Gutschrift bearbeiten

Im Beleg-Editor baust du eine Gutschrift inhaltlich auf: Empfänger, Kopfdaten, Positionen und Texte. Eine Gutschrift schreibt dem Kunden einen Betrag gut — meist, weil eine Rechnung ganz oder teilweise zurückgenommen wird. Links arbeitest du am Beleg, rechts daneben liegt die Vorschau auf das fertige PDF. Bearbeiten lässt sich dabei immer nur ein Entwurf: Sobald die Gutschrift finalisiert ist, ist der Editor für sie gesperrt — ist danach etwas falsch, stornierst du sie in den Gutschriftdetails. Denselben Editor benutzt flinkest auch für Angebote, Lieferscheine und Rechnungen; diese Seite beschreibt die Gutschrifts-Sicht, jede Überschrift erklärt eine Fähigkeit des Editors und wie du sie bedienst.

Zugriff und Grundgerüst

Wie du hierher kommst

Am häufigsten aus einer Rechnung oder einem Lieferschein: Dort wählst du Folgebeleg erstellen → Gutschrift erstellen. Zuvor fragt ein kurzer Dialog mit dem Haken Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen, ob die Positionen unverändert vom Quellbeleg übernommen werden (Standard, Haken aus) oder gegen den aktuellen Artikelstamm und die aktuellen Preisvereinbarungen des Kunden neu berechnet werden sollen. Bei einer manuellen Position ohne Artikel gibt es keinen Artikelstamm, aus dem sich neu ableiten ließe — dort wird nur der generelle Kundenrabatt frisch angewendet, der Einzelpreis bleibt wie im Quellbeleg. Danach legt flinkest die Gutschrift mit Empfänger, Umsatzart und allen Positionen des Ursprungsbelegs an und führt dich sofort in diesen Editor, damit du sie auf den tatsächlich gutzuschreibenden Umfang zusammenstreichst. Das Belegdatum wird dabei auf heute gesetzt.

Daneben gibt es den leeren Weg über „Neu" in der Gutschriftenliste sowie Bearbeiten im Zeilenmenü der Liste und in den Gutschriftdetails — beide erscheinen nur bei Entwürfen. Stornierst du dagegen eine Rechnung und lässt dabei gleich eine Gutschrift erzeugen, entsteht diese bereits fertig und nummeriert; dieser Weg führt nie in den Editor.

Editor nur für einen Entwurf offen

Nach dem Finalisieren ist der Editor zu. Das ist der wichtigste Unterschied zum Angebot, das dauerhaft bearbeitbar bleibt. Rufst du die Bearbeiten-Adresse einer bereits finalisierten oder stornierten Gutschrift trotzdem auf, erscheint „Dieser Beleg wurde bereits finalisiert oder storniert. Bearbeiten ist nicht mehr möglich" und flinkest bringt dich in die Detailansicht. Löschen ist dann ebenfalls vorbei — die Schaltfläche Entwurf löschen verschwindet, sobald die Gutschrift finalisiert ist, und ein finalisierter Beleg lässt sich auch nicht löschen, wenn der Versuch nicht über diese Schaltfläche, sondern auf einem anderen Weg erfolgt. Prüfe eine Gutschrift deshalb besonders sorgfältig, bevor du sie finalisierst — danach bleiben nachträglich nur noch reine Buchhaltungsangaben an den Positionen änderbar, siehe „Buchhaltungsblock an der Position" weiter unten.

Berechtigungen

Den Editor öffnet nur, wer Gutschriften bearbeiten darf — ohne dieses Recht kommst du gar nicht erst hinein. Dasselbe Recht braucht jede Änderung an einer Position. Entsteht die Gutschrift als Folgebeleg aus einer Rechnung oder einem Lieferschein, brauchst du zusätzlich das Recht, den jeweiligen Ursprungsbeleg zu bearbeiten — beide Belegarten sind an dieser Stelle geschützt.

