Allgemeine Einstellungen

Die allgemeinen Einstellungen sind der Ausgangspunkt für alles Weitere: Hier hinterlegst du, wie dein Unternehmen heißt, wo es sitzt, welche Bankverbindung und welche Steuerangaben gelten, in welcher Währung gerechnet wird und wie Kopf- und Fußzeile deiner PDF-Dokumente aussehen. Diese Angaben landen anschließend automatisch auf jeder Rechnung, jedem Lieferschein, jeder Mahnung und in jeder E-Mail, die flinkest verschickt. Die Seite ist in vier Reiter geteilt — Unternehmen, Applikation, Pdfs und Benutzer —, gespeichert wird alles gemeinsam mit einem Klick.

Diesen Bereich sieht nur, wer Administrator ist. Ohne dieses Recht ist der gesamte Einstellungsbereich nicht erreichbar — auch nicht lesend.

Kopfzeile

Oben steht der Titel „Allgemeine Einstellungen", rechts daneben zwei Schaltflächen:

• Speichern — schreibt die Werte aller vier Reiter auf einmal. Du musst also nicht pro Reiter speichern, aber du solltest alle Reiter durchsehen, bevor du klickst.
• Cache löschen — leert den lokalen Zwischenspeicher deines Browsers. flinkest fragt vorher nach und weist darauf hin, dass du dich danach neu anmelden musst; anschließend lädt die Seite neu.

Der aktive Reiter steht in der Adresszeile. Ein Lesezeichen auf einen bestimmten Reiter funktioniert deshalb, und beim erneuten Öffnen landest du wieder dort, wo du zuletzt warst.

Warum der Dialog „Erste Schritte" erscheint. Beim Start prüft flinkest, ob die wichtigsten Angaben vorhanden sind: Umsatzsteuer-Satz, Währung, Firmenname, E-Mail-Adresse des Unternehmens, Straße, Postleitzahl, Ort und Land sowie die Unternehmensart aus den Buchhaltungs-Einstellungen. Fehlt auch nur eine davon, öffnet sich beim Einstieg der Dialog „Erste Schritte". Er lässt sich nicht wegklicken und führt dich durch genau diese Felder; eine Liste „Noch zu ergänzen" hakt jedes Feld ab, sobald du es ausgefüllt hast. Erst wenn alles vollständig ist, verschwindet der Dialog. Im selben Dialog kannst du auch gleich das Logo hochladen und Bankdaten hinterlegen — beides ist optional.

Reiter „Unternehmen"

Hier stehen die Stammdaten deines Betriebs, gegliedert in sechs Blöcke.

Unternehmen. Name Ihres Unternehmens (Pflichtfeld), Rechtsform und CEO Name — also die Person, die das Unternehmen vertritt.

Kontaktinformationen. Email-Adresse (Pflichtfeld), Webseite, Telefon und Fax. Die E-Mail-Adresse ist gleichzeitig die Adresse, an die flinkest eine Test-E-Mail schickt.

Adresse. Straße, Postleitzahl, Stadt und Land (Auswahlliste). Alle vier sind Pflichtfelder.

Bankinformationen. Name der Bank, Bankleitzahl, Kontonummer, Iban und Bic. IBAN und BIC erscheinen in der automatischen Fußzeile deiner PDF-Dokumente.

IBAN und BIC beim Speichern. Beide Felder werden automatisch in Großbuchstaben umgewandelt und von Leerzeichen befreit — du darfst die IBAN also in Vierergruppen eintippen. Anschließend wird das Format geprüft. Passt es nicht, bricht das Speichern mit einer Fehlermeldung ab, und keine der Einstellungen wird geschrieben — auch die aus den anderen Reitern nicht. Bei allen übrigen Textfeldern entfernt flinkest führende und nachgestellte Leerzeichen.

Rechtliche Informationen. Bezirksgericht, Firmenbuchnummer, Steuernummer, UID Nummer und Umsatzsteuer-Satz. Der Umsatzsteuer-Satz wird in Prozent eingetragen und ist der Standardsatz, den flinkest bei neuen Positionen und neuen Artikeln vorschlägt.

Der Umsatzsteuer-Satz ist nur eine Voreinstellung. Er wird beim Anlegen einer neuen Belegposition und beim Anlegen eines neuen Artikels vorgeschlagen und lässt sich dort jederzeit überschreiben. Bereits erfasste Positionen und Artikel bleiben unverändert, wenn du den Satz später änderst — sonst würde sich ein bestehender Beleg nachträglich verändern.

