Benutzer

Unter Benutzer legst du an, wer mit flinkest arbeiten darf: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bekommen hier einen Zugang mit E-Mail-Adresse und Passwort, werden einer Abteilung zugeordnet, für die Zeiterfassung freigeschaltet und über Rollen mit Berechtigungen ausgestattet. Die Seite zeigt außerdem auf einen Blick, wie viele Zugänge deine Lizenz umfasst und wie viele davon belegt sind.

Diesen Bereich sieht nur, wer Administrator ist — der gesamte Einstellungsbereich ist ohne dieses Recht nicht erreichbar. Das Löschen eines Benutzers verlangt zusätzlich die Berechtigung, Benutzer zu verwalten; sein eigenes Konto darf jeder angemeldete Benutzer bearbeiten.

Kopfzeile und Lizenzanzeige

Oben steht der Titel „Benutzer", rechts daneben die Schaltfläche Neu. Darunter liegen ein bis zwei kleine Kacheln:

• App-Benutzer — die Zahl der aktiven Zugänge für die Web-Anwendung im Verhältnis zu den lizenzierten Plätzen, zum Beispiel „7 / 10". Gezählt werden nur Benutzer, die aktiv und nicht gelöscht sind.
• Mobile Benutzer — dieselbe Rechnung für Zugänge, die für die mobilen Apps auf iPhone und Android markiert sind. Die Kachel erscheint nur, wenn deine Lizenz mobile Plätze enthält oder bereits ein Benutzer so markiert ist.

Ist keine Obergrenze hinterlegt, steht statt einer Zahl das Zeichen ∞. Ist die Grenze überschritten, färbt flinkest den Wert rot ein. Die Zahlen aktualisieren sich von selbst, sobald jemand einen Benutzer anlegt, aktiviert oder deaktiviert.

Wann die Lizenzgrenze zuschlägt. Vor dem Anlegen, vor dem Wiederaktivieren eines deaktivierten Zugangs und vor dem Setzen der mobilen Lizenz prüft flinkest, ob noch ein Platz frei ist. Ist er das nicht, bricht der Vorgang mit „Benutzer-Lizenzgrenze erreicht" beziehungsweise „Mobile-Benutzer-Lizenzgrenze erreicht" ab. Deaktivierte und gelöschte Benutzer zählen nicht mit — wer einen Platz braucht, deaktiviert also zuerst einen nicht mehr benötigten Zugang.

Wird die Lizenz verkleinert, greift flinkest selbst ein. Sind mehr aktive Benutzer im System als Plätze vorhanden, werden so viele Zugänge deaktiviert, bis es wieder passt — beginnend bei den zuletzt angelegten. Der zuerst angelegte Benutzer ist davon ausgenommen. Über die betroffenen Benutzer informiert flinkest per E-Mail an die hinterlegte Firmenadresse, und jede automatische Deaktivierung wird protokolliert.

Die Liste

Ohne eigene Einstellung zeigt jede Zeile einen Benutzer:

Bereich	Inhalt
links	ein Kreis mit den Initialen, daneben Vor- und Nachname; darunter die E-Mail-Adresse
Abteilung	die zugeordnete Abteilung als kleines Etikett
Status	Aktiv oder Inaktiv

Ein Klick auf den Namen öffnet die Benutzerdetails. Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen. Unten blätterst du durch die Seiten — standardmäßig 20 Zeilen pro Seite; links neben der Blätterleiste liegen das Download-Symbol für den Listen-Export und ein Zahnrad für die Spalten. Auf welcher Seite du zuletzt warst, merkt sich flinkest.

Die Liste enthält ausschließlich Zugänge für die Web-Anwendung und die mobilen Apps. Kundenzugänge zum B2B-Shop und Zugänge für deine Steuerkanzlei werden an anderer Stelle vergeben und erscheinen hier nicht. Gelöschte Benutzer werden ebenfalls nicht angezeigt.

Immer aktuell. Ändert jemand anderes einen Benutzer, laden sich Liste und Lizenzzahlen von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Der Benutzer-Dialog

Ob du Neu klickst oder im Zeilenmenü Bearbeiten wählst — es öffnet sich derselbe Dialog, gegliedert in Blöcke.

