Belegdesign

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-04

Im Belegdesign legst du fest, wie deine Belege als PDF aussehen: Schrift, Farben, Seitenränder, welche Spalten die Positionstabelle zeigt und in welcher Reihenfolge die Blöcke auf dem Blatt stehen. Links stellst du ein, rechts siehst du sofort ein fertiges Beleg-PDF mit Beispieldaten. Was auf dem Beleg steht — Nummernkreise, Texte, Mailvorlagen und Regeln —, regeln dagegen die Beleg-Einstellungen.

Belegdesign mit der Einstellungsleiste links und der PDF-Vorschau einer Beispielrechnung rechts

Kopfzeile

Ganz oben wählst du links im Feld Design aus, woran du gerade arbeitest. Die Liste ist zweigeteilt: unter Mitgelieferte Designs stehen die Vorlagen, die flinkest mitbringt, unter Eigene Designs deine eigenen. Daneben liegt Neues Design, das aus dem aktuellen Stand des Editors ein neues Design anlegt, und ein Knopf mit drei Punkten (Design-Aktionen) für die selteneren Aufgaben.

Rechts wählst du die Belegart — Rechnung, Angebot, Kostenvoranschlag, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Gutschrift. Sie steuert, welchen Beleg die Vorschau zeigt und welche Abschnitte die Einstellungsleiste überhaupt anbietet. Ganz rechts liegt die grüne Schaltfläche zum Sichern — und die heißt nicht immer gleich: Bei einem eigenen Design steht dort Speichern, bei einem mitgelieferten wie dem voreingestellten „Standard" dagegen Als eigenes Design speichern, weil ein mitgeliefertes Design nicht überschrieben, sondern kopiert wird. Sobald etwas geändert ist, erscheint davor der Hinweis Ungespeicherte Änderungen.

Ein Design gilt für alle Belegarten. Schrift, Farben, Ränder und Reihenfolgen sind im Design nur einmal vorhanden. Nur die Schalter im Abschnitt Inhalt und in der Spaltenreihenfolge werden je Belegart getrennt gemerkt — du kannst also auf dem Angebot die Artikelnummer drucken und auf der Rechnung nicht.

Nichts wird nebenbei gespeichert. Der Editor schreibt erst, wenn du oben rechts auf die Speichern-Schaltfläche drückst. Wechselst du vorher das Design, fragt flinkest „Nicht gespeicherte Änderungen verwerfen?" — bestätigst du, sind die Änderungen weg.

Mitgelieferte Designs sind schreibgeschützt. Drückst du bei einem von ihnen Als eigenes Design speichern, öffnet sich ein kleines Fenster, du vergibst einen Namen, und flinkest legt mit deinem aktuellen Stand ein neues, frei änderbares Design an. Das Original bleibt unangetastet — nur so erreicht dich später eine Verbesserung an der Vorlage.

Dafür brauchst du Administratorrechte. Der gesamte Einstellungsbereich, und damit auch das Belegdesign, ist Administratoren vorbehalten. Über Einstellungen verlassen oben kommst du wieder zurück in die Anwendung.

Die Einstellungsleiste

Die linke Leiste ist eine durchnummerierte Liste von Abschnitten in der Reihenfolge, in der man den fertigen Beleg liest: Inhalt, Seite, Briefkopf, Empfängeradresse, Belegdaten, Einleitungstext, Positionstabelle, Summenblock, Abschlusstext, SEPA-QR-Code, Fußzeile, Blockreihenfolge. Ein Klick auf die Überschrift klappt einen Abschnitt auf; es dürfen mehrere gleichzeitig offen sein.

Oben sitzt das Suchfeld Einstellungen durchsuchen. Es filtert die Abschnitte nach den Beschriftungen der Einstellungen darin — Treffer klappen dabei automatisch auf. Passt nichts, steht dort „Keine Einstellungen zu Ihrer Suche gefunden".

In fast jedem Abschnitt gibt es unten Feinjustierung. Dahinter liegt, was man selten braucht: Abstände, Zusatzfarben, Zeilenhöhen. Diese Aufklapper sind absichtlich bei jedem Aufruf wieder zu.

