Lagerübersicht

Die Lagerübersicht zeigt den Bestand eines Lagers als Kacheln — eine Kachel je Artikel, mit Artikelnummer, Bezeichnung und Menge. Sie ist für die Arbeit am Regal gedacht: großes Auswahlfeld, große Zahlen, wenige Klicks. Von hier öffnest du zu jedem Artikel seine Chargen und die letzten Bewegungen, korrigierst den Bestand auf den gezählten Wert und startest einen Wareneingang.

Lager öffnen und wechseln

Lager auswählen

Oben steht der Bereichstitel Lagerübersicht und direkt daneben das Auswahlfeld für das Lager, im Leerzustand mit dem Hinweis „Hier klicken um Lager auszuwählen". Ein Klick öffnet die Liste der Lager mit Name, Ort und Postleitzahl; über das Suchfeld Suchen... grenzt du sie ein, gesucht wird über Namen, Ort und Postleitzahl, kleinere Tippfehler verzeiht die Suche. Angezeigt werden bis zu 100 Lager, darunter steht dann der Hinweis „… weitere Einträge, Bitte benutzen Sie den Filter". Ein archiviertes Lager taucht in dieser Auswahl nicht mehr auf (siehe „Archiviertes Lager" weiter unten).

Die Seite arbeitet immer auf genau einem Lager — solange keines gewählt ist, bleibt die Fläche darunter leer, ohne weiteren Hinweistext. Das gewählte Lager schreibt flinkest als Parameter in die Seitenadresse; du kannst die Seite also für genau dieses Lager als Lesezeichen ablegen oder einer Kollegin schicken. Bucht jemand anderes eine Bewegung auf das angezeigte Lager — auch indirekt, etwa durch einen finalisierten Lieferschein —, aktualisieren sich die Kacheln von selbst, ohne dass du die Seite neu lädst; das gilt im ganzen Mandanten, nicht nur für deine eigenen Buchungen.

Ruft eine Adresse ein nicht mehr existierendes Lager auf (etwa ein sehr altes Lesezeichen), erscheint eine Fehlermeldung und die Fläche bleibt leer — die Seite selbst bleibt bedienbar, du kannst im Auswahlfeld ein anderes Lager wählen.

Wer die Seite öffnen darf. Zum Ansehen brauchst du die Berechtigung, Lagerstände und Lagerorte zu sehen; ohne sie landest du auf einer Hinweisseite. Erfassen und Korrigieren setzen zusätzlich das Recht voraus, Lagerbewegungen zu bearbeiten (siehe „Berechtigungen für Wareneingang und Korrektur" weiter unten). Die Rechte pflegt, wer bei euch die Benutzer verwaltet.

Weg zur Lagerübersicht

Die Lagerübersicht steht in keinem Menü. Der reguläre Weg führt über die Lagerdetails eines Lagers und die Schaltfläche Alle Lagerbewegungen in deren Kopfzeile. Dieselbe Beschriftung trägt in der Lagerliste eine andere Schaltfläche, die stattdessen zu den mandantenweiten Lagerbewegungen führt — zwei verschiedene Ziele mit demselben Namen. Einen Zurück-Weg hat die Seite selbst nicht; du kommst über die Seitenleiste oder den Zurück-Pfeil des Browsers heraus.

Wareneingang erfassen

Rechts oben liegt die Schaltfläche Wareneingang. Klicke darauf, und du landest auf der Erfassungsseite Wareneingang, auf der das gerade gewählte Lager schon vorausgewählt ist. Dort erfasst du eingehende Ware Artikel für Artikel — auf Tablets auch per Scan — und bestätigst mit Wareneingang bestätigen; mit Abbrechen kommst du zurück in die Lagerübersicht. Die Schaltfläche erscheint erst, wenn ein Lager gewählt ist.

