Artikel-Einstellungen

Diese Seite ist die mandantenweite Konfigurationsstelle für den Artikelstamm, mit genau zwei Aufgaben: Sie legt fest, nach welcher Vorlage Artikel beim Anlegen ihre nächste Artikelnummer vorgeschlagen bekommen, und sie bietet den Massen-Import eines kompletten Artikelstamms aus einer CSV- oder Excel-Datei. Beides ist Administratoren vorbehalten und gehört zu den Allgemeinen Einstellungen.

Nummernkreis für Artikelnummern

Nummernvorlage einrichten

Der Kasten Allgemein enthält ein einziges Feld, beschriftet mit fortlaufende Nummer — gemeint ist die Vorlage, nach der neue Artikelnummern gebildet werden. Rechts am Feld sitzt ein kleines Listensymbol mit dem Hinweis „Platzhalter:". Ein Klick darauf fährt eine Lade mit den vier möglichen Platzhaltern aus, jeweils mit kurzer Erklärung: {number} („fortlaufende Nummer, Pflichtfeld"), {year} („aktuelles Jahr"), {month} („aktueller Monat") und {day} („aktueller Tag"). Ein Klick auf einen Platzhalter kopiert ihn in die Zwischenablage (Toast „{number} in die Zwischenablage kopiert") — so tippst du ihn nicht selbst fehleranfällig ab, sondern fügst ihn an der Cursorposition im Feld ein, etwa zu ART-{year}-{number} zusammengesetzt.

Eine Vorlage ohne {number} speichert flinkest nicht: Löschst du den Platzhalter aus dem Feld oder leerst du es komplett, erscheint sofort — noch während du tippst, nicht erst beim Klick auf Speichern — die Meldung „Artikelnummer muss den Platzhalter {number} enthalten" darunter, das Feld färbt sich rot, und Speichern bleibt wirkungslos, ohne dass ein Fehlertoast erscheint. Ohne diesen Zwang würde jeder an einem Tag neu angelegte Artikel dieselbe vorgeschlagene Nummer bekommen, weil nur {number} innerhalb eines Tages variiert — {year}/{month}/{day} ändern sich erst am nächsten Tag, und schon der zweite Artikel des Tages scheiterte beim Speichern daran, dass die Artikelnummer bereits vergeben ist.

Nummernvorlage speichern

Klick auf Speichern oben rechts schreibt die Vorlage für den ganzen Mandanten fest — es gibt keine persönliche Fassung. Bestätigt wird mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert"; alle offenen Sitzungen im Mandanten laden die Einstellungen danach von selbst nach.

Ab dem nächsten neu angelegten Artikel gilt die neue Vorlage: Legst du einen Artikel über Neu in der Artikelliste an, über das Plus-Symbol Neuen Artikel anlegen rechts neben einem Artikelfeld — etwa an einer Tätigkeit für Arbeitsberichte, bei den Abrechnungsartikeln der Arbeitsberichts-Einstellungen oder an einer Ressource — oder duplizierst du einen bestehenden Artikel (aus der Artikelliste oder den Artikeldetails), ermittelt flinkest zuerst die nächste freie laufende Nummer (wie, steht im nächsten Absatz) und setzt sie an der Stelle von {number} in deine Vorlage ein — kommt {number} mehrfach vor, an jeder dieser Stellen dieselbe Zahl; die übrigen Platzhalter werden mit dem aktuellen Datum ersetzt. {year} liefert dabei immer die vierstellige Jahreszahl, {month} und {day} den Monat und Tag ohne führende Null (Jänner also 1, nicht 01); eine Stellenzahl wie {number:4} kennt diese Vorlage nicht und bleibt wörtlich im Feld stehen. Bereits vergebene Artikelnummern ändern sich durch eine neue Vorlage nicht. Hast du das Feld nie angerührt, gilt weiterhin die Standardvorlage {number} ohne Präfix oder Datum. Die vorgeschlagene Nummer lässt sich im Anlegen- wie im Duplizieren-Dialog jederzeit überschreiben. In Belegen und im Arbeitsbericht gibt es dieses Plus-Symbol nicht: Die Auswahl Artikel auswählen zeigt dort nur bestehende Artikel — fehlt einer, legst du ihn vorher in der Artikelliste an.

