Abgangsgründe

Nicht jede Ware verlässt das Lager über einen Lieferschein: Etwas geht zu Bruch, verdirbt, fehlt bei der Inventur, wird in der Produktion zu Ausschuss oder im eigenen Betrieb verbraucht. Solche Abgänge ohne Verkauf buchst du in flinkest mit einem Grund aus — damit später nachvollziehbar ist, warum die Ware fehlt, Auswertungen die Abgänge nach Ursache zeigen und der Eigenverbrauch steuerlich richtig an die Buchhaltung geht. Unter Einstellungen → Lager → Abgangsgründe pflegst du die Liste dieser Gründe: Du benennst die mitgelieferten System-Gründe nach deinem Sprachgebrauch, legst eigene Gründe an und bestimmst je Grund, ob eine Notiz Pflicht ist und ob jeder Abgang per E-Mail gemeldet wird.

Die Liste der Abgangsgründe

Über der Liste erklärt ein Hinweis den Zweck der Seite: Ware, die das Lager ohne Verkauf verlässt, wird mit einem Grund ausgebucht; Eigenverbrauch wird an die Buchhaltung übergeben.

Die Liste zeigt je Grund vier Spalten:

• Name — so erscheint der Grund im Auswahlfeld Grund, wenn jemand Ware ausbucht, und als Kennzeichen an der Lagerbewegung.
• Typ — die fachliche Bedeutung des Grundes (siehe Typen und was sie bewirken). Der Typ Eigenverbrauch ist farblich hervorgehoben, weil er als einziger eine Buchung in der Buchhaltung auslöst.
• Nachweis — die Kennzeichen Notiz Pflicht und Benachrichtigung, wenn du diese Optionen am Grund eingeschaltet hast, sowie System für die mitgelieferten System-Gründe.
• Status — Aktiv oder Inaktiv. Nur aktive Gründe stehen beim Ausbuchen zur Wahl.

Die Reihenfolge der Liste ist zugleich die Reihenfolge im Auswahlfeld Grund beim Ausbuchen. Ein neu angelegter Grund wird hinten angefügt. Ein Klick auf den Namen öffnet den Grund zum Bearbeiten; dasselbe erreichst du über das Menü rechts an der Zeile mit Bearbeiten. Bei eigenen Gründen steht dort zusätzlich Löschen.

Wer die Seite sieht. Die Seite liegt in den Einstellungen und ist damit nur für Administratoren erreichbar. Zum Speichern und Löschen braucht dein Benutzer außerdem die Berechtigung, das Lager zu bearbeiten. Den Eintrag Abgangsgründe in der Seitenleiste der Einstellungen gibt es nur, solange das Modul Lager unter Einstellungen → Module eingeschaltet ist.

System-Gründe

flinkest liefert für jeden Typ genau einen System-Grund mit, erkennbar am Kennzeichen System: Bruch / Beschädigung, Verderb / MHD abgelaufen, Inventurdifferenz / Schwund, Produktionsausschuss, Eigenverbrauch, Betrieblicher Eigenbedarf (Verkostung, Muster) und Umlagerung. Damit kannst du sofort ausbuchen, ohne vorher etwas einzurichten.

Für System-Gründe gilt:

• Den Namen kannst du ändern — etwa „Eigenverbrauch" in „Entnahme für den Betrieb", wenn das bei euch so heißt.
• Der Typ ist fest. Im Bearbeiten-Dialog ist das Feld Typ gesperrt, darunter steht „Der Typ eines System-Grundes kann nicht geändert werden." Auswertungen und die Eigenverbrauchs-Buchung verlassen sich darauf, dass es zu jedem Typ genau diesen einen System-Grund gibt.
• System-Gründe lassen sich nicht löschen — im Zeilenmenü fehlt Löschen deshalb. Brauchst du einen System-Grund nicht, nimm das Häkchen bei Aktiv heraus; dann taucht er beim Ausbuchen nicht mehr auf.

