Benutzer

Unter Benutzer legst du an, wer mit flinkest arbeiten darf: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen einen Zugang mit E-Mail-Adresse und Passwort, werden einer Abteilung zugeordnet, für die Zeiterfassung freigeschaltet, über Rollen mit Berechtigungen ausgestattet — und tragen einen von drei Lizenztypen, der bestimmt, ob und wie sie sich überhaupt anmelden dürfen. Die Seite zeigt außerdem auf einen Blick, wie viele Zugänge deine Lizenz umfasst und wie viele davon belegt sind. Diesen Bereich sieht nur, wer Administrator ist — der gesamte Einstellungsbereich ist ohne dieses Recht nicht erreichbar; Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Benutzern bleibt damit Administratoren vorbehalten, sein eigenes Konto darf davon unabhängig jeder angemeldete Benutzer bearbeiten.

Liste, Navigation und Anzeige

Die Benutzerliste anzeigen

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile fünf Spalten:

Spalte	Inhalt
Name	ein Kreis mit den Initialen, daneben Vor- und Nachname
E-Mail	die E-Mail-Adresse
Abteilung	die zugeordnete Abteilung als kleines Etikett
Lizenz	Volle Lizenz (ohne Icon), Mobile Lizenz (Smartphone-Icon) oder Keine Lizenz (Schloss-Icon)
Status	Aktiv oder Inaktiv

Welche Spalten das sind, ist nicht fest verdrahtet — siehe „Spalten der Liste festlegen" weiter unten. Ohne eigene Sortierung steht die Liste nach Nachname aufsteigend; auf die Spaltenköpfe E-Mail und Lizenz lässt sich klicken, um stattdessen danach zu sortieren, ein zweiter Klick kehrt die Richtung um. Name und Abteilung lassen sich so nicht sortieren, weil keine der beiden Spalten einer einzelnen Datenbankspalte entspricht. Auch Status bietet keine Sortierung an: Jede der vier Ansichten oben zeigt entweder nur aktive oder nur archivierte Benutzer, alle Zeilen tragen also denselben Status — eine Sortierung danach würde an der Reihenfolge nichts ändern.

Die Liste zeigt ausschließlich Zugänge für die Web-Anwendung und die mobilen Apps. Kundenzugänge zum B2B-Shop und Zugänge für deine Steuerkanzlei werden an anderer Stelle vergeben und erscheinen hier nicht.

Zur Benutzerakte springen

Ein Klick auf den Namen öffnet die Benutzerdetails. Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen. Unten blätterst du durch die Seiten — standardmäßig 20 Zeilen pro Seite; links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und ein Zahnrad für die Spalten. Auf welcher Seite du zuletzt warst, merkt sich flinkest.

Lizenzkacheln lesen

Oben rechts unter der Kopfzeile liegen ein bis zwei Kacheln, die zeigen, wie viele deiner lizenzierten Plätze belegt sind:

• App-Benutzer — die Zahl der aktiven Zugänge für die Web-Anwendung im Verhältnis zu den lizenzierten Plätzen, zum Beispiel „7 / 10". Gezählt werden nur aktive, nicht gelöschte Zugänge ohne Mobile Lizenz.
• Mobile Benutzer — dieselbe Rechnung, aber ausschließlich für Zugänge mit Mobile Lizenz. Die Kachel erscheint nur, wenn deine Lizenz mobile Plätze enthält oder bereits ein Benutzer so markiert ist.

App- und Mobile-Plätze sind getrennte Töpfe, weil sie auch getrennt abgerechnet werden. Ein Benutzer mit Mobile Lizenz zählt ausschließlich gegen die mobilen Plätze — er belegt keinen App-Platz und taucht nicht in beiden Kacheln gleichzeitig auf. Ist keine Obergrenze hinterlegt, steht statt einer Zahl das Zeichen ∞; ist die Grenze überschritten, färbt flinkest den Wert rot. Die Zahlen aktualisieren sich von selbst, sobald irgendwo ein Benutzer angelegt, aktiviert, deaktiviert oder sein Lizenztyp geändert wird — auch wenn eine Kollegin das gerade in einem anderen Fenster tut.

