Zeiterfassungsterminal

Das Zeiterfassungsterminal ersetzt die klassische Stempeluhr an der Wand: Ein gemeinsames Tablet am Eingang, in der Werkstatt oder im Lager, an dem Mitarbeiter ohne eigenes Firmenhandy und ohne Büro-PC ihren Namen antippen, ihre PIN eingeben und Kommen, Gehen oder eine Pause buchen. Danach sehen sie sofort ihre heutige Arbeitszeit, den Zeitsaldo und den Resturlaub, können ihre Buchungen der Woche ansehen und eine Abwesenheit beantragen — und das Terminal ist gleich wieder frei für den Nächsten. Die Buchung zählt wie jede andere Zeiterfassung als Arbeitszeitaufzeichnung. Diese Seite richtet sich an zwei Leser: an dich als Administrator, der das Tablet einrichtet, und an die Mitarbeiter, die daran buchen.

Terminal einrichten

Tablet als Zeiterfassungsterminal anlegen

Das Terminal ist ein Gerät, das ohne angemeldeten Benutzer läuft — es bucht für die Person, die sich gerade mit ihrer PIN ausweist, nicht für einen fest eingeloggten Mitarbeiter. Lege dazu unter Einstellungen → Geräte ein neues Gerät an (oder öffne ein bestehendes zum Bearbeiten), gib ihm einen sprechenden Namen wie „Terminal Eingang" und klicke direkt unter dem Namen auf Als Zeiterfassungsterminal einrichten („Wand-Tablet, an dem Mitarbeiter mit Name und PIN Kommen und Gehen buchen."). Die Schaltfläche stellt alles Nötige in einem Zug ein: kein angemeldeter Benutzer erforderlich, stationäres Gerät, die Geräterolle für das Zeiterfassungsterminal, /timetracking/terminal als Startseite und „Nur mit PIN" als Auswahl, wer sich am Gerät anmelden kann. Danach das Gerät speichern.

Die Geräterolle erlaubt dem Tablet nichts außer dem Terminal selbst — kein Menü, keine Kopfleiste, keine anderen Bereiche. Der Gerätename erscheint später oben rechts am Terminal; vergib also Namen, an denen man mehrere Terminals auseinanderhält.

Tablet koppeln und im Kiosk-Modus betreiben

Gekoppelt wird das Terminal wie jedes andere Gerät: Auf dem Tablet die Adresse deiner flinkest-Installation mit dem Zusatz /pair öffnen, den angezeigten 6-stelligen Code ablesen und ihn in der Geräteliste über Gerät koppeln eintragen — der Ablauf steht im Detail auf der Seite Geräte. Nach der Kopplung öffnet das Tablet von selbst seine Startseite, also das Terminal.

Damit niemand das Tablet für etwas anderes benutzt, betreibst du es im Kiosk-Modus: Der Browser des Tablets wird (zum Beispiel über die Geräteverwaltung deines Betriebs) fest auf die Terminal-Adresse gestellt. Die Kopplung übersteht Neustarts von Browser und Tablet; neu koppeln musst du nur, wenn du sie in der Geräteliste aufhebst.

Wer am Terminal erscheint

Am Terminal stehen nur Mitarbeiter, die eine Geräte-PIN haben — die kurze, 4- bis 6-stellige Zweitkennung für gemeinsam genutzte Geräte. Ohne PIN könnte jeder für jeden buchen, deshalb gilt das unabhängig davon, was im Gerät unter Wer kann sich an diesem Gerät anmelden eingestellt ist. Diese Auswahl ist beim Terminal immer sichtbar und grenzt zusätzlich ein: Mit Nur zugewiesene erscheinen nur die Mitarbeiter, die du dem Gerät ausdrücklich zuordnest — praktisch, wenn jeder Standort sein eigenes Terminal hat. Außerdem braucht der Mitarbeiter eine Voll- oder Mobil-Lizenz; gerade Mitarbeiter mit Mobil-Lizenz, die sich nicht im Browser anmelden dürfen, können am Terminal stempeln.

