Serienrechnungen

Serienrechnungen sind Rechnungen, die immer gleich aussehen und in festen Abständen entstehen — Miete, Wartungspauschale, Abo. Jede Serie hängt an einem Rechnungs-Entwurf, der als Vorlage dient: Aus ihm erzeugt flinkest für jede Abrechnungsperiode eine eigene Rechnung. Diese Seite ist nur die Übersicht über alle eingerichteten Serien — eingerichtet, abgerechnet und beendet wird eine Serie an ihrer Vorlage, im Reiter Serienrechnung der Rechnungsdetails.

Liste, Navigation und Anzeige

Serien in der Liste anzeigen

Jede Zeile ist eine Serie. Ohne eigene Einstellung zeigt sie fünf Spalten:

Spalte	Inhalt
#	die Marke Vorlage statt einer Belegnummer — ein Klick öffnet den Rechnungs-Entwurf, aus dem die Serie erzeugt wird. Die Marke macht sofort klar: Diese Zeile ist eine Konfiguration, kein fertiger Beleg
Kunde	der Empfänger aus der Vorlage; darunter zwei Marken: der Status der Serie (aktiv, pausiert oder beendet) und der eingestellte Modus als Klartext
Abrechnungsintervall	Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich
Laufzeit	das Startdatum, bei gesetztem Enddatum zusätzlich das Enddatum als Bereich „von – bis"
Menge	der Bruttobetrag der Vorlage — also das, was eine einzelne Rechnung dieser Serie ausmacht

Die Überschrift Menge über der letzten Spalte ist irreführend: Dort steht keine Stückzahl, sondern der Gesamtbetrag der Vorlage.

Sowohl die Marke Vorlage als auch die Kundenzelle führen an dieselbe Stelle: in den Reiter Serienrechnung der Rechnungsdetails der Vorlage — zwei gleichwertige Einstiegspunkte in dieselbe Zeile.

Ein Suchfeld und Filter gibt es hier nicht — bei wenigen, langfristigen Serien wäre das Overhead; die Liste zeigt immer alle Serien, auch pausierte und beendete. Ist noch nichts eingerichtet, steht statt der Tabelle „Noch keine Serienrechnungen vorhanden."

Sortierung, Spalten und Export

Ohne eigene Sortierung steht die zuletzt eingerichtete Serie oben. Ein Klick auf die Spaltenüberschrift Abrechnungsintervall sortiert stattdessen danach, ein zweiter Klick dreht die Richtung um — eine technische Besonderheit: Von den fünf Spalten hat nur Abrechnungsintervall ein einziges, direktes Datenfeld, deshalb ist ausschließlich ihre Kopfzeile klickbar. Die übrigen Spalten lassen sich nicht per Klick sortieren.

Wird das Browserfenster schmal, blendet die Liste zuerst die Laufzeit aus, danach zusätzlich das Abrechnungsintervall — bewusst in dieser Reihenfolge, weil die Laufzeit die weniger kritische der beiden Spalten ist. Unter einer bestimmten Breite wechselt die Liste ganz auf ein Karten-Layout mit Label/Wert-Paaren. Unten im Seitenfuß blätterst du in Schritten zu 50 Zeilen.

Für die Weitergabe der Übersicht — etwa an die Buchhaltung oder für ein Vertragscontrolling — klickst du auf das Download-Symbol unten links: Format (Excel, CSV, PDF, JSON), Umfang (aktuelle Seite oder alle Datensätze) und eine Auswahl aus elf Feldern stehen zur Wahl, darunter Status, Abrechnungszeitpunkt, Start-/Enddatum und Erzeugungsmodus. Rechts daneben liegt ein Zahnrad für Spalten konfigurieren — die Auswahl gilt für diese Liste und für alle Benutzer des Mandanten, nicht nur für dich; andere sehen sie erst nach dem Neuladen der Seite. Beides erscheint nur, wenn dein Benutzer die passende Berechtigung hat.

Liste bleibt aktuell

Legt jemand anderes eine Serie an, ändert oder entfernt sie — auch der tägliche automatische Lauf zählt dazu —, lädt sich die Liste von selbst nach; du musst die Seite nicht neu laden.

