Allgemeine Einstellungen

Die Allgemeinen Einstellungen sind das Fundament deiner Mandanten-Konfiguration: Hier trägst du einmalig ein, wer dein Unternehmen ist — Firmenname, Adresse, Bankverbindung, Umsatzsteuersatz —, wie flinkest E-Mails verschickt, wie deine PDF-Dokumente aussehen und was neue Mitarbeiter automatisch mitbekommen. Diese Angaben landen anschließend automatisch auf jeder Rechnung, jedem Lieferschein, jeder Mahnung und in jeder E-Mail, die flinkest verschickt — ohne sie kann das System keine rechtsgültigen Belege drucken, deshalb erzwingt flinkest die wichtigsten davon schon beim ersten Login (siehe Einrichtung, bevor es losgeht weiter unten). Diese Seite ist zugleich die Startseite des gesamten Einstellungsbereichs: Links liegt die Navigation zu allen anderen Einstellungsscreens, rechts zeigt flinkest standardmäßig die Allgemeinen Einstellungen selbst, aufgeteilt in vier Reiter — Unternehmen, Applikation, Pdfs und Benutzer —, gespeichert wird alles gemeinsam mit einem Klick. Diesen Bereich sieht nur, wer Administrator ist: Mandantenweite Konfiguration wie Mailserver-Zugangsdaten, Bankverbindung und Steuersatz ist kein Fall für ein Feinrecht, sondern für die höchste Rolle. Ohne dieses Recht landest du beim Versuch, eine Einstellungsseite zu öffnen, auf einer Fehlerseite mit dem Code 403.

Struktur und Navigation

Im gesamten Einstellungskatalog suchen

Links über der Navigation filtert das Suchfeld „Einstellungen durchsuchen…" nicht nur die sichtbare Menüstruktur, sondern durchsucht den gesamten Einstellungskatalog — dieselbe Quelle, die auch die globale Suche im Kopfbereich verwendet. Ein Treffer erscheint als eigene Zeile mit Pfad (zum Beispiel „Settings › Accounting › Accounting General › BMD Export") und Symbol; ein Klick öffnet den Bereich direkt, bei einem Treffer auf einen bestimmten Reiter direkt mit diesem Reiter geöffnet — tippst du zum Beispiel „bmd", landest du unmittelbar auf dem Reiter BMD-Export der Buchhaltungs-Einstellungen, ohne über die Kategorie „Buchhaltung" gehen zu müssen. Trifft der Suchbegriff nicht die Beschriftung selbst, aber ein hinterlegtes Suchwort-Synonym, markiert ein kleiner Zusatz-Chip, über welches Synonym der Treffer gefunden wurde. Ohne Treffer erscheint „Keine Ergebnisse gefunden".

Nach Kategorien navigieren

Ohne Suchbegriff zeigt die Navigation links alle Einstellungsbereiche gegliedert in Kategorien (System, Konnektoren, Kontakte, Artikel, Lager, Belege, Buchhaltung, Kalender, Ressourcen, Arbeitsberichte, Zeiterfassung, Fahrzeuge, Benutzer & Berechtigungen …), siehe die vollständige Tabelle unten. Mit aktiviertem Kostenkalkulations-, SHT-Preislisten- oder Shop-Modul ergänzen sich weitere Kategorien für die jeweiligen Zusatzeinstellungen; ohne das passende Plugin bleiben sie ausgeblendet.

Kategorie	Bereiche
System	Allgemein (diese Seite), Logo, Erscheinungsbild, Mobile Menüs, KI-Einstellungen, Textbausteine
Konnektoren	E-Mail-Konten, WhatsApp
Kontakte	Kontakt-Einstellungen
Projekte	Projekt-Einstellungen
Artikel	Artikel-Einstellungen, Mengeneinheiten, Artikelkategorien
Lager	Lager-Einstellungen, Kommissionierung-Einstellungen
Belege	Beleg-Einstellungen, Zahlungsbedingungen, Dokumentvorlagen, Belegdesign, Einstellungen: Eingangsrechnungen, Mahnungseinstellungen
Buchhaltung	Buchhaltungs-Einstellungen, Sachkonten, Bankkonten, Kassen, Kostenstellen, Buchungsvorlagen
Kalender	Kalender-Einstellungen
Ressourcen	Ressourcen, Ressourcengruppen
Arbeitsberichte	Arbeitsberichts-Einstellungen, Tätigkeiten für Arbeitsberichte
Zeiterfassung	Pausenregeln, Zeitarten, Arbeitszeitmodelle
Fahrzeuge	Fahrzeuge, Fahrtenbuch-Einstellungen
Benutzer & Berechtigungen	Benutzer, Abteilungen, Rollen, Geräte
E-Mail-Verlauf	E-Mail-Verlauf — verlässt die Einstellungen, öffnet den Protokoll-Screen