Wann die Lizenzgrenze zuschlägt. Vor dem Anlegen, vor dem Wiederaktivieren eines deaktivierten Zugangs und vor dem neuen Setzen der mobilen Lizenz prüft flinkest, ob im jeweils betroffenen Topf noch ein Platz frei ist — ein neuer mobiler Benutzer scheitert also nur an einer vollen Mobil-Lizenz, ein neuer Web-Benutzer nur an einer vollen App-Lizenz. Ist der Topf voll, bricht der Vorgang mit „Benutzer-Lizenzgrenze erreicht" beziehungsweise „Mobile-Benutzer-Lizenzgrenze erreicht" ab. Deaktivierte und gelöschte Benutzer zählen nicht mit — wer einen Platz braucht, deaktiviert also zuerst einen nicht mehr benötigten Zugang.

Wird die Lizenz verkleinert, greift flinkest selbst ein. Sind mehr aktive Benutzer im System als Plätze vorhanden, werden so viele Zugänge deaktiviert, bis es wieder passt — beginnend bei den zuletzt angelegten, je Topf getrennt. Der Benutzer mit der Kennung 1 ist davon in jedem Fall ausgenommen. Über die betroffenen Benutzer informiert flinkest per E-Mail an die hinterlegte Firmenadresse, und jede automatische Deaktivierung wird protokolliert.

Die Liste merkt sich deinen Stand

Suchtext, Filter, die aktive Tab-Ansicht und die zuletzt gewählte Sortierung bleiben erhalten — kommst du zur Liste zurück, steht sie genau so da wie vorher, in demselben Browser.

Liste bleibt aktuell

Ändert jemand anderes einen Benutzer, laden sich Liste und Lizenzkacheln von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Tabs: Benutzer, Lizenziert, Unlizenziert, Archiviert

Zwischen den vier Ansichten wechseln

Direkt unter den Lizenzkacheln liegen vier Schaltflächen, die die Liste vorfiltern:

• Benutzer (Standard) — alle aktiven Zugänge, unabhängig vom Lizenztyp.
• Lizenziert — nur aktive Zugänge mit Volle Lizenz oder Mobile Lizenz, also alle, die sich tatsächlich anmelden können.
• Unlizenziert — nur aktive Zugänge mit Keine Lizenz: Personen, die im System existieren, aber keinen Zugang haben.
• Archiviert — nur deaktivierte Zugänge, unabhängig vom Lizenztyp.

Lizenziert/Unlizenziert filtern zusätzlich zu einem eigenen Filter im Panel Filter & Sortierung — wählst du dort etwa Mobile Lizenz, während oben Unlizenziert aktiv ist, ergibt das keinen Widerspruch, sondern schlicht null Treffer: Beide Bedingungen gelten gleichzeitig. Wechselst du die Ansicht, springt die Liste auf die erste Seite zurück.

Benutzer archivieren und reaktivieren

Ein ausgeschiedener Mitarbeiter wird nicht gelöscht, sondern archiviert: Nimm im Bearbeiten-Dialog das Häkchen bei Benutzer ist aktiv heraus und speichere. Der Zugang verschwindet sofort aus den Ansichten Benutzer/Lizenziert/Unlizenziert und erscheint stattdessen unter Archiviert, seine Historie (Belege, Zeiten, Arbeitsberichte) bleibt dabei vollständig erhalten und nachvollziehbar. Der belegte Lizenzplatz wird sofort wieder frei, eine Anmeldung ist ab diesem Moment nicht mehr möglich — auch bereits angemeldete Geräte werden abgewiesen. Rückgängig machen lässt sich das jederzeit über dasselbe Häkchen; dabei greift erneut die Lizenzprüfung von oben. Das eigene Konto lässt sich nicht deaktivieren.

Suchen, Filtern und Sortieren

Sofortsuche

Das Suchfeld — Platzhalter „Nach Name oder E-Mail filtern..." — durchsucht Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse und startet von selbst kurz nach der letzten Eingabe. Findet die Suche — oder ein Filter, oder eine der Ansichten Lizenziert, Unlizenziert und Archiviert — niemanden, zeigt die Liste „Keine Ergebnisse gefunden" — nicht „Noch keine Benutzer vorhanden.", das nur erscheint, wenn es in der Standardansicht ohne Suche und Filter tatsächlich keinen Benutzer gibt.