Serie anlegen

Über einen bestehenden Entwurf einrichten

Klicke oben rechts auf Neu — die Schaltfläche erscheint nur, wenn dein Benutzer Rechnungen bearbeiten darf; die Liste selbst öffnet jeder, der Rechnungen sehen darf. Es öffnet sich der Dialog Serienrechnung einrichten mit dem Hinweis „Eine Serienrechnung verwendet einen Rechnungs-Entwurf als Vorlage. Wähle einen bestehenden Entwurf oder lege einen neuen an."

Im durchsuchbaren Feld Rechnungs-Entwurf stehen ausschließlich Entwürfe, die noch zu keiner Serie gehören — mit Kundenname und Entwurfsnummer, damit ein bereits konfigurierter Entwurf nicht versehentlich doppelt verwendet wird. Als Vorlage verwenden springt direkt in den Reiter Serienrechnung des gewählten Entwurfs, Neuen Entwurf anlegen verlässt den Dialog und legt zuerst eine neue Rechnung an — die richtest du fertig ein und kommst dann über denselben Weg zurück.

Was in die Vorlage gehört. Die Vorlage ist eine ganz normale Rechnung im Entwurf: Empfänger, Positionen, Mengen, Preise, Kopf- und Fußtext. Genau das wird pro Periode kopiert. Wie du eine Rechnung befüllst, steht unter Rechnung bearbeiten.

Serie bearbeiten und entfernen

Über das Zeilenmenü zur Konfiguration springen

Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen. Bearbeiten führt — wie die Marke Vorlage und die Kundenzelle — in den Reiter Serienrechnung der Vorlage; ein zweiter, gleichwertiger Zugang zur Konfiguration.

Wenn der Reiter fehlt. Den Reiter Serienrechnung blendet flinkest nur ein, solange die Vorlage ein Entwurf ist und dein Benutzer Rechnungen bearbeiten darf. Wer die Liste nur ansehen darf, landet deshalb auf den Rechnungsdetails, ohne die Einstellungen der Serie zu finden.

Eine Serie aus der Liste entfernen

Löschen im Zeilenmenü erscheint nur mit dem Recht, Rechnungen zu bearbeiten, und fragt zuerst „Serienrechnungs-Konfiguration entfernen? Bereits erstellte Rechnungen bleiben erhalten." zurück. Bestätigst du, entfernt flinkest Zeitplan und Abrechnungshistorie — die Vorlage selbst bleibt als gewöhnlicher Rechnungs-Entwurf bestehen (wieder finalisierbar, wieder löschbar), und alle bereits erzeugten Rechnungen anderer Perioden bleiben unangetastet. Derselbe Weg steht auch direkt in der Vorlage über Serienrechnung entfernen zur Verfügung (siehe „Eine Serie pausieren oder beenden"). Schlägt das Löschen fehl, bleibt die Zeile unverändert in der Liste stehen und ein Fehler-Toast meldet „Serienrechnung konnte nicht entfernt werden".

Löschst du stattdessen direkt den Rechnungs-Entwurf, der als Vorlage dient (über die Rechnungsliste, nicht über diese Seite), verschwindet die Serie automatisch mit ihm — Zeitplan und Abrechnungshistorie werden dabei mitgelöscht, bereits erzeugte Rechnungen anderer Perioden bleiben bestehen. Es gibt dabei keinen Warnhinweis, dass an dem Entwurf eine aktive Serie hängt.

Zeitplan einrichten

Der eigentliche Zeitplan wird nicht auf dieser Seite, sondern im Reiter Serienrechnung der Vorlagen-Rechnung gepflegt — die folgenden Fähigkeiten gehören fachlich zu den Serienrechnungen und werden deshalb hier miterklärt.

Den Zeitplan festlegen

Im Reiter Serienrechnung der Vorlage klickst du auf Serienrechnung einrichten. Der Bereich Zeitplanung hat vier Felder: Abrechnungsintervall (Monatlich, Quartalsweise, Jährlich, Pflicht), Abrechnungszeitpunkt, Startdatum — vorbelegt mit dem Belegdatum der Vorlage und ebenfalls Pflicht — und ein optionales Enddatum. Für Perioden, die nach dem Enddatum beginnen, werden keine Rechnungen mehr erstellt; lässt du es leer, läuft die Serie weiter, bis du sie pausierst oder beendest. Bleibt das Startdatum leer, löst Speichern keinen Request aus, sondern zeigt nur ein Warnsymbol am Abschnittstitel. Speichern übernimmt den Zeitplan, flinkest meldet „Serienrechnung gespeichert". Ab dann steht im selben Bereich zusätzlich der Status mit den Werten aktiv, pausiert und beendet — eine neu eingerichtete Serie startet immer aktiv.

