Serienrechnungen

Serienrechnungen automatisieren die wiederkehrende Fakturierung — Miete, Wartungspauschale, Abo, Retainer. Statt jede Periode von Hand eine neue Rechnung zu schreiben, richtest du eine Serie mit ihren Positionen einmal ein, und flinkest erzeugt daraus pro Abrechnungsperiode eine eigenständige, regulär nummerierte Rechnung. Diese Seite zeigt alle Serien im Überblick und die erwartete Umsatzvorschau; das Einrichten, Abrechnen und die Historie einer einzelnen Serie passieren auf ihrer Detailseite.

Serienrechnungen im Überblick

Alle Serien auf einen Blick

Der Reiter Serienrechnungen beantwortet die Frage „welche Serien laufen, in welchem Rhythmus und wie automatisch?". Jede Zeile zeigt in der Spalte Kunde den Kunden und darunter den Namen der Serie, ihren Status (aktiv, pausiert oder beendet) und den Erzeugungsmodus. Daneben stehen Abrechnungsintervall, Laufzeit (Start- und, falls gesetzt, Enddatum), Rechnungen senden an und Summe — der Betrag, den eine Rechnung dieser Serie pro Periode ausmacht. Standardmäßig steht die zuletzt angelegte Serie oben. Ein Klick auf den Kunden öffnet die Detailseite der Serie.

Anders als die übrigen Beleglisten hat diese Übersicht bewusst kein Suchfeld und kein Filterpanel: Bei wenigen, langfristig laufenden Serien ist die Liste selbst schon der Überblick. Gibt es noch keine Serie, steht dort „Noch keine Serienrechnungen vorhanden.".

Sortieren. Von den fünf Standardspalten lässt sich per Klick auf den Spaltenkopf nur das Abrechnungsintervall sortieren — etwa um alle jährlichen Serien zusammen zu sehen. Die übrigen Standardspalten sind entweder berechnet (Summe, Rechnungen senden an) oder fassen mehrere Angaben zusammen (Kunde mit Serie, Laufzeit) und bleiben deshalb unsortiert.

Schmale Fenster. Wird das Fenster schmaler, blendet die Liste zuerst Rechnungen senden an aus, dann Laufzeit und zuletzt Abrechnungsintervall — Kunde und Summe bleiben immer sichtbar.

Immer aktuell. Legt ein Kollege eine Serie an, ändert oder löscht er eine, aktualisiert sich die Liste von selbst, ohne dass du die Seite neu laden musst.

Wohin die Rechnung geschickt würde

Die Spalte Rechnungen senden an zeigt schon in der Übersicht, an welche E-Mail-Adresse eine Rechnung dieser Serie ginge — unabhängig davon, ob die Serie überhaupt automatisch versendet. So siehst du vorab, wohin es ginge, bevor du eine Serie auf automatischen Versand umstellst, statt es erst nach dem ersten echten Versand zu erfahren. Standardmäßig ist das die allgemeine E-Mail-Adresse des Kunden; hat der Kunde in seinen Kundendetails eine eigene Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegt, verwendet flinkest die stattdessen. Dieselbe Adresse findest du auch auf der Detailseite der Serie in der Kennzahlen-Box und im Reiter „Vorschau".

Eine neue Serie anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Der Dialog Neue Serienrechnung zeigt bereits das vollständige Serienformular: Name, Kunde, Abrechnungsintervall, Abrechnungszeitpunkt, Start- und Enddatum, Erzeugungsmodus sowie optional eigene Kopf- und Fußtexte; Betreff und Text der Mail kommen dazu, sobald du den automatischen Versand wählst. Nur Name und Kunde musst du selbst ausfüllen — der Rest ist sinnvoll vorbelegt (monatlich, zu Periodenbeginn, ab heute, Entwurf automatisch erstellen) und lässt sich direkt oder später ändern. Einen Status gibt es beim Anlegen nicht: Eine neue Serie startet immer aktiv.

Erstellen speichert die Serie und bringt dich direkt auf ihre Detailseite, wo du als Nächstes die Positionen hinzufügst. Fehlt eine Pflichtangabe, zeigt das Formular den Fehler direkt am Feld. Schließt du den Dialog mit bereits eingetragenen Angaben, fragt flinkest unter „Ungespeicherte Änderungen" nach, bevor deine Eingaben verloren gehen.

