbeitszeit gelten. Ohne Haken bleiben die Einträge sichtbar, erhöhen aber nirgends die Arbeitszeit. Der Haken wirkt auf:

• die Kachel Geleistete Stunden sowie Monatssaldo und Gesamtsaldo in der Zeiterfassung,
• die Balken Tägliche Stunden, die Standortverteilung und die Wochenübersicht im Reiter „Übersicht",
• die geleisteten Stunden und den Saldo in der Zeiterfassung der Abteilung.

Was in diese Summen einfließt. Nur abgeschlossene Zeiteinträge — ein noch laufender Eintrag zählt erst, wenn ausgestempelt ist. Genehmigte Abwesenheiten laufen über eine eigene Abwesenheitsart in den Saldo und haben mit den Zeitarten nichts zu tun.

Was eine Zeitart nicht steuert. An einer Zeitart gibt es nur Name, Farbe, Aktiv und Zaehlt als Arbeitszeit — mehr nicht. Ein Stundensatz, ein Zuschlag oder eine Unterscheidung zwischen bezahlt und unbezahlt lässt sich hier nicht hinterlegen, und über die Zeitart wird auch nichts verrechnet. Arbeitsberichte arbeiten ebenfalls nicht mit Zeitarten: Dort ordnest du die Zeit einer Tätigkeit zu. Wie viele Stunden jemand leisten soll, kommt aus dem Arbeitszeitmodell, die Pflichtpausen aus den Pausenregeln.

Aktionen

Zeitart anlegen. Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog „Zeitart hinzufuegen" mit drei Blöcken: unter Details das Pflichtfeld Name und das Kästchen Aktiv, unter Farbe der Farbwähler und unter Arbeitszeit das Kästchen Zaehlt als Arbeitszeit. Hinter diesem Kästchen liegt ein Fragezeichen, das den Hinweis „Wenn aktiviert, zaehlen Zeiteintraege dieser Art zur Gesamtarbeitszeit." einblendet. Voreingestellt sind beide Kästchen angehakt. Speichern bleibt gesperrt, solange kein Name eingetragen ist; danach meldet flinkest „Zeitart wurde erfolgreich gespeichert". Schließen bricht ab — hast du schon etwas eingegeben, fragt flinkest unter „Ungespeicherte Änderungen" nach und du wählst zwischen „Ja, Änderungen verwerfen" und „Zurück zur Bearbeitung".

Zeitart bearbeiten. Klicke auf den Namen in der Liste oder wähle im Zeilenmenü Bearbeiten. Es öffnet sich derselbe Dialog, jetzt unter dem Titel „Zeitart bearbeiten". Eine Umbenennung wirkt überall: Auch bereits erfasste Zeiteinträge zeigen danach den neuen Namen, denn sie verweisen auf die Zeitart und tragen keine Kopie ihrer Bezeichnung.

Der Haken wirkt rückwirkend. Nimmst du Zaehlt als Arbeitszeit bei einer Zeitart weg, fallen alle bisher damit erfassten Stunden aus der Arbeitszeit heraus — und umgekehrt kommen sie hinzu, wenn du ihn setzt. Die Kennzahlen des Monats, den jemand gerade ansieht, rechnet flinkest bei jedem Aufruf neu; bereits gespeicherte Monatssalden älterer Monate bleiben dagegen stehen, bis in dem betroffenen Monat wieder ein Zeiteintrag geändert wird. Setze den Haken deshalb möglichst, bevor mit einer Zeitart gestempelt wird.

Zeitart vorauswählen. Im Zeilenmenü auf Als Standard setzen. flinkest meldet „Standard-Zeitart festgelegt", die Zeile bekommt das Kennzeichen Standard, und von da an ist diese Zeitart in Kommen, Gehen und den Zeiteintrags-Dialogen vorausgewählt. Es gibt immer nur eine Standard-Zeitart; setzt du eine andere, verliert die vorherige das Kennzeichen. Standard entfernen macht die Vorauswahl wieder rückgängig („Standard-Zeitart entfernt") — danach muss beim Stempeln jedes Mal von Hand gewählt werden. Die Vorauswahl gilt betriebsweit für alle Benutzer, wird über die allgemeinen Einstellungen gespeichert und greift nur, solange die Zeitart aktiv ist.