Wie die laufende Nummer zustande kommt. Gezählt werden nur Artikelnummern, die zu deiner aktuellen Vorlage passen: derselbe Text vor und nach {number} (Groß-/Kleinschreibung spielt keine Rolle), {year}/{month}/{day} mit dem heutigen Datum eingesetzt, und an der Stelle von {number} stehen nur Ziffern. Von diesen Nummern nimmt flinkest die größte Zahl und zählt eins dazu — bei der Vorlage ART-{number} folgt auf „ART-17" also „ART-18", während Nummern wie „X-500" oder „ART-17a" nicht mitzählen. Archivierte Artikel (gelöschte, die noch auf Belegen, in Aufträgen, Arbeitsberichten, Lagerbewegungen oder Kunden- und Lieferantenpreisen vorkommen) zählen mit, denn ihre Artikelnummer bleibt vergeben — auch ein neuer Artikel kann sie nicht bekommen. Ein endgültig gelöschter Artikel zählt nicht — seine Nummer kann wieder vorgeschlagen werden. Daraus folgt zweierlei: Enthält die Vorlage ein Datum, zählen nur Nummern mit dem heute eingesetzten Datum — mit ART-{year}-{number} beginnt der Zähler also jedes Jahr wieder bei 1, mit {year}, {month} und {day} zusammen jeden Tag. Und nach einem Wechsel der Vorlage zählen nur Nummern im neuen Format; gibt es davon noch keine, auch keine archivierte, beginnt der Zähler bei 1.

Massenimport (CSV/Excel)

Der Massenimport ist der Weg, mit dem ein Betrieb beim Einstieg in flinkest — oder nach einem Lieferanten- oder Katalogwechsel — tausende Artikel auf einmal einspielt, statt sie einzeln über den „Neuer Artikel"-Dialog anzulegen. Wie Importe in flinkest grundsätzlich funktionieren, steht unter Daten-Import & -Export.

Import-Dialog öffnen und Datei hochladen

Ein Klick auf Artikel importieren oben in der Kopfzeile öffnet den Dialog „Artikel importieren". Darin liegt der Bereich Datei hochladen mit einer Ablage („Dateien hier ablegen oder klicken um Dateien auszuwählen"). Angenommen werden CSV-, XLS- und XLSX-Dateien bis 100 MB, immer nur eine auf einmal — egal ob du eine Datei hineinziehst oder über den Dateidialog auswählst. Eine andere Endung weist flinkest sofort mit dem Toast „Dieser Dateityp wird nicht unterstützt" zurück, ohne dass überhaupt etwas hochgeladen wird. Ist eine passende Datei geladen, steht ihr Name mit Größe da, daneben Datei ändern.

Trennzeichen wählen

Bei einer CSV-Datei erscheint das Feld Trennzeichen mit den Optionen „Auto-Erkennung", „Semikolon (;)", „Komma (,)", „Tabulator" und „Pipe (|)" — voreingestellt ist das Semikolon, weil deutsche Exporte meist damit arbeiten (wegen des Dezimalkommas im Preis). Jede Änderung liest die Datei sofort neu ein. Bei Auto-Erkennung zählt flinkest Semikolon, Komma, Tabulator und Pipe in der ersten Zeile und nimmt das häufigste; das Feld springt danach auf das erkannte Zeichen, und darunter steht unter „Erkanntes Trennzeichen", worauf sich flinkest festgelegt hat. Wählst du danach selbst ein Zeichen, verschwindet dieser Hinweis. Erkannt werden neben UTF-8 auch ISO-8859-1 und Windows-1252 sowie ein UTF-8-BOM in der Kopfzeile, sodass Umlaute aus einem Excel-CSV in aller Regel richtig ankommen.

