Wartungsverträge

Zuletzt aktualisiert: 2026-09-15

Ein Wartungsvertrag hält fest, was du für einen Kunden dauerhaft betreust: eine Pauschale je Abrechnungsperiode, ein optionales Kontingent an inkludierten Stunden und die Laufzeit dazu. Er ist selbst kein Beleg — er trägt keine Belegnummer und bleibt in jedem Status frei löschbar —, sondern die Vorlage, aus der auf Knopfdruck eine Rechnung im Entwurf entsteht: Pauschale, Mehrstunden und das im Zeitraum verbrauchte Material werden dabei automatisch zusammengefasst. Diese Liste ist der Bestandsüberblick aller Verträge deines Betriebs und der Einstieg in die beiden Folge-Workflows Sammelabrechnung und Vertragsdetails.

Liste der Wartungsverträge mit Vertragsnummer, Kunde, Zeitraum und Monatspauschale

Die Vertragsliste anzeigen

Fünf Spalten sind voreingestellt, 50 Zeilen je Seite:

Spalte	Inhalt
#	die Vertragsnummer, sofern eine erfasst wurde
WARTUNGSVERTRAG	der Name des Vertrags, darunter der Status
KUNDE	der Kunde, dem der Vertrag gehört
ZEITRAUM	Startdatum und, falls erfasst, Enddatum des Vertrags
MONATSPAUSCHALE	der Pauschalbetrag, der je Abrechnungsperiode verrechnet wird

Hast du selbst noch nicht sortiert (siehe „Spalten sortieren" weiter unten), greift zuerst eine mandantenweite Standardsortierung, sofern jemand mit der Berechtigung, Listenspalten zu konfigurieren, im Spalten-Dialog eine hinterlegt hat — sonst stehen die Verträge nach Namen aufsteigend. Diese Vorgabe ist bewusst fest im Frontend hinterlegt, damit die Liste auch ohne mandantenweite Vorgabe immer dieselbe, vorhersehbare Reihenfolge zeigt.

Status auf einen Blick

Unter dem Vertragsnamen steht eine farbige Markierung: Entwurf und pausiert sind grau, aktiv grün, Gekündigt rot. Der Status entscheidet, ob ein Vertrag gerade abrechnungsrelevant ist — siehe „Kopfzeile: Neu und Sammelabrechnung" weiter unten für seine Wirkung auf die Sammelabrechnung.

Zur Vertragsakte springen

Ein Klick auf den Vertragsnamen öffnet die Vertragsdetails — dort findest du alle Felder, den Reiter Abrechnung mit allen Perioden und ihrem Status sowie Dokumente und Aktivitäten zum Vertrag. Die Kunde-Zelle selbst ist kein Link.

Zeitraum in der Liste

Die Spalte zeigt das Startdatum und, sofern erfasst, nach einem Gedankenstrich das Enddatum. Ein unbefristeter Vertrag ohne Enddatum zeigt bewusst kein „–", sondern nur das Startdatum.

Kopfzeile: Neu und Sammelabrechnung

Oben rechts stehen bis zu zwei Schaltflächen, jede an ein eigenes Recht gebunden: Sammelabrechnung wechselt in die Sammelabrechnung — dort stehen alle noch nicht abgerechneten Perioden aller Verträge mit dem Status aktiv nebeneinander, mit Mehrfachauswahl, damit du mehrere Perioden in einem Zug verrechnen kannst. Neu öffnet den Dialog „Neuen Wartungsvertrag anlegen".

Wer welche Schaltfläche sieht. Die Liste selbst setzt die Berechtigung voraus, Wartungsverträge zu sehen — ohne sie fehlt schon der Menüpunkt. Sammelabrechnung erscheint, sobald dein Benutzer Wartungsverträge abrechnen darf — unabhängig davon, ob er sie auch bearbeiten darf. Neu braucht dagegen das Recht, Wartungsverträge zu bearbeiten. Fehlen beide Rechte, bleibt die Kopfzeile ganz ohne Schaltfläche. Vergeben werden die Rechte in den Einstellungen der Benutzer.

Leerer Vertragsbestand

Gibt es noch gar keine Verträge, steht statt der Tabelle „Noch keine Wartungsverträge." Derselbe Hinweis erscheint auch, wenn eine Suche keinen Treffer findet.

