Belegdesign

Im Belegdesign legst du fest, wie deine Belege als PDF aussehen — Schrift, Farben, Seitenränder, welche Spalten die Positionstabelle zeigt und in welcher Reihenfolge die Blöcke auf dem Blatt stehen. Links stellst du ein, rechts siehst du sofort ein fertiges Beleg-PDF mit Beispieldaten, gerendert aus derselben Vorlage wie deine echten Belege — was du hier siehst, bekommt der Kunde 1:1 auf der Rechnung. Was auf dem Beleg steht — Nummernkreise, Texte, Mailvorlagen und Regeln —, legen dagegen die Beleg-Einstellungen fest; die konkreten Zahlungsfristen und Skonti kommen aus den Zahlungszielen. Diese Seite ist entlang ihrer Bedienbereiche gegliedert: jede Überschrift erklärt eine Fähigkeit und wie du sie einstellst.

Route und Design-Verwaltung

Design auswählen und öffnen

Oben links wählst du im Feld Design, woran du gerade arbeitest — zweigeteilt in Mitgelieferte Designs (die Vorlagen, die flinkest mitbringt) und Eigene Designs (deine eigenen). Beim ersten Öffnen lädt flinkest automatisch das Design, das dem aktuell gewählten Belegtyp mandantenweit zugewiesen ist, damit du sofort siehst, was deine Kunden standardmäßig bekommen. Nur Administratoren erreichen diese Seite.

Design-Aktionen: Umbenennen und Duplizieren

Der Knopf mit den drei Punkten öffnet die selteneren Aktionen. Umbenennen steht nur bei einem eigenen Design zur Wahl — ein kleines Fenster mit dem vorbefüllten Namen. Duplizieren legt aus dem aktuellen Stand des Editors eine Kopie unter neuem Namen an (Vorschlag „‹Name› (Kopie)"), unabhängig davon, ob das Ausgangsdesign mitgeliefert oder eigen ist.

Design löschen

Ein Design, das du nicht mehr brauchst, entfernst du über den Knopf mit den drei Punkten und Löschen — nach einer Rückfrage Design löschen, die den Namen des Designs nennt. Das geht auch bei mitgelieferten Designs. flinkest lehnt das Löschen aber ab, solange das Design noch in Gebrauch ist: wenn es einer Belegart zugewiesen ist („Dieses Belegdesign ist einer Belegart zugewiesen und kann nicht gelöscht werden."), wenn ein einzelner Beleg es verwendet („Dieses Belegdesign wird von Belegen verwendet und kann nicht gelöscht werden.") oder wenn es bei einem Kunden hinterlegt ist („Dieses Belegdesign ist Kunden zugeordnet und kann nicht gelöscht werden."). So springt kein Beleg und kein Kunde still auf ein anderes Aussehen um. Nimm die Zuweisung erst bei der Belegart (siehe Design für alle Belegarten zuweisen), beim Beleg bzw. beim Kunden heraus, dann lässt sich das Design löschen.

Design für alle Belegarten zuweisen

Für alle Belege verwenden weist das gerade offene Design allen sechs Belegarten mandantenweit zu — ohne Rückfrage, die Wirkung tritt sofort für künftige Belege ein. Das ist der einzige Weg, im Belegdesigner ein Design „scharf" zu schalten: Bloßes Speichern legt ein Design nur ab, ohne es zuzuweisen. Ist noch kein Design zugewiesen, ist das Auswahlfeld beim Öffnen leer und die Vorschau zeigt den Standardbeleg. Designs, die einem Kunden oder einem einzelnen Beleg zugewiesen sind, bleiben davon unberührt und gehen weiterhin vor.

Welches Design ein Beleg bekommt

Neben der mandantenweiten Zuweisung lässt sich ein Design gezielter festlegen: für einen Kunden je Belegart, im Kunden-Dialog im Reiter „Belege" (siehe Kunden), und für einen einzelnen Beleg im Abschnitt „Belegdesign" seiner Kopfdaten (siehe Rechnung bearbeiten). So bekommt etwa ein Großkunde sein eigenes Erscheinungsbild, ohne dass du für alle anderen etwas änderst. Beim Erzeugen des PDFs gilt das spezifischste Design: zuerst das des Belegs, dann das des Kunden für diese Belegart, dann das der Belegart, zuletzt der Mandantenstandard. Gewählt wird im Moment, in dem das PDF entsteht — ein bereits erzeugtes PDF bleibt, wie es ist. Existiert ein zugewiesenes Design nicht mehr, greift die nächste Stufe.

Neues Design anlegen

Neues Design übernimmt den aktuellen Stand des Editors — nicht die Werkseinstellungen — und legt ihn unter einem automatisch durchnummerierten Namen („Design 2" usw.) sofort als eigenes Design an. Praktisch als bewusster Startpunkt „vom aktuell offenen Design abgeleitet".