Spalten zuordnen

Die Tabelle „Spaltenzuordnung" hat die Spalten „Zielfeld (System)", „Quellspalte (Datei)" und „Status", darüber ein Suchfeld. Links stehen die Felder, die flinkest füllen kann, rechts wählst du je Feld die passende Spalte deiner Datei über ein durchsuchbares Dropdown. Beim Einlesen ordnet flinkest schon selbst zu, sofern eine Spaltenüberschrift zu einem bekannten Feldnamen passt — erkannt werden neben den englischen Feldnamen auch gängige deutsche Bezeichnungen wie „Artikelnummer", „Bezeichnung", „Verkaufspreis", „EK-Preis", „Einheit" oder „Steuersatz"; Groß-/Kleinschreibung, Leerzeichen und Umlaute spielen dabei keine Rolle. Passt eine Kopfzeile nicht zu den bekannten Bezeichnungen oder kämen zwei Spalten in Frage, ordnest du manuell zu. Der Bereich Vorschau darunter zeigt die ersten fünf Zeilen so, wie sie nach deiner Zuordnung ankommen — inklusive fester Werte und aufgelöster Artikeleinheiten, damit du vor der Ausführung kontrollieren kannst, was tatsächlich ankommt.

Fünf Felder sind Pflicht: Artikelnummer, Name, Artikeltyp, Verkaufspreis und Steuersatz in Prozent — an ihnen steht ein Stern. Solange eines davon nicht zugeordnet ist, zeigt der Dialog den Kasten „Pflichtfelder nicht zugeordnet", und Importieren bleibt gesperrt (nicht nur optisch — der Klick löst keine Anfrage aus). Die Statusspalte zeigt je Zeile „Zugeordnet", „Pflichtfeld" oder „Optional".

Für Artikeltyp und Steuersatz lässt sich statt einer Dateispalte auch ein fester Wert für alle Zeilen wählen — die Auswahl heißt dann etwa „Fest: Artikel" oder „Fest: 20%". Das lohnt sich, wenn die ganze Datei ohnehin nur eine Artikelart zu einem einheitlichen Steuersatz enthält und keine eigene Spalte dafür existiert.

Preise mit Komma werden automatisch erkannt. Verkaufs- und Einkaufspreis darfst du mit Komma oder Punkt liefern — „9,90" und „9.90" kommen beide durch, ebenso das deutsche Tausenderformat „1.234,50". Enthält die Zelle zusätzlich ein Währungszeichen, ein Leerzeichen oder ein anderes Zeichen — etwa „9,90 €" —, scheitert die Zeile mit „VK brutto muss eine Zahl sein." Der Steuersatz ist eine ganze Zahl (0, 10, 19, 20). Zeigt der Fehlerbereich nach dem Import nur einen Fehler pro Zeile an, obwohl mehrere Felder betroffen sind: Es wird immer nur der erste gemeldet, nach der Korrektur kann dieselbe Zeile also erneut auflaufen.

Zeilen mit abweichender Spaltenzahl werden als Fehler gemeldet. Eingelesen wird nur, was genauso viele Werte hat wie die Kopfzeile Spalten — eine Zeile mit einem zusätzlichen oder fehlenden Trennzeichen, etwa ein Semikolon mitten in einer Beschreibung, passt dann nicht mehr dazu. Solche Zeilen tauchen im Importfortschritt als eigener Fehler auf, mit ihrer Zeilennummer aus der Datei und einer Meldung wie „Die Zeile hat 5 Spalten, die Kopfzeile 4 – die Zeile wurde übersprungen." Die Zeilenzahl, die der Dialog unter „Spalten zuordnen" nennt, berücksichtigt solche Zeilen bereits nicht mehr. Ein Export als XLSX umgeht das Problem grundsätzlich, weil dort keine Trennzeichen-Kollision möglich ist.

