Mahnungsdetails

Auf dieser Seite steht eine einzelne Mahnung: das fertige PDF, die Beträge, die Fristen und alles, was du damit noch tun kannst — bearbeiten, abschließen, per E-Mail verschicken oder die nächste Mahnstufe daraus erzeugen. Du kommst hierher aus dem Reiter Mahnungen einer Rechnung oder direkt nach dem Anlegen einer neuen Mahnung, siehe Mahnungen.

Kopfbereich und Übersicht

Kopfzeile lesen

Ganz oben steht der Name der Mahnstufe als Überschrift — also der Name, den du in den Mahnungseinstellungen vergeben hast, etwa „Zahlungserinnerung". Nicht die Mahnungsnummer: Die findest du rechts in der Übersichtsbox. Darunter liegen zwei Kennzeichen: ein Feld fällig: — blau bis einschließlich Fälligkeitstag, rot ab dem Tag danach (der Fälligkeitstag ist der letzte Zahltag) — und ein Feld Rechnung #, das dich mit einem Klick zu den Rechnungsdetails bringt. Ein Breadcrumb „Rechnungen › ‹Belegnummer› › Mahnungen › ‹Stufe›" führt ebenfalls dorthin zurück.

Die Übersichtsbox

Rechts steht eine kompakte Box mit den sechs wichtigsten Werten:

Zeile	Inhalt
Nummer	die Mahnungsnummer — nur bei abgeschlossenen Mahnungen vorhanden
Stufe	der Name der Mahnstufe
Status	Entwurf (gelb) oder Finalisiert (grün)
Summe	der Betrag, den der Kunde zahlen soll
Fällig am	die Zahlungsfrist der Mahnung, rot hervorgehoben ab dem Tag nach dem Fälligkeitsdatum
Rechnung	die Nummer der gemahnten Rechnung, als Link

Die Mahnungsnummer entsteht erst beim Finalisieren. Ein Entwurf trägt nie eine Nummer — genau wie ein Belegentwurf. Aufbau und Zähler kommen aus dem Nummernkreis der Mahnungseinstellungen und sind von den Rechnungsnummern unabhängig. Beim Abschließen wird die Nummer festgeschrieben und ändert sich danach nicht mehr.

Unter der Box liegt das Feld Aktivitäten. Dort hältst du Aufgaben zu dieser Mahnung fest — etwa „am Freitag nachtelefonieren". Über das Symbol rechts oben im Feld legst du eine neue Aufgabe an.

Reload behält den aktiven Reiter

Welcher der drei Reiter — „Mahnung", „Details" oder das Änderungsprotokoll — gerade offen ist, steht im Adressfragment. Lädst du die Seite neu, bleibst du also auf demselben Reiter stehen, statt wieder beim PDF zu landen.

Reiter „Mahnung": das PDF

Das Mahnungs-PDF ansehen

Der erste Reiter zeigt die Mahnung so, wie der Kunde sie bekommt. Ein Entwurf trägt quer über der Seite das Wasserzeichen Entwurf; mit dem Abschließen verschwindet es.

Aufgebaut ist die Seite so: links die Absenderzeile und die Anschrift aus der Rechnung, rechts ein Block mit dem Namen der Mahnstufe, der Nummer, der Kundennummer, dem Datum, gegebenenfalls der Debitor-Nummer und der Zahlungsfrist. Darunter steht — sofern gepflegt — der Einleitungstext der Stufe, dann die Aufstellung:

• eine Zeile mit der gemahnten Rechnung, ihrem Nettobetrag, der Umsatzsteuer und der Gesamtsumme,
• darunter Mahngebühr und Verzugszinsen (der Zinsbetrag in Euro) als eigene Zeilen, jede nur wenn sie nicht null ist,
• und als Abschluss zu zahlender Betrag.

Ganz unten folgt der Abschlusstext der Stufe. Umsatzsteuer weist die Mahnung selbst nicht aus, weil Gebühr und Verzugszinsen Schadenersatz sind.