Filter & Sortierung

Das Trichter-Symbol daneben öffnet ein Panel mit zwei Reitern. Im Reiter Filter stehen unter „Basisdaten" vier Auswahlfilter — Lizenz (Volle/Mobile/Keine Lizenz, unabhängig vom aktiven Tab oben), Abteilung, Leiter (derselbe Benutzer, den der Bearbeiten-Dialog als Vorgesetzter bezeichnet) und Rolle (filtert über die tatsächliche Rechtezuweisung, nicht über ein einzelnes Feld am Benutzer) — darunter drei Textfilter für E-Mail, Vorname und Nachname. Einen eigenen Status-Filter gibt es hier bewusst nicht mehr: Den Status steuern ausschließlich die vier Tabs oben, ein zweites Bedienelement für dasselbe Feld wäre widersprüchlich.

Gesetzte Filter erscheinen als Chips oberhalb der Werkzeugleiste und lassen sich dort einzeln entfernen; solange Suche oder ein Filter aktiv ist, steht daneben zusätzlich eine Schaltfläche Filter zurücksetzen, die beides auf einmal verwirft — die aktive Tab-Ansicht bleibt davon unberührt.

Gespeicherte Filter

Wiederkehrende Auswahlen — etwa „alle unlizenzierten Benutzer der Abteilung Lager" — musst du nicht jedes Mal neu zusammenstellen: Oben im Panel Filter & Sortierung speicherst du die aktuelle Filter- und Sortierkombination unter einem Namen und rufst sie später mit einem Klick wieder ab; das Papierkorb-Symbol daneben löscht einen ausgewählten gespeicherten Filter wieder. Gespeicherte Filter sind persönlich — deine Kolleginnen und Kollegen sehen ihre eigenen; Administratoren sehen zusätzlich die gespeicherten Filter aller Benutzer und können sie löschen.

Sortierung der Liste

Ein Klick auf eine sortierbare Spaltenüberschrift (E-Mail, Lizenz) sortiert sofort danach und schaltet bei erneutem Klick zwischen auf- und absteigend um — das geht immer vor. Im Reiter Sortieren desselben Filterpanels legst du stattdessen mehrere Sortierfelder samt Reihenfolge explizit fest. Den Status bietet auch dieser Reiter nicht als Sortierfeld an: Die vier Ansichten oben legen ihn ohnehin fest, alle Zeilen einer Ansicht haben denselben Status. Ohne eigene Sortierung steht die Liste nach Nachname aufsteigend.

Benutzer anlegen und bearbeiten

Neuen Benutzer anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog Neuen Benutzer anlegen, oben immer sichtbar mit den Basisdaten: E-Mail (Pflichtfeld und zugleich der Anmeldename), das Kästchen Benutzer ist aktiv, Vorname und Nachname (beide Pflicht) sowie darunter die Abteilung (ebenfalls Pflicht) — sie steuert unter anderem, wessen Zeiten und Abwesenheiten eine Abteilungsleitung sieht, Abteilungen pflegst du unter Abteilungen. Die Schaltfläche Speichern bleibt so lange grau, bis E-Mail, Vorname und Nachname ausgefüllt sind — ein Name nur aus Leerzeichen zählt dabei als leer — und beim Anlegen zusätzlich, bis das Passwort darunter alle Punkte der Checkliste erfüllt, sofern eines verlangt wird (siehe „Reiter Lizenz" unten). Fehlt die Abteilung, lehnt flinkest das Speichern ab und markiert das Feld.

Darunter liegen sechs weitere Reiter: „Zeiterfassung", „Lizenz", „Sicherheit", „Url Jail", „Arbeitsberichte" und „Sonstiges". Nach dem Speichern landest du direkt in den Benutzerdetails — dort weist du dem neuen Benutzer als Nächstes seine Rollen zu. Eine Einladungs-E-Mail verschickt flinkest dabei nicht: Entweder du gibst das Passwort selbst weiter, oder du schickst anschließend einen Link zum Setzen des Passworts (siehe Benutzerdetails).

Die E-Mail-Adresse muss eindeutig sein. Anmeldung und „Passwort vergessen" finden einen Benutzer über seine E-Mail-Adresse — gäbe es sie zweimal, könnte ein Zurücksetzen-Link bei der falschen Person landen. Deshalb prüft flinkest beim Anlegen und bei jeder Änderung der Adresse, ob sie gültig ist und nicht schon ein anderer, nicht gelöschter Benutzer dieser Liste sie verwendet; sonst erscheint am Feld „Diese E-Mail-Adresse wird bereits von einem anderen Benutzer verwendet.". Dieselbe Prüfung gilt, wenn ein Benutzer seine Adresse auf seiner Profilseite selbst ändert.

