Belegdesign

Im Belegdesign legst du fest, wie deine Belege als PDF aussehen — Schrift, Farben, Seitenränder, welche Spalten die Positionstabelle zeigt und in welcher Reihenfolge die Blöcke auf dem Blatt stehen. Links stellst du ein, rechts siehst du sofort ein fertiges Beleg-PDF mit Beispieldaten, gerendert aus derselben Vorlage wie deine echten Belege — was du hier siehst, bekommt der Kunde 1:1 auf der Rechnung. Was auf dem Beleg steht — Nummernkreise, Texte, Mailvorlagen und Regeln —, legen dagegen die Beleg-Einstellungen fest; die konkreten Zahlungsfristen und Skonti kommen aus den Zahlungszielen. Diese Seite ist entlang ihrer Bedienbereiche gegliedert: jede Überschrift erklärt eine Fähigkeit und wie du sie einstellst.

Route und Design-Verwaltung

Design auswählen und öffnen

Oben links wählst du im Feld Design, woran du gerade arbeitest — zweigeteilt in Mitgelieferte Designs (die Vorlagen, die flinkest mitbringt) und Eigene Designs (deine eigenen). Beim ersten Öffnen lädt flinkest automatisch das Design, das dem aktuell gewählten Belegtyp zugewiesen ist, damit du sofort siehst, was deine Kunden tatsächlich bekommen. Nur Administratoren erreichen diese Seite.

Design-Aktionen: Umbenennen und Duplizieren

Der Knopf mit den drei Punkten öffnet die selteneren Aktionen. Umbenennen steht nur bei einem eigenen Design zur Wahl — ein kleines Fenster mit dem vorbefüllten Namen. Duplizieren legt aus dem aktuellen Stand des Editors eine Kopie unter neuem Namen an (Vorschlag „‹Name› (Kopie)"), unabhängig davon, ob das Ausgangsdesign mitgeliefert oder eigen ist.

Design für alle Belegarten zuweisen

Für alle Belege verwenden weist das gerade offene Design allen sechs Belegarten mandantenweit zu — ohne Rückfrage, die Wirkung tritt sofort für künftige Belege ein. Das ist der einzige Weg, ein Design überhaupt „scharf" zu schalten: Bloßes Speichern legt ein Design nur ab, ohne es zuzuweisen. Ist noch kein Design zugewiesen, ist das Auswahlfeld beim Öffnen leer und die Vorschau zeigt den Standardbeleg.

Neues Design anlegen

Neues Design übernimmt den aktuellen Stand des Editors — nicht die Werkseinstellungen — und legt ihn unter einem automatisch durchnummerierten Namen („Design 2" usw.) sofort als eigenes Design an. Praktisch als bewusster Startpunkt „vom aktuell offenen Design abgeleitet".

Design speichern

Die grüne Schaltfläche rechts oben heißt nicht immer gleich: Bei einem eigenen Design steht dort Speichern und schreibt direkt. Bei einem mitgelieferten Design (z. B. „Standard") heißt sie Als eigenes Design speichern und öffnet denselben Kopier-Dialog wie „Duplizieren" — ein mitgeliefertes Design ist schreibgeschützt, damit eine spätere Verbesserung von uns Mandanten erreicht, die es nie angepasst haben. Sobald etwas geändert ist, erscheint neben der Schaltfläche der Hinweis Ungespeicherte Änderungen.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Wechselst du das Design, ohne vorher zu speichern, fragt flinkest „Nicht gespeicherte Änderungen verwerfen?" nach — bestätigst du, sind die Änderungen weg. Ein Design gilt für alle Belegarten gemeinsam: Schrift, Farben, Ränder und Reihenfolgen sind im Design nur einmal vorhanden; nur die Sichtbarkeits-Schalter im Abschnitt „Inhalt" und die Spaltenreihenfolge werden je Belegart getrennt gespeichert — du kannst also auf dem Angebot die Artikelnummer drucken und auf der Rechnung nicht.

