Gutschrift bearbeiten

Im Beleg-Editor baust du eine Gutschrift inhaltlich auf: Empfänger, Kopfdaten, Positionen und Texte. Eine Gutschrift schreibt dem Kunden einen Betrag gut — meist, weil eine Rechnung ganz oder teilweise zurückgenommen wird. Links arbeitest du am Beleg, rechts daneben liegt die Vorschau auf das fertige PDF. Bearbeiten lässt sich dabei immer nur ein Entwurf: Sobald die Gutschrift finalisiert ist, ist der Editor für sie gesperrt. Denselben Editor benutzt flinkest auch für Angebote, Lieferscheine und Rechnungen; diese Seite beschreibt die Gutschrifts-Sicht.

Kopfzeile

Ganz oben steht Gutschrift bearbeiten, rechts daneben zwei Schaltflächen:

• Entwurf löschen — löscht den Entwurf nach der Rückfrage „Soll der Entwurf wirklich gelöscht werden?" und bringt dich zurück in die Gutschriften.
• Gutschrift finalisieren — schließt die Gutschrift ab, vergibt die Belegnummer und führt dich in die Gutschriftdetails.

Nach dem Finalisieren ist der Editor zu. Das ist der wichtigste Unterschied zum Angebot, das dauerhaft bearbeitbar bleibt. Rufst du die Bearbeiten-Adresse einer finalisierten Gutschrift trotzdem auf, erscheint „Dieser Beleg wurde bereits finalisiert. Bearbeiten ist nichtmehr möglich" und flinkest bringt dich in die Detailansicht. Löschen ist dann ebenfalls vorbei — „Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden". Und anders als bei einer Rechnung gibt es für eine abgeschlossene Gutschrift auch kein Stornieren: Sie bleibt so, wie sie ist. Prüfe eine Gutschrift deshalb besonders sorgfältig, bevor du sie finalisierst. Die einzige Ausnahme sind reine Buchhaltungsangaben — Buchungskonto, Kostenstelle und Kostenschlüssel dürfen an den Positionen einer finalisierten Gutschrift nachträglich noch gesetzt werden, weil sie den ausgestellten Beleg inhaltlich nicht verändern.

Belegnummer. Ein Entwurf trägt nie eine Nummer — deshalb steht in der Brotkrumenleiste über dem Editor zunächst „Entwurf" und der Kundenname. Vergeben wird die Nummer genau einmal, beim Finalisieren. Gutschriften haben einen eigenen Nummernkreis; Aufbau, Startnummer und ein monatlicher oder jährlicher Neustart des Zählers kommen aus den Beleg-Einstellungen.

Wie du hierher kommst. Am häufigsten aus einer Rechnung: In den Rechnungsdetails legst du über Folgebeleg erstellen → Gutschrift erstellen eine Gutschrift an, die Empfänger, Umsatzart und alle Positionen der Rechnung übernimmt — flinkest führt dich sofort in diesen Editor, damit du sie auf den tatsächlich gutzuschreibenden Umfang zusammenstreichst. Das Belegdatum wird dabei auf heute gesetzt. Daneben gibt es den leeren Weg über Neu in der Gutschriftenliste sowie Bearbeiten im Zeilenmenü der Liste und in den Gutschriftdetails — beide erscheinen nur bei Entwürfen. Stornierst du dagegen eine Rechnung und lässt dabei gleich eine Gutschrift erzeugen, entsteht diese bereits fertig und nummeriert; dieser Weg führt nie in den Editor.

Berechtigungen. Den Editor öffnet nur, wer Gutschriften bearbeiten darf — ohne dieses Recht kommst du gar nicht erst hinein. Dasselbe Recht braucht jede Änderung an einer Position.

Belegvorschau

Der Schalter Belegvorschau anzeigen unter der Kopfzeile teilt den Bildschirm: links das Formular, rechts das echte Beleg-PDF, das nach jeder gespeicherten Änderung neu erzeugt wird. Wie die Vorschau arbeitet und warum sie kurz leer bleibt, ist bei Angebot bearbeiten ausführlich beschrieben.