Design speichern

Die grüne Schaltfläche rechts oben heißt nicht immer gleich: Bei einem eigenen Design steht dort Speichern und schreibt direkt. Bei einem mitgelieferten Design (z. B. „Standard") heißt sie Als eigenes Design speichern und öffnet denselben Kopier-Dialog wie „Duplizieren" — ein mitgeliefertes Design ist schreibgeschützt, damit eine spätere Verbesserung von uns Mandanten erreicht, die es nie angepasst haben. Sobald etwas geändert ist, erscheint neben der Schaltfläche der Hinweis Ungespeicherte Änderungen.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Wechselst du das Design, ohne vorher zu speichern, fragt flinkest „Nicht gespeicherte Änderungen verwerfen?" nach — bestätigst du, sind die Änderungen weg. Ein Design gilt für alle Belegarten gemeinsam: Schrift, Farben, Ränder und Reihenfolgen sind im Design nur einmal vorhanden; nur die Sichtbarkeits-Schalter im Abschnitt „Inhalt" und die Spaltenreihenfolge werden je Belegart getrennt gespeichert — du kannst also auf dem Angebot die Artikelnummer drucken und auf der Rechnung nicht.

Live-Vorschau und Belegtyp

Belegart umschalten

Rechts oben wählst du die Belegart — Rechnung, Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Gutschrift. Sie steuert, welchen Beleg die Vorschau zeigt und welche Abschnitte die Einstellungsleiste überhaupt anbietet: Der Lieferschein kennt weder Summen noch einen SEPA-QR-Code, deshalb fehlen diese Abschnitte dort ganz und die übrigen rücken nach. Umgekehrt hat allein der Lieferschein den Abschnitt „Unterschrift" — nur er wird beim Kunden unterschrieben.

Der Belegtyp-Wechsel lädt nicht automatisch ein anderes Design nach. Es bleibt das gerade geöffnete Design, nur mit dessen typspezifischen Sichtbarkeits- und Spalteneinstellungen für den neu gewählten Typ. Hast du für Lieferschein und Rechnung unterschiedliche Designs zugewiesen, siehst du beim Umschalten im offenen Editor also weiterhin das ursprünglich geladene Design — erst ein erneutes Öffnen der Seite lädt das für den dann aktuellen Typ tatsächlich zugewiesene Design.

Live-Vorschau als echtes PDF

Rechts steht kein Entwurfsbild, sondern ein echtes PDF, das bei jeder Änderung — Formularwert, Spaltenreihenfolge, Blockreihenfolge, Sichtbarkeit, Beschriftungs- oder Breiten-Override — nach etwa einer halben Sekunde neu aufgebaut wird; solange läuft der Hinweis Vorschau wird erstellt…. Zoom und Seitenblättern findest du in der kleinen Werkzeugleiste des Betrachters. Schlägt die allererste Vorschau fehl, bevor je ein PDF gezeigt wurde, erscheint „Vorschau konnte nicht erstellt werden" — eine kleine Änderung stößt einen neuen Versuch an.

Die Beispieldaten sind mit Absicht groß gewählt: Die Musterrechnung trägt sechsstellige Beträge und alle Zeilenarten, damit sofort auffällt, wenn eine Preisspalte zu schmal geworden ist. Einleitungs- und Abschlusstext stammen aus deinen eigenen Beleg-Einstellungen — steht dort nichts, bleibt der Block auch in der Vorschau leer, genau wie auf dem echten Beleg. Die Zahlungsbedingung dagegen ist nie leer: Ist keine als Standard markiert, rechnet die Vorschau mit „30 Tage netto", dieselbe Regel wie bei den Zahlungszielen. Die Vorschau speichert nichts — weder das Design noch die Einstellungen ändern sich, solange du nicht ausdrücklich speicherst.

Leiste gegen Vorschau verschieben

Am kleinen Griff zwischen Einstellungsleiste und Vorschau ziehst du die Grenze nach links oder rechts — praktisch, wenn du gerade viele Abschnitte gleichzeitig offen hast oder mehr Platz für die Vorschau brauchst.

Einstellungssuche

Einstellungen durchsuchen

Oben in der Leiste filtert das Feld Einstellungen durchsuchen die Abschnitte nach den Beschriftungen der Einstellungen darin, nicht nur nach dem Abschnittsnamen — Treffer klappen automatisch auf. Bei weit über 100 Einzeleinstellungen über ein Dutzend Abschnitte sparst du dir damit, zu wissen, in welchem Abschnitt z. B. „Zeilenpolster" liegt. Passt nichts, steht dort „Keine Einstellungen zu Ihrer Suche gefunden".

Sektion „Inhalt"

Was gedruckt wird, je Belegart einstellen

Der erste Abschnitt heißt Inhalt und entscheidet, ob ein Bestandteil überhaupt auf dem Beleg landet — nicht, wie er aussieht. Bei der Rechnung stehen hier SEPA-Zahlungs-QR-Code drucken, Zahlungsbedingungen drucken, Abrechnungsübersicht auf Schlussrechnungen drucken und Bisher erstellte Teilrechnungen (auf Teilrechnungen); die anderen Belegarten kennen diese Schalter nicht. Die Schalter gelten je Belegart: Was du hier für die Rechnung umstellst, wirkt nicht auf das Angebot. Der SEPA-QR-Code-Schalter ersetzt die frühere Druck-Einstellung aus den Beleg-Einstellungen — solange du ihn nie angefasst hast, gilt weiter die ältere Einstellung; bestehende Mandanten verlieren durch ein neues Design also nichts. Die übrigen Schalter haben keine ältere Einstellung: Zahlungsbedingungen und Abrechnungsübersicht sind standardmäßig an, die bisher erstellten Teilrechnungen aus.

