Chargenverfolgung

Die Chargenverfolgung beantwortet eine einzige Frage: Wo ist eine bestimmte Charge hingegangen? Du gibst eine Chargennummer ein und siehst, wie viel davon eingebucht wurde, wie viel noch im Lager liegt und welche Kunden welche Mengen bekommen haben — mit dem Lieferschein zu jeder Auslieferung. Eine Charge ist eine Kennzeichnung, die mehrere Einheiten desselben Artikels zu einem Fertigungs- oder Wareneingangslos zusammenfasst. Muss so ein Los zurückgerufen werden, bereitest du den Rückruf direkt von hier aus vor.

Chargennummer eingeben und filtern

Chargennummer eingeben

Ganz oben steht das Feld Chargennummer, beim Öffnen der Seite bereits mit dem Cursor. Die Auswertung startet erst ab zwei Zeichen und läuft etwa eine halbe Sekunde nach der letzten Eingabe von selbst los, ohne dass du etwas bestätigen musst. Solange keine oder eine zu kurze Chargennummer eingetragen ist, bleibt der Rest der Seite leer — es steht nur der Hinweis „Chargennummer eingeben, um die Verfolgung zu starten." da.

Woher die Daten kommen. Ausgewertet werden ausschließlich Lagerbewegungen, die an einer Position eines Lieferscheins hängen. Die Charge wird an der Position erfasst und beim Finalisieren mit ausgebucht — deshalb taucht hier nur auf, was tatsächlich über einen Lieferschein gelaufen ist. Ein Wareneingang ohne Chargenangabe oder eine Charge, die nie über einen Lieferschein bewegt wurde, erscheint mit ihren Zugängen, aber ohne Kundenzeile.

Nach Kunde oder Produkt filtern

Neben dem Chargenfeld liegen zwei weitere: Nach Kunde filtern schränkt die Auswertung auf einen Kunden ein, Nach Produkt filtern auf einen Artikel. Beide Filter wirken auf die komplette Auswertung — sowohl auf die Kennzahlen-Kacheln als auch auf die Aufteilungstabelle darunter.

Eine Chargennummer ist nicht zwingend eindeutig. Wurde dieselbe Chargennummer bei zwei unterschiedlichen Artikeln vergeben — etwa weil sie ohne zentrale Nummernvergabe von Hand eingetragen wurde —, summiert die Auswertung ohne Produktfilter beide zusammen. Erst der Produktfilter trennt sie sauber. Bei einer wichtigen Auswertung lohnt es sich deshalb, zusätzlich nach Artikel zu filtern, falls die Zahlen höher wirken als erwartet.

Auswertung ist verlinkbar

Chargennummer und beide Filter schreibt flinkest fortlaufend in die Adresse der Seite. Ein Aufruf mit fertiger Charge ist damit verlinkbar — kopiere die Adresszeile, um einer Kollegin genau diese Auswertung zu schicken —, und der Zurück-Knopf des Browsers führt zur vorherigen Suche, praktisch, wenn du mehrere Chargen nacheinander prüfst.

Keine Charge gefunden

Ist die eingegebene Chargennummer syntaktisch gültig, aber unbenutzt oder unbekannt, zeigen die Kennzahlen-Kacheln durchgehend 0, unter „Top-Kunden" steht „Noch keine Kundenlieferungen", und die Tabelle darunter zeigt „Keine Bewegungen für diese Charge gefunden." statt Zeilen.

Kennzahlen auf einen Blick

Die Kennzahlen-Kacheln

Sobald eine gültige Chargennummer steht, erscheint eine Reihe von Kacheln:

Kachel	Bedeutung
Gesamt produziert	Summe aller Lagerzugänge dieser Charge — Wareneingang, Produktion oder Korrektur, unabhängig ob mit oder ohne Belegbezug
Noch im Lager	Menge, die eingebucht, aber noch nicht an Kunden ausgeliefert wurde
Bei Kunden	ausgelieferte Menge, mit der Zahl der betroffenen Kunden darunter
Lieferscheine	Anzahl der eindeutigen Lieferungen — ein Lieferschein mit mehreren Positionen derselben Charge zählt einmal

„Noch im Lager" ist die Differenz zwischen allen Zugängen und dem, was über Lieferscheine bereits ausgegangen ist. Fällt der Wert niedriger aus als erwartet, ist ein größerer Teil bereits ausgeliefert und steckt in „Bei Kunden".

