Artikel-Einstellungen

Diese Seite ist die mandantenweite Konfigurationsstelle für den Artikelstamm, mit genau zwei Aufgaben: Sie legt fest, nach welcher Vorlage Artikel beim Anlegen ihre nächste Artikelnummer vorgeschlagen bekommen, und sie bietet den Massen-Import eines kompletten Artikelstamms aus einer CSV- oder Excel-Datei. Beides ist Administratoren vorbehalten und gehört zu den Allgemeinen Einstellungen.

Nummernkreis für Artikelnummern

Nummernvorlage einrichten

Der Kasten Allgemein enthält ein einziges Feld, beschriftet mit fortlaufende Nummer — gemeint ist die Vorlage, nach der neue Artikelnummern gebildet werden. Rechts am Feld sitzt ein kleines Listensymbol mit dem Hinweis „Platzhalter:". Ein Klick darauf fährt eine Lade mit den vier möglichen Platzhaltern aus, jeweils mit kurzer Erklärung: {number} („fortlaufende Nummer, Pflichtfeld"), {year} („aktuelles Jahr"), {month} („aktueller Monat") und {day} („aktueller Tag"). Ein Klick auf einen Platzhalter kopiert ihn in die Zwischenablage (Toast „{number} in die Zwischenablage kopiert") — so tippst du ihn nicht selbst fehleranfällig ab, sondern fügst ihn an der Cursorposition im Feld ein, etwa zu ART-{year}-{number} zusammengesetzt.

Eine Vorlage ohne {number} speichert flinkest nicht: Löschst du den Platzhalter aus dem Feld oder leerst du es komplett, erscheint sofort — noch während du tippst, nicht erst beim Klick auf Speichern — die Meldung „Artikelnummer muss den Platzhalter {number} enthalten" darunter, das Feld färbt sich rot, und Speichern bleibt wirkungslos, ohne dass ein Fehlertoast erscheint. Ohne diesen Zwang würde jeder an einem Tag neu angelegte Artikel dieselbe vorgeschlagene Nummer bekommen, weil nur {number} innerhalb eines Tages variiert — {year}/{month}/{day} ändern sich erst am nächsten Tag, und die Artikelnummer trägt keinen Unique-Index in der Datenbank.

Nummernvorlage speichern

Klick auf Speichern oben rechts schreibt die Vorlage für den ganzen Mandanten fest — es gibt keine persönliche Fassung. Bestätigt wird mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert"; alle offenen Sitzungen im Mandanten laden die Einstellungen danach von selbst nach, eine bereits gerenderte Liste ordnet sich dadurch aber nicht neu.

Ab dem nächsten neu angelegten Artikel gilt die neue Vorlage: Legst du über Neu in der Artikelliste oder direkt aus einer Artikelauswahl in einem Beleg oder Arbeitsbericht heraus einen Artikel an, ermittelt flinkest zuerst die nächste freie laufende Nummer — die größte rein numerische Artikelnummer im Bestand plus eins — und setzt sie an der Stelle von {number} in deine Vorlage ein; die übrigen Platzhalter werden mit dem aktuellen Datum ersetzt. {year} liefert dabei immer die vierstellige Jahreszahl, {month} und {day} den Monat und Tag ohne führende Null (Jänner also 1, nicht 01); eine Stellenzahl wie {number:4} kennt diese Vorlage nicht und bleibt wörtlich im Feld stehen. Bereits vergebene Artikelnummern ändern sich durch eine neue Vorlage nicht. Hast du das Feld nie angerührt, gilt weiterhin die Standardvorlage {number} ohne Präfix oder Datum. Die vorgeschlagene Nummer lässt sich im Anlegen-Dialog jederzeit überschreiben.

Ausnahme: Beim Duplizieren eines Artikels greift die Vorlage nicht. Der „Artikel duplizieren"-Dialog — erreichbar aus der Artikelliste und aus den Artikeldetails — schlägt im Feld „Artikelnummer" stattdessen weiterhin nur die rohe nächste freie Zahl vor, unabhängig davon, welche Vorlage hier eingestellt ist. Auch hier lässt sich der Vorschlag von Hand überschreiben.