Belegvorschau anzeigen

Der Schalter Belegvorschau anzeigen unter der Kopfzeile teilt den Bildschirm: links das Formular, rechts das echte Beleg-PDF, das nach jeder gespeicherten Änderung neu erzeugt wird. Wie die Vorschau arbeitet und warum sie kurz leer bleibt, ist bei Angebot bearbeiten ausführlich beschrieben.

Solange die Gutschrift Entwurf ist, trägt das Dokument das Wasserzeichen Entwurf. Preise, Rabatte und der Summenblock werden gedruckt — anders als beim Lieferschein, der sie ausblendet. Den Zahlungs-QR-Code gibt es dagegen nur auf Rechnungen; auf einer Gutschrift erscheint er nie, auch wenn er im Belegdesign sichtbar geschaltet ist. Weil ein Entwurf noch keine Nummer hat, setzt flinkest den Dateinamen beim Herunterladen aus Belegart, dem Zusatz „Entwurf" und dem Kundennamen zusammen.

Verweis auf den Quellbeleg im PDF

Ist die Gutschrift als Folgebeleg aus einer Rechnung oder einem Lieferschein entstanden, zeigt der Kopf des PDFs zusätzlich eine Zeile mit der Belegart, der Nummer und dem Datum des Quellbelegs — bei einer aus einer Rechnung erzeugten Gutschrift also etwa „Rechnung: RE-33 vom 01.09.26". Ob das Datum mit zwei- oder vierstelliger Jahreszahl erscheint, legt das Datumsformat im Belegdesign fest; steht dort der Titel unter der Adresse und ist Vorbeleg unter dem Titel eingeschaltet, steht statt der Zeile bei den übrigen Belegdaten direkt unter dem Belegtitel nur Belegart und Nummer, ohne Datum. Das macht die Herkunft im Dokument selbst nachvollziehbar, ohne dass du dafür in die Gutschriftdetails wechseln musst — die Zeile erscheint unverändert auch dann, wenn der Quellbeleg zwischenzeitlich storniert wurde.

Empfänger

Empfänger festlegen

Der erste Block zeigt links unter Adresse die Empfängeranschrift und rechts die Lieferadresse. Ein Klick öffnet den Dialog Empfänger definieren mit Kundenauswahl, Adressfeldern, dem Haken Kundenstammsatz aktualisieren und dem Haken Abweichende Lieferadresse; die Felder im Einzelnen sind bei Angebot bearbeiten beschrieben. Speichern ist erst möglich, wenn ein Kunde gewählt ist — bei einer neuen, leeren Gutschrift legt das Speichern den Beleg damit überhaupt erst an.

UID-Hinweis

Hat der Kunde eine UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) hinterlegt und lehnt das EU-Register sie ab, erscheint unter dem Empfänger-Block der Hinweis „Die UID-Nummer dieses Kunden ist nicht gültig". Das ist nur ein Hinweis — er blockiert nichts und ändert an der Besteuerung der Gutschrift nichts.

Lieferadresse beim Folgebeleg

Entsteht die Gutschrift aus einer Rechnung oder einem Lieferschein mit abweichender Lieferadresse, übernimmt flinkest diese nur, wenn Straße, Postleitzahl und Ort am Quellbeleg vollständig gesetzt sind. Fehlt auch nur eines der drei Felder, verwendet die neue Gutschrift stattdessen wieder die normale Kundenadresse — eine teilweise übernommene Lieferadresse gibt es nicht.

Kopfdaten

Beleg Details bearbeiten

Die Box Details fasst Belegdatum, Projekt, Referenz und Umsatzart zusammen. Ein Klick öffnet den Dialog Beleg Details:

• Belegdatum — Pflichtfeld, siehe „Belegdatum ohne Untergrenze" weiter unten.
• Projekt — ordnet die Gutschrift einem Projekt des Kunden zu; das Feld erscheint nur, wenn du Projekte ansehen darfst.
• Buchhaltung → Steuerbefreiung / Reverse Charge — siehe „Steuerbefreiung und Umsatzart" weiter unten.
• Anderes → Referenz — freier Text, der am Beleg erscheint, etwa die Nummer der Rechnung, die gutgeschrieben wird.
• Anderes → Leitweg-ID / Auftragsreferenz — für die E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber, siehe „Leitweg-ID / Auftragsreferenz für die E-Rechnung".
• Anderes → Belegdesign — ein abweichendes Aussehen nur für diese Gutschrift, siehe „Belegdesign für diese Gutschrift".
• Interne Notizen — nur für euch intern, erscheint nie auf dem PDF.