Top-Kunden

Die fünfte Kachel zeigt bis zu drei Kunden mit der größten gelieferten Menge dieser Charge, absteigend sortiert — jeder Name verlinkt direkt zur jeweiligen Kundenakte. Hat die Charge noch keinen Kunden erreicht, steht dort stattdessen „Noch keine Kundenlieferungen".

Nach Kunde oder Artikel auswerten

Zwischen Kunde und Produkt umschalten

Unter den Kacheln liegen zwei Reiter: Nach Kunde (Standard) und Nach Produkt. Beide zeigen dieselben Bewegungen, nur anders gruppiert — einmal je Kunde, einmal je Artikel. Je Gruppe siehst du die Kunden- bzw. Artikelnummer, die insgesamt gelieferte Menge und die Zahl der Positionen; im Produkt-Reiter steht bei der Menge zusätzlich die Einheit (z. B. „50 Stk"), weil dort feststeht, um welchen Artikel es geht — im Kunde-Reiter kann ein Kunde mehrere Artikel mit unterschiedlichen Einheiten erhalten haben, deshalb bleibt die Zahl dort ohne Einheit.

Eine Lieferung im Detail ansehen

Ein Klick auf eine Zeile (nicht auf den Namen selbst) klappt sie auf und zeigt darunter jede einzelne Lieferung mit Lieferschein, Lieferdatum und Menge, dazu — je nach Reiter — Artikelnummer und Artikel bzw. Kundennummer und Kunde. So siehst du, aus welchen einzelnen Lieferungen sich eine aggregierte Zeile „Kunde X: 40 Stück" zusammensetzt — wichtig, um vor einem Rückruf oder einer Rückfrage beim Kunden die genauen Belege zu kennen.

Zum Kunden, Artikel oder Lieferschein springen

Ein Klick auf den Kunden- oder Artikelnamen innerhalb einer Zeile führt direkt zur jeweiligen Kundendetail- bzw. Artikeldetailseite, statt die Zeile aufzuklappen — ein Klick auf eine andere Stelle der Zeile klappt sie stattdessen auf. In der aufgeklappten Detailzeile führt der Lieferschein-Chip direkt in den Lieferschein mit seinen Positionen, der Kundenadresse und dem PDF.

Rückruf vorbereiten

Rückruf-Dialog öffnen

Oben rechts erscheint, sobald eine gültige Chargennummer eingetragen ist, die rote Schaltfläche Rückruf vorbereiten. Der Dialog trägt die Chargennummer im Titel und listet beim Öffnen automatisch alle Kunden auf, die Einheiten dieser Charge erhalten haben — mit Kunde, E-Mail, Artikel, Menge und Lieferschein. Ist niemand betroffen, steht dort „Keine Kundenlieferungen für diese Charge gefunden."

Der Rückruf berücksichtigt bewusst nicht den Kundenfilter der Seite. Hast du oben nach einem einzelnen Kunden gefiltert, lädt der Dialog trotzdem immer alle Kunden der Charge — nur ein gesetzter Produktfilter wird an den Rückruf weitergereicht. Das ist Absicht: Ein Rückruf soll nie versehentlich nur einen zufällig gerade eingestellten Filter-Ausschnitt erreichen.

Betreff und Nachricht anpassen

Im Dialog stehen Betreff und Nachricht — beide bereits mit einem Rückruf-Text vorbelegt, den du anpassen kannst. Sie verstehen Platzhalter, die je Empfänger ersetzt werden: {customer_name}, {batch}, {product_name}, {amount} und {receipt_nr}. So bekommt jeder Kunde seine eigene Menge und seinen eigenen Lieferschein genannt, ohne dass du die Mail mehrfach schreibst. Für den Versand sind Betreff und Nachricht Pflicht — fehlt eines von beiden, lehnt flinkest den Versand ab.

