Lager-Einstellungen

Hier legst du fest, wie streng flinkest bei Lagerbuchungen nachfragt, die nicht aus einem Beleg entstehen: ob eine Lagerkorrektur eine Bemerkung braucht, ob jeder Lagerabgang ohne Verkauf einen Grund (Bruch, Verderb, Inventurdifferenz, Eigenverbrauch …) tragen muss und mit welchem Steuersatz der Eigenverbrauch von Rohstoffen bewertet wird — und ab welcher Menge die Kacheln der Lagerübersicht rot oder orange werden. Die Einstellungen gelten für den ganzen Betrieb; nur die Ampel lässt sich zusätzlich je Artikel und Lager anpassen. Die Seite gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und ist in drei Gruppen gegliedert: Lagerkorrekturen, Abgänge und Ampel.

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Du erreichst die Seite in den Einstellungen in der Seitenleiste unter Lager → Lager. Daneben liegen in derselben Gruppe die Kommissionierung-Einstellungen und die Abgangsgründe. Die Gruppe Lager in der Seitenleiste gibt es nur, solange das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist. Wie alle Einstellungen ist die Seite Administratoren vorbehalten; wer keine Administratorrechte hat, landet beim Aufruf auf der Seite „Nicht erlaubt“.

Lagerkorrekturen

Bemerkung bei Lagerkorrekturen verpflichtend

Eine Lagerkorrektur stellt den Bestand eines Artikels auf einen gezählten Wert — du gibst den Sollbestand vor, flinkest bucht die Differenz als Zu- oder Abgang. Das passiert in der Lagerübersicht über Lagerkorrektur durchführen, beim Kommissionieren in der Kommissionierung, wenn der tatsächliche Bestand nicht stimmt, und in den nativen Apps.

Hakst du Bemerkung bei Lagerkorrekturen verpflichtend an, muss bei jeder dieser Korrekturen das Feld Notiz ausgefüllt werden: Es bekommt ein rotes Sternchen. In der Lagerübersicht und in der Kommissionierung bleibt Lagerkorrektur durchführen deaktiviert, solange das Feld leer ist, und darunter steht „Für diese Lagerkorrektur ist eine Notiz erforderlich“. So steht später an jeder Korrekturbuchung, warum korrigiert wurde — etwa für die Inventur oder die Nachfrage, wo die fehlenden Stück geblieben sind. Ab Werk ist der Schalter aus; dann ist die Notiz freiwillig.

Was der Schalter nicht betrifft. Er gilt nur für die Korrektur auf einen gezählten Bestand. Eine bereits gebuchte Bewegung über Bearbeiten in den Lagerbewegungen zu korrigieren, ist davon unabhängig — dort gelten die Regeln des gewählten Abgangsgrunds (siehe unten).

Abgänge

Ware, die das Lager ohne Verkauf verlässt — Bruch, Verderb, Schwund, Produktionsausschuss, Eigenverbrauch —, wird mit einem Grund ausgebucht. Der Grund ist kein Freitext, sondern ein Eintrag aus den Abgangsgründen. Damit lassen sich Abgänge später je Grund auswerten, und ein Eigenverbrauch landet automatisch richtig in der Buchhaltung.

Grund für Lagerabgänge verpflichtend

Ist Grund für Lagerabgänge verpflichtend angehakt (so ist es ab Werk eingestellt), braucht jeder manuell gebuchte Abgang einen Grund. Im Dialog für eine neue Lagerbewegung in den Lagerbewegungen und den Lagerdetails trägt das Feld Grund dann ein rotes Sternchen, sobald die Richtung „Ausgehend“ gewählt ist. Wer ohne Grund speichert, bekommt die Meldung „Bitte wählen Sie einen Grund für diesen Abgang“. Dasselbe gilt für die Neubuchung, die beim Korrigieren einer gebuchten Bewegung entsteht, und für Abgänge, die über die nativen Apps gebucht werden. In der Lagerübersicht verlangt eine Lagerkorrektur nach unten bei angehaktem Schalter ebenfalls einen Grund.

Das Fragezeichen neben dem Schalter fasst die Grenze zusammen: „Gilt für manuelle Abgänge. Lieferscheine und Kommissionierung buchen ohne Grund.“ Auch Bundle-Bestandteile und Gegenbuchungen verlangen keinen Grund — eine Gegenbuchung übernimmt den Grund der Bewegung, die sie zurückbucht.