Zahlungsbedingungen-Darstellung wählen (nur Rechnung)

Darunter legst du bei der Rechnung zusätzlich die Variante fest: Kompakt (einzeilig) druckt nur den Text der Zahlungsbedingung, Detailliert (mit Fälligkeitsterminen) rechnet daraus konkrete Fälligkeitsdaten und Zahlungsbeträge aus. Die zugrundeliegenden Fristen und Skonti pflegst du bei den Zahlungszielen.

Abrechnungsübersicht auf Schlussrechnungen drucken (nur Rechnung)

Der Schalter Abrechnungsübersicht auf Schlussrechnungen drucken ist auf jeder gewöhnlichen Rechnung wirkungslos (dort druckt der Block ohnehin nichts) und wird erst relevant, sobald eine Rechnung als Schlussrechnung eines Abrechnungsvorgangs entsteht: Dann zeigt der Block „Bisherige Abrechnung" die bereits gestellten Teil- und Anzahlungsrechnungen samt Abzugszeilen, standardmäßig eingeschaltet. Seine Position innerhalb des Belegs bestimmst du wie bei jedem anderen Block über die Blockreihenfolge.

Bisher erstellte Teilrechnungen drucken (nur Rechnung)

Der Schalter Bisher erstellte Teilrechnungen (auf Teilrechnungen) ist standardmäßig aus. Eingeschaltet druckt eine Teilrechnung eines Abrechnungsvorgangs zusätzlich eine Tabelle der früheren Teilrechnungen desselben Vorgangs — mit Datum, Rechnungsnummer, Netto, Steuersatz, Steuer, Brutto, letzter Zahlung und bezahltem Betrag. So sieht dein Kunde auf jeder Teilrechnung, was bisher abgerechnet und bezahlt ist. Aussehen und Beschriftungen stellst du im Abschnitt „Erstellte Teilrechnungen" ein; auf jeder anderen Rechnung bleibt der Block leer.

Sektion „Seite"

Schriftart, Schriftgröße und Farben

Ganz oben in „Seite" wählst du die Schrift des Belegs — neben fünf mPDF-eigenen Schriften stehen Inter, Lato, Source Sans, Didact Gothic, Merriweather und IBM Plex Mono zur Auswahl, jede mit einer Bildschirm-Vorschau samt Beispielbetrag direkt im Dropdown. Darunter Schriftgröße (Grundgröße für den ganzen Beleg), Primärfarbe (Empfängername, Nettobetrag, Endbetrag und Belegtitel — den Belegtitel allerdings nicht bei den mitgelieferten Designs Kontur, Signal, Nordlicht und Kontor und bei Kopien davon: Sie bringen eine feste, hier nicht einstellbare Titelfarbe mit) und Textfarbe für den Fließtext.

Seitenränder

Seitenränder für oben, links und rechts bestimmen den Satzspiegel — wichtiger als reines CSS, weil mPDF Seitenränder aus dem Dokumentenaufbau übernimmt, nicht nachträglich per Stylesheet. Den unteren Seitenrand und den Abstand der Fußzeile vom Seitenrand findest du unter Feinjustierung; leer richtet sich der untere Rand nach der Höhe der Fußzeile.

Eigenes Briefpapier

Unter Briefpapier lädst du mit Briefpapier hochladen ein ganzseitiges Bild im A4-Format hoch (PNG oder JPEG). Es liegt hinter jeder Seite des Belegs und ersetzt Briefkopf und Fußzeile des Designs — so druckst du dein gewohntes Geschäftspapier mit Logo, Fußzeile und Hintergrundmotiv, ohne es nachzubauen. Bringt dein Briefpapier unten einen eigenen Fuß mit, stellst du unter Feinjustierung den unteren Seitenrand so ein, dass die Positionen davor enden. Briefpapier entfernen schaltet zurück auf Briefkopf und Fußzeile.

Kopfzeile auf Folgeseiten

Kopfzeile auf Folgeseiten (Nummer und Seite) im Abschnitt „Seite“ unter Feinjustierung druckt ab Seite 2 oben links die Belegnummer und rechts die Seitenzahl — praktisch bei mehrseitigen Belegen, damit jede Seite zuordenbar bleibt. Abstand vom oberen Rand, Abstand zum Inhalt und die Breite der Beschriftung stellst du direkt darunter ein.

