Abwesenheiten

Unter Abwesenheiten beantragst du Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich oder was dein Betrieb sonst an Abwesenheitsarten führt, und siehst auf einen Blick, wie viele Urlaubstage dir dieses Jahr noch bleiben. Jeder Antrag mindert bei Abwesenheitsarten mit Kontingent — im Regelfall Urlaub — automatisch das Jahreskontingent, sobald er genehmigt ist. Diese Seite zeigt ausschließlich deine eigenen Abwesenheiten; sie ist ein reines Self-Service-Postfach, unabhängig davon, ob du selbst eine Führungsrolle hast.

Zugang und die vier Reiter

Wo du deine Abwesenheiten findest

Du erreichst die Seite über das Menü hinter deinem Benutzerbild rechts oben in der Kopfleiste, Eintrag Abwesenheiten — nicht über die Modul-Navigation der Sidebar. Das ist Absicht: Urlaub beantragen ist eine persönliche Angelegenheit, kein Fachmodul wie Buchhaltung oder Lager, und braucht deshalb keine eigene Berechtigung. Jeder angemeldete Benutzer landet direkt auf dem Reiter Meine Abwesenheiten.

Die anderen drei Reiter

Oben liegen bis zu vier Reiter. Meine Abwesenheiten ist der Reiter, um den es auf dieser Seite geht. Abteilungskalender und Team-Übersicht erscheinen zusätzlich, wenn dein Benutzer Abwesenheiten der eigenen Abteilung genehmigen oder bearbeiten darf oder Administrator ist; sie führen auf den Abteilungskalender und auf die Team-Übersicht mit den Resttagen pro Mitarbeiter deiner Abteilung(en). Administration erscheint unter denselben Voraussetzungen und führt auf Abwesenheiten verwalten; dort steht zusätzlich eine rote Zahl mit der Anzahl der Anträge im Status „Beantragt", die in deinem Zuständigkeitsbereich auf eine Entscheidung warten. Wer welche Rechte hat, wird in den Benutzer-Einstellungen über die Rollen festgelegt; wer für eine Abteilung zuständig ist, ergibt sich aus der dort eingetragenen Leitung. Ohne diese Rechte siehst du nur den einen Reiter — der Normalfall für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Urlaubstage-Übersicht

Die vier Kacheln: Übertrag, Jahresanspruch, Verbraucht, Verbleibend

Die erste Kachelreihe fasst dein Urlaubskonto für das laufende Kalenderjahr zusammen:

Kachel	Bedeutung
Übertrag	Resttage aus dem Vorjahr, die automatisch beim Jahreswechsel übernommen wurden — sie können auch negativ sein, wenn du das Vorjahr überzogen hast
Jahresanspruch	dein regulärer Anspruch für dieses Jahr plus etwaige Zusatztage
Verbraucht	bereits genehmigte und verbrauchte Tage
Verbleibend	Übertrag plus Jahresanspruch minus Verbraucht minus bereits beantragte, noch nicht entschiedene Tage

Dass „Verbleibend" auch die noch offenen Anträge abzieht, ist die häufigste Rückfrage: Stellst du einen zweiten Antrag, während der erste noch auf Genehmigung wartet, sinkt die Kachel schon jetzt — nicht erst, wenn eine Führungskraft entscheidet. Gibt es für dich mehrere Kontingent-Datensätze (z. B. weil mehr als eine Abwesenheitsart ein eigenes Kontingent führt), werden die Werte addiert.

Ohne Kontingent zeigt jede Kachel „0"

Hast du noch kein Kontingent hinterlegt — etwa als neuer Mitarbeiter direkt nach dem Anlegen —, zeigen alle vier Kacheln „0" statt einer Fehlermeldung. Eingetragen wird dein Kontingent in den Benutzerdetails im Reiter „Urlaubsansprüche" — von einem Administrator, der zusätzlich Urlaubsansprüche verwalten darf. Stellst du vorher schon einen Antrag für eine Abwesenheitsart mit Urlaubskonto, legt flinkest das Konto für das Jahr des Antrags selbst an: beim Urlaub mit den Standard-Urlaubstagen aus den Allgemeinen Einstellungen, bei anderen Arten mit 0 Tagen.

Ein überzogenes Kontingent wird negativ angezeigt

Genehmigt eine Führungskraft einen Antrag bewusst über dein Kontingent hinaus, zeigt „Verbleibend" den negativen Saldo — er wird nicht auf 0 begrenzt. Der Minus-Saldo geht beim nächsten Jahreswechsel als negativer Übertrag ins Folgejahr über.