Aktiver Bereich bleibt sichtbar

Navigierst du direkt per Link in eine Unterseite — etwa über einen Querverweis aus einer anderen Hilfeseite —, klappt die passende Kategorie in der Navigation automatisch auf und markiert den aktiven Bereich, statt dich orientierungslos in einer eingeklappten Liste stehen zu lassen.

Auf schmalen Bildschirmen: Icon-Leiste

Auf Tablet und Smartphone schrumpft die Navigation auf reine Icons ohne Beschriftung, das Suchfeld verschwindet dabei. Ein Klick auf das Icon einer Kategorie mit mehreren Punkten öffnet ein kleines Aufklapp-Menü mit den einzelnen Bereichen; ein kurzes Hovern über ein Icon zeigt zusätzlich als Tooltip den Namen der Kategorie oder des Bereichs.

Direkt aus der Navigation die Hilfe öffnen

Unten in der Navigation öffnet Dokumentation das Hilfe-Panel der Anwendung, ohne dass du die Einstellungen dafür verlassen musst.

Einstellungen verlassen

Oben liegt ein Hinweisband „Sie befinden sich in den Einstellungen" mit der Schaltfläche Einstellungen verlassen, die dich zur Startseite zurückbringt. Es begleitet dich auf jeder Einstellungsseite, damit jederzeit klar ist, dass du den operativen Arbeitsbereich verlassen hast.

Kopfzeile: Speichern und Cache löschen

Alle vier Reiter gemeinsam speichern

Speichern oben rechts schreibt die Werte aller vier Reiter auf einmal — du musst also nicht pro Reiter speichern, solltest aber alle Reiter durchsehen, bevor du klickst. flinkest bestätigt mit „Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert". Ändert jemand anderes die Einstellungen, während du in einem anderen Fenster arbeitest, lädt flinkest sie dort von selbst nach. flinkest legt deine Eingaben dabei über die bestehenden Einstellungen, statt sie zu ersetzen — Werte aus anderen Einstellungsseiten bleiben unangetastet, und es wird protokolliert, wann die Einstellungen zuletzt geändert wurden und welche Bereiche betroffen waren. Der aktive Reiter steht als Anker in der Adresszeile, ein Lesezeichen darauf funktioniert deshalb.

Zwischenspeicher leeren

Cache löschen oben rechts leert den lokalen Zwischenspeicher deines Browsers samt Anmeldedaten. flinkest fragt vorher nach und weist darauf hin, dass du dich danach neu anmelden musst; anschließend lädt die Seite neu und du landest auf der Anmeldeseite. Das hilft, wenn die Oberfläche veraltete Daten anzeigt.

Reiter „Unternehmen"

Hier stehen die Stammdaten deines Betriebs — Pflichtangaben für Rechnungen (§ 14 UStG) und den Zahlungsverkehr, gegliedert in sechs Blöcke. Anders als im Einrichten-Dialog zeigt dieser Reiter kein Sternchen für Pflichtfelder, und Speichern funktioniert auch, wenn du eines der geprüften Felder leer lässt — fehlt danach eine der dort geprüften Angaben, erscheint die Einrichtung beim nächsten Navigationsversuch erneut.

Firmenstammdaten erfassen

Name Ihres Unternehmens, Rechtsform und CEO Name — die Person, die das Unternehmen vertritt. Firmenname und Adresse erscheinen anschließend in der automatischen Kopfzeile jedes PDF-Dokuments, in der Absenderzeile über der Empfängeradresse und im Unterschriftsblock; beim E-Mail-Versand über den flinkest-Server erscheint dein Firmenname zusätzlich als Absendername.

