Abwesenheiten verwalten

Im Reiter Administration der Abwesenheiten entscheidest du über die Anträge deiner Mitarbeiter: genehmigen oder ablehnen. Stellt jemand einen Antrag, der laut seiner Abwesenheitsart eine Genehmigung braucht — Urlaub, Zeitausgleich, Sonderurlaub und mehr —, bleibt er hier offen stehen, bis eine Entscheidung fällt. Erst mit der Genehmigung wird er verbindlich: Bei Arten mit Urlaubskonto gehen die Tage vom Urlaubskonto ab, und die Abwesenheit erscheint im Abteilungskalender.

Zugang und Sichtbarkeit

Wer den Reiter überhaupt sieht

Die Abwesenheiten sind in vier Reiter aufgeteilt: Meine Abwesenheiten (eigene Anträge, eigenes Urlaubskonto, eigener Jahreskalender), Abteilungskalender, Team-Übersicht und Administration — diese Seite. Der Reiter Administration erscheint nur für Administratorinnen und Administratoren sowie für Benutzer, die alle Abwesenheiten bearbeiten dürfen oder eines der beiden Abteilungsrechte haben (Abwesenheiten der Abteilung genehmigen bzw. bearbeiten). Ohne eines davon gibt es weder den Reiter noch die Seite dahinter — auch ein direkt aufgerufener Link führt dann auf eine Fehlerseite. Das Recht, eigene Abwesenheiten zu genehmigen, öffnet den Reiter für sich allein nicht. Zugeteilt werden diese Rechte über die Rollen; welcher Benutzer welche Rolle trägt, steht unter Benutzer. Sobald mindestens ein Antrag offen ist, hängt am Reiter zusätzlich ein roter Zähler — so siehst du schon von „Meine Abwesenheiten" aus, ob etwas auf dich wartet. Er zählt genau die Anträge, die du in dieser Liste siehst, und wird nach jeder Entscheidung neu ermittelt.

Wessen Anträge du siehst

Administratorinnen und Administratoren sowie wer alle Abwesenheiten bearbeiten darf, sehen die Anträge des ganzen Betriebs. Mit einem der beiden Abteilungsrechte siehst du dagegen die Anträge der Abteilungen, die du leitest — inklusive aller Unterabteilungen —, dazu deine eigenen offenen Anträge. Maßgeblich ist dabei der Eintrag als Abteilungsleitung unter Abteilungen: Fehlt er, stehen hier nur deine eigenen offenen Anträge, obwohl der Reiter angezeigt wird. Anträge aus fremden Abteilungen tauchen nicht auf, und es gibt hier keinen Filter, um sie doch sichtbar zu machen.

Wer welche Karte entscheiden darf

An jeder Karte liegen oben rechts die beiden Schaltflächen Genehmigen (grüner Haken) und Ablehnen (rotes X) — aber nur, wenn du über genau diesen Antrag entscheiden darfst. Administratorinnen, Administratoren und wer alle Abwesenheiten bearbeiten darf, sehen sie an jeder Karte. Mit dem Recht, Abwesenheiten der Abteilung zu genehmigen, fehlen sie an deinem eigenen Antrag, auch wenn du Mitglied der Abteilung bist, die du leitest — den entscheidet jemand anderes. Hast du zusätzlich das Recht, eigene Abwesenheiten zu genehmigen, erscheinen sie an deinen eigenen Anträgen nur bei Arten, die keine fremde Genehmigung verlangen (unter Abwesenheitsarten „Eigenverantwortlich" oder „Keine Genehmigung"). Darfst du Abwesenheiten der Abteilung nur bearbeiten, aber nicht genehmigen, siehst du die offenen Anträge, aber an keiner Karte die beiden Schaltflächen.