Serie öffnen oder löschen

Über das Zeilenmenü öffnest du eine Serie (Offen, wie der Klick auf den Kunden) oder entfernst sie (Löschen). Beim Löschen fragt flinkest ausdrücklich nach: „Serienrechnung entfernen? Bereits erzeugte Rechnungen bleiben erhalten." — gelöscht werden nur die Konfiguration, die Positionen und die Abrechnungshistorie der Serie, nicht die Rechnungen, die daraus bereits entstanden sind. Die brauchst du weiterhin für deine Buchhaltung, sie bleiben ganz normale, eigenständige Rechnungen in der Rechnungsliste. Klappt das Löschen nicht, meldet flinkest „Serienrechnung konnte nicht entfernt werden", und die Serie bleibt unverändert bestehen.

Berechtigung. „Neu" im Kopf der Seite und „Löschen" im Zeilenmenü siehst du nur, wenn dein Benutzer Rechnungen bearbeiten darf.

Liste exportieren

Für ein Vertragscontrolling oder die Weitergabe an den Steuerberater klickst du auf das Download-Symbol unten links neben der Blätterleiste. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang und die Spalten samt Reihenfolge. Vorausgewählt ist, was die Liste zeigt: Kunde (Kunde und Serienname in einer Spalte), Abrechnungsintervall, Laufzeit und Summe. Die E-Mail-Adressen aus Rechnungen senden an gehen nicht mit in die Datei. Da die Liste keine Filter kennt, enthält der Export mit dem Umfang „Alle Datensätze" alle Serien.

Spalten konfigurieren

Rechts neben dem Download-Symbol liegt ein Zahnrad. Es öffnet den Dialog Spalten konfigurieren — sichtbar nur mit der Berechtigung, Listenspalten zu konfigurieren, standardmäßig ausschließlich bei Administratoren. Dort fügst du weitere Felder der Serie als Spalte hinzu, etwa Erstellt am, und bestimmst die Reihenfolge; hinzugefügte Spalten zeigen ihre Werte sofort. Als Standardsortierung bietet der Dialog von den Standardspalten nur das Abrechnungsintervall an, außerdem hinzugefügte Felder wie Erstellt am. Die Einstellung gilt für alle Benutzer; die Standardsortierung greift, solange jemand nicht selbst per Klick auf einen Spaltenkopf sortiert.

Die Umsatzvorschau

Der zweite Reiter oben auf dieser Seite heißt Vorschau — nicht zu verwechseln mit dem PDF-Vorschau-Reiter einer einzelnen Serie auf ihrer Detailseite: Hier geht es nicht um eine einzelne Rechnung, sondern um die Frage „was kommt in den nächsten Tagen, Wochen und Monaten an Umsatz herein?" über alle deine Serien hinweg. Die Daten lädt flinkest erst, wenn du den Reiter öffnest. Hängst du #forecast an die Adresse dieser Seite, öffnet sie direkt mit der Vorschau — praktisch als Lesezeichen.

Was in den nächsten Tagen, Wochen und Monaten fällig wird

Vier Kennzahlen-Kacheln zeigen dir auf einen Blick: Nächste Rechnung mit Betrag, Datum und Serie der zeitlich nächsten Periode, sowie die Summe der erwarteten Rechnungen in den Nächsten 7, 30 und 90 Tagen. Das hilft bei der Liquiditätsplanung — du siehst, mit welchem wiederkehrenden Umsatz du in welchem Zeitraum rechnen kannst, ohne jede Serie einzeln zu öffnen.

Reine Berechnung. Die Vorschau rechnet mit den heutigen Preisen deiner Positionen und netto, ohne Umsatzsteuer. Es wird nichts gebucht, nichts reserviert und keine Rechnung erzeugt. Nur aktive Serien fließen ein, und bereits abgerechnete Perioden erscheinen nicht doppelt. Auch eine Periode, deren Rechnung storniert wurde, zählt hier nicht mit — sie wird nie automatisch neu abgerechnet, sondern nur von Hand über „Erneut abrechnen" im Verlauf der Serie.

