Abwesenheiten

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-05

Unter Abwesenheiten beantragst du Urlaub, Zeitausgleich, Krankenstand oder was dein Betrieb sonst an Abwesenheitsarten führt — und siehst auf einen Blick, wie viele Urlaubstage dir dieses Jahr noch bleiben. Der Bereich zeigt ausschließlich deine eigenen Abwesenheiten. Du erreichst ihn über das Menü hinter deinem Benutzerbild rechts oben in der Kopfleiste, Eintrag Abwesenheiten.

Meine Abwesenheiten mit Urlaubstage-Übersicht, Antragskarten und Jahreskalender

Die Reiter oben

Ganz oben liegen bis zu drei Reiter. Meine Abwesenheiten ist der Reiter, um den es auf dieser Seite geht — den hat jeder angemeldete Benutzer. Darunter steht die Kopfzeile mit dem Titel „Meine Abwesenheiten" und rechts die Schaltfläche Neue Abwesenheit.

Die anderen zwei Reiter brauchen Zusatzrechte. Abteilungskalender und Administration erscheinen nur, wenn dein Benutzer Abwesenheiten der eigenen Abteilung oder alle Abwesenheiten genehmigen bzw. bearbeiten darf. Sie führen auf den Abteilungskalender und auf Abwesenheiten verwalten. Am Reiter Administration steht zusätzlich eine rote Zahl: so viele Anträge im Status „Beantragt" warten in deinem Zuständigkeitsbereich. Wer welche Rechte hat, wird in den Benutzer-Einstellungen festgelegt; wer für eine Abteilung zuständig ist, ergibt sich aus der dort eingetragenen Leitung. Ohne diese Rechte siehst du nur den einen Reiter — und das ist der Normalfall für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Urlaubstage Übersicht

Die erste Kachelreihe fasst dein Urlaubskonto für das laufende Jahr zusammen — vier Zahlen, jeweils in Tagen:

Kachel	Bedeutung
Übertrag	Resttage, die aus dem Vorjahr mitgekommen sind
Jahresanspruch	dein Anspruch für dieses Jahr, einschließlich einmaliger Zusatztage
Verbraucht	Tage aus genehmigten Abwesenheiten
Verbleibend	was dir noch bleibt

Warum „Jahresanspruch minus Verbraucht" nicht „Verbleibend" ergibt. In Verbleibend sind auch die Tage abgezogen, die du beantragt hast, die aber noch nicht genehmigt sind. Die Rechnung lautet: Jahresanspruch plus Übertrag minus verbrauchte minus beantragte Tage. Sobald du also einen Antrag speicherst, sinkt Verbleibend, während Verbraucht unverändert bleibt — die Tage sind damit reserviert, aber noch nicht abgerechnet.

Woher die Zahlen kommen. Ein Kontingent gibt es je Mitarbeiter, Jahr und Abwesenheitsart, und nur für Arten, die überhaupt mit einem Kontingent geführt werden — typischerweise Urlaub. Krankenstand, Homeoffice oder Zeitausgleich haben normalerweise keines und tauchen in diesen Kacheln deshalb nicht auf. Die Kacheln summieren alle Arten mit Kontingent zusammen.

Steht überall 0? Dann ist für dich noch kein Kontingent hinterlegt. Beim ersten gespeicherten Urlaubsantrag legt flinkest es selbst an und füllt es mit den Standard-Urlaubstagen aus den Allgemeinen Einstellungen — voreingestellt sind 25 Tage. Einen abweichenden persönlichen Anspruch, Zusatztage oder einen korrigierten Übertrag trägt eine Person mit Verwaltungsrechten in den Benutzerdetails ein.

Der Jahreswechsel läuft von selbst. In der Nacht zum 1. Jänner legt flinkest die Kontingente des neuen Jahres an und schreibt die Resttage des alten Jahres in den Übertrag. Das kann auch ein Minus sein, wenn mehr Urlaub genehmigt wurde als zugestanden war. Neue Anträge blockiert ein negativer Übertrag nicht.

Meine Abwesenheiten

Die zweite Karte zeigt deine Anträge als Kärtchen nebeneinander, das neueste links; bei vielen Einträgen kannst du die Reihe seitlich schieben. Jede Karte nennt:

den Zeitraum als Überschrift und darunter die Dauer in Tagen,
die Abwesenheitsart als farbiges Schild in der Farbe, die für diese Art hinterlegt ist,
den Status als Abzeichen: Beantragt (gelb), Genehmigt (grün), Abgelehnt (rot) oder Storniert (grau),
bei einem abgelehnten Antrag ein rotes Warnsymbol — fahre darüber, dann steht dort die Begründung,
deinen Kommentar, falls du einen mitgegeben hast,
oben rechts ein Kreuz zum Stornieren, sofern die Abwesenheit noch storniert werden kann.

Nur das laufende Jahr. Die Karten zeigen Abwesenheiten, die in diesem Jahr beginnen — Abgelehnte und Stornierte inbegriffen, damit du siehst, was aus jedem Antrag geworden ist. Hast du noch keine erfasst, steht dort „Noch keine Abwesenheiten" mit dem Hinweis „Noch keine Abwesenheiten für dieses Jahr erfasst".