Der Abrechnungszeitpunkt entscheidet, wann eine Periode fällig wird. Bei zu Periodenbeginn (Vorschreibung) ist eine Periode schon ab ihrem ersten Tag dran — die laufende Periode wird also sofort abgerechnet, wie man es von Miete und Abos kennt. Bei nach Periodenende (nach Leistung) wird erst abgerechnet, wenn die Periode vorbei ist; die laufende, noch nicht beendete Periode taucht dann bewusst gar nicht als offen auf.

Den Erzeugungsmodus wählen

Im Bereich Erzeugung wählst du unter Modus zwischen drei Werten: Entwurf automatisch erstellen legt für jede fällige Periode einen Rechnungs-Entwurf an und hört dort auf — abschließen und verschicken machst du. manuell aus diesem Panel abrechnen macht gar nichts von selbst; du drückst jede Periode einzeln ab (siehe „Fällige Perioden abrechnen"). automatisch abschließen und per E-Mail versenden erzeugt die Rechnung, schließt sie ab und schickt sie an die E-Mail-Adresse des Kunden.

Wann die Rechnungen automatisch entstehen

Einmal täglich früh morgens geht flinkest alle Serien durch, die auf aktiv stehen und im Modus Entwurf automatisch erstellen oder automatisch abschließen und per E-Mail versenden sind — Serien im manuellen Modus rührt dieser Lauf nie an. Dabei wird nicht nur die neueste Periode abgerechnet, sondern jede offene: Richtest du im August eine monatliche Serie mit Startdatum 1. Jänner ein, entstehen beim nächsten Lauf alle acht fehlenden Monate auf einmal. Willst du das nicht, setze das Startdatum auf die erste Periode, die wirklich verrechnet werden soll.

Was in einer erzeugten Rechnung steht. Sie ist eine vollständige Kopie der Vorlage samt aller Positionen. Das Belegdatum ist der Tag, an dem sie entsteht — nicht der Periodenbeginn; die Periode selbst steht als Leistungszeitraum im Beleg, wie es das Umsatzsteuergesetz für wiederkehrende Rechnungen verlangt. Das Zahlungsziel ermittelt flinkest wie bei jeder Rechnung: zuerst aus den Zahlungsbedingungen des Kunden, sonst aus der Standard-Zahlungsbedingung, sonst „30 Tage netto" — gerechnet ab dem Tag der Erzeugung. Ein Bezug zu einem Auftrag wird nicht mitkopiert, und die erzeugte Rechnung trägt keinen sichtbaren Verweis auf die Vorlage: Der Zusammenhang steht in der Abrechnungshistorie der Serie.

Belegnummer. Ein Entwurf trägt nie eine Nummer — vergeben wird sie erst beim Abschließen, aus dem Nummernkreis für Rechnungen in den Beleg-Einstellungen. In den Modi mit Entwurf machst du das selbst; im Modus mit automatischem Versand übernimmt es flinkest. Die Vorlage selbst bekommt nie eine Nummer: Solange die Serie nicht auf beendet steht, verweigert flinkest das Abschließen mit „Dieser Beleg ist die Vorlage einer Serienrechnung und kann nicht finalisiert werden" — dieser Schutz gilt unabhängig davon, über welchen Weg das Abschließen ausgelöst wird, nicht nur über den Button auf der Belegseite. Auch die Schaltfläche Rechnung abschließen ist an der Vorlage ausgeblendet, solange die Serie aktiv oder pausiert ist.

Platzhalter für den Zeitraum

In Kopfzeile, Fußzeile und in den Positionstexten der Vorlage kannst du {period_start}, {period_end}, {period_label}, {month} und {year} verwenden. Beim Erzeugen setzt flinkest die Werte der jeweiligen Periode ein — aus „Wartungspauschale {month} {year}" wird also in jeder Rechnung der passende Monat. {period_label} ergibt dabei den ausgeschriebenen Zeitraum von Datum bis Datum (z. B. „15.04.2026 – 14.07.2026") — das ist ein anderer Wert als die gleichnamige Kurzbezeichnung im Abschnitt „Fällige Perioden abrechnen" (dort z. B. „Q2 2026"): gleicher Name, zwei unterschiedliche Zwecke.