Die PIN setzt jeder Mitarbeiter selbst in seinem Profil über PIN ändern, oder du hinterlegst sie als Administrator im Formular des Benutzers im Bereich Geräte-PIN.

Nur noch am Terminal stempeln lassen

Hängt das Terminal einmal an der Wand, soll die Arbeitszeit oft auch nur noch dort erfasst werden: Die Anwesenheit ist dann vor Ort belegt, niemand stempelt von unterwegs. Dafür schaltest du unter Einstellungen → Zeiterfassung → Zeitarten im Block „Erfassung" Zeiterfassung nur an Zeiterfassungsterminals ein. Die Einstellung gilt für den ganzen Betrieb und wirkt sofort. Die Stempeluhr in der Kopfleiste und die Zeiterfassungs-Kachel auf der Startseite verschwinden, und das Stempeln in den Apps lehnt flinkest ab. Das Terminal selbst bucht unverändert weiter.

Wer beim Einschalten gerade eingestempelt ist, stempelt am Terminal aus: Das Terminal zeigt auch einen Eintrag, der im Browser oder in einer App begonnen wurde, als Anwesend seit an. Vergessene Zeiten tragen Mitarbeiter mit der Berechtigung, Zeiteinträge manuell anzulegen, weiterhin in der Zeiterfassung nach. Korrekturen und Freigaben bleiben wie gewohnt bei den Berechtigten.

Zugang und Anzeige

Vollbild mit Uhr und Gerätename

Auf einem gekoppelten Terminal füllt die Seite den ganzen Bildschirm: kein Menü, keine Kopfleiste, keine Suche. Oben links steht groß die aktuelle Uhrzeit mit Wochentag und Datum, oben rechts der Gerätename — so sieht jeder auf einen Blick, an welchem Terminal er gerade bucht. Bedient wird alles mit dem Finger: große Kacheln und Tasten, eine Buchstabenleiste statt einer Tastatur.

Die Seite gibt es, solange das Modul Zeiterfassung unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist; ist das Modul ausgeschaltet, landet auch das Terminal auf der Seite „Modul ausgeschaltet". Bei eingeschaltetem Modul braucht der Aufrufer zusätzlich das Recht, das Zeiterfassungsterminal zu verwenden — das bringt die Geräterolle des Terminals mit. Ein angemeldeter Mitarbeiter ohne dieses Recht sieht die Seite für fehlende Berechtigungen.

Weil das Terminal keine Kopfleiste hat, gibt es dort auch keine Hilfe-Taste: Diese Seite findest du über die Hilfe-Suche oder die Seite Geräte.

Hinweis im Browser ohne Gerätekopplung

Rufst du /timetracking/terminal in deinem normalen, angemeldeten Browser auf und hast das Recht, das Zeiterfassungsterminal zu verwenden — von Haus aus nur als Administrator —, zeigt die Seite statt der Kacheln den Hinweis „Das Zeiterfassungsterminal läuft nur auf einem gekoppelten Gerät. Koppeln Sie dieses Gerät unter Einstellungen → Geräte." Das ist Absicht: Das Terminal bucht für andere Personen und darf deshalb nie in einer persönlichen Anmeldung laufen, sondern nur auf einem dafür gekoppelten Gerät. Ohne dieses Recht landest du auf der Seite für fehlende Berechtigungen.

Ist ein Terminal nicht mehr angemeldet, etwa weil du seine Kopplung aufgehoben hast, zeigt es „Dieses Terminal ist nicht mehr angemeldet. Bitte koppeln Sie es unter Einstellungen → Geräte erneut." mit der Schaltfläche Erneut versuchen.

Anmelden am Terminal

Namenskacheln

Im Ruhezustand bittet das Terminal „Bitte tippen Sie auf Ihren Namen" und zeigt für jeden Mitarbeiter, der hier stempeln darf, eine Kachel mit Initialen und Namen, alphabetisch nach Vornamen. Gibt es Mitarbeiter, die das Terminal zulassen würde, die aber noch keine PIN haben, steht unten „Nicht in der Liste? Legen Sie zuerst in Ihrem Profil eine PIN fest." — der Hinweis erklärt, warum jemand fehlt, und was er dagegen tun kann (siehe Wer am Terminal erscheint). Kann sich noch gar niemand anmelden, steht dort „An diesem Terminal kann sich noch niemand anmelden."