Kundennummer und Debitor-Nummer

Die Kundennummer erscheint automatisch — jeder Kontakt bekommt beim Anlegen eine zugewiesen. Die Debitor-Nummer erscheint nur, wenn sie beim Kontakt unter Kundendetails im Bereich „Buchhaltung" als Kreditorennummer eingetragen ist; fehlt der Eintrag, bleibt die Zeile auf der Mahnung weg.

Woher das PDF sein Aussehen bekommt

Absenderzeile, Logo, Kopf- und Fußzeile stammen aus den Allgemeinen Einstellungen. Das Belegdesign wirkt auf Mahnungen nicht — Einleitungs- und Abschlusstext sind die einzigen frei gestaltbaren Blöcke.

Das PDF wird bei jedem Speichern neu erzeugt

Deshalb kommen Name der Stufe, Einleitungs- und Abschlusstext immer frisch aus den Mahnungseinstellungen: Änderst du dort einen Text und speicherst eine ältere Mahnung erneut — auch beim Finalisieren —, erscheint der neue Text. Beim Versenden hängt flinkest dagegen das zuletzt gespeicherte PDF an, ohne es vorher neu zu erzeugen. Beträge und Fristen dagegen wurden beim Anlegen in die Mahnung kopiert und bleiben, wie sie waren.

Reiter „Details" und Änderungsprotokoll

Mahnungsdetails und finanzielle Details

Ist die Mahnung noch nicht verschickt, steht hier zuerst ein blauer Hinweis Noch nicht versandt. Darunter zwei Blöcke: Mahnungsdetails — Versendet per E-Mail am mit Datum und Uhrzeit des Versands (nur wenn schon verschickt), Gehört zur Rechnung mit einem Link auf die Rechnung, Fällig am, dazu Folgebeleg und Vorgängerbeleg, sobald es eine höhere oder niedrigere Mahnstufe zu derselben Rechnung gibt (siehe „Vorgängerbeleg und Folgebeleg") — und Finanzielle Details — Rechnungsbetrag, Mahnungebühren, Verzugszinsen und Summe. Verzugszinsen ist dabei der ausgerechnete Zinsbetrag in Euro; der Prozentsatz, aus dem er entstanden ist, ist nur im Bearbeiten-Dialog zu sehen und wird nicht dauerhaft gespeichert.

Änderungsprotokoll

Rechts neben den beiden Reitern liegt ein dritter mit einem Uhr-Symbol: das Änderungsprotokoll. Es zeigt, wer die Mahnung wann angelegt, geändert oder verschickt hat — Feld-für-Feld, inklusive des Statuswechsels Entwurf → Mahnung. Ein erfolgreicher E-Mail-Versand erscheint dort als ein Eintrag, der alle Empfänger sowie die CC- und BCC-Adressen dieser Mail auflistet.

Entwurf bearbeiten, löschen und finalisieren

Mahnung bearbeiten

Nur beim Entwurf, über Bearbeiten im Menü der Kopfzeile. Es öffnet sich der Dialog Mahnung bearbeiten mit denselben Feldern wie beim Anlegen: Fälligkeitsdatum, Mahnungebühren, Verzugszinsen in Prozent und die interne Notiz; Rechnung und Mahnstufe stehen fest. Darunter zeigt eine Zusammenfassung Summe der Rechnung, Betrag der Gebühr, Verzugszinsen und Summe — nach jeder Eingabe live neu berechnet. Speichern schließt den Dialog und meldet „Mahnung wurde erfolgreich gespeichert".

Dafür brauchst du dieselbe Berechtigung wie zum Anlegen von Mahnungen — siehe „Berechtigungen im Mahnwesen".

Verzugszinsen bleiben erhalten, bis du sie änderst

Gespeichert wird nur der ausgerechnete Zinsbetrag in Euro, nicht der Prozentsatz. Öffnest du einen bestehenden Entwurf über Bearbeiten, steht das Feld Verzugszinsen deshalb leer — der zuvor berechnete Zinsbetrag bleibt aber unverändert stehen, solange du das Feld nicht anfasst, auch wenn du zum Beispiel nur die Gebühr änderst. Erst ein neu eingetragener Prozentsatz — auch eine bewusst eingetragene 0 — rechnet Zinsbetrag und Summe neu.