Artikeleinheit automatisch zuordnen

Ordnest du dem Feld „Artikeleinheit" eine Spalte zu, sucht flinkest die Einheit über ihren Namen und legt sie an, falls es sie noch nicht gibt — „Stk", „h" oder „kg" lassen sich so direkt aus der Datei übernehmen (bei unsauberen Dateien entstehen dadurch schnell Dubletten wie „Stk", „Stk." und „Stück", ein Blick auf die Einheitenspalte vor einem großen Import lohnt sich). Lässt du das Feld unzugeordnet oder ist eine Zeile darin leer, verwendet flinkest für neu angelegte Artikel stattdessen die Standard-Artikeleinheit aus den Mengeneinheiten. Nur wenn dort ebenfalls keine Standardeinheit hinterlegt ist, scheitert die betroffene Zeile mit „Artikeleinheit darf nicht leer sein." — der Import läuft für die übrigen Zeilen trotzdem weiter. Ein bereits bestehender Artikel, den du über die Artikelnummer aktualisierst, behält seine vorhandene Einheit auch ohne eigene Zuordnung.

Datei ändern und Import abbrechen

Hast du die falsche Datei erwischt, klickst du auf Datei ändern neben dem Dateinamen: Der Dialog bleibt offen, flinkest verwirft nur die geladene Datei samt Spaltenzuordnung und setzt das Trennzeichen auf die Voreinstellung zurück — du stehst wieder vor der leeren Ablage und lädst die richtige Datei hoch. Der Haken „Bestehende Artikel vor Import löschen" bleibt dabei so, wie du ihn gesetzt hast. Abbrechen unten rechts schließt den Dialog dagegen vollständig, ohne zu importieren; ein erneutes Öffnen zeigt wieder die leere Ablage, der Löschen-Haken ist dann wieder aus.

Bestehende Artikel vor Import löschen

Ganz oben im Dialog liegt ein gelb hinterlegter Kasten mit dem Kontrollkästchen Bestehende Artikel vor Import löschen — beim Öffnen immer aus. Darunter steht, was der Haken bewirken würde: „Artikel, die noch verwendet werden (Belege, Aufträge, Arbeitsberichte, Lagerbewegungen oder Kundenpreise), werden archiviert, alle anderen werden endgültig gelöscht." Setzt du ihn, sieht flinkest deinen Bestand durch — kurz erscheint „Bestehende Artikel werden geprüft..." — und ersetzt den Satz durch die echten Zahlen deines Mandanten, etwa „412 von 5.000 Artikeln werden archiviert, weil sie noch verwendet werden (Belege, Aufträge, Arbeitsberichte, Lagerbewegungen oder Kundenpreise). 4.588 nicht verwendete Artikel werden endgültig gelöscht. 3 Artikel können nicht verarbeitet werden, weil sie als Gebühr für eine Ressource, als Abrechnungsartikel für Arbeitsberichte in den Einstellungen oder als Artikel einer Arbeitsbericht-Tätigkeit verwendet werden."

Diese drei Gruppen entscheiden auch über das tatsächliche Löschen, und zwar nach denselben Regeln wie das Löschen eines einzelnen Artikels in der Artikelliste. Artikel, die auf Belegen, in Aufträgen oder Arbeitsberichten vorkommen, zu denen es Lagerbewegungen gibt oder für die ein Kunden- oder Lieferantenpreis hinterlegt ist (siehe Kundenpreise), werden archiviert statt entfernt — sie verschwinden aus den Listen, die Belege behalten aber ihren Artikel, Kunden- und Lieferantenpreise bleiben stehen und die Lagerhistorie bleibt vollständig, denn Lagerbewegungen werden in flinkest nie gelöscht. Steht die Artikelnummer eines so archivierten Artikels in deiner Datei, holt der Import ihn aus dem Archiv zurück und aktualisiert ihn, statt ihn doppelt anzulegen (mehr dazu unter „Aktualisieren statt anlegen"). Artikel, auf die nichts zeigt und die nie gebucht wurden, werden endgültig gelöscht, mitsamt Bildern, Kategoriezuordnungen, Mindestbeständen und ihrer eigenen Bundle-Zusammensetzung. Artikel, die als Miet- oder Einmalgebühr an einer Ressource hängen oder in den Arbeitsberichts-Einstellungen als Abrechnungsartikel hinterlegt sind (etwa für Überstunden, Zuschläge oder Kilometer), werden blockiert und bleiben unangetastet — ebenso der Artikel und der Artikel für Montage-Partie einer Arbeitsbericht-Tätigkeit, solange die Tätigkeit sichtbar ist oder als ausgeblendete noch in nicht verrechneten Arbeitsberichten steckt.

