Abteilungskalender

Im Reiter Abteilungskalender siehst du auf einen Blick, wer aus deinem Verantwortungsbereich wann abwesend ist — Urlaub, Zeitausgleich, Sonderurlaub und was dein Betrieb sonst an Abwesenheitsarten führt, außer Krankenstand. Er ergänzt deine eigenen Abwesenheiten um die Sicht auf ein Team: einen Jahreskalender mit allen betroffenen Kolleginnen und Kollegen nebeneinander, darunter dieselben Termine noch einmal als Liste. Bearbeitet wird hier nichts, der Reiter ist reine Anzeige.

Zugang zum Abteilungskalender

Wer diesen Reiter sieht

Die Abwesenheiten sind in vier Reiter aufgeteilt: Meine Abwesenheiten — deine eigenen Anträge, dein Urlaubskonto und dein Jahreskalender (Abwesenheiten) —, Abteilungskalender (diese Seite), Team-Übersicht (Resttage pro Mitarbeiter deiner Abteilung(en)) und Administration — offene Anträge genehmigen oder ablehnen (Abwesenheiten verwalten). Der Abteilungskalender erscheint nur, wenn dein Benutzer Administrator ist oder eines dieser Rechte hat: Alle Abwesenheiten bearbeiten, Abteilungs-Abwesenheiten genehmigen oder Abteilungs-Abwesenheiten bearbeiten. Ohne eines davon gibt es weder den Reiter noch etwas dahinter zu sehen — rufst du die Adresse direkt auf, landest du auf einer Fehlerseite. Zugeteilt werden diese Rechte über die Rollen; in der Standardausstattung bündelt sie die Rolle Abteilungsleiter. Mehr zu Rechten und Rollen allgemein: Berechtigungen.

Welche Abteilung(en) du siehst

Es gibt auf dieser Seite keinen Umschalter, mit dem du dir gezielt eine bestimmte Abteilung aussuchst — welchen Ausschnitt du bekommst, bestimmt automatisch dein Recht. Administratorinnen, Administratoren und wer alle Abwesenheiten bearbeiten darf, sehen den ganzen Betrieb. Mit einem der beiden Abteilungsrechte siehst du ausschließlich die Abteilungen, die du laut Abteilungen leitest — inklusive aller Unterabteilungen. Fehlt dort der Eintrag als Leitung, bleibt die Seite leer, obwohl der Reiter angezeigt wird.

Den Jahreskalender lesen

Dieselbe Jahresmatrix, jetzt fürs Team

Der Kalender ist genauso aufgebaut wie der persönliche Abwesenheitskalender: zwölf Monatszeilen mit einem Kästchen je Tag, immer für das laufende Kalenderjahr. Jede Abwesenheit erscheint als farbiges Badge mit den Initialen der Person — so erkennst du sofort, wer fehlt. Sind mehrere Leute am selben Tag weg, stehen ihre Badges im selben Kästchen untereinander; genau diese Überschneidungen willst du sehen, bevor du weiteren Urlaub genehmigst oder einen Einsatz planst. Jedes Badge trägt die Farbe, die für seine Abwesenheitsart hinterlegt ist — so unterscheidest du Urlaub, Zeitausgleich und Sonderurlaub schon beim Überfliegen; ist für eine Art keine Farbe hinterlegt, erscheint ihr Badge in einem neutralen Farbton. Ein Tooltip auf jedem Badge zeigt Name, Abwesenheitsart, Zeitraum und die Dauer in Arbeitstagen.

Abwesenheiten über den Jahreswechsel. Ein Urlaub, der schon im Vorjahr beginnt und ins laufende Jahr hineinreicht — oder im laufenden Jahr beginnt und ins nächste hinüberreicht —, erscheint mit all seinen Tagen, die ins laufende Jahr fallen. In der Liste darunter steht er mit seinem vollständigen Zeitraum.

Wochenenden, freie Tage und Feiertage im Teamkalender

Jede Abwesenheit belegt ihren ganzen Zeitraum. Tage darin, die in der Dauer nicht mitzählen, zeichnet der Kalender als blasse Brücke in der Farbe der Abwesenheitsart und ohne Initialen: Feiertage und Tage, an denen die jeweilige Person laut ihrem Arbeitszeitmodell nicht arbeitet — bei einer üblichen Fünf-Tage-Woche also Samstag und Sonntag. Arbeitet jemand vier Tage pro Woche, ist bei ihm zusätzlich der freie Wochentag blass, bei Kolleginnen mit Fünf-Tage-Woche nicht — so siehst du pro Person, an welchen Tagen sie dir tatsächlich fehlt. Liegt eine Abwesenheit ausschließlich auf solchen Tagen, erscheint sie normal mit Initialen. Feiertage des Landes deiner Firmenadresse sind zusätzlich mit einer getönten Zelle und einem Balken am oberen Rand markiert, auch an Wochenenden; ihr Name erscheint im Tooltip. Mehr dazu bei Abwesenheiten.