Kein Leistungszeitraum, kein Zahlungsziel

Beide Blöcke fehlen in der Gutschrift mit Absicht: Sie fordert kein Geld, sondern gibt welches zurück. Ob und wann der gutgeschriebene Betrag tatsächlich ausgeglichen ist, verfolgst du in den Gutschriftdetails.

Belegdatum ohne Untergrenze

Anders als bei einer Rechnung gibt es keine Untergrenze: Du darfst eine Gutschrift auch auf ein Datum vor der zuletzt ausgestellten Rechnung setzen — die Regel, die die Nummernfolge der Rechnungen chronologisch hält, gilt nur für Rechnungen selbst. Achte dabei auf einen eingestellten monatlichen oder jährlichen Neustart des Nummernkreises — der richtet sich nach dem Belegdatum, nicht nach dem heutigen Tag.

Steuerbefreiung und Umsatzart

Im Dialog Beleg Details legt Steuerbefreiung / Reverse Charge die Umsatzart des Belegs fest: Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU), Ausfuhrlieferung (Drittland) oder Bauleistung (Reverse Charge, Inland). Jede davon macht den gesamten Beleg steuerfrei; was das genau bewirkt, steht bei Angebot bearbeiten. Entsteht die Gutschrift aus einer Rechnung, kommt die Umsatzart von dort mit — dann stimmt die Besteuerung der Gutschrift von selbst mit der der Rechnung überein.

Die Steuerfreiheit hängt am Beleg, nicht am Kunden. Bei einer leer über Neu angelegten Gutschrift übernimmt flinkest die Umsatzart einmalig vom gewählten Kunden — bei „Innergemeinschaftliche Lieferung/Leistung (EU)" allerdings nur, wenn beim Kunden zusätzlich eine UID-Nummer hinterlegt ist; fehlt sie, bleibt die Gutschrift vorerst umsatzsteuerpflichtig, die Umsatzart lässt sich danach jederzeit von Hand nachtragen. Änderst du die Umsatzart hier, rechnet flinkest alle vorhandenen Positionen neu durch — Katalogpositionen holen sich ihren Steuersatz wieder vom Artikel, manuelle Positionen und Fixpreis-Gruppen behalten ihren Satz und werden nur bei Steuerfreiheit auf 0 gesetzt. Preis, Menge und Rabatt bleiben dabei unangetastet. Beim Finalisieren selbst wird nicht mehr neu gerechnet — eine steuerbefreite Gutschrift wird nur noch geprüft und zur Sicherheit auf Zeilensteuer 0 gezwungen, eine nicht befreite Gutschrift geht exakt so raus, wie sie zuletzt gespeichert wurde. Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen die Kleinunternehmerregelung eingeschaltet, ist ohnehin jeder Beleg steuerfrei — gleich, welche Rechtsform dort eingetragen ist.

Leitweg-ID / Auftragsreferenz für die E-Rechnung

Eine finalisierte Gutschrift lässt sich wie eine Rechnung auch als E-Rechnung ausgeben — in den Gutschriftdetails über E-Rechnung herunterladen. Behörden und öffentliche Auftraggeber ordnen eine E-Rechnung über eine Referenz aus ihrer Bestellung zu. Dafür steht im Dialog Beleg Details unter Anderes das Feld Leitweg-ID / Auftragsreferenz; es gibt es nur bei Rechnungen und Gutschriften. Der Hinweis daran sagt: „Käuferreferenz der E-Rechnung: die Leitweg-ID deutscher Behörden oder die Auftragsreferenz des österreichischen Bundes. Leer = Standard des Kunden." Lässt du das Feld leer, gilt also der Wert, der beim Kunden hinterlegt ist. Welche Formate es gibt und welche Angaben die E-Rechnung sonst braucht, steht auf der Seite E-Rechnung.