Neue Mitarbeiter und frisch gesetzte PINs tauchen von selbst auf: Das Terminal lädt die Kacheln nach jeder Anmeldung und im Ruhezustand alle fünf Minuten neu.

Buchstabenleiste

Über den Kacheln steht eine Leiste mit den Anfangsbuchstaben der Vornamen. Ein Tipp auf einen Buchstaben zeigt nur noch die Mitarbeiter mit diesem Anfangsbuchstaben, ein zweiter Tipp auf denselben Buchstaben hebt den Filter wieder auf. Bei vielen Mitarbeitern findet man sich so schneller als durch Scrollen — ohne Bildschirmtastatur. Beginnen alle Vornamen mit demselben Buchstaben, entfällt die Leiste.

Mit der PIN anmelden

Ein Tipp auf die eigene Kachel öffnet einen großen Ziffernblock mit dem Namen und „Bitte geben Sie Ihre PIN ein". Die PIN bestätigt, dass wirklich die Person bucht, deren Kachel gewählt wurde. Abgeschickt wird von selbst: bei sechs Ziffern sofort, bei vier oder fünf Ziffern nach einer kurzen Pause, damit auch eine längere PIN fertig getippt werden kann. Mit der Radiertaste löschst du die letzte Ziffer, Zurück führt wieder zu den Kacheln.

Eine falsche PIN zeigt „Falsche PIN" und leert die Eingabe. Nach fünf Fehlversuchen innerhalb von 10 Minuten sperrt das Terminal weitere Versuche für genau diesen Mitarbeiter an diesem Gerät („Zu viele Fehlversuche - bitte warten") — die Kollegen können am selben Terminal ganz normal weiterbuchen.

Buchen

Stempelstatus und Kennzahlen

Nach der PIN begrüßt das Terminal mit „Hallo" und dem Vornamen und zeigt den aktuellen Stand: Nicht eingestempelt, Anwesend seit mit der Uhrzeit des Kommens oder In Pause seit mit dem Pausenbeginn. Darunter beantworten vier Kacheln die Fragen, die man an einer Stempeluhr sonst nicht stellen kann:

• Heute — die heute bereits gearbeitete Zeit, ein laufender Eintrag zählt mit.
• Diese Woche — die gearbeitete Zeit der laufenden Woche von Montag bis Sonntag.
• Zeitsaldo — das Zeitkonto des laufenden Monats samt Übertrag aus den Vormonaten, derselbe Wert wie der Gesamtsaldo in der Zeiterfassung; ein Minus steht rot da.
• Resturlaub — die verbleibenden Urlaubstage des laufenden Jahres. Die Kachel erscheint nur, wenn für den Mitarbeiter ein Urlaubsanspruch hinterlegt ist.

In Heute und Diese Woche zählen nur Zeiten, deren Zeitart als Arbeitszeit gilt.

Kommen, Gehen und Pause buchen

Das Terminal zeigt immer nur die Tasten, die zum aktuellen Stand passen — eine Fehlbedienung wie „Gehen" ohne vorheriges „Kommen" ist damit ausgeschlossen:

• nicht eingestempelt → Kommen
• anwesend → Gehen und Pause starten
• in Pause → Pause beenden

Gebucht wird immer mit der Uhrzeit des Servers, nie mit der Uhr des Tablets — eine falsch gestellte oder verstellte Tablet-Uhr kann die Arbeitszeitaufzeichnung also nicht verfälschen. Am Zeiteintrag wird festgehalten, an welchem Terminal gekommen und gegangen wurde; als Ersteller steht der Mitarbeiter selbst darin. Der Eintrag erscheint wie jede andere Buchung in der Zeiterfassung des Mitarbeiters.