Neue Abwesenheit beantragen

Den Dialog öffnen

Klicke oben rechts auf Neue Abwesenheit. Es öffnet sich der Dialog Neue Abwesenheitsanfrage mit Abwesenheitsart, Zeitraum, Dauer und einem optionalen Kommentar. Zwei Felder kommen nur bei Bedarf dazu: Tageshälfte, wenn du einen halben Tag beantragst, und Stellvertretung, wenn die gewählte Abwesenheitsart eine verlangt.

Abwesenheitsart wählen

Das Auswahlfeld listet alle aktiven Abwesenheitsarten eures Betriebs — auch solche, die für Kolleginnen und Kollegen im Kalender nicht sichtbar sind. Welche Arten es gibt und welche Regeln für sie gelten, pflegt euer Betrieb unter Einstellungen → Abwesenheitsarten. Eine dort deaktivierte Art steht hier nicht mehr zur Auswahl; deine bestehenden Anträge mit dieser Art bleiben aber erhalten. Ohne eigene Auswahl ist Urlaub vorbelegt, weil das der mit Abstand häufigste Fall ist.

Zeitraum wählen

Start- und Enddatum wählst du über einen Kalender mit Presets (Heute, Gestern und weitere) — ein Antrag braucht immer beide Angaben. Neben dem gewählten Zeitraum zeigt ein Schild die Anzahl der Kalendertage, bei einem einzelnen Tag „1 Tag". Die beantragte Dauer zählt dagegen nur deine Arbeitstage und kann deshalb kleiner sein (siehe „Dauer bei mehreren Tagen" unten).

Dauer bei einem einzelnen Tag

Umfasst der Antrag nur einen Tag, erscheint zusätzlich ein Dauer-Feld mit vier Optionen: Viertel Tag (0,25), Halber Tag (0,5), Dreiviertel Tag (0,75) und Ganzer Tag (1,0). So bildest du auch einen Arztbesuch oder einen kurzen Termin ab, ohne einen ganzen Urlaubstag dafür zu verbrauchen. Der gewählte Anteil wird genau so gespeichert — ein halber Tag kostet dein Kontingent also einen halben Tag. Vorausgewählt ist Ganzer Tag (1,0). Ob Teiltage für eine Abwesenheitsart überhaupt erlaubt sind, ist an der Abwesenheitsart eingestellt (siehe „Validierung beim Speichern" unten).

Vormittag oder Nachmittag beim halben Tag

Wählst du Halber Tag (0,5), erscheint darunter das Feld Tageshälfte mit den Schaltflächen Vormittag und Nachmittag. Die Angabe ist Pflicht: Ohne sie lässt sich der Antrag nicht speichern, flinkest meldet dann „Bitte wählen Sie für einen halben Tag Vormittag oder Nachmittag." Stellst du die Dauer danach auf einen anderen Anteil um oder erweiterst den Zeitraum auf mehrere Tage, verschwindet das Feld wieder und die gewählte Hälfte wird verworfen — nur ein einzelner halber Tag hat eine Tageshälfte. Auf der Antragskarte steht die Hälfte direkt neben der Dauer, etwa „0,5 Tage · Vormittag".

Zeiterfassung. Wozu die Hälfte gebraucht wird, merkst du in der Zeiterfassung: Während einer genehmigten Abwesenheit lässt sich keine Arbeitszeit buchen — bei einem halben Tag aber nur in der gewählten Hälfte. Ein genehmigter Vormittag sperrt die Zeit bis 12:00 Uhr, ein genehmigter Nachmittag die Zeit ab 12:00 Uhr; die andere Hälfte bleibt frei, damit du dort ganz normal ein- und ausstempeln kannst. Ein ganzer Tag sperrt den ganzen Tag, Viertel- und Dreivierteltage sperren nichts. Solange ein Antrag noch nicht genehmigt ist, sperrt er ebenfalls nichts.

Dauer bei mehreren Tagen

Umfasst der Antrag mehrere Tage, berechnet flinkest die Dauer automatisch aus dem gewählten Zeitraum und zeigt sie nur noch schreibgeschützt an, mit dem Hinweis „Gezählt werden nur die Arbeitstage laut Arbeitszeitmodell, ohne Feiertage" — du musst die Tage nicht selbst zählen. Gezählt werden deine Arbeitstage laut deinem Arbeitszeitmodell: bei einer Fünf-Tage-Woche Montag bis Freitag, bei einer Vier-Tage-Woche entsprechend nur vier Tage pro Woche. Ist dir kein (aktives) Modell zugeordnet, gilt das zuerst angelegte aktive Arbeitszeitmodell des Betriebs; gibt es gar keines, zählen Montag bis Freitag. Dein Arbeitszeitmodell ordnet der Betrieb in der Benutzerverwaltung zu. Gesetzliche Feiertage zählen nicht mit: Fällt ein Feiertag in deinen Urlaub, kostet er dich keinen Urlaubstag. Maßgeblich sind die Feiertage des Landes, in dem euer Betrieb laut Firmenadresse sitzt. So kostet ein Urlaub vom 22. Dezember 2026 bis 1. Jänner 2027 bei einer Fünf-Tage-Woche sieben statt neun Tage, weil Christtag und Neujahr auf einen Freitag fallen.