Beim Anlegen passiert mehr als ein Eintrag in der Liste. flinkest übernimmt die E-Mail-Adresse als Anmeldenamen, legt für den neuen Benutzer automatisch einen persönlichen Kalender an, in dem er von Anfang an seine eigenen Termine, Aufgaben und Abwesenheiten sieht, und weist ihm zwei Rollen zu: die Grundrolle, die jeder Benutzer braucht, und zusätzlich die Standardrolle aus den Allgemeinen Einstellungen. Ist dort keine Standardrolle hinterlegt, bekommt der neue Benutzer nur die Grundrolle — er sieht dann sehr wenig, bis du ihm eine passende Rolle zuweist. Die Grundrolle lässt sich später nicht entfernen.

Passwort-Anforderungen

Im immer sichtbaren oberen Teil des Dialogs, unter der Abteilung, steht beim Anlegen der Block Passwort, sofern der gewählte Lizenztyp nicht Keine Lizenz ist — ein Zugang, mit dem man sich nie anmelden kann, braucht kein Passwort, siehe „Reiter Lizenz". Über das Augen-Symbol im Feld (Passwort anzeigen/Passwort verbergen) blendest du die Eingabe im Klartext ein, um Tippfehler gleich zu sehen. Darunter steht eine Checkliste, die live mitprüft: mindestens 8 Zeichen, mindestens ein Sonderzeichen (die erlaubten Zeichen zeigt das Info-Symbol), mindestens ein Großbuchstabe, mindestens ein Kleinbuchstabe und mindestens eine Ziffer. Die Checkliste prüft genau dieselben Regeln wie der Server. Solange nicht alle fünf Punkte grün sind, lässt sich Speichern gar nicht erst anklicken — ein zu schwaches Passwort kommt also nicht mehr bis zum Server. Gespeichert wird ein Passwort nie im Klartext. Beim Bearbeiten eines bestehenden Benutzers gibt es kein Passwortfeld; ein bestehendes Passwort änderst du über die Benutzerdetails.

Reiter „Zeiterfassung"

Das Kästchen Zeiterfassung aktiviert schaltet für diesen Benutzer das Stempeln in der Zeiterfassung frei. Ist es gesetzt, erscheinen zwei weitere Angaben:

• Zeiteinträge erfordern Freigabe — im Auslieferungszustand aus. Dann werden gestempelte Zeiten beim Ausstempeln automatisch freigegeben und bleiben für den Benutzer bearbeitbar. Von Hand angelegte Zeiteinträge gehen unabhängig davon immer in die Freigabe.
• Arbeitszeitmodell — Pflichtangabe, sobald die Zeiterfassung aktiv ist. Fehlt sie, verweigert flinkest das Speichern mit dem Hinweis „Arbeitszeitmodell ist erforderlich, wenn Zeiterfassung aktiviert ist". Die Modelle legst du unter Arbeitszeitmodelle an.

Reiter „Lizenz"

Ein Schalter mit drei Optionen legt den Lizenztyp dieses Benutzers fest: Volle Lizenz, Mobile Lizenz und Keine Lizenz. Die Wahl entscheidet unmittelbar über Kosten und Zugang — welche Auswirkungen das außerhalb dieser Seite hat, steht bei „Was der Lizenztyp außerhalb dieser Seite bewirkt". Unter dem Schalter erklärt ein Hinweistext die gewählte Option: Bei Mobile Lizenz „Benutzer wird gegen die Mobile-Lizenz gezählt", bei Keine Lizenz „Benutzer kann sich gar nicht einloggen - es wird keine Lizenz verbraucht". Wählst du Keine Lizenz, entfällt oben im Dialog der komplette Passwortblock — ein Passwort, mit dem sich niemand anmelden kann, wäre eine sinnlose Pflichteingabe.