Die Bestandskacheln

Wie die Menge auf einer Kachel entsteht

Unter der Kopfzeile steht je Artikel eine Kachel, sortiert nach Artikelnummer, in bis zu vier Spalten je nach Fensterbreite. Jede Kachel zeigt oben die Artikelnummer, in der Mitte die Bezeichnung des Artikels und unten die Menge samt Einheit.

flinkest führt keinen gespeicherten Bestandszähler. Die Zahl auf der Kachel ist immer die Summe aller Bewegungen dieses Artikels auf diesem Lager, über alle Chargen hinweg — Zugänge zählen positiv, Abgänge negativ. Deshalb ändert sich hier nichts „von selbst", und jede Zahl lässt sich bis zur einzelnen Buchung zurückverfolgen. Die Kachel rundet auf ganze Zahlen; bei Artikeln, die in Metern, Litern oder Kilogramm geführt werden, weicht die gerundete Zahl also von der genauen Menge ab — die exakte Menge steht im Mengenfeld des Dialogs, den ein Klick auf die Kachel öffnet, und nur sie zählt für eine Korrektur.

Ampel-Farben

Neben der Menge steht ein farbiger Punkt — eine feste, betriebsweite Ampel: mehr als 10 Stück grün, 6 bis 10 orange, 5 und weniger rot; bei 10 und darunter ist zusätzlich die Zahl selbst eingefärbt, darüber bleibt sie neutral und nur der Punkt zeigt Grün. Diese Ampel hat mit den Schwellenwerten — den Mindestbeständen, die du je Artikel und Lager individuell hinterlegen und per E-Mail überwachen lassen kannst — nichts zu tun und lässt sich nicht umstellen. Ein Artikel mit einem hinterlegten Mindestbestand von 200 Stück zeigt bei 50 Stück trotzdem eine grüne Ampel.

Grenzen der Kachelansicht

Angezeigt wird ausschließlich, was einen Bestand ungleich null hat. Ein restlos ausgebuchter Artikel verschwindet deshalb aus den Kacheln — seine Bewegungen bleiben in den Lagerbewegungen vollständig erhalten. Negative Bestände werden angezeigt; sie sind fast immer ein Zeichen dafür, dass ein Wareneingang noch nicht erfasst wurde, kein Rechenfehler.

Die Seite hat bewusst kein Suchfeld, keinen Filter und keine Blätterleiste — alles steht auf einer Fläche, und sie lädt dafür bis zu 2500 Artikel des gewählten Lagers auf einmal. Hat ein Lager mehr Artikel mit Bestand, zeigt die Übersicht nur die ersten 2500 nach Artikelnummer, ohne Hinweis auf die Kürzung. Für große Lager ist deshalb der Reiter Lagerbestand in den Lagerdetails der bessere Weg, weil er Suche und Blätterleiste hat. Rohstoffe kommen in der Lagerübersicht grundsätzlich nicht vor, auch nicht bei aktiviertem Lebensmittel-Modul — sie kennt nur Artikel.

Chargen- und Verlaufsdialog öffnen

Ein Klick auf eine Kachel öffnet einen Dialog, überschrieben mit dem Namen des Artikels — den Einstieg in die Chargenkorrektur und den Verlauf dieses Artikels in diesem Lager. Er schließt über das Kreuz oben rechts oder einen Klick neben den Dialog; die Esc-Taste schließt ihn nicht, damit eine begonnene Mengeneingabe nicht versehentlich verloren geht.

Chargen korrigieren und Verlauf ansehen

Bestand korrigieren (Inventur)

Im Chargen-/Verlaufsdialog steht oben je Charge eine Zeile: die Chargennummer, ein Mengenfeld mit Plus und Minus und die Schaltfläche Lagerkorrektur durchführen. Bestand, der ohne Chargennummer gebucht wurde, erscheint als eigene Zeile „[Keine Chargennummer]". Auch hier gilt „nur Bestand ungleich null" — eine restlos verbrauchte Charge fällt aus der Liste; ist der Artikel nicht chargenpflichtig, gibt es genau eine Zeile.