Massenimport (CSV/Excel)

Der Massenimport ist der Weg, mit dem ein Betrieb beim Einstieg in flinkest — oder nach einem Lieferanten- oder Katalogwechsel — tausende Artikel auf einmal einspielt, statt sie einzeln über den „Neuer Artikel"-Dialog anzulegen.

Import-Dialog öffnen und Datei hochladen

Ein Klick auf Artikel importieren oben in der Kopfzeile öffnet den Dialog „Artikel importieren". Darin liegt der Bereich Datei hochladen mit einer Ablage („Dateien hier ablegen oder klicken um Dateien auszuwählen"). Angenommen werden CSV-, XLS- und XLSX-Dateien bis 100 MB, immer nur eine auf einmal — egal ob du eine Datei hineinziehst oder über den Dateidialog auswählst. Eine andere Endung weist flinkest sofort mit dem Toast „Dieser Dateityp wird nicht unterstützt" zurück, ohne dass überhaupt etwas hochgeladen wird. Ist eine passende Datei geladen, steht ihr Name mit Größe da, daneben Datei ändern.

Trennzeichen wählen

Bei einer CSV-Datei erscheint das Feld Trennzeichen mit den Optionen „Auto-Erkennung", „Semikolon (;)", „Komma (,)", „Tabulator" und „Pipe (|)" — voreingestellt ist das Semikolon, weil deutsche Exporte meist damit arbeiten (wegen des Dezimalkommas im Preis). Jede Änderung liest die Datei sofort neu ein; bei Auto-Erkennung zeigt flinkest darunter unter „Erkanntes Trennzeichen" an, worauf es sich festgelegt hat — es zählt Semikolon, Komma, Tabulator und Pipe in der ersten Zeile und nimmt das häufigste. Erkannt werden neben UTF-8 auch ISO-8859-1 und Windows-1252 sowie ein UTF-8-BOM in der Kopfzeile, sodass Umlaute aus einem Excel-CSV in aller Regel richtig ankommen.

Spalten zuordnen

Die Tabelle „Spaltenzuordnung" hat die Spalten „Zielfeld (System)", „Quellspalte (Datei)" und „Status", darüber ein Suchfeld. Links stehen die Felder, die flinkest füllen kann, rechts wählst du je Feld die passende Spalte deiner Datei über ein durchsuchbares Dropdown. Beim Einlesen ordnet flinkest schon selbst zu, sofern eine Spaltenüberschrift zu einem bekannten Feldnamen passt — erkannt werden neben den englischen Feldnamen auch gängige deutsche Bezeichnungen wie „Artikelnummer", „Bezeichnung", „Verkaufspreis", „EK-Preis", „Einheit" oder „Steuersatz"; Groß-/Kleinschreibung, Leerzeichen und Umlaute spielen dabei keine Rolle. Passt eine Kopfzeile nicht zu den bekannten Bezeichnungen oder kämen zwei Spalten in Frage, ordnest du manuell zu. Der Bereich Vorschau darunter zeigt die ersten fünf Zeilen so, wie sie nach deiner Zuordnung ankommen — inklusive fester Werte und aufgelöster Artikeleinheiten, damit du vor der Ausführung kontrollieren kannst, was tatsächlich ankommt.

Fünf Felder sind Pflicht: Artikelnummer, Name, Artikeltyp, Verkaufspreis und Steuersatz in Prozent — an ihnen steht ein Stern. Solange eines davon nicht zugeordnet ist, zeigt der Dialog den Kasten „Pflichtfelder nicht zugeordnet", und Importieren bleibt gesperrt (nicht nur optisch — der Klick löst keine Anfrage aus). Die Statusspalte zeigt je Zeile „Zugeordnet", „Pflichtfeld" oder „Optional".