Die Option Mobile Lizenz ist wählbar, solange dein Abo die mobilen Plätze nicht ausdrücklich auf null setzt — also auch dann, wenn für deinen Betrieb noch gar keine Lizenzgrenze hinterlegt ist. Nur wenn dein Abo mit null mobilen Plätzen abgerechnet ist, lässt sich die Option nicht mehr neu wählen; bereits so lizenzierte Bestandsbenutzer bleiben davon unberührt und zeigen ihren Lizenztyp im Schalter weiterhin korrekt an.

Reiter „Sicherheit": Geräte-PIN

Im Reiter „Sicherheit" liegt der Bereich Geräte-PIN — anders als das Passwort ist er sowohl beim Anlegen als auch beim Bearbeiten da. Mit dieser vierstelligen bis sechsstelligen PIN kann sich dieser Benutzer künftig an einem gemeinsam genutzten Gerät — etwa einem reihum benutzten Kommissionier-Handheld — schnell in seinen eigenen Zugang einwechseln, ohne dort das volle Passwort einzugeben. Das PIN-Feld lässt du leer, um eine bereits gesetzte PIN unverändert zu lassen; eine neue Eingabe überschreibt die alte. Eine bestehende PIN über diesen Dialog zu entfernen ist nicht vorgesehen — das erledigt der Benutzer selbst auf seiner Profilseite über PIN ändern, indem er das PIN-Feld dort leer lässt. Anders als bei dieser Selbstverwaltung, die immer das aktuelle Passwort verlangt, braucht ein Administrator zum Setzen einer PIN hier nicht das Passwort des betroffenen Benutzers.

Reiter „Url Jail"

Trägst du unter Url eine Adresse ein, landet der Benutzer nach dem Anmelden direkt dort statt auf der Startseite. Zusätzlich kannst du ihn mit Benutzer auf diese Url einschränken dauerhaft auf diesen Bereich festnageln — praktisch für Zugänge, die nur eine einzige Ansicht bedienen sollen, etwa einen Kiosk- oder Scanner-Account. Als Ersatz für fehlende Berechtigungen ist das nicht gedacht: Was jemand sehen darf, steuern weiterhin die Rollen.

Reiter „Arbeitsberichte"

Name am Arbeitsbericht ersetzt den Namen des Mitarbeiters auf dem Arbeitsbericht-PDF und auf der Rechnung aus dem Arbeitsbericht — aber nur, solange in den Einstellungen zu den Arbeitsberichten Alternativen Anzeigenamen für Mitarbeiter am Arbeitsbericht und auf der Rechnung verwenden eingeschaltet ist; dann geht er dem allgemeinen Ersatztext vor. Im Leistungsnachweis eines Wartungsvertrags steht er, wenn dort für die Mitarbeiter Generischer Text gewählt ist — unabhängig von der Arbeitsbericht-Einstellung. Artikel für Stundensatz legt fest, welcher Artikel beim Verrechnen der Arbeitszeiten dieses Mitarbeiters herangezogen wird — er hat Vorrang vor dem Artikel, der an der Tätigkeit hinterlegt ist, und gilt auch für seine Fahrzeit, wenn Fahrzeit als Arbeitszeit verrechnet wird. Nicht gilt er für Montage-Partien (sie laufen über den „Artikel für Montage-Partie“ der Tätigkeit), für Überstunden und Zuschläge und für Kilometer.

Reiter „Sonstiges": Menüs und Vorgesetzter

Hauptmenü und Mobiles Menü weisen diesem Benutzer persönliche Menüs zu — etwa einem Monteur ein schlankes Menü mit nur den Bereichen, die er wirklich braucht. Ohne Zuweisung greift das Standardmenü aus den Allgemeinen Einstellungen. Zusammengestellt werden die Menüs unter Menüs — das Hauptmenü im Reiter Web, das mobile Menü im Reiter Mobile Apps. Vorgesetzter hinterlegt die Führungskraft dieses Benutzers und bildet damit den Organisationsbaum ab, dem zum Beispiel die Abwesenheits-Genehmigung folgt.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Willst du den Anlegen- oder Bearbeiten-Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach („Zurück zur Bearbeitung" oder „Ja, Dialog schließen") — Schutz vor versehentlichem Datenverlust bei diesem großen Formular.

