Allgemeine Einstellungen

Die Allgemeinen Einstellungen sind das Fundament deiner Mandanten-Konfiguration: Hier trägst du einmalig ein, wer dein Unternehmen ist — Firmenname, Adresse, Bankverbindung, Umsatzsteuersatz —, wie deine PDF-Dokumente aussehen und was neue Mitarbeiter automatisch mitbekommen. Diese Angaben landen anschließend automatisch auf jeder Rechnung, jedem Lieferschein, jeder Mahnung und in jeder E-Mail, die flinkest verschickt — ohne sie kann das System keine rechtsgültigen Belege drucken, deshalb erzwingt flinkest die wichtigsten davon schon beim ersten Login (siehe Einrichtung, bevor es losgeht weiter unten). Diese Seite ist zugleich die Startseite des gesamten Einstellungsbereichs: Links liegt die Navigation zu allen anderen Einstellungsscreens, rechts zeigt flinkest standardmäßig die Allgemeinen Einstellungen selbst, aufgeteilt in vier Reiter — Unternehmen, Applikation, Pdfs und Benutzer —, gespeichert wird alles gemeinsam mit einem Klick. Diesen Bereich sieht nur, wer Administrator ist: Mandantenweite Konfiguration wie Bankverbindung und Steuersatz ist kein Fall für ein Feinrecht, sondern für die höchste Rolle. Ohne dieses Recht landest du beim Versuch, eine Einstellungsseite zu öffnen, auf einer Fehlerseite mit dem Code 403.

Struktur und Navigation

Im gesamten Einstellungskatalog suchen

Links über der Navigation filtert das Suchfeld „Einstellungen durchsuchen…" nicht nur die sichtbare Menüstruktur, sondern durchsucht den gesamten Einstellungskatalog — dieselbe Quelle, die auch die globale Suche im Kopfbereich verwendet. Ein Treffer erscheint als eigene Zeile mit Pfad (zum Beispiel „Einstellungen › Buchhaltung › Buchhaltung Allgemein › Buchhaltungsexport") und Symbol; ein Klick öffnet den Bereich direkt, bei einem Treffer auf einen bestimmten Reiter direkt mit diesem Reiter geöffnet — tippst du zum Beispiel „buchhaltungsexport", landest du unmittelbar auf dem Reiter Buchhaltungsexport der Buchhaltungs-Einstellungen, ohne über die Kategorie „Buchhaltung" gehen zu müssen. Trifft der Suchbegriff nicht die Beschriftung selbst, aber ein hinterlegtes Suchwort-Synonym, markiert ein kleiner Zusatz-Chip, über welches Synonym der Treffer gefunden wurde: „bmd" oder „rzl" führen ebenfalls zum Reiter Buchhaltungsexport, dann mit dem Chip „BMD Export" bzw. „RZL Export". Ohne Treffer erscheint „Keine Ergebnisse gefunden".

Nach Kategorien navigieren

Ohne Suchbegriff zeigt die Navigation links alle Einstellungsbereiche gegliedert in Kategorien (System, Konnektoren, Kontakte, Projekte, Wartungsverträge, Artikel, Lager, Belege, Buchhaltung, Kalender, Termine, Ressourcen, Arbeitsberichte, Zeiterfassung, Fahrzeuge, Benutzer & Berechtigungen, Shop, Kundenzone …), siehe die vollständige Tabelle unten.

Welche Kategorien du siehst, hängt von den Modulen ab. Viele Bereiche gehören zu einem Modul, das du unter Einstellungen → Module selbst ein- und ausschaltest — Projekte, Wartungsverträge, Lager, Eingangsrechnungen, Buchhaltung, Bankkonten, Kalender und Termine (Kategorien Kalender und Termine samt Buchungsseiten), Ressourcen, Arbeitsberichte, Zeiterfassung, Fahrzeuge und Shop. Ist ein Modul ausgeschaltet, verschwindet seine Kategorie aus der Navigation und aus der Suche darin; die gespeicherten Einstellungen bleiben erhalten. Die Kategorie Shop erscheint also erst, wenn das Modul Shop eingeschaltet ist — ab Werk ist es aus. Mehr dazu unter Module und Erweiterungen.