Wann gar keine Umsatzsteuer gerechnet wird. Das entscheidet nicht dieser Satz, sondern die Umsatzart des Kunden und die Kleinunternehmer-Einstellung. Ist dein Unternehmen unter Buchhaltung allgemein als Einzelunternehmen und als Kleinunternehmer geführt, rechnet flinkest Belege ohne Umsatzsteuer und druckt stattdessen den dort hinterlegten Hinweistext. Bei einer Gesellschaft mit Bilanzierungspflicht greift die Kleinunternehmer-Regelung nicht. Unabhängig davon bleiben Belege steuerfrei, die beim Anlegen als EU-Lieferung, Ausfuhr oder Bauleistung gekennzeichnet wurden.

Währung. Das Währungssymbol und die Position des Währungszeichens — wahlweise Vor dem Betrag („€ 118,00") oder Nach dem Betrag („118,00 €"). Diese Einstellung gilt für alle PDF-Dokumente, also auch für Mahnungen und Bankauszüge, damit die Schreibweise überall gleich ist. Das Symbol wird dabei so verwendet, wie du es einträgst — mit einer Ausnahme: Für den Wert „eur" setzt flinkest das Zeichen € ein.

Wo die Firmendaten landen. Firmenname und Adresse erscheinen in der automatischen Kopfzeile jedes PDF-Dokuments, in der Absenderzeile über der Empfängeradresse auf Belegen und im Unterschriftsblock. Die automatische Fußzeile ergänzt E-Mail, Webseite, Telefon, IBAN, BIC und UID-Nummer. Beim E-Mail-Versand über den flinkest-Server erscheint dein Firmenname als Absendername. Bezirksgericht und Firmenbuchnummer werden als Stammdaten gespeichert; Steuernummer und UID-Nummer lassen sich zusätzlich als Platzhalter in eigene Kopf- und Fußtexte einsetzen.

Reiter „Applikation"

Allgemein. Die Sprache der Oberfläche (Deutsch oder Englisch) und die Zeitzone deines Unternehmens. Die Sprache steuert auch, in welcher Sprache flinkest E-Mail-Vorlagen und Texte in PDF-Dokumenten aufbaut.

Wo eine Einstellung im Formular unklar bleibt, steht unter der Gruppe ein Hinweiskasten mit einer Erklärung in Klartext.

Sicherheit. Das Kästchen Login via token erlauben schaltet eine zweite Anmeldeart frei: Benutzer melden sich dann statt mit einem Passwort mit einem „Secret" an — einem Code, der wie ein Passwort funktioniert, aber in anderer Form vorliegt. Ist der Schalter aus, weist flinkest jeden Anmeldeversuch dieser Art ab.

Menüs. Standard-Menü (App) legt fest, welches Navigationsmenü Benutzer der Web-Anwendung sehen, die kein persönliches Menü zugewiesen bekommen haben. Standard-Menü (Mobile) macht dasselbe für die mobilen Apps auf iPhone und Android. Zusammengestellt werden die mobilen Menüs unter Mobile Menüs.

Verlauf. Das Kästchen Verlauf „Zuletzt besucht" aktivieren steuert das Panel am unteren Ende des Hauptmenüs, das die zuletzt geöffneten Kunden, Belege und Projekte auflistet. Der Hinweis im Formular sagt, was das Abschalten bedeutet: „Zeigt ein Panel ‚Zuletzt besucht' am unteren Ende des Hauptmenüs. Wenn deaktiviert, wird das Panel ausgeblendet und es werden keine Seitenaufrufe mehr aufgezeichnet." Es verschwindet also nicht nur die Anzeige — flinkest hört auch auf mitzuschreiben, wer was geöffnet hat. Die Einstellung gilt für den ganzen Betrieb, nicht pro Benutzer, und wirkt sofort nach dem Speichern. Ohne gesetzten Wert ist der Verlauf eingeschaltet, damit bestehende Mandanten durch die Einführung nichts verlieren.

