Serienrechnungen

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-05

Serienrechnungen sind Rechnungen, die immer gleich aussehen und in festen Abständen entstehen — Miete, Wartungspauschale, Abo. Jede Serie hängt an einem Rechnungs-Entwurf, der als Vorlage dient: Aus ihm erzeugt flinkest für jede Abrechnungsperiode eine eigene Rechnung. Diese Seite ist die Übersicht über alle eingerichteten Serien; eingerichtet und abgerechnet wird eine Serie an ihrer Vorlage.

Liste der Serienrechnungen mit Kunde, Status, Abrechnungsintervall, Laufzeit und Betrag

Kopfzeile

Ganz oben steht der Bereichstitel Serienrechnungen, rechts daneben die Schaltfläche Neu. Sie erscheint nur, wenn dein Benutzer Rechnungen bearbeiten darf. Die Seite selbst öffnet jeder, der Rechnungen sehen darf — im Menü liegt sie unter Belege. Wer welches Recht hat, legst du bei den Benutzern fest.

Die Liste

Jede Zeile ist eine Serie. Ohne eigene Einstellung zeigt sie fünf Spalten:

Spalte	Inhalt
#	die Marke Vorlage — ein Klick öffnet den Rechnungs-Entwurf, aus dem die Serie erzeugt wird
Kunde	der Empfänger aus der Vorlage; darunter zwei Marken: der Status der Serie (aktiv, pausiert oder beendet) und der eingestellte Modus
Abrechnungsintervall	Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich
Laufzeit	das Startdatum, bei gesetztem Enddatum zusätzlich das Enddatum
Menge	der Bruttobetrag der Vorlage — also das, was eine einzelne Rechnung dieser Serie ausmacht

Die Überschrift Menge über der letzten Spalte ist irreführend: Dort steht keine Stückzahl, sondern der Gesamtbetrag. Wird das Fenster schmal, blendet die Liste zuerst das Abrechnungsintervall aus, danach die Laufzeit.

Ein Suchfeld und Filter gibt es hier nicht — die Liste zeigt immer alle Serien, auch pausierte und beendete. Sortiert wird fest nach dem Anlagezeitpunkt: Die zuletzt eingerichtete Serie steht oben. Unten im Seitenfuß blätterst du in Schritten zu 50 Zeilen. Ist noch nichts eingerichtet, steht statt der Tabelle „Noch keine Serienrechnungen vorhanden."

Immer aktuell. Legt jemand anderes eine Serie an, ändert oder entfernt sie, lädt sich die Liste von selbst nach — du musst die Seite nicht neu laden.

Am rechten Rand jeder Zeile liegt ein Menü mit Bearbeiten und Löschen; Löschen erscheint nur mit dem Recht, Rechnungen zu bearbeiten. Die Marke Vorlage, der Kundenname und Bearbeiten führen alle an dieselbe Stelle: in den Reiter Serienrechnung der Rechnungsdetails der Vorlage. Dort wird die Serie eingerichtet, geändert und abgerechnet.

Wenn der Reiter fehlt. Den Reiter Serienrechnung blendet flinkest nur ein, solange die Vorlage ein Entwurf ist und dein Benutzer Rechnungen bearbeiten darf. Wer die Liste nur ansehen darf, landet deshalb auf den Rechnungsdetails, ohne die Einstellungen der Serie zu finden.

Aktionen

Eine neue Serie anlegen. Klicke oben rechts auf Neu. Es öffnet sich der Dialog Serienrechnung einrichten mit dem Hinweis „Eine Serienrechnung verwendet einen Rechnungs-Entwurf als Vorlage. Wähle einen bestehenden Entwurf oder lege einen neuen an."

Der Dialog „Serienrechnung einrichten" mit der Auswahl eines Rechnungs-Entwurfs

Im Feld Rechnungs-Entwurf stehen alle Rechnungs-Entwürfe, die noch zu keiner Serie gehören, jeweils mit Kundenname und Entwurfsnummer; über das Suchfeld darin grenzt du die Auswahl ein. Als Vorlage verwenden springt in den gewählten Entwurf, Neuen Entwurf anlegen legt zuerst eine neue Rechnung an — die richtest du fertig ein und kommst dann über denselben Weg zurück.