Bestehenden Benutzer bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten — es öffnet sich derselbe Dialog wie beim Anlegen, mit allen Feldern des Benutzers vorbefüllt, aber ohne Passwortfeld. Ist der Benutzer bereits gespeichert, erscheint zusätzlich der Link Berechtigungen verwalten zu den Benutzerdetails — beim Anlegen gibt es diese Seite noch nicht, Rollen vergibst du also erst danach. Anders als beim Anlegen (das direkt auf die Detailseite führt) bleibst du nach dem Speichern in der Liste, die sich neu lädt.

Was der Lizenztyp außerhalb dieser Seite bewirkt

Keine Lizenz sperrt den Login vollständig

Ein Benutzer mit Keine Lizenz ist fachlich „im System vorhanden, aber ohne Zugang": Er bleibt normal sichtbar und zuweisbar — etwa als Vorgesetzter oder auf einem Arbeitsbericht —, kann sich aber nirgends anmelden, auch nicht per Geräte-PIN, und verbraucht dafür keinen Lizenzplatz. Das gilt serverseitig, nicht nur als ausgeblendete Schaltfläche.

Mobile Lizenz erlaubt nur die native App

Ein Benutzer mit Mobile Lizenz kann sich in den nativen Apps (iOS/Android) anmelden, in der Web-Anwendung dagegen nicht — der mobile Platz umfasst ausdrücklich nur den App-Zugang (Zeiterfassung, Lieferscheine, Beleg-Scan).

Lizenzentzug beendet laufende Sitzungen sofort

Setzt du einen bereits angemeldeten Benutzer auf Keine Lizenz, wird seine laufende Sitzung sofort ungültig — nicht erst, wenn sein Anmelde-Token regulär abläuft. Wer den Zugang entzieht, muss sich also nicht auf ein zeitliches Auslaufen verlassen.

Mobile Lizenz schränkt zusätzlich die Datensicht ein

Ein Benutzer mit Mobile Lizenz sieht bewusst nur einen Ausschnitt: im Kalender ausschließlich Termine, an denen er selbst als Teilnehmer hängt, und bei den Eingangsbelegen ausschließlich die Belege, die er selbst erfasst hat. Aufgaben lassen sich für ihn nur an Kunden, Lieferanten, Lieferscheine, Eingangsbelege oder Arbeitsberichte hängen. Diese Grenzen gelten am Server und lassen sich nicht umgehen.

Benutzer deaktivieren und löschen

Benutzer deaktivieren

Siehe „Benutzer archivieren und reaktivieren" weiter oben — Deaktivieren und Archivieren sind derselbe Vorgang: das Häkchen Benutzer ist aktiv im Bearbeiten-Dialog entfernen.

Benutzer löschen

Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage „Möchten Sie diesen Benutzer wirklich löschen?" bestätigen. Diese Aktion bleibt Administratoren vorbehalten. Der Benutzer mit der Kennung 1 — üblicherweise der Administrator aus der Einrichtung — lässt sich grundsätzlich nicht löschen; flinkest meldet dann „Der erste Administrator-Zugang kann nicht gelöscht werden".

Löschen entfernt nichts endgültig. Ein gelöschter Benutzer wird ausnahmslos als gelöscht markiert — sein Datensatz bleibt vollständig erhalten, damit alles, was er je angelegt oder bearbeitet hat (Belege, Aufträge, Protokolleinträge), weiterhin nachvollziehbar bleibt. Aus allen vier Tab-Ansichten verschwindet er sofort und zählt nicht mehr gegen die Lizenz; über einen direkten Link auf seine Benutzerdetails bleibt er trotzdem erreichbar, dort dann nur noch les-, nicht mehr änderbar. Aus allen Kalendern, in denen er eingetragen war, wird er in jedem Fall ausgetragen. Anders als das Deaktivieren lässt sich das Löschen über die Oberfläche nicht rückgängig machen.

Spalten und Export

Spalten der Liste festlegen

Das Zahnrad neben dem Download-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links unter Verfügbare Spalten wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll — unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt, etwa ob die Zeiterfassung aktiviert ist oder wann der Zugang angelegt wurde. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listenspalten konfigurieren darf. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden; er verhält sich hier identisch, inklusive der dort erklärten Standardsortierung für alle Benutzer.

Liste exportieren

Über das Download-Symbol unten links. Im Dialog wählst du Format, Umfang und Spalten. Aktive Filter, Suche und die aktive Tab-Ansicht gelten auch für den Export — ein Export im Tab Unlizenziert enthält also nur die dort angezeigten Benutzer.