Kontaktdaten erfassen

Email-Adresse, Webseite, Telefon und Fax. Die E-Mail-Adresse ist gleichzeitig die Adresse, an die flinkest eine Test-E-Mail schickt.

Adresse erfassen

Straße, Postleitzahl, Stadt und Land über eine Auswahlliste — Rechnungsadresse und zugleich eines der Felder, die die Einrichtung prüft.

Bankverbindung erfassen

Name der Bank, Bankleitzahl, Kontonummer, Iban und Bic erscheinen in der automatischen Fußzeile deiner PDF-Dokumente. Beide Felder werden beim Speichern automatisch in Großbuchstaben umgewandelt und von Leerzeichen befreit — du darfst die IBAN also in Vierergruppen eintippen —, anschließend prüft flinkest das Format. Passt es nicht, bricht das Speichern mit einer Fehlermeldung ab, die betroffenen Felder werden rot markiert, und keine der Einstellungen wird geschrieben, auch die aus den anderen Reitern nicht. Bei allen übrigen Textfeldern entfernt flinkest nur führende und nachgestellte Leerzeichen.

Rechtliche Angaben und Umsatzsteuersatz eintragen

Bezirksgericht, Firmenbuchnummer, Steuernummer, UID Nummer und Umsatzsteuer-Satz — Steuernummer und UID-Nummer lassen sich zusätzlich als Platzhalter in eigene Kopf- und Fußtexte einsetzen. Der Umsatzsteuer-Satz ist nur eine Voreinstellung: Er wird beim Anlegen einer neuen Belegposition und beim Anlegen eines neuen Artikels vorgeschlagen und lässt sich dort jederzeit überschreiben; bereits erfasste Positionen und Artikel bleiben unverändert, wenn du den Satz später änderst, sonst würde sich ein bestehender Beleg nachträglich verändern. Ob überhaupt Umsatzsteuer berechnet wird, entscheidet nicht dieser Satz, sondern die Umsatzart des Kunden und die Kleinunternehmer-Einstellung unter Buchhaltungs-Einstellungen: Ist dein Unternehmen dort als Einzelunternehmen und als Kleinunternehmer geführt, rechnet flinkest Belege ohne Umsatzsteuer und druckt stattdessen den dort hinterlegten Hinweistext; unabhängig davon bleiben Belege steuerfrei, die als EU-Lieferung, Ausfuhr oder Bauleistung gekennzeichnet wurden.

Währungssymbol und -position wählen

Das Währungssymbol und die Position des Währungszeichens — Vor dem Betrag („€ 118,00") oder Nach dem Betrag („118,00 €") — gelten für alle PDF-Dokumente gleichzeitig, auch für Mahnungen und Bankauszüge, damit die Schreibweise überall gleich ist. Für den Wert „EUR" (Groß- oder Kleinschreibung spielt keine Rolle) setzt flinkest automatisch das Zeichen € ein, ansonsten wird das Symbol so verwendet, wie du es einträgst.

Reiter „Applikation"

Sprache und Zeitzone einstellen

Die Sprache der Oberfläche (Deutsch oder Englisch) steuert auch, in welcher Sprache flinkest E-Mail-Vorlagen und Texte in PDF-Dokumenten aufbaut. Die Zeitzone deines Unternehmens trägst du über ein Suchfeld ein, in das du ein Land eintippst — als Ergebnis erscheint zum Beispiel „Österreich (+01:00)", gespeichert wird die passende UTC-Verschiebung.

Login über Secret erlauben

Das Kästchen Login via token erlauben schaltet eine zweite Anmeldeart frei: Ein Benutzer meldet sich dann über einen Link mit einem persönlichen „Secret" an, statt mit einem Passwort. Secrets legst und verwaltest du direkt beim jeweiligen Benutzer. Ist der Schalter aus, bietet die Anmeldeseite diesen Weg gar nicht erst an.

