Artikel-Einstellungen
Zuletzt aktualisiert: 2026-08-06
Auf dieser Seite legst du fest, wie flinkest deinen Artikelstamm behandelt: welche Vorlage für neue Artikelnummern gedacht ist, in welcher Reihenfolge Artikel standardmäßig erscheinen und ob die Artikelnummern als Zahl oder als Text sortiert werden. Dazu liegt hier der Massen-Import, mit dem du einen kompletten Artikelstamm aus einer CSV- oder Excel-Datei einliest. Die Seite gehört zu den Allgemeinen Einstellungen und ist damit Administratoren vorbehalten.
Kopfzeile
Oben steht der Titel „Einstellungen für Artikel", rechts daneben zwei Schaltflächen: Artikel importieren öffnet den Import-Dialog, Speichern schreibt die Einstellungen fest. Danach bestätigt flinkest mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert".
Gespeichert wird für den ganzen Mandanten. Es gibt keine persönliche Fassung dieser Einstellungen — was du hier änderst, gilt für alle Benutzer. Sitzungen, die gerade offen sind, übernehmen die neuen Werte von selbst; eine Liste, die schon auf dem Bildschirm steht, behält ihre Sortierung bis zum nächsten Laden. Wer kein Administrator ist, kommt gar nicht erst auf die Seite, und ein Speicherversuch wird auch von der Schnittstelle abgewiesen.
Allgemein
Der obere Kasten enthält ein einziges Feld. Es ist mit Sequential Number beschriftet — dieser Text ist nicht übersetzt und erscheint deshalb auch in der deutschen Oberfläche englisch. Gemeint ist die Vorlage für die Artikelnummer.
Rechts am Feld sitzt ein kleines Listensymbol mit dem Hinweis „Platzhalter:". Ein Klick darauf fährt links eine Lade mit den vier möglichen Platzhaltern aus, jeweils mit kurzer Erklärung: {number} („fortlaufende Nummer, Pflichtfeld"), {year} („aktuelles Jahr"), {month} („aktueller Monat") und {day} („aktueller Tag"). Ein Klick auf einen Platzhalter kopiert ihn in die Zwischenablage, sodass du ihn ins Feld einfügen kannst — etwa ART-{year}-{number}.
Die Vorlage wird derzeit nicht angewendet. Legst du einen neuen Artikel an — in der Artikelliste über Neu oder direkt aus einer Artikelauswahl heraus —, schlägt flinkest als Artikelnummer die nächsthöhere freie Zahl vor: Es sucht die größte rein numerische Artikelnummer im Bestand und zählt eins dazu. Präfixe, Jahres- oder Monatsangaben aus dieser Vorlage kommen dabei nicht zum Einsatz; wer ein festes Format braucht, tippt es beim Anlegen selbst ein. Das Feld bleibt trotzdem sinnvoll gepflegt: Es hält fest, welches Format in deinem Betrieb gilt.
Details
Der zweite Kasten enthält zwei Auswahlfelder.
Standardsortierung legt die Reihenfolge fest, in der Artikel ausgegeben werden, wenn nichts anderes vorgegeben ist. Zur Wahl stehen „Artikelnummer aufsteigend", „Artikelnummer absteigend", „Name aufsteigend", „Name absteigend", „Angelegt am aufsteigend" und „Angelegt am absteigend".
Datentyp Artikelnummer entscheidet, wie die Artikelnummer beim Sortieren gelesen wird: als „Alphanumerisch" (Text) oder als „Numerisch" (Zahl). Daneben steht ein Hinweiskasten, der beides erklärt. Der Unterschied ist der zwischen 1, 10, 2 (Text) und 1, 2, 10 (Zahl).
Wo die Standardsortierung wirkt — und wo nicht. Sie greift überall dort, wo Artikel ohne eigene Sortiervorgabe geholt werden: in der Artikelauswahl von Belegen und Arbeitsberichten, solange du keinen Suchbegriff eingetippt hast, und bei den Positionen einer Bestellung. Sobald du im Artikelkatalog etwas suchst, sortiert flinkest stattdessen nach Treffergüte. Die Artikelliste selbst richtet sich nicht nach dieser Einstellung: Dort bestimmt die Spalte, die du im Tabellenkopf angeklickt hast, und ohne eigene Auswahl die mandantenweite Voreinstellung aus dem Zahnrad unterhalb der Liste; gibt es auch die nicht, erscheinen die Artikel in der Reihenfolge, in der sie angelegt wurden.
