Team-Übersicht

Die Team-Übersicht ist der dritte Reiter unter Abwesenheiten und zeigt dir als Führungskraft, wie viele Urlaubstage jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter deiner Abteilung noch hat. So planst du Urlaubsspitzen und Engpässe, bevor sie entstehen — etwa wer vor dem Jahresende noch viele Resttage abbauen muss oder wer sein Kontingent schon ausgeschöpft hat. Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Abwesenheiten dieser Person zum Nachlesen.

Zugang

Die Team-Übersicht erreichst du über die Reiterleiste der Abwesenheiten — neben Meine Abwesenheiten, Abteilungskalender und Administration. Sie erscheint unter denselben Voraussetzungen wie Abteilungskalender und Abwesenheiten verwalten: Du bist Administratorin oder Administrator, darfst alle Abwesenheiten bearbeiten oder hast eines der beiden Abteilungsrechte (Abwesenheiten der Abteilung genehmigen bzw. bearbeiten). Zugeteilt werden diese Rechte über die Rollen. Ohne eines davon gibt es den Reiter nicht, und ein direkt aufgerufener Link — auch auf die Detailansicht eines Mitarbeiters — führt auf eine Fehlerseite.

Abteilung, Jahr und Abwesenheitsart wählen

Über der Tabelle liegen drei Auswahlfelder. Sie bestimmen, wessen Kontingent du siehst, für welches Jahr und für welche Abwesenheitsart.

Abteilung

Die Tabelle zeigt immer genau eine Abteilung. Welche du auswählen kannst, hängt an deinen Rechten:

• Als Administratorin oder Administrator, oder wenn du alle Abwesenheiten bearbeiten darfst, stehen alle Abteilungen des Betriebs zur Wahl.
• Mit einem der beiden Abteilungsrechte siehst du nur die Abteilungen, die du laut Abteilungen leitest, dazu ihre Unterabteilungen. Jede Unterabteilung ist ein eigener Eintrag: Wählst du die übergeordnete Abteilung, stehen nur deren eigene Mitarbeiter in der Tabelle, nicht die der Unterabteilungen.

Beim Öffnen ist die Abteilung vorausgewählt, die du selbst leitest; leitest du keine der angebotenen, die erste der Liste. Leitest du trotz Abteilungsrecht gar keine Abteilung, bleibt die Auswahl leer und die Tabelle zeigt „Keine Mitarbeiter gefunden." — dann fehlt der Eintrag als Abteilungsleitung unter Abteilungen.

Jahr

Zur Wahl stehen das Vorjahr, das laufende und das kommende Jahr. Vorausgewählt ist das laufende Jahr. Mit dem Vorjahr prüfst du zum Beispiel, wie viele Resttage beim Jahreswechsel übertragen wurden; mit dem kommenden Jahr siehst du, ob für einzelne Mitarbeiter schon ein Kontingent angelegt ist. Ein Kontingent für das neue Jahr entsteht beim Jahreswechsel automatisch für alle, die im Vorjahr ein Konto dieser Art hatten; sonst nur, wenn jemand bereits einen Antrag für dieses Jahr stellt oder es in den Benutzerdetails eingetragen wird — bis dahin steht in der Zeile „Kein Kontingent für dieses Jahr".

Abwesenheitsart

Urlaub und etwa Zeitausgleich haben ganz verschiedene Kontingente, die man nicht sinnvoll zusammenzählen kann. Die Tabelle zeigt deshalb immer eine Abwesenheitsart. Das dritte Auswahlfeld listet nur die Arten, für die in der gewählten Abteilung und im gewählten Jahr überhaupt ein Kontingent geführt wird; gibt es keines, fehlt das Feld. Wähle im dritten Feld die Art, deren Kontingent du sehen willst. Welche Arten ein Kontingent führen, ist bei den Abwesenheitsarten eingestellt.

Die Tabelle

Was die Spalten bedeuten

Je aktivem Mitarbeiter der gewählten Abteilung steht eine Zeile in der Tabelle, sortiert nach Vornamen. Deaktivierte Benutzer erscheinen nicht.

Spalte	Bedeutung
Mitarbeiter	Name
Abteilung	die Abteilung des Mitarbeiters
Anspruch	Jahresanspruch plus Zusatztage plus Übertrag aus dem Vorjahr — also alles, was für dieses Jahr insgesamt zur Verfügung steht
Verbraucht	Tage aus bereits genehmigten Anträgen
Beantragt	Tage aus Anträgen, über die noch niemand entschieden hat
Verbleibend	Anspruch minus Verbraucht minus Beantragt

Die Werte stammen aus demselben Urlaubskonto, das jeder Mitarbeiter unter Meine Abwesenheiten selbst sieht. Wie dort zieht Verbleibend auch die noch offenen Anträge schon ab: So siehst du, was nach einer Genehmigung tatsächlich übrig bliebe. Halbe und Vierteltage werden mit Nachkommastellen angezeigt, etwa „14,5". Hat jemand das Kontingent durch eine bewusste Genehmigung über das Limit überzogen, wird Verbleibend negativ.

Übertrag steckt im Anspruch. Anders als die Kacheln unter Meine Abwesenheiten, wo Übertrag und Jahresanspruch getrennt stehen, fasst die Spalte Anspruch beides zusammen. Hat jemand 25 Tage Jahresanspruch und 3 Tage Übertrag, steht hier 28.

Die Werte sind immer aktuell berechnet. Wird ein Antrag gestellt, genehmigt, abgelehnt oder storniert, rechnet flinkest das Urlaubskonto des Mitarbeiters sofort neu. Reicht ein Antrag über den Jahreswechsel, zählen seine Tage anteilig im alten und im neuen Jahr. Eine bereits geöffnete Tabelle zeigt die neuen Werte, sobald du sie neu lädst oder Abteilung bzw. Jahr wechselst. Offene Anträge entscheidest du – sofern du genehmigen darfst – im Reiter Administration.

