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Wartungsverträge

Zuletzt aktualisiert: 2026-08-05

Ein Wartungsvertrag hält fest, was du für einen Kunden dauerhaft betreust: eine Pauschale, ein Kontingent an inkludierten Stunden je Abrechnungsperiode und die Laufzeit dazu. Diese Liste zeigt alle Verträge deines Betriebs und ist der Ausgangspunkt für die Abrechnung — aus jeder begonnenen Periode wird auf Knopfdruck eine Rechnung im Entwurf, die Pauschale, Mehrstunden und das im Zeitraum verbrauchte Material zusammenfasst.

Liste der Wartungsverträge mit Vertragsnummer, Kunde, Zeitraum und Monatspauschale

Kopfzeile

Oben links steht der Bereichstitel Wartungsverträge, rechts stehen bis zu zwei Schaltflächen:

  • Sammelabrechnung wechselt in die Sammelabrechnung. Dort stehen alle noch nicht abgerechneten Perioden aller aktiven Verträge nebeneinander und lassen sich in einem Zug verrechnen.
  • Neu öffnet den Dialog Neuen Wartungsvertrag anlegen.

Wer welche Schaltfläche sieht. Die Liste selbst setzt die Berechtigung voraus, Wartungsverträge zu sehen — ohne sie fehlt schon der Menüpunkt. Beide Schaltflächen erscheinen nur, wenn dein Benutzer Wartungsverträge auch bearbeiten darf; Sammelabrechnung zusätzlich nur mit dem Recht, Wartungsverträge abzurechnen. Wer also ausschließlich abrechnen, aber nicht bearbeiten darf, findet hier derzeit keine Schaltfläche vor. Vergeben werden die Rechte in den Benutzer-Einstellungen.

Suchfeld

Unter der Kopfzeile steht ein einzelnes Suchfeld mit dem Platzhalter Suchen…. Es durchsucht gleichzeitig den Vertragsnamen, die Vertragsnummer und den Kundennamen; es genügt ein Wortteil. Die Liste lädt kurz nach der letzten Eingabe neu, du musst also nichts bestätigen. Deine Sucheingabe und die Seitenzahl merkt sich flinkest in diesem Browser — kommst du später zurück, steht die Liste wieder so da, wie du sie verlassen hast. Wundert dich eine kurze Liste, leere zuerst das Suchfeld.

Die Liste

Die Verträge stehen nach Namen aufsteigend sortiert, 50 Zeilen je Seite. Fünf Spalten sind voreingestellt:

  • # — die Vertragsnummer, sofern eine erfasst wurde. Sie ist ein freies Textfeld und wird nicht automatisch vergeben.
  • WARTUNGSVERTRAG — der Name des Vertrags; ein Klick darauf öffnet die Vertragsdetails. Darunter steht als farbige Markierung der Status: Entwurf, aktiv, pausiert oder Gekündigt.
  • KUNDE — der Kunde, dem der Vertrag gehört. Seine Stammdaten liegen unter Kunden.
  • ZEITRAUM — Startdatum und, falls erfasst, Enddatum des Vertrags.
  • MONATSPAUSCHALE — der Pauschalbetrag, der je Abrechnungsperiode verrechnet wird.

Legt jemand anderes einen Vertrag an oder ändert einen, aktualisiert sich die Liste von selbst. Gibt es noch gar keine Verträge, steht statt der Tabelle „Noch keine Wartungsverträge."

Nur aktive Verträge werden abgerechnet. Der Status entscheidet über die Abrechnung: In der Sammelabrechnung tauchen ausschließlich Verträge mit dem Status aktiv auf. Entwurf, pausiert und Gekündigt bleiben außen vor — sie bleiben aber in dieser Liste sichtbar, und über die Vertragsdetails lässt sich eine einzelne Periode weiterhin abrechnen.

Der Dialog „Neuen Wartungsvertrag anlegen"

Dialog zum Anlegen eines Wartungsvertrags mit den Bereichen Vertrag, Zuordnung, Laufzeit und Abrechnung

Der Dialog ist in vier Bereiche gegliedert. Speichern legt den Vertrag an, Schließen verwirft ihn; hast du schon etwas eingetragen, fragt flinkest vorher nach.

Vertrag — Name (Pflichtfeld, erscheint später als Positionstext auf der Rechnung), Vertragsnummer, eine formatierbare Beschreibung und der Status.

Zuordnung — der Kunde (Pflichtfeld) und optional ein abweichender Rechnungskontakt; ist einer gesetzt, gehen die Rechnungen an ihn statt an den Kunden. Das Feld Standort erscheint nur, wenn du für Kunden Standorte verwendest und bereits ein Kunde ausgewählt ist.

Laufzeit — Startdatum und Enddatum. Das Startdatum ist der wichtigste Wert im ganzen Dialog: Ab ihm zählt flinkest die Abrechnungsperioden. Das Enddatum darf leer bleiben, dann läuft der Vertrag weiter, bis du ihn beendest.