Kategorie	Bereiche
System	Allgemein (diese Seite), Module, Logo, Erscheinungsbild, Menüs — Reiter Web und Mobile Apps, KI-Einstellungen, Textbausteine
Konnektoren	E-Mail-Konten
Kontakte	Kontakt-Einstellungen
Projekte	Projekt-Einstellungen
Wartungsverträge	Wartungsvertrags-Einstellungen
Artikel	Artikel-Einstellungen, Mengeneinheiten, Artikelkategorien
Lager	Lager-Einstellungen, Kommissionierung-Einstellungen
Belege	Beleg-Einstellungen, Zahlungsbedingungen, Dokumentvorlagen, Belegdesign, Einstellungen: Eingangsrechnungen, Mahnungseinstellungen
Buchhaltung	Buchhaltungs-Einstellungen, Sachkonten, Bankkonten, Kassen, Kostenstellen, Buchungsvorlagen
Kalender	Kalender-Einstellungen
Termine	Termin-Einstellungen — u. a. E-Mails an Kunden zu ihren Terminen, Buchungsseiten
Ressourcen	Ressourcen, Ressourcengruppen
Arbeitsberichte	Arbeitsberichts-Einstellungen, Tätigkeiten für Arbeitsberichte
Zeiterfassung	Pausenregeln, Zeitarten, Arbeitszeitmodelle
Fahrzeuge	Fahrzeuge, Fahrtenbuch-Einstellungen
Benutzer & Berechtigungen	Benutzer, Abteilungen, Rollen, Geräte
Shop	Shop Allgemein, Shop-Kategorien, Shop Erscheinungsbild, Lieferarten, Touren — nur bei eingeschaltetem Modul Shop
Kundenzone	Kundenzone
E-Mail-Verlauf	E-Mail-Verlauf — verlässt die Einstellungen, öffnet den Protokoll-Screen

Aktiver Bereich bleibt sichtbar

Navigierst du direkt per Link in eine Unterseite — etwa über einen Querverweis aus einer anderen Hilfeseite —, klappt die passende Kategorie in der Navigation automatisch auf und markiert den aktiven Bereich, statt dich orientierungslos in einer eingeklappten Liste stehen zu lassen.

Auf schmalen Bildschirmen: Icon-Leiste

Auf Tablet und Smartphone schrumpft die Navigation auf reine Icons ohne Beschriftung, das Suchfeld verschwindet dabei. Ein Klick auf das Icon einer Kategorie mit mehreren Punkten öffnet ein kleines Aufklapp-Menü mit den einzelnen Bereichen; ein kurzes Hovern über ein Icon zeigt zusätzlich als Tooltip den Namen der Kategorie oder des Bereichs.

Direkt aus der Navigation die Hilfe öffnen

Unten in der Navigation öffnet Dokumentation das Hilfe-Panel der Anwendung, ohne dass du die Einstellungen dafür verlassen musst.

Einstellungen verlassen

Oben liegt ein Hinweisband „Sie befinden sich in den Einstellungen" mit der Schaltfläche Einstellungen verlassen, die dich zur Startseite zurückbringt. Es begleitet dich auf jeder Einstellungsseite, damit jederzeit klar ist, dass du den operativen Arbeitsbereich verlassen hast.

Kopfzeile: Speichern und Cache löschen

Alle vier Reiter gemeinsam speichern

Speichern oben rechts schreibt die Werte aller vier Reiter auf einmal — du musst also nicht pro Reiter speichern, solltest aber alle Reiter durchsehen, bevor du klickst. flinkest bestätigt mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert". Ändert jemand anderes die Einstellungen, während du sie in einem anderen Fenster offen hast, zeigt dein Formular weiter die alten Werte — speicherst du dann, überschreibst du seine Änderungen. Lade die Seite vorher neu. flinkest legt deine Eingaben dabei über die bestehenden Einstellungen, statt sie zu ersetzen — Werte aus anderen Einstellungsseiten bleiben unangetastet. Jede erfolgreiche Speicherung wird protokolliert, samt der Bereiche, die betroffen waren; ein abgelehnter Speicherversuch hinterlässt keinen Eintrag. Der aktive Reiter steht als Anker in der Adresszeile, ein Lesezeichen darauf funktioniert deshalb.

Zwischenspeicher leeren

Cache löschen oben rechts leert den lokalen Zwischenspeicher deines Browsers samt Anmeldedaten. flinkest fragt vorher nach und weist darauf hin, dass du dich danach neu anmelden musst; anschließend lädt die Seite neu und du landest auf der Anmeldeseite. Das hilft, wenn die Oberfläche veraltete Daten anzeigt.

