Wareneingang

Der Wareneingang ist der Erfassungsschirm für die Warenannahme: Du wählst das Lager, ziehst die angelieferten Artikel mit dem Barcode-Scanner durch, korrigierst bei Bedarf die Mengen und buchst alles gemeinsam als Zugang ein. Die Seite füllt den Bildschirm ganz aus — ohne Seitenmenü, ohne Kopfleiste, mit großen Schaltflächen, damit sie sich am Annahmeplatz auch auf einem Tablet bedienen lässt. Anders als Lagerbewegungen hat dieser Schirm kein einziges manuelles Eingabefeld — jede Angabe kommt aus dem gescannten Code oder aus dem Lager-Dropdown im Kopf. Am Ende steht je erfasster Zeile eine Lagerbewegung mit Richtung Zugang.

Kopfbereich und Lagerauswahl

Lager auswählen

Links steht der Titel Wareneingang, rechts daneben unter der Beschriftung ausgewähltes Lager die Auswahlliste aller Lager. Rufst du die Seite direkt auf, steht in der Liste nur der Platzhalter „Select stock" (unübersetzt) — dann wählst du zuerst ein Lager.

Lager vorbelegt aus der Lagerübersicht

Kommst du über die Schaltfläche Wareneingang in der Lagerübersicht hierher, ist das dort gewählte Lager bereits eingetragen — du kannst sofort scannen, ohne noch einmal auszuwählen.

Scannen ohne Lager blockiert

Ist kein Lager gewählt, nimmt der Schirm keinen Scan an: flinkest meldet „Bitte wählen Sie zuerst ein Lager", noch bevor überhaupt ein Artikel-Lookup versucht wird — ohne Lager wäre eine Buchung fachlich sinnlos.

Lagerwechsel mitten in der Erfassung

Gebucht wird immer auf das Lager, das im Moment des Buchens oben ausgewählt ist — auch für Zeilen, die du vorher unter einem anderen Lager eingescannt hast. Wechselst du das Lager mitten in der Erfassung, wandert die ganze bereits gesammelte Liste mit, ohne dass sich an den Zeilen sichtbar etwas ändert. Erfasse deshalb je Lager einen eigenen Durchgang: scannen, buchen, dann erst das Lager wechseln — sonst landet eine schon gescannte Zeile am falschen Lager, ohne dass du das vor dem Buchen bemerkst.

Vollbild ohne Navigation

Dieser Schirm blendet Seitenmenü, Kopfleiste und Brotkrumen-Leiste bewusst aus, damit der ganze Bildschirm für die Erfassung an einem Scangerät oder Tablet zur Verfügung steht. Der Weg zurück führt über „Abbrechen" links unten in der Fußzeile.

Zum Öffnen brauchst du die Berechtigung, Lagerstände und Lagerorte zu sehen — sonst landest du auf einer Hinweisseite. Die Schaltflächen zum Buchen und das Papierkorb-Symbol erscheinen nur zusätzlich mit der Berechtigung, Lagerbewegungen zu erfassen. Fehlt sie, kannst du zwar scannen und Mengen ändern, aber nichts buchen und keine Zeile entfernen.

Artikel scannen

Scan-Formate: benutzerdefiniert und GS1

Es gibt hier kein Suchfeld und keine Artikelauswahl — der Schirm hört ausschließlich auf die Tastatur, und damit auf jeden Handscanner, der sich als Tastatur meldet. Welche Codes erkannt werden, legt eine Formatliste in den Beleg-Einstellungen fest; sie gilt für alle Scan-Schirme im Lager gemeinsam, jedes aktive Format wird der Reihe nach probiert. Zwei Typen sind möglich:

• Benutzerdefiniert — ein Muster mit Rahmenzeichen, im Auslieferungszustand #Artikelnummer Charge#: Artikelnummer und Chargennummer, durch ein Leerzeichen getrennt, zwischen zwei Rauten. Ein Ausrufezeichen im Code verhindert die Erkennung, und als Charge zählt nur der Teil bis zum nächsten Leerzeichen — Chargennummern mit Leerzeichen werden abgeschnitten.
• GS1 — das genormte Format aus GS1-QR-, DataMatrix- und GS1-128-Codes. Hier liest flinkest GTIN, Charge und Mindesthaltbarkeitsdatum direkt aus dem Code; der Artikel wird dabei über die am Artikel hinterlegte EAN gefunden, nicht über die Artikelnummer.