Live-Vorschau und Belegtyp

Belegart umschalten

Rechts oben wählst du die Belegart — Rechnung, Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Gutschrift. Sie steuert, welchen Beleg die Vorschau zeigt und welche Abschnitte die Einstellungsleiste überhaupt anbietet: Der Lieferschein kennt weder Summen noch einen SEPA-QR-Code, deshalb fehlen diese Abschnitte dort ganz und die übrigen rücken nach.

Der Belegtyp-Wechsel lädt nicht automatisch ein anderes Design nach. Es bleibt das gerade geöffnete Design, nur mit dessen typspezifischen Sichtbarkeits- und Spalteneinstellungen für den neu gewählten Typ. Hast du für Lieferschein und Rechnung unterschiedliche Designs zugewiesen, siehst du beim Umschalten im offenen Editor also weiterhin das ursprünglich geladene Design — erst ein erneutes Öffnen der Seite lädt das für den dann aktuellen Typ tatsächlich zugewiesene Design.

Live-Vorschau als echtes PDF

Rechts steht kein Entwurfsbild, sondern ein echtes PDF, das bei jeder Änderung — Formularwert, Spaltenreihenfolge, Blockreihenfolge, Sichtbarkeit, Beschriftungs- oder Breiten-Override — nach etwa einer halben Sekunde neu aufgebaut wird; solange läuft der Hinweis Vorschau wird erstellt…. Zoom und Seitenblättern findest du in der kleinen Werkzeugleiste des Betrachters. Schlägt die allererste Vorschau fehl, bevor je ein PDF gezeigt wurde, erscheint „Vorschau konnte nicht erstellt werden" — eine kleine Änderung stößt einen neuen Versuch an.

Die Beispieldaten sind mit Absicht groß gewählt: Die Musterrechnung trägt sechsstellige Beträge und alle Zeilenarten, damit sofort auffällt, wenn eine Preisspalte zu schmal geworden ist. Einleitungs- und Abschlusstext stammen aus deinen eigenen Beleg-Einstellungen — steht dort nichts, bleibt der Block auch in der Vorschau leer, genau wie auf dem echten Beleg. Die Zahlungsbedingung dagegen ist nie leer: Ist keine als Standard markiert, rechnet die Vorschau mit „30 Tage netto", dieselbe Regel wie bei den Zahlungszielen. Die Vorschau speichert nichts — weder das Design noch die Einstellungen ändern sich, solange du nicht ausdrücklich speicherst.

Leiste gegen Vorschau verschieben

Am kleinen Griff zwischen Einstellungsleiste und Vorschau ziehst du die Grenze nach links oder rechts — praktisch, wenn du gerade viele Abschnitte gleichzeitig offen hast oder mehr Platz für die Vorschau brauchst.

Einstellungssuche

Einstellungen durchsuchen

Oben in der Leiste filtert das Feld Einstellungen durchsuchen die Abschnitte nach den Beschriftungen der Einstellungen darin, nicht nur nach dem Abschnittsnamen — Treffer klappen automatisch auf. Bei über 90 Einzeleinstellungen über ein Dutzend Abschnitte sparst du dir damit, zu wissen, in welchem Abschnitt z. B. „Zeilenpolster" liegt. Passt nichts, steht dort „Keine Einstellungen zu Ihrer Suche gefunden".

Sektion „Inhalt"

Was gedruckt wird, je Belegart einstellen

Der erste Abschnitt heißt Inhalt und entscheidet, ob ein Bestandteil überhaupt auf dem Beleg landet — nicht, wie er aussieht. Bei der Rechnung stehen hier SEPA-Zahlungs-QR-Code drucken und Zahlungsbedingungen drucken; die anderen Belegarten kennen diese beiden Schalter nicht. Diese Schalter ersetzen die früheren receipts.<typ>.print_*-Einstellungen aus den Beleg-Einstellungen (Migration August 2026) — die Schalter gelten je Belegart: Was du hier für die Rechnung umstellst, wirkt nicht auf das Angebot. Solange du einen Schalter nie angefasst hast, gilt weiter die ältere Einstellung; bestehende Mandanten verlieren durch ein neues Design also nichts.