Reiter „Unternehmen"

Hier stehen die Stammdaten deines Betriebs — Pflichtangaben für Rechnungen (§ 14 UStG) und den Zahlungsverkehr, gegliedert in sieben Blöcke. Anders als im Einrichten-Dialog zeigt dieser Reiter kein Sternchen für Pflichtfelder, und Speichern funktioniert auch, wenn du eines der geprüften Felder leer lässt — fehlt danach eine der dort geprüften Angaben, erscheint die Einrichtung beim nächsten Navigationsversuch erneut.

Firmenstammdaten erfassen

Name Ihres Unternehmens, Rechtsform und CEO Name — die Person, die das Unternehmen vertritt. Firmenname und Adresse erscheinen anschließend in der automatischen Kopfzeile jedes PDF-Dokuments, in der Absenderzeile über der Empfängeradresse und im Unterschriftsblock; bei Systemmails, die flinkest über den eigenen Mailserver verschickt, erscheint dein Firmenname zusätzlich als Absendername.

Kontaktdaten erfassen

Email-Adresse, Webseite, Telefon und Fax. An die E-Mail-Adresse schickt flinkest auch den Hinweis, wenn eine im Hintergrund versendete E-Mail scheitert, weil noch kein E-Mail-Konto verbunden ist.

Ansprechpartner für E-Rechnungen hinterlegen

Schickst du Rechnungen als E-Rechnung — etwa im Format XRechnung an deutsche Behörden —, muss darin ein Ansprechpartner deines Unternehmens mit Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse stehen; ohne ihn lässt sich eine XRechnung gar nicht erstellen. Den legst du im Block E-Rechnung mit Ansprechpartner, Telefon und Email-Adresse fest. Brauchst du keinen eigenen Kontakt, lässt du die Felder leer: Ein leeres Feld übernimmt den CEO Name aus dem Block Unternehmen bzw. Telefon und Email-Adresse aus den Kontaktdaten darüber. Eigene Werte lohnen sich, wenn Rückfragen zu Rechnungen nicht beim Geschäftsführer, sondern etwa in der Buchhaltung landen sollen. Auch eine ZUGFeRD-Rechnung nimmt diesen Kontakt mit.

Wenn der Kontakt fehlt. Bleibt nach diesem Rückgriff einer der drei Werte leer, meldet der Dialog E-Rechnung herunterladen für XRechnung „E-Rechnungs-Kontakt (Name, Telefon, E-Mail) ist unvollständig (Einstellungen → Allgemein → Unternehmen)" — das ist dieser Reiter. Bei einem Kunden, der seine Rechnungen als XRechnung bekommt, geht die Rechnung dann auch nicht per E-Mail hinaus, damit er kein PDF statt der verlangten E-Rechnung erhält. Welche Formate es gibt und was sonst noch geprüft wird, erklärt E-Rechnung.

Adresse erfassen

Straße, Postleitzahl, Stadt und Land über eine Auswahlliste — Rechnungsadresse und zugleich eines der Felder, die die Einrichtung prüft.

Bankverbindung erfassen

Name der Bank, Bankleitzahl, Kontonummer, Iban und Bic erscheinen in der automatischen Fußzeile deiner PDF-Dokumente. Beide Felder werden beim Speichern automatisch in Großbuchstaben umgewandelt und von Leerzeichen befreit — du darfst die IBAN also in Vierergruppen eintippen —, anschließend prüft flinkest das Format. Passt es nicht, bricht das Speichern mit einer Fehlermeldung ab, die betroffenen Felder werden rot markiert, und keine der Einstellungen wird geschrieben, auch die aus den anderen Reitern nicht. Bei allen übrigen Textfeldern entfernt flinkest nur führende und nachgestellte Leerzeichen.