Öffne den Artikel, stelle im Mengenfeld der betroffenen Charge den gezählten Bestand ein und klicke auf Lagerkorrektur durchführen — die Schaltfläche wird erst aktiv, wenn sich die Zahl vom aktuellen Bestand unterscheidet. Du gibst also den Sollbestand vor, nie die Differenz, und zwar nur für die Zeile, in der du ihn einträgst: flinkest rechnet den Unterschied zum aktuellen Bestand genau dieser Charge aus — bei der Zeile „[Keine Chargennummer]" also zum chargenlosen Teilbestand — und bucht nur diese Differenz als Zu- oder Abgang; der Bestand anderer Chargen desselben Artikels bleibt unangetastet. Liegen auf einem Lager beispielsweise 100 Stück unter einer Chargennummer und zusätzlich 5 Stück ohne Chargennummer, ergibt ein gezählter Sollbestand von 2 auf der Zeile „[Keine Chargennummer]" einen Abgang von 3 — nicht von 103. Der Bestand wird also nicht überschrieben, sondern ergänzt — die Historie bleibt lückenlos, und in den Lagerbewegungen steht danach eine neue Zeile.

Ein Klick öffnet den Bestätigungsdialog Lagerkorrektur mit der Rückfrage „Soll die Lagerkorrektur wirklich durchgeführt werden?", darin ein Feld Notiz. Bestätigt wird mit Lagerkorrektur durchführen, verworfen mit Abbrechen — nicht mit „Ja"/„Nein". Danach meldet flinkest „Lagerkorrektur wurde durchgeführt", und Chargenzeilen, Kacheln und der Verlauf im geöffneten Dialog laden sich automatisch neu, ohne den Dialog zu schließen.

Notiz bei der Lagerkorrektur

Was du im Feld Notiz einträgst, landet als Vermerk an der Korrektur-Buchung — praktisch, um später nachzuvollziehen, warum korrigiert wurde (Inventurdifferenz, Beschädigung, Ausschuss). Lässt du die Notiz leer, schreibt flinkest automatisch den Vermerk, dass es sich um eine manuelle Korrektur aus der Lagerübersicht handelt, und die Korrektur geht ohne Rückfrage durch.

In den Einstellungen unter Lager lässt sich der Schalter „Bemerkung bei Lagerkorrekturen verpflichtend" aktivieren — eine Entscheidung für den ganzen Betrieb, nicht je Artikel. Ist er aktiv, markiert ein rotes Sternchen das Notizfeld als Pflicht, und Lagerkorrektur durchführen bleibt deaktiviert, solange das Feld leer ist. Dieselbe Einstellung gilt auch für die Bestandskorrektur beim Kommissionieren/Versand.

Mindesthaltbarkeitsdatum bei der Korrektur

Verlangt der Artikel laut seinem Häkchen „Mindesthaltbarkeitsdatum erforderlich" ein Datum, prüft flinkest zuerst, ob für die betroffene Charge auf diesem Lager bereits ein eindeutiges Datum aus einer früheren Buchung vorliegt — trifft das zu, braucht der Dialog dafür kein Feld, das Datum wird automatisch übernommen. Sind für dieselbe Charge mehrere unterschiedliche Mindesthaltbarkeitsdaten hinterlegt, zeigt der Dialog sie stattdessen zur Auswahl als Optionsfelder, mit dem Hinweis „Für diese Charge sind mehrere Mindesthaltbarkeitsdaten hinterlegt - wähle aus, welches für diese Korrektur gilt". Liegt zu der Charge noch gar keine Buchung mit Datum vor (etwa eine neu angelegte Charge), erscheint stattdessen ein Datumsfeld zum Eintragen. Ohne eine dieser drei Angaben bleibt Lagerkorrektur durchführen deaktiviert, mit dem Hinweis „Für diese Lagerkorrektur ist ein Mindesthaltbarkeitsdatum erforderlich".

