Mengeneinheiten

Artikeleinheiten sind das schlanke Stammdatum hinter jeder Mengenangabe — „Stk", „kg", „h", „m" — und werden am Artikel und an der Arbeitsbericht-Materialzeile referenziert. Zentrale Pflege statt Freitext pro Beleg stellt sicher, dass „Stk" im ganzen Betrieb immer dasselbe meint — Voraussetzung für eine konsistente Anzeige von Angebot über Auftragsbestätigung und Lieferschein bis zur Rechnung sowie für Bestandsauswertungen. Diese Seite ist bewusst schmal gehalten: Name, Beschreibung und der Code für die E-Rechnung, keine Umrechnungsfaktoren zwischen Einheiten — wer „Kiste" und „Stk" parallel führt, tut das als zwei unabhängige, nicht ineinander umrechenbare Einheiten.

Liste & Anzeige

Die Einheitenliste

Die Liste zeigt die Spalten Name, Beschreibung und E-Rechnungs-Einheitencode, dazu ein Kennzeichen Standard auf der Zeile, die aktuell als Standard konfiguriert ist. Ein Klick auf den Namen öffnet direkt den Bearbeiten-Dialog, ohne den Umweg über das Zeilenmenü. Über die Spaltenköpfe Name und Beschreibung sortierst du die Liste um; hat weder du selbst noch ein Administrator eine Sortierung gesetzt, zeigt die Liste zuletzt angelegte Einheiten zuerst.

Rechts an jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten, Als Standard setzen (bzw. Standard entfernen, wenn die Zeile bereits Standard ist) und Löschen. Lässt sich eine Einheit nicht löschen, bleibt Löschen im Menü sichtbar, ist aber gesperrt, und darunter steht der Grund (siehe Einheit löschen). Die Seite liegt in den Allgemeinen Einstellungen und ist damit ohnehin nur für Administratoren erreichbar; zum Anlegen, Ändern und Löschen braucht dein Benutzer zusätzlich das Recht, Artikel zu bearbeiten.

Einheiten anlegen und bearbeiten

Neue Artikeleinheit anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog Neue Artikeleinheit anlegen mit den Feldern Name (Pflicht, höchstens 50 Zeichen), Beschreibung (optional, höchstens 255 Zeichen, im Formular ohne sichtbaren Zeichenzähler) und E-Rechnungs-Einheitencode (optional, siehe unten). Speichern legt die Einheit an; sie steht danach sofort in jedem Auswahlfeld Einheit im ganzen Betrieb zur Verfügung — Artikel, Arbeitsbericht-Materialzeilen —, weil flinkest die Einheiten-Auswahl beim Speichern für alle Formulare neu lädt.

Validierung beim Speichern. flinkest prüft ausschließlich beim Speichern, das Formular selbst begrenzt nichts während der Eingabe: Ein leerer Name meldet „Name darf nicht leer sein.", ein Name über 50 Zeichen „Name darf maximal 50 Zeichen enthalten.", und ein bereits vergebener Name — Groß-/Kleinschreibung zählt dabei nicht, „Stk" und „stk" gelten als derselbe Name — weist flinkest mit einem Hinweis auf den bestehenden Namen ab. Ein ungültiger Einheitencode meldet „Der Einheitencode muss ein UN/ECE-Code aus 2 bis 3 Buchstaben oder Ziffern sein, z. B. H87". In allen Fällen bleibt der Dialog offen, der Fehler erscheint direkt am Feld.

Einheiten lassen sich auch direkt aus dem Artikelformular heraus anlegen, ohne diese Seite zu öffnen: Tippst du im Auswahlfeld Einheit einen noch nicht vorhandenen Namen ein, bietet flinkest an, ihn sofort als neue Einheit anzulegen (nur der Name; Beschreibung und E-Rechnungs-Einheitencode trägst du danach hier nach) — siehe Artikel-Einstellungen.