Die Nummern hängen an der Belegart. Beim Lieferschein gibt es keine Summen und keinen SEPA-QR-Code, deshalb fehlen diese beiden Abschnitte dort ganz und die übrigen rücken nach.

Inhalt

Der erste Abschnitt heißt Inhalt. Über den Schaltern darin steht die Gruppenbeschriftung Was gedruckt wird, und genau darum geht es hier: ob ein Bestandteil überhaupt auf dem Beleg landet — nicht, wie er aussieht. Je nach Belegart stehen hier Zahlungsfrist andrucken, SEPA-Zahlungs-QR-Code drucken und Zahlungsbedingungen drucken. Bei der Rechnung kommt darunter die Auswahl Zahlungsbedingungen mit den Varianten Kompakt (einzeilig) und Detailliert (mit Fälligkeitsterminen); die zugrundeliegenden Fristen und Skonti pflegst du unter Zahlungsbedingungen.

Die Schalter gelten je Belegart. Was du hier umstellst, wirkt nur auf die oben gewählte Belegart. Und: Solange du einen Schalter nie angefasst hast, gilt weiter die ältere Einstellung aus den Beleg-Einstellungen — bestehende Mandanten verlieren durch ein neues Design also nichts.

Seite

Hier stehen die Grundlagen, die alles andere erben. Ganz oben sitzt ein Auswahlfeld ohne Beschriftung — damit bestimmst du die Schrift des Belegs: Neben fünf Standardschriften stehen Inter, Lato, Source Sans, Didact Gothic, Merriweather und IBM Plex Mono zur Wahl. Jeder Eintrag der Liste ist in einer ähnlichen Bildschirmschrift mit einem Beispielbetrag gesetzt, damit du den Charakter erkennst, bevor du die Vorschau abwartest.

Darunter Schriftgröße (Grundgröße für den ganzen Beleg), Primärfarbe (Empfängername, Belegtitel, Netto- und Endbetrag), Textfarbe für den Fließtext und Seitenränder für oben, links und rechts. Unter Feinjustierung liegen Laufweite, Falz- und Lochmarken, Gedämpfte Farbe, Sekundärfarbe und Fett nachstellen.

Wozu „Fett nachstellen" gut ist. Nicht jede Schrift bringt einen echten Fettschnitt mit. Ohne diesen Schalter greift flinkest für fette Wörter auf eine andere Schriftfamilie zurück, was im Beleg sichtbar aus der Reihe fällt. Eingeschaltet wird stattdessen der normale Schnitt mit einer feinen Kontur nachgezeichnet.

Briefkopf und Fußzeile

Briefkopf und Fußzeile sind auf jedem PDF-Dokument gleich und werden nicht hier eingerichtet, sondern in den allgemeinen Einstellungen im Reiter Pdfs — dorthin führt in beiden Abschnitten der Link PDF-Einstellungen öffnen. Im Design stellst du nur ein, wie sie in diesem Design aussehen: Logo-Höhe, Logo-Position und Briefkopf-Hintergrund oben, Fußzeile Schriftgröße, Fußzeilen-Hintergrund und Fußzeilen-Farbe unten.

„Wie in den Einstellungen" heißt: nichts übersteuern. Steht ein Wert auf diesem Platzhalter, gilt der Wert aus den PDF-Einstellungen. Bei den Farben blendet flinkest, sobald du eine gesetzt hast, daneben den Rückweg Wie in den Einstellungen ein.

Die Logodatei selbst liegt woanders. Sie lädst du unter Logo hoch; Höhe und Position wirken nur, solange überhaupt ein Logo hinterlegt ist. Und: Diese Übersteuerungen gelten nur für Belege — Mahnungen, Arbeitsberichte und andere Dokumente verwenden immer die Werte aus den PDF-Einstellungen.

Empfängeradresse und Belegdaten

Empfängeradresse steuert den Anschriftenblock im Fensterkuvert-Bereich: Schriftgröße, Empfängername fett und Größe des Empfängernamens. Unter Feinjustierung sitzen der Abstand von links und von oben, die Zeilenhöhe sowie Größe und Position der kleinen Absenderzeile über der Anschrift.