Scan wird sofort erkannt

Bei einem benutzerdefinierten Format ist der Code erkannt, sobald die schließende Raute selbst eingegeben ist — ein weiteres Zeichen danach braucht dieses Format nicht mehr; ein vom Scanner ohnehin mitgesendeter Zeilenumbruch stört aber nicht. Ein GS1-Code hat dagegen kein eigenes Abschlusszeichen — der Scanner muss so eingerichtet sein, dass er nach dem Code Enter sendet, sonst wertet flinkest ihn nicht aus.

Unbekannter Code oder falsches Format

Passt der gescannte Code zu keinem aktiven Format und sendet der Scanner danach sein Abschlusszeichen, meldet flinkest „Scan nicht erkannt – Scanner-Format prüfen" — meist ein Zeichen, dass das Etikett nicht zum eingestellten Format passt oder der Scanner falsch konfiguriert ist. Bei einem benutzerdefinierten Format schlägt flinkest die erkannte Artikelnummer in den Artikelstammdaten nach, bei GS1 löst es die gescannte GTIN über die EAN auf; gibt es keinen passenden Artikel, meldet flinkest „Unbekannte Artikelnummer" mit der Artikelnummer bzw. EAN dahinter.

Nicht lagergeführte Artikel gesperrt

Steht der gescannte Artikel nicht unter Lagerführung, weist flinkest ihn mit „Product is not a stock-item" ab (unübersetzt) — die Lagerführung schaltest du in den Artikeldetails im Abschnitt Lager ein, dort liegt auch das Feld für die EAN. Diese Prüfung läuft hier bereits vor dem Anlegen der Zeile, nicht erst beim Buchen.

Derselbe Artikel mit derselben Charge zählt hoch

Ziehst du dieselbe Kombination aus Artikelnummer und Charge ein zweites Mal durch, entsteht keine zweite Zeile — die vorhandene erhöht sich um 1. Bringt dieser zweite Scan ein Mindesthaltbarkeitsdatum mit, das die Zeile noch nicht hatte, übernimmt flinkest es nachträglich; ein Rescan ohne Datum lässt ein bereits erfasstes unangetastet.

Andere Charge legt eine neue Zeile an

Eine andere Charge desselben Artikels bekommt eine eigene Zeile, weil der Bestand je Charge getrennt geführt wird — auch „keine Charge" zählt dabei als eigene, von jeder benannten Charge unterschiedene Variante.

Die Erfassungsliste

Zeilen ansehen und Menge korrigieren

Jede erfasste Zeile ist eine Karte. Oben links steht die Artikelnummer als Kürzel, daneben die Artikelbezeichnung, rechts die gescannte Charge; hat ein GS1-Scan eines mitgebracht, folgt darunter das Mindesthaltbarkeitsdatum. Darunter liegt das Mengenfeld mit einer − und einer + Schaltfläche oder direkter Zifferneingabe; unter 0 lässt es sich nicht stellen — praktisch, um einen Scan-Fehler (ein Karton zu viel oder zu wenig gezählt) ohne erneutes Scannen zu korrigieren.

Zeile entfernen

Links unten auf der Karte liegt das Papierkorb-Symbol; ein Klick entfernt die Zeile sofort, ohne Rückfrage — anders als beim Löschen einer bereits gespeicherten Bewegung handelt es sich hier um reinen, noch ungespeicherten Zustand im Browser, eine Rückfrage wäre hier nicht nötig.

Noch ist nichts gebucht

Die Liste steht nur im Browser. Solange du nicht buchst, ändert sich kein Bestand, es ist nichts reserviert und niemand sonst sieht die Erfassung. Ein Neuladen der Seite, ein Klick auf „Abbrechen" oder ein Lagerwechsel-Missgeschick kostet dich also die Sammlung, nicht aber gebuchte Daten — es gibt dafür allerdings auch keine Warnung beim Verlassen der Seite, anders als bei den meisten Formularen im ERP. Stellst du eine Zeile auf die Menge 0 und ziehst denselben Artikel mit derselben Charge noch einmal durch, bleibt sie auf 0 stehen und es entsteht auch keine neue Zeile — willst du eine Zeile loswerden, nimm das Papierkorb-Symbol statt der Menge 0.