Zahlungsbedingungen-Darstellung wählen (nur Rechnung)

Darunter legst du bei der Rechnung zusätzlich die Variante fest: Kompakt (einzeilig) druckt nur den Text der Zahlungsbedingung, Detailliert (mit Fälligkeitsterminen) rechnet daraus konkrete Fälligkeitsdaten und Zahlungsbeträge aus. Die zugrundeliegenden Fristen und Skonti pflegst du bei den Zahlungszielen.

Abrechnungsübersicht auf Schlussrechnungen drucken (nur Rechnung)

Der Schalter Abrechnungsübersicht auf Schlussrechnungen drucken ist auf jeder gewöhnlichen Rechnung wirkungslos (dort druckt der Block ohnehin nichts) und wird erst relevant, sobald eine Rechnung als Schlussrechnung eines Abrechnungsvorgangs entsteht: Dann zeigt der Block „Bisherige Abrechnung" die bereits gestellten Teil- und Anzahlungsrechnungen samt Abzugszeilen, standardmäßig eingeschaltet. Seine Position innerhalb des Belegs bestimmst du wie bei jedem anderen Block über die Blockreihenfolge.

Sektion „Seite"

Schriftart, Schriftgröße und Farben

Ganz oben in „Seite" wählst du die Schrift des Belegs — neben fünf mPDF-eigenen Schriften stehen Inter, Lato, Source Sans, Didact Gothic, Merriweather und IBM Plex Mono zur Auswahl, jede mit einer Bildschirm-Vorschau samt Beispielbetrag direkt im Dropdown. Darunter Schriftgröße (Grundgröße für den ganzen Beleg), Primärfarbe (Empfängername, Nettobetrag und Endbetrag — nicht der Belegtitel, der hat ein eigenes, hier nicht einstellbares Token) und Textfarbe für den Fließtext.

Seitenränder

Seitenränder für oben, links und rechts bestimmen den Satzspiegel — wichtiger als reines CSS, weil mPDF Seitenränder aus dem Dokumentenaufbau übernimmt, nicht nachträglich per Stylesheet.

Feinjustierung: Fett nachstellen und mehr

Unter Feinjustierung (in praktisch jedem Abschnitt vorhanden, standardmäßig zu und bei jedem Seitenaufruf wieder eingeklappt) liegen seltener gebrauchte Werte: Laufweite, Falz- und Lochmarken, Gedämpfte Farbe und Sekundärfarbe. Besonders Fett nachstellen: Nicht jede Schrift bringt einen echten Fettschnitt mit — ohne diesen Schalter greift flinkest für fette Wörter auf eine andere Schriftfamilie zurück, was im Beleg sichtbar aus der Reihe fällt. Eingeschaltet zeichnet flinkest stattdessen den normalen Schnitt mit einer feinen Kontur nach; Stärke der Fett-Kontur direkt darunter regelt, wie kräftig diese Kontur wirkt.

Sektion „Briefkopf" und „Fußzeile"

Logo und Briefkopf-Hintergrund im Design übersteuern

Briefkopf und Fußzeile sind auf jedem PDF-Dokument gleich und werden nicht hier eingerichtet, sondern in den allgemeinen Einstellungen im Reiter Pdfs — dorthin führt der Link PDF-Einstellungen öffnen. Im Design stellst du nur ein, wie sie in diesem Design aussehen: Logo-Höhe, Logo-Position und Briefkopf-Hintergrund. Ein leeres Feld heißt „Wie in den Einstellungen" — der globale Wert gilt, das Design übersteuert nichts. Die Logodatei selbst lädst du unter Logo hoch; Höhe und Position wirken nur, solange überhaupt ein Logo hinterlegt ist.