Die Absenderzeile wandert nicht mit. Sie ist absolut zur Blattkante gesetzt, nicht zum Seitenrand. Wer den linken Seitenrand ändert, muss sie eigens nachziehen — sonst steht sie nicht mehr über der Anschrift.

Belegdaten ist der Block rechts neben der Anschrift mit Belegtitel, Nummer, Datum und den weiteren Angaben. Einstellbar sind Titelgröße, Blockbreite, Belegtitel fett und die Ausrichtung des Titels. Unter Eigene Beschriftungen überschreibst du den Wortlaut einzelner Zeilen — Nummer, Kundennummer, Datum, UID-Nummer, Debitor-Nummer, Referenz, Vorheriger Beleg, Bestellnummer, Arbeitsbericht, Zahlungsfrist, Leistungszeitraum. Leer heißt: Standardwortlaut. Zeichen hinter der Beschriftung ist der Doppelpunkt hinter jeder Beschriftung; leerst du es, bekommst du eine reine Tabellenoptik.

Zwei Zeilen kommen nur auf Wunsch dazu. Gesamtbetrag in den Belegdaten ergänzt den Bruttobetrag, Gültigkeitsdatum anzeigen eine „gültig bis"-Zeile für Angebote und Kostenvoranschläge. Beide sind aus gutem Grund abgeschaltet: Ihr Wert steht auf jedem Beleg bereit, als Standardzeile kämen sie sonst ungefragt bei allen dazu.

Vorsicht bei schmaler Blockbreite. Der Block teilt sich die Zeile mit der Anschrift. Machst du ihn schmal, rückt er nach rechts und lange Werte brechen um.

Einleitungstext und Abschlusstext

Die beiden Textblöcke stehen vor und nach der Positionstabelle. Für beide stellst du Schriftgröße und Ausrichtung ein, unter Feinjustierung Abstand oben und Zeilenhöhe. Der Wortlaut selbst kommt nicht von hier, sondern aus den Beleg-Einstellungen beziehungsweise aus dem einzelnen Beleg.

Positionstabelle

Abschnitt Positionstabelle mit der Spaltenreihenfolge zum Ziehen, Schaltern und Feldern für Beschriftung und Breite

Der umfangreichste Abschnitt. Schriftgröße und Zeilenpolster bestimmen, wie dicht die Tabelle steht. Darunter liegt die Spaltenreihenfolge als Liste zum Ziehen — pro Zeile ein Griff zum Umsortieren, bei Pos, Artikelnummer und Ust zusätzlich ein Schalter, dann die Standardbeschriftung, ein Feld für eine Eigene Beschriftung und ganz rechts ein Feld für die Breite in Prozent. Die übrigen Spalten sind Menge, Artikel, Einzelpreis, Rabatt und Preis.

Es folgen Kopfzeilen-Hintergrund und Gruppen-Hintergrund, unter Innerhalb einer Positionszeile die Schalter für Beschreibung, Serien- und Chargennummer, dazu Spaltenüberschriften fett, Linie zwischen Positionen, Darstellung des Rabatts (Betrag oder Prozent), Abwechselnde Zeilenfarbe und Menge und Einheit in den Schreibweisen „1,00 × Stk", „1,00 Stk" oder nur „1,00". Die Feinjustierung ergänzt unter anderem Kopflinie, Tabellenrahmen, Eckenradius, Farbe der Beschreibung und Farbe der Prozentangaben.

Lass die Breiten am besten leer. Ohne Prozentangabe verteilt flinkest die Spalten nach ihrem Inhalt, und der Beleg passt zuverlässig auf die Seite. Setzt du feste Breiten, kann es bei vielen sichtbaren Spalten passieren, dass Beträge mitten in der Zahl oder Spaltenköpfe mitten im Wort umbrechen. Feste Breiten sind für den Fall gedacht, dass du deine Spalten und die Länge deiner Daten genau kennst — und dann gehört jede Änderung in der Vorschau kontrolliert.