„Numerisch" nur bei reinen Zahlen. Die Einstellung wirkt auf alle Artikel gleichzeitig. Enthält eine Artikelnummer irgendetwas außer Ziffern — einen Buchstaben, einen Bindestrich, einen Punkt —, zählt sie bei „Numerisch" als 0. Besteht dein Stamm überwiegend aus solchen Nummern, landen sie damit alle auf demselben Sortierwert und ihre Reihenfolge wird beliebig. Für gemischte Nummernkreise ist „Alphanumerisch" die richtige Wahl; ein Fehler wird in beiden Fällen nicht angezeigt.
Artikel importieren
Ein Klick auf Artikel importieren öffnet einen großen Dialog mit dem Titel „Artikel importieren". Er führt in vier Schritten durch den Import.
Ganz oben liegt ein gelb hinterlegter Kasten mit dem Kontrollkästchen Bestehende Artikel vor Import löschen und dem Zusatz „Dies wird alle bestehenden Artikel dauerhaft löschen". Der Haken ist beim Öffnen immer aus.
Darunter folgt Datei hochladen mit einem Ablagebereich („Dateien hier ablegen oder klicken um Dateien auszuwählen"). Angenommen werden CSV-, XLS- und XLSX-Dateien bis 100 MB, immer nur eine auf einmal. Ist eine Datei geladen, steht ihr Name mit Größe da und daneben Datei ändern.
Bei einer CSV-Datei erscheint anschließend das Feld Trennzeichen. Voreingestellt ist das Semikolon; zur Auswahl stehen außerdem Auto-Erkennung, Komma, Tabulator und der senkrechte Strich — die Einträge dieser Liste sind nicht übersetzt und heißen „Auto-detect", „Semicolon (;)", „Comma (,)", „Tab" und „Pipe (|)". Jede Änderung liest die Datei sofort neu ein; bei Auto-Erkennung zeigt flinkest darunter unter „Erkanntes Trennzeichen" an, worauf es sich festgelegt hat.
Spalten zuordnen ist der eigentliche Kern. Die Tabelle „Spaltenzuordnung" hat die Spalten „Zielfeld (System)", „Quellspalte (Datei)" und „Status" und darüber ein Suchfeld. Links stehen die Felder, die flinkest füllen kann, rechts wählst du je Feld die passende Spalte deiner Datei. Fünf Felder sind mit einem Stern als Pflicht gekennzeichnet: Artikelnummer, Name, Artikeltyp, Verkaufspreis und Steuersatz in Prozent. Beim Artikeltyp und beim Steuersatz kannst du statt einer Dateispalte auch einen festen Wert für alle Zeilen wählen; die Auswahl heißt dann etwa „Fest: Artikel" oder „Fest: 20%". Die Statusspalte zeigt je Zeile „Zugeordnet", „Erforderlich" oder „Optional". Solange ein Pflichtfeld offen ist, erscheint der Kasten „Pflichtfelder nicht zugeordnet" und Importieren bleibt gesperrt.
Beim Einlesen ordnet flinkest schon selbst zu, sofern eine Spaltenüberschrift passt. Erkannt werden neben den englischen Feldnamen auch gängige deutsche Bezeichnungen wie „Artikelnummer", „Bezeichnung", „Verkaufspreis", „EK-Preis", „Einheit" oder „Steuersatz"; Groß- und Kleinschreibung, Leerzeichen und Umlaute spielen dabei keine Rolle. Der Bereich Vorschau darunter zeigt die ersten fünf Zeilen so, wie sie nach deiner Zuordnung ankommen.
Unten rechts liegen Abbrechen und Importieren.
Ordne die Einheit immer mit zu. Das Feld „Artikelinheit" ist in der Zuordnungstabelle als optional gekennzeichnet, ein Artikel lässt sich ohne Einheit aber nicht speichern. Bleibt es leer, scheitert jede einzelne Zeile mit „Artikelinheit darf nicht leer sein." — der Import läuft durch, legt aber nichts an. Ordnest du eine Spalte zu, sucht flinkest die Einheit über ihren Namen und legt sie an, falls es sie noch nicht gibt; du kannst also „Stk", „h" oder „kg" direkt aus der Datei übernehmen. Welche Einheiten es gibt, pflegst du unter Mengeneinheiten — dort wird auch die Einheit festgelegt, die beim Anlegen eines Artikels von Hand vorgeschlagen wird. Beim Import greift dieser Vorschlag nicht.