Allgemein. Email (Pflichtfeld und zugleich der Anmeldename), das Kästchen Benutzer ist aktiv sowie Vorname und Nachname (beide Pflicht). Die Schaltfläche Speichern bleibt so lange grau, bis E-Mail, Vorname und Nachname ausgefüllt sind.

Abteilung. Der nächste Block enthält nur ein Feld: die Abteilung, und die ist Pflicht. Sie steuert unter anderem, wessen Zeiten und Abwesenheiten eine Abteilungsleitung sieht. Abteilungen pflegst du unter Abteilungen.

Zeiterfassung. Das Kästchen Zeiterfassung aktiviert schaltet für diesen Benutzer das Stempeln in der Zeiterfassung frei. Ist es gesetzt, erscheinen zwei weitere Angaben:

• Zeiteinträge erfordern Freigabe — im Auslieferungszustand aus. Dann gilt, was auch der Hinweis unter dem Kästchen sagt: Gestempelte Zeiten werden beim Ausstempeln automatisch freigegeben und bleiben für den Benutzer bearbeitbar. Von Hand angelegte Zeiteinträge gehen unabhängig davon in die Freigabe.
• Arbeitszeitmodell — Pflichtangabe, sobald die Zeiterfassung aktiv ist. Fehlt sie, verweigert flinkest das Speichern mit dem Hinweis „Arbeitszeitmodell ist erforderlich, wenn Zeiterfassung aktiviert ist". Die Modelle legst du unter Arbeitszeitmodelle an.

Im selben Block liegt das Kästchen Mobile Lizenz — sichtbar nur, wenn deine Lizenz mobile Plätze enthält. Es bestimmt, dass dieser Benutzer gegen die Mobile-Lizenz gezählt wird, und schränkt gleichzeitig ein, was er zu sehen bekommt. Der Link Berechtigungen verwalten führt auf die Detailseite des Benutzers, wo Rollen und Berechtigungen liegen — beim Anlegen eines neuen Benutzers gibt es diese Seite noch nicht, Rollen vergibst du also erst nach dem Speichern.

Was die mobile Lizenz zusätzlich bewirkt. Ein Benutzer mit gesetzter mobiler Lizenz sieht bewusst nur einen Ausschnitt: im Kalender ausschließlich Termine, an denen er selbst als Teilnehmer hängt, und bei den Eingangsbelegen ausschließlich die Belege, die er selbst erfasst hat. Aufgaben lassen sich für ihn nur an Kunden, Lieferanten, Lieferscheine, Eingangsbelege oder Arbeitsberichte hängen. Diese Grenzen gelten am Server und lassen sich nicht umgehen.

Passwort. Dieser Block erscheint nur beim Anlegen. Darunter steht eine Checkliste, die live mitprüft: mindestens 8 Zeichen, mindestens ein Sonderzeichen (die erlaubten Zeichen zeigt das Info-Symbol), mindestens ein Großbuchstabe, mindestens zwei Kleinbuchstaben und mindestens eine Ziffer. Erfüllt das Passwort die Anforderungen nicht, wird der Benutzer nicht angelegt und der Dialog bleibt mit einer Fehlermeldung stehen. Gespeichert wird ein Passwort nie im Klartext. Ein bestehendes Passwort änderst du nicht hier, sondern über die Detailseite des Benutzers.

Url Jail. Trägst du unter Url eine Adresse ein, landet der Benutzer nach dem Anmelden direkt dort statt auf der Startseite. Zusätzlich kannst du ihn mit Benutzer auf diese Url einschränken dauerhaft auf diesen Bereich festnageln — praktisch für Zugänge, die nur eine einzige Ansicht bedienen sollen.

Arbeitsberichte. Name am Arbeitsbericht greift nur, wenn in den Einstellungen zu den Arbeitsberichten das Ausblenden der Mitarbeiternamen eingeschaltet ist: Dann steht dieser Name auf dem Dokument statt des allgemeinen Platzhalters. Artikel für Stundensatz legt fest, welcher Artikel beim Verrechnen der Arbeitsstunden dieses Mitarbeiters verwendet wird — er hat Vorrang vor dem Artikel, der an der Tätigkeit hinterlegt ist.