Krankenstand wird hier grundsätzlich ausgeblendet

Anders als dein persönlicher Kalender unter Abwesenheiten zeigen Kalender und Liste hier ausschließlich bereits genehmigte Abwesenheiten — offene Anträge tauchen hier nicht auf, dafür ist die Administration da. Krankenstand ist zusätzlich grundsätzlich ausgenommen: Wer aus deiner Abteilung krank ist, siehst du auf dieser Seite nicht, unabhängig davon, ob der Krankenstand genehmigt ist.

Die Liste der Abteilungsabwesenheiten

Gruppierung nach Mitarbeiter oder Monat wechseln

Unter der Kopfzeile Abteilungsabwesenheiten liegt dieselbe Datenmenge noch einmal als Liste, gruppiert nach Mitarbeiter oder nach Monat. Die Schaltfläche Gruppieren nach zeigt dabei das Ziel des nächsten Klicks: Steht sie auf Monat, ist aktuell nach Mitarbeiter gruppiert (die Standardeinstellung), ein Klick wechselt auf eine Gruppierung nach Kalendermonat und umgekehrt. Bei Gruppierung nach Monat zählt der Monat, in dem eine Abwesenheit beginnt — ein Urlaub, der im Dezember des Vorjahres anfängt, steht also in der Gruppe dieses Dezembers.

Was jede Gruppe zeigt

Jede Gruppe listet ihre Einträge mit Abwesenheitsart (farbiger Chip), Zeitraum und Dauer in Tagen; bei Gruppierung nach Monat steht zusätzlich der Name in jeder Zeile, bei Gruppierung nach Mitarbeiter ist er schon der Gruppentitel. Die Kopfzeile jeder Gruppe zeigt zusätzlich, wie viele Einträge sie enthält.

Leerzustand

Gibt es für deine Abteilung(en) keine genehmigte Abwesenheit, zeigt die Liste den Hinweis „Keine genehmigten Abwesenheiten für diese Abteilung gefunden".

Verwandte Seiten

• Abwesenheiten
• Abwesenheiten verwalten
• Abteilungen
• Berechtigungen

Häufige Fragen

Warum sehe ich im Abteilungskalender keinen Krankenstand? Krankenstand wird auf dieser Seite grundsätzlich nicht angezeigt, unabhängig vom Genehmigungsstatus — sie zeigt ausschließlich die übrigen Abwesenheitsarten deiner Abteilung(en).

Warum ist ein Urlaub im Abteilungskalender an manchen Tagen blass und ohne Initialen? Das sind Tage, die in der Dauer nicht mitzählen: Feiertage und Tage, an denen die Person laut ihrem Arbeitszeitmodell ohnehin nicht arbeitet — bei einer Fünf-Tage-Woche also das Wochenende. Wie viele Arbeitstage die Abwesenheit kostet, zeigt der Tooltip.

Warum tauchen manche beantragten Abwesenheiten meiner Mitarbeiter im Kalender nicht auf? Kalender und Liste zeigen ausschließlich bereits genehmigte Abwesenheiten. Noch offene Anträge findest du stattdessen unter Abwesenheiten verwalten.

Kann ich mir gezielt nur eine bestimmte Abteilung anzeigen lassen? Nein, einen Umschalter dafür gibt es nicht. Welchen Ausschnitt du siehst, bestimmt automatisch, welche Abteilung(en) du laut Abteilungen leitest — Administratorinnen und Administratoren sowie wer alle Abwesenheiten bearbeiten darf, sehen ohnehin den ganzen Betrieb.

Was bedeutet die Schaltfläche „Monat" bzw. „Mitarbeiter" unter der Liste? Sie zeigt das Ziel des nächsten Klicks, nicht den aktuellen Zustand: Steht „Monat" da, ist die Liste gerade nach Mitarbeiter gruppiert, und ein Klick wechselt auf eine Gruppierung nach Kalendermonat.

Warum bleibt der Abteilungskalender bei mir leer, obwohl ich das passende Recht habe? Der Reiter erscheint bereits mit dem Recht allein, aber welche Daten er zeigt, hängt zusätzlich davon ab, ob du in den Abteilungen tatsächlich als Leitung deiner Abteilung eingetragen bist. Fehlt dieser Eintrag, bleibt die Seite leer, obwohl der Reiter angezeigt wird.