Mail. Die Mailversand-Methode bestimmt, über welchen Weg flinkest E-Mails verschickt:

Auswahl	Bedeutung
Über Flinkest-Server senden (Standard)	flinkest verschickt über den eigenen Mailserver. Als Absendername erscheint dein Firmenname.
Über eigenen SMTP-Server senden	Du hinterlegst deinen eigenen Postausgangsserver.
Über verbundenes E-Mail-Konto senden	Der Versand läuft über ein E-Mail-Konto, das du unter E-Mail-Konten verbunden und als Standard markiert hast.

Wählst du den eigenen SMTP-Server, klappen zusätzliche Felder auf: SMTP Hostname, SMTP Port, Absender Name, Absender Emailadresse, Benutzername, Passwort, Verschlüsselung (TLS, SSL oder keine) und das Kästchen SSL-Zertifikat verifizieren — letzteres schaltest du nur ab, wenn dein Mailserver ein selbst ausgestelltes Zertifikat verwendet. Darunter liegt die Schaltfläche Test-E-Mail senden.

Reiter „Pdfs"

Dieser Reiter ist zweigeteilt: links die Einstellungen, rechts eine Vorschau, die das Ergebnis als echtes PDF zeigt. Die Vorschau baut sich kurz nach jeder Änderung neu auf — gespeichert wird dabei nichts, das passiert erst über Speichern.

Logo. Die Logo Höhe stellst du mit einem Schieberegler zwischen 20 und 300 Pixel ein, die Logo-Position wählst du zwischen Links, Zentriert und Rechts. „Zentriert" nutzt die volle Seitenbreite und eignet sich deshalb für breite Logos. Die Logodatei selbst lädst du unter Logo hoch. Ist kein Logo hinterlegt, bleibt der Logobereich der Kopfzeile leer und der Text rückt auf — Höhe und Position wirken nur, solange ein Logo existiert.

Header. Der Kopfbereich jeder PDF-Seite. Du wählst zwischen drei Modi:

• Automatisch — flinkest setzt Firmenname, Straße, PLZ, Ort und Land selbst zusammen.
• Benutzerdefiniert — du schreibst den Text selbst in einen kleinen Editor. Über die Schaltfläche daneben öffnet sich die Liste der Platzhalter; ein Klick auf einen Platzhalter kopiert ihn in die Zwischenablage, von dort fügst du ihn im Editor ein.
• Leer — nur das Logo, kein Text.

Dazu kommen Primärfarbe (Textfarbe des Kopfbereichs), Schriftgröße (60 bis 120 Prozent) und Abstand oben (0 bis 50 Millimeter).

Footer. Die Fußzeile funktioniert nach demselben Muster, hat aber drei Spalten. Zusätzlich gibt es das Kästchen Seitenzahlen anzeigen. Im Modus Automatisch füllt flinkest die Fußzeile mit Firmenname und Adresse, E-Mail, Webseite und Telefon sowie IBAN, BIC und UID-Nummer. Im Modus Benutzerdefiniert bekommst du drei Editoren — links, mitte, rechts — und kannst für jede Spalte getrennt festlegen, ob ihr Inhalt links-, mittig oder rechtsbündig steht. Auch hier gibt es Primärfarbe, Schriftgröße und Abstand unten.

Was ein Platzhalter macht. Er wird beim Erzeugen des PDFs durch den passenden Wert aus den Einstellungen ersetzt. Kennt flinkest einen Platzhalter nicht, bleibt er unverändert stehen — daran erkennst du Tippfehler sofort in der Vorschau.

Diese Einstellungen gelten überall. Kopf- und Fußzeile greifen für alle PDF-Dokumente. Für Belege kann ein Belegdesign einzelne dieser Werte übersteuern — Mahnungen, Arbeitsberichte und andere Dokumente verwenden immer die hier gesetzten Werte.

Reiter „Benutzer"

Einstellungen für neue Benutzer. Die Standardrolle wird jedem neu angelegten Benutzer automatisch zugewiesen. Welche Rollen es gibt und was sie dürfen, legst du unter Rollen fest.

Urlaube. Das Kästchen Genehmigung: Urlaubsantrag benötigt Freigabe und das Feld Standard-Urlaubstage pro Jahr (0 bis 99). Die Standard-Urlaubstage sind der Wert, mit dem flinkest den Jahresanspruch eines Mitarbeiters für den Abwesenheitstyp „Urlaub" vorbelegt, wenn kein eigener Anspruch hinterlegt wurde.