Sonstiges. Hauptmenü, Speed-Dial Menu und Mobiles Menü weisen diesem Benutzer persönliche Menüs zu; ohne Zuweisung greift das Standardmenü aus den Allgemeinen Einstellungen. Zusammengestellt werden sie unter Menüs und Mobile Menüs. Vorgesetzter hinterlegt die Führungskraft dieses Benutzers.

Aktionen

Benutzer anlegen. Klicke oben rechts auf Neu, fülle mindestens E-Mail, Vorname, Nachname, Abteilung und Passwort aus und speichere. flinkest bestätigt mit „Benutzer wurde gespeichert" und springt direkt in die Detailseite des neuen Benutzers — dort weist du ihm als Nächstes seine Rollen zu. Eine Einladungs-E-Mail verschickt flinkest dabei nicht: Entweder du gibst das Passwort selbst weiter, oder du schickst dem neuen Benutzer anschließend einen Link zum Setzen des Passworts.

Beim Anlegen passiert mehr als ein Eintrag in der Liste. flinkest übernimmt die E-Mail-Adresse als Anmeldenamen, legt für den neuen Benutzer automatisch einen persönlichen Kalender an und weist ihm zwei Dinge zu: die Grundrolle, die jeder Benutzer braucht, und zusätzlich die Standardrolle aus den Allgemeinen Einstellungen. Ist dort keine Standardrolle hinterlegt, bekommt der neue Benutzer nur die Grundrolle — er sieht dann sehr wenig, bis du ihm eine passende Rolle zuweist. Die Grundrolle lässt sich später nicht entfernen.

Benutzer bearbeiten. Im Zeilenmenü auf Bearbeiten. Möchtest du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest vorher nach.

Benutzer deaktivieren. Nimm im Dialog das Häkchen bei Benutzer ist aktiv heraus und speichere. Der Zugang bleibt mit allen Daten erhalten, eine Anmeldung ist aber nicht mehr möglich — auch bereits angemeldete Geräte werden abgewiesen. Der Lizenzplatz wird sofort wieder frei. Den eigenen Zugang kannst du nicht deaktivieren; flinkest meldet dann „Deaktivierung des eigenen Accounts ist nicht erlaubt".

Passwort setzen lassen oder zurücksetzen. Beides liegt auf der Benutzerdetailseite: Passwort-zurücksetzen Link senden schickt dem Benutzer eine E-Mail mit einem Link, über den er sich selbst ein neues Passwort vergibt; Passwort zurücksetzen setzt es direkt im Dialog. Den Link kann sich jeder auch selbst über „Passwort vergessen" auf der Anmeldeseite holen.

Der Passwort-Link ist zeitlich begrenzt. Die E-Mail nennt eine Stunde Gültigkeit; danach führt der Link zu einer Fehlermeldung, und du schickst einfach einen neuen. Fordert jemand über „Passwort vergessen" einen Link für eine unbekannte E-Mail-Adresse an, meldet flinkest trotzdem Erfolg — so lässt sich von außen nicht herausfinden, welche Adressen existieren. Versand und Zurücksetzen werden protokolliert.

Rollen zuweisen. Ebenfalls auf der Detailseite, im Reiter Rollen. Welche Rolle was darf, legst du unter Rollen fest; der Reiter Berechtigungen zeigt zusätzlich, welche Einzelrechte sich daraus für diesen Benutzer ergeben und aus welcher Rolle sie stammen. Das Anmelden als anderer Benutzer ist eine eigene Berechtigung und erscheint auf der Detailseite nur, wenn du sie hast.

Benutzer löschen. Im Zeilenmenü auf Löschen und die Rückfrage bestätigen. Dafür braucht dein Benutzer zusätzlich die Berechtigung, Benutzer zu verwalten. Der zuerst angelegte Benutzer — üblicherweise der Administrator aus der Einrichtung — lässt sich grundsätzlich nicht löschen.

Löschen ist nicht immer endgültig. Hat der Benutzer bereits Aufträge angelegt, bleibt sein Datensatz erhalten und wird nur als gelöscht markiert — damit bleiben diese Aufträge vollständig nachvollziehbar. Hängt nichts daran, verschwindet er wirklich. In beiden Fällen wird er aus allen Kalendern entfernt, in denen er eingetragen war.

Liste exportieren. Über das Download-Symbol unten links. Im Dialog wählst du Format, Umfang und Spalten.