Die Formel dahinter — offener Restbetrag × Zinssatz × Tage seit Fälligkeit ÷ 36.000 — steht ausführlich bei „Verzugszinsen berechnen".

Grundlage ist der offene Restbetrag

Wurde die Rechnung schon teilweise bezahlt, rechnen Summe der Rechnung, Mahngebühr und Zinsen nicht vom vollen Rechnungsbetrag, sondern vom noch offenen Rest. Bei einer bislang unbezahlten Rechnung ist das derselbe Betrag wie die volle Rechnungssumme.

Entwurf löschen

Nur beim Entwurf. Die Rückfrage heißt Mahnung löschen und fragt „Soll dieser Mahnungsentwurf wirklich gelöscht werden?". Nach Ja, löschen meldet flinkest „Mahnungsentwurf wurde gelöscht" und bringt dich zurück zu den Rechnungsdetails. Die Rechnung steht danach wieder ohne Mahnung da, die Stufe lässt sich erneut auslösen.

Mahnung finalisieren

Über die Hauptschaltfläche. flinkest fragt „Soll die Mahnung finalisiert werden? Änderungen an der Mahnung sind danach nichtmehr möglich" — mit Ja, ausführen bestätigst du. Danach trägt die Mahnung ihre Nummer, das Wasserzeichen verschwindet, Bearbeiten und Entwurf löschen fallen aus dem Menü, und die Meldung „Mahnung wurde finalisiert" erscheint.

Nächste Mahnstufe erzeugen

Bedingungen für „<Name der nächsten Stufe> erstellen"

Ist die Mahnung abgeschlossen, liegt ihr Fälligkeitsdatum vor heute und ist die jeweils nächste Mahnstufe aktiv, steht im Menü „<Name der nächsten Stufe> erstellen" — aus einer Stufe-1-Mahnung wird so eine Stufe-2-Mahnung, aus Stufe 2 eine Stufe 3 und aus Stufe 3 eine Stufe 4; bei Stufe 4 endet die Kette. Der Eintrag erscheint nur, wenn alle Punkte zutreffen: die Mahnung ist finalisiert, ihre Stufe ist 1, 2 oder 3, die jeweils nächste Mahnstufe ist in den Einstellungen aktiv, das Fälligkeitsdatum dieser Mahnung liegt vor heute, es gibt noch keine Folgemahnung, die gemahnte Rechnung ist noch offen, du hast die Berechtigung Rechnungen ansehen, und du darfst Mahnungen anlegen. Ohne Rechnungen ansehen lädt die Mahnung ihre Rechnung nicht — dann fehlt der Eintrag ganz.

Bezahlt, ausgebucht oder storniert: keine nächste Stufe. Hat der Kunde die Rechnung inzwischen vollständig bezahlt, hast du sie als uneinbringlich ausgebucht oder ist sie storniert, ist sie aus dem Mahnwesen ausgeschieden — eine weitere Stufe würde etwas einfordern, das nicht mehr offen ist. Der Eintrag fehlt dann; eine neue Mahnung zu dieser Rechnung entsteht in keinem Fall — flinkest lehnt sie mit der Meldung „Für diese Rechnung kann keine Mahnung mehr erstellt werden – sie ist bezahlt, ausgebucht oder nicht offen.“ ab. Das passiert auch, wenn sich der Bezahlstatus erst geändert hat, nachdem du die Mahnung geöffnet hast. Nimmst du eine Ausbuchung zurück, ist die Rechnung wieder offen und die nächste Stufe wird wieder angeboten.

Der Dialog ist derselbe wie beim Anlegen, vorbelegt mit Frist, Gebühr und Zinssatz der jeweils nächsten Stufe. Nach dem Speichern landest du auf der neuen Mahnung; die alte bleibt unverändert und ist über Vorgängerbeleg erreichbar.