Bestehende Einheit bearbeiten

Im Zeilenmenü auf Bearbeiten, oder klicke direkt auf den Namen der Einheit — beides öffnet denselben Dialog wie beim Anlegen, mit Name, Beschreibung und E-Rechnungs-Einheitencode der Einheit; der Titel wechselt zu „Artikeleinheit bearbeiten". Ein Umbenennen wirkt sofort auf alle Artikel und Arbeitsberichte, die diese Einheit referenzieren, denn sie hängen an der Einheit selbst, nicht an ihrem Text. Auf bereits erfasste Belegpositionen wirkt eine Umbenennung dagegen nicht: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift speichern den Einheitentext beim Erfassen fest mit ab — ein abgeschlossener Beleg darf sich nachträglich nicht mehr ändern.

E-Rechnungs-Einheitencode hinterlegen

Eine E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung, ebInterface) gibt die Einheit jeder Position nicht als Text wie „Stk" weiter, sondern als international genormten UN/ECE-Code — nur so kann das Programm deines Kunden die Menge maschinell lesen. Diesen Code pflegst du im Feld E-Rechnungs-Einheitencode der Einheit, z. B. H87 = Stück, HUR = Stunde, MTR = Meter, KGM = Kilogramm, LS = Pauschale. Erlaubt sind 2 bis 3 Buchstaben oder Ziffern; flinkest speichert den Code immer in Großbuchstaben, „hur" wird also zu „HUR".

Für gängige Einheiten wie Stk, Std, h, m, lfm, kg oder pauschal hat flinkest den Code bei der Einführung der E-Rechnung bereits eingetragen; eine neu angelegte Einheit bekommt dagegen keinen automatisch. Fehlt der Code, erkennt flinkest beim Erstellen der E-Rechnung gängige Einheitennamen trotzdem selbst. Nur wenn eine Position eine Einheit trägt, die flinkest weder über den hinterlegten Code noch über ihren Namen zuordnen kann, meldet die Prüfung vor dem Erstellen der E-Rechnung „Die Einheit „…" hat keinen E-Rechnungs-Einheitencode – bitte unter Einstellungen → Artikeleinheiten hinterlegen". Trag den Code bei der Einheit nach, deren Name in der Meldung steht. Weil flinkest den Code erst beim Erstellen der E-Rechnung ermittelt und dabei den Einheitentext der Position mit dem Namen der Einheit vergleicht, wirkt das auch für bereits ausgestellte Rechnungen — solange der Name der Einheit noch zum Text der Position passt. Gibt es keine Einheit mit diesem Namen mehr, weil sie inzwischen umbenannt oder gelöscht wurde, legst du eine Einheit mit genau dem Namen aus der Meldung und dem passenden Code an. Wann und wie die E-Rechnung entsteht, erklärt die Seite E-Rechnung.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Willst du den Anlegen- oder Bearbeiten-Dialog mit ungespeicherten Änderungen schließen, fragt flinkest nach: „Sie haben ungespeicherte Änderungen. Wenn Sie jetzt schließen, gehen Ihre Änderungen verloren." Mit Ja, Änderungen verwerfen wirfst du sie weg, mit Zurück zur Bearbeitung kommst du in den Dialog zurück. Hast du nichts geändert, schließt der Dialog ohne Rückfrage.

Standard-Einheit

Standard-Einheit festlegen und entfernen

Über Als Standard setzen im Zeilenmenü machst du eine Einheit zum Vorschlag, mit dem flinkest das Feld Einheit eines neu angelegten Artikels automatisch vorbelegt — praktisch, wenn ein Großteil deines Sortiments in derselben Einheit geführt wird, etwa „Stk". flinkest bestätigt mit „Standard-Artikeleinheit gesetzt“, das Kennzeichen Standard wandert zu dieser Zeile, und das Menü zeigt an ihrer Stelle Standard entfernen an. Die Standard-Einheit ist außerdem der Rückfallwert beim CSV/Excel-Artikelimport, wenn eine Importzeile keine auflösbare Einheit mitbringt.