Was in die Vorlage gehört. Die Vorlage ist eine ganz normale Rechnung im Entwurf: Empfänger, Positionen, Mengen, Preise, Kopf- und Fußtext. Genau das wird pro Periode kopiert. Wie du eine Rechnung befüllst, steht unter Rechnung bearbeiten.

Den Zeitplan festlegen. Im Reiter Serienrechnung der Vorlage klickst du auf Serienrechnung einrichten. Der Bereich Zeitplanung hat vier Felder: Abrechnungsintervall (Monatlich, Quartalsweise, Jährlich), Abrechnungszeitpunkt, Startdatum — vorbelegt mit dem Belegdatum der Vorlage und Pflicht — und ein optionales Enddatum. Für Perioden, die nach dem Enddatum beginnen, werden keine Rechnungen mehr erstellt; lässt du es leer, läuft die Serie weiter, bis du sie pausierst oder beendest. Speichern übernimmt den Zeitplan, flinkest meldet „Serienrechnung gespeichert". Ab dann steht im selben Bereich zusätzlich der Status mit den Werten aktiv, pausiert und beendet.

Der Abrechnungszeitpunkt entscheidet, wann eine Periode fällig wird. Bei zu Periodenbeginn (Vorschreibung) ist eine Periode schon ab ihrem ersten Tag dran — die laufende Periode wird also sofort abgerechnet, wie man es von Miete und Abos kennt. Bei nach Periodenende (nach Leistung) wird erst abgerechnet, wenn die Periode vorbei ist; die laufende Periode taucht dann gar nicht als offen auf.

Der Modus entscheidet, wie weit flinkest allein geht. Im Bereich Erzeugung wählst du unter Modus zwischen drei Werten: Entwurf automatisch erstellen legt für jede fällige Periode einen Rechnungs-Entwurf an und hört dort auf — abschließen und verschicken machst du. manuell aus diesem Panel abrechnen macht gar nichts von selbst; du drückst jede Periode einzeln ab. automatisch abschließen und per E-Mail versenden erzeugt die Rechnung, schließt sie ab und schickt sie an die E-Mail-Adresse des Kunden.

Wann die Rechnungen entstehen. Einmal täglich um 6 Uhr früh geht flinkest alle Serien durch, die auf aktiv stehen und nicht im Modus „manuell aus diesem Panel abrechnen" sind. Dabei wird nicht nur die neueste Periode abgerechnet, sondern jede offene: Richtest du im August eine monatliche Serie mit Startdatum 1. Jänner ein, entstehen beim nächsten Lauf alle acht fehlenden Monate auf einmal. Willst du das nicht, setze das Startdatum auf die erste Periode, die wirklich verrechnet werden soll.

Was in einer erzeugten Rechnung steht. Sie ist eine vollständige Kopie der Vorlage samt aller Positionen. Das Belegdatum ist der Tag, an dem sie entsteht — nicht der Periodenbeginn; die Periode selbst steht als Leistungszeitraum im Beleg, wie es das Umsatzsteuergesetz für wiederkehrende Rechnungen verlangt. Das Zahlungsziel ermittelt flinkest wie bei jeder Rechnung: zuerst aus den Zahlungsbedingungen des Kunden, sonst aus der Standard-Zahlungsbedingung, sonst „30 Tage netto" — gerechnet ab dem Tag der Erzeugung. Ein Bezug zu einem Auftrag wird nicht mitkopiert, und die erzeugte Rechnung trägt keinen sichtbaren Verweis auf die Vorlage: Der Zusammenhang steht in der Abrechnungshistorie der Serie.

Platzhalter für den Zeitraum. In Kopfzeile, Fußzeile und in den Positionstexten der Vorlage kannst du {period_start}, {period_end}, {period_label}, {month} und {year} verwenden. Beim Erzeugen setzt flinkest die Werte der jeweiligen Periode ein — aus „Wartungspauschale {month} {year}" wird also in jeder Rechnung der passende Monat. {period_label} ergibt dabei den ausgeschriebenen Zeitraum von Datum bis Datum, nicht den Kurznamen der Periode.