Linie und Zeilenfarbe schließen einander aus. Die Trennlinie zwischen den Positionen und die abwechselnde Zeilenfarbe überdecken sich gegenseitig; nimm das eine oder das andere.

Die Spaltenschalter sind dieselben wie im Abschnitt Inhalt. Sie hängen an der oben gewählten Belegart. Auf dem Lieferschein fehlen sie für die Preisspalten ganz, weil dort ohnehin keine Preise gedruckt werden.

Summenblock

Diesen Abschnitt gibt es bei allen Belegarten außer dem Lieferschein. Linie über der Endsumme, Hintergrund des Endbetrags und Endsumme fett betonen den Rechnungsbetrag. Layout bietet Volle Breite (Beschriftung links, Betrag rechts, mit Trennlinien), Kompakt (rechtsbündig ohne Linien) und Neben dem Abschlusstext. Wortlaut der Steuerzeile schaltet zwischen der ausführlichen Fassung („+ 20,00% Umsatzsteuer von …") und einer kurzen. Unter Feinjustierung liegen Größe der Endsumme, die Farbe der Umsatzsteuerzeile, die Größe der Nettozeile und die Breite des Blocks.

„Neben dem Abschlusstext" ordnet um. In dieser Variante trägt der Abschlusstext den Summenblock. flinkest schiebt den Abschlusstext deshalb zwingend hinter die Positionstabelle — auch wenn deine Blockreihenfolge etwas anderes sagt, sonst stünden die Summen vor den Positionen.

Beträge sollen nie umbrechen. Deshalb betonst du den Endbetrag besser über Farbe und Fettung als über eine sehr große Schrift; ab etwa 120 Prozent wird auch eine automatisch berechnete Spalte eng.

SEPA-QR-Code

Diesen Abschnitt gibt es nur bei der Belegart Rechnung. Einstellbar sind Größe und Ausrichtung des Zahlungs-QR-Codes, unter Feinjustierung sein Abstand. Ob er überhaupt gedruckt wird, entscheidet der Schalter im Abschnitt Inhalt.

Fußzeile

Zusätzlich zu Schriftgröße und Farben findest du unter Feinjustierung die Behandlung der Seitenzahl: eigene Zeile unter der Fußzeile statt Spalte darin, kursiv, eigene Größe und ein Abstand von rechts. Auch hier gilt überall Wie in den Einstellungen als Rückfallwert.

Blockreihenfolge

Ganz unten ziehst du die großen Blöcke des Belegs in ihre Reihenfolge: Empfängeradresse, Einleitungstext, Positionstabelle, Rechtliche Hinweise, SEPA-QR-Code, Unterschrift, Abschlusstext, Zahlungsbedingungen. Aufgelistet ist nur, was die gewählte Belegart überhaupt druckt — der Lieferschein hat ein Unterschriftsfeld, aber keine Zahlungsbedingungen.

Die Reihenfolge der anderen Belegarten bleibt erhalten. Gespeichert wird immer die vollständige Liste; die ausgeblendeten Blöcke behalten ihren Platz. Und: Die Reihenfolge sortiert nur — einen Block, den eine Belegart nicht kennt, kann sie nicht hinzufügen, und einen, den sie kennt, nicht weglassen. Zum Abschalten dienen die Schalter im Abschnitt Inhalt.

Die Vorschau

Rechts steht kein Entwurfsbild, sondern ein echtes PDF: Es entsteht aus derselben Vorlage, aus der auch deine späteren Belege entstehen. Etwa eine halbe Sekunde nach der letzten Änderung baut flinkest es neu auf; solange läuft der Hinweis Vorschau wird erstellt…. Zoom und Seitenblättern findest du in der kleinen Leiste des Betrachters. Geht etwas schief, steht dort „Vorschau konnte nicht erstellt werden" — dann hilft eine kleine Änderung, um die Vorschau neu anzustoßen.

Die Beispieldaten sind mit Absicht groß. Die Musterrechnung trägt sechsstellige Beträge und alle Zeilenarten, damit sofort auffällt, wenn eine Preisspalte zu schmal geworden ist. Einleitungs- und Abschlusstext sowie die Zahlungsbedingung stammen aus deinen eigenen Einstellungen — steht dort nichts, bleibt der Block auch in der Vorschau leer, genau wie auf dem echten Beleg.