Vorgängerbeleg und Folgebeleg

Sobald eine Eskalationskette existiert, verlinken sich die beteiligten Mahnungen gegenseitig: Die ältere zeigt im Reiter „Details" auf ihren Folgebeleg, die neuere auf ihren Vorgängerbeleg — so navigierst du die Kette in beide Richtungen, ohne über die Rechnung gehen zu müssen.

Per E-Mail senden

Der Versanddialog

Bei einer abgeschlossenen Mahnung öffnet die Hauptschaltfläche den Dialog Per E-Mail senden. Im Feld Empfänger steht die E-Mail-Adresse des Rechnungskontakts; hat der Kontakt keine hinterlegt, bleibt das Feld leer und du trägst sie selbst ein. Betreff und Nachricht kommen aus der Mahnstufe und lassen sich für diesen Versand überschreiben. Im Feld Anhänge liegt das Mahnungs-PDF fest verankert, benannt nach Mahnstufe und Rechnungsnummer, mit einem Schloss-Symbol und dem Kennzeichen „Wird immer gesendet" — es lässt sich nicht abwählen oder entfernen. Dateien vom Rechner lassen sich diesem Versand nicht hinzufügen.

Senden bleibt gesperrt, solange kein gültiger Empfänger oder kein Betreff eingetragen ist; der Nachrichtentext darf dagegen leer bleiben, denn das Wesentliche steht im angehängten PDF.

Dafür brauchst du eine eigene, vom Anlegen getrennte Berechtigung — siehe „Berechtigungen im Mahnwesen".

Ohne E-Mail-Konto kein Versand. Ist in deinem Betrieb noch kein E-Mail-Konto verbunden, zeigt der Dialog oben den Hinweis „Mail kann nicht gesendet werden: Es ist noch kein E-Mail-Konto verbunden. Verbinden Sie eines unter Einstellungen → Konnektoren → E-Mail-Konten.", und Senden bleibt gesperrt.

Absenderkonto. Sind mehrere E-Mail-Konten aktiv und hat dein Benutzer die Berechtigung Absender ändern, taucht im Dialog zusätzlich das Feld Absenderkonto auf — vorbelegt mit dem Standardkonto. Damit verschickst du genau diese eine Mahnung über ein anderes aktives Konto, ohne das Standardkonto selbst zu ändern. Ist nur ein Konto aktiv oder fehlt die Berechtigung, bleibt das Feld verborgen, und die Mail geht über das Standardkonto hinaus.

Mehrere Empfänger, CC und BCC

Soll die Mahnung zusätzlich an die Buchhaltung des Kunden oder in Kopie an einen Kollegen gehen, trägst du weitere Adressen einfach ins Feld Empfänger ein. flinkest verschickt dann eine gemeinsame E-Mail an alle Empfänger — jeder sieht, an wen sie sonst noch ging. Rechts neben dem Empfängerfeld blendet der Link CC / BCC zwei weitere Zeilen CC und BCC ein, mit derselben Adresseingabe wie beim Empfänger: Adressen unter CC sind für alle sichtbar, Adressen unter BCC bekommen die Mail, ohne dass die übrigen Empfänger davon erfahren — das Fragezeichen neben CC und BCC erklärt den Unterschied auch direkt im Dialog. Klappst du die Zeilen über denselben Link wieder zu, leert flinkest sie — was du nicht mehr siehst, wird auch nicht mitgeschickt. Steht eine ungültige Adresse in CC oder BCC, bleibt Senden genauso gesperrt wie bei einer ungültigen Adresse im Empfängerfeld.

