Mahnungsdetails

Auf dieser Seite steht eine einzelne Mahnung: das fertige PDF, die Beträge, die Fristen und alles, was du damit noch tun kannst — bearbeiten, abschließen, per E-Mail verschicken oder die nächste Mahnstufe daraus erzeugen. Du kommst hierher aus dem Reiter Mahnungen einer Rechnung oder direkt nach dem Anlegen einer neuen Mahnung, siehe Mahnungen.

Kopfzeile

Ganz oben steht der Name der Mahnstufe als Überschrift — also der Name, den du in den Mahnungseinstellungen vergeben hast, etwa „Zahlungserinnerung". Nicht die Mahnungsnummer: Die findest du rechts in der Übersichtsbox.

Darunter liegen zwei Kennzeichen:

• ein Feld fällig: — blau, solange die Frist läuft, und rot, sobald sie verstrichen ist;
• ein Feld Rechnung #, das dich mit einem Klick zu den Rechnungsdetails bringt.

Rechts sitzt die Hauptschaltfläche. Welche das ist, hängt vom Zustand ab: Bei einem Entwurf heißt sie Mahnung finalisieren, bei einer abgeschlossenen Mahnung per e-mail senden. Die erste setzt die Berechtigung voraus, Mahnungen anzulegen, die zweite das Recht, Belege zu versenden — fehlt es, ist die Schaltfläche nicht da. Vergeben werden beide Rechte bei den Benutzern.

Daneben liegt ein Menü mit den übrigen Aktionen:

Eintrag	Wann er erscheint
Bearbeiten	nur beim Entwurf
Entwurf löschen	nur beim Entwurf
<Name der Stufe 2> erstellen	bei einer abgeschlossenen Mahnung der Stufe 1, deren eigene Frist verstrichen ist, solange Stufe 2 aktiv ist und noch keine Folgemahnung existiert
E-Mail Historie	bei einer abgeschlossenen Mahnung, wenn du den E-Mail-Verlauf sehen darfst

Die Übersichtsbox

Rechts steht eine kompakte Box mit den sechs wichtigsten Werten:

Zeile	Inhalt
Nummer	die Mahnungsnummer — nur bei abgeschlossenen Mahnungen vorhanden
Stufe	der Name der Mahnstufe
Status	Entwurf (gelb) oder Finalisiert (grün)
Summe	der Betrag, den der Kunde zahlen soll
Fällig am	die Zahlungsfrist der Mahnung, rot hervorgehoben sobald sie überschritten ist
Rechnung	die Nummer der gemahnten Rechnung, als Link

Die Mahnungsnummer entsteht erst beim Finalisieren. Ein Entwurf trägt nie eine Nummer — genau wie ein Belegentwurf. Aufbau und Zähler kommen aus dem Nummernkreis der Mahnungseinstellungen und sind von den Rechnungsnummern unabhängig. Beim Abschließen wird die Nummer festgeschrieben und ändert sich danach nicht mehr.

Unter der Box liegt das Feld Aktivitäten. Dort hältst du Aufgaben zu dieser Mahnung fest — etwa „am Freitag nachtelefonieren". Über das Symbol rechts oben im Feld legst du eine neue Aufgabe an.

Reiter „Mahnung": das PDF

Der erste Reiter zeigt die Mahnung so, wie der Kunde sie bekommt. Ein Entwurf trägt quer über der Seite das Wasserzeichen Entwurf; mit dem Abschließen verschwindet es.

Aufgebaut ist die Seite so: links die Absenderzeile und die Anschrift aus der Rechnung, rechts ein Block mit dem Namen der Mahnstufe, der Nummer, dem Datum und der Zahlungsfrist. Darunter steht — sofern gepflegt — der Einleitungstext der Stufe, dann die Aufstellung:

• eine Zeile mit der gemahnten Rechnung, ihrem Nettobetrag, der Umsatzsteuer und der Gesamtsumme,
• darunter Mahngebühr und Zinssatz als eigene Zeilen, jede nur wenn sie nicht null ist,
• und als Abschluss zu zahlender Betrag.