„Zuletzt besucht" ein- oder ausschalten

Das Kästchen Verlauf „Zuletzt besucht" aktivieren steuert das Panel am unteren Ende des Hauptmenüs, das die zuletzt geöffneten Kunden, Belege und Projekte auflistet — schaltest du es aus, verschwindet nicht nur die Anzeige, flinkest hört auch auf, Seitenaufrufe aufzuzeichnen. Die Einstellung gilt für den ganzen Betrieb, nicht pro Benutzer, und wirkt sofort nach dem Speichern; ohne gesetzten Wert ist der Verlauf eingeschaltet.

Standard-Menüs für Desktop und Mobile wählen

Standard-Menü (App) legt fest, welches Navigationsmenü Benutzer der Web-Anwendung sehen, die kein persönliches Menü zugewiesen bekommen haben; Standard-Menü (Mobile) macht dasselbe für die mobilen Apps auf iPhone und Android. Zusammengestellt werden die mobilen Menüs unter Mobile Menüs.

Mailversand-Methode wählen

Die Mailversand-Methode bestimmt, über welchen Weg flinkest E-Mails verschickt:

Auswahl	Bedeutung
Über Flinkest-Server senden (Standard)	flinkest verschickt über den eigenen Mailserver, als Absendername erscheint dein Firmenname.
Über eigenen SMTP-Server senden	Du hinterlegst deinen eigenen Postausgangsserver, siehe „Eigenen SMTP-Server konfigurieren und testen".
Über verbundenes E-Mail-Konto senden	Der Versand läuft über ein E-Mail-Konto, das du unter E-Mail-Konten verbunden und als Standard markiert hast.

Eigenen SMTP-Server konfigurieren und testen

Wählst du Über eigenen SMTP-Server senden, klappen zusätzliche Felder auf: SMTP Hostname, SMTP Port, Absender Name, Absender Emailadresse, Benutzername, Passwort, Verschlüsselung (TLS, SSL oder keine) und das Kästchen SSL-Zertifikat verifizieren — Letzteres schaltest du nur ab, wenn dein Mailserver ein selbst ausgestelltes Zertifikat verwendet. Darunter liegt die Schaltfläche Test-E-Mail senden: Sie nur im Reiter Applikation vorhanden und nur bei dieser Versandmethode, verwendet dabei die Werte, die gerade im Formular stehen — du kannst also testen, bevor du speicherst. Die Test-E-Mail geht an die E-Mail-Adresse deines Unternehmens aus dem Reiter Unternehmen. Klappt der Versand, erscheint eine Erfolgsmeldung; scheitert er, zeigt flinkest die Fehlermeldung des Mailservers im Original an.

Reiter „Pdfs"

Dieser Reiter ist zweigeteilt: links die Einstellungen, rechts eine Vorschau, die das Ergebnis als echtes PDF zeigt und sich per Zoom, Seitenbreite-Auswahl und Seitennavigation ansehen lässt.

Live-Vorschau des PDFs

Die Vorschau baut sich kurz nach jeder Änderung automatisch neu auf — gespeichert wird dabei nichts, das passiert erst über Speichern. Kopf- und Fußzeile wirken auf alle PDF-Dokumente; für Belege kann ein Belegdesign einzelne dieser Werte übersteuern, Mahnungen, Arbeitsberichte und andere Dokumente verwenden immer die hier gesetzten Werte.

Logo-Größe und -Position einstellen

Die Logo Höhe stellst du mit einem Schieberegler zwischen 20 und 300 Pixel ein, die Logo-Position wählst du zwischen Links, Zentriert und Rechts — „Zentriert" nutzt die volle Seitenbreite und eignet sich deshalb für breite Logos. Die Logodatei selbst lädst du unter Logo hoch; ist keine hinterlegt, bleibt der Logobereich der Kopfzeile leer und der Text rückt auf, Höhe und Position wirken nur, solange ein Logo existiert.

Kopfzeile gestalten

Du wählst zwischen drei Modi: Automatisch — flinkest setzt Firmenname, Straße, PLZ, Ort und Land selbst zusammen; Benutzerdefiniert — du schreibst den Text selbst in einen kleinen Editor, über eine Schaltfläche daneben öffnet sich die Liste der Platzhalter; Leer — nur das Logo, kein Text. Dazu kommen Primärfarbe (Textfarbe des Kopfbereichs), Schriftgröße (60 bis 120 Prozent) und Abstand oben (0 bis 50 Millimeter).