Die Vorschau speichert nichts. Weder das Design noch die Einstellungen ändern sich, solange du nicht speicherst.

Aktionen

Neues Design. Legt aus dem aktuellen Stand des Editors ein neues Design an. Ohne eigenen Namen bekommt es einen durchnummerierten.

Speichern. Sichert das gewählte Design. Bei einem mitgelieferten Design heißt die Schaltfläche Als eigenes Design speichern und legt stattdessen eine Kopie an — mit dem, was gerade eingestellt ist, nicht mit dem gespeicherten Original.

Design-Aktionen (Knopf mit den drei Punkten): Umbenennen — nur bei eigenen Designs. Duplizieren — legt eine Kopie unter neuem Namen an, ebenfalls mit dem aktuellen Editor-Stand. Für alle Belege verwenden — weist das gewählte Design allen Belegarten zu.

Ein Design wirkt erst, wenn es zugewiesen ist. Speichern allein ändert an deinen Belegen nichts. Erst Für alle Belege verwenden macht es zu dem Design, mit dem flinkest deine Belege druckt; bis dahin bleibt es beim Standardaussehen. Ist noch kein Design zugewiesen, ist das Auswahlfeld beim Öffnen leer und die Vorschau zeigt den Standardbeleg.

Werte außerhalb des Erlaubten werden stillschweigend eingefangen. Beim Speichern prüft flinkest jeden Wert: Eine unvollständige Farbe fällt auf ihren Standard zurück, eine Länge wird in ihren zulässigen Bereich gezogen, eigene Beschriftungen werden auf 60 Zeichen gekürzt. Deshalb kann kein Design entstehen, das das PDF unbrauchbar macht.

Häufige Fragen

Warum kann ich ein mitgeliefertes Design nicht ändern? Mitgelieferte Designs sind schreibgeschützt. Nur solange sie unverändert bleiben, kann flinkest sie später verbessern, ohne deine Anpassungen zu überschreiben. Stell einfach ein, was du möchtest, und drücke Als eigenes Design speichern — das legt eine freie Kopie mit deinem aktuellen Stand an; das Original bleibt, wie es war.

Ich habe ein Design gespeichert, aber meine Belege sehen unverändert aus. Dann ist es noch nicht zugewiesen. Speichern legt das Design nur ab. Öffne im Belegdesign den Knopf mit den drei Punkten und wähle Für alle Belege verwenden — ab dann druckt flinkest damit.

In der Vorschau brechen Beträge oder Spaltenüberschriften mitten im Wort um. Das kommt fast immer von festen Spaltenbreiten. Leere in der Spaltenreihenfolge die Prozentfelder; ohne Angabe verteilt flinkest die Spalten nach Inhalt und der Beleg passt. Nötig wird es besonders dann, wenn Artikelnummer und Umsatzsteuer-Spalte gleichzeitig sichtbar sind.

Wo stelle ich Logo, Kopf- und Fußzeilentext ein? Nicht im Belegdesign. Briefkopf und Fußzeile gelten für alle PDF-Dokumente und werden in den allgemeinen Einstellungen im Reiter Pdfs eingerichtet, die Logodatei lädst du unter Logo hoch. Im Belegdesign passt du nur an, wie beides in diesem einen Design aussieht.

Beim Lieferschein fehlen Summenblock und QR-Code — ist das ein Fehler? Nein. Die Einstellungsleiste zeigt nur, was die gewählte Belegart wirklich druckt. Ein Lieferschein hat keine Summen und keinen Zahlungs-QR-Code, deshalb entfallen diese Abschnitte dort.

Wie schalte ich die Artikelnummer-Spalte ab? Über den Schalter direkt vor dem Eintrag Artikelnummer in der Spaltenreihenfolge — oder über denselben Schalter im Abschnitt Inhalt. Er gilt für die oben gewählte Belegart; für die anderen Belegarten stellst du ihn getrennt ein.