Immer aktuell. Genehmigt oder lehnt jemand deinen Antrag ab, ändern sich die Karten von selbst, ohne dass du die Seite neu laden musst. Die vier Kacheln darüber und der Kalender darunter rechnen sich dabei nicht mit — sie stimmen wieder, sobald du die Seite das nächste Mal aufrufst.

Abwesenheitskalender

Die dritte Karte ist der Jahresüberblick: zwölf Zeilen für die Monate, 31 Spalten für die Tage. Die Monatsspalte links bleibt beim seitlichen Schieben stehen. Wochenenden sind hinterlegt, Tage, die es in diesem Monat nicht gibt, blass.

Jede Abwesenheit erscheint als kleines Kästchen mit deinen Initialen auf jedem betroffenen Tag. Fahre darüber, dann nennt der Hinweis Name, Abwesenheitsart und Datum bzw. Zeitraum. Schräg gestreifte Kästchen sind noch nicht genehmigt — ein glattes Kästchen ist genehmigt. Unter der Tabelle steht, für welches Jahr der Kalender gilt.

Was der Kalender zeigt. Nur deine eigenen Abwesenheiten des laufenden Jahres, und nur solche im Status „Beantragt" oder „Genehmigt"; abgelehnte und stornierte fehlen hier bewusst. Die Kästchen sind reine Anzeige — geändert wird eine Abwesenheit über die Karten darüber. Wer die Abwesenheiten des ganzen Teams nebeneinander braucht, findet sie im Abteilungskalender. Ob Urlaube zusätzlich im Kalender auftauchen, und welche Arten dort sichtbar sind, steuern die Kalender-Einstellungen je Kalender.

Aktionen

Neue Abwesenheit beantragen. Klicke oben rechts auf Neue Abwesenheit. Es öffnet sich der Dialog Neue Abwesenheitsanfrage mit vier Angaben:

Der Dialog „Neue Abwesenheitsanfrage" mit Abwesenheitstyp, Zeitraum, Dauer und Kommentar

Abwesenheitstyp (Pflicht) — zur Auswahl stehen die aktiven Arten, die für alle Benutzer freigegeben sind. Urlaub ist vorausgewählt.
Zeitraum (Pflicht) — die Schaltfläche öffnet einen Kalender. Links liegen Vorschläge (Heute, Gestern, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage, Dieser Monat, Letzter Monat), rechts klickst du den ersten und den letzten Tag an. Anwenden übernimmt den Zeitraum, Löschen setzt ihn zurück.
Dauer (Tage) — rechnet flinkest selbst, du kannst das Feld nicht ausfüllen.
Kommentar (Optional) — dein Grund oder eine Anmerkung für die genehmigende Person.

Speichern legt den Antrag an und meldet „Abwesenheitsanfrage erfolgreich gespeichert"; Schließen verwirft ihn.

Wie flinkest die Tage zählt. Bei einem Zeitraum über mehrere Tage zählt flinkest nur Montag bis Freitag — Samstage und Sonntage fallen heraus. Feiertage zählen mit, sie werden also von deinem Urlaub abgezogen; lass sie deshalb aus dem Zeitraum heraus, wenn sie nicht als Urlaub gelten sollen. Fallen Beginn und Ende auf denselben Tag, wird der Tag als ganzer Tag gezählt (an einem Wochenende als null Tage) — auch wenn der Dialog für den Einzeltag eine Auswahl für Viertel-, halbe und Dreiviertel-Tage anbietet.

Jeder Antrag startet als „Beantragt". Danach wartet er auf eine Genehmigung und erscheint in der Liste unter Abwesenheiten verwalten. Die Tage stehen ab sofort gegen dein Kontingent — Verbleibend sinkt also schon vor der Genehmigung. Eine E-Mail verschickt flinkest dabei nicht: Die genehmigende Person erkennt offene Anträge an der roten Zahl am Reiter Administration.

Wenn dein Kontingent nicht reicht. Gespeichert wird der Antrag trotzdem — daran scheitert nichts. Erst beim Genehmigen weist flinkest die genehmigende Person darauf hin, wie viele Tage noch frei wären, und fragt, ob sie die Überschreitung bewusst zulässt. Tut sie das, geht dein Saldo ins Minus und wird als negativer Übertrag ins nächste Jahr mitgenommen.

Warum ein Antrag nicht gespeichert wird. Je Abwesenheitsart lässt sich einiges vorschreiben, und die Meldung sagt jeweils, was fehlt:

„Kommentar ist für diesen Abwesenheitstyp erforderlich." — trag im Feld Kommentar (Optional) etwas ein, für diese Art ist es Pflicht.
„Mindestvorlaufzeit: {days} Tage." — der Beginn liegt zu knapp in der Zukunft; wähle einen späteren Zeitraum.
„Anträge an Wochenenden sind für diesen Typ nicht erlaubt." — der Beginn fällt auf einen Samstag oder Sonntag.
„End-Datum muss nach Start-Datum liegen." — der Zeitraum ist verdreht.
„Halbe Tage sind für diesen Abwesenheitstyp nicht erlaubt." und „Erlaubte Optionen für Teilzeit: {options} Tage." — die gewählte Dauer passt nicht zu dieser Art.
„Stellvertreter-Auswahl ist für diesen Abwesenheitstyp erforderlich." — diese Art verlangt einen Stellvertreter, den der Dialog nicht anbietet. Wende dich in diesem Fall an die Verwaltung, damit sie den Eintrag anlegt oder die Vorgabe der Abwesenheitsart ändert.