Verwandte Seiten

• Benutzerdetails
• Rollen
• Berechtigungen — Grundlagen
• Abteilungen
• Arbeitszeitmodelle
• Geräte
• Eigenes Profil & API-Zugänge
• Allgemeine Einstellungen
• Menüs
• Zeiterfassung
• Abwesenheiten verwalten

Häufige Fragen

Ich kann keinen neuen Benutzer anlegen — es kommt „Benutzer-Lizenzgrenze erreicht". Dann sind alle lizenzierten Plätze mit aktiven Benutzern belegt. Die Kachel oben auf der Seite zeigt das Verhältnis. Deaktiviere einen nicht mehr benötigten Zugang — nimm dazu im Bearbeiten-Dialog das Häkchen bei Benutzer ist aktiv heraus —, dann ist der Platz sofort wieder frei. Alternativ erweiterst du dein Abo.

Was ist der Unterschied zwischen „Keine Lizenz" und einem archivierten Benutzer? Ein Benutzer mit Keine Lizenz ist weiterhin ein aktiver, sichtbarer Mitarbeiter — er steht im Tab Benutzer, ist als Vorgesetzter oder auf Arbeitsberichten wählbar, kann sich aber nirgends anmelden. Ein archivierter (deaktivierter) Benutzer ist dagegen komplett aus dem Alltagsbetrieb genommen und erscheint nur noch im Tab Archiviert. Beide verbrauchen keinen Lizenzplatz.

Bekommt ein neuer Benutzer automatisch eine E-Mail? Nein. Beim Anlegen vergibst du selbst ein Passwort, sofern der Benutzer überhaupt lizenziert ist. Damit er sich sein eigenes setzen kann, öffnest du danach seine Detailseite und klickst auf Passwort-zurücksetzen Link senden.

Soll ich einen ausgeschiedenen Mitarbeiter löschen oder deaktivieren? In der Regel deaktivieren (archivieren): Der Zugang ist sofort gesperrt, der Lizenzplatz wird frei, alle Auswertungen zu diesem Mitarbeiter bleiben unverändert lesbar, und du kannst die Deaktivierung jederzeit rückgängig machen. Löschen entfernt einen Benutzer nie wirklich aus der Datenbank — er wird nur als gelöscht markiert und verschwindet aus allen Tab-Ansichten, bleibt aber über seine Detailseite les- und nachvollziehbar. Dafür gibt es anders als beim Deaktivieren keine Schaltfläche, um das über die Oberfläche rückgängig zu machen.

Warum sehe ich die Option „Mobile Lizenz" im Lizenz-Reiter nicht? Nur, wenn dein Abo ausdrücklich mit null Mobil-Plätzen abgerechnet ist. In allen anderen Fällen — auch wenn für deinen Betrieb noch gar keine Lizenzgrenze hinterlegt ist — steht die Option zur Verfügung.

Warum lässt sich der Benutzer nicht speichern, obwohl alles ausgefüllt ist? Häufigster Grund: Die Zeiterfassung ist aktiviert, aber kein Arbeitszeitmodell ausgewählt. Die Meldung steht direkt beim Feld. Zweithäufigster Grund beim Anlegen eines lizenzierten Benutzers: Das Passwort erfüllt noch nicht alle Punkte der Checkliste — dann bleibt Speichern von vornherein grau, statt erst nach dem Klick eine Fehlermeldung zu zeigen.

Ich finde einen Benutzer nicht in der Liste. Prüfe zuerst, welcher der vier Tabs oben aktiv ist — ein deaktivierter Benutzer steht nur unter Archiviert, ein Benutzer ohne Lizenz nur unter Benutzer oder Unlizenziert, nicht unter Lizenziert. Prüfe außerdem, ob noch ein Suchtext oder ein Filter aktiv ist. Gelöschte Benutzer erscheinen in keinem Tab mehr — kennst du die ID eines gelöschten Benutzers (etwa aus einem alten Link), erreichst du ihn trotzdem über seine Benutzerdetails, dort nur les-, nicht mehr änderbar. Shop-Kunden und der Zugang deiner Steuerkanzlei erscheinen in dieser Liste grundsätzlich nicht — die Liste zeigt ausschließlich Zugänge zur Web-Anwendung und zu den mobilen Apps.