Fußzeile im Design übersteuern

Analog zum Briefkopf: Fußzeilen-Schriftgröße, -Hintergrund und -Farbe, dazu unter Feinjustierung die Behandlung der Seitenzahl — eigene Zeile unter der Fußzeile statt Spalte darin, kursiv, eigene Größe und ein Abstand von rechts. Auch hier gilt „Wie in den Einstellungen" als Rückfallwert, solange du nichts überschreibst. Diese Übersteuerungen gelten nur für Belege — Mahnungen, Arbeitsberichte und andere Dokumente verwenden immer die globalen PDF-Einstellungen.

Sektion „Empfängeradresse"

Empfängeradresse einstellen

Schriftgröße, Empfängername fett und Größe des Empfängernamens steuern den Anschriftenblock im Fensterkuvert-Bereich. Unter Feinjustierung liegen Abstand von links und von oben, Zeilenhöhe sowie Größe und Position der kleinen Absenderzeile über der Anschrift — diese Absenderzeile ist absolut zur Blattkante gesetzt, nicht zum Seitenrand: Wer den linken Seitenrand ändert, muss die Absenderzeile eigens nachziehen, sonst steht sie nicht mehr über der Anschrift.

Sektion „Belegdaten"

Titelgröße und Blockbreite

Belegdaten ist der Block rechts neben der Anschrift mit Belegtitel, Nummer, Datum und den weiteren Angaben. Titelgröße und Blockbreite stellst du hier ein — der Block teilt sich die Zeile mit der Anschrift, eine zu schmale Blockbreite lässt lange Werte umbrechen.

Eigene Beschriftungen der Belegdaten-Zeilen

Unter Eigene Beschriftungen überschreibst du den Wortlaut einzelner Zeilen — Nummer, Kundennummer, Datum, UID-Nummer, Debitor-Nummer, Referenz, Vorheriger Beleg, Bestellnummer, Arbeitsbericht, Zahlungsfrist, Leistungszeitraum. Leer heißt Standardwortlaut. Zeichen hinter der Beschriftung ist der Doppelpunkt hinter jeder Beschriftung; leerst du ihn, bekommst du eine reine Tabellenoptik ohne Satzzeichen.

Zahlungsfrist-Zeile ein-/ausblenden (nur Rechnung)

Bei der Rechnung sitzt vor der Zeile Zahlungsfrist zusätzlich ein eigener Sichtbarkeits-Schalter — bewusst an derselben Stelle wie Reihenfolge und Beschriftung der Zeile, statt im Abschnitt „Inhalt": Wer das Zahlungsdatum ausblenden will, sucht es dort, wo auch der Rest der Zeile konfiguriert wird. Bei den übrigen Belegarten lässt sich dort nur der Wortlaut anpassen, die Zeile selbst hat kein eigenes Sichtbarkeits-Flag.

Gesamtbetrag und Gültigkeitsdatum optional ergänzen

Gesamtbetrag in den Belegdaten ergänzt den Bruttobetrag als zusätzliche Zeile, Gültigkeitsdatum anzeigen eine „gültig bis"-Zeile für Angebote und Kostenvoranschläge. Beide sind standardmäßig abgeschaltet: Ihr Wert steht auf jedem Beleg ohnehin bereit, als Standardzeile kämen sie sonst ungefragt bei allen Mandanten dazu.

Sektion „Einleitungstext" und „Abschlusstext"

Einleitungs- und Abschlusstext gestalten

Für beide Textblöcke vor und nach der Positionstabelle stellst du Schriftgröße und Ausrichtung ein, unter Feinjustierung Abstand oben und Zeilenhöhe. Der Wortlaut selbst kommt nicht von hier, sondern aus den Beleg-Einstellungen beziehungsweise aus dem einzelnen Beleg.

Sektion „Positionstabelle"

Spaltenreihenfolge und Spaltenauswahl

Der umfangreichste Abschnitt. Die Spaltenreihenfolge ist eine Liste zum Ziehen — pro Zeile ein Griff zum Umsortieren, bei Pos, Einheit, Artikelnummer und Ust zusätzlich ein Sichtbarkeits-Schalter (dieselben Schalter wie im Abschnitt „Inhalt", hier nur an der Spalte statt gesammelt), dazu ein Feld Eigene Beschriftung und ganz rechts ein Feld für die Breite in Prozent. Die übrigen Spalten — Menge, Artikel, Einzelpreis, Rabatt, Preis — lassen sich nicht einzeln abschalten.