Gibt es keine einzige anstehende Rechnung — etwa weil noch keine Serie aktiv ist —, zeigt der Reiter „Keine anstehenden Rechnungen im Vorschau-Zeitraum." mit dem Hinweis, dass aktive Serien mit einem Startdatum in der Vergangenheit hier automatisch ihre Vorschau erzeugen.

Nach Zeitraum filtern

Klickst du auf eine der vier Kennzahlen-Kacheln, zeigt die Liste Anstehende Rechnungen weiter unten nur noch genau diesen Zeitraum, und die Kachel wird hervorgehoben; bei Nächste Rechnung sind das alle Rechnungen mit dem frühesten Datum. Ein zweiter Klick auf dieselbe Kachel kehrt zur Standardansicht der nächsten 90 Tage zurück. Fällt in den gewählten Zeitraum keine Rechnung, steht dort „Keine Rechnungen im gewählten Zeitraum fällig.".

Erwarteter Umsatz im Diagramm

Darunter zeigt das Balkendiagramm Erwarteter Umsatz pro Monat den erwarteten Netto-Umsatz für die kommenden zwölf Monate — so siehst du auch saisonale Schwankungen oder auslaufende Serien rechtzeitig.

Anstehende Rechnungen in der Liste

Die Liste Anstehende Rechnungen führt jede einzelne noch nicht abgerechnete Periode mit Serie, Kunde, geplantem Rechnungsdatum und erwarteter Summe auf, zehn pro Seite; über die Blätterleiste erreichst du auch alle weiteren. Ein Klick auf die Serie öffnet ihre Detailseite, wo du die Periode im Reiter „Offene Perioden" abrechnen kannst.

Verwandte Seiten

• Serienrechnung im Detail
• Rechnungen
• Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf
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Häufige Fragen

Was passiert mit bereits erstellten Rechnungen, wenn ich eine Serie lösche? Sie bleiben erhalten. Beim Löschen einer Serie entfernt flinkest nur die Konfiguration, die Positionen und die Abrechnungshistorie — Rechnungen, die die Serie bereits erzeugt hat, bleiben als ganz normale, eigenständige Rechnungen bestehen.

Woher weiß ich, an welche E-Mail-Adresse eine Serie ihre Rechnungen schicken würde? Die Spalte „Rechnungen senden an" in der Übersicht zeigt sie dir sofort, ohne die Serie zu öffnen. Standardmäßig ist das die allgemeine E-Mail-Adresse des Kunden; hat er in seinen Kundendetails eine eigene Rechnungs-E-Mail-Adresse hinterlegt, verwendet flinkest die stattdessen — unabhängig davon, ob die Serie automatisch versendet.

Was zeigt mir die Umsatzvorschau genau? Eine reine Kalenderprojektion über alle aktiven Serien, basierend auf den heutigen Positionspreisen, netto — keine echten, bereits gebuchten Beträge. Pausierte oder beendete Serien und bereits abgerechnete Perioden fließen nicht ein.

Wie unterscheidet sich eine Serienrechnung vom Rechnungslauf? Der Rechnungslauf sammelt bereits erstellte Lieferscheine ein und verrechnet sie gesammelt. Eine Serienrechnung hat damit nichts zu tun — sie erzeugt aus eigenen, fest hinterlegten Positionen in festen Abständen neue Rechnungen, unabhängig von Lieferscheinen.

Warum kann ich die Liste nicht nach Kunde oder Summe sortieren? Von den fünf Standardspalten ist nur das Abrechnungsintervall sortierbar. Die Summe und die Ziel-E-Mail-Adresse berechnet flinkest erst beim Anzeigen, und die Spalten Kunde und Laufzeit fassen jeweils mehrere Angaben zusammen — dafür gibt es keine Sortierung, weder per Spaltenkopf noch als Standardsortierung im Zahnrad.

Wer darf Serien anlegen oder löschen? Dafür braucht dein Benutzer die Berechtigung, Rechnungen zu bearbeiten. Ohne sie siehst du die Übersicht und die Umsatzvorschau nur lesend, ohne „Neu"-Button und ohne Löschen-Option im Zeilenmenü.