Bundle-Artikel

Bundle-Scan öffnet einen eigenen Dialog

Scannst du einen Bundle-Artikel — einen Artikel, der laut Stammdaten aus anderen Artikeln zusammengesetzt ist —, landet er nicht in der Liste. Stattdessen öffnet sich sofort der Dialog Bundle-Artikel: Ein Bundle ist keine einzelne Lagerbuchung, sondern eine Zerlegung — eine eingehende Bewegung für das fertige Bundle, plus je eine ausgehende Bewegung pro Bestandteil, die vorher schon einzeln vorrätig sein musste.

Menge und Komponenten

Ganz oben stellst du die Menge des Bundles ein. Darunter steht „Bitte Charge scannen für folgende Artikel" und je Bestandteil eine Zeile mit Artikelnummer, Bezeichnung, Charge, der benötigten Menge (Menge des Bestandteils mal Menge des Bundles, rechnet sich beim Ändern der Bundle-Menge sofort mit hoch) und dem Lager. Das Lager ist das Standardlager des Bestandteils, ersatzweise das oben gewählte; hier lässt es sich nicht ändern — Bestandteile eines Bundles liegen in der Praxis oft an unterschiedlichen Orten.

Charge je Komponente scannen

Diese Chargen kommen wieder per Scan — sowohl mit einem benutzerdefinierten als auch mit einem GS1-Format: Solange der Dialog offen ist, ordnet flinkest jeden gescannten Code der Bestandteil-Zeile mit passender Artikelnummer (bzw. bei GS1 passender EAN) zu und übernimmt ein mitgeliefertes Mindesthaltbarkeitsdatum gleich mit — ohne einen neuen Server-Lookup, die Bestandteilliste ist ja schon geladen. Zeilen ohne Charge sind rot hinterlegt, und Speichern bleibt gesperrt, bis jede Zeile eine Chargennummer hat.

Bestand prüfen vor dem Speichern

Vor dem Speichern prüft flinkest je Bestandteil, Lager und Charge, ob genug vorhanden ist, um eine Bundle-Buchung zu verhindern, die den Bestand eines Bestandteils unter 0 drücken würde. Reicht es nicht, kommt statt der Buchung die Rückfrage Wareneingang für Bundle kann nicht durchgeführt werden. Sie listet je Bestandteil auf, was nötig ist und was tatsächlich am zugeordneten Lager liegt, und schließt mit der Frage „Lagerkorrektur durchfürehn?" (Tippfehler steckt im Bestand, so erscheint sie auch).

Fehlender Bestand: Lagerkorrektur anbieten

Mit Ja bucht flinkest zu jedem zu knappen Bestandteil eine Korrektur mit einem erklärenden Vermerk und meldet „Lagerkorrektur wurde durchgeführt" — das Bundle selbst ist damit noch nicht gebucht, dafür klickst du danach erneut auf Speichern. Statt den Wareneingang abzubrechen, wird der fehlende Bestand so direkt nachgebucht; sieh dir den Bestand der betroffenen Bestandteile nach einer solchen Korrektur trotzdem an, bevor du weiterarbeitest. Die saubere Alternative ist, den fehlenden Bestand vorher gezielt über Lagerbewegungen nachzubuchen.

Bundle-Buchung abschließen

Reicht der Bestand — ggf. erst nach der Korrektur —, bucht Speichern den Bundle-Artikel als Zugang und jeden Bestandteil im selben Zug als Abgang aus seinem Lager; das Bundle entsteht also aus vorhandenem Bestand und verbraucht ihn. Beides gehört zusammen: Scheitert eine der Buchungen, wird keine geschrieben. Die Bestandteile bleiben mit der Bundle-Buchung verknüpft, deshalb lässt sich die Zeile später in den Artikeldetails und unter Lagerbewegungen aufklappen. Schließen verwirft den Dialog samt dem gescannten Bundle ohne Rückfrage — der Artikel taucht danach nicht in der Erfassungsliste auf, du müsstest ihn neu scannen.

