Abwesenheiten verwalten

Weil dein Benutzer keines der nötigen Rechte hat. Sichtbar wird der Reiter für Administratoren und für Benutzer, die entweder alle Abwesenheiten bearbeiten dürfen oder eines der beiden Abteilungsrechte haben (Abwesenheiten der Abteilung genehmigen bzw. bearbeiten). Diese Rechte hängen an der Rolle, die dem Benutzer zugewiesen ist.

Der Reiter ist da, aber es steht kein einziger Antrag drin — obwohl ein Mitarbeiter Urlaub beantragt hat. Zwei häufige Ursachen. Erstens: Du hast nur die Abteilungsrechte, bist aber bei keiner Abteilung als Leiter eingetragen — dann ist niemand in deinem Zuständigkeitsbereich. Trage die Leitung unter „Abteilungen" ein. Zweitens: Der Mitarbeiter gehört zu einer Abteilung, die du nicht leitest; seine Anträge sieht dann nur ein Administrator oder wer alle Abwesenheiten bearbeiten darf.

Gar nicht direkt. Ein abgelehnter Antrag bleibt abgelehnt; der Mitarbeiter muss ihn neu stellen. Eine versehentlich genehmigte Abwesenheit kann nur der Mitarbeiter selbst stornieren, und auch das nur, solange sie noch nicht begonnen hat.

Du entscheidest. Mit Trotzdem genehmigen gehst du bewusst ins Minus — der negative Saldo wird ins nächste Jahr übertragen. Oder du brichst ab, prüfst in den Benutzerdetails im Reiter „Urlaubsansprüche" den Anspruch dieses Jahres und trägst dort etwa Zusatztage nach. Beachte, dass auch die anderen noch offenen Anträge desselben Mitarbeiters schon als verplant gelten.

Nein, flinkest verschickt dazu keine E-Mail. Der Mitarbeiter sieht die Entscheidung in seinen Abwesenheiten — die Liste aktualisiert sich von selbst. Beim Ablehnen wird ihm dort zusätzlich dein Grund angezeigt.

Weil das Feld auf dieser Seite ohne Ausnahme Pflicht ist — unabhängig davon, wie die betroffene Abwesenheitsart sonst eingestellt ist. Ohne Eintrag im Feld „Grund für die Ablehnung" lässt sich die Anfrage nicht ablehnen; der Mitarbeiter sieht deinen Text anschließend in seiner eigenen Liste.

Weil diese Abwesenheitsart in der Grundausstattung keine Genehmigung verlangt — flinkest genehmigt einen solchen Antrag automatisch beim Anlegen, sofern das Urlaubskontingent dabei nicht überschritten wird. Er landet dann direkt als genehmigt im Kalender, ohne je hier zu erscheinen. Das gilt nur für Abwesenheitsarten, die so eingerichtet sind; Urlaub, Zeitausgleich und Sonderurlaub brauchen weiterhin deine Entscheidung.

Nur Administratoren sowie Benutzer, die entweder alle Abwesenheiten bearbeiten dürfen oder eines der beiden Abteilungsrechte haben (Abwesenheiten der Abteilung genehmigen bzw. bearbeiten). Ohne eines dieser Rechte fehlt der Reiter, und auch ein direkt aufgerufener Link zu /absences/admin führt dann auf eine Zugriffsverweigerung, nicht auf die Seite selbst. Zugeteilt werden diese Rechte über die Rollen der Benutzerverwaltung.

Das hängt von deinem Recht ab. Als Administrator oder mit dem Recht, alle Abwesenheiten zu bearbeiten, siehst du jeden offenen Antrag im Betrieb. Mit einem der beiden Abteilungsrechte siehst du dagegen nur Anträge aus den Abteilungen, die du selbst als Abteilungsleiter leitest — samt aller Unterabteilungen. Bist du bei keiner Abteilung als Leiter eingetragen, bleibt die Liste leer, obwohl der Reiter angezeigt wird; es gibt keinen mandantenweiten Rückfall auf „alle sehen".

Klicke auf der Antragskarte auf den grünen Haken. Im Dialog Freigabe bestätigen fragt flinkest noch einmal nach; mit Ja wird die Abwesenheit sofort genehmigt, die Karte verschwindet aus der Warteschlange, und der Mitarbeiter sieht die Entscheidung ohne Neuladen in seinen eigenen Abwesenheiten. flinkest merkt sich dabei, wer genehmigt hat und wann.

Das verbleibende Urlaubskontingent des Mitarbeiters reicht für die beantragten Tage nicht aus. flinkest genehmigt dann nicht sofort, sondern fragt mit dem verbleibenden Tagesstand noch einmal nach. Mit Trotzdem genehmigen bestätigst du die Überschreitung bewusst — das Konto geht ins Minus, und der negative Saldo wird ins nächste Jahr übertragen. Mit Abbrechen bleibt der Antrag unverändert offen stehen; dabei zählen auch die übrigen noch offenen Anträge desselben Mitarbeiters bereits als verplant.

Klicke auf der Antragskarte auf das rote Kreuz. Im Dialog Abwesenheitsanfrage ablehnen ist das Feld „Grund für die Ablehnung" auf dieser Seite ausnahmslos Pflicht — ohne Text meldet flinkest einen Fehler und lehnt nicht ab. Nach Anfrage ablehnen verschwindet die Karte, und der Mitarbeiter sieht deinen Grund an einem Warnsymbol neben dem Status seines abgelehnten Antrags.

Nicht auf diesem Reiter. Genehmigt und abgelehnt sind Endzustände, es gibt keinen Weg zurück zu „beantragt". Ein abgelehnter Antrag muss vom Mitarbeiter neu gestellt werden; eine versehentlich genehmigte Abwesenheit kann nur der Mitarbeiter selbst stornieren, und auch das nur, solange sie noch nicht begonnen hat.

Weil nicht jede Abwesenheitsart eine Genehmigung braucht. Ist eine Art so eingerichtet — in der Grundausstattung etwa Krankenstand und Homeoffice —, genehmigt flinkest einen neuen Antrag automatisch beim Anlegen; er erscheint hier nie. Eine Ausnahme gibt es: Würde die automatische Genehmigung das Urlaubskontingent überschreiten, unterbleibt sie, und der Antrag landet ganz normal auf diesem Reiter.

Der Antragsteller ist inzwischen deaktiviert — sein Benutzerkonto ist nicht mehr aktiv, etwa weil er das Unternehmen verlassen hat. flinkest prüft das bei jeder Karte automatisch anhand des aktuellen Kontostatus, unabhängig davon, wann der Antrag gestellt wurde. Das ändert nichts daran, dass du den Antrag weiterhin genehmigen oder ablehnen kannst.

Nein, flinkest verschickt dazu keine E-Mail. Der Mitarbeiter sieht die Entscheidung direkt in seinen eigenen Abwesenheiten — die Liste aktualisiert sich dort von selbst, ohne dass er die Seite neu laden muss. Bei einer Ablehnung wird ihm zusätzlich dein eingegebener Grund angezeigt.

Nein. Der Administrations-Reiter kennt ausschließlich die beiden Entscheidungen Genehmigen und Ablehnen für Anträge im Status „beantragt". Eine Abwesenheit für jemand anderen eintragen, einen Zeitraum nachträglich korrigieren oder eine bereits genehmigte Abwesenheit wieder streichen — dafür gibt es hier kein Bedienelement.