Feinjustierung: Fett nachstellen und mehr

Unter Feinjustierung (in praktisch jedem Abschnitt vorhanden, standardmäßig zu und bei jedem Seitenaufruf wieder eingeklappt) liegen seltener gebrauchte Werte: Laufweite, Falz- und Lochmarken samt Lage der Falzmarken (Standard oder DIN 5008 Form B mit dritter, grau gedruckter Marke), Gedämpfte Farbe und Sekundärfarbe. Besonders Fett nachstellen: Nicht jede Schrift bringt einen echten Fettschnitt mit — ohne diesen Schalter greift flinkest für fette Wörter auf eine andere Schriftfamilie zurück, was im Beleg sichtbar aus der Reihe fällt. Eingeschaltet zeichnet flinkest stattdessen den normalen Schnitt mit einer feinen Kontur nach; Stärke der Fett-Kontur direkt darunter regelt, wie kräftig diese Kontur wirkt.

Sektion „Briefkopf" und „Fußzeile"

Logo und Briefkopf-Hintergrund im Design übersteuern

Briefkopf und Fußzeile sind auf jedem PDF-Dokument gleich und werden nicht hier eingerichtet, sondern in den allgemeinen Einstellungen im Reiter Pdfs — dorthin führt der Link PDF-Einstellungen öffnen. Im Design stellst du nur ein, wie sie in diesem Design aussehen: Logo-Höhe, Logo-Position und Briefkopf-Hintergrund. Ein leeres Feld heißt „Wie in den Einstellungen" — der globale Wert gilt, das Design übersteuert nichts. Die Logodatei selbst lädst du unter Logo hoch; Höhe und Position wirken nur, solange überhaupt ein Logo hinterlegt ist.

Fußzeile im Design übersteuern

Analog zum Briefkopf: Fußzeilen-Schriftgröße, -Hintergrund und -Farbe, dazu unter Feinjustierung die Behandlung der Seitenzahl — eigene Zeile unter der Fußzeile statt Spalte darin, kursiv, eigene Größe und ein Abstand von rechts. Auch hier gilt „Wie in den Einstellungen" als Rückfallwert, solange du nichts überschreibst. Diese Übersteuerungen gelten nur für Belege — Mahnungen, Arbeitsberichte und andere Dokumente verwenden immer die globalen PDF-Einstellungen.

Sektion „Empfängeradresse"

Empfängeradresse einstellen

Schriftgröße, Empfängername fett und Größe des Empfängernamens steuern den Anschriftenblock im Fensterkuvert-Bereich. Unter Feinjustierung liegen Abstand von links und von oben, Zeilenhöhe sowie Größe und Position der kleinen Absenderzeile über der Anschrift — diese Absenderzeile ist absolut zur Blattkante gesetzt, nicht zum Seitenrand: Wer den linken Seitenrand ändert, muss die Absenderzeile eigens nachziehen, sonst steht sie nicht mehr über der Anschrift. Ebenfalls unter Feinjustierung: Breite der Absenderzeile (leer = so breit wie die Adressspalte, eine lange Zeile bricht dann um) und Mindesthöhe von Anschrift und Belegdaten — damit beginnt alles darunter immer auf derselben Höhe, egal wie viele Zeilen ein Beleg in den Belegdaten hat.

Anrede und Heimatland in der Anschrift

Anrede als Zeile über dem Namen druckt „Herrn" bzw. „Frau" aus der Anrede des Kontakts über den Namen. Eigenes Land in der Anschrift ausblenden lässt das Land weg, wenn der Empfänger im selben Land sitzt wie dein Unternehmen.

Sektion „Belegdaten"

Titelgröße und Blockbreite

Belegdaten ist der Block rechts neben der Anschrift mit Belegtitel, Nummer, Datum und den weiteren Angaben. Titelgröße und Blockbreite stellst du hier ein — der Block teilt sich die Zeile mit der Anschrift, eine zu schmale Blockbreite lässt lange Werte umbrechen.

Position des Titels und Datumsformat

Position des Titels setzt den Titel (Rechnung, Angebot, …) entweder In den Belegdaten als erste Zeile des Blocks rechts oder Unter der Anschrift groß links unter Anschrift und Belegdaten. Unter der Anschrift druckt Vorbeleg unter dem Titel den Bezug — etwa „zu Auftragsbestätigung Nr. …" — direkt darunter statt als Zeile der Belegdaten. Mit Feste Titelposition vom oberen Rand steht der Titel immer auf derselben Höhe; reserviere den Platz dann mit der Mindesthöhe von Anschrift und Belegdaten, sonst überlappen Titel und Bezugszeile den Text darunter. Datumsformat schreibt die Daten der Belegdaten als 16.12.24 oder 16.12.2024.