Urlaub über den Jahreswechsel

Reicht ein Antrag vom alten ins neue Jahr — etwa von Ende Dezember bis Anfang Jänner —, bucht flinkest ihn anteilig auf beide Urlaubskonten: Die Arbeitstage bis zum 31. Dezember mindern das Kontingent des alten Jahres, die ab dem 1. Jänner das des neuen. So stimmt jedes Jahr für sich. Die Kacheln zeigen immer das laufende Jahr; den Anteil im neuen Jahr siehst du dort ab Jänner.

Stellvertretung angeben

Manche Abwesenheitsarten verlangen, dass du festlegst, wer dich während der Abwesenheit vertritt. Wählst du eine solche Art, erscheint im Dialog das zusätzliche Feld Stellvertretung, in dem du eine Kollegin oder einen Kollegen auswählst. Bei allen anderen Abwesenheitsarten fehlt das Feld; welche Arten eine Stellvertretung verlangen, ist bei der Abwesenheitsart eingestellt. Ohne Auswahl lässt sich ein solcher Antrag nicht speichern; flinkest meldet dann „Stellvertreter-Auswahl ist für diesen Abwesenheitstyp erforderlich."

Kommentar

Ein Kommentar ist optional und steht später sowohl dir selbst als auch der entscheidenden Führungskraft an der Antragskarte zur Verfügung — praktisch für eine kurze Begründung, etwa bei Sonderurlaub.

Validierung beim Speichern

Klickst du auf Speichern, prüft flinkest mehrere Regeln, bevor der Antrag angelegt wird; jede fehlgeschlagene Regel erscheint als Meldung:

• Datumsbereich: Das Enddatum muss nach dem Startdatum liegen, sonst erscheint „End-Datum muss nach Start-Datum liegen."
• Arbeitstag-Regel: Für die meisten Abwesenheitsarten ist ein Antrag, der an einem für dich arbeitsfreien Tag beginnt, nicht sinnvoll — ist das für die gewählte Art gesperrt, erscheint „Anträge an arbeitsfreien Tagen sind für diesen Typ nicht erlaubt." Welche Tage arbeitsfrei sind, ergibt sich aus deinem Arbeitszeitmodell.
• Mindestvorlaufzeit: Verlangt die Abwesenheitsart einen Mindestvorlauf (z. B. bei Sonderurlaub), erscheint bei zu kurzfristigen Anträgen „Mindestvorlaufzeit: {n} Tage."
• Halbe Tage: Erlaubt die gewählte Abwesenheitsart keine Teiltage, erscheint bei einer Auswahl unter „ganzer Tag" die Meldung „Halbe Tage sind für diesen Abwesenheitstyp nicht erlaubt."
• Tageshälfte: Bei einem halben Tag ohne gewählten Vormittag oder Nachmittag erscheint „Bitte wählen Sie für einen halben Tag Vormittag oder Nachmittag."
• Kommentarpflicht: Verlangt die Abwesenheitsart zwingend einen Kommentar, erscheint ohne einen „Kommentar ist für diesen Abwesenheitstyp erforderlich."
• Stellvertretung: Verlangt die Abwesenheitsart eine Stellvertretung und ist keine gewählt, erscheint „Stellvertreter-Auswahl ist für diesen Abwesenheitstyp erforderlich."
• Deaktivierte Art: Wurde die Abwesenheitsart deaktiviert, während dein Dialog noch offen war, erscheint „Diese Abwesenheitsart ist deaktiviert und kann nicht beantragt werden."

Welche dieser Regeln für welche Abwesenheitsart greifen, legt euer Betrieb unter Einstellungen → Abwesenheitsarten fest — dort steht bei jeder Option, was sie bewirkt. Die Meldung erscheint als kurze Einblendung, nicht direkt am betroffenen Feld; der Dialog bleibt offen, damit du die Angabe korrigieren und erneut speichern kannst.

Speichern. Ist alles gültig, schließt sich der Dialog, ein Hinweis „Abwesenheitsanfrage erfolgreich gespeichert" erscheint, und Kontingent-Kacheln, Antragsliste und Jahreskalender laden sich automatisch neu.