Liste bleibt aktuell

Legt jemand anderes einen Vertrag an oder ändert einen, aktualisiert sich die Liste von selbst — ein Neuladen ist dafür nicht nötig. Das gilt im Mehrbenutzer-Betrieb.

Auch am Tablet und Smartphone

Auf schmalen Bildschirmen wechselt die Liste in ein Karten-Layout mit Wartungsvertrag, Kunde, Zeitraum und Monatspauschale als Label/Wert-Paaren, das Zeilenmenü bleibt erhalten. Bei mittleren Breiten verschwindet zuerst die Spalte Kunde, dann Zeitraum, bevor die Karten-Ansicht greift.

Die Liste merkt sich deinen Stand

Deine Sucheingabe und die Seitenzahl merkt sich flinkest in diesem Browser — kommst du später zurück, steht die Liste wieder so da, wie du sie verlassen hast. Wundert dich eine kurze Liste, leere zuerst das Suchfeld.

Suchen und Sortieren

Sofortsuche

Unter der Kopfzeile steht ein einzelnes Suchfeld mit dem Platzhalter Suchen…. Es durchsucht gleichzeitig den Vertragsnamen, die Vertragsnummer und den Kundennamen — am Telefon ist mal das eine, mal das andere bekannt. Es genügt ein Wortteil, die Liste lädt kurz nach der letzten Eingabe von selbst neu.

Spalten sortieren

Ein Klick auf #, Wartungsvertrag oder Monatspauschale sortiert danach; ein Pfeil neben dem Titel zeigt die Richtung, ein weiterer Klick dreht sie um. Nach Kunde und Zeitraum lässt sich nicht sortieren — Kunde verweist auf einen anderen Datensatz, Zeitraum fasst Start- und Enddatum zu einer Spalte zusammen, und nur Spalten mit genau einem eigenen Feld sind sortierbar. Diese Sortierung gilt nur für dich und schlägt jede andere Vorgabe, auch die mandantenweite Standardsortierung aus dem Spalten-Dialog.

Vertrag anlegen, bearbeiten und löschen

Neuen Wartungsvertrag anlegen

Klicke oben rechts auf Neu. Der Dialog Neuen Wartungsvertrag anlegen ist in vier Bereiche gegliedert: Vertrag, Zuordnung, Laufzeit und Abrechnung. Speichern legt den Vertrag an, Schließen verwirft ihn — siehe „Ungespeicherte Änderungen schützen".

Dialog zum Anlegen eines Wartungsvertrags mit den Bereichen Vertrag, Zuordnung, Laufzeit und Abrechnung

Vertrag. Name (Pflichtfeld — er erscheint später als Positionstext der Pauschale auf der Rechnung), Vertragsnummer, eine formatierbare Beschreibung und der Status. Ein neuer Vertrag startet mit dem Status Entwurf und dem Intervall Monatlich.

Vertragsnummer

Die Vertragsnummer ist ein freies Textfeld und wird nicht automatisch vergeben — anders als etwa die Kundennummer gibt es dafür keinen Nummernkreis. Sobald du sie ausfüllst, muss sie innerhalb deines Betriebs aber eindeutig sein: Trägt bereits ein anderer Vertrag dieselbe Nummer, weist flinkest das Speichern mit der Meldung Vertragsnummer "…" wird bereits verwendet. zurück, und das Feld wird rot markiert. Lässt du die Vertragsnummer dagegen leer, prüft flinkest nicht auf Eindeutigkeit — mehrere Verträge ohne Nummer sind also erlaubt, ein leer eingegebener Text wird beim Speichern automatisch zu „keine Nummer" normalisiert.

Zuordnung: Kunde, Rechnungskontakt und Standort

Der Kunde ist Pflichtfeld; optional ein abweichender Rechnungskontakt — ist einer gesetzt, gehen die Rechnungen an ihn statt an den Kunden. Das Feld Standort erscheint nur, wenn du für Kunden Standorte verwendest und bereits ein Kunde ausgewählt ist. Bei allen drei Feldern legst du über das kleine Plus-Symbol daneben bei Bedarf sofort einen neuen Kunden, Standort oder ein neues Mehrstunden-Produkt an, ohne den Dialog zu verlassen.