Fußzeile gestalten

Die Fußzeile funktioniert nach demselben Muster, hat aber drei Spalten, dazu das Kästchen Seitenzahlen anzeigen. Im Modus Automatisch füllt flinkest die Fußzeile mit Firmenname und Adresse, E-Mail, Webseite und Telefon sowie IBAN, BIC und UID-Nummer. Im Modus Benutzerdefiniert bekommst du drei Editoren — links, mitte, rechts — und legst für jede Spalte getrennt fest, ob ihr Inhalt links-, mittig oder rechtsbündig steht. Auch hier gibt es Primärfarbe, Schriftgröße und Abstand unten.

Platzhalter verwenden

Ein Platzhalter wird beim Erzeugen des PDFs durch den passenden Wert aus den Einstellungen ersetzt. Kennt flinkest einen Platzhalter nicht, bleibt er unverändert stehen — daran erkennst du Tippfehler sofort in der Vorschau.

Reiter „Benutzer"

Standardrolle für neue Benutzer festlegen

Die Standardrolle wird jedem neu angelegten Benutzer automatisch zugewiesen. Welche Rollen es gibt und was sie dürfen, legst du unter Rollen fest.

Urlaubsvorgaben für neue Benutzer festlegen

Das Kästchen Genehmigung: Urlaubsantrag benötigt Freigabe und das Feld Standard-Urlaubstage pro Jahr (0 bis 99) — Letzteres ist der Wert, mit dem flinkest den Jahresanspruch eines Mitarbeiters für den Abwesenheitstyp „Urlaub" vorbelegt, wenn kein eigener Anspruch hinterlegt wurde.

Einrichtung, bevor es losgeht

Pflichtangaben vor dem ersten Beleg

Bevor überhaupt ein rechtsgültiger Beleg gedruckt werden kann, prüft flinkest bei jedem Login, ob die wichtigsten Firmenangaben vollständig sind: Umsatzsteuer-Satz, Währung, Firmenname, E-Mail-Adresse des Unternehmens, Straße, Postleitzahl, Ort, Land und die Unternehmensart aus den Buchhaltungs-Einstellungen. Fehlt auch nur eine davon, kommst du in keinen einzigen Bereich der Anwendung — flinkest leitet dich direkt zu einer eigenen Einrichten-Seite um, bevor überhaupt das Dashboard, ein Kunde oder ein Beleg lädt, und das bei jedem Navigationsversuch, nicht nur beim Login. Als Administrator siehst du dort denselben Dialog Erste Schritte wie früher, jetzt aber ohne Ausweichmöglichkeit: mit dem Text „Lass uns dein Konto einrichten, damit Rechnungen, E-Mails und Buchhaltung sauber laufen. Dauert etwa 2 Minuten — du kannst später alles in den Einstellungen ändern.", deiner persönlichen Begrüßung mit Vornamen und einer Liste „Noch zu ergänzen", die jedes fehlende Feld abhakt, sobald du es ausfüllst. Im selben Formular kannst du gleich weitere, nicht zwingende Angaben mit erfassen: Rechtsform, Telefon, Webseite, UID-Nummer, Bankdaten, Sprache und das Logo — sowie die Unternehmensart und den Kleinunternehmer-Schalter direkt hier, ohne eigens zu den Buchhaltungs-Einstellungen zu wechseln. Erst wenn Let's go erfolgreich speichert, kommst du in die Anwendung.

Land schlägt den Steuersatz vor

Wählst du im Einrichten-Formular ein Land, trägt flinkest automatisch den landestypischen Steuersatz vor — Deutschland 19 %, Österreich 20 %, Schweiz 7,7 % — den du danach noch überschreiben kannst.

Logo direkt beim Einrichten hochladen

Für den Logo-Upload sind PNG, JPG, SVG und WebP erlaubt; flinkest prüft dabei nicht nur die Dateiendung, sondern auch den tatsächlichen Bildinhalt — eine falsch benannte oder beschädigte Datei zeigt dieselbe Fehlermeldung „Dieser Dateityp wird nicht unterstützt. Erlaubt: PNG, JPG, SVG, WebP" wie ein grundsätzlich unerlaubtes Format. Eine hochgeladene WebP-Datei wandelt flinkest serverseitig zu PNG um, weil die PDF-Erzeugung bei WebP die Transparenz verlieren würde.