Wareneingang buchen

Eine einzelne Zeile buchen

Die Schaltfläche Wareneingang bestätigen auf der Karte selbst betrifft nur diese Zeile — und sie fragt vorher nach: Der Dialog Wareneingang für einen Artikel stellt die Frage „Soll der Wareneingang für diesen Artikel durchgeführt werden?" mit den Schaltflächen Ja und Nein. Nach dem Buchen verschwindet nur diese Zeile, der Rest der Liste bleibt.

Alle Zeilen auf einmal buchen

Rechts in der Fußzeile liegt Wareneingang bestätigen, gesperrt, solange keine Zeile erfasst ist. Anders als das Bestätigen einer einzelnen Zeile bucht diese Schaltfläche ohne Rückfrage — ein Klick genügt, und alle gescannten Zeilen werden sofort und unwiderruflich gebucht. Je Zeile entsteht eine Lagerbewegung als Zugang auf das oben gewählte Lager, mit der gescannten Charge und der eingestellten Menge; danach meldet flinkest „Wareneingang erfolgreich durchgeführt" und die Liste ist leer.

Teilerfolg möglich

Jede Zeile wird einzeln gebucht, nicht als ein gemeinsamer Vorgang. Scheitert eine, bleiben die übrigen gebucht; die gescheiterte Zeile bleibt mit ihren erfassten Werten stehen, und ein Fehler-Toast nennt den Grund. Du kannst sie also korrigieren und erneut buchen, ohne von vorn anzufangen.

Buchungsdatum ist immer der Buchungszeitpunkt

Ein abweichendes Datum lässt sich hier nicht eintragen — flinkest stempelt beim Speichern den aktuellen Zeitpunkt, unabhängig davon, was auf der Uhr deines Geräts steht oder wann die Ware tatsächlich angekommen ist. Für eine Lieferung, die schon früher angekommen ist, nimm die Bewegung von Hand über Lagerbewegungen — allerdings gilt dort dieselbe Einschränkung beim Anlegen einer neuen Bewegung: Auch dort bestimmt der Server das Datum, nicht deine Auswahl; ein Datum lässt sich nur nachträglich über Bearbeiten einer bereits gespeicherten Bewegung setzen.

Pflichtfelder je Artikel

Ob Charge, Mindesthaltbarkeitsdatum oder Seriennummer Pflicht sind, entscheidet der gewählte Artikel, nicht dieser Screen:

• Charge fehlt. Ist der Artikel chargenpflichtig, im gescannten Code aber keine Charge enthalten, meldet flinkest „Charge darf nicht leer sein." Bei einem benutzerdefinierten Format prüfe das Etikett: Artikelnummer und Charge müssen durch genau ein Leerzeichen getrennt zwischen den beiden Rauten stehen.
• Mindesthaltbarkeitsdatum fehlt. Verlangt der Artikel ein Mindesthaltbarkeitsdatum und der gescannte Code enthielt keines, meldet flinkest „Mindesthaltbarkeitsdatum darf nicht leer sein." Ein benutzerdefiniertes Format liefert nie ein Mindesthaltbarkeitsdatum — solche Artikel lassen sich nur über einen GS1-Scan buchen, dessen Code eines mitbringt.
• Seriennummer fehlt oder nicht erfassbar. Verlangt der Artikel eine Seriennummer, meldet flinkest „Seriennummer darf nicht leer sein." — dieser Screen hat dafür aber gar kein Eingabefeld, weder im Scan-Format noch im GS1-Code. Ein seriennummernpflichtiger Artikel lässt sich hier also grundsätzlich nicht buchen; die Zeile bleibt dauerhaft in der Liste stehen. Buche ihn stattdessen über Lagerbewegungen oder in den Artikeldetails im Reiter Lager Zu/Abgang, wo es ein eigenes Feld für die Seriennummer gibt.
• Eindeutige Seriennummer mit Menge über 1. Verlangt der Artikel zusätzlich eindeutige Seriennummern, darf eine Buchung ohnehin nur ein Stück umfassen; eine größere Menge lehnt flinkest mit „Since the serial number must be unique, only a number of 1 is allowed" ab (unübersetzt).

Ob ein Artikel chargen-, MHD- oder seriennummernpflichtig ist, steht in den Artikeldetails.