Abrechnung — Abrechnungsintervall (Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich), Inkludierte Stunden pro Periode, Monatspauschale und das Mehrstunden-Produkt, mit dem Stunden über dem Kontingent verrechnet werden.

Was schon ausgefüllt ist. Ein neuer Vertrag startet mit dem Status Entwurf, dem Intervall Monatlich sowie 0,00 bei den inkludierten Stunden und der Monatspauschale. Beim Startdatum ist der 1. des nächsten Monats gemeint — im Feld steht derzeit aber der letzte Tag des laufenden Monats. Prüfe das Datum deshalb, bevor du speicherst: Es entscheidet darüber, an welchem Tag jede Periode beginnt und endet.

Wenn das Speichern nicht klappt. Ohne Name und ohne Kunde wird der Vertrag abgelehnt; die beiden Felder werden dann rot markiert. Alles andere darf offen bleiben — ein Vertrag ohne Startdatum lässt sich speichern, erzeugt aber nie eine Periode und taucht in der Sammelabrechnung nicht auf.

Vom Vertrag zur Rechnung

Aus dem Startdatum und dem Abrechnungsintervall entsteht eine lückenlose Kette von Perioden: monatlich, quartalsweise oder jährlich, jede endet am Tag vor dem Beginn der nächsten. Ein Enddatum beendet die Kette. Eine Periode steht zur Abrechnung bereit, sobald sie begonnen hat — du kannst also im Voraus verrechnen und musst nicht auf das Periodenende warten.

Von selbst passiert nichts. Es gibt für Wartungsverträge keinen Zeitplan und keinen nächtlichen Lauf, der Rechnungen erzeugt. Jede Rechnung entsteht erst, wenn jemand sie auslöst — entweder in den Vertragsdetails im Reiter Abrechnung über Rechnung erstellen oder gesammelt für mehrere Verträge in der Sammelabrechnung. Genau darin unterscheiden sich Wartungsverträge von den Serienrechnungen, die nach ihrer eigenen Zeitplanung selbsttätig Rechnungen erzeugen, und vom Rechnungslauf, der offene Lieferscheine einsammelt (siehe Ignorierte Lieferscheine im Rechnungslauf).

Was auf der Rechnung landet. Es entsteht immer eine Rechnung im Status Entwurf, mit der Periode als Leistungszeitraum und dem heutigen Tag als Rechnungsdatum. Zahlungsziel und Zahlungskondition kommen aus den Kundendaten oder aus der Standard-Zahlungskondition, Kopf- und Fußtext aus den Beleg-Einstellungen. Die Positionen in dieser Reihenfolge:

  1. Die Pauschale — eine Position mit dem Vertragsnamen, Menge 1, Einheit „pauschal" und dem Betrag aus Monatspauschale. Sie wird je Periode genau einmal verrechnet, unabhängig vom Intervall: Bei quartalsweiser Abrechnung steht also genau dieser Betrag auf der Rechnung, nicht sein Dreifaches. Angesetzt werden 20 % Umsatzsteuer; ist der Kunde als steuerbefreit hinterlegt, entfällt sie.
  2. Die Mehrstunden — alle Stunden aus den abgeschlossenen Arbeitsberichten dieses Kunden im Zeitraum, abzüglich der inkludierten Stunden. Nur ein Überhang wird zur Position; liegen die Stunden im Kontingent, fehlt sie ganz. Preis und Einheit kommen aus dem Mehrstunden-Produkt, dabei zählen die für diesen Kunden hinterlegten Kundenpreise. Ist am Vertrag kein Mehrstunden-Produkt gesetzt, entsteht die Position trotzdem — dann aber mit Betrag 0,00. Trag das Produkt also ein, bevor du das erste Mal abrechnest.
  3. Material, Anfahrten und Ressourcen aus denselben Arbeitsberichten. Die reinen Arbeitszeiten werden dabei nicht noch einmal als Position aufgeführt — sie sind über Pauschale und Mehrstunden bereits abgegolten.

Danach ist die Rechnung ein ganz normaler Entwurf: Du kannst sie bearbeiten, Positionen ergänzen und sie finalisieren. Eine Belegnummer bekommt sie wie jeder Beleg erst beim Finalisieren.

Jede Periode nur einmal. flinkest merkt sich, welche Periode eines Vertrags schon abgerechnet wurde. Ein zweiter Versuch wird mit der noch unübersetzten Meldung „This period has already been billed" abgelehnt. Löschst du die erzeugte Rechnung wieder, gilt die Periode erneut als offen und taucht in der Sammelabrechnung wieder auf.