Chargenpflicht ohne Chargennummer

Ist der Artikel chargenpflichtig, verlangt flinkest zu jeder Korrektur eine Chargennummer. Die Zeile „[Keine Chargennummer]" lässt sich dann nicht korrigieren, weil ihr genau diese Angabe fehlt — die Meldung dazu lautet „no batch provided" (unübersetzt). Solcher Bestand stammt meist aus einer Zeit, in der die Chargenpflicht am Artikel noch nicht gesetzt war. Buche in diesem Fall stattdessen über eine neue Bewegung in den Lagerbewegungen mit der richtigen Charge, oder bereinige die chargenlose Restmenge dort.

Seriennummerpflichtige Artikel

Verlangt ein Artikel eine eigene Seriennummer je Stück, hat der Korrekturdialog dafür kein Eingabefeld — eine Lagerkorrektur ist für solche Artikel über diese Seite praktisch nicht möglich. Der Versuch scheitert mit der Meldung „Die Lagerkorrektur konnte nicht gespeichert werden, da die Bewegungsdaten ungültig sind".

„Artikel muss auf Lager liegen" blockiert die Korrektur

Ist diese Option aus den Beleg-Einstellungen aktiv, lehnt flinkest eine Korrektur ab, die den Bestand unter null drücken würde, mit der Meldung „Es sind nicht genügend Artikel auf Lager". Diese Prüfung greift je Zeile: Die Meldung kann also erscheinen, obwohl der Artikel insgesamt reichlich am Lager liegt — etwa dann, wenn der Sollbestand der chargenlosen Zeile so niedrig eingetragen wird, dass der chargenlose Teilbestand unter null fiele, selbst wenn unter einer Charge genug liegt. Ist die Option nicht aktiv, gibt es diese Bremse nicht: Ein zu niedrig gezählter Sollbestand schiebt den Bestand dann ohne Warnung ins Minus.

Benachrichtigung per E-Mail

Nach jeder erfolgreichen Lagerkorrektur verschickt flinkest automatisch eine E-Mail an die Firmen-E-Mail-Adresse aus den Einstellungen — mit Benutzer, Artikel, Lager, Menge, Richtung und Notiz der Buchung. Abschalten lässt sich das nicht: Bestandskorrekturen sollen niemandem entgehen. Wer mehrere Chargenzeilen einzeln korrigiert, löst entsprechend mehrere einzelne Nachrichten aus.

Bundle-Buchungen aufklappen

Bei einem Bundle-Artikel — einem Artikel, der beim Buchen aus mehreren Bestandteilen zusammengesetzt wird — steht in der Verlaufszeile neben der Menge ein Pfeil. Ein Klick lädt die Buchungen der Bestandteile nach und zeigt sie eingerückt darunter, mit eigener Menge, Charge und Richtung. Gehört zu der Buchung kein Bestandteil, erscheint „Keine Bundle-Positionen".

Verlauf auf dem Tablet

Der Abschnitt Verlauf unterhalb der Chargenzeilen zeigt die letzten 50 Bewegungen dieses Artikels auf diesem Lager, neueste zuerst, nach Bewegungsdatum sortiert — nicht nach Erfassungszeitpunkt, eine rückdatierte Buchung rutscht also weiter nach unten. Angezeigt werden Menge (grün bei Zugang, rot bei Abgang), Datum mit Uhrzeit, Charge, Belegnummer — meist ein Lieferschein —, Notiz und der Benutzer, der die Bewegung ausgelöst hat. Gibt es noch keine Bewegung, steht dort „Keine Lagerbewegungen gefunden".

Auf schmalen Fenstern und Tablets — unter etwa 1280 Pixel Breite — steht der Verlauf statt als Tabelle als Block je Bewegung untereinander, mit denselben Angaben plus der Nummer der Bewegung; eine Zeile darin trägt allerdings die Bezeichnung „Ändern" für die gebuchte Menge statt einer sprechenderen Beschriftung.

Berechtigungen für Wareneingang und Korrektur

Zum Ansehen von Beständen und Verlauf genügt die Berechtigung, Lagerstände und Lagerorte zu sehen. Für Wareneingang und Lagerkorrektur durchführen brauchst du zusätzlich das Recht, Lagerbewegungen zu bearbeiten — fehlt es, bleiben Bestände und Verlauf sichtbar, aber beide Schaltflächen verschwinden.