Import bestätigen und durchführen

Klick auf Importieren öffnet bei aktivierter Löschen-Checkbox zuerst eine zweite Bestätigung „Import bestätigen" mit derselben Zählmeldung — erst Ja, löschen startet den Vorgang, Abbrechen kehrt unverändert in den Mapping-Dialog zurück und löst keine Anfrage aus. Ohne gesetzte Checkbox startet der Import sofort.

Danach schließt der Import-Dialog, und es öffnet sich das Fenster „Importfortschritt" mit einem Balken. Darunter steht, was gerade passiert: „Import wird vorbereitet...", dann „Importiere Zeile 240 von 1500" und daneben laufend die Zwischenzahlen, etwa „18 erstellt, 4 aktualisiert, 2 aus dem Archiv wiederhergestellt, 1 fehlgeschlagen" — die wiederhergestellten Artikel sind dabei schon in „aktualisiert" enthalten, die Angabe sagt nur, wie viele davon vorher im Archiv lagen. Hast du bestehende Artikel räumen lassen, zeigt der Balken davor eine eigene Phase mit den Zahlen dieses Schritts. Am Ende folgt „Suchindex wird aktualisiert..." und schließlich „Import abgeschlossen" — nach jedem Import, bei dem mindestens ein Artikel angelegt, geändert, archiviert oder gelöscht wurde, baut flinkest den Suchindex für Artikel von Grund auf neu; solange das läuft, kann die Artikelsuche unvollständige Ergebnisse liefern. Der komplette Import läuft in einer einzigen Transaktion: entweder er geht komplett durch oder gar nicht, und wird mit Dateiname und dem Löschen-Kennzeichen im Audit-Protokoll festgehalten.

Schließen lässt sich das Fenster erst, wenn der Import fertig ist — solange er läuft, hat es kein Kreuz. Lass das Fenster deshalb offen, bis der Balken durch ist. Einzelne fehlerhafte oder übersprungene Zeilen beenden den Import nicht vorzeitig; er läuft bis zur letzten Zeile weiter.

Bricht der Import auf dem Server ab, nimmt flinkest die Änderungen dieses Imports zurück: Das Fenster meldet „Import abgebrochen – es wurden keine Änderungen übernommen", die Ursache steht unter Importfehler. Hattest du Bestehende Artikel vor Import löschen gesetzt, bleiben auch die zum Löschen vorgesehenen Artikel erhalten — samt ihren Bildern. Reißt die Verbindung zum Server ab oder kommt von ihm keine verwertbare Antwort, erscheint eine Warnung mit demselben Text, den auch das Fenster zeigt: „Die Verbindung ist abgebrochen – prüfen Sie in der Liste, ob der Import durchgelaufen ist"; danach lässt es sich schließen. Ob der Import auf dem Server trotzdem durchgegangen ist, weiß flinkest in diesem Fall nicht — sieh in der Artikelliste nach, bevor du ihn noch einmal startest. In beiden Fällen erscheint weder „Import abgeschlossen" noch „Import erfolgreich ohne Fehler abgeschlossen".