Spalten der Liste festlegen. Das Zahnrad neben dem Download-Symbol öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links unter Verfügbare Spalten wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll — unter Weitere Felder auch Angaben, die die Liste sonst nicht zeigt, etwa den Namen am Arbeitsbericht, ob die Zeiterfassung aktiviert ist oder wann der Zugang angelegt wurde. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder. Ausführlich beschrieben ist der Dialog bei den Kunden; er verhält sich hier identisch.

Verwandte Seiten

• Benutzerdetails
• Rollen
• Abteilungen
• Arbeitszeitmodelle
• Allgemeine Einstellungen
• Menüs
• Mobile Menüs
• Zeiterfassung
• Abwesenheiten verwalten

Häufige Fragen

Ich kann keinen neuen Benutzer anlegen — es kommt „Benutzer-Lizenzgrenze erreicht". Dann sind alle lizenzierten Plätze mit aktiven Benutzern belegt. Die Kachel oben auf der Seite zeigt das Verhältnis. Deaktiviere einen nicht mehr benötigten Zugang — nimm dazu im Bearbeiten-Dialog das Häkchen bei Benutzer ist aktiv heraus —, dann ist der Platz sofort wieder frei. Alternativ erweiterst du dein Abo.

Bekommt ein neuer Benutzer automatisch eine E-Mail? Nein. Beim Anlegen vergibst du selbst ein Passwort. Damit sich der Benutzer sein eigenes setzen kann, öffnest du danach seine Detailseite und klickst auf Passwort-zurücksetzen Link senden — er bekommt dann eine E-Mail mit einem Link, der eine Stunde gültig ist.

Der Passwort-Link meines Mitarbeiters funktioniert nicht mehr. Er ist nur eine Stunde gültig. Öffne die Detailseite des Benutzers und schick über Passwort-zurücksetzen Link senden einen neuen — oder lass ihn sich selbst über „Passwort vergessen" auf der Anmeldeseite einen holen.

Soll ich einen ausgeschiedenen Mitarbeiter löschen oder deaktivieren? In der Regel deaktivieren: Der Zugang ist sofort gesperrt, der Lizenzplatz wird frei, und alle Auswertungen zu diesem Mitarbeiter bleiben unverändert lesbar. Gelöscht wird ein Benutzer nur dann wirklich aus dem System, wenn keine Aufträge an ihm hängen; sonst bleibt er ohnehin als gelöscht markiert erhalten.

Warum lässt sich der Benutzer nicht speichern, obwohl alles ausgefüllt ist? Häufigster Grund: Die Zeiterfassung ist aktiviert, aber kein Arbeitszeitmodell ausgewählt. Die Meldung steht direkt beim Feld. Zweithäufigster Grund beim Anlegen: Das Passwort erfüllt die Anforderungen der Checkliste nicht.

Warum sieht ein Monteur mit mobiler Lizenz nur einen Teil der Termine? Das ist Absicht. Ein Benutzer mit gesetzter mobiler Lizenz sieht ausschließlich Termine, an denen er selbst teilnimmt, und nur die Eingangsbelege, die er selbst fotografiert hat. Wenn er mehr sehen soll, nimm das Häkchen Mobile Lizenz heraus; der mobile Platz wird dadurch frei. In der Kachel App-Benutzer war er ohnehin schon mitgezählt — dort stehen alle aktiven Zugänge.

Wo stelle ich ein, was ein Benutzer darf? Nicht in diesem Dialog, sondern über Rollen: Öffne den Benutzer, wechsle in den Reiter Rollen und weise ihm eine Rolle zu. Was die einzelnen Rollen dürfen, definierst du unter Rollen. Der Reiter Berechtigungen zeigt anschließend, welche Rechte sich daraus ergeben und woher sie kommen.

Ich finde einen Benutzer nicht in der Liste. Die Liste zeigt nur Zugänge zur Web-Anwendung und zu den mobilen Apps. Shop-Zugänge deiner Kunden und der Zugang deiner Steuerkanzlei werden an anderer Stelle verwaltet. Gelöschte Benutzer erscheinen ebenfalls nicht mehr — deaktivierte dagegen schon, sie stehen mit dem Status Inaktiv in der Liste.