Was der Standort bewirkt. Trägst du hier einen Standort ein, schränkt das auch ein, welche Arbeitsberichte in die Abrechnung einfließen — nur noch Arbeitsberichte dieses einen Standorts zählen für Mehrstunden und Material. Hat ein Kunde mehrere Standorte mit je eigenem Wartungsvertrag, verhindert das, dass dieselben Stunden auf mehreren Verträgen landen. Ohne Standort am Vertrag zählen weiterhin alle Arbeitsberichte des Kunden, unabhängig davon, an welchem Standort sie entstanden sind — Details dazu bei „Ein bereits verrechneter Arbeitsbericht fließt nicht doppelt ein" in den Vertragsdetails.

Laufzeit: Startdatum und Enddatum

Das Startdatum ist der wichtigste Wert im ganzen Dialog: Ab ihm zählt flinkest die Abrechnungsperioden. Ein neuer Vertrag startet bereits mit dem 1. des nächsten Monats vorbelegt — der günstigste Wert, denn ab einem Monatsersten zählt flinkest die Perioden lückenlos durch, ohne dass ein Monat mit weniger Tagen die Periodengrenzen verschiebt.

Das Enddatum darf leer bleiben, dann läuft der Vertrag unbefristet weiter; trägst du es ein, muss es auf das Startdatum folgen oder mit ihm zusammenfallen — liegt es davor, weist flinkest die Eingabe mit „End-Datum muss nach Start-Datum liegen." zurück.

Abrechnungsintervall, Stunden und Mehrstunden-Produkt

Abrechnungsintervall (Monatlich, Quartalsweise oder Jährlich), Inkludierte Stunden pro Periode, Monatspauschale und das Mehrstunden-Produkt, mit dem Stunden über dem Kontingent verrechnet werden.

Wie diese Werte in eine Rechnung münden. Für Wartungsverträge gibt es keinen Zeitplan und keinen nächtlichen Lauf, der von selbst Rechnungen erzeugt — anders als bei Serienrechnungen. Jede Rechnung entsteht erst, wenn jemand sie auslöst: in den Vertragsdetails für eine einzelne Periode oder gesammelt in der Sammelabrechnung. Dabei wird die Monatspauschale mit der Taktlänge vervielfacht — einfach bei monatlicher, dreifach bei quartalsweiser, zwölffach bei jährlicher Abrechnung —, sodass eine Periode immer die Pauschale für jeden ihrer Monate enthält; trag hier also immer den Betrag für einen einzelnen Monat ein. Die Umsatzsteuer der Pauschale richtet sich nach dem in den Einstellungen hinterlegten Steuersatz deines Betriebs, nicht nach einem Feld am Vertrag. Für die Mehrstunden zählen alle Arbeitszeiten aus abgeschlossenen, noch nicht anderweitig verrechneten Arbeitsberichten des Kunden im Zeitraum über den inkludierten Stunden hinaus; ist kein Mehrstunden-Produkt hinterlegt, entsteht die Position trotzdem — dann aber mit Betrag 0,00, was leicht übersehen wird. Trag das Produkt also ein, bevor du das erste Mal abrechnest. Details zum genauen Ablauf stehen bei den Vertragsdetails und in der Sammelabrechnung.

Validierung beim Speichern

Ohne Name und ohne Kunde wird der Vertrag abgelehnt; die beiden Felder werden dann rot markiert. Alles andere darf offen bleiben — ein Vertrag ohne Startdatum lässt sich speichern, erzeugt aber nie eine Periode und taucht deshalb nie in der Sammelabrechnung auf.

Ungespeicherte Änderungen schützen

Willst du den Anlegen- oder Bearbeiten-Dialog mit ungespeicherten Änderungen über Schließen verlassen, fragt flinkest vorher nach — Schutz vor versehentlichem Datenverlust.

Bestehenden Vertrag bearbeiten

Über das …-Symbol am rechten Zeilenrand, Eintrag Bearbeiten. Es öffnet sich derselbe Dialog, überschrieben mit Wartungsvertrag bearbeiten und mit allen Feldern des Vertrags frisch vom Server geladen — nicht mit dem möglicherweise veralteten Stand aus der Liste. Anders als beim Anlegen (das direkt in die Vertragsdetails führt) bleibst du nach dem Speichern in der Liste, die sich neu lädt.