Aktualisieren statt anlegen

Die Artikelnummer ist der Schlüssel. flinkest sucht zu jeder Zeile den Artikel mit dieser Artikelnummer. Gibt es ihn, werden die zugeordneten Felder überschrieben und die Zeile zählt als „aktualisiert"; Felder, die du nicht zugeordnet hast, bleiben dabei unverändert stehen. Gibt es ihn nicht, entsteht ein neuer Artikel, die Zeile zählt als „erstellt". Damit ist der Import auch das Werkzeug für eine reine Preisaktualisierung: eine Datei mit nur Artikelnummer und Verkaufspreis genügt, sofern die übrigen Pflichtfelder zugeordnet sind (notfalls über feste Werte). Ein zweiter Import derselben Datei legt so nichts doppelt an.

Archivierte Artikel kommen zurück. Die Nummer eines archivierten Artikels bleibt vergeben, ein neuer Artikel kann sie nicht bekommen. Trägt nur ein archivierter Artikel die Nummer aus deiner Datei, holt der Import ihn deshalb bei jedem Import aus dem Archiv zurück und aktualisiert ihn mit den Werten der Zeile — ob du „Bestehende Artikel vor Import löschen" gesetzt hast oder nicht. Er zählt als „aktualisiert", im Fortschrittsfenster kommt der Zusatz „aus dem Archiv wiederhergestellt" mit der Anzahl dazu, und beim Artikel wird im Audit-Protokoll „Artikel aus dem Archiv wiederhergestellt" vermerkt. Das gilt auch für einen Artikel, den du früher von Hand gelöscht hast und der dabei archiviert wurde: Steht seine Nummer in der Datei, ist er nach dem Import wieder in der Artikelliste. Gibt es zur Nummer einen aktiven Artikel, wird dieser aktualisiert, ein archivierter mit derselben Nummer bleibt dann im Archiv. Scheitert die Zeile — etwa an einem ungültigen Preis —, bleibt der Artikel archiviert, statt ohne die Daten der Zeile zurückzukommen.

Fehler nach dem Import ansehen

Gab es fehlerhafte Zeilen, erscheint im Fortschrittsfenster die Tabelle „Importfehler" mit den Spalten „Zeile", „Feld" und „Fehlermeldung" — gespeist aus den Backend-Validierungsfehlern des einzelnen Datensatzes. „Zeile" ist die Zeilennummer in deiner Datei, so wie Excel sie anzeigt: Die Kopfzeile ist Zeile 1, der erste Artikel steht in Zeile 2. Das gilt für übersprungene und für fehlgeschlagene Zeilen gleichermaßen, sodass du jede gemeldete Zeile in der Datei direkt wiederfindest. Ist der Import vollständig durchgelaufen und gab es keine fehlerhaften Zeilen, steht dort stattdessen „Import erfolgreich ohne Fehler abgeschlossen". Ein Teilerfolg ist ausdrücklich vorgesehen: Ein Import mit 500 Zeilen scheitert nicht insgesamt an einer fehlerhaften Zeile, der Rest wird trotzdem übernommen.

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Häufige Fragen

Ich habe eine Vorlage wie ART-{year}-{number} eingetragen — bekommen neue Artikel jetzt wirklich dieses Format? Ja: In der Artikelliste über Neu, über das Plus-Symbol Neuen Artikel anlegen neben einem Artikelfeld (etwa an einer Tätigkeit für Arbeitsberichte) und beim Duplizieren eines Artikels setzt flinkest die laufende Nummer für {number} und das aktuelle Datum für {year}/{month}/{day} ein. Bereits vergebene Artikelnummern ändern sich dadurch nicht, und der Vorschlag lässt sich jederzeit von Hand überschreiben.