Rechtliche Angaben und Umsatzsteuersatz eintragen

Bezirksgericht, Firmenbuchnummer, Steuernummer, UID Nummer und Umsatzsteuer-Satz — Steuernummer und UID-Nummer lassen sich zusätzlich als Platzhalter in eigene Kopf- und Fußtexte einsetzen. Der Umsatzsteuer-Satz ist nur eine Voreinstellung: Er wird beim Anlegen einer neuen Belegposition und beim Anlegen eines neuen Artikels vorgeschlagen und lässt sich dort jederzeit überschreiben; bereits erfasste Positionen und Artikel bleiben unverändert, wenn du den Satz später änderst, sonst würde sich ein bestehender Beleg nachträglich verändern. Ob überhaupt Umsatzsteuer berechnet wird, entscheidet nicht dieser Satz, sondern die Umsatzart des Kunden und die Kleinunternehmer-Einstellung unter Buchhaltungs-Einstellungen: Ist dein Unternehmen dort als Kleinunternehmer geführt — gleich welche Unternehmensart —, rechnet flinkest Belege ohne Umsatzsteuer und druckt stattdessen den dort hinterlegten Hinweistext; unabhängig davon bleiben Belege steuerfrei, die als EU-Lieferung, Ausfuhr oder Bauleistung gekennzeichnet wurden.

Währungssymbol und -position wählen

Das Währungssymbol und die Position des Währungszeichens — Vor dem Betrag („€ 118,00") oder Nach dem Betrag („118,00 €") — gelten für alle PDF-Dokumente gleichzeitig, auch für Mahnungen und Bankauszüge, damit die Schreibweise überall gleich ist. Für den Wert „EUR" (Groß- oder Kleinschreibung spielt keine Rolle) setzt flinkest automatisch das Zeichen € ein, ansonsten wird das Symbol so verwendet, wie du es einträgst.

Reiter „Applikation"

Sprache einstellen

Die Sprache der Oberfläche (Deutsch oder Englisch) steuert auch, in welcher Sprache flinkest E-Mail-Vorlagen und Texte in PDF-Dokumenten aufbaut.

Login über Secret erlauben

Das Kästchen Login via token erlauben schaltet eine zweite Anmeldeart frei: Ein Benutzer meldet sich dann über einen Link mit einem persönlichen „Secret" an, statt mit einem Passwort. Secrets legst und verwaltest du direkt beim jeweiligen Benutzer. Ist der Schalter aus, bietet die Anmeldeseite diesen Weg gar nicht erst an.

„Zuletzt besucht" ein- oder ausschalten

Das Kästchen Verlauf „Zuletzt besucht" aktivieren steuert das Panel am unteren Ende des Hauptmenüs, das die zuletzt geöffneten Kunden, Belege und Projekte auflistet — schaltest du es aus, verschwindet nicht nur die Anzeige, flinkest hört auch auf, Seitenaufrufe aufzuzeichnen. Die Einstellung gilt für den ganzen Betrieb, nicht pro Benutzer, und wirkt sofort nach dem Speichern; ohne gesetzten Wert ist der Verlauf eingeschaltet.

Spracheingabe in Texteditoren ein- oder ausschalten

Einen Arbeitsbericht, eine Artikelbeschreibung oder einen Kopftext auf der Baustelle oder unterwegs einzutippen ist mühsam — schneller geht es, den Text einfach zu sprechen. Dafür gibt es im Block Spracheingabe das Kästchen Spracheingabe in Texteditoren aktivieren: Ist es angehakt, zeigt jedes Textfeld mit Formatierungsleiste dort ein Mikrofon-Symbol (Diktieren). Sehen können es nur Benutzer, die das Recht haben, KI-Funktionen zu benutzen — das vergibst du über die Rollen —, und nur in Feldern, die gerade bearbeitet werden können. Ohne gesetzten Wert ist die Spracheingabe eingeschaltet.

Ein Klick auf das Mikrofon öffnet das Fenster Diktat; nach Aufnahme beenden landet der aufbereitete Text an der Stelle, an der der Cursor stand. Hast du in einer anderen Sprache als Deutsch gesprochen, fragt flinkest vorher, ob der Text ins Deutsche übersetzt werden soll.

Wohin die Aufnahme geht. Die Aufnahme wird von OpenAI in Text umgewandelt und von Anthropic (Claude) aufbereitet; der Text, der schon im Feld steht, geht dabei als Kontext mit, damit Namen und Fachbegriffe richtig geschrieben werden. Darf das in deinem Betrieb nicht sein, nimmst du den Haken heraus und speicherst — dann verschwindet das Mikrofon für alle Benutzer aus allen Textfeldern. Was die Diktate an KI-Verbrauch verursachen, siehst du in den KI-Einstellungen im Reiter Übersicht unter „Diktat: Spracherkennung", „Diktat: Textaufbereitung" und „Diktat: Übersetzung".