Typen und was sie bewirken

Der Typ entscheidet, wie flinkest einen Abgang auswertet — der Name ist nur die Beschriftung. Deshalb kannst du mehrere eigene Gründe auf denselben Typ legen (z. B. „Transportschaden" und „Sturz im Lager", beide Bruch / Beschädigung) und siehst sie in den Auswertungen trotzdem getrennt nach Grund wie auch zusammengefasst nach Typ.

Typ	Wofür	Was er bewirkt
Bruch / Beschädigung	zerbrochene oder beschädigte Ware	Abgang, zählt als Abgangswert
Verderb / MHD abgelaufen	verdorbene Ware, abgelaufenes Mindesthaltbarkeitsdatum	Abgang, zählt als Abgangswert
Inventurdifferenz / Schwund	Bestand weicht bei der Zählung ab	Abgang, zählt als Abgangswert; darf als einziger Abgangs-Typ auch an einem Zugang stehen (Mehrbestand)
Produktionsausschuss	Ausschuss bei der eigenen Fertigung	Abgang, zählt als Abgangswert
Eigenverbrauch	Ware, die der Betrieb oder der Inhaber selbst entnimmt	Abgang, zählt als Abgangswert und wird umsatzsteuerpflichtig an die Buchhaltung übergeben
Betrieblicher Eigenbedarf (Verkostung, Muster)	Verkostungen, Muster, Proben	Abgang, zählt als Abgangswert
Umlagerung	Ware wechselt von einem Lager in ein anderes	kein Abgang — siehe unten

Eigenverbrauch. Ein Abgang mit einem Grund vom Typ Eigenverbrauch ist in Österreich umsatzsteuerpflichtig. flinkest bewertet ihn deshalb zum Einkaufspreis: Ist an der Lagerbewegung keiner erfasst, nimmt flinkest bei einem Artikel dessen Einkaufspreis, bei einem Rohstoff den günstigsten Preis seiner Lieferanten (umgerechnet auf kg bzw. l). Gibt es gar keinen, lehnt flinkest die Buchung mit „Eigenverbrauch braucht einen Einkaufspreis – erfassen Sie ihn oder pflegen Sie ihn am Artikel." ab — ein Eigenverbrauch zu 0 € wäre steuerlich falsch. Die Umsatzsteuer richtet sich nach dem Steuersatz des Artikels bzw. Rohstoffs; hat ein Rohstoff keinen eigenen Steuersatz, gilt der Steuersatz für Eigenverbrauch von Rohstoffen aus den Lager-Einstellungen (Standard 10 %). In einer bereits abgeschlossenen Buchungsperiode ist ein Eigenverbrauch nicht mehr buchbar. Ist dein Betrieb in den Buchhaltungs-Einstellungen als Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG eingetragen, geht der Eigenverbrauch wie deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer an die Buchhaltung. Die Konten, auf die der Eigenverbrauch gebucht wird, legst du ebenfalls in den Buchhaltungs-Einstellungen fest.

Umlagerung ist kein Abgang. Bringst du Ware von einem Lager in ein anderes — etwa vom Hauptlager in ein Fahrzeuglager —, verlässt sie den Betrieb nicht. Ein Grund vom Typ Umlagerung kennzeichnet beide Bewegungen — den Abgang im einen und den Zugang im anderen Lager —, zählt aber nicht als Abgangswert, erscheint nicht in den Auswertungen der Abgänge und löst keine Buchung aus. Neben Inventurdifferenz / Schwund ist Umlagerung der einzige Typ, der auch an einem Zugang stehen darf: Stellst du im Dialog der Lagerbewegung die Richtung auf Eingehend, bietet das Feld Grund nur diese beiden an, und die Angabe ist dort freiwillig. Alle anderen Typen weist flinkest an einem Zugang mit „Dieser Grund gilt nur für Lagerabgänge" zurück.

Auswertungen. Unter Berichte, Reiter Vorlagen, findest du die fertigen Auswertungen Abgänge nach Grund (Menge und Wert je Grund) und Eigenverbrauch nach Monat und Steuersatz; im Report-Builder lassen sich Lagerbewegungen außerdem frei nach Abgangsgrund und Art des Abgangsgrunds gruppieren.

