Abwesenheiten verwalten

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-05

Im Reiter Administration der Abwesenheiten entscheidest du über die Anträge deiner Mitarbeiter: genehmigen oder ablehnen. Jeder Antrag, den jemand in seinen Abwesenheiten stellt — Urlaub, Zeitausgleich, Sonderurlaub —, landet hier und bleibt so lange stehen, bis eine Entscheidung gefallen ist. Mit der Genehmigung wird die Abwesenheit verbindlich: Sie erscheint im Abteilungskalender und die Tage gehen vom Urlaubskonto des Mitarbeiters ab.

Der Reiter „Administration" mit den offenen Abwesenheitsanträgen als Karten

Die Reiterleiste

Die Abwesenheiten haben drei Reiter, die Administration ist der letzte:

Meine Abwesenheiten — deine eigenen Anträge, dein Urlaubskonto und dein Jahreskalender: die Abwesenheiten.
Abteilungskalender — die genehmigten Abwesenheiten deiner Abteilung, siehe Abteilungskalender.
Administration — diese Seite.

Am Reiter Administration hängt ein roter Zähler, sobald mindestens ein Antrag offen ist. Er zählt die offenen Anträge, die du hier zu sehen bekommst, und wird nach jeder Entscheidung neu ermittelt.

Wer diesen Reiter überhaupt sieht. Er erscheint nur, wenn dein Benutzer Administrator ist oder eines dieser Rechte hat: Alle Abwesenheiten bearbeiten, Abteilungs-Abwesenheiten genehmigen oder Abteilungs-Abwesenheiten bearbeiten. Ohne eines davon gibt es weder den Reiter noch die Seite dahinter — auch ein direkt aufgerufener Link führt dann nicht hin. Zugeteilt werden diese Rechte über die Rollen; in der Standardausstattung bündelt sie die Rolle Abteilungsleiter. Welcher Benutzer welche Rolle hat, steht unter Benutzer.

Wessen Anträge du siehst. Das entscheidet dasselbe Recht:

Administratoren und Benutzer mit dem Recht, alle Abwesenheiten zu bearbeiten, sehen die Anträge des ganzen Betriebs.
Mit den Abteilungs-Rechten siehst du die Anträge der Abteilungen, die du leitest — inklusive aller Unterabteilungen. Maßgeblich ist der Eintrag als Abteilungsleiter unter Abteilungen: Ohne ihn bleibt die Seite leer, obwohl der Reiter da ist.
Anträge aus fremden Abteilungen tauchen nicht auf. Es gibt hier keinen Filter, mit dem man sie sichtbar machen könnte.

Die Antragskarten

Über der Liste steht die Kopfzeile Offene Abwesenheitsanträge. Darunter liegt jeder offene Antrag als eigene Karte; die Karten stehen nebeneinander und lassen sich seitlich scrollen. Eine Karte zeigt:

Angabe	Bedeutung
Name	der Mitarbeiter, der den Antrag gestellt hat
farbiger Anhänger	Kürzel und Bezeichnung der Abwesenheitsart, etwa „UT: Urlaub"; die Farbe ist dieselbe wie im Kalender
Zeitraum	erster und letzter Tag der Abwesenheit, zum Beispiel „15.12. - 21.12.2025"
Tage	die Dauer, die flinkest für diesen Zeitraum errechnet hat
Kommentar	die Begründung des Antragstellers, sofern er eine geschrieben hat; längere Texte werden nach drei Zeilen abgeschnitten

Rechts oben auf jeder Karte liegen die beiden Entscheidungen: der grüne Haken Genehmigen und das rote Kreuz Ablehnen. Fährst du mit der Maus darüber, erscheint die Beschriftung als Hinweis.

Wie die Dauer zustande kommt. Bei einem Zeitraum über mehrere Tage zählt flinkest nur die Werktage von Montag bis Freitag — Samstag und Sonntag bleiben außen vor, unabhängig davon, welche Tage der Mitarbeiter angekreuzt hat. Nur bei einem einzigen Tag gilt der Wert, den der Antragsteller selbst gewählt hat, also auch ein halber oder ein Viertel-Tag. Feiertage rechnet flinkest dabei nicht heraus.