Einheit als eigene Spalte

Standardmäßig steckt die Einheit inline in der Mengenspalte (z. B. „1,00 × Stk"). Schaltest du den Schalter vor Einheit in der Spaltenreihenfolge ein, zieht flinkest sie in eine eigene Spalte und lässt sie in der Mengenspalte weg — praktisch, wenn die Einheit eine eigene Sortierung, Beschriftung oder Breite braucht.

Zeileninhalt: Beschreibung, Serien- und Chargennummer

Unter „Innerhalb einer Positionszeile" schaltest du zusätzliche Details unterhalb des Artikelnamens frei — Beschreibung, Seriennummer und Chargennummer, jeweils nur wenn vorhanden und nur bei Belegarten, die das Feld überhaupt kennen. Details unterhalb des Artikelnamens sind bei manchen Branchen Pflicht (Chargenrückverfolgbarkeit), bei anderen unerwünschtes Rauschen.

Weitere Einstellungen in diesem Abschnitt: Spaltenüberschriften fett, Linie zwischen Positionen (schließt sich mit der abwechselnden Zeilenfarbe aus — beides gleichzeitig würde sich optisch überdecken), Abwechselnde Zeilenfarbe, Punkt nach der Positionsnummer (druckt „1." statt „1"), Menge und Einheit in den Schreibweisen „1,00 × Stk", „1,00 Stk" oder nur „1,00", sowie Nachkommanullen in der Menge weglassen (schreibt „1" statt „1,00"; eine Menge wie „1,833" bleibt davon unberührt).

Darstellung der Rabattspalte

Unter Feinjustierung steuert Rabattspalte mit den Werten Automatisch (erscheint nur, wenn mindestens eine Position wirklich rabattiert ist), Immer (bleibt sichtbar, auch ohne rabattierte Position — leere Zellen, außer du aktivierst zusätzlich Rabatt auch bei 0 anzeigen) und Nie (blendet die Spalte grundsätzlich aus, selbst wenn eine Position tatsächlich einen Rabatt trägt). Darstellung des Rabatts wählt zwischen Betrag und Prozent, Minuszeichen vor dem Rabatt druckt den Betrag als Abzug (z. B. „€ -4,20") statt als reine Zahl.

Feste oder automatische Spaltenbreiten

Lass die Breitenfelder am besten leer: Ohne Prozentangabe verteilt flinkest die Spalten nach ihrem Inhalt, und der Beleg passt zuverlässig auf die Seite. Setzt du feste Breiten, kann es bei vielen sichtbaren Spalten passieren, dass Beträge mitten in der Zahl oder Spaltenköpfe mitten im Wort umbrechen — feste Breiten lohnen sich nur, wenn du deine Daten und deren Länge genau kennst, und dann gehört jede Änderung in der Vorschau kontrolliert.

Sektion „Summenblock"

Diesen Abschnitt gibt es bei allen Belegarten außer dem Lieferschein.

Layout und Betonung des Summenblocks

Layout bietet Volle Breite (Beschriftung links, Betrag rechts, mit Trennlinien), Kompakt (rechtsbündig ohne Linien) und Neben dem Abschlusstext — Letzteres schiebt den Abschlusstext zwingend hinter die Positionstabelle, damit die Summen nicht vor den Positionen stehen, selbst wenn die Blockreihenfolge etwas anderes vorsähe. Trennlinie über der Endsumme, Hintergrund des Endbetrags und Endsumme fett betonen den Rechnungsbetrag; betone ihn lieber über Farbe und Fettung als über eine sehr große Schrift, ab etwa 120 % wird auch eine automatisch berechnete Spalte eng.

Wortlaut der Steuerzeile

Wortlaut der Steuerzeile schaltet zwischen der ausführlichen Fassung („+ 20,00 % Umsatzsteuer von € …") und einer kurzen Fassung um.