Achtung bei bereits verrechneten Arbeitsberichten. Für die Mehrstunden und das Material zählen alle abgeschlossenen Arbeitsberichte des Kunden im Zeitraum — auch solche, die schon über einen anderen Weg verrechnet wurden, und auch solche, die zu einem zweiten Vertrag desselben Kunden gehören. Wer Arbeitsberichte sowohl direkt als auch über den Wartungsvertrag abrechnet, sollte die entstandene Rechnung deshalb vor dem Finalisieren durchsehen.

Aktionen

Vertrag anlegen: Schaltfläche Neu in der Kopfzeile, Felder ausfüllen, Speichern. Danach meldet flinkest „Erfolgreich gespeichert" und der Vertrag steht in der Liste.

Vertrag bearbeiten: über das …-Symbol am rechten Zeilenrand, Eintrag Bearbeiten. Es öffnet sich derselbe Dialog, überschrieben mit Wartungsvertrag bearbeiten. Änderst du das Startdatum oder das Abrechnungsintervall, verschiebt sich der komplette Periodenraster — bereits abgerechnete Perioden bleiben davon unberührt und können danach als „offen" erneut auftauchen. Änderst du die Monatspauschale, gilt der neue Betrag ab der nächsten Abrechnung; schon erzeugte Rechnungen bleiben, wie sie sind.

Vertrag löschen: über dasselbe Menü, Eintrag Löschen, dann die Rückfrage mit Ja, löschen bestätigen. Anschließend erscheint „Der Wartungsvertrag wurde gelöscht". Der Vertrag ist damit endgültig weg, samt der Merkliste der abgerechneten Perioden; die daraus entstandenen Rechnungen bleiben erhalten.

Details öffnen: Klick auf den Vertragsnamen. Dort findest du alle Felder, den Reiter Abrechnung mit allen Perioden und ihrem Status sowie Dokumente und Aktivitäten zum Vertrag.

Liste exportieren: über das Download-Symbol links im Seitenfuß. Im Dialog wählst du Format, Umfang und Spalten.

Spalten festlegen: das Zahnrad daneben öffnet die Spaltenkonfiguration. Die Auswahl gilt für diese Liste und für alle Benutzer des Mandanten, nicht nur für dich — die anderen sehen sie erst nach dem Neuladen der Seite. Deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listen-Spalten konfigurieren darf.

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Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich ein Wartungsvertrag von einer Serienrechnung? Eine Serienrechnung wiederholt einen fertigen Rechnungsentwurf nach einem Zeitplan und kann das selbsttätig tun. Ein Wartungsvertrag rechnet dagegen einen Zeitraum ab: Er kennt eine Pauschale, ein Stundenkontingent und die Arbeitsberichte des Kunden — und er erzeugt nie von selbst eine Rechnung, sondern immer erst, wenn du sie auslöst.

Erstellt flinkest die Wartungsrechnungen automatisch? Nein. Für Wartungsverträge läuft kein Zeitplan im Hintergrund. Offene Perioden sammeln sich an und warten, bis du sie in der Sammelabrechnung oder in den Vertragsdetails abrechnest. Das ist Absicht: So siehst du vor dem Verrechnen, wie viele Mehrstunden zusammengekommen sind.

Warum steht auf der Quartalsrechnung nur eine einzige Pauschale? Weil die Pauschale je Periode einmal verrechnet wird — bei quartalsweiser Abrechnung also genau der Betrag, der im Feld Monatspauschale steht. Willst du drei Monate abrechnen, trag entweder den Quartalsbetrag ein oder stell den Vertrag auf monatliche Abrechnung um.

Ich habe abgerechnet, aber die Mehrstunden fehlen auf der Rechnung. Dafür gibt es drei häufige Gründe: Die Stunden liegen noch im inkludierten Kontingent, die Arbeitsberichte sind noch Entwürfe oder schon archiviert — gezählt werden nur abgeschlossene Berichte —, oder die Arbeitszeiten liegen außerhalb der Periode. Steht die Position mit 0,00 auf der Rechnung, fehlt am Vertrag das Mehrstunden-Produkt.

Beim Abrechnen erscheint „This period has already been billed". Diese Periode wurde für diesen Vertrag schon einmal abgerechnet; jede Periode ist genau einmal verrechenbar. Die zugehörige Rechnung findest du in den Vertragsdetails im Reiter Abrechnung. Soll die Periode wirklich neu abgerechnet werden, lösche zuerst die alte Rechnung — danach gilt die Periode wieder als offen.

Kann ich eine Periode abrechnen, bevor sie zu Ende ist? Ja. Eine Periode wird angeboten, sobald sie begonnen hat. Beachte nur, dass Arbeitsberichte, die erst später in diesem Zeitraum entstehen, dann nicht mehr auf dieser Rechnung landen — die Periode ist danach abgerechnet und wird nicht noch einmal angeboten.

Ein Vertrag fehlt in der Sammelabrechnung. Dann ist er entweder nicht auf aktiv gesetzt, er hat kein Startdatum, sein Enddatum liegt vor der ersten Periode — oder alle bisherigen Perioden sind bereits abgerechnet.