Belegnummer. Ein Entwurf trägt nie eine Nummer — vergeben wird sie erst beim Abschließen, aus dem Nummernkreis für Rechnungen in den Beleg-Einstellungen. In den Modi mit Entwurf machst du das selbst; im Modus mit automatischem Versand übernimmt es flinkest. Die Vorlage selbst bekommt nie eine Nummer: Solange die Serie nicht auf beendet steht, verweigert flinkest das Abschließen mit „Dieser Beleg ist die Vorlage einer Serienrechnung und kann nicht finalisiert werden". Auch die Schaltfläche Rechnung abschließen ist an der Vorlage ausgeblendet.

Offene Perioden von Hand abrechnen. Unter dem Zeitplan listet Offene Perioden jede Periode auf, die fällig, aber noch nicht abgerechnet ist — mit Kurzname und Zeitraum. Vorschau öffnet das fertige PDF dieser Periode in einem neuen Fenster, ohne dass eine Rechnung übrig bleibt. Entwurf erstellen rechnet die Periode wirklich ab; flinkest meldet „Rechnungs-Entwurf erstellt", die Periode wandert aus der Liste in die Abrechnungshistorie. Jede Periode lässt sich nur einmal abrechnen — ein zweiter Versuch endet mit „Rechnung konnte nicht erstellt werden". Sind alle Perioden abgerechnet, verschwindet der Block ganz.

Abrechnungshistorie. Darunter steht jede bereits abgerechnete Periode mit ihrem Zeitraum, einer Statusmarke und dem Link auf die entstandene Rechnung. Die Marke ist Entwurf, solange die Rechnung ein Entwurf ist, Finalisiert nach dem Abschließen, versendet samt Versanddatum nach dem Mailversand und Fehler, wenn etwas schiefgegangen ist — fahr dann mit der Maus darüber, der Grund steht im Tooltip.

Wenn etwas schiefgeht. flinkest arbeitet Periode für Periode und bricht nicht die ganze Serie ab. Scheitert das Abschließen, bleibt der Entwurf liegen und die Periode steht auf Fehler. Scheitert der Versand — etwa weil beim Kunden keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist —, bleibt die Rechnung trotzdem abgeschlossen und nummeriert: Sie ist rechtlich ausgestellt und wird deshalb nicht zurückgenommen. Verschickt wird sie dann nicht automatisch nachgeholt, sondern von dir aus der Rechnung heraus. Scheitert schon das Erzeugen, bleibt die Periode einfach offen und der nächste Lauf versucht es erneut.

Preisänderungen wirken ab der nächsten Periode. Änderst du Positionen, Mengen oder Preise in der Vorlage, gilt das für alle Rechnungen, die danach entstehen. Bereits erzeugte Rechnungen bleiben unverändert — auch die, die noch Entwurf sind.

Eine Serie pausieren oder beenden. Stell den Status im Zeitplan auf pausiert, dann erzeugt der tägliche Lauf nichts mehr; auf beendet gibt zusätzlich die Vorlage frei, die sich danach wie eine normale Rechnung abschließen lässt. Offene Perioden lassen sich in beiden Fällen weiterhin von Hand abrechnen.

Eine Serie entfernen. Im Zeilenmenü der Liste auf Löschen — oder im Reiter der Vorlage auf Serienrechnung entfernen. Die Rückfrage lautet „Serienrechnungs-Konfiguration entfernen? Bereits erstellte Rechnungen bleiben erhalten."; mit Ja, löschen bestätigst du, flinkest meldet „Serienrechnung entfernt". Weg sind der Zeitplan und die Abrechnungshistorie, erhalten bleiben alle bereits erzeugten Rechnungen und die Vorlage selbst — sie ist danach wieder ein gewöhnlicher Rechnungs-Entwurf. Löschst du stattdessen den Entwurf, verschwindet die Serie mit ihm.