Was dieser Schirm nicht erfasst

Lieferant, Einkaufspreis, Seriennummer und Notiz kommen im Wareneingang nicht vor; er ist auf Tempo an der Rampe ausgelegt. Das Mindesthaltbarkeitsdatum lässt sich hier nicht von Hand eintragen — es kommt nur mit, wenn es im gescannten GS1-Code steht. Brauchst du eine dieser Angaben von Hand, erfasse die Bewegung stattdessen über Lagerbewegungen oder — wenn die Lieferung als Lieferanten-Lieferschein vorliegt — über den Lieferanten. Deine Buchung ist danach sofort in der Lagerübersicht, in den Lagerdetails und in der Chargenverfolgung sichtbar — flinkest führt keinen Bestandszähler, der Bestand ergibt sich aus der Summe aller Bewegungen je Lager und Charge.

Abbrechen

Die rote Schaltfläche Abbrechen links in der Fußzeile geht einen Schritt im Browser zurück — in aller Regel dorthin, wo du hergekommen bist. Die noch nicht gebuchte Liste ist damit verworfen; bereits gebuchte Zeilen bleiben natürlich gebucht. Hast du die Seite über einen direkten Link geöffnet, gibt es keinen Schritt zurück; dann rufst du die gewünschte Seite direkt auf.

Verwandte Seiten

• Lagerübersicht
• Lager
• Lagerbewegungen
• Lagerdetails
• Chargenverfolgung
• Artikel
• Artikeldetails
• Beleg-Einstellungen

Häufige Fragen

Wie komme ich zum Wareneingang? Über die Lagerübersicht: Dort wählst du oben ein Lager aus, danach erscheint die Schaltfläche Wareneingang. Das gewählte Lager ist im Erfassungsschirm dann schon eingetragen. Die Schaltfläche siehst du nur, wenn dein Benutzer Lagerbewegungen erfassen darf.

Der Scanner piept, aber es passiert nichts — woran liegt das? Meist an einem von drei Dingen: Es ist noch kein Lager ausgewählt (dann meldet flinkest „Bitte wählen Sie zuerst ein Lager"), das Etikett passt nicht zum konfigurierten Scan-Format — dann meldet flinkest nach dem Abschlusszeichen des Scanners „Scan nicht erkannt – Scanner-Format prüfen" — oder der Scanner sendet bei einem GS1-Format kein Enter als Abschluss. Ohne dieses Zeichen wertet flinkest einen GS1-Code nicht aus. Welches Format aktiv ist, steht in den Beleg-Einstellungen.

Kann ich einen Artikel ohne Scanner erfassen? Nicht auf diesem Schirm — er kennt weder Suchfeld noch Artikelauswahl. Wer von Hand erfassen will, nimmt die Schaltfläche Neu unter Lagerbewegungen; dort wählst du Artikel, Lager, Richtung, Menge und Datum aus Feldern aus.

Warum lässt sich ein Artikel hier nicht buchen, obwohl er auf Lager liegt? Wenn der Artikel eine Seriennummer verlangt, geht es im Wareneingang nicht — der Schirm hat kein Feld dafür und die Buchung wird mit „Seriennummer darf nicht leer sein." abgewiesen. Dasselbe gilt für ein Pflicht-Mindesthaltbarkeitsdatum, das ein benutzerdefinierter Scan nicht mitbringen kann. Erfasse solche Artikel über Lagerbewegungen oder in den Artikeldetails im Reiter Lager Zu/Abgang.

Ich habe mitten in der Erfassung das Lager umgestellt — was ist mit den schon gescannten Zeilen? Die wandern mit. Gebucht wird immer auf das Lager, das beim Klick auf Wareneingang bestätigen oben ausgewählt ist. Buche deshalb erst fertig, bevor du das Lager wechselst; ist es schon passiert, hilft nur, die falsch gebuchten Zeilen über Lagerbewegungen zu korrigieren.

Kann ich einen Wareneingang von vorgestern nachtragen? Nicht hier — dieser Schirm bucht immer mit dem aktuellen Zeitpunkt. Für ein abweichendes Datum bearbeitest du eine bereits erfasste Bewegung unter Lagerbewegungen; beim erstmaligen Anlegen einer neuen Bewegung ignoriert flinkest aber auch dort das gewählte Datum.

Was passiert, wenn ich die Seite schließe, ohne zu buchen? Dann ist die gesammelte Liste weg und es hat sich nichts geändert. Die Erfassung lebt nur im Browser — erst Wareneingang bestätigen schreibt Lagerbewegungen.