Standard-Menüs für Desktop und Mobile wählen

Standard-Menü (App) legt fest, welches Navigationsmenü Benutzer der Web-Anwendung sehen, die kein persönliches Menü zugewiesen bekommen haben; Standard-Menü (Mobile) macht dasselbe für die mobilen Apps auf iPhone und Android. Zusammengestellt werden beide unter Menüs — die Menüs der Web-Anwendung im Reiter Web, die mobilen Menüs im Reiter Mobile Apps.

E-Mails über ein verbundenes Konto versenden

Rechnungen, Mahnungen, Dokumente und alle anderen E-Mails an deine Kunden verschickt flinkest ausschließlich über ein verbundenes E-Mail-Konto — so kommen sie aus deinem eigenen Postfach. Eine Auswahl der Versandart, einen eigenen SMTP-Server oder eine Test-E-Mail gibt es in diesem Reiter deshalb nicht. Der Block Mail weist darauf hin, und der Link E-Mail-Konten verwalten bringt dich direkt zu den E-Mail-Konten: Dort verbindest du ein Postfach, markierst es als Standard und kannst es mit Test-E-Mail senden prüfen. Versendet wird über das als Standard markierte aktive Konto; ist keines markiert, nimmt flinkest das zuerst verbundene aktive Konto.

Ohne verbundenes Konto. Solange kein E-Mail-Konto verbunden ist, zeigt der Mail-Dialog oben den Hinweis „Mail kann nicht gesendet werden: Es ist noch kein E-Mail-Konto verbunden. …" und die Schaltfläche Senden bleibt gesperrt. Das Konto verbindest du unter Einstellungen → Konnektoren → E-Mail-Konten. Will flinkest eine E-Mail im Hintergrund verschicken, wird sie nicht zugestellt, sondern im E-Mail-Verlauf als fehlgeschlagen protokolliert; zusätzlich geht höchstens einmal in 24 Stunden ein Hinweis an die E-Mail-Adresse deines Unternehmens aus dem Reiter Unternehmen. Reine Systemmails von flinkest selbst sind davon nicht betroffen und gehen weiter über den flinkest-Mailserver.

Darunter liegt das Kästchen E-Mails auf dem Test-Server an die eigene Adresse umleiten. Es wirkt nur auf dem gemeinsamen Test-Server von flinkest und leitet dort ausgehende E-Mails an die E-Mail-Adresse deines Unternehmens um, statt sie an den echten Empfänger zu schicken; im Echtbetrieb hat es keine Wirkung.

Reiter „Pdfs"

Dieser Reiter ist zweigeteilt: links die Einstellungen, rechts eine Vorschau, die das Ergebnis als echtes PDF zeigt und sich per Zoom, Seitenbreite-Auswahl und Seitennavigation ansehen lässt.

Live-Vorschau des PDFs

Die Vorschau baut sich kurz nach jeder Änderung automatisch neu auf — gespeichert wird dabei nichts, das passiert erst über Speichern. Kopf- und Fußzeile wirken auf alle PDF-Dokumente; für Belege kann ein Belegdesign einzelne dieser Werte übersteuern, Mahnungen, Arbeitsberichte und andere Dokumente verwenden immer die hier gesetzten Werte.

Logo-Größe und -Position einstellen

Die Logo Höhe stellst du mit einem Schieberegler zwischen 20 und 300 Pixel ein, die Logo-Position wählst du zwischen Links, Zentriert und Rechts — „Zentriert" nutzt die volle Seitenbreite und eignet sich deshalb für breite Logos. Die Logodatei selbst lädst du unter Logo hoch; ist keine hinterlegt, bleibt der Logobereich der Kopfzeile leer und der Text rückt auf, Höhe und Position wirken nur, solange ein Logo existiert.

Kopfzeile gestalten

Du wählst zwischen drei Modi: Automatisch — flinkest setzt Firmenname, Straße, PLZ, Ort und Land selbst zusammen; Benutzerdefiniert — du schreibst den Text selbst in einen kleinen Editor, über eine Schaltfläche daneben öffnet sich die Liste der Platzhalter; Leer — nur das Logo, kein Text. Dazu kommen Primärfarbe (Textfarbe des Kopfbereichs), Schriftgröße (60 bis 120 Prozent) und Abstand oben (0 bis 50 Millimeter).