Preise mit Punkt, nicht mit Komma. Verkaufs- und Einkaufspreis müssen als Zahl mit Dezimalpunkt in der Datei stehen. „9,90" wird abgewiesen mit „VK brutto muss eine Zahl sein.", „9.90" geht durch. Der Steuersatz ist eine ganze Zahl (0, 10, 19, 20). Zeigt der Fehlerbereich nur einen Fehler pro Zeile an, obwohl mehrere Felder betroffen sind: Es wird immer nur der erste gemeldet — nach der Korrektur kann derselbe Datensatz also erneut auflaufen.
Die Artikelnummer ist der Schlüssel. flinkest sucht zu jeder Zeile den Artikel mit dieser Artikelnummer. Gibt es ihn, werden die zugeordneten Felder überschrieben und die Zeile zählt als „aktualisiert"; gibt es ihn nicht, entsteht ein neuer Artikel und die Zeile zählt als „erstellt". Felder, die du nicht zugeordnet hast, bleiben bei einer Aktualisierung unverändert stehen. Ein zweiter Import derselben Datei legt also nichts doppelt an.
Zeilen mit abweichender Spaltenzahl fallen still heraus. Eingelesen wird nur, was genauso viele Werte hat wie die Kopfzeile Spalten. Eine Zeile mit einem zusätzlichen oder fehlenden Trennzeichen — etwa ein Semikolon mitten in einer Beschreibung — wird übersprungen, ohne als Fehler zu erscheinen. Die Zeilenzahl, die der Dialog unter „Spalten zuordnen" nennt, zählt dagegen alle Zeilen der Datei. Weichen die beiden Zahlen am Ende voneinander ab, liegt es meist daran. Prüf im Zweifel die Anzahl der importierten Artikel gegen die Zeilen deiner Datei.
Der Haken „Bestehende Artikel vor Import löschen" löscht endgültig. Er entfernt vor dem Import den kompletten Artikelstamm, nicht nur die Artikel, die in der Datei vorkommen — es gibt dafür keine zweite Rückfrage und keinen Papierkorb. Artikel, die schon irgendwo verwendet werden — in einem Beleg, einer Bestellung, einem Lagerbestand oder einem Arbeitsbericht —, lassen sich so aber gar nicht entfernen: Die Datenbank lässt das nicht zu, der Import bricht mit einer technischen Meldung ab und es bleibt alles unverändert. Der ganze Vorgang läuft in einer einzigen Transaktion; entweder er geht komplett durch oder gar nicht. Gedacht ist die Option deshalb für einen frischen Mandanten, in dem noch nichts gebucht wurde.
Der Importfortschritt
Sobald du auf Importieren klickst, schließt der Import-Dialog und es öffnet sich das Fenster „Importfortschritt" mit einem Balken. Darunter steht, was gerade passiert: „Import wird vorbereitet...", dann „Importiere Zeile 240 von 1500" und daneben laufend die Zwischenzahlen („18 erstellt, 4 aktualisiert, 1 fehlgeschlagen"). Am Ende folgt „Suchindex wird aktualisiert..." und schließlich „Import abgeschlossen".
Gab es fehlerhafte Zeilen, erscheint darunter die Tabelle „Importfehler" mit der Anzahl und den Spalten „Zeile", „Feld" und „Fehlermeldung". Lief alles glatt, steht dort stattdessen „Import erfolgreich ohne Fehler abgeschlossen". Schließen lässt sich das Fenster erst, wenn der Import fertig ist — solange er läuft, hat es kein Kreuz. Lass das Fenster deshalb offen, bis der Balken durch ist.
Der Suchindex wird komplett neu aufgebaut. Nach jedem Import, bei dem mindestens ein Artikel angelegt oder geändert wurde, baut flinkest den Suchindex für Artikel von Grund auf neu. Bei einem großen Artikelstamm ist das der längste Teil des Vorgangs; solange er läuft, kann die Artikelsuche unvollständige Ergebnisse liefern. Der Fortschrittsbalken zeigt diesen Schritt als eigene Phase an.
Warum „Unsupported file format. Please upload CSV, XLS or XLSX file." erscheint. Diese Meldung — sie ist nicht übersetzt — kommt, wenn die Dateiendung nicht .csv, .xls oder .xlsx ist. Eine als .txt gespeicherte Trennzeichendatei musst du also erst umbenennen. „Could not read file headers" bedeutet, dass die erste Zeile leer ist oder sich mit dem gewählten Trennzeichen nicht lesen lässt — dann hilft ein anderes Trennzeichen oder die Auto-Erkennung.