Belegdesign für diese Gutschrift

Soll eine einzelne Gutschrift anders aussehen als die übrigen, wählst du im Dialog Beleg Details unter Anderes das Feld Belegdesign. Der Hinweis daran: „Belegdesign nur für diesen Beleg. Leer = Belegdesign des Kunden bzw. aus dem Belegdesigner." Bleibt es leer, zeigt das Feld an, was stattdessen gilt: „Belegdesign des Kunden: …", wenn beim Kunden im Reiter Gutschrift ein eigenes Design hinterlegt ist, sonst „Belegdesign aus dem Belegdesigner" — das im Belegdesign für Gutschriften eingestellte. Entsteht die Gutschrift aus einer Rechnung oder einem Lieferschein, startet sie ohne eigene Auswahl; eine Kopie einer Gutschrift über Duplizieren behält das gewählte Design.

Kopf- und Fußtext

Header-Text und Footer-Text

Über und unter den Positionen liegen die Boxen Header-Text (Einleitungstext) und Footer-Text (Abschlusstext). Beide sind aus den Beleg-Einstellungen für die Belegart Gutschrift vorbelegt; ist beim Kunden ein eigener Gutschriftstext hinterlegt, gewinnt dieser. Ein Klick öffnet jeweils einen Editor-Dialog für genau diese Gutschrift. Genau hier gehört der Grund der Gutschrift hin — er wird sonst nirgends gedruckt.

Positionen

Der mittlere Bereich ist die Positionsliste mit dem Umschalter Kompakt / Erweitert, den Symbol-Schaltflächen zum Bearbeiten, Duplizieren und Löschen an jeder Zeile, dem Anfasser zum Sortieren und darunter der Leiste Katalog, Manuell und Weitere Optionen (Gruppe, Überschrift, Textposition, Von anderem Beleg importieren). Diese Mechanik ist für alle Belegarten gleich und bei Angebot bearbeiten ausführlich beschrieben — hier zählt, was an der Gutschrift anders ist.

Buchhaltungsblock an der Position

Damit eine Gutschrift im Buchhaltungsexport auf dem richtigen Konto und der richtigen Kostenstelle landet, zeigt der Dialog Belegposition bearbeiten unten die Gruppe Buchhaltung — bei Positionen aus dem Katalog ebenso wie bei manuellen Positionen, genau wie bei einer Rechnung und anders als beim Lieferschein, wo die Gruppe ganz fehlt. Darin stehen Kostenstelle und Kostenschlüssel; das Feld Konto (angeboten werden nur Ertragskonten) kommt nur dazu, wenn dein Unternehmen laut Buchhaltungs-Einstellungen selbst kontiert — übernimmt eure Kanzlei die Kontierung, fehlt es. Entsteht die Gutschrift aus einer Rechnung, kommen die Konten der Positionen mit. Kostenstelle bzw. Kostenschlüssel einer neuen Position belegt flinkest vor — woher, bestimmt die Kostenstellen-Quelle in den Beleg-Einstellungen: vom Kunden (Standard), vom Artikel, vom am Beleg gespeicherten Lieferort oder vom Lieferort mit Rückfall auf den Kunden. Bei der Quelle „Vom Artikel" startet eine manuelle Position ohne Vorbelegung. Der Vorschlag lässt sich im Dialog jederzeit ändern. In den Gutschriftdetails setzt du die Werte außerdem für mehrere Positionen auf einmal — auch noch, wenn die Gutschrift bereits finalisiert ist, solange die Buchungsperiode des Belegdatums noch nicht abgeschlossen ist.