Automatische Genehmigung ohne Wartezeit

Nicht jeder Antrag muss auf eine Entscheidung warten: Ist für die gewählte Abwesenheitsart keine Genehmigung vorgesehen, erscheint dein Antrag sofort mit dem Status Genehmigt — zum Beispiel beim Krankenstand, wenn euer Betrieb das so eingestellt hat. Festgelegt wird das bei der Abwesenheitsart. Das gilt nur, solange dadurch kein Kontingent überschritten würde; wäre das der Fall, bleibt der Antrag trotzdem im normalen Status „Beantragt" und braucht eine ausdrückliche Entscheidung durch eine Führungskraft (siehe „Karten mit Status auf einen Blick" unten).

Meine Abwesenheiten (deine Antragsliste)

Karten mit Status auf einen Blick

Darunter liegt die horizontal scrollbare Kartenliste all deiner Anträge des laufenden Jahres: Zeitraum, Dauer (bei einem halben Tag mit Vormittag oder Nachmittag), ein farbiger Chip mit der Abwesenheitsart und ein Status-Badge — Beantragt (orange), Genehmigt (grün), Abgelehnt (rot) oder Storniert (grau) —, dazu dein Kommentar, falls vorhanden.

Genehmigen und Ablehnen selbst geschehen auf Abwesenheiten verwalten durch eine Führungskraft oder Administratorin — hier siehst du nur das Ergebnis: Bei einer Genehmigung wird der Badge grün, „Verbraucht" steigt in der Kontingent-Übersicht und „Verbleibend" sinkt entsprechend; bei einer Ablehnung wird er rot, und dein Kontingent bleibt unverändert. Eine E-Mail zu Antrag, Genehmigung oder Ablehnung verschickt flinkest nicht — die einzige Rückmeldung ist diese automatisch aktualisierte Ansicht sowie, für die entscheidende Person, der rote Zähler am Reiter „Administration".

Ablehnungsgrund einsehen

Wurde ein Antrag abgelehnt, zeigt ein Warnsymbol neben dem Status-Badge den Ablehnungsgrund als Tooltip — so siehst du sofort, warum, ohne extra nachzufragen.

Leerzustand

Hast du noch keinen Antrag gestellt, zeigt die Liste statt Karten einen Hinweis mit Illustration.

Liste, Kalender und Kontingent-Kacheln bleiben aktuell. Ändert sich einer deiner Anträge — auch durch eine Entscheidung einer Führungskraft in einer anderen Sitzung, während du die Seite offen hast —, laden sich Kartenliste, Jahreskalender und Kontingent-Kacheln automatisch neu. Du musst die Seite dafür nicht neu laden.

Stornieren

Wann ein Antrag stornierbar ist

Auf jeder Karte mit Status „Beantragt" oder „Genehmigt" liegt ein ×-Symbol, sobald der Antrag in der Zukunft liegt. Ein bereits abgelaufener, abgelehnter oder schon stornierter Antrag lässt sich nicht mehr zurückziehen. Für Krankenstand fehlt das Symbol grundsätzlich — dieser Abwesenheitstyp lässt sich nicht stornieren, unabhängig vom Datum.

Bestätigen und was danach passiert

Ein Klick fragt „Soll die Abwesenheitsanfrage wirklich abgebrochen werden?" nach — Schutz vor versehentlichem Zurückziehen. Bestätigst du, erscheint „Abwesenheitsanfrage erfolgreich abgebrochen". Die Karte bleibt in der Liste und zeigt nun den Status Storniert, das ×-Symbol verschwindet — so bleibt nachvollziehbar, dass es den Antrag gab. Die Tage des Antrags, ob noch beantragt oder schon genehmigt, gehen sofort an dein Kontingent zurück; die Kacheln und der Jahreskalender aktualisieren sich von selbst.

Vergangene Anträge lassen sich nicht mehr stornieren

Liegt das Enddatum eines Antrags bereits in der Vergangenheit, blockiert flinkest das Stornieren auch dann, wenn du es über einen anderen Weg als den Button versuchst — ein bereits verbrauchter Urlaubstag soll die Historie nicht mehr rückwirkend verändern.

Abwesenheitskalender (Jahresübersicht)

Die Jahresmatrix lesen

Unter der Antragsliste liegt eine Jahresmatrix (zwölf Monatszeilen, ein Kästchen je Tag) mit deinen Anträgen des laufenden Jahres als farbige Badges. Die Farbe richtet sich nach der Abwesenheitsart; ein Tooltip auf jedem Badge zeigt deinen Namen, Abwesenheitsart, Zeitraum und die Dauer in Arbeitstagen — zum Beispiel „Max Muster • Urlaub • 10.08. - 21.08.2026 • 10 Arbeitstage".