Nicht zu verwechseln: der Rechnungslauf. Der Rechnungslauf sammelt offene Lieferscheine ein und macht daraus in einem Zug Rechnungen — siehe Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf. Mit Serienrechnungen hat er nichts zu tun: Sie brauchen keine Lieferscheine, folgen ihrem eigenen Takt und werden von einem eigenen täglichen Lauf erzeugt. Eine Vorlage ist ein Rechnungs-Entwurf und taucht in einem Rechnungslauf nie auf.

Liste exportieren. Klicke auf das Download-Symbol unten links. Im Dialog wählst du Format, Umfang und Spalten; sehr große Exporte erzeugt flinkest im Hintergrund und meldet sich, sobald die Datei bereitsteht.

Spalten der Liste festlegen. Rechts daneben liegt ein Zahnrad, es öffnet Spalten konfigurieren. Die Auswahl gilt für diese Liste und für alle Benutzer des Mandanten, nicht nur für dich — andere sehen sie erst nach dem Neuladen der Seite. Deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf.

Häufige Fragen

Wie richte ich eine Serienrechnung ein? Du brauchst zuerst einen Rechnungs-Entwurf, der aussieht wie jede Rechnung dieser Serie. Öffne dann Serienrechnungen, klicke auf Neu, wähle den Entwurf im Feld Rechnungs-Entwurf und bestätige mit Als Vorlage verwenden. Du landest im Reiter Serienrechnung des Entwurfs; dort legst du über Serienrechnung einrichten Abrechnungsintervall, Abrechnungszeitpunkt, Startdatum und Modus fest und speicherst.

Wann werden die Rechnungen erzeugt? Einmal täglich um 6 Uhr früh — für alle Serien, die auf aktiv stehen und nicht im Modus „manuell aus diesem Panel abrechnen" sind. Dabei wird jede offene Periode abgerechnet, nicht nur die aktuelle. Serien im manuellen Modus rührt der Lauf nicht an; die rechnest du im Block Offene Perioden einzeln über Entwurf erstellen ab.

Warum kann ich meine Serienrechnung nicht abschließen? Weil es die Vorlage der Serie ist, nicht eine der erzeugten Rechnungen. flinkest weist das Abschließen mit „Dieser Beleg ist die Vorlage einer Serienrechnung und kann nicht finalisiert werden" ab — sonst bekäme die Vorlage eine Belegnummer und wäre eine echte Rechnung. Abgeschlossen werden immer die Rechnungen, die pro Periode daraus entstehen. Willst du die Vorlage doch abschließen, setze den Status der Serie auf beendet.

Warum bekommt der Kunde die Rechnung nicht per E-Mail? Prüfe zuerst den Modus: Nur automatisch abschließen und per E-Mail versenden verschickt selbst. Steht das richtig, sieh in der Abrechnungshistorie nach — bleibt die Marke auf Finalisiert statt versendet, ist der Versand gescheitert, meist weil beim Kunden keine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Die Rechnung ist dann trotzdem gültig ausgestellt; verschicke sie aus der Rechnung heraus und trag die Adresse beim Kunden nach. Automatisch nachgeholt wird ein gescheiterter Versand nicht.

Ich habe die Serie gelöscht — sind meine Rechnungen weg? Nein. Gelöscht werden nur der Zeitplan und die Abrechnungshistorie. Alle bereits erzeugten Rechnungen bleiben unverändert bestehen, ebenso der Rechnungs-Entwurf, der als Vorlage gedient hat; er ist danach wieder ein gewöhnlicher Entwurf.

Wie ändere ich den Preis einer laufenden Serie? Öffne die Vorlage über die Marke Vorlage in der Liste, ändere die Positionen wie in jeder Rechnung und speichere. Die Änderung gilt für alle Rechnungen, die danach entstehen. Bereits erzeugte Rechnungen bleiben, wie sie sind — auch die, die noch Entwurf sind; die musst du bei Bedarf einzeln anpassen.

Warum steht in der letzten Spalte „Menge", obwohl dort ein Betrag steht? Das ist eine falsche Spaltenüberschrift. Der Wert darunter ist der Bruttobetrag der Vorlage, also der Betrag, den eine einzelne Rechnung dieser Serie ausmacht. Eine Stückzahl zeigt die Liste nirgends an.