Für Artikeltyp und Steuersatz lässt sich statt einer Dateispalte auch ein fester Wert für alle Zeilen wählen — die Auswahl heißt dann etwa „Fest: Artikel" oder „Fest: 20%". Das lohnt sich, wenn die ganze Datei ohnehin nur eine Artikelart zu einem einheitlichen Steuersatz enthält und keine eigene Spalte dafür existiert.

Preise mit Komma werden automatisch erkannt. Verkaufs- und Einkaufspreis darfst du mit Komma oder Punkt liefern — „9,90" und „9.90" kommen beide durch, ebenso das deutsche Tausenderformat „1.234,50". Enthält die Zelle zusätzlich ein Währungszeichen, ein Leerzeichen oder ein anderes Zeichen — etwa „9,90 €" —, scheitert die Zeile mit „VK brutto muss eine Zahl sein." Der Steuersatz ist eine ganze Zahl (0, 10, 19, 20). Zeigt der Fehlerbereich nach dem Import nur einen Fehler pro Zeile an, obwohl mehrere Felder betroffen sind: Es wird immer nur der erste gemeldet, nach der Korrektur kann dieselbe Zeile also erneut auflaufen.

Zeilen mit abweichender Spaltenzahl werden als Fehler gemeldet. Eingelesen wird nur, was genauso viele Werte hat wie die Kopfzeile Spalten — eine Zeile mit einem zusätzlichen oder fehlenden Trennzeichen, etwa ein Semikolon mitten in einer Beschreibung, passt dann nicht mehr dazu. Solche Zeilen tauchen im Importfortschritt als eigener Fehler auf, mit ihrer Zeilennummer aus der Datei und einer (nicht übersetzten, deshalb englischen) Meldung wie „Row has 5 columns but the header has 4 - row was skipped". Die Zeilenzahl, die der Dialog unter „Spalten zuordnen" nennt, berücksichtigt solche Zeilen bereits nicht mehr. Ein Export als XLSX umgeht das Problem grundsätzlich, weil dort keine Trennzeichen-Kollision möglich ist.

Artikeleinheit automatisch zuordnen

Ordnest du dem Feld „Artikeleinheit" eine Spalte zu, sucht flinkest die Einheit über ihren Namen und legt sie an, falls es sie noch nicht gibt — „Stk", „h" oder „kg" lassen sich so direkt aus der Datei übernehmen (bei unsauberen Dateien entstehen dadurch schnell Dubletten wie „Stk", „Stk." und „Stück", ein Blick auf die Einheitenspalte vor einem großen Import lohnt sich). Lässt du das Feld unzugeordnet oder ist eine Zeile darin leer, verwendet flinkest für neu angelegte Artikel stattdessen die Standard-Artikeleinheit aus den Mengeneinheiten. Nur wenn dort ebenfalls keine Standardeinheit hinterlegt ist, scheitert die betroffene Zeile mit „Artikeleinheit darf nicht leer sein." — der Import läuft für die übrigen Zeilen trotzdem weiter. Ein bereits bestehender Artikel, den du über die Artikelnummer aktualisierst, behält seine vorhandene Einheit auch ohne eigene Zuordnung.

Datei ändern und Import abbrechen

Datei ändern neben dem hochgeladenen Dateinamen schließt in dieser Seite den kompletten Import-Dialog, statt nur zur leeren Ablage zurückzukehren — bereits vorgenommene Zuordnungen gehen dabei verloren, weil der Dialog dafür manuell neu geöffnet werden muss. Willst du nur eine falsche Datei korrigieren, öffne Artikel importieren erneut. Abbrechen unten rechts schließt den Dialog ebenfalls vollständig, ohne zu importieren; ein erneutes Öffnen zeigt wieder die leere Ablage.