Solange die Gutschrift Entwurf ist, trägt das Dokument das Wasserzeichen Entwurf. Preise, Rabatte und der Summenblock werden gedruckt — anders als beim Lieferschein, der sie ausblendet. Den Zahlungs-QR-Code gibt es dagegen nur auf Rechnungen; auf einer Gutschrift erscheint er nie, auch wenn er im Belegdesign sichtbar geschaltet ist. Weil ein Entwurf noch keine Nummer hat, setzt flinkest den Dateinamen beim Herunterladen aus Belegart, dem Zusatz „Entwurf" und dem Kundennamen zusammen.

Empfänger

Der erste Block zeigt links unter Adresse die Empfängeranschrift und rechts die Lieferadresse. Ein Klick öffnet den Dialog Empfänger definieren mit Kundenauswahl, Adressfeldern, dem Haken Kundenstammsatz aktualisieren und dem Haken Abweichende Lieferadresse; die Felder im Einzelnen sind bei Angebot bearbeiten beschrieben. Speichern ist erst möglich, wenn ein Kunde gewählt ist.

Hat der Kunde eine UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) hinterlegt und lehnt das EU-Register sie ab, erscheint unter dem Empfänger-Block der Hinweis „Die UID-Nummer dieses Kunden ist nicht gültig". Das ist nur ein Hinweis — er blockiert nichts und ändert an der Besteuerung der Gutschrift nichts.

Details

Die Box Details fasst Belegdatum, Projekt, Referenz und Umsatzart zusammen. Ein Klick öffnet den Dialog Beleg Details:

• Belegdatum — Pflichtfeld. Anders als bei einer Rechnung gibt es keine Untergrenze: Du darfst eine Gutschrift auch auf ein Datum vor der zuletzt ausgestellten Rechnung setzen. Achte dabei auf einen eingestellten monatlichen oder jährlichen Neustart des Nummernkreises — der richtet sich nach dem Belegdatum, nicht nach dem heutigen Tag.
• Projekt — ordnet die Gutschrift einem Projekt des Kunden zu.
• Buchhaltung → Exportlieferungen — die Umsatzart des Belegs (innergemeinschaftliche Lieferung, Exportlieferung oder Bauleistung). Jede davon macht den gesamten Beleg steuerfrei; was das genau bewirkt, steht bei Angebot bearbeiten. Entsteht die Gutschrift aus einer Rechnung, kommt die Umsatzart von dort mit — dann stimmt die Besteuerung der Gutschrift von selbst mit der der Rechnung überein.
• Anderes → Referenz — freier Text, der am Beleg erscheint, etwa die Nummer der Rechnung, die gutgeschrieben wird.
• Interne Notizen — nur für euch intern, erscheint nie auf dem PDF.

Kein Leistungszeitraum, kein Zahlungsziel. Beide Blöcke fehlen in der Gutschrift mit Absicht: Sie fordert kein Geld, sondern gibt welches zurück. Ob und wann der gutgeschriebene Betrag tatsächlich ausgeglichen ist, verfolgst du in den Gutschriftdetails.

Steuerfreiheit hängt am Beleg, nicht am Kunden. Änderst du die Umsatzart hier, rechnet flinkest alle vorhandenen Positionen neu durch — Katalogpositionen holen sich ihren Steuersatz wieder vom Artikel, manuelle Positionen und Fixpreis-Gruppen behalten ihren Satz und werden nur bei Steuerfreiheit auf 0 gesetzt. Dieselbe Neuberechnung läuft noch einmal unmittelbar vor dem Finalisieren. Ist in den Buchhaltungs-Einstellungen ein Einzelunternehmen mit Kleinunternehmerregelung hinterlegt, ist ohnehin jeder Beleg steuerfrei.