Offene Anträge

Die Antragskarten lesen

Über der Kartenreihe steht die Kopfzeile Offene Abwesenheitsanträge. Jeder offene Antrag — Status „Beantragt" — liegt darunter als eigene Karte; die Karten stehen nebeneinander und lassen sich seitlich scrollen. So hast du alles für die Entscheidung auf einen Blick, ohne einen Antrag extra öffnen zu müssen: Eine Karte zeigt Name des Mitarbeiters, Abwesenheitsart als farbiger Chip mit ihrem Kurzzeichen, Zeitraum, Dauer in Tagen sowie den Kommentar, falls einer hinterlegt ist. Bei einem halben Tag steht neben der Dauer zusätzlich, welche Hälfte gemeint ist, etwa „0,5 Tage · Vormittag" oder „0,5 Tage · Nachmittag". Das ist für die Entscheidung wichtig: Eine genehmigte Abwesenheit sperrt dem Mitarbeiter die Zeiterfassung — bei einem ganzen Tag den ganzen Tag, bei einem halben nur diese Hälfte; die andere Hälfte bleibt buchbar.

Weitere Anträge nachladen

Die Karten werden in Portionen von 50 geladen. Sind mehr Anträge offen, schließt die Reihe mit einer Karte ab, die den Stand nennt — etwa „50 von 73 Anträgen angezeigt" — und die Schaltfläche Mehr laden. Ein Klick holt die nächsten 50 dazu; die schon geladenen Karten bleiben stehen. So ist jeder Antrag erreichbar, den der rote Zähler am Reiter mitzählt.

Liste bleibt automatisch aktuell

Arbeiten mehrere Führungskräfte an derselben Liste, soll ein Antrag, den jemand anderes gerade entschieden hat, nicht doppelt auftauchen. Wird ein Antrag in einer anderen Sitzung gestellt, genehmigt, abgelehnt oder storniert, aktualisieren sich Karten und roter Zähler deshalb von selbst, ohne dass du die Seite neu laden musst. Bereits über Mehr laden nachgeholte Karten bleiben dabei stehen.

Deaktivierte Mitarbeiter erkennen

Ist ein Mitarbeiter, dessen Antrag hier liegt, inzwischen deaktiviert, hängt hinter seinem Namen automatisch ein rotes Chip Inaktiv — praktisch, wenn zum Beispiel ein bereits ausgeschiedener Mitarbeiter noch einen offenen Antrag aus der Zeit vor dem Austritt hat.

Leerzustand

Liegt kein Antrag zur Entscheidung an, zeigt die Liste statt Karten den Hinweis „Noch keine Abwesenheitsanfragen" mit dem Zusatz „Keine freizugebenden Abwesenheitsanfragen". Mit einem Abteilungsrecht heißt das nur, dass in deinem Bereich nichts offen ist — in anderen Abteilungen können durchaus Anträge warten.

Manche Anträge tauchen hier nie auf

Nicht jede Abwesenheitsart durchläuft diesen Entscheidungs-Workflow. Wie ein Antrag entschieden wird, legst du je Art unter Abwesenheitsarten bei Genehmigung fest. Steht dort Keine Genehmigung — in der Standardausstattung zum Beispiel bei Krankenstand und Homeoffice —, erscheint ein neuer Antrag dieser Art beim Mitarbeiter direkt mit dem Status „Genehmigt" und landet nie in dieser Liste. Das gilt nur, solange dadurch kein Urlaubskonto überschritten würde; wäre das der Fall, bleibt der Antrag trotzdem im Status „Beantragt" und taucht hier ganz regulär auf, damit jemand die Überschreitung bewusst bestätigt. Arten mit „Eigenverantwortlich" werden nicht automatisch genehmigt — sie bleiben offen, bis jemand entscheidet.

Anträge genehmigen

Genehmigen

Klickst du auf Genehmigen, fragt flinkest im Dialog Freigabe bestätigen „Soll die Abwesenheitsanfrage freigegeben werden?" zur Sicherheit nach — eine Genehmigung verbraucht Urlaubstage und ist für den Mitarbeiter verbindlich, ein versehentlicher Klick soll sie nicht auslösen. Bestätigst du mit Ja, wird der Antrag sofort verbindlich: Er verschwindet aus dieser Liste, „Verbraucht" steigt im Urlaubskonto des Mitarbeiters, und ein Hinweis „Abwesenheitsanfrage erfolgreich gestattet" erscheint.