Aktionen
Einstellungen ändern. Passe die Felder an und klicke oben rechts auf Speichern. Die Sortiereinstellungen wirken sofort auf alle folgenden Abfragen; bereits geöffnete Listen bleiben, wie sie sind, bis sie neu geladen werden.
Artikel importieren. Klicke auf Artikel importieren, lege deine Datei ab, prüfe Trennzeichen und Spaltenzuordnung, sieh dir die Vorschau an und klicke auf Importieren. Dafür braucht dein Benutzer zusätzlich zum Administratorzugang das Recht, Artikel zu bearbeiten. Fang mit einer kleinen Testdatei von zehn Zeilen an — so siehst du die Fehlermeldungen, bevor du 5.000 Zeilen schickst.
Einen Artikelstamm ersetzen. Setz den Haken Bestehende Artikel vor Import löschen, bevor du die Datei ablegst. Wähl diesen Weg nur in einem Mandanten, in dem noch keine Belege, Bestellungen oder Lagerbestände auf Artikel zeigen.
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Häufige Fragen
Ich habe eine Vorlage wie ART-{year}-{number} eingetragen, neue Artikel bekommen aber trotzdem nur eine Zahl.
Das ist der aktuelle Stand: Beim Anlegen eines Artikels schlägt flinkest die nächsthöhere freie Zahl vor und wendet die Vorlage nicht an. Du kannst die Artikelnummer im Anlegen-Dialog jederzeit überschreiben und dein Format von Hand eintippen.
Warum sortiert die Artikelliste nicht nach meiner Standardsortierung? Die Artikelliste hat ihre eigene Sortierung: Sie richtet sich nach der Spalte, die du im Tabellenkopf angeklickt hast, sonst nach der mandantenweiten Voreinstellung aus dem Zahnrad unterhalb der Liste. Die Standardsortierung aus den Artikel-Einstellungen greift an den Stellen, an denen Artikel ohne eigene Vorgabe geholt werden — etwa im Artikelkatalog beim Bearbeiten eines Belegs.
Meine Artikelnummern stehen in einer wilden Reihenfolge, obwohl ich „Artikelnummer aufsteigend" eingestellt habe. Sieh unter Datentyp Artikelnummer nach. Steht dort „Numerisch", werden alle Artikelnummern als Zahl gelesen — und jede Nummer, die einen Buchstaben, Bindestrich oder Punkt enthält, zählt dabei als 0. Sind das viele, ist ihre Reihenfolge zufällig. Für gemischte Nummern ist „Alphanumerisch" richtig.
Beim Import ist jede einzelne Zeile fehlgeschlagen mit „Artikelinheit darf nicht leer sein." Dann ist in der Spaltenzuordnung das Feld „Artikelinheit" nicht belegt. Es ist zwar nicht als Pflichtfeld gekennzeichnet, ein Artikel lässt sich ohne Mengeneinheit aber nicht speichern. Ordne eine Spalte deiner Datei zu — fehlende Einheiten legt flinkest dabei selbst an — und starte den Import erneut.
Der Import meldet „VK brutto muss eine Zahl sein", obwohl in der Spalte ein Preis steht. Der Preis enthält vermutlich ein Dezimalkomma. Erwartet wird ein Punkt: „9.90" statt „9,90". Auch Währungszeichen, Tausenderpunkte und Leerzeichen führen zu dieser Meldung. Formatier die Preisspalte in deiner Tabelle als reine Zahl ohne Formatierung und exportier sie neu.
Importiert wurden weniger Artikel, als meine Datei Zeilen hat — ohne Fehlermeldung. Übersprungen werden Zeilen, deren Wertezahl nicht zur Kopfzeile passt. Das passiert meist durch ein Trennzeichen im Text, etwa ein Semikolon in einer Beschreibung. Setz solche Felder in Anführungszeichen oder exportier die Datei als XLSX, dann tritt das Problem nicht auf.
Kann ich mit dem Import bestehende Artikel aktualisieren? Ja. Die Artikelnummer entscheidet: Gibt es sie schon, werden genau die Felder überschrieben, die du zugeordnet hast — alle übrigen bleiben unverändert. Eine Datei mit nur zwei Spalten, Artikelnummer und Verkaufspreis, ist damit eine bequeme Preisliste. Den Haken Bestehende Artikel vor Import löschen brauchst du dafür ausdrücklich nicht.