Einleitungstext und Abschlusstext

Über und unter den Positionen liegen die Boxen Header-Text (Einleitungstext) und Footer-Text (Abschlusstext). Beide sind aus den Beleg-Einstellungen für die Belegart Gutschrift vorbelegt; ist beim Kunden ein eigener Gutschriftstext hinterlegt, gewinnt dieser. Ein Klick öffnet jeweils einen Editor-Dialog für genau diese Gutschrift. Genau hier gehört der Grund der Gutschrift hin — er wird sonst nirgends gedruckt.

Positionen

Der mittlere Bereich ist die Positionsliste mit dem Umschalter Kompakt / Erweitert, den Symbol-Schaltflächen zum Bearbeiten, Duplizieren und Löschen an jeder Zeile, dem Anfasser zum Sortieren und darunter der Leiste Katalog, Manuell und Weitere Optionen (Gruppe, Überschrift, Textposition, Von anderem Beleg importieren). Diese Mechanik ist für alle Belegarten gleich und bei Angebot bearbeiten ausführlich beschrieben — hier zählt, was an der Gutschrift anders ist.

Der Buchhaltungsblock hängt am Positionstyp. Bei einer manuellen Position zeigt der Dialog Belegposition bearbeiten unten die Gruppe Buchhaltung mit Konto (angeboten werden nur Ertragskonten), Kostenstelle und Kostenschlüssel — genau wie bei einer Rechnung und anders als beim Lieferschein, wo die Gruppe ganz fehlt. Bei einer Position aus dem Katalog ist die Gruppe in der Gutschrift dagegen nicht zu sehen; dort erscheint sie nur bei Rechnungen. Verloren geht die Kontierung deshalb nicht: Entsteht die Gutschrift aus einer Rechnung, kommen die Konten der Positionen mit, und in den Gutschriftdetails lassen sie sich für mehrere Positionen auf einmal setzen — auch noch, wenn die Gutschrift bereits finalisiert ist.

Das Feld Lager bucht nichts. Eine Gutschrift bewegt keinen Lagerbestand, auch nicht zurück. Ist der Artikel lagergeführt, erscheint das Feld Lager zwar im Positionsdialog, es hält aber nur fest, aus welchem Lager der Artikel stammt. Kommt Ware tatsächlich zurück, erfasst du den Zugang getrennt unter Lagerbewegungen.

Charge und Seriennummer bleiben freiwillig. Unter Sonstiges kannst du beides erfassen, verlangt wird es nie — die Chargen- und Seriennummernpflicht greift ausschließlich im Lieferschein, weil nur dort Ware bewegt wird.

Aktionen

Es gibt kein globales „Speichern". Jeder Dialog speichert für sich — Empfänger, Details, Texte und jede einzelne Position. Schließt du einen Dialog mit ungespeicherten Änderungen, fragt flinkest unter Ungespeicherte Änderungen nach, ob sie verworfen werden sollen.

Gutschrift finalisieren. Schaltfläche oben rechts. Nach der Rückfrage „Soll der Beleg finalisiert werden? Der Beleg kann danach nichtmehr bearbeitet werden." leitet flinkest die Steuersätze aller Positionen noch einmal frisch her, vergibt die Belegnummer, setzt den Status auf Beleg und meldet „Der Beleg wurde finalisiert". Danach landest du in den Gutschriftdetails, von wo aus du die Gutschrift per E-Mail verschickst. Ein zweiter Versuch — etwa aus einem zweiten Browser-Tab — wird mit „Der Beleg wurde bereits finalisiert" abgelehnt.

Was beim Finalisieren nicht passiert. Es wird kein Lagerbestand gebucht und keine E-Mail verschickt. Der Versand per E-Mail ist ein eigener Schritt in den Gutschriftdetails.