Was sich verschiebt, wenn du Startdatum oder Intervall änderst. Perioden werden nicht gespeichert, sondern bei jedem Aufruf aus Startdatum und Intervall neu berechnet. Änderst du eines der beiden, verschiebt sich der komplette Periodenraster rückwirkend — bereits abgerechnete Perioden bleiben zwar mit ihrer Rechnung verknüpft, können aber danach als „offen" erneut auftauchen, wenn sie zu keiner neu berechneten Periodengrenze mehr passen. Änderst du dagegen nur die Monatspauschale, gilt der neue Betrag ab der nächsten Abrechnung; schon erzeugte Rechnungen bleiben unverändert.

Vertrag löschen

Über dasselbe Menü, Eintrag Löschen, dann die Rückfrage „Möchten Sie den ausgewählten Eintrag wirklich löschen?" bestätigen. Anschließend erscheint „Der Wartungsvertrag wurde gelöscht". Das funktioniert unabhängig vom Status — auch ein aktiver Vertrag mit bereits erzeugten Rechnungen lässt sich löschen, anders als etwa eine finalisierte Rechnung, deren Löschschutz an ihrer Belegnummer hängt. Der Vertrag ist danach endgültig weg, samt der Merkliste, welche Perioden bereits abgerechnet wurden — die daraus entstandenen Rechnungen bleiben davon unberührt und erhalten.

Export und Spalten konfigurieren

Liste exportieren

Für die Weitergabe des Vertragsbestands klickst du auf das Download-Symbol unten links neben der Blätterleiste. Im Dialog wählst du das Format (Excel, CSV, PDF oder JSON), den Umfang (nur die aktuelle Seite oder alle Datensätze) und die gewünschten Spalten samt Reihenfolge — auch Zeitraum als zusammengesetzte Spalte aus Start- und Enddatum. Eine aktive Suche gilt auch für den Export.

Spalten der Liste festlegen

Das Zahnrad daneben öffnet den Dialog Spalten konfigurieren. Links unter Verfügbare Spalten wählst du aus, was zusätzlich zu sehen sein soll — etwa Beschreibung, Status, Start-/Enddatum oder Erstellt am. Rechts unter Angezeigte Spalten ziehst du sie an die richtige Stelle; diese Reihenfolge ist zugleich die Spaltenreihenfolge der Tabelle. Unten im Dialog legst du zusätzlich die Standardsortierung fest — welche Spalte und Richtung für alle Benutzer gilt, die die Liste nicht selbst sortiert haben; zur Auswahl stehen nur Spalten, nach denen sich tatsächlich sortieren lässt.

Der Dialog weist oben darauf hin: „Spaltenänderungen gelten für diese Liste für alle Benutzer." Es ist also keine persönliche Ansicht — deshalb erscheint das Zahnrad nur, wenn dein Benutzer Listenspalten konfigurieren darf. Ändert das jemand, übernimmt deine geöffnete Liste die neue Spaltenauswahl sofort von selbst. Auf Standard zurücksetzen verwirft die Einstellung wieder.

Häufige Fragen

Worin unterscheidet sich ein Wartungsvertrag von einer Serienrechnung? Eine Serienrechnung wiederholt einen fertigen Rechnungsentwurf nach einem Zeitplan und kann das selbsttätig tun. Ein Wartungsvertrag rechnet dagegen einen Zeitraum ab: Er kennt eine Pauschale, ein Stundenkontingent und die Arbeitsberichte des Kunden — und erzeugt nie von selbst eine Rechnung, sondern immer erst, wenn du sie auslöst.

Erstellt flinkest die Wartungsrechnungen automatisch? Nein. Für Wartungsverträge läuft kein Zeitplan im Hintergrund. Offene Perioden sammeln sich an und warten, bis du sie in der Sammelabrechnung oder in den Vertragsdetails abrechnest.

Wie wird die Pauschale bei Quartals- oder Jahresabrechnung verrechnet? Sie wird mit der Anzahl der Monate der Periode multipliziert: Bei quartalsweiser Abrechnung erscheint das Dreifache der Monatspauschale, bei jährlicher das Zwölffache. Trag im Feld Monatspauschale also immer den Betrag für einen einzelnen Monat ein.