Bestellposition für die E-Rechnung

Geht die Gutschrift als E-Rechnung an den österreichischen Bund, kann je Position die Nummer aus dessen Bestellung nötig sein. Dafür hat der Dialog Belegposition bearbeiten das Feld Bestellposition — bei Katalogpositionen in der Gruppe E-Rechnung, bei manuellen Positionen in der Gruppe Sonstiges. Der Hinweis daran: „Positionsnummer in der Bestellung des Kunden. Pflicht für E-Rechnungen an den österreichischen Bund, wenn die Auftragsreferenz eine 10-stellige Bestellnummer ist." Für alle anderen Empfänger kannst du das Feld leer lassen.

Eine Position von der Summe ausnehmen

Nicht nur eine ganze Gruppe lässt sich als Alternativposition führen: Im Dialog Belegposition bearbeiten gibt es unter mehr Optionen für jede einzelne Katalog- und manuelle Position denselben Haken Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt. Die Position bleibt auf der Gutschrift sichtbar, zählt aber weder zur Netto- noch zur Steuersumme. Wie sie im PDF gekennzeichnet ist, bestimmt die Einstellung Alternativpositionen im Belegdesign: Bei In Klammern (Standard) steht hinter der Bezeichnung „(optional)" und der Betrag in Klammern, bei Mit Kennzeichnung „Optional:“ steht „Optional:" über der Bezeichnung, Menge, Einheit und Preis erscheinen kursiv, der Gesamtpreis bleibt leer.

Das Feld Lager bucht nichts

Eine Gutschrift bewegt keinen Lagerbestand, auch nicht zurück. Ist der Artikel lagergeführt und darfst du Lager ansehen, erscheint das Feld Lager zwar im Positionsdialog, es ist aber kein Pflichtfeld und hält nur fest, aus welchem Lager der Artikel stammt. Kommt Ware tatsächlich zurück, erfasst du den Zugang getrennt unter Lagerbewegungen.

Charge, Mindesthaltbarkeitsdatum und Seriennummer bleiben freiwillig

Unter Sonstiges kannst du alle drei erfassen, verlangt wird keines davon — die entsprechende Pflicht greift ausschließlich im Lieferschein, weil nur dort Ware bewegt wird.

Speichern, Finalisieren, Entwurf löschen

Es gibt kein globales Speichern

Jeder Dialog speichert für sich — Empfänger, Details, Texte und jede einzelne Position. Schließt du einen Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach, ob sie verworfen werden sollen.

Gutschrift finalisieren

Schaltfläche oben rechts. Nach der Rückfrage „Soll der Beleg finalisiert werden? Der Beleg kann danach nicht mehr bearbeitet werden." vergibt flinkest die Belegnummer, setzt den Status auf Beleg und meldet „Der Beleg wurde finalisiert". Ein Entwurf trägt vor diesem Schritt nie eine Nummer — deshalb steht in der Brotkrumenleiste über dem Editor zunächst „Entwurf" und der Kundenname. Gutschriften haben einen eigenen Nummernkreis; Aufbau, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen. Danach landest du in den Gutschriftdetails, von wo aus du die Gutschrift per E-Mail verschickst. Ein zweiter Versuch — etwa aus einem zweiten Browser-Tab — wird mit „Der Beleg wurde bereits finalisiert" abgelehnt. Es wird dabei kein Lagerbestand gebucht und keine E-Mail verschickt — der Versand ist ein eigener Schritt in den Gutschriftdetails.

Entwurf löschen

Schaltfläche oben rechts, mit der Rückfrage „Soll der Entwurf wirklich gelöscht werden?". flinkest meldet „Der Entwurf wurde gelöscht" und bringt dich zurück in die Gutschriftenliste. Mit dem Entwurf verschwinden seine Positionen; eine Verknüpfung zum Ursprungsbeleg, aus dem er entstanden ist, wird nur gelöst — der Ursprungsbeleg selbst bleibt unverändert erhalten.