Aktionen

Einstellungen speichern. Klicke oben rechts auf Speichern. flinkest schickt die Werte aller Reiter gemeinsam ab und bestätigt mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert". Ändert jemand die Einstellungen, während du in einem anderen Fenster arbeitest, lädt flinkest sie dort von selbst nach.

Gespeichert wird nur, was du geschickt hast. flinkest legt deine Eingaben über die bestehenden Einstellungen, statt sie zu ersetzen. Werte aus anderen Einstellungsseiten bleiben dabei unangetastet. Zusätzlich wird protokolliert, wann die Einstellungen zuletzt geändert wurden und welche Bereiche betroffen waren.

Test-E-Mail verschicken. Nur im Reiter Applikation und nur, wenn als Versandweg der eigene SMTP-Server gewählt ist. flinkest verwendet dabei die Werte, die gerade im Formular stehen — du kannst also testen, bevor du speicherst. Die Test-E-Mail geht an die E-Mail-Adresse deines Unternehmens aus dem Reiter Unternehmen. Klappt der Versand, erscheint eine Erfolgsmeldung; scheitert er, zeigt flinkest die Fehlermeldung des Mailservers an.

Zwischenspeicher leeren. Über Cache löschen oben rechts. Nach der Bestätigung wird der lokale Zwischenspeicher geleert, die Seite lädt neu und du musst dich erneut anmelden. Das hilft, wenn die Oberfläche veraltete Daten anzeigt.

Verwandte Seiten

• Logo
• Buchhaltung allgemein
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign
• Zahlungsbedingungen
• Kontakt-Einstellungen
• Benutzer
• Rollen
• E-Mail-Konten
• Erscheinungsbild
• Mobile Menüs

Häufige Fragen

Warum erscheint beim Anmelden immer wieder der Dialog „Erste Schritte"? Dann fehlt noch mindestens eine Pflichtangabe. Geprüft werden Umsatzsteuer-Satz, Währung, Firmenname, E-Mail-Adresse des Unternehmens, Straße, Postleitzahl, Ort, Land und die Unternehmensart. Die Liste „Noch zu ergänzen" im Dialog zeigt genau die Felder, die noch offen sind — sie hakt sich ab, während du tippst.

Ich habe nur die Fußzeile geändert — warum wurde nichts gespeichert? Wahrscheinlich steht im Reiter Unternehmen eine IBAN oder BIC in einem ungültigen Format. Speichern schickt immer alle vier Reiter gemeinsam ab; scheitert die Prüfung von IBAN oder BIC, wird der ganze Speichervorgang abgebrochen. Korrigiere den Wert und speichere erneut.

Warum steht das Währungszeichen auf der Rechnung hinter dem Betrag? Das steuert im Reiter Unternehmen die Einstellung „Position des Währungszeichens". Sie gilt bewusst für alle PDF-Dokumente gleichzeitig, damit Belege, Mahnungen und Bankauszüge dieselbe Schreibweise verwenden.

Ich habe den Umsatzsteuer-Satz geändert — warum stehen auf alten Rechnungen noch die alten Prozente? Der Satz ist nur eine Voreinstellung für neue Belegpositionen und neue Artikel. Bereits erfasste Positionen behalten ihren Steuersatz; das ist Absicht, damit ein bestehender Beleg sich nicht nachträglich verändert.

Mein Logo erscheint nicht auf dem PDF, obwohl ich die Höhe eingestellt habe. Höhe und Position wirken nur, wenn überhaupt eine Logodatei hinterlegt ist. Die Datei lädst du unter Logo hoch — danach zeigt die Vorschau im Reiter Pdfs sie sofort an.

Ein Platzhalter steht im PDF im Klartext statt mit einem Wert. Dann kennt flinkest ihn nicht — meist ein Tippfehler. Unbekannte Platzhalter bleiben absichtlich stehen, statt still zu verschwinden, damit der Fehler in der Vorschau sofort auffällt. Öffne die Platzhalter-Liste und übernimm den Eintrag von dort.

Die Test-E-Mail-Schaltfläche ist nicht da. Sie erscheint nur, wenn als Mailversand-Methode „Über eigenen SMTP-Server senden" gewählt ist. Beim Versand über den flinkest-Server oder über ein verbundenes E-Mail-Konto gibt es sie nicht.

Wieso finde ich die Einstellungen gar nicht? Der gesamte Einstellungsbereich ist Administratoren vorbehalten. Ohne dieses Recht ist die Seite nicht erreichbar — auch nicht lesend.