Aktionen

Eigenen Grund anlegen

Reichen die System-Gründe nicht, legst du eigene an — zum Beispiel „Transportschaden", für den du immer eine Schilderung für die Versicherung brauchst. Klicke oben rechts auf Neu. Der Dialog Grund hinzufügen hat zwei Bereiche:

• Details: Name (Pflicht, höchstens 150 Zeichen), Typ (Pflicht, vorbelegt mit Bruch / Beschädigung; das Fragezeichen erklärt, dass der Typ die Auswertung bestimmt) und Aktiv (vorbelegt).
• Nachweis: Notiz verpflichtend und Benachrichtigung senden — siehe die beiden Abschnitte unten.

Speichern wird erst aktiv, sobald du etwas eingetragen hast. Nach dem Speichern steht der Grund sofort im Auswahlfeld Grund beim Ausbuchen zur Verfügung. Fehlt der Name, meldet flinkest das direkt am Feld und der Dialog bleibt offen. Schließt du den Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach, ob du die Eingaben verwerfen willst.

Notiz verpflichtend

Bei manchen Abgängen reicht der Grund allein nicht — beim Transportschaden braucht die Versicherung eine Schilderung, bei Schwund willst du wissen, wo gezählt wurde. Ist Notiz verpflichtend gesetzt, bekommt beim Ausbuchen mit diesem Grund das Feld Notiz einen Stern. Wer ohne Notiz speichert, bekommt am Notizfeld „Für den Grund … ist eine Notiz erforderlich" und muss nachtragen. In der Liste zeigt das Kennzeichen Notiz Pflicht in der Spalte Nachweis, welche Gründe das verlangen.

Fotos oder Belege als Nachweis hängst du nicht hier, sondern direkt an der gebuchten Lagerbewegung an (Zeilenmenü Anhänge in den Lagerbewegungen).

Benachrichtigung senden

Teure Abgänge sollen nicht erst bei der Inventur auffallen. Ist Benachrichtigung senden gesetzt, schickt flinkest bei jedem Abgang mit diesem Grund eine E-Mail mit dem Betreff „Lagerabgang: ‹Grund› – ‹Artikel›" an die Firmen-E-Mail-Adresse — das ist die Email-Adresse in den Allgemeinen Einstellungen, Reiter Unternehmen. Die Mail geht erst, wenn die Buchung tatsächlich gespeichert ist; beim Zurückbuchen einer Bewegung, bei einem Zugang mit diesem Grund (Inventurdifferenz oder Umlagerung) und bei einer Umlagerung — auch auf der Abgangsseite — geht keine Mail. Ist keine Firmen-E-Mail-Adresse hinterlegt oder scheitert der Versand, bleibt die Buchung trotzdem bestehen — es fehlt dann nur die Mail. In der Liste kennzeichnet Benachrichtigung diese Gründe.

Grund bearbeiten

Ein Klick auf den Namen in der Liste (oder Bearbeiten im Zeilenmenü) öffnet den Dialog Grund bearbeiten mit denselben Feldern wie beim Anlegen. Bei einem System-Grund ist das Feld Typ gesperrt; Name, Aktiv, Notiz verpflichtend und Benachrichtigung senden kannst du frei ändern.

Eine Namensänderung wirkt überall, wo der Grund angezeigt wird — auch an bereits gebuchten Lagerbewegungen, denn diese verweisen auf den Grund und speichern keine Kopie seines Namens.

Grund deaktivieren

Nimmst du das Häkchen bei Aktiv heraus, steht der Grund beim Ausbuchen nicht mehr zur Wahl; in der Liste zeigt er den Status Inaktiv. Bereits gebuchte Lagerbewegungen behalten ihren Grund. Versucht ein Gerät oder eine Schnittstelle trotzdem, ausdrücklich einen inaktiven Grund zu buchen, lehnt flinkest mit „Dieser Grund ist nicht mehr aktiv" ab. Deaktivieren ist der richtige Weg für System-Gründe, die du nicht brauchst, und für eigene Gründe, die schon benutzt wurden.