Ganz unten folgt der Abschlusstext der Stufe. Umsatzsteuer weist die Mahnung selbst nicht aus, weil Gebühr und Verzugszinsen Schadenersatz sind.

Woher das PDF sein Aussehen bekommt. Absenderzeile, Logo, Kopf- und Fußzeile stammen aus den Allgemeinen Einstellungen. Das Belegdesign wirkt auf Mahnungen nicht — Einleitungs- und Abschlusstext sind die einzigen frei gestaltbaren Blöcke.

Das PDF wird bei jedem Speichern neu erzeugt. Deshalb kommen Name der Stufe, Einleitungs- und Abschlusstext immer frisch aus den Mahnungseinstellungen: Änderst du dort einen Text und speicherst eine ältere Mahnung erneut — auch beim Finalisieren oder Versenden —, erscheint der neue Text. Beträge und Fristen dagegen wurden beim Anlegen in die Mahnung kopiert und bleiben, wie sie waren.

Reiter „Details"

Ist die Mahnung noch nicht verschickt, steht hier zuerst ein blauer Hinweis Noch nicht versandt. Darunter zwei Blöcke.

Mahnungsdetails — Versendet per E-Mail am mit Datum und Uhrzeit des Versands (nur wenn schon verschickt), Gehört zur Rechnung mit einem Link auf die Rechnung, Fällig am, dazu Folgebeleg und Vorgängerbeleg, sobald es eine höhere oder niedrigere Mahnstufe zu derselben Rechnung gibt. Beide sind Links und führen zur jeweils anderen Mahnung.

Finanzielle Details — Rechnungsbetrag, Mahnungebühren, Zinssatz und Summe. Hinter Zinssatz steht dabei nicht der Prozentsatz, sondern der ausgerechnete Zinsbetrag in Euro; der Prozentsatz selbst ist nur im Bearbeiten-Dialog zu sehen und wird nicht dauerhaft gespeichert.

Rechts neben den beiden Reitern liegt ein dritter mit einem Uhr-Symbol: das Änderungsprotokoll. Es zeigt, wer die Mahnung wann angelegt, geändert oder verschickt hat.

Aktionen

Mahnung bearbeiten. Nur beim Entwurf, über Bearbeiten im Menü der Kopfzeile. Es öffnet sich der Dialog Mahnung bearbeiten mit denselben Feldern wie beim Anlegen: Fälligkeitsdatum, Mahnungebühren, Verzugszinsen in Prozent und die interne Notiz; Rechnung und Mahnstufe stehen fest. Speichern schließt den Dialog und meldet „Mahnung wurde erfolgreich gespeichert".

Der Zinsbetrag wird beim Bearbeiten zurückgesetzt. Der Prozentsatz, aus dem die Verzugszinsen gerechnet wurden, wird nicht mit der Mahnung gespeichert. Öffnest du einen Entwurf über Bearbeiten, steht das Feld Verzugszinsen deshalb leer — und beim Speichern wird der Zinsbetrag auf 0,00 € gesetzt und die Summe entsprechend gesenkt, selbst wenn du sonst nichts angefasst hast. Trag den Prozentsatz vor dem Speichern wieder ein; die Zusammenfassung im Dialog zeigt dir sofort, was dabei herauskommt.

Mahnung finalisieren. Über die Hauptschaltfläche. flinkest fragt „Soll die Mahnung finalisiert werden? Änderungen an der Mahnung sind danach nichtmehr möglich" — mit Ja, ausführen bestätigst du. Danach trägt die Mahnung ihre Nummer, das Wasserzeichen verschwindet, Bearbeiten und Entwurf löschen fallen aus dem Menü, und die Meldung „Mahnung wurde finalisiert" erscheint.