Nur Anträge, über die noch niemand entschieden hat. Hier stehen ausschließlich Abwesenheiten im Status „beantragt". Sobald jemand genehmigt, ablehnt oder der Mitarbeiter seinen Antrag zurückzieht, verschwindet die Karte. Ist gerade nichts offen, meldet die Seite „Noch keine Abwesenheitsanfragen" und darunter „Keine freizugebenden Abwesenheitsanfragen".

Immer aktuell. Stellt jemand einen Antrag oder entscheidet ein zweiter Vorgesetzter parallel, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Mehr als 50 offene Anträge. Die Karten werden in Portionen von 50 geladen, eine Blätterleiste gibt es nicht. Steht am Reiter also eine höhere Zahl als die Anzahl der Karten, sind mehr Anträge offen als angezeigt werden; sie kommen nach, sobald die ersten entschieden sind.

Aktionen

Antrag genehmigen. Klicke auf der Karte auf den grünen Haken. Unter der Überschrift Freigabe bestätigen fragt flinkest „Soll die Abwesenheitsanfrage freigegeben werden?" — mit Ja wird es ausgeführt. Danach meldet flinkest „Abwesenheitsanfrage erfolgreich gestattet", die Karte verschwindet, und die Abwesenheit gilt als genehmigt. flinkest merkt sich dabei, wer genehmigt hat und wann.

Was die Genehmigung auslöst. Die Abwesenheit erscheint ab sofort im Jahreskalender des Mitarbeiters und — außer bei Krankenständen — im Abteilungskalender. Bei Abwesenheitsarten mit Kontingent, allen voran Urlaub, wandern die Tage im Urlaubskonto von „Verbleibend" nach „Verbraucht". Eine E-Mail verschickt flinkest nicht: Der Mitarbeiter sieht die Entscheidung in seinen Abwesenheiten, und zwar sofort, ohne die Seite neu zu laden.

„Nicht genügend Urlaubstage". Reicht das Kontingent des Mitarbeiters für die beantragten Tage nicht, genehmigt flinkest nicht still, sondern fragt noch einmal nach: „Der Mitarbeiter hat nicht genügend Urlaubstage verfügbar. Verbleibend: … Tage. Wenn Sie trotzdem genehmigen, wird der Saldo negativ und in das nächste Jahr übertragen." Mit Trotzdem genehmigen setzt du dich bewusst darüber hinweg — das Konto geht ins Minus und der Minusstand wird beim Jahreswechsel mitgenommen. Abbrechen lässt den Antrag offen stehen. Gegengerechnet werden dabei auch die übrigen noch offenen Anträge desselben Mitarbeiters: Sie sind zwar noch nicht genehmigt, gelten aber schon als verplant.

Wo die Urlaubstage herkommen. Anspruch, Zusatztage und Übertrag pflegst du je Mitarbeiter und Jahr im Reiter Urlaubsansprüche der Benutzerdetails; dafür braucht dein Benutzer das Recht, Urlaubsansprüche zu verwalten. Ist für einen Mitarbeiter, eine Abwesenheitsart und das betroffene Jahr nichts hinterlegt, gibt es auch keine Warnung — dann läuft die Genehmigung ohne Rückfrage durch.

Antrag ablehnen. Klicke auf das rote Kreuz. Es öffnet sich der Dialog Abwesenheitsanfrage ablehnen; er zeigt oben noch einmal Name, Abwesenheitsart und Zeitraum, darunter das Feld Grund für die Ablehnung mit dem Platzhalter „Bitte geben sie einen Grund für die Ablehnung der Anfrage ein". Der Grund ist Pflicht: Ohne Eingabe erscheint der noch nicht übersetzte Hinweis „Please provide a reason for rejection" und es passiert nichts. Anfrage ablehnen führt es aus und flinkest meldet „Abwesenheitsanfrage wurde abgelehnt". Der Mitarbeiter findet den Grund anschließend in seiner Liste an einem Warnsymbol neben dem Status.

Eine Entscheidung ist endgültig. Genehmigt oder abgelehnt lässt sich hier nicht zurücknehmen — es gibt keinen Weg vom Status zurück zu „beantragt". Ein versehentlich abgelehnter Antrag muss vom Mitarbeiter neu gestellt werden; eine versehentlich genehmigte Abwesenheit storniert der Mitarbeiter in seinen Abwesenheiten, solange sie noch nicht begonnen hat.