Zeitart deaktivieren. Nimm im Bearbeiten-Dialog den Haken Aktiv weg. Die Zeitart verschwindet danach aus allen Auswahllisten und aus dem Typ-Filter, bestehende Zeiteinträge behalten sie aber samt Name und Farbe — und zählen weiter genauso wie vorher in die Arbeitszeit. Das ist der saubere Weg, eine Zeitart aus dem Betrieb zu nehmen, ohne die Vergangenheit anzutasten.

Zeitart löschen. Im Zeilenmenü auf Löschen. flinkest fragt unter „Zeitart loeschen" mit „Moechten Sie die ausgewaehlte Zeitart wirklich loeschen?" nach; nach Ja, löschen erscheint die Meldung „Die ausgewaehlte Zeitart wurde geloescht".

Eine benutzte Zeitart lässt sich nicht löschen. Sobald auch nur ein Zeiteintrag auf die Zeitart verweist, bricht das Löschen mit einer Fehlermeldung ab und die Zeitart bleibt unverändert bestehen. Das ist Absicht: Jeder Zeiteintrag muss seine Zeitart behalten, sonst wäre nicht mehr nachvollziehbar, was erfasst wurde. Nimm in diesem Fall stattdessen den Haken Aktiv weg.

Liste exportieren. Klicke unten links auf das Download-Symbol und wähle im Dialog Format, Umfang und Spalten. Der Export enthält dieselben Zeitarten wie die Liste.

Verwandte Seiten

• Zeiterfassung
• Pausenregeln
• Arbeitszeitmodelle
• Zeiten freigeben
• Zeiterfassung der Abteilung
• Abwesenheiten
• Arbeitsberichte
• Allgemeine Einstellungen
• Benutzer

Häufige Fragen

Wozu sind Zeitarten gut? Eine Zeitart ist die Kategorie eines Zeiteintrags — etwa „Normale Arbeit", „Bereitschaft" oder „Arzt". Sie gibt dem Eintrag eine Farbe im Kalender und entscheidet über den Haken „Zaehlt als Arbeitszeit", ob die Stunden als Arbeitszeit gelten. Angelegt und geändert werden Zeitarten in den Einstellungen unter „Zeiterfassung"; ausgewählt wird eine Zeitart beim Ein- und Ausstempeln.

Was bedeutet die Spalte „Zaehlt als Arbeit"? Sie zeigt, ob die Stunden dieser Zeitart in die Arbeitszeit einfließen. Steht dort „Ja", erhöhen die Einträge die geleisteten Stunden und damit den Monats- und Gesamtsaldo. Steht dort „Nein", erscheinen die Einträge zwar mit Dauer und Farbe in Kalender und Liste, bleiben in den Auswertungen aber außen vor.

Warum lässt sich eine Zeitart nicht löschen? Weil schon Zeiteinträge damit erfasst sind. Diese Einträge müssen ihre Zeitart behalten, deshalb wird das Löschen abgelehnt und die Zeitart bleibt bestehen. Nimm im Bearbeiten-Dialog den Haken „Aktiv" weg: Die Zeitart wird dann nicht mehr zur Auswahl angeboten, und die alten Einträge bleiben unverändert.

Wie ändere ich die Zeitart, die beim Stempeln vorausgewählt ist? Öffne in den Einstellungen die Zeitarten und wähle im Menü am rechten Rand der gewünschten Zeile Als Standard setzen. Die Vorauswahl gilt für alle Benutzer und wirkt sofort. Ohne Standard-Zeitart muss beim Ein- und Ausstempeln jedes Mal von Hand ein Typ gewählt werden, denn ohne Zeitart lässt sich kein Zeiteintrag speichern.

Ich habe eine Zeitart deaktiviert — was passiert mit den alten Einträgen? Nichts. Sie behalten Name und Farbe und zählen weiter genauso in die Arbeitszeit wie vorher. Die Zeitart wird nur nicht mehr zur Auswahl angeboten und verschwindet aus dem Typ-Filter der Zeiteinträge-Liste.

Kann ich pro Zeitart einen Zuschlag oder einen Stundensatz hinterlegen? Nein. Eine Zeitart kennt nur Name, Farbe, „Aktiv" und „Zaehlt als Arbeitszeit". Zuschläge, Stundensätze und eine Unterscheidung zwischen bezahlt und unbezahlt gibt es hier nicht, und über die Zeitart wird auch nichts verrechnet.