Nimmst du den Haken heraus, bleibt das Feld Grund im Dialog stehen, ist aber freiwillig: Ein Abgang ohne Grund wird dann gebucht. Das passt für Betriebe, die Abgänge nicht begründen wollen. Bei einem Zugang (Richtung „Eingehend“) ist der Grund unabhängig vom Schalter immer freiwillig; dort sind nur Gründe vom Typ Inventurdifferenz (ab Werk „Inventurdifferenz / Schwund“) und Umlagerung wählbar — auch eigene Gründe dieser beiden Typen.

Was unabhängig vom Schalter gilt. Sobald ein Grund gewählt ist, gelten dessen eigene Regeln immer: Verlangt der Grund eine Notiz, erscheint ohne Notiz „Für den Grund … ist eine Notiz erforderlich“; ein Grund vom Typ Eigenverbrauch braucht einen Einkaufspreis. Eine Lagerkorrektur ohne gewählten Grund — etwa aus der Kommissionierung oder einer der nativen Apps — bucht flinkest automatisch mit dem Grund „Inventurdifferenz / Schwund“. Diesen Grund setzt flinkest dann selbst; ob er bei den Abgangsgründen deaktiviert ist oder eine Notiz verlangt, spielt dabei keine Rolle.

Steuersatz für Eigenverbrauch von Rohstoffen

Ein Eigenverbrauch ist Ware, die der Betrieb aus dem eigenen Lager selbst entnimmt — er ist in Österreich umsatzsteuerpflichtig und wird zum Einkaufspreis bewertet. flinkest legt für jeden Abgang mit einem Grund vom Typ Eigenverbrauch eine eigene Buchung für den Buchhaltungsexport an. Den Steuersatz dafür nimmt flinkest vom ausgebuchten Artikel; bei Artikeln ist das immer der Steuersatz, der am Artikel hinterlegt ist. Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen die Kleinunternehmerregelung angehakt, ist auch der Eigenverbrauch steuerfrei und wird mit 0 % gebucht — dann spielt kein Steuersatz eine Rolle.

Das Feld Steuersatz für Eigenverbrauch von Rohstoffen (ab Werk 10 %) springt nur bei Rohstoffen ein, an denen kein eigener Steuersatz hinterlegt ist — das Fragezeichen am Feld sagt es: „Gilt, wenn am Rohstoff kein eigener Steuersatz hinterlegt ist.“ Erlaubt sind Werte von 0 bis 100 %. Eine Änderung gilt für neue Eigenverbrauchs-Buchungen und auch für bereits gebuchten Eigenverbrauch, solange er noch nicht an die Buchhaltung exportiert ist: Diese Buchungen baut flinkest nach dem Speichern im Hintergrund mit dem neuen Satz neu auf. Bereits exportierte Buchungen, Buchungen in einer abgeschlossenen Buchungsperiode und von Hand geänderte Buchungen bleiben unverändert.

Auf welche Konten der Eigenverbrauch gebucht wird, legst du in den Buchhaltungs-Einstellungen im Abschnitt Eigenverbrauch fest. Für die Umsatzsteuer gibt es unter den Berichten die fertige Auswertung „Eigenverbrauch nach Monat und Steuersatz“.

Abgangsgründe verwalten

Unter der Gruppe Abgänge führt die Schaltfläche Abgangsgründe verwalten direkt zu den Abgangsgründen. Dort legst du eigene Gründe an (etwa „Transportschaden“), bestimmst, ob ein Grund eine Notiz verlangt oder eine Benachrichtigung auslöst, und deaktivierst Gründe, die nicht mehr gewählt werden sollen. Welche Abgänge mit welchem Grund gebucht wurden, zeigt die Auswertung „Abgänge nach Grund“ unter den Berichten.

Ampel

Ampel-Grenzen der Lagerübersicht

Die Lagerübersicht zeigt auf jeder Kachel einen farbigen Punkt, damit knappe Artikel am Regal sofort auffallen: rot bis zur ersten Grenze, orange bis zur zweiten, darüber grün. In der Gruppe Ampel legst du beide Grenzen für den ganzen Betrieb fest — Rot bis (ab Werk 5) und Orange bis (ab Werk 10). Mit den Werkseinstellungen ist ein Artikel mit 5 Stück oder weniger rot, mit 6 bis 10 Stück orange und mit mehr als 10 Stück grün. Die Grenze für Orange darf nicht unter der für Rot liegen, sonst lehnt flinkest das Speichern mit „Die Grenze für Orange darf nicht unter der Grenze für Rot liegen“ ab; sind beide gleich, gibt es keinen orangen Bereich. Lässt du ein Feld leer, gilt dafür wieder 5 bzw. 10.