Eine Serie pausieren oder beenden

Stell den Status im Zeitplan auf pausiert, dann rührt weder der tägliche Lauf noch Entwurf erstellen die Serie mehr an — der Block „Fällige Perioden abrechnen" bleibt leer, solange die Serie nicht wieder aktiv ist; das Abschließen der Vorlage bleibt weiterhin gesperrt. beendet wirkt genauso und gibt zusätzlich die Vorlage frei, die sich danach wie eine normale Rechnung abschließen lässt.

Preisänderungen wirken ab der nächsten Periode. Änderst du Positionen, Mengen oder Preise in der Vorlage, gilt das für alle Rechnungen, die danach entstehen. Bereits erzeugte Rechnungen bleiben unverändert — auch die, die noch Entwurf sind.

Eine Serie entfernen funktioniert von hier aus genauso wie über das Zeilenmenü der Liste: Serienrechnung entfernen mit derselben Rückfrage, demselben Ergebnis.

Fällige Perioden abrechnen

Perioden ansehen und Entwurf erstellen

Unter dem Zeitplan listet Offene Perioden jede Periode auf, die fällig, aber noch nicht abgerechnet ist — mit Kurzbezeichnung (z. B. „Juni 2026", „Q1 2026" oder „2026") und Zeitraum. Der Block dient als Kontrollpunkt vor der automatischen oder manuellen Rechnungsstellung und verschwindet vollständig, sobald alle Perioden abgerechnet sind. Entwurf erstellen rechnet die Periode wirklich ab: flinkest dupliziert die Vorlage in einen neuen Rechnungs-Entwurf, setzt den Leistungszeitraum auf die Periode, löst die Platzhalter auf und meldet „Rechnungs-Entwurf erstellt" — die Periode wandert von hier in die Abrechnungshistorie. Jede Periode lässt sich nur einmal abrechnen — § 11 UStG verbietet die doppelte Verrechnung derselben Leistungsperiode; ein zweiter Versuch endet mit „Dieser Zeitraum wurde bereits abgerechnet". Während eine Aktion läuft, sind beide Buttons für alle Perioden der Serie gesperrt, damit kein Doppelklick zwei Perioden gleichzeitig anstößt.

Eine Periode vorab als PDF prüfen

Vorschau öffnet das fertige PDF der gewählten Periode in einem neuen Fenster, ohne dass eine Rechnung übrig bleibt — praktisch, um das Ergebnis (insbesondere die aufgelösten Platzhalter) zu prüfen, bevor eine echte, nummerierte oder auch nur als Entwurf gespeicherte Rechnung entsteht. Der Block Offene Perioden bleibt danach unverändert, es entsteht kein neuer Eintrag in der Abrechnungshistorie.

Abrechnungshistorie

Abgerechnete Perioden nachvollziehen

Der Abschnitt Abrechnungshistorie erscheint, sobald die erste Periode abgerechnet wurde, und listet jede bereits abgerechnete Periode mit ihrem Zeitraum, einer Statusmarke und dem Link auf die entstandene Rechnung — absteigend nach Periodenbeginn, aktuellster Vorgang zuerst. Die Marke ist Entwurf, solange die Rechnung ein Entwurf ist, Finalisiert nach dem Abschließen, versendet samt Versanddatum nach dem Mailversand und Fehler, wenn etwas schiefgegangen ist — fahr dann mit der Maus über die Marke, der Grund steht im Tooltip. Buchhaltungsrelevant: Die Historie ist der vollständige Nachweis, welche Periode wann wie abgerechnet wurde, auch wenn die erzeugte Rechnung selbst keinen sichtbaren Verweis auf die Vorlage trägt.

Wenn etwas schiefgeht

flinkest arbeitet Periode für Periode und bricht nicht die ganze Serie ab. Scheitert das Abschließen, bleibt der Entwurf liegen und die Periode steht auf Fehler. Scheitert der Versand — etwa weil beim Kunden weder eine allgemeine E-Mail-Adresse noch eine eigens für Rechnungen hinterlegte Adresse eingetragen ist —, bleibt die Rechnung trotzdem abgeschlossen und nummeriert: Sie ist rechtlich ausgestellt und wird deshalb nicht zurückgenommen. Eine eigene Rechnungs-Mailadresse trägst du beim Kunden im Bereich Belegversand unter Rechnungen senden an ein; ist sie gesetzt, verschickt flinkest dorthin, auch wenn die allgemeine E-Mail-Adresse leer ist. Verschickt wird eine gescheiterte Sendung nicht automatisch nachgeholt, sondern von dir aus der Rechnung heraus. Scheitert schon das Erzeugen der Rechnung selbst, taucht die Periode nicht wieder unter „Fällige Perioden abrechnen" auf: Sie erhält in der Abrechnungshistorie ebenfalls den Status Fehler mit Begründung im Tooltip, und kein weiterer Lauf versucht sie automatisch erneut. Um es doch noch einmal zu versuchen, bleibt nur, die Serie über Serienrechnung entfernen zu löschen und mit demselben Entwurf neu einzurichten — das nimmt nur Zeitplan und Historie, nicht die Vorlage oder bereits erzeugte Rechnungen.