Verwandte Seiten

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• Buchhaltungs-Übersicht
• Kostenstellen
• Lagerbewegungen

Häufige Fragen

Warum kann ich meine Gutschrift nicht mehr bearbeiten? Weil sie finalisiert ist. Eine abgeschlossene Gutschrift trägt eine Belegnummer und ist damit ein ausgestellter Beleg; beim Öffnen der Bearbeiten-Adresse meldet flinkest „Dieser Beleg wurde bereits finalisiert oder storniert. Bearbeiten ist nicht mehr möglich" und führt in die Detailansicht. Löschen geht dann ebenfalls nicht mehr, egal auf welchem Weg; stornieren lässt sie sich dagegen in den Gutschriftdetails. Ein Sofortstorno macht sie dabei wieder zum Entwurf, den du hier erneut bearbeitest. Nachträglich änderbar bleiben nur Buchungskonto, Kostenstelle und Kostenschlüssel der Positionen — und auch das nur, solange die Buchungsperiode des Belegdatums nicht bereits abgeschlossen ist.

Wie erstelle ich eine Gutschrift zu einer bestimmten Rechnung? Öffne die Rechnung, wähle Folgebeleg erstellen → Gutschrift erstellen. Ein Dialog fragt zuerst mit dem Haken Preise & Rabatte für die aktuellen Kundendaten neu berechnen, ob die Positionen unverändert vom Quellbeleg übernommen werden (Standard) oder gegen die aktuellen Artikelpreise und Preisvereinbarungen des Kunden neu berechnet werden sollen. flinkest legt danach einen Gutschrift-Entwurf mit demselben Empfänger, derselben Umsatzart und allen Positionen der Rechnung an, verknüpft beide Belege miteinander und führt dich sofort in den Beleg-Editor. Dort löschst du die Positionen heraus, die nicht gutgeschrieben werden sollen, und passt die Mengen an. Dafür brauchst du sowohl das Recht, Rechnungen zu bearbeiten, als auch das Recht, Gutschriften zu bearbeiten.

Wo setze ich Buchungskonto und Kostenstelle einer Gutschriftposition? Im Dialog Belegposition bearbeiten, Gruppe Buchhaltung — bei Katalog- wie bei manuellen Positionen. Kostenstelle und Kostenschlüssel stehen dort immer, das Konto nur, wenn dein Unternehmen selbst kontiert. Für mehrere Positionen auf einmal geht es in den Gutschriftdetails, dort auch noch nach dem Finalisieren.

Kann ich eine Position auf der Gutschrift stehen lassen, ohne dass sie mitgerechnet wird? Ja. Öffne die Position und setze im Dialog Belegposition bearbeiten unter mehr Optionen den Haken Alternativposition. Wird nicht zur Gesamtsumme hinzugezählt. Die Position bleibt auf dem Beleg sichtbar — je nach Belegdesign mit dem Zusatz „(optional)" oder mit „Optional:" über der Bezeichnung —, fließt aber nicht in Netto-, Steuer- und Gesamtsumme ein. Denselben Haken gibt es auch für ganze Gruppen.

Bucht eine Gutschrift den Lagerbestand zurück? Nein. Bestand bewegt in flinkest ausschließlich der Lieferschein, und zwar beim Finalisieren. Eine Gutschrift verändert den Bestand nicht — auch dann nicht, wenn an ihren Positionen ein Lager ausgewählt ist. Kommt die Ware wirklich zurück, erfasse den Zugang getrennt bei den Lagerbewegungen.

Warum darf ich das Belegdatum der Gutschrift frei wählen, bei der Rechnung aber nicht? Weil die Regel, dass ein Beleg nicht vor der zuletzt ausgestellten Rechnung datiert sein darf, nur für Rechnungen gilt — sie hält deren Nummernfolge chronologisch. Gutschriften haben ihren eigenen Nummernkreis und deshalb keine Untergrenze. Denk aber daran: Ist im Nummernkreis ein monatlicher oder jährlicher Neustart eingestellt, richtet sich die Nummer nach dem Belegdatum.

Wo schreibe ich hin, warum die Gutschrift ausgestellt wird? In den Einleitungs- oder Abschlusstext, also in die Boxen Header-Text beziehungsweise Footer-Text über und unter den Positionen. Das Feld Referenz im Dialog Beleg Details eignet sich zusätzlich für die Nummer der betroffenen Rechnung. Die Internen Notizen dagegen erscheinen nie auf dem PDF.