Zeilen ohne Kontingent

Hat ein Mitarbeiter für die gewählte Abwesenheitsart und das gewählte Jahr kein Kontingent, steht statt der vier Zahlen „Kein Kontingent für dieses Jahr". Typisch ist das bei neuen Mitarbeitern, deren Urlaubsanspruch noch nicht eingetragen ist. Eingetragen wird er in den Benutzerdetails im Reiter „Urlaubsansprüche" — von einem Administrator, der zusätzlich Urlaubsansprüche verwalten darf.

Keine Mitarbeiter gefunden

Hat die gewählte Abteilung keine aktiven Mitarbeiter, oder leitest du keine Abteilung, zeigt die Seite statt der Tabelle „Keine Mitarbeiter gefunden.".

Abwesenheiten eines Mitarbeiters ansehen

Detailansicht öffnen

Ein Klick auf eine Zeile öffnet die Abwesenheiten dieser Person auf einer eigenen Seite — mit ihrem Namen als Überschrift und der Brotkrumen-Navigation Abwesenheiten / Team-Übersicht / Name. Mit Zurück zur Team-Übersicht oder über die Brotkrumen kommst du zurück. Die Seite zeigt dir genau das, was der Mitarbeiter selbst unter Meine Abwesenheiten sieht — praktisch, wenn er nachfragt, warum seine Resttage anders aussehen als erwartet.

Urlaubstage Übersicht

Die vier Kacheln Übertrag, Jahresanspruch, Verbraucht und Verbleibend zeigen das Urlaubskonto des Mitarbeiters für das laufende Jahr, berechnet wie unter Meine Abwesenheiten. Hier ist der Übertrag eine eigene Kachel und nicht im Jahresanspruch enthalten. Führen mehrere Abwesenheitsarten ein Kontingent, addieren die Kacheln alle — die Tabelle der Team-Übersicht zeigt dagegen nur die gewählte Art.

Abwesenheiten

Darunter stehen die Anträge des Mitarbeiters, die im laufenden Jahr beginnen, als Karten, die neuesten zuerst: Zeitraum, Dauer in Tagen, Abwesenheitsart, Status (Beantragt, Genehmigt, Abgelehnt oder Storniert) und, falls vorhanden, der Kommentar. Bei einem halben Tag steht neben der Dauer die Tageshälfte, etwa „0,5 Tage · Vormittag". Bei einem abgelehnten Antrag zeigt ein Symbol neben dem Status den Ablehnungsgrund als Tooltip. Gibt es in diesem Jahr keine Anträge, erscheint „Noch keine Abwesenheiten für dieses Jahr erfasst".

Die Ansicht ist reine Lektüre: Stornieren lässt sich hier nichts, das ×-Symbol der eigenen Antragskarten fehlt. Offene Anträge entscheidest du – sofern du genehmigen darfst – im Reiter Administration.

Abwesenheitskalender

Ganz unten liegt die Jahresmatrix des Mitarbeiters für das laufende Jahr — dieselbe Darstellung wie im Abwesenheitskalender unter Meine Abwesenheiten: Jede Abwesenheit ist ein farbiges Badge, durchgezogen für genehmigte, gestreift für noch offene Anträge.

Verwandte Seiten

• Abwesenheiten
• Abwesenheiten verwalten
• Abteilungskalender
• Abwesenheitsarten
• Abteilungen
• Benutzerdetails
• Rollen

Häufige Fragen

Warum ist der Anspruch in der Team-Übersicht höher als der Jahresanspruch des Mitarbeiters? Die Spalte „Anspruch" der Team-Übersicht zählt Jahresanspruch, Zusatztage und den Übertrag aus dem Vorjahr zusammen. Unter „Meine Abwesenheiten" und in der Detailansicht steht der Übertrag dagegen als eigene Kachel neben dem Jahresanspruch.

Warum sinkt „Verbleibend", obwohl ich den Antrag noch nicht genehmigt habe? „Verbleibend" zieht neben den genehmigten auch die beantragten, noch offenen Tage ab — die stehen in der Spalte „Beantragt". So siehst du, was nach einer Genehmigung tatsächlich übrig bliebe.

Warum sehe ich nicht alle Abteilungen in der Auswahl? Mit einem Abteilungsrecht siehst du nur die Abteilungen, die du laut Einstellungen → Abteilungen leitest, und ihre Unterabteilungen. Alle Abteilungen sehen nur Administratoren und wer alle Abwesenheiten bearbeiten darf.

Warum fehlen die Mitarbeiter meiner Unterabteilung in der Tabelle? Die Tabelle zeigt immer genau eine Abteilung. Unterabteilungen stehen in der Abteilungsauswahl als eigene Einträge — wähle sie dort aus.

Warum steht bei einem Mitarbeiter „Kein Kontingent für dieses Jahr"? Für die gewählte Abwesenheitsart und das gewählte Jahr ist bei ihm kein Urlaubskonto angelegt — häufig bei neuen Mitarbeitern oder beim Blick ins kommende Jahr. Ein Administrator trägt den Anspruch in den Benutzerdetails im Reiter „Urlaubsansprüche" ein; für das neue Jahr entsteht das Konto beim Jahreswechsel automatisch für alle, die im Vorjahr ein Konto dieser Art hatten.

Kann ich in der Detailansicht einen Antrag für den Mitarbeiter stornieren oder genehmigen? Nein, die Detailansicht ist nur zum Ansehen. Offene Anträge entscheidest du – sofern du genehmigen darfst – im Reiter „Administration" der Abwesenheiten.