Warum schlägt flinkest nach dem Jahreswechsel oder nach einer neuen Vorlage wieder Nummer 1 vor? Weil nur Artikelnummern mitzählen, die zur aktuellen Vorlage passen — mit dem heutigen Datum für {year}/{month}/{day}. Mit ART-{year}-{number} gibt es im neuen Jahr noch keine passende Nummer, also beginnt der Zähler bei 1; dasselbe gilt nach einem Wechsel der Vorlage, solange noch keine Nummer im neuen Format existiert. Ältere Nummern bleiben unverändert, und den Vorschlag kannst du im Dialog jederzeit überschreiben.

Ich habe den Platzhalter {number} aus Versehen aus dem Feld gelöscht — wieso lässt sich nicht mehr speichern? Das Feld verlangt zwingend den Platzhalter {number}, weil sonst jeder am selben Tag neu angelegte Artikel dieselbe vorgeschlagene Nummer bekäme. Fehlt er oder ist das Feld leer, erscheint sofort die Meldung „Artikelnummer muss den Platzhalter {number} enthalten" darunter, und Speichern bleibt wirkungslos, ohne dass ein Fehlertoast erscheint. Trag {number} wieder ein und speichere erneut.

Warum wird meine Importdatei sofort mit „Dieser Dateityp wird nicht unterstützt" abgelehnt? flinkest akzeptiert für den Artikel-Import ausschließlich Dateien mit der Endung .csv, .xls oder .xlsx. Eine andere Endung wird schon beim Auswählen zurückgewiesen, ohne dass überhaupt etwas hochgeladen wird. Exportiere die Datei aus dem Ursprungsprogramm zuerst als CSV oder XLSX.

Beim Import scheitert jede Zeile mit „Artikeleinheit darf nicht leer sein." Dann ist in der Spaltenzuordnung das Feld „Artikeleinheit" nicht belegt, und unter Mengeneinheiten ist auch keine Standard-Artikeleinheit hinterlegt — sonst hätte flinkest für neu angelegte Artikel automatisch diese Einheit verwendet. Ordne entweder eine Spalte deiner Datei zu oder hinterlege eine Standardeinheit.

Warum ist ein gelöschter Artikel nach dem Import wieder in der Artikelliste? Ein Artikel, der beim Löschen archiviert wurde (weil er noch auf Belegen, in Aufträgen, Arbeitsberichten, Lagerbewegungen oder Kunden- bzw. Lieferantenpreisen vorkommt), behält seine Artikelnummer. Steht diese Nummer in deiner Importdatei und gibt es keinen aktiven Artikel damit, holt der Import den archivierten Artikel zurück und aktualisiert ihn — mit oder ohne „Bestehende Artikel vor Import löschen". Das Fortschrittsfenster zeigt die Anzahl als „aus dem Archiv wiederhergestellt". Soll er archiviert bleiben, entferne seine Zeile vor dem Import aus der Datei; ist er schon zurück, lösche ihn in der Artikelliste erneut.

Was passiert genau, wenn ich „Bestehende Artikel vor Import löschen" ankreuze? flinkest sortiert den kompletten Artikelstamm in drei Gruppen, nach denselben Regeln wie beim Löschen eines einzelnen Artikels: Artikel, die noch verwendet werden — auf Belegen, in Aufträgen, Arbeitsberichten, Lagerbewegungen oder Kunden- bzw. Lieferantenpreisen —, werden archiviert (nicht gelöscht — Belege behalten ihren Artikel, Lagerbewegungen bleiben erhalten); nirgends verwendete Artikel werden endgültig gelöscht; Artikel, die als Ressourcen-Gebühr, als Abrechnungsartikel in den Arbeitsberichts-Einstellungen oder als Artikel bzw. Artikel für Montage-Partie einer sichtbaren Arbeitsbericht-Tätigkeit hinterlegt sind (bei einer ausgeblendeten, solange ihre Berichte noch nicht verrechnet sind), bleiben unangetastet. Vor dem Löschen zeigt eine Rückfrage die genauen Zahlen für deinen Bestand — erst dein Bestätigen startet den Vorgang, und der komplette Ablauf läuft in einer Transaktion.