Kontingent-Überschreitung bestätigen

Würde die Genehmigung das Jahreskontingent des Mitarbeiters überschreiten, meldet flinkest stattdessen „Nicht genügend Urlaubstage" mit den noch verfügbaren Tagen und fragt, ob du trotzdem genehmigen willst. Bestätigst du mit Trotzdem genehmigen, geht der Saldo des Mitarbeiters ins Minus und wird beim nächsten Jahreswechsel als negativer Übertrag mitgenommen — so bleibt eine Überschreitung immer eine bewusste Entscheidung, nie ein Automatismus. Mit Abbrechen bleibt der Antrag offen. Reicht ein Antrag über den Jahreswechsel, prüft flinkest jedes betroffene Jahr einzeln gegen sein eigenes Kontingent — die gemeldeten verfügbaren Tage beziehen sich dann auf das Jahr, das nicht mehr reicht. Die Tage werden ebenfalls anteilig auf beide Jahre gebucht: die Arbeitstage bis 31. Dezember auf das alte, die ab 1. Jänner auf das neue Kontingent.

Anträge ablehnen

Ablehnen

Klickst du auf Ablehnen, öffnet sich der Dialog Abwesenheitsanfrage ablehnen mit den Eckdaten des Antrags (Name, Abwesenheitsart, Zeitraum) und dem Feld Grund für die Ablehnung. Der Grund ist hier immer Pflicht: Klickst du ohne Text auf Anfrage ablehnen, erscheint „Bitte einen Grund für die Ablehnung angeben", und der Dialog bleibt offen. Der Grund erscheint anschließend beim Mitarbeiter selbst als Tooltip an seiner Antragskarte unter Abwesenheiten, damit er nachvollziehen kann, warum. Nach dem Bestätigen erscheint „Abwesenheitsanfrage wurde abgelehnt", der Antrag verschwindet aus der Liste, und das Urlaubskonto des Mitarbeiters bleibt unverändert. Mit Abbrechen schließt du den Dialog, ohne etwas zu ändern — der Antrag bleibt offen, und dein eingetippter Text ist beim nächsten Öffnen verworfen.

Verwandte Seiten

• Abwesenheiten
• Abteilungskalender
• Abwesenheitsarten
• Abteilungen
• Rollen
• Benutzer
• Zeiterfassung

Häufige Fragen

Wieso sehe ich den Reiter „Administration" nicht? Er erscheint nur, wenn dein Benutzer Administrator ist, alle Abwesenheiten bearbeiten darf oder eines der beiden Abteilungsrechte hat (Abwesenheiten der Abteilung genehmigen bzw. bearbeiten). Ohne eines davon bleibt dir nur der Reiter „Meine Abwesenheiten".

Warum sehe ich hier nicht alle offenen Anträge des Betriebs? Nur Administratorinnen, Administratoren und wer alle Abwesenheiten bearbeiten darf, sehen den ganzen Betrieb. Mit einem der beiden Abteilungsrechte siehst du die Anträge der Abteilungen, die du laut Abteilungen leitest, inklusive Unterabteilungen, und deine eigenen. Leitest du keine Abteilung, stehen nur deine eigenen offenen Anträge in der Liste.

Muss ich beim Ablehnen einen Grund angeben? Ja, das Feld „Grund für die Ablehnung" ist im Ablehnen-Dialog Pflicht. Der Mitarbeiter sieht ihn anschließend als Tooltip an seiner eigenen Antragskarte.

Was passiert, wenn ich einen Antrag über das verbleibende Kontingent hinaus genehmige? flinkest weist zuerst mit „Nicht genügend Urlaubstage" auf die Überschreitung hin und fragt nach einer Bestätigung. Genehmigst du mit „Trotzdem genehmigen", geht der Saldo des Mitarbeiters ins Minus und wird ins nächste Jahr übertragen.

Warum sehe ich manche Anträge gar nicht in der Liste, obwohl sie gestellt wurden? Abwesenheitsarten, die unter Abwesenheitsarten auf „Keine Genehmigung" stehen, werden beim Anlegen automatisch genehmigt und tauchen deshalb nie in dieser Liste auf — außer die Genehmigung würde das Urlaubskonto überschreiten, dann bleiben sie im normalen Workflow.