Eigener Belegtitel (nur Rechnung und Gutschrift)

Freie Berufe schreiben keine „Rechnung", sondern etwa eine „Honorarnote" — dafür brauchst du weder eine eigene Belegart noch einen eigenen Nummernkreis. Steht die Vorschau auf Rechnung oder Gutschrift, bietet der Abschnitt „Belegdaten" das Feld Belegtitel. Was du dort einträgst, ersetzt den gedruckten Titel: im Kopf des PDFs, in der Vorschau, im Dateinamen von Entwürfen und im Platzhalter {invoice_title}, der sich unter Beleg-Einstellungen in Betreff, Nachricht sowie Kopf- und Fußtext einsetzen lässt. Belegart, Nummernkreis und Buchhaltungsexport bleiben dabei Rechnung bzw. Gutschrift; Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen behalten ihren eigenen Titel. Weil der Titel am Design hängt, gilt er überall, wo dieses Design greift — weist du ein eigenes Design nur bestimmten Kunden zu, heißt die Rechnung also auch nur bei ihnen anders (siehe Welches Design ein Beleg bekommt). Bleibt das Feld leer, steht der Standardtitel da.

Zeilen der Belegdaten: Reihenfolge, Auswahl und Beschriftung

Unter Zeilen der Belegdaten legst du fest, welche Zeilen gedruckt werden, in welcher Reihenfolge und mit welchem Wortlaut — Nummer, Kundennummer, Datum, UID-Nummer, Debitor-Nummer, Referenz, Vorheriger Beleg, Bestellnummer, Arbeitsbericht, Zahlungsfrist, Leistungszeitraum sowie Gesamtbetrag, Gültigkeitsdatum und Sachbearbeiter/-in. Zieh eine Zeile am Griff an ihre Stelle. Der Schalter davor blendet eine Zeile aus, und zwar auf allen Belegarten. Ausnahmen: Die Zahlungsfrist hat einen eigenen Schalter je Belegart, und Gesamtbetrag, Gültigkeitsdatum und Sachbearbeiter/-in kommen über ihre eigenen Schalter weiter unten dazu. Das Feld daneben ersetzt die Beschriftung; leer heißt Standardwortlaut. Zeichen hinter der Beschriftung ist der Doppelpunkt hinter jeder Beschriftung; leerst du ihn, bekommst du eine reine Tabellenoptik ohne Satzzeichen.

Zahlungsfrist-Zeile ein-/ausblenden (nur Rechnung)

Bei der Rechnung sitzt vor der Zeile Zahlungsfrist zusätzlich ein eigener Sichtbarkeits-Schalter — bewusst an derselben Stelle wie Reihenfolge und Beschriftung der Zeile, statt im Abschnitt „Inhalt": Wer das Zahlungsdatum ausblenden will, sucht es dort, wo auch der Rest der Zeile konfiguriert wird. Bei den übrigen Belegarten hat die Zeile Zahlungsfrist keinen Schalter — dort wird ohnehin keine Zahlungsfrist gedruckt.

Gesamtbetrag, Gültigkeitsdatum und Sachbearbeiter/-in optional ergänzen

Gesamtbetrag in den Belegdaten ergänzt den Bruttobetrag als zusätzliche Zeile, Gültigkeitsdatum anzeigen eine „gültig bis"-Zeile für Angebote und Kostenvoranschläge, Sachbearbeiter/-in anzeigen (Ersteller/-in des Belegs) eine Zeile mit dem Benutzer, der den Beleg erstellt hat. Alle drei sind standardmäßig abgeschaltet: Ihr Wert steht auf jedem Beleg ohnehin bereit, als Standardzeile kämen sie sonst ungefragt bei allen Mandanten dazu. Eingeschaltet sortierst du sie unter Zeilen der Belegdaten an ihre Stelle.

Sektion „Einleitungstext" und „Abschlusstext"

Einleitungs- und Abschlusstext gestalten

Für beide Textblöcke vor und nach der Positionstabelle stellst du Schriftgröße und Ausrichtung ein, unter Feinjustierung Abstand oben und Zeilenhöhe. Der Wortlaut selbst kommt nicht von hier, sondern aus den Beleg-Einstellungen beziehungsweise aus dem einzelnen Beleg.

Sektion „Positionstabelle"

Spaltenreihenfolge und Spaltenauswahl

Der umfangreichste Abschnitt. Die Spaltenreihenfolge ist eine Liste zum Ziehen — pro Zeile ein Griff zum Umsortieren, bei Pos, Einheit, Artikelnummer und Ust zusätzlich ein Sichtbarkeits-Schalter (dieselben Schalter wie im Abschnitt „Inhalt", hier nur an der Spalte statt gesammelt), dazu ein Feld Eigene Beschriftung und ganz rechts ein Feld für die Breite in Prozent. In einer zweiten Zeile stellst du je Spalte die Ausrichtung Kopfzelle und einen Abstand rechts ein. Die übrigen Spalten — Menge, Artikel, Einzelpreis, Rabatt, Preis — lassen sich nicht einzeln abschalten.

Einheit als eigene Spalte

Standardmäßig steckt die Einheit inline in der Mengenspalte (z. B. „1,00 × Stk"). Schaltest du den Schalter vor Einheit in der Spaltenreihenfolge ein, zieht flinkest sie in eine eigene Spalte und lässt sie in der Mengenspalte weg — praktisch, wenn die Einheit eine eigene Sortierung, Beschriftung oder Breite braucht.