Fußzeile gestalten

Die Fußzeile funktioniert nach demselben Muster, hat aber drei Spalten, dazu das Kästchen Seitenzahlen anzeigen. Im Modus Automatisch füllt flinkest die Fußzeile mit Firmenname und Adresse, E-Mail, Webseite und Telefon sowie IBAN, BIC und UID-Nummer. Im Modus Benutzerdefiniert bekommst du drei Editoren — links, mitte, rechts — und legst für jede Spalte getrennt fest, ob ihr Inhalt links-, mittig oder rechtsbündig steht. Auch hier gibt es Primärfarbe, Schriftgröße und Abstand unten.

Platzhalter verwenden

Ein Platzhalter wird beim Erzeugen des PDFs durch den passenden Wert aus den Einstellungen ersetzt. Kennt flinkest einen Platzhalter nicht, bleibt er unverändert stehen — daran erkennst du Tippfehler sofort in der Vorschau.

Reiter „Benutzer"

Standardrolle für neue Benutzer festlegen

Die Standardrolle wird jedem neu angelegten Benutzer automatisch zugewiesen. Welche Rollen es gibt und was sie dürfen, legst du unter Rollen fest.

Urlaubsvorgaben für neue Benutzer festlegen

Das Feld Standard-Urlaubstage pro Jahr (0 bis 99) ist der Wert, mit dem flinkest das Urlaubskonto eines Mitarbeiters für die Abwesenheitsart „Urlaub" anlegt, wenn für das Jahr noch keines besteht — das geschieht beim ersten Urlaubsantrag des Jahres. Ob ein Antrag genehmigt werden muss, legst du nicht hier, sondern je Art unter Abwesenheitsarten fest.

Einrichtung, bevor es losgeht

Pflichtangaben vor dem ersten Beleg

Bevor überhaupt ein rechtsgültiger Beleg gedruckt werden kann, prüft flinkest bei jedem Login, ob die wichtigsten Firmenangaben vollständig sind: Umsatzsteuer-Satz, Währung, Firmenname, E-Mail-Adresse des Unternehmens, Straße, Postleitzahl, Ort, Land und die Unternehmensart aus den Buchhaltungs-Einstellungen. Fehlt auch nur eine davon, kommst du in keinen einzigen Bereich der Anwendung — flinkest leitet dich direkt zur Ersteinrichtung um, bevor überhaupt das Dashboard, ein Kunde oder ein Beleg lädt, und das bei jedem Navigationsversuch, nicht nur beim Login. Als Administrator siehst du dort den Dialog Erste Schritte, ohne Ausweichmöglichkeit: mit dem Text „Lass uns dein Konto einrichten, damit Rechnungen, E-Mails und Buchhaltung sauber laufen. Dauert etwa 2 Minuten — du kannst später alles in den Einstellungen ändern.", deiner persönlichen Begrüßung mit Vornamen und einer Liste „Noch zu ergänzen", die jedes fehlende Feld abhakt, sobald du es ausfüllst. Im selben Formular kannst du gleich weitere, nicht zwingende Angaben mit erfassen: Rechtsform, Telefon, Webseite, UID-Nummer, Bankdaten, Sprache und das Logo — sowie die Unternehmensart und den Kleinunternehmer-Schalter direkt hier, ohne eigens zu den Buchhaltungs-Einstellungen zu wechseln. Erst wenn Let's go erfolgreich speichert, kommst du in die Anwendung.

Land schlägt den Steuersatz vor

Wählst du im Einrichten-Formular ein Land, trägt flinkest automatisch den landestypischen Steuersatz vor — Deutschland 19 %, Österreich 20 %, Schweiz 7,7 % — den du danach noch überschreiben kannst.

Logo direkt beim Einrichten hochladen

Für den Logo-Upload sind PNG, JPG, SVG und WebP erlaubt; flinkest prüft dabei nicht nur die Dateiendung, sondern auch den tatsächlichen Bildinhalt — eine falsch benannte oder beschädigte Datei zeigt dieselbe Fehlermeldung „Dieser Dateityp wird nicht unterstützt. Erlaubt: PNG, JPG, SVG, WebP" wie ein grundsätzlich unerlaubtes Format. Eine hochgeladene WebP-Datei wandelt flinkest serverseitig zu PNG um, weil die PDF-Erzeugung bei WebP die Transparenz verlieren würde.