Grund löschen

Eigene Gründe, die noch an keiner Lagerbewegung hängen, löschst du über Löschen im Zeilenmenü. flinkest fragt unter Grund löschen nach und weist dabei darauf hin, dass ein bereits verwendeter Grund nicht gelöscht werden kann. Ist der Grund schon benutzt, lehnt flinkest mit „Dieser Grund wird von Lagerbewegungen verwendet und kann nicht gelöscht werden. Deaktivieren Sie ihn stattdessen." ab — sonst verlören die gebuchten Bewegungen ihren dokumentierten Grund. System-Gründe lassen sich grundsätzlich nicht löschen.

Wo die Gründe verwendet werden

Ausgebucht wird nicht hier, sondern über die Schaltfläche Ausbuchen in den Lagerbewegungen, in den Lagerdetails und in den Artikeldetails. Dort ist das Feld Grund bei einem Abgang Pflicht, bei einem Zugang freiwillig. Ob ein Grund überhaupt verlangt wird, stellst du in den Lager-Einstellungen mit Grund für Lagerabgänge verpflichtend ein; das gilt für manuelle Abgänge — Lieferscheine und Kommissionierung buchen ohne Grund. Ohne gewählten Grund lehnt flinkest einen Abgang mit „Bitte wählen Sie einen Grund für diesen Abgang" ab, solange diese Einstellung eingeschaltet ist.

Verwandte Seiten

• Lagerbewegungen — Ware ausbuchen, Grund und Anhänge an der Bewegung
• Lagerdetails
• Artikeldetails
• Lager-Einstellungen — Grund für Lagerabgänge verpflichtend
• Buchhaltungs-Einstellungen — Konten für den Eigenverbrauch
• Berichte — Abgänge nach Grund, Eigenverbrauch nach Monat und Steuersatz
• Report-Builder
• Allgemeine Einstellungen — Firmen-E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen

Häufige Fragen

Kann ich den System-Grund „Eigenverbrauch" umbenennen? Ja. Den Namen jedes System-Grundes kannst du unter Einstellungen → Lager → Abgangsgründe frei ändern. Der Typ bleibt fest, damit Auswertungen und die Eigenverbrauchs-Buchung weiter funktionieren.

Warum kann ich einen Abgangsgrund nicht löschen? System-Gründe sind grundsätzlich nicht löschbar, und eigene Gründe nur, solange noch keine Lagerbewegung damit gebucht wurde — sonst verlören diese Bewegungen ihren dokumentierten Grund. Nimm stattdessen das Häkchen bei „Aktiv" heraus; dann steht der Grund beim Ausbuchen nicht mehr zur Wahl.

Zählt eine Umlagerung als Abgang? Nein. Ein Grund vom Typ Umlagerung kennzeichnet Ware, die von einem Lager in ein anderes wechselt. Sie zählt nicht als Abgangswert, erscheint nicht in der Auswertung „Abgänge nach Grund" und löst keine Buchung in der Buchhaltung aus.

Wer bekommt die E-Mail bei „Benachrichtigung senden"? Die Mail geht an die Firmen-E-Mail-Adresse aus den Allgemeinen Einstellungen (Reiter Unternehmen, Feld „Email-Adresse"). Ist keine Adresse hinterlegt, wird keine Mail verschickt — die Lagerbewegung wird trotzdem gebucht.

Wozu brauche ich eigene Abgangsgründe, wenn es schon System-Gründe gibt? Eigene Gründe machen die Ursache genauer: „Transportschaden" und „Sturz im Lager" sind beide vom Typ Bruch / Beschädigung, lassen sich aber getrennt auswerten und unterschiedlich einstellen — etwa mit Notiz-Pflicht nur für den Transportschaden, den die Versicherung schriftlich braucht.