Zeileninhalt: Beschreibung, Serien- und Chargennummer

Unter „Innerhalb einer Positionszeile" schaltest du zusätzliche Details unterhalb des Artikelnamens frei — Beschreibung, Seriennummer und Chargennummer, jeweils nur wenn vorhanden. Seriennummer und Charge bietet der Designer bei Rechnung, Lieferschein und Gutschrift an; Angebot, Kostenvoranschlag und Auftragsbestätigung kennen nur die Beschreibung. Details unterhalb des Artikelnamens sind bei manchen Branchen Pflicht (Chargenrückverfolgbarkeit), bei anderen unerwünschtes Rauschen.

Weitere Einstellungen in diesem Abschnitt: Spaltenüberschriften fett, Linie zwischen Positionen (schließt sich mit der abwechselnden Zeilenfarbe aus — beides gleichzeitig würde sich optisch überdecken), Abwechselnde Zeilenfarbe, Punkt nach der Positionsnummer (druckt „1." statt „1"), Menge und Einheit in den Schreibweisen „1,00 × Stk", „1,00 Stk" oder nur „1,00", sowie Nachkommanullen in der Menge weglassen (schreibt „1" statt „1,00"; eine Menge wie „1,833" bleibt davon unberührt).

Nummerierung, Alternativpositionen und Zwischensummen

Artikelbezeichnung fett druckt den Artikelnamen jeder Position fett. Nummerierung in Gruppen nummeriert die Positionen einer Gruppe entweder als 2.1 unter der Gruppennummer oder Durchgehend mit 1, 2, 3 über alle Positionen — die Gruppenzeile hat dann keine Nummer. Alternativpositionen druckt optionale Positionen In Klammern („Name (optional)" mit Betrag in Klammern) oder Mit Kennzeichnung „Optional:" — kursiv, mit „Optional:" über der Bezeichnung, ohne Positionsnummer und Gesamtpreis. Betrag der Zwischensumme summiert Nur Gruppe oder Seit letzter Zwischensumme — dann zählen auch Positionen ohne Gruppe davor mit, alles seit der zuletzt gedruckten Zwischensumme.

Unter Feinjustierung liegen die Feinheiten dazu: Zeilenpolster oben und Zeilenpolster unten getrennt, die Optik der Zwischensumme (Beschriftung fett, einrücken, Betrag kursiv, Linie über der Zeile, doppelte Linie), Abstände von Gruppen- und Zwischensummenzeilen, der Abstand unter „Optional:" sowie Einzug bei Aufzählungen, Abstand zwischen Aufzählungspunkten und Abstand vor einer Aufzählung für Zeilen mit „• " in der Beschreibung.

Übertrag auf mehrseitigen Belegen

Übertrag auf jeder Seite druckt bei einer Positionstabelle über mehrere Seiten am Seitenende den bisherigen Betrag und oben auf der nächsten Seite erneut, samt Spaltenkopf — wie man es von gedruckten Rechnungen kennt. Der Übertrag zählt wie die Belegsumme; Alternativpositionen zählen nicht mit.

Darstellung der Rabattspalte

Unter Feinjustierung steuert Rabattspalte mit den Werten Automatisch (erscheint nur, wenn mindestens eine Position wirklich rabattiert ist), Immer (bleibt sichtbar, auch ohne rabattierte Position — leere Zellen, außer du aktivierst zusätzlich Rabatt auch bei 0 anzeigen) und Nie (blendet die Spalte grundsätzlich aus, selbst wenn eine Position tatsächlich einen Rabatt trägt). Darstellung des Rabatts wählt zwischen Betrag und Prozent, Minuszeichen vor dem Rabatt druckt den Betrag als Abzug (z. B. „€ -4,20") statt als reine Zahl.

Feste oder automatische Spaltenbreiten

Lass die Breitenfelder am besten leer: Ohne Prozentangabe verteilt flinkest die Spalten nach ihrem Inhalt, und der Beleg passt zuverlässig auf die Seite. Setzt du feste Breiten, kann es bei vielen sichtbaren Spalten passieren, dass Beträge mitten in der Zahl oder Spaltenköpfe mitten im Wort umbrechen — feste Breiten lohnen sich nur, wenn du deine Daten und deren Länge genau kennst, und dann gehört jede Änderung in der Vorschau kontrolliert.

Sektion „Summenblock"

Diesen Abschnitt gibt es bei allen Belegarten außer dem Lieferschein.

Layout und Betonung des Summenblocks

Layout bietet Volle Breite (Beschriftung links, Betrag rechts, mit Trennlinien), Kompakt (rechtsbündig ohne Linien) und Neben dem Abschlusstext — Letzteres schiebt den Abschlusstext zwingend hinter die Positionstabelle, damit die Summen nicht vor den Positionen stehen, selbst wenn die Blockreihenfolge etwas anderes vorsähe. Trennlinie über der Endsumme, Hintergrund des Endbetrags und Endsumme fett betonen den Rechnungsbetrag; betone ihn lieber über Farbe und Fettung als über eine sehr große Schrift, ab etwa 120 % wird auch eine automatisch berechnete Spalte eng.