Beim Gehen. Eine noch laufende Pause endet mit dem Gehen und zählt als Pause. Arbeitet dein Betrieb mit automatischen Pausen, ergänzt flinkest beim Gehen außerdem fehlende Minuten bis zur vorgeschriebenen Pause laut den Pausenregeln.

Bestätigung nach der Buchung

Nach jeder Buchung füllt eine Bestätigung den ganzen Bildschirm, mit der tatsächlich gespeicherten Uhrzeit: „Gekommen um 07:58" mit Begrüßung, „Gegangen um …" zusammen mit „Heute gearbeitet: … h", „Pause begonnen um …" bzw. „Pause beendet um …". So sieht der Mitarbeiter, dass die Buchung angekommen ist. Nach vier Sekunden — oder sofort beim Antippen — kehrt das Terminal zu den Namenskacheln zurück, die Anmeldung ist damit beendet. Wer danach noch etwas sehen will, meldet sich erneut mit seiner PIN an.

Abgelehnte Buchung

Lässt flinkest eine Buchung nicht zu, steht die Begründung groß in Rot auf dem Buchungsbildschirm, und es wird nichts gespeichert. Der häufigste Fall: An diesem Tag ist eine genehmigte Abwesenheit eingetragen — dann erscheint „Während einer genehmigten Abwesenheit kann keine Zeit erfasst werden." Soll an dem Tag doch gearbeitet werden, muss zuerst die Abwesenheit angepasst werden.

Hinweis auf die Pflichtpause

Hat ein eingestempelter Mitarbeiter laut den Pausenregeln bisher weniger Pause gemacht als vorgeschrieben, zeigt das Terminal einen Hinweis wie „Bisher vorgeschriebene Pause: 30 min, genommen: 0 min". Er erinnert an die Pause — bei automatischen Pausen, bevor flinkest beim Gehen fehlende Minuten ergänzt.

Meine Buchungen und Abwesenheit

Meine Buchungen der Woche

Meine Buchungen öffnet die Liste „Meine Buchungen diese Woche" mit allen Zeiteinträgen der laufenden Woche: Datum, Zeit (von – bis, bei einem noch offenen Eintrag „läuft") und Gearbeitet, oben rechts die Wochensumme. So können auch Mitarbeiter ohne eigenen Zugang zur Software kontrollieren, ob ihre Buchungen stimmen. Ist noch nichts gebucht, steht dort „Diese Woche noch keine Buchungen". Zurück führt zum Buchungsbildschirm. Korrigieren lassen sich Einträge am Terminal nicht — das geht in der Zeiterfassung.

Abwesenheit beantragen

Abwesenheit beantragen öffnet ein Formular aus großen Kacheln, damit Urlaub oder Zeitausgleich ohne Büro-PC beantragt werden kann:

• Was? — die Abwesenheitsart, etwa Urlaub oder Zeitausgleich. Gibt es nur eine Art, ist sie schon ausgewählt.
• Ab wann? — mit Heute oder Morgen in einem Tipp, sonst im Kalender; Tage vor heute lassen sich nicht wählen.
• Bis wann? — im Kalender; der letzte Tag kann nicht vor dem ersten liegen.
• Wie lange? — erscheint nur bei einem einzelnen Tag und einer Art, die halbe Tage erlaubt: Ganzer Tag, Vormittag oder Nachmittag.

Unten steht der gewählte Zeitraum mit der Zahl der Arbeitstage — ein einzelner Tag zählt als ein Tag (ein halber als 0,5), ein längerer Zeitraum wird nach dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters gerechnet. Antrag senden wird klickbar, sobald eine Art gewählt ist. Danach bestätigt das Terminal mit „Abwesenheit beantragt" oder — wenn die Abwesenheitsart keine Genehmigung verlangt — mit „Abwesenheit eingetragen", jeweils mit Art und Zeitraum, und gibt sich wieder frei. Der Antrag landet wie jeder andere in den Abwesenheiten und durchläuft dort die übliche Genehmigung. Verstößt er gegen eine Regel der Abwesenheitsart, steht die Meldung in Rot über den Schaltflächen und nichts wird angelegt.