Kann ich zwei Wartungsverträge mit derselben Vertragsnummer anlegen? Nein, sofern du die Vertragsnummer ausfüllst — ein zweiter Vertrag mit derselben Nummer wird beim Speichern abgelehnt. Lässt du das Feld leer, greift diese Prüfung nicht; beliebig viele Verträge ohne Vertragsnummer sind erlaubt.

Ein Vertrag fehlt in der Sammelabrechnung. Dann ist er entweder nicht auf aktiv gesetzt, hat kein Startdatum, sein Enddatum liegt vor der ersten Periode — oder alle bisherigen Perioden sind bereits abgerechnet.

Was passiert mit bereits erzeugten Rechnungen, wenn ich einen Wartungsvertrag lösche? Sie bleiben unverändert erhalten. Nur der Vertrag selbst und die Merkliste, welche Perioden bereits abgerechnet wurden, sind danach weg — dafür gibt es keinen Papierkorb.

Häufige Fragen zu dieser Seite

Worin unterscheidet sich ein Wartungsvertrag von einer Serienrechnung?

Eine Serienrechnung wiederholt einen fertigen Rechnungsentwurf nach einem Zeitplan und kann das selbsttätig tun. Ein Wartungsvertrag rechnet dagegen einen Zeitraum ab: Er kennt eine Pauschale, ein Stundenkontingent und die Arbeitsberichte des Kunden — und er erzeugt nie von selbst eine Rechnung, sondern immer erst, wenn du sie auslöst.

Erstellt flinkest die Wartungsrechnungen automatisch?

Nein. Für Wartungsverträge läuft kein Zeitplan im Hintergrund. Offene Perioden sammeln sich an und warten, bis du sie in der Sammelabrechnung oder in den Vertragsdetails abrechnest. Das ist Absicht: So siehst du vor dem Verrechnen, wie viele Mehrstunden zusammengekommen sind.

Wie wird die Pauschale bei Quartals- oder Jahresabrechnung verrechnet?

Sie wird mit der Anzahl der Monate der Periode multipliziert: Bei quartalsweiser Abrechnung erscheint das Dreifache der Monatspauschale, bei jährlicher das Zwölffache. Trag im Feld Monatspauschale also immer den Betrag für einen einzelnen Monat ein, unabhängig vom gewählten Abrechnungsintervall.

Ich habe abgerechnet, aber die Mehrstunden fehlen auf der Rechnung. Dafür gibt es mehrere häufige Gründe: Die Stunden liegen noch im inkludierten Kontingent, die Arbeitsberichte sind noch Entwürfe oder schon archiviert — gezählt werden nur abgeschlossene Berichte —, die Arbeitszeiten liegen außerhalb der Periode, der Arbeitsbericht ist bereits einer anderen Rechnung zugeordnet, etwa über einen zweiten Wartungsvertrag desselben Kunden, oder er ist an einem anderen Standort entstanden als dem, der am Vertrag hinterlegt ist. Steht die Position stattdessen mit 0,00 auf der Rechnung, fehlt am Vertrag das Mehrstunden-Produkt.

Beim Abrechnen erscheint „Dieser Zeitraum wurde bereits abgerechnet". Diese Periode wurde für diesen Vertrag schon einmal abgerechnet; jede Periode ist genau einmal verrechenbar. Die zugehörige Rechnung findest du in den Vertragsdetails im Reiter Abrechnung. Soll die Periode wirklich neu abgerechnet werden, lösche zuerst die alte Rechnung — danach gilt die Periode wieder als offen.

Kann ich eine Periode abrechnen, bevor sie zu Ende ist?

Ja. Eine Periode wird angeboten, sobald sie begonnen hat. Beachte nur, dass Arbeitsberichte, die erst später in diesem Zeitraum entstehen, dann nicht mehr auf dieser Rechnung landen — die Periode ist danach abgerechnet und wird nicht noch einmal angeboten.

Ein Vertrag fehlt in der Sammelabrechnung. Dann ist er entweder nicht auf aktiv gesetzt, er hat kein Startdatum, sein Enddatum liegt vor der ersten Periode — oder alle bisherigen Perioden sind bereits abgerechnet.

Warum sehe ich in der Kopfzeile nur eine der beiden Schaltflächen Sammelabrechnung und Neu?