Wortlaut der Steuerzeile

Wortlaut der Steuerzeile schaltet zwischen Ausführlich („+ 20,00 % Umsatzsteuer von € …"), Kurz und Nettobasis („Umsatzsteuer 20 % auf € 1.000,00 netto") um.

Summenzeilen beschriften und Abstände

Leerzeile über den Summen lässt zwischen der letzten Position und den Summen eine Leerzeile mit Linie; ausgeschaltet folgen die Summen direkt darunter. Unter Beschriftungen der Summen ersetzt du den Wortlaut der Summenzeilen — jeweils für die oben gewählte Belegart, sodass etwa das Angebot „Zu zahlender Betrag" und die Rechnung „Gesamtbetrag" heißen kann. Leer heißt Standardwortlaut. Abstände der Summenzeilen und unter dem Nettobetrag liegen unter Feinjustierung.

Abzüge unter der Gesamtsumme (nur Rechnung)

Diesen Schalter gibt es nur, wenn die Vorschau auf Rechnung steht, und er wirkt nur auf Schlussrechnungen mit Abzugszeilen, etwa aus einem Abrechnungsvorgang. Normalerweise stehen die Abzüge der angerechneten Rechnungen — bei einem Abrechnungsvorgang die der bezahlten Anzahlungsrechnungen — als eigene Positionen mit negativem Betrag in der Positionstabelle. Schaltest du Abzüge unter der Gesamtsumme ein, verschwinden diese Zeilen aus der Tabelle: Der Summenblock zeigt dann die Leistung dieser Schlussrechnung ohne die Abzüge — Nettobetrag, Umsatzsteuer je Satz und Gesamtsumme (inkl. MwSt.) —, darunter folgt die Tabelle Abzüglich vorangegangener Teilrechnungen mit der Endrechnung, je angerechneter Rechnung einer Zeile (über alle Steuersätze zusammengefasst), einem auf einer Anzahlungsrechnung gewährten Skonto als eigener Zeile und zuletzt der Restforderung. Hat der Kunde auf die Schlussrechnung schon etwas bezahlt, stehen „Bereits bezahlt“ und „Restbetrag“ ebenfalls in dieser Tabelle.

Es ändert sich nur die Darstellung: Der Rechnungsbetrag bleibt die Restforderung, offener Posten, Zahlungszuordnung, Buchhaltungsexport und E-Rechnung bleiben unverändert. Unter Beschriftungen der Abzüge ersetzt du den Wortlaut der Tabelle; in den Abzugszeilen setzt flinkest für {title}, {number} und {date} Titel, Nummer und Datum der angerechneten Rechnung ein (Standard „{title} {number} vom {date}“). Leer heißt Standardwortlaut. Die Endsumme heißt in diesem Fall „Gesamtsumme (inkl. MwSt.)“ — eine eigene Beschriftung des Endbetrags unter Beschriftungen der Summen gilt dann nicht, ändere sie stattdessen hier. Steht der Summenblock Neben dem Abschlusstext, folgt die Tabelle darunter. In der Vorschau wird die Beispielrechnung mit eingeschaltetem Schalter zur Schlussrechnung mit zwei Teilrechnungen, damit du die Tabelle gleich siehst; jede gewöhnliche Rechnung druckt wie bisher.

Sektion „SEPA-QR-Code"

SEPA-QR-Code Größe und Ausrichtung

Diesen Abschnitt gibt es nur bei der Rechnung. Einstellbar sind Größe und Ausrichtung des Zahlungs-QR-Codes, unter Feinjustierung sein Abstand zum Rand. Ob er überhaupt gedruckt wird, entscheidet der Schalter im Abschnitt „Inhalt".

Für eine Bildunterschrift unter dem Code (etwa ein Hinweis zum Scannen) stellst du hier Schriftgröße der Bildunterschrift, Farbe der Bildunterschrift und unter Feinjustierung den Abstand über der Bildunterschrift ein. Den Text selbst pflegst du in den Beleg-Einstellungen — steht dort keiner, bleibt unter dem Code auch in der Vorschau nichts zu sehen, obwohl die Regler wirken.

Sektion „Erstellte Teilrechnungen"

Erstellte Teilrechnungen gestalten (nur Rechnung)

Diesen Abschnitt gibt es nur bei der Rechnung. Er gestaltet die Tabelle der bisher erstellten Teilrechnungen, die eine Teilrechnung zeigt, wenn der Schalter im Abschnitt „Inhalt" eingeschaltet ist: Abstand oben, Tabellenlinien (Stärke und Farbe, 0 blendet sie aus) und Beschriftungen der Teilrechnungen für Überschrift und Spaltenköpfe — leer heißt Standardwortlaut.