Welche Arten angeboten werden. Das Terminal hat weder ein Kommentarfeld noch eine Auswahl für die Vertretung. Abwesenheitsarten, die beim Beantragen einen Kommentar oder eine Vertretung verlangen, fehlen deshalb in der Auswahl, ebenso inaktive Arten — solche Abwesenheiten beantragt der Mitarbeiter in den Abwesenheiten.

Sitzung beenden

Fertig und automatische Abmeldung

Nach einer Buchung meldet das Terminal von selbst ab. Wer nur nachgesehen hat, tippt auf Fertig — das beendet die Anmeldung sofort und zeigt wieder die Namenskacheln. Vergisst jemand das, kehrt das Terminal nach 30 Sekunden ohne Berührung von selbst zum Ruhezustand zurück; beim Ausfüllen eines Abwesenheitsantrags bleiben dafür 90 Sekunden. So öffnet niemand dem nächsten Kollegen versehentlich sein Konto.

Verwandte Seiten

• Geräte — Terminal anlegen, koppeln und festlegen, wer sich anmelden kann
• Zeiterfassung — die am Terminal gebuchten Zeiten ansehen und korrigieren
• Abwesenheiten — am Terminal beantragte Abwesenheiten und ihre Genehmigung
• Eigenes Profil & API-Zugänge — die eigene Geräte-PIN setzen oder ändern
• Benutzer — Geräte-PIN und Lizenz eines Mitarbeiters pflegen
• Pausenregeln — vorgeschriebene Pausen und der Hinweis am Terminal

Häufige Fragen

Warum fehlt ein Mitarbeiter am Zeiterfassungsterminal? Am Terminal erscheinen nur Mitarbeiter mit Geräte-PIN und mit Voll- oder Mobil-Lizenz. Ist das Gerät auf „Nur zugewiesene" eingestellt, muss der Mitarbeiter dem Gerät außerdem zugeordnet sein. Die PIN setzt der Mitarbeiter in seinem Profil über „PIN ändern" oder ein Administrator im Benutzerformular; spätestens nach fünf Minuten erscheint die Kachel.

Welche Uhrzeit wird am Terminal gebucht? Immer die Uhrzeit des Servers im Moment der Buchung, nie die Uhr des Tablets. Die Bestätigung nach der Buchung zeigt genau die gespeicherte Uhrzeit.

Ich habe mich am Terminal mehrmals vertippt — was jetzt? Nach fünf falschen PINs innerhalb von 10 Minuten ist nur deine Kachel an diesem Terminal für einige Minuten gesperrt („Zu viele Fehlversuche - bitte warten"). Warte kurz und versuche es dann erneut; die Kollegen können währenddessen weiterbuchen.

Kann ein Kollege nach mir auf meinem Konto buchen, wenn ich vergesse, mich abzumelden? Nein. Nach jeder Buchung meldet das Terminal von selbst ab, und ohne Buchung kehrt es nach 30 Sekunden ohne Berührung (beim Abwesenheitsantrag nach 90 Sekunden) zu den Namenskacheln zurück.

Wie sorge ich dafür, dass nur noch am Terminal gestempelt wird? Schalte unter Einstellungen → Zeiterfassung → Zeitarten im Block „Erfassung" die Einstellung Zeiterfassung nur an Zeiterfassungsterminals ein. Ab dann gibt es keine Stempeluhr in der Kopfleiste und keine Zeiterfassungs-Kachel auf der Startseite mehr, und das Stempeln in den Apps ist gesperrt. Das Terminal bucht weiter wie bisher. Nachtragen mit der Berechtigung für manuelle Zeiteinträge, Korrekturen und Freigaben bleiben möglich.

Kann ich das Terminal in meinem normalen Browser öffnen? Nein. Das Terminal läuft nur auf einem dafür gekoppelten Gerät. Wer in seiner persönlichen Anmeldung das Recht hat, das Zeiterfassungsterminal zu verwenden — von Haus aus nur der Administrator —, sieht dort nur den Hinweis, das Gerät unter Einstellungen → Geräte zu koppeln; alle anderen sehen die Seite für fehlende Berechtigungen.