Der Standard ist dabei eine Einstellung, keine Eigenschaft der Einheit selbst — deshalb kann es immer nur eine geben, und Standard entfernen leert die Einstellung (Meldung „Standard-Artikeleinheit entfernt“), ohne automatisch eine andere Einheit zum neuen Standard zu machen; ein Administrator muss die nächste Standard-Einheit aktiv wählen. Weil die Wirkung so weit ausstrahlt, ist das Setzen und Entfernen zusätzlich an die Administratorrolle gebunden, unabhängig vom Recht, Artikel zu bearbeiten.

Standard-Einheit ist vor dem Löschen geschützt

Bei der aktuellen Standard-Einheit ist Löschen im Zeilenmenü gesperrt; darunter steht „Diese Einheit ist als Standard-Artikeleinheit konfiguriert und kann nicht gelöscht werden. Legen Sie zuerst eine andere Standard-Einheit fest.“ Derselbe Schutz greift auch, wenn jemand die Einheit über die Schnittstelle löschen will — flinkest lehnt dann mit derselben Meldung ab — wichtig, weil Artikeleinheiten keinen Papierkorb kennen und ein Löschen sonst unwiderruflich wäre. Um eine nicht mehr gebrauchte Standard-Einheit trotzdem zu entfernen, setzt du zuerst eine andere als Standard und löschst die alte danach.

Einheit löschen

Löschen lässt sich nur eine Einheit, die frei ist: nicht die aktuelle Standard-Einheit und von keinem Artikel — auch keinem archivierten — und keiner Arbeitsbericht-Materialzeile verwendet. Bei einer verwendeten Einheit ist Löschen im Zeilenmenü gesperrt, und darunter steht, wodurch: etwa „Diese Einheit wird noch verwendet und kann nicht gelöscht werden (Artikel: 3, Arbeitsbericht-Positionen: 1).“ — genannt werden nur die Arten, die tatsächlich vorkommen. Die Einheit bleibt, bis nichts mehr auf sie verweist. Für eine freie Einheit erscheint die Rückfrage „Artikeleinheit löschen" / „Soll diese Artikeleinheit wirklich gelöscht werden?"; erst Ja, löschen entfernt sie endgültig — einen Papierkorb oder ein Wiederherstellen gibt es für Artikeleinheiten nicht.

Spalten und Export

Liste exportieren

Über das Download-Symbol unten links neben der Blätterleiste exportierst du den Einheiten-Stamm als Excel, CSV, PDF oder JSON — wahlweise nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze, mit wählbaren Feldern inklusive ID sowie Erstellungs- und Änderungsdatum. Bei den meist ein- bis niedrig-zweistelligen Beständen ist „Alle Datensätze" praktisch immer die sinnvolle Wahl.

Spalten konfigurieren

Das Zahnrad neben der Blätterleiste öffnet den Dialog Spalten konfigurieren, in dem du Zusatzfelder wie ID, Erstellt am/von und Geändert am/von ein- und ausblendest sowie eine Standardsortierung festlegst — sichtbar nur mit der Berechtigung, Listenspalten zu konfigurieren. Die Auswahl gilt für den ganzen Betrieb und erscheint bei anderen angemeldeten Benutzern sofort, ohne dass die Seite neu geladen werden muss. Denselben Mechanismus beschreibt die Kunden-Hilfeseite ausführlicher.