Entwurf löschen. Schaltfläche oben rechts, mit Rückfrage. flinkest meldet „Der Entwurf wurde gelöscht" und bringt dich zurück in die Gutschriftenliste. Mit dem Entwurf verschwinden seine Positionen; die Verknüpfung zur Rechnung, aus der er entstanden ist, wird nur gelöst — die Rechnung selbst bleibt unverändert erhalten.

Verwandte Seiten

• Gutschriften
• Gutschrift anlegen
• Gutschriftdetails
• Rechnungen
• Rechnung bearbeiten
• Rechnungsdetails
• Angebot bearbeiten
• Lieferschein bearbeiten
• Artikel
• Kunden
• Beleg-Einstellungen
• Belegdesign
• Buchhaltungs-Einstellungen
• Kostenstellen
• Lagerbewegungen

Häufige Fragen

Warum kann ich meine Gutschrift nicht mehr bearbeiten? Weil sie finalisiert ist. Eine abgeschlossene Gutschrift trägt eine Belegnummer und ist damit ein ausgestellter Beleg; beim Öffnen der Bearbeiten-Adresse meldet flinkest „Dieser Beleg wurde bereits finalisiert. Bearbeiten ist nichtmehr möglich" und führt in die Detailansicht. Löschen geht dann ebenfalls nicht mehr („Ein finalisierter Beleg kann nicht gelöscht werden"), und stornieren lässt sich eine Gutschrift gar nicht. Nachträglich änderbar bleiben nur Buchungskonto, Kostenstelle und Kostenschlüssel der Positionen.

Wie erstelle ich eine Gutschrift zu einer bestimmten Rechnung? Öffne die Rechnung, wähle Folgebeleg erstellen → Gutschrift erstellen und bestätige die Rückfrage. flinkest legt einen Gutschrift-Entwurf mit demselben Empfänger, derselben Umsatzart und allen Positionen der Rechnung an, verknüpft beide Belege miteinander und führt dich sofort in den Beleg-Editor. Dort löschst du die Positionen heraus, die nicht gutgeschrieben werden sollen, und passt die Mengen an.

Warum fehlt bei einer Katalogposition der Block Buchhaltung? Weil er im Positionsdialog nur bei Rechnungen erscheint. In einer Gutschrift siehst du die Gruppe Buchhaltung mit Konto, Kostenstelle und Kostenschlüssel nur bei manuell angelegten Positionen. Das Buchungskonto einer Katalogposition kommt entweder aus der Rechnung mit, aus der die Gutschrift entstanden ist, oder du setzt es in den Gutschriftdetails — dort geht das für mehrere Positionen auf einmal und auch noch nach dem Finalisieren.

Bucht eine Gutschrift den Lagerbestand zurück? Nein. Bestand bewegt in flinkest ausschließlich der Lieferschein, und zwar beim Finalisieren. Eine Gutschrift verändert den Bestand nicht — auch dann nicht, wenn an ihren Positionen ein Lager ausgewählt ist. Kommt die Ware wirklich zurück, erfasse den Zugang getrennt bei den Lagerbewegungen.

Warum darf ich das Belegdatum der Gutschrift frei wählen, bei der Rechnung aber nicht? Weil die Regel, dass ein Beleg nicht vor der zuletzt ausgestellten Rechnung datiert sein darf, nur für Rechnungen gilt — sie hält deren Nummernfolge chronologisch. Gutschriften haben ihren eigenen Nummernkreis und deshalb keine Untergrenze. Denk aber daran: Ist im Nummernkreis ein monatlicher oder jährlicher Neustart eingestellt, richtet sich die Nummer nach dem Belegdatum.

Wo schreibe ich hin, warum die Gutschrift ausgestellt wird? In den Einleitungs- oder Abschlusstext, also in die Boxen Header-Text beziehungsweise Footer-Text über und unter den Positionen. Das Feld Referenz im Dialog Beleg Details eignet sich zusätzlich für die Nummer der betroffenen Rechnung. Die Internen Notizen dagegen erscheinen nie auf dem PDF.