Eine Abwesenheit stornieren. Klicke auf der Karte oben rechts auf das Kreuz. Die Rückfrage „Soll die Abwesenheitsanfrage wirklich abgebrochen werden?" bestätigst du mit Ja; danach meldet flinkest „Abwesenheitsanfrage erfolgreich abgebrochen", der Status wechselt auf Storniert und die Tage stehen deinem Kontingent wieder zur Verfügung.

Wann das Kreuz fehlt. Stornieren geht nur, solange die Abwesenheit noch in der Zukunft beginnt und im Status „Beantragt" oder „Genehmigt" steht. Bei einer schon begonnenen oder vergangenen Abwesenheit und bei einer bereits stornierten oder abgelehnten fehlt das Kreuz. Muss trotzdem etwas geändert werden, hilft eine Person mit Verwaltungsrechten weiter.

Ändern statt stornieren geht nicht. Ein gestellter Antrag lässt sich hier nicht bearbeiten. Passt der Zeitraum nicht mehr, storniere ihn und stelle einen neuen.

Was die Abwesenheit in der Zeiterfassung bewirkt. Ist bei einer Abwesenheitsart hinterlegt, dass sie als Arbeitszeit gilt — bei Urlaub üblicherweise ja —, dann rechnen die genehmigten Tage in der Zeiterfassung wie geleistete Zeit in deinen Saldo. In der Kachel „Geleistete Stunden" erscheinen sie dort aber nicht, weshalb Soll minus Ist und Saldo auseinandergehen können.

Häufige Fragen

Warum passt meine Urlaubsrechnung nicht: Jahresanspruch minus verbrauchte Tage ergibt mehr als „Verbleibend"? Weil in „Verbleibend" auch die beantragten, noch nicht genehmigten Tage abgezogen sind. Die vollständige Rechnung lautet: Jahresanspruch plus Übertrag minus verbrauchte minus beantragte Tage. „Verbraucht" zählt nur genehmigte Abwesenheiten.

Bei allen vier Kacheln steht 0 — habe ich keinen Urlaubsanspruch? Dann ist für dich noch kein Urlaubskontingent für dieses Jahr hinterlegt. Speicherst du deinen ersten Urlaubsantrag, legt flinkest das Kontingent selbst an und füllt es mit den Standard-Urlaubstagen aus den allgemeinen Einstellungen (voreingestellt 25 Tage). Einen persönlichen Anspruch, Zusatztage oder einen korrigierten Übertrag trägt die Verwaltung in den Benutzerdetails ein.

Wie storniere ich einen Urlaubsantrag? Über das Kreuz oben rechts auf der Karte des Antrags und die Bestätigung der Rückfrage. Das geht, solange die Abwesenheit erst in der Zukunft beginnt und noch im Status „Beantragt" oder „Genehmigt" ist. Danach steht sie auf „Storniert", und die Tage sind für dein Kontingent wieder frei.

Warum kann ich meinen laufenden oder vergangenen Urlaub nicht mehr stornieren? Ein Storno ist nur für Abwesenheiten möglich, die noch nicht begonnen haben; bei allen anderen fehlt das Kreuz auf der Karte. Muss eine schon begonnene Abwesenheit korrigiert werden, kann das nur eine Person mit Verwaltungsrechten für Abwesenheiten übernehmen.

Zählen Wochenenden und Feiertage als Urlaubstage? Wochenenden nicht — bei einem mehrtägigen Zeitraum zählt flinkest nur Montag bis Freitag. Feiertage zählen dagegen mit und werden von deinem Kontingent abgezogen. Wenn ein Feiertag nicht als Urlaubstag gelten soll, lass ihn aus dem beantragten Zeitraum heraus oder teile den Antrag.

Warum zählt mein halber Tag als ganzer Urlaubstag? Weil eine Abwesenheit, die an einem Tag beginnt und endet, immer mit einem ganzen Tag gespeichert wird — die Auswahl für Viertel-, halbe und Dreiviertel-Tage im Dialog wirkt sich darauf nicht aus. Fällt der einzelne Tag auf ein Wochenende, werden null Tage gezählt.

Wer sieht meinen Antrag, und wie erfährt die Führungskraft davon? Deine Abwesenheiten sehen außer dir nur Benutzer, die Abwesenheiten deiner Abteilung oder alle Abwesenheiten verwalten dürfen. Eine E-Mail verschickt flinkest nicht: Offene Anträge erscheinen mit einer roten Zahl am Reiter „Administration" und in der Liste der offenen Anträge.