Wo Artikeleinheiten sonst wirken

• Artikel — das Feld Einheit im Artikelformular ist Pflicht und wird bei einem neuen Artikel mit der Standard-Einheit vorbelegt, sofern gesetzt; auch in den Artikeldetails lässt sich die Einheit nachträglich ändern. Siehe Artikel-Einstellungen.
• Tagesübersicht — zeigt zu jeder Artikelkarte die Mengeneinheit als Kennzeichnung, direkt neben der Artikelnummer.
• Arbeitsberichte — jede Materialzeile eines Arbeitsberichts referenziert eine Einheit.
• Belege — Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung und Gutschrift übernehmen die Einheit als Text in die Position; eine spätere Umbenennung der Einheit wirkt dort nicht mehr nach, siehe „Bestehende Einheit bearbeiten".
• E-Rechnung — beim Erstellen einer E-Rechnung wird der Einheitentext jeder Position über den E-Rechnungs-Einheitencode der gleichnamigen Einheit in den genormten Code übersetzt.

Verwandte Seiten

• Artikel-Einstellungen
• Artikel
• Artikeldetails
• Artikelkategorien
• Tagesübersicht
• E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung, ebInterface)
• Allgemeine Einstellungen

Häufige Fragen

Warum lässt sich eine Einheit nicht löschen? Entweder ist sie die aktuelle Standard-Einheit — dann musst du zuerst eine andere als Standard festlegen — oder sie wird noch verwendet, etwa von einem Artikel (auch einem archivierten) oder einer Arbeitsbericht-Materialzeile. In beiden Fällen ist Löschen im Zeilenmenü gesperrt, und darunter steht der Grund.

Was passiert mit bestehenden Rechnungen, wenn ich eine Einheit umbenenne? Nichts. Bereits erfasste Belegpositionen speichern den Einheitentext beim Erfassen fest mit — eine Umbenennung wirkt nur auf künftig erfasste Positionen. Artikel und Arbeitsberichte dagegen zeigen sofort den neuen Namen, weil sie die Einheit als Referenz und nicht als Text führen.

Die E-Rechnung meldet, dass einer Einheit der E-Rechnungs-Einheitencode fehlt — was tun? Öffne unter Einstellungen die Artikeleinheiten, bearbeite die genannte Einheit und trag im Feld E-Rechnungs-Einheitencode den passenden UN/ECE-Code ein, z. B. H87 für Stück, HUR für Stunde, MTR für Meter, KGM für Kilogramm oder LS für eine Pauschale. Danach verschwindet diese Meldung — auch bei einer bereits ausgestellten Rechnung, solange der Name der Einheit noch zum Einheitentext der Position passt, denn flinkest ermittelt den Code erst beim Erstellen der E-Rechnung. Gibt es keine Einheit mit diesem Namen mehr, weil sie inzwischen umbenannt oder gelöscht wurde, legst du eine Einheit mit genau dem Namen aus der Meldung und dem passenden Code an.

Wie lege ich fest, welche Einheit bei einem neuen Artikel vorausgewählt ist? Setze im Zeilenmenü der gewünschten Einheit Als Standard setzen. Die Standard-Einheit belegt danach das Feld Einheit jedes neu angelegten Artikels vor und ist zugleich der Rückfallwert beim Artikelimport, wenn eine Zeile keine passende Einheit mitbringt. Ändern und Entfernen des Standards ist Administratoren vorbehalten.

Kann ich Umrechnungsfaktoren zwischen zwei Einheiten hinterlegen, etwa 1 Kiste = 12 Stk? Nein. Artikeleinheiten in flinkest stehen unabhängig nebeneinander, ohne Mengenfaktor zueinander. Willst du „Kiste" und „Stk" parallel führen, bildest du das über zwei unabhängige Artikel ab, nicht über eine Umrechnung derselben Einheit.

Muss ich für jede neue Einheit extra auf diese Seite wechseln? Nicht zwingend: Im Auswahlfeld Einheit eines Artikels kannst du einen noch nicht vorhandenen Namen eintippen und direkt anlegen lassen. Beschreibung und E-Rechnungs-Einheitencode lassen sich auf diesem Weg nicht mitgeben — dafür kommst du anschließend auf diese Seite.