Warum „Nur beantragte Abwesenheiten können genehmigt werden" erscheint. Dann hat in der Zwischenzeit jemand anderes entschieden oder der Mitarbeiter hat seinen Antrag zurückgezogen, während die Karte bei dir noch offen lag. Beim Ablehnen lautet die Meldung entsprechend „Nur beantragte Abwesenheiten können abgelehnt werden". Die Liste ist danach wieder auf dem aktuellen Stand.

Warum „Keine Berechtigung, diese Abwesenheit zu genehmigen" erscheint. Dieser Antrag gehört zu einem Mitarbeiter, für den du nicht zuständig bist — er hängt an einer Abteilung, die du nicht leitest. Beim Ablehnen heißt die Meldung „Keine Berechtigung, diese Abwesenheit abzulehnen". Manchmal erscheint stattdessen ein Hinweis mit der Überschrift „Berechtigung verweigert"; er nennt die Rechte, die dafür nötig wären.

Was hier nicht geht. Diese Seite kennt nur die beiden Entscheidungen. Eine Abwesenheit für jemand anderen eintragen, einen Zeitraum korrigieren oder eine bereits genehmigte Abwesenheit wieder streichen — dafür gibt es auf diesem Reiter kein Bedienelement. Neue Anträge stellst du für dich selbst im Reiter Meine Abwesenheiten.

Häufige Fragen

Warum sehe ich den Reiter „Administration" bei den Abwesenheiten nicht? Weil dein Benutzer keines der nötigen Rechte hat. Sichtbar wird der Reiter für Administratoren und für Benutzer mit dem Recht, alle Abwesenheiten zu bearbeiten oder Abwesenheiten der eigenen Abteilung zu genehmigen bzw. zu bearbeiten. Diese Rechte hängen an der Rolle, die dem Benutzer zugewiesen ist.

Der Reiter ist da, aber es steht kein einziger Antrag drin — obwohl ein Mitarbeiter Urlaub beantragt hat. Zwei häufige Ursachen. Erstens: Du hast nur die Abteilungs-Rechte, bist aber bei keiner Abteilung als Leiter eingetragen — dann ist niemand in deinem Zuständigkeitsbereich. Trage die Leitung unter „Abteilungen" ein. Zweitens: Der Mitarbeiter gehört zu einer Abteilung, die du nicht leitest; seine Anträge sieht dann nur ein Administrator oder wer alle Abwesenheiten bearbeiten darf.

Ich habe versehentlich abgelehnt — wie mache ich das rückgängig? Gar nicht. Ein abgelehnter Antrag bleibt abgelehnt; der Mitarbeiter muss ihn neu stellen. Umgekehrt gilt dasselbe: Eine versehentlich genehmigte Abwesenheit kann nur der Mitarbeiter selbst stornieren, und auch das nur, solange sie noch nicht begonnen hat.

flinkest sagt, der Mitarbeiter hat nicht genügend Urlaubstage. Was jetzt? Du entscheidest. Mit Trotzdem genehmigen gehst du bewusst ins Minus — der negative Saldo wird ins nächste Jahr übertragen. Oder du brichst ab, prüfst in den Benutzerdetails im Reiter „Urlaubsansprüche" den Anspruch dieses Jahres und trägst dort etwa Zusatztage nach. Beachte, dass auch die anderen noch offenen Anträge desselben Mitarbeiters schon als verplant gelten.

Bekommt der Mitarbeiter eine E-Mail, wenn ich genehmige oder ablehne? Nein, flinkest verschickt dazu keine E-Mail. Der Mitarbeiter sieht die Entscheidung in seinen Abwesenheiten — die Liste aktualisiert sich von selbst. Beim Ablehnen wird ihm dort auch dein Grund angezeigt.

Beim Ablehnen erscheint eine englische Meldung. Das ist der Hinweis „Please provide a reason for rejection". Für ihn ist noch keine Übersetzung hinterlegt. Gemeint ist: Das Feld „Grund für die Ablehnung" ist leer, und ohne Grund lehnt flinkest nicht ab. Schreib eine kurze Begründung hinein, dann lässt sich der Antrag ablehnen.