Wochenenden, freie Tage und Feiertage im Kalender

Ein Antrag belegt im Kalender seinen ganzen Zeitraum, die Dauer zählt aber nur deine Arbeitstage (siehe „Dauer bei mehreren Tagen" oben). Damit beides zusammenpasst, zeichnet der Kalender die Tage, die nicht zählen, als blasse „Brücke" in der Farbe der Abwesenheitsart und ohne Kürzel: Tage, an denen du laut deinem Arbeitszeitmodell nicht arbeitest — bei einer üblichen Fünf-Tage-Woche Samstag und Sonntag, bei einer Vier-Tage-Woche zum Beispiel zusätzlich der Freitag —, und Feiertage. Liegt ein Antrag ausschließlich auf solchen Tagen, wird er normal mit Kürzel gezeichnet.

Feiertage sind im Kalender außerdem eigens markiert — mit einer rötlich getönten Zelle und einem Balken am oberen Rand, auch wenn sie auf ein Wochenende fallen. Es sind dieselben Feiertage, die bei der Dauer nicht mitzählen: die des Landes deiner Firmenadresse. Fährst du mit der Maus über einen Feiertag ohne Abwesenheit, nennt ein Tooltip seinen Namen; liegt er in einem Antrag, steht der Name zusätzlich im Tooltip des Badges.

Genehmigt vs. noch offen erkennen

Ein durchgezogenes Badge steht für einen bereits genehmigten Antrag, ein gestreiftes für einen noch nicht entschiedenen — so siehst du auf einen Blick, was schon fix ist.

Bezieht sich immer auf das laufende Jahr

Die Matrix zeigt immer das aktuelle Kalenderjahr; einen Umschalter für andere Jahre gibt es auf dieser Seite nicht.

Auch unterwegs

In der mobilen App (iOS/Android) gibt es Abwesenheiten aktuell nicht als eigenen Bereich.

Verwandte Seiten

• Abwesenheiten verwalten
• Abteilungskalender
• Abwesenheitsarten
• Arbeitszeitmodelle
• Benutzerdetails
• Benutzer und Berechtigungen
• Rollen
• Abteilungen
• Kalender
• Zeiterfassung

Häufige Fragen

Warum sinkt „Verbleibend", obwohl noch niemand meinen Antrag genehmigt hat? Die Kachel zieht auch bereits beantragte, aber noch nicht entschiedene Tage ab — so siehst du sofort, wie viel Urlaub dir nach einer möglichen Genehmigung tatsächlich noch bleibt, statt dich zu verschätzen.

Warum ist mein Antrag sofort „Genehmigt", obwohl ihn niemand freigegeben hat? Manche Abwesenheitsarten sind so eingestellt, dass sie keine Genehmigung benötigen — welche, legt euer Betrieb unter Einstellungen → Abwesenheitsarten fest. Ein solcher Antrag ist sofort verbindlich, außer er würde ein Kontingent überschreiten; dann bleibt er im normalen Genehmigungs-Workflow.

Warum lässt sich mein Krankenstand-Antrag nicht stornieren? Krankenstand ist grundsätzlich von der Stornierfunktion ausgenommen, unabhängig vom Status oder Datum — bei allen anderen Abwesenheitsarten steht das ×-Symbol zur Verfügung, solange der Antrag in der Zukunft liegt.

Kann ich am Nachmittag arbeiten, wenn ich am Vormittag einen halben Tag Urlaub habe? Ja. Beim halben Tag wählst du im Antrag Vormittag oder Nachmittag. Ist der Antrag genehmigt, sperrt flinkest die Zeiterfassung nur für diese Hälfte — bei einem Vormittag bis 12:00 Uhr —, die andere Hälfte kannst du ganz normal buchen.

Warum kostet mein Urlaub von Montag bis Freitag nur vier Tage? flinkest zählt deine Arbeitstage laut deinem Arbeitszeitmodell. Arbeitest du zum Beispiel vier Tage pro Woche, ist der freie Wochentag kein Urlaubstag und wird nicht abgezogen. Auch Feiertage zählen nicht mit.

Wieso sehe ich nur einen Reiter, keine Abteilungs- oder Verwaltungsansicht? Die drei weiteren Reiter erscheinen nur, wenn dein Benutzer Administrator ist oder eines der Abteilungsrechte hat. Ohne diese Rechte siehst du ausschließlich deine eigenen Abwesenheiten — das ist der Normalfall für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.