Sektion „Unterschrift"

Unterschrift gestalten (nur Lieferschein)

Diesen Abschnitt gibt es nur beim Lieferschein. Er bestimmt, wie der unterschriebene Bereich am Ende des Lieferscheins aussieht — Unterschriftsbild, Linie darunter und der Name der unterschreibenden Person:

• Höhe der Unterschrift — Höhe des Unterschriftsbilds in mm; die Breite passt sich proportional an.
• Ausrichtung — Links, Zentriert oder Rechts; Bild, Linie und Name wandern gemeinsam.
• Datum der Unterschrift anzeigen — druckt hinter den Namen „am" mit Datum und Uhrzeit der Unterschrift; ausgeschaltet steht nur der Name da. Gedruckt wird der Zeitpunkt, zu dem unterschrieben wurde — er bleibt derselbe, auch wenn flinkest das PDF später neu erzeugt.
• Linienlänge, Linienstärke und Linienfarbe — die Linie unter der Unterschrift. Eine Linienstärke von 0 blendet sie aus.
• Abstand oben — Abstand zwischen dem Inhalt darüber und der Unterschrift.

Damit du die Wirkung siehst, zeigt die Vorschau eine Beispiel-Unterschrift mit festem Namen und Datum („Maria Muster am 11.06.2026 14:30"). Auf einem echten Lieferschein erscheint der Bereich nur, wenn der Lieferschein auch unterschrieben wurde. Wo der Bereich im Beleg steht, legst du in der Blockreihenfolge fest.

Sektion „Blockreihenfolge"

Blockreihenfolge per Drag & Drop

Ganz unten ziehst du die großen Blöcke des Belegs in ihre Reihenfolge — Empfängeradresse, Einleitungstext, Positionstabelle, ggf. die Abrechnungsübersicht einer Schlussrechnung und die erstellten Teilrechnungen, Rechtliche Hinweise, SEPA-QR-Code, Unterschrift, Abschlusstext, Zahlungsbedingungen. Aufgelistet ist nur, was die gewählte Belegart überhaupt druckt — der Lieferschein hat ein Unterschriftsfeld, aber keine Zahlungsbedingungen. Gespeichert wird immer die vollständige Liste; die für die aktuelle Belegart ausgeblendeten Blöcke behalten ihre Position für die anderen Belegarten. Die Reihenfolge sortiert nur — einen Block, den eine Belegart nicht kennt, kann sie nicht hinzufügen, und einen, den sie kennt, nicht weglassen. Zum Abschalten dienen weiterhin die Schalter im Abschnitt „Inhalt".

Verwandte Seiten

• Beleg-Einstellungen
• Allgemeine Einstellungen
• Logo
• Zahlungsziele
• Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung
• Rechnung bearbeiten
• Kunden
• Rechnungen
• Lieferscheine

Häufige Fragen

Warum kann ich ein mitgeliefertes Design nicht ändern? Mitgelieferte Designs sind schreibgeschützt. Nur solange sie unverändert bleiben, kann flinkest sie später verbessern, ohne deine Anpassungen zu überschreiben. Stell einfach ein, was du möchtest, und drücke „Als eigenes Design speichern" — das legt eine freie Kopie mit deinem aktuellen Stand an; das Original bleibt, wie es war.

Ich habe ein Design gespeichert, aber meine Belege sehen unverändert aus. Meist ist es noch nicht zugewiesen: Speichern legt das Design nur ab. Öffne den Knopf mit den drei Punkten und wähle „Für alle Belege verwenden" — ab dann druckt flinkest damit. Bleibt ein bestimmter Beleg trotzdem beim alten Aussehen, hat der Kunde oder der Beleg selbst ein eigenes Belegdesign; das geht der mandantenweiten Zuweisung vor. Und ein bereits erzeugtes PDF ändert sich nicht nachträglich.

In der Vorschau brechen Beträge oder Spaltenüberschriften mitten im Wort um. Das kommt fast immer von festen Spaltenbreiten. Leere in der Spaltenreihenfolge die Prozentfelder; ohne Angabe verteilt flinkest die Spalten nach Inhalt und der Beleg passt. Nötig wird es besonders, wenn Artikelnummer und Umsatzsteuer-Spalte gleichzeitig sichtbar sind.

Wo stelle ich Logo, Kopf- und Fußzeilentext ein? Nicht im Belegdesign. Briefkopf und Fußzeile gelten für alle PDF-Dokumente und werden in den allgemeinen Einstellungen im Reiter Pdfs eingerichtet, die Logodatei lädst du unter Logo hoch. Im Belegdesign passt du nur an, wie beides in diesem einen Design aussieht.

Beim Lieferschein fehlen Summenblock und QR-Code — ist das ein Fehler? Nein. Die Einstellungsleiste zeigt nur, was die gewählte Belegart wirklich druckt. Ein Lieferschein hat keine Summen und keinen Zahlungs-QR-Code, deshalb entfallen diese Abschnitte dort.

Warum sehe ich auf meinen Rechnungen einen Schalter „Abrechnungsübersicht auf Schlussrechnungen drucken", obwohl ich keine Teil- oder Schlussrechnungen verwende? Der Schalter gehört zum Abrechnungsvorgang mit Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen. Verwendest du diese Funktion nicht, druckt der zugehörige Block auf keiner deiner Rechnungen etwas — der Schalter bleibt dann ohne sichtbare Wirkung.