Bestehende Artikel vor Import löschen

Ganz oben im Dialog liegt ein gelb hinterlegter Kasten mit dem Kontrollkästchen Bestehende Artikel vor Import löschen — beim Öffnen immer aus. Darunter steht, was der Haken bewirken würde: „Artikel, die in Belegen, Aufträgen oder Arbeitsberichten verwendet werden, werden archiviert, alle anderen werden endgültig gelöscht." Setzt du ihn, sieht flinkest deinen Bestand durch — kurz erscheint „Bestehende Artikel werden geprüft..." — und ersetzt den Satz durch die echten Zahlen deines Mandanten, etwa „412 von 5.000 Artikeln werden archiviert, weil sie in Belegen, Aufträgen oder Arbeitsberichten verwendet werden. 4.588 nicht verwendete Artikel werden endgültig gelöscht. 3 Artikel können nicht verarbeitet werden, weil sie als Gebühr für eine Ressource verwendet werden."

Diese drei Gruppen entscheiden auch über das tatsächliche Löschen: Artikel mit Beleg-, Auftrags- oder Arbeitsbericht-Bezug werden archiviert (soft-deleted) statt entfernt — sie verschwinden aus den Listen, die Belege behalten aber ihren Artikel; kommt dieselbe Artikelnummer in deiner Datei vor, wird der archivierte Artikel wieder hervorgeholt und aktualisiert, statt doppelt angelegt zu werden. Artikel, auf die nichts zeigt, werden endgültig gelöscht, mitsamt Bildern, Kategoriezuordnungen, Lagerbeständen, Meldebeständen und Bundle-Definitionen, in denen der Artikel Elternartikel ist. Artikel, die als Miet- oder Einmalgebühr an einer Ressource hängen, werden blockiert und bleiben unangetastet — dieselbe Sperre wie beim Löschen eines einzelnen Artikels über die Artikelliste.

Import bestätigen und durchführen

Klick auf Importieren öffnet bei aktivierter Löschen-Checkbox zuerst eine zweite Bestätigung „Import bestätigen" mit derselben Zählmeldung — erst Ja, löschen startet den Vorgang, Abbrechen kehrt unverändert in den Mapping-Dialog zurück und löst keine Anfrage aus. Ohne gesetzte Checkbox startet der Import sofort.

Danach schließt der Import-Dialog, und es öffnet sich das Fenster „Importfortschritt" mit einem Balken. Darunter steht, was gerade passiert: „Import wird vorbereitet...", dann „Importiere Zeile 240 von 1500" und daneben laufend die Zwischenzahlen („18 erstellt, 4 aktualisiert, 1 fehlgeschlagen"). Hast du bestehende Artikel räumen lassen, zeigt der Balken davor eine eigene Phase mit den Zahlen dieses Schritts. Am Ende folgt „Suchindex wird aktualisiert..." und schließlich „Import abgeschlossen" — nach jedem Import, bei dem mindestens ein Artikel angelegt, geändert, archiviert oder gelöscht wurde, baut flinkest den Suchindex für Artikel von Grund auf neu; solange das läuft, kann die Artikelsuche unvollständige Ergebnisse liefern. Der komplette Import läuft in einer einzigen Transaktion: entweder er geht komplett durch oder gar nicht, und wird mit Dateiname und dem Löschen-Kennzeichen im Audit-Protokoll festgehalten.

Schließen lässt sich das Fenster erst, wenn der Import fertig ist — solange er läuft, hat es kein Kreuz. Lass das Fenster deshalb offen, bis der Balken durch ist.

Aktualisieren statt anlegen

Die Artikelnummer ist der Schlüssel. flinkest sucht zu jeder Zeile den Artikel mit dieser Artikelnummer. Gibt es ihn, werden die zugeordneten Felder überschrieben und die Zeile zählt als „aktualisiert"; Felder, die du nicht zugeordnet hast, bleiben dabei unverändert stehen. Gibt es ihn nicht, entsteht ein neuer Artikel, die Zeile zählt als „erstellt". Damit ist der Import auch das Werkzeug für eine reine Preisaktualisierung: eine Datei mit nur Artikelnummer und Verkaufspreis genügt, sofern die übrigen Pflichtfelder zugeordnet sind (notfalls über feste Werte). Ein zweiter Import derselben Datei legt so nichts doppelt an; mit gesetztem Löschen-Haken sucht die Zuordnung sogar unter den soeben archivierten Artikeln weiter und holt einen Treffer zurück, statt eine zweite, technisch identische Nummer anzulegen.