Sektion „SEPA-QR-Code"

SEPA-QR-Code Größe und Ausrichtung

Diesen Abschnitt gibt es nur bei der Rechnung. Einstellbar sind Größe und Ausrichtung des Zahlungs-QR-Codes, unter Feinjustierung sein Abstand zum Rand. Ob er überhaupt gedruckt wird, entscheidet der Schalter im Abschnitt „Inhalt".

Sektion „Blockreihenfolge"

Blockreihenfolge per Drag & Drop

Ganz unten ziehst du die großen Blöcke des Belegs in ihre Reihenfolge — Empfängeradresse, Einleitungstext, Positionstabelle, ggf. die Abrechnungsübersicht einer Schlussrechnung, Rechtliche Hinweise, SEPA-QR-Code, Unterschrift, Abschlusstext, Zahlungsbedingungen. Aufgelistet ist nur, was die gewählte Belegart überhaupt druckt — der Lieferschein hat ein Unterschriftsfeld, aber keine Zahlungsbedingungen. Gespeichert wird immer die vollständige Liste; die für die aktuelle Belegart ausgeblendeten Blöcke behalten ihre Position für die anderen Belegarten. Die Reihenfolge sortiert nur — einen Block, den eine Belegart nicht kennt, kann sie nicht hinzufügen, und einen, den sie kennt, nicht weglassen. Zum Abschalten dienen weiterhin die Schalter im Abschnitt „Inhalt".

Verwandte Seiten

• Beleg-Einstellungen
• Allgemeine Einstellungen
• Logo
• Zahlungsziele
• Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnung
• Rechnung bearbeiten
• Rechnungen
• Lieferscheine

Häufige Fragen

Warum kann ich ein mitgeliefertes Design nicht ändern? Mitgelieferte Designs sind schreibgeschützt. Nur solange sie unverändert bleiben, kann flinkest sie später verbessern, ohne deine Anpassungen zu überschreiben. Stell einfach ein, was du möchtest, und drücke „Als eigenes Design speichern" — das legt eine freie Kopie mit deinem aktuellen Stand an; das Original bleibt, wie es war.

Ich habe ein Design gespeichert, aber meine Belege sehen unverändert aus. Dann ist es noch nicht zugewiesen. Speichern legt das Design nur ab. Öffne den Knopf mit den drei Punkten und wähle „Für alle Belege verwenden" — ab dann druckt flinkest damit.

In der Vorschau brechen Beträge oder Spaltenüberschriften mitten im Wort um. Das kommt fast immer von festen Spaltenbreiten. Leere in der Spaltenreihenfolge die Prozentfelder; ohne Angabe verteilt flinkest die Spalten nach Inhalt und der Beleg passt. Nötig wird es besonders, wenn Artikelnummer und Umsatzsteuer-Spalte gleichzeitig sichtbar sind.

Wo stelle ich Logo, Kopf- und Fußzeilentext ein? Nicht im Belegdesign. Briefkopf und Fußzeile gelten für alle PDF-Dokumente und werden in den allgemeinen Einstellungen im Reiter Pdfs eingerichtet, die Logodatei lädst du unter Logo hoch. Im Belegdesign passt du nur an, wie beides in diesem einen Design aussieht.

Beim Lieferschein fehlen Summenblock und QR-Code — ist das ein Fehler? Nein. Die Einstellungsleiste zeigt nur, was die gewählte Belegart wirklich druckt. Ein Lieferschein hat keine Summen und keinen Zahlungs-QR-Code, deshalb entfallen diese Abschnitte dort.

Warum sehe ich auf meinen Rechnungen einen Schalter „Abrechnungsübersicht auf Schlussrechnungen drucken", obwohl ich keine Teil- oder Schlussrechnungen verwende? Der Schalter gehört zum Abrechnungsvorgang mit Teil-, Anzahlungs- und Schlussrechnungen. Verwendest du dieses Feature nicht, druckt der zugehörige Block auf keiner deiner Rechnungen etwas — der Schalter bleibt dann ohne sichtbare Wirkung.