Beide Schaltflächen hängen an getrennten Berechtigungen. Sammelabrechnung erscheint, sobald dein Benutzer Wartungsverträge abrechnen darf — unabhängig davon, ob er sie auch bearbeiten darf. Neu braucht dagegen das Recht, Wartungsverträge zu bearbeiten. Ein Benutzer mit nur einem der beiden Rechte sieht deshalb nur die passende Schaltfläche; fehlen beide, bleibt die Kopfzeile ganz ohne Schaltfläche.

Was passiert, wenn ich auf Sammelabrechnung klicke?

Du wechselst auf die eigene Seite Sammelabrechnung. Dort stehen alle noch nicht abgerechneten Perioden aller Verträge mit dem Status aktiv nebeneinander, mit Mehrfachauswahl, damit du mehrere Perioden in einem Zug verrechnen kannst — ohne dafür jeden Vertrag einzeln zu öffnen.

Nach welchen Feldern durchsucht das Suchfeld über den Wartungsverträgen?

Das Suchfeld durchsucht gleichzeitig den Vertragsnamen, die Vertragsnummer und den Kundennamen — ein Wortteil genügt. Die Liste lädt kurz nach der letzten Eingabe von selbst neu, du musst also nichts bestätigen. Deine Sucheingabe und die Seitenzahl merkt sich flinkest in diesem Browser; kommst du später zurück, steht die Liste wieder so da, wie du sie verlassen hast — wundert dich eine kurze Liste, leere zuerst das Suchfeld.

Warum lässt sich die Liste nach Kunde oder Zeitraum nicht sortieren?

Sortieren per Klick auf die Kopfzeile funktioniert nur bei # (Vertragsnummer), Wartungsvertrag (Name) und Monatspauschale — das sind einzelne, direkt am Vertrag gespeicherte Felder. Kunde verweist auf einen anderen Datensatz und Zeitraum fasst Start- und Enddatum zu einer Spalte zusammen; beide sind technisch nicht sortierbar. Eine eigene Sortierung gilt nur in deinem Browser und schlägt jede mandantenweite Vorgabe.

Welche Rolle spielt der Status eines Vertrags bei der Abrechnung?

In der Sammelabrechnung tauchen ausschließlich Verträge mit dem Status aktiv auf — Entwurf, pausiert und Gekündigt bleiben dort außen vor, sind aber weiterhin in dieser Liste sichtbar. Über die Vertragsdetails lässt sich eine einzelne Periode trotzdem abrechnen, unabhängig vom Status: „Pausiert“ verhindert nur die Sammelabrechnung, nicht die Einzelabrechnung im Vertrag selbst.

Welche Felder muss ich beim Anlegen eines Wartungsvertrags mindestens ausfüllen?

Zwingend sind nur Name und Kunde; ohne sie lehnt flinkest das Speichern ab und markiert die beiden Felder rot. Alles andere darf offen bleiben — auch ein Vertrag ohne Startdatum lässt sich speichern, erzeugt dann aber nie eine Periode und taucht deshalb nie in der Sammelabrechnung auf.

Kann ich zwei Wartungsverträge mit derselben Vertragsnummer anlegen?

Nein, sofern du die Vertragsnummer ausfüllst. Trägt schon ein anderer Vertrag deines Betriebs dieselbe Nummer, weist flinkest das Speichern mit der Meldung Vertragsnummer "…" wird bereits verwendet. zurück. Lässt du das Feld dagegen leer, greift diese Prüfung nicht — beliebig viele Verträge ohne Vertragsnummer sind erlaubt, weil eine leere Nummer nicht als Duplikat zählt.

Wozu trage ich am Vertrag einen Standort ein, wenn der Kunde mehrere hat?

Das Feld Standort erscheint im Anlege-Dialog nur, wenn du für Kunden Standorte verwendest und schon einen Kunden ausgewählt hast. Trägst du hier einen Standort ein, zählen bei der Abrechnung nur Arbeitsberichte an genau diesem Standort für Mehrstunden und Material — hat ein Kunde mehrere Standorte mit je eigenem Wartungsvertrag, verhindert das, dass dieselben Stunden auf mehreren Verträgen landen. Ohne Standort am Vertrag zählen weiterhin alle Arbeitsberichte des Kunden, unabhängig vom Standort, an dem sie entstanden sind.

Warum lehnt flinkest mein Enddatum beim Anlegen eines Vertrags ab?