Archiviertes Lager

Archiviertes Lager weiterhin einsehbar

Ein archiviertes Lager — entstanden, wenn ein Lager mit vorhandenen Bewegungen gelöscht wird — taucht im Auswahlfeld oben nicht mehr auf und lässt sich dort nicht mehr anwählen. Ein zuvor gesetztes Lesezeichen auf die Lagerübersicht dieses Lagers bleibt aber gültig: Die Seite zeigt weiterhin den letzten Bestand als Kacheln und den vollständigen Verlauf, damit die Historie eines nicht mehr aktiven Lagers nachvollziehbar bleibt.

Nicht mehr angeboten werden dagegen die Schaltflächen Wareneingang und Lagerkorrektur durchführen — unabhängig von deiner Berechtigung, weil auf ein archiviertes Lager keine neuen Buchungen mehr gebucht werden dürfen. Im Chargendialog bleibt das Mengenfeld zwar weiter eingebbar, ohne die Schaltfläche daneben lässt sich eine Änderung dort aber nicht speichern.

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Häufige Fragen

Die Lagerübersicht ist leer — woran liegt das? Meistens daran, dass noch kein Lager gewählt ist: Ohne Lager zeigt die Seite nur die Kopfzeile mit dem Auswahlfeld. Wähle oben ein Lager. Bleibt die Fläche danach leer, liegt auf diesem Lager kein Artikel mit einem Bestand ungleich null.

Ein Artikel fehlt in den Kacheln, obwohl es ihn gibt. Die Übersicht zeigt nur Artikel, deren Bestand auf diesem Lager ungleich null ist. Ein komplett ausgebuchter Artikel verschwindet deshalb. Zwei weitere Gründe: Der Artikel steht nicht unter Lagerführung — dann kann auf ihn gar nicht gebucht werden — oder das Lager hat mehr als 2500 Artikel mit Bestand, und der gesuchte fällt hinten aus der Liste. In beiden Fällen hilft der Reiter Lagerbestand in den Lagerdetails.

Was bedeuten die farbigen Punkte auf den Kacheln? Sie sind eine fest eingebaute Ampel für die Menge: mehr als 10 grün, 6 bis 10 orange, 5 und weniger rot. Sie richten sich nicht nach den Schwellenwerten (Mindestbeständen), die du zu Artikel und Lager hinterlegen kannst — ein hoher Mindestbestand macht die Kachel also nicht rot.

Wie zähle ich einen Bestand ein? Klicke auf die Kachel des Artikels, trage im Mengenfeld der Charge den gezählten Bestand ein und klicke auf Lagerkorrektur durchführen. Du gibst immer den Sollbestand dieser einen Zeile ein, nie die Differenz — flinkest bucht den Unterschied selbst und schreibt dazu eine nachvollziehbare Bewegung. Verlangt der Artikel ein Mindesthaltbarkeitsdatum, wird es meist automatisch aus einer vorhandenen Buchung übernommen, sonst fragt der Dialog danach.

Bei der Lagerkorrektur erscheint „no batch provided" — was fehlt? Die Chargennummer. Der Artikel ist chargenpflichtig, und du hast die Zeile „[Keine Chargennummer]" korrigiert. Solcher Bestand stammt aus einer Zeit, in der die Chargenpflicht noch nicht gesetzt war. Korrigiere stattdessen die Zeile der betroffenen Charge oder buche die Menge über eine neue Lagerbewegung mit Chargennummer.

Ich sehe „Wareneingang" und „Lagerkorrektur durchführen" nicht. Dann fehlt deinem Benutzer die Berechtigung, Lagerbewegungen zu bearbeiten — oder das gewählte Lager ist bereits archiviert; für ein archiviertes Lager blendet flinkest beide Schaltflächen unabhängig von deiner Berechtigung aus. Bestände und Verlauf darfst du in beiden Fällen trotzdem ansehen.