Nicht zu verwechseln: der Rechnungslauf. Der Rechnungslauf sammelt offene Lieferscheine ein und macht daraus in einem Zug Rechnungen — siehe Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf. Mit Serienrechnungen hat er nichts zu tun: Sie brauchen keine Lieferscheine, folgen ihrem eigenen Takt und werden von einem eigenen täglichen Lauf erzeugt. Eine Vorlage ist ein Rechnungs-Entwurf und taucht in einem Rechnungslauf nie auf.

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Häufige Fragen

Wie richte ich eine Serienrechnung ein? Du brauchst zuerst einen Rechnungs-Entwurf, der aussieht wie jede Rechnung dieser Serie. Öffne dann Serienrechnungen, klicke auf Neu, wähle den Entwurf im Feld Rechnungs-Entwurf und bestätige mit Als Vorlage verwenden. Du landest im Reiter Serienrechnung des Entwurfs; dort legst du über Serienrechnung einrichten Abrechnungsintervall, Abrechnungszeitpunkt, Startdatum und Modus fest und speicherst.

Wann werden die Rechnungen erzeugt? Einmal täglich früh morgens — für alle Serien, die auf aktiv stehen und nicht im Modus „manuell aus diesem Panel abrechnen" sind. Dabei wird jede offene Periode abgerechnet, nicht nur die aktuelle. Serien im manuellen Modus rührt der Lauf nicht an; die rechnest du im Block „Fällige Perioden abrechnen" einzeln über Entwurf erstellen ab.

Warum kann ich meine Serienrechnung nicht abschließen? Weil es die Vorlage der Serie ist, nicht eine der erzeugten Rechnungen. flinkest weist das Abschließen mit „Dieser Beleg ist die Vorlage einer Serienrechnung und kann nicht finalisiert werden" ab — sonst bekäme die Vorlage eine Belegnummer und wäre eine echte Rechnung. Abgeschlossen werden immer die Rechnungen, die pro Periode daraus entstehen. Willst du die Vorlage doch abschließen, setze den Status der Serie auf beendet.

Warum bekommt der Kunde die Rechnung nicht per E-Mail? Prüfe zuerst den Modus: Nur automatisch abschließen und per E-Mail versenden verschickt selbst. Steht das richtig, sieh in der Abrechnungshistorie nach — bleibt die Marke auf Finalisiert statt versendet, ist der Versand gescheitert, meist weil beim Kunden weder eine allgemeine E-Mail-Adresse noch eine eigene Rechnungs-Mailadresse hinterlegt ist. Die Rechnung ist dann trotzdem gültig ausgestellt; verschicke sie aus der Rechnung heraus und trag eine Adresse beim Kunden nach — entweder die allgemeine E-Mail-Adresse oder, im Bereich Belegversand, unter Rechnungen senden an. Automatisch nachgeholt wird ein gescheiterter Versand nicht.

Ich habe die Serie gelöscht — sind meine Rechnungen weg? Nein. Gelöscht werden nur der Zeitplan und die Abrechnungshistorie. Alle bereits erzeugten Rechnungen bleiben unverändert bestehen, ebenso der Rechnungs-Entwurf, der als Vorlage gedient hat; er ist danach wieder ein gewöhnlicher Entwurf.

Wie ändere ich den Preis einer laufenden Serie? Öffne die Vorlage über die Marke Vorlage in der Liste, ändere die Positionen wie in jeder Rechnung und speichere. Die Änderung gilt für alle Rechnungen, die danach entstehen. Bereits erzeugte Rechnungen bleiben, wie sie sind — auch die, die noch Entwurf sind; die musst du bei Bedarf einzeln anpassen.