Trägst du sowohl ein Startdatum als auch ein Enddatum ein, muss das Enddatum auf das Startdatum folgen oder mit ihm zusammenfallen. Liegt es davor, weist flinkest die Eingabe mit der Meldung „End-Datum muss nach Start-Datum liegen." zurück. Lässt du das Enddatum leer, gibt es diese Prüfung naturgemäß nicht — der Vertrag läuft dann unbefristet weiter.

Welches Startdatum ist im Anlege-Dialog schon eingetragen?

Ein neuer Vertrag startet mit dem 1. des nächsten Monats als Startdatum. Das ist bewusst so gewählt: Ein Startdatum am Monatsersten liefert eine lückenlose Kette von Abrechnungsperioden, während ein Vertrag, der z. B. am 31. eines Monats beginnt, in kurzen Monaten zu verschobenen Periodengrenzen führen kann.

Was passiert bei der Abrechnung, wenn am Vertrag kein Mehrstunden-Produkt eingetragen ist?

Sind mehr Stunden angefallen als im Kontingent inkludiert, entsteht auf der Rechnung trotzdem eine Position für die Mehrstunden — allerdings mit dem Betrag 0,00, weil kein Produkt zur Bepreisung vorhanden ist. Diese Position wird leicht übersehen, weil sie die Rechnungssumme nicht verändert. Trag das Mehrstunden-Produkt am Vertrag ein, bevor du das erste Mal abrechnest, damit der Überhang tatsächlich verrechnet wird.

Kann derselbe Arbeitsbericht über zwei Wartungsverträge desselben Kunden doppelt abgerechnet werden?

Nein. Für Mehrstunden und Material zählen nur abgeschlossene Arbeitsberichte, die noch keiner Rechnung zugeordnet sind. Sobald ein Bericht abgerechnet wurde — egal ob direkt oder über einen anderen Wartungsvertrag desselben Kunden —, fließt er in keine weitere Abrechnung mehr ein. Hat ein Kunde zwei aktive Verträge mit überlappendem Zeitraum und demselben Standort (oder beide ohne Standort), gehen strittige Stunden deshalb an den Vertrag, der zuerst abgerechnet wird; tragen die Verträge unterschiedliche Standorte, verhindert das die Standort-Zuordnung von vornherein.

Was passiert mit bereits abgerechneten Perioden, wenn ich das Startdatum eines Vertrags nachträglich ändere?

Änderst du das Startdatum oder das Abrechnungsintervall, verschiebt sich der komplette Periodenraster rückwirkend, weil Perioden nicht gespeichert, sondern bei jedem Aufruf neu berechnet werden. Bereits abgerechnete Perioden bleiben zwar mit ihrer Rechnung verknüpft, passen aber unter Umständen nicht mehr zu den neu berechneten Zeiträumen und können danach als „offen“ erneut auftauchen. Änderst du dagegen nur die Monatspauschale, gilt der neue Betrag ab der nächsten Abrechnung — bereits erzeugte Rechnungen bleiben unverändert.

Was passiert mit bereits erzeugten Rechnungen, wenn ich einen Wartungsvertrag lösche?

Der Vertrag ist danach endgültig weg, ebenso die Merkliste, welche Perioden schon abgerechnet wurden — es gibt keinen Papierkorb dafür. Die aus dem Vertrag heraus erzeugten Rechnungen bleiben davon unberührt und erhalten. Löschen ist unabhängig vom Status möglich: auch ein aktiver Vertrag mit Abrechnungshistorie lässt sich löschen.

Kann ich die Liste der Wartungsverträge exportieren?

Ja, über das Download-Symbol links im Seitenfuß der Liste. Im Dialog wählst du Format, Umfang und Spalten aus, bevor du herunterlädst.

Kann ich einstellen, welche Spalten die Wartungsvertrags-Liste zeigt?

Ja, über das Zahnrad neben dem Export-Symbol im Seitenfuß öffnet sich der Dialog Spalten konfigurieren: Spalten zu- und abwählen, ihre Reihenfolge per Ziehen festlegen und die mandantenweite Standardsortierung setzen. Die Einstellung gilt für die ganze Liste und alle Benutzer, nicht nur für dich — deshalb steht das Zahnrad nur Benutzern mit der Berechtigung, Listenspalten zu konfigurieren, zur Verfügung. Andere Benutzer sehen eine geänderte Auswahl sofort, ohne die Seite neu zu laden.

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