Nicht-Administratoren sehen nur einen Hinweis

Fehlt einem angemeldeten Benutzer ohne Administratorrecht dieselbe Pflichtangabe, zeigt flinkest ihm auf derselben Einrichten-Seite statt des Formulars nur einen kurzen Text: „Bitte wende dich an einen Administrator, um die Unternehmenseinstellungen zu vervollständigen." Auch dieser Benutzer kommt in keinen Bereich der Anwendung, solange die Angaben fehlen — die einzige Handlung, die ihm bleibt, ist Abmelden.

Verwandte Seiten

• Logo
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign
• Zahlungsbedingungen
• Kontakt-Einstellungen
• Benutzer
• Rollen
• Geräte
• E-Mail-Konten
• WhatsApp
• Bankkonten
• Erscheinungsbild
• Mobile Menüs

Häufige Fragen

Warum komme ich nach dem Login nirgends hin, außer zu einer Einrichten-Seite? Dann fehlt noch mindestens eine Pflichtangabe — geprüft werden Umsatzsteuer-Satz, Währung, Firmenname, E-Mail-Adresse des Unternehmens, Straße, Postleitzahl, Ort, Land und die Unternehmensart. flinkest lässt dich erst in die Anwendung, wenn diese Angaben vollständig sind, weil sonst kein rechtsgültiger Beleg gedruckt werden kann. Als Administrator füllst du sie direkt im angezeigten Formular aus; ohne Administratorrecht bleibt dir nur, dich abzumelden und eine Administratorin oder einen Administrator zu bitten, die Angaben zu vervollständigen.

Ich habe nur die Fußzeile geändert — warum wurde nichts gespeichert? Wahrscheinlich steht im Reiter Unternehmen eine IBAN oder BIC in einem ungültigen Format. Speichern schickt immer alle vier Reiter gemeinsam ab; scheitert die Prüfung von IBAN oder BIC, wird der ganze Speichervorgang abgebrochen und die betroffenen Felder werden rot markiert. Korrigiere den Wert und speichere erneut.

Warum steht das Währungszeichen auf der Rechnung hinter dem Betrag? Das steuert im Reiter Unternehmen die Position des Währungszeichens. Sie gilt bewusst für alle PDF-Dokumente gleichzeitig, damit Belege, Mahnungen und Bankauszüge dieselbe Schreibweise verwenden.

Ich habe den Umsatzsteuer-Satz geändert — warum stehen auf alten Rechnungen noch die alten Prozente? Der Satz ist nur eine Voreinstellung für neue Belegpositionen und neue Artikel. Bereits erfasste Positionen behalten ihren Steuersatz; das ist Absicht, damit sich ein bestehender Beleg nicht nachträglich verändert.

Ein Platzhalter steht im PDF im Klartext statt mit einem Wert. Dann kennt flinkest ihn nicht — meist ein Tippfehler. Unbekannte Platzhalter bleiben absichtlich stehen, statt still zu verschwinden, damit der Fehler in der Vorschau sofort auffällt.

Die Test-E-Mail-Schaltfläche ist nicht da. Sie erscheint nur, wenn als Mailversand-Methode „Über eigenen SMTP-Server senden" gewählt ist. Beim Versand über den flinkest-Server oder über ein verbundenes E-Mail-Konto gibt es sie nicht.

Wie finde ich einen bestimmten Einstellungsbereich am schnellsten? Über das Suchfeld „Einstellungen durchsuchen…" oben in der Navigation — es durchsucht den gesamten Einstellungskatalog, nicht nur die aktuell aufgeklappte Kategorie, und findet auch einzelne Reiter innerhalb einer Einstellungsseite direkt. Manche Bereiche (Kostenkalkulationen, SHT-Preisliste, Shop) erscheinen nur, wenn das jeweilige Zusatzmodul für deinen Mandanten aktiviert ist.