CSV exportieren

CSV exportieren lädt dieselbe Liste als Datei herunter — eine Zeile je betroffener Lieferung, nicht je Kunde: Ein Kunde mit drei Lieferungen erscheint dreimal. Der Dateiname enthält Chargennummer und Zeitpunkt des Exports, sodass mehrere Exporte derselben Charge unterscheidbar bleiben — nützlich, wenn du den Rückruf telefonisch oder postalisch statt per Mail abwickelst.

Rückruf-Mails senden

Rückruf-Mails senden öffnet eine Rückfrage, wie viele Kunden die Mail erhalten, mit dem Hinweis, dass die Aktion protokolliert wird und sich nicht rückgängig machen lässt. Nach dem Bestätigen verschickt flinkest die Nachricht einzeln an jeden betroffenen Kunden mit E-Mail-Adresse und meldet danach, wie viele Mails gesendet und wie viele übersprungen wurden. Scheitert der Versand bei einem einzelnen Kunden (etwa ein technisches Problem), bricht das den Versand an die übrigen nicht ab — er zählt nur als „übersprungen". Jede tatsächlich versendete Rückruf-Mail wird protokolliert, der Vorgang bleibt also nachvollziehbar.

Kunden ohne E-Mail-Adresse werden übersprungen

Der Versand geht nur an Kunden, bei denen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist; alle anderen überspringt flinkest stillschweigend, ohne den restlichen Versand zu stoppen. Sie stehen aber mit leerer E-Mail-Spalte in der Liste des Dialogs und im CSV-Export — geh diese Spalte deshalb vor dem Versand durch und informiere die Übrigen auf anderem Weg. Hat kein betroffener Kunde eine E-Mail-Adresse, blockiert flinkest den Versand ganz mit der Meldung „Keine Empfänger mit gültiger E-Mail."

Berechtigung für Rückrufe

Rückrufe vorbereiten, per CSV exportieren und Rückruf-Mails versenden darf nur, wer eine eigene Berechtigung dafür hat — ohne sie ist die Schaltfläche Rückruf vorbereiten gar nicht da. Die Auswertung selbst — Kennzahlen, Aufteilung nach Kunde/Produkt — darfst du dagegen ansehen, sobald du auf das Lager zugreifen kannst; diese beiden Berechtigungen sind unabhängig voneinander.

Verwandte Seiten

• Lager
• Lagerbewegungen
• Lagerübersicht
• Lieferscheine
• Artikel
• Kunden
• Wareneingang

Häufige Fragen

Warum finde ich meine Charge nicht? Drei Gründe kommen infrage. Erstens: Die Auswertung startet erst ab zwei Zeichen. Zweitens: Ausgewertet wird nur, was über die Position eines Lieferscheins gebucht wurde — ist die Charge nirgends an einer Lieferscheinposition erfasst, gibt es nichts zu zeigen. Drittens: Ein gesetzter Kunden- oder Artikelfilter kann alles herausfiltern; nimm ihn testweise heraus.

Was heißt „Noch im Lager" genau? Die Menge dieser Charge, die eingebucht, aber nicht an Kunden ausgeliefert wurde — also die Differenz zwischen allen Zugängen und dem, was über Lieferscheine hinausgegangen ist. Fällt der Wert niedriger aus als erwartet, ist ein Teil bereits ausgeliefert und steht unter „Bei Kunden".

Erreicht die Rückruf-Mail wirklich alle betroffenen Kunden? Nein — nur die mit hinterlegter E-Mail-Adresse. Kunden ohne Adresse überspringt der Versand, ohne das gesondert zu melden. Sie stehen aber mit leerer E-Mail-Spalte in der Liste des Dialogs und im CSV-Export; diese Kunden musst du selbst kontaktieren.

Wozu die Platzhalter in Betreff und Nachricht? Damit jeder Kunde eine auf ihn zugeschnittene Mail bekommt, obwohl du den Text nur einmal schreibst. {customer_name}, {batch}, {product_name}, {amount} und {receipt_nr} werden je Empfänger durch dessen Werte ersetzt.

Kann ich eine Chargenauswertung weitergeben? Ja. Chargennummer und Filter stehen in der Adresse der Seite — kopiere sie einfach aus der Adresszeile. Wer den Link öffnet, sieht dieselbe Auswertung, sofern er das Lager sehen darf.