Liegen einzelne Artikel in ganz anderen Mengen — Schrauben zu Tausenden, Geräte zu zweit —, legst du für sie eigene Grenzen je Lager fest: in den Artikeldetails im Reiter Lager, Bereich Ampel. Was dort leer bleibt, kommt von hier. Die Ampel ist unabhängig von den Schwellenwerten: Sie färbt nur die Kacheln und verschickt keine E-Mail.

Aktionen

Einstellungen speichern

Oben rechts speichert Speichern alle drei Gruppen auf einmal. Danach meldet flinkest „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert“; die Pflicht-Schalter gelten ab der nächsten Buchung, bereits gebuchte Lagerbewegungen bleiben unverändert. Eine Ausnahme ist der Steuersatz für Eigenverbrauch von Rohstoffen: Er wirkt auch auf bereits gebuchten, noch nicht exportierten Eigenverbrauch. Geänderte Ampel-Grenzen siehst du in der Lagerübersicht, sobald du ein Lager dort neu öffnest. Klappt das Speichern nicht, erscheint eine Fehlermeldung — ohne genauere Angabe lautet sie „Einstellungen konnten nicht gespeichert werden“ —, und die bisherigen Werte bleiben aktiv.

Verwandte Seiten

• Abgangsgründe
• Lagerbewegungen
• Lagerübersicht
• Lagerdetails
• Kommissionierung
• Kommissionierung-Einstellungen
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Berichte
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Warum verlangt flinkest beim Ausbuchen einen Grund?

In den Lager-Einstellungen ist „Grund für Lagerabgänge verpflichtend“ angehakt — so ist es ab Werk eingestellt. Dann braucht jeder manuell gebuchte Abgang einen Grund aus den Abgangsgründen, sonst erscheint „Bitte wählen Sie einen Grund für diesen Abgang“. Ein Administrator kann den Haken unter Einstellungen → Lager → Lager herausnehmen; der Grund ist danach freiwillig.

Brauchen Lieferscheine und die Kommissionierung auch einen Grund?

Nein. Der Pflicht-Grund gilt nur für manuelle Abgänge. Lieferscheine, Kommissionierung, Bundle-Bestandteile und Gegenbuchungen verlangen keinen Grund — der Beleg oder die zurückgebuchte Bewegung erklärt den Abgang bereits. Eine Lagerkorrektur aus der Kommissionierung bekommt automatisch den Grund „Inventurdifferenz / Schwund“.

Ich habe den Pflicht-Grund ausgeschaltet — warum fragt flinkest trotzdem nach einer Notiz?

Der Schalter regelt nur, ob überhaupt ein Grund gewählt werden muss. Wählst du einen Grund, der eine Notiz verlangt, gilt diese Regel des Grunds weiter. Ob ein Grund eine Notiz verlangt, legst du bei den Abgangsgründen fest.

Mit welchem Steuersatz wird ein Eigenverbrauch gebucht?

Mit dem Steuersatz des ausgebuchten Artikels. Nur bei Rohstoffen ohne eigenen Steuersatz greift der Wert „Steuersatz für Eigenverbrauch von Rohstoffen“ aus den Lager-Einstellungen, ab Werk 10 %. Gilt für den Betrieb die Kleinunternehmerregelung, ist der Eigenverbrauch steuerfrei und wird mit 0 % gebucht.

Kann ich einstellen, ab wann eine Kachel in der Lagerübersicht rot wird?

Ja. Unter Einstellungen → Lager → Lager in der Gruppe Ampel: Rot bis und Orange bis, ab Werk 5 und 10. Für einzelne Artikel stellst du eigene Grenzen je Lager im Reiter Lager der Artikeldetails ein.

Gilt „Bemerkung bei Lagerkorrekturen verpflichtend“ auch beim Bearbeiten einer Lagerbewegung?

Nein. Der Schalter betrifft die Lagerkorrektur auf einen gezählten Bestand — in der Lagerübersicht, in der Kommissionierung und in den nativen Apps. Wer eine gebuchte Bewegung über „Bearbeiten“ korrigiert, unterliegt den Regeln des gewählten Abgangsgrunds.