Fehler nach dem Import ansehen

Gab es fehlerhafte Zeilen, erscheint im Fortschrittsfenster die Tabelle „Importfehler" mit den Spalten „Zeile", „Feld" und „Fehlermeldung" — gespeist aus den Backend-Validierungsfehlern des einzelnen Datensatzes. Lief alles glatt, steht dort stattdessen „Import erfolgreich ohne Fehler abgeschlossen". Ein Teilerfolg ist ausdrücklich vorgesehen: Ein Import mit 500 Zeilen scheitert nicht insgesamt an einer fehlerhaften Zeile, der Rest wird trotzdem übernommen.

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Häufige Fragen

Ich habe eine Vorlage wie ART-{year}-{number} eingetragen — bekommen neue Artikel jetzt wirklich dieses Format? Beim ganz normalen Anlegen ja: In der Artikelliste über Neu und in der Artikel-Schnellanlage aus einer Artikelauswahl heraus setzt flinkest die laufende Nummer für {number} und das aktuelle Datum für {year}/{month}/{day} ein. Eine Ausnahme gibt es beim Duplizieren eines Artikels — dort schlägt der Vorschlag weiterhin nur die rohe nächste Zahl vor, ohne die Vorlage anzuwenden.

Ich habe den Platzhalter {number} aus Versehen aus dem Feld gelöscht — wieso lässt sich nicht mehr speichern? Das Feld verlangt zwingend den Platzhalter {number}, weil sonst jeder am selben Tag neu angelegte Artikel dieselbe vorgeschlagene Nummer bekäme. Fehlt er oder ist das Feld leer, erscheint sofort die Meldung „Artikelnummer muss den Platzhalter {number} enthalten" darunter, und Speichern bleibt wirkungslos, ohne dass ein Fehlertoast erscheint. Trag {number} wieder ein und speichere erneut.

Warum wird meine Importdatei sofort mit „Dieser Dateityp wird nicht unterstützt" abgelehnt? flinkest akzeptiert für den Artikel-Import ausschließlich Dateien mit der Endung .csv, .xls oder .xlsx. Eine andere Endung wird schon beim Auswählen zurückgewiesen, ohne dass überhaupt etwas hochgeladen wird. Exportiere die Datei aus dem Ursprungsprogramm zuerst als CSV oder XLSX.

Beim Import scheitert jede Zeile mit „Artikeleinheit darf nicht leer sein." Dann ist in der Spaltenzuordnung das Feld „Artikeleinheit" nicht belegt, und unter Mengeneinheiten ist auch keine Standard-Artikeleinheit hinterlegt — sonst hätte flinkest für neu angelegte Artikel automatisch diese Einheit verwendet. Ordne entweder eine Spalte deiner Datei zu oder hinterlege eine Standardeinheit.

Kann ich mit dem Import nur die Preise bestehender Artikel aktualisieren? Ja. Die Artikelnummer entscheidet: Gibt es sie schon, überschreibt der Import genau die Felder, die du zugeordnet hast — alle übrigen bleiben unverändert. Eine Datei mit nur Artikelnummer und Verkaufspreis genügt dafür; den Haken „Bestehende Artikel vor Import löschen" brauchst du ausdrücklich nicht.

Was passiert genau, wenn ich „Bestehende Artikel vor Import löschen" ankreuze? flinkest sortiert den kompletten Artikelstamm in drei Gruppen: Verwendete Artikel werden archiviert (nicht gelöscht — Belege behalten ihren Artikel), nirgends verwendete Artikel werden endgültig gelöscht, als Ressourcen-Gebühr hinterlegte Artikel bleiben unangetastet. Vor dem Löschen zeigt eine Rückfrage die genauen Zahlen für deinen Bestand — erst dein Bestätigen startet den Vorgang, und der komplette Ablauf läuft in einer Transaktion.