Per E-Mail senden. Bei einer abgeschlossenen Mahnung öffnet die Hauptschaltfläche den Dialog per e-mail senden. Empfänger ist die E-Mail-Adresse des Rechnungskontakts; hat der Kontakt keine hinterlegt, bleibt das Feld leer und du trägst sie selbst ein. Betreff und Nachrichtentext kommen aus der Mahnstufe und lassen sich für diesen Versand überschreiben. Das Mahnungs-PDF hängt automatisch an, benannt nach Mahnstufe und Rechnungsnummer. Nach dem Versand meldet flinkest „E-Mail(s) wurde(n) gesendet", der Hinweis Noch nicht versandt verschwindet und Versendet per E-Mail am trägt Datum und Uhrzeit. Die Mail selbst ist danach im E-Mail-Verlauf nachlesbar. Ein zweiter Klick auf Senden während der Versand läuft wird ignoriert, damit nichts doppelt herausgeht.

Nächste Mahnstufe erzeugen. Ist die Mahnung abgeschlossen, ihre Frist verstrichen und Stufe 2 aktiv, steht im Menü „<Name der Stufe 2> erstellen". Der Dialog ist derselbe wie beim Anlegen, vorbelegt mit Frist, Gebühr und Zinssatz der zweiten Stufe. Nach dem Speichern landest du auf der neuen Mahnung; die alte bleibt unverändert und ist über Vorgängerbeleg erreichbar.

Entwurf löschen. Nur beim Entwurf. Die Rückfrage heißt Mahnung löschen und fragt „Soll dieser Mahnungsentwurf wirklich gelöscht werden?". Nach Ja, löschen meldet flinkest „Mahnungsentwurf wurde gelöscht" und bringt dich zurück zu den Rechnungsdetails. Die Rechnung steht danach wieder ohne Mahnung da, die Stufe lässt sich erneut auslösen.

Verwandte Seiten

• Mahnungen
• Mahnungseinstellungen
• Rechnungsdetails
• Rechnungen
• E-Mail-Verlauf
• Allgemeine Einstellungen
• Belegdesign
• Benutzer

Häufige Fragen

Warum steht bei meiner Mahnung keine Nummer? Weil sie noch ein Entwurf ist. Die Mahnungsnummer wird genau einmal vergeben, nämlich beim Finalisieren — vorher bleibt die Zeile Nummer in der Übersichtsbox leer und das PDF trägt das Wasserzeichen „Entwurf". Sobald du die Mahnung abschließt, setzt flinkest den Nummernkreis aus den Mahnungseinstellungen ein und schreibt die Nummer fest.

Ich habe die Mahnung nur kurz geöffnet und gespeichert — jetzt sind die Verzugszinsen weg. Warum? Der Zinssatz in Prozent wird nicht mit der Mahnung gespeichert, sondern nur der daraus errechnete Betrag. Beim Öffnen des Bearbeiten-Dialogs ist das Prozentfeld deshalb leer, und mit dem Speichern wird der Zinsbetrag auf 0,00 € zurückgesetzt. Trag den Prozentsatz einfach wieder ein, bevor du speicherst — die Zusammenfassung im Dialog zeigt sofort den neuen Betrag.

Kann ich eine abgeschlossene Mahnung noch ändern? Nein. Mit dem Finalisieren verschwinden Bearbeiten und Entwurf löschen aus dem Menü; die Mahnung trägt eine vergebene Nummer und bleibt bestehen. Was korrigiert werden muss, korrigierst du über die nächsthöhere Mahnstufe.

Was bedeutet „Zinssatz" im Block Finanzielle Details? Dort steht der Zinsbetrag in Euro, nicht der Prozentsatz — also das Ergebnis der Rechnung Rechnungsbetrag × Zinssatz × Tage seit Fälligkeit ÷ 360. Den Prozentsatz siehst du nur im Bearbeiten-Dialog unter Verzugszinsen.

Verändert die Mahnung den Bezahlstatus der Rechnung? Nein. Die Rechnung behält Betrag, offenen Rest und Bezahlstatus. Die Mahnung ist ein eigener Datensatz mit eigener Summe; sie erzeugt keinen Beleg und taucht in der Buchhaltung nicht auf.

Wo sehe ich, ob die Mahn-Mail wirklich beim Kunden angekommen ist? Im Menü der Kopfzeile über E-Mail Historie — dort steht die verschickte Nachricht mit Empfänger, Zeitpunkt und, sofern dein E-Mail-Konto das unterstützt, dem Zustellstatus. Ausführlich beschrieben ist das im E-Mail-Verlauf.