Rückmeldung nach dem Senden

Nach Senden gibt es genau zwei Ausgänge, weil immer nur eine einzige gemeinsame E-Mail hinausgeht:

• Geht die Mail hinaus, schließt sich der Dialog, und flinkest meldet „E-Mail(s) wurde(n) gesendet". Im Reiter „Details" verschwindet der Hinweis Noch nicht versandt, und Versendet per E-Mail am zeigt Datum und Uhrzeit.
• Scheitert der Versand, bleibt der Dialog mit deinen Eingaben geöffnet, und an der Mahnung ändert sich nichts — ein erneuter Versuch ist sofort möglich. Die Meldung nennt dabei den Grund, den der Mailversand zurückgegeben hat, zusammen mit den betroffenen Adressen: „E-Mail konnte nicht gesendet werden: : ". Liefert der Versand keinen Grund, steht dort „Unbekannter Fehler".

Ein zweiter Klick auf Senden während der Versand läuft wird ignoriert, damit nichts doppelt herausgeht.

E-Mail Historie

Zusätzlich wird jeder Versand im E-Mail-Verlauf der Mahnung, der Rechnung und des Kontakts festgehalten — als ein Eintrag mit allen Empfängern; in der Ansicht einer Nachricht stehen unter dem Empfänger auch die Adressen in CC und BCC, sofern die Mail welche hatte. Bei einer bereits abgeschlossenen Mahnung öffnest du diesen Verlauf direkt über E-Mail Historie im Menü der Kopfzeile.

Verwandte Seiten

• Mahnungen
• Mahnungseinstellungen
• Rechnungsdetails
• Rechnungen
• E-Mail-Verlauf
• E-Mail-Konten
• Kundendetails
• Allgemeine Einstellungen
• Belegdesign
• Benutzer

Häufige Fragen

Warum steht bei meiner Mahnung keine Nummer? Weil sie noch ein Entwurf ist. Die Mahnungsnummer wird genau einmal vergeben, nämlich beim Finalisieren — vorher bleibt die Zeile Nummer in der Übersichtsbox leer und das PDF trägt das Wasserzeichen „Entwurf". Sobald du die Mahnung abschließt, setzt flinkest den Nummernkreis aus den Mahnungseinstellungen ein und schreibt die Nummer fest.

Wird eine teilweise bezahlte Rechnung über den vollen Betrag gemahnt? Nein. Der Bearbeiten-Dialog rechnet Mahngebühr und Zinsen vom noch offenen Restbetrag der Rechnung, nicht vom ursprünglichen Rechnungsbetrag. Ist die Rechnung noch komplett unbezahlt, ist das derselbe Betrag; erst eine bereits verbuchte Teilzahlung senkt ihn.

Kann ich eine abgeschlossene Mahnung noch ändern? Nein. Mit dem Finalisieren verschwinden Bearbeiten und Entwurf löschen aus dem Menü; die Mahnung trägt eine vergebene Nummer und bleibt bestehen. Was korrigiert werden muss, korrigierst du über die nächsthöhere Mahnstufe.

Was bedeutet „Verzugszinsen" im Block Finanzielle Details? Dort steht der Zinsbetrag in Euro, nicht der Prozentsatz — also das Ergebnis der Rechnung offener Restbetrag × Zinssatz × Tage seit Fälligkeit ÷ 36.000. Den Prozentsatz siehst du nur im Bearbeiten-Dialog im gleichnamigen Feld Verzugszinsen.

Verändert die Mahnung den Bezahlstatus der Rechnung? Nein. Die Rechnung behält Betrag, offenen Rest und Bezahlstatus. Die Mahnung ist ein eigener Datensatz mit eigener Summe; sie erzeugt keinen Beleg und taucht in der Buchhaltung nicht auf.

Wo sehe ich, ob die Mahn-Mail wirklich beim Kunden angekommen ist? Konnte die Mail nicht verschickt werden, meldet flinkest das sofort samt Grund, und der Versanddialog bleibt offen. Ausführlicher steht es im Menü der Kopfzeile über E-Mail Historie — dort steht die verschickte Nachricht mit Empfänger, Zeitpunkt und, sofern dein E-Mail-Konto das unterstützt, dem Zustellstatus. Ausführlich beschrieben ist das im E-Mail-Verlauf.