Nicht-Administratoren sehen nur einen Hinweis

Fehlt einem angemeldeten Benutzer ohne Administratorrecht dieselbe Pflichtangabe, zeigt flinkest ihm auf derselben Einrichten-Seite statt des Formulars nur einen kurzen Text: „Bitte wende dich an einen Administrator, um die Unternehmenseinstellungen zu vervollständigen." Auch dieser Benutzer kommt in keinen Bereich der Anwendung, solange die Angaben fehlen — die einzige Handlung, die ihm bleibt, ist Abmelden.

Verwandte Seiten

• Ersteinrichtung
• Logo
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign
• E-Rechnung (ZUGFeRD, XRechnung, ebInterface)
• Zahlungsbedingungen
• Kontakt-Einstellungen
• Wartungsvertrags-Einstellungen
• Benutzer
• Rollen
• Geräte
• E-Mail-Konten
• E-Mail-Verlauf
• Bankkonten
• Erscheinungsbild
• Menüs
• KI-Einstellungen
• Kundenzone
• Module und Erweiterungen

Häufige Fragen

Warum komme ich nach dem Login nirgends hin, außer zu einer Einrichten-Seite? Dann fehlt noch mindestens eine Pflichtangabe — geprüft werden Umsatzsteuer-Satz, Währung, Firmenname, E-Mail-Adresse des Unternehmens, Straße, Postleitzahl, Ort, Land und die Unternehmensart. flinkest lässt dich erst in die Anwendung, wenn diese Angaben vollständig sind, weil sonst kein rechtsgültiger Beleg gedruckt werden kann. Als Administrator füllst du sie direkt im angezeigten Formular aus; ohne Administratorrecht bleibt dir nur, dich abzumelden und eine Administratorin oder einen Administrator zu bitten, die Angaben zu vervollständigen.

Ich habe nur die Fußzeile geändert — warum wurde nichts gespeichert? Wahrscheinlich steht im Reiter Unternehmen eine IBAN oder BIC in einem ungültigen Format. Speichern schickt immer alle vier Reiter gemeinsam ab; scheitert die Prüfung von IBAN oder BIC, wird der ganze Speichervorgang abgebrochen und die betroffenen Felder werden rot markiert. Korrigiere den Wert und speichere erneut.

Warum steht das Währungszeichen auf der Rechnung hinter dem Betrag? Das steuert im Reiter Unternehmen die Position des Währungszeichens. Sie gilt bewusst für alle PDF-Dokumente gleichzeitig, damit Belege, Mahnungen und Bankauszüge dieselbe Schreibweise verwenden.

Ich habe den Umsatzsteuer-Satz geändert — warum stehen auf alten Rechnungen noch die alten Prozente? Der Satz ist nur eine Voreinstellung für neue Belegpositionen und neue Artikel. Bereits erfasste Positionen behalten ihren Steuersatz; das ist Absicht, damit sich ein bestehender Beleg nicht nachträglich verändert.

Ein Platzhalter steht im PDF im Klartext statt mit einem Wert. Dann kennt flinkest ihn nicht — meist ein Tippfehler. Unbekannte Platzhalter bleiben absichtlich stehen, statt still zu verschwinden, damit der Fehler in der Vorschau sofort auffällt.

Warum kann ich im Mail-Dialog nicht auf „Senden" klicken? Meist ist noch kein E-Mail-Konto verbunden — dann steht oben im Dialog der Hinweis „Mail kann nicht gesendet werden: Es ist noch kein E-Mail-Konto verbunden. …" E-Mails an Kunden verschickt flinkest ausschließlich über ein verbundenes Konto; einen Versand über einen eigenen SMTP-Server oder den flinkest-Mailserver gibt es dafür nicht. Verbinde unter Einstellungen → Konnektoren → E-Mail-Konten ein Postfach. Gesperrt bleibt die Schaltfläche außerdem, solange kein Empfänger oder kein Betreff eingetragen ist oder eine Adresse ungültig ist.

Wie finde ich einen bestimmten Einstellungsbereich am schnellsten? Über das Suchfeld „Einstellungen durchsuchen…" oben in der Navigation — es durchsucht den gesamten Einstellungskatalog, nicht nur die aktuell aufgeklappte Kategorie, und findet auch einzelne Reiter innerhalb einer Einstellungsseite direkt. Bereiche eines ausgeschalteten Moduls — etwa Shop, solange das Modul Shop